LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

PUSLATBANG KDOD LAN SAMARINDA

DIKLAT KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I TAHUN 2020

LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

SI-eLIT (SISTEM INFORMASI ELEKTRONIK HASIL PENELITIAN

dan PENGEMBANGAN)

Oleh :

BERLINA PUSPAYANTI

NDH : 06

BAPPEDA LITBANG KOTA BALIKPAPAN

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN I

PUSAT PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN

DESENTRALISASI DAN OTONOMI DAERAH LEMBAGA

ADMINISTRASI NEGARA

SAMARINDA 2020

i



“Information is a source of learning. But unless

it is organized, processed, and available to the

right people in a format for decision making, it

is a burden, not a benefit.” — William Pollard (1828 – 1893)

(Informasi adalah sumber pembelajaran. Tetapi jika itu tidak terorganisasi,

diproses, dan tersedia untuk orang yang tepat dalam format untuk pengambilan

keputusan, itu adalah beban, bukan manfaat.)

ii



iii



LEMBAR PERSETUJUAN

AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I :

Nama : Berlina Puspayanti

NDH : 06

NIP : 197605082011012005

Jabatan : Kasubbid Penelitian Infrastruktur Dan

Perekonomian Perkotaan

Instansi : BAPPEDA-LITBANG Balikpapan

Judul Aksi Perubahan : Sistem Informasi elektronik Hasil Penelitian dan

Pengembangan (SI-eLIT)

Dinyatakan LAYAK untuk diajukan dalam Seminar Laporan Aksi

Perubahan pada hari 19 Mei 2020 bertempat di Instansi Bappeda Litbang

Kota Balikpapan yang dilaksanakan secara online melalui zoom meeting.

Mentor,

SUPARTO, ST, M.Si

NIP. 196807271997031003

Coach,

ROKIP PURNOMO

NIP. 197404302008041001

iv



LEMBAR PENGESAHAN

AKSI PERUBAHAN

Yang bertandatangan dibawah ini menyatakan bahwa Laporan Aksi

Perubahan Peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I :

Nama : Berlina Puspayanti

NDH : 06

NIP : 197605082011012005

Jabatan : Kasubbid Penelitian Infrastruktur Dan

Perekonomian Perkotaan

Instansi : BAPPEDA-LITBANG Balikpapan

Judul Aksi Perubahan : Sistem Informasi elektronik Hasil Penelitian dan

Pengembangan (SI-eLIT)

TELAH DISEMINARKAN dalam Seminar Laporan Aksi Perubahan pada

hari 19 Mei 2020 bertempat di Instansi Bappeda Litbang Kota

Balikpapan yang dilaksanakan secara online melalui zoom meeting.

Penguji,

DR. Mariman Darto, M.Si

NIP. 19720207 200501 1 001

Coach,

ROKIP PURNOMO

NIP. 197404302008041001

v



vi



vii



KATA PENGANTAR

Segala puji kami panjatkan hadirat Allah SWT yang dengan

limpahan nikmat dan karunia-Nya, Laporan Aksi Perubahan Sistem

Informasi Elektronik Hasil Penelitian dan Pengembangan ( SI-eLIT) ini

dapat terselesaikan. Aksi perubahan ini merupakan upaya dari penulis

untuk mempermudah dan menyelesaikan permasalahan terkait tugas

pokok dan fungsi reformer.

Implementasi aksi perubahan ini diharapkan dapat meningkatkan

kinerja pelayanan informasi pada pelaksanaan pengambilan kebijakan

serta dapat menjadi bagian dalam pembangunan e-government

Pemerintah Kota Balikpapan.

Tidak lupa dalam kesempatan ini reformer sampaikan ucapan terima

kasih pada:

Nabi Muhammad SAW yang selalu menjadi inspirasi dan panutan

hidup demi mendapat ridha Allah SWT;

Kedua Orang Tua Reformer yang senantiasa tiada putus dengan

doa, petuah serta pengorbanan tiada tara dalam membesarkan dan

mendidik anak-anaknya, semoga beliau berdua selalu dalam

lindungan Allah SWT;

Suami dan anak-anak tercinta, sumber motivasi yang selalu

memberi dukungan dan pengertian dalam segala suasana;

Pemerintah Kota Balikpapan yang telah memberikan kesempatan

untuk mengikuti Pelatihan Kepemimpingan Pengawas Angkatan I

di PUSLATBANG KDOD LAN Samarinda Provinsi Kalimantan Timur;

Bpk. Dr. Mariman Darto selaku Kepala Pusat Pelatihan dan

Pengembangan dan Otonomi Daerah (Puslatbang KDOD) Lembaga

Administrasi Negara Samarinda Provinsi Kalimantan Timur ;

Bpk. Sayid MN. Fadli Selaku Sekretaris Daerah Kota Balikpapan

selaku kepala Instansi dimana reformer mengabdi;

viii



Bapak Agus Budi Prasetyo Selaku Kepala Bappeda Litbang Kota

Balikpapan dan Sebagai Sponsor dalam Aksi Perubahan Sistem

Informasi elektronik hasil penelitian dan pengembangan (SI-eLIT);

Bapak Suparto, ST, M.Si Selaku Kepala Bidang Penelitian dan

Pengembangan sekaligus menjadi mentor dalam penyusunan dan

implementasi Aksi Perubahan;

Bapak Rokip Purnomo, selaku Coach yang selalu memberikan

bimbingan dan arahan Reformer dalam membuat aksi perubahan;

Panitia penyelenggara yang selalu mendampingi dalam setiap

kegiatan dan selalu memberikan dukungan untuk mengikuti

Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I

Semua pihak yang telah membantu hingga terselesaikannya Aksi

perubahan ini ;

Pintu saran dan kritikan selalu terbuka bagi perbaikan dan

penyempurnaan aksi perubahan ini agar menjadi lebih bermanfaat bagi

Pemerintah dan masyarakat Kota Balikpapan.

Akhirnya semoga semua usaha ini dapat bermanfaat dan selalu

mendapatkan petunjuk, lindungan dan pahala dari Allah SWT. Amiin.

REFORMER,

BERLINA PUSPAYANTI

ix



DAFTAR ISI

Judul i

Surat Pernyataan ii

Lembar Persetujuan Aksi Perubahan iii

Lembar Pengesahan Aksi Perubahan iv

Kartu Konsultasi Couch v

Kartu Konsultasi Mentor vi

Kata Pengantar vii

Daftar Isi ix

Daftar Tabel dan Gambar x

Bab I Pendahuluan 1

I. Deskripsi Aksi Perubahan 1

II. Latar Belakang 1

III. Tujuan 7

IV. Manfaat 8

V. Keterkaitan Aksi Perubahan dengan Isu Strategis 9

VI. Deskripsi Rencana Aksi Perubahan 11

A. Milestone dan Rencana Aksi Perubahan 11

B. Tata Kelola Aksi dan Pembentukan Tim Efektif 13

C. Identifikas Pemangku Kepentingan 15

D. Estimasi Anggaran 19

E. Ruang Lingkup Aksi Perubahan 20

Bab II Implementasi Aksi Perubahan 26

A. Deskripsi Hasil Kepemimpinan 26

1. Capaian Hasil perubahan 26

1.1. Persiapan 28

1.2. Pelaksanaan 32

Demo Aplikasi 39

2. Manfaat Hasil Perubahan 44

B. Deskripsi Proses Kepemimpinan 47

1. Membangun Integritas 47

2. Pengelolaan Tim Kerja 48

3. Membangun Budaya Pelayanan 48

C. Keberlanjutan Aksi Perubahan 48

Bab III Penutup 52

I. Kesimpulan 52

II. Rekomendasi 52

Daftar Pustaka 54

Lampiran-lampiran

x



DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Tabel 1 Metode USG (Urgent, Serious, Growth 6

Tabel 2 Tujuan Aksi Perubahan 8

Tabel 3 Keterkaitan Isu Strategis 9

Tabel 4 Tahapan Aksi SI-eLIT 12

Tabel 5 Tahapan Aksi Perubahan Jangka Menengah 12

Tabel 6 Tahapan Aksi Perubahan Jangka Panjang 12

Tabel 7 Strategi Pendekatan/Komunikasi Stakeholder 17

Tabel 8 Identifikasi Potensi dan Mengatasi Kendala 18

Tabel 9 Estimasi Anggaran 19

Tabel 10 Tahapan Aksi Perubahan 21

Tabel 11 Detail Tahapan/Milestone Jangka Aksi Perubahan 23

Tabel 12 Ringkasan/Overview Pelaksanaan dan Capaian Aksi Perubahan 27

Tabel 13 Progress Faktor Kunci Keberhasilan 47

Tabel 14 Keberlanjutan Aksi Perubahan 48

Tabel 15 Tahapan dan Target Jamgka Menengah Beserta Jangka Panjang 49

Gambar 1 DPA 5

Gambar 2 Fishbone Diagram 6

Gambar 3 Milestone 11

Gambar 4 Tata Kelola Aksi dan Pembentukan Tim Efektif 13

Gambar 5 Identifikasi Stake Holder 17

Gambar 6 Website Bappedalitbang Kota Balikpapan 26

Gambar 7 Konsultasi dengan Kepala Bappedalitbang 29

Gambar 8 Konsultasi dengan Sekretaris Bappedalitbang 29

Gambar 9 Konsultasi dengan Kabid Litbang Bappedalitbang 30

Gambar 10 Rapat Pembentukan Tim Efektif 30

Gambar 11 Rapat Tim Efektif 32

Gambar 12 koordinasi dan konsultasi dengan kabid P3 dan Kasubid

pengolahan data 33

Gambar 13 Koordinasi dengan Kasubbag Program 34

Gambar 14 Skema Aplikasi 35

Gambar 15 Tampilan Awal Aplikasi di Server DIsdukcapil 36

xi



Gambar 16 Tampilan Awal Aplikasi di Server Bapped 36

Gambar 17 Penambahan Menu Aplikasi di Website Bappeda 37

Gambar 18 Rapat Uji Coba Aplikasi dengan Tim Efektif 37

Gambar 19 Rapat Uji Coba Aplikasi dengan Stakeholder Internal 38

Gambar 20 Tampilan Website Bappeda Litbang pada hasil Pencarian Google 38

Gambar 21 Tampilan Aplikasi SI-eLIT 39

Gambar 22 Launching dan Sosialisasi melalui Aplikasi Zoom 40

Gambar 23 Kepala Bappeda Membuka Kegaitan Launching dan Sosialisasi SI-

eLIT melalui Aplikasi Zoom

40

Gambar 24 Asisten Tata Pemerintahan Menandatangani Pernyataan Dukungan

Aksi Perubahan

41

Gambar 25 Asisten Administrasi Umum Menandatangani Pernyataan

Dukungan Aksi Perubahan

41

Gambar 26 Reformer didampingi Mentor melakukan Visitasi dan Sosialisasi

Aksi Perubahan dengan Staf Ahli Walikota Bidang Perekonomian

42

Gambar 27 Dukungan dari Ketua Komisi III DPRD Kota Balikpapan 42

Gambar 28 Dukungan dari Sekretaris Daerah Kota Balikpapan 42

Gambar 29 Surat Pernyataan Dukungan dari Wali Kota Balikpapan 43

Gambar 30 Surat Pernyataan Dukungan dari Wakil Wali Kota Balikpapan 43

Gambar 31 Surat Pernyataan Dukungan dari Ketua DPRD Kota Balikpapan 43

Gambar 32 Surat Pernyataan Dukungan dari Ketua Komisi III DPRD Kota

Balikpapan

43

Gambar 33 Stake holder sebelum implementasi aksi perubahan 46

Gambar 34 Stake Holder setelah aksi perubahan 46



I. DESKRIPSI AKSI PERUBAHAN

SI e-LIT (Sistem Informasi elektronik hasil penelitian dan pengembangan)

adalah sebuah sistem database yang berisi data dan informasi hasil penelitian dan

pengembangan Pemerintah Kota Balikpapan yang akan dibangun berbasis

teknologi informasi. Dengan database yang mudah diakses, akurat, valid dan

terbarukan diharapkan dapat mempermudah untuk memperoleh serta mengolah

data dan informasi hasil penelitian dan pengembangan baik sebagai salah satu

bahan pengambil kebijakan publik maupun penggunaan secara luas oleh

stakeholder terkait. Disamping itu sistem ini dapat digunakan sebagai salah satu

bentuk kontrol dan monitoring terhadap kegiatan penelitian dan pengembangan

yang dilaksanakan oleh perangkat daerah di lingkungan Pemerintah Kota

Balikpapan.

II. LATAR BELAKANG

Di era Revolusi Industri 4.0 penggunaan data dan informasi menjadi

sangat dominan, karena data dan informasi merupakan salah satu bentuk kapital

baru untuk memenangi persaingan. Termasuk dalam kegiatan perencanaan

pembangunan harus didukung oleh data yang tepat, informasi akurat, dan dapat

dipertanggung jawabkan, disinilah penelitian dan pengembangan (Litbang)

memegang peran penting dalam mendorong kemajuan suatu negara. Hasil litbang

yang akurat dalam bentuk konsep, model, skenario, maupun rekomendasi

kebijakan yang tepat dapat digunakan untuk mengatasi berbagai masalah publik

mulai dari permasalahan sosial ekonomi, kesehatan, isu-isu lingkungan, krisis

pangan dan energi hingga solusi dalam rangka meningkatkan produktivitas di

berbagai sektor pembangunan. Pengambil kebijakan di negara-negara maju

umumnya terlebih dulu melakukan kegiatan penelitian dan kajian sebelum

merumuskan, membuat, dan menetapkan suatu kebijakan pemerintah (policy)

sehingga kebijakan yang diambil tepat sasaran dan tepat guna.

Merujuk pada Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 khususnya dalam

pasal 373, pasal 374 dan pasal 388 disebutkan bahwa Kelitbangan sebagai salah

satu instrumen pembinaan penyelenggaraan pemerintahan daerah, yang

BAB I

PENDAHULUAN



2

dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja penyelenggaraan pemerintah daerah

melalui pembinaan umum dalam bentuk fasilitasi, konsultasi, pendidikan dan

pelatihan serta penelitian dan pengembangan.

Berbagai upaya yang dilakukan pemerintah daerah dalam menyikapi

dinamika litbang dalam proses perencanaan pembangunan daerah adalah dengan

memperkuat kebijakan pemerintah daerah berbasis kelitbangan terapan dan

tematik di dalam perencanaan, memanfaatkan hasil-hasil penelitian sebagai

bahan pertimbangan bagi pimpinan daerah dalam merumuskan kebijakan daerah,

mendayagunakan hasil-hasil penelitian untuk mencapai visi misi pembangunan

daerah.

Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Penelitian dan Pengembangan

(Bappeda Litbang) Kota Balikpapan merupakan Organisasi Perangkat Daerah yang

menangani urusan perencanaan, penelitian dan pengembangan. Bappeda Litbang

sendiri dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Balikpapan Nomor 2 Tahun

2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah untuk melaksanakan

fungsi penunjang perencanaan, penelitian dan pengembangan yang mempunyai

VISI ”Mewujudkan perencanaan daerah dan penelitian pengembangan

yang berkualitas, inovatif dan berkelanjutan mendukung Balikpapan

Nyaman dihuni”

Visi diatas dapat dijabarkan ke dalam misi Bappeda Litbang Kota

Balikpapan adalah :

1. Meningkatkan kualitas perencanaan pembangunan kota,

2. Meningkatkan kualitas pengendalian terhadap pelaksanaan perencanaan

pembangunan kota,

3. Meningkatkan kualitas Penelitian dan Pengembangan yang inovatif dan

aplikatif.

Sesuai dengan Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 47 Tahun 2016

Tentang Susunan Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah, Penelitian dan Pengembangan mempunyai tugas

melaksanakan fungsi penunjang urusan pemerintahan di bidang perencanaan dan

di bidang penelitian dan pengembangan.

Salah satu bidang Bappeda Litbang adalah Bidang Penelitian dan

Pengembangan yang memiliki tugas untuk melaksanaan penelitian/survei data

capaian hasil pembangunan yang ditetapkan sebagai indikator kinerja utama

daerah dan pengembangan.



3

Sementara itu, subbidang Penelitian Infrastruktur dan Perekonomian

Perkotaan sebagai salah satu subbidang dari bidang penelitian dan pengembangan

mempunyai tugas antara lain:

1. melaksanakan penyusunan penelitian di bidang infrastruktur dan

perekonomian perkotaan;

2. mengadministrasikan penelitian di bidang infrastruktur dan perekonomian

perkotaan;

3. mengkoordinasikan kegiatan penelitian dan survei di bidang infrastruktur dan

perekonomian perkotaan dengan lembaga lainnya;

4. menghimpun dan mendokumentasikan hasil penelitian di bidang

infrastruktur dan perekonomian perkotaan;

Dari uraian tugas tersebut diatas, permasalahan yang dihadapi oleh

reformer dalam pelaksanaannya antara lain:

1. Terbatasnya sumberdaya manusia dalam pengoptimalan kecepatan kinerja,

2. Lemahnya dokumentasi data hasil penelitian yang dilaksanakan oleh OPD,

3. Keterlambatan up dating data hasil penelitian oleh OPD,

4. Lemahnya koordinasi antar OPD dan stakeholder terkait,

5. Belum terintegrasi data hasil penelitian yakni belum terkelolanya sistem

pusat data secara sistematis, mudah dalam akses dan komprehensif. Serta

sistem pusat data yang mempercepat hasil pengolahan, mudah dalam

mengintegrasikan informasi,

6. Tidak terdapat sebuah data base hasil penelitian yang komprehensif, mudah

diakses, akurat, valid dan terbarukan sebagai sebuah sistem pemasok data

dan informasi sebagai salah satu bahan perumusan kebijakan publik ataupun

perencanaan pembangunan daerah.

Beberapa permasalahan dan isu-isu tersebut mengakibatkan tidak

optimalnya pemberian pelayanan teknis, administrasi, dan analisis yang prima

kepada stakeholder baik internal maupun eksternal, khususnya yang berkaitan

dengan tata kelola pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyimpanan hingga

penyebaran laporan, analisis serta hasil penelitian di bidang infrastruktur,

perekonomian dan perkotaan.

Selayaknyalah data dan informasi hasil penelitian harus didokumentasikan

dengan baik agar dapat dimanfaatkan baik dalam identifikasi permasalah terkait,

bahan perumusan kebijakan maupun dalam pengembangan ilmu pengetahuan.

Namun selama ini pendokumentasian hasil penelitian tersebut kurang



4

mendapatkan perhatian, yang akhirnya dapat menimbulkan kesulitan tersendiri

dalam memperoleh data dan informasi hasil penelitian yang diperlukan.

Fungsi penelitian dan pengembangan sebagai salah satu bahan utama

dalam perumusan kebijakan menjadi tidak optimal. Bukan karena kurangnya

kegiatan penelitian, namun karena dokumentasi penelitian tersebar dan tidak

terpusat pada suatu database tertentu yang handal dan mudah diakses. Dengan

demikian, data dan informasi hasil penelitian serta pengkajian menjadi rendah

pemanfaatannya dalam proses perencanaan pembangunan daerah.

Secara umum hasil penelitian yang tersebar pada beberapa perangkat

daerah yang tidak terintegrasi dengan baik dapat berdampak terhadap beberapa

hal seperti :

1. Kesulitan mengumpulkan data dan informasi hasil penelitian dari perangkat

daerah sehingga membatasi pertukaran data dan informasi yang akan

dipergunakan.

2. Bibliografic control tidak berfungsi, artinya penelitian yang sama atau

duplikasi kegiatan penelitian dapat terjadi tanpa diketahui.

Khusus untuk poin 2 (dua) terdapat sebuah contoh duplikasi kegiatan

penelitian, yaitu antara Dinas Lingkungan Hidup dengan DPRD Kota Balikpapan.

Pada Tahun 2017 Komisi III DPRD Kota Balikpapan melaksanakan “Kajian

Pengelolaan dan Perlindungan Lingkungan Hidup” dengan total anggaran Rp.

948.325.000,00 dikarenakan tidak terintegrasi data hasil penelitian, pada Tahun

2018 Dinas lingkungan Hidup Kota Balikpapan melaksanakan kegiatan yang sama

yaitu “Penyusunan Dokumen Rencana Pengelolaan dan Perlindungan Lingkungan

Hidup” dengan total anggaran Rp. 300.000.000,00. (DPA terlampir).

Hal ini menunjukkan bahwa tanpa dukungan data dan informasi yang

akurat dan memadai, dapat mengakibatkan terjadinya duplikasi anggaran dan

kegiatan yang pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap kecepatan dan

ketepatan dalam perumusan kebijakan. Dengan adanya sistem database mudah

diakses, akurat, valid dan terbarukan, kesalahan seperti ini dapat diminimalisir,

sehingga dapat mendukung kinerja Bappeda Litbang sebagai leading sector di

bidang perencanaan pembangunan, penelitian dan pengembangan di Kota

Balikpapan.



5

Contoh pelaksanaan kajian/penelitian dengan tema yang sama oleh 2 OPD berbeda

Gambar 1 : DPA



6

Dari permasalahan yang di hadapi reformer dengan metode USG

(Urgent, Serious, Growth) diperoleh ranking/prioritas permasalahan

sebagai berikut :

Tabel 1 : Metode USG (Urgent, Serious, Growth) Metode USG (Urgent, Serious, Growth)

N

o Probem U S G Skor

Prioritas/

Rangking

1 Terbatasnya sumberdaya manusia 3 3 4 10 V

2 Lemahnya dokumentasi hasil

penelitian 4 4 4 12 IV

3 Keterlambatan up dating data

hasil penelitian 5 5 4 14 II

4 Lemahnya koordinasi dengan OPD

dan stake holder terkait 4 4 4 12 III

5 Tidak terdapat data base hasil

penelitian dan pengembangan 5 5 5 15 I

Keterangan:

Untuk mengetahui penyebab dan dampak dari permasalahan prioritas

tersebut, dilakukan analisa dengan instrumen fishbone yaitu:

U = Urgency, tingkat kegawatan apabila masalah tidak ditanggulangi akan semakin gawat

5 =sangat gawat/serius/kuat

4= gawat/serius/kuat

3= cukup gawat/serius/kuat

2=tidak gawat/serius/kuat

1=tidak ada pengaruhnya

S = seriousness, tingkat keseriusan masalah dengan masalah lainnya

G = growth, tingkat luas/besarnya masalah

Tidak terdokumentasi dan

terhimpun hasil penelitian

di bidang infrastruktur dan

perekonomian

Tidak adanya

sistem/mekanisme baku

Pelaporan hasil penelitian Keterlambatan up

dating data oleh OPD

Kurangnya pemanfaatan

website bappeda litbang

Belum terintegrasi data

hasil penelitian

Gambar 2 : Fishbone Diagram



7

Dari hasil analisis diatas diketahui bahwa ada 4 penyebab tidak

terdokumentasi dan terhimpunnya hasil penelitian di bidang infrastruktur dan

perekonomian dengan baik, yaitu :

1. Kurangnya pemanfaatan website Bappeda Litbang

2. Belum terintegrasi dengan baik data hasil penelitian

3. Tidak adanya sistem atau mekanisme baku pelaporan hasil penelitian

4. Keterlambatan updating data oleh OPD

Sementara itu dari masalah prioritas tersebut bila tidak segera diatasi dan

diselesaikan, dapat berdampak kepada:

1. Lemahnya kontrol terhadap penelitian dan pengembangan di Kota

Balikpapan yang dapat menimbulkan adanya duplikasi anggaran dan

penelitian, baik karena ketidaktahuan maupun karena kesengajaan oknum

tertentu dikarenakan lemahnya kontrol dari Bappeda Litbang sebagai leading

sector bidang penelitian dan pengambangan,

2. Pemborosan penggunaan ruang penyimpanan yang terbatas, hal ini akan

berbeda bila hasil penelitian disimpan dalam bentuk digital yang lebih hemat

ruang,

3. Tidak ada peningkatan hasil penelitian, karena data dan informasi dari

peneltian sebelumnya sangat terbatas, sehingga penelitian menjadi tidak

fokus dan cenderung berulang,

4. Kesulitan bagi stakeholder terkait untuk memperoleh data dan informasi

hasil penelitian yang dibutuhkan, baik sebagai bahan dalam perumusan

kebijakan publik maupun dalam pengembangan ilmu pengetahuan.

III. TUJUAN

Dengan adanya SI-eLIT (Sistem Informasi elektronik hasil

penelitian dan pengembangan ) diharapkan tercipta dan tersedianya

sebuah sistem database hasil penelitian dan pengembangan yang handal, mudah

diakses, akurat, valid dan terbarukan yang dapat dimanfaatkan sebagai salah

satu sumber data dan informasi baik sebagai bahan dalam perumusan kebijakan

penyelenggaraan pemerintahan daerah maupun dalam pengembangan ilmu

pengetahuan.



8

TUJUAN AKSI PERUBAHAN

Tabel 2 : Tujuan Aksi Perubahan

No TARGET TUJUAN

1 Jangka

Pendek

(60 hari)

Terbentuknya data base hasil penelitian di bidang

infrastuktur dan perekonomian perkotaan serta kegiatan

sosialisasi kepada opd terkait dengan SI–eLIT

2 Jangka

Menengah

(1 – 2 tahun)

Penyempurnaan layanan informasi database dan

mengintegrasikan dengan layanan e-government data

base hasil penelitian seluruh opd di kota Balikpapan

serta menjadi salah satu instrument dalam penyusunan

anggaran penelitian Pemerintah Kota Balikpapan

3 Jangka

Panjang

(3 – 5 tahun)

Menyediakan data base on line di web Bappeda dan

mengintegrasikan dengan layanan e-government lain

seperti layanan usulan kajian masyarakat atau lembaga

lain serta tersedianya bahan perumusan kebijakan

dalam penyusunan RPJMD.

IV. MANFAAT

Berikut ini merupakan beberapa manfaat yang diharapkan dengan

dilaksanakannya aksi perubahan antara lain:

Internal Bappeda Litbang

1. Menyajikan data yang akurat dan valid yang dapat dipertanggungjawabkan,

serta terdokumentasikan secara aman

2. Memberikan data secara aktual

3. Menciptakan efisiensi dan efektifitas waktu dan biaya

4. Peningkatan kualitas sistem informasi yang terintegrasi, mudah diakses,

akurat dan komprehensif

Eksternal Bappeda Litbang

1. Memberikan akurasi data sebagai tolak ukur dalam perencanaan di luar

Organisasi Perangkat Daerah Bappeda-Litabang

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan data dan informasi

kelitbangan



9

3. Memberikan data yang mudah di akses oleh publik secara jujur, valid, dan

lengkap sebagai informasi yang transparan, akuntabel dan reliabel

4. Meningkatkan kontrol terhadap penelitian dan pengembangan di Kota

Balikpapan sehingga tidak menimbulkan adanya duplikasi anggaran dan


tertentu.

5. Mengurangi pemborosan penggunaan ruang penyimpanan, hal ini akan

berbeda bila hasil penelitian disimpan dalam bentuk digital yang lebih hemat

ruang,

6. peningkatan hasil penelitian, karena data dan informasi dari peneltian

sebelumnya akurat , sehingga penelitian menjadi fokus dan tidak berulang

V. KETERKAITAN AKSI PERUBAHAN DENGAN ISU STRATEGIS

Keterkaitan aksi perubahan dengan isu strategis, tujuan, dan sasaran

RPJMD Kota Balikpapan Tahun 2016 – 2021 adalah sebagai tabel berikut

Tabel 3: Keterkaitan Isu Strategis

Isu Strategis Tujuan Sasaran

Misi Ke 5

Pemantapan reformasi

birokrasi untuk

mewujudkan tata kelola

kepemerintahan yang

baik dalam rangka

peningkatan kualitas

pelayanan publik

Terselenggaranya

tata kelola

pemerintahan yang

baik dan penyediaan

layanan publik yang

prima

1. Mengoptimalkan koordinasi

perumusan kebijakan umum

penyelenggaraan Pemerintahan

Daerah yang berorientasi pada

peningkatan pelayanan publik

2. Mengembangkan Tata Kelola

Pemerintahan yang Baik (Good

Governance) dan Aparatur yang

Bersih dan Baik (Good and Clean

Goverment)

3. Meningkat pelayanan administrasi

Pemerintahan melalui pembinaan

aparatur yang terprogram dan

sinergis

Berdasarkan isu strategis, tujuan, dan sasaran RPJMD Kota Balikpapan

Tahun 2016 – 2021 di atas, maka aksi perubahan yang sedang dilaksanakan

reformer sangat berpengaruh langsung pada tujuan dan sasaran RPJMD Kota

Balikpapan Tahun 2016 – 2021 yaitu mengoptimalkan koordinasi perumusan

kebijakan umum penyelenggaraan Pemerintahan Daerah yang berorientasi pada



10

peningkatan pelayanan publik. Kegiatan penelitian dan pengembangan yang

akurat dalam bentuk konsep, model, skenario, maupun pilihan kebijakan yang

tepat dapat menjadi rekomendasi dalam mengatasi berbagai masalah yang timbul

di dalam penyelenggaraan pemerintahan hingga memberikan alternatif solusi

berbagai sektor pembangunan.



11

Tujuan Jangka

Panjang

• tersedianya bahan rumusan kebijakan dalam penyusunan RPJMD

Tujuan Jangka

Menengah

•penyempurnaan aplikasi dan integrasi dengan egoverment data litbang seluruh opd

Tujuan Jangka Pendek

Monitoring dan Evaluasi

•Menyusun Komponen evaluasi

•Menyusun jadwal monitoring

•Monitoring Kegiatan

•Testimoni

Launching Aplikasi dan Implementa

si

•Kooordinasi dan konsolidasi persiapan launching

•Dokumentasi kegiatan

•Surat Edaran Walikota/ Sekda

•Implementasi Aplikasi

Uji Coba Aplikasi

•Koordinasi dan konsolidasi persiapan uji coba

•Sosialisasi dan pelatihan penggunaan aplikasi bagi user dan admin

•Ujicoba Aplikasi pada OPD terpilih

Membangun dan

Merancang Aplikasi

•Rapat Tim menyusun rancangan Aplikasi

•Membuat desain aplikasi

•Membuat Aplikasi

•Input data

•Membuat manual book penggunaan aplikasi

•Presentasi Aplikasi di hadapan mentor dan sponsor

Pembentukan Tim

•Konsultasi dengan Sponsor

•Konsultasi dengan Mentor

•Rapat unit untuk pembentukan tim

•Menyusun SK Tim

VI. DESKRIPSI RENCANA AKSI PERUBAHAN

A. MILESTONE DAN RENCANA AKSI PERUBAHAN

Untuk dapat mewujudkan gagasan Sistem Informasi Elektronik Hasil

Penelitian (SI-eLIT) diperlukan tahapan pencapaian target yang dirumuskan

sebagai berikut :

Berikut adalah detail tahapan milestone jangka pendek aksi perubahan

Sistem Informasi Hasil Elektronik Penelitian :

Gambar 3: Milestone



12

TAHAPAN AKSI PERUBAHAN SI-eLIT

Tabel 4: tahapan aksi perubahan Si-eLIT

JANGKA PENDEK

NO TAHAPAN WAKTU TARGET

1 Perencanaan dan persiapan aksi perubahan

Maret Minggu ke tiga sampai dengan Mei Minggu ke 3

Terbentuknya data base hasil penelitian di bidang infrastuktur dan perekonomian perkotaan dengan data hasil penelitian 3

tahun terakhir

2 Menyusun desain, struktur

dan inventarisasi konten-konten dalam aplikasi

database

3 Melakukan input data ke dalam aplikasi sesuai dengan azas cepat, tepat,

akurat, mudah diakses dan aman

4 Melakukan presentasi aplikasi database kepada stakeholder terkait untuk

mendapatkan masukan dan perbaikan

5 Sosialisasi dan launching Si –elit

6 Evaluasi

Tabel 5 : Tahapan aksi perubahan jangka menengah

JANGKA MENENGAH


1 Menambah data hasil penelitian dan pengembangan seluruh

organisasi perangkat daerah di kota Balikpapan

2020 s/d 2022 Terbentuknya data base hasil penelitian seluruh organisasi perangkat daerah di Kota

Balikpapan dan menjadi salah satu instrument dalam penyusunan anggaran penelitian pemerintah kota Balikpapan

2 Melakukan monitoring dan evaluasi

3 Penyempurnaan menu pada

website

Tabel 6: Tahapan aksi perubahan jangka panjang

JANGKA PANJANG


1 Menyediakan data base on

line di web Bappeda dan mengintegrasikan dengan layanan e-government lain seperti layanan usulan kajian masyarakat atau

lembaga lain

2022 s/d 2025 Tersedianya bahan perumusan

kebijakan dalam penyusunan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah


3 Penyempurnaan menu pada Si –eLIT



13

B. TATA KELOLA AKSI & PEMBENTUKAN TIM EFEKTIF

Dalam rangka pencapaian tujuan aksi perubahan dapat berjalan sesuai

dengan yang direncanakan, maka diperlukan tata kelola aksi dan tim yang

terkoordinir dengan baik. Adapun tata kelola aksi perubahan SI–eLIT (Sistem

Informasi elektronik hasil penelitian dan pengembangan ) dapat dilihat pada Bagan

Tata Kelola aksi Perubahan sebagai berikut.

Berikut adalah tugas pokok Tim Efektif Aksi Perubahan :

1. Sponsor (Kepala Bappeda Litbang Kota Balikpapan)

Tugas dan fungsi sponsor adalah sebagai penanggung jawab dalam aksi

perubahan yang digagas dan memberikan dukungan atas keseluruhan aksi

perubahan serta membantu menyelesaikan kendala-kendala yang dihadapi

reformer.

SPONSOR

MENTOR

REFORMER

TIM IT

Kasubdit penelitian KRA

Anggota

Gusti Patiung

Anggota

Yudha Pratama

Anggota

Adi WIbowo

COACH

Gambar 4: Tata Kelola Proyek & Pembentukan Tim Efektif



14

2. Mentor (Kepala Bidang Penelitian dan Pengembangan)

Tugas dan fungsi mentor antara lain :

a. Memberi arahan, masukan, dan bimbingan dalam aksi perubahan.

b. Membantu reformer mengidentifikasi permasalahan – permasalahan

selama aksi perubahan.

c. Membantu reformer dalam merencanakan jadwal yang akan

dilaksanakan.

d. Memonitoring jalannya aksi perubahan yang dilakukan reformer.

3. Coach

Tugas dan fungsi coach antara lain :

a. Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan

dilaksanakan.

b. Memonitoring dan memberikan arahan tentang aksi perubahan.

c. Memfasilitasi konsultasi terhadap reformer.

4. Reformer

Tugas dan fungsi reformer antara lain :

a. Melakukan identifikasi permasalahan di lingkup sub bidang sesuai

Tupoksi.

b. Merencanakan solusi dari permasalahan yang telah diidentifikasi.

c. Merencanakan jenis aksi perubahan yang akan dilakukan.

d. Menyusun tim efektif yang akan terlibat dalam aksi perubahan.

e. Menyiapkan, merencanakan, mengatur, dan mengelola setiap tahapan

dalam aksi perubahan.

f. Membuat laporan setiap progres dan evaluasi aksi perubahan.

5. Tim IT

Tugas dan fungsi Tim IT antara lain :

a. Membantu reformer dalam pelaksanakan aksi perubahan dengan ruang

lingkup IT.

b. Membantu reformer dalam koordinasi, monitoring dan evaluasi website/

media sosial yang digunakan dalam dalam aksi perubahan.

c. Memberi masukan kepada reformer untuk ruang lingkup IT.

6. Tim Pengumpul Data

Tugas dan fungsi Pengumpul Data antara lain :



15

a. Membantu reformer dalam pengumpulan bukti-bukti kegiatan dalam

aksi perubahan yang berupa : foto, video, maupun dokumen.

b. Membantu reformer dalam menyiapkan rapat, sosialisasi, launching

dalam kegiatan aksi perubahan.

c. Membantu reformer dalam melakukan inventarisasi hasil penelitian

/kajian untuk kemudian diolah menjadi action plan

7. Tim Kehumasan

Tugas dan fungsi Tim Humas antara lain :

a. Membantu reformer dalam pelaksanakan publikasi, sosialisasi proyek

perubahan.

b. Membantu reformer dalam berkomunikasi dengan stakeholder.

C. IDENTIFIKASI PEMANGKU KEPENTINGAN

Pemangku kepentingan/stakeholder didefinisikan dalam pendekatan

birokrasi adalah perorangan dapat berasal dari masyarakat/tokoh masyarakat/

tokoh agama/ pejabat organisasi publik/ swasta yang berpengaruh ataupun

terpengaruh oleh sebuah kebijakan/ program/ kegiatan organisasi publik dalam

rangka memberikan added-value kepada masyarakat.

Berdasarkan definisi tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa pemangku

kepentingan adalah setiap individu atau organisasi yang dapat memberikan

dampak positif ataupun negatif atau mereka yang terkena dampak dari apa yang

dilakukan oleh perusahaan, institusi atau pemerintah (organisasi). Pelaksanaan

aksi perubahan ini tentu akan menyentuh kepentingan banyak pihak.

Penerimaan banyak pihak tersebut terhadap aksi perubahan yang

dilakukan tidak semuanya dapat diterima oleh stakeholder. Untuk itu, reformer

melakukan identifikasi stakeholder sesuai dengan jenis- jenisnya



16

Stakeholder diklasifikasikan berdasarkan kategorinya, yaitu :

a. Internal : mereka yang berada di dalam OPD Bappeda Litbang Kota

Balikpapan, yaitu :

1. Kepala Bappeda Litbang;

2. Sekretaris Bappeda Litbang;

3. Kabid Penelitian dan Pengembangan Bappeda Litbang;

4. Kepala Bidang Bappeda Litbang;

5. Kepala Sub Bidang dan Kepala Sub Bagian Bappeda Litbang;

6. Perencana Bappeda Litbang.

b. Eksternal : mereka yang berada di luar OPD Bappeda Litbang Kota

Balikpapan, yaitu :

1. Wali Kota Balikpapan

2. Wakil Wali Kota Balikpapan

3. Sekretaris Daerah Kota Balikpapan

4. Asisten Ekbangkesra

5. OPD Pemerintah Kota Balikpapan

6. Bidang e-Government Diskominfo Kota Balikpapan

7. Bidang Infokom Diskominfo Kota Balikpapan

8. Bagian Hukum Setda Kota Balikpapan

9. Perguruan Tinggi

Reformer melakukan analisa terhadap pengaruh kategori stakeholder di

atas untuk tercapainya keberhasilan aksi ini, yaitu dengan menggunakan analisis

tingkat pengaruh (influence) dan tingkat minat (interest) sebagaimana disajikan

dalam diagram kuadran berikut ini



17

Dari hasil identifikasi kelompok stakeholders tersebut, maka diperlukan

strategi khusus untuk masing-masing kelompok stakeholders agar aksi

perubahan dapat berhasil.

Strategi yang akan digunakan untuk masing-masing kelompok adalah

sebagai berikut :

STRATEGI PENDEKATAN/KOMUNIKASI STAKEHOLDERS

Tabel 7: Strategi pendekatan/Komunikasi Stakeholder

No Kelompok

Stakeholders

Strategi pendekatan/Komunikasi

1 Promoters Strategi yang dipergunakan untuk

mempertahankan dan meningkatkan dukungan

kelompok ini adalah dengan melakukan

konsultasi,koordinasi dan pelaporan secara intens,

melibatkan dalam proses perencanaan dan

implementasi serta dengan pendekatan persuasive

2 Latents Strategi pendekatan dan komunikasi yang

dilakukan untuk meningkatkan minat kelompok ini

adalah dengan memberikan sosialisasi ,pengenalan

aksi perubahan, dan pertemuan secara intens serta

pendekatan persuasive

•Kabid, Kasubid dan Kasubag Bappeda Litbang

•Perencana Bappeda Litbang

•Perguruan tinggi (lembaga pendidikan)

•Walikota

•Wakil Walikota

•Sekda

•Kepala Bappeda

•Kabid Litbag

•OPD Terkait

•DPRD

•Kabid egov

•Kasubbid Infodok

Laten (High Influence, Low

Interest)

Promoters ((High

Influence, High Interest)

DEFENDERS

(Low Influence, High Interest)

APATHETICS

(Low Influence, Low Interest)

Inspektorat

Gambar 5 : Identifikasi Stake holder



18

No Kelompok

Stakeholders

Strategi pendekatan/Komunikasi

3 Defenders Strategi pendekatan dan komunikasi yang




pendekatan persuasive

4 Apathetics Strategi pendekatan dan komunikasi yang




pendekatan persuasive dengan cara menyampaikan

tujuan dan manfaat

Hasil identifikasi kendala dan strategi yang akan dilaksanakan

dapat tergambar dalam tabel berikut:

IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH /KENDALA DAN STRATEGI

MENGATASI KENDALA/MASALAH AKSI PERUBAHAN SI –eLIT

Tabel 8: Identifikasi Potensi dan mengatasi kendala

No Potensi Kendala Strategi

1 Keterlambatan

stakeholder dalam

pemberian/mengumpulkan

data yang di minta

Selalu berkoordinasi dan melakukan

pendekatan psikologis untuk memahamkan

pentingnya aksi perubahan

2 Tim efektif memiliki

kesibukan masing-masing

yang akan menyulitkan

koordinasi dan eksekusi

kegiatan

Selalu berkoordinasi dan melakukan

pendekatan psikologis di sela-sela

kesibukan masing-masing yang di lakukan

secara berkesinambungan dan

memahamkan bahwa aksi perubahan ini

menjadi bagian program wajib yang harus

di implemetasikan di bidang litbang

3 Kurangnya kehandalan

sistem TI (jaringan dan

keamanan)

Kerjasama dengan vendor penyedia

jaringan dan Diskominfo

4 Sosialisasi tidak sampai

pada sasaran

Memastikan dan berkoordinasi dengan

stakeholder bahwa pada saat sosialisasi

stake holder yang di undang akan hadir

semua



19

D. ESTIMASI ANGGARAN

Dalam pelaksanaan aksi perubahan, perlu di rencanakan dan di

perkirakan biaya untuk mendukung terlaksananya aksi perubahan.Dari

estimasi anggaran yang di perlukan sebesar 5.500.000, 00 ( lima juta

lima ratus ribu rupiah ) dengan rincian sebagai berikut:

ESTIMASI ANGGARAN JANGKA PENDEK AKSI PERUBAHAN

SI-eLIT

Tabel 9: Estimasi Anggaran

NO URAIAN RINCIAN BIAYA

1 ATK 1. Kertas 2. Tinta printer

Rp. 500.000,00

2 Pembentukan tim kerja dan

penyusunan rencana kerja

Konsumsi rapat snack

(20x20.000)

Rp. 400.000,00

3 Rapat koordinasi dengan stake

holder

Konsumsi rapat snack

(30x20.000)

Rp. 600.000,00

4 Membuat rancangan si-el it Menambah menu pada website bappedalitbang Rp. 2.000.000,00

5 Sosialisai dan launching Si-elit 1. Konsumsi 2. Leafet

3. Spanduk

4. banner

Rp. 2.000.000,00

Jumlah Rp. 5.500.000,00

Untuk pelaksanaan aksi perubahan pada jangka menengah dan

jangka panjang akan di usulkan pada DPA Penelitian Infrastruktur,

Perekonomian dan Perkotaan pada Anggaran 2021.

5 Belum terolahnya data

yang di butuhkan

Memaksimalkan kerja dengan selalu

melakukan control progess dan pendekatan

psikologis kepada Tim efektif untuk

bekerja tepat waktu dan sesuai

target/jadwal yang di susun.



20

E. RUANG LINGKUP AKSI PERUBAHAN

FOKUS

Fokus aksi perubahan yang dilakukan yaitu Pembuatan Sistem Data base dengan

memanfaatkan teknologi informasi sebagai Piranti Pendukung Optimalisasi

Pelaksanaan Pengumpulan, Pengolahan, Penyimpanan dan Penyebaran Data.

LOKUS

Penggunaan pusat data berbasis teknologi informasi ini dilaksanakan oleh

Kasubbid Penelitian Infrastruktur dan Perekonomian Perkotaan pada Bidang

Penelitian dan Pengembangan Bappeda Litbang Kota Balikpapan

Jangka Pendek (waktu yang dibutuhkan 60 hari)

Output: Terbentuknya pusat data berbasis teknologi informasi yang sistematis,

aman, cepat, akurat, mudah diakses dan terbarukan.

Tahap Persiapan:

1. Menyusun Tim Efektif

2. Pembuatan rencana kegiatan

Tahap Pelaksanaan:

1. Melakukan koordinasi secara intensif baik dengan tim efektif dari dalam

maupun luar Unit Kerja reformer,

2. Menyusun desain, struktur dan inventarisasi konten-konten dalam aplikasi

database,

3. Melakukan ujicoba terhadap desain dan struktur aplikasi database,

4. Melakukan presentasi aplikasi database kepada stakeholder terkait untuk

mendapatkan masukan dan perbaikan,

5. Mengumpulkan data dan informasi hasil penelitian dari OPD terkait yang akan

diolah sebelum diinput dalam aplikasi database,

6. Melakukan input data ke dalam aplikasi sesuai dengan azas cepat, tepat,

akurat, mudah diakses dan aman,

7. Membuat SOP pengelolaan aplikasi database litbang



21

Tahap Pengendalian:

1. Memverifikasi setiap data yang akan dimasukkan dalam aplikasi database

oleh reformer untuk menjamin validitas data,

2. Pemantauan setiap proses input data ke dalam aplikasi database oleh

anggota tim dipantau oleh reformer agar setiap pengolahan, pengumpulan

dan penyimpanan sesuai dengan tujuan.

3. Melaporkan hasil pengumpulan dan pengolahan kepada stakeholder

pengguna internal yaitu Kabid Litbang

TAHAPAN AKSI PERUBAHAN

Tabel 10 : Tahapan Aksi Perubahan

Tahapan Utama

dan Waktu

Detail Kegiatan Output

M1

Pembentukan Team

Melakukan koordinasi dengan sponsor &

mentor

Membuat SOP

Rapat Koordinasi & Pembentukan Tim

Efektif

1. SK Tim Pelaksana

kegiatan

2. Notulensi rapat

3. Dokumentasi kegiatan

4. Dokumen rencana jangka

pendek

M2 – M4

Membangun dan

merancang sistem IT

1. Koordinasi dengan Tim IT dalam

merancang sistem database

2. Koordinasi dengan mentor terkait

rancangan desain system

3. Melakukan koordinasi dengan

Diskominfo

4. Melakukan Uji coba aplikasi

5. Mengintegrasikan aplikasi pada

website Bappeda Litbang

6. Membuat bahan rumusan

1. Notulensi Rapat


3. Rancangan sistem

layanan informasi data

base penelitian

4. Prototype sistem aplikasi

database

M4

Mempersiapkan SOP

Sistem Informasi

elektronik Litbang

1. FGD dengan Tim Pelaksana terkait

SOP sistem layanan informasi data

base penelitian


SOP yang telah disusun

3. Penetapan SOP

4. Presentasi Sistem Informasi

1. Notulensi Rapat


3. SOP Sistem Informasi

elektronik penelitian



22

Tahapan Utama

dan Waktu

Detail Kegiatan Output

elektronik dihadapan stakeholder

terkait

M5 – M6

Uji Coba Sistem

Layanan Informasi

1. Koordinasi dan konsolidasi

persiapan uji coba dengan seluruh

Tim

2. Pelaksanaan ujicoba Sistem dengan

melibat seluruh OPD

3. Evaluasi sistem melalui FGD dengan

seluruh Tim

1. Notulensi Rapat


3. Dokumen hasil evaluasi

4. Sistem final siap

launching

M6 – M7

Sosialisasi dan

Launching sistem

informasi elektronik

penelitian


persiapan sosialisasi dan launching

dengan seluruh Tim

2. Sosialisasi dan launching sistem

informasi elektronik penelitian

1. Notulensi Rapat


M8 – M9

Monitoring dan

Evaluasi

Konsolidasi dan koordinasi monev

sistem layanan informasi dengan

seluruh tim

1. Laporan sistem dari tim

IT




23

Berikut adalah detail tahapan/milestone jadwal tim kerja aksi perubahan SI-eLIT :

DETAIL TAHAPAN/MILESTONE JADWAL TIM KERJA AKSI PERUBAHAN

Tabel 11 : Detail tahapan/ Milestone Jangka Aksi Perubahan

NO PENTAHAPAN / MILESTONE AKTOR

ESTIMASI WAKTU

OUTPUT Maret April Mei

III IV I II III IV I II III

1 Pembentukan Tim SK Tim

1. konsultasi dan koordinasi dengan sponsor 1. Sponsor 2. Mentor 3. Reformer 4. Tim

Daftar Hadir

2. konsultasi dan koordinasi dengan mentor Dokumentasi

3. rapat unit untuk pembentukan Tim Notulensi

4. menyusun SK tim

2 Membangun dan merancang Sistem IT Prototype Aplikasi

1. Koordinasi dengan Tim IT dalam

merancang sistem database

1. Sponsor 2. Mentor 3. Reformer 4. Tim

Daftar Hadir


rancangan desain system dokumentasi

3. Melakukan koordinasi dengan Diskominfo Notulensi


5. Mengintegrasikan aplikasi pada website

Bappeda Litbang


3 Mempersiapkan SOP Sistem Informasi elektronik Litbang

SOP SI-eLIT



24

NO PENTAHAPAN / MILESTONE AKTOR ESTIMASI WAKTU OUTPUT

1. FGD dengan Tim Pelaksana terkait SOP

sistem layanan informasi data base penelitian 1. Sponsor

2. Mentor 3. Reformer 4. Tim 5. OPD pelaksana

Penelitian

Daftar Hadir

2. Koordinasi dengan mentor terkait SOP

yang telah disusun dokumentasi

3. Penetapan SOP Notulensi

4. Presentasi Sistem Informasi elektronik

dihadapan stakeholder terkait

4 Uji Coba Sistem Layanan Informasi Pemanfaatan & penggunaan aplikasi

1. Koordinasi dan konsolidasi persiapan uji

coba dengan seluruh Tim 1. Sponsor 2. Mentor 3. Reformer 4. Tim 5. OPD pelaksana

Penelitian

Surat Edaran

2. Pelaksanaan ujicoba Sistem dengan

melibat seluruh OPD Dokumentasi

3. Evaluasi sistem melalui FGD dengan

seluruh Tim Tanda terima

Laporan

5 Sosialisasi dan Launching sistem informasi elektronik penelitian

Laporan Sosialisasi

1. Koordinasi dan konsolidasi persiapan

sosialisasi dan launching dengan seluruh Tim

1. Sponsor 2. Mentor 3. Reformer 4. Tim 5. OPD pelaksana

Penelitian

Dokumentasi

2. Sosialisasi dan launching sistem informasi

elektronik penelitian

Surat Dukungan/ testimoni

Lembar evaluasi



25

NO PENTAHAPAN / MILESTONE AKTOR ESTIMASI WAKTU OUTPUT

6 Monitoring dan Evaluasi Laporan monev

Konsolidasi dan koordinasi monev sistem layanan informasi dengan seluruh tim

1. Sponsor 2. Mentor 3. Reformer 4. Tim 5. OPD pelaksana

Penelitian

Dokumentasi

Jadwal Monev

Surat Dukungan/

testimoni

Lembar evaluasi



26

A. DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN

1. CAPAIAN HASIL PERUBAHAN

Hasil yang diperoleh dalam proses implementasi Aksi Perubahan jangka

pendek adalah sebagai berikut :

Telah tersusunnya aplikasi informasi elektronik hasil penelitian dan

pengembangan yang berisi data hasil kajian yang telah dilaksanakan oleh

Organisasi Perangkat Daerah Pemerintah Kota Balikpapan yang akurat dan

valid yang dapat dipertanggungjawabkan dan terbarukan yang dapat di

manfaatkan sebagai salah satu sumber data dan informasi baik sebagai bahan

dalam perumusan kebijakan penyelenggaraan pemerintahan daerah maupun

dalam pengembangan ilmu pengetahuan yang dapat diakses melalui website

bappeda.balikpapan.go.id

Gambar 6 : Website Bappedalitbang Kota Balikpapan

BAB II

IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN



27

Proses implementasi dilaksanakan berdasarkan tahapan atau milestone yang dapat di

gambarkan sebagai berikut :

Tabel 12 : Ringkasan/Overview Pelaksanaan dan Capaian Aksi Perubahan

Tahapan Utama dan Waktu Detail Kegiatan Output

M1

Pembentukan Team

Melakukan koordinasi dengan

sponsor & mentor

Membuat SOP

Rapat Koordinasi &

Pembentukan Tim Efektif

1. SK Tim Pelaksana

kegiatan

2. Notulensi rapat

3. Dokumentasi

kegiatan

4. Dokumen rencana

jangka pendek

M2 – M4

Membangun dan merancang sistem IT

1. Koordinasi dengan Tim IT

dalam merancang sistem

database

2. Koordinasi dengan mentor

terkait rancangan desain

system

3. Melakukan koordinasi

dengan Diskominfo


5. Mengintegrasikan aplikasi

pada website Bappeda

Litbang


1.Notulensi Rapat

2.Dokumentasi

kegiatan

3.Rancangan sistem

layanan informasi

data base

penelitian

4.Prototype sistem

aplikasi database

M4

Mempersiapkan SOP Sistem Informasi

elektronik Litbang

1. FGD dengan Tim Pelaksana

terkait SOP sistem layanan

informasi data base

penelitian

2. Koordinasi dengan mentor

terkait SOP yang telah

disusun

3. Penetapan SOP

4. Presentasi Sistem

Informasi elektronik

dihadapan stakeholder

terkait

1. Notulensi Rapat

2. Dokumentasi

kegiatan

3. SOP Sistem

Informasi

elektronik

penelitian

M5 – M6 1. Koordinasi dan konsolidasi

persiapan uji coba dengan

1.Notulensi Rapat

2.Dokumentasi



28

Tahapan Utama dan Waktu Detail Kegiatan Output

Uji Coba Sistem Layanan Informasi

seluruh Tim

2. Pelaksanaan ujicoba

Sistem dengan melibat

seluruh OPD

3. Evaluasi sistem melalui

FGD dengan seluruh Tim

kegiatan

3.Dokumen hasil

evaluasi

4.Sistem final siap

launching

M6 – M7

Sosialisasi dan Launching sistem

informasi elektronik penelitian


persiapan sosialisasi dan

launching dengan seluruh

Tim

2. Sosialisasi dan launching

sistem informasi elektronik

penelitian

1. Notulensi Rapat

2. Dokumentasi

kegiatan

M8 – M9

Monitoring dan Evaluasi

Konsolidasi dan koordinasi

monev sistem layanan

informasi dengan seluruh tim

1. Laporan sistem

dari tim IT

2. Dokumentasi

kegiatan

1.1 PERSIAPAN

a) Melakukan koordinasi dengan mentor dan sponsor

Kegiatan pelaksanaan aksi perubahan diawali dengan kegiatan konsultasi

dengan sponsor yang dilakukan reformer pada tanggal 19 Maret 2020 dan di

dampingi oleh mentor. Dalam konsultasi reformer melaporkan rencana

kegiatan implementasi aksi perubahan serta diperoleh arahan dan masukan

serta dukungan dari sponsor. Arahan dan masukan yang diterima antara lain

mengenai keamanan data, karena banyak informasi terkait kajian yang telah

dilaksanakan ada yang belum layak untuk di konsumsi publik.

Kegiatan konsultasi selanjutnya yang dilakukan reformer dengan Mentor pada

tanggal 20 Maret 2020, disamping melaporkan hasil kegiatan diklat juga

dilaporkan rencana kegiatan Pelaksanaan Aksi Perubahan. Dalam hal ini

mentor mendukung penuh rencana aksi perubahan yang akan dilaksanakan.

Dalam kegiatan konsultasi dengan mentor , reformer menyampaikan usulan

nama-nama anggota tim efektif yang akan mendukung pelaksanaan aksi

perubahan.



29

Pelaksanaan konsultasi reformer dengan mentor di laksanakan hampir setiap

hari , namun juga dilaksanakan konsultasi dan pertemuan informal di sela-sela

kesibukan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, mulai dari penentuan jadwal

rapat pembentukan tim efektif hingga kendala yang di hadapi sehari-hari.

Gambar 7 : Konsultasi dengan

Kepala Bappeda Litbang



30

Gambar 10 : Rapat Pembentukan Tim Efektif

b) Rapat Koordinasi dan Pembentukan Tim Efektif

Dalam melaksanakan aksi perubahan reformer dibantu oleh tim efektif agar

setiap kegiatan yang dilaksanakan berjalan sesuai dengan yang di tetapkan.

Tahap

Pembentu

kan Tim

Efektif

dilakukan

rapat

bersama

seluruh

pejabat

struktural

dan Staf

Bappedali

tbang

tanggal

26 Maret 2020 dalam rangka pembahasan anggota tim pelaksanaan aksi SI-

eLIT, peran tugas dan tanggung jawab masing-masing anggota yang

dituangkan dalam bentuk Surat Keputusan Kepala Badan Perencanaan

Pembangunan, Penelitian dan Pengembangan nomor 188.4.56/ 604/ Bappeda

Gambar 9 : Konsultasi dengan kabid litbang Bappeda Litbang



31

sebagai acuan dan dasar pelaksanaan kegiatan Aksi Perubahan pengembangan

Aplikasi SI-eLIT ini dapat berjalanan dengan baik.

Pada rapat koordinasi tim efektif, reformer dan anggota tim efektif telah

bersepakat untuk komitmen menjalankan tugas dan tanggung jawab masing-

masing sesuai Surat Keputusan Kepala BAPPEDALITBANG Kota Balikpapan.

Dalam rapat pembentukan tim efektif reformer memaparkan kepada peserta

rapat mengenai gagasan dan ide yang akan di laksanakan dalam kegiatan aksi

perubahan. Hasil dari rapat ini adalah susunan Tim Kerja yang dituangkan

dalam Surat Keputusan dari Sponsor. Untuk anggota Tim IT melibatkan pihak

luar yang memiliki kemampuan pemrograman komputer dan memiliki

kemampuan desain grafis.

Terdapat perubahan susunan tim dalam rencana aksi perubahan, perubahan

tim efektif untuk tim kreatif tidak terpisah tetapi menjadi satu dengan tim

humas.

Perubahan ini merupakan usulan dari sponsor dalam hal ini Kepala

Bappedalitbang mengingat kondisi pada saat melaksanakan aksi perubahan

dilakukan disaat wabah Covid -19 , dimana pemerintah kota Balikpapan

melaksanakan pengetatan sosial dengan mengurangi aktivitas pertemuan

secara fisik.

c) Rapat koordinasi dengan Tim Efektif

Rapat koordinasi dengan Tim Efektif dilakukan sebagai tahap awal kegiatan

pembuatan database aplikasi SI-eLIT yang dibuka oleh kepala bidang Litbang

selaku mentor, selanjutnya rapat tim efektif di pimpin oleh reformer. Sebelum

rapat dilaksanakan anggota tim administrasi menyiapkan konsep rencana

kerja dan target yang akan dilaksanakan dalam pelaksanaan aksi perubahan.

Rapat ini bertujuan untuk menyamakan visi, misi dan persepsi (brainstorming)

dalam pelaksanaan kegiatan, serta pembagian tugas dan wewenang dari

masing-masing anggota tim guna kelancaran pelaksanaan tugas

pengembangan Aplikasi SIeLIT . Rapat dilaksanakan pada hari Senin, 30 Maret

2020 di Ruang Bappeda Litbang , dengan hasil dari rapat ini adalah sebagai

berikut:

a. Penyamaan visi, misi dan persepsi terkait pelaksanaan pengelolaan data

dan informasi

b. Pembagian tugas dan wewenang dari masing-masing Tim Efektif



32

c. Penjadwalan Tim Efektif dengan target penyelesaian selama dua (2) bulan

Lab Kepemimpianan.

Selain dari pada itu seluruh koordinator dan anggota tim bersedia mendukung

aksi perubahan yang di gagas reformer.

1.2. Pelaksanaan

a) Membangun dan Merancang Aplikasi Si-eLIT

Untuk dapat membuat ruang bagi OPD dan stakeholder terkait mendapatkan

informasi tentang hasil penelitian/kajian yang telah dilaksanakan oleh

pemerintah kota Balikpapan, langkah awal yang perlu dilakukan adalah

penempatan data aplikasi pada server Bappeda, dan pengelola server Bappeda

terdapat pada bidang pengendalian pembiayaan, dan pelaporan.

Oleh karena itu dilakukan koordinasi awal reformer beserta Tim IT dengan

Gambar 11 : Rapat Tim Efektif



33

kepala bidang perencanaan dan pengendalian mengenai apa saja yang akan

dilakukan perubahan pada website Bappeda Litbang Kota Balikpapan pada

30 Maret 2020 di Ruang Kerja kabid Pengendalian dan Pembiayaan.

b) Membuat Menu Ruang Data Base Pada Website Bappeda Litbang

Setelah rapat konsultasi dengan Kabid Pengendalian dan Pembiayaan Kota

Balikpapan pada Senin, 30 Maret 2020 maka ditindaklanjuti dengan

pembuatan surat permohonan Kepala Bappeda Litbang kepada Kepala

Diskominfo Kota Balikpapan Nomor : 050/ 0627/Bappedalitbang-LB : Perihal

Permohonan Pembaharuan Website Bappeda Litbang yang dilaksanakan oleh

tim administrasi.

Penambahan ruang untuk penyampaian data dan informasi hasil penelitian

dan pengembangan akan ditampilkan di samping menu pemberian ide

(bREAK), Pembuatan menu ruang data base dilakukan oleh Tim IT dengan

target pengerjaan selama + 7 hari di bawah koordinasi Kasubag Program

Bappeda Litbang Kota Balikpapan (Koordinator Tim IT) dan di monitor oleh

reformer

Gambar 12 : koordinasi dan konsultasi dengan kabid P3 dan Kasubid

pengolahan data



34

Dalam rangka membangun aplikasi SI-eLIT yang dirancang untuk dapat

diakses pada lintas platform dengan bentuk aplikasi web based. Proses

membangun dan merancang aplikasi ini dibahas reformer bersama dengan

Tim IT dari pihak luar dan Tim IT internal yang menangani desain grafis

aplikasi. Kegiatan rapat pembahasan Rancangan Aplikasi Data Base Hasil

Penelitian dan Pengembangan di karenakan Tim IT dari pihak luar Bappeda

Litbang dan di tengah pandemi Covid -19 , kegiatan koordinasi sering

dilaksanakan oleh reformer melalui media daring Whatapps.

Pada rapat ini dibahas alur kerja aplikasi berikut interface aplikasi serta fitur-

fitur lain dalam aplikasi

Gambar 13 : Koordinasi dengan Kasubbag Program



35

Gambar 14 :Skema Aplikasi



36

Aplikasi SI-eLIT yang pada awal pengerjaan hanya menampilkan hasil

penelitian tanpa adanya menu pencaraian dan hanya dapat diakses dengan

menumpang pada server capil dan dapat diakses pada alamat

sippbias.xyz/litbang

Penempatan pada server capil disebabkan karena pada server Bappeda

terdapat 2 (dua) server dengan sistem data base berbeda sehingga harus

disetting ulang di sesuaikan dengan sql pada aplikasi. Dari hasil koordinasi

reformer dengan tim IT dan Tim Kominfo instalasi aplikasi pada server e-

planning Bappeda.

Sementara setting ulang pada server Bappeda, Tim Administrasi tetap

melaksanakan penginputan data kajian pada server yang lama. Penginputan

data kajian dilakukan tim administrasi yang bertugas WFH dengan selalu

berkordinasi dengan reformer terkait dengan ketepatan dan validitas dalam

penginputan data.

Setting ulang pada server Bappeda dilaksanakan oleh Tim IT dari diskominfo

dan Tim IT Bappeda Litbang membutuhkan waktu kurang lebih 7 (tujuh) hari

aplikasi dapat di akses di server Bappeda dengan alamat

103.144.82.7/litbang

Gambar 15 :Tampilan Awal Aplikasi di Server DIsdukcapil

Gambar 16 :Tampilan Awal Aplikasi di Server Bappeda



37

Dan untuk pentautan aplikasi pada laman website Bappeda dilaksanakan oleh

Tim IT dalam waktu 2 (dua) hari .

c) Ujicoba Aplikasi dan Evaluasi perbaikan error dan bugs

Setelah development Aplikasi SI-eLIT selesai dikerjakan , tahap selanjutnya

adalah uji coba penggunaan Aplikasi SI-eLIT , uji coba memiliki arti penting

agar pada saat di luncurkan dapat memberikan data dan informasi yang tepat

dan akurat, karena keterbasan waktu uji coba prototype aplikasi dan

penginputan data dilakukan secara internal di Bappeda Litbang oleh tim

efektif, dalam pelaksanaan Ujicoba yang di pimpin oleh reformer selama 3 hari

yang di dampingi oleh mentor , masih terdapat kendala , error bugs sistem SI-

eLIT, setiap keluhan dari user secara langsung ditangani oleh tim efektif

sebagai upaya pelayanan prima reformer kepada stakeholder.

Gambar 17 :Penambahan Menu Aplikasi di Website Bappeda

Gambar 18 :Rapat Uji Coba Aplikasi dengan Tim Efektif



38

Gambar 19 :Rapat Uji Coba Aplikasi dengan Stakeholder Internal

Gambar 20 : Tampilan Website Bappeda Litbang pada hasil

Pencarian Google



39

DEMO APLIKASI

Buka web browser anda (misal: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome,

Opera, dll) dan ketikkan http://bappeda.balikpapan.go.id pada address bar

Masuk dalam menu ini kita dapat mengetahui terkait dengan kegiatan penelitian atau

kajian yang telah di laksanakan oleh pemerintah kota Balikpapan dan dapat

mengetahui detail dari setiap kajian dan juga dapat menelusuri data kajian

berdasarkan tahun, judul, dan pelaksana.

Dengan tindak lanjut yang responsive dan koordinasi tim efektif yang baik

permasalahan error dan bugs Aplikasi SI-eLIT dengan cepat ditangani,

namun kedepan ada hal-hal yang akan terus disempurnakan dari Sistem

Infromasi elektronik Hasil Penelitian dan Pengembangan yang dibangun

agar dapat lebih optimal memenuhi kebutuhan user stakeholder di

Pemerintah Kota Balikpapan.

Gambar 21: Tampilan Aplikasi SI-eLIT

http://bappeda.balikpapan.go.id/



40

d) Launching dan Implementasi

Kegiatan sosialisasi dan launching tidak dapat dilaksanakan dengan

maksimal sesuai dengan edaran Wali Kota Balikpapan Nomor

800/0302/Org tanggal 3 April 2020 tentang perpanjangan kedua

pemberlakuan Kebijakan Pelaksanaan Tugas Kedinasan dengan

bekerja dari rumah bagi aparatur di lingkungan Pemerintah Kota

Balikpapan.

Kegiatan Launching yang dipimpin oleh Kepala Bappeda Litbang

melalui aplikasi virtual meeting zoom, dilaksanakan di sela-sela

kegiatan ekspose kajian proporsi bendali mandiri di tapak

perumahan. Hal ini dimaksudkan untuk mengurangi kegiatan tatap

muka sebagai diatur dalam SE Walikota tersebut di atas.

Gambar 23 : Kepala Bappeda Membuka Kegaitan Launching dan

Sosialisasi SI-eLIT melalui Aplikasi Zoom

Gambar 22 : Launching dan Sosialisasi melalui Aplikasi Zoom



41

Pada kesempatan tersebut reformer menyampaikan sosialisasi

pemanfaatan aplikasi si-eLIT kepada stakeholder terkait sebagai

komponen pemberian data dan informasi hasil penelitian yang telah

dilaksanakan oleh pemerintah kota Balikpapan untuk dapat

diimplementasikan oleh stakeholder terkait dalam pengambilan

kebijakan pembangunan daerah.

Selain melalui media virtual, sosialisasi dan menggalang dukungan

dilaksanakan oleh reformer dengan melaksanakan visitasi dengan

stakeholder terkait.

Hasil yang diperoleh dari visitasi tersebut adalah dukungan serta

masukan dari beberapa pejabat terkait . Sebagai contoh Walikota

menyampaikan arahan untuk membuat tampilan infografis pada

laporan serta arahan dari Sekda mengenai update data pada aplikasi.

Sementara Ketua DPRD dan beberapa anggota DPRD juga

memberikan dukungan bagi terciptanya sistem layanan data dan

informasi hasil penelitain yang menunjang kinerja pembangunan kota

Balikpapan.

Untuk arahan dari Assisten III adalah adanya tambahan menu untuk

kegiatan kajian yang akan dilaksanakan , usulan dari OPD untuk

dapat dilaksanakan melalui aplikasi SI-eLIT dan dapat terverifikasi

apakah kajian tersebut dapat dilaksanakan atau tidak.

Gambar 24 : Asisten Tata Pemerintahan

Menandatangani Pernyataan Dukungan

Aksi Perubahan

Gambar 25 : Asisten Administrasi

Umum Menandatangani Pernyataan

Dukungan Aksi Perubahan



42

Gambar 26 : Reformer didampingi Mentor melakukan Visitasi dan Sosialisasi Aksi Perubahan

dengan Staf Ahli Walikota Bidang Perekonomian

Gambar 27 : Dukungan dari Ketua Komisi

III DPRD Kota Balikpapan

Gambar 28 : Dukungan dari Sekretaris

Daerah Kota Balikpapan



43

Gambar 29 : Surat Pernyataan Dukungan

dari Wali Kota Balikpapan


dari Wakil Wali Kota Balikpapan


dari Ketua DPRD Kota Balikpapan


dari Ketua Komisi III DPRD Kota Balikpapan



44

e) Monitoring dan Evaluasi

Kegiatan monitoring dan evaluasi pada tahap ini Sistem informasi

elektronik hasil penelitian dan pengembangan (Si -eLIT) sudah dicoba

untuk di akses oleh stake holder. Kendala yang sering dihadapi

adalah server yang sering down, dan beberapa menu aplikasi serta

pelaporan yang masih memerlukan perbaikan.

Untuk itu reformer dan Tim IT melakukan perbaikan dan

penyempurnaan apl ikasi sesuai dengan masukan dan saran dari

stakeholder. Disamping itu reformer senantiasa berkoordinasi dengan

Diskominfo untuk penambahan alokasi bandwidth dan tenaga IT

Bappedalitbang untuk pemeliharaan server.

2. MANFAAT HASIL PERUBAHAN

manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya SI-eLIT dapat di uraikan sebagai

berikut yaitu:

1. Memberikan akurasi data sebagai tolak ukur dalam perencanaan di luar

Organisasi Perangkat Daerah Bappeda-Litabang.

2. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas layanan data dan informasi

kelitbangan

3. Memberikan data yang mudah diakses oleh publik secara jujur, valid, dan

lengkap sebagai informasi yang transparan, akuntabel dan reliabel.

4. Meningkatkan kontrol terhadap penelitian dan pengembangan di Kota

Balikpapan sehingga tidak menimbulkan adanya duplikasi anggaran dan


tertentu.

1 •Penyusunan informasi kelitbangan

2 •Mendukung program Balikpapan smart city

3 •Dokumentasi dan sosialisasi hasil litbang dengan teknologi informasi



45

5. Mengurangi pemborosan penggunaan ruang penyimpanan, hal ini akan

berbeda bila hasil penelitian disimpan dalam bentuk digital yang lebih

hemat ruang.

6. peningkatan hasil penelitian, karena data dan informasi dari peneltian

sebelumnya akurat , sehingga penelitian menjadi fokus dan tidak berulang.

Selain itu setelah pelaksanaan implementasi Aksi Perubahan dapat dianalisis

pengelompokan stakeholders dari sebelumnya terdiri dari 3 ( tiga) Kelompok ,

setelah dilakukan pendekatan dan sosialisasi akhirnya kelompok laten,

defenders dapat berpindah menjadi kelompok Promoters memiliki pengaruh

dan minat tinggi terhadap keberhasilan aksi perubahan.



46

•Kabid, Kasubid dan Kasubag Bappeda Litbang

•Perencana Bappeda Litbang

•Perguruan tinggi (lembaga pendidikan)

•Inspektorat

•Walikota

•Wakil Walikota

•Sekda

•Kepala Bappeda

•Kabid Litbag

•OPD Terkait

•DPRD

•Kabid egov

•Kasubbid Infodok


Interest)

Promoters ((High


DEFENDERS

(Low Influence, High Interest)

APATHETICS


•Walikota

•Wakil Walikota

•Sekda

•Kepala Bappeda

•Kabid Litbag

•OPD Terkait

•DPRD

•Inspektorat

•Kabid dan Kasubid Bappeda litbang

•Perencana bappedalitbang

•Perguruan tinggi


Interest

Promoters ((High


DEFENDERS

(Low Influence, High Interest

APATHETICS


Gambar 34 : Stake Holder setelah aksi perubahan

Gambar 33 : Stake holder sebelum implementasi aksi

perubahan



47

Sementara itu faktor kunci keberhasilan pelaksana Aksi Perubahan

dapat digambarkan dalam tabel sebagai berikut :

Tabel 13: Progress Faktor Kunci Keberhasilan

No Kegiatan Faktor kunci keberhasilan Prosentase

(%)

Jangka Pendek

1 Pembentukan Tim

pelaksana

Dukungan dari pimpinan,

soliditas tim dan kemampuan

SDM tim

100

2 Perancangan

Sistem IT

Kemampuan SDM,

ketersediaan hardware dan

software, koordinasi antar

anggota tim

80

3 Uji coba sistem IT Kerjasama dari Kepala OPD,

kehandalan sistem IT,

kemampuan SDM baik pada

Tim maupun pada OPD

80

4 Sosialisasi dan

Launching

Dukungan dari Pimpinan,

Kerjasama dari stakeholders,

kehandalan sistem IT,

kemampuan SDM baik pada

Tim maupun pada OPD

80

B. DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN

1. Membangun Integritas

Membangun Integritas tim dilakukan melalui beberapa tahap yakni :

a. Rapat penyusunan tim efektif , dimana dalam rapat selalu diingatkan untuk

komitmen setiap anggota tim untuk bekerjasama mencapai tujuan

bersama, di samping memaparkan uraian tugas tiap anggota tim.

b. Koordinasi dengan PPID dan staff di Bappedalitbang terkait dengan

kewajiban pemerintah kota untuk keterbukaan informasi publik.

c. Penggalangan komitmen dukungan inovasi aplikasi Si-eLIT.



48

2. Pengelolaan Tim Kerja

Pengelolaan tim kerja dilakukan melalui beberapa tahap yakni :

a. Sosialisasi uraian tugas bagi tiap Koordinator dan anggota tim.

b. Penjadwalan kegiatan dan pemetaan sumber daya yang ada.

c. Pelaksanaan.

d. Monitoring dan Evaluasi.

3. Pembangunan Budaya Pelayanan

Kegiatan Si-eLIT membangun budaya pelayanan yang berbeda bagi organisasi

menuju ke arah yang lebih baik yakni :

a. Membangun budaya melayani.

b. Pemanfaatan tekhnologi Informasi (IT) untuk efesiensi dan efektivitas kerja

sehingga pencapaian program dapat terlaksana dengan tepat, cepat, akurat

dan transparan.

C. KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

Tabel 14: Keberlanjutan Aksi Perubahan

No Tahapan pelaksanaan Milestone Realisasi Pencapaian

M1. Persiapan

1 Koordinasi aksi perubahan Maret minggu

ke 3

Maret minggu

ke 3

Sesuai rencana

dan sesuai

target output

2 Rapat penyusunan tim

efektif dan rencana kerja

Maret

Minggu ke 4

Maret Mingu

ke 4

Sesuai rencana

dan sesuai

target output

3 Koordinasi dengan stake

holder

Maret minggu

ke 5

Maret mingu

ke 5- April

Sesuai rencana

dan sesuai

target output

4 Pembuatan aplikasi sistem

informasi litbang (Si-eLIT)

April minggu

ke 3

April minggu

ke 3

Sesuai rencana

dan sesuai

target output

5 Penyusunan petunjuk

penggunaan aplikasi

system informasi litbang

(Si-eLIT)

April minggu

ke 4

April minggu

ke 4

Sesuai rencana

dan sesuai

target output

6 Pembuatan alur aplikasi


(Si-eLIT)

April minggu

ke 4

April minggu

ke 4

Sesuai rencana

dan sesuai

target output

M2. Pelaksanaan

7 Sosialisasi aplikasi system

informasi litbang (Si-eLIT)

April minggu

ke 5

Mei minggu

ke 1

Jadwal meleset

menyesuaikan

jadwal



49

Pimpinan,

target output

tercapai

8 Implementasi aplikasi


(Si-eLIT)

Mei minggu

ke 1

Mei minggu

ke 1

Sesuai rencana

dan sesuai

target output

M3. Monitoring dan Evaluasi

9 Rapat monev bulanan Maret-Mei Maret-Mei Sesuai rencana

dan sesuai

target output

Dengan tercapainya aksi perubahan dan manfaatnya di jangka pendek maka

untuk keberlanjutan kegiatan pada jangka menengah dan jangka panjang akan

dilanjutkan sesuai dengan milestone yang telah disusun pada rancangan aksi

perubahan sebelumnya.

Tabel 15: Tahapan dan Target Jamgka Menengah Beserta Jangka Panjang

JANGKA MENENGAH


1 Menambah data hasil penelitian dan pengembangan seluruh organisasi perangkat daerah di kota Balikpapan

2020 s/d 2022 Terbentuknya data base hasil

penelitian seluruh organisasi

perangkat daerah di Kota

Balikpapan dan menjadi salah

satu instrument dalam penyusunan

anggaran penelitian pemerintah

kota Balikpapan


3 Penyempurnaan menu pada website

JANGKA PANJANG 1 Menyediakan data base on

line dan mengintegrasikan dengan layanan egovernment seperti

layanan usulan kajian dari masyarakat atau Lembaga lain

2022s/d 2025 Tersedianya bahan perumusan

kebijakan dalam pengambialn

keputusan dan perumusan

penyusunan RPJMD


3 Penyempurnaan menu aplikasi Si-eLIT

Untuk menjamin keberlanjutan kegiatan maka diperlukan strategi sebagai berikut :

1. Penggalangan komitmen tim setiap awal tahun untuk melaksanakan kegiatan.

2. Perbaharuan dan pengembangn aplikasi Si-eLIT untuk mempermudah

memperoleh informasi.

3. Penganggaran kegiatan dalam perencanaan program setiap tahun.

4. Penggalangan dukungan stakeholder.

5. Sosialisasi melalui media sosial maupun media massa.



50

Kendala dan Strategi

Dalam pelaksanaan Aksi Perubahan terdapat beberapa kendala yang

menghambat antara lain :

Kendala yang dihadapi dari Internal antara lain:

1. Terbatasnya Sumber Daya Manusia Bidang Litbang sehingga pekerjaan

tidak fokus karena tumpang tindih dengan pekerjaan lainya.

2. Sumber Pendanaan yang belum terencana dengan baik menyebabkan

proses revisi anggaran yang memakan waktu lama sehingga jadwal pelaksanaan

tertunda.

3. Merancang dan membangun aplikasi, hal ini disebabkan karena :

a. Keterbatasan Pengetahuan Reformer akan Teknologi Informasi.

b. Keterbatasan Programmer dalam menterjemahkan Aksi Perubahan dalam

bentuk aplikasi.

4. Kesibukan dalam pelaksanaan Tugas Pokok dan Fungsi sehari-hari.

Kendala yang di hadapi dari Eksternal antara lain :

1. Masih adanya resistensi terhadap aksi perubahan dan mengangap

menambah pekerjaan bagi mereka, serta pesimisme terhadap

keberhasilan.

2. Belum adanya komitmen dan payung hukum yang tegas dalam

pelaksanaan pelaporan hasil kajian sehingga manfaat dari aksi

perubahan masih dianggap belum optimal.

Dalam menyikapi kendala, baik internal maupun eksternal dapat

dilakukan beberapa hal sehingga aksi perubahan dapat mencapai target

capaiannya sesuai dengan yang direncanakan:

1. Pembagian dan manajemen waktu dan tugas antara pelaksanaan

kegiatan anggota tim efektif dan saling membackup bila ada

permasalahan yang harus segera ditangani .

2. Strategi komunikasi baik secara formal maupun informal yang baik

untuk bisa menjaga keberlangsungan jejaring kerja. Penggunaan

teknologi komunikasi seperti Whatsapp group sangat membantu

dalam mengefektifkan koordinasi .



51

3. Optimalisasi sumber pendanaan dan kolaborasi dengan Bidang

Perencanaan untuk pelaksanaan kegiatan sehingga masalah

pendanaan dapat terpenuhi.

4. Terus melakukan sosialisasi terhadap penerapan atau implementasi

Sistem Informasi elektronik Hasil Penelitian dan Pengembangan ,

sehingga pegawai mulai terbiasa untuk menggunakan dan Komitmen

Pimpinan yang harus dibangun agar menjadi dasar keberhasilan Aksi

Perubahan ini.



I. KESIMPULAN

Bahwa Tujuan jangka pendek Aksi Perubahan sistem informasi

elektronik hasil penelitian dan pengembangan adalah untuk

membentuk layanan informasi hasil penelitian /kajian bagi pimpinan

dan stake holder Pemerintah Kota Balikpapan dengan memanfaatkan

Teknologi Informasi. Sehingga dapat meningkatkan layanan data dan

informasi bagi pimpinan sebagai bahan pengambilan kebijakan.

Aplikasi Informasi SI-eLIT telah terbentuk dan telah dapat

memberikan layanan informasi bagi pimpinan Daerah Kota

Balikpapan beserta seluruh Perangkat Daerah di Kota Balikpapan.

II. REKOMENDASI

1. Pada pengembangan jangka menengah, kegiatan aplikasi Informasi

Hasil Litbang telah diajukan pada rencana kerja 2021 Dengan

adanya dukungan anggaran diharapkan fitur-fitur pada aplikasi Si-

Elit dapat lebih ditingkatkan, termasuk kemudahan dalam

penggunaannya.

2. Sementara untuk memenuhi tujuan jangka panjang, disamping

pengembangan fitur layanan aplikasi juga akan dilakukan

pengintegrasian aplikasi dengan layanan-layanan informasi lain

yang dimiliki oleh Pemerintah Kota Balikpapan.

3. Komitmen pimpinan dalam pelaksanaan pelaporan hasil kajian

merupakan dasar keberhasilan dalam aksi perubahan ini, dengan

dibuatnya payung hukum yang tegas dan menerapkan reward

punishment, keberhasilan pemanfaatan Aplikasi ini menjadi lebih

optimal.

BAB III

PENUTUP



53

4. Penggunaan teknologi informasi kedepan akan menjadi kebutuhan

dasar user, sehingga peran Bagian Litbang yang harus terus

mengikuti perkembangan TIK.



54

Daftar Pustaka

1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah

2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 2011 tentang

Pedoman Penelitian dan Pengembangan di Lingkungan Kementerian

Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 7 Tahun 2014 tentang

Perubahan atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 64 Tahun 2011

tentang Pedoman Penerbitan Rekomendasi Penelitian

4. Peraturan Wali Kota Balikpapan Nomor 47 Tahun 2016 tentang Susunan

Organisasi, Uraian Tugas dan Fungsi Badan Perencanaan Pembangunan

Daerah, Penelitian dan Pengembangan Kota Balikpapan



LAMPIRAN – LAMPIRAN



56



57



58



59



60



61



62



63



64



65



66



67



68



69



70



71



72



73



74



75



76



77

LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN

Documents

Transcript of LAPORAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN