INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

DAISY CAROLINA PRADA LOAIZA

GESTION DOCUMENTAL I

GRUPO 4

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

BOGOTÁ

07 DE MAYO DE 2012

INTRODUCCION A LA GESTION DOCUMENTAL

DAISY CAROLINA PRADA LOAIZA

GESTION DOCUMENTAL I

GRUPO 4

Docente

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

CIENCIA DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y LA DOCUMENTACION, BIBLIOTECOLOGIA Y

ARCHIVISTICA

BOGOTÁ

07 DE MAYO DE 2012

TABLA DE CONTENIDO

CONTENIDO

INTRODUCCION

JUSTIFICACION

OBJETIVOS

1. Que es gestión documental?

2. Definición de documento y documento de Archivo

3. ¿Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos?

4. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el titulo, Gestión de Documentos, Articulo

21?

5. Objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental

6. Aspectos a considerar para elaborar un Programa de Gestión Documental

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y

cuales etapas comprenden

8. Por qué es importante y cuales son las ventajas que produce la implementación de un

Programa de Gestión Documental para las empresas

9. De acuerdo al documento “Conceptualización de programa de Gestión Documental en

su marco legal dice que para el PGD puede ser gestionado de manera apropiada”

Cuadro de 5 normas con su enunciado y explicación

10. Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos

CONCLUSIONES

REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA

INTRODUCCION

La Ciencia de la Información es un sistema que comprende varias disciplinas de las cuales

cada una de ellas está estructurada y conformada por sus temas, elementos y herramientas

con el fin de obtener su objetivo principal, en este campo podemos encontrar la

bibliotecología, la archivística, museología entre otras, pero en el siguiente trataremos sobre

la archivística.

La archivística es la ciencia que estudia los principios, procesos y procedimientos para el

almacenamiento, tratamiento general de la documentación como la producción,

organización, clasificación, descripción y conservación de la documentación con el fin de

brindar al ciudadano la historia de una nación.

Para que estos procesos y procedimientos sean correctos, efectivos y viables, es importante

empezar desde los conceptos generales del campo, bases teóricas (implementación de

programas de gestión documental, Tablas de Retención Documental (TRD)), herramientas

que nos ayudarán a fluir y desenvolvernos para el control, conservación de la documentación

y por supuesto conocer la norma legal que fundamenta y complementa los procesos de

archivo en cuanto a normas y reglas de cumplimiento en toda organización sea publica o

privada de función publica.

JUSTIFICACION

Como estudiante de Ciencias de la Información, Bibliotecología y Archivística la gestión

documental resulta ser un tema importantísimo ya que por medio de ella se dará a conocer,

conceptos, procesos, herramientas fundamentales para una precisa administración

documental general, teniendo en cuenta los procesos archivísticos, de organización,

descripción, clasificación y descripción de la información asistiendo en ello un control de la

información, implementando mediante Tablas de Retención Documental (TRD) y Programas

de Gestión Documental (PGD); normativas de obligatorio cumplimiento para su adecuado

mantenimiento y dirección según sea la organización o función.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Conocer e implementar las diferentes herramientas en materia de Gestión

Documental, para su respectiva administración y control del flujo de la información

en las organizaciones.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar los diferentes conceptos archivísticos de documento, documento de

archivo y gestión documental

En materia normativa legal vigente conocer e identificar las normas por las cuales

está basada la archivística en entidades publicas o privadas en función publica

Adquirir el conocimiento de los derechos humanos en cuanto a la información en

Colombia como un estado social de derecho.

Conocer los diferentes aspectos que conforman un Plan de Gestión Documental (PGD)

Adquirir conocimientos sobre los pasos para la implementación de Tablas de

Retención Documental (TRD)

INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DOCUMENTAL

1. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el

Archivo General de la Nación.

Gestión Documental: Es un sistema que define la administración de los documentos desde

la creación hasta la disposición final teniendo en cuenta el ciclo vital, mediante actividades

administrativas y técnicas de planificación, organización, clasificación y descripción, con el

objeto de facilitar su utilización y garantizar su conservación.

2. Construya su propio concepto de documento y documento de archivo a partir del concepto

que emite el Archivo General de la Nación.

Documento: Es la representación de la información sobre un hecho o testimonio

concurrente en un lugar producido por persona natural o jurídica, sea cual fuere su

soporte papel, CD, DVD, fotografía, entre otros.

Documento de Archivo: Es la información registrada producida o recibida por una

entidad pública o privada en razón de sus funciones administrativas o jurídicas, que tiene

como valor legal, científico, investigativo, histórico que debe ser conservado como

continuidad de su gestión.

3. ¿Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos?

A partir de la segunda guerra mundial en Europa y Estados Unidos sufre la necesidad de

tener a cargo la documentación sin alguna vista previa de organización en los documentos

por lo cual el servicio en entidades publicas y hacia el ciudadano no eran las mas

convenientes, por esta razón surge en Colombia el Reglamento General de Archivos,

acuerdo 07 de 1994 expedido por el Archivo General de la Nación, donde contempla el

que hacer archivístico de todo y en todo el país, reglamentando en ello normas de

organización, conservación, identificación, administración, valoración, transferencias

documentales, eliminación y conservación de la información, sin embargo en 1996 el AGN

brinda algunos lineamientos para la implementación de un programa de gestión

documental mediante la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos), quedando en ello

registrado algunos capítulos de temas anteriores y nuevos definiendo estructuralmente

los archivos e implementando nuevas normas de seguimiento y control de conservación,

organización, difusión de la información, como Programas de Gestión Documental (Art. 21

al 26), obligatoriedad de Tablas de Retención Documental y legalización e importancia de

los documentos contables, notariales que son de obligatoria conservación.

4. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el titulo V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

“Artículo 21. Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar

programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías

y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”

(http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023)

En este artículo 21 de la Ley General de Archivos nos trata que toda empresa pública o

privada en función pública debe por norma legal vigente elaborar el Programa de Gestión

Documental, independientemente de la prestación de servicios que brinde, de los

soportes y su funcionalidad.

Incluyendo la opción del tratamiento en ello las nuevas tecnologías de información que

permitan la conservación, difusión y organización de la información en forma eficaz.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental

Estructurar y definir las metodologías y procesos que orienten satisfactoriamente

la administración de documentos en una organización.

Dar cumplimiento de las normas legales vigentes como principal la Ley general de

Archivo, Ley 594 del 2000 siguiendo estatutos realizados por el Archivo General

de la Nación (ente principal de contacto archivístico y normatividad archivística)

Facilitar la utilización y conservación de los documentos de archivo.

Ligar todas las actividades de archivo, como proceso continuo, frecuente y de

estricto cumplimiento para así mismo facilitar su consulta, conservación y

preservación, dando a ello el valor real en cada una de las etapas del ciclo de vida

del documento.

Implementar y regular el control de la información en cuanto a procesos de

organización, clasificación, descripción y difusión de la información.

Garantizar la administración y control de la información garantizando su

conservación, recuperación y seguridad de la información.

Dar a conocer los elementos y características principales y fundamentales de un

Programa de Gestión Documental desde la creación hasta la disposición final de

los documentos.

Identificar la función principal de las herramientas y elementos que componen

una Gestión Documental, así mismo los mecanismos de control que ayudaran a

convenir la administración de los documentos de archivo.

Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo,

radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas

eficientes de correo y mensajería.

Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y

archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,

responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.

Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de

Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación,

preservación, conservación de la información y disposición final de los

documentos.

Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.

Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles

para la administración e importantes para la cultura.

6. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión

Documental?

Administrativos: Contemplar las situaciones administrativas de la gestión de

documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la

eficiencia de la administración.

Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la

gestión de documentos, como la reducción de costos derivados de la conservación

de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la

gestión documental.

Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en

la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El

concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia

y el principio de orden original.

7. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuales

etapas comprenden.

Tabla de Retención Documental (TRD): Listado de series documentales y sus

correspondientes tipos documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en

cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Según el acuerdo 039 del 2002 las TRD son el instrumento archivístico esencial para la

normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental, la

institucionalización del ciclo vital de los documentos en archivos de gestión, central e histórico

de las entidades u organizaciones.

Por ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción

documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de

gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la

implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos

contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:

PRIMERA ETAPA.: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes

documentales.

Consiste en la compilación de información institucional en disposición legal

(resoluciones, organigrama, estructura organizacional, actas), administrativos

(manuales de procedimiento, función de servicios)

SEGUNDA ETAPA: Análisis e interpretación de la información recolectada.

Análisis de la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones

asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación: los administrativos, legales,

jurídicos, contables y/o fiscales, identificándolos por series y Subseries según sea su

tipo documental mediante un cuadro de clasificación y estableciendo su tiempo de

retención dando al documento el ciclo de vida en las diferentes fases del archivo

(gestión, central e histórico).

TERCERA ETAPA: Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental

para su aprobación.

El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tabla de Retención Documental de la

Entidad con las series y Subseries documentales que tramita y administra cada

dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el

proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el

estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los

funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la

instancia correspondiente el proyecto de Tabla de Retención Documental para su

evaluación y aprobación.

CUARTA ETAPA: Aplicación

Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el

representante legal expedirá el acto administrativo, que ordene su aplicación ante los

servidores públicos de la Entidad.

La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la

aplicación

QUINTA ETAPA: Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para

la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las

dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las

modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas

organizacionales y funciones.

Las modificaciones a la Tabla de Retención documental que surjan del seguimiento o

de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de

la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

8. Mencione por que es importante y cuales son las ventajas que produce la implementación

de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

Con la implementación de un Programa de gestión Documental la administración general

del archivo será más eficaz, organizada, controlada y eficiente ya que ella permite la

facilitación de la utilización y manejo de la información evitando la acumulación de

documentos, garantizando su conservación y recuperación, incluyendo que con el uso de

las nuevas tecnologías hará que sea aun mas fácil tanto para su consulta, manipulación y

difusión de la información, claro esta dependiendo el tipo de información que se esté

brindando ya que toda la información no es de consulta externa sólo personal autorizado.

Estas son algunas de las ventajas que se tendrán con el uso de un Programa de Gestión

Documental

Reducción del tiempo de consulta de un documento en papel.

Reducción del tiempo de consulta de documentos electrónicos.

Reducción de los costes de archivado

Reducción de la recuperación de un documento.

Acceso concurrente a un documento.

Mejora de atención a los clientes.

Reducción de costes legales.

Reducción de costes de acceso a la documentación.

Posibilidad de integrarse con subsistemas de gestión documental específicos.

Incremento en la satisfacción de los usuarios internos.”

9. Revise el documento “Conceptualización de un Programa de Gestión Documental”. A

partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga de cada

una, una explicación

ARTICULO EXPLICACION

Constitución Política Art. 20 “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

Toda persona, tendrá el derecho de expresar, opinar, criticar, exponer sus ideas y recibir información. Sin importar su sexo, color, genero, todos tienen el mismo derecho de recibir información y estar informado en los diferentes medios de difusión de información.

Artículo 70. “El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional. La cultura en sus diversas manifestaciones es fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la difusión de los valores culturales de la Nación”.

Para investigación, enseñanza, consulta en la educación, el estado debe fomentar al acceso a la cultura en igualdad de condiciones

Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica”.

Por ser patrimonio cultural, el estado será el encargado de conservar y darle la propia administración, estos no pueden ser de actos innatos, al contrario debe ser de atención constante, bien manipulada ya que se construye y difusiona un patrimonio cultural.

Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable”.

Toda persona tendrá el derecho a ingresar a su información, siempre y cuando esté autorizada.

Ley 80 de 1989 “Por el cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el sistema Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Norma por la cual se crea el Archivo General de la Nación, ente principal encargada de la administración, custodia, manipulación y planeación de nuevos procesos archivísticos hacia las organizaciones.

10. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

De la CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA:

ARTICULO 15:

Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el

Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y

rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de

entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías

consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser

interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que

establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del

Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en

los términos que señale la ley.

ARTÍCULO 8. Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales

de la Nación.

ARTÍCULO 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y

opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de

comunicación.

ARTÍCULO 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades

por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá

reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

CONCLUSIONES

Por medio de este trabajo se logra entender los diferentes conceptos archivísticos, de que

se diferencia cada uno, para que implementar las TRD, como realizarlas los pasos a seguir

y continuo seguimiento, se logra tener un concepto más amplio y claro acerca del

Programa de Gestión Documental y sus componentes.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA

PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL – AGN

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=1232

LEY 80 DE 1989

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=4339

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA

http://www.banrep.gov.co/regimen/resoluciones/cp91.pdf

GESTION DOCUMENTAL

http://www.sociedadelainformacion.com/12/Gestion%20Documental.pdf

PROCESOS PARA UN PROGRAMA GESTION DOCUMENTAL

http://www.cali.gov.co/publico2/documentos/informatica/Documento_Referencia4.pdf

LEY 594 DEL 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVOS

http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023

GUIA IMPLEMENTACION DE UN PGD

http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1234#