INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL ... · auditada se levantará un Plan de...

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIACON ENFOQUE INTEGRAL –

MODALIDAD REGULAR

Código: F-120-12

Versión: 01Fecha de aprobación: 24 de Febrero de

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INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUEINTEGRAL MODALIDAD REGULAR

CENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONESEXPOFERIA TULUA S.A.S

VIGENCIAS 2012-2013

CMT – No 02Fecha Marzo 2014


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AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

Contralor Municipal Tuluá Valle del Cauca Gilberto Castrillón Valencia

Coordinador de Auditoria Sandra Patricia Arredondo Gómez

Representante Legal de la Entidad Juan Carlos Callejas Aristizabal

Equipo de Auditoria: Luz Piedad Perea RoldánAdministradora de Empresas

Edgar García MarínIngeniero Industrial

Carlos Octavio Quitian MartínezAbogado

Personal de Apoyo Eliana Martínez LlanosContador Público

Álvaro Rodríguez MoranteAdministrador Público


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TABLA DE CONTENIDO DEL INFORME

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 51. METODOLOGIA................................................................................................ 6

1.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA...................................................................... 61.2 PLAN DE MEJORAMIENTO....................................................................... 71.3 QUEJAS ..................................................................................................... 7

2. HECHOS RELEVANTES .................................................................................. 82.1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA............................................................ 9

3. FACTOR DE GESTIÓN Y RESULTADOS ...................................................... 103.1. PLANEACION........................................................................................... 103.2. ACTUACION DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Y JUNTADIRECTIVA......................................................................................................... 11

3.2.1. Conformación de Accionista y Junta Directiva ................................... 123.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................ 123.4. GESTION DOCUMENTAL....................................................................... 143.5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ............................................................... 143.6. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL FACTOR DE GESTION YRESULTADO...................................................................................................... 15

4. FACTOR FINANCIERO Y DE PRESUPUESTO ............................................. 184.1. OBSERVACIONES LINEA FINANCIERA ESTADOS FINANCIEROS ..... 184.2 APLICACIÓN DE NORMAS DE CONTABILIDAD, RENDICION DEINFORMACION. ................................................................................................. 194.3 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS .............................................................. 20

4.3.1. Declaración de Renta y Complementarios ......................................... 204.3.2. Declaraciones de Retención en la Fuente.......................................... 214.3.3. Impuesto para la Equidad CREE........................................................ 224.3.4. Impuesto a las Ventas IVA ................................................................. 22

4.4. CONTROL INTERNO CONTABLE........................................................... 244.5. SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO............................................... 244.6. INGRESOS............................................................................................... 244.7. EGRESOS ................................................................................................ 254.8. CUENTAS DE ORDEN............................................................................. 254.9. EVALUACION ESTADOS CONTABLES VIGENCIA FISCAL 2.012 Y 2.013

264.9.1. Detalle del Efectivo – Disponible Caja y Bancos ................................ 274.9.2. Rentas por Cobrar.............................................................................. 28


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4.9.3. Deudores y Provisión de Deudores.................................................... 294.9.4. Propiedad, Planta y Equipo ................................................................ 34

4.10. PASIVOS............................................................................................... 364.11. PATRIMONIO........................................................................................ 394.12. ESTADO DE RESULTADOS – (ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA,ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL)............................................................. 40

4.12.1. Ingresos Operacionales y Otros ingresos............................................ 414.13. GASTOS................................................................................................ 424.14. COSTOS ............................................................................................... 444.15. CUENTAS DE ORDEN.......................................................................... 45

OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS...... 454.16 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL FACTOR FINANCIERO ............ 464.17. EVALUACION Y OBSERVACIONES DE INFORMACION CONTABLEVIGENCIA FISCAL 2.012 ................................................................................... 56

4.17.1. Revisión de Ingresos ........................................................................... 564.17.3. Consignaciones ................................................................................... 634.17.4. Egresos ............................................................................................... 63

4.18. EVALUACION Y OBSERVACIONES DE INFORMACION CONTABLE 66VIGENCIA FISCAL 2.013 ................................................................................... 66

4.18.1 Revisión de Ingresos.......................................................................... 664.18.2. Conciliaciones Bancarias .................................................................... 704.18.3. Gestión de Cartera .............................................................................. 714.18.4. Revisión de Egresos............................................................................ 72

4.19. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS EVALUACION INFORMACIONCONTABLE VIGENCIA FISCAL 2.012 y 2.013 .................................................. 804.20. GESTIÓN PRESUPUESTAL................................................................. 85

4.20.1. Presupuesto General........................................................................... 864.20.2. Ingresos............................................................................................... 864.20.3. Gastos. ................................................................................................ 904.20.4. Estados Presupuestales ...................................................................... 91

4.21. CONSOLIDADO DE HALLAZGO EVALUACION DE PRESUPUESTO 925. FACTOR DE LEGALIDAD............................................................................... 94

5.1. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL FACTOR DE LEGALIDAD ........ 95FUNCION DE ADVERTENCIA “EXPOFERIAS “ ................................................. 100OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CENTRO REGIONAL DENEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONES EXPOFERIAS TULUA S.A.S ...... 101DICTAMEN INTEGRAL ....................................................................................... 103RESUMEN DE HALLAZGOS............................................................................... 105


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INTRODUCCIÓN

Este informe contiene los resultados obtenidos en desarrollo de la Auditoria conenfoque Integral practicada por la Contraloría Municipal de Tuluá Valle, al CentroRegional de Negocios, Servicios y Exposiciones Expoferias S.A.S Tuluá Valle,utilizando como herramientas las normas legales, el análisis y el conocimiento, conel fin de dar un concepto integral sobre la gestión en las vigencias de 2012 y 2013,desde diferentes ejes temáticos.

Esta auditoría se desarrolló con un énfasis especial en el cumplimiento de lafunción que le corresponde a las Contralorías, y a los resultados que de ella sederivan en procura de un mejor bienestar de la población de su área de influencia.

En busca de éste objetivo, se realizó un trabajo con un equipo interdisciplinario deprofesionales, la colaboración de los funcionarios de la entidad y la información porellos suministrada.

El presente informe se inicia describiendo los hechos relevantes del contexto queenmarcan el proceso auditor. Acto seguido se describe la metodología utilizadapara entrar a la narración de los principales resultados obtenidos durante laauditoria.


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1. METODOLOGIA

El propósito fundamental de esta Auditoria es determinar si el Centro Regional deNegocios, Servicios y Exposiciones Expoferias S.A.S Tuluá Valle, ha contado conun direccionamiento claro y visible, que le permitiera poseer operacionesadministrativas y asistenciales eficientes y efectivas, a fin de cumplir con su misióna través de la prestación de servicios a sus usuarios.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con las Normas de AuditoriaGubernamentales Colombianas (NAGC), compatibles con las NormasInternacionales de Auditoria (NIAS), de la Nueva Guía de Auditoria Territorial deColombia (NGATC), con políticas y procedimientos de auditoría con enfoqueintegral prescritos por la Contraloría Municipal de Tuluá Valle del Cauca,consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas,de planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione unabase razonable para fundamentar los conceptos y la opinión expresada en elinforme integral.

La Auditoría se realizó sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias ydocumentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de losEstados Contables consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales, losestudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles detrabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tuluá.El trabajo se realizó con un equipo interdisciplinario conformado por seis (6)profesionales en las áreas de Administración Pública, Administración de Empresas,Derecho, Contaduría Pública, e Ingeniería Industrial.

Este equipo de profesionales realizó el análisis documental, entrevistas, encuestas,discusiones y concertaciones en mesas de trabajo.

La Contraloría Municipal de Tuluá, Valle del Cauca espera que este informecontribuya al mejoramiento continuo de la Entidad y con ello a una eficienteadministración de los recursos Públicos.

1.1. ALCANCE DE LA AUDITORIA


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El Dictamen integral consolidado derivado de los resultados de la presenteauditoria, corresponde y se limita al análisis de la gestión realizada por la entidaden el periodo comprendido entre Enero 01 de 2012 al 31 de Diciembre de 2013.

1.2 PLAN DE MEJORAMIENTO

El grupo auditor de la Contraloría Municipal de Tuluá, no encontró evidencia de laexistencia de un Plan de Mejoramiento del Centro Regional de Negocios, Serviciosy Exposiciones Expoferias S.A.S Tuluá Valle, ya que ésta entidad no fue objeto deAuditoria con Enfoque Integral Modalidad Regular por parte de la ContraloríaDepartamental del Valle del Cauca.

Con el informe final, resultante del proceso auditor que se practica a la entidadauditada se levantará un Plan de Mejoramiento, donde se adelanten acciones ymetas que permitan solucionar las debilidades encontradas en el presenteinforme, que sirva como instrumento para la mejora de los procesos que beneficiana la comunidad como parte activa del objeto misional del Centro Regional deNegocios, Servicios y Exposiciones Expoferias S.A.S Tuluá Valle.

1.3 QUEJAS

No se presentaron quejas antes ni durante el proceso auditor.


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2. HECHOS RELEVANTES

La Junta Municipal de Ferias y Exposiciones del Municipio de Tuluá, Departamentodel Valle del Cauca, es una persona jurídica de derecho público sin ánimo de lucro,con autonomía jurídica y patrimonial, constituida mediante decreto 164 de octubrede 1954 expedido por la Alcaldía de Tuluá, la cual ha venido desarrollando desdehace más de cincuenta (50) años eventos como la Feria de Exposiciones yAgropecuaria.

Dado que La Junta de Ferias no cuenta con una estructura jurídica yorganizacional sólida, puesto que su creación no atiende los parámetrosestablecidos por la normatividad de la época para constituir entidades de lanaturaleza que pretendió ostentar; se hace necesario aprovechar la dinámica de laJunta de Ferias y sus actividades, para convertirla en un modelo organizacionalexitoso que proyecte sus actividades no solo a nivel local, sino regional y nacionaly modelo que debe atender la normatividad vigente en cuanto a su creación yfuncionamiento.

Para desarrollar algunos programas y proyectos incluidos en el Plan de Desarrollo2008-2011 del Municipio de Tuluá, el señor Alcalde presentó un Proyecto deAcuerdo ante el Honorable Concejo Municipal, con el fin de que le otorgaranfacultades para llevar a cabo la constitución del nuevo Ente jurídico quereemplazara la Junta de Ferias y Exposiciones del Municipio de Tuluá, teniendoen cuenta la elaboración diagnóstico y posterior diseño de la nueva estructurafinanciera, administrativa y jurídica de la Junta de Ferias y Exposiciones de Tuluá.Mediante Acuerdo 031 de diciembre de 2009 del Honorable Concejo Municipal deTuluá, se facultó y autorizó al Alcalde Municipal para constituir una Entidad deeconomía mixta denominada Centro Regional de Negocios, Servicios yExposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A., con carácter de Entidad descentralizadadel nivel Municipal, de naturaleza comercial, La cual reemplazó integralmente a laJunta de Ferias y Exposiciones de Tuluá.

Dicha Sociedad funcionará como Entidad de economía mixta destinada a lapromoción, financiación, ejecución de ferias, congresos, convenciones, eventos,recreación, espectáculos, capacitación, transferencia de tecnología, actividadespara la promoción y fortalecimiento del sector agropecuario, actividades para la


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promoción y conservación de las tradiciones culturales, ejecución de actividadestendientes al aprovechamiento del tiempo libre, mantenimiento y construcción deinfraestructura de espectáculos, y de manera general al mantenimiento yconstrucción de infraestructura vinculada a su objeto social, que impulse eldesarrollo recreacional, industrial, agropecuario, ambiental, social, cultural ycomercial coliseo de ferias de Tuluá, explotación de la marca registrada feria deTuluá y de todas las marcas que se deriven de ella.

Expoferias S.A podrá celebrar convenios o contratos con el Municipio de Tuluá,para el manejo, conservación, mejoramiento y enlucimiento de la infraestructurafísica asociada a la feria de Tuluá.

Igualmente se determinó en dicho Acuerdo que el Municipio y sus Entesdescentralizados tendrían una participación accionaria mayoritaria, superior al 90%del capital.

Por medio del Acta No 004 de agosto de 2012 se aprueban por unanimidad losEstatutos de la Sociedad Centro Regional de Negocios, Servicios y ExposicionesEXPOFERIAS Tuluá S.A.S. dejando sin efecto los estatutos, reformas ymodificaciones anteriores, en el cual pasa de Sociedad Anónima S.A. a Sociedadpor Acciones Simplificadas S.A.S; dicho documento se encuentra legalizado por laRepresentante Legal de la Entidad.

2.1. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

En el Plan General de Auditorias de la Contraloría Municipal de Tuluá Valle PGA2014, se programó Auditoria Integral Modalidad Regular al Centro Regional deNegocios, Servicios y Exposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A.S., vigencias 2012-2013, en cumplimiento de las políticas, planes y programas; examen a los recursosdisponibles, involucrados en las diferentes actividades y procesos verificando quefueron asignados, distribuidos y utilizados de acuerdo con los principios deeficiencia, eficacia, economía, efectividad, equidad y oportunidad, para establecerla coherencia entre lo planeado y lo ejecutado, en cumplimiento de su MisiónConstitucional y de la normatividad vigente.

A continuación se desarrollan los puntos temáticos objeto de auditoría, con losresultados obtenidos de acuerdo a su evaluación.


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3. FACTOR DE GESTIÓN Y RESULTADOS

Se evaluaron las diferentes áreas del Centro Regional de Negocios, Servicios yExposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A.S., con el fin de determinar la forma en quese elaboró su planeación y el cumplimiento de los objetivos, planes y programaspropuestos para las vigencias 2012-2013; examinando si los recursos aforados enlas diferentes actividades, fueron asignados, distribuidos y utilizados de maneraeficiente, eficaz y normativamente.

3.1. PLANEACION

Se evidencio que Mediante Acuerdo 031 de diciembre de 2009 del HonorableConcejo Municipal de Tuluá, se facultó y autorizó al Alcalde Municipal paraconstituir una Empresa de economía mixta denominada Centro Regional deNegocios, Servicios y Exposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A., con carácter deEntidad descentralizada del nivel Municipal, de naturaleza comercial, La cualreemplazó integralmente a la Junta de Ferias y Exposiciones de Tuluá.

Se evidenció que el Acuerdo en mención, determinó que la Sociedad que seconstituya funcionará como Entidad de economía mixta destinada a la promoción,financiación, ejecución de ferias, congresos, convenciones, eventos, recreación,espectáculos, capacitación, transferencia de tecnología, actividades para lapromoción y fortalecimiento del sector agropecuario, actividades para lapromoción y conservación de las tradiciones culturales, ejecución de actividadestendientes al aprovechamiento del tiempo libre, mantenimiento y construcción deinfraestructura de espectáculos, y de manera general al mantenimiento yconstrucción de infraestructura vinculada a su objeto social, que impulse eldesarrollo recreacional, industrial, agropecuario, ambiental, social, cultural ycomercial coliseo de ferias de Tuluá, explotación de la marca registrada feria deTuluá y de todas las marcas que se deriven de ella.

Se evidenció que Expoferias S.A.S podrá celebrar convenios o contratos con elMunicipio de Tuluá, para el manejo, conservación, mejoramiento y enlucimiento dela infraestructura física asociada a la feria de Tuluá.Igualmente se determinó en dicho Acuerdo que el Municipio y sus Entesdescentralizados tendrían una participación accionaria mayoritaria, superior al 90%del capital.


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Se evidenció que existe un Contrato de Administración No 001 de diciembre de2010 suscrito entre el Municipio de Tuluá y Centro Regional de Negocios, Serviciosy Exposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A. para administrar el bien inmuebledenominado Coliseo de Ferias Manuel Victoria Rojas.

Se evidenció que en las vigencias 2012-2013, la Entidad no cuenta con un Plan deDesarrollo institucional como Ente descentralizado, que goza de autonomíafinanciera, presupuestal y administrativa; incumpliendo lo establecido en el artículo41 de la ley 152 de 1994 y la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y el articulo49 capitulo II literal (a) de los Estatutos de la Sociedad que dice “Formular lapolítica general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y los planes yprogramas, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y la Ley Orgánica delPresupuesto, deben ajustar a los planes sectoriales y, a través de estos, al Plande Desarrollo Municipal “.

No se evidenció un Plan Indicativo a través del cual se lleve el control deindicadores de cumplimiento a los planes, programas y proyectos de la Institución,con índices de eficiencia, eficacia y efectividad, ni hay un plan de accióninstitucional detallado por áreas, incumpliendo lo establecido en el artículo 41 de laley 152 de 1994 y la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y el articulo 49capitulo II literal (a) de los Estatutos de la Sociedad.

Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 los Gerentes de la época,presentaron los informes de gestión anual a la asamblea general de accionistas,cumpliendo con lo establecido en el artículo 57 literal (g) de los Estatutos de laSociedad.

3.2. ACTUACION DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Y JUNTADIRECTIVA.

Se evidenció que por medio del Acta No 004 de agosto de 2012 se aprueban porunanimidad los Estatutos de la Sociedad Centro Regional de Negocios, Servicios yExposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A.S. dejando sin efecto los estatutos,reformas y modificaciones del Acta sin número de constitución de la SociedadCentro Regional de Negocios, Servicios y Exposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A.del 10 de marzo de 2010, en el cual pasa de Sociedad Anónima S.A. a Sociedadpor Acciones Simplificadas S.A.S; dicho documento se encuentra legalizado por laRepresentante Legal de la Entidad.


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3.2.1. Conformación de Accionista y Junta Directiva

La Junta de Accionistas está conformada de la siguiente forma:

MUNICIPIO DE TULUÁ con 228 acciones equivalentes al 46.4%. INFITULUA con 228 acciones equivalentes al 46.4%. CETSA con 10 acciones equivalentes al 2 %. COGACENVALLE con 5 acciones equivalentes al 1.02%. CENTROAGUAS S.A.ESP con 10 acciones equivalentes al 2.04 %. FENALCO con 10 acciones equivalentes al 2.04%. TOTALES: 491 acciones equivalentes al 100 %.

Se evidenció que la Sociedad EXPOFERIAS S.A.S. posee una Junta Directivaintegrada por cinco (5) miembros principales, con sus respectivos suplentesnominales, elegidos por la Asamblea General de Accionista, para un periodo de un(1) año; los cuales podrán ser reelegidos.

Igualmente la Sociedad EXPOFERIAS S.A.S. tendrá un Gerente General, que esel Representante Legal, judicial y extrajudicialmente, de libre nombramiento yremoción, el cual tendrá un suplente y serán designados por la Junta Directiva dela Sociedad.

Se evidenció que la Junta Directiva de EXPOFERIAS S.A.S. Sesionó durante lasvigencias 2012-2013 dando cumplimiento al artículo 46 capítulo II de los Estatutosde la Entidad.

3.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Se evidenció que la Entidad Centro Regional de Negocios, Servicios yExposiciones EXPOFERIAS Tuluá S.A.S en las vigencias 2012-2013 cuenta en suplanta de cargos los siguientes funcionarios:

Un (1) Gerente General o Representante legal y su suplente elegido por laJunta Directiva, empleado público de libre nombramiento y remoción de laJunta Directiva.

Una (1) Secretaria Ejecutiva; mediante Acuerdo No 002 de febrero de 2012de la Junta Directiva de la Sociedad, se crea el cargo de secretariaejecutiva, empleo público de libre nombramiento y remoción, para manejarla parte administrativa de la Entidad, de acuerdo al manual de funciones


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específicas y competencias laborales, estipulado en los Estatutos de laJunta Directiva.

Un (1) Contador público por prestación de servicios, para atender la partecontable y presupuestal de la Sociedad.

Se evidencio que las vigencias 2012-2013 la Entidad posee una estructuraorganizacional muy reducida, para atender las múltiples funciones administrativaspropias de un Ente descentralizado de economía mixta, La cual no contribuye a lagestión por procesos ni a la satisfacción en la prestación del servicio al ciudadano,incumpliendo lo estipulado en el artículo 49 del capítulo II literal (e) de losEstatutos de la Sociedad, que dice : “Determinar con sujeción a la ley, la estructuraadministrativa interna de la Entidad y aprobar el manual de funciones ycompetencias laborales de los empleados y funcionarios al servicio de la misma;fijar la escala de remuneración de sus servidores y demás reglamentos que la leyestablezca de conformidad con las previsiones legales y reglamentarias“.

Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 la entidad tienen concentrada laresponsabilidad de la totalidad de las transacciones contables, presupuestales yde tesorería en una servidora contratista que ejerce las funciones de contador,incumpliendo las normas de control interno para las entidades del estado yderecho privado que reciban dineros del estado, en cuanto a que se deben definirclaramente el alcance de las funciones y establecer limite en lasresponsabilidades evitando la concentración de funciones en un solo funcionario.

Se evidenció que las vigencias 2012-2013 la Entidad no posee un Abogado quemaneje la parte jurídica y contractual.

Se evidenció que en la Entidad en las vigencias 2012-2013, no poseedocumentación, o acto administrativo que certifique la creación de la Oficina deRecursos Humano donde se trazaran Estrategias y Políticas de Talento Humanoconducentes a mejorar las condiciones laborales, clima organizacional y el nivel decompetencias al interior de la Entidad, incumpliendo lo estipulado en el artículo 49capitulo II literal (e) de los Estatutos de la Sociedad.

Se evidencio que la Entidad en las vigencias 2012-2013, no posee documentación,o acto administrativo que certifique la Creación de la Oficina de Control Interno, eimplementación de los Sistemas Integrados de Calidad; incumpliendo loestablecido en la ley 87 de 1993 y su Decreto reglamentario 1599 de 2005 y la ley872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de 2004, que habla de la adopciónde la Norma Técnica de Calidad NTC-GP1000 de 2009 y el Articulo 93 CapítuloV de los Estatutos de la Sociedad, que dice “ Del control Interno : En la Sociedad


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Centro Regional de Negocios, Servicios y Exposiciones EXPOFERIAS TuluáS.A.S., el control interno será ejercido de manera total y permanente por cadaservidor y empleado, de acuerdo con su nivel jerárquico, funcional y decompetencia, según la estructura señalada. El control será ejercido sobre latotalidad de las actividades e implica el control de legalidad y conveniencia de losactos. PARAGRAFO: La Junta Directiva desarrollará los procedimientos y cargosdel control interno, de conformidad con la ley 87 de 1993 y las normas que lamodifiquen, adicionen o complementen “

3.4. GESTION DOCUMENTAL

Se evidencio que La Entidad en las vigencias 2012-2013, no está dandocumplimiento a cabalidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, en cuanto a laimplementación de un Programa de Gestión Documental que permita hacerseguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos, a laimplementación de las Tablas de Retención Documental y a la trazabilidad deldocumento al interior de la entidad. En cuanto en el Manual de Funciones de laSecretaria Ejecutiva, está incluido atender lo referente al archivo de la Entidad.

Se evidenció que el proceso de clasificación y organización no se ejecuta conuniformidad de criterios acorde a las Tablas de Retención Documental – TRD en elespacio de la entidad; en el cual los expedientes no posee Lista de chequeo oíndice documental, carpetas sin foliar, ni conservan su contenido en ordencronológico, incumplimiento lo establecido en la ley 594 de 2000.

Se evidenció que el depósito de archivo de la Entidad no cuenta con lascondiciones de edificación, almacenamiento, de seguridad, el cual no brinda lasmínimas condiciones de seguridad y funcionalidad, que garanticen la adecuadaconservación de los acervos documentales Acuerdo 049 de 2000.

3.5. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 En lo relacionado a los Sistemas deInformación, se realizó seguimiento a la aplicación de políticas de protección de losdispositivos informáticos, licenciamiento y demás herramientas tecnológicas quesirven de apoyo a las funciones adelantas en la Empresa de EXPOFERIAS .S.A.S,en cuanto al estándar de la seguridad en la información, la Entidad no posee unaplataforma tecnológica, los equipos de cómputos e implementos tecnológicos noposeen los respectivos formato de hoja de vida, en los cuales debe quedarconsignada la información relacionada a Marca del equipo, serial del equipo,periféricos conectados, serial periféricos, los cuales están obsoletos y no son


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propios, incumpliendo lo establecido en la norma ISO 27001. Se evidenció que enlas instalaciones de la Entidad poseen internet Banda ancha con wifi.

Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 la Entidad poseen una página deinternet, en el cual muestran lo relacionado con la Feria de Exposición; más no unPortafolio de Servicios que presta la Sociedad EXPOFERIAS S.A.S.

3.6. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL FACTOR DE GESTION YRESULTADO

3.6.1. Hallazgo Administrativo No 01

Se evidenció que en la vigencia 2012-2013, la Entidad no cuenta con un Plan deDesarrollo institucional como Ente descentralizado, que goza de autonomíafinanciera, presupuestal y administrativa; incumpliendo lo establecido en el artículo41 de la ley 152 de 1994 y la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción y el articulo49 capitulo II literal (a) de los Estatutos de la Sociedad que dice “Formular lapolítica general de la empresa, el plan de desarrollo administrativo y los planes yprogramas, conforme a la Ley Orgánica de Planeación y la Ley Orgánica delPresupuesto, deben ajustar a los planes sectoriales y, a través de estos, al Plande Desarrollo Municipal“.


No se evidenció en las vigencias 2012-2013 un Plan Indicativo a través del cual selleve el control de indicadores de cumplimiento a los planes, programas yproyectos de la Institución, con índices de eficiencia, eficacia y efectividad, ni hayun Plan de Acción Institucional detallado por áreas, incumpliendo lo establecido enel artículo 41 de la ley 152 de 1994 y la ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción yel articulo 49 capitulo II literal (a) de los Estatutos de la Sociedad.


Se evidencio que las vigencias 2012-2013 la Entidad posee una estructuraorganizacional muy reducida, para atender las múltiples funciones administrativaspropias de un Ente descentralizado de economía mixta, La cual no contribuye a lagestión por procesos ni a la satisfacción en la prestación del servicio al ciudadano,incumpliendo lo estipulado en el artículo 49 del capítulo II literal (e) de losEstatutos de la Sociedad, que dice : “Determinar con sujeción a la ley, la estructuraadministrativa interna de la Entidad y aprobar el manual de funciones ycompetencias laborales de los empleados y funcionarios al servicio de la misma;


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fijar la escala de remuneración de sus servidores y demás reglamentos que la leyestablezca de conformidad con las previsiones legales y reglamentarias”.

3.6.4. Hallazgo administrativo No 04

Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 la entidad tienen concentrada laresponsabilidad de la totalidad de las transacciones contables, presupuestales yde tesorería en una servidora contratista que ejerce las funciones de contador,incumpliendo las normas de control interno para las entidades del estado yderecho privado que reciban dineros del estado, en cuanto a que se deben definirclaramente el alcance de las funciones y establecer limite en lasresponsabilidades evitando la concentración de funciones en un solo funcionario.


Se evidenció que la Entidad en las vigencias 2012-2013 no posee un Abogado quemaneje la parte jurídica y contractual.


Se evidenció que en la Entidad en las vigencias 2012-2013, no poseedocumentación, o acto administrativo que certifique la creación de la Oficina deRecursos Humano donde se trazaran Estrategias y Políticas de Talento Humanoconducentes a mejorar las condiciones laborales, clima organizacional y el nivel decompetencias al interior de la Entidad, incumpliendo lo estipulado en el artículo 49capitulo II literal (e) de los Estatutos de la Sociedad.


Se evidencio que la Entidad en las vigencias 2012-2013, no posee documentación,o acto administrativo que certifique la Creación de la Oficina de Control Interno, eimplementación de los Sistemas Integrados de Calidad; incumpliendo loestablecido en la ley 87 de 1993 y su Decreto reglamentario 1599 de 2005 y la ley872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de 2004, que habla de la adopciónde la Norma Técnica de Calidad NTC-GP1000 de 2009 y el Articulo 93 CapítuloV de los Estatutos de la Sociedad, que dice “ Del Control Interno : En la SociedadCentro Regional de Negocios, Servicios y Exposiciones EXPOFERIAS TuluáS.A.S., el control interno será ejercido de manera total y permanente por cadaservidor y empleado, de acuerdo con su nivel jerárquico, funcional y decompetencia, según la estructura señalada. El control será ejercido sobre latotalidad de las actividades e implica el control de legalidad y conveniencia de los


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actos. PARAGRAFO: La Junta Directiva desarrollará los procedimientos y cargosdel control interno, de conformidad con la ley 87 de 1993 y las normas que lamodifiquen, adicionen o complementen “


Se evidencio que La Entidad en las vigencias 2012-2013, no está dandocumplimiento a cabalidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000, en cuanto a laimplementación de un Programa de Gestión Documental que permita hacerseguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientos de los ciudadanos, a laimplementación de las Tablas de Retención Documental y a la trazabilidad deldocumento al interior de la entidad. En cuanto en el Manual de Funciones de laSecretaria Ejecutiva, está incluido atender lo referente al archivo de la Entidad.


Se evidenció que el proceso de clasificación y organización no se ejecuta conuniformidad de criterios acorde a las Tablas de Retención Documental – TRD en elespacio de la entidad; en el cual los expedientes no posee Lista de chequeo oíndice documental, carpetas sin foliar, ni conservan su contenido en ordencronológico, incumplimiento lo establecido en la ley 594 de 2000.


Se evidenció que el depósito de archivo de la Entidad no cuenta con lascondiciones de edificación, almacenamiento, de seguridad, el cual no brinda lasmínimas condiciones de seguridad y funcionalidad, que garanticen la adecuadaconservación de los acervos documentales Acuerdo 049 de 2000.


Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 En lo relacionado a los Sistemas deInformación, se realizó seguimiento a la aplicación de políticas de protección de losdispositivos informáticos, licenciamiento y demás herramientas tecnológicas quesirven de apoyo a las funciones adelantas en la Empresa de EXPOFERIAS .S.A.Sen cuanto al estándar de la seguridad en la información, la Entidad no posee unaplataforma tecnológica, los equipos de cómputos e implementos tecnológicos noposeen los respectivos formato de hoja de vida, en los cuales debe quedarconsignada la información relacionada a Marca del equipo, serial del equipo,periféricos conectados, serial periféricos, los cuales están obsoletos y no sonpropios, incumpliendo lo establecido en la norma ISO 27001.


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Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 la Entidad poseen una página deinternet, en el cual muestran lo relacionado con la Feria de Exposición; más no unPortafolio de Servicios que presta la Sociedad EXPOFERIAS S.A.S.

4. FACTOR FINANCIERO Y DE PRESUPUESTO

4.1. OBSERVACIONES LINEA FINANCIERA ESTADOS FINANCIEROS

GENERALIDADES

La empresa Centro Regional de Negocios, Servicios y Exposiciones de TuluáEXPOFERIAS Tuluá S.A.S es una entidad de economía mixta creada medianteEscritura pública de constitución 580 de Marzo 24 de 2.010 otorgada en la NotaríaPrimera de Tuluá, y surge de la autorización que tiene el Alcalde municipal deTuluá otorgada mediante el Acuerdo 031 del 7 de Diciembre de 2.009 del ConcejoMunicipal de Tuluá, en el cual se le faculta para crear una sociedad de economíamixta cuyo fin sea promover, financiar y ejecutar ferias, exposiciones, y diversoseventos para impulsar el desarrollo recreacional, industrial, agropecuario,ambiental, social, cultural y comercial a nivel regional, nacional e internacional.Igualmente se le otorgó la administración del Coliseo de Ferias y ExposicionesManuel Victoria Rojas, así como los derechos de explotación de la marcaregistrada Feria de Tuluá y las marcas que se deriven de ella.

La composición accionaria de la entidad es la siguiente:

ACCIONISTA No.Acciones Vr. Nominal Valor Total de

las Acciones% de

ParticipaciónMunicipio de Tuluá 228 $1.000.000 $228.000.000 46,44%Infituluá 228 1.000.000 228.000.000 46,44%Cogancevalle 5 1.000.000 5.000.000 1,02%Compañía de Electricidad S.A. 10 1.000.000 10.000.000 2,04%Fenalco Tuluá 10 1.000.000 10.000.000 2,03%Centro Aguas S.A. ESP 10 1.000.000 10.000.000 2,03%TOTAL 491 $491.000.000 100%

La Mayor participación accionaria está en cabeza del Municipio de Tuluá y deInfituluá con un total del 92,88% de capital público, por lo tanto como los aportes


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estatales superan el 90% del total del capital, Expoferias Tuluá SAS se somete alrégimen de las sociedades comerciales e industriales del estado.

Según se refleja en Escrituras, certificado de Cámara de comercio y registroscontables de la cuenta de Patrimonio, el patrimonio institucional fue suscrito ypagado en su totalidad. Registro cuenta 320401 Patrimonio Institucional Capitalsuscrito y pagado por $491.000.000.

4.2 APLICACIÓN DE NORMAS DE CONTABILIDAD, RENDICION DEINFORMACION.

La entidad auditada para las vigencias 2.012 y 2.013 da cumplimiento a lopreceptuado en el Plan General de Contabilidad Pública para la preparación de suinformación financiera, dando aplicación al Catálogo General de cuentas público yaplicación del marco conceptual en cuanto a normas y procedimientosdeterminados por la Contaduría General de la Nación y establecidos en el PlanGeneral de Contabilidad Pública.

En el informe de Revisor Fiscal del año 2.013 se observa en el punto 2“Limitaciones y deficiencias generales de tipo operativo o administrativo queinciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia yrazonabilidad de las cifras”, que se establece la ausencia de procesos yprocedimientos del área contable, siendo este un aspecto que se debe fortalecerpor parte de la entidad mediante la adopción de políticas claras y documentadaspara el manejo de la información contable y financiera.

Al efectuar revisión de la documentación fuente para los registros contables, sehace la observación que no está organizada con todos los documentos soportesque hacen parte de un registro contable de forma unificada, sino que algunos deestos documentos reposan en otras carpetas que no corresponden al archivocontable. Lo anterior dificulta labores de revisión y verificación de informaciónfinanciera.

Se recibe la información de los Estados Financieros dictaminados por el RevisorFiscal, Estados Financieros rendidos a la Contaduría General de la Nación ybalances de prueba a nivel de subcuenta de las dos vigencias auditadas. Sobreel estudio pormenorizado de estas cuentas y sus cifras se hacen las observacionesen el análisis de estados financieros que se presenta en este informe.

Se hace la observación que para la vigencia 2.013 se aporta por parte de laEntidad los Estados Financieros con sus notas, los cuales ya fueron presentados


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en la rendición a la Contaduría General de la Nación. Posteriormente espresentado el informe del Revisor Fiscal con unas observaciones y ajustes a esteBalance, generando movimientos contables en esta vigencia, afectando losresultados tanto de Estado de Resultados como cifras del Balance. Estainformación ya fue rendida por la Entidad a la Contaduría, por tanto para lavigencia fiscal 2.013 no es adecuado efectuar ajustes a las cuentas después derendida la información. Los ajustes a que haya lugar para depurar los estadosfinancieros, se deben hacer en el momento que estos se detectan y autorizan porla Junta Directiva, no afectando vigencias ya rendidas a los Entes de Control.

En cuanto a cumplimiento de las obligaciones de rendición de información yreportes ante la Contaduría General de la Nación se evidencian los informes de larendición de las dos vigencias auditadas en las categorías de información contablepública informe saldos y movimientos e informe notas de carácter general. No seevidencia la rendición del informe de control interno contable ni el informe de notasde carácter específico. Tampoco se evidencia la rendición del Boletín de DeudoresMorosos del Estado para ninguna de las dos vigencias auditadas.

Para la vigencia 2.012 se evidenciaron algunas diferencias entre las cifras que sepresentaron en el informe a la Contaduría General de la Nación y lo que aparecereflejado en el Balance General, así como lo que se presenta en el Balance dePrueba por tercero. Estas serán detalladas en el análisis individual que se hace decada cuenta en este informe de Auditoría.

Para la vigencia 2.013 la información ya fue rendida, pero se encuentra queposterior a esta rendición se van a hacer cambios de algunas cifras que fueronaprobados por la Junta Directiva según sugerencia de la Revisoría Fiscal. Por loanterior, las cifras que se presentaron a la Contaduría tampoco van a coincidir conel cierre final de los Estados Financieros.

4.3 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS

En referencia con las obligaciones por concepto de impuestos nacionales,municipales y departamentales, se tomó como muestra lo referente a impuestosnacionales, encontrando que la Entidad tiene inscritas en su RUT las obligacionesde Impuesto Renta y complementarios, Retención en la fuente a título de renta,Retención en la fuente a título de IVA, Impuesto a las Ventas Régimen común,Impuesto para la Equidad CREE, Informante de exógena.

4.3.1. Declaración de Renta y Complementarios


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Para la vigencia 2.012 se evidencia la presentación oportuna de la Declaración deRenta y complementarios de este año gravable en el período 2.013. El añogravable 2.013 aún no tiene vencimiento a la fecha de la Auditoría por tanto no seha presentado esta Declaración. Igualmente ocurre con la información exógenapara la vigencia 2.012 la cual fue presentada, y 2.013 aún no se ha vencido.

Se hace la observación que la Declaración de renta y complementarios presentaun saldo a favor de $88.053.000. Al revisar los Estados financieros esta cifra noestá reflejada en las cuentas de Activo de forma clara pues se presenta solo en lacuenta 142201 Anticipo impuesto sobre la renta un saldo de $43.252.703 al cierrefiscal 2.012 y para el cierre fiscal 2.013 desaparece esta cuenta y presentan unsaldo en la cuenta 142202 Retención en la fuente de $96.665.995,37; no está clarala depuración de la cuenta 1422 de Anticipos o Saldos a favor para determinar elsaldo a favor que arrastra la Declaración de renta y complementarios.

4.3.2. Declaraciones de Retención en la Fuente

Respecto de las Declaraciones de Retención en la fuente a título de Renta y deIVA, se evidencia en la vigencia 2.012 la presentación y pago de algunas de estasdeclaraciones de forma extemporánea, incurriendo en pago de sanciones eintereses de mora, según se presenta en el siguiente cuadro:

DECLARACIONES DE RETENCION EN LA FUENTE AÑO GRAVABLE 2.012

PERIODO VR PAGOIMPUESTO SANCION INTERESES DE

MORATOTAL

PAGADO OBSERVACION

Marzo $1.505.000 $1.505.000 OportunaAbril 1.338.000 $260.000 $30.000 1.628.000 ExtemporáneaMayo 4.427.000 4.427.000 OportunaJunio 14.474.000 1.032.000 1.003.000 16.509.000 CorregidaJulio 4.622.000 4.622.000 OportunaAgosto 2.079.000 2.079.000 OportunaSeptiembre 408.000 408.000 OportunaDiciembre 59.482.000 2.974.000 1.295.000 63.751.000 ExtemporáneaTOTALES $88.335.000 $4.266.000 $2.328.000 $94.929.000

La entidad incurrió en mayores valores de pago por concepto de sanciones eintereses de mora en Retención en la Fuente por un total de $6.594.000correspondientes a la vigencia 2.012.

Para el año gravable 2.013 todas las declaraciones de retención en la fuentefueron presentadas de forma oportuna y sin correcciones, sin generar sanciones niintereses de mora, según se presenta en el siguiente cuadro:


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DECLARACIONES DE RETENCION EN LA FUENTE AÑO GRAVABLE 2.013

PERIODO VR PAGOIMPUESTO SANCION INTERESES

DE MORATOTAL

PAGADO OBSERVACION

Mayo $2.583.000 $2.583.000 OportunaJunio 21.689.000 21.689.000 OportunaJulio 9.761.000 9.761.000 OportunaAgosto 3.219.000 3.219.000 OportunaOctubre 106.000 106.000 OportunaNoviembre 1.245.000 1.245.000 OportunaDiciembre 486.000 486.000 OportunaTOTALES $39.089.000 $39.089.000

4.3.3. Impuesto para la Equidad CREE

Las Declaraciones de Retención de impuesto para la equidad CREE el cualempezó a regir para la vigencia fiscal 2.013, fueron presentadas y pagadas deforma oportuna para los meses en los cuales hubo causación de este impuesto(Mayo, Junio y Diciembre de 2.013).

4.3.4. Impuesto a las Ventas IVA

Durante la vigencia fiscal 2.012 en cuanto a la presentación de declaraciones deimpuesto a las Ventas IVA, se evidenció que solo fue presentado uno de losperíodos del año gravable de forma extemporánea, y los demás periodos no fueronpresentados ni pagados en esta vigencia fiscal:

PERIODO SALDO A FAVOR

ANTERIOR IMPUESTO A

CARGO SANCION

INTERES DEMORA

VALOR APAGAR O SALDO

A FAVOR OBSERVACION

Enero Febrero2012 24.165.000- 138.000 260.000 - 23.767.000-

Extemporanea (con saldo afavor)

TOTAL 24.165.000- 138.000 260.000 - 23.767.000-

DECLARACIONES DE IVA PRESENTADAS EN VIGENCIA FISCAL 2.012

La entidad para la vigencia 2.012 incurrió en mayores valores por concepto desanciones por un total de $260.000. Este valor aunque no tuvo erogación enefectivo, sí disminuyó el saldo a favor que tenía Expoferias Tuluá en susdeclaraciones de IVA, afectando de este modo los Activos al disminuir un derechoadquirido de la Entidad en cuanto a sus saldos a favor de impuestos nacionales.Para la vigencia 2.013, las declaraciones de IVA presentadas y pagadascorrespondieron a las del año gravable 2.013 presentadas de forma oportuna y sincorrecciones ni generación de intereses de mora, y a la presentaciónextemporánea y pago de las declaraciones que quedaron pendientes del año


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gravable 2.012 y además algunas declaraciones del año gravable 2.011 segúncomo se detalla en los siguientes cuadros:

PERIODO SALDO A

FAVORANTERIOR

IMPUESTO ACARGO

SANCION INTERES DE

MORA

VALOR APAGAR O SALDO

A FAVOR OBSERVACION

Marzo Abril2012 (23.767.000) 12.327.000 8.100.000 - 3.340.000-


Mayo Junio2012 (3.340.000) 21.820.000 15.178.000 5.862.000 39.520.000 ExtemporaneaJulio Agosto2012 - (764.000) 2.925.000 - 2.161.000 ExtemporaneaSept Octubre2012 - (1.694.000) 282.000 1.412.000-


Nov Dic 2012 (1.412.000) (5.197.000) 809.000 5.800.000-Extemporanea (con saldo afavor)

Enero Abril2013 (5.800.000) 4.657.000 1.143.000- Oportuna (con saldo a favor)Mayo Agosto2013 (1.143.000) 38.895.000 - 37.752.000 Oportuna

Sept Dic 2013 - 4.540.000 - - 4.540.000 Oportuna (presentada en 2.014)TOTALES (35.462.000) 74.584.000 27.294.000 5.862.000 72.278.000

DECLARACIONES DE IVA PRESENTADAS EN VIGENCIA FISCAL 2.013 (DEAÑO GRAVABLE 2.012 Y 2.013)

En la vigencia 2.013 la entidad incurrió en mayores valores causados por conceptode sanciones e intereses de mora por extemporaneidad en la presentación dedeclaraciones de IVA del año gravable 2.012 por un total de $33.156.000.

En relación con las declaraciones correspondientes al año gravable 2.011 que sepresentaron en la vigencia fiscal 2.013 tenemos:

PERIODO SALDO A

FAVORANTERIOR

IMPUESTO ACARGO

SANCION INTERES DE

MORA

VALOR A PAGARO SALDO A

FAVOR OBSERVACION

EneroFebrero 2011 (647.000) 852.000 260.000 173.000 638.000 ExtemporaneaMarzo Abril2011 - 1.459.000 260.000 1.134.000 2.853.000 Extemporanea

Mayo Junio2011 - 19.052.000 836.000 - 19.888.000

Extemporanea. En la vigencia2.013 solo se abonaron$15.000.000. Queda pendienteel calculo de intereses de moraa la fecha que terminen dehacer el pago

TOTALES (647.000) 21.363.000 1.356.000 1.307.000 23.379.000

DECLARACIONES DE IVA PRESENTADAS EN VIGENCIA FISCAL 2.013 (DE AÑOGRAVABLE 2.011)


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En la vigencia 2.013 se presentaron y pagaron de forma extemporáneadeclaraciones de IVA del año gravable 2.011 generando sanciones e intereses demora por un valor total de $2.663.000.En total en la vigencia fiscal 2.013 se incurrió en mayores valores liquidados porsanciones e intereses de mora de IVA de los años gravables 2.011 y 2.012 por untotal de $35.819.000.

4.4. CONTROL INTERNO CONTABLE

La entidad no presenta informe de control interno contable. Por la estructura de suplanta de personal no cuentan con Oficina Asesora de Control Interno, perotampoco están encargadas las funciones en ninguno de los funcionarios oasesores externos. No se evidencia la rendición a la Contaduría General de laNación del informe de control interno contable para ninguna de las dos vigenciasauditadas.

4.5. SOFTWARE CONTABLE Y FINANCIERO

La entidad cuenta para el manejo de su información financiera y contable con elsoftware Syscafe, en el cual se generan los documentos contables y los diferentesinformes financieros. Este aplicativo tiene integrado el componente dePresupuesto, con lo cual toda la información queda debidamente actualizada almomento de hacer las afectaciones presupuestales y de tesorería.

Se pudo evidenciar que presenta algunas limitaciones en cuanto a la forma degenerar los informes, al menos en relación con los informes solicitados por laAuditoría para adelantar el trabajo de campo. Por ejemplo se evidenció que paralos libros auxiliares no permite ver saldos de las cuentas sino solo su movimiento, yagrupa todas las subcuentas de un grupo en un solo auxiliar, y para que permitaver saldos se debe hacer otro proceso que no permite los cruces de informaciónrequeridos.

4.6. INGRESOS

Los ingresos que percibe la entidad corresponden a las actividades desarrolladaspor el evento ferial del Municipio de Tuluá, las cuales se constituyen básicamenteen los ingresos por taquillas o boletas de entrada al Coliseo de Ferias ManuelVictoria Rojas, alquiler de stands, espacios publicitarios, zonas de espectáculosdentro del recinto del Coliseo de Ferias, y los patrocinios recibidos de las empresasprivadas o públicas que aportan al Evento.


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Para la vigencia fiscal 2.012 Expoferias SAS registra los ingresos por taquillas deforma directa, además de los ingresos por arrendamientos y ventas de publicidad.

Para la vigencia fiscal 2.013 Expoferias SAS estableció la firma de un convenio pormedio del cual entrega el manejo de las taquillas y la zona de espectáculos a unaFundación a cambio de una contraprestación fija que le debe ser pagada. Esdecir, se desarrolla el evento ferial por cuenta y riesgo de la Fundación que debepagar la suma establecida a la Entidad independientemente de los resultadosobtenidos con esta actividad. Además de los ingresos habituales porarrendamientos y ventas de publicidad.

Estas cifras se presentan en el análisis de la cuenta Ingresos de este informe deauditoría, y en el examen contable de la vigencia fiscal 2.013.

Se efectuó revisión selectiva de los ingresos generados por la Entidad a través dela verificación de las facturas de venta de cada una de las vigencias, confrontandocontra los registros contables, extractos bancarios, consignaciones. Igualmente seefectuó revisión del convenio del año 2.013 en cuanto a cifras y cumplimiento delmismo.

4.7. EGRESOS

Se efectuó revisión selectiva de los egresos que genera la entidad medianteinspección de algunas Órdenes de Pago. Dentro de la muestra tomada en laAuditoría se hacen algunas observaciones que se detallan en el informe derevisión de documentos contables.La entidad imputa gastos bajo los rubros de Administración donde se incluye loreferente a pagos de sueldos de administración, salarios y contribucionesinherentes a la nómina; Honorarios, Gastos Generales compuestos por todo lorelacionado con el mantenimiento del Coliseo Manuel Victoria Rojas, Gastos nooperacionales los cuales se componen de los financieros y comisiones; y semaneja la cuenta de Costo de Ventas, donde se registra todo lo concerniente a loscostos directos en los cuales se incurre para el mantenimiento de las locaciones yla logística de los eventos que realiza Expoferias S.A.S.

4.8. CUENTAS DE ORDEN

No se evidencia la existencia de cuentas de Orden dentro de los registroscontables y Estados Financieros de la Entidad.


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No se reflejan en las cuentas de orden los activos que han sido entregados a laEntidad de otros Entes públicos o privados para su administración y custodia bajola modalidad de convenios o contratos de administración.

4.9. EVALUACION ESTADOS CONTABLES VIGENCIA FISCAL 2.012 Y 2.013

Una vez analizados los Estados financieros de la entidad Expoferias Tuluá S.A.S,para las vigencias auditadas, se obtienen los siguientes resultados en relación conlas variaciones de las cuentas de Balance:

COD CUENTA 2013 2012 VARIACION VARIACION %

1 ACTIVOS 488.920.698,21 650.217.086,45 (161.296.388,24) -24,81%11 EFECTIVO 16.194.546,84 37.037.898,86 (20.843.352,02) -56,28%1105 Caja 73.134,00 6.273.315,00 (6.200.181,00) -98,83%1110 Bancos y corporaciones 16.121.412,84 30.764.583,86 (14.643.171,02) -47,60%13 RENTAS POR COBRAR 252.048,00 7.144.638,00 (6.892.590,00) -96,47%1305 Vigencia actual 252.048,00 7.144.638,00 (6.892.590,00) -96,47%14 DEUDORES 423.867.555,37 557.428.001,59 (133.560.446,22) -23,96%1407 Prestación de servicios - 6.363.636,00 (6.363.636,00) -100,00%1420 Avances y anticipos entregados 10.360,00 171.529,00 (161.169,00) -93,96%1422 Anticipos o saldos a favor impuestos 104.967.835,37 125.496.553,59 (20.528.718,22) -16,36%1470 Otros Deudores por arrendamientos 318.889.360,00 425.396.283,00 (106.506.923,00) -25,04%1480 Provision para deudores - - -16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 4.439.881,00 4.439.881,00 - 0,00%1670 Equipos de comunicación y computación 5.231.000,00 5.231.000,00 - 0,00%1685 Depreciación acumulada (791.119,00) (791.119,00) - 0,00%19 OTROS ACTIVOS 44.166.667,00 44.166.667,00 - 0,00%1915 Obras y mejoras en propiedad ajena 44.166.667,00 44.166.667,00 - 0,00%

TOTAL ACTIVOS 488.920.698,21 650.217.086,45 (161.296.388,24) -24,81%

2 PASIVOS 324.319.475,99 488.083.925,41 (81.421.096,74) -16,68%24 CUENTAS POR PAGAR 134.977.089,99 329.075.019,41 (81.421.096,74) -24,74%2401 Adquisición de bienes y servicios 95.930.659,84 177.351.756,58 (81.421.096,74) -45,91%2425 Acreedores seguridad social 2.447.146,00 7.198.816,00 (4.751.670,00) -66,01%2436 Retencion en la fuente e impto timbre 484.854,00 61.738.640,00 (61.253.786,00) -99,21%2440 Impuestos otros impuestos nacionales 10.371.780,00 76.680.491,00 (66.308.711,00) -86,47%2445 Impuesto al valor agregado IVA 25.742.650,15 6.005.315,83 19.737.334,32 328,66%2450 Avances y anticipos recibidos - 100.000,00 (100.000,00) -100,00%25 OBLIGACIONES LABORALES Y DE SSOCIAL 2.835.152,00 8.348.718,00 (5.513.566,00) -66,04%2505 Salarios y prestaciones sociales 2.835.152,00 8.348.718,00 (5.513.566,00) -66,04%27 PASIVOS ESTIMADOS 26.590.530,00 13.401.000,00 13.189.530,00 98,42%2705 Provisión para obligaciones fiscales 13.401.000,00 13.401.000,00 - 0,00%2715 Provisión para prestaciones sociales 13.189.530,00 - 13.189.530,00 100,00%29 OTROS PASIVOS 159.916.704,00 137.259.188,00 22.657.516,00 16,51%2905 Recaudos a favor de terceros 159.984.704,00 137.327.188,00 22.657.516,00 16,50%2917 Retencion impto Ind y comercio ICA (68.000,00) (68.000,00) - 0,00%

3 PATRIMONIO 164.601.222,22 162.133.161,04 2.468.061,18 1,52%32 PATRIMONIO INSTITUCIONAL 164.601.222,22 162.133.161,04 2.468.061,18 1,52%3204 Capital suscrito y pagado 491.000.000,00 491.000.000,00 - 0,00%3230 Resultados del ejercicio anterior (328.866.838,96) (461.103.372,49) 132.236.533,53 -28,68%

Resultados del ejercicio 2.468.061,18 132.236.533,53 (129.768.472,35) -98,13%TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 488.920.698,21 650.217.086,45 (161.296.388,24) -24,81%

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4.9.1. Detalle del Efectivo – Disponible Caja y Bancos

Está constituido por la Caja General y los saldos en entidades financieras decuentas de ahorros y cuentas corrientes que posee la Entidad.Se hace la observación que se refleja para la vigencia 2.012 un saldo en Caja de$6.273.315, y para la vigencia 2.013 se refleja un saldo de $73.134. Respecto deestos valores se pudo establecer que estos no son valores reales en efectivoposeídos por la Entidad al corte de cada una de las vigencias auditadas.

Se evidencia en documentos de la Revisoría Fiscal de la Entidad que para el 30 deJulio de 2.012 se efectuó por parte de esta una revisión a las cuentas del BalanceGeneral, estableciendo que “existe un faltante en caja por valor de $4.000.000 quea la fecha no ha sido justificado y nadie responde”. Es decir que existe un saldo encaja de $6.273.315, de los cuales $4.000.000 han sido establecidos como unfaltante, quedando pendiente por dilucidar la suma de $2.273.315. Sin embargo alcorte de Diciembre 31 de 2.012 no se evidencia ningún ajuste a esta cuenta.

Posteriormente en informe de Revisoría Fiscal entregado a la Junta Directiva el 17de Marzo de 2.014, correspondiente a observaciones del año fiscal 2.013, seestablece que de esta cifra pendiente por dilucidar, se hizo un pago que no habíasido contabilizado como correspondía por valor de $2.200.000. También indicanque los $4.000.000 que habían sido calificados anteriormente como faltantes,corresponden a un mayor valor pagado al señor Luis Carlos Osorio Victoria. LaJunta Directiva aprueba realizar los movimientos contables correspondientes paraajustar los estados financieros según lo establecido en la información de laRevisoría Fiscal, llevando los $4.000.000 como una cuenta por cobrar al señor LuisCarlos Osorio y contabilizando el pago que aún estaba como cuenta por pagar por$2.200.000. Es decir, queda un saldo pendiente aún de $73.315, que nocorresponde a dinero efectivo en caja.

Teniendo en cuenta lo anterior, se evidencia que no se está dando un manejoadecuado y con el control requerido a la contabilización de las operaciones de laEntidad, pues es claro que durante dos vigencias fiscales se ha venidopresentando en la Caja General un saldo que en realidad no corresponde a dineroefectivo poseído por Expoferias Tuluá, es decir no se muestra la realidadeconómica y financiera del ente auditado. Adicional a esto, al detectar a quécorresponden los saldos presentados, existe la presunción de que los $4.000.000que supuestamente fueron un pago en exceso a un tercero no son de fácilrecuperación pues no se cuenta con los mecanismos jurídicos que faciliten esteproceso. Y se muestra además aun un saldo de $73.315 que no corresponde a la


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realidad, quedando en la cuenta de Caja general un valor total que no correspondea la realidad de $4.073.315. ($4.000.000 que llevan como cuenta por cobrar y$73.315 que dejan en la Caja).

En cuanto a los saldos presentados por recursos poseídos en Institucionesfinancieras en cuentas corrientes y cuentas de ahorros se hace la observación quepara la vigencia fiscal 2.012 se presenta en el Balance de Prueba un valor de$30.764.583 mientras que en el Balance General pasan un valor de $30.484.660es decir una diferencia de $179.923 en las cifras. Se revisa qué valor se informó ala Contaduría General de la Nación para este rubro encontrando que lo informadoes lo consignado en el Balance General. Pero al revisar las conciliacionesbancarias del mes de Diciembre de 2.012 encontramos que el saldo real de estacuenta corresponde al que aparece en el Balance de comprobación.

Partiendo de esta diferencia se verificaron las demás cifras del balance general,encontrando que no se ve descuadrado frente a los valores totales en comparacióncon el balance de comprobación, porque existen igualmente diferencias en lascuentas 1470 Otros deudores donde el valor de la diferencia es de $200.000negativos, y en la cuenta 2401 Cuentas por pagar bienes y servicios donde ladiferencia es $20.076, quedando de este modo cuadrado el valor global, pero aldesglosar cifras según balance de comprobación no coinciden.

Se debe tener en cuenta que el Balance de comprobación es el resultado de loconsignado en los libros auxiliares de la Entidad, y que el Balance General y elEstado de Resultados son estados financieros que deben ser fiel reflejo de estainformación. No deben existir diferencias entre las cifras consignadas en lacontabilidad y las cifras presentadas en los Estados Financieros.

En cuanto al manejo de los dineros en entidades financieras, se observa que losrecursos son manejados en entidades bancarias con calificación AAA, atendiendolo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 819 de 2.003 en cuanto al manejo de losrecursos en entidades financieras calificadas como de bajo riesgo crediticio.

En relación con los recursos de Caja menor, existe la Resolución de creación ymanejo de la misma, y el saldo presentado al corte de las dos vigencias auditadases cero. Se hacen las observaciones al respecto del manejo de la misma en lareseña de revisión de documentos contables.

4.9.2. Rentas por Cobrar


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Se evidencia la contabilización de la cuenta 1305 Rentas por cobrar, en la cualcontabilizan los anticipos de IVA o saldos a favor de las vigencias fiscales.

Se hace la observación sobre la utilización de esta cuenta pues según lo estableceel Plan Único de cuentas del Régimen de Contabilidad Pública, la cuenta 1305Rentas por cobrar representa el valor de los ingresos tributarios, anticipos yretenciones pendientes de recaudo determinado en las declaraciones tributarias yen las liquidaciones oficiales y actos administrativos en firme, y según su dinámicase debita entre otras, por el valor determinado en las declaraciones tributarias, elvalor de las liquidaciones en firme y el valor de la anulación de recaudosefectuados por las entidades recaudadoras. Y se acredita por el valor de losrecaudos, el valor de los descuentos otorgados, el valor de las correcciones quedisminuyan el impuesto a pagar, el valor de las compensaciones y el valortrasladado a rentas por cobrar de vigencias anteriores. Su contrapartida es lacuenta de anticipo de impuestos (2917) y la cuenta de ingresos tributarios (4105).La dinámica de la cuenta corresponde a las Rentas que se constituyen por elrecaudo de impuestos generados por una entidad pública, es decir una Entidadcuya fuente de ingresos es la recaudación de impuestos, tasas o contribuciones,establece dentro de su plan de cuentas la cuenta 1305 Rentas por cobrar como sucuenta Deudora principal.

La dinámica de esta cuenta no corresponde a la contabilización de saldos a favor oanticipos de impuestos por una entidad pública cuya fuente de ingresos es otradiferente a la arriba mencionada. De hecho al revisar la información de larendición de la cuenta a la Contaduría General, encontramos que los saldoscorrespondientes a esta cuenta los reportan en la cuenta 14, que es comocontablemente corresponde.

En esta cuenta se registra para la vigencia fiscal 2.012 un saldo de $7.144.638 ypara la vigencia fiscal 2.013 un saldo de $252.048, y en las notas a los estadosfinancieros indican que es anticipo de IVA o saldo a favor. Sin embargo se hacela observación que al revisar las Declaraciones de IVA de los periodos NoviembreDiciembre de 2.012 y Septiembre Diciembre de 2.013, no se evidencia dentro de lamisma que los valores contabilizados crucen con lo incluido dentro de losrenglones de estas Declaraciones.

4.9.3. Deudores y Provisión de Deudores

El saldo de la cuenta Deudores está constituido por los saldos de cartera deExpoferias Tuluá por concepto de contratos de arrendamiento de stands yespacios durante los Eventos feriales, que aún están pendientes de pago.


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Igualmente existen otras cuentas por cobrar que corresponden a contratosincumplidos, otros deudores por valores pagados por la Entidad que no debían sera su cargo, y la cuenta de anticipos de impuestos y contribuciones o saldos a favoren Renta, IVA e Industria y comercio.

El saldo total de esta cuenta para la vigencia 2.012 es de $557.428.002 y para lavigencia 2.013 es de $423.867.555, presentando una disminución del 23,96%.

Este valor esta discriminado según el siguiente detalle:

2013 2012

1407 PRESTACION DE SERVICIOS140790 Otros servicios - 6.363.636,00 0,00%

TOTAL OTROS SERVICIOS - 6.363.636,00 0,00%

1420 ANTICIPOS Y AVANCES1420 Anticipos y avances entregados 10.360,00 171.529,00 0,00%

TOTAL ANTICIPOS Y AVANCES 10.360,00 171.529,00 0,00%

1422 ANTICIPOS O SALDOS A FAVOR IMPTOS142201 Retencion de IVA practicada 4.286.753,00 37.195.227,00 1,01%142202 Retención en la fuente 96.665.995,00 84.897.776,00 22,81%142205 Retención CREE 556.536,00 - 0,13%142211 Anticipo Industria y comercio 35.500,00 10.500,00 0,01%142250 Industria y comercio retenido 3.423.051,00 3.393.051,00 0,81%

TOTAL ANTICIPOS O SF IMPTOS 104.967.835,00 125.496.554,00 24,76%

1470 OTROS DEUDORES147005 Arrendamientos 2013 47.687.918,00 - 11,25%147006 Arrendamientos vigencias anteriores 163.498.300,00 372.168.187,00 38,57%147015 Creditos a socios y accionistas - 797.970,00 0,00%147090 Otros Deudores 107.703.142,00 52.430.126,00 25,41%

TOTAL OTROS DEUDORES 318.889.360,00 425.396.283,00 75,23%

TOTAL DEUDORES 423.867.555,00 557.428.002,00 100,00%

CUENTA DETALLE CUENTA POR COBRAR

VR EN LIBROS %PARTICIPAC

ION CXC2013

El detalle por beneficiario de la subcuenta Arrendamientos 2.013 es el siguiente:


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BENEFICIARIO SALDO A DIC 31-2013

Mario Bros 4.500.000Maria Cenit Betancourt 5.350.000Libardo Sanchez Machado 500.000Muebles y cortinas 500.000PDC Vinos y licores ltda 1.820.000Pracodidacol S.A.S 2.000.000Compañía de electricidad de Tuluá (480.000)Alcaldia Municipal de Tulua 22.699.868Camara de comercio de Tuluá 2.548.050Sion Motos 400.000Corporacion ciudadana solidaria 1.800.000Juan Pablo Salamanca 6.050.000TOTAL ARRENDAMIENTOS 2013 47.687.918

ARRENDAMIENTOS 2013

Estos valores corresponden a cuentas por cobrar pendientes del evento ferial delaño 2.013 que aún no han sido recaudados.El hecho de que al corte de Diciembre 31 de la vigencia fiscal existan cuentas porcobrar por concepto de arrendamientos y actividades del evento ferial llevado acabo en el mes de Junio, indica que no se está dando cumplimiento a lo estipuladoen los contratos de arrendamiento que se firman con los terceros pues en ellos nose dan plazos extensivos de hasta seis meses para el pago de estos valores. Sehizo revisión selectiva de algunas carpetas de estos contratos, y en ninguna seencontró que existiera algún documento que evidencie gestión de cobro de estosderechos que tiene la Entidad.

La cuenta que aparece bajo el beneficiario de María Cenith Betancourthcorresponde a arrendamientos que fueron cobrados por esta persona quien seencargaba de labores de mercadeo, pero no fueron reportados y entregados aExpoferias SAS. Para este caso particular, si se han adelantado accionesjudiciales para la recuperación de estos dineros, motivo por el cual se hizo el ajustecontable llevando el derecho por cobrar con cargo a esta persona.

En relación con el saldo de cuentas por cobrar de arrendamientos de vigenciasanteriores, el detalle es el siguiente:


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Vanessa Barbosa Marin 1.485.000Guillermo Caballero 130.000.000Fabiola Satizabal 4.002.500Ernestina Solorzano Ramirez 1.800.000Patricia Aragon 200.000Ligia Quiceno Castañeda 6.590.000Martha Isabel Lopez Londoño 8.750.000Lina Maria Colonia 350.000Luz Adriana Robledo 2.000.000Aerologistica S.A. 700.000Fundación rotaria Tuluá El Lago 200.000Alimentos Carnicos SAS 580.000Centro regional negocios y servicios (200.000)Calero Gonzalez consultores 5.240.800Heber James Bueno 800.000Carlos Mariño 1.000.000TOTAL ARRENDAMIENTOS 2013 163.498.300

ARRENDAMIENTO VIGENCIAS ANTERIORES

Sobre esta cuenta particular se recomienda revisar los terceros pues encontramosuna partida negativa de $200.000 cuyo beneficiario es el mismo Expoferias SAS,se debe revisar y corregir si es del caso para depurar la cuenta como corresponde.Respecto de los demás valores que aparecen reflejados en estas cuentas porcobrar se advierte que no se evidencia ninguna gestión de cobro de los mismos, locual se constituye como presunto detrimento al patrimonio de la Entidad pues sonderechos de la Entidad que no han sido recuperados, cuya antigüedad excede de360 días.

Se hace igualmente la observación que no se está dando cumplimiento a loestipulado en el Régimen de contabilidad pública que en sus Notas 154, 155 y 156donde se determina todo lo referente a la provisión de cartera. El Régimen deContabilidad Pública, en su nota 154, con referencia a la Provisión para Deudores,indica:

“Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factorestales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valorde los derechos que se estimen incobrables y ajustarsepermanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de laprovisión debe corresponder a una evaluación técnica que permitadeterminar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventualinsolvencia del deudor, además de los aspectos legales que origina el


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derecho y deberá efectuarse por lo menos al cierre del periodocontable.”

Teniendo en cuenta lo anterior, la Entidad no ha efectuado la provisión paraDeudores de las cuentas por cobrar que cumplen con las condiciones deantigüedad e incumplimiento para catalogarlas como de difícil recaudo.

Queda igualmente en evidencia la falta de gestión, o en su defecto, gestióninfructuosa para la recuperación de estos recursos para la Entidad, afectando elflujo de efectivo por el no ingreso de estos dineros.

Los valores detallados en la cuenta Otros Deudores son los siguientes:


Ana Maria Tobar 16.748.000Maria Doris Lopera Montoya 27.554.000Bavaria S.A. 4.354.102Colombiana de boletos SAS 29.347.040Cesar Augusto Herrera Gomez 25.700.000Luis Carlos Osorio Victoria 4.000.000TOTAL ARRENDAMIENTOS 2013 107.703.142

OTROS DEUDORES

Los valores que se reflejan en Otros deudores corresponden a cuentas porconcepto de mayores valores pagados por Expoferias por multas y sanciones (AnaMaría Tobar y María Doris Lopera), intereses de mora pagados (Bavaria S.A.),mayores valores pagados en contratos (Luis Carlos Osorio Victoria) y dineros dedifícil recuperación por incumplimiento de contratos firmados por la entidad(Colombiana de Boletos S.A.S y Cesar Augusto Herrera).

Se hace la observación que estas sumas están registradas en la cuenta OtrosDeudores pero no existe ningún documento que otorgue el derecho real de laEntidad (pagarés, acuerdos de pago, etc.), y los que tienen por ejemplo contrato,no se evidencia la correspondiente gestión jurídica para iniciar la posiblerecuperación de estos dineros, lo cual se constituye como un presunto daño alpatrimonio de la Entidad.

4.9.3.1. Reportes Boletín de Deudores Morosos del Estado

En referencia al Boletín de Deudores Morosos del Estado la Ley 901 de 2.004 ensu artículo 2 parágrafo 3 establece que:


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“… Las entidades estatales para relacionar las acreencias a su favorpendientes de pago deberán permanentemente en forma semestral,elaborar un boletín de deudores morosos, cuando el valor de lasacreencias supere un plazo de seis (6) meses y una cuantía superiora cinco (5) salarios mínimos legales vigentes. Este boletín deberácontener la identificación plena del deudor moroso, bien sea personanatural o jurídica, la identificación y monto del acto generador de laobligación, su fecha de vencimiento y el término de extinción de lamisma”.

Se evidencia con los documentos soportes examinados en el proceso de Auditoriaque Expoferias Tuluá tenia para las dos vigencias auditadas varios deudoresmorosos que cumplían con los parámetros para ser relacionados en el Boletín deque habla la Ley 901 de 2.004, y el cual se debe rendir a la Contaduría General dela Nación por el sistema CHIP con la periodicidad establecida en el artículo arribacitado. No se evidencia soporte de esta rendición, se hace además la consulta enel sistema CHIP para la entidad auditada, encontrando que para ninguna de lasdos vigencias fiscales aparece dicho reporte.

4.9.4. Propiedad, Planta y Equipo

La entidad refleja en sus estados financieros activos fijos según se relacionan:

2013 2012 VARIACION

16 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO1670 EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTO167002 Equipos de computación 5.231.000,00 5.231.000,00 - 117,82%

TOTAL EQUIPOS DE COMUNICACIÓN YCOMPUTO 5.231.000,00 5.231.000,00 - 117,82%TOTAL ACTIVOS FIJOS 5.231.000,00 5.231.000,00 - 117,82%

1685 DEPRECIACION ACUMULADA168507 Equipo de comunicación y computo 791.119,00 791.119,00 - -17,82%

TOTAL DEPRECIACION ACUMULADA 791.119,00 791.119,00 - -17,82%TOTAL ACTIVOS FIJOS 4.439.881,00 4.439.881,00 - 100,00%


IONACTIVO

FIJO

CUENTA DETALLE ACTIVO

El único rubro que se refleja en la cuenta de Activos fijos es el de Equipos decomputación por un valor de $5.231.000. Los demás activos muebles y enseresque se encuentran en las instalaciones de Expoferias SAS no están reflejados enlos estados financieros ni existe documento alguno de comodato, arrendamiento ocualquier otra figura que permita determinar la forma como se adquirieron estosenseres. Se evidenció que los activos fijos poseídos no están debidamente


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identificados con el código o identificación respectiva, ni cuentan con una hoja devida individual por cada activo.

En cuanto a la Depreciación, el plan General de contabilidad pública adoptadomediante la Resolución 355 de 2.007 de la Contaduría General de la Republica,establece en sus notas 169, 170 y 171 que la depreciación debe reconocersemediante la distribución racional y sistemática del costo de los bienes durante suvida útil estimada. Esta debe efectuarse con base en métodos de reconocido valortécnico y por regla general afecta el gasto o costo siempre que los activos esténasociados a las actividades de prestación de servicios o generadoras de ingresopara la Entidad.

No se evidencia en ninguna de las dos vigencias fiscales auditadas lacontabilización de la Depreciación Acumulada y el Gasto por Depreciación de losbienes que hacen parte de la Propiedad, planta y equipo.

En cuanto a Activos fijos Edificaciones, la entidad no posee título alguno depropiedad sobre bienes inmuebles. Las instalaciones del Coliseo de Ferias ManuelVictoria Rojas fueron entregadas a Expoferias S.A.S mediante el contrato deadministración No. 001 de 2.010 del bien inmueble denominada Coliseo de FeriasManuel Victoria Rojas, suscrito entre el Municipio de Tuluá y la entidad auditada.Teniendo en cuenta que Expoferias S.A.S recibió mediante contrato laadministración de una propiedad de otra entidad pública, sobre la cual ejerce laadministración y debe ejercer salvaguarda y custodia de la misma, se establece enlas normas del régimen de contabilidad pública en su nota 311, que este activodebe verse reflejado en cuentas de orden ya que no corresponde a un activo de supropiedad, pero si a un activo que le fue entregado en custodia para seradministrado, según lo que se establece en el citado contrato en los numeralesPrimero, Segundo y Tercero de la cláusula Cuarta, donde indican que ExpoferiasS.A.S se obliga a poner todo su empeño para la administración de este inmueble,que ejercerá control sobre su utilización, y que cubrirá todos los gastos quedemande el inmueble para su manutención y funcionamiento.

Adicional a lo anterior, se evidencia una partida por valor de $44.166.667 en lacuenta 191590 Obras en propiedad ajena, que corresponde a dineros invertidos enobras en el Coliseo de Ferias Manuel Victoria Rojas, este saldo viene desde el año2.011 sin presentar ningún movimiento durante las dos vigencias fiscalesauditadas.

Según lo establecido en el Plan de Cuentas del Régimen de contabilidad pública,la cuenta 1915 representa el valor de los desembolsos efectuados para adicionar,


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acondicionar, mejorar o ampliar en forma significativa la capacidad operacional delos bienes inmuebles de propiedad de terceros que son utilizados por la entidadcontable pública para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se indicaademás que estas obras y mejoras deben amortizarse durante el periodo menorque resulte entre la vigencia del contrato que ampare el uso de la propiedad, o laviuda útil estimada de los bienes producto de las adiciones o mejoras realizadas.

De acuerdo con lo anterior, Expoferias S.A.S no está dando cumplimiento a loestablecido en el régimen de contabilidad pública para estos casos ya que no seevidencia para ninguna de las dos vigencias fiscales la contabilización de lacorrespondiente amortización de este Activo, que para este caso debería causarsedurante la vigencia del contrato de administración que es de diez años.

4.10. PASIVOS

La entidad refleja pasivos al corte de cada vigencia auditada, con un saldo total deobligaciones para 2.012 de $488.083.925 y para 2.013 de $324.319.475.

Estos pasivos están detallados de la siguiente manera:


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2013 2012

2401 ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS240101 Adquisición de bienes y servicios 95.930.660,00 177.351.757,00 29,58%

TOTAL ANTICIPOS Y AVANCES 95.930.660,00 177.351.757,00 29,58%

2425 ACREEDORESAportes seguridad social 2.447.146,00 7.198.816,00 0,75%TOTAL ACREEDORES 2.447.146,00 7.198.816,00 0,75%

2436 RETENCION EN LA FUENTE E IMPTO TIMBRERetenciones en la fuente por pagar 484.854,00 61.738.640,00 0,15%TOTAL RETENCION EN LA FUENTE 484.854,00 61.738.640,00 0,15%

2440 IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y TASAS244075 Otros impuestos nacionales 7.698.644,00 7.697.855,00 2,37%244085 Otros impuestos municipales 2.673.136,00 68.982.636,00 0,82%

TOTAL IMPUESTOS, CONTRIBUC Y TASAS 10.371.780,00 76.680.491,00 3,20%

2445 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO IVAIVA por pagar 25.742.650,00 6.005.316,00 7,94%TOTAL IMPTO AL VALOR AGREGADO 25.742.650,00 6.005.316,00 7,94%

2450 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS245001 Anticipo sobre ventas de servicios - 100.000,00 0,00%

TOTAL ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS - 100.000,00 0,00%

2505 OBLIGAC LABORALES - SALARIOS Y PS250501 Nomina por pagar 1.297.824,00 - 0,40%250502 Cesantias - 1.225.553,00 0,00%250503 Intereses sobre cesantias - 669.170,00 0,00%250504 Vacaciones 763.889,00 763.889,00 0,24%250505 Prima de vacaciones 773.439,00 773.439,00 0,24%250506 Prima de servicios - 2.750.000,00 0,00%250507 Prima de navidad - 2.166.667,00 0,00%

TOTAL OBLIGACONES LABORALES 2.835.152,00 8.348.718,00 0,87%

2705 PROVISION OBLIGACIONES FISCALES270502 Impuesto industria y comercio 13.401.000,00 13.401.000,00 4,13%

TOTAL PROVIS OBLIGAC FISCALES 13.401.000,00 13.401.000,00 4,13%

2715 PROVISION PRESTACIONES SOCIALES271501 Cesantias 3.907.252,00 - 1,20%271502 Intereses sobre cesantias 468.870,00 - 0,14%271503 Vacaciones 1.926.852,00 - 0,59%271504 Prima de servicios 1.099.332,00 - 0,34%271506 Prima de vacaciones 1.933.535,00 - 0,60%271509 Prima de navidad 3.853.689,00 - 1,19%

TOTAL PROVIS PRESTAC SOCIALES 13.189.530,00 - 4,07%

2905 RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROSEstampillas y otros 159.984.704,00 137.327.188,00 49,33%TOTAL RECAUDOS A FAVOR TERCEROS 159.984.704,00 137.327.188,00 49,33%

2917 RETENCION INDUSTRIA Y COMERCIORetencion industria y comercio (68.000,00) (68.000,00) -0,02%TOTAL RETENCION IND Y COMERCIO (68.000,00) (68.000,00) -0,02%

TOTAL PASIVOS 324.319.476,00 488.083.926,00 100,00%

CUENTA DETALLE PASIVO


IONPASIVO


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La mayor participación de los pasivos está representada por los recaudos a favorde terceros con el 49,33% del total del pasivo y corresponde a los descuentos queefectúa la entidad en los pagos que realiza por concepto de estampillas, tasas yotros impuestos.

Luego está la subcuenta de Adquisición de bienes y servicios con un saldo al cortedel año fiscal 2.013 de $95.930.660 representados en los siguientes acreedores:


Juan Carlos Garcia Rodriguez 17.114.122Lina Maria Colonia 9.502.230Coporacion de Gestion para el Desarrollo 5.345.172Colombia Telecomunicaciones ESP 2.101.922Carlos Sarmiento Lora y cia 18.000.000Alcaldia Municipal de Tulua 6.162.331Imder Tuluá 33.448.891Centro Regional de Negocios y servicios 4.275.997Otros (20.005)TOTAL ARRENDAMIENTOS 2013 95.930.660

ACREEDORES ADQUISICION BIENES Y SERVICIOS

Se hace la observación en esta cuenta que el beneficiario Lina María Colonia queaparece como Acreedor, presenta un saldo por cobrar a favor de Expoferias en lasubcuenta de arrendamientos de vigencias anteriores. Igualmente aparecensaldos de naturaleza contraria a la de los pasivos por lo que se debe revisar lacuenta por beneficiario para depurarla de forma correcta.

La subcuenta de Retención en la fuente por pagar, coincide con lo reportado en laDeclaración de Retención en la fuente del período Diciembre de 2.013 causada alcorte de Diciembre y presentada y pagada en Enero de 2.014, la cual presentasaldo a pagar de $486.000 y el saldo en libros es $484.854.

En cuanto a la subcuenta de Impuesto a las ventas por pagar el saldo que sepresenta al corte de la vigencia fiscal 2.013 por $25.742.650 no coincide con loreportado en los formularios de Declaraciones de IVA pendientes de pago a la Dianal corte de esta vigencia. El formulario del periodo 3 Septiembre Diciembre de2.013 presenta un saldo a pagar de $4.540.000 y hay un saldo de IVA pendientede pago de la declaración del periodo 3 del año gravable 2.011 cuyo valor total apagar es $19.888.000 y se hizo un pago de $15.000.000 quedando un saldopendiente de $4.888.000, para un saldo total según las declaraciones presentadaspendiente de pago por concepto de Impuesto a las Ventas IVA de $9.428.000.


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En cuanto al Impuesto de Industria y comercio se registra en la cuenta 244085Otros impuestos municipales un saldo a Diciembre 31 de 2.013 de $2.673.136, yadicionalmente se registra una cuenta 270502 Provisión para obligaciones fiscalesImpuesto industria y comercio por valor de $13.401.000. Estos valores nocorresponden a lo registrado en las declaraciones de Industria y comercio quetiene pendientes de pago la entidad Expoferias, que son la del año gravable 2.011presentado en la vigencia fiscal 2.013 de forma extemporánea con un saldo totalpor pagar de $19.250.000 y la del año gravable 2.012 presentado en la vigenciafiscal 2.013 de forma extemporánea con un saldo total por pagar de $12.597.000.Es decir el saldo total pendiente de pago por impuesto de Industria y comerciosegún las declaraciones presentadas es de $31.847.000 valor que no coincide conlos registros contables.

Se hace además la observación que se registra una Provisión para obligacionesfiscales en Impuesto de Industria y comercio que viene registrada desde el año2.011, cuando la Entidad ya tiene estos valores a cargo debidamente formalizadoscon la presentación de las Declaraciones. Por tanto ya no son una provisión sinouna obligación real que se debe pagar.

Y finalmente, se establece que en la vigencia fiscal 2.013 se presentaron lasDeclaraciones de Industria y comercio de los años gravables 2.011 y 2.012 deforma extemporánea generando un mayor valor por concepto de Multas ysanciones a cargo de la Entidad de $11.666.000, el cual no ha sido pagado aun, esdecir que se incrementará más con la liquidación de intereses de mora; pero comoya es una obligación formalizada son multas y sanciones que deben ser pagadas,lo cual se constituye en un presunto detrimento a las finanzas de Expoferias S.A.S.

4.11. PATRIMONIO

Está comprendido por el Patrimonio Institucional así:

CUENTA DE PATRIMONIO 2013 2012 VARIACION Patrimonio institucional 491.000.000,00 491.000.000,00 - Resultados ejercicios anteriores (328.866.834,00) (461.103.372,49) 132.236.538,49 Resultados del ejercicio 2.468.061,00 132.236.534,00 (129.768.473,00)

164.601.227,00 162.133.161,51 2.468.065,49

Se refleja el patrimonio institucional que es el Capital suscrito y pagado deExpoferias S.A.S, los Resultados de ejercicios anteriores y los Resultados delejercicio.


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En la cuenta Resultados de ejercicios anteriores para la vigencia 2.012 la utilidadque arroja el estado de resultados fue de $132.236.538, y para la vigencia 2.013 lautilidad es de $2.468.061. Estas cifras absorben la pérdida acumulada que veníade periodos anteriores que ascendía a $461.103.372 correspondientes a pérdidasarrojadas por los eventos feriales de las vigencias 2.010 y 2.011.

4.12. ESTADO DE RESULTADOS – (ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA,ECONOMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL)

COD CUENTA 2013 2012 VARIACION VARIACION%

% 2.013 % 2.012

4 INGRESOS 763.658.071,74 1.834.818.366,00 (1.071.160.294,26) -58,38%43 VENTAS DE SERVICIOS - 436.267.084,00 (436.267.084,00) -100,00% 0% 23%4390 Publicidad y propaganda - 436.267.084,00 (436.267.084,00) -100,00%48 Otros Ingresos Ordinarios 763.658.071,74 1.398.551.282,00 (634.893.210,26) -45,40% 97% 74%4808 Arrendamientos 763.658.071,74 1.398.551.282,00 (634.893.210,26) -45,40%

48 OTROS INGRESOS 26.127.167,29 60.498.120,59 (33.398.953,30) 100,00% 3% 3%4395 Otros Servicios - 972.000,00 (972.000,00) 100,00%4810 Extraordinarios 964.155,29 930,00 963.225,29 100,00%4815 Ajustes de ejercicios anteriores 25.163.012,00 59.525.190,59 (34.362.178,59) 100,00%

TOTAL INGRESOS 789.785.239,03 1.895.316.486,59 (469.666.037,30) -24,78% 100% 100%

5 GASTOS 762.282.694,85 847.554.180,06 (105.838.273,06) -12,49% 97% 45%51 GASTOS DE ADMINISTRACION 302.714.001,00 411.117.589,54 (119.754.989,54) -29,13% 38% 22%5101 Sueldos y salarios 162.667.719,00 167.506.592,54 (4.838.873,54) 100,00%5102 Contribuciones imputadas - - - 100,00%5103 Contribuciones efectivas 11.273.162,00 18.246.263,00 (6.973.101,00) 100,00%5104 Aportes sobre la nomina 757.500,00 3.491.102,00 (2.733.602,00) 100,00%5111 Generales 112.779.490,00 217.988.903,00 (105.209.413,00) -48,26%5120 Impuestos, contribuciones y tasas 15.236.130,00 3.884.729,00 11.351.401,00 292,21%

52 GASTOS DE OPERACIÓN 367.694.403,00 428.449.557,00 (60.755.154,00) -14,18% 47% 23%5211 Generales 367.694.403,00 428.449.557,00 (60.755.154,00) -14,18%

53 PROVISONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACION - - - 0,00% 0% 0%5304 Provisión para Deudores - - - 0,00%5330 Depreciación propiedad, planta y equipo - - - 0,00%5345 Amortización intangibles - - - 0,00%

58 OTROS GASTOS 91.874.290,85 7.987.033,52 13.916.716,48 100,00% 12% 0%5802 Comisiones y otros gastos bancarios 7.076.971,00 6.416.676,52 660.294,48 100,00%5808 Otros - Impuestos asumidos 14.826.779,00 1.570.357,00 13.256.422,00 100,00%5810 Extraordinarios 1.579.673,53 100,00%5815 Ajuste ejercicios anteriores 68.390.867,32 - - 100,00%

63 COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS 25.034.483,00 915.525.773,00 (890.491.290,00) -97,27% 3% 48%6390 Otros servicios 25.034.483,00 915.525.773,00 (890.491.290,00) -97,27%

TOTAL COSTOS Y GASTOS 787.317.177,85 1.763.079.953,06 (975.762.775,21) -55,34% 100% 93%

UTILIDAD DEL EJERCICIO 2.468.061,18 132.236.533,53 (129.768.472,35) -98,13% 0,31% 6,98%

RESULTADO %CUENTAS DE RESULTADOS


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Para la vigencia fiscal 2.012 Expoferias S.A.S presentó una Utilidad del ejercicioque ascendió a la suma de $132.236.533 equivalente a una rentabilidad del 6,98%.

Del total de ingresos percibidos, el 23% correspondió a ventas de publicidad ypropaganda y el 74% a arrendamientos; se anota que encontramos en este rubrola contabilización de conceptos que no corresponden a arrendamientos, los cualesse detallarán en el análisis de ingresos de la vigencia de este informe de auditoría.Y del total de costos y gastos el 45% son gastos de administración (gastos denómina, impuestos y gastos generales) y el 48% son costos de ventas de servicios.

Para la vigencia fiscal 2.013 la entidad generó una utilidad del ejercicio queascendió a $2.468.061 equivalente a una rentabilidad del 0,31%. Del total deingresos percibidos se contabilizan el 97% como ingresos por arrendamientos, sinembargo encontramos en esta cuenta conceptos que no corresponden a esterubro, los cuales se detallaran en el análisis de ingresos para esta vigencia de esteinforme de Auditoria, y el 3% restante corresponde a otros ingresos. Del total decostos y gastos el 38% son gastos de administración (nomina, impuestos y gastosgenerales), el 47% son gastos de operación, el 12% corresponde a gastosbancarios e impuestos asumidos y el 3% son costos de ventas de servicios.

Estos excedentes se ven debidamente reflejados dentro del patrimonioinstitucional.

4.12.1. Ingresos Operacionales y Otros ingresos

Para la vigencia 2.012 los ingresos operacionales de la Entidad estuvieronconstituidos por los arrendamientos de stands y espacios dentro del ColiseoManuel Victoria Rojas durante el evento ferial, publicidad y patrocinios y lopercibido por las taquillas de ingreso del público al Coliseo. Igualmente apareceuna cuenta de Otros ingresos ajustes de ejercicios anteriores que corresponde aunas partidas que se habían llevado en periodos anteriores a cuentas de balancepor convenios, pero que en realidad correspondían a ingresos para ExpoferiasS.A.S

Respecto de la contabilización de las cuentas de ingresos, se hace la observaciónque no se está utilizando de forma adecuada las subcuentas de esta categoríapara discriminar cada tipo de ingreso. Se evidencia que dentro de la subcuenta480817 Ingresos por arrendamientos, se contabiliza lo correspondiente a lastaquillas en el beneficiario Servypagos Outsourcing por un valor total de$550.351.000. Es decir, del total que aparece en arrendamientos que es por


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$1.404.552.191, se debe restar el $550.351.000 que no es por este concepto,quedando para este rubro en realidad $854.201.191

Los registros contables deben reflejar la realidad de la naturaleza de lasoperaciones del Ente, para lo cual el plan general de cuentas establecido por elRégimen de contabilidad pública tiene codificadas las diferentes actividades quepueden ser generadoras de ingresos ordinarios, por tanto se debe mostrar deacuerdo a la naturaleza de cada concepto, dentro de la subcuenta a la cualcorresponda.

Lo anterior además no permite de forma clara dentro de la estructura de losestados financieros mostrar la fuente real de cada una de las actividades por lascuales se perciben los ingresos de la Entidad.

Para la vigencia fiscal 2.013 cambia la estructuración del negocio de ExpoferiasS.A.S pues la entidad no percibe lo correspondiente a taquillas, sino que firma unConvenio con una Fundación mediante el cual esta última se compromete aentregar al ente auditado una suma fija de dinero independiente de los resultadosobtenidos por la ejecución de las actividades del convenio. Al revisar lassubcuentas de la categoría ingresos, ocurre lo mismo que en el año 2.012, todo secontabiliza en la subcuenta de arrendamientos en el beneficiario SerypagosOutsourcing por valor de $122.749.587, cuando este no es un ingreso cuya fuentecorresponda a arrendamientos, sino que debe reflejarse en una subcuenta quepermita evidenciar que se trata de lo obtenido por la firma del citado convenio.

De igual forma ocurre con la revelación de esta cifra en los estados financieros,pues todo aparece como arrendamientos, cuando la fuente real del mismo es otra.El Plan General de Contabilidad pública establece que los ingresos se revelanatendiendo el origen de los mismos.

Se establece igualmente de forma comparativa que la variación de los ingresosoperacionales percibidos por la entidad entre el año 2.012 y el 2.013 fue negativadel -58,38%, disminuyendo en $1.071.160.294

4.13. GASTOS

Expoferias S.A.S registra en las cuentas de Gastos lo relacionado con Gastosoperacionales de administración que corresponden al funcionamientoadministrativo de la Entidad tales como Gastos de Personal (nómina, prestacionessociales, aportes a la seguridad social y parafiscales), servicios públicos,honorarios; Gastos Generales de Operación que se relacionan con lo requerido


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para el mantenimiento del Coliseo de Ferias Manuel Victoria Rojas; y Gastos nooperacionales que corresponden a Gastos financieros y bancarios, comisiones,ajustes de cuentas y sanciones en las que ha incurrido la Entidad.

VALOR % VALOR %51 Gastos de administración 299.935.523,00 39,35% 407.214.860,00 48,05%52 Gastos de operación 370.472.881,00 48,60% 432.352.286,00 51,01%58 Otros gastos no operacionales 91.874.291,00 12,05% 7.987.034,00 0,94%

TOTAL GASTOS 762.282.695,00 100% 847.554.180,00 100%

TOTAL GASTOS2013 2012RUBRO

Se presentó una disminución del 12,49% en el rubro de Gastos. Sin embargo sehace la observación que comparativamente frente a los ingresos obtenidos entreun año y otro, la tendencia de los gastos no es proporcional a la tendencia de losingresos ya que estos últimos disminuyeron en un 58,38% frente a una disminuciónen gastos de solo el 12,49%.

Los gastos detallados por subcuenta son:


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VALOR % VALOR %51 GASTOS DE ADMINISTRACION510101 Sueldos y salarios 47.816.192,00 15,94% 70.566.750,00 17,33% (22.750.558,00)510103 Horas extras y festivos - 0,00% 561.000,00 0,14% (561.000,00)510109 Honorarios 87.151.243,00 29,06% 72.691.465,00 17,85% 14.459.778,00510113 Prima de vacaciones 1.933.535,00 0,64% 3.002.628,00 0,74% (1.069.093,00)510114 Prima de navidad 7.433.857,00 2,48% 6.980.291,00 1,71% 453.566,00510117 Vacaciones 6.798.588,00 2,27% 2.993.078,00 0,74% 3.805.510,00510118 Bonificación de recreación 110.336,00 0,04% - 0,00% 110.336,00510124 Cesantías 7.115.471,00 2,37% 6.254.703,00 1,54% 860.768,00510125 Intereses a las cesantías 468.870,00 0,16% 719.722,00 0,18% (250.852,00)510147 Viaticos 1.040.000,00 0,347% - 0,00% 1.040.000,00510152 Prima de servicios 2.799.627,00 0,933% 3.736.955,00 0,92% (937.328,00)5103 Contribuciones efectivas 11.273.162,00 3,759% 18.246.263,00 4,48% (6.973.101,00)5104 Aportes sobre la nómina 757.500,00 0,253% 3.491.102,00 0,86% (2.733.602,00)511113 Vigilancia y seguridad 33.630.000,00 11,212% 31.152.941,00 7,65% 2.477.059,00511114 Materiales y suministros 43.819.187,00 14,61% 11.058.937,00 2,72% 32.760.250,00511117 Servicios públicos 31.200.487,00 10,40% 69.494.029,00 17,07% (38.293.542,00)511125 Seguros generales 515.000,00 0,17% 0,00% 515.000,00511164 Gastos legales 3.614.816,00 1,21% 106.332.439,00 26,11% (102.717.623,00)511190 Otros gastos generales - 0,00% (49.443,00) -0,01% 49.443,00512008 Sanciones 3.958.725,00 1,32% 0,00% 3.958.725,00512017 Intereses de mora 8.498.927,00 2,83% 0,00% 8.498.927,00512090 Otros impuestos - 0,00% (18.000,00) 0,00% 18.000,00

TOTAL GASTOS DE ADMINISTRACION 299.935.523,00 100% 407.214.860,00 100% (107.279.337,00)

52 GASTOS DE OPERACIÓN521109 Honorarios, comisiones y servicios 73.279.115,00 19,78% 67.670.350,00 15,65% 5.608.765,00521109 Materiales y suministros - 0,00% 16.067.172,00 3,72% (16.067.172,00)521113 Mantenimiento 72.820.563,00 19,66% 31.300.523,00 7,24% 41.520.040,00521116 Arrendamiento 25.088.200,00 6,77% 25.900.000,00 5,99% (811.800,00)521118 Publicidad y propaganda 22.060.952,00 5,95% 32.926.731,00 7,62% (10.865.779,00)521190 Otros gastos generales 174.445.573,00 47,09% 254.584.781,00 58,88% (80.139.208,00)522008 Sanciones - 0,00% 2.796.084,00 0,65% (2.796.084,00)522017 Intereses de mora 318.839,00 0,09% 1.106.645,00 0,26% (787.806,00)522090 Otros impuestos 2.459.639,00 0,66% - 0,00% 2.459.639,00

TOTAL GASTOS DE OPERACIÓN 370.472.881,00 100% 432.352.286,00 100% (61.879.405,00)

58 OTROS GASTOS NO OPERACIONALES580238 Comisiones y otros gastos bancarios 7.071.777,00 7,70% 6.416.677,00 80,34% 655.100,00580590 Otros gastos financieros 5.194,00 0,01% - 0,00% 5.194,00580803 Impuestos asumidos 14.826.779,00 16,14% 1.570.357,00 19,66% 13.256.422,00581003 Ajustes o mermas sin responsabilidad 1.579.674,00 1,72% - 0,00% 1.579.674,00581593 Otros gastos ajustes ejercicios anteriores 68.390.867,00 74,44% - 0,00% 68.390.867,00

TOTAL OTROS GASTOS NO OPERACIONALES 91.874.291,00 100% 7.987.034,00 100% 83.887.257,00

VARIACIONCUENTA DETALLE

GASTOS DETALLADOS2013 2012

4.14. COSTOS

El costo de ventas y operación corresponde a los costos directos en los cuales laentidad incurre para las actividades del desarrollo del evento Ferial durante cadavigencia fiscal.

Para la vigencia fiscal 2.012 ascendieron a la suma de $915.525.773 y para el2.013 fueron por $25.034.483. Vale la pena destacar que la alta diferencia entreun año y otro obedece básicamente al esquema utilizado para la vigencia 2.013


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para el desarrollo del evento ferial, donde este fue realizado mediante Conveniocon una Fundación y Expoferias S.A.S solo percibió una suma fija de dinero poreste concepto.

Estos costos están detallados según el siguiente cuadro:

VALOR % VALOR %63 COSTOS DE VENTAS DE SERVICIOS63909001 Gastos legales - 0,00% 752.000,00 0,08% (752.000,00)63909002 Honorarios, comisiones y servicios 25.034.483,00 100,00% 59.283.856,00 6,48% (34.249.373,00)63909003 Vigilancia y seguridad - 0,00% 40.122.125,00 4,38% (40.122.125,00)63909004 Materiales y suministros - 0,00% 31.999.999,00 3,50% (31.999.999,00)63909005 Mantenimiento - 0,00% 63.194.944,00 6,90% (63.194.944,00)63909006 Arrendamientos - 0,00% 20.800.000,00 2,27% (20.800.000,00)63909008 Otros gastos generales - 0,00% 699.372.849,00 76,39% (699.372.849,00)

TOTAL GASTOS DE ADMINISTRACION 25.034.483,00 100% 915.525.773,00 100% (890.491.290,00)

COSTOS DE VENTA Y OPERACIÓN DETALLADOS

CUENTA DETALLE 2013 2012 VARIACION

Para la vigencia 2.012 la subcuenta con mayor representación en este rubro esOtros gastos generales, en la cual se contabilizan los costos directos del eventoferial tales como contratación de artistas, desarrollo de los diferentes eventos quese programan en la Feria de Tuluá, entre otros.

4.15. CUENTAS DE ORDEN

La entidad no refleja en sus estados financieros Cuentas de Orden de ningunaíndole.

OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

De acuerdo con la información recopilada y estudiada en el desarrollo de laAuditoria para las vigencias fiscales 2.012 y 2.013, los estados financieros de laentidad Expoferias Tuluá S.A.S, con excepción de lo determinado en lasobservaciones referentes a los saldos de las cuentas 1105 Caja General y 270502Pasivos estimados Impuestos; y teniendo en cuenta las observaciones generalesincluidas en este informe de Auditoria, se determina que tanto el Balance Generalcomo el Estado de Actividad económica, financiera y ambiental presentanrazonablemente la situación financiera de la Entidad, así como los resultados delas operaciones por los años de las vigencias fiscales auditadas, de conformidadcon los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y losprincipios de contabilidad generalmente aceptados prescritos por la ContaduríaGeneral de la Nación.


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4.16 CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL FACTOR FINANCIERO

4.16.1. Hallazgo 13 Administrativo

La entidad carece de procesos y procedimientos del área contable debidamentedocumentados y a los que se les dé aplicabilidad. Se evidencia en las notas a losestados financieros que se esboza este como un punto que incide en el normaldesarrollo administrativo y que afecta la consistencia y razonabilidad de las cifras.Pese a que se indique que los procedimientos se llevan conforme a lo preceptuadoen el Régimen de Contabilidad Pública, es necesario el establecimiento depolíticas claras y documentadas para el manejo de la información contable,financiera y de presupuesto.

En referencia con la tenencia, conservación y custodia de los soportes,comprobantes y libros de contabilidad, la doctrina contable pública indica que estadebe garantizar la legalidad, autenticidad e integridad de la información. Seevidencia que la documentación fuente para los registros contables no estáorganizada de forma unificada pues algunos documentos que hacen parte de unregistro contable no reposan junto con los comprobantes sino en otras carpetasque no corresponden al archivo contable. Lo anterior dificulta la revisión yverificación de la información financiera.


Se evidencia en la vigencia 2.012 diferencias entre las cifras consignadas en losEstados Financieros, el balance de comprobación de saldos y la informaciónrendida a la Contaduría General de la Nación. Pese a que el Balance en su todoestá cuadrado, al desglosar hay algunas cuentas que no coinciden en sus saldoscon lo consignado en el Balance de comprobación (ver observaciones estadosfinancieros y observaciones Activo disponible). El Balance de comprobación es elresultado de lo registrado en los libros auxiliares, por lo que los EstadosFinancieros deben ser fiel reflejo de las cifras consignadas en el mismo.


Para la vigencia 2.012 se evidencian diferencias entre las cifras consignadas en losEstados Financieros y las cifras presentadas en la Rendición de cuentas a laContaduría General de la Nación. (Ejemplo: Saldo activos en Balance $650.217,saldo Activos en rendición $653.098. Saldo obligaciones laborales en Balance$8.348 saldo obligaciones laborales en rendición $11.257; entre otras).


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Igualmente para la vigencia 2.013 se efectúan unos ajustes a las cuentas quevarían las cifras del Estado de Resultados y algunas cuentas del Balance General,de forma posterior a la rendición de cuentas que ya se hizo a la ContaduríaGeneral de la Nación. Es decir, al igual que en la vigencia 2.012, existendiferencias entre las cifras consignadas en los Estados Financieros y las cifrasrendidas a la Contaduría.

Se observa además que en la rendición de informes a la Contaduría General de laNación no se presentaron los informes de Control Interno Contable para ningunade las dos vigencias auditadas y las Notas específicas a los estados financierospara la vigencia 2.012.


En cumplimiento de lo establecido en el artículo 2 parágrafo 3 de la Ley 901 de2.004, es deber de las Entidades estatales elaborar y reportar un Boletín deDeudores Morosos a la Contaduría General de la Nación con una periodicidadsemestral, cuando el valor de las acreencias supere un plazo de morosidad de seismeses y una cuantía superior a cinco salarios mínimos legales vigentes. Laentidad Expoferias S.A.S no presenta evidencia de la rendición de dicho informeante la Contaduría General de la Nación para ninguna de las dos vigenciasauditadas, violando presuntamente lo establecido en la citada Ley, así como lasnormas establecidas en el sistema CHIP de la Contaduría General de la Nación;además de incumplir lo determinado en la Ley 734 de 2.002 en su artículo 34 encuanto al cumplimiento de los deberes de todo servidor público.


De acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública, en su nota154, con referencia a la Provisión para Deudores, se indica:

“Como resultado del grado de incobrabilidad originado en factorestales como antigüedad e incumplimiento, debe provisionarse el valorde los derechos que se estimen incobrables y ajustarsepermanentemente de acuerdo con su evolución. El cálculo de laprovisión debe corresponder a una evaluación técnica que permitadeterminar la contingencia de pérdida o riesgo por la eventualinsolvencia del deudor, además de los aspectos legales que originael derecho y deberá efectuarse por lo menos al cierre del periodocontable.”


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En la entidad se evidencia el registro de cuentas por cobrar sobre las cuales sedebe constituir la correspondiente provisión afectando el gasto según los principiosde orden contable.

Se anota además que no se evidenció la existencia de Informes de cartera poredades que permitan tener una evaluación del comportamiento y evolución de lamisma con el fin de tomar las decisiones administrativas más adecuadas para lasalvaguarda del recurso financiero de la Entidad.

Queda igualmente en evidencia la falta de gestión, o en su defecto, gestióninfructuosa para la recuperación de estos recursos para la Entidad, afectando elflujo de efectivo por el no ingreso de estos dineros.


En relación con los bienes de propiedad, planta y equipo, la Entidad solo relacionaen sus Estados Financieros Equipos de cómputo y comunicación. Se evidenciaque estos activos fijos no cuentan con la debida placa o mecanismo de codificaciónpara su identificación.

En las instalaciones se observa la existencia de Otros muebles, enseres y equiposdiferentes a los relacionados en los Estados Financieros, pero no existe ningúndocumento ya sea de comodato o de autorización para su utilización, ni relaciónalguna de los mismos.


La entidad Expoferias Tuluá S.A.S tiene bajo su custodia y responsabilidad elActivo fijo Coliseo de Ferias Manuel Victoria Rojas, el cual le fue entregadomediante Contrato de Administración de bien inmueble No. 001 de 2.010 celebradoentre Municipio de Tuluá propietario de estas instalaciones y Expoferias TuluáS.A.S.

Sin embargo no se evidencia en la revisión del Balance General el registro de esteactivo en cuentas de Orden. Según lo establecido en el Régimen de Contabilidadpública notas 311 y 312 relacionadas con las cuentas de orden, se debe registraren las mismas aquellos bienes recibidos por una entidad pública para susalvaguarda y custodia.


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Es este el caso de este Activo Fijo pues es administrado por la entidad ExpoferiasTuluá S.A.S y en el Contrato de administración enunciado, en los numeralesPrimero, Segundo y Tercero de la cláusula Cuarta, se indica que Expoferias S.A.Sse obliga a poner todo su empeño para la administración de este inmueble, aejercer control sobre su utilización, y que cubrirá todos los gastos que demande elinmueble para su manutención y funcionamiento. Lo anterior lleva a concluir queeste activo debería aparecer registrado en Cuentas de Orden Acreedoras deControl como lo ordena el Régimen de contabilidad pública.

4.16.8. Hallazgo 20 Administrativo.

Se evidencia un saldo de $44.166.667 en la cuenta 191590 Obras en propiedadajena, que corresponde a dineros invertidos en obras en el Coliseo de FeriasManuel Victoria Rojas, este saldo viene desde el año 2.011 sin presentar ningúnmovimiento durante las dos vigencias fiscales auditadas.

Según lo establecido en el Plan de Cuentas del Régimen de contabilidad pública,la cuenta 1915 representa el valor de los desembolsos efectuados para adicionar,acondicionar, mejorar o ampliar en forma significativa la capacidad operacional delos bienes inmuebles de propiedad de terceros que son utilizados por la entidadcontable pública para el desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se indicaademás que estas obras y mejoras deben amortizarse durante el periodo menorque resulte entre la vigencia del contrato que ampare el uso de la propiedad, o lavida útil estimada de los bienes producto de las adiciones o mejoras realizadas.

De acuerdo con lo anterior, Expoferias S.A.S no está dando cumplimiento a loestablecido en el régimen de contabilidad pública para estos casos ya que no seevidencia para ninguna de las dos vigencias fiscales la contabilización de lacorrespondiente amortización de este Activo, que para este caso debería causarsedurante la vigencia del contrato de administración que es de diez años.


No se evidencia en ninguna de las dos vigencias fiscales auditadas lacontabilización de la Depreciación Acumulada y el Gasto por Depreciación de losbienes que hacen parte de la Propiedad, planta y equipo.

El plan General de contabilidad pública adoptado mediante la Resolución 355 de2.007 de la Contaduría General de la Republica, establece en sus notas 169, 170 y171 que la depreciación debe reconocerse mediante la distribución racional ysistemática del costo de los bienes durante su vida útil estimada. Esta debe


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efectuarse con base en métodos de reconocido valor técnico y por regla generalafecta el gasto o costo siempre que los activos estén asociados a las actividadesde prestación de servicios o generadoras de ingreso para la Entidad.

Es preciso actualizar estas partidas para tener reflejo real del valor actual de estosbienes en los Estados Financieros.


Al corte Diciembre 31 de 2.013, se efectúa cruce de los saldos presentados en losestados financieros en las cuentas referentes a Impuestos Nacionales e ImpuestosMunicipales contra los valores presentados en las Declaraciones los cuales nocoinciden.

Para efectos de la Declaración de renta y complementarios o de Ingresos yPatrimonio, se evidencia en el formulario del año gravable 2.012 que la entidadqueda con un saldo a favor de $88.053.000, el cual debería verse reflejado encuentas del Activo. Sin embargo al revisar la cuenta 1422 Anticipos o saldos afavor por impuestos y contribuciones no es clara la depuración de la misma paraestablecer el saldo a favor declarado ya que para la vigencia 2.012 presenta unsaldo en las cuentas correspondientes a Impuestos Nacionales (Dian) de$122.082.502,59 y para la vigencia 2.013 está por $101.509.284,37.

En cuanto a la subcuenta de Impuesto a las ventas por pagar el saldo que sepresenta al corte de la vigencia fiscal 2.013 por $25.742.650 tampoco coincide conlo reportado en los formularios de Declaraciones de IVA pendientes de pago a laDian al corte de esta vigencia. El formulario del periodo 3 Septiembre Diciembrede 2.013 presenta un saldo a pagar de $4.540.000 y hay un saldo de IVApendiente de pago de la declaración del periodo 3 del año gravable 2.011 cuyovalor total a pagar era de $19.888.000 al cual se hizo un pago de $15.000.000quedando un saldo pendiente de $4.888.000, para un saldo total según lasdeclaraciones presentadas pendiente de pago por concepto de Impuesto a lasVentas IVA de $9.428.000, frente a $25.742.650 que es el valor que refleja lacontabilidad.

Adicional a lo anterior se evidencia el registro en la cuenta 1305 de $7.144.638para la vigencia fiscal 2.012 y $252.048 para la vigencia 2.013, indicando en lasnotas a los estados financieros que estos son anticipos de IVA o saldos a favor.Pero al revisar las Declaraciones de IVA de los periodos Noviembre Diciembre de2.012 y Septiembre Diciembre de 2.013, no se evidencia dentro de la misma que


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los valores contabilizados crucen con lo incluido dentro de los renglones de estasDeclaraciones.

En relación con la cuenta 244085 Otros impuestos municipales se registra unsaldo a Diciembre 31 de 2.013 de $2.673.136, cuando los valores consignados enlas declaraciones presentadas pendientes de pago correspondientes a los añosgravables 2.011 y 2.012 suman $31.847.000, suma que no coincide con el registrocontable.

La contabilidad debe ser fiel reflejo de la información financiera de la Entidad,presentado los saldos reales de las cuentas, que deben coincidir tanto con loreportado a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales u otras Entidadesbeneficiarias de las acreencias, con excepción de las conciliaciones a que hayalugar, así como con los reportes a la Contaduría General de la Nación y los Entesde Control.


La contabilidad pública debe garantizar las necesidades informativas de losusuarios mediante los principios de confiabilidad, razonabilidad, objetividad,verificabilidad, comprensibilidad, transparencia y oportunidad. Deben existir losmecanismos de comprobación de la procedencia de los datos registrados,siguiendo los principios y las normas técnicas del Régimen de contabilidad pública.

De acuerdo con lo anterior, se evidencia dentro de la estructura del plan decuentas utilizado por la Entidad para el registro de sus operaciones, que se estánutilizando algunas cuentas que según lo determinado en el Plan único de cuentasdel Régimen de contabilidad pública no están acordes con la naturaleza de lamisma, o en otros casos, se evidencia el registro de algunas operaciones encuentas que no corresponden al hecho generador del dato que se está registrando.

Es el caso de la utilización de la cuenta 1305 Rentas por cobrar, cuya dinámicacontable corresponde al registro de Rentas que se constituyen por el recaudo deimpuestos generados por una Entidad pública, y no a la contabilización deanticipos de IVA o de saldos a favor para lo cual está siendo utilizada por laEntidad. (Ver observaciones cuenta Rentas por cobrar).

De igual forma se evidencia dentro de las cuentas de Resultado, que lassubcuentas para registro de ingresos no corresponden a la fuente real del ingresopercibido. Todo se contabiliza como ingresos por Arrendamientos, cuando enrealidad algunos valores corresponden a Ingresos por taquillas para la vigencia


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fiscal 2.012 y a ingresos por la firma de un convenio y por servicios de publicidadpara la vigencia 2.013. (Ver observaciones en Ingresos).

Esto no permite mostrar en los Estados Financieros la fuente real de lasactividades por las cuales se perciben los ingresos, cuando el Plan General decontabilidad pública determina que los ingresos se revelan atendiendo el origen delos mismos.


Se evidencia en la estructura del Balance General para las dos vigencias auditadasun saldo de $13.401.000 en la cuenta 2705 Provisión para obligaciones fiscalessubcuenta 270502 Impuesto industria y comercio. Este saldo viene causado desdela vigencia fiscal 2.011, es decir corresponde a un valor provisionado para atenderla obligación de este impuesto específico. Al revisar lo referente al impuesto deIndustria y Comercio se evidencia que se presentó la Declaración de Industria ycomercio del año gravable 2.011 en la vigencia fiscal 2.013 de formaextemporánea, y el del año gravable 2.012 también se presentó en la vigenciafiscal 2.013. Esto indica que al ser presentadas las Declaraciones ya existe laobligación real y debe dejar de ser una provisión para convertirse en una Cuentapor Pagar a cargo de la Entidad. El Plan General de contabilidad pública estableceen sus notas 233, 234 y 235 que los pasivos estimados comprenden lasobligaciones a cargo de la entidad contable pública originadas en circunstanciasciertas, cuya exactitud del valor depende de un hecho futuro, y que debenreclasificarse al pasivo que corresponda cuando la circunstancia que determinó laestimación se materialice.

Para el caso particular, Expoferias Tuluá S.A.S ya generó la obligación real de lasobligaciones al efectuar la presentación de las declaraciones del Impuesto deIndustria y comercio, por tanto debe dar cumplimiento a lo preceptuado en el PlanGeneral de Contabilidad Pública.


La entidad en sus Estados Financieros para la vigencia 2.012 refleja un saldo enCaja General de $6.273.315, y para la vigencia 2.013 un saldo de $73.134.Respecto de estos valores se pudo establecer que no son valores reales enefectivo poseídos por Expoferias Tuluá S.A.S al corte de cada una de las vigenciasauditadas. Se evidenció documento de la Revisoría fiscal de Julio de 2.012 dondeindica que existe un faltante en caja por valor de $4.000.000 que a la fecha no hasido justificado y nadie responde por el mismo. Para la vigencia 2.013 se hacen


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unos ajustes (ver observaciones Disponible Caja General), en los cuales$2.200.000 de esta cifra son reclasificados, e indican que los $4.000.000corresponden supuestamente a un mayor valor pagado llevando esta cifra a unacuenta por cobrar.

Se establece entonces un presunto daño al patrimonio de la Entidad por la sumade $4.073.315 correspondientes a los $4.000.000 de un supuesto pago en excesocuya recuperación es incierta por no existir los mecanismos jurídicos que faciliteneste proceso, y que ya habían sido calificados por la Revisoría Fiscal como faltanteen Caja; y $73.315 que persisten en el saldo final de Caja al corte Diciembre 31 de2.013 que no corresponden a dinero en efectivo poseído por el Ente.


Durante la vigencia fiscal 2.012 la entidad Expoferias Tuluá S.A.S liquida Multas,sanciones e intereses de mora en Declaraciones de Retención en la Fuente yDeclaraciones de Impuesto a las Ventas del año gravable 2.012 (verobservaciones Obligaciones Tributarias) por valor total de $6.854.000 así:

Retención en la fuente año gravable 2.012 sanciones liquidadas $4.266.000,intereses de mora liquidados $2.328.000. Impuesto a las Ventas año gravable2.012 sanciones liquidado $260.000.

Durante la vigencia fiscal 2.013 la entidad liquida Multas, sanciones e intereses demora en Declaraciones de Impuesto a las Ventas de los años gravables 2.012 y2.011 (ver observaciones Obligaciones tributarias) por valor total de $35.819.000así:

IVA año gravable 2.012 sanciones liquidadas $27.294.000, intereses de moraliquidados $5.862.000; IVA año gravable 2.011 declarado en la vigencia fiscal2.013 sanciones liquidadas $1.356.000 intereses de mora liquidados $1.307.000.

En total para las dos vigencias auditadas la entidad incurrió en liquidación demultas, sanciones e intereses de mora en impuestos nacionales por un valor totalde $42.673.000 generando un presunto daño patrimonial a las finanzas deExpoferias S.A.S; adicional a lo anterior, teniendo en cuenta que uno de losprincipios orientadores de la gestión fiscal es la eficiencia al actuar con diligenciaen el manejo de los recursos públicos, con el fin de maximizar su valor, generarahorros, reducir costos y evitar que se generen sobrecostos. se constituye faltadisciplinaria por el hecho de ocasionar disminución de los Se anota además queexiste una de estas declaraciones cuyo valor total a pagar era por $19.888.000


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solo se han abonado $15.000.000 por tanto falta generar la liquidación de interesesde mora para esta Declaración.


Durante la vigencia fiscal 2.013 la entidad Expoferias Tuluá S.A.S liquidasanciones por extemporaneidad en Declaraciones de Industria y comercio de losaños gravables 2.011 y 2.012 así:

Año gravable 2.011 presentado sin pago en vigencia fiscal 2.013 sanciones por$9.297.000.

Año gravable 2.012 presentado sin pago en vigencia fiscal 2.013 en formaextemporánea sanción por $2.369.000

En total para las dos vigencias auditadas la entidad incurrió en liquidación desanciones en impuestos municipales por un valor total de $11.666.000 generandoun presunto daño patrimonial a las finanzas de Expoferias S.A.S; adicional a loanterior, teniendo en cuenta que uno de los principios orientadores de la gestiónfiscal es la eficiencia al actuar con diligencia en el manejo de los recursospúblicos, con el fin de maximizar su valor, generar ahorros, reducir costos.

Se anota además que las Declaraciones fueron presentadas sin pago, por tanto yaestá constituida la obligación real por este concepto, la cual además se va aincrementar con la liquidación de los intereses de mora a que haya lugar almomento del pago.


La entidad Expoferias S.A.S registra con corte a Diciembre 31 de 2.013 en lacuenta 1470 Otros Deudores subcuenta 147006 Arrendamientos (vigenciasanteriores a 2.013) un saldo total de $163.498.300, encontrando que el 80% deeste saldo está concentrado en un solo Deudor por valor de $130.000.000 (verobservaciones Deudores).

Del valor total de la cuenta Otros Deudores Arrendamientos vigencias anteriores,se restan $8.750.000 de la señora Martha Isabel López pues este caso particularse evalúa de forma individual en este informe de Auditoría, y $1.485.000 deldeudor Vanesa Barbosa Marín que es la única cuenta por cobrar que presentaevidencias de gestión de cobro jurídico, es decir ya se están adelantando por partede Expoferias las acciones pertinentes para la recuperación de esta cartera.


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Sobre el particular a pesar de que son Cuentas por cobrar que superan 360 díaspues vienen de vigencias anteriores a 2.013, para el resto de la cartera relacionadano se evidencia ninguna gestión de cobro persuasivo, y menos coactivo dandoinicio a procesos jurídicos que permitan la recuperación de estos dineros.Tampoco se evidencia la aplicación de lo preceptuado en el Manual deProcedimientos del Régimen de contabilidad pública expedido por la ContaduríaGeneral de la Nación, adoptado por la Resolución 356 de Septiembre 5 de 2.007,donde se establecen los mecanismos a seguir cuando se presentan deudas a favorde la entidad contable pública consideradas de Difícil Recaudo..4.16.17. Hallazgo 29 Administrativo.

Se evidencia al corte Diciembre 31 de la vigencia fiscal 2.013 en la cuenta 1470Otros Deudores subcuenta 147005 Arrendamientos 2.013 un saldo total de$47.687.918. (Ver observaciones Deudores). Sobre estas Cuentas por cobrarúnicamente se evidencia gestión judicial para su recuperación del saldo adeudadopor María Cenith Betancourth por valor de $5.350.000 a quien ya se inició procesode cobro judicial según reposa en la carpeta suministrada a la Auditoría.

Teniendo en cuenta que la morosidad de esta cartera no supera aún los 360 díasse hace necesario que la Entidad tome las medidas pertinentes para la gestión derecuperación de la misma, así como su depuración en los Análisis de Carterarequeridos para la conformación de las Provisiones a que haya lugar, y para latoma de decisiones administrativas acertadas y oportunas de acuerdo a lo que seevidencie en estos informes de Análisis de cartera que deben ser presentados deforma periódica.


Se evidencia con corte a Diciembre 31 de la vigencia fiscal 2.013 en la cuenta1470 Otros Deudores subcuenta 147090 Otros deudores un saldo total de$107.703.142 cuyos registros obedecen a diversos conceptos así:


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CONCEPTO OBSERVACIONES

Ana Maria Tobar 16.748.000 Registrados por multas y sancionesliquidadas por la entidad durante suadministración

Se registro este valor según recomendación de laRevisoria Fiscal. No existe documento deaceptación de esta deuda o acuerdo de pago por loque se determina presunto detrimento patrimonialpara inicio de proceso fiscal

Maria Doris LoperaMontoya

27.554.000 Registrados por multas y sancionesliquidadas por la entidad durante suadministración

Se registro este valor según recomendación de laRevisoria Fiscal. No existe documento deaceptación de esta deuda o acuerdo de pago por loque se determina presunto detrimento patrimonialpara inicio de proceso fiscal

Bavaria S.A. 4.354.102 Registrado por cruce de cuentas porpago de intereses de mora a Infituluá

No existe documento de aceptación por parte deBavaria S.A para el reconocimiento de este costo aExpoferias S.A.S

Colombiana de boletosSAS

29.347.040 Registrado por dineros pendientes porcontrato de administración de lastaquillas vigencia 2.012

No existe ninguna gestión de tipo judicial para larecuperación de estos recursos

Cesar Augusto HerreraGomez

25.700.000 No se obtuvo información en el procesoauditor sobre este beneficiario

Sin información

Luis Carlos Osorio Victoria 4.000.000 Registrado por supuesto mayor valorpagado en un contrato

Se registró este valor según recomendación de laRevisoría fiscal en depuración de la cuenta 1105Caja. No existe certeza para la recuperació de esterecurso.

TOTAL OTROSDEUDORES 107.703.142

OTROS DEUDORES

Como se evidencia en la columna observaciones, no existen para la entidadsuficientes elementos de índole administrativa y jurídica que permitan la fácilrecuperación de estos dineros; por lo cual se constituye la suma de $63.401.142.

Este es el resultado de restar al total del valor registrado $107.703.142 locorrespondiente a cuentas por cobrar por multas y sanciones por $44.302.000, yaque esta cifra ya fue tasada dentro del Hallazgo que hace referencia a estosconceptos.

Se hace la observación además que los valores registrados como cuentas porcobrar por multas y sanciones son inferiores a lo realmente generado por estosconceptos según se detalla en los Hallazgos que hacen referencia a estos pagos.

4.17. EVALUACION Y OBSERVACIONES DE INFORMACION CONTABLEVIGENCIA FISCAL 2.012

4.17.1. Revisión de Ingresos


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Se efectuó revisión selectiva de los ingresos generados por la Entidad a través dela verificación de las facturas de venta, confrontando contra los registros contables,extractos bancarios, consignaciones.

Los ingresos de Expoferias S.A.S están constituidos para la vigencia 2012, por elrecaudo taquilla, publicidad y arrendamientos.

Los ingresos de las actividades del evento ferial para el año 2.012, ascendieron a$1.901.517.887.59 menos descuentos que se realizaron por concepto enarrendamientos $6.201.401, En su totalidad están distribuidos de la siguientemanera:

Venta de servicios por concepto de publicidad y propaganda $437.239.084Ingresos por arrendamientos $1.464.278.803.59.

Evidenciamos que los ingresos por concepto de las taquillas se contabilizaronen las cuentas de ingresos arrendamientos por valor $550.351.000.

Para el recaudo de los ingresos generados a través de las taquillas se realizó uncontrato por valor de $57.000.000 con la empresa Servipagos outsourcing S.A,Evidenciamos que la empresa Servipagos entregó los recursos recaudados aExpoferias de la siguiente manera.

DETALLE VALORConsignado a la cuenta del banco No.7243-3 de Expoferias $41.256.172Cambio por cheques a nombre de terceros 457.500.000Pago a Servipagos por contrato de recaudo de taquillas 51.594.828Total recaudado por taquillas $550.351.000

En la revisión de los registros contables del manejo del Efectivo, evidenciamos quese realizaron las siguientes contabilizaciones:

Caja general se dio ingreso el 18 de junio de 2013 a $509.094.828.

Bancos cuenta No. 7243-3 del Banco AV Villas, se contabilizaron en el auxiliar lassiguientes consignaciones:19 de junio de 2012 $37.000.000 y el 20 de junio de 2012 $4.256.17, partidasque efectivamente aparecen en esta misma fecha en el extracto bancario.


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Referente al desembolso de Servipagos por valor de $51.594.828, observamosque se llevó directamente al gasto, cruzando la cuenta por pagar sin afectar elregistro en caja general.

4.17.1.1. Ingresos por Concepto de Arrendamiento y Publicidad.

Se efectuó revisión selectiva de algunos contratos firmados por la Entidad para elarrendamiento de los espacios en el Coliseo de Ferias Manuel Victoria Rojasdurante el evento ferial, así como contratos de publicidad.

Contrato 2012-6-056

Evidenciamos el contrato de arrendamiento No.2012-6-056, a nombre de MarthaLópez, valor $14.000.000 más el IVA. Objeto arrendamiento del espacio públicodenominado baños públicos de las zonas generales del coliseo de ferias ManuelVictoria Rojas. Forma de pago se pacta varias cuotas hasta completar el valor delcontrato con plazo para cancelar la totalidad hasta el 18 de junio de 2012. En elartículo segundo del citado contrato se estipula que el plazo para cancelar latotalidad del arrendamiento era hasta el 18 de Junio de 2012, y se debióconsignar en la cuenta No. 154.17241-1. Se evidencia que no se diocumplimiento a lo estipulado en este clausula pues aún se reporta una cuenta porcobrar por este concepto. Evidenciamos además en los registros contables que sele aplicó un descuento a este contrato por valor de $4.910.000 de lo cual noencontramos soportes (nota contable), y además en el contrato no se evidenciaque se haya pactado el otorgamiento de descuento alguno.

Observamos los siguientes abonos a este contrato:

Por caja general el 16 de junio de 2012 $950.000; el 11 de marzo de 2013$300.000 quedando un saldo por cobrar al corte de diciembre 31 de 2013 porvalor de $8.750.000.

Evidenciamos que el 28 de Mayo de 2013, encontrándose en mora, a la señoraMartha Isabel López, se le suscribió contrato de arrendamiento No. 113-6f-113de 2013, el cual carece de la firma del gerente, cuyo objeto fue arrendamiento delos baños del coliseo de ferias ubicados en la plaza san Jorge, no incluye losbaños de la zona de espectáculo, por valor de $9.000.000 incluido el IVA. En lacláusula de precio y forma de pago de este contrato se estipula que se debeconsignar a la cuenta No. 1541724-3 el 100% del valor del contrato pero no seestipula fecha límite para realizar la cancelación por parte del arrendatario,


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evidenciamos que el 16 de junio de 2013, se canceló por caja general el valor de$9.000.000 correspondientes a este contrato.

Contrato F13-00217

Evidenciamos contrato No. F13-00217 suscrito con BAVARIA por valor de$90.000.000 más IVA, cuyo objeto es el patrocinio publicitario del evento con lasmarcas que la empresa determine. Efectivamente este dinero se consignó en lacuenta No.612368357 del Banco Bogotá el día agosto 1 de 2012, con esta mismafecha se contabilizo en el auxiliar de bancos.

Contrato 2012-6F-026

Evidenciamos contrato de arrendamiento espacio comercial o stand No. 2012-6F-026, por valor de $5.900.000 más el 10% del IVA, beneficiario Orlando LoaizaAguirre, suscrito el 2 de mayo de 2012. Objeto arrendamiento de un standdestinado a comercialización de comidas rápidas y carnes frías. Forma de pago$1.000.000 a la firma del presente contrato, y plazo hasta el 15 de mayo de 2013para cancelar el saldo de $4.900.000.

Evidenciamos que se realizaron las siguientes consignaciones en la cuenta deAV Villas de Expoferias 154-17241-5, consignación por $1.000.000 el 7 de mayode 2012 y consignación por $2.500.000 el 23 de mayo de 2012, partidascontabilizadas en estas fechas efectivamente en el auxiliar de bancos. El 17 dejunio ingresaron por caja general $2.990.000, contabilizados en esta misma fechaen el auxiliar de caja.

De acuerdo con lo expuesto anteriormente no cumplieron con lo establecido en lacláusula segunda del contrato de arrendamiento forma de pago. Sin embargo sehace la observación que el dinero pactado en el contrato fue pagado en sutotalidad, aunque fuera de las fechas establecidas como plazo máximo de pago singenerar ningún cobro de intereses a favor de Expoferias S.A.S por la morosidad enel pago pactado.

Convenio Asdeoccidente

Evidenciamos convenio interadministrativo con Asociación de Criadores decaballos de paso y fomento equino de occidente Asdeoccidente. No se estipulael valor en el convenio debido a que no se puede definir el número de losparticipantes, no encontramos plazos o forma de pago en el convenio, tampoco


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encontramos informe financiero, pero en el auxiliar de cuentas por cobrarencontramos que esta entidad con corte a diciembre 31 de 2012, le adeuda aExpo ferias el valor de $46.560.000, valor que fue efectivamente cancelado en lavigencia fiscal 2.013.

En la cláusula tercera referente a las obligaciones de Asdeocidente en el literal d)se estipula vender diez (10) espacios de publicidad en la zona de equinosautorizados por Expoferias, quedando convenido que el 100% de la venta serápara Asdeoccidente, pero no se estipula el valor que tienen estos espacios en elanexo. Se adjuntó propuesta técnica y económica por parte de Asdeoccidente,la cual carece de la firma de Asdeoccidente.

Contrato Ernestina Solórzano

Evidenciamos contrato de arrendamiento a nombre de Ernestina SolórzanoRamírez, valor del contrato $8.000.000 más IVA. Objeto arrendamiento de unstand destinado a la venta y promoción de comida típica chuleta y asados. En laforma de pago se estipuló que el arrendatario debía cancelar a Expoferias el valorde $2.000.000 a la firma del presente contrato, el cual se firmó el 21 de marzo de2012, y el excedente a más tardar el 15 de mayo de 2012.

El arrendatario consignó el día 16 de abril $2.000.000, el 21 marzo consignó$2.000.000, a la cuenta No. 154172415 AV VILLAS, y consignación el 13 de junio$4.800.000 mediante un cheque que fue devuelto por el banco por no contarcon fondos. Se realizó acuerdo de pago sobre el cual se evidenciaron lossiguientes abonos:

Consignación de 8 de octubre por $500.000, el 16 de octubre $ 500.000, el 29 deoctubre $ 500.000, el 7 de diciembre $ 500.000, el 10 de septiembre $1.000.000,quedando un saldo pendiente de $1.800.000 en cuentas por cobrar, la cual alcierre de la vigencia 2.013 aún seguía registrada por este mismo valor.

No encontramos evidencia que se haya realizado cobro jurídico por parte de laentidad. Expoferias como entidad arrendadora no exigió el cumplimiento de lacláusula segunda del contrato, la cual estipula pago, sitio y cumplimiento delcontrato de arrendamiento suscrito.

Contrato 2012-7-002

Evidenciamos contrato No. 2012-7-002, con el señor Juan Fernando GiraldoDuque, por valor de $6.000.000. Objeto alquiler de espacios publicitarios. En la


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cláusula segunda se estipuló la forma de pago, de la siguiente forma: pagar el100% a más tardar el 30 de mayo de 2012.

Evidenciamos que se realizó la cancelación del valor pactado el 24 de mayo de2012, por valor de $6.720.000.

Contrato 2012-7-009

Evidenciamos contrato No. de Gaseosas Posada S.A, 2012-7-009 el cualcancelaron el día 27 de junio de 2012 por valor de $10.450.000, medianteconsignación realizada a la cuenta No. 154-17241-5 del Banco AV Villas.


Evidenciamos contrato suscrito con Iron Men Logistic No. 2012-6F-080, por valorde $10.000.000. Objeto alquiler del espacio comercial destinado para el parqueoautomotor (carros-motocicletas) ubicado en la zona exterior del coliseo de feriasManuel Victoria Rojas de Tuluá, denominado Colegio Industrial. Observamos queexiste oficio No.100 de la Institución Educativa Técnica Industrial “CarlosSarmiento Lora” autorizando el uso de las zonas verdes internas del Colegio aExpoferias con el objetivo de que sean utilizadas como parqueadero durante elperíodo del evento Ferial.

Evidenciamos que en la cláusula segunda de este contrato se estipula la formapago, sitio y cumplimiento donde se determina como fecha límite para cancelar eltotal del valor del contrato hasta el 14 de junio de 2012. Observamos que estedinero fue cancelado a Expoferias solo hasta el 13 de Junio de 2013. Lo anteriorindica que Expoferias como entidad arrendadora no exigió el cumplimiento de lacláusula segunda del contrato mencionado, adicional a que no se generó ningúningreso adicional por concepto de intereses de mora en el pago tardío de laobligación contraída por el arrendatario.


Evidenciamos contrato No. 2012-6F-014, suscrito con Patricia Aragón Medina,objeto alquiler de espacio comercial o stand No16 ubicado en la zona del pueblitoartesanal, por valor de $500.000. Según lo estipulado en la cláusula segunda elprecio o canon de arrendamiento es de $500.000, los cuales se deben pagar$200.000 a la firma del presente contrato y más tardar el 15 de mayo de 2012 elexcedente. Se evidencia que con corte a diciembre 31 de 2012 la arrendataria


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presentaba un saldo en mora por valor de $200.000, el cual continúa por el mismovalor para la vigencia 2.013.

Al respecto no evidenciamos gestión de cobro jurídico por parte de la entidad,además la entidad no exigió el cumplimiento a lo estipulado en el contrato dearrendamiento en cuanto a la forma de pago.


Evidenciamos contrato de arrendamiento de espacio comercial o stand No. 2012-6f-066, suscrito con Vanessa Barbosa Marín. Objeto alquiler espacio comercial ostand No. 29 CP y 24 CP, ubicados en la calle principal dentro del Coliseo, porvalor de $3.000.000 más IVA, en la cláusula segunda, se estipula el pago, sitio ycumplimiento indicando que el precio establecido es de $3.000.000 más IVA,pagaderos así: $1.650.000 a la firma del presente contrato y el excedente el 12de junio de 2012. Evidenciamos que la arrendataria realizó abonos por valor$1.815.000, quedando con un con saldo en cartera a diciembre 31 de 2012 de$1.485.000, el cual al corte de la vigencia 2.013 aún se presenta.

Observamos que se interpuso demanda ejecutiva por parte de Expoferias pararealizar el cobro respectivo, siendo este el único contrato que evidencia gestión decobro por parte de la Entidad.

4.17.2 Conciliaciones Bancarias

Observamos los saldos reportados en las conciliaciones bancarias con corte adiciembre 31 de 2012 de la entidad son los siguientes:

Cuenta bancaria Saldo conciliadoBanco Bogotá No. 612332056 0Banco Bogotá No. 612368340 0Banco Bogotá No. 612348458 15.686Banco Bogotá No. 612368357 0.28

Banco AV Villas Corriente No.154-17241-5 17.353.448.99Banco AV Villas Corriente No.154-17242-3 5.669.131.59Banco Popular 7.726.317.ooTotal 30.764.583.90

En la conciliación bancaria correspondiente a la cuenta No.154-17241-5 delBanco AV Villas, observamos las siguientes inconsistencias:


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En el mes de diciembre de 2012 se reporta un saldo en libros por valor$17.353.448.99 y saldo en el extracto $17.353.448.99. Pero se evidencia que nose encuentra debidamente realizada la conciliación bancaria porque al verificar elsaldo del extracto está por $42.139.615,99, por tanto no se realizó unadiscriminación de las partidas conciliatorias como cheques pendientes por cobrar yotros. El saldo del extracto no concuerda con el saldo referenciado en laconciliación. Saldo que presentó el extracto bancario $42.139.615.99, saldoreportado en la conciliación bancaria como saldo en el extracto $ 17.353.448.99.

Se evidencia además que las conciliaciones no se encuentran firmadas por elcontador.

4.17.3. Consignaciones

Se evidenció dos (2) traslados realizados el 22 de junio de 2012 de caja generala la cuenta AV Villas 154-1724-5 por valor $10.000.000 y $6.113.000 cada uno, severificó en el extracto bancario y efectivamente ingresaron al banco en la fechaen que fueron contabilizados.

Se evidenció que se realizó traslado de caja general el día julio 5 de 2013 a lacuenta AV villas 154-1724-5, por valor de $9.000.000, se verificó en el extractobancario y efectivamente este dinero ingresó al banco en la fecha en que secontabilizó.

Se evidenció que se realizó traslado de caja general el día julio 5 de 2013 a lacuenta AV villas 154-1724-5, por valor de $10.000.000, se verificó en el extracto yefectivamente el dinero entro al banco el día que se contabilizo.

Se evidenció que el 9 de octubre de 2012, se giró el cheque No.0425566 de lacuenta No. 15417242-3, valor $30.000.000 a nombre de la funcionaria CarolinaJaramillo Restrepo, el cual se cambió en efectivo por la funcionaria y observamosque se consignó a la cuenta de Expoferias No. 15417241-5 correctamente.

4.17.4. Egresos

Los egresos que se evidencian en la revisión del Balance de comprobación para lavigencia 2.012 en su gran mayoría son derivados de los pagos que imputa laEntidad por concepto de pagos de servicios públicos, nómina y contratos suscritospor la entidad, es decir Gastos de funcionamiento, administración, generales y demantenimiento y realización del Evento Ferial.


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4.17.4.1. Desembolsos Realizados en Efectivo por Caja General

Evidenciamos que la entidad realiza pagos en efectivo girados directamente deCaja general, realizamos una selección aleatoria de estos desembolsos paraefectuar revisión de los mismos.

Observamos que se realizó pago en efectivo a través de caja generalcorrespondiente al contrato de prestación de servicios No. 2012-3-030,contabilizado con la OP No. OB1 580 de noviembre 30 de 2012 por valor$4.800.000, y la GG 688 de Noviembre 30 de 2012 en la cual se realizaronefectivamente los descuentos correspondientes de ley, y está correcto eldesembolso realizado.

Referente a este contrato evidenciamos una inconsistencia en cuanto al plazopactado en la suscripción del contrato, debido a que está estipulado en nueve (9)meses contados a partir de la fecha de suscripción del mismo la cual es el 29 dejunio de 2013, por tal motivo se extendería hasta el 29 de marzo de 2014,pasándose de la vigencia fiscal 2013. Vale la pena anotar que los contratos sedeben suscribir por vigencias fiscales en este caso sería hasta diciembre 31 de2013 ya que no es viable comprometer recursos de vigencias fiscales futuras a noser que se cuente con los requisitos de Ley para ello.

Sin embargo en referencia con lo anterior, observamos que se realizó acta determinación de mutuo acuerdo entre las partes para subsanar esta inconsistenciacon fecha noviembre 30 de 2013.

Observamos la OP OB 1462 de fecha junio 18 de 012 , por valor de $20.000.000,y el documento GG1 533 cuyo beneficiario es la Fundación Solidaria de Colombia,por concepto de pago correspondiente al contrato No. 2012 – 3- 026 de fechajunio 14 de 2012, cuyo objeto fue la prestación de servicio consistente en brindartodo el apoyo logístico requerido para ejecutar todas las actividades planeadas ynecesarias en el área denominada mundo de los niños al interior del coliseo deferias Manuel Victoria Rojas durante la 57 feria de Tuluá a realizarse del 14 al 18de junio de 2012 por Expoferias S.A.S, con una duración de cinco (5) días a partirdel acta de inicio de este contrato

Evidenciamos que los descuentos de ley se practicaron correctamente, y que eldesembolso realizado a través de caja general no presenta inconsistencias.

Se establece en la revisión del libro auxiliar de caja general, que a esta mismaFundación, se le efectuó pagos totales en efectivo por valor de $231.485.850


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según registro contable de este auxiliar de Junio 19 de 2012 detallado con elnúmero GG1 537. Igualmente se evidencia registro en el auxiliar de caja del 30 deNoviembre de 2012 con el número GG1 689 por valor de $44.715.735.

Se hace la observación general referente a los pagos realizados por la entidad enefectivo que no evidenciamos la existencia de algún procedimientos, Actoadministrativo o reglamento emitido por Expoferias S.A.S para el control de pagosy manejo del efectivo.

Observamos en los Estados Financieros con corte a diciembre 31 de 2012 unsaldo de $6.273.315 en caja general, al respecto no encontramos arqueos de cajageneral certificando la existencia de este dinero.

4.17.4.2. Egresos Realizados a través de las Cuentas Bancarias

Pagos por Contratos de Prestación de servicios

Evidenciamos el contrato de prestación de servicios No 2012-3-28, beneficiarioFundación Solidarios de Colombia FUNDASOCOL, cuyo objeto fue prestarservicios de convocatoria y posterior selección de las presentaciones artísticas detalla tanto nacional como internacional requeridas para la zona de espectáculos ydetallados en el cuadro que hace parte integral de este contrato las cuales serealizarán en la tarima principal durante el marco de la feria 57 de Tuluá querealiza y apoya Expoferias Tuluá S.A.S, durante los días 15, 16, 17 y 18 de Juniode 2012, valor $407.646.276, forma de pago primer pago $245.397.667, segundopago $71.657.754 y un tercer pago $90.590.855 el cual se hará cinco (5) díasdespués de finalizar el contrato, previa presentación del informe final, con susrespectivos soportes.

Evidenciamos que efectivamente los pagos se realizaron de la siguiente manera:

En efectivo según contabilización en el auxiliar de caja con fecha junio 19 de2012 se realizó un pago por valor $231.485.056, un segundo pago con chequegirado de la cuenta de AV Villas por valor de $67.000.000 con fecha junio 27 2013,y un pago final con cheque girado del Banco AV Villas por valor $84.702.449 confecha agosto 10 de 2013.

Evidenciamos contrato de prestación de servicios 2012-3-009, suscrito con laFundación Unidos por el Valle, por valor de $18.620.000, incluido el IVA,evidenciamos OP OB1 426 de mayo 15 de 2012, en la cual observamos que serealizaron correctamente los descuentos de ley.


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Evidenciamos contrato de prestación de servicio No. 2012-3-005, suscrito con elestablecimiento de comercio Control Material Técnico, cuyo objeto es la prestaciónde servicio de aseo, supervisión, mantenimiento e información en las instalacionesdel coliseo de ferias Manuel Victoria Rojas, por valor de $18.078.393 pagaderosen cuotas mensuales de $6.026.131, se evidencio que se efectuaroncorrectamente todos los descuentos y se hicieron los pagos como fueron pactados.

Evidenciamos contrato de prestación de servicios No. 2012-3-001 suscrito conCarlos Arturo Henao Rendón, cuyo objeto era brindar apoyo al área decontabilidad y presupuesto de Expoferias, duración 5 meses, por valor de$16.307.000 pagaderos en cuotas mensuales de $3,261.400.oo. Evidenciamosen pago que se realizó el 30 de Julio de 2.013, que los descuentos aplicados almismo están correctos.

Pagos por publicidad

Evidenciamos pago por concepto de publicidad a la Asociación de JóvenesProgresista por valor de $3.000.000, mediante OB1 693, se efectuaron losdescuentos correctamente.

Pagos de nómina

Evidenciamos comprobante de pago de julio 30 de 2012 por valor de $2.171.500,a nombre de María Doris Lopera Montoya, por concepto de pago de nómina,comprobante de pago a nombre de Carolina Restrepo Gómez, por concepto depago de nómina con fecha Julio 30 de 2013, no evidenciamos planilla deliquidación de nómina, donde se especifique que descuentos se aplicaron ycuantos días trabajaron las citadas funcionarias.

La entidad no cuenta con un programa de liquidación de nómina, durante las 2vigencias auditadas, sino que se hace de forma manual.

Observamos que la cancelación de la nómina se realizó por mensualidades hastamarzo de 2012, después de este mes se realiza en forma quincenal.

4.18. EVALUACION Y OBSERVACIONES DE INFORMACION CONTABLEVIGENCIA FISCAL 2.013

4.18.1 Revisión de Ingresos


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En el desarrollo de la auditoría practicada al Centro Regional de Negocios,Servicios y Exposiciones Expoferias S.A.S, se evidenció que para la vigencia 2.013se realizó convenio interadministrativo con la Corporación Red de Gestión para elDesarrollo por valor de $1.500.000.000 donde se determina que los aportes de laEntidad serán los siguientes:

El espacio del Coliseo de Feria destinado para el desarrollo de los cuatroconciertos de la feria.

Los espacios publicitarios de la ciudad para la promoción de los conciertosde la feria.

Cinco stands para la explotación comercial.

El valor total del aporte que hará Expoferias S.A.S al convenio será la suma de$50.000.000 y un apalancamiento financiero reembolsable de $360.000.000 que seentregará un mes después de firmado el convenio; y el valor total por parte de laCorporación Red de Gestión para el desarrollo del convenio será de$1.450.000.000. En referencia con la evaluación financiera de este convenio,pudimos determinar que dentro del mismo no se encuentran discriminados losítems con sus valores individuales para poder hacer un seguimiento alcumplimiento del mismo.

Igualmente durante la vigencia 2.013 la entidad genera unos ingresos por conceptode arrendamiento de stands y ventas de publicidad. El total de ingresos ordinariosgenerados por la entidad para esta vigencia fue de $764.142.416,74,discriminados así:

4.18.1.1. Ingresos por Arrendamientos de Stands

DESCRIPCION VALOR

ARRENDAMIENTOS STANDS $401.643.012CORPORACION DE GESTION PARA EL DESARROLLO(corresponden a los stands entregados a la Fundación para suexplotación en el desarrollo del Convenio, los cuales no hacenparte de los ingresos directos de Expoferias S.A.S) (20.345.172)

TOTAL NETO POR ARRENDAMIENTO DE STANDS $381.297.840

4.18.1.2. Ingresos por desarrollo del Convenio con la Fundación:

DESCRIPCION VALORPercibido por taquillas por la firma SERVYPAGOSOUTSOURCING $867.966.500


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Menos: Valor pagado a Servypagos por contrato de recaudode taquilla $45.216.913Menos: Valor entregado a Expoferias por el desarrollo delConvenio. (Solo este valor se refleja en las cuentas deingresos de la Entidad) $122.749.587Saldo que queda a favor de la Fundación por el desarrollo delConvenio $700.000.000

4.18.1.3. Ingresos por Publicidad

DESCRIPCION VALORCOMUNICACIONES CELULAR $7.000.000TULUAASEO $6.034.483GLP COLOMBIA LTDA $15.000.000BAVARIA S.A $90.000.000TECNOQUIMICAS S.A $2.400.000COLOMBINA S.A $3.000.000BANCOLOMBIA $23.965.517POSTOBON $10.000.000CETSA $2.586.207CAMARA DE COMERCIO DE TULUA $13.568.965COMPAÑÍA COMERCIAL UNIVERSAL S.A (SURTITODO) $5.000.000

TOTAL $178.555.172

Se hace la observación que en los registros contables se evidencia en la cuenta480817 Ingresos por arrendamientos, todo lo concerniente a arrendamientos, peroademás se contabiliza también lo referente al Convenio y los ingresos percibidospor publicidad; estos conceptos según lo determinado por el Plan General deContabilidad pública no deberían estar contabilizados en esta cuenta, sino en unacuenta diferente teniendo en cuenta que los ingresos se revelan según lanaturaleza de los mismos.

Se determina entonces que los ingresos no se encuentran debidamenteregistrados ya que todo está en la misma cuenta contable.

Para el detalle que relacionamos en este informe, se recibió información verbalsobre cuáles en realidad eran los ingresos por publicidad, se revisó el conveniopara determinar cuál fue el ingreso por este concepto y el restante se presumecomo ingresos por arrendamientos. De este modo pudimos desglosar lainformación como se está mostrando.


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Igualmente se hace la observación que el Centro Regional de Negocios, Serviciosy Exposiciones Expoferias S.A.S en muchos de los casos no realiza contrato porestos conceptos, el movimiento solo se encuentra respaldado por facturas deventa que emite la entidad.

Los servicios que presta el Centro Regional de Negocios, Servicios y ExposicionesExpoferias S.A.S están gravados por el impuesto sobre las ventas. En el caso delos arrendamientos de espacios para exposiciones y muestras artesanalesnacionales incluidos los eventos artísticos y culturales se facturan excluidos deeste impuesto según lo determina el artículo 476 numeral 5 de la Ley 1607 de2.012.

La entidad auditada tiene vigente la autorización para emitir facturas, segúnResolución de Facturación emitida por la DIAN No 210000042109 con fecha deexpedición de abril 04 de 2013 que habilita la autorización por un período de dosaños contados a partir de la fecha de notificación de la referida Resolución.

Se efectúa una verificación de que los ingresos facturados hayan sidodebidamente recaudados, para lo cual se toma una muestra aleatoria de cuatrocontratos suscritos así: un contrato con Bavaria S.A., dos contratos con FanorAlberto Hurtado Sánchez y un contrato con el Instituto Municipal de la recreación yel Deporte Imder Tuluá.

Contrato Bavaria S.A.

El valor total del contrato firmado con Bavaria S.A. es por $90.000.000 más IVA,total $104.400.000. Se evidencia que en la negociación con esta empresa, seautorizó que el pago se efectué directamente al Instituto de FinanciamientoPromoción y Desarrollo de Tuluá Infituluá firmando autorización de endoso delcontrato dirigida al Director Regional de Occidente Bavaria, para cubrir elpréstamo otorgado por Infituluá a Expoferias Tuluá S.A.S por valor de $70.000.000más los intereses corrientes generados por el préstamo.

Se evidencia una consignación del día 19 de noviembre de 2013 a la cuenta de AVvillas N0 154172415 por valor de $24.195.898 efectuada por Infituluá,correspondiente al reintegro del saldo a favor de Expoferias Tuluá S.A.S de loconsignado por Bavaria. Se anota que Infituluá generó unos intereses de mora porvalor de $4.354.102 los cuales fueron descontados en el reintegro realizado, y queno deben ser a cargo de la Entidad sino de Bavaria porque fue quien demoró elpago del crédito. Para esto se realizó un ajuste con corte a Diciembre 31 de 2.013


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generando una cuenta por cobrar a Bavaria por este concepto, del cual no existeningún documento de aceptación de esta empresa sobre este valor.

Contratos Fanor Alberto Hurtado

Se evidencio que los contratos 2013-6F-001 y 2013-6F-056 suscritos con el señorFanor Alberto Hurtado Sánchez por valor de $6.890.400 y $6.960.000 incluido IVArespectivamente cuyo objetivo es el arrendamiento de un stand, al revisar lasconsignaciones que realizo el arrendatario a las cuentas de Expoferias S.A.S esclaro el ingreso de este dinero a la cuentas bancarias que posee la entidad.

Contrato Instituto Municipal del Deporte IMDER

Contrato de arrendamiento del coliseo multipropósito ubicado dentro del coliseoManuel Victoria Rojas No.2012-6E-005 de diciembre 18 de 2013 con el InstitutoMunicipal de la recreación y el Deporte Imder Tuluá por valor de $21.551.109 másIVA de $3.448.177 para un valor total del contrato de $24.999.286, cuyo objetivo esceder en calidad de arrendamiento el inmueble Coliseo de Ferias Manuel VictoriaRojas para la realización de la feria deportiva y recreativa.

Se evidencia autorización de cruce de cuentas por deuda que tiene ExpoferiasTuluá S.A.S con el Imder Tuluá por concepto de impuestos de los eventos ferialesde los años 2011 y 2012. Se evidencia que Imder Tuluá realiza giro a favor deExpoferias Tuluá S.A.S por el monto correspondiente al IVA generado por elcontrato, es decir realiza consignación por valor de $3.448.177 Cifra reflejada encuenta N0 154172415 del banco AVvillas el día 27 de diciembre de 2013. Serefleja en la cuenta por pagar a favor del IMDER el abono por el excedente de$21.551.109, quedando así cancelado el saldo total por concepto de este contrato.

4.18.2. Conciliaciones Bancarias

Se verificó la existencia de conciliaciones bancarias de los 12 meses, y las partidasconciliatorias a 31 de diciembre de 2013.

Observamos los saldos reportados en las conciliaciones bancarias con corte adiciembre 31 de 2013 de la entidad son los siguientes:

CUENTAS BANCARIAS SALDOS CONCILIADOSBanco AV Villas Corriente No.154-17241-5 $5.502.876.02Banco AV Villas Corriente No.154-17242-3 $4.456.207.07Banco Popular $6.162.331.27


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Total $16.121.414.36

Evidenciamos que la cuenta del Banco Popular permanece inactiva, la variaciónque sufre referente al año 2012, corresponde a la nota de contabilidad No. CC1130 de fecha agosto 31 de 2013 por valor de $1.579.673.53 correspondientes agastos bancarios que no habían sido contabilizados de forma oportuna.

4.18.3. Gestión de CarteraSe efectúa una revisión a la gestión sobre los saldos de cartera morosa que reflejala Entidad en sus estados financieros durante la vigencia 2.013. Se evidencia quela entidad no cuenta con procesos y procedimientos para el manejo de la cartera

Se evalúan los saldos de presentados en la cuenta Deudores que vienen devigencias anteriores sobre los cuales evidenciamos que no se han tomadomedidas de ningún tipo para el cobro persuasivo y coactivo de la misma.

Presentan saldo al inicio del período 2.013, sin ningún movimiento durante lavigencia, es decir persistiendo la mora durante esta vigencia, entre otras lassiguientes cuentas deudoras:

Fabiola Satizabal por valor de $4.002.500 Quinceno Castañeda Ligia por valor de $6.590.000 La cuenta de Calero González Consultores presenta un saldo al inicio del

período de $21.940.800, con abonos durante el año de $16.700.000 para unsaldo final de $5.240.800

Igualmente se registran cuentas por cobrar generadas en la vigencia 2.013, que alcorte Diciembre 31 no habían sido canceladas cuando se supone que todos estosvalores deben ser recaudados incluso antes de que se dé inicio a la principalactividad de la Entidad que es el evento ferial. Por ejemplo:

Pracodidacol con saldo por valor de $2.000.000. Este valor es recaudado enEnero 23 de 2.014 según consignación por valor de $1.915.518 en cuenta bancariade la entidad No 154172415 menor valor reflejado por las deducciones deRetención en la fuente.

Alcaldía Municipal de Tuluá por valor de $22.699.86. Este valor es recaudado enEnero según consignación efectuada por valor de $20.175.486, menor valorreflejado por descuentos de estampillas e impuestos.Corporación ciudadana solidaria presenta saldo por $1.800.000.


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De los registros mencionados anteriormente que no tienen abonos o pagos totaleshasta la fecha de ejecución de esta auditoría, se evidenció que aún se encuentranen mora sin dar inicio a un proceso de cobro jurídico.

Se reitera que es preciso establecer los procedimientos para el recaudo de carterade difícil cobro, generando la trazabilidad que parte de la generación del informe deCartera para su paso a cobro pre jurídico y jurídico si es del caso.

Dentro del balance en la misma cuenta de deudores se refleja saldo negativo en laentidad por valor de $200.000 el cual corresponde a una consignación sinidentificar.

Se evidenció en el libro auxiliar 147005 un valor negativo de $480.000 de laCompañía de Electricidad de Tuluá CETSA. Al revisar la factura de venta queemite el Centro Regional de Negocios, Servicios y Exposiciones Expoferias S.A.Sse detecta que corresponde a un servicio de adecuación en el Pueblito artesanalcuyo valor total es de $3.480.000, por tanto está mal contabilizada la cuentadeudora ya que se generó únicamente por $3.000.000 sin incluir el valor del IVApor $480.000, cuando el valor total adeudado debe incluir todos los conceptosfacturados, pero al momento del pago se contabiliza por el valor que corresponde,por tanto se debe depurar y corregir esta cuenta para generar el saldo real de lamisma que es cero.

4.18.4. Caja Menor

Se evidencia Resolución No. 007 de Abril 10 de 2013 por medio de la cual seconstituye y reglamenta el funcionamiento del fondo fijo de la caja menor delCentro Regional de negocios, Servicios y Exposiciones de Tuluá S.A.S.De lo anterior se verificaron los arqueos realizados de los meses de Abril, Julio yNoviembre los cuales están debidamente soportados por los respectivos recibosdonde se refleja el gasto.

Dentro del archivo de las Resoluciones emitidas por la entidad se evidencioResolución No. 002 de Enero 09 de 2014 por medio de la cual se hace el cierre decaja menor para la vigencia 2013 reflejando el balance de gastos, para este casose evidencia que a diciembre 31 de 2013 el dinero correspondiente a este rubrofue gastado en su totalidad.

4.18.4. Revisión de Egresos


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Se revisan de forma selectiva algunos comprobantes tenidos a la vista, entre ellosÓrdenes de Pago, Órdenes de Compra, Facturas o recibos por compras ocontratación de servicios, etc. Correspondientes a la vigencia fiscal 2.013.

Dentro del archivo de estos comprobantes podemos hacer la observación sobre laforma en cómo se conservan los documentos que reflejan los movimientoscontables de la entidad. A simple vista no se logra evidenciar algunosdocumentos básicos requeridos para el giro de un recurso como son Certificado deRegistro Presupuestal, Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Órdenes dePago o Comprobantes de Egreso. Algunos de estos documentos están dispersoso archivados en otras carpetas que no corresponden al movimiento contable. Esdecir, no está unificada toda la información que hace referencia a los registroscontables de la Entidad.

La verificación de estos soportes contable se realizó para cotejar los registros deegresos con los comprobantes correspondientes. Del análisis realizado seenuncian las siguientes observaciones.

4.18.4.1. Pagos por Servicios Públicos

Se evidencio en el archivo de los comprobantes de egreso del año fiscal 2013 eloportuno pago de servicios público entre ellos se encuentran: Compañía deElectricidad de Tuluá CETSA, Centro Aguas, Telmex Colombia CLARO, y telefoníamóvil Movistar, los cuales reflejan oportuno pago de facturación a estas compañíasde servicios sin encontrarse en mora o suspensión.

4.18.4.2. Pagos por Viáticos

La entidad establece el manual de viáticos y la escala de los mismos mediante elAcuerdo No. 2013-002 de Abril 10 de 2.013 por medio del cual se modifica y seadopta el manual de viáticos y se establece el procedimiento para autorizar lascomisiones de servicio, se establecen las categorías, tarifas y reconocimiento deviáticos y gastos de viaje a los funcionarios públicos de Expoferias Tuluá S.A.S.En este Acuerdo se incorpora el Anexo 01 en el cual se fijan las categorías y lastarifas para pago de los viáticos y gastos de viaje.

Sin embargo no se atienden como límites máximos para la liquidación de losvalores a pagar según la categoría, las cifras establecidas en la tabla del artículoprimero del Decreto 1007 de 2.013 según la escala salarial de los servidorespúblicos, tal como lo indica el Artículo segundo del citado Decreto que determinaque estos se fijarán según la remuneración mensual del empleado comisionado, y


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que en su último párrafo indica además que cuando para el cumplimiento de lacomisión no se requiera pernoctar, se reconocerá solo el 50% de los valoresfijados en la tabla del artículo primero del mismo Decreto.

Lo anterior está en concordancia con lo establecido en el Decreto 1015 de Mayo21 de 2.013 por medio del cual se fijan los límites máximos salariales deGobernadores, Alcaldes y empleados públicos de las entidades territoriales, que ensu artículo Noveno (9) indica que el valor y las condiciones para el otorgamiento deviáticos para los empleados públicos de las entidades territoriales corresponderána lo establecido por el Gobierno Nacional para los empleados públicos de la ramaejecutiva del Orden nacional, es decir lo determinado en el Decreto 1007 de 2.013.

Es decir que según el Decreto 1015 de Mayo 21 de 2.013 se establece que losservidores públicos del orden territorial también deben aplicar para la fijación de laescala de viáticos lo estipulado en el Decreto 1007 de 2.013.

La tabla que establece el Acuerdo interno de la Junta Directiva para la liquidaciónde viáticos y gastos de viaje de Expoferias S.A.S para la vigencia fiscal 2.013 es lasiguiente:

Los valores que determina el Decreto 1007 de 2.013 para fijar viáticos a losservidores públicos son los siguientes:


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Como se evidencia, los valores autorizados por el Acuerdo No. 2013-002 de Abril10 de 2.013 exceden los topes establecidos en el Decreto 1007 de 2.013.

Se efectúo revisión a algunas cuentas por pago de viáticos, los cuales durante lavigencia 2.013 siempre fueron pagados con cheque girados a favor del GerenteJaime Torres Hernández quien es participe de promocionar la feria de Tuluá enotras ciudades del país, asistiendo a eventos culturales, exposiciones artesanales,ferias equinas, empresas de boletería etc., y quien fue el único beneficiario depagos de viáticos durante esta vigencia, encontrando lo siguiente:Pago por valor de $760.000 de Marzo 22 de 2.013 según lo ordenado en laResolución No. 005 de la misma fecha, para desplazamientos a las ciudades deCali y Pereira así:

Fecha Destino Viáticos Gastos deviaje

Marzo 8-2013 Cali $60.000 $20.000

Marzo 13-2013 Cali $60.000 $20.000

Marzo 9 y 10-2013 Pereira $540.000 $60.000

TOTALES $660.000 $100.000

Pago por valor de $380.000 de Marzo 27 de 2.013 correspondiente según seevidencia en el comprobante de egreso del cheque 5237592 a desplazamiento a laciudad de Popayán los días 30 y 31 de Marzo de 2.013.


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Atendiendo lo establecido en el Decreto 1007 de 2.013 para la liquidación deviáticos, el Gerente de la entidad estaría en la escala de salarios entre $2.226.840hasta $2.689.371 ya que su asignación básica mensual era de $2.586.000. Losviáticos establecidos para esta escala salarial son por la suma de $168.138 diariospernoctando, y el 50% de este valor sin pernoctar.

Es decir, en el primer pago evidenciado, la liquidación debió ser:

Fecha Destino Viáticos Gastos deviaje

Marzo 8-2013 Cali $84.069 $20.000

Marzo 13-2013 Cali $84.069 $20.000

Marzo 9 y 10-2013 Pereira $252.207 $60.000

TOTALES $420.345 $100.000

Hay una liquidación por encima de lo estipulado en la Ley de $239.655.

Para el segundo pago revisado, la liquidación debió corresponder a 1 díapernoctando y 1 día al 50% sin pernoctar es decir la suma de $252.207, se pagó$380.000, es decir existe un pago en exceso de $127.793.

Lo anterior se configura como un presunto daño patrimonial a las finanzas de laEntidad pues se están realizando pagos por concepto de viáticos por encima de loautorizado en el Decreto que rige estas erogaciones de forma general.

4.18.4.3. Pagos por Contratos

La entidad generó durante la vigencia fiscal 2.013 costos y gastos por concepto decontratos de prestación de servicios. Se tomó una muestra para revisar los pagosefectuados, descuentos aplicados y cumplimiento de requisitos para el pago:contrato con Viajes Helitur, contrato con Leidy Vanessa Gallego Martínez, contratocon Alejandra Cabal Quiceno.

4.18.4.4. Contrato Viajes Helitur

Se evidencio Orden de Servicio No 2013-5-002 cuyo objeto es suministro depasajes aéreos en rutas nacionales e internacionales para el desplazamiento delos jueces y demás personas idóneas necesarias para la realización del evento


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ferial No. 58 de Tuluá solicitándolos en la clase y tarifas más económicas quehayan disponibles a la fecha de expedición de los tiquetes. Se evidencia facturasy recibos de caja por parte de la agencia de viajes por valores acordes a lospactados.

De lo anterior se hace la observación sobre el proceso pre-contractual que realizala entidad que los certificados de contraloría y procuraduría se encuentranposteriores a la fecha de la firma de la Orden de Servicios.

4.18.4.5. Contrato Leidy Vanessa Gallego Martínez

Se evidencia contrato de prestación de servicios No. 2012-3-001 del 14 de Marzode 2013 suscrito entre la doctora Leidy Vanessa Gallego y el Doctor Jaime TorresHernández, gerente del Centro Regional de Negocios, Servicios y ExposicionesExpoferias S.A.S; cuyo objeto es la prestación de servicios profesionalesconsistente en brindar apoyo en el área de contabilidad y presupuesto de laentidad.

De lo anterior se evidenció que la contratista no anexa pagos de seguridad socialen los informes de interventoría para el desembolso del pago correspondiente a losmese cobrados como Marzo, Abril, Mayo, para el mes de Junio, Julio, Agosto;septiembre, Noviembre y Diciembre si se anexa pago de seguridad social.

4.18.4.6. Contrato Alejandra Cabal Quiceno

Se evidencia contrato de prestación de servicios entre Alejandra Cabal Quiceno yJaime Torres Hernández por valor de $4.800.000 cuyo objetivo es la prestación deservicios profesionales consistente en la consecución por parte del corredor depotenciales clientes interesados en adquirir los servicios que en la actualidadcomercializa Expoferias Tuluá S.A.S para el evento ferial No. 58 de Tuluá en elárea de pueblito artesanal, Certificado de disponibilidad 20130409 de Abril 01 de2013, en el pago correspondiente al mes de junio no se encuentra relacionada elpago a la seguridad social por parte de la Administradora de Empresas AlejandraCabal Quiceno.

Se refleja que la entidad auditada realiza pagos a los contratistas revisados en lamuestra seleccionada sin el lleno de los requisitos legales para realizar losdesembolsos, específicamente sin aportar los pagos por concepto de seguridadsocial.


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4.18.4.7. Pagos por concepto de Nómina y Aportes a la Seguridad social yparafiscales.

En el año 2013 se evidencio pago oportuno de las responsabilidades al personaladscrito a la entidad realizando desembolsos a las entidades de salud, pensión, ycaja de compensación como SENA, ICBF y Comfamiliar; a partir del periodo demayo a diciembre de año fiscal 2013 la entidad deja de asumir los pagos deparafiscales al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA e Instituto Colombiano deBienestar Familiar ICBF amparándose en la Ley 1607 de 2012 a la cual seempieza a dar aplicabilidad a partir de la expedición del Decreto 862 de 2013.

4.18.4.8. Pagos por adquisición de servicios por contratos de corretaje.

Evidenciamos contrato de prestación de servicios profesionales No. 2013-3-004,bajo la modalidad de corretaje, a nombre de Lina María Colonia, por valor de$80.000.000, en el objeto del contrato se indica que el corredor deberá promover,promocionar, comercializar, publicitar y ofrecer en venta a potenciales clientesinteresados los servicios, negocios y eventos que Expoferias Tuluá S.A.S, realicedentro del marco de la celebración de la 58 feria. Igualmente el corredorpromocionará y comercializará la venta de los derechos de publicidad queExpoferias Tuluá S.A.S, tiene sobre la realización de todos los eventos, servicios ynegocios que se realicen antes y durante la versión 58 de la feria de Tuluá. Laduración del contrato es de dos (2) meses, la forma de pago establecida serámensual de acuerdo con lo que se refleje en la celebración efectiva de contratospor venta de derechos de publicidad tanto al interior del coliseo de ferias de Tuluácomo en el recorrido de la cabalgata, también se pagará al Corredor de formamensual de acuerdo con lo que se refleje en la celebración efectiva de contratos dearrendamiento de los Stands o locales que se encuentren ubicados al interior delcoliseo de Ferias Manuel Victoria Rojas, exceptuando el pueblito artesanal. Estosvalores serán cancelados en forma total o gradual. Al corredor se le cancelará el20% de lo efectivamente consignado sustentado por las consignaciones realizadasa la cuenta corriente No.15417243-3, por el arrendatario de los derechos depublicidad, Stands o locales según informe presentado por el corredor.

En relación con los pagos efectuados a este contrato, evidenciamos:

Orden de pago OB1 628 por valor de $6.106.578, se liquidó con corte a lorecaudado con fecha de 29 de abril de 2013. Se verificaron los recaudosrelacionados y efectivamente fueron consignados a la cuentas de Expoferias, serealizó el desembolso mediante el GG1 746 de fecha abril 30 de 2013.


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Orden de Pago OB1 673, por valor de $7.029.724, se liquidó con base a lorecaudado a mayo 30 de 2013. Se verificaron los recaudos relacionados yefectivamente fueron consignados a la cuenta de Expoferias S.A.S. Se realizadesembolso mediante GG1 792, por valor de $7.029.724 de Mayo 31 de 2.013.

Orden de Pago OB1 683 de Junio 14 de 2.013 por valor de $5.200.000, se liquidócon base a lo recaudado a Junio 14 de 2.013. Se verificaron los recaudosrelacionados y efectivamente fueron consignados a la cuenta de Expoferias S.A.S,se realiza desembolso mediante GG1 803 de Junio 14 de 2.013 por valor de$3.000.000, quedando un saldo pendiente por pagar de $2.200.000

Orden de Pago OB1 724, por valor de $10.000.000, se liquidó con base a lorecaudado a junio 30 de 2013. Se verificaron los recaudos relacionados yefectivamente fueron consignados a la cuenta de Expoferias S.A.S, se realizadesembolso mediante GG1 845 de Julio 5 por $10.000.000.

Orden de Pago OB1 745, por valor $12.595.240, se liquidó con base a lorecaudado a junio 30 de 2013 y efectivamente fueron consignados a la cuenta deExpoferias, se realiza desembolso mediante GG1 870 por $12.595.240. Estedesembolso se efectúa por un neto de $7.913.415 ya que se hicieron descuentoscorrespondientes a esta cuenta y otros descuentos por $3.146.112 quecorresponden a descuentos pendientes por efectuar de los pagos anteriores.

Orden de Pago OB1 757, por valor de $2.000.000, se liquidó con base a lorecaudado a junio 30 de 2013 y efectivamente fueron consignados a la cuenta deExpoferias S.A.S. Se realiza desembolso mediante GG1 887 por valor de$2.000.000.

Orden de Pago OB1 784, por valor de $15.229.734, se liquidó con base a lorecaudado a noviembre 29 de 2013, se verificaron los recaudos relacionados yefectivamente fueron cancelados y consignados a la cuenta de Expoferias S.A.S,se realizó abono mediante GG1 919 $4.000.000 y abono mediante GG1 933$2.000.000. Quedando pendiente de esta orden de pago un saldo de $9.229.734.

Orden de Pago OB1 798, por valor de $2.755.172, se liquidó con base a lorecaudado a diciembre 31 de 2013, se verificaron los recaudos relacionados yefectivamente fueron cancelados y consignados a la cuenta de Expoferias. Estacuenta está pendiente de pago.

Nota de contabilidad CC1 163, diciembre 31 de 2013 valor $2.200.000correspondiente a un ajuste efectuado según informe de revisor fiscal en el que


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indican que este era un pago que se había hecho a esta contratista en efectivo queno fue debidamente contabilizado en su momento, por lo cual dan salida al efectivode la caja y se abona a la cuenta por pagar. Se hace la observación que en la notadicen que afectan la OB1 628 de Abril 30 de 2.013 cuyo saldo es $2.929.525,cuando al revisar encontramos que esta OB1 ya fue cancelada. Y que los$2.200.000 estaban pendientes de la OB1 683 de Junio 14 de 2.013, quedando encero al afectarla con este abono.

Se evidencia en el Balance General con corte a Diciembre 31 de 2013 que estecontrato tenía un saldo por pagar de $9.502.230; en la Resolución número 2013-013 de Diciembre 30 de 2.013 de constitución de cuentas por pagar con corte aDiciembre 31 de 2.013 el valor que se constituye como cuenta por pagar a LinaMaría Colonia es de $11.984.906, el cual según la relación detallada en esteinforme correspondería al saldo pendiente de la OB1 784 por $9.229.734 y a la OB798 por $2.755.172. Existe una diferencia de $2.482.676 entre lo registrado en elsaldo contable y lo registrado en el acto administrativo de constitución de cuentaspor pagar al corte de la vigencia, la cual debe ser depurada y aclarada en lacontabilidad.

En relación con el procedimiento de cierre y liquidación del contrato no seevidencia que se hayan hecho los ajustes correspondientes a la parte presupuestaldel mismo ya que en el Registro presupuestal quedaría un saldo por ejecutar de$19.083.552. En cuanto a la duración del contrato se evidencia que no se estácumpliendo con lo estipulado inicialmente de dos meses, y que al cierre deDiciembre 31 de 2.013 no se ha ejecutado ninguna acción para efectuar lacorrespondiente liquidación del mismo, adicional a que no existe ningún Otro si odocumento que estipule la ampliación del plazo inicial. Estos aspectos serántenidos en cuenta en el componente de legalidad de este informe de Auditoría.

4.19. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS EVALUACION INFORMACIONCONTABLE VIGENCIA FISCAL 2.012 y 2.013


Se evidenció que la Entidad recibió durante las dos vigencias fiscales auditadasingresos por concepto de arrendamientos de stands y espacios publicitarios endinero en efectivo sin consignar estas sumas en las cuentas bancarias de laEntidad de forma diaria. Lo anterior se explica para algunos casos porque duranteel desarrollo del evento ferial algunos arrendadores realizan los pagos, sinembargo esto evidencia que no se está haciendo exigible la cláusula de loscontratos de arrendamiento donde se pactan los plazos para pagos, los cuales en


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todos los casos finalizan antes de dar inicio al Evento. Esto a su vez conlleva a queel permitir el ingreso de expositores al Evento sin haber cancelado la totalidad de lopactado, puede constituir cuentas por cobrar de difícil recuperación como seevidencia en los estados financieros.

Además desde el Departamento Administrativo de la Función pública seestablecen algunas pautas para el control interno de las Entidades que manejanrecursos públicos, donde dentro de sus principales recomendaciones está el evitarmanejar altas sumas de dinero en Caja, tratando siempre de consignar los dinerosrecaudados de forma diaria.

Es preciso tener procedimientos claramente establecidos para el manejo delEfectivo en la Entidad, teniendo en cuenta la dinámica de su proceso durante eldesarrollo del evento ferial; y buscando salvaguardar los recursos tanto desde elpunto de vista del cumplimiento de la recaudación de los contratos pactados, comodel seguimiento de las recomendaciones para el manejo del efectivo con el objetivode mitigar posibles riesgos de corrupción y uso indebido de los recursos.

4.19.2. Hallazgo 32 Administrativo.

No se evidencia en el registro de la recaudación de los ingresos la expedición porparte de Expoferias Tuluá S.A.S de recibos de caja pre impresos y pre numeradosde forma consecutiva, los cuales se deben entregar al usuario que realiza el pagocomo constancia del mismo, y se conservan en los registros contables de laEntidad como prueba del ingreso del dinero y para control tanto financiero comocontable.


La entidad para las dos vigencias auditadas suscribió contratos de arrendamientoobrando en calidad de arrendadora, en los cuales se estipula en la cláusula deplazo para el pago del canon de arrendamiento, siempre una fecha anterior alinicio del evento ferial. Sin embargo se evidencia que no se hace exigible elcumplimiento de esta cláusula permitiendo el ingreso de los arrendatarios al eventoferial sin haber efectuado los pagos como está estipulado, lo cual conlleva agenerar iliquidez a Expoferias S.A.S y tal como se ve reflejado en los estadosfinancieros, a tener una cartera morosa significativa la cual se constituye como dedifícil recaudo.



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Se evidencia que la Entidad efectúa pagos en dinero en efectivo por montosbastante altos, encontrando pagos por caja desde 1 ó 2 millones de pesos hastaincluso un registro de pago en efectivo por $231.485.850. No se evidencia laexistencia de procedimientos establecidos para el manejo del efectivo en laEntidad, teniendo en cuenta que se trata del manejo de recursos del erario públicodonde por manejo administrativo y mitigación de los riesgos se establece que lasEntidades que manejan recursos públicos efectúan sus pagos a través del sistemafinanciero, ya sea mediante el giro de cheques o mediante transferenciasbancarias, minimizando el uso del efectivo exclusivamente a lo autorizado paramanejo de Cajas menores.


Al efectuar revisión de los pagos efectuados al contrato de corretaje 2013-3-04 conla señora Lina María Colonia, se establece que existen diferencias entre los saldosregistrados como cuenta por pagar en el Balance General y lo autorizado en elActo Administrativo Resolución 2013-013 de Diciembre 30 de 2.013 en el cual seconstituyen las cuentas por pagar de la Entidad para la vigencia 2.013. El registrocontable está por $9.502.230 pero se constituye la cuenta por pagar en laResolución por $11.984.906. Es preciso depurar esta cuenta y efectuar los ajustesa que haya lugar pues los saldos contables deben ser fiel reflejo de lo ordenado enlos Actos administrativos de la Entidad.


La Entidad suscribió el contrato de arrendamiento No. 2012-6-056 con la señoraMartha Isabel López por valor de $14.000.000 más IVA, total $15.400.000, el cuales facturado con la Factura de Venta 83 de Junio 1 de 2.012, que carece de firmade aceptación por parte del Deudor. Al revisar las contabilizaciones referentes aeste contrato encontramos que se otorgó un descuento por valor de $4.910.000 yse efectuaron en 2.012 abonos en efectivo por $950.000, es decir quedaría unsaldo por cobrar pendiente de $9.540.000. Sin embargo, en el registro del Balancede comprobación se muestra un saldo por cobrar de $9.050.000 al corte Diciembre31 de 2.012, existiendo en la cuenta por cobrar un faltante de $490.000.

Las contabilizaciones registradas fueron:Ingreso cuenta 480817 por $14.000.000IVA generado cuenta 244502 por $1.400.000Descuentos arrendamientos cuenta 419506 por $4.910.000Pagos efectuados cuenta 147006 créditos por $950.000Quedando un saldo pendiente de $9.540.000


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Se evidencia que en la cuenta 147006 el registro inicial de la cuenta por cobrar fuepor $10.000.000 cuando debía ser $10.490.000 (Ingreso + IVA generado –Descuento otorgado).


Se evidencia en el mismo contrato de arrendamiento 2012-6-056 suscrito con laseñora Martha Isabel López el otorgamiento de un descuento sobre el valor delarrendamiento por la suma de $4.910.000, los cuales están efectivamentecontabilizados en la cuenta Descuentos arrendamientos y llevados como menorvalor en la Cuenta por cobrar. No se evidencia en el contrato que haya estipuladonada referente al otorgamiento de descuentos, ni existe documento alguno queautorice efectuar dicho descuento. Más aun siendo un descuento otorgado a unacuenta a la cual no se le dio cumplimiento de los pagos pactados en el contrato,presentando incluso alto nivel de morosidad a la fecha.


La entidad para la vigencia 2.013 suscribe el contrato de arrendamiento No. 2013-6F-2013 el cual carece de firma del Gerente de Expoferias, por un valor total de$9.000.000 incluido IVA, con la señora Martha Isabel López Gil. La citadaarrendataria a la fecha de suscripción del contrato arriba enunciado, se encontrabaen mora por valor de $8.750.000 según los registros contables de la Entidad, valorque de acuerdo con lo examinado en este informe sería en realidad de $9.240.000por haber un faltante en la contabilización del año 2.012 de esta cuenta deudora.


Se evidencia pagos a contratistas por prestación de servicios, donde no seevidencia que se les haya solicitado el pago correspondiente a la seguridadsocial como trabajadores independientes de acuerdo a lo establecido en la ley1122 de 2007 en su Artículo 18:

“Aseguramiento de los independientes contratistas de prestaciónde servicios. Los independientes contratistas de prestación deservicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social enSalud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de lacotización máxima de un 40% del valor mensual del contrato. Elcontratista podrá autorizar a la entidad contratante el descuento ypago de la cotización sin que ello genere relación laboral.


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Para los demás contratos y tipos de ingresos el Gobierno Nacionalreglamentará un sistema de presunción de ingresos con base en lainformación sobre las actividades económicas, la región deoperación, la estabilidad y estacionalidad del ingreso.

Parágrafo. Cuando el contratista pueda probar que ya estácotizando sobre el tope máximo de cotización, no le será aplicablelo dispuesto en el presente artículo.”

Lo anterior viola lo establecido en la Ley 1122 de 2.007 en su artículo 18, al noexigir la obligatoriedad de estos pagos a los contratistas.


Se evidencia que la Entidad tiene autorizada mediante Acuerdo de Junta DirectivaNo. 2013-002 de Abril 10 de 2.013 una escala de viáticos que no está acorde conlos límites máximos establecidos en el Decreto 1007 de 2.013, el cual en suartículo primero fija la tabla para la liquidación de viáticos de acuerdo con losrangos de salario percibidos por los funcionarios; en su artículo segundo determinaque los viáticos se fijarán según la remuneración mensual del empleadocomisionado, y en el último párrafo de este mismo artículo establece que cuandopara el cumplimiento de la comisión no se requiera pernoctar se reconocerá solo el50% de los valores fijados en la tabla del artículo primero.

Es preciso tener en cuenta que el Decreto 1015 de Mayo 21 de 2.013 por mediodel cual se fijan los límites máximos salariales de Gobernadores, Alcaldes yempleados públicos de entidades territoriales, en su artículo Noveno establece queel valor y las condiciones para el otorgamiento de viáticos para los empleadospúblicos de las entidades territoriales corresponderán a lo establecido por elGobierno Nacional para los empleados públicos de la rama ejecutiva del ordennacional, es decir lo fijado en el Decreto 1007 de 2.013.

Igualmente se establece en doctrina emanada de la Procuraduría General de laNación que es preciso que las entidades territoriales, sus entes descentralizados ydemás entidades que administran dineros públicos, deben atender lo establecidoen los anteriores Decretos.


De acuerdo con lo determinado en el anterior hallazgo, se evidencia dentro de lamuestra de pagos por viáticos revisada, que se efectuaron giros por este concepto


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que exceden lo estipulado en el Decreto 1007 de 2.013 por valor de $367.448.(Ver observaciones pagos de viáticos vigencia fiscal 2.013).

4.20. GESTIÓN PRESUPUESTAL

LA EMPRESA CENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS YEXPOSICIONES DE TULUÁ EXPOFERIAS TULUÁ S.A.S se rige en materiapresupuestal por el Decreto Nacional 115 de 1996, el cual establece normas sobrela elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos de las EmpresasIndustriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixtasujetas al régimen de aquellas, dedicadas a actividades no financieras y por lasdisposiciones del Consejo Municipal de Política Fiscal “COMFIS”, instanciaresponsable de la aprobación del presupuesto y de las modificaciones almismo en sus grandes agregados presupuestales.

Esta norma en sus artículos 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 9 y 10 contemplan los principiospresupuestales, los cuales manifiestan:

“Art. 2.- Los principios presupuestales son: la planificación, la anualidad, launiversalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, lacoherencia macroeconómica y la homeóstasis presupuestal.

Art. 3.- PLANIFICACIÓN. El presupuesto deberá guardar concordancia con loscontenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan de inversiones, del PlanFinanciero y del Plan Operativo Anual de Inversiones.

Art. 4.- ANUALIDAD. El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 dediciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirsecompromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esafecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sinexcepción.

Art. 5.- UNIVERSALIDAD. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastospúblicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. Enconsecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones concargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto.

Art. 6.- UNIDAD DE CAJA. Con el recaudo de todas las rentas y recursos decapital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en elpresupuesto.


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Art. 7.- PROGRAMACIÓN INTEGRAL. Todo programa presupuestal deberácontemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que lasexigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para suejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas vigentes.El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen sucabal ejecución.

Art. 8.- ESPECIALIZACIÓN. Las apropiaciones deben referirse en cada empresa asu objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cualfueron programadas.

Art. 9.- COHERENCIA MACROECONÓMICA. El presupuesto debe ser compatiblecon las metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación con laJunta Directiva del Banco de la República.

Art.10.- HOMEÓSTASIS PRESUPUESTAL. El crecimiento real del presupuesto derentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza,deberá guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera queno genere desequilibrio macroeconómico.”

En esta Auditoria, para realizar una evaluación y análisis al Proceso Presupuestalen una forma ajustada a la norma presupuestal, vamos a realizar mucho énfasis enlos artículos 3, 4, 5, 7 y 8, de la norma mencionada.

4.20.1. Presupuesto General.

En cumplimiento de los objetivos para evaluar la gestión del presupuesto de LAEMPRESA CENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONESDE TULUÁ EXPOFERIAS TULUÁ S.A.S y en desarrollo del programa de auditoria,en la revisión y análisis de los presupuestos de las vigencias 2012 y 2013 losresultados fueron:

La Junta Directiva, mediante Acuerdo No.003 de diciembre 26 de 2011, aprobópara la vigencia 2012 el presupuesto de ingresos y gastos en $1.849.514.000. ysegún Acuerdo No.003 de noviembre 26 de 2012, aprobó para la Vigencia Fiscaldel año 2013, un Presupuesto de Ingresos y Gastos en la suma de$1.876.886.333, pero en los documentos presentados de Ejecución Presupuestalde Ingresos se apropió la suma de $1.875.886.333.

4.20.2. Ingresos.


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4.20.2.1. Vigencia Fiscal del Año 2012

Adicion Reduccion Creditos Contracreditos Anterior Periodo Total Anterior Periodo Total Saldo1 INGRESOS 1.849.514.000 0 0 0 0 1.849.514.000 0 0 0 0 1.592.779.204 1.592.779.204 256.734.79611 INGRESOS CORRIENTES 1.849.511.000 0 0 0 0 1.849.511.000 0 0 0 0 1.592.779.204 1.592.779.204 256.731.79612 RECURSOS DE CAPITAL 3.000 0 0 0 0 3.000 0 0 0 0 0 0 3.0003 INGRESOS DE TERCEROS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 17.450.000 17.450.000 -17.450.000

TOTAL INGRESOS 1.849.514.000 0 0 0 0 1.849.514.000 0 0 0 0 0 1.610.229.204 1.610.229.204 239.284.796

PresuptoDefinitivo

Causacion (Recaudos enpapeles)

REPUBLICA DE COLOMBIACENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONES DE TULUA S.A.S

900361781EJECUCION PRESUPUESTAL INGRESOS

De Ene-01-2012 a Dic-31-2012

Codigo Descripción PresuptoInicial

Modificación Traslados

Para la vigencia 2012 el presupuesto definitivo de ingresos y recursos de capitalfue de $1.849.514.000; los rubros que participan de este presupuesto de ingresos,en su orden son: Arrendamientos con una participación en el PresupuestoDefinitivo del 35,50%; Otros Ingresos No Tributarios con una participación del64,50% y los Ingresos de Capital participando en el 0%.

Encontramos una ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia fiscal del año2012 del 86,12%; mas sin embargo, se pudo observar que no se tuvo en cuenta elprincipio de planeación y el de especialización, sobre todo en los siguientes rubrospresupuestales de ingresos:

Total1102040707 Espacio zona de espectaculos 360.000.000 63.636.3641102040715 Otros alquileres 1.000 122.041.16211029801 boleteria feria 660.000.000 1.632.00011029809 Patrocinio 250.000.000 01102981506 Otros ingresos 0 559.215.807

PresuptoDefinitivoCodigo Descripción

4.20.2.2. Vigencia Fiscal del Año 2013


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AdicionReduccionCreditosContracreditos AnteriorPeriodoTotal Anterior Periodo Total Saldo1 INGRESOS 1.875.885.333 0 0 0 0 1.875.885.333 0 0 0 0 650.680.728 650.680.728 1.225.204.60511 INGRESOS CORRIENTES 1.875.882.333 0 0 0 0 1.875.882.333 0 0 0 0 650.680.728 650.680.728 1.225.201.60512 RECURSOS DE CAPITAL 3.000 0 0 0 0 3.000 0 0 0 0 0 0 3.000

PresuptoDefinitivo

Causacion(Recaudos en

REPUBLICA DE COLOMBIACENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONES DE TULUA S.A.S

900361781EJECUCION PRESUPUESTAL INGRESOS

De Ene-01-2013 a Dic-31-2013

Codigo Descripción PresuptoInicial

Modificación Traslados

Para la vigencia 2013 el presupuesto Inicial de ingresos y recursos de capital fuede $1.876.885.333, apropiación aprobada en el Acta No. 003 de noviembre de2012, pero en la ejecución presupuestal aparece un presupuesto inicial y definitivopor $1.875.885.333, presentándose una diferencia de $1.000.000 y unos Ingresosde Terceros por $223.700.000 que fueron incorporados al presupuesto de Ingresosy Gastos, sin mediar Acto Administrativo alguno, ni tampoco hace parte del Totalde los Ingresos y del Gasto.

Los rubros que participan de este presupuesto de ingresos, en su orden son:Arrendamientos con una participación en el Presupuesto Definitivo del 30,65%;Otros Ingresos No Tributarios con una participación del 69,35% y los Ingresos deCapital participando en el 0%.

Encontramos una ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia fiscal del año2013 del 34,69%. Situación atípica en esta ejecución, pues encontramos undecrecimiento de lo recaudado en el 2012 vs el 2013 del 144,79%. Lo que significaque no se contemplaron los principios presupuestales del Estatuto Orgánico dePresupuesto.

En información suministrada por la Contadora de la Entidad, “Es así como para elcaso del convenio suscrito por Expoferias Tuluá S.A.S, el cual tiene por objeto"Aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para la realización decuatro (4) conciertos en el Marco de la Feria 58 del Municipio de Tuluá, Valledel Cauca, como herramienta de desarrollo local que articule las acciones delas tradiciones Culturales" es claro que se está cediendo un espacio físico y unosderechos, para la explotación de un particular, quien a riesgo asume el costo totalde la parrilla de artistas, incluida la producción, esto a cambio de una retribucióneconómica”. No se llevó ningún registro presupuestal de Ingresos y Gastos deestos movimientos como SIN SITUACION DE FONDOS.


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Aunque, en el mismo comunicado, precisa que:

“1. Con respecto a la ejecución de Recursos Sin Situación de Fondos ysegún concepto del Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

¿Qué es una apropiación con y sin situación defondos?

En términos generales una apropiación sin situación de fondos implica que norequiere para su ejecución desembolsos directos por parte de la Dirección delTesoro Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Esto puedesuceder principalmente porque la entidad ejecutora recauda directamente losrecursos, o porque para la ejecución de un contrato determinado, resultapreferible que la Tesorería le gire directamente los recursos al proveedor, sintener que ingresar a la entidad contratante Por el contrario, las partidas quese apropian con situación de fondos, están sujetas a estos desembolsosdirectos.

En este sentido cuando hablamos de recursos SIN situación de fondos nosreferimos a partidas que por Ley no serán giradas directamente por la entidadejecutora del presupuesto público, más si se realizará la incorporación en supresupuesto de rentas y gastos, dado que la destinación de los recursos ha sidopreviamente definida en la ley tanto en sus fuentes como en su destinación.” Losubrayado fuera del texto original.

Como se puede apreciar en lo subrayado, se debió incorporar al Presupuesto deIngresos y Gastos; porque no se estaría cumpliendo lo estipulado en los Principiosde la Universalidad y el de la Especialización. Como también violando loestablecido en el Decreto 115 de 1996, en sus artículos 20, 21 y 22, que estipulan:

“Art. 20.- Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que tienen comofin ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 dediciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no podránadicionarse, ni transferirse, ni contracreditarse, ni comprometerse.

Art. 21.- Todos los actos administrativos que afecten las apropiacionespresupuestales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos quegaranticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para quelos recursos no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar


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claramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Estaoperación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

En consecuencia, no se podrán contraer obligaciones sobre apropiacionesinexistentes, o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura delcrédito adicional correspondiente, o con cargo a recursos del crédito cuyoscontratos no se encuentren perfeccionados, o sin que cuenten con el concepto dela Dirección General de Crédito Público para comprometerlos antes de superfeccionamiento, o sin la autorización para comprometer vigencias futuras por elConsejo Superior de Política Fiscal - CONFIS-, o quien éste delegue. El funcionarioque lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que seoriginen.

Art. 22.- No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones queafecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o seconfiguren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderándisciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma.”

4.20.3. Gastos.

El Presupuesto Definitivo de Gastos o Apropiaciones para la vigencia 2012 fue de$1.849.515.000; de dicho presupuesto participan los siguientes clasificadores delgasto en su orden: Gastos de Funcionamiento con una participación del 75,50% ylos Gastos de Inversión participando con el 24,50%.

Desagregando los Gastos de Funcionamiento, en el Presupuesto Definitivo,encontramos que la mayor participación corresponde a los Gastos de personal conuna participación del 58,97%, los Gastos Generales con una participación del38,99% y las transferencias con el 0,24%. En cuanto a los Gastos de Inversión,encontramos que la Inversión en Infraestructura participa con el 1,80%.

La Ejecución Presupuestal del Gasto para la vigencia fiscal del año 2012,correspondió al 98,83%. La Ejecución de los Gastos de Funcionamiento fue del98,81% y los Gastos de Inversión fueron del 100%. Así mismo, los Gastos dePersonal se ejecutaron en un 98,41%%, los Gastos Generales del 100% y lasTransferencias del 0%. En cuanto a los Gastos de Inversión para Infraestructurapresento una ejecución del 100%.

Para la vigencia fiscal del año 2013, con el decrecimiento de la ejecución, no esposible realizar un análisis de la situación del gasto.


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Una vez, realizado el Balance Presupuestal de LA EMPRESA CENTROREGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONES DE TULUÁEXPOFERIAS TULUÁ S.A.S, para la vigencia fiscal del año 2012, encontramosque presento un déficit presupuestal de $235.074.965. Para la vigencia fiscal delaño 2013 presento un déficit presupuestal de $72.502.563.

En líneas generales, la gestión del manejo presupuestal, tanto en los ingresoscomo en los gastos, de LA EMPRESA CENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS,SERVICIOS Y EXPOSICIONES DE TULUÁ EXPOFERIAS TULUÁ S.A.S en lasvigencias fiscales de los años 2012 y 2013 con respecto a lo presupuestado no fueeficiente, ni eficaz. A pesar de que se alcanzaron metas por encima del 100%sobre el presupuesto definitivo, en los Ingresos, este indicador no refleja la realidadde la gestión. Lo cual puede llegar a que se le dé aplicabilidad a lo establecido enel artículo 14 de la Ley 617 de 2000, el cual dispone que:

“Artículo 14. Prohibición de transferencias y liquidación deempresas ineficientes. Prohíbese al sector centraldepartamental, distrital o municipal efectuar transferencias a lasempresas de licores, a las loterías, y a las instituciones denaturaleza financiera de propiedad de las entidades territorialeso con participación mayoritaria de ellas, distintas de lasordenadas por la ley o de las necesarias para la constitución deellas y efectuar aportes o créditos, directos o indirectos bajocualquier modalidad”.

Cuando una Empresa Industrial y Comercial del Estado o sociedad de economíamixta, de aquellas a que se refiere el presente artículo genere pérdidas durantetres (3) años seguidos, se presume de pleno derecho que no es viable y deberáliquidarse o enajenarse la participación estatal en ella, en ese caso sóloprocederán las transferencias, aportes o créditos necesarios para la liquidación.”

4.20.4. Estados Presupuestales

Como resultado de la Auditoria adelantada a la ejecución de los Ingresos y Gastosde LA EMPRESA CENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS YEXPOSICIONES DE TULUÁ EXPOFERIAS TULUÁ S.A.S para las vigenciasfiscales de los años 2012 y 2013, el concepto sobre el Control Presupuestal esDESFAVORABLE.Como resultado de la evaluación financiera y presupuestal se determinaron lossiguientes hallazgos:


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4.21. CONSOLIDADO DE HALLAZGO EVALUACION DE PRESUPUESTO

4.21.1. Hallazgo No. 42 Administrativo

En la vigencia fiscal del año 2013, no se cumplieron con los principiospresupuestales establecidos en el Decreto 115 de 1996 los cuales son:

“Art. 2.- Los principios presupuestales son: la planificación, la anualidad, launiversalidad, la unidad de caja, la programación integral, la especialización, lacoherencia macroeconómica y la homeóstasis presupuestal.

Art. 3.- PLANIFICACIÓN. El presupuesto deberá guardar concordancia con loscontenidos del Plan Nacional de Desarrollo, del Plan de inversiones, del PlanFinanciero y del Plan Operativo Anual de Inversiones.

Art. 4.- ANUALIDAD. El año fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 dediciembre de cada año. Después del 31 de diciembre no podrán asumirsecompromisos con cargo a las apropiaciones del año fiscal que se cierra en esafecha y los saldos de apropiación no afectados por compromisos caducarán sinexcepción.

Art. 5.- UNIVERSALIDAD. El presupuesto contendrá la totalidad de los gastospúblicos que se espere realizar durante la vigencia fiscal respectiva. Enconsecuencia ninguna autoridad podrá efectuar gastos públicos, erogaciones concargo al Tesoro o transferir crédito alguno, que no figuren en el presupuesto.

Art. 6.- UNIDAD DE CAJA. Con el recaudo de todas las rentas y recursos decapital se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en elpresupuesto.

Art. 7.- PROGRAMACIÓN INTEGRAL. Todo programa presupuestal deberácontemplar simultáneamente los gastos de inversión y de funcionamiento que lasexigencias técnicas y administrativas demanden como necesarios para suejecución y operación, de conformidad con los procedimientos y normas vigentes.El programa presupuestal incluye las obras complementarias que garanticen sucabal ejecución.

Art. 8.- ESPECIALIZACIÓN. Las apropiaciones deben referirse en cada empresa asu objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cualfueron programadas.


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Art. 9.- COHERENCIA MACROECONÓMICA. El presupuesto debe ser compatiblecon las metas macroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinación con laJunta Directiva del Banco de la República.

Art.10.- HOMEÓSTASIS PRESUPUESTAL. El crecimiento real del presupuesto derentas incluida la totalidad de los créditos adicionales de cualquier naturaleza,deberá guardar congruencia con el crecimiento de la economía, de tal manera queno genere desequilibrio macroeconómico.”

Y con los artículos 20, 21 y 22, del mismo Decreto en mención, que disponen:

“Art. 20.- Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto que tienen comofin ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 dediciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no podránadicionarse, ni transferirse, ni contracreditarse, ni comprometerse.

Art. 21.- Todos los actos administrativos que afecten las apropiacionespresupuestales, deberán contar con los certificados de disponibilidad previos quegaranticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos.

Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para quelos recursos no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicarclaramente el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. Estaoperación es un requisito de perfeccionamiento de estos actos administrativos.

En consecuencia, no se podrán contraer obligaciones sobre apropiacionesinexistentes, o en exceso del saldo disponible, con anticipación a la apertura delcrédito adicional correspondiente, o con cargo a recursos del crédito cuyoscontratos no se encuentren perfeccionados, o sin que cuenten con el concepto dela Dirección General de Crédito Público para comprometerlos antes de superfeccionamiento, o sin la autorización para comprometer vigencias futuras por elConsejo Superior de Política Fiscal - CONFIS-, o quien éste delegue. El funcionarioque lo haga responderá personal y pecuniariamente de las obligaciones que seoriginen.

Art. 22.- No se podrá tramitar o legalizar actos administrativos u obligaciones queafecten el presupuesto de gastos cuando no reúnan los requisitos legales o seconfiguren como hechos cumplidos. Los ordenadores de gastos responderándisciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en esta norma.”


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Y con los déficits presentados en las dos vigencias, pueden llevar a la entidad a loconsagrado en el artículo 14 de la Ley 617 de 2000.

5. FACTOR DE LEGALIDAD

Cumplimiento del Marco Normativo de la Contratación:

Para analizar la contratación suscrita por el Centro Regional de Negocios,Servicios y Exposiciones de Tuluá, S.A.S., EXPOFERIAS, vigencias 2.012 – 2.013,se tomó del total contratado en las vigencias una muestra de diecisieteexpedientes, equivalentes al 30% de una pauta de Setecientos Veintiséis MillonesOchenta y Dos Mil Ciento Treinta y Cuatro ($726.082.134.oo) de un universo deDos Mil Cuatrocientos Veinte Millones Doscientos Setenta y Tres Mil SetecientosOchenta y Dos ($2.420.273.782.oo).

Tomando para el informe la Tipología contractual suscritas por el Centro Regionalde Negocios, Servicios y Exposiciones de Tuluá, S.A.S., EXPOFERIAS, a travésdel Acuerdo No. 2013-001 del 10 de Abril de 2.013, por medio del cual adoptó elReglamento de Contratación, instrumento por el que se rige todo el procesocontractual de la entidad.

Se evaluaron dieciséis (16) contratos de Prestación de Servicios, de Compra, deSuministros, de Corretaje y Órdenes de Prestación de Servicios.

vigencias Contratos Valor Selección Valor %

2012-2013 101 $2.420.273.782 16 $726.082.134 30

En cuanto a su Estatuto de Contratación el Centro Regional de Negocios, Serviciosy Exposiciones de Tuluá, S.A.S., EXPOFERIAS, lo adopta por Acuerdo No. 2013-001 del 10 de Abril de 2.013, el cual reforma y adiciona al reglamento decontratación adoptado por Acuerdo No. 003 de 2.010.

En Asamblea General Extraordinaria de accionistas llevada a efecto el 8 de agostode 2.012, se aprobó la transformación de la sociedad en Sociedad por AccionesSimplificada, y se adoptaron otras determinaciones.

Cuenta el Reglamento de Contratación con objetivos y alcance, marco legal,principios rectores de la contratación e introduce principios del proceso contractual.


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Aporta principios del Control Fiscal, principios Constitucionales y legales y uncapítulo especial en la planeación de la contratación, disposiciones generales ymodalidades de Selección de contratistas por licitación pública, contratación convarias ofertas y contratación con una sola oferta o directa.

Igualmente se incorporan reglas de enajenación de bienes, venta de bienes, ventade bienes obsoletos, procedimientos para la adquisición de bienes y servicios,procedimiento por precio ponderado, procedimientos con socios estratégicos yprocedimientos de urgencia y emergencia.

Trae disposiciones complementarias en relación a la administración, coordinacióne interventoría de contratos, solución de controversias y estipulación de garantías.

Etapas: Precontractual, Contractual y Postcontractual

Etapa precontractual (Planeación de la Contratación).

5.1. CONSOLIDADO DE HALLAZGOS DEL FACTOR DE LEGALIDAD


No se evidencia la determinación o soportes que permitan tipificar, estimar losriesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico de los contratos noexiste una descripción clara en los estudios previos, de la modalidad de seleccióndel contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan la elección

5.1.2. Hallazgo No. 44 Administrativo.

Se evidencia que la entidad contrata mediante Orden de Prestación de Serviciosmontos considerables de recursos económicos, contratación que implica que elsujeto de control pueda inobservar los principios de economía, transparencia yselección objetiva, para que en lo sucesivo se contrate a través de Contratos dePrestación de Servicios.


En la orden de Prestación de Servicios No 2013-3-016 se evidencia en elexpediente la ausencia de los Certificado Presupuestales que amparen lacontratación, Certificado de Disponibilidad Presupuestal, CDP -RegistroPresupuestal RP y Orden de Pago Presupuestal OPP. Se infringe presuntamente


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el numeral 4 del Artículo 25 del Acuerdo No. 2013-001 concordante con la Ley 734de 2.002, artículo 34 Numeral 1


En el Contrato de Prestación de Servicios No. 2012-3-001 no se evidencia TarjetaProfesional, certificado y/o título profesional del contratista. En la CláusulaVigésima Séptima: "Documentos del Contrato" a folio 29 se omite relacionar lapresentación de los antecedentes judiciales del Contratista, expedido por elMinisterio de Defensa Nacional - Policía Nacional de Colombia. No se evidencia lapresentación de la Libreta Militar, requisito para suscribir contratos con entidadespúblicas o privadas. Por lo tanto se presume la transgresión del numeral 7 delartículo 41 del Acuerdo No. 2013-001 concordante con el artículo 17 del Decreto2159 de 1995.


En el Contrato 2012-3-005 no se evidencia un detallado estudio previo que lepermita a la entidad soportar el desarrollo de los principios de Legalidad yPlaneación, como un instrumento mediante el cual se identifican los requisitos quedeben agotarse o cumplirse para garantizar la idoneidad del proceso decontratación. En los estudios de conveniencia no se evidencia un análisis del valordel bien, obra o servicio a contratar, una descripción técnica de la necesidad asuplir.


En el Contrato 2012-3-009 no se evidencia la determinación o soportes quepermitan tipificar, estimar los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrioeconómico del contrato.


En el Contrato 2012-3-009 Se evidencia que el certificado del Boletín deResponsables Fiscales "SIBOR" fue expedido el 9 de Mayo de 2.012, el Certificadode Antecedentes Disciplinarios el 7 de Mayo de 2.012, las partes suscriben elContrato el 2 de Mayo de 2.012. La relación de documentos se hace de maneraextemporánea, sin verificar presuntas inhabilidades en las que pueda estar incursoel contratista. Por lo tanto se presume la transgresión de los numerales 2 y 3 delartículo 41 del Acuerdo No. 2013-001 concordante con el artículo 60 de la Ley 610de 2000.


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5.6.8. Hallazgo No. 50 administrativo

En el Contrato 2012-3-014 No se evidencia en el expediente el certificado deantecedente y requerimientos judiciales expedido por el Ministerio de Defensa -Policía Nacional


En las carpetas contractuales 2012-3-014, 2012-3-016, 2012-3-010, 2012-3-009,2013-3-016, 2013-3-019, 2013-3-020, 2013-4-001, 2013-5001, 2013-1-014, 2013-1-015 y 2013-1-022 se evidenciaron falencias en el cumplimiento de la LeyGeneral de Archivos, toda vez que no se lleva un proceso organizacional en lafoliación de los expedientes, en mantener una documentación organizada para quela información institucional sea para uso de la administración al servicio delciudadano. En consecuencia se estaría presuntamente vulnerando lo establecidoen el numeral d) del artículo 4 de la Ley 594 de 2000.


En el Contrato 2013-1-015 Se evidencia que el Formato único de Hoja de Vida delcontratista carece de la firma


En el Contrato 2013-3-004 se evidencia que en el expediente no reposan latotalidad de los documentos que soportan la idoneidad del contratista,contraviniendo lo estipulado en la Cláusula Vigésima Primera. Documentos delContrato Numeral 13 "Constancias y/o Certificaciones de contratos similaresejecutadas durante el año anterior"

En la Cláusula Cuarta de la minuta contractual “DURACIÓN DEL CONTRATO”,establece “El presente contrato tendrá una duración de DOS (2) Meses, contados apartir de la suscripción del mismo……………………” Se evidencia que en lacarpeta del contrato no reposa el Acta de Finalización y Acta de Liquidación delContrato.


En los Contratos 2013-3-015 la propuesta del proponente aparece sin su rúbrica,denotando deficiencias en el perfeccionamiento del contrato.


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En el Contrato 2013-5-001 se evidencia que no se relaciona la Libreta Militar delcontratista, requisito indispensable para celebrar contratos en el sector público yprivado.


En Contrato 2013-3-020 se evidencia que la entidad celebra un contrato sin el llenode los requisitos el 29 de Mayo de 2.013, la consulta de antecedentes yrequerimientos judiciales se hace el 17 de Junio de 2.013, el certificado deantecedentes disciplinarios se expide el 17 de Junio de 2.013, la certificación delBoletín de Responsables Fiscales se expide el 13 de Junio de 2.013. Se suscribeun contrato sin verificar previamente si el contratista está incurso en el régimen deinhabilidades poniendo en riesgo el patrimonio público de la entidad. Por lo tantose presume la transgresión de los numerales 2 y 3 del artículo 41 del Acuerdo No.2013-001 concordante con el artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

Etapa Contractual


En el Contrato 2012-3-010 se evidencia que el acta de interventoría de finalizacióndel proceso contractual y el Acta de Interventoría de Liquidación no está suscritapor el contratista.

Etapa post contractual


En la Actas de Finalización y Liquidación de los Contratos no describen el Pago deSeguridad Social, la entidad Prestadora en Salud, Pensión y Riesgos Laborales

Impacto de la Contratación

En lo referente al impacto de la contratación el Centro Regional de Negocios,Servicios y Exposiciones de Tuluá, enfoca su actividad principal en la realizaciónanual de la Feria de Tuluá, la que va encaminada a la organización, exposiciones yeventos de productos y servicios que se ofertan al interior del Coliseo ManuelVictoria Rojas.


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El Centro Regional de Negocios, Servicios y Exposiciones de Tuluá EXPOFERIAS,tiene como principal cliente la Feria de Tuluá, evento que copa un par de semanasen el mes de Junio de cada anualidad, la entidad debe propender por promocionarencuentros, exposiciones, congresos, convenciones, espectáculos, actividades delsector agropecuario, del sector turístico regional y actividades tendientes alaprovechamiento del tiempo libre y a la utilización del Coliseo Manuel VictoriaRojas, durante el calendario que permanece inactivo de manera tal que genereingresos que le permitan no solo dar cumplimiento al objeto enmarcado en sumisión institucional y estatutaria, sino generar una dinámica financiera que la hagaauto sostenible y competitivo, generando además crecimiento patrimonial.

Procesos Judiciales

En relación a los procesos judiciales se pudo establecer lo siguiente.

La entidad auditada instauro demanda por el presunto delito de hurto en menorcuantía en contra de persona identificada en el SPOA 768346000188201300794ante la Fiscalía General de la Nación.

Se promovió proceso Ejecutivo con Medidas Previas, ante Juzgado Civil Municipalde Tuluá, en contra de arrendatario de Stand al interior del Coliseo Manuel VictoriaRojas.

Cursa en el Juzgado Laboral de Descongestión del Distrito Judicial de Buga Valle,demanda Laboral de Mayor Cuantía en contra de la firma SIMETRANS LTDA,Cooperativa de Trabajo Asociado y EXPOFERIAS, cuya defensa judicial vienesiendo ejercida por una firma de abogados externa.

La entidad no cuenta con lo conformación del Comité de Defensa Judicial yConciliación, ya que la norma no los obliga a su constitución.


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FUNCION DE ADVERTENCIA “EXPOFERIAS “

El propósito fundamental de la Auditoria Modalidad Regular con Enfoque Integralpracticada al Centro Regional de Negocios, Servicios y ExposicionesEXPOFERIAS S.A.S Tuluá, fue materializar la evaluación del desempeño de éstaEntidad y verificar si en el desarrollo de cada uno de sus procesos cuenta con undireccionamiento claro y visible, que le permita realizar operacionesadministrativas y asistenciales eficientes y efectivas encaminadas a su Misión,arrojando éste ejercicio como resultado que los procedimientos llevados a cabo porla Entidad auditada no apuntan a los objetivos misionales de la misma, lo cual lahace no viable económica y administrativamente, ya que EXPOFERIAS S.A.S.Tuluá no tiene establecidos políticas de operación documentadas como derroterospreviamente planificados que le permitan funcionar de manera articulada enfocadaa su objeto social y aunque se encuentran bajo la facultad de Estatutos aprobadosmediante Acta N° 004 del 08 de agosto de 2012; la Entidad desde su estructuraorganizacional hasta su funcionamiento no obedecen a ellos.

Por lo anterior, la Contraloría Municipal de Tuluá y el equipo auditor solicita que laEntidad realice un Plan de Mejoramiento ajustado a la realidad administrativa,económica y financiera que le permita ser viable en un futuro a muy corto plazopara que no se vea avocada a una intervención o liquidación, por lo cual se lesolicita que la Junta Directiva, en cabeza de su Presidente y Gerente, examineexhaustivamente los hallazgos administrativos realizados y determine lo másconveniente para la Entidad denominada EXPOFERIAS S.A.S Tuluá.


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OPINIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS CENTRO REGIONAL DENEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONES EXPOFERIAS TULUA S.A.S

GERENTEJuan Carlos callejas AristizabalTuluá-Valle

Asunto: Opinión de los Estados Financieros Vigencia Fiscal 2012 y 2013

La Contraloría Municipal de Tuluá en cumplimiento de sus funcionesconstitucionales y legales proferidas en los Artículos 267 y 268 de la ConstituciónPolítica de Colombia, y atendiendo su Plan general de Auditoría para el año 2014,practicó Auditoría Integral Modalidad Regular al Centro Regional de Negocios,Servicios y Exposiciones EXPOFERIAS S.A.S, examinando entre otros aspectos,los Estados Financieros de las vigencias 2012 y 2.013 a fin de establecer surazonabilidad.

La presentación de los Estados Financieros y la información analizada esresponsabilidad del CENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS YEXPOSICIONES EXPOFERIAS TULUA S.A.S. El análisis de la ContraloríaMunicipal de Tuluá consiste en producir un informe que exprese la opinión sobre larazonabilidad de dichos estados. Nuestro examen fue practicado de acuerdo conNormas de Auditoría Generalmente Aceptadas vigentes en Colombia.Consideramos que el examen que hemos realizado provee una base razonablepara fundamentar nuestra opinión.

En nuestra opinión, los Estados de Situación Financiera, los correspondientesEstados de Resultados, y de Flujos de Efectivo, presentan razonablemente, entodos los aspectos importantes, la situación financiera del CENTRO REGIONALDE NEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONES EXPOFERIAS TULUA S.A.S al31 de diciembre de 2.012 y 2.013 de conformidad con Normas y Principios de


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Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados uniformemente enel período.

ORIGINAL FIRMADOSANDRA PATRICIA ARREDONDO GOMEZContador PúblicoTP 164819-T


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DICTAMEN INTEGRAL

GERENTEJuan Carlos callejas AristizabalTuluá-Valle

Cordial saludo

La Contraloría Municipal de Tuluá Valle, con fundamento en las facultadesotorgadas por el artículo 272 de la Constitución Política, practicó Auditoría conEnfoque Integral Modalidad Regular al Centro Regional de Negocios, Servicios yExposiciones EXPOFERIAS S.A.S.

Lo anterior a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia,eficacia, y equidad, con que administró los recursos puestos a su disposición y losresultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, elexamen de los Balances Generales consolidados a 31 de diciembre del año 2012Y 2013, los Estados de Actividad Financiera, Económica y Social consolidadospara los períodos comprendidos entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de losmismos años.

RELACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría, se detectaron cincuenta y nueve (59)Hallazgos de carácter Administrativo los cuales se encuentran sujetos a plan demejoramiento.

PLAN DE MEJORAMIENTO

La entidad debe realizar un Plan de Mejoramiento que incluya las acciones y metasque se implementarán para solucionar las deficiencias u observaciones


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comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe, elcronograma para su implementación y los responsables de su desarrollo.El Plan de Mejoramiento debe ser entregado a la Contraloría Municipal de TuluáValle, dentro de los 15 días hábiles siguientes al recibo del informe final.

Atentamente,

ORIGINAL FIRMADOGILBERTO CASTRILLÓN VALENCIAContralor Municipal de Tuluá Valle.


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CENTRO REGIONAL DE NEGOCIOS, SERVICIOS Y EXPOSICIONESEXPOFERIA TULUA S.A.SVIGENCIAS 2012-2013

RESUMEN DE HALLAZGOS1- ANEXO

No HALLAZGOS AUDITORIADERECHO DE

CONTRADICCIÓN DELA ENTIDADAUDITADA

CONCLUSIÓNAUDITORIA

TIPO DE HALLAZGO

A D F P S Valor DañoPatrimonial

FACTOR DE GESTIÓN Y RESULTADOS

1

Se evidenció que en la vigencia 2012-2013, la Entidad nocuenta con un Plan de Desarrollo institucional como Entedescentralizado, que goza de autonomía financiera,presupuestal y administrativa; incumpliendo lo establecidoen el artículo 41 de la ley 152 de 1994 y la ley 1474 de2011 Estatuto Anticorrupción y el articulo 49 capitulo IIliteral (a) de los Estatutos de la Sociedad que dice“Formular la política general de la empresa, el plan dedesarrollo administrativo y los planes y programas,conforme a la Ley Orgánica de Planeación y la LeyOrgánica del Presupuesto, deben ajustar a los planessectoriales y, a través de estos, al Plan de DesarrolloMunicipal“.

Para el caso de losmunicipios, además delos Planes de Desarrolloregulados por la Ley 152de 1994, contarán con unPlan de OrdenamientoTerritorial, que se regirápor las disposicionesespeciales sobre lamateria. El GobiernoNacional y losdepartamentos brindaránlas orientaciones y apoyotécnico para laelaboración de los planesde ordenamientoterritorial. Ver Artículo9 Ley 388 de 1997 y ss.Planes de OrdenamientoTerritorial.” De lo que

En observancia a loestipulado en el artículo49 capitulo II literal (a)de los Estatutos de laSociedad EXPOFERIASy como lo describe eneste hallazgo, la Entidaddebe obedecer a un planinstitucional, en el quese establezcan susobjetivos, metas yproductos a alcanzar endeterminado tiempo(Documento Guía), elcual no se evidenció enlas vigencias auditadasdocumento que no tienerelación alguna con unplan de ordenamientoterritorial.

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podemos concluir que losPlanes de Acción loestablece la norma paralos Entes Territoriales:1.- Las Gobernaciones y2.- Municipios.

EXPOFERIAS TULUAS.A.S. NO ES UN ENTETERRITORIAL, POR LOTANTO NO ES SUJETODE APLICACIÓN DEESTA NORMA.

La Entidad no desvirtúael hallazgo quedandoéste en firme y sujeto aPlan de Mejoramiento.

2

No se evidenció en las vigencias 2012-2013 un PlanIndicativo a través del cual se lleve el control deindicadores de cumplimiento a los planes, programas yproyectos de la Institución, con índices de eficiencia,eficacia y efectividad, ni hay un Plan de Acción Institucionaldetallado por áreas, incumpliendo lo establecido en elartículo 41 de la ley 152 de 1994 y la ley 1474 de 2011Estatuto Anticorrupción y el articulo 49 capitulo II literal (a)de los Estatutos de la Sociedad.

Para el caso de losMunicipios, además delos Planes de Desarrolloregulados por la Ley 152de 1994, contarán con unPlan de OrdenamientoTerritorial, que se regirápor las disposicionesespeciales sobre lamateria. El GobiernoNacional y losDepartamentos brindaránlas orientaciones y apoyotécnico para laelaboración de los planes

En observancia a loestipulado en el artículo49 capitulo II literal (a)de los Estatutos de laSociedad EXPOFERIASy como lo describe eneste hallazgo, la Entidaddebe obedecer a un planinstitucional, en el quese establezcan susobjetivos, metas yproductos a alcanzar endeterminado tiempo(Documento Guía), elcual no se evidenció en

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de ordenamientoterritorial. Ver Artículo9 Ley 388 de 1997 y ss.Planes de OrdenamientoTerritorial.” De lo quepodemos concluir que losPlanes de Acción loestablece la norma paralos Entes Territoriales:1.- Las Gobernaciones y2.- Municipios.

EXPOFERIAS TULUAS.A.S. NO ES UN ENTETERRITORIAL, POR LOTANTO NO ES SUJETODE APLICACIÓN DEESTA NORMA

las vigencias auditadasdocumento que no tienerelación alguna con unplan de ordenamientoterritorial.La Entidad no desvirtúael hallazgo quedandoéste en firme y sujeto aPlan de Mejoramiento.

3

Se evidencio que las vigencias 2012-2013 la Entidad poseeuna estructura organizacional muy reducida, para atenderlas múltiples funciones administrativas propias de un Entedescentralizado de economía mixta, La cual no contribuyea la gestión por procesos ni a la satisfacción en laprestación del servicio al ciudadano, incumpliendo loestipulado en el artículo 49 del capítulo II literal (e) de losEstatutos de la Sociedad, que dice : “Determinar consujeción a la ley, la estructura administrativa interna de laEntidad y aprobar el manual de funciones y competencias

La Entidad viene de unacrisis económica, que nopermite crear máscargos, además, no sereciben recursos detransferencias de laNación, ni del Municipiode Tuluá. Y los cargospara crearlos se tieneque contar con el

En observancia a loestipulado en el artículo49 del capítulo II literal(e) de los Estatutos de laSociedad EXPOFERIAS,como se describe eneste hallazgo.La Entidad no desvirtúael hallazgo quedandoéste en firme y sujeto a

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laborales de los empleados y funcionarios al servicio de lamisma; fijar la escala de remuneración de sus servidores ydemás reglamentos que la ley establezca de conformidadcon las previsiones legales y reglamentarias”.

presupuesto respectivo,tal como lo exige la Ley.

Plan de Mejoramiento.

4

Hallazgo administrativo: Se evidenció que en las vigencias2012-2013 la entidad tienen concentrada laresponsabilidad de la totalidad de las transaccionescontables, presupuestales y de tesorería en unaservidora contratista que ejerce las funciones de contador,incumpliendo las normas de control interno para lasentidades del estado y derecho privado que reciban dinerosdel estado, en cuanto a que se deben definir claramente elalcance de las funciones y establecer limite en lasresponsabilidades evitando la concentración de funcionesen un solo funcionario.

La entidad viene de unacrisis económica, que nopermite crear máscargos, además, no sereciben recursos detransferencias de laNación, ni del Municipiode Tuluá. Y los cargospara crearlos se tienenque contar con elpresupuesto respectivo yen este momento nuestropresupuesto no permitecrear más cargos.


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5Se evidenció que la Entidad en las vigencias 2012-2013 noposee un Abogado que maneje la parte jurídica ycontractual.

La entidad viene de unacrisis económica, que nopermite crear máscargos, además no sereciben recursos detransferencias de laNación, ni del Municipiode Tuluá. y los cargospara crearlos se tieneque contar con el

La Entidad no desvirtúael hallazgo quedandoéste en firme y sujeto aPlan de Mejoramiento

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presupuesto respectivo yen este momento nuestropresupuesto no permitecrear más cargos

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Se evidenció que en la Entidad en las vigencias 2012-2013,no posee documentación, o acto administrativo quecertifique la creación de la Oficina de Recursos Humanodonde se trazaran Estrategias y Políticas de TalentoHumano conducentes a mejorar las condiciones laborales,clima organizacional y el nivel de competencias al interiorde la Entidad, incumpliendo lo estipulado en el artículo 49capitulo II literal (e) de los Estatutos de la Sociedad.

La entidad viene de unacrisis económica, que nopermite crear máscargos, además no sereciben recursos detransferencias de laNación, ni del Municipiode Tuluá y los cargospara crearlos se tieneque contar con elpresupuesto respectivo yen este momento nuestropresupuesto no permitecrear más cargos.


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Se evidencio que la Entidad en las vigencias 2012-2013, noposee documentación, o acto administrativo que certifiquela Creación de la Oficina de Control Interno, eimplementación de los Sistemas Integrados de Calidad;incumpliendo lo establecido en la ley 87 de 1993 y suDecreto reglamentario 1599 de 2005 y la ley 872 de 2003 ysu Decreto reglamentario 4110 de 2004, que habla de laadopción de la Norma Técnica de Calidad NTC-GP1000de 2009 y el Articulo 93 Capítulo V de los Estatutos de laSociedad, que dice “ Del Control Interno : En la SociedadCentro Regional de Negocios, Servicios y ExposicionesEXPOFERIAS Tuluá S.A.S., el control interno será ejercidode manera total y permanente por cada servidor yempleado, de acuerdo con su nivel jerárquico, funcional yde competencia, según la estructura señalada. El controlserá ejercido sobre la totalidad de las actividades e implicael control de legalidad y conveniencia de los actos.PARAGRAFO: La Junta Directiva desarrollará losprocedimientos y cargos del control interno, deconformidad con la ley 87 de 1993 y las normas que lamodifiquen, adicionen o complementen “

La Entidad viene de unacrisis económica, que nopermite crear máscargos, además no sereciben recursos detransferencias de laNación, ni del Municipiode Tuluá y los cargospara crearlos se tieneque contar con elpresupuesto respectivo yen este momento nuestropresupuesto no permitecrear más cargos.


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Se evidencio que La Entidad en las vigencias 2012-2013,no está dando cumplimiento a cabalidad con lo establecidoen la Ley 594 de 2000, en cuanto a la implementación deun Programa de Gestión Documental que permita hacerseguimiento a la oportuna respuesta de los requerimientosde los ciudadanos, a la implementación de las Tablas deRetención Documental y a la trazabilidad del documento alinterior de la entidad. En cuanto en el Manual de Funcionesde la Secretaria Ejecutiva, está incluido atender lo referenteal archivo de la Entidad

Hoy se cuenta en laEntidad con la personacapacitada por el SENAen Administración deDocumentos. Para el añoel año 2014 se estáimplementando elSistema de GestiónDocumental.


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Se evidenció que el proceso de clasificación y organizaciónno se ejecuta con uniformidad de criterios acorde a lasTablas de Retención Documental – TRD en el espacio dela entidad; en el cual los expedientes no posee Lista dechequeo o índice documental, carpetas sin foliar, niconservan su contenido en orden cronológico,incumplimiento lo establecido en la ley 594 de 2000.

Hoy contamos con lapersona capacitada porel SENA enAdministración deDocumentos. En ladocumentación del año2014 se estáimplementando lasTablas de RetenciónDocumental deconformidad con loestablecido por la Ley594 de 2000.

La Entidad no desvirtúael hallazgo quedandoéste en firme y sujeto aPlan de Mejoramiento..

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Se evidenció que el depósito de archivo de la Entidad nocuenta con las condiciones de edificación,almacenamiento, de seguridad, el cual no brinda lasmínimas condiciones de seguridad y funcionalidad, quegaranticen la adecuada conservación de los acervos

Estamos en proceso deasignar elcorrespondientepresupuesto paraacondicionar el


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documentales Acuerdo 049 de 2000. respectivo sitio para elarchivo de la Entidad

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Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 En lorelacionado a los Sistemas de Información, se realizóseguimiento a la aplicación de políticas de protección delos dispositivos informáticos, licenciamiento y demásherramientas tecnológicas que sirven de apoyo a lasfunciones adelantas en la Empresa de EXPOFERIAS.S.A.S en cuanto al estándar de la seguridad en lainformación, la Entidad no posee una plataformatecnológica, los equipos de cómputos e implementostecnológicos no poseen los respectivos formato de hojade vida, en los cuales debe quedar consignada lainformación relacionada a Marca del equipo, serial delequipo, periféricos conectados, serial periféricos, los cualesestán obsoletos y no son propios, incumpliendo loestablecido en la norma ISO 27001.

Estamos priorizandopresupuesto paraatender esta necesidadde nuestra Entidad.


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Se evidenció que en las vigencias 2012-2013 la Entidadposeen una página de internet, en el cual muestran lorelacionado con la Feria de Exposición; más no unPortafolio de Servicios que presta la SociedadEXPOFERIAS S.A.S.

La función principal de laentidad es la realizaciónde la Feria deExposiciones en nuestroMunicipio


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FACTOR FINANCIERO Y PRESUPUESTO


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La entidad carece de procesos y procedimientos del áreacontable debidamente documentados y a los que se les déaplicabilidad. Se evidencia en las notas a los estadosfinancieros que se esboza este como un punto que incideen el normal desarrollo administrativo y que afecta laconsistencia y razonabilidad de las cifras. Pese a que seindique que los procedimientos se llevan conforme a lopreceptuado en el Régimen de Contabilidad Pública, esnecesario el establecimiento de políticas claras ydocumentadas para el manejo de la información contable,financiera y de presupuesto. En referencia con la tenencia,conservación y custodia de los soportes, comprobantes ylibros de contabilidad, la doctrina contable pública indicaque esta debe garantizar la legalidad, autenticidad eintegridad de la información. Se evidencia que ladocumentación fuente para los registros contables no estáorganizada de forma unificada pues algunos documentosque hacen parte de un registro contable no reposan juntocon los comprobantes sino en otras carpetas que nocorresponden al archivo contable. Lo anterior dificulta larevisión y verificación de la información financiera.

A partir del segundosemestre del año 2014,se dará inicio a laestructuración delManual de procesos yprocedimientos contablesconforme lo establece elRégimen de ContabilidadPública.


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Se evidencia en la vigencia 2.012 diferencias entre lascifras consignadas en los Estados Financieros, el balancede comprobación de saldos y la información rendida a laContaduría General de la Nación. Pese a que el Balanceen su todo está cuadrado, al desglosar hay algunascuentas que no coinciden en sus saldos con lo consignadoen el Balance de comprobación (ver observaciones estados

Con la elaboración eimplementación de losprocesos yprocedimientos del ÁreaContable, se subsanarádicha inconsistencia,dado que se incluirán


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financieros y observaciones Activo disponible). El Balancede comprobación es el resultado de lo registrado en loslibros auxiliares, por lo que los Estados Financieros debenser fiel reflejo de las cifras consignadas en el mismo.

puntos de controlconsistentes en revisióny conciliación de cifras yvalores, antes de laconsolidación de losEstados Contablesdefinitivos. De igualmanera se realizará elproceso de actualizacióndel sistema deinformación.

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Estados Financieros y las cifras presentadas en laRendición de cuentas a la Contaduría General de laNación. (Ejemplo: Saldo activos en Balance $650.217,saldo Activos en rendición $653.098. Saldo obligacioneslaborales en Balance $8.348 saldo obligaciones laboralesen rendición $11.257; entre otras).Igualmente para la vigencia 2.013 se efectúan unos ajustesa las cuentas que varían las cifras del Estado deResultados y algunas cuentas del Balance General,de forma posterior a la rendición de cuentas que ya se hizoa la Contaduría General de la Nación. Es decir, al igualque en la vigencia 2.012, existen diferencias entre las cifrasconsignadas en los Estados Financieros y las cifrasrendidas a la Contaduría.Se observa además que en la rendición de informes a laContaduría General de la Nación no se presentaron losinformes de Control Interno Contable para ninguna de las

Como se mencionó en elhallazgo anterior seimplementarán losprocesos yprocedimientos, dentrode los cuales se incluiráel de hechos posterioresal cierre, de esta manerase garantizará que lascifras que se reflejan enlos estados contables noseas sujetos de cambiosuna vez cerrado elperiodo contable.


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dos vigencias auditadas y las Notas específicas a losestados financieros para la vigencia 2.012.

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En cumplimiento de lo establecido en el artículo 2parágrafo 3 de la Ley 901 de 2.004, es deber de lasEntidades estatales elaborar y reportar un Boletín deDeudores Morosos a la Contaduría General de la Nacióncon una periodicidad semestral, cuando el valor de lasacreencias supere un plazo de morosidad de seis meses yuna cuantía superior a cinco salarios mínimos legalesvigentes. La entidad Expoferias S.A.S no presentaevidencia de la rendición de dicho informe ante laContaduría General de la Nación para ninguna de las dosvigencias auditadas, violando presuntamente lo establecidoen la citada Ley, así como las normas establecidas en elsistema CHIP de la Contaduría General de la Nación;además de incumplir lo determinado en la Ley 734 de2.002 en su artículo 2 en cuanto al cumplimiento de losdeberes de todo servidor público.

Para la fecha encuestión sólo se cuentacon un cargo nombrado.El de Gerente, y portener las funcionesconcentradas productode los pocos recursoscon los que cuentaEXPOFERIAS S.A.S. fueimposible resolver todoslos temas pendientes.Además su profesión noes la de Contador, lo queno le permitió tenerclaridad del informe.

Se acepta el derecho decontradicción y semantiene el hallazgo conincidencia administrativasujeto a plan demejoramiento

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De acuerdo con lo establecido en el Régimen deContabilidad Pública, en su nota 154, con referencia a laProvisión para Deudores, se indica:“Como resultado del grado de incobrabilidad originado enfactores tales como antigüedad e incumplimiento, debeprovisionarse el valor de los derechos que se estimenincobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo consu evolución. El cálculo de la provisión debe correspondera una evaluación técnica que permita determinar lacontingencia de pérdida o riesgo por la eventual insolvenciadel deudor, además de los aspectos legales que origina elderecho y deberá efectuarse por lo menos al cierre delperiodo contable.”En la entidad se evidencia el registro de cuentas por cobrarsobre las cuales se debe constituir la correspondienteprovisión afectando el gasto según los principios de ordencontable.Se anota además que no se evidenció la existencia deInformes de cartera por edades que permitan tener unaevaluación del comportamiento y evolución de la mismacon el fin de tomar las decisiones administrativas másadecuadas para la salvaguarda del recurso financiero de laEntidad.Queda igualmente en evidencia la falta de gestión, o en sudefecto, gestión infructuosa para la recuperación de estosrecursos para la Entidad, afectando el flujo de efectivo porel no ingreso de estos dineros.

Se están llevando a cabolos trámites necesarios,con el fin de elaborar elManual de PolíticasContables, en el cualincluirán las políticaspara cobro y provisión dela cartera.


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En relación con los bienes de propiedad, planta y equipo, laEntidad solo relaciona en sus Estados Financieros Equiposde cómputo y comunicación. Se evidencia que estosactivos fijos no cuentan con la debida placa o mecanismode codificación para su identificación.En las instalaciones se observa la existencia de Otrosmuebles, enseres y equipos diferentes a los relacionadosen los Estados Financieros, pero no existe ningúndocumento ya sea de comodato o de autorización para suutilización, ni relación alguna de los mismos.

Estamos revisando ladocumentación yconfrontando con losdocumentos existentes afin de determinar losbienes muebles queposee, la entidad. En elmes de Agosto de 2014,se contará con lainformación completa delos bienes muebles deEXPOFERIAS TULUAS.A.S


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La entidad Expoferias Tuluá S.A.S tiene bajo su custodia yresponsabilidad el Activo fijo Coliseo de Ferias ManuelVictoria Rojas, el cual le fue entregado mediante Contratode Administración de bien inmueble No. 001 de 2.010celebrado entre Municipio de Tuluá propietario de estasinstalaciones y Expoferias Tuluá S.A.S.Sin embargo no se evidencia en la revisión del BalanceGeneral el registro de este activo en cuentas de Orden.Según lo establecido en el Régimen de Contabilidadpública notas 311 y 312 relacionadas con las cuentas deorden, se debe registrar en las mismas aquellos bienesrecibidos por una entidad pública para su salvaguarda ycustodia.Es este el caso de este Activo Fijo pues es administradopor la entidad Expoferias Tuluá S.A.S y en el Contrato de

A fecha 15 de Julio de2014, se procederá arealizar los registroscontables, paraincorporar a cuentas deorden el bien inmuebledenominado Coliseo deFerias.


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administración enunciado, en los numerales Primero,Segundo y Tercero de la cláusula Cuarta, se indica queExpoferias S.A.S se obliga a poner todo su empeño para laadministración de este inmueble, a ejercer control sobre suutilización, y que cubrirá todos los gastos que demande elinmueble para su manutención y funcionamiento. Loanterior lleva a concluir que este activo debería aparecerregistrado en Cuentas de Orden Acreedoras de Controlcomo lo ordena el Régimen de contabilidad pública.

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Se evidencia un saldo de $44.166.667 en la cuenta 191590Obras en propiedad ajena, que corresponde a dinerosinvertidos en obras en el Coliseo de Ferias Manuel VictoriaRojas, este saldo viene desde el año 2.011 sin presentarningún movimiento durante las dos vigencias fiscalesauditadas.Según lo establecido en el Plan de Cuentas del Régimende contabilidad pública, la cuenta 1915 representa el valorde los desembolsos efectuados para adicionar,acondicionar, mejorar o ampliar en forma significativa lacapacidad operacional de los bienes inmuebles depropiedad de terceros que son utilizados por la entidadcontable pública para el desarrollo de sus funciones decometido estatal. Se indica además que estas obras ymejoras deben amortizarse durante el periodo menor queresulte entre la vigencia del contrato que ampare el uso dela propiedad, o la viuda útil estimada de los bienesproducto de las adiciones o mejoras realizadas.De acuerdo con lo anterior, Expoferias S.A.S no está dando

En fecha 15 de Julio de2014, debe estarrealizada la respectivaamortización de lacuenta 191590 obras omejoras en propiedadajena.


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cumplimiento a lo establecido en el régimen de contabilidadpública para estos casos ya que no se evidencia paraninguna de las dos vigencias fiscales la contabilización dela correspondiente amortización de este Activo, que paraeste caso debería causarse durante la vigencia del contratode administración que es de diez años.

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No se evidencia en ninguna de las dos vigencias fiscalesauditadas la contabilización de la Depreciación Acumuladay el Gasto por Depreciación de los bienes que hacen partede la Propiedad, planta y equipo.El plan General de contabilidad pública adoptado mediantela Resolución 355 de 2.007 de la Contaduría General de laRepublica, establece en sus notas 169, 170 y 171 que ladepreciación debe reconocerse mediante la distribuciónracional y sistemática del costo de los bienes durante suvida útil estimada. Esta debe efectuarse con base enmétodos de reconocido valor técnico y por regla generalafecta el gasto o costo siempre que los activos esténasociados a las actividades de prestación de servicios ogeneradoras de ingreso para la Entidad.Es preciso actualizar estas partidas para tener reflejo realdel valor actual de estos bienes en los EstadosFinancieros.

Se procederá a realizarla respectiva provisión delos activos equipos decomunicación y computode propiedad deEXPOFERIAS TULUAS.A.S, a partir del 15 deJulio de 2014. Conformese apruebe en laspolíticas yprocedimientos para eltratamiento de activosfijos.


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Al corte Diciembre 31 de 2.013, se efectúa cruce de lossaldos presentados en los estados financieros en lascuentas referentes a Impuestos Nacionales e ImpuestosMunicipales contra los valores presentados en lasDeclaraciones los cuales no coinciden.Para efectos de la Declaración de renta y complementarioso de Ingresos y Patrimonio, se evidencia en el formulariodel año gravable 2.012 que la entidad queda con un saldoa favor de $88.053.000, el cual debería verse reflejado encuentas del Activo. Sin embargo al revisar la cuenta 1422Anticipos o saldos a favor por impuestos y contribucionesno es clara la depuración de la misma para establecer elsaldo a favor declarado ya que para la vigencia 2.012presenta un saldo en las cuentas correspondientes aImpuestos Nacionales (Dian) de $122.082.502,59 y para lavigencia 2.013 está por $101.509.284,37.En cuanto a la subcuenta de Impuesto a las ventas porpagar el saldo que se presenta al corte de la vigencia fiscal2.013 por $25.742.650 tampoco coincide con lo reportadoen los formularios de Declaraciones de IVA pendientes depago a la Dian al corte de esta vigencia. El formulario delperiodo 3 Septiembre Diciembre de 2.013 presenta unsaldo a pagar de $4.540.000 y hay un saldo de IVApendiente de pago de la declaración del periodo 3 del añogravable 2.011 cuyo valor total a pagar era de $19.888.000al cual se hizo un pago de $15.000.000 quedando un saldopendiente de $4.888.000, para un saldo total según lasdeclaraciones presentadas pendiente de pago porconcepto de Impuesto a las Ventas IVA de $9.428.000,

En los saldos de la cuenta1422 se involucran lasretenciones que nospracticaron por concepto deIVA,estos valores no seinvolucran en el saldo afavor de $88.053.000 quepresentala declaración de renta porel año gravable de 2012.Respecto al saldo quemenciona a diciembre 31del 2013, también estáinvolucrando valores que nose presentan como saldo afavor de la declaración derenta del mismo año, yaque ladiferencia corresponde aotras retencionesdiferentes de retenciónen lafuente Cuando se habladel saldo apagar en la declaraciónde ventas del periodoseptiembre-diciembre del2013 de$4.540.000, este saldo


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frente a $25.742.650 que es el valor que refleja lacontabilidad.Adicional a lo anterior se evidencia el registro en la cuenta1305 de $7.144.638 para la vigencia fiscal 2.012 y$252.048 para la vigencia 2.013, indicando en las notas alos estados financieros que estos son anticipos de IVA osaldos a favor. Pero al revisar las Declaraciones de IVA delos periodos Noviembre Diciembre de 2.012 y SeptiembreDiciembre de 2.013, no se evidencia dentro de la mismaque los valores contabilizados crucen con lo incluido dentrode los renglones de estas Declaraciones.En relación con la cuenta 244085 Otros impuestosmunicipales se registra un saldo a Diciembre 31 de 2.013de $2.673.136, cuando los valores consignados en lasdeclaraciones presentadas pendientes de pagocorrespondientes a los años gravables 2.011 y 2.012suman $31.847.000, suma que no coincide con el registrocontable.La contabilidad debe ser fiel reflejo de la informaciónfinanciera de la Entidad, presentado los saldos reales delas cuentas, que deben coincidir tanto con lo reportado a laDirección de Impuestos y Aduanas Nacionales u otrasEntidades beneficiarias de las acreencias, con excepciónde las conciliaciones a que haya lugar, así como con losreportes a la Contaduría General de la Nación y los Entesde Control.

no tiene por qué coincidircon el saldo del balancepuesto que en este sevienen arrastrandovalores que se le debena la DIAN y el saldo adiciembre es el resultadodel periodo antesmencionado.El valor correspondiente alaño 2012 de $7.144.638,fue prorrateado al momentode presentar lasdeclaraciones de ventas yno se realizó el crucecorrespondiente, el cual sehizo en el año 2013. Elsaldo de $252.048corresponde al prorrateo delperiodoseptiembre- diciembre ycuyo valor no fue llevado ocruzado con la cuentacorrespondiente.El saldo reflejado$2.673.136 corresponde adeuda que se presenta conel IMDER y no tienerelacióncon las declaracionestributarias.


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La contabilidad pública debe garantizar las necesidadesinformativas de los usuarios mediante los principios deconfiabilidad, razonabilidad, objetividad, verificabilidad,comprensibilidad, transparencia y oportunidad. Debenexistir los mecanismos de comprobación de la procedenciade los datos registrados, siguiendo los principios y lasnormas técnicas del Régimen de contabilidad pública.De acuerdo con lo anterior, se evidencia dentro de laestructura del plan de cuentas utilizado por la Entidad parael registro de sus operaciones, que se están utilizandoalgunas cuentas que según lo determinado en el Plan únicode cuentas del Régimen de contabilidad pública no estánacordes con la naturaleza de la misma, o en otros casos,se evidencia el registro de algunas operaciones en cuentasque no corresponden al hecho generador del dato que seestá registrando.Es el caso de la utilización de la cuenta 1305 Rentas porcobrar, cuya dinámica contable corresponde al registro deRentas que se constituyen por el recaudo de impuestosgenerados por una Entidad pública, y no a lacontabilización de anticipos de IVA o de saldos a favor paralo cual está siendo utilizada por la Entidad. (Verobservaciones cuenta Rentas por cobrar).De igual forma se evidencia dentro de las cuentas deResultado, que las subcuentas para registro de ingresos nocorresponden a la fuente real del ingreso percibido. Todose contabiliza como ingresos por Arrendamientos, cuandoen realidad algunos valores corresponden a Ingresos portaquillas para la vigencia fiscal 2.012 y a ingresos por la

Se realizarán losrespectivos ajustescontables tendientes areclasificar la cuenta,según lo establece elRégimen de ContabilidadPública. De igualmanera a partir de lafecha se realizarán lasimputaciones contables ala respectiva cuentadeudores, conforme loestablece el PlanGeneral de cuentas querige para la Sociedad.


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firma de un convenio y por servicios de publicidad para lavigencia 2.013. (Ver observaciones en Ingresos).Esto no permite mostrar en los Estados Financieros lafuente real de las actividades por las cuales se perciben losingresos, cuando el Plan General de contabilidad públicadetermina que los ingresos se revelan atendiendo el origende los mismos.

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Se evidencia en la estructura del Balance General para lasdos vigencias auditadas un saldo de $13.401.000 en lacuenta 2705 Provisión para obligaciones fiscales subcuenta270502 Impuesto industria y comercio. Este saldo vienecausado desde la vigencia fiscal 2.011, es decircorresponde a un valor provisionado para atender laobligación de este impuesto específico. Al revisar loreferente al impuesto de Industria y Comercio se evidenciaque se presentó la Declaración de Industria y comercio delaño gravable 2.011 en la vigencia fiscal 2.013 de formaextemporánea, y el del año gravable 2.012 también sepresentó en la vigencia fiscal 2.013. Esto indica que al serpresentadas las Declaraciones ya existe la obligación real ydebe dejar de ser una provisión para convertirse en unaCuenta por Pagar a cargo de la Entidad. El Plan Generalde contabilidad pública establece en sus notas 233, 234 y235 que los pasivos estimados comprenden lasobligaciones a cargo de la entidad contable públicaoriginadas en circunstancias ciertas, cuya exactitud delvalor depende de un hecho futuro, y que debenreclasificarse al pasivo que corresponda cuando la

Se procederá a realizarlos respectivos ajustescontables tendientescancelar la provisión yconstituir la cuenta porpagar de los impuestos,lo anterior con el fin depresentar cifrascontables que reflejen larealidad financiera de laentidad. De igualmanera en adelanteconforme a losprocedimientos que seimplementen secontabilizarán lasprovisiones y pasivosconforme le Régimen deContabilidad Pública.


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circunstancia que determinó la estimación se materialice.Para el caso particular, Expoferias Tuluá S.A.S ya generóla obligación real de las obligaciones al efectuar lapresentación de las declaraciones del Impuesto deIndustria y comercio, por tanto debe dar cumplimiento a lopreceptuado en el Plan General de Contabilidad Pública.

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La entidad en sus Estados Financieros para la vigencia2.012 refleja un saldo en Caja General de $6.273.315, ypara la vigencia 2.013 un saldo de $73.134. Respecto deestos valores se pudo establecer que no son valores realesen efectivo poseídos por Expoferias Tuluá S.A.S al corte decada una de las vigencias auditadas. Se evidenciódocumento de la Revisoría fiscal de Julio de 2.012 dondeindica que existe un faltante en caja por valor de$4.000.000 que a la fecha no ha sido justificado y nadieresponde por el mismo. Para la vigencia 2.013 se hacenunos ajustes (ver observaciones Disponible Caja General),en los cuales $2.200.000 de esta cifra son reclasificados, eindican que los $4.000.000 corresponden supuestamente aun mayor valor pagado llevando esta cifra a una cuenta porcobrar.Se establece entonces un presunto daño al patrimonio dela Entidad por la suma de $4.073.315 correspondientes alos $4.000.000 de un supuesto pago en exceso cuyarecuperación es incierta por no existir los mecanismosjurídicos que faciliten este proceso, y que ya habían sidocalificados por la Revisoría Fiscal como faltante en Caja; y$73.315 que persisten en el saldo final de Caja al corte

Esta hecho contable segenera, en el giro degasto 376 de diciembre9 de 2011, se evidenciaque por un error contablese llevó a caja el valor de$4.000.000,debiendo ser a unacuenta por cobrar. Dichovalor fue reclasificado auna cuenta por cobrar alRepresentante Legal dela entidad de esa época,Sr. Milton FabiánMazuera Mora comoconsta en la nota decontabilidad No. 156 dediciembre 31 de 2013, seadjuntan las notasrespectivas. No seconstituye un presuntodetrimento patrimonial,

Se acepta el derecho decontradicción,manteniéndose elhallazgo con incidenciaadministrativa teniendoen cuenta que se debeacoger al plan demejoramiento

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Diciembre 31 de 2.013 que no corresponden a dinero enefectivo poseído por el Ente.Se está incumpliendo además con los deberes de todoservidor público tendientes a velar por la salvaguarda delpatrimonio que le ha sido encomendado, con el agravanteademás de que se han venido presentando cifras en losEstados Financieros en el grupo Disponible durante dosvigencias fiscales, que no corresponden a la realidadeconómica de la Entidad, violando lo estipulado Códigoúnico Disciplinario Ley 734 de 2.002 y lo estipulado en elRégimen de contabilidad pública en referencia con latransparencia y razonabilidad de las cifras presentadas enlos Estados Financieros.

dado el Representantelegal de la época esresponsable por lasalvaguarda de losbienes del Estado y debedar cuenta por loshechos económicosgenerados durante suadministración, por talrazón no es procedenteafirmar “que no secuenta con losmecanismos jurídicos”para hacer exigible dichaacreencia. La actualadministración realizó lasacciones administrativasy jurídicas, tendientesrecuperar los recursosque se pagaron enexceso. De igual manerase precisa que el saldoen caja corresponde a unvalor real y el auditor deeste ente de control noevidenció como seasevera en el informe laexistencia o no del saldode $ 73.315.00


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Durante la vigencia fiscal 2.012 la entidad Expoferias TuluáS.A.S liquida Multas, sanciones e intereses de mora enDeclaraciones de Retención en la Fuente y Declaracionesde Impuesto a las Ventas del año gravable 2.012 (verobservaciones Obligaciones Tributarias) por valor total de$6.854.000 así:Retención en la fuente año gravable 2.012 sancionesliquidadas $4.266.000, intereses de mora liquidados$2.328.000. Impuesto a las Ventas año gravable 2.012sanciones liquidado $260.000.Durante la vigencia fiscal 2.013 la entidad liquida Multas,sanciones e intereses de mora en Declaraciones deImpuesto a las Ventas de los años gravables 2.012 y 2.011(ver observaciones Obligaciones tributarias) por valor totalde $35.819.000 así:IVA año gravable 2.012 sanciones liquidadas $27.294.000,intereses de mora liquidados $5.862.000; IVA año gravable2.011 declarado en la vigencia fiscal 2.013 sancionesliquidadas $1.356.000 intereses de mora liquidados$1.307.000.En total para las dos vigencias auditadas la entidad incurrióen liquidación de multas, sanciones e intereses de mora enimpuestos nacionales por un valor total de $42.673.000generando un presunto daño patrimonial a las finanzas deExpoferias S.A.S; adicional a lo anterior, teniendo encuenta que uno de los principios orientadores de la gestiónfiscal es la eficiencia al actuar con diligencia en el manejode los recursos públicos, con el fin de maximizar su valor,generar ahorros, reducir costos y evitar que se generen

No se acepta que seconfigure un presuntodaño patrimonial, dadoque si bien es cierto quese generaron pagos deintereses y sanciones,también es claro que laadministración deEXPOFERIAS TULUAS.A.S., realizó el procesode notificación y cobro alos representanteslegales responsables,quienes realizaronacuerdos de pago, parareintegrar los recursoscorrespondientes asanciones e intereses.La actual administracióncontinuará con lasgestiones administrativasy legales necesarias parala recuperación en lostérminos establecidos enlos acuerdos de pago.

Se acepta el derecho decontradicciónmanteniéndose elhallazgo con incidenciaadministrativa sujeto aplan de mejoramiento

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sobrecostos, se constituye falta disciplinaria por el hechode ocasionar disminución de los recursos de la Entidad conla liquidación, pago y disminución de saldos a favorgenerados por la extemporaneidad o por correcciones a lasDeclaraciones Tributarias arriba mencionadas. Todo loanterior viola los preceptos que enmarcan los deberes detodo servidor público determinados en la Ley 734 de 2.002.Se anota además que existe una de estas declaracionescuyo valor total a pagar era por $19.888.000 solo se hanabonado $15.000.000 por tanto falta generar la liquidaciónde intereses de mora para esta Declaración.

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Durante la vigencia fiscal 2.013 la entidad Expoferias TuluáS.A.S liquida sanciones por extemporaneidad enDeclaraciones de Industria y comercio de los añosgravables 2.011 y 2.012 así:Año gravable 2.011 presentado sin pago en vigencia fiscal2.013 sanciones por $9.297.000.Año gravable 2.012 presentado sin pago en vigencia fiscal2.013 en forma extemporánea sanción por $2.369.000En total para las dos vigencias auditadas la entidad incurrióen liquidación de sanciones en impuestos municipales porun valor total de $11.666.000 generando un presunto dañopatrimonial a las finanzas de Expoferias S.A.S; adicional alo anterior, teniendo en cuenta que uno de los principiosorientadores de la gestión fiscal es la eficiencia al actuarcon diligencia en el manejo de los recursos públicos, con elfin de maximizar su valor, generar ahorros, reducir costos yevitar que se generen sobrecostos, se constituye falta

Durante la vigencia2013, se realiza laliquidación ypresentación de lasdeclaraciones delImpuesto de Industria yComercio,correspondiente a losaños 2011 y 2012, comoinforma el ente auditorgeneran unas sancionespor extemporaneidad porvalor de $ 9.297.000 y $2.369.000,


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disciplinaria por el hecho de ocasionar disminución de losrecursos de la Entidad con la liquidación de sancionesgeneradas por la extemporaneidad en el cumplimiento delas obligaciones formales arriba mencionadas. Lo anteriorviola los preceptos que enmarcan los deberes de todoservidor público determinados en la Ley 734 de 2.002.Se anota además que las Declaraciones fueronpresentadas sin pago, por tanto ya está constituida laobligación real por este concepto, la cual además se va aincrementar con la liquidación de los intereses de mora aque haya lugar al momento del pago.

respectivamente.

No se acepta el hallazgo,dado que no se puedeestablecer un presuntodaño patrimonial, sobreun hecho que no haocurrido. EXPOFERIASS.A.S, está revisando eltema desde el punto devista Jurídico Tributario,con el propósito de hacerlas reclamacionesnecesarias al Municipio.Toda vez que noconsideramos ser sujetosdel impuesto de Industriay Comercio.


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La entidad Expoferias S.A.S registra con corte a Diciembre31 de 2.013 en la cuenta 1470 Otros Deudores subcuenta147006 Arrendamientos (vigencias anteriores a 2.013) unsaldo total de $163.498.300, encontrando que el 80% deeste saldo está concentrado en un solo Deudor por valor de$130.000.000 (ver observaciones Deudores).Del valor total de la cuenta Otros Deudores Arrendamientosvigencias anteriores, se restan $8.750.000 de la señoraMartha Isabel López pues este caso particular se evalúa deforma individual en este informe de Auditoría, y $1.485.000del deudor Vanesa Barbosa Marín que es la única cuentapor cobrar que presenta evidencias de gestión de cobrojurídico, es decir ya se están adelantando por parte deExpoferias las acciones pertinentes para la recuperación deesta cartera.Sobre el particular a pesar de que son Cuentas por cobrarque superan 360 días pues vienen de vigencias anterioresa 2.013, para el resto de la cartera relacionada no seevidencia ninguna gestión de cobro persuasivo, y menoscoactivo dando inicio a procesos jurídicos que permitan larecuperación de estos dineros. Tampoco se evidencia laaplicación de lo preceptuado en el Manual deProcedimientos del Régimen de contabilidad públicaexpedido por la Contaduría General de la Nación, adoptadopor la Resolución 356 de Septiembre 5 de 2.007, donde seestablecen los mecanismos a seguir cuando se presentandeudas a favor de la entidad contable pública consideradasde Difícil Recaudo.Lo anterior se constituye como presunto detrimento a las

EXPOFERIAS TuluáS.A.S., firmo contrato deDerechos de utilizaciónde la zona deespectáculos, al revisarla información, seevidenció queefectivamente se diocumplimiento a loscompromisoscontractuales.Se evidencia unadebilidad en el flujo deinformación entre el áreacontable y laadministración de lasociedad en lo referentea los acuerdos de pago.Como se ha mencionadoanteriormente con laimplementación de laspolíticas contables y losprocesos yprocedimientos quedarásubsanada dichasituación. Por lo que seestablece como deudade$130 Millones, noexiste, el contrato cuenta


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finanzas de Expoferias Tuluá S.A.S por valor de$153.263.300 correspondientes a deudas que ya hanalcanzado alta edad de morosidad y sobre las que no sehan ejecutado acciones efectivas que permitan surecuperación. Siendo además falta de carácter disciplinariopor estar vulnerando por parte del Gestor Fiscal laadministración de los recursos públicos que le fueronencomendados violando lo establecido en el Código ÚnicoDisciplinario Ley 734 de 2.002.

con la informacióncorrespondiente. (Seadjunta como pruebadocumental el contratocon sus anexos). Conrespecto a las otrascuentas por cobrar sereclasificará comodeudas de difícil cobro,de igual manera sellevaran a cabo lasgestiones administrativasy jurídicas tendientes asu recuperación.

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Se evidencia al corte Diciembre 31 de la vigencia fiscal2.013 en la cuenta 1470 Otros Deudores subcuenta147005 Arrendamientos 2.013 un saldo total de$47.687.918. (Ver observaciones Deudores). Sobre estasCuentas por cobrar únicamente se evidencia gestiónjudicial para su recuperación del saldo adeudado por MaríaCenith Betancourth por valor de $5.350.000 a quien ya seinició proceso de cobro judicial según reposa en la carpetasuministrada a la Auditoría.Teniendo en cuenta que la morosidad de esta cartera nosupera aún los 360 días se hace necesario que la Entidadtome las medidas pertinentes para la gestión derecuperación de la misma, así como su depuración en losAnálisis de Cartera requeridos para la conformación de las

Con respecto a estadeudora corresponde aun proceso deresponsabilidad civilinstaurado porExpoferias Tulua S.A.S.en contra de la señoraMaria Cenith Betancourt,quien viene realizandoabonos a la deuda, lacual tiene como garantíacodeudor con bieninmueble quien firmó unpagaré y carta de


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Provisiones a que haya lugar, y para la toma de decisionesadministrativas acertadas y oportunas de acuerdo a lo quese evidencie en estos informes de Análisis de cartera quedeben ser presentados de forma periódica.

instrucciones.

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Se evidencia con corte a Diciembre 31 de la vigencia fiscal2.013 en la cuenta 1470 Otros Deudores subcuenta147090 Otros deudores un saldo total de $107.703.142cuyos registros obedecen a diversos conceptos así:Como se evidencia en la columna observaciones, noexisten para la entidad suficientes elementos de índoleadministrativa y jurídica que permitan la fácil recuperaciónde estos dineros; por lo cual se constituye la suma de$63.401.142 como presunto detrimento patrimonial a lasfinanzas de Expoferias S.A.S.Este es el resultado de restar al total del valor registrado$107.703.142 lo correspondiente a cuentas por cobrar pormultas y sanciones por $44.302.000, ya que esta cifra yafue tasada dentro del Hallazgo que hace referencia a estosconceptos.Se hace la observación además que los valores registradoscomo cuentas por cobrar por multas y sanciones soninferiores a lo realmente generado por estos conceptossegún se detalla en los Hallazgos que hacen referencia aestos pagos.Igualmente se constituye con carácter disciplinario por nocumplir con lo estipulado en el Código Único DisciplinarioLey 734 de 2.002 en referencia con los deberes de todoservidor público, y falta de eficiencia en el manejo y

Con respecto a estehallazgo se dará eltratamiento descrito en elhallazgo No 28.

Se acepta el derecho decontradicciónmanteniendo el hallazgocon incidenciaadministrativa sujeto aplan de mejoramiento

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administración de los recursos públicos.

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Se evidenció que la Entidad recibió durante las dosvigencias fiscales auditadas ingresos por concepto dearrendamientos de stands y espacios publicitarios endinero en efectivo sin consignar estas sumas en lascuentas bancarias de la Entidad de forma diaria. Loanterior se explica para algunos casos porque durante eldesarrollo del evento ferial algunos arrendadores realizanlos pagos, sin embargo esto evidencia que no se estáhaciendo exigible la cláusula de los contratos dearrendamiento donde se pactan los plazos para pagos, loscuales en todos los casos finalizan antes de dar inicio alEvento. Esto a su vez conlleva a que el permitir el ingresode expositores al Evento sin haber cancelado la totalidadde lo pactado, puede constituir cuentas por cobrar de difícilrecuperación como se evidencia en los estados financieros.Además desde el Departamento Administrativo de laFunción pública se establecen algunas pautas para elcontrol interno de las Entidades que manejan recursospúblicos, donde dentro de sus principalesrecomendaciones está el evitar manejar altas sumas dedinero en Caja, tratando siempre de consignar los dinerosrecaudados de forma diaria.Es preciso tener procedimientos claramente establecidospara el manejo del Efectivo en la Entidad, teniendo encuenta la dinámica de su proceso durante el desarrollo delevento ferial; y buscando salvaguardar los recursos tantodesde el punto de vista del cumplimiento de la recaudación

Las personas queparticipan en el eventoFerial, se les solicita unanticipo, por lo generalsiempre llegan alMunicipio en el Marco delevento Ferial y algunosno han consignado, perose dejan ingresar, cadavez se está másrigurosos en laconsignación total de losvalores que debencancelar de los standantes de iniciar el eventoferial. Sumado a loanterior se tiene quedurante el evento ferial elsector financiero de laciudad no presta elservicio, por tal razónademás de losarrendamientos serecaudan recursos decabalgata los cuales porsu dinámica son siempreen efectivo. De igual


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de los contratos pactados, como del seguimiento de lasrecomendaciones para el manejo del efectivo con elobjetivo de mitigar posibles riesgos de corrupción y usoindebido de los recursos.

manera a partir delsegundo semestre delaño 2014, se dará inicioa la elaboración de laspolíticas de tesorería yde recuperación yprovisión de cartera.IgualmenteEXPOFERIAS TULUAS.A.S, durante losperiodos auditadoscuenta con caja fuerte ydispone de personal deseguridad para apoyar lasalvaguarda de losrecursos.

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No se evidencia en el registro de la recaudación de losingresos la expedición por parte de Expoferias Tuluá S.A.Sde recibos de caja pre impresos y pre numerados de formaconsecutiva, los cuales se deben entregar al usuario querealiza el pago como constancia del mismo, y se conservanen los registros contables de la Entidad como prueba delingreso del dinero y para control tanto financiero comocontable

No es posible entregarrecibos de caja preimpresos y prenumerados, se le asignaun número de cuentabancaria y las personaspueden consignar en laciudad de Tuluá o desdecualquier parte del País.Sin embargo en elsistema de informaciónse puede evidenciar la


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trazabilidad del proceso,a través del consecutivotanto numérico comocronológico de losrecibos de caja.

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La entidad para las dos vigencias auditadas suscribiócontratos de arrendamiento obrando en calidad dearrendadora, en los cuales se estipula en la cláusula deplazo para el pago del canon de arrendamiento, siempreuna fecha anterior al inicio del evento ferial. Sin embargose evidencia que no se hace exigible el cumplimiento deesta cláusula permitiendo el ingreso de los arrendatarios alevento ferial sin haber efectuado los pagos como estáestipulado, lo cual conlleva a generar iliquidez a ExpoferiasS.A.S y tal como se ve reflejado en los estados financieros,a tener una cartera morosa significativa la cual seconstituye como de difícil recaudo, poniendo en peligro lasfinanzas y conduciendo a un posible detrimento patrimonialpor la probable pérdida de estos recursos. Se incumple porparte del gestor fiscal lo estipulado en el artículo 34numeral 21 de la Ley 734 de 2002 en referencia con elcumplimiento de los deberes de todo servidor público y seevidencia ineficacia en la administración del recurso que leha sido encomendado.

Se trabaja actualmenteen la estructura de losmodelos contractuales,que permitan armonizarel modelo económico delevento ferial, con el flujode recurso de losexpositores, los cualessegún el sectoreconómico, pagan partede su alquiler con elrecaudo realizado dentrodel evento ferial. Se hanadoptado medidas deseguimiento y control, deaccesos y espaciopúblico, tendientes agarantizar elcumplimiento de loscompromisoscontractuales, al ingresoo en su defecto a lageneración del paz y

Se acepta el derecho decontradicciónmanteniendo el hallazgocon incidenciaadministrativa sujeto aplan de mejoramiento

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salvo para poder retirarsus mercancías oexposiciones del Coliseo.

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Se evidencia que la Entidad efectúa pagos en dinero enefectivo por montos bastante altos, encontrando pagos porcaja desde 1 ó 2 millones de pesos hasta incluso unregistro de pago en efectivo por $231.485.850. No seevidencia la existencia de procedimientos establecidospara el manejo del efectivo en la Entidad, teniendo encuenta que se trata del manejo de recursos del erariopúblico donde por manejo administrativo y mitigación de losriesgos se establece que las Entidades que manejanrecursos públicos efectúan sus pagos a través del sistemafinanciero, ya sea mediante el giro de cheques o mediantetransferencias bancarias, minimizando el uso del efectivoexclusivamente a lo autorizado para manejo de Cajasmenores.

Dentro de la dinámicadel evento ferial, segenera el recaudo enefectivo por concepto dealquiler de stand,igualmente se debenrealizar pago aproveedores jueces,asistentes,desplazamientos,premiaciones,mantenimiento, entreotros, los cuales solo serealizan una vez secausa o presta el servicioy en la dinámicaeconómica del sectordichos pagos son enefectivo. En vista de quese cuenta con saldodisponible en cajaproducto de los recaudosse generan dichospagos, teniendo encuenta reiteramos que no


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hay servicio bancariodurante los días delevento. Se hadeterminado laconstrucción de laspolíticas para el manejode la caja generalbuscando blindar lasoperaciones en efectivo ygenerar mecanismos decontrol de las mismas.

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Al efectuar revisión de los pagos efectuados al contrato decorretaje 2013-3-04 con la señora Lina María Colonia, seestablece que existen diferencias entre los saldosregistrados como cuenta por pagar en el Balance General ylo autorizado en el Acto Administrativo Resolución 2013-013 de Diciembre 30 de 2.013 en el cual se constituyen lascuentas por pagar de la Entidad para la vigencia 2.013. Elregistro contable está por $9.502.230 pero se constituye lacuenta por pagar en la Resolución por $11.984.906. Espreciso depurar esta cuenta y efectuar los ajustes a quehaya lugar pues los saldos contables deben ser fiel reflejode lo ordenado en los Actos administrativos de la Entidad.

Se procederá a hacer larespectiva revisión dedichos saldos contablesy si es del caso generarlos ajustes contables ode actos administrativos,según sea el caso.


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La Entidad suscribió el contrato de arrendamiento No.2012-6-056 con la señora Martha Isabel López por valor de$14.000.000 más IVA, total $15.400.000, el cual esfacturado con la Factura de Venta 83 de Junio 1 de 2.012,que carece de firma de aceptación por parte del Deudor.Al revisar las contabilizaciones referentes a este contratoencontramos que se otorgó un descuento por valor de$4.910.000 y se efectuaron en 2.012 abonos en efectivopor $950.000, es decir quedaría un saldo por cobrarpendiente de $9.540.000. Sin embargo, en el registro delBalance de comprobación se muestra un saldo por cobrarde $9.050.000 al corte Diciembre 31 de 2.012, existiendoen la cuenta por cobrar un faltante de $490.000.

Las contabilizaciones registradas fueron:Ingreso cuenta 480817 por $14.000.000IVA generado cuenta 244502 por $1.400.000Descuentos arrendamientos cuenta 419506 por $4.910.000Pagos efectuados cuenta 147006 créditos por $950.000Quedando un saldo pendiente de $9.540.000Se evidencia que en la cuenta 147006 el registro inicial dela cuenta por cobrar fue por $10.000.000 cuando debía ser$10.490.000 (Ingreso + IVA generado – Descuentootorgado).

Se presenta un presunto daño patrimonial por valor de$490.000 registrados de menos en la cuenta por cobrar a laseñora Martha Isabel López ya que se está registrando underecho de la Entidad por un valor menor al real,

Como se evidencia en lacausaciónde cuentas por cobrarNo. 176 donde secontabiliza el descuentootorgado a la señoraMartha Isabel LópezLondoño, los$490.000 a que serefieren son ladevolución de IVA por eldescuento concedido,como inicialmente segeneró el total del IVA alhacer descuento se debehacerla reversión del IVAcorrespondiente. Se adjuntala nota respectiva.


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ocasionando detrimento a las finanzas de ExpoferiasS.A.S. Igualmente se violan los preceptos establecidos enla Ley 734 de 2.002 en cuanto al cumplimiento de losdeberes de todo servidor público al no garantizar el cuidadode los derechos de la Entidad

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Se evidencia en el mismo contrato de arrendamiento 2012-6-056 suscrito con la señora Martha Isabel López elotorgamiento de un descuento sobre el valor delarrendamiento por la suma de $4.910.000, los cuales estánefectivamente contabilizados en la cuenta Descuentosarrendamientos y llevados como menor valor en la Cuentapor cobrar. No se evidencia en el contrato que hayaestipulado nada referente al otorgamiento de descuentos,ni existe documento alguno que autorice efectuar dichodescuento. Más aun siendo un descuento otorgado a unacuenta a la cual no se le dio cumplimiento de los pagospactados en el contrato, presentando incluso alto nivel demorosidad a la fecha.Lo anterior se constituye como un presunto dañopatrimonial a las finanzas de la Entidad por el otorgamientode descuentos que no están estipulados ni en el contratosuscrito, ni en ningún documento que autorice elotorgamiento de los mismos por parte del órgano superiorde la Entidad, adicional a que es sobre una cuenta con altonivel de morosidad. Se constituye además incumplimientode los deberes de todo servidor público presentadoviolación a lo estipulado en la Ley 734 de 2.002.

EXPOFERIAS realiza unsolo contrato para elmanejo de los Baños delColiseo y de la zona deConciertos, es por esarazón que no ingresantodos los recursos delcontrato a EXPOFERIASS.A.EXPOFERIAS S.A.S,debe reintegrar locorrespondiente a losbaños de la Zona deConciertos. No seconsidera la existenciadel presunto dañopatrimonial dado que eldescuento o devoluciónencuentra sustentojustificado en elaprovechamiento de losbaños conforme a laexplotación de áreas, es

Se acepta el derechode contradicciónmanteniéndose elhallazgo con incidenciaadministrativa sujeto aplan de mejoramiento

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decir el ingreso deEXPOFERIAS se generaen la explotación de lasÁreas del Coliseo y lorelacionado a Zona deEspectáculos es uningreso para elempresarioconcesionario de dichazona. A partir de larecomendación realizadapor este ente de controlse procederá a revisarlos registros de tipocontable para que no segeneren notas de ajustesposteriores.

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La entidad para la vigencia 2.013 suscribe el contrato dearrendamiento No. 2013-6F-2013 el cual carece de firmadel Gerente de Expoferias, por un valor total de $9.000.000incluido IVA, con la señora Martha Isabel López Gil. Lacitada arrendataria a la fecha de suscripción del contratoarriba enunciado, se encontraba en mora por valor de$8.750.000 según los registros contables de la Entidad,valor que de acuerdo con lo examinado en este informesería en realidad de $9.240.000 por haber un faltante en lacontabilización del año 2.012 de esta cuenta deudora.Lo anterior se constituye como presunto detrimento a las

Como se hamencionado en puntosanteriores, se procederáa la elaboración de laspolíticas, procesos yprocedimientos para laadministración y cobrode la cartera que segenere en la entidad.


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finanzas de Expoferias Tuluá S.A.S dado que se suscribenuevamente un contrato con una persona que está enmora, y no se le hace cumplir con el pago que adeudaba ala fecha, lo que incrementa el riesgo de perder el recaudode esta cartera pendiente. Igualmente se incumplen losenunciados de la Ley 734 de 2.002 en referencia a losdeberes de todo servidor público.

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Se evidencia pagos a contratistas por prestación deservicios, donde no se evidencia que se les hayasolicitado el pago correspondiente a la seguridad socialcomo trabajadores independientes de acuerdo a loestablecido en la ley 1122 de 2007 en su Artículo 18:“Aseguramiento de los independientes contratistas deprestación de servicios. Los independientes contratistasde prestación de servicios cotizarán al Sistema General deSeguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio parasalud sobre una base de la cotización máxima de un 40%del valor mensual del contrato. El contratista podráautorizar a la entidad contratante el descuento y pago de lacotización sin que ello genere relación laboral.Para los demás contratos y tipos de ingresos el GobiernoNacional reglamentará un sistema de presunción deingresos con base en la información sobre las actividadeseconómicas, la región de operación, la estabilidad yestacionalidad del ingreso.Parágrafo. Cuando el contratista pueda probar que ya estácotizando sobre el tope máximo de cotización, no le seráaplicable lo dispuesto en el presente artículo.”

Se han determinadopuntos de control con elfin de hacer revisión delos requisitos legales ycontractuales de cadauno de los contratistasde las sociedad, para talefecto se han elaboradolistas de chequeo, loanterior con el propósitodar cumplimiento a lanormatividad deseguridad social ytributaria.


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Lo anterior viola lo establecido en la Ley 1122 de 2.007 ensu artículo 18, al no exigir la obligatoriedad de estos pagosa los contratistas.

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Se evidencia que la Entidad tiene autorizada medianteAcuerdo de Junta Directiva No. 2013-002 de Abril 10 de 2.013una escala de viáticos que no está acorde con los límitesmáximos establecidos en el Decreto 1007 de 2.013, el cual ensu artículo primero fija la tabla para la liquidación de viáticosde acuerdo con los rangos de salario percibidos por losfuncionarios; en su artículo segundo determina que los viáticosse fijarán según la remuneración mensual del empleadocomisionado, y en el último párrafo de este mismo artículoestablece que cuando para el cumplimiento de la comisión nose requiera pernoctar se reconocerá solo el 50% de losvalores fijados en la tabla del artículo primero.Es preciso tener en cuenta que el Decreto 1015 de Mayo 21de 2.013 por medio del cual se fijan los límites máximossalariales de Gobernadores, Alcaldes y empleados públicos deentidades territoriales, en su artículo Noveno establece que elvalor y las condiciones para el otorgamiento de viáticos paralos empleados públicos de las entidades territorialescorresponderán a lo establecido por el Gobierno Nacional paralos empleados públicos de la rama ejecutiva del ordennacional, es decir lo fijado en el Decreto 1007 de 2.013.Igualmente se establece en doctrina emanada de laProcuraduría General de la Nación que es preciso que lasentidades territoriales, sus entes descentralizados y demásentidades que administran dineros públicos, deben atender loestablecido en los anteriores Decretos.Por lo anterior se constituye como falta de carácter

Se revisa y se ajustaconforme a loestablecido, en elDecreto 1007 de 2013.


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disciplinario el estar aplicando unas tarifas de viáticossuperiores a las fijadas por la Ley, se constituye comoviolación a lo establecido en la Ley 734 de 2.002 en referenciacon las obligaciones de todo servidor público, al nosalvaguardar bajo principios de economía y eficiencia losrecursos que le han sido encomendados.

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De acuerdo con lo determinado en el anterior hallazgo, seevidencia dentro de la muestra de pagos por viáticosrevisada, que se efectuaron giros por este concepto queexceden lo estipulado en el Decreto 1007 de 2.013 porvalor de $367.448. (Ver observaciones pagos de viáticosvigencia fiscal 2.013).Lo anterior se constituye como presunto detrimentopatrimonial por efectuar giros de dinero de los recursospúblicos por valores que exceden lo establecido en la Ley,y falta de carácter Disciplinario por estar violando lo quedecreta la Ley 734 de 2.002 referente a las obligaciones detodo servidor público y no aplicar los principios deeconomía, austeridad en el gasto público y eficiencia en elmanejo de los recursos públicos que le han sidoencomendados al Gestor fiscal.

Una vez revisada ladocumentación, seprocedió a realizaracuerdo de Pago, aefectos de corregir elerror administrativo.


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En la vigencia fiscal del año 2013, no se cumplieron con losprincipios presupuestales establecidos en el Decreto 115de 1996 los cuales son:“Art. 2.- Los principios presupuestales son: la planificación,la anualidad, la universalidad, la unidad de caja, laprogramación integral, la especialización, la coherenciamacroeconómica y la homeóstasis presupuestal.Art. 3.- PLANIFICACIÓN. El presupuesto deberá guardarconcordancia con los contenidos del Plan Nacional deDesarrollo, del Plan de inversiones, del Plan Financiero ydel Plan Operativo Anual de Inversiones.Art. 4.- ANUALIDAD. El año fiscal comienza el 1 de enero ytermina el 31 de diciembre de cada año. Después del 31 dediciembre no podrán asumirse compromisos con cargo alas apropiaciones del año fiscal que se cierra en esa fechay los saldos de apropiación no afectados por compromisoscaducarán sin excepción.Art. 5.- UNIVERSALIDAD. El presupuesto contendrá latotalidad de los gastos públicos que se espere realizardurante la vigencia fiscal respectiva. En consecuencianinguna autoridad podrá efectuar gastos públicos,erogaciones con cargo al Tesoro o transferir crédito alguno,que no figuren en el presupuesto.Art. 6.- UNIDAD DE CAJA. Con el recaudo de todas lasrentas y recursos de capital se atenderá el pago oportunode las apropiaciones autorizadas en el presupuesto.Art. 7.- PROGRAMACIÓN INTEGRAL. Todo programapresupuestal deberá contemplar simultáneamente losgastos de inversión y de funcionamiento que las exigencias

Respecto de estehallazgo se debenrealizar variasprecisiones al ente decontrol: No se puedecontemplar cómosituación atípica lacomparación en términosporcentuales de laejecución de ingresos delas vigencias 2013-2012,dado que se deberealizar un análisisdetallado y profundo delos modelos denegociación llevados acabo durante las dosvigencias, los cualesmarcan y determinan ladiferencia tanto en lageneración de ingresospor recursos propioscomo en la ejecución delgasto. Esto quiere decirque la Sociedad en sudinámica Comercial tienela posibilidad decombinar diferentesalternativas para ejecutar


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técnicas y administrativas demanden como necesarios parasu ejecución y operación, de conformidad con losprocedimientos y normas vigentes.El programa presupuestal incluye las obrascomplementarias que garanticen su cabal ejecución.Art. 8.- ESPECIALIZACIÓN. Las apropiaciones debenreferirse en cada empresa a su objeto y funciones, y seejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueronprogramadas.Art. 9.- COHERENCIA MACROECONÓMICA. Elpresupuesto debe ser compatible con las metasmacroeconómicas fijadas por el Gobierno en coordinacióncon la Junta Directiva del Banco de la República.Art.10.- HOMEÓSTASIS PRESUPUESTAL. El crecimientoreal del presupuesto de rentas incluida la totalidad de loscréditos adicionales de cualquier naturaleza, deberáguardar congruencia con el crecimiento de la economía, detal manera que no genere desequilibrio macroeconómico.”Y con los artículos 20, 21 y 22, del mismo Decreto enmención, que disponen:“Art. 20.- Las apropiaciones son autorizaciones máximasde gasto que tienen como fin ser comprometidas durante lavigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre decada año las autorizaciones expiran y en consecuencia nopodrán adicionarse, ni transferirse, ni contracreditarse, nicomprometerse.Art. 21.- Todos los actos administrativos que afecten lasapropiaciones presupuestales, deberán contar con loscertificados de disponibilidad previos que garanticen la

las actividadesenmarcadas en su objetosocial como son: prestardirectamente losservicios de ejecución deferias y espectáculos y/oalquilar, ceder oconcesionar espacios aun tercero con el fin deque este desarrolledichas actividades ariesgo propio,trasladando a este losbeneficios y riesgos, ental caso la sociedad sebeneficia, garantizandoun ingreso fijo singenerar costos o gastosasociados al mismo.Como se explica enoficio remitido por lacontadora de la sociedadno se puede tipificardicho modelo contractualcomo una ejecución SINSITUACION DEFONDOS, puesinsistimos en que elanálisis debe ser integral


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existencia de apropiación suficiente para atender estosgastos.Igualmente, estos compromisos deberán contar conregistro presupuestal para que los recursos no seandesviados a ningún otro fin. En este registro se deberáindicar claramente el valor y el plazo de las prestaciones alas que haya lugar. Esta operación es un requisito deperfeccionamiento de estos actos administrativos.En consecuencia, no se podrán contraer obligacionessobre apropiaciones inexistentes, o en exceso del saldodisponible, con anticipación a la apertura del créditoadicional correspondiente, o con cargo a recursos delcrédito cuyos contratos no se encuentren perfeccionados, osin que cuenten con el concepto de la Dirección General deCrédito Público para comprometerlos antes de superfeccionamiento, o sin la autorización para comprometervigencias futuras por el Consejo Superior de Política Fiscal- CONFIS-, o quien éste delegue. El funcionario que lohaga responderá personal y pecuniariamente de lasobligaciones que se originen.Art. 22.- No se podrá tramitar o legalizar actosadministrativos u obligaciones que afecten el presupuestode gastos cuando no reúnan los requisitos legales o seconfiguren como hechos cumplidos. Los ordenadores degastos responderán disciplinaria, fiscal y penalmente porincumplir lo establecido en esta norma.”Y con los déficits presentados en las dos vigencias, puedenllevar a la entidad a lo consagrado en el artículo 14 de laLey 617 de 2000.

esto es contemplar tantoel componente legalcomo el financiero, delcual se desprende que altransferir beneficios yriesgos, el particular esquien tiene bajo suresponsabilidad lacontratación bajo losmodelos de contrataciónprivada. En este casocon todo respeto no seacepta la apreciaciónrealizada por este entede control dado que laúnica afectación que serealiza es la del ingresoreal para la sociedad,como realmente serealizó. No se violan losartículos 20 del decreto115: dado que no se hancomprometidoapropiaciones despuésdel 31 de diciembre,como tampoco se hantransferido,contracreditado niadicionado.


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Tampoco se viola elartículo 21 del citadodecreto, toda vez quetodos los actos yactuacionesadministrativas ycontractuales que se hanllevado a cabo en lasociedad cuentan con loscertificados deDisponibilidadPresupuestal quegarantizan la existenciade la apropiaciónsuficiente para atender laespecialidad del gasto.Para el caso del Artículo22, tampoco seconsidera que ha sidoviolado pues no se hangenerado hechos que seconsideren como hechoscumplidos en eldesarrollo del procesocontractual.Con respecto a laafirmación hecha por elauditor de la Contraloríay denominado como


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“Balance Presupuestal”,no coinciden los valorescon los estimados por elárea financiera de laSociedad. De igualmanera tampoco secomparte la afirmaciónde encontrarse en lasituación contemplada enel artículo 14 de la ley617 de 2000, dado quedicha norma describe eltérmino “perdida” el cualhace referencia al estadocontable, más no aldéficit o excedentegenerado al realizar elcálculo de la ecuaciónpresupuestal. Por últimoy analizados uno a unolos Principiospresupuestalescontenidos en el Decreto115 de 1996, se observaque este ente de controlenuncia en diferentesocasiones dichosprincipios, pero no haceclaridad respecto de la


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situación precisa en lacual se han violadodichos principios.Cuando a laadministración se lepagan unos derechos porrealización de conciertosestos son los recursosque ingresan aEXPOFERIAS S.A.S,REVISANDO LACONTABILIDAD DECORFECALI, EN LACIUDAD DE CALI, PORREALIZAR LA MISMAACTIVIDAD DEEXPOFERIAS S.A.S..ES IMPOSIBLE DESDEEL PUNTO DE VISTAPRESUPUESTALINGRESAR UNOSRECURSOS DELSECTOR PRIVADO, ALENTE PUBLICOEXPOFERIAS TULUAS.A.S. ES COMO SI ENCALI LOS INGRESOSPROVENIENTES DELOS CONCIERTOS DE


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LA FERIA DE CALI SEINGRESARAN ALPRESUPUESTO DECORFECALI Y ESTOJAMAS SE REALIZA.NUNCA SEREALIZÓINCLUSIVE ENLASADMINISTRACIONESDEL ALCALDE JORGEIVAN OSPINA Y MENOSEN LA ACTUALADMINISTRACIÓN.

FACTOR DE LEGALIDAD

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No se evidencia la determinación o soportes que permitantipificar, estimar los riesgos previsibles que puedan afectarel equilibrio económico de los contratos no existe unadescripción clara en los estudios previos, de la modalidadde selección del contratista, incluyendo los fundamentosjurídicos que soportan la elección

EXPOFERIAS S.A.S. Serige por su estatuto decontratación el CódigoCivil y el Código deComercio.


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Se evidencia que la entidad contrata mediante Orden dePrestación de Servicios montos considerables de recursoseconómicos, contratación que implica que el sujeto decontrol pueda inobservar los principios de economía,transparencia y selección objetiva, para que en lo sucesivose contrate a través de Contratos de Prestación deServicios

El estatuto decontratación deEXPOFERIAS S.A.S, ylas facultadesestablecidas en el marcode las Ferias, determinanque la contratación delGerente es sin límite de


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la cuantía.

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En la orden de Prestación de Servicios No 2013-3-016 seevidencia en el expediente la ausencia de los CertificadoPresupuestales que amparen la contratación, Certificadode Disponibilidad Presupuestal, CDP -RegistroPresupuestal RP y Orden de Pago Presupuestal OPP. Seinfringe presuntamente el numeral 4 del Artículo 25 delAcuerdo No. 2013-001 concordante con la Ley 734 de2.002, artículo 34 Numeral 1

Este contrato se rige porel código de Comercio,es un acuerdo devoluntades, en el cual sedeterminó que su pagoestaba sujeto al recaudo,por lo tanto si el recaudono se daba no se hacíaefectivo el pago, lo queindica que este contratose realizó sujetándolo aléxito de la taquilla ycorriendo el riesgo elparticular que presta elservicio si es sujeto alpago o no del acuerdoestablecido, Por lasrazones expuestas estecontrato no es sujeto dedisponibilidadpresupuestal.


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En el Contrato de Prestación de Servicios No. 2012-3-001no se evidencia Tarjeta Profesional, certificado y/o títuloprofesional del contratista. En la Cláusula VigésimaSéptima: "Documentos del Contrato" a folio 29 se omiterelacionar la presentación de los antecedentes judicialesdel Contratista, expedido por el Ministerio de Defensa

El Decreto 019 del 10 deenero de 2012, suprimela exigencia de presentarcertificado judicial.Artículo 93. La libretaMilitar se verifica por la


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Nacional - Policía Nacional de Colombia. No se evidenciala presentación de la Libreta Militar, requisito para suscribircontratos con entidades públicas o privadas. Por lo tanto sepresume la transgresión del numeral 7 del artículo 41 delAcuerdo No. 2013-001 concordante con el artículo 17 delDecreto 2159 de 1995.

entidad artículo 111 deldecreto 2150de 1995,norma anti tramites.

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En el Contrato 2012-3-005 no se evidencia un detalladoestudio previo que le permita a la entidad soportar eldesarrollo de los principios de Legalidad y Planeación,como un instrumento mediante el cual se identifican losrequisitos que deben agotarse o cumplirse para garantizarla idoneidad del proceso de contratación. En los estudiosde conveniencia no se evidencia un análisis del valor delbien, obra o servicio a contratar, una descripción técnica dela necesidad a suplir.

Se realizará un estudiomás detallado, pero elestudio está conforme alreglamento decontratación delaentidad.


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En el Contrato 2012-3-009 no se evidencia ladeterminación o soportes que permitan tipificar, estimar losriesgos previsibles que puedan afectar el equilibrioeconómico del contrato.

No lo establece elreglamento decontratación de laentidad.


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En el Contrato 2012-3-009 Se evidencia que el certificadodel Boletín de Responsables Fiscales "SIBOR" fueexpedido el 9 de Mayo de 2.012, el Certificado deAntecedentes Disciplinarios el 7 de Mayo de 2.012, laspartes suscriben el Contrato el 2 de Mayo de 2.012. Larelación de documentos se hace de manera extemporánea,sin verificar presuntas inhabilidades en las que pueda estarincurso el contratista. Por lo tanto se presume latransgresión de los numerales 2 y 3 del artículo 41 del

El Artículo 141 delDecreto 2150 establece,que después de suscritoel contrato se cuentancon 15 días hábiles, parahacer las verificaciones.


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Acuerdo No. 2013-001 concordante con el artículo 60 de laLey 610 de 2000.

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En el Contrato 2012-3-014 No se evidencia en elexpediente el certificado de antecedente y requerimientosjudiciales expedido por el Ministerio de Defensa - PolicíaNacional

El Decreto 019 del 10 deenero de 2012, suprimela exigencia de presentarcertificado judicial.Artículo 93. La libretaMilitar se verifica por laentidad artículo 111 deldecreto 2150 de 1995,norma anti tramites. ElArtículo 141 del decreto2150 establece, quedespués de suscrito elcontrato cuenta con 15días para verificar loscertificados deantecedentes.


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En las carpetas contractuales 2012-3-014, 2012-3-016,2012-3-010, 2012-3-009, 2013-3-016, 2013-3-019, 2013-3-020, 2013-4-001, 2013-5001, 2013-1-014, 2013-1-015 y2013-1-022 se evidenciaron falencias en el cumplimientode la Ley General de Archivos, toda vez que no se llevaun proceso organizacional en la foliación de losexpedientes, en mantener una documentación organizadapara que la información institucional sea para uso de laadministración al servicio del ciudadano. En consecuenciase estaría presuntamente vulnerando lo establecido en el

Hoy contamos con lapersona capacitada porel SENA enAdministración deDocumentos. en ladocumentación del año2014 se estáimplementando lasTablas de RetenciónDocumental de


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numeral d) del artículo 4 de la Ley 594 de 2000. conformidad con loestablecido por la Ley594 de 2000.

52En el Contrato 2013-1-015 Se evidencia que el Formatoúnico de Hoja de Vida del contratista carece de la firma

Lo importante es que, elcontrato se encuentrefirmado, de todas formasse están realizandorevisiones para evitarque esto pase.


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En el Contrato 2013-3-004 se evidencia que en elexpediente no reposan la totalidad de los documentos quesoportan la idoneidad del contratista, contraviniendo loestipulado en la Cláusula Vigésima Primera. Documentosdel Contrato Numeral 13 "Constancias y/o Certificacionesde contratos similares ejecutadas durante el año anterior"En la Cláusula Cuarta de la minuta contractual“DURACIÓN DEL CONTRATO”, establece “El presentecontrato tendrá una duración de DOS (2) Meses, contadosa partir de la suscripción del mismo……………………” Seevidencia que en la carpeta del contrato no reposa el Actade Finalización y Acta de Liquidación del Contrato,configurando un Hallazgo con Incidencia Disciplinaria porla presunta transgresión del numeral 4 del artículo 24 delAcuerdo No. 2013-001 del 10 de Abril de 2.013,concordante con el artículo 60 de la Ley 80 de 1.993.

Los contratos que seliquidan son los de tractosucesivo. Y ademásdebe revisar elreglamento decontratación de laentidad, que en ningunode sus artículosestablece la liquidaciónde este tipo de contrato.


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54En los Contratos 2013-3-015 la propuesta del proponenteaparece sin su rúbrica, denotando deficiencias en elperfeccionamiento del contrato.

El contrato está firmadoy los contratos seperfeccionan con elacuerdo de las partes yel precio, elevados aescrito y con la firmadelas partes.


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En el Contrato 2013-5-001 se evidencia que no serelaciona la Libreta Militar del contratista, requisitoindispensable para celebrar contratos en el sector público yprivado.

La libreta Militar severifica por la entidadartículo 111 del decreto2150 de 1995, normaanti tramites


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En Contrato 2013-3-020 se evidencia que la entidadcelebra un contrato sin el lleno de los requisitos el 29 deMayo de 2.013, la consulta de antecedentes yrequerimientos judiciales se hace el 17 de Junio de 2.013,el certificado de antecedentes disciplinarios se expide el 17de Junio de 2.013, la certificación del Boletín deResponsables Fiscales se expide el 13 de Junio de 2.013.Se suscribe un contrato sin verificar previamente si elcontratista está incurso en el régimen de inhabilidadesponiendo en riesgo el patrimonio público de la entidad. Porlo tanto se presume la transgresión de los numerales 2 y 3del artículo 41 del Acuerdo No. 2013-001 concordante conel artículo 60 de la Ley 610 de 2000.

Las normas establecenla verificación, la cualefectivamente se realizó.Recordemos la normacero papel y lo queindica la norma es laverificación, no laimpresión del documentoeste es electrónico y sepuede verificar.


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En el Contrato 2012-3-010 se evidencia que el acta deinterventoría de finalización del proceso contractual y elActa de Interventoría de Liquidación no está suscrita por elcontratista.

El reglamento delaentidad no lo establece.


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58En la Actas de Finalización y Liquidación de los Contratosno describen el Pago de Seguridad Social, la entidadPrestadora en Salud, Pensión y Riesgos Laborales

Se procederá a realizarla revisión de las actas, ya partir de la fecha sediligenciarán los campossugeridos por este entede control


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El Centro Regional de Negocios, Servicios y Exposicionesde Tuluá EXPOFERIAS, tiene como principal cliente laFeria de Tuluá, evento que copa un par de semanas en elmes de Junio de cada anualidad, la entidad debepropender por promocionar encuentros, exposiciones,congresos, convenciones, espectáculos, actividades delsector agropecuario, del sector turístico regional yactividades tendientes al aprovechamiento del tiempo librey a la utilización del Coliseo Manuel Victoria Rojas, duranteel calendario que permanece inactivo de manera tal quegenere ingresos que le permitan no solo dar cumplimientoal objeto enmarcado en su misión institucional y estatutaria,sino generar una dinámica financiera que la haga autosostenible y competitivo, generando además crecimientopatrimonial.

Se propenderá porgenerar propuestas ydinámicas de negociosque activen la gestiónfinanciera y ladiversificación derecursos, con miras agenerar mayoresingresos que permitan lasostenibilidad financierade la sociedad.


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TOTAL HALLAZGOS 59

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA CON ENFOQUE INTEGRAL ... · auditada se levantará un Plan de...

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