Evidencia Computación:

Microsoft Office e internet

Módulo 1, 2 Word y Excel básico y PowerPoint y Excel

10 de Febrero del 2014

Celsa Nerio Celis 2542222

Daniel Armando Soto García 2720842

ÍndiceIntroducción..............................................................................................................4

Word.....................................................................................................................4

PowerPoint...........................................................................................................4

Excel.....................................................................................................................5

Descripción de las herramientas más utilizadas en Word........................................6

1. Encabezado y pie de página............................................................................6

2. Tabla de contenido...........................................................................................6

3. Saltos................................................................................................................7

4. Estilos...............................................................................................................7

5. Tablas...............................................................................................................8

6. Marca de agua..................................................................................................8

7. Macro................................................................................................................9

8. Portada.............................................................................................................9

9. Correspondencia............................................................................................10

10. Hipervínculo..................................................................................................10

Descripción de las herramientas más utilizadas en PowerPoint............................11

1. Tema (fondo).............................................................................................11

2. Insertar una imagen..................................................................................11

3. Hipervínculos............................................................................................12

4. Animaciones..............................................................................................13

5. Transiciones..............................................................................................13

6. Sonido.......................................................................................................14

7. Botón de acción........................................................................................14

8. Encabezado..............................................................................................15

9. Pie de página............................................................................................16

10. Patrón de diapositiva.................................................................................16

Descripción de las herramientas más utilizadas en Excel......................................17

1. Suma.........................................................................................................17

2. Max...........................................................................................................18

3. Min............................................................................................................18

4. Count.........................................................................................................19

5. If................................................................................................................20

6. Graficas.....................................................................................................21

7. Macro........................................................................................................22

8. Ordenar.....................................................................................................22

9. Cambiar renglón por columna...................................................................23

10. Tabla dinámica o cambiar nombre de pestaña.........................................24

Resultados obtenidos.............................................................................................24

Conclusiones..........................................................................................................25

Introducción

WordEs una herramienta del paquete de office que permite crear documentos de

todos tipos. Se pueden crear textos con una buena apariencia a través de

fotografías o ilustraciones multicolores como imágenes o como fondo, y agregar

figuras como mapas y tablas. Además no hay que olvidar que Word es un

procesador de textos, es decir, que su principal función es ayudar al usuario a

crear documentos de aspecto profesional, por ejemplo: sin errores ortográficos

(cuenta con una herramienta de autocorrección), con diferentes estilos y formatos

de letra dependiendo el tipo de documento que se esté creando, y por si fuera

poco ofrece opciones que resultan bastante útiles en el ámbito laboral, como lo es

por ejemplo la opción de asignar una contraseña a los documentos, así como la

opción de agregar hipervínculos que conecten el documento con algún otro o bien

con un sitio web que sirva como referencia.

PowerPoint

Microsoft PowerPoint es software (que forma parte del paquete de office)

que permite la creación de presentaciones las cuales se utilizan principalmente

para dar a conocer un informe o una propuesta, estas por lo general son

expuestas a través de proyectores, aunque también pueden visualizarse sin

problemas en el monitor de la computadora. PowerPoint permite crear pantallas

que incorporan de forma efectiva texto, fotos, ilustraciones, tablas, gráficos,

sonidos o películas, así como también permite pasar de una diapositiva (pantalla)

a otra con acciones tan simples como hacer un clic con el ratón o presionar una

tecla. También permite animar los elementos utilizados en la diapositiva, esto

quiere decir que puede que existan diapositivas en blanco a las cuales los

elementos se les vayan añadiendo según sea requerido por quien creo la

presentación, por último es importante mencionar que también existe la opción de

imprimir el material en papel.

Excel

Es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft

Corporation. Se trata de un software que permite realizar tareas contables y

financieras gracias a sus funciones, desarrolladas específicamente para ayudar a

crear y trabajar con hojas de cálculo. Lo que convierte a Excel en la aplicación de

hojas de cálculo por excelencia es la capacidad para crear tablas y gráficos

dinámicos de forma simple y organizada, asimismo la integración de diversas

funciones tanto aritméticas como lógicas, gracias a estas funciones podemos

sumar, restar, obtener promedios de un determinado rango de celdas según sea

necesario. Asimismo si los datos no son exclusivamente matemáticos Excel nos

brinda las herramientas para organizarlos de tal forma que la información sea

mostrada de la mejor manera posible, por ejemplo: por orden alfabético.

Descripción de las herramientas más utilizadas en Word.

1. Encabezado y pie de página

Es el texto que se coloca tanto en la parte superior (encabezado) o

bien en la inferior (pie de página) que muestra información relevante acerca

del documento sobre el cual se trabaja, por ejemplo: podemos incluir el

autor del mismo, o el tema principal a tratar como parte del encabezado,

mientras que en la parte inferior podemos colocar el número de página o la

fecha.

Esta opción la podemos encontrar en la ficha de insertar – encabezado o

pie de página según sea el caso.

2. Tabla de contenido

Una tabla de contenido es una lista ordenada de los títulos que

encontramos en un documento dado y se genera para poder conocer la

página donde está ubicada (nº de página... tal como un índice) se puede

encontrar en la ficha de referencias-tabla de contenido.

3. Saltos

Se utilizan comúnmente para separar en un documento distintos

formatos o bien para dar un mejor sentido de organización, por ejemplo si

tenemos una parte del documento que requerimos sea representada en dos

o más columnas y necesitamos retomar el formato normal (sin división de

ningún tipo) es muy útil insertar un salto entre ambas partes, esta opción se

encuentra en la ficha de insertar – salto de página.

4. Estilos

Son características del formato nombre de fuente, tamaño,

alineación, color, párrafo y espaciado que se guardan para facilitar su

reutilización posteriormente. Se encuentra en la ficha de Inicio - estilos.

5. Tablas

Una Tabla en Word es un recuadro rectangular formado por dos o

más celdas, a las cuales es posible insertar texto, otras tablas, imágenes,

etc.

Las tablas permiten darle un formato determinado a un documento, así

como organizar información según las necesidades del usuario. Se

encuentra en la pestaña Insertar – Tablas – Tabla

6. Marca de agua

Aparecen debajo del texto de un documento. Se puede agregar

marcas de agua de texto, o bien una marca de agua en forma de imagen

según sea requerido, son comúnmente utilizadas en el ámbito laboral y

estudiantil para agregar las palabras "Confidencial" o “Borrador”, puede

colocar cualquier otra palabra aunque Word ofrece ciertas palabras por

defecto. Esta opción la encontramos en la pestaña Diseño – Marca de Agua

7. Macro

Permiten automatizar aquellas tareas que se realizan múltiples

veces. Una macro consiste en una serie de comandos e instrucciones de

Word que se agrupan en un solo comando de forma que la tarea pueda

realizarse automáticamente. Son muy útiles cuando el usuario requiere

llevar a cabo una tarea en repetidas ocasiones lo cual por lo general se

traduce en una pérdida de tiempo si no se utilizaran los macros. Ésta útil

función la encontramos en la pestaña Vista - macros- grabar macro.

8. Portada

Word ofrece una galería de portadas ya prediseñadas a las cuales

solo es necesario substituir los elementos claves (título, subtitulo, fecha,

etcétera) con la información del usuario. Son un elemento importante en

los documentos ya que forman parte de la presentación del mismo, siempre

es importante colocarlos un diseño acorde al tipo de documento. Se

encuentra en la ficha de insertar-portada-seleccionas la deseada.

9. Correspondencia

Esta herramienta de Word nos sirve para poder enviar la misma

carta a cada uno de los contactos que el usuario posea personalizando de

tal modo que no sea necesario realizar manualmente diferentes versiones

de la misma, esto por medio de unas plantillas que únicamente sustituyen

los datos personales de cada uno de los contactos a quien necesitemos

enviar la carta o invitación, esta opción se encuentra en la pestaña

Correspondencia – Iniciar combinación de correspondencia.

10. Hipervínculo

Es un enlace que permite al usuario conectar un documento con otro

documento diferente, una página web, inclusive con otra parte dentro del

mismo documento, son extremadamente útiles a la hora de utilizar

referencias, de igual forma si la fuente fue un sitio web es posible realizar el

enlace utilizando esta gran herramienta. Para insertar un hipervínculo solo

basta ir a la pestaña Insertar – Vínculos – Hipervínculo.

PowerPoint

Descripción de las herramientas más utilizadas en PowerPoint

1. Tema (fondo)

` Los temas son presentaciones con aspecto de diseño

profesional. Los temas, colores, fuentes y efectos no solamente

funcionan en PowerPoint, también se pueden en Excel, Word y

Outlook, lo que permite aplicar un aspecto coherente a las

presentaciones. De igual forma son fundamentales a la hora de crear

una presentación ya que dependiendo de lo que se busque transmitir

se deberá elegir un tema/fondo apropiado. Se encuentra en la

pestaña Diseño – Temas.

2. Insertar una imagen

Esta función nos permite agregar imágenes a nuestra presentación si

se desea, es muy común utilizarla ya que como sabemos las

presentaciones deben mostrar solo elementos clave, muchas veces es más

sencillo transmitir tales a través de una imagen, si bien existen varias

formas de insertarlas a nuestra presentación, aquí mostraremos el proceso

más formal o completo, es importante mencionar que se pueden insertar

tanto imágenes que se tienen guardadas en el equipo como capturas de

pantallas de lo que se tiene abierto actualmente ( en versiones más nuevas

de PowerPoint únicamente).

Para insertar una imagen basta ir a la pestaña Insertar -imagen

prediseñada y elegir entre una lista de imágenes predefinidas

O bien Insertar – Imágenes.

O Insertar – Imágenes – Captura.

3. Hipervínculos

Al igual que en Word es posible insertar hipervínculos que nos

permitan establecer una conexión entre dos diapositivas de una misma

presentación o bien conectar con otro documento, programa, o página web

según sea requerido.

Se puede insertar de distintas formas como a través de imágenes, o texto o

inclusive gráficos. La forma más fácil de insertarlos es en la pestaña

Insertar – Vínculos – Hipervínculo.

4. Animaciones

Es la función que permite animar texto, imágenes, formas, cuadros,

gráficos SmartArt y otros objetos en una presentación de PowerPoint para

darles efectos visuales cuando estos aparecen en la presentación, también

existen los efectos de énfasis que como su nombre lo dice sirven para

resaltar algo en una presentación, así como efectos de salida por si no

queremos saturar nuestras diapositivas con demasiados elementos.

También se puede controlar como operan estas, si lo hacen cuando el

usuario hace clic o bien por intervalos de tiempo. Para insertarlas solo basta

ir a la pestaña de Animaciones – Animación

5. Transiciones

Son las animaciones que marcan el tiempo de una diapositiva a otra

durante la presentación. De igual forma cuentan con intervalos que pueden

ser configurados por el usuario. Se encuentra en la pestaña Transiciones –

Transición a esta diapositiva.

6. Sonido

Esta opción nos permite añadir sonidos diversos para reproducirlos en la

presentación y de esta forma enfatizar lo que quizá el texto o las imágenes

no nos permiten hacer, existen diferentes sonidos predeterminados como

por ejemplo: aplauso, brisa, bomba, cámara, campana etc. Aunque claro

está que el usuario puede utilizar sonidos externos (incluso pistas

musicales, o bien sonidos creados a partir del uso de un micrófono o

diadema) que se encentren en el equipo. Para insertarlos hay que ir a la

pestaña Insertar – Multimedia – Audio.

7. Botón de acción

Son botones con formas predefinidas que pueden insertarse en una

presentación, contienen formas como flechas, home/inicio, audio, entre

otros símbolos los cuales pueden utilizarse como hipervínculos, que nos

pueden llevar a cualquier diapositiva del documento o bien a algún sitio web

u otro documento. Asimismo se pueden utilizar para ejecutar macros,

reproducir un sonido predeterminado o inclusive ejecutar un programa

externo. Es importante mencionar que el usuario puede definir si desea que

la acción se lleve a cabo cuando se hace clic en el botón de acción o si solo

basta con pasar el cursor por encima del mismo.

Para añadir un botón de acción basta ir a la pestaña Insertar – Ilustraciones

– Formas – Botón de acción

8. Encabezado

Es el texto que se coloca tanto en la parte superior que muestra

información relevante acerca del documento sobre el cual se trabaja, por

ejemplo: podemos incluir el autor del mismo, o el tema principal a tratar, es

importante mencionar que en una diapositiva solo se puede elegir entre

colocar el pie de página o el encabezado ya que no se puede tener ambos.

Para añadirlo basta ir a la pestaña Insertar – Texto – Encabezado y pie

de página.

9. Pie de página

Es texto que se coloca en la parte inferior de nuestra diapositiva que

muestra por ejemplo el tipo de documento o el numero de diapositiva, a

diferencia de un documento de Word en PowerPoint no es posible colocarlo

en conjunto con el Encabezado dada la naturaleza del tipo de documento la

herramienta solo nos permite colocar uno u otro. Para insertarlo basta ir a

la pestaña Insertar – Texto – Encabezado y pie de página.

10. Patrón de diapositiva

Se refieren a esos elementos que podemos agregar a nuestra

presentación que hacen que tenga un diseño único. En estos patrones

PowerPoint nos ofrece la oportunidad de generar un estilo para nuestra

presentación al cual podemos agregar sonidos, movimientos así como

ajustar el estilo de letra al texto que deseamos. Estos patrones podemos

definirlos para toda la presentación en general o para una sola diapositiva.

Para añadirlos solo tenemos que buscar en la pestaña Vista – Vistas Patrón

y elegir la que creemos conveniente.

Excel

Descripción de las herramientas más utilizadas en Excel.

1. Suma

Es una de las funciones más comunes dada la naturaleza matemática de la

misma, es muy útil cuando se desean obtener cifras “totales” de una tabla o bien si

se desea conocer el resultado de sumar todos los elementos de una columna o fila

predeterminada. Su sintaxis es de lo más simple (solo consiste en colocar el rango

que se busca sumar) y para insertarla basta dirigirnos a la pestaña Fórmulas –

Biblioteca de Funciones – Matemáticas y trigonométricas - Suma

2. Max

Esta función estadística también es una de las más utilizadas en Excel, es

importante dada la gran utilidad que brinda al usuario, su función consiste en

devolver el valor más grande/máximo de una lista predefinida de valores, cuyo

rango es delimitado por el usuario, es muy útil cuando por ejemplo se tiene una

tabla con una gran cantidad de números y se desea obtener cual fue el mayor

para utilizarlo como punto de referencia o únicamente con fines informativos.

Para insertar esta función basta dirigirnos a la pestaña Fórmulas – Mas

Funciones – Estadísticas - Max

3. Min

Otra función estadística y muy utilizada, básicamente esta función realiza lo

opuesto a la función previa, es decir que esta devolverá al usuario el valor

mínimo/menor de una lista predeterminada por el rango que sea asignado a la

función. Es de igual forma bastante útil para fines de comparación o bien para

cuando se busca establecer una comparación entre lo que se busca y lo

obtenido una vez que se llevó a cabo el registro de la información, por ejemplo

ventas. Para insertar la función basta dirigirnos a la pestaña Fórmulas – Mas

Funciones – Estadísticas – Min.

4. Count

Función estadística que permite al usuario contabilizar el número de celdas

que contienen números así como también cuenta los números dentro de la lista de

argumentos. Es bastante útil si se desea filtrar solo cierto de tipo de celdas dentro

de una columna o un rango especifico.

Para insertar esta función solo basta dirigirnos a la pestaña Fórmulas – Mas

Funciones–Estadísticas–Contar

5. If

Función lógica que permite al usuario utilizar una celda para analizar el

contenido de un determinado rango de las mismas y devolver cierta

información dependiendo si las celdas en cuestión cumplen con las

condiciones previstas (pruebas lógicas) o bien si no las cumplen cambiar el

mensaje o información dada. Son muy útiles cuando se busca identificar

cuando la información contenida en una celda que forma parte de cierto rango

cumple o no con ciertas condiciones, por ejemplo si en una hoja de cálculo

colocamos las ventas del mes de cierto departamento, podemos colocar esta

fórmula para que nos permita mostrar que vendedor no alcanzo el mínimo de

ventas requerido por medio de una prueba lógica de comparación.

Para insertar esta función solo basta dirigirnos a la pestaña Fórmulas –

Biblioteca de funciones - Lógicas – Si

6. Graficas

Los gráficos hacen visibles los datos. Con un gráfico puede

transformar datos de hojas de cálculo para mostrar comparativas,

patrones y tendencias. Se pueden crear graficas dinámicas a partir de

tablas creadas previamente en Excel, estas son útiles ya que se

actualizan al momento de modificar la tabla, de ahí el nombre que

reciben.

Para insertar una gráfica solo basta dirigirnos a la pestaña Insertar –

Gráficos y seleccionar el tipo de diseño que nos interesa.

7. Macro

Al igual que en Word y Excel consisten en un conjunto de instrucciones

programadas en la hoja de cálculo electrónica Excel, las cuales automatizan las

operaciones esto con el único objetivo de eliminar tareas repetitivas o realizar

cálculos complejos en un corto espacio de tiempo y con una nula probabilidad de

error. Para insertarlos basta dirigirse a la pestaña Vista – Macros

8. Ordenar

Se sabe que parte fundamental del análisis consiste en organizar la

información de tal forma que cualquier persona que la observe pueda

entenderla, y eso es precisamente para lo que nos sirve esta opción de

Excel, por medio de la misma podemos reordenar los datos en una columna

o fila, y lo que es mejor es que no se limita a valores numéricos, sino que

también es posible reorganizar por orden alfabético, por colores o incluso

por iconos.

Para llevar a cabo tal función solo basta dirigirse a la pestaña Inicio –

Modificar – Ordenar y filtrar.

9. Cambiar renglón por columna

Esta opción es útil cuando requerimos reorganizar la información contenida en

una tabla, para ser más específico se desea convertir una fila en una columna o

viceversa, la única opción para llevarse a cabo consiste en copiar el rango de que

se desea convertir ya sea a través del comando Ctrl + C o bien clic derecho con el

ratón y la opción copiar (es importante mencionar que forzosamente se tiene que

utilizar el comando copiar y no el de cortar, de otra forma no es posible hacer la

conversión). Acto seguido se elegirá el destino donde se requiere pegar la

información, clic derecho en el ratón – Pegado especial – Transponer. Esto

también se puede llevar a cabo en la pestaña Inicio – Portapapeles - Transponer

10. Tabla dinámica o cambiar nombre de pestaña

cambiar nombre a la pestaña en excel sirve para nombrar

en que estamos trabajando en cada hoja por ejemplo sueldos ,

empleados etc. y asi diferenciar cada hoja en excel.

Resultados obtenidos

Hemos aprendido a utilizar cada herramienta que nos ofrece el paquete de

microsoft office ya que son muy importantes a la hora de realizar cualquier

tipo de trabajo

Conclusiones.

A lo largo de este documento ha sido posible identificar las principales

funciones y herramientas de los programas más reconocidos dentro del paquete

de Office. Es importante conocer cuáles son estas funciones debido a que hoy en

día la mayor parte de nuestras actividades diarias tanto en el ámbito laboral como

en el académico involucran el uso de tales herramientas, desde realizar un ensayo

en escolar en Word, hasta elaborar un reporte básico en Excel para esos

inconvenientes que se tienen en el trabajo, sin olvidar claro esta esa presentación

en clase que requería el uso de PowerPoint. Es fundamental tener un

conocimiento más completo de que uso le podemos dar a este paquete de

software. Al final del día hay que entender que son herramientas para facilitarnos

el trabajo y de paso mejorar nuestra productividad.

Es muy importante también mencionar, que el conocer más a detalle las

tareas que podemos llevar a cabo con el uso correcto de las mismas no solo

impacta en la calidad de nuestro trabajo, sino que de igual forma afecta el tiempo

que nos toma llevarlo a cabo, después de todo si sabemos qué hace cada opción

que se nos presenta, donde la podemos encontrar y que obtendremos de la

misma, es más probable que identifiquemos correctamente que funciones y

herramientas utilizar dependiendo del tipo de documento que deseemos crear.