Evaluasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik

Pemerintah Kota Samarinda

Adityo Hidayat, S.Kom, M.B.A, CISA

PT. Gamatechno Indonesia

adityo@gamatechno.com

Biodata

Pendidikan

S1 Ilmu Komputer UGM

S2 Magister Manajemen UGM

Courses

IT Governance with COBIT5, trained by Prof. Richardus Eko Indrajit

Big Data and Analytics Summer School, University of Essex, United Kingdom

Certifications

Certified Information Systems Auditor (CISA)

Websites

PortalReksadana.com

SepedaSehat.com

gebetSaham.com

Contact

E-Mail: adityo@gamatechno.com

WA: 08112511989

Passion

Coding

Cycling

Coffee

Buku

Membangun Kota dan Kabupaten Cerdas:

Sebuah Panduan Bagi Pemerintah Daerah,

Gadjah Mada University Press, 2018

Faktor Pendorong

Perpres Nomor 95 Tahun 2018

Permen PanRB Nomor 5 Tahun 2018

Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012

Pemenuhan Indikator SPBEPermen PanRB Nomor 5 Tahun 2018

Aspek 2 Kebijakan Internal Layanan SPBE

Indikator 8 Kebijakan Internal Layanan Naskah Dinas

Indikator 9 Kebijakan Internal Layanan Manajemen Kepegawaian

Indikator 10 Kebijakan Internal Layanan Manajemen Perencanaan dan Penganggaran

Indikator 11 Kebijakan Internal Layanan Manajemen Keuangan

Indikator 12 Kebijakan Internal Layanan Manajemen Kinerja

Indikator 13 Kebijakan Internal Layanan Pengadaan

Indikator 14 Kebijakan Internal Layanan Pengaduan Publik

Indikator 15 Kebijakan Internal Layanan Dokumentasi dan Informasi Hukum

Indikator 16 Kebijakan Internal Layanan Whistle Blowing System

Indikator 17 Kebijakan Internal Layanan Publik Instansi Pemerintah

Domain 1 Kebijakan Internal SPBE

Aspek 1 Kebijakan Internal Tata Kelola SPBE

Indikator 1 Kebijakan Internal Tim Pengarah SPBE Instansi Pemerintah

Indikator 2 Kebijakan Internal Inovasi Proses Bisnis Terintegrasi

Indikator 3 Kebijakan Internal Rencana Induk SPBE Instansi Pemerintah

Indikator 4 Kebijakan Internal Anggaran dan Belanja TIK

Indikator 5 Kebijakan Internal Pengoperasian Pusat Data

Indikator 6 Kebijakan Internal Integrasi Sistem Aplikasi

Indikator 7 Kebijakan Internal Penggunaan Aplikasi Umum Berbagi Pakai

Pemenuhan

Indikator

SPBEPermen PanRB

Nomor 5 Tahun 2018

Pemenuhan

Indikator

SPBEPermen PanRB

Nomor 5 Tahun 2018

Domain 2 Tata Kelola SPBE

Aspek 3 Kelembagaan

Indikator 18 Tim Pengarah SPBE Instansi Pemerintah

Indikator 19 Inovasi Proses Bisnis Terintegrasi

Aspek 4 Strategi dan Perencanaan

Indikator 20 Rencana Induk SPBE Instansi Pemerintah

Indikator 21 Anggaran dan Belanja TIK

Aspek 5 Teknologi Informasi dan Komunikasi

Indikator 22 Pengoperasian Pusat Data

Indikator 23 Integrasi Sistem Aplikasi

Indikator 24 Penggunaan Aplikasi Umum Berbagi Pakai

Domain 3 Layanan SPBE

Aspek 6 Layanan Administrasi Pemerintahan Berbasis Elektronik

Indikator 25 Layanan Naskah Dinas

Indikator 26 Layanan Manajemen Kepegawaian

Indikator 27 Layanan Manajemen Perencanaan

Indikator 28 Layanan Manajemen Penganggaran

Indikator 29 Layanan Manajemen Keuangan

Indikator 30 Layanan Manajemen Kinerja

Indikator 31 Layanan Pengadaan

Aspek 7 Layanan Publik Berbasis Elektronik

Indikator 32 Layanan Pengaduan Publik

Indikator 33 Layanan Dokumentasi dan Informasi Hukum

Indikator 34 Layanan Whistle Blowing System

Indikator 35 Layanan Publik Instansi Pemerintah

Pemenuhan Indikator Evaluasi SPBEPermen PanRB Nomor 5 Tahun 2018

TINGKAT KEMATANGAN PADA KAPABILITAS PROSES

• Pengaturan dalam bentuk konsep yang belum ditetapkan.

• Proses tata kelola dilaksanakan secara ad-hoc.1. Rintisan

• Pengaturan telah ditetapkan dengan memenuhi sebagian kebutuhan di Instansi Pemerintah

• Proses tata kelola dilaksanakan dengan dasar-dasar manajemen yang telah didefinisikan dan didokumentasikan.

2. Terkelola

• Pengaturan telah ditetapkan dengan memenuhi semua kebutuhan di Instansi Pemerintah.

• Proses tata kelola dilaksanakan sepenuhnya dengan standardisasi.3. Terstandardisasi

• Pengaturan telah ditetapkan dengan memenuhi kebutuhan hubungan antar Instansi Pemerintah.

• Proses tata kelola dilaksanakan dengan pengukuran kinerja secara kuantitatif.

4. Terintegrasi dan Terukur

• Pengaturan telah ditetapkan dan dievaluasi terhadap perubahan kebutuhan di lingkungan internal dan eksternal.

• Proses tata kelola dilaksanakan dengan peningkatan kualitas secara berkesinambungan.5. Optimum

Pemenuhan Indikator Evaluasi SPBEPermen PanRB Nomor 5 Tahun 2018

TINGKAT KEMATANGAN PADA KAPABILITAS FUNGSI TEKNIS

• Layanan SPBE dalam bentuk informasi satu arah.1. Informasi

• Layanan SPBE dalam bentuk informasi dua arah.2. Interaksi

• Layanan SPBE dalam bentuk pertukaran informasi dan layanan.3. Transaksi

• Layanan SPBE terintegrasi dengan layanan SPBE lain.4. Kolaborasi

• Layanan SPBE dapat beradaptasi terhadap perubahan lingkungan internal dan eksternal.5. Optimalisasi

Pemenuhan Perpres SPBEPerpres Nomor 95 Tahun 2018

Pemenuhan Perpres SPBEPerpres Nomor 95 Tahun 2018

Tata Kelola TIK

Komite TIKBiaya dan

Investasi

Pengembanga

n TIK

Infrastruktur AplikasiData dan

Informasi

Layanan TIKMonitoring

dan Evaluasi

Filosofi TIK

• Bagi seluruh OPD

• Berbasis ketugasanPemanfaatan

• Berbasis data primer

• Orkestrasi lintas sektorKeterpaduan

• Suprastruktur

• Sinergi kemitraanKeberlangsungan

Keberlangsungan Layanan TIK

Layanan TIK

PengembanganInfrastrukturSoftware ContentSDM

ImplementasiPelatihanSimulasiPendampinganTransferKnowledge

Tata KelolaKebijakanKewenanganWorkflow

“Exist” “Live” “Routine”

Keberlangsungan Layanan TIK

Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3

Layanan TIK

Pengembangan

InfrastrukturSoftware

ContentSDM

Implementasi

PelatihanSimulasi

PendampinganTransferKnowledge

Tata Kelola

KebijakanKewenangan

Workflow

“Exist” “Live” “Routine”

Layanan TIK

PengembanganInfrastruktur

Software

ContentSDM

ImplementasiPelatihan

Simulasi

PendampinganTransferKnowledge

Tata KelolaKebijakan

Kewenangan

Workflow

“Exist” “Live” “Routine”

Layanan TIK

PengembanganInfrastrukturSoftware Content

SDM

ImplementasiPelatihanSimulasiPendampingan

Transfer

Knowledge

Tata KelolaKebijakanKewenanganWorkflow

“Exist” “Live” “Routine”

Pertimbangan Desain Kelembagaan

Sebuah kelembagaan TIK dengan kapabilitas

Mampu mewujudkan data primer tunggal, menyelaraskan seluruh inisiatif pengembangan TIK institusi, orkestrasi layanan/bispro (sinergi) lintas sektoral untuk merespon dinamika perubahan, melahirkan berbagai instrumen kebijakan beserta penegakannya

Mampu mengamankan atau menjamin keberlangsungan layanan beserta sumber daya TIK, baik SDM, fisik dan anggaran

Mendorong co-creation penciptaan layanan inovatif TIK melalui sinergi kemitraan pemerintah, swasta dan masyarakat

Kelembagaan

Organ Tata KelolaPemerintah Kota Organ Manajemen

Owners and Stakeholders

GoverningBody

ManagementOperations

and Execution

Delegate

Accountable Monitor Report

Set DirectionInstruct &

Align

Organ Tata Kelola

Organ Manajemen

Plan Build Run Monitor

Evaluate

MonitorDirect

Struktur tata kelola terkait leadership:

Setiap institusi pemerintahan harus menetapkan Chief Information Officer

(CIO).

CIO ini bertugas mengkoordinasi perencanaan, realisasi, operasional harian

dan evaluasi internal TIK di institusinya masing-masing, bekerja sama

dengan satuan kerja TIK dan satuan kerja pengguna lainnya.

Struktur tata kelola terkait dengan hubungan sinergis antar satuan kerja

dalam satu institusi atau hubungan sinergis antar institusi:

Setiap institusi pemerintahan harus membentuk Komite TIK.

Komite TIK ini mewadahi kepentingan satuan kerja TIK dan satuan

kerja pengguna TIK, mengkoordinasikan perencanaan dan

operasional inisiatif TIK strategis institusi

Panduan Umum Tata Kelola TIK Nasional41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007

CIO Institusi

Komite TIK Institusi

• Dinas KominfoSatuan Kerja Pengelola

TIK Institusi

• OPDSatuan Kerja Pemilik

Proses Bisnis Institusi

Panduan Umum Tata Kelola TIK Nasional41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007

Satuan Kerja Pengelola TIK Institusi

Bertanggung jawab atas implementasi sistem TIK, sesuai dengan spesifikasi

kebutuhan yang diberikan oleh Satuan Kerja Pemilik Proses Bisnis.

Bertanggung jawab atas keberlangsungan dan kualitas aspek teknis sistem

TIK dalam tahap operasional.

Bertanggung jawab atas pemeliharaan aset-aset TIK institusi.

Satuan Kerja Pemilik Proses Bisnis Institusi

Bertanggung jawab atas pendefinisian kebutuhan (requirements) dalam

implementasi inisiatif TIK.

Memberikan masukan atas implementasi TIK, khususnya kualitas operasional

sistem TIK.

Panduan Umum Tata Kelola TIK Nasional41/PER/MEN.KOMINFO/11/2007

Organ

Tata Kelola TIK

Komite TIK

Tim Pengarah

CIO

Pokja Kebijakan

Pokja PMO

Dinas Kominfo

WALIKOTA

OPD

Pokja SDM

PokjaKemitraan

Swasta/Masyarakat

Organ Tata Kelola TIK

Tim Pengarah diketuai oleh Walikota, beranggotakan pimpinan OPD yang merepresentasikan kebutuhan/kepentingan OPD terhadap TIK. Tim Pengarah memberikan masukan dan persetujuan atas seluruh inisiatif TIK

CIO merupakan pejabat dengan kewenangan melakukan harmonisasi pelaksanaan seluruh inisiatif TIK lintas OPD, memastikan terpenuhinya kebutuhan OPD yang selaras dengan arahan Tim Pengarah

Pokja Kemitraan mengkoordinasikan kemitraan dengan pihak swasta dan masyarakat untuk penciptaan layanan inovatif dan creative funding

• Pokja Kebijakan bertugas merumuskan kebijakan yang dibutuhkan,melakukan pemantauan serta penegakan terhadap implementasi kebijakan

• Pokja Project Management Office (PMO) bertugas melakukan penyelarasan anggaran/investasi TIK di lingkungan pemkab, memberikan asistensi teknis yang diperlukan untuk mendukung proses pengadaan barang/jasa TIK.

• Pokja SDM bertugas mengoptimalkan setiap posisi/jabatan keanggotaan dalam keseluruhan formasi tim TIK di Diskominfo serta OPD, sesuai persyaratan kompetensi.

Keanggotaan Komite TIK

Perpres 95/2018 Pasal 61

3) Koordinator SPBE Pemerintah Daerah mempunyai tugas melakukan koordinasi

dan penerapan kebijakan SPBE di Pemerintah Daerah.

4) Koordinator SPBE Pemerintah Daerah dijabat oleh sekretaris daerah.

Mekanisme Kerja Komite TIK

Komite TIK merupakan penggerak utama seluruh proses penerbitan payung hukum

yang diperlukan dalam penyempurnaan tata kelola TIK

Rapat Komite TIK dapat dilakukan setiap 3 bulan

Usulan materi kebijakan dapat diajukan oleh OPD

Usulan konsep kebijakan TIK harus disetujui oleh Tim Pengarah sebelum ditetapkan

Proses penyempurnaan berkelanjutan merupakan cerminan kematangan level 5

dalam evaluasi SPBE

Pendalaman

Materi

Penyusunan

Konsep

Kebijakan TIK

Pembahasan

Forum Pokja

Finalisasi

Konsep

Kebijakan TIK

Legal

Drafting

Aspek Biaya dan Investasi

Indikator 21: Proses perencanaan dan penganggaran TIK dikonsultasikan kepada

unit pengelola TIK

Permen PanRB Nomor 5 Tahun 2018

Domain 2 Tata Kelola SPBE Aspek 4 Strategi dan Perencanaan

Indikator 21 Anggaran dan Belanja TIK PertanyaanApakah Instansi Pusat/Pemerintah Daerah Saudara memiliki

perencanaan dan penganggaran TIK untuk penerapan SPBE?

Level 0

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

Level 5Hasil evaluasi seluruh perencanaan dan penganggaran TIK yang terintegrasi di unit pengelola TIK ditindaklanjuti sebagai

masukan perbaikan penyusunan anggaran tahun berikutnya.

Pilihan Saudara

Tidak terdapat perencanaan dan penganggaran TIK untuk penerapan SPBE.

Terdapat perencanaan dan penganggaran TIK yang tertuang dalam rencana kerja tahunan untuk penerapan SPBE.

Terdapat perencanaan dan penganggaran TIK yang tertuang dalam rencana kerja tahunan; sebagian perencanaan dan

penganggaran TIK dikonsultasikan kepada unit pengelola TIK di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah masing-masing.

Terdapat perencanaan dan penganggaran TIK yang tertuang dalam rencana kerja tahunan; seluruh perencanaan dan

penganggaran TIK dikonsultasikan kepada unit pengelola TIK.

Seluruh perencanaan dan penganggaran TIK yang tertuang dalam rencana kerja tahunan di Instansi Pusat/Pemerintah

Daerah Saudara telah terintegrasi dan dapat dikendalikan di unit pengelola TIK, serta dapat dipantau dan dievaluasi secara

berkala.

Level 0

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

Level 5

Infrastruktur

Indikator 5: Kebijakan pengoperasian pusat data bagi semua unit kerja

Indikator 22: Prosedur pengoperasian pusat data telah diterapkan secara

konsisten oleh seluruh unit kerja

Permen PanRB Nomor 5 Tahun 2018

Domain 1 Kebijakan Internal SPBE Aspek 1 Kebijakan Internal Tata Kelola SPBE

Indikator 5 Kebijakan Internal Pengoperasian Pusat Data Pertanyaan

Apakah Instansi Pusat/Pemerintah Daerah Saudara

memiliki kebijakan internal terkait pengoperasian

pusat data (data center )?

Level 0

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

Level 5

Kebijakan internal mendukung pengaturan pengoperasian pusat data untuk melaksanakan integrasi pusat data dengan pusat

data milik Instansi Pusat/Pemerintah Daerah lain atau untuk rencana transisi penggunaan pusat data nasional.

Pilihan Saudara

Tidak terdapat kebijakan internal terkait pengoperasian pusat data di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah Saudara.

Terdapat konsep kebijakan internal terkait pengoperasian pusat data di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah Saudara.

Kebijakan internal telah ditetapkan dan mendukung pengaturan pengoperasian pusat data bagi sebagian unit kerja/perangkat

daerah di Instansi Pusat/Pemerintah Daerah Saudara.

Kebijakan internal mendukung pengaturan pengoperasian pusat data bagi semua unit kerja/perangkat daerah di Instansi

Pusat/Pemerintah Daerah Saudara.

Kebijakan internal dipantau, dinilai, dan dievaluasi secara berkala terhadap perubahan lingkungan, teknologi, dan kebutuhan

instansi.

Level 0

Level 1

Level 2

Level 3

Level 4

Level 5

Data dan Informasi

Perpres Nomor 95 Tahun 2018 Pasal 26

3) Penggunaan data dan informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan

dengan mengutamakan bagi pakai data dan informasi antar Instansi Pusat

dan/atau Pemerintah Daerah dengan berdasarkan tujuan dan cakupan,

penyediaan akses data dan informasi, dan pemenuhan standar interoperabilitas

data dan informasi.

Perpres Nomor 95 Tahun 2018 Pasal 49

2) Manajemen data dilakukan melalui serangkaian proses pengelolaan arsitektur

data, data induk, data referensi, basis data, dan kualitas data.

3) Manajemen data sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan

berdasarkan pedoman manajemen data SPBE

5) Ketentuan lebih lanjut mengenai pedoman manajemen data SPBE diatur dengan

Peraturan Menteri…

Aplikasi

REFERENSI:

Peraturan Pemerintah

Nomor 82 Tahun 2012

Bagian Keempat

Pasal 7 s.d 9

Layanan TIK

REFERENSI:

Peraturan Pemerintah

Nomor 82 Tahun 2012

Bagian Keenam

Pasal 12 s.d 15

Monev

REFERENSI:

1. Perpres Nomor 95 Tahun 2018

BAB VII Pemantauan dan Evaluasi SPBE

Pasal 70 s.d 71

2. Perpres Nomor 95 Tahun 2018

BAB IV Audit TIK

Pasal 55 s.d 58

Sumber Daya Manusia

REFERENSI:

Perpres Nomor 95 Tahun 2018

BAB III Manajemen SPBE

Bagian Keenam Manajemen SDM

Pasal 51

Aha!Mari kita diskusikan...