Dossier Permanent

5/17/2018 Dossier Permanent

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L es do ssie rs e t Ie c la ssem en t de s p ap ie rs d e trav a il

Les travaux d'acquisition d'une connaissance generale de I'entreprise, d'evaluation ducontrole interne et d'exarnen des comptes doivent faire I'objet d'un c1assement.Fondamentalement, I'existence de dossiers permet la justification des conclusions etla conservation des donnees collectees,En premier lieu, les dossiers doivent permettre a I'auditeur de justifier son rapport decertification. Tel est Ie fondement de l'article 66 du decret du 12 aofrt 1969 quiimpose au controleur legal la constitution d'un dossier regroupant les documents recusde la societe ou etablis par lui dans I'exercice de ses fonctions, II est normal en effetque l'auditeur justifie son rapport par une information convenablement classee, struc-turee et archivee. I1 n'est pas rare d'ailleurs qu'i1 ait a rendre compte de travaux assezanciens, alors que son collaborateur qui en est I'auteur n'appartient deja plus aucabinet. On imagine sa gene si, en I'absence d'un systeme adapte de classement etd'archivage, il lui etait impossible de retrouver les informations dernandees.L'existence de dossiers presente un second interet, qui concerne non seulement l'auditeur,mais egalernent son client: elle permet de garder ell memoire, d'une part, un certainnombre d'informations a caractere permanent, d'autre part, les travaux realises parI'auditeur les annees precedentes. Un auditeur retrouve dans les dossiers des anneesanterieures un grand nombre de donnees necessaires a la poursuite de sa mission. Cetapport, toujours tres profitable, Ie sera particulierement dans certaines circonstances :lorsque, par exemple, un nouveau chef de mission intervient sur Ie dossier. Dans tousles cas, il en resultera pour le client un gain de temps et un budget ajuste en consequence.Le classement que nous presentons ici est Ionde sur LIne distinction essentielle entreles informations qui, presentant un interet pour les con troles futurs, seront placees dansles dossiers a caractere permanent et celles qui, repondant uniquement aux besoinsde l'exercice en cours, seront contenues dans un dossier annuel ". En marge de ces deuxcategories fondamentales de dossiers, un autre dossier peut etre utilise pour archiverles informations extraites des dossiers a caractere permanent.Nous examinerons successivement ces trois categories de dossiers

dossiers a caractere permanent;dossiers d'exploitation;dossiers Archives des documen ts permanents .

Les dossiersit caracterepermanent On peut distinguer trois dossiers it caractere permanent

1. Le dossier permanent proprement dit. C'est a lui que ron se refere habituellementlorsqu'on parle de dossier permanent;2. Le dossier de controle interne et de procedures;3. Le dossier de correspondance.II faut noter que, materiellement, Ie nombre dossiers existant physiquement peut varier.Pour les interventions de faible importance, les trois dossiers annonces ci-dessus pourrontetre regroupes en deux, voir en un seul dossier. Inversernent, pour de grosses societes,le dossier permanent et Ie dossier de controle interne pourront etre eclates chacun enplusieurs dossiers.


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1. Le dossier permanentCe dossier reunit I'ensemble des informations qui portent sur des caracteristiquesgenerales de la societe auditee et qui pourront etre utilisees lors des controles ulterieurs,Le dossier permanent est constitue au cours du premier audit. Ilrecevra par la suiteles informations nouvelles collectees au cours des interventions annuelles et utiles auxcontroles ulterieurs.Deux types de documents devront etre extra its du dossier permanent. II y aura d'unepart ceux qui sont perimes, d'autre part, ceux qui sont trap anciens pour etre conservesplus longtemps dans le dossier permanent. C'est ainsi que seront extraites du dossierles informations annuelles qui sont classees dans Ie dossier permanent et qui sontvieilles de plus de cinq ans. Ces elements seront archives dans un dossier Archive desdocuments permanents (cf. infra).Le dossier que nous presentons est un dossier utilisable pour un controle legal. Quelquesrubriques repondent done a des besoins particuliers au commissariat aux comptes.On aura par exemple les dix rubriques suivantes

1. Identification d e Ia societe et de l a mission;2. Questions a suivre;3. Aspects economiques, techniques et sociaux;4. Aspects financiers;5. Aspects comptables;6. Aspects juridiques;7. Aspects fiscaux;8. Documents mis a la disposition des actionnaires;9. Rapports d'audit et de commissariat;O . Autres rapports.

1. Identification de la so.::iite et de [a mission

Cette rubrique comprendra deux sous-rubriques :a) identification de fa societe. Cette identification pourra etre realisee par une fichesignaletique, Nous proposons a titre indicatif Ie modele suivant :Denomination sociale .Siege social : .Lieu a u est tenue la cornptabilite _ .Telephorre - .Objet social .Activite principale .Date de creation .Date d'expiration de la societe .Forme .Nombre d'actions . . . . . . .. . Cotation en bourse .Numero d'identification .R.C SIRET A.P.E .


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Exp e r t c o m p ta ble .Co n s e i ls jur id ique s (a v o c a t , e tc .) .Com m is s a ir e a ux c om p te s .D a te de c lo ture d e I 'e xe rc ic e so c ia l .Ad re s s e d e s e ta b l is s em e n ts .G ro up e d 'a p p a r te n a n c e .O rga n ism e s so c ia ux .Personnes a co nta cter :P.D .G . - G e ra n t .D ire c te ur ge n e ra l .Se c re ta i r e ge n e ra l .Che f c om p ta b le .E ffe c tifs .Y a -to i l d e s fil ia le s ? .Y a -to i l d e s p a r t ic ip a t io n s? .Y a -to il un c om i te d 'e n tr e pr is e ? .Y a -t-i l un o rga n igram m e? (Ie d em an d e r ) .S ta tuts rem is Ie .L e s sta tu ts s o n t-ils en h a rm o n ie a v e c l a lo i d e 1966? .Fo rm e d e s a c t io n s .L e s a ct io ns so n t-e lle s m a te ria lis e es ? .E xis te -t-i l un re gis tr e d e tr an sfe rts e t c on v er sio n s?P ersonnes detenant la signature :.................................................................... , 1

. . ' ...... . .b) Id en tific atio n d e la m is sio n. O n tro uv era le s re n se ign em e nts fo nd am e nta ux c o nc er -n a n t la m is s io n :- d e s c r ip tio n d e la m is s io n a a cc o m p li r (c o p ie d e la p ro po si t io n);- bud ge t a d o p te ;- n om d e s c o l la bo ra te urs c ha rge s d u suiv i d u d o s s ie r .2. Questions ii suivreCe tte rubr ique e n um e re e t c om m e n te e v en tue l le rn en t le s p rin c ip aux p ro blem e s e t le sin fo rm a t io ns p a r tic ul ie re s que I 'a ud i te ur a ura a v an ta ge a s e rem em ore r lo r s d e sc o n tro le s u l te r ie ur s . I I p o ur ra s 'a g ir d e la m is e e n ceuvre d e n ouv el le s p ro ce dure sl 'i nfo r m a ti sa tio n d e l a c o m p ta bi li te , e tc .3. Aspects economiques, techniques et soelaux

O n c la ss e ra e n so us -rubr ique s le s in fo rm a tio ns re la tiv es a c e s a sp e c ts . Pa r e xem p le :


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a) Donnees de base sur l'activite de la societe;b) Problernes de fabrication;c) Problemes commerciaux;d) Organisation de la societe (principales fonctions, organigrammes, nom des princi-paux responsables, etc.);e) Problemes sociaux (retraite, U.R.S.S.A.F., etc.).4. Aspects financiersCes aspects seront classes en trois sous-rubriques :a) Structure du capital. Liste des actionnaires ou des associes;b) Analyse des principaux budgets;c) Controles indiciaires.5. Aspects comptables

lis comportent trois sous-rubriques :a) Reglementation comptable de la profession (plan comptable professionnel eventuelle-ment);b) Organisation comptable du client;c) Etude des pastes permanents du bilan.

Ces postes permanents cornprendront par exernple, notamment, les postes de capitauxpropres, les dettes a long lerme.6. Aspects juridiques

Plusieurs sous-rubriques permettront de les developper :a) Statuts, extrait K bis, Iiste des dirigeants (fonction, date, duree de leur mandat);b) Nominations, incornpatibilites, cumuls. Renseignements relatifs a Ia nomination des.administrateurs, des commissaires aux comptes, des directeurs generaux. Date denaissance des administrateurs. Cumuls de fonctions et problemes d'incompatibilite. Listedes actionnaires ou associes eventuellernent: .c) Egalite entre les actionnaires;d) Obligations particulieres du commissaire aux comptes. Dans cette rubrique, l'audi-teur classera les donnees relatives aux controles qu'il doit eventuellement exercer sur:

les actions de garantie;- le tableau des filiales et participations et les prises de participation;- les notes d'information visees par la C.O.B.;e) Les conventions reglementees (art. 101 a 105; 50);f) Les contrats. II s'agit des contrats importants conc1us par la societe: prets, emprunts,brevets, licences d'exploitation, contrat de travail important, leasing, baux, assurances,etc.;g) Informations relatives aux litiges en cours.7. Aspects fiscaux

Cette rubrique regroupera tous les elements d'inforrnation relatifs aux controles fiscauxeventuels et aux particularites fiscales de I'entreprise.


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8. Documents mis it la disposition des aclionnairesCes documents seront classes par annee. lIs porteront sur les cinq demiers exercices.On trouvera principalement : Ie bilan, Ie compte d'exploitation generate, Ie compte depertes et profits. Ie tableau des resultats des cinq derniers exercices, la liste des admi-nistrateurs ou des mernbres du directoire et du conseil, Ie mont ant global des remune-rations versees aux dix ou cinq personnes les mieux rernunerees, les proces-verbauxdes assernblees, les rapports du conseil d'administration, les plaquettes annuelles. Quantaux rapports du commissariat, ils seront classes a la rubrique suivante.9. Rapports d'audit et de commissariatII s'agira des rapports a la direction (rapports au conseil dans Ie cadre du commissariat),du rapport d'audit (rapport general dans Ie cadre d'un commissariat), des rapportsspeciaux et particuliers afferents aux trois derniers exercices et classes par annee,10. Autres rapportsa) Autres rapports de l'auditeur. Exemple synthese effectuee par le chef de missionsur un point particulier;b) Rapports ernis par des tiers.

2. Le dossier du controle interne et de procedures

Un deuxierne dossier a caractere permanent presente l'ensemble des travaux effectuespar l'auditeur dans Ie cadre de son evaluation du controle interne.Lorsqu'une partie du dossier est perimee, elle fait l'objet d'un archivage dans ledossier Archives des dossiers permanents (d. infra).Ce dossier comprend les rubriques suivantes :1. Points en suspens;2. Conclusions generales;3. Rapport sur les procedures;4. Organisation generale du controle interne;5. Etude detaillee de chaque module.

Le classcment peut varier selon la societe. A titre d'exernple, mention nons Ie suivant :- Ventcs et creances d'exploitation;- Charges et dettes d'exploitation;- Charges de personnel;- Valeurs d'cxploitation;- Investisscments d'exploitation (irnmobilisations);- Portefeuille-ti tres;- Tresorcrie;- Operations financieres;- Capitaux prop res et situation nette;- Resultats et synthese generate.


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1. Points en suspens

Cette rubrique recense les problernes qui subsistent a l'issue de !'intervention et que Iereviseur ou Ie chef de mission ne peuvent pas (ou ne doivent pas) trancher, lis devrontdone en referer au signataire.

2. Conclusions generales

Elles devront porter une appreciation sur la fiabllite des procedures appliquees dansl'entreprise, faire etat des principales faiblesses et indiquer clairement dans quelle direc-tion devront etre orientes les travaux d'exarnen des cornptes.

3. Le rapport sur Ies procedures (Jcttre a la direction) sera classe sous cette rubrique,4. Organisation generale du controle interneCette rubrique reprendra les conclusions tirees par I'auditeur sur l'existence de basesd'un bon controle interne:

organisation satisfaisante;competence et integrite du personnel;existence d'une information suffisante.

5, ModulesChacune des rubriques concernees cornprendra :

des conclusions partielles;- une description des procedures (diagramme de circulation ou memorandum);- le questionnaire de controle interne si I'auditeur a juge necessaire d'en utiliser unspecifique pour la societe;

les tests de conformite;- les tests de permanence;- Ie document de synthese; des modeles sont donnes dans la partie Savoir-iaire ,.pour chaque module. Voir, par exemple, p. 220.

3. Le dossier correspondanceComme son nom l'indique, ce dossier regroupera I'ensemble de la correspondanceechangee avec un client.Ce dossier sera classe par ordre chronologique, les lettres les plus recentes venant entete du dossier.Normalement, ce dossier n'enregistre que des entrees. II regroupe l'ensemble de lacorrespondance, sans qu'il soit prevu d'archivage dans un autre dossier.On notera que, dans le cas des petites societes, le dossier correspondance est genera-lernent integre au dossier permanent. II constitue alors une rubrique n 11 : Corres-pondance.


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,166Le dossierd'exploltatlon 1. Definition et fonctionnement

Le dossier d'exploitation rassemble uniquement les travaux d'examen des comptes.II en est constitue un par exercice de controle.Selon son importance, il sera place dans une ou plusieurs reliures appropriees; laraison ou la denomination sociale de la societe, ainsi que l'annee de I'exercice contrele,seront inscrits sur la couverture.Le dossier d'exploitation est constitue au fur et a mesure que se deroule la mission.On y trouve aussi bien les resultats des travaux d'exarnen des comptes rnenes lors del'interim que des travaux effectues en fill d'exercice, Norrnalement, une fois constitue,ce dossier est fige et ne sera utilise que comme element de reference pour les anneessuivantes (pour faire des photocopies eventuelles des parties utiles) et comme justi-ficatif des travaux effectues.

2. ContenuLe dossier d'exploitation est divise en cinq grandes rubriques :1. Points en suspens;2. Conclusions generales;3. Planning et programme de revision;4. Etats financiers;5. Feuilles de travail des comptes revises .

.. Analysons rubrique par rubrique Ie contenu du dossier d'exploitation.1. Les points en suspenslIs constituent ce que l'on appelle encore des notes de revrsron, Ces notes reprennentla liste des con t roles qui, pour diverses raisons, ont pu ou peuvent rester en suspensoAinsi I'auditeur etablira-t-il une note de revision lorsqu'il est contraint d'abandonnerrnomentanernent un controle, faute de pouvoir disposer immediaternent des infor-mations necessaires, ou bien de pouvoir rencontrer I'interlocuteur valable.Ces notes pourront etre presentees comme suit. En haut de la note, on indiquera Iedomaine concerne. La feuiIle sera divisee en deux dans le sens de la hauteur, la partiegauche etant destinee it l'enonce des problemes et aux observations eveatuelles, lapartie droite aux reponses qui auront ete apportees.Lorsqu'un probleme est resolu (soit parce que Ie chef de miSSIOn a pu obtenir desprecisions cornplementaires, soit parce que les con troles ont pu etre menes a bien, soitenfin parce que Ie signataire a tranche) la reponse est portee sur la partie droite.Le collaborateur qui a etabli la reponse y apposera ses initiales. Aucune note de revisionne sera detruite.2. Conclusions generalesRedigees en fin de travaux par le chef de mission, Ies conclusions generales sont rela-tives a I'ensemble du dossier. Elles suffiront pour I'audit des petites entreprises, alorsque des conclusions partielles s'avereront necessaires pour des audits importants.


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L e s c o n c lus io n s ge n e ra le s o n t e s s e n tie l lem en t p o ur o bje t d e re c a p itu le r le s d iffe re n tsp ro blem es que le s tr a v a ux e ffe c tue s o n t fa i t a p p a ra i t re . Po ur c ha c un d 'e n tr e e ux, Iec he f d e m is s io n d e v ra :- e xp o s e r a us s i c la ir em en t e t suc c in c tem en t que p o s s ib le l 'a n om al ie qu 'i l a r e l evee ;- d e fin ir le s c o n se que n c e s que p eut a v o ir c e t te a n om a l ie sur la r e gula r i te e t las in ce ri te d es c om p te s;- e n d e d uire le s im p lic a t io n s e v e n tue l le s qui p e uv e n t e n re s ulte r a u n iv e a u d e lac er t ific at io n d es c om p te s;- e v e n tue llem en t , m en t io n n e r le s r e c om m a n d a tio n s qui p o ur ro n t e t re fa i t e s it I ' e n t r e -p r i s e .L es c o n c lus io n s ge n e ra le s s c ro n t r e p r is e s d a n s le ur d e ta i l p a r lc s ign a ta ir e d u d o s s ie r p o uretre eventuellernent remaniees o u c o r n p le te e s.

3. Planning et programme de revisionCe tte rubr ique fixe le suiv i p e rm an e n t d u tem ps p a s se a r e v is e r le s c om p te s e t c o n tie n tI e d esc rip tif d eta il le d es t r a va ux a e ffe c tue r .4. Etata financiersI ls c om p re n n e n t :- l e bila n ;- le c om pte d 'e xp lo it a t io n ge n e ra le ;- le c om p te d e p e r tc s e t p ro fi ts ;- I a ba la n c e (e n fa it le s ba la n c e s p ro v iso ir e s e t la ba la n c e d e fin it iv e ).5. Feuilles de travail des comptes revises

C'e s t e v id em m en t Ie c o rp s d u d o ss ie r . Chacune des rubriques comportera :a ) L e s conclusions partielles r e l a t i v e s a la rubr ique . E lle s r e s urn e n t le s c o ns ta ta t io nsqui o n t e te fa i te s e t qui so it p e uv e n t - o u d o iv e n t - fa i re I 'o bje t d e rem a rque s al 'e n tr e p r i s e , s o i t c o n s t i tue n t p o ur Ie s ign a ta ir e un e lem en t d a n s l 'a p p re c ia t io n glo ba led e la re gula r i te e t la s in c e r i t e d e s c om p te s .O n m en tio n n e ra un e p ra tique - qui n o us p a ra i t e xc e l le n te - c o n s i s ta n t a util i s e r d esfe uil le s d e c o ule ur s d iffe re n te s p o ur le s fe ui l le s d e c o n c lus io n s p a r t i e l le s e t le s fe uil le sd e tr a v a il . Pa r a i l le ur s , le s fe uil le s d e p ro gram m e p o ur ro n t e ga lem en t e tr e d 'un e a utr ecou leu r .b) L e s [euilles de travail. E lle s re s t i tue n t I e d e ta i l d e s tr a v a ux e ffe c tue s . Po ur c haquerubrique , un c e r ta in n om bre d e re n s e ign em en ts d o iv e n t e tr e fo urn is p a r le s p rem ie re sfe ui l le s d e re v is io n . Ce s o n t e n p a r t ic ulie r :- un e ta t r e c a p itula t if m e n tio n n a n t le s rn o n ta n ts e n re gis tr e s d a n s le s c o rn p te s d el ' e n t r e p r i s e ;- l 'e te n d ue e t la n a ture (e n re la t io n a v e c Ie p ro gram m e ) d e s c o n t ro le s e ffe c tue s , Enp a rt ic ulie r , o n in d ique ra le s m on ta n ts c o n tro le s , I e p o urc e n ta ge que re p re s e n te n t le sm on ta n ts c o n tro le s p a r r a p p o r t a ux m on ta n ts e n re gis tr e s ;- d e s re n se ign em en ts s ur le d e ro ulem e n t d e s t r a v a ux : le s p ro blem e s re n c o n t r e s , le sm o d ific a t io n s a p po r te e s a ux p ro gram m es fe ro n t I 'o bje t d 'un e n ote e xp l ic a t iv e ;- d e s re n v o is c la ir s a ux c o n c lus io n s p a r t ie l Ie s o u aux p o in ts e n sus p e n so


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3. Classement ou indexation du dossier d'exploitationTous les papiers de travail contenus dans Ie dossier d'exploitation doivent porter lesindications suivantes :

Ie nom du client et l'annee de controle;Ia date d'etablissernent du document et les initiales de l'auditeur;l'objet du document ou Ie type de controle eff'ectue;l'indexation (que nous presenterons ci-apres).

Pour que les references soient bien visib1cs, elles sont Ie plus souvent portees en rougedans Ie coin superieur des Ieuilles de travail.1. Classement et indexation genernleOn distinguera, seIon Ie contenu defini precedernment, cinq sous-rubriques :

Points en suspens;Conclusions generales;Planning et programme de revision;Etats financiers;Feuilles de travail de revision.

On peut affecter d'une lettre les quatre premieres de ces rubriques. Par exemple :A : Points en suspens;B ; Conclusions generales;C : Planning et programme de revision;D : Etats financiers.Au sein de chacune des parties A, B, C et D, aucune subdivision cornplementaire nes'impose. On indexera done les feuilles en respectant I'ordre dans lequel elles ont eteetablies et doivent etre lues. Par exemple :

points en suspens : feuilles A 1/4; A 2/4; A 3/4; A 4/4;conclusions generales: feuilles B 1/3; B 2/3; B 3/3;planning et programme: feuilles C 1/15; C 2/15; ... CI 4/ 15; C 15/ I 5;etats financiers: feuilles D 1/7 bilan actif; D 2/7; bilan passif, '" D 7!7 balance.

Les feuilles de travail de revision constituent la cinquierne sous-rubrique. Nous consa-crerons a leur classement et a leur indexation un developpernent particulier.2.Classement et indexation des feuilles de travail de revisionDeux types de classemcnt pcuvcnt etre envisages, chacun presentant, scion la societeauditee, des avantages et des inconvenients. C'est pourquoi nous n'en privilegieronsaucun. Nous pouvons merne dire qu'au sein d'un merne cabinet les formules peuventetre tour a tour employees selon les caracteristiques de l'entreprise controlee.Toutefois, il nous faut insister sur Ie denorninateur commun que doivent avoir cesdeux methodes de c1assement : elles doivent permettre de s'assurer que tous les comptesont ete revises; d'ou I'existence dans Ies deux cas d'une indexation portee sur les etatsfinanciers et permettant de relief chaque Iigne avec les feuilles de travail correspondantes.


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Nous examinerons ce point au c ci-apres, apres avoir decrit les deux methodespossibles.a) Premiere methode: classement des papiers de travail en [onction des modules. Lesfeuilles de travail sont classees par module et se caracterisent par Ie numero affecte aumodule. Par exemple :le premier module Ventes et creances d'exploitation portera la reference E I;Ie deuxierne module Achats et dettes d'exploitation portera la reference Ell(Ie detail des modules que nous avons propose se trouve page 49 et Ie tableau permettantde retrouver les comptes dependant de chaque module est donne page 50).Reprenons Ie module Ventes et creances d'expIoitation , reference E I; les feuilIesde controle seront referencees, s'il y a par exemple 30 feuilles, Ell /30 a E I 30/30.b) Deuxieme methode : c/assement des papiers de travail en ionction du Plancamp table general. Les feuilles de travail sont reclassees selon la numerotation duPlan comptable general en distinguant en sous-partie :

les comptes d'actif (A.);- les comptes de passif (P);- les comptes de charges (CEC);

les comptes de produits (CEP);- les comptes de pertes et profits (PP).C'est done Ie numero du compte correspondant qui caracterise les feuiIIes de travail derevision.ExempleL'examen du compte Materiel et outillage sera reference (s'il existe cinq feuilles detravail) A 215 1/5 a A 215 5/5 (A =actif).L'examen du compte Amortissement du materiel et outillage sera reference (s'ilexiste deux feuilles de travail) A 2158 1/2 a A 2158 2/2.L'examen du compte Impots et taxes sera reference CEC 62, celui de la Taxeprofessionnelle CEC 6200, celui des Droits de douanes CEC 625 (CEC =compte d'exploitation charges).L'examen des ventes sera reference CEP 70 (CEP =ompte d'exploitation produits).L'examen du compte Pertes et profits sur exercices anterieurs ,. sera reference PP 872(pP = pertes et profits).On voit bien que toute personne connaissant la numerotation a deux chiffres du Plancomptable peut sans probleme retrouvcr rapidement les Ieuilles de travail correspondanta un compte.c) Quel que soil Ie classement adopte, il doit permettre, d'une part, de s'assurer quetaus les comptes ant e t e revises, d'autre part, de relier entre eux tous les elements dudossier de revision. Ce resultat sera atteint :- en indexant les etats financiers (ou la balance, a condition d'en verifier Ia confor-mite avec les etats financiers). Pour s'assurer que l'ensemble des travaux d'examen


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des comptes a ete effectue, les etats financiers (ou la balance) sont references avec Ienumero des feuilles de travail correspondantes. Supposons pour illustrer cela que I'ons'interesse au compte Fournisseurs .Le bilan fait apparaitre un montant de fournisseurs crediteurs de 25 214 312,57 F.Dans la premiere methode, Ie bilan en face de la ligne fournisseurs avec ce montantportera la reference E II1/15 a 15/15 renvoyant ainsi aux quinze feuilles de travail dumodule qui concernent les fournisseurs.Dans la seconde methode, le bilan en face de la Jigne fournisseur avec Ie montant de25 214 312,57 Fportera la reference P 40 1/15 a P 40 15/15 (P =passif);- en portant sur une [euille de travail particuliere III! recapitulatii du compte lorsquecelui-ci est decompose en elements qui font l'objet de c o ntr ole s s ep ar es . Ce r e c ap i tu la t i frenvoie aux feuilles de controle qui correspondent a chacun de ces elements.Par exemple, dans Ie cadre de la premiere methode de classement, on aura sur lafeuille E II 1/15 :Fournisseur France .Foumisseur Etranger .Fournisseurs divers .

1 214312,5710 000 000,0014000000,0025214312,57

EII2/15EII3/15EII4/15aEII 15/15

S'il s'agit de la deuxierne methode, on aura, sur la feuille P 401/15 :1 214312,57

10000000,0014000 000,0025214312,57

- en indexant l'ensemble des chijires apparaissant sur les ieuilles de revtston, Eneffet, il n'est pas seulement necessaire que I'on puisse relier les etats financiers auxfeuilles de revision, il est egalement indispensable que ron puisse relier les chiffresapparaissant dans les feuilles de revision aux etats financiers.

P 401 2/15ournisseur Achats France .Fournisseur Achats Etranger .Fournisseur divers .

P 4023/15P 403 4/ 15 a 15/15

A cette fin, si un chiffre provient d'un papier de travail anterieur a celui que 1'0nexamine, on portera a gauche de ce chiffre les references du papier de travail dont ilprovient. Si ce chiffre se retrouve dans un papier de travail posterieur a celui qu'onexamine, c'est ' a la o droite du chiffre que seront portees les references i n d iqu e e s ,Un schema d'ensemble de ces deux systemes est donne dans les pages suivantes.

4. Les marques de pOintageL'utilisation de marques de pointage permet a I'auditeur d'indiquer de facon tres rap ideet tres parlante les con troles usuels qu'il a effectues sur les chiffres apparaissant dansson dossier.

II importe que chaque marque de point age soit parfaitement claire, autrement dit, qu'iln'y ait aucune ambiguite sur la nature du controle auquel elle correspond. Pour cetteraison, il nous semble indispensable que toute marque de pointage soit explicitee parune l e g e n d e , Celle-ci pourra apparaitre soit au bas de la feuille de travail concernee,


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s o it e n te te d e rubr ique o u d e d os s ie r .11n 'y a p a s d e m a rque d e p o in t a ge s ta n d a rd . L es e xem p le s que n o us d o n n o n s c i-d e s so uso nt d on e un c ara cte re re la tif.

Exemples de marque de pointage

Marques ntilisees Signification

u L 'a dd itio n d on t r es ulte I e c hiffr e a e le v er ifie e.)i Ce chiffre a e le v e r i fie p a r ba la n c e c a r re e .,\ L a co n tre p a r tie d e c e m on la n t a e te p o in te e d a n s le s c om p te s .v C e c hiffre a e te p oin te sur un e p ie ce jus tific ativ e.

e tc . . ............................................. ,........

Ce d os s ie r re gro up e le s in fo rm a tio ns qui, d 'un e a n n e e sur l 'a utr e , s o nt ex t ra i t es d ud o s s ie r p e rm a n e n t e t d u d o s s ie r d e c o n tro le in te rn e . L es in fo rm a t io n s qu 'i lc o n tie n tc om p re nn en t p ar c on se que nt a la fo is le s in fo rm a tio ns d ev en ue s p e r im e e s e n ra is o n d 'unc ha n gem en t e t c e l le s qui s o n t t ro p a n c ie n n e s p o ur p re s e n te r un que lc o n que in te re t( n o rm a l em e n t , i1 s 'a g ira d e s in fo rm a t io ns v ie il le s d e p lus d e c in q a n s ).Au se in d u d o s s ie r , o n re t ro uv e ra d eux gra n d e s p a r t ie s , l 'un e r e s e r ve e a l ' a r ch iv aged u d os s ie r p erm a ne n t, l 'a utr e a c e lu i d u d o s s ie r d e c o n tro le in te rn e . Da n s c ha c un e d ec e s p a r t ie s , i l s e ra s o uha i ta ble d e re t ro uv e r un e o rga n is a t io n c a lque e s ur c e lI e ded os s ie r c on e e rn e.IIc o n v ie n t d e ra p p e le r que le s c om m is s a ir e s a ux c om p te s d o iv e n t c on se rv er p en da ntd ix a ns, m e m e a p r e s la c es s a t io n d es fo nc t io ns , le s d os s ie r s e t d ocum e nts e ta bl is (d ec re tn 69-810 d u 12 a o ut 1969, a r t . 66).

Le d ossier4C ArchlY"d es d oc umen tspermanents It

171


13/15

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CLASSEMENT ET INDEXATION DU DOSSIER D'EXPLOITATIONPAR MODULES

alLAN PASSI F

Fournisseurs .25 234 312,57 E111/15 it 15115

E !lUi 5Fournisseurs Achats France"1/15 1234312,57

ContrOles effectuesFacture nO324035 Xl. . . . 41 250 ,35Facture nO348073 X2 .... 98247,53

Facture nO403708 X n . . . . 32 637,40697360,40

% de contrOle : 56 %

Fournisseurs :

Achat France .. 1 234312,57112/15Achat Etranger .10000000,00113/15Divers. . 14000000,00114/15 a 15/15

D 217 25 234 312,57

. . .

E 1 I.. J15E "15/15--------~


E l I : . 2 i 1 5Fournisseurs Achats Etranger E "2;18Fournisseurs Divers"1/1510000000,00 111/15 14000000,00

ContrOles effectues ContrOles effectu"Facture n? 30705 y 1. . . . . 32521,40Facture nO 4321 Y2' .... 143618,37

Fournisseur Z 1 305251,14 "5/15Fournisseur 22 207335,35 115/15...........Fournisseur z, 143251,19 "15/15

7235412,44Facture nO41324 Y n ..... 600510,31

4321432,10

% de contrOle : 43 % J


14/15

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CLASSEl\IENT ET INDEXATION DU DOSSIER D'EXPLOITATIONSUIVANT LE PLAN COMPTABLE GENERAL

P 4012/15Fournisseurs Achats France1 234312,57

ContrOles effectuesFacture nO324035 Xl . .. 41 250,35Facture nO348073 X2 . ". 98 .f47 ,53

Facture nO403708 Xn . .. 32 637,40697360,40


P401/15

Fournisseurs:

Achat France 1234312.574012/15Achat Etranger .10000000,004023115Divers. .14000000,004034115 a 15115

D2f7 25234312,57

P4023/15Fournisseurs Acha!s E!ranger 10000000,00

ContrOle. effectuesFacture nO30705 y 1.Facture n? 4321 Y2.

. . 32521,40

.. 143618,37

Facture n? 41324 Yn. .... 600510,314321432,10


BILAN PASSIF

Fournisseurs 25234312,57

P 403'5/15--------,P 403 ..zre]

P 4034/115Fourni5seurs Divers 14 000 000,00

ContrOles effectuesFournisseur Zl .. 305251.14 4035/15Fournisseur Z2 . 207 335,35 40~/15

Fournisseur Zn . 143251 :19 40315/157235412,44

% de cant rOle : 72 %

IIIIIIIIIJ


15/15

174

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