Business Value - Business Intelligence sui processi ... · 1 Business Intelligence per il...
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1
Business Intelligence per il monitoraggio dei processi logistici e dei costi
di approvvigionamento di filiali, sportelli e uffici di direzione.
2
1.522 M€
La complessità del progetto Volume della spesa
Esempio sulla Divisione Immobili Acquisti di un istituto di
grandi dimensioni
3
IL SERVIZIO
• 13 Processi di servizio
• 11 Piattaforme logistiche
• 11 sistemi di supporto
• 300 fornitori
LA COMPLESSITA’ GESTITA
• 21 Istituti / Marchi
• 15 Aree Operative
• 6.000 Punti Richiedenti
• 60.000 dipendenti
La complessità del progetto Perimetro di analisi
Servizi di Logistica Integrata
4
SAP
Archivi
eSDA
Macchine
Ufficio
Valori
Economale
Toner
Print on demand
Pubblicitario
Promozionale
BdV
Trasporti
eProc
eStep
GevibMegarete
ADM
Access
Excel
SOA
SAP HR
eValori
I processi e i sistemi oggetto
di monitoraggio
Immobili
Gest
Imm.
Timbri
Arredi
La complessità del progetto Integrare i servizi logistici
5
Valori in bianco
Personalizzazione OdA
Macchine d’ufficio
Catalogo
OdA - assistenza/ritiro
Pubblicitario
Catalogo/progettazione
OdA - produzione
Economale/BdV
Tracking OdA
DDT
Lettera di Vettura
Stato consegna
Catalogo
Richiesta OdA
Non conformità
Catalogo
Richiesta OdA
DDT/Lettera di Vettura
Stato consegna
Tracking OdA
Non conformità
OdA - nuova fornitura
DDT/Lettera di Vettura
Stato consegna
Tracking OdA
Non conformità
DDT/Lettera di Vettura
Stato consegna
Tracking OdA
Non conformità
Allestimento/sp. esp.
Materiale economale
Valori in bianco
Biglietti da visita
Materiale promozionale
Stampa lettera di vettura
Materiale pubblicitario
Toner
Macchine d’ufficio
ESEMPIO DI
eCatalog
La complessità del progetto Implementazione acquisti in rete
6
ESEMPIO DI RAZIONALIZZAZIONE DI SERVIZI LOGISTICI
4,2 milioni € 0
17.000 1.500
20 2
4 consegne parziali in 7 gg Consegna unica in 2 gg
Giacenze di magazzino
Codici gestiti (PM15+eProc)
Fornitori materiale economale
Consegne
Banca H
Piacenza
Banca A
Italarchivi
step
Napoli
EDP DeliveryUdine
Padova
BolognaInterno
Interno
Banca D
Banca E
Banca F
Banca G
TorinoInternoPIACENZA
Sede Step
Banca E
Banca F
Banca G
stepProcurement
Banca B
Banca C
Banca H
Banca D
Banca C
Banca B
Banca A
FornitoreFornitore
7
ESEMPIO DI RAZIONALIZZAZIONE DI SERVIZI LOGISTICI (SE GUE)
NORD CENTRO ED ISOLE
DORSALE ADRIATICA
Banca H
Banca B
Banca A
Banca F
Banca E
Banca G
Banca C
Banca D
ITALARCHIVI
COVER
994.554
261.878
2.437.329NORD CENTRO ED ISOLE
SUD
STI
Archivi
22 3
6.100.000 6.550.000
450.000 -
-35.4%
- 33.7%
- 4.8%
Banca Value
Banca A
Banca B
Banca C
Banca D
Banca EBanca F
Banca G
Banca H
STI - BOLLEGER
ITALARCHIVI
STI - CALISTA
COVER
COVER - CALISTASTI - CALISTA
STI - CALISTA
8
Monitoraggio
Trasporti
ValoriEconomale
HD
Materiali
Toner
DATI
NC/anomalie
La complessità del progetto Riorganizzare gli Help Desk
AllestimentiPrint on demand
PubblicitarioPromozionale
HD
Servizi
BdV
Archivi
Concentrazione degli help desk ed estensione del si stema di risoluzione delle non conformità.
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% di evasione delle chiamate nel periodo
Centralino
Tempestività di risposta
Adeguatezza del centralino
Tempo medio di evasione/gestione delle
chiamate
Adeguatezza della struttura di HD
Help Desk
Tempo medio di evasione/gestione delle
richieste
% di evasione dei ticket nel periodo
Help Desk - Anomalie
% di NC con effetti su prefattura nel periodo
Tempo medio di chiusura delle NC
% di evasione Ticket di NC nel periodo%
Tempo medio di reintegro delle forniture
Help Desk - NC
La complessità del progetto Service Management
Gli Help Desk nella gestione dei ticket, alimentera nno le base dati nella
risoluzione delle “non Conformità» di processo.
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La complessità del progetto Esigenza di monitorare
Sistema unico di monitoraggio per il governo e il c ontrollo di processi e fornitori
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Fasi di sviluppo di sviluppo del sistema :Il ruolo di Business Value
• Livelli di performance• Livelli di sicurezza• Difettosità del servizio• Disponibilità del servizio• Ripristinabilità del servizio
Progettazione e specifiche macro
Monitoraggio
sviluppo MOMO
Programmazione tempi di sviluppo
Definizione
obiettivi e livelli di
servizio outsourcing
1
2
3
Collaudi e verifica obiettivi/indicatori
4
Sviluppo Descrizione Deliverable
a) Trasferimento
specifiche MOMO
b) Offerta Outsourcing
• Requisiti di Business
• Analisi offerta
Contratto
• Mappatura LdS
• Manutenzione
• Recovery
Avanzamento
a) Demo Economale
b) MOMO Fase 1
c) MOMO fase 2
a) Analisi fonti e
interfacce
b) Progetto cubi e
dimensione analisi
Gerarchia di accesso
Completamento
KPI dei processi
• Implementazione KPI
• Predisposizione Interfacce
• Realizzazione Cubo
• Mappatura e integrazione dei dati
• Def. interfacce di alimentazione
• Acquisizione dati fornitori
• Attivazione cubi
• Profilazione accessi MOMO
a) Collaudo funzionale
b) Verifica efficacia
efficienza
a) Gantt di progetto
b) Sal di avanzamento
• Aggiornamento e
Condivisione in progress
5
• Navigabilità sistema• Rispondenza progettuale• Completezza dei dati• Affidabilità dei dati
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Fasi di sviluppo del sistema Attività chiave
� Mappatura fonti dati necessarie
per gli indicatori
� Definizione tempistiche di
disponibilità per dato per
tipologia
� Modifiche di formati di
acquisizione dei dati
ALIMENTAZIONE DATI
PER IL MONITORAGGIO
ALIMENTAZIONE DATI
PER IL MONITORAGGIO
� Creazione Base dati per le analisi
� Quadrature e verifiche
� Elaborazione della reportistica di
base
� Formazione
� Manutenzione/aggiornamenti
STRUTTURAZIONE
CUBI DI ANALISI E
REPORTISTICA
STRUTTURAZIONE
CUBI DI ANALISI E
REPORTISTICA
TRASFERIMENTO
MODELLO FUNZIONALE
TRASFERIMENTO
MODELLO FUNZIONALE
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Progettazione del Sistema Prospettive di analisi
ECONOMICA
• Budget
• Consuntivo
• Fatturazione
SERVIZIO
• Cliente
• Fornitori
• Processi
MIGLIORAMENTO
• Progetto A
• Progetto B
• …
• Elementi di
fatturazione
• Andamento della
spesa
• Monitoraggio dei
consumi
• Livello di servizio
• Qualità Cliente
• Qualità Fornitore
• Monitoraggio dei
processi
• Rispetto
contrattuale
• Saving
• SAL
• Obiettivi
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Progettazione del Sistema Gerarchia di lettura
Attività strategiche e
di indirizzo
Aggregazione dei
dati a livello Logistica
Integrata
Attività gestionali e
di controllo
Aggregazione dei
dati a livello di
singolo processo
Attività operative
Aggregazione dati a
livello di singola
attività di processo
Indicatori
Sintetici
Indicatori
Gestionali
Indicatori
Operativi
TOP
DOWN BOTTOM
UP
15
Progettazione del Sistema Gerarchia di indicatori
Dall’assessment dei processi verranno definiti gli specifici indicatori, nelle prospettive economica, di servizio e di miglioramento
Gli indicatori di dettaglio verranno aggregati nel cruscotto gestionale e in quello sintetico, con l’obiettivo di fornire dati di sinte si uniformi e funzionali ai vari livelli di lettura.
Ciascun dato aggregato potrà essere a sua volta espl oso nei dati di dettaglio che lo hanno generato, permettendo la focalizzazione dei f enomeni al livello desiderato.
Q€ ∆
€ € € € QQQ Q QQQ∆
€ € € € € € € € QQQ Q QQQ Q QQQ∆QQQ∆
Indicatori Sintetici
Indicatori Gestionali
Indicatori Operativi
16
AreaArea
N EstN Est
N Ovest
N OvestCentroCentroSud
Sud
I QII Q
III Q
I V QPeriodo
FotocopiatoriTonerEconomale
Trasporti
Fatturazione
Consuntivo
Forecast annuale
∆budget
Livello Servizio
Livello ServizioDelivery
Delivery TimeTimeNon Conformit
Non ConformitààSoluzione
Soluzione
Progettazione del Sistema Struttura multidimensionale
Sarà necessario organizzare i db in più livelli dimen sionali, con struttura gerarchica tale da permettere analisi a differenti gradi di le ttura.Sarà necessario creare un db con lo storico dei dati e dei report.
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Progettazione del sistema Architettura operativa
Economale
BdV
Trasporti
Valori
In bianco
CatalogoPoD
Promo
Pubb
ADM
Vetturabile
Front - end
Business IntelligenceFront - end
Business Intelligence
MOMOBusiness
Intelligence
DB OLAP 2DB OLAP 1
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Progettazione del Sistema Cruscotto Direzionale
PERIMETRO:P.R. ATTIVI
SPESA MEDIA
PER P.R.
SPESA MEDIA
PER
TIPOLOGIA P.R.
SPESA MEDIA
PER DIPENDENTE
TREND SPESA
MEDIA VS
BUDGET
CONSUNTIVO
ALLA DATA
CONSUNTIVO
F.Y.I.
∆ BUDGET
CONSUNTIVO
ANNO
∆ BUDGET
CONSUNTIVO
MESE
∆ SPESA MESE
PRECEDENTE
∆ SPESA
STESSO MESE
ANNO PRECEDENTE
Indicatori
Sintetici
Economica Servizio Miglioramento
I.F.
COMPLETEZZA
DEL SERVIZIO
O.T.
SERVIZIO
NEI TEMPO
NON CONFORMITA’
COMPLESSIVE
RISPOSTA ALLE
NON CONFORMITA’
COMPLESSIVE
GANTT
PROGETTO
%
S.A.L.
RAGGIUNGIMENTO
SAVING
CONSUNTIVO
PROGETTO VS
BUDGET
K.P.I
DI SINTESIK.P.I
DI SINTESI
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Progettazione di sistema Cruscotto Gestionale
PERIMETRO:
P.R. ATTIVI
INDICE
ADEGUATEZZA
CANONE
Economica
Macchine Economale TrasportiFotocopiatori Toner
CONSUNTIVO ALLA DATA
PROIEZIONE CONSUNTIVO SULL’ANNO (FYI)
SCOSTAMENTO CONSUNTIVO MESE PREC.
SCOSTAMENTO STESSO MESE ANNO PREC.
SCOSTAMENTO BUDGET VS PROIEZIONE ANNO
INDICE
ADEGUATEZZA
CANONE
INCIDENZA
TRASPORTO
SU CANONE
SPESA MEDIA
PER TONER
INDICE
ADEGUATEZZA
CANONE
IndicatoriGestionali
INCIDENZA CONSUMO
PERSONALE FILIALE
INCIDENZA CONSUMO
PERSONALE FILIALE
Consumo
Spesa
COSTO MEDIO
BUSTA/LdV
DOCUMENTI
TRASPORTATI
20
Progettazione di sistema Cruscotto Gestionale
INDICE
FUNZIONAMENTO
DEL SERVIZIO
Macchine TrasportiFotocopiatori Toner
NON CONFORMITA’ DI PROCESSO
SOLUZIONE ALLE NON CONFORMITA’
COMPLETEZZA
II° CONSEGNA
NEI TERMINI
COPERTURA
DEL SERVIZIO
COMPLETEZZA
I° CONSEGNA
NEI TERMINI
CONSEGNE
OVER 80 kg
SLA
Qualità
COMPLETEZZA
CONSEGNA
TEMPI DI
CONSEGNA
Servizio
TEMPI DI
EROGAZIONE
DEL SERVIZIO
COMPLETEZZA
DEL SERVIZIO
TEMPI DI
EROGAZIONE
DEL SERVIZIO
COMPLETEZZA
DEL SERVIZIO
TEMPI DI
EROGAZIONE
DEL SERVIZIO
COMPLETEZZA
DEL SERVIZIO
Miglioramento
GANTT PROGETTO
% S.A.L.
RAGGIUNGIMENTO SAVING
CONSUNTIVO PROGETTO VS BUDGET
IndicatoriGestionali
Economale
21
Progettazione di sistema Cruscotto operativo
Macchine Economale
ELEMENTI DI
CALCOLO
FATTURA
TrasportiFotocopiatori Toner
Indicatori
Operativi
ELEMENTI DI
CALCOLO
FATTURA
ELEMENTI DI
CALCOLO
FATTURA
ELEMENTI DI
FATTURA
MAT.ECONOM.
ELEMENTI DI
FATTURA
CARTA
ELEMENTI DI
FATTURA
TRASPORTO
ELEMENTI DI
FATTURA
PUSH
ELEMENTI DI
CALCOLO
FATTURA
Economica
Consumo
CONSUNTIVO ALLA DATA
PROIEZIONE CONSUNTIVO SULL’ANNO (FYI)
SCOSTAMENTO CONSUNTIVO MESE PREC.
SCOSTAMENTO STESSO MESE ANNO PREC.
SCOSTAMENTO BUDGET VS PROIEZIONE ANNO
Spesa
22
Macchine Economale
INDICE DIFUNZIONAMENTO
SERVIZIO
TrasportiFotocopiatori Toner
COMPLETEZZA
DEL SERVIZIO
TEMPI DI
EROGAZIONE
SERVIZIO
COMPLETEZZA
1° CONSEGNA
NEI TERMINI
COMPLETEZZA
2° CONSEGNA
NEI TERMINI
VERIFICA
CONSEGNE
OVER 80 Kg
COMPLETEZZA
CONSEGNA
TEMPI DI
CONSEGNA
SLA
Progettazione di sistema Cruscotto operativo
COMPLETEZZA
DEL SERVIZIO
TEMPI DI
EROGAZIONE
SERVIZIO
COMPLETEZZA
DEL SERVIZIO
TEMPI DI
EROGAZIONE
SERVIZIO
NON CONFORMITA’ DI PROCESSO
SOLUZIONE NON CONFORMITA’ DI PROCESSO
Qualità
Servizio
Indicatori
Operativi
23
Macchine Economale
NUMERO
FOTOCOPIATORI
ISTALLATI
TrasportiFotocopiatori Toner
NUMERO
FOTOCOPIATORI
DA CONTRATTO
NUMERO
P. R. PER
CLUSTER
NUMERO
P.R. DI
DIREZIONE
NUMERO
MACCHINE
FORNITE
NUMERO
P.R.
QUANTITA’
CARTA
FORNITA
# PREVENTIVI
DI SPESA
PUSH
# CONSEGNE
OVER 80 Kg
Driver
NUMERO
PUNTI
OPERATIVI
DOCUMENTI
TRASPORTATI
GANTT PROGETTO
% S.A.L.
RAGGIUNGIMENTO SAVING
CONSUNTIVO PROGETTO VS BUDGET
Miglioramento
Progettazione di sistema Cruscotto operativo
Indicatori
Operativi
Drill down
24
BUSINESS VALUE
Via di Panico, 54
00186 Roma
Telefono: +39 06 686 1458 (r.a.)
Fax: +39 06 686 1592
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