867 Mise en Place d Un Systeme d Archivage Electronique Et Etude d Un Modele de Ged

8/11/2019 867 Mise en Place d Un Systeme d Archivage Electronique Et Etude d Un Modele de Ged

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Rapportdestageseptembre2002 DESS Rseaux dinformation

et document lectronique

Mise en place d'un systme d'archivagelectronique et tude d'un modle de GEDOu comment amliorer la communication et la diffusion des informations au sein de

Transnergie S.A.

Christle BOUCHETAL

Sous la direction de Pascale Attar-BayrouAssistante de direction Transnergie S.A (Ecully 69)


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Sommaire

HARPER.................................................................................................................4

INTRODUCTION................................................................................................7

PARTIE 1 PRSENTATION DU PROJET DANS LE CADRE DE

LENTREPRISE ..................................................................................................8

1. PRSENTATION GNRALE: .........................................................................8

1.1. Le personnel et les locaux : ........................... ......................................8

1.2. Lenvironnement informatique :...................... .....................................9

1.3. Le fonds documentaire : ............ ........................................................10

2. LE CONTEXTE INFORMATIONNEL: ..............................................................12

2.1. Une organisation complexe : .............................................................12

2.2. Les objectifs de la mission : ....................................... ........................ 12

PARTIE 2 : LA RECHERCHE DUNE NOUVELLE ORGANISATION DU

SERVEUR :........................................................................................................15

1. LA MTHODOLOGIE SUIVIE :.......................................................................15

2. LANALYSE DE LEXISTANT :......................................................................16

2.1. Lanalyse du systme dvelopp et la prise de connaissance de la

documentation :............................................................................................16

2.2. Lanalyse des besoins : .................. ............................................. .......17

3. LA RALISATION DES NOUVELLES ARBORESCENCES: ..................................18

3.1. De nouvelles structures laborer : ............................................. .....18

3.2. Lorganisation et larchivage des donnes : .............................. ........20

3.3. planification et mise en place : .............................. ........................... 20

PARTIE 3 : ETUDE DE FAISABILIT DUN MODLE DE GED ...............24

1. PRSENTATION DU PROJET: .......................................................................24

1.1. Principes gnraux :........................................................................ ..24

2. LE CHOIX DE LOUTIL DOCUMENTAIRE: LES SOLUTIONS ENVISAGES ..........27

2.1. Une base de donnes sous Access :....................................................27

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 2


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2.2. l'utilisation d'un logiciel documentaire :............................................30

3. L'APPORT D'UN INTRANET POUR UNE ENTREPRISE :......................................37

3.1. Quest ce que lIntranet ? ..................................................................37

3.2. Pourquoi un Intranet : ...... ............................................. ....................40

CONCLUSION...................................................................................................46

BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................47

TABLE DES ANNEXES ...................................................................................... I

ANNEXE 1 : PRSENTATION DE LA SOCIT ...........................................II

ANNEXE 1-1 : HISTORIQUE DE LA SOCIT .........................................................III

ANNEXE 1-2 : TRANSNERGIE DANS LE MONDE ...............................................XIV

ANNEXE 1-3 : ORGANIGRAMME DE LA SOCIT :............................................XVII

ANNEXE 2 : LORGANISATION DU SERVEUR.....................................XVIII

ANNEXE 2-1 : FICHE DE DFINITION DUNE ARBORESCENCE ............................XIX

SOUS DOSSIERS.........................................................................................XIX

ANNEXE 2-2 : RECENSEMENT DES FICHIERS PAR TYPE DE DOCUMENTS .............. XXANNEXE 2-3 : EXEMPLE DARBORESCENCE (DOCUMENTATION COMMERCIALE /

SECTEUR FRANCE)......................................................................................XXVII



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Bien grer une entreprise, cest grer son avenir et grer son avenir, cest grer

son information.

HARPER1

1http://www. surfandbiz.com



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Ces remerciements sadressent toutes les personnes de la socit

TRANSENERGIE :

- A monsieur Bassam OUIADA, pdg de TRANSENERGIE, pour

mavoir permis dintgrer son entreprise dans le cadre de ce

stage.

- A madame Pascale ATTAR-BAYROU, pour mavoir encadre toutau long de mon stage.

- A tout le personnel pour sa gentillesse et sa bonne humeur.



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RESUME

La croissance exponentielle de linformation pose la fois le problme

de laccs cette information et de sa diffusion interne. Des projets de

gestion documentaire ont t dvelopps au sein de la socit

Transnergie. Parmi eux la rorganisation des donnes du serveur et

peut-tre la future cration dun rseau intranet tentent de rpondre

aux besoins de partage et de gestion de linformation dans lentreprise.

Mots-cls :

Document

Intranet

Diffusion Information

Recherche Information

ABSTRACT

The increase of the volume of information (data) generates problem inthe management of access and internal distribution. Several projects

have been developped within the company Transnergie. Among these,

the reorganization of the server and the future creation of an intranet

server are part of an attempt to respond to the needs of the company in

the sharing and management of information (knowledge).

Keywords :

Document

Intranet

Information Dissemination

Research Information



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Introduction

La socit Transnergie, bureau dtudes spcialis dans les nergies

renouvelables, est confronte au problme de la gestion et de la diffusion des

documents de nature diverse et provenant de diffrentes sources. Un fonds

important de documents lectroniques est stock sur le serveur. Un certain nombre

dlments amnent aujourdhui lentreprise rflchir et repenser son

infrastructure de gestion des donnes techniques, administratives et commerciales.

En effet, on assiste une inflation de documents dont une part non ngligeable est

soit mal intgre dans le systme existant soit largement inexploite. Le dfi actuel

consiste grer les phases de production du contenu, le flux des documents tout en

conservant une approche tourne vers lorganisation de la mmoire de lentreprise

et laccs cette mmoire.

Cest pourquoi ce stage sinscrit dans un projet de rorganisation et de gestion des

informations qui doivent tre un outil efficace au service de la stratgie et du

dveloppement de lentreprise.



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Partie 1

Partie 1 Prsentation du projet

dans le cadre de lentreprise

1. Prsentation gnrale :

Cette premire phase consiste tablir un tat des lieux des moyens de

communication et de lorganisation des informations.

1.1. Le personnel et les locaux :

1.1.1 Le personnel :

Sans tenir compte du personnel employ dans les filiales de Transnergie,

Transnergie Ocan Indien, Transnergie Mditerrane et Transnergie Sngal, il

y a au sige social de lentreprise Ecully, une douzaine de personnes. Comme il

ny a pas proprement parler de structure documentaire au sein de lentreprise, par

consquent personne nest dsigne pour grer la documentation. Le traitement de

linformation est assur conjointement par les employs en fonction du secteur

dans lequel ils voluent. Par exemple, en ce qui concerne la documentation

commerciale, ce secteur est gr conjointement par lassistante de direction, pour

le dossier documentation commune et par trois chargs daffaire du bureau

dtudes pour les dossiers documentation France , documentation export

et documentation R&D . Le suivi de la documentation administrative comme

celui de la documentation technique est assur par plusieurs personnes.

En rgle gnrale, la documentation hberge sur le serveur est accessible, de tous

les postes, par tout le personnel sauf la documentation administrative en raison de

donnes comptables confidentielles.

1.1.2 Les locaux :

Aucun lieu spcifique nest ddi la documentation. Il ny a pas de bibliothque

dentreprise. La salle de runion fait office la fois de lieu pour les runions et

despace documentaire. Les ouvrages mis la disposition du personnel sont en



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Partie 1

nombre restreint et le mobilier de la bibliothque se compose de trois tagres

comptant au total une douzaine de rayons dont la plupart sont inoccups.

Cependant, dans le bureau du directeur technique, deux armoires remplies de

botes archives contiennent une abondante documentation papier. La plupart des

chargs daffaires possdent eux aussi de la documentation technique sous forme

papier dans leurs bureaux. En fait, cette documentation papier est rpartie dans

lentreprise en plusieurs endroits par manque de place. Il serait possible et

intressant de raliser une bibliothque dentreprise compte-tenu du volume de

documents existants mais les locaux dans lesquels sont installs les bureaux sont

utiliss au maximum. Comme aucun agrandissement nest envisageable et aucun

dmnagement prvu, la documentation papier ne pourra pas tre runie en un seulet mme lieu.

1.2. Lenvironnement informatique :

1.2.1 Le matriel informatique :

Lentreprise est correctement dote de plusieurs postes PC puisque chaque

employ dispose de son propre poste. Chaque charg daffaire dispose dun

ordinateur portable. Tous les postes sont relis une imprimante laser, situe laccueil, pour les impressions. Cette imprimante sert aussi de photocopieur, de

fax, de scanner pour documents en noir et blanc. Un autre scanner est, quant lui,

install sur un ordinateur Mac. Une autre imprimante laser permet dobtenir des

impressions de documents en couleur.

Le systme dexploitation en usage nest pas uniformis. Certains postes

fonctionnent sous un environnement Windows 95, dautres sous Windows 98.

Quant aux ordinateurs portables, certains sont quips de Windows 98 d'autres

Windows 2000. Les postes fixes et les ordinateurs portables bnficient en

principe de la mme configuration de base. Mais en fonction des besoins de

chacun, une solution adapte peut-tre mise en place par le biais dun certain

nombre doptions actives la demande.

Chaque poste est quip de logiciels bureautiques. Il y a aussi un certain nombre

de logiciels dinformatique industrielle ayant des applications spcifiques comme



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Partie 1

le logiciel Sage, pour la comptabilit ou des logiciels pour la matrise de la

demande dlectricit

Le navigateur Netscape Communicator version 4.06 est install sur la plupart des

postes. De mme pour Internet explorer.

1.2.2 Le rseau informatique :

Larchitecture (simplifie) rseau local de Transnergie est la suivante :

o Architecture client-serveur

o Serveur administrateur : H.P Netserver E 40 fonctionnant sous

Windows NT 4.0

o Couche de communication physique : Etherneto Protocole de communication : TCP/IP

Un service de maintenance du matriel et des logiciels installs sur les postes est

fourni par la socit Agora2. Ladministrateur rseau a galement la charge de

toutes les oprations effectues sur le serveur comme lexploitation du systme du

serveur, le paramtrage du systme dexploitation et des applications fonctionnant

sur le rseau, linstallation de moteurs de bases de donnes1.3. Le fonds documentaire :

1.3.1 Le fonds papier :

Dans la salle de runion, il y a environ une centaine de documents disponibles,

tous en bon tat. Ce sont essentiellement des ouvrages portant sur des comptes-

rendus de confrences sur les nergies renouvelables tant au niveau europen que

mondial. La plupart sont rdigs en anglais. Il y a aussi un certain nombre de

revues : Systmes solaires, Renewable Energy WorldOn ne peut pas vraiment

dire quil sagit de collection puisquil ny a pas de suivi dans les numros.

Systmes Solaires est une revue mensuelle, or pour lanne 1991, il y a deux

numros ; 2 pour 1992 ; 2 pour 1993 ; 4 pour 1994, etc. cependant, en ce qui

concerne le droit, les numros de revues sont plus nombreux. La Revue fiduciaire

aborde des thmes varis tels leuro dans lentreprise ; les agents commerciaux ; le

2http://www.agora-informatique.com



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Partie 1

rgime fiscal des socitsCest le seul cas o lon peut parler de suivi de

collection.

A ce fonds papier, disponible dans la salle de runion, sajoute limportante

documentation technique qui comprend des documents aussi varis que des

rapports, des articles scientifiques, de la documentation de fournisseurs, des guides

mthodologiques, des documents relatifs aux normes de scurit, ceux relatifs la

protection des biens et des personnes, aux installations cette documentation nest

pas classe selon un plan rigoureux mais selon une nomenclature mise au point par

le directeur technique pour rpondre ses besoins.

Une tentative pour organiser la bibliothque a t faite lanne prcdente au cours

dun stage dt. La personne a cr une base de donnes sous Access et muni unepartie des documents dune cote. Ensuite, le nom du document, la cote et les

indications portant sur le contenu ont t enregistrs sous Access. Tous les

documents nont pas pu tre cots et enregistrs et depuis rien a t fait.

1.3.2 Le fonds informatis :

Cependant lessentiel de la documentation utilise par le personnel se trouve

hberge sur le serveur. Ce sont les employs qui ont contribu lenrichissement

de ce fonds informatis en utilisant des informations ncessaires pour raliser leurs

rapports dtudes. Comme toute la documentation dont ils avaient besoin ntait

pas toujours prsente sur le serveur, ils sont alls la chercher sur Internet, dans des

documents personnels quils ont numris, ou des documents fournis par la

Commission Europenne, lADEME3, des fournisseurs. Cest peu prs le mme

genre de documentation que celle disponible auprs du directeur technique sauf

quelle est moins importante (en volume) que sur le serveur.

Linconvnient cest que cette documentation est dissmine a et l sur le serveur

dans des rpertoires diffrents. Comme aucun plan de classement rigoureux na t

suivi par consquent on trouve des dossiers traitant du mme thme dans dautres

rpertoires. Parfois, un document traitant dun mme sujet peut-tre enregistr

dans un rpertoire sous un nom et dans un autre rpertoire sous un autre nom. Il y a

beaucoup de doublons.

3Agence de lEnvironnement et de la Matrise de lEnergie



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Partie 1

2. Le contexte informationnel :

Cette phase permet de dfinir les besoins des utilisateurs et de prciser les objectifs

du stage.2.1. Une organisation complexe :

2.1.1 Une croissance exponentielle de linformation :

La documentation informatise est loutil de travail de tous les employs. Ce fonds

documentaire sagrandit progressivement : laccumulation de documents, supports

de travail (publications et guides mthodologiques, documentation commerciale,

documentation technique, photographies) et de documents produits (dossiers des

chargs daffaires) crot en rapport de lactivit de lentreprise. Actuellement le

nombre total de fichiers hbergs sur les diffrents lecteurs du serveur avoisine les

50000. Il sagit de fichiers Word, Excel, Jpeg, Pdf

2.1.2 Une recherche dinformation difficile :

Le fonds documentaire actuel stock sur les trois anciens lecteurs du serveur ne

rpond plus une organisation structure de linformation. Dans ces conditions, la

recherche pertinente de documents, relatifs aux projets en court peut savrerlongue et infructueuse. Lentreprise a donc dcid de mettre en place une nouvelle

organisation fonde sur une structure hirarchise des donnes permettant daller

du gnral vers le particulier. Cette nouvelle hirarchisation se matrialisera par

une arborescence faite de rpertoires et de sous-rpertoires contenant les fichiers.

Ainsi une fois les documents rpertoris et classs, les recherches devraient tre

plus faciles et plus efficaces.

2.2. Les objectifs de la mission :

2.2.1 Dfinition de la mission :

La mission propose tait ainsi prsente :

o Prparation et assistance auprs des chargs daffaires pour le transfert

des donnes des dossiers de lancienne base vers la nouvelle :

- Dossier Affaires-prospections

- Dossier Documentation Commerciale / partie documentation

commune



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Partie 1

o Rpertorier tous les documents existants pour une mise jour, un tri

puis un transfert.

- Dossier Technique : tri physique et informatique des

documents avec le directeur technique pour dfinir la nouvelle

nomenclature du dossier

o Aide et assistance pour la mise en place de larchivage lectronique

o Conseil et aide la ralisation de la bibliothque de la socit

2.2.2 La prise en compte de la mission :

Le fait le plus marquant constat en arrivant est la disproportion entre le temps

prvu pour remplir la mission et le volume impressionnant de fichiers, papier ou

informatique, traiter. Ds le dpart, jai fait le choix daccorder le maximum de

mon temps la mise en uvre de larchivage lectronique parce quil sagissait

dune priorit pour lentreprise. Par consquent, la ralisation de la bibliothque

na t que succinctement aborde. Dune part, cette bibliothque existe dj sous

forme papier et sous forme informatique puisquelle a fait lobjet dun stage

lanne prcdente. Dautre part, lenregistrement des documents de cette

bibliothque dans une base de donnes tablie sous Access, ne semble pas

satisfaire lensemble du personnel. Certains dentre eux auraient prfr que les

documents soient enregistrs par des mots-cls plutt que par une cte. La

recherche documentaire aurait alors t facilite. Ds lors poursuivre

lenregistrement de documents sous cette forme ne semble pas judicieux et

modifier la base prendrait trop de temps et surtout dpasserait le cadre du stage.

En outre, un document envoy par la socit Axemble 4, fournisseur de logiciels de

gestion documentaire, ma t remis par le directeur me demandant de lui faire une

tude pour savoir sil serait intressant de doter lentreprise de tels outils. Cette

tude ne faisait pas partie des objectifs pralablement dfinis dans le cadre du

stage. Mais compte tenu de la richesse documentaire et des possibilits qui sont

offertes pour raliser un vritable systme dinformation dentreprise, jai dcid

dintgrer les rsultats de cette tude dans ce rapport. Cest pourquoi aprs une

seconde partie consacre larchivage lectronique, jaborderai en troisime

4http://www.axemble.com



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Partie 1

partie, la possibilit de mettre en place un systme de gestion lectronique de

document.



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Partie 2

Partie 2 : La recherche dune

nouvelle organisation du serveur :

Aujourd'hui le support d'archivage du document n'est plus obligatoirement un

support papier mais aussi un support lectronique. C'est pourquoi, sensibiliss au

problme de la conservation des documents, les entreprises ont recours

l'archivage lectronique des documents.

La dfinition d'une politique d'archivage ncessite une dmarche pralable

d'analyse du patrimoine documentaire de l'entreprise (son origine, son utilisation etsa destination dans l'entreprise). Ensuite, il s'agit de dterminer les modes

d'archivage puis les modalits de mise en uvre d'un archivage en interne, c'est--

dire au sein de l'entreprise.

Les objets archiver sont constitus dans la prsente tude uniquement de fichiers

lectroniques. Un fichier lectronique doit tre compris comme un ensemble de

donnes comprenant tout type de forme : texte, tableau, graphique, image,

message, base de donnes

1. La mthodologie suivie :

Il est ncessaire avant de poursuivre plus avant dans lexpos, dexpliquer quelle

dmarche jai adopte, cest--dire les grandes tapes ainsi que leur succession

dans le temps, pour mener bien la rorganisation du serveur.

Le premier travail a t un travail danalyse de lexistant avec deux niveaux de

lecture :

1. Lanalyse des anciens lecteurs : les informations quils contenaient, leur

structure, leur prsentation dterminer les points positifs et ngatifs.

2. Lanalyse des besoins : connatre lutilit des nouveaux lecteurs et les

informations ncessaires conserver.

A partir de ces informations, le deuxime point a consist penser les nouvelles

arborescences, cest--dire :



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Partie 2

1. dterminer une organisation pertinente des informations

2. concevoir et transfrer les donnes

2. Lanalyse de lexistant :

2.1. Lanalyse du systme dvelopp et la prise de connaissance de la

documentation :

Le projet de rorganisation du serveur date de quelques mois. La mauvaise gestion

de linformation sur les anciens lecteurs, nomms Ancien 1 sur serveur NT4 ,

Ancien 2 sur serveur NT4 et Ancien 3 sur serveur NT4 est une perte de

temps pour les personnes qui ont besoin de documents. Par exemple, on retrouve

de la documentation administrative sur les trois lecteurs. De mme pour la

documentation technique. En ce qui concerne ce dernier exemple, il y a mme des

documents placs dans des rpertoires et sous-rpertoires qui sont dj installs sur

le nouveau lecteur rserv la documentation technique alors quaucune

arborescence na encore t dfinitivement approuve.

Avant de mettre en place la rorganisation, une enqute concernant lutilisation qui

est faite des diffrents dossiers a t diffuse via la messagerie auprs desemploys de lentreprise. Une fois le traitement de ces questionnaires effectu, une

nouvelle procdure de rorganisation a pu tre mise en place. De nouveaux

lecteurs ont t crs par ladministrateur rseau en vue dhberger la nouvelle

arborescence. Ces lecteurs sont au nombre de cinq et se nomment :

- Affaires_Prospections sur serveur NT4 : qui traite de tous les

documents relatifs une affaire ou une prospection. Par

prospection, lentreprise entend toutes les activits entrant dansla prparation des propositions depuis le premier contact jusqu

la clture de la ngociation, quel quen soit le rsultat.

- Doc_Commerciale sur serveur NT4 qui regroupe lensemble

des documents disponibles en interne pour accompagner la

ralisation des propositions au plan commercial.



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Partie 2

- Doc_Technique sur serveur NT4 qui comprend lensemble

des documents et des outils disponibles pour lexcution dune

affaire.

- Par nom sur serveur NT4 contient tout document utilis

titre individuel qui na pas tre partag. Chaque personne est

responsable de son dossier personnel.

- Administration sur serveur NT4 qui est relatif lensemble

des documents traitant du fonctionnement interne de lentreprise.

A mon arrive en stage, larborescence des lecteurs Affaires_Prospection et

Doc_commerciale ayant t tablies et valides, une partie de la documentation

avait t transfre depuis les anciens lecteurs vers les nouveaux. Ma missionconsistait terminer le transfert du dossier affaire et achever lorganisation et le

transfert des rpertoires du secteur France. Ensuite, je devais penser les

arborescences pour la documentation administrative et pour la documentation

technique.

2.2. Lanalyse des besoins :

Le serveur savre parfois source dinconvnients car certains documents ne sont

plus dactualit, dautres sont dupliqus en plusieurs exemplaires soit sous le

mme nom soit sous un nom diffrent. Par consquent, tous ces documents inutiles

occupent de ce fait plus de mmoire

A ce stade de mon travail, je pensais recourir un systme dentretiens avec

chaque charg daffaire pour savoir ce quil attendait de la nouvelle rorganisation.

Cependant cela na pas t fait de faon officielle , avec rendez-vous et temps

consacr, et cela pour plusieurs raisons. Dabord, jai du prendre le temps de faire

connaissance du contenu des anciens lecteurs. Dune part, pour faire un

recensement des fichiers installs sur le serveur. Dautre part, pour dfinir avec

prcision les arborescences manquantes ou inacheves. Puis jai termin le

transfert des donnes de certains dossiers. Ensuite, certains chargs daffaires

taient en dplacement. Enfin ce fut le moment des dparts en vacances. Jai donc

fond cette analyse sur des discussions informelles en allant de bureau en

bureau pour rcolter des informations quand jen avais besoin.



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Partie 2

Cette tape a t essentielle car elle devait me permettre de modliser ce que serait

les futures arborescences quil restait crer. Quoi quil en soit, voici les deux

principaux objectifs :

- permettre une classification et une organisation de la

documentation en consquence.

- Atteindre une facilit dutilisation en partageant les informations

entre utilisateurs par le biais dune organisation commune des

donnes

3. La ralisation des nouvelles arborescences :

3.1. De nouvelles structures laborer :

Jai commenc par ouvrir tous les rpertoires du secteur France situ sur lancien

lecteur o tait hberge cette documentation pour prendre connaissance du

contenu. Afin dtre certaine de ne rien oublier, aprs louverture dun dossier, je

faisais une capture dcran que je copiais dans un fichier word avant dimprimer le

document. Bien quun peu long, ce travail tait nanmoins ncessaire. Il mest

arriv davoir parfois plus de 150 pages imprimes du contenu dun seul rpertoire.

Ce travail dimpression a t trs utile pour reprer les doublons et les liminer.

Aprs avoir effac les fichiers en double, avoir cart ceux qui taient trop

anciens, avec les chargs daffaires concerns ce moment-l nous avons discut

pour savoir quels taient leurs besoins, ce quils souhaitaient voir transfr ou pas.

A partir des informations que javais recueillies jai pu terminer larborescence de

la documentation commerciale, partie secteur France . Je leur ai ensuite montr

mon projet darborescence pour savoir si cela leur convenait. Une fois leur accord

obtenu, jai pu crer les rpertoires sur le nouveau lecteur et procder au transfert

des fichiers de lancien lecteur vers le nouveau.

Jai agi de mme pour la documentation administrative. A lheure actuelle en ce

qui concerne ce secteur toute larborescence a t tablie et le transfert de la

plupart des fichiers effectu. Seuls, les dossiers du Pdg n'ont pas t transfrs

prfrant lui-mme s'acquitter de cette tche.



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Partie 2

Jai laiss pour le mois de septembre le travail concernant la documentation

technique car je pense quil faudra tout ce temps pour dpouiller les dossiers

existants. Jai prvu 8 10 jours pour cela et autant pour btir un projet

darborescence. Dans la mesure du possible, jai essay dadopter un classement

qui puisse sappliquer autant la documentation technique sur le serveur qu la

documentation papier conserve chez le directeur technique et qui, elle aussi,

ncessite une rorganisation. Prcdemment jai parl de la documentation sous

forme papier quil y avait dans le bureau du directeur technique. Le dpouillement

des botes archives tait un travail presque journalier auquel nous avons accord

prs dune heure trente en moyenne par jour. Lors de ce dpouillement, le directeur

mexpliquait comment et pourquoi il avait dcid et mis en place son classement.Cet exercice quotidien tait trs utile pour moi car il ma permis dapprendre des

termes techniques propre lnergie solaire, lnergie photovoltaque, termes qui

devaient me resservir pour larborescence. Jai appris connatre quels taient les

composants, les fournisseurs, les normes ncessaires ce genre dinstallation.

Mon projet darborescence construit, je lai prsent au directeur technique pour

avoir son opinion. En accord avec lui, jai dcid dappliquer ce nouveau modle

quelques dossiers de la documentation sur le serveur pour savoir si celafonctionnait. Jai appliqu cette organisation quelques dossiers pris au hasard

parmi la longue liste de dossiers existants. Comme ce schma fonctionnait, jen ai

fait plusieurs photocopies que jai remises aux chargs daffaires, leur demandant

de regarder cette arborescence et de me faire part de leur remarques, corrections,

suggestions Pour cette phase, il aurait t intressant que nous puissions tous

nous runir afin de mettre en commun les ides de chacun. Mais en fonction

demplois du temps surchargs, les chargs daffaires mont fait partindividuellement de leur opinion.

Une fois les corrections faites et la structure dfinitive adopte, je pourrai mettre

en place cette nouvelle arborescence et effectuer le transfert.



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Partie 2

3.2. Lorganisation et larchivage des donnes :

3.2.1 Dfinition de lorganisation des donnes :

Dans lorganisation des donnes, chaque nud de larborescence doit tre dfini demanire claire et significative. Le but est que chaque personne au premier regard

sache ce que chaque branche renferme. Llaboration dune arborescence se fait

partir dun tableau qui doit mettre en vidence :

- Le nom du dossier principal qui doit tre explicite.

- Quelques lignes pour dcrire les donnes traites dans ce dossier.

- La date la quelle le dossier a t cr.

- Le nom de la personne responsable de la gestion de ce dossier.- La liste des sous-dossiers et leurs dfinitions

Larborescence dun dossier nest pas fige dans le temps. La structure voluera en

fonction du volume dinformation acquis par lentreprise. Il faut que la personne

responsable du dossier veille ce que cette structure soit dynamique et volutive

tout en tant matrise. De la sorte on pourra viter que la nouvelle organisation ne

devienne anarchique son tour.

3.2.2 Les objectifs de larchivage :

Larchivage de certaines donnes t mis en place pour viter que le serveur soit

satur par un surplus dinformation. Par consquent, il est conseill aux employs

de nenregistrer que les donnes indispensables dans leur travail quotidien. Quant

aux donnes juges trop anciennes et plus utiles, certaines seront effaces dautres

seront archives en vue dun usage ultrieur. Les donnes stockes prtes tre

archives sont ensuite enregistres sur des CD-Roms. Il existe aussi un archivage

journalier qui permet le cas chant de restaurer des donnes qui auraientmalencontreusement t effaces ou perdues. Cet archivage quotidien se fait

laide de cassettes qui sont releves chaque dbut de semaine. Sur ces cassettes, il

est possible de stocker jusqu trois semaines dinformation.

3.3. planification et mise en place :

Le planning envisag au dbut de la mission consistait consacrer le moins de

temps possible au transfert des dossiers sur le lecteur Affaires_prospection et



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Partie 2

la documentation commerciale puisque les arborescences avaient dj t

construites, valises et une partie du transfert organis.

En revanche les mois de juillet et aot ont t ddis un travail danalyse et

dtude des documents existants en vue de modliser les nouvelles arborescences

avant de les raliser le dernier mois.

Voici le droulement temporel plus dtaill de ma mission :

Juin : Transfert des donnes sur les lecteurs Affaires_prospection et

documentation commerciale

Fin juin/mi-juillet : Analyse de lexistant et dtermination des besoins du

secteur France . Conception, ralisation et transfert.

Juillet : Analyse de lexistant et des besoins pour la documentationadministrative. Conception, ralisation et transfert. Paralllement, cest ds

ce mois que jai commenc penser au projet d' Intranet.

Aot : prospection auprs de fournisseurs de logiciels documentaires.

Conception et ralisation dun modle possible d'Intranet.

Septembre : Analyse de lexistant et des besoins de la documentation

technique. Conception, ralisation et mise en place.

Dans la pratique, jai souvent men plusieurs actions en parallle parce que je mesuis toujours efforce de respecter le calendrier que je mtais fix.

Je voudrais prsent dresser un petit bilan de cette rorganisation. Nayant pas

suffisamment de recul dans le temps pour juger de lefficacit de ce nouveau

systme mis en place, je ne suggrerai que quelques remarques. Tout dabord, je

pense que lobjectif de clart et de rapidit de recherche dinformation a t

partiellement atteint. En effet, certaines arborescences sont peut-tre un peu

charges avec parfois jusqu cinq niveaux de branches. La terminologie choisiepour les dossiers nest peut-tre pas comprhensible par tous ds le premier regard.

Et dj sur les nouvelles arborescences mises en place apparaissent des

disfonctionnements. Par exemple sur le lecteur Affaires_prospections , il y a un

dossier appel Fichiers PRO Export . Sous cette appellation, le directeur du

dveloppement entendait les listings dadresses de personnes ou dorganismes qui

ont t contacts par les chargs daffaires en vue deffectuer leurs prospections.

Rappelons que par prospection, il sagit des tudes pralables faites en vue de



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Partie 2

dboucher sur une affaires. Or dans ce dossier fichiers PRO Export , il y a un

sous-dossier des comptes-rendus sur les runions tenues par le secteur

international, un sous-dossiers sur de la veille technologique Cette dmarche de

faire de la veille est mon sens une bonne initiative mais malheureusement il ny a

aucun suivi dans cette action. Bref on trouve beaucoup de renseignements mais

aucun sur les listings dadresses.

En ce qui concerne la documentation administrative, je nai effectu que le

transfert des donnes comptables car la personne charge des finances tait absente

au moment du transfert. Mais propos des informations relatives au personnel et

la gestion, leur installation sur le nouveau lecteur diffre en partie de ce qui avait

t mis en place comme projet possible. En outre, il existe un sous-rpertoireappel "divers ADM" dans laquelle on trouve la base de donnes tablie sous

Access par le prcdent stagiaire pour grer les enregistrements de la bibliothque.

On peut se demander si cette base de donnes est bien sa place dans la partie

administration?

Le grand nombre de fichiers dj en circulation sur les nouveaux lecteurs, les

arborescences parfois charges ressemblant au principe des poupes russes seront

autant de risques qui long terme peuvent entraner une dsorganisation de ce quivient dtre labor. En effet, il est tentant lorsque lon est press, que lon ne

retrouve pas les informations espres au bon endroit de crer un dossier qui peut

savrer tre un doublon par rapport un dossier dj existant et qui serait nomm

diffremment. Il faudra, pour que cette organisation se maintienne, que les

personnes dsignes comme gestionnaires dun lecteur veille ce que les chargs

daffaires rangent les fichiers dans les bon dossiers, au bon endroit dans

larborescence, sinon le danger de dsorganisation est lev.Il y a un nombre importants de photographies prises par les chargs daffaires au

cours de leurs missions, sur les sites, les installations, les montages Toutes nont

pas la mme qualit et sur les 9000 (environ) fichiers .jpeg rpertoris, un tri

mriterait dtre fait. Aprs ce tri, il serait intressant de btir une base de donnes

dans laquelle ranger ces photos et les indexer de faon les retrouver plus

rapidement plutt que de les chercher sur les diffrents lecteurs. De mme le

nombre de fichier augmentant rapidement, il serait intressant dlaborer un



23/76

Partie 2

masque de saisie qui offrirait la possibilit dindexer les fichiers ce qui permettrait

de les retrouver beaucoup plus aisment.

Cest pourquoi, en troisime partie, jai envisag des possibilits dorganiser

diffremment toute cette information. Ce travail na rien dexhaustif. Il sagit de

diffrentes solutions envisages et possibles. Cependant aucune solution ntant

retenue ce jour par lentreprise, jai toutefois penche en faveur dun Intranet car,

mon sens, il offre un gain de temps et dargent et un Intranet sadapte

linnovation.



24/76

Partie 3

Partie 3 : Etude de faisabilit

dun modle de GED

Il sagit ici dtudier la possibilit de mettre en place un systme documentaire.

Pour cela, il est important de connatre les fonctions, les techniques et les produits

documentaires dans leur diversit.

1. Prsentation du projet :

1.1. Principes gnraux :

1.1.1 Les documents et leur cycle de vie :

Suite la signature dun accord-cadre entre EDF-GDF et la socit Axemble,

fournisseur de logiciels de gestion documentaire et de solutions portail web et

intranet, EDF-GDF souhaite quiper lensemble de lentreprise en progiciels

dpartementaux . Axemble, par cet accord, se voit confier la possibilit doffrir

aux filiales dEDF-GDF les mmes conditions tarifaires dans le cadre de projets

rpondant aux mmes obligations. Aprs avoir reu ce courrier, le directeur me la

remis en me demandant sil serait intressant dquiper lentreprise dun intranet.

Jai discut avec les membres du personnel pour savoir ce quils pensaient de cette

opportunit. La plupart dentre eux ne voyaient pas lintrt davoir un intranet

mais tous taient daccord pour me demander de chercher des solutions leur

permettant daccder plus rapidement linformation.

Jai dj mentionn que le systme actuel repose sur une production lectronique

de linformation et une dition papier notamment pour la documentation technique.

Cela pose diffrents problmes et contraintes. La diversit et les formats des

documents rassembls sur le serveur, font que lon trouve des :

- documents bureautiques

- documents de gestion (post-script)



25/76

Partie 3

- documents fax

- documents e-mail (messages et pices jointes)

- documents externes

Lors de mon arrive en stage, face lnorme quantit de documents sur le

serveur, jai fait un rapide tat des lieux pour estimer de faon globale combien

slevait le nombre de documents et savoir quel type de documents tait le plus

souvent utilis. Jai recens le nombre de dossiers et de fichiers prsents sur tous

les lecteurs aussi bien ancien lecteurs que nouveaux. La majorit des documents se

trouvait sur les trois anciens lecteurs. Voici la liste plus dtaille :

Nom du lecteur Nombre de

dossiers

Nombre de fichiers

En juin

Nombre de fichiers

en aot

Ancien 1 sur serveur

NT4 (L)

- 9 dossiers de

niveau 1

- 568 dossiers de

niveau 2 et plus

5583 fichiers 4667 fichiers

Ancien 2 sur serveurNT4 (M)

- 8 dossiers deniveau 1

- 1072 dossiers de

niveau 2 et plus


Sur Ancien 3 sur

serveur NT4 (N)

- 3 dossiers de

niveau 1

- 661 dossiers de

niveau 2 et plus


Affaires_prospection

sur serveur NT4 (P)

- 6 dossiers de

niveau 1

- 4632 dossiers de

niveau 2 et plus


Doc_commerciale

sur serveur NT4

- 4 dossiers de

niveau 1

- 261 dossiers de




26/76

Partie 3

Doc_commerciale

sur serveur NT4

(Q)

niveau 2 et plus

Administration sur

serveur NT4 (T)

- 10 dossiers de

niveau 1

- 127 dossiers de

niveau 2 et plus

921 fichiers

Remarques : ce tableau ne tient pas compte de la documentation technique qui na

pas t transfre au moment de la rdaction de ce rapport. De plus au moment o

jai tabli ce tableau, javais dj fini de transfrer la documentation concernant les

affaires qui se trouvaient sur le lecteur 1.

Le nombre total de dossiers sur les anciens et les nouveaux lecteurs est de 7361

dossiers de niveaux 1 et plus dont 5040 sur les nouveaux lecteurs (ces chiffres ne

tiennent pas compte de la documentation technique).

Le nombre total de fichiers sur les anciens et nouveaux lecteurs slve 49978

dont 35773 sur les nouveaux lecteurs (moins la documentation technique qui napas t transfre). Il est difficile dans ces conditions de retrouver immdiatement

un dossier lcran.

1.1.2 Les utilisateurs et leurs besoins :

Les utilisateurs ont besoin dune information pertinente, cest--dire la bonne

information au bon moment, en fonctions de leurs activits et de leurs besoins

ponctuels. La mise disposition lectronique de linformation implique lvolution

de la dmarche de lutilisateur qui doit aller vers linformation. Cependant,

lutilisateur naccomplit pas toujours cette dmarche et ne voulant pas perdre de

temps rechercher dans les dossiers, il cre souvent un dossier parallle qui nest

la plupart du temps que le doublon dun dossier dj existant. La diffusion

lectronique offre la possibilit de rcuprer des informations et de les transformer

si ncessaire pour un usage personnel.

Linformation technique sous forme papier est aussi abondante que la diffusion

lectronique de documents et elle est archive en fonction dun classement propre



27/76

Partie 3

chaque personne. Autant de secteur autant de plan de classement diffrent. Il

serait intressant de rorganiser cette information papier soit en adoptant le plan de

classement mis en place pour la documentation technique lectronique soit en

important et en adaptant le thsaurus Gemet, ( General Multilingual Environmental

Thesaurus ) "mis au point par ETC-CDS ( European Topic Centre on Catalogue of

Data Sources ) sous couvert de l'Agence Europenne de l'Environnementde faon

permettre, terme de faire communiquer entre elle les diverses bases de donnes

existantes en Europe et lies aux problmatiques du dveloppement durable"5.

Cela permettrait de crer un classement unique, structur et logique. De plus une

grande quantit dinformation technique mriterait dtre numrise et dtre

diffuse de faon lectronique. Dune part, cela enrichirait le fonds techniqueinformatis et dautre part cela viterait cette documentation dtre stocke dans

des cartons.

2. Le choix de loutil documentaire : les solutionsenvisages

2.1. Une base de donnes sous Access :

2.1.1 Une base de donnes unique et homogne :

Une base de donnes contient un ensemble dlments relatifs un fait, un

vnement, aux fins de traitement de toute sorte. Chaque lment dinformation

sur un document doit faire lobjet dun champ o il est stock avec ses semblables,

de faon permettre ultrieurement une recherche et un tri consquents. Il

convient alors dlaborer et dorganiser un grand nombre de critres qui seront pris

en charge par le systme grant les donnes de la base. Par exemple, la capacit de

tri et de traitement statistique du systme devrait permettre au personnel de

lentreprise de raliser des extractions par anne, par type dactivit, par auteur

(puisque les affaires portent 5 chiffres, 2 pour lanne en cours et les 3 autres pour

le numro de laffaire, et les initiales de leur auteur), par type dactivit

(photovoltaque, olien, systmes hybrides), photos

5http://www.planetecologie.org/thesaurus/thesaurus.htm

http://www.mu.niedersachsen.de/cds/etc-cds_neu/contact.htmlhttp://www.mu.niedersachsen.de/cds/etc-cds_neu/contact.html


28/76

Partie 3

Les catgories de documents rpertorier sont nombreuses. On trouve :

- des photos

- des fichiers Word, Excel,

- des guides mthodologiques de lADEME, de la Commission

Europenne, etc.

- de la documentation de fournisseurs

- des fiches de rfrence sur les diffrents domaines dactivit

- des diaporamas crs sous PowerPoint et utiliss au cours de

sminaires ou de formations donns par Transnergie

- des rapports de projets dtudes

cette liste est loin dtre exhaustive.Parmi les champs souhaits, il pourrait y avoir :

- lauteur

- les mots-cls

- le titre du document

- lanne

- le lieu (lorsquil sagit daffaires traitant de ltranger : Comores,

Sngal, Indonsie)- le type de support

- le nombre de pages

Comme outil de requte, on pourrait utiliser outre les oprateurs boolens, la

troncature, le principe dune requte en multi-champs, des requtes multiples, un

croisement de requtes, etc.

Au del des caractristiques techniques et des fonctionnalits auxquelles devrait

rpondre le systme choisi, il faudrait prendre en compte dautres paramtres. Ilfaudrait penser mettre en place une structure de la base paramtrable et

modifiable par lutilisateur. En ce qui concerne la saisie et la mise jour des

donnes, on devrait partir de documents existants faire des copier/coller, des

modifications, des reprises totales ou partielles des documents pour lindexation

et la puissance de recherche, il faudrait prvoir une capacit disque suffisante, des

troncatures, des oprateurs boolens et de proximit, lhistorique de la recherche,

la sauvegarde dune quation de recherche



29/76

Partie 3

Parmi les fonctions complmentaires, il faudrait prvoir un thsaurus. A propos de

la visualisation des donnes aprs avoir fait une interrogation, le systme pourrait

mettre en place un classement des rponses, une mmorisation des formats

ddition De plus, la clart des messages derreur, le dveloppement de modules

spcifiques sont trs importants.

2.1.2 Lutilisation dun systme de base de donnes :

On aurait pu envisager de raliser une base documentaire sous Access ce qui aurait

t une solution adapte lentreprise puisque ce logiciel fait partie du pack Office

largement rpandu dans les bureaux. Un point important souligner cest que ce

logiciel tant dj dans lentreprise, cette solution ne ncessitait pas

dinvestissement. De plus, en installant la base de donnes sur le serveur tout le

monde pourrait linterroger depuis son poste de travail. Lutilisation en serait

dautant plus facile que le personnel est familiaris avec lenvironnement

Windows.

Mais trs vite il est apparu quindpendamment de la complexit dun systme

adquat sous Access, le SGBD savre tre dune utilisation difficile ds que la

base est importante. Sur le long terme avec la croissance des rfrences, la

recherche de documents risque de devenir trs lente. Parmi les dtails dutilisation,

si la modification des donnes, au fur et mesure des besoins, est un avantage en

revanche il est difficile de faire une recherche en plein texte. De plus comme il

nest pas possible de faire une indexation en plein texte ou automatique, il faudrait

donc indexer les documents manuellement.

Sachant que seule la documentation prsente sur les nouveaux lecteurs serait prise

en compte dans le cadre de ce projet de SGBD et que l'indexation serait manuelle,

je me suis livre quelques calculs pour estimer le temps ncessaire cette

opration. Il y a environ 35800 documents sur les nouveaux lecteurs. Supposons

que 6000, peu prs, sont des e-mail, des fax ou des documents de moindre

importance qu'il ne serait pas ncessaire d'indexer. Si on estime que 3 minutes

environ par document sont ncessaires pour tablir la liste de mots-cls permettant

de l'indexer, il faudrait 89400 minutes soit environ 1490 heures. Si on applique le

temps ncessaire pour indexer un document, c'est--dire 3 minutes, raison de 7

heures par jour, il faudrait prs de 213 jours de travail pour indexer les



30/76

Partie 3

documents6. Pour savoir combien de mois de travail cela reprsenterait, il faut

diviser ce nombre par 20 (en moyenne le nombre de jours travaills dans un mois)

et on obtient un rsultat de 10,65 mois soit un peu plus de 10 mois. Autrement dit

l'indexation manuelle ncessiterait prs d'une anne de travail condition de tenir

le rythme de 3 minutes par document, 7 heures par jour, 20 jours par mois. Ce

rythme tant difficilement tenable, il serait plus judicieux d'envisager une priode

comprise entre 12 et 15 mois. Dans ces conditions, il est peut-tre plus intressant

d'utiliser un logiciel documentaire qui propose des solutions d'indexation

automatique ainsi que la gestion de thsaurus.

2.2. l'utilisation d'un logiciel documentaire :

2.2.1 Les amliorations attendues d'un logiciel de GED :

Un logiciel documentaire peut tre mieux adapt la gestion de la documentation

sur le long terme. Un des avantages d'un logiciel de GED c'est sa performance. Il

offre une meilleure gestion de l'existant, une simplification des procdures de mise

jour. De plus l'informatisation des traitements et de recherche permettent

d'optimiser la recherche d'information :

- une interrogation de l'ensemble des documents- le dveloppement des modes de recherche : thmatique, par mots-

cl, en texte intgral, par navigation hypertexte

- une recherche slective de l'information adapte aux besoins des

utilisateurs

- un accs direct aux documents dans un format modifiable et

imprimable

La diffusion en ligne permet de mettre disposition les documents sans dlai. La

diffusion lectronique permet galement une diffusion plus large. Il est ainsi

possible d'augmenter le nombre d'utilisateurs tout en observant les rgles de

scurit qui s'appliquent cette documentation.

6

Ce calcul est approximatif car je n'ai pris en compte que les documents que j'ai eu manipuler au cours des transferts etje n'ai pas tenu compte des nouveaux docume nts crs depuis sur les nouveaux lecteurs.



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Partie 3

2.2.2 Les choix possibles de logiciels documentaires :

J'ai cherch consulter des guides d'achat spcialiss dans les logiciels

documentaires, la gestion lectronique de documents via internet et sur le site

d'archimag7. J'ai trouv la rfrence d'un ouvrage de Michle Lnart 8, du "cabinet

de conseil Tosca consultants, qui, plutt que de chercher dbusquer toutes les

socits prsentes sur le march, se concentre sur les fonctionnalits de dix

produits bien reconnus"9 cet ouvrage est un guide donnant des conseils pour

raliser un cahier des charges pralable tout achat. Malheureusement cet ouvrage

n'tant pas disponible en ligne, je n'ai pas pu le consulter. Cependant ayant assist

au mois d'avril aux journes organises par l'Enssib sur les logiciels

documentaires, je me suis servie de la documentation commerciale remise ce

moment l. Je disposais de la documentation de :

- GB Concept pour le logiciel Alexandrie

- JLB Informatique pour le logiciel JLB Doc

- Cincom pour le logiciel Cindoc

- Cadoc pour le logiciel ExLibris

J'ai galement fait quelques recherches sur internet. La fonction recherche

documentaire tait un important critre de choix. J'ai contact les personnes

appropries pour avoir de plus amples renseignements. Comme cette tape de

dmarchage auprs des fournisseurs de logiciels s'est faite durant le mois d'aot

peu taient prsents. De plus, lorsque j'ai laiss mes coordonnes tlphoniques ou

adresse de messagerie, deux seulement m'ont rpondu : JLB Informatique et GB

Concept. Plusieurs relances de ma part sont restes sans rponses. Pour l'ensemble

de leurs fonctionnalits, les logiciels compars taient relativement semblables.

J'ai rsum dans le tableau ci-dessous les caractristiques des logiciels tudiscomme solution possible pour Transnergie.

7http://www.archimag.presse.fr

8Michle Lnart. Les logiciels documentaires : description de dix systmes de gestion du march. Paris: ADBS, 2001.

163p.9voir sur le site d'Archimag



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Partie 3

Logiciel Saisie Indexation etgestion de

documents

Thsaurus Recherche

Alexandrie 5.5

de GB Concept

-Champs de saisie

paramtrables

-Listes pour saisie

-Maintien d'une

information d'une

ligne l'autre

-Importation

d'information :

texte tabul, fichier

texte

-Automatique,

assiste ou manu-

elle et plein texte

-Index pour

chaque champ

-Gestion des mots

vides

-Banque d'images

-Archivage de

documents en

lien avec les

notices

Polyhirarchique,

multilingue

-Hirarchie,

synonyme,

association, notes

d'application

-Importation de

thsaurus

informatique

autopostage

-Interrogation

multicritres

-Liste pour

interrogation

-Oprateurs

boolens

-Troncature,

masque,

quivalence

-Croisement

tape de

recherche

-Etu

beso

-An

mis

para

-Re

don

-Ins

le s

-Fo

tech

fon

BOUCHETAL Christle | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002


33/76

Partie 3

Logiciel Saisie Indexation et

gestion dedocuments

Thsaurus Recherche

Cindoc par

Cincom

-Acquisition par

saisie,numrisation

intgration

-Reconnaissance

optique de

caractres

-Textes, images,

sons, vidos,

fichiers HTML

-Importations

fiches descriptives

paramtrables +

documents

associs

-Indexation

structure via des

champs

multivalus

-Indexation en

texte intgral

-Indexation

immdiate

diffre ou par lot

-Stockage

automatique dans

une structure

d'archivage

scurise

-2 modes de

recherche :

*recherche

mode assiste

*recherche

mode expert

-2 modes

d'interrogation :

*recherche

structure

(multicritres et

multi-champs)

*recherche full

text

-As

con

inst

-Ad

et in

form

inte

-Ap

sp

la r

syst

ges

doc



34/76

Partie 3


gestion desdocuments

Thsaurus Recherche

Cindoc par

Cincom

(suite)

-Possibilits

d'archivage

multiple

-Documents

conservs dans

leur format natif

-Marquage des

rponses

-Historisation

-Interrogation

multi-base

-Oprateurs

boolens,arith-

mtiques

-Troncature,

masque

-Interrogation

progressive par

croisement

d'tapes de

recherche



35/76

Partie 3


gestion dedocuments

Thsaurus Recherche

JLB Doc de JLB

Informatique

-Champ de saisie

pararmtrable

-Concepts

conversationnels

permettant de

remplir une partie

ou la totalit de la

notice

-Contrle

systmatique

garantissant la

qualit de la saisie

-Gestion de saisie

paramtrable

-Manuelle ou

automatique

-Possibilit de

modifier

l'indexation en

conversationnel

-A 1 lexique peut

correspondre 1 ou

plusieurs fichiers

associs

-Banque d'images

-Gestion texte

intgral

-Jusqu' 77

thsaurii dans une

base

-Synonymie,

voisinage,

hirarchie,

EM/EP

-Module

Export/Import

-Oprateurs

boolens

-Possibilit

d'interroger sur

une date ou un

chiffre prcis

-Module DSI

intgr

-Confidentialit



36/76

Partie 3


gestion dedocuments

Thsaurus Recherche

ExLibris V5

de Cadic

-Paramtrage

complet des tables

et des crans de

saisie, de

recherche et

d'affichage des

listes de rsultats

-Saisie gre

diffrents niveaux :

masques adapts

aux utilisateurs,

configurs en

fonction des types

de documents

-Contrle de saisie

-Indexation de

documents divers

: articles, images,

pages HTML

-Notices lies

des fichiers textes

ou images

-Combinaison de

donnes

structures et

donnes de type

texte intgral

-Gestion

complte d'un

thsaurus :

cration,

modification,

suppression de

fiches,

descripteurs ou

non descripteurs,

relations

hirarchiques et

smantiques entre

les termes

-Recherche en

texte intgral

la fois sur les

notices

descriptives et

sur le texte des

fichiers

numriss lis

-Troncatures

multiples

-Oprateurs

boolens, de

comparaison, de

proximit



37/76

partie 3

Cette solution est l'une des plus adaptes mais elle prsente l'inconvnient d'tre

coteuse. Un autre inconvnient des logiciels documentaires c'est qu'ils ne

rpondent pas toujours aux besoins du classement des dossiers d'entreprise.

3. L'apport d'un Intranet pour une entreprise :

Parmi les qualits indispensables d'un site Intranet, il y a la clart car le site doit

tre bien organis au niveau de la structure et de la prsentation ; une navigation

aise car l'utilisateur doit pouvoir naviguer d'une page l'autre sans avoir lire des

pages trop longues ; et la rapidit mais pour cela il faut viter les images et les

graphiques souvent trop encombrants.L'information disponible sur un Intranet est un outil de travail et pour cela il faut

pouvoir la retrouver rapidement. Cette information doit tre fiable, par consquent

il faut l'actualiser rgulirement. Quant au confort de l'utilisateur, la prsentation

doit tre unifie.

3.1. Quest ce que lIntranet ?

3.1.1 Terminologie :

Tout dabord par souci de clart, prcisons les termes utiliss :

LIntranet peut tre dfini comme un rseau dentreprise fond sur les

protocoles et applications de lInternet. A lchelle mondiale, lInternet

nest quune vaste fdration de rseaux (rgionaux ou privs), tous

btis autour de routeurs employant le protocole TCP/IP (Transport

Control protocol/Internet Protocol). LIntranet dsigne la mise en

uvre des mmes techniques dans le cadre dun site priv, au

primtre restreint une entreprise avec des objectifs de diffusion

dinformations, de coopration et de coordination spcifiques entre les

diffrents acteurs. Pour participer, les utilisateurs disposent dun nom

et dun mot de passe qui les identifient10.

Un vritable Intranet va cependant plus loin. Son composant essentiel

est un serveur http (HyperText Transfer Protocol), fournissant laccs

10http://www.lotus.fr



38/76

partie 3

une collection de documents formats HTML (HyperText Markup

Language), accompagne ventuellement dautres objets informatiques,

le tout pouvant tre consult par des clients de visualisation appels

browsers, et situs derrire un firewall (parefeu, mur de scurit

lectronique empchant laccs de lextrieur de lentreprise). Un

Intranet peu aussi fonctionner en utilisant le principe du FTP (File

Transfer Protocol). Il sagit dun protocole qui permet de transfrer des

fichiers dun ordinateur lautre en passant par le rseau. Ces deux

ordinateurs peuvent tre des machines diffrentes (Mac, PC, Unix). Il

existe depuis plus longtemps que le http et est souvent utilis pour

rcuprer des fichiers volumineux (logiciels, documents) ou dans laproduction sur les rseaux pour dposer des documents prpars en

local sur le serveur. La compression des fichiers permet dobtenir plus

despace sur le disque et un gain de temps lors du transfert. Une fois

connect au serveur FTP, on peut se dplacer dans les diffrents

rpertoires autoriss.

Sur un Intranet, diverses applications peuvent tre mises en uvre en fonction des

besoins et des groupes qui frquentent le site : Le forum : ce type dapplication permet les changes entre les

participants, ces derniers peuvent intervenir sur les sujets en cours de

discussions ou en lancer eux-mmes. Lors des prochains passages ils

pourront voir les rponses apportes par dautres participants leurs

interventions et poursuivre la discussion.

Le journal : ce type dapplication est ddi la diffusion

dinformations. Un espace de ce type peut accueillir plusieurs auteursdfinis et un grand nombre de lecteurs. Le journal peut contenir des

documents de nature varie (vido, sons, images, textes, etc.).

Larmoire : ce type dapplication sert grer des archives

documentaires. Une armoire peut tre partage entre un certain nombre

de participants pour y capitaliser la documentation sur un sujet qui les

concerne. Les participants peuvent tre auteurs dans larmoire pour

stocker et partager les documents quils dtiennent.



39/76

partie 3

Lannuaire : ce type dapplication permet de grer les coordonnes

(dont ladresse de messagerie Internet) dutilisateurs en ouvrant la

consultation un grand nombre de lecteurs.

La publication : la majorit des sites Web offrent ce service. Le site est

conu comme un ensemble de pages dinformations, souvent

arborescent, dans lequel les utilisateurs naviguent pour y lire ce qui les

intresse. Cest une logique dditeur qui prside. Comme un livre, le

site est construit puis publi pour accueillir un grand nombre de

lecteurs.

La messagerie : cest la gestion des courriers personnels. Chaque

utilisateur dun Intranet ou de lInternet dispose dune bote aux lettres

et dune adresse lectronique (e-mail) avec laquelle il adresse ou reoit

des messages personnels et confidentiels dautres utilisateurs.

3.1.2 Le groupware :

Un logiciel de groupware est une application intgrant plusieurs technologies

permettant daider les personnes et les groupes dans leurs trois activits

principales :

La communication : par la messagerie lectronique qui permet

dchanger des objets lectroniques entre les personnes.

La collaboration : les bases de donnes partages offrent un espace de

travail virtuel commun aux membres du groupe. Le principe de

fonctionnement de ces bases de donnes repose sur un modle de

consultation offrant la possibilit lutilisateur dextraire des

informations, ou de ne pas les extraire, selon ses besoins. Lutilisateur

est autonome grce lemploi doutils de conception simple pour lui

permettre de modifier et de personnaliser linformation. Mais les bases

de donnes partages ont des limites. Dune part, on peut dire quelles

sont passives par nature et, dautre part, elles forcent lutilisateur

venir chercher linformation.

La coordination : elle est par nature trs active, puisquelle automatise

le workflow. Il sagit dun processus de travail ncessitant la

coordination des individus en vue de raliser un ensemble de tches



40/76

partie 3

structures, dans un ordre prcis, dans un dlai imparti. Pour btir des

systmes de coordination, il faut recourir des outils de

dveloppement dapplications.

Sous un aspect plus technique, le groupware se caractrise par l'intgration de cinq

composants de base :

Une base d'objets multimdia rpartie qui abrite, capitalise et gre la

mmoire de l'entreprise : procdures, rapports, documents divers,

messages, applications, etc. Le document est l'unit de mmorisation.

La richesse des objets contenus dans les documents est un atout majeur

: textes, graphiques, images Ces documents sont hirarchises et

leurs diffrentes versions gres.

Un moteur de rplication des bases rparties qui permet de

synchroniser les changements apports plusieurs copies d'une mme

base.

Des outils d'accs l'information, de navigation dans les bases de

donnes et de diffusion permettant aux utilisateurs de localiser

rapidement et de consulter l'information qu'ils dsirent, ainsi que de la

diffuser rapidement. Des outils puissants de dveloppement d'applications qui exploitent les

services des deux technologies prcdentes : communication et

collaboration.

3.2. Pourquoi un Intranet :

L'Intranet parat la solution idale pour une entreprise parce qu'il permet un gain

de temps, une rduction des tches de saisies rptitives, un accs des

informations nouvelles

3.2.1 Une stratgie long terme

De par son impact sur la productivit, l'organisation du travail, les relations entre

les personnes, mais aussi sur la documentation, la communication, etc., l'Intranet

est certainement amen bouleverser les entreprises en les transformant en

organisation "en ligne".



41/76

partie 3

L'Intranet est le passage d'une simple informatique de traitement une

informatique de la relation. Un Intranet devient le systme nerveux de l'entreprise

dont l'information est la principale richesse : c'est une matire premire qu'elle

devra apprendre acqurir, transformer, diffuser, capitaliser, produire... Pour cela

l'entreprise devra modifier sa conception de l'informatique, pens jusqu'ici comme

un outil (le traitement de donnes) et penser en terme d'informatique de relation et

d'change (l'information est une donne "enrichie" par quelqu'un pour quelqu'un).

L'Intranet, une fois mis en place, ne sera pas un simple outil mais s'accompagnera

d'une modification des mthodes de communication et de travail entre les

personnes car il va permettre des changes plus rapides, plus prcis, plus efficaces

et donc plus conomiques. Les freins la conduite d'un tel changement serontnombreux car pour le moment le personnel ne voit pas l'intrt d'un tel outil.

3.2.2 Un gain de temps et d'argent :

Quels bnfices attendre d'un Intranet?

Le gain de temps. Mettre disposition du personnel de Transnergie

toute l'information dont il peut avoir besoin dans son travail en un

minimum de temps permettrait l'entreprise d'tre plus efficace.

La prcision (temps rel) et la facilit d'utilisation (ergonomie)

La capitalisation (archivage, traitements statistiques)

La fiabilit et la simplification des tches du service informatique

La cration d'une mmoire collective

L'tablissement d'une meilleure communication entre les services

"Du point de vue du gestionnaire, l'aspect le plus intressant de l'Intranet est peut-

tre le fait qu'il ne ncessite pas de gros investissements au dpart. Les entreprises

disposant d'une informatique en rseau sont virtuellement quipes. Le seul cot

est celui de la personne charge de mettre en uvre les pages descriptives et les

liens ncessaires".11Non seulement un Intranet ncessite peu de moyen financiers

mais il est possible d'en crer un en quelques heures, ou quelques jour et il pourrait

servir de centre d'information pour toute l'entreprise et sa filiale de Sophia-

Antipolis. Pour cela il faudra mettre en place une scurit accrue (Firewall, anti-

11

dclaration de Bill Gates Le magazine.1996. [on-line] Available fr om Internet :



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virus, cryptage, etc.). Si l'Intranet est bien conu, il permettra d'augmenter la

productivit des services de faon concrte. Pour cela, il faudra fixer des objectifs

prcis, cadrs dans le temps ; et vrifier que les objectifs soient atteints.

Sur un Intranet, les serveurs de fichiers sont souvent les serveurs de fichiers

classiques des systmes d'exploitation utiliss. Les fichiers sont donc disponibles

dans leur format d'origine. Cette solution a l'avantage de pouvoir mettre

rapidement en ligne une information sur le rseau sans remettre en cause le

processus de production des documents. On peut lutiliser lorsque lon veut mettre

disposition de longs documents. Cela aussi est un gain de temps et dargent pour

l'entreprise.

Pour que linformation soit consultable par tous, il faut quelle soit produite auxbons formats et diffuse sur les serveurs adquats. Les mcanismes de production

de linformation sintgrent directement aux outils de bureautique (Word, Excel,

assistant HTML) ou sont des outils spcifiques (Frontpage ou Netscape

Composer). Ces outils sont souvent dj installs sur un ordinateur et les outils

bureautiques sont connus et utiliss quotidiennement. Par consquent cela

nentrane pas dinvestissement supplmentaire ni en moyens financiers pour

lacquisition de nouveaux outils ni en temps pour former du personnel cesventuels nouveaux outils. Dans tous les cas lobjectif est de permettre

lutilisateur dadapter ses documents aux standards de lIntranet avec un minimum

defforts et dautoriser la publication des informations sans surcharge importante.

Plus prcisment, un Intranet offre les caractristiques apprciatives suivantes :

- Il peut facilement tre tendu (on peut commencer petit, et

l'agrandir selon ses besoins)

- La navigation au sein des diffrentes pages est aise (une "homepage" contiendrait tous les liens dont le personnel a besoin)

- Il peut tre rattach d'autres sources d'informations (bases de

donnes, documents existants) et tendu un grand nombre de

mdia (audio, vido)

Le Web et le langage HTML introduisent une nouvelle conception du document,

devenu document lectronique, multimdia et hypertexte. Le document dans sa



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forme traditionnelle explose au profit dune nouvelle conception du document et

de linformation.

3.2.3 La structure et le contenu du site :

Comme il ne sagissait pas de crer un Intranet au cours de mon stage mais

seulement de penser lventualit den crer un, les ides qui suivent ne sont que

des hypothses de travail et non des directives appliquer.

Une vaste et longue rflexion devra tre mene concernant la structure du nouvel

Intranet. En effet, la structure du site est un lment essentiel, et tout repose sur

celle-ci. Un site mal conu ne permet pas daccder aisment aux informations. Par

consquent, il perd toute son utilit.

Au moins deux tapes seront ncessaires pour dfinir la structure du site :

1. lorganisation des informations entre elles _ informations dj prsentes _

et dgager des thmes

2. enrichir et amliorer la structure

Il faudra prendre en compte la structure existante, mme si celle-ci est loin dtre

parfaite. Quant lindexation du fonds documentaire, elle sera ncessaire pour

permettre une recherche en texte intgral. Diffrents produits existent sur le

march pour raliser cette opration. Lindexation repose sur la cration dune

collection associe une classe de documents et une structure donne. Aprs une

analyse des documents constituant le fonds documentaire et des besoins des

utilisateurs en terme de recherche, le paramtrage des fichiers aboutira la

dfinition dune collection.

La pose de liens hypertexte12sera utile pour lorganisation des documents en allant

dune structure arborescente simple des graphes plus complexes. La structure de

lhypertexte est construite partir dun ensemble de linarits locales et

structurantes. La structure la plus simple et la plus vidente est lorganisation

hirarchique allant du gnral au particulier, et qui permet un accs par menu. Il

faudrait penser mettre en place une solution qui permette lutilisateur daccder

au module dinformation final aprs une succession de menus. Pourquoi ne pas

prvoir une page daccueil avec les diffrents modes de recherche par requtes,

12

Lhypertexte est un systme dinformation informatis qui se prsente comme un ensemble de nuds connects pardes liens.



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par menus) ; une page prsentant les diffrents domaine (photovoltaque,

olien) ; une page pour une table des matires par rubriques

La convivialit et lergonomie du nouvel Intranet devront favoriser une circulation

aise travers larborescence en passant d'un cran lautre ; en revenant lcran

prcdent, permettant de rorienter une recherche sans avoir nouveau

larborescence depuis le dbut ; revenir au menu daccueil, premier cran, qui

permettra de parcourir une autre branche de larborescence. Il faudra envisager des

possibilits de parcours qui conserveront lusager toute sa libert de navigation.

Ce mode daccs nest pas trs compliqu raliser sur le plan technique. Le

risque encouru est celui dune consultation, certes facile, mais trop longue car il

faudra parcourir toute la hirarchie de larborescence pour accder linformation.Par consquent, il faudrait envisager un autre mode de navigation.

Le dcoupage des documents en units dinformation autorisera llaboration

dune nouvelle conception de la recherche qui ne sera plus oriente vers le

document mais vers linformation. Deux modes de recherche sont envisageables :

la navigation qui permet lutilisateur de construire son propre parcours. Les

possibilits de parcours sont alors nombreuses. Et la recherche par requte. De

nombreux outils ont t dvelopps afin de proposer aux utilisateurs un mode derecherche transparent. Le mode de recherche en texte intgral via Intranet permet

de retrouver l'information o qu'elle soit, en rpondant aux exigences d'une

recherche exhaustive et pertinente. L'utilisateur pourrait lui mme dfinir les

termes de sa requte en employant les oprateurs boolens, les oprateurs

arithmtiques ou de proximit

La diffusion et l'accs au document pourront se faire selon le type de recherche

ralise : lors d'une recherche en texte intgral, l'utilisateur pourrait visualiser la

liste des rsultats selon une prsentation pr-dfinie (ex : auteur du

document, date, spcialit) et un classement par ordre de pertinence.

L'utilisateur accderait directement l'information qui l'intresse, c'est-

-dire la bonne page et la bonne information.



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Lors d'un accs par lien hypertexte, le lien pourrait tre li la page

dans sa totalit ou une partie du document contenant une information

spcifique.

Un dcoupage de l'information adapt et une bonne ergonomie de prsentation des

informations l'cran pourront rduire les problmes de visualisation de texte

l'cran. Il faudrait tenir compte de la possibilit d'imprimer soit la page visualise

l'cran soit tout le document. Il faudrait aussi que le fichier d'impression soit

facilement reprable par les utilisateurs en tant disponible, par exemple, au niveau

de tous les crans.



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partie 3

Conclusion

S'il fallait dresser un bilan du droulement de mon stage au sein de Transnergie, il

serait positif. Cette exprience en milieu professionnel m'a permis, en effet, de

mettre en pratique l'acquisition de connaissances apprises durant mon anne de

formation l'Enssib.

J'ai eu la chance de pouvoir bnficier de la confiance de ma responsable de stage

qui m'a laisse libre de raliser le projet. Elle m'a laisse la libert de m'organiser

comme je le voulais. Toutefois, chaque tape dans le droulement de mes travaux

s'est faite avec son accord. cela m'a permis de vrifier que ce que je ralisais lui

convenait.

Toutefois la mise en place d'un systme performant n'tait pas vidente puisqu'il

n'y a pas de personne attitre pour les tches documentaires. L'absence de

pratiques documentaires Transnergie a parfois constitu un frein. Par ailleurs, le

fait qu'il n'y ait aucune personne prenant en charge compltement le systme aprs

mon dpart risque de compliquer le systme.

Nanmoins durant les dernires semaines de mon stage, l'arborescence de la

documentation technique sera mise en place. Ainsi j'aurai rempli ma mission en ce

qui concerne la rorganisation et l'archivage des donnes sur le serveur. En

revanche, tout un travail intressant concernant la bibliothque n'aura pas pu tre

ralis par manque de temps. Pourtant, il serait enrichissant et appropri de mettre

en place un thsaurus et un plan de classement valable pour tous.



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Bibliographie

1 J.L PASCON, I. POTTIER. Archivage lectronique : aspects technique et

juridique. Paris : Afnor, 2000. 83p.

2 Cabinet Alain BENSOUSSAN (ed.).L'archivage lectronique de document.

Paris : Herms, 1992. 46p.

3 EDIFICAS & IALTA. Guide de l'archivage lectronique scuris.[on-line]

sans lieu : GuidArcv, juillet 2000 [21.06.2002] Available from internet :

4 Michle CONCHON. L'archivage des fichiers informatiques. Paris :

Direction des Archives de France, septembre 1999 [25.06.2002] available

from internet :

5 Frdric GRENIER. Intgration de la GED la gestion documentaire .

Mmoire de DESS : Enssib, Lyon I, 1999.

6 Grard DUPOIRIER. Technologie de la GED : techniques et management

des documents lectroniques. 2 ed. Paris : Herms, 1995. 302 p.

7 Martin ADER.Management collectif de l'information : gestion lectronique

de l'information (GED), collectique (groupware), flux de travail

(workflow). Paris INSEP Editions, 1996. 181 p.

8 Imad SALEH. Les bases de donnes pour l'Internet et l'Intranet. Paris :

Herms science publications, 1999. 250 p.

9 Anglique SANCHEZ. Bilan et implmentation de l'Intranet de la

documentation scientifique du groupe Pierre Fabre. Mmoire de DESS :

Enssib, Lyon I, 2000. 63 p.10 Philippe PEREZ. Conception de l'Intranet de la bibliothque du C.N.R.S de

Grenoble. Mmoire de DESS : Enssib, Lyon I, 1999. 51p.



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Table des annexes

ANNEXE 1 : PRSENTATION DE LA SOCIT ...........................................II

ANNEXE 1-1 : HISTORIQUE DE LA SOCIT .........................................................III

ANNEXE 1-2 : TRANSNERGIE DANS LE MONDE ...............................................XIV

ANNEXE 1-3 : ORGANIGRAMME DE LA SOCIT :............................................XVII

ANNEXE 2 : LORGANISATION DU SERVEUR.....................................XVIII

ANNEXE 2-1 : FICHE DE DFINITION DUNE ARBORESCENCE ............................XIX

SOUS DOSSIERS.........................................................................................XIX

ANNEXE 2-2 : RECENSEMENT DES FICHIERS PAR TYPE DE DOCUMENTS .............. XX

ANNEXE 2

867 Mise en Place d Un Systeme d Archivage Electronique Et Etude d Un Modele de Ged

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