04 Manual de CIVI Report.pdf

7/25/2019 04 Manual de CIVI Report.pdf

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Manual de CIVI ReportCRM para empresas del sector hotelero

La siguiente informacin se ha tomado de la URL

http://www ctamlibre org/?q=civicrm/node/369respetando los

derechos de autor y confines acadmicos y pedaggicos

nica y exclusivamente.

La adaptacin de estilo se ha efectuado por Popayn Vive

Di ital
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/369


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Contenido General

CiviReport................................................................................................................................ 3

1. Qu es CiviReport? .............................................................................................................. 3

1.1 Ejemplo: un informe simple para la recaudacin de fondos................................ 3

1.2 Ejemplo: informe financiero...................................................................................... 4

1.3 Escenario: saber las donaciones totales de un hogar.......................................... 4

2. Lo que debe saber ................................................................................................................. 5

Conceptos clave..................................................................................................................... 5

2.1 Las plantillas de informes.......................................................................................... 5

2.2 La diferencia entre un informe y buscar.................................................................. 6

2.3 Opciones de informe.................................................................................................. 6

2.4 Informes resumidos y los detallados....................................................................... 6

2.5 Preguntas clave.......................................................................................................... 7

3. Configuracin ........................................................................................................................ 8

3.1 Configurar las plantillas de informes....................................................................... 8

3.2 Los criterios del informe............................................................................................ 9

3.3 Mostrar columnas..................................................................................................... 10

3.4 Agrupar por columnas.............................................................................................. 10

3.5 Establecer filtros....................................................................................................... 11

3.6 Intervalo de fechas................................................................................................... 113.7 Ajustes de informe.................................................................................................... 12

3.8 Configuracin de correo electrnico...................................................................... 15

4. Tareas cotidianas ................................................................................................................. 17

4.1 Visualizacin de informes........................................................................................ 17

4.2 Reportes en la pgina de inicio.............................................................................. 18

4.3 Dashboard................................................................................................................. 18

4.4 Aadir los resultados del informe a un grupo....................................................... 19

Contenido de Ilustraciones

Ilustracin 1 Menu de configuracion de reportes ......................................................................... 8

Ilustracin 2 Men de creacin de reporte a partir de plantilla ................................................... 9

Ilustracin 3 Campos de filtro de reportes ................................................................................. 11

Ilustracin 4 Opciones generales de ajuste del reporte ............................................................. 13

Ilustracin 5 Otras opciones para el envio del reporte ............................................................... 14

Ilustracin 6 Formulario de seleccion de reportes a anexar ....................................................... 15

Ilustracin 7 Boton de acceso a la configuracion del panel ........................................................ 15

Ilustracin 8 Botones de control de opciones del reporte .......................................................... 17


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Ilustracin 9 Botones disponibles del dashboard ....................................................................... 18

Ilustracin 10 Formulario de configuracin de panel ................................................................. 19

Ilustracin 11 Elementos para adicin a resultados al informe de un grupo ............................. 19


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CiviReport

Este es un manual sobre cmo usar el componente Report de CiviCRM. El objetivo general es

ofrecer documentacin til a quienes quieran aprender a usarlo; el objetivo particular es que

sirva como herramienta de apoyo didctico a las organizaciones que participan del proyecto

gestin de contactos y boletines con CiviCRM, dentro de la agenda de trabajo de la iniciativa

CTAM para 2014.

1 Qu es CiviReport?

Report ayuda a su organizacin para evaluar su impacto y disear estrategias para lograr su

misin. Facilita la tarea de crear informes para los directivos de la organizacin, los donantes y

dems reas interesadas.

CiviReport le permite crear, ejecutar y programar informes basados en los datos CiviCRM tiene

sobre sus contactos y sus interacciones con su organizacin.

Estos informes son consultas a la base de datos a partir de criterios y campos disponibles.

Los informes pueden entregarse en una pgina web, como dashlet en la pgina de inicio de

CiviCRM o programarse como el envo de un correo electrnico que puede incluir un archivo

CSV o PDF.

1.1 Ejemplo: un informe simple para la recaudacin de fondos

Una organizacin que apoya a los trabajadores de la calle ha puesto en marcha una campaa

para recaudar fondos para un nuevo refugio.

El director de desarrollo quiere llegar a los donantes que hicieron una gran donacin el ao

pasado pero no han dado dinero este ao.

Crearon una instancia del informe que filtra los datos para mostrar a la gente que dio ms de

500 euros el ao pasado, luego corri el informe y us el botnAadir a grupopara poner a

estos donantes en un nuevo grupo para enviarles un correo electrnico con informacin acerca

de la campaa de recaudacin para el refugio.

Por ltimo, aadi el informe a los dashboards de CiviCRM examinar los aportes de este grupo

de donantes antes de la campaa.

Cualquier persona que dona se quitar automticamente de esta lista, y los que quedan estn

visibles en el dashlet que puede usarse como base para el seguimiento de las llamadas

telefnicas o cualquier otro contacto personalizado.
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/494http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/494http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/495http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/495http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/494


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1.2 Ejemplo: informe financiero

Una organizacin acadmica tiene membresas para 1,500 miembros.

Sus miembros renueven su membresa en lnea y pagan, ya sea en lnea con tarjeta o fuera de

lnea mediante domiciliacin bancaria.

El encargado de finanzas necesita varios informes para realizar un seguimiento del dinero que

entra y la automatizacin de este proceso fue una razn clave para la implementacin de

CiviCRM.

Todos estos informes son regulares y se le envan a l por correo electrnico con un archivo

CSV para que pueda importar los datos en su software de contabilidad o de su interfaz de

banca en lnea.

Cada lunes por la maana recibe una lista de todos los pagos en lnea completados para la

semana anterior; este informe contiene la cantidad y el momento del pago, junto con motivo del

pago y un ID de referencia con el que puede seguir el registro en CiviCRM.

Al final de cada mes, se recibe una lista de todos los miembros que pagan mediante

domiciliacin bancaria cuya membresa expira en el mes siguiente.

Esto le permite configurar los pagos de dbito directo para estas renovaciones de membresa

mediante la importacin de parte de la lista en su interfaz de banca en lnea.

Estos informes ahorran varias horas al mes y le permiten centrarse en la gestin eficaz de los

recursos financieros.

1.3 Escenario: saber las donaciones totales de un hogar

Una organizacin mantiene registros de individuos organizados por hogares. Una situacin

comn es que el padre de familia ha asistido a unos de eventos de pago y la madre a eventos,

adems de que hacen donaciones por separado.

El personal puede ejecutar el Informe Resumen de Donacin (Hogar) segn sea necesario,

utilizando el nombre de la familia para encontrar todas las contribuciones e informacin

relevante para responder a las preguntas de la persona que llama.

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/reporting/what-is-civireport/


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2 Lo que debe saber

Este captulo explica las ideas clave que son tiles en la planificacin de su uso de

CiviReport. Debe leerlo antes de comenzar a configurar CiviReport para el uso diario.

Tambin es til cuando alguien quiere entender mejor cmo funciona CiviReport.

Puede omitirlo si slo desea buscar en los informes especficos que ya han sido configurados

por el administrador de CiviCRM.

CiviReport puede ser utilizado como una herramienta de gestin en la planificacin

organizacional y como herramienta de anlisis del comportamiento de los contactos, las nuevas

afiliaciones y las donaciones. Se pueden producir tablas y grficos y configurar el envo de

informes por correo electrnico a personas especficas de acuerdo a un horario.

La variedad de aspectos sobre los que una organizacin puede pedir informes prcticamente

ilimitada. CiviCRM tiene el objetivo de atender el 90% de los escenarios y permitir que el

sistema sea fcil de configurar por administradores y desarrolladores para cubrir el 10%

restante.

Conceptos clave

2.1 Las plantillas de informes

Una plantilla de informe es la base para crear cualquier cantidad de informes derivados de ella.

CiviCRM viene con una serie de plantillas de informes predefinidos que se pueden utilizar para

crear informes especficos.

Por ejemplo, la plantilla de Detalles de membresas (Membership details) en en

men Reportes > Membership Reportse puede utilizar para crear un informe que muestre

todos los estudiantes que se han unido a la organizacin en el ltimo trimestre u otro que

muestre todas las membresas canceladas este ao.

Estas plantillas estn diseadas para satisfacer las necesidades bsicas de las organizaciones

no lucrativas y las organizaciones, es probable que las futuras versiones de CiviCRM incluyan

nuevas plantillas de informes. Puede crear nuevas plantillas para satisfacer las necesidades de

su organizacin y aportar estos modelos para que las aprovechen otros en la comunidad

CiviCRM.

Escribir una nueva plantilla de informe requiere algunos conocimientos de PHP y SQL.

Consulte laGua del desarrolladoren ingls para obtener ms detalles de cmo hacer esto.
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/496http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Develophttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Develophttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Develophttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Develophttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/496


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2.2 La diferencia entre un informe y buscar

Las funciones de bsqueda de CiviCRM cubren la mayora de los escenarios, por lo que es

importante saber cundo usar Reportesy cundo Buscar.

CiviReport ofrece a los usuarios la capacidad de mostrar de manera accesible informacin

compleja acerca de sus datos y responder preguntas acerca de la informacin de manera

accesible.

Es til si va a hacer uno o varios tipos de informes frecuentemente.

La interfaz actual de Report no admite acciones por lote como la actualizacin a travs un

perfil, la creacin de grupos inteligentes y otros.

Esto significa que si usted desea llevar a cabo una sobre un conjunto de resultados, es mejor

usar Buscaren lugar de Reportes.

Sin embargo, en algunos casos los informes son ms flexibles que las bsquedas; cada uno

tiene su propio conjunto de caractersticas.

Por ejemplo, los informes le permiten cambiar las columnas que se muestran y los resmenes

de los informes se pueden ordenar para mostrar los resultados que usted elija.

2.3 Opciones de informe

Ejecutar el informe: se puede imprimir a partir de lo que es visible en el navegador, o

puede generar un PDF o exportar en formato CSV. Todos ellos corren el informe una vez

cuando se pulsa el botn y le permitir trabajar con l.

Dashlet: le permite hacer que un informe est disponible en el panel de inicio para los

usuarios que tengan los permisos adecuados. Esto es til para la informacin que desea

ver en una base regular, tal como una lista de los nuevos miembros, o las donaciones de

este mes. En este caso, el informe se ejecuta cada vez que el cuadro de mandos se

carga.

Email: programa un correo electrnico regular del informe, puede hacer que la oficina de

finanzas reciba un correo mensual de los ingresos o que el administrador tenga un correo

electrnico semanal de las renovaciones de menbresas que estn atrasadas.

2.4 Informes resumidos y los detallados

Los informes suelen venir en parejas: uno que muestra un resumen y el otro que muestra el

detalle.

Estos informes se pueden vincular, lo que permite a los usuarios ver la informacin de un

vistazo con la opcin de profundizar en un determinado informe para ms detalles.


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2.5 Preguntas clave

Debera usar CiviReportespara una tarea determinada o lo puede resolver mejor con

una bsqueda?

Qu informes estn disponibles? La lista est en constante crecimiento. Para obtener

una lista completa de los informes disponibles en su versin, junto con una explicacin de

cmo se pueden utilizar, vaya al men Reportes, elija el componente del que quiere hacer

un informe (Contactos, Mailings, Contribuciones, Eventos, Membresas, etctera) y haga

clic en Nuevo Reporte, que lo llevar a la opcin Crear reporte a partir de

plantilla(Create New Report From a Template).

Qu quiere saber de sus datos? Por ejemplo, si quiere saber cuntos miembros nuevos

que tiene en un perodo o cunto dinero recaud en una campaa.

Qu campos necesita incluir?

El informe proporciona suficientes opciones o va a necesitar analizarlo con ms detalle

en una hoja de clculo?

Se trata de un informe poco usado o lo va a tener que ejecutar regularmente? Podra

hacer una plantilla de informe para simplificar hacerlo en el futuro?

Quin tiene que ver este informe? Va a proporcionar la informacin sensible que slo

debera estar disponible para los usuarios con privilegios o se dar actualizaciones diarias

a todos?

Para cada componente de CiviCRM (Contactos, Mailings, Contribuciones, Eventos,

Membresas, etctera) hay plantillas de reportes configuradas.

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/reporting/what-you-need-to-know/
http://book.civicrm.org/user/current/reporting/what-you-need-to-know/http://book.civicrm.org/user/current/reporting/what-you-need-to-know/http://book.civicrm.org/user/current/reporting/what-you-need-to-know/http://book.civicrm.org/user/current/reporting/what-you-need-to-know/


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3 Configuracin

En esta seccin se explica cmo configurar CiviReportes. Sea asume que usted ya sabe para

qu quiere utilizar sus informes, y describe el flujo de trabajo para crear uno a partir de una

plantilla para ponerlo a disposicin de los usuarios.

Si no encuentra una plantilla que le sirva para generar el informe que necesita, consulte el

captulo de informes personalizados en la

seccinCrear extensiones de plantillasen

la Gua del desarrolladorpara obtener

informacin sobre cmo crear de nuevas

plantillas**.

Esta tarea que estara a cargo del tcnico

que se encarga de darle mantenimiento aCiviCRM y a su servidor web, ya que

requiere conocimientos de PHP y SQL.

3.1 Configurar las plantillas deinformes

Las plantillas de informes cuentan con

opciones generales que se pueden

personalizar para crear informes especficos

que que estn a disposicin de los usuarios

de CiviCRM.

La opcin Todos los reportes/All

Reportsmuestra todas las plantillas de

informes disponibles y las agrupa por

componente, cada una tiene una breve

descripcin. Si ya hay reportes generados a

partir de una plantilla se ver un enlace para

verlos.

Ilustracin 1 Menu de configuracion de reportes

Al hacer clic en el botn Nuevo reportese abrir la pantalla de Crear nuevo reporte a partir de

plantilladonde la podr configurar.
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/497http://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Create+a+Report-Template+Extensionhttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Create+a+Report-Template+Extensionhttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Create+a+Report-Template+Extensionhttp://wiki.civicrm.org/confluence/display/CRMDOC/Create+a+Report-Template+Extensionhttp://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/497


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Ilustracin 2 Men de creacin de reporte a partir de plantilla

Al hacer clic sobre el nombre del modelo de informe se abre una pantalla donde se puede

configurar el informe.

Hay dos pasos para la configuracin de un informe:

1. Seleccione los criterios del informe: decidir qu informacin se muestra en el informe.

2. Definir la configuracin del informe: elegir un ttulo, establecer permisos y aadirlo a un

men.

3.2 Los criterios del informe

Hay tres tipos de criterios del informe:

Mostrar columnas

Grupo de las Columnas

Filtros


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Las opciones disponibles para estos criterios cambian segn la plantilla. A ontinuacin,

explicamos los pPrincipios generales para los diferentes tipos de criterios.

3.3 Mostrar columnas

Estas casillas de verificacin le permiten seleccionar los datos que se muestran para cada

registro en su informe. En la mayora de los informes, se requiere seleccionar al menos una

columna de visualizacin y esto no se puede omitir. Por ejemplo, en el reporte Principales

donantes, se requiere mostrar la cantidad total donada. En el reporte Detalle de los

miembrosse requiere mostrar el nombre del contacto.

3.4 Agrupar por columnas

Esto no est disponible en todos los reportes, pero es til para crear un informe que resume los

datos, en lugar de mostrar cada fila individual, y para los informes que comparan diferentes

tipos de datos.

El informe se muestra a continuacin compara las donaciones por trimestre en 2009.

Puede especificar ms de un criterio de agrupacin, con lo que se anidarn con base en esos

criterios. No siempre tendr sentido agrupar sus datos. Es probable que tenga que

experimentar con esta opcin para familiarizarse con ella a fin de saber cundo conviene usarla

y cundo no.


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Tenga en cuenta queAgrupar columnasinteracta con Mostrar columnasy no se pueden

seleccionar ambas a la vez, si lo intenta el sistema mostrar un error.

3.5 Establecer filtros

Los filtros son la principal forma de especificar qu registros va a incluir en el informe. Por

ejemplo, ejecutar el reporte Detalle de miembrossin elegir ningn filtro mostrar los registros

de todos los miembros.

A continuacin, puede filtrar el informe para mostrar los miembros de un tipo especfico que se

unieron el ao pasado.

3.6 Intervalo de fechas

Ilustracin 3 Campos de filtro de reportes

La mayora de los reportes tienen un filtro de intervalo de fechas. Esto puede ser configurado

de dos maneras:

usar un rango de fecha absoluta, por ejemplo "01 de enero 2010" a "31 de julio 2010"

usar un intervalo de fechas relativa al momento en que se genera el reporte, por ejemplo

"Ao Anterior".


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Los intervalos de fechas relativas son muy tiles para los informes que desee ejecutar en forma

permanente.

Este aoda todos los registros desde el principio del ao en curso.

Ao anteriorda todos los registros del ao anterior.

Anterior al ao precedenteda a todos los registros con exclusin de este ao.

Hasta el fin del ao anteriorda a todos los registros desde un ao antes hasta la fecha.

Los rangos de fecha Hasta el finson particularmente tiles cuando se utilizan en combinacin

conAgrupar por columnas.

La combinacin deAo anteriorconAgrupar por mesda un informe que resume los datos por

mes durante los 12 meses anteriores.

El informe muestra la cantidad total de las contribuciones recibidas en los ltimos 12 meses,

as como el total de cada mes.

Una vez que haya seleccionado los criterios del informe, haga clic en Reporte preliminar.

Si el informe se muestra no es exactamente lo que quera, abra la seccin de Criteriosen la

parte superior de la pantalla para modificarlos.

Es posible que tenga que hacer varias modificaciones antes de obtener el informe que desee.

3.7 Ajustes de informe

Una vez que est satisfecho con los criterios del informe que ha introducido en la plantilla,

gurdelo como una instancia de informe para que est disponible para usar de nuevo.


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Ilustracin 4 Opciones generales de ajuste del reporte

1. En la seccin Crear reportedebe darle un ttulo a su informe y una descripcin que ayude

a otras personas a entenderlo, por ejemplo: "estudiantes suscritos el ltimo ao".

2. Usted puede crear opcionalmente un encabezado y pie de pgina en HTML. El

encabezado y pie de pgina se mostrarn al principio y al final de las versiones en PDF o

en las descargas del informe.

Esto se puede utilizar para personalizar sus informes con el logotipo de su organizacin y

aadir otras informacin til.


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Ilustracin 5 Otras opciones para el envio del reporte

1. Si usted desea enviar el informe enviado por correo electrnico, rellene los

camposAsunto, A y CC. Puede introducir una o ms direcciones de correo electrnico en

cada campos, slo seprelas con comas. Consulte la informacin acerca de la

configuracin de correo electrnico.

2. Si usted quiere que el informe est a disposicin de otros usuarios a travs de un

elemento de men, marque la casilla Incluir el reporte en el men de navegacin?, y

especifique el men principal y los permisos.

Por ejemplo, si usted quiere que aparezca en el men Reportesseleccione ste como el

"Men principal". Alternativamente, es posible que desee agregar un informe de eventos

para el men de eventos.


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Ilustracin 6 Formulario de seleccion de reportes a anexar

1. Puede configurar permisos para ver los informes en una base reporte por reporte. Esto le

permite simplificar la interfaz de usuario para los usuarios y establecer qu informes tienen

informacin sensibles para que sea accesible slo a ciertos usuarios con permiso.

Slo Drupaltiene la posibilidad de editar los criterios del reporte, es un permiso separado

que se puede configurar a nivel global en Drupal. Los usuarios con este permiso podrn

editar los criterios del informe; usuarios sin este permiso podrn ver los informes, pero no

modificar los criterios.

2. Marcar la casilla Habilitar en el tablero?pone el informe a disposicin de los usuarios con

los permisos adecuados desde el su panel de control, basta que hagan clic en el

botn Configure su panelen el tablero de la persona).

Ilustracin 7 Boton de acceso a la configuracion del panel

1. Haga clic en Crear informe/Create Report. Ahora aparecer una lista desplegable de

informes en el men Reportes.

3.8 Configuracin de correo electrnico

Adems de introducir los parmetros de envo de correo electrnico anteriormente descritos,

para enviar reportes programados por correo(mail_report)debe estar habilitada la opcin de

programas en envo de correo. Adems, se puede programar este trabajo. La instancia de


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informe especfico y, opcionalmente, el formato se especifica como parte de la configuracin de

la tarea programada. Consulte cmo programar trabajos para obtener ms informacin.

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/reporting/setup/


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4 Tareas cotidianas

En este captulo se asume que CiviReport ya est configurado y usted es un usuario con

permiso para acceder a los informes que se han configurado para usted.

Si desea obtener ms informacin sobre cmo instalar y configurar informes, lea la seccin

sobre laconfiguracin.

4.1 Visualizacin de informes

Para ver un informe:

1. Vaya al men Reportes>lista de reportes.

2. Todos los informes se muestran en esta pgina, agrupados por el componente sobre el

que informan.

3. Haga clic en el nombre el que desea ver.

Los informes tambin se pueden configurar para ser directamente accesibles desde los mens

de navegacin. Por ejemplo, un informe de eventos se puede configurar para que aparezca en

el men Eventos.

Cuando se abre un informe, aparece en la pantalla como una tabla. Algunos tambin pueden

ser vistos como una barra o grfico circular.

Cuando sea el caso, un men desplegable le permitir seleccionar el formato que desee.

Adems de los informes de visualizacin en pantalla, puede crear una versin en PDF apta

para su impresin o envo por correo electrnico.

Ilustracin 8 Botones de control de opciones del reporte

Si desea realizar ms clculos en los datos del informe, puede enviar los datos como variables

separadas por comas (CSV) para importar a una hoja de clculo haciendo clic en Exportar a

CSV.

Si tiene los permisos adecuados, usted ser capaz de ajustar los criterios del informe y los

ajustes al ver el informe. Lea la seccin deconfiguracinpara obtener informacin detallada

sobre cmo hacer esto.
http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/498http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/498http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/498http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/497http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/497http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/497http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/497http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/498http://www.ctamlibre.org/?q=civicrm/node/498


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4.2 Reportes en la pgina de inicio

Los informes se pueden configurar para que aparezcan en el panel de herramientas en la

pgina de inicio de CiviCRM, aunque esta opcin no esta disponible para todos los informes

4.3 Dashboard

Para mostrar los informes especficos sobre el panel de herramientas:

1. Desde su panel de control, haga clic en Configurar el salpicadero.

2. Seleccione un informe de la lista de los informes disponibles.

3. Arrastre el informe en su tablero de instrumentos.

Arrastrar

Ilustracin 9 Botones disponibles del dashboard

Cmo se ve ya configurado


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Ilustracin 10 Formulario de configuracin de panel

4.4 Aadir los resultados del informe a un grupo

A veces es til aadir los contactos que arroja un informe a un grupo.

Esta funcionalidad no est disponible en todos los informes, pero en los que est, puede elegir

el grupo al que desea agregar los contactos a partir del men desplegable como se muestra a

continuacin.

Ilustracin 11 Elementos para adicin a resultados al informe de un grupo

Fuente:http://book.civicrm.org/user/current/reporting/everyday-tasks/
http://book.civicrm.org/user/current/reporting/everyday-tasks/http://book.civicrm.org/user/current/reporting/everyday-tasks/http://book.civicrm.org/user/current/reporting/everyday-tasks/http://book.civicrm.org/user/current/reporting/everyday-tasks/

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