Manual de CIVIContactos CRM para empresas del sector hotelero

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nica y exclusivamente.

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Digital

Contenido General

1. Prepararse para organizar su informacin ..................................................................... 6

1.1 Ejercicio ............................................................................................................................ 6

1.2 Una mudanza .................................................................................................................. 7

2. Mapeo de contactos ........................................................................................................... 8

2.1 Informacin bsica ..................................................................................................... 8

2.2 Las relaciones entre los contactos .......................................................................... 9

2.3 Actividades .................................................................................................................. 9

2.4 Seminarios, eventos, presentaciones y reuniones (CiviEvents) ....................... 10

2.5 Membresas ............................................................................................................... 10

2.6 Agrupar y etiquetar los componentes .................................................................... 11

2.7 Perfiles ....................................................................................................................... 11

3. Contactos ........................................................................................................................... 12

3.1 Un vistazo rpido a los contactos .......................................................................... 12

3.2 Acciones para Contacto .......................................................................................... 13

3.3 La pestaa Resumen ............................................................................................... 13

3.4 Campos para individuos .......................................................................................... 14

3.5 Direcciones ................................................................................................................ 14

3.6 Nmeros de telfono ................................................................................................ 14

3.7 Direcciones de correo electrnico .......................................................................... 15

3.8 Preferencias de comunicacin y opciones de privacidad .................................. 15

3.9 Saludos y campos de destinatario ......................................................................... 15

3.10 Otras pestaas .......................................................................................................... 15

3.11 La pestaa Relaciones ............................................................................................ 15

3.12 La pestaa Actividades ............................................................................................ 16

3.13 La pestaa Contribuciones...................................................................................... 16

3.14 La pestaa Membresas .......................................................................................... 17

3.15 La pestaa Eventos .................................................................................................. 17

3.16 La pestaa Grupos ................................................................................................... 18

3.17 La pestaa Notas ...................................................................................................... 19

3.18 La pestaa Etiquetas ............................................................................................... 19

3.19 La pestaa Registro de modificaciones ................................................................ 19

3.20 Aadir contactos ....................................................................................................... 20

3.21 Consejos tiles al agregar contactos: ................................................................... 21

3.22 Estandarizar las direcciones ................................................................................... 21

3.23 Editar contactos ........................................................................................................ 21

3.24 Eliminar contactos .................................................................................................... 22

3.25 Recuperar contactos ................................................................................................ 22

3.26 Subtipos de contacto................................................................................................ 23

3.27 Personalizacin de la vista de los contactos ........................................................ 23

3.28 Buscar contactos ...................................................................................................... 24

3.29 Informacin ms avanzada en el manual de CiviReport .................................... 24

3.30 Bsqueda avanzada ................................................................................................ 25

3.31 Importar contactos .................................................................................................... 25

3.32 Consideraciones antes de importar ....................................................................... 25

3.33 Preparacin para la importacin de datos ............................................................ 25

3.34 Crear el archivo CSV para importar los datos ..................................................... 28

3.35 Ejecutar la importacin ............................................................................................ 28

3.36 Importacin de datos relacionales ......................................................................... 33

4. Grupos y etiquetas ........................................................................................................... 36

4.1 Configuracin y funcionalidad de los grupos ....................................................... 36

4.2 Visibilidad ................................................................................................................... 36

4.3 ID de grupo ................................................................................................................ 37

4.4 Etiquetas .................................................................................................................... 37

4.5 Grupos vs. etiquetas ................................................................................................ 37

4.6 Ventajas de las etiquetas {#vetiqueta} .................................................................. 38

4.7 Ventajas de los Grupos {#vgrupo} ......................................................................... 38

4.8 Limitaciones de los Grupos ..................................................................................... 38

4.9 Gestin de grupos .................................................................................................... 39

4.10 Bsqueda de contactos en un grupo ..................................................................... 39

4.11 Grupos y listas de control de acceso (ACL por sus siglas en ingls) .............. 40

4.12 Trabajar con etiquetas ............................................................................................. 40

4.13 Conjuntos de etiquetas ............................................................................................ 42

4.14 Una nota acerca de la bsqueda de etiquetas y conjuntos de etiquetas ........ 42

4.15 Grupos inteligentes .................................................................................................. 43

4.16 Cundo usar un grupo inteligente? ..................................................................... 43

4.17 Crear grupos inteligentes ........................................................................................ 43

4.18 Cambiar los criterios para grupos inteligentes ..................................................... 44

4.19 Guardar grupo inteligente en la memoria cach {gicache} ................................ 45

5. Actividades ........................................................................................................................ 46

5.1 Atributos de las actividades: ................................................................................... 47

5.2 Crear nuevos tipos de Actividad ............................................................................ 47

5.3 Configurar campos personalizados para las Actividades .................................. 48

5.4 El estado de la actividad.......................................................................................... 49

5.5 Relaciones ................................................................................................................. 49

5.6 Crear relaciones entre contactos ........................................................................... 50

5.7 Conectar empleados y empleadores ..................................................................... 50

5.8 Agregar contactos a las organizaciones ............................................................... 51

5.9 Agregar contactos a los hogares ........................................................................... 51

5.10 Crear nuevos tipos de relaciones .......................................................................... 52

5.11 Crear nuevos tipos de relaciones .......................................................................... 53

6. Perfiles ............................................................................................................................... 54

6.1 Cmo usar los Perfiles ............................................................................................. 54

6.2 Diferentes usos: Recoger informacin en pginas pblica ................................ 54

6.3 Visualizacin de la informacin en pginas pblicas .......................................... 55

6.4 Personalizar la interfaz de usuario ........................................................................ 55

6.5 Actualizacin de la informacin en los lotes......................................................... 56

6.6 Gestin de listas de correo electrnico ................................................................. 56

6.7 Planificar sus perfiles ............................................................................................... 56

6.8 Creacin y gestin de perfiles ................................................................................ 57

6.9 Crear un perfil y entender su configuracin ......................................................... 57

6.10 Ajustes avanzados ................................................................................................... 58

6.11 Adicin de campos y elegir la configuracin del campo en perfiles ................. 61

6.12 Gestin de perfiles {#gestin} ................................................................................. 62

6.13 Formularios independientes con perfiles .............................................................. 62

6.14 Campos de valores mltiples en los perfiles ........................................................ 63

6.15 Hacer directorios con perfiles ................................................................................. 63

6.16 Crear enlace al Directorio ........................................................................................ 64

6.17 Actualizacin por lotes a travs de perfiles .......................................................... 65

6.18 Limitaciones de actualizacin por lotes................................................................. 65

6.19 Ver / editar / registrar nuevos usuarios a travs de perfiles .............................. 65

6.20 Incluir perfiles en la pantalla Mi cuenta de Drupal............................................... 66

6.21 Crear nueva cuenta desde el perfil de inscripcin .............................................. 66

6.22 Incluir perfiles en formas en componentes CiviCRM .......................................... 66

6.23 Alternativas a los perfiles ........................................................................................ 67

6.24 Alternativas especficas de Drupal......................................................................... 67

6.25 La API ......................................................................................................................... 68

7. Crear campos personalizados ............................................................................................. 69

7.1 Conjuntos de campos personalizados .................................................................. 69

7.2 Nombre del grupo ..................................................................................................... 71

7.3 Usado para ................................................................................................................ 71

7.4 Orden .......................................................................................................................... 72

7.5 Registros mltiples ................................................................................................... 72

7.6 Estilo de visualizacin .............................................................................................. 73

7.7 Est esta configuracin personalizada de datos activa? ................................. 73

7.8 Pre y post formulario de ayuda .............................................................................. 74

7.9 Otros ajustes ............................................................................................................. 74

7.10 Los campos personalizados ................................................................................... 74

7.11 Etiqueta de campo.................................................................................................... 75

7.12 Tipo de campo de entrada de datos ...................................................................... 76

7.13 Tipo de opcin ........................................................................................................... 78

7.14 Base de datos de longitud de campo .................................................................... 79

7.15 Orden .......................................................................................................................... 79

7.16 Valor por defecto ...................................................................................................... 79

7.17 Ayuda anterior y posterior al campo ...................................................................... 79

7.18 Requerido? .............................................................................................................. 79

7.19 Se puede buscar con este campo? ..................................................................... 79

7.20 Activo? ..................................................................................................................... 80

7.21 Ver slo? ................................................................................................................. 80

7.22 Elegir entre campos, grupos y etiquetas .............................................................. 80

7.23 Limitaciones de los campos personalizados ........................................................ 81

Contenido de Ilustraciones

Ilustracin 1 Acciones ejecutables sobre un contacto ................................................................ 13

Ilustracin 2 Campos del contacto .............................................................................................. 13

Ilustracin 3 Ejemplo de datos completos .................................................................................. 14

Ilustracin 4 Panormica de otras pestaas ............................................................................... 15

Ilustracin 5 Ejemplo que muestra las relaciones ....................................................................... 16

Ilustracin 6 Pantalla de registro de actividades ........................................................................ 16

Ilustracin 7 Membresas activas ................................................................................................ 17

Ilustracin 8 Pgina activa de eventos del contacto ................................................................... 18

Ilustracin 9 Pantallazo de aadir notas ..................................................................................... 19

Ilustracin 10 Etiquetas ............................................................................................................... 19

Ilustracin 11 Log de cambios realizados en el registro del contacto ........................................ 20

Ilustracin 12 Panel de creacin de contactos ............................................................................ 20

Ilustracin 13 Edicin del contacto ............................................................................................. 22

Ilustracin 14 Importacin de contactos .................................................................................... 29

Ilustracin 15 Opciones de importacin ..................................................................................... 30

Ilustracin 16 Campos coincidentes............................................................................................ 31

Ilustracin 17 Nombre y descripcin del campo ......................................................................... 31

Ilustracin 18 Mensaje de aviso de errores en filas de archivo csv ............................................ 32

Ilustracin 19 Importacin de registros a nuevo grupo .............................................................. 32

Ilustracin 20 Resmen de las importaciones ............................................................................ 33

Ilustracin 21 Revisin de los campos a importar ...................................................................... 34

Ilustracin 22 Relacin de los identificadores externos ............................................................. 34

Ilustracin 23 Pantallazo de administracin de grupos .............................................................. 39

Ilustracin 24 Pantallazo de contactos en un grupo ................................................................... 40

Ilustracin 25 Etiquetas de las categorias ................................................................................... 40

Ilustracin 26 Formulario deingreso de las etiquetas ................................................................. 41

Ilustracin 27 Activacin o desactivacin de etiquetas .............................................................. 42

Ilustracin 28 Bisqueda avanzada de registros ........................................................................... 44

Ilustracin 29 Parametros de grupo ............................................................................................ 45

Ilustracin 30 Pantallazo de tipos de actividad ........................................................................... 46

Ilustracin 31 Pantallazo de tipos de actividad ........................................................................... 48

Ilustracin 32 Conjunto de campos personalizados ................................................................... 49

Ilustracin 33 Creacion del conjunto de campos personalizados ............................................... 71

Ilustracin 34 Pantallzo de definicion de campos personalizados .............................................. 75

Ilustracin 35 Formato de datos ................................................................................................. 76

Ilustracin 36 Pantallazo de opciones adicionales de campos personalizados .......................... 78

1. Prepararse para organizar su informacin

Esta seccin trata de los principales bloques que CiviCRM utiliza para almacenar datos y ofrece consejos sobre cmo transferir y organizar su informacin. El xito de la implementacin de CiviCRM depende de almacenar los datos en el lugar correcto y de la manera correcta. Para hacerlo, se requiere un poco de planificacin y reflexin al mapear sus datos. Antes de empezar, piense en los sistemas que usa actualmente para almacenar y organizar sus datos. Pueden incluir: Hoja de clculo, base de datos Sistema de correo electrnico Archivos de papel o en la memoria de alguien Al pensar en sus contactos y sus interacciones con su organizacin, hable con sus compaeros de trabajo, desde los fundadores y veteranos hasta los que acaban de ingresar. Hable con tantas personas como sea posible para obtener una imagen completa de sus interacciones con todo tipo de contactos; asegrese de tener una charla con cada uno de los representantes por rea. Muchas organizaciones cometen el error de no pensar en quines son sus contactos en realidad. Dedique tiempo a identificar a todas las personas involucradas en su organizacin. Con qu diferentes tipos de personas que interactan, en qu se diferencian unos de otros? Cuanto mejor comprenda esto, mejor podr organizarlo todo en CiviCRM y ste le ser ms til.

1.1 Ejercicio

Aqu hay algunas preguntas importantes que debe hacerse:

1. Tiene hojas de clculo con informacin sobre sus contactos, donaciones u otros datos valiosos?

2. Tiene notas o archivos con la informacin de su comunidad? 3. Alguien en su organizacin saben mucho acerca de los miembros de la comunidad? 4. Cmo viene el dinero en su organizacin? 5. Cules son las tareas cotidianas que el personal y los voluntarios llevan a cabo? 6. Cmo se comunica actualmente con sus contactos? 7. Qu clasificaciones o etiquetas est usando para sus contactos existentes (es decir,

ex alumnos, estudiantes, padres de familia, los principales donantes, voluntarios, miembros, directores, inscritos, interesados, organizaciones amigas, aliadas, afines...)?

8. Cmo realizan el seguimiento de las actividades y las comunicaciones (correos electrnicos, reuniones, seminarios y otros eventos) que tiene con su comunidad?

9. Tiene una lista correos o de contactos agrupados segn intereses o preferencias? 10. Cmo manejan los nuevos contactos? 11. Existen informes que le gustara crear? Qu informacin le gustara tener?

CiviCRM ha sido diseado para ser flexible y adaptable, con base en la retroalimentacin de muchas diferentes organizaciones no lucrativas, pero puede que no se asocien exactamente con la forma en que su organizacin trabaja actualmente. Hacer uso de CiviCRM podra significar hacer algunas adaptaciones al flujo de trabajo actual en el entendido de hacerlo ms eficiente al adoptar mejores prcticas en materia de tecnologa. Hay que ser pragmtico y flexible, la intencin es que CiviCRM se adapte a la forma de trabajo de la organizacin, no que sea un proceso traumtico y difcil.

Vale la pena recordar que CiviCRM ofrece muchas oportunidades de interactuar con tus contactos formas nuevas. El aprovechamiento de estas nuevas posibilidades puede conducir a cambios positivos y mejoras.

1.2 Una mudanza

Puede ser til pensar en los datos preexistentes en la misma forma que los muebles de una casa de la que se van a mudar. Es oportunidad de decir si se desechan o conservan muchas cosas. Ubique datos que ya no le sirven, tal vez viejas divisiones organizativas que se han abandonado, o direcciones de oficina que ya no ocupan. Algunos datos antiguos seguirn teniendo valor. Por ejemplo, una organizacin en un apuro financiero decidi utilizar una vieja lista de donantes fundadores que no haban dado dinero durante muchos aos. Result que an tenan fuertes lazos emocionales con la organizacin que haban fundado y vinieron a su rescate. En ese caso, conservar esa informacin es crucial. As como al mudarse a un nuevo espacio hay que limpiar, tambin hay que depurar los datos antes de llevarlos a CiviCRM. De nada le servir tener a mano nmeros de telfono y direcciones de correo electrnicas que ya estn caducas por lo que usted est comenzando con tan limpio y til una base de datos como sea posible. Puedes leer ms sobre esto en el apartado "Mapeo de datos". Para el traslado de informacin a CiviCRM hay que invertir tiempo corroborando la edad de personas, y tomar decisiones para estandarizar cmo se almacenarn los diferentes elementos de los registros de contactos (por ejemplo, se introducir la ubicacin como Distrito Federal o como Ciudad de Mxico?). Hay que cuidad de eliminar los registros duplicados, las entradas accidentales, la informacin obsoleta, y los registros daados. Los siguientes apartados le ayudarn a entender lo que puede almacenar en CiviCRM datos y cul es la mejor manera de asignar los registros existentes en la estructura CiviCRM.

2. Mapeo de contactos

Todo el mundo piensa acerca de los datos de manera diferente. Por ejemplo, "Donacin", "Aportacin", y "Contribucin" son conceptos que se refieren, todos, a dinero dado a su organizacin, aunque podran existir diferencias sutiles entre ellos. Eso no importa: CiviCRM es flexible y adaptable, as que incluso si la informacin relevante para la organizacin se maneja con mucho detalle, es posible acomodar cada pieza en un lugar adecuado; nada ms es necesario detenerse a pensar cmo organizarla. Hay que resistir la tentacin de aadir campos personalizados de inmediato. Antes de aadir un nuevo campo, hay que aprender la pertinencia de cada mdulo CiviCRM que automatiza procesos, como la vigencia de una membresa, la caducidad de una afiliacin y los recordatorios de renovacin. Si antes de revisar que ya haba un campo para la informacin que quiere guardar crea un campo nuevo, al final tendr dos cajones para guardar la misma informacin, y esto causar confusiones posteriores. Evite este tipo de duplicados. En las siguientes secciones conocer las opciones que ofrece CiviCRM y tendr consejos para el mapeo de los datos. En lugar de utilizar hojas de clculo planas, tendr datos relacionados. Gracias al uso de las relaciones, podr tener una idea ms completa de la comunidad que apoya a su organizacin.

2.1 Informacin bsica

CiviCRM viene con campos predeterminados para almacenar nombres, direcciones, nmeros de telfono, correos electrnicos, notas y otra informacin de contacto. CiviCRM fue diseado para organizaciones no lucrativas, por lo que el mapeo de la informacin de su componente bsico debe ser fcil. CiviCRM contempla tres grandes tipos de contacto, dependiendo si son:

Individuos Cualquier persona de la que su organizacin quiere mantener un registro.

Organizaciones Puede ser una ONG sin nimo de lucro, una empresa, un rea interna de su organizacin, o un comit de alguna institucin gubernamental. En general, usted debera crear al menos un contacto de tipo Organizacin para representar a su propia organizacin. Esto es especialmente til cuando se est configurando membresas.

Hogares Est pensado para una familia o un grupo de personas que comparten un lugar fsico.

Cada tipo de contacto viene con diferentes campos. Por ejemplo, el gnero slo se aplica a los individuos, no las organizaciones o los hogares, por lo que el campo de gnero slo est disponible para los tipos de contactos individuales y subtipos.

1

Informacin acerca de sus contactos que es especfica para su organizacin (introduccin bsica a los campos personalizados) Muchas organizaciones recolectan los datos especficos de sus actividades o estructura.

1 Para leer ms sobre los campos bsicos incorporados CiviCRM y la forma de utilizarlos,

consulte el apartado de Contactos de este mismo manual.

A pesar de que CiviCRM viene con campos para almacenar los datos bsicos que las organizaciones recogen, puede ser que necesite crear campos personalizados para guardar la informacin que es muy especfica para sus necesidades. Por ejemplo, su puede estar interesado en recopilar informacin sobre las alergias de sus miembros (en el caso de contactos individuales) o el rea de servicio (organizaciones). Al asignar datos en CiviCRM, debe decidir si la informacin se refiere a un individuo, organizacin u hogar. Informacin adicional como el "rea de servicio" slo tiene sentido para contactos del tipo organizaciones u hogar.

2.2 Las relaciones entre los contactos

Las relaciones capturan la informacin actual e histrica sobre cmo dos registros se conectan entre s. Usted o sus colegas probablemente saben ms acerca de sus contactos de lo que piensan. Puede que no hayan recogido previamente esa informacin porque no haba espacio o que se haya recogido como una "nota mental". CiviCRM viene con un conjunto predefinido de tipos de relacin entre ellos "empleador - empleado", "padre - hijo", y "empleado - empleador". Puede crear ms relaciones para describir sus relaciones especficas de organizacin, por ejemplo, puede definir un tipo de relacin de "vicario - Iglesia". Cuando crea una nueva relacin, puede definir cuando comenz la relacin y, en su caso, cuando termin. Se puede acceder a las relaciones anteriores despus de que terminaron. Por ejemplo, se puede ver que trabaj en un lugar incluso despus de que esa relacin se ha roto. El trmino hogares y los tipos de relaciones -como miembros de los hogares, cabeza de familia- confunde a muchos nuevos usuarios CiviCRM. Es til agrupar a los individuos que comparten una direccin comn en un hogar, por lo que slo reciben un correo. El "jefe del hogar" designado ayuda a las organizaciones a saber a quines deben abordar en el correo, por ejemplo, al padre y no al nio.

2.3 Actividades

Es importante saber cmo y cundo sus contactos participan con su organizacin. Saber que alguien asiste con frecuencia mensual como voluntario o que renueva su membresa anual sugiere que responde bien a las oportunidades de fortalecer su relacin con su organizacin. CiviCRM permite grabar las interacciones tales como llamadas telefnicas, correos electrnicos y reuniones entre el personal y los mandantes. Estas caractersticas ayudan a una organizacin a construir un recuerdo imborrable de sus relaciones. CiviCRM llama este tipo de intercambios actividades. Estn estrechamente vinculados a otros mdulos CiviCRM. Al grabar las contribuciones, asistencia a eventos, suscripciones de membresa, y correos electrnicos, CiviCRM crear automticamente una actividad relacionada en el registro de contacto. Debe decidir si su organizacin necesita diferentes tipos de actividades, adems de que vienen por default, como podran ser actividades de formacin, revisin, exmenes, etctera.

2.4 Seminarios, eventos, presentaciones y reuniones (CiviEvents)

CiviCRM ayuda a gestionar y rastrear cualquier ocasin en la que hay miembros de la comunidad juntos en un determinado lugar y tiempo. Seminarios, eventos, presentaciones y reuniones tienen fechas y horas de inicio y fin, los lugares (incluso en lnea) y las razones para la reunin. Puede ser que slo se acuda con invitacin, que sea un acto abierto o que se requiera que los convocados acudan con carcter obligatorio. CiviCRM viene con la funcionalidad para promover eventos y registros discogrficos. Si tiene registros de que ha participado en eventos pasados, puede transferir estos archivos valiosos a CiviEvents. El campo Tipo de evento ayuda a distinguir entre los diferentes tipos de eventos de su organizacin anfitriones. Esto es til para evaluar cuntas personas han participado en una serie similar de eventos o si alguien prefiere un tipo de evento sobre otro.

2.5 Membresas

Muchas organizaciones ofrecen un programa estructurado en el que los miembros de la comunidad pueden inscribirse para recibir ciertos beneficios durante un perodo predefinido de tiempo. Los contactos pueden elegir entre una variedad de niveles de vencimiento o beneficios; en general, cuanto ms se da la organizacin ms se recibe a cambio. Las organizaciones tambin pueden dar la membresa gratis, tal vez como un premio a voluntarios. Los beneficios pueden ser el acceso a directorios de miembros, clubes de actividades, acceso a contenido extra, descuentos, etctera. La principal diferencia entre las cuotas de afiliacin y las donaciones es que las membresas redefinen la relacin de una persona a la organizacin por un perodo de tiempo. Las organizaciones a menudo esperan que las membresas se renueven ao tras ao, mientras que una donacin es un regalo de una sola vez. Las organizaciones deben enviar un correo de reconocimiento a quien hace una donacin, pero no necesariamente se comprometen a darles los mismos beneficios que a los miembros. Vale la pena analizar la estructura de su composicin actual antes de importar los registros de membresa en CiviCRM. Tmese el tiempo para eliminar los niveles de afiliacin no utilizados o simplificar los beneficios que prometen. La nica informacin que realmente necesita transferir para cada miembro es la fecha, la duracin, las cuotas de afiliacin pagadas, y el tipo de membresa. En general, tener ms de 10 a 15 tipos de membresa puede ser difcil de manejar. A veces, las organizaciones pueden tener muchos tipos de afiliacin a fin de preservar otra informacin acerca de los componentes en el registro de afiliacin.

2

Parte de la informacin que usted registr como informacin esttica antes ahora se puede calcular de forma dinmica. Por ejemplo, CiviCRM puede calcular el nmero de aos dado que dado contacto ha sido miembro sobre la base de la fecha de la Membresa, que puede ser anterior a la fecha en la que importe esa informacin a CiviCRM.

2 Se recomienda verificar en primer lugar si CiviCRM ya tiene un contenedor nativo para llevar

un registro de esa informacin antes de extender el registro de socios.

2.6 Agrupar y etiquetar los componentes

Los directores de desarrollo, coordinadores de voluntarios y actividades, y los directores de programas almacenan una gran cantidad de informacin en sus cabezas. A menudo toman decisiones sobre a quin invitar a un evento, quienes no deben recibir una convocatoria o cul es una oportunidad perfecta para ampliar el voluntariado. Grupos y etiquetas pueden almacenar ese tipo de informacin y actuar como los bloques de construccin para la creacin de listas de correo electrnico y de invitaciones. Los grupos son tiles para identificar a dos o ms contactos con algo en comn, a diferencia de las relaciones que slo se puede capturar informacin acerca de dos contactos. Los grupos tambin pueden actuar como listas de correo. Un grupo de personas que se suscriban a su boletn de noticias (s) es un buen comienzo. Las organizaciones pueden tener estrategias complejas de comunicacin, en el que se envan diferentes correos a varios subconjuntos de su comunidad. Un individuo puede ser miembro y voluntario, por lo que recibe comunicaciones para los miembros en general y especficas para el voluntariado. Los grupos tambin son tiles para gestionar las preferencias de comunicacin. Por ejemplo, si un grupo de personas ha solicitado no recibir solicitudes para recaudar fondos, cuando envi un correo electrnico para convocar a la recaudacin de fondos, puede excluir a estas personas. Evite crear de grupos basados en la informacin que puede ser almacenada por otros campos en CiviCRM. No necesita crear un grupo para las personas que no aceptan envos masivos, ya que esa opcin se selecciona en su registro de contacto. CiviCRM excluye automticamente estos componentes de cualquier correo masivo. Del mismo modo, no es necesario un grupo llamado "donantes" porque se puede ejecutar una bsqueda avanzada para encontrar a los contacto que tengan registros de donacin, en cualquier intervalo de fechas. La mayora de las funciones disponibles para grupos tambin estn disponibles a travs de la pantalla de resultados de bsqueda. Si desea que los nuevos registros que cumplan con un criterio particular que se aadan automticamente a un grupo, puede crear un grupo inteligente a partir de una bsqueda avanzada. Por ejemplo, es posible que desee tener un grupo inteligente para todos los miembros que han donado ms de $ 100 en el ltimo ao. Cuando en el sistema se registre que un miembro hace una nueva donacin de $ 100 o ms, despus de que el grupo ha sido creado, se agregar automticamente al grupo inteligente. Las etiquetas son como las palabras clave que desea asociar con un rcord. Usted puede agregar fcilmente o quitar las etiquetas, pero no hay una manera fcil de ver el historial de cambios. Las relaciones son una herramienta mucho mejor para ver la historia de la informacin.

2.7 Perfiles

CiviCRM le permite sacar juntos conjuntos de campos para diferentes propsitos, y le ayudar a reducir la cantidad de tiempo que el personal dedica a tareas administrativas. Estos conjuntos de campos se conocen como perfiles. Los perfiles son acerca de cmo se edita sus datos o los muestra a su personal u otros grupos de usuarios, no sobre cmo se almacena su informacin.

3. Contactos

Los contactos son los cimientos de CiviCRM. Aqu veremos la forma de buscar, ver, agregar, editar y eliminar contactos. Tambin se trata cmo extender y personalizar los contactos, y cambiar la forma en que aparecern los contactos en la interfaz de usuario. CiviCRM viene con tres tipos de contacto:

Individuos - personas particulares

Organizaciones - por ejemplo, empresas u otras organizaciones sin fines de lucro

Hogares - normalmente familias o grupos pequeos que comparten un lugar fsico Cada registro de contactos viene con un conjunto de campos bsicos, que incluye:

nombres (nombre y apellido para los individuos, nombre de organizacin para las organizaciones)

saludo y campos de destinatario para diferentes mtodos de comunicacin

mtodos de contacto -correo electrnico, nmeros de telfono, direccin web-

direcciones (es decir, ubicaciones fsicas)

preferencias de comunicacin: los mtodos a travs de los cuales cada contacto prefiere recibir comunicacin o aquellos por medio de los cuales no quieren ser contactados.

Puede definir nuevos subtipos de contacto con base en estos tipos. Tambin puede aadir campos personalizados que se extiendan a todos los contactos, o que se apliquen slo a ciertos tipos de contacto o subtipos. Piense en los contactos como el centro del universo CiviCRM. El resto de los bloques de construccin de CiviCRM -como las relaciones, actividades, grupos y contribuciones- descansan sobre los contactos.

3.1 Un vistazo rpido a los contactos

Los contactos se organizan en pestaas. La primera ficha que se ve cuando se mira en un contacto est en la ficha resumen, que tiene informacin bsica del contacto en cuestin. A partir de la pestaa de resumen se puede abrir una serie de otras pestaas, cada una muestra informacin sobre los diferentes aspectos del contacto. Esta organizacin ayuda a gestionar la gran cantidad de datos que es posible recolectar con el tiempo. Las fichas se pueden activar o desactivar dependiendo de qu componentes estn habilitados (debe tener permiso para hacerlo). Por ejemplo, slo ver la ficha de miembro si el componente CiviMember est activado y tiene permiso. Tambin se pueden crear ms fichas para mostrar informacin adicional que usted quiera recopilar sobre sus contactos.

A continuacin abordamos lo ms importante de la pantalla de contacto.

3.2 Acciones para Contacto

Por encima de la lnea de las pestaas, ver unos botones. El primero es el botn de acciones, es un atajo muy til para llevar a cabo acciones con este contacto. Por ejemplo, puede agregar una nota a este contacto, o grabar un nuevo aporte, reuniones u otras actividades.

Ilustracin 1 Acciones ejecutables sobre un contacto

3.3 La pestaa Resumen

La pestaa Resumen muestra informacin general acerca de su contacto. Aqu encontrar los nombres, direcciones y datos de contacto, as como detalles de los mtodos de contacto. Algunos campos de esta ficha son slo para las personas, Otros campos son slo para las organizaciones. Aqu mostramos los campos para organizaciones:

Ilustracin 2 Campos del contacto

3.4 Campos para individuos

Nombres de las personas se dividen en las siguientes partes: prefijo, nombre, segundo nombre, apellido, sufijos y apodo (no es obligatorio usar todos). Los prefijos y sufijos son seleccionados de una lista desplegable. Si no puede encontrar el que desea, puede aadir ms opciones a la lista. Vaya al men Administrar CiviCRM> Pantallas de datos personalizados> Opciones de las listas despegables> Prefijos (Sra., Sr. Dr., Mtra., etctera).

Ilustracin 3 Ejemplo de datos completos

3.5 Direcciones

Puede grabar una o ms direcciones a cada contacto. Cada direccin tiene que estar en un tipo de ubicacin diferente (por ejemplo: trabajo, casa). Una de las direcciones se marca como primaria y se utilizar para envo de correspondencia. Puede elegir de forma explcita la ubicacin primordial o dejar que por defecto sea la primera introducida. Tambin puede compartir direcciones entre los contactos. Por ejemplo, usted puede necesitar la informacin de sus contactos y de las organizaciones en las que trabajan. Por ejemplo, para compartir la direccin de un contacto a una organizacin, al crear o editar la direccin de trabajo para un individuo, puede marcar la casilla "Compartir direccin con". Si la organizacin que busca ya existe en su base de datos, puede seleccionarla. Si no, puede crear sobre la marcha un registro seleccionando "Nueva Organizacin" del men desplegable "Crear nuevo contacto". Otros ejemplos. Puede crear una "direccin de facturacin" para enviarle facturas a un contacto.

3.6 Nmeros de telfono

Puede almacenar varios nmeros de telfono para cada contacto. Los nmeros de telfono tienen ubicaciones (personal, trabajo, casa, etctera) y tipos (fijo, fax, mvil). Tenga en cuenta que los nmeros de telfono que se agregan como de tipo mvil estarn disponibles para el envo de SMS.

3.7 Direcciones de correo electrnico

Puede almacenar varias direcciones de correo electrnico para cada contacto. Una de estas direcciones de correo electrnico puede marcarse explcitamente como la direccin de la cual recibe todos los envos a granel, como los boletines electrnicos y anuncios (por ejemplo, estos son mensajes de correo electrnico de su organizacin enviara mediante el componente CiviMail). Cualquier correo electrnico que rebote se marca automticamente como en suspenso cuando se enva a travs de CiviMail. Vea la seccin de CiviMail para ms informacin.

3.8 Preferencias de comunicacin y opciones de privacidad

Se puede definir el mtodos de comunicacin que prefieren los contactos y las opciones de privacidad (por ejemplo, si alguno no quiere ser contactado por correo electrnico).

3.9 Saludos y campos de destinatario

Hay saludos predeterminados y campos de destinatario se calculan con base en los campos de nombre de contacto. Por ejemplo, un saludo automtico para "Juan Prez" puede ser "Querido Juan". En general, los saludos por defecto se configuran aqu: Administrar CiviCRM> Comunicaciones> Formato de saludo del correo electrnico o Formatos de destinatario. Tambin se pueden seleccionar diferentes formatos para cada contacto y personalizarlos uno por uno en la base de datos.

3.10 Otras pestaas

Cabe recordar que todas estas descripciones son de las pestaas que se encuentran en la informacin de contacto, y no en las opciones del men de CiviCRM, que estn en la parte superior.

Ilustracin 4 Panormica de otras pestaas

3.11 La pestaa Relaciones

Las relaciones son las conexiones entre los registros de contactos en su base de datos. Cada conexin puede tener un nombre para describir la naturaleza de la conexin, y un contacto puede tener muchas relaciones con otros contactos en la base de datos.

Ilustracin 5 Ejemplo que muestra las relaciones

3.12 La pestaa Actividades

La ficha Actividades muestra una lista de todas sus interacciones con un contacto, incluidas las actividades integradas en todo CiviCRM como asistencia a los eventos, contribuciones, llamadas telefnicas, etc., as como cualquier actividad personalizada que haya agregado. Tambin le permite grabar las actividades con los contactos. Al hacer clic en los conos de la parte superior de la pantalla (Enviar un correo electrnico, reuniones, llamadas de telfono), aparecer una pantalla donde podr introducir los detalles.

Ilustracin 6 Pantalla de registro de actividades

3.13 La pestaa Contribuciones

Contribuciones muestra las contribuciones financieras realizadas por un contacto, as como un resumen de la actividad de la contribucin del contacto (cantidad total de contribuciones a travs del tiempo, el nmero total de las contribuciones, y el monto promedio de las cotizaciones). La pestaa tambin le permite registrar contribuciones que se hicieron fuera de lnea usando el botn Registro de contribucin (cheque, efectivo), o grabar una transaccin de tarjeta de crdito a nombre del contacto con el botn Registrar contribucin de tarjeta de crdito. Estos

dos botones conducen a formas que le permiten seleccionar el tipo financiero, adems de la informacin que aporte normal obtenida de las pginas de cotizacin pblica.

3.14 La pestaa Membresas

Esta pestaa muestra las membresas que un contacto tiene. Desde aqu puede aadir membresas y presentar los pagos de tarjetas de crdito si lo requiere. Tambin puede renovar o eliminar membresas desde el vnculo "ms".

Ilustracin 7 Membresas activas

3.15 La pestaa Eventos

Muestra los eventos relacionados con este contacto. Por ejemplo, los eventos a los que se han registrado para asistir o si acudi a una convocatoria como voluntario. Desde esta pgina se puede registrar el contacto para un evento registrar un pago con tarjeta de crdito si se requiere. El pago aparecer en la pestaa Contribuciones del contacto, en la primera fila. Tambin se puede modificar la informacin del contacto en lo que respecta al evento haciendo clic en Editar. Por ejemplo, puede cambiar el estado del evento del contacto de registrado a asisti.

Ilustracin 8 Pgina activa de eventos del contacto

3.16 La pestaa Grupos

Aqu se muestran los grupos a los que el contacto pertenece. Los grupos se pueden utilizar de varias maneras, como para definir los miembros de una lista de correo y o los permisos de gestin. Puede agregar y eliminar grupos para cada contacto, y ver el historial de los grupos de los cuales ha sido suscrito o dado de baja.

La columna Estado muestra si ha aadido el contacto al grupo. Puede configurarse para que los usuarios puedan decidir unirse a un grupo. Cuando se muestran en el sitio anuncios para unirse a un grupo, los usuarios pueden unirse llenando un perfil a travs de formularios. Encontrar ms informacin sobre el uso de **Perfiles aqu**

3.17 La pestaa Notas

Aqu se pueden grabar bits aleatorios de informacin sobre un contacto. Si despus de vaciar en los campos personalizados la informacin de sus contactos todava quiere agregar notas adicionales, este es el lugar. Pero tenga cuidado porque no est estructurada, especialmente si hay varias personas que usan CiviCRM. Las notas son de texto libre. Puede seleccionar "Solo el autor" para darle confidencialidad; esto significa que slo la persona que escribi la nota, o alguien con permiso de "ver todas las notas" (por medio de su CMS) puede verlo o editarlo.

Ilustracin 9 Pantallazo de aadir notas

3.18 La pestaa Etiquetas

Las etiquetas son una forma de categorizar los contactos de su base de datos (otros mtodos son los datos personalizados y los grupos). Puede configurar qu etiquetas que quiere utilizar. Despus, puede buscar contactos a partir de las etiquetas y crear grupos inteligentes basados en ellas. Tambin puede agrupar etiquetas por medio de un Tagset. Los Tagset agrupan etiquetas especficas. Las etiquetas no son jerrquicas, se puede crear una nueva etiqueta en un conjunto de etiquetas simplemente escribiendo una nueva etiqueta en el campo. Las etiquetas existentes que coincidan con lo que escribe aparecern como una lista de las que las puede seleccionar.

Ilustracin 10 Etiquetas

Aqu puede leer con ms detalle sobre las etiquetas y los grupos.

3.19 La pestaa Registro de modificaciones

Esta pestaa ofrece informacin acerca de los cambios realizados en el registro del contacto. Se muestra la fecha del cambio y quin hizo el cambio, pero no se especifica qu cambi.

Ilustracin 11 Log de cambios realizados en el registro del contacto

NOTA: Los administradores pueden utilizar el reporte de registro de contactos para obtener informacin detallada sobre los cambios.

3.20 Aadir contactos

La forma ms sencilla de aadir un contacto es desde el men de navegacin en la parte superior. Vaya a: Contactos> Nuevo individuo. Puede crear cualquier tipo y subtipo de contacto desde aqu.

Ilustracin 12 Panel de creacin de contactos

Cualquier forma de crear un contacto muestra la informacin de manera similar, con la informacin bsica (nombre, correo electrnico, etctera) en la parte superior del formulario y campos ms especficos agrupados en mens desplegables (como la preferencia de comunicacin y otros campos personalizados). Sin importar el tipo de contacto, una vez que introdujo la informacin, utilice la opcin Buscar contactos que coincidan para comprobar si los hay y evitar entradas duplicadas. Para aadir una Persona, el nombre y apellido, o direccin de correo electrnico son obligatorios. Para aadir una Organizacin u Hogares slo se requiere el nombre. Los puede llenar como guste, es posible volver atrs y hacer cambios mediante la pantalla de edicin.

3.21 Consejos tiles al agregar contactos:

Direccin: se pueden agregar mltiples a un contacto. Esto le permite almacenar direcciones de casa, trabajo y si es necesario, una direccin de facturacin diferente. Ver una casilla de verificacin que le permite compartir la direccin de un contacto o crear un nuevo contacto. Si selecciona Nuevo contacto, deber elegir el tipo de contacto en la caja pop-up que aparecer. Nota: cuando se comparte la direccin entre los contactos, slo se puede editar desde el registro del "contacto principal", la fuente donde fue guardara originalmente la informacin. Las opciones disponibles en el men desplegable de pases dependern de los que haya definido en Administrar> Localizacin> Idiomas, moneda, localidades de los pases disponibles. Puede haber campos que no necesita. Para editarlos, vaya a Administrar> Localizacin> Opciones de direccin. El campo "Nombre de direccin" que se puede utilizar para etiquetar una direccin en particular (por ejemplo, "casa de verano") est oculto por defecto, pero se puede activar aqu. Grupos y etiquetas: especifique etiquetas y grupos para su contacto. Tenga en cuenta que slo le puede agregar los que ya existen. Ms detalles, en el apartado que corresponde. Una vez que llen el formulario, tiene tres opciones para hacer clic:

Guardar, guardar el registro de contacto y le llevar a la pantalla de contacto.

Guardar y Nuevo, guardar el contacto y reiniciar el formulario a cero para que aada la informacin de otro contacto.

Cancelar descartar la informacin.

3.22 Estandarizar las direcciones

Para muchas organizaciones, un elemento importante en la limpieza de los datos es la estandarizar las direcciones de sus contactos. Esto es necesario para introducir estos datos correctamente en CiviCRM, y obtener resultados ms precisos en las bsquedas por direccin. CiviCRM puede analizar direcciones basado en los estndares de USPS si usted as lo elige en las opciones de configuracin de la instalacin. Para saber ms acerca de las Normas de la USPS

3 para las direcciones, consulte esta

publicacin o esta.

3.23 Editar contactos

Modificar la informacin desde la pantalla de resumen es simple. En el bloque de datos que desea editar se abrir la opcin Editar informacin si pasa el puntero del ratn sobre la esquina superior derecha. Si necesita modificar ms informacin del contacto, haga clic en el botn Editar que est sobre las pestaas.

3 Unites States Postal Services

Ilustracin 13 Edicin del contacto

Es raro, pero puede suceder que dos usuarios administradores editen un mismo contacto de manera independiente al mismo tiempo. En ese caso, el segundo ser notificado de la edicin del primero y se le dar la opcin de 'fusionar' las ediciones.

3.24 Eliminar contactos

En la parte superior derecha hay un botn para eliminar el contacto. Esto no borra el registro por completo, slo lo mueve a la papelera, de donde puede ser recuperado en una fecha posterior (mediante una bsqueda en la papelera mediante la opcin de bsqueda avanzada). Hay varias formas de eliminar un contacto:

Contacto simple Abrir el registro del contacto y hacer clic en el botn 'Eliminar contacto' en la parte superior. Tambin puede hacer una bsqueda y, desde la lista de resultados, al final de la fila del contacto que se trate, haga clic en "Ms" y seleccione "Eliminar contacto".

Mltiples contactos Haga una bsqueda avanzada, seleccione las casillas de cada contacto que desea borrar (o seleccione todo con la casilla de verificacin en el encabezado en la parte superior) y en el men desplegable "Acciones", seleccione "Eliminar contactos" para enviar los contactos a la basura (si est activado) o "Eliminar permanentemente". Le aparecer una advertencia para verificar su intencin, haga clic en "Eliminar" para continuar o en "Cancelar" para volver a la pantalla anterior.

3.25 Recuperar contactos

Por defecto, los contactos eliminados se envan a la papelera de reciclaje, y pueden recuperarse en una fecha posterior por un administrador (o cualquiera que tenga el permiso "acceso contactos borrados). Para restablecer estos contactos, vaya a Bsqueda avanzada, introduzca los detalles del contacto y compruebe la bsqueda en la ventana de checar-papelera de reciclaje debajo de la seccin Criterios bsicos.

En la lista de resultados, puede recuperar los contactos de forma individual utilizando el enlace de restauracin al final de la fila, o seleccionando Restaurar contactos desde el men desplegable. Si est seguro de que usted ya no tiene necesidad de este contacto en particular, lo puede eliminar de forma permanente. Tenga en cuenta que puede desactivar la funcin de papelera si usted gusta en Administrar> Opciones del sistema> Recuperar, Registro y Recaptura

3.26 Subtipos de contacto

Adems de los tipos de contactos por defecto, puede definir tipos de contacto adicionales (o sub tipos de contacto) para satisfacer sus necesidades. Cada subtipo de contacto que defina debe basarse en uno de tipos de contacto bsicos. Por ejemplo, 'Estudiante' se basara en el tipo de contacto 'Individuo'', y 'Enlaces de gobierno' en los contactos de tipo 'Organizacin', o en el tipo de contacto 'Hogar', dependiendo de lo que necesite. Los subtipos de contacto son muy tiles para organizar y personalizar conjuntos de datos. Por ejemplo, si desea para recoger informacin sobre materias y calificaciones de los maestros en su base de datos, pero no quiere tener esos campos para otras personas. En ese caso, debe crear un subtipo de contacto llamado Maestro, basado en el tipo de contacto Persona y luego crear un conjunto de datos personalizado que slo se aplique a las personas clasificadas en el tipo de contacto Maestro. Los tipos de contactos bsicos son mutuamente excluyentes, es decir, un contacto no puede ser una organizacin y un individuo. Sin embargo, los contactos pueden estar en ms de un subgrupo, por decir, uno que sea Maestro y tambin Padre de familia. Para editar los tipos de contacto y crear nuevos subtipos vaya a Administrar> Pantallas y datos personalizados>Tipos de contacto Tenga en cuenta que no puede eliminar los tipos de contacto bsicos pero puede cambiar sus nombres y las imgenes asociadas con ellos. Para aadir campos personalizados a los subtipos de contacto especficos, consulte el apartado correspondiente.

3.27 Personalizacin de la vista de los contactos

Despus de trabajar en la edicin de contactos un tiempo, puede notar que hay secciones o campos que no le son tiles. Puede ocultar algunos de ellos. Por ejemplo, si su organizacin no necesita almacenar informacin demogrfica, puede eliminar esto al configurar las preferencias del sitio. Para hacerlo el usuario requiere tener privilegios de administracin. Vaya a Administrar> Pantallas y datos personalizados> Preferencias de visualizacin Desactive la casilla de Demografa bajo Edicin de la Gua. Haga clic en Guardar. Tambin puede utilizar esta pantalla para cambiar el orden en que la informacin se muestra pulg in.

Del mismo modo, si desea eliminar (o aadir) campos de la seccin de la direccin, vaya a: Administrar> Localizacin> Opciones de direccin Marque o desmarque campos los campos en Editar Direccin. Haga clic en Guardar. Si algunas de las pestaas no le son tiles, puede desactivar o activar las fichas especficas en Administrar> Pantallas y datos personalizados> Preferencias de visualizacin**. Si no puede ver algunas de las pestaas, es posible que necesite habilitarlas. *La visibilidad de algunas pestaas depende de los componentes que se activan con su instalacin de CiviCRM**. Por ejemplo, la ficha Contribuciones estar oculta si el componente *CiviContribute est deshabilitado.

3.28 Buscar contactos

Vamos a empezar con algunas bsquedas simples y luego pasar a las tcnicas ms avanzadas. Los principiantes en CiviCRM deben estar familiarizados con Bsqueda rpida, bsqueda avanzada y las bsquedas de componentes. Los usuarios ms avanzados tambin deben revisar los informes, bsquedas personalizadas y Generador de bsquedas. Hay tres razones principales para realizar una bsqueda: 1. Para buscar un contacto especfico: en el cuadro de bsqueda rpida puede encontrar los

contactos por nombre, direccin de correo electrnico u otras caractersticas.

2. Para realizar una accin en un contacto o seleccin de contactos que cumplen con ciertos criterios: un flujo de trabajo comn en CiviCRM, llamada una bsqueda-accin, es encontrar los contactos que cumplen con ciertos criterios y luego realizan una accin en ellos.

Por ejemplo, es posible que desee buscar todos los contactos de un grupo para invitarlos a una reunin, encontrar a los contactos cuya membresa o suscripcin venci para enviarles un recordatorio de renovacin, o buscar todos los contactos menores de 25 aos en una ubicacin especfica para enviar un correo electrnico acerca de un prximo evento cerca.

3. Para informes ad-hoc la bsqueda es a menudo til, pero tiene sus limitaciones. Por ejemplo: no se puede agrupar los resultados por criterios particulares, resumir, o producir fcilmente grficos de los resultados.

3.29 Informacin ms avanzada en el manual de CiviReport

La forma ms fcil de encontrar un contacto especfico es utilizar el cuadro de bsqueda rpida que aparece en el men de navegacin en la parte superior izquierda de la pantalla. Usted puede elegir buscar por uno de varios criterios. Los contactos que coinciden con la frase que introduzca aparecern en una lista desplegable debajo de la ventana. Por ejemplo, si usted est buscando con nombre / Email, introduciendo "peter" encontrar:

gente con ese apellido

gente que tiene Peter como parte de su nombre, por ejemplo, Mara Peterson

gente que tiene a Peter como parte de su direccin de correo electrnico, por ejemplo peter@gmail.com

organizaciones con Peter en su nombre, por ejemplo, Petersfield Centro Comunitario. Usted no tiene que escribir el nombre completo de la persona, nicamente las primeras letras.

3.30 Bsqueda avanzada

Bsqueda avanzada le permite buscar a travs de toda la informacin que tenga sobre sus contactos. Por ejemplo, se puede encontrar "todos los contactos en Venezuela" o "todos los miembros del grupo asesor". Si especifica dos o ms categoras de informacin, la bsqueda muestra todos los contactos que coincidan con todas las categoras. Por ejemplo, se pueden combinar los dos criterios que acabamos de mencionar de encontrar "todos los miembros del grupo asesor en Venezuela". La pantalla de bsqueda avanzada es accesible desde el men de navegacin Buscar>Bsqueda avanzada. En esta pantalla, los criterios de bsqueda se agrupan en secciones que se refieren a diferentes tipos de datos que se pueden buscar en l, tales como datos de direcciones, notas e informacin de los componentes como Contribuciones o Eventos. Cada grupo de criterios se muestra como una barra gris. Si hace clic en una barra de color gris, se expande para mostrar las opciones dentro de ese grupo. Por ejemplo, si quiere buscar todas las personas en su base de datos de 16 a 18 aos de edad, haga clic en la barra de Demografa. Se expande, como se muestra en la siguiente figura, y se puede especificar el intervalo de fechas de nacimiento que le interese.

3.31 Importar contactos

La mayora de las organizaciones tienen sus datos en fuentes externas, como bases de datos, hojas de clculo y libretas de direcciones de correo electrnico utilizadas con anterioridad. Es tedioso introducir manualmente muchos datos, por eso CiviCRM tiene la opcin de importarlos de forma masiva si la fuente se puede exportar a un formato comn, como un archivo en versin separada por comas (CSV por sus siglas en ingls).

3.32 Consideraciones antes de importar

Para ms detalles sobre la manera de pensar de sus datos antes de importarlos a CiviCRM, por favor lea la seccin sobre "La organizacin de los datos", en especial "Mapping sus datos en CiviCRM".

3.33 Preparacin para la importacin de datos

Importacin de datos requiere una gran atencin y cuidado, as que vamos a presentar algunos de los conceptos aqu que usted debe saber antes de empezar su primera importacin. Puede importar tanto bsicos como de datos personalizados para los contactos, as como datos de asistencia a los eventos, actividades, membresas y contribuciones. Este captulo se centra exclusivamente en el proceso de importacin de contactos, aunque los procesos de otros datos son similares. Hay dos formas de importar datos:

a partir de archivos CSV {#cvs} La mayora de aplicaciones de bases de datos y hojas de clculo (por ejemplo OpenOffice.org Calc, Google Spreadsheets, Microsoft Excel) pueden crear y manipular archivos en este formato. A menudo es ms fcil de ver y limpiar sus datos cuando est en un archivo CSV que mientras que todava est dentro de su base de datos antigua.

Cada columna del archivo CSV se asignar a un campo en CiviCRM, as que asegrese de usar una columna diferente para cada parte distinta de la informacin. Dependiendo de su pas o regin, los campos en los archivos CSV pueden ser separados por punto y coma (;) en vez de comas. Si es as, tendr que cambiar el valor de importacin / exportacin de campo Separador en la configuracin de CiviCRM localizacin yendo al men de navegacin y seleccionando Administrar> Configurar> Configuracin general> Localizacin.

desde otra base de datos MySQL o SQL almacenada en el mismo servidor, mediante una consulta SQL {#sql}

Si usted no tiene una idea clara de los datos que tiene y cmo va a asignar a los campos CiviCRM, experimentar frustraciones y problemas cuando intente importar los datos. Por favor, lea acerca de cada tipo de datos en la seccin Mapeo de datos de este mismo manual, o visite la documentacin en lnea CiviCRM Las siguientes recomendaciones le ayudarn reducir los problemas al importar datos: Siempre pruebe a importar un pequeo subconjunto de sus registros, y despus visite los registros de los contactos creados en CiviCRM y asegrese de que los datos se importaron como usted esperaba. Puede ser til crear contactos de prueba que tengan todos los atributos que haya definido en el grupo de contactos que usted tiene y quiere importar. Haga la prueba de importarlo y verifique que en CiviCRM se muestran correctamente todos los datos. Asigne a cada columna de datos un campo de datos para CiviCRM. Durante la importacin, CiviCRM puede guardar esta asignacin de campos como un mapa para la importacin de datos en el futuro. Esto es til si va a importar varios archivos con la misma estructura. Para guardar la asignacin de campos, haga clic en la opcin Guardar este mapeo de campos en la casilla de verificacin que est en la parte inferior de la pantalla Asignar campos del asistente de importacin. Dele un nombre y una descripcin apropiada. Para volver a utilizar el mapa de importacin que guard, seleccinelo en el men desplegable Cargar Asignacin de Capos Guardada, que est en la pantalla Elegir origen de datos (paso 1 del asistente de importacin). Si sus importaciones toman demasiado tiempo, hgalas en lotes ms pequeos. Si tiene los permisos necesarios en el servidor web, tambin puede aumentar los valores para memory_limit y max_execution_time en el archivo php.ini. Puede agregar todos los contactos importados en grupos o etiquetas nuevas o existentes; a todos los contactos que importe en el lote se les dar los mismos grupos y etiquetas. Esto tiene un par de efectos en su importacin:

Asegrese de que los grupos y etiquetas que asigna se aplican a todos los contactos en el conjunto importado, porque se aplicarn a todo el lote. Si lo necesita, importe lotes ms pequeos de contactos para asignarle a cada uno diferentes grupos y etiquetas. Como alternativa, puede crear campos de datos personalizados en CiviCRM para que, despus de que importar los contactos, les asigne grupos y etiquetas al seleccionarlos mediante una bsqueda. Es decir, define una columna con un campo personalizado, hace la importacin, y despus realiza en CiviCRM una bsqueda de los contactos segn correspondan al campo personalizado que defini y entonces los aade a un grupo o les pone una etiqueta. Puede usar esta caracterstica para administrar la importacin. Se puede considerar como un marcador el que los contactos se agreguen a un grupo o etiqueta especficos, as puede saber a qu lote de importacin corresponda cada contacto, saber desde cundo se import y, si es necesario, deshacer la importacin de todo el lote. Los nombres y apellidos van en campos separados, por lo que al organizar su informacin en el archivo CSV estos datos deben aparecer cada uno en su columna. Lo mismo ocurre con la ciudad y el cdigo postal. La mayora de los programas de hojas de clculo contienen herramientas que automatizan el proceso de divisin de texto a travs de campos. Asegrese de que los nombres de pases en su lote de datos se expresan de la misma manera que en CiviCRM, es decir, 'Estados Unidos', no 'Estados Unidos de Amrica'; y 'Reino Unido', no 'Gran Bretaa'. Si va a importar varias direcciones, la que se configurar como ubicacin primaria. Si es necesario, mueva las columnas para asegurarse de que la primera ubicacin corresponde a la principal. Quiz le sea til dividir su importacin en lotes ms pequeos para manejar esto ms fcilmente. Si va a importar campos personalizados con datos de mltiples opciones (como casillas de verificacin), puede utilizar una etiqueta o un valor para definir el origen de los datos. Una etiqueta ser visible para los usuarios de CiviCRM, un valor se guardar en la base de datos para esa opcin. CiviCRM lo reconocer e importar de manera apropiada. Al importar a campos de datos bsicos multirrespuesta, en el origen de datos slo puede especificar el valor, no la etiqueta. Si va a actualizar opciones de mltiple eleccin, los nuevos valores se reemplazarn en todo el campo. Por ejemplo, si para un contacto actualiza el valor del campo Colores de "naranja" a "azul", el resultado ser que Colores se establece en naranja, no en naranja y azul. Asegrese de que su fuente de datos utiliza un formato de fecha aceptada, y de que usted elige el mismo formato de fecha en la pantalla Elegir origen de datos del asistente de importacin. Asegrese de que los prefijos y sufijos de nombre a utilizar se han creado en la interfaz de administracin (vaya a Administrar> Pantallas de datos personalizados>Opciones de las listas desplegables). Si planea importar datos adicionales relacionados con sus contactos (por ejemplo, datos de cotizacin, de participacin en eventos o de afiliacin), le ser ms fcil si se asegura de que sus registros de contacto tienen identificadores nicos asociados a esos datos.

Al hacer la importacin inicial de sus datos de contacto, importe estos identificadores nicos y asgnelos al campo CiviCRM External ID, de modo que usted pueda utilizar su ID original para que coincida con los registros de contacto en la importacin posterior de los datos relacionados.

3.34 Crear el archivo CSV para importar los datos

Para crear la hoja de clculo, piense en los datos que est recopilando y en los encabezados de columna. Seguramente tendr que utilizar ms de un archivo .csv y realizar varias importaciones hasta terminar, dependiendo de qu tan amplia sea su base de datos. Para este punto, es crtico que ya antes haya comprendido en qu consiste la gestin de contactos en CiviCRM y que tenga una idea muy clara de cmo organizar su informacin para que responda a esta lgica. Si va a importar datos que se refieren a un contacto especfico, por ejemplo, informacin de su participacin en eventos, datos de donaciones, etctera, tendr que asegurarse de que cada contacto tiene un identificador nico o que registro tiene nombre, apellido y correo electrnico para que pueda conectar estos datos relacionados con las importaciones posteriores. Si tiene el ID nico, lo puede correlacionar con el Identificador externo de CiviCRM durante la importacin.

3.35 Ejecutar la importacin

El proceso tiene cuatro pasos:

Paso 1: Configuracin Aqu puede especificar detalles bsicos de su importacin, incluyendo la fuente de los datos. Los datos pueden provenir de un archivo CSV o una consulta en la base de datos SQL de su servidor. Una casilla de verificacin le permite indicar si la primera fila del archivo contiene los encabezados de columna.

Ilustracin 14 Importacin de contactos

Tenga en cuenta que las importaciones utilizan la regla de supervisin predeterminada para decidir si un registro de contacto es un duplicado (consulte el captulo depuracin y fusin para obtener informacin sobre las reglas de coincidencia duplicados en CiviCRM). Puede especificar qu accin tomar cuando una importacin encuentra un duplicado:

Omitir Saltarse el contacto duplicado, es decir, dejar el registro original como est.

Update Actualizar el registro original con los campos de la base de los datos de importacin. Los campos que no se incluyen en los datos de importacin quedarn como estn.

Relleno Rellena datos de contacto adicionales. Es decir, toma de la importacin los campos que faltan o estn en blanco en los registros originales, y deja los campos que ya contenan valores como estn.

Sin comprobacin duplicada

Inserta todos los registros vlidos sin comparar los registros con los contactos que ya existen para evitar posibles duplicados.

Ilustracin 15 Opciones de importacin

**Asignaciones de importacin* indican cmo los campos de datos en el archivo de importacin correspondern a los campos en CiviCRM. La primera vez que importa desde una fuente de datos en particular, es buena idea activar la casilla Guardar esta asignacin de campos en la parte inferior de la pgina antes de continuar. La asignacin de campos se guarda y se puede volver a utilizar fcilmente la prxima vez importe un lote con datos similares.

Paso 2: Hacer coincidir los campos Si las columnas de su archivo tienen encabezados, stos aparecern en la primera columna del lado izquierdo de la hoja de campo, y las dos columnas siguientes mostrarn datos de dos filas del archivo que quiere importar, la cuarta columna es la coincidencia de campos en CiviCRM.

Si ha cargado una asignacin de importacin en el Paso 1, sus opciones se vern reflejadas aqu. Usted puede editarlos para que se ajusten a su importacin.

Ilustracin 16 Campos coincidentes

La coincidencia de campos en CiviCRM incluye un juego de datos estndar, como nombre y apellido, as como los campos personalizados que haya configurado su registro de contactos. Elija el campo indicado haciendo clic en la lista desplegable y seleccione los datos apropiados. Por ejemplo, si la cabeza de la segunda columna es el apellido, usted debe elegir "apellido" como su Matching CiviCRM Field. Seleccione "- no import -" si en su archivo de hay columnas que no quiere importar en CiviCRM. Si usted tiene una asignacin de campos guardada para un conjunto especfico de columnas de hoja de clculo, y su diseo de hoja de clculo cambi (por ejemplo, tiene campos adicionales para los que agreg columnas), puede modificar y guardar la asignacin de campos. Para facilitar el proceso de asignacin cuando importa campos adicionales, en su archivo CSV coloque las nuevas columnas a la derecha de las columnas de los campos que ya haba importado previamente. Esto le permite utilizar la asignacin de campos que haba guardado para asignar los campos iniciales, y continuar con la asignacin de los nuevos campos.

Ilustracin 17 Nombre y descripcin del campo

Si no lo hace as, tal vez no pueda no usar la asignacin guardada y tendr que reasignar los campos de importacin uno por uno, de nuevo.

Una vez que haya asignado sus campos, usted puede decidir si desea mantener sin cambios la asignacin guardada originalmente o si quiere incluir los campos nuevos o actualizarlos. En este caso, marque la casilla para actualizar esta asignacin de campos.

Paso 3: Vista previa Es una pantalla para tener una vista previa de los resultados de la importacin, en ella se muestra el nmero de filas que se van a importar y le permite volver a comprobar los campos.

Si alguna de las filas de su hoja de clculo contiene datos que no coinciden con los requisitos de CiviCRM para uno o ms campos, ver un mensaje de error en el que se indican las filas no vlidas. Haga clic en el enlace de descarga errores y revise los errores en el archivo descargado para corregirlos antes de realizar la importacin.

Ilustracin 18 Mensaje de aviso de errores en filas de archivo csv

En la parte inferior del formulario, puede elegir agregar los contactos a un grupo existente, importar a un nuevo grupo, crear una nueva etiqueta o importar registros de etiquetas. Es muy recomendable aadir los registros importados a un grupo particular, pues facilita encontrar rpidamente las importaciones y, si es necesario, borrarlas y volver a hacerlas.

Ilustracin 19 Importacin de registros a nuevo grupo

Paso 4: Resumen La ltima pantalla informa de las importaciones exitosas junto con los contactos duplicados y errores. Si estableci que a los contactos se les asignara un grupo o una etiqueta, desde aqu puede hacer clic para ver cmo quedaron los registros.

Ilustracin 20 Resmen de las importaciones

Vale la pena comprobar para que la importacin funcione como se espera. Haga una bsqueda de los contactos a los que acaba de importar y examine los campos y datos personalizados para asegurarse de que todo est bien.

3.36 Importacin de datos relacionales

En los apartados anteriores describimos el proceso para importar un archivo de datos de contacto bsicos. Qu pasa si usted desea importar otros datos, como las relaciones entre padres e hijos, actividades, registro de donaciones, etctera? Para cada uno de estos tipos de datos, necesitar crear un archivo CSV separado. CiviCRM dispone de herramientas especficas para la importacin de este tipo de datos para los contactos: para la importacin de Contribuciones, Membresas, participacin en Eventos, etctera (esta informacin se encuentra en la documentacin de los captulos especficos de estos mdulos de CiviCRM). En particular, para importar las relaciones, debe ejecutar mltiples importaciones de contactos. Por ejemplo, si quisiramos establecer relaciones de familias, se importaran primero los datos de los nios y luego los de los padres, de modo que ejecutaramos tres importaciones: una para los nios, una para los padres y otro para las madres. Al importar los nios, recuerde incluir un identificador externo que se pueda utilizar para que hacer coincidir al nio con sus padres. Luego se importan los archivos de los padres y las madres como contactos relacionados, que se vinculan con el nio a travs del identificador externo del nio. En el siguiente ejemplo tenemos un archivo CSV que contiene el padre y la madre la informacin. Utilizamos este archivo CSV dos veces como parte de la importacin.

Ilustracin 21 Revisin de los campos a importar

Estamos vinculando el padre con el nio utilizando el identificador externo, y se luego importa el nombre de padre con Hijo de como tipo de relacin.

Ilustracin 22 Relacin de los identificadores externos

Cuando realice la importacin, puede volver atrs y comprobar los datos al buscar a los padres y revisar la pestaa relacin, donde debe aparecer el vnculo con el nio. Puede repetir este proceso para la madre, y tambin para otras relaciones que sean necesarias. Fuentes: http://book.civicrm.org/user/current/organising-your-data/contacts/ http://book.civicrm.org/user/current/common-workflows/importing-data/ Nota: todas las imgenes de cmo importar datos fueron tomadas de la fuente original en ingls.

4. Grupos y etiquetas Hay dos tipos de grupos: normales e inteligentes. Los grupos normales le permiten colocar manualmente los contactos en un grupo. Puede asignar manualmente los miembros del directorio de su organizacin a un grupo llamado Consejo de Administracin creado como grupo normal. A continuacin, les puede enviar fcilmente mensajes de correo electrnico relacionados con juntas o notificaciones importantes sin tener que buscar cada uno de los correos. Los grupos inteligentes son automticos, se configuran para agrupar contactos que comparten ciertas caractersticas o actividades. A medida que las caractersticas de los contactos cambian, CiviCRM los comprueba y actualiza los grupos inteligentes de modo que agrega o elimina contactos segn respondan a las caractersticas que se han definido. Por ejemplo, puede crear un grupo inteligente para Contribuciones California 2014 que incluya contactos que han aportado donaciones en el 2010 (una actividad) y que tengan domicilio en California (una caracterstica). Cuando los nuevos contactos ubicados en California hagan una contribucin en 2014, se agregan automticamente a este grupo. Otro ejemplo es un grupo inteligente que incluya todos los donantes a los que todava no se ha enviado una carta de agradecimiento. Al recibir las cartas, los donantes salen automticamente del grupo inteligente, as tiene siempre una lista actualizada. 4.1 Configuracin y funcionalidad de los grupos Cada grupo debe tener un nombre fcil y descriptivo que permita a los otros usuarios de CiviCRM entender qu agrupan. Esto es especialmente importante cuando se empiezan a manejar muchos grupos diferentes. Es una buena idea marcar en la descripcin del grupo quin de la organizacin lo cre para que en el futuro se pueda comprobar si el grupo todava se utiliza o si se puede eliminar. Los grupos estndar que se pueden crear son de dos tipos: {#tipoestandar} Lista de Correo se usa si tiene previsto utilizar este grupo como una lista de correo en CiviMail. Este tipo de grupo est disponible tanto para los grupos normales como los inteligentes. Control de Acceso (Drupal solamente) se utiliza para asignar permisos de acceso de CiviCRM a un conjunto de contactos. Slo funciona para los grupos normales. Es posible crear tipos de grupo adicionales para reflejar sus necesidades especficas. Esto es particularmente til si su organizacin tiene cientos de grupos que puedan usarse como filtros en la pantalla de administracin de grupos. Para crear tipos de grupo adicionales vaya a: Administrar> Opciones del sistema> Grupo de opcin y seleccione Tipo de grupo. 4.2 Visibilidad Sirve para determinar los permisos sobre quin puede crear grupos para administrar contactos. Seleccione User and User admin only si necesita que ese grupo slo sea administrado por los usuarios autorizados CiviCRM. Seleccione Pginas Pblicas si desea permitir que los propios contactos manejen su pertenencia al grupo por medio de registros cuentas de perfil.

A algunas organizaciones les resulta til crear una jerarqua de grupos. En CiviCRM, esto se hace al crear grupos de padres y luego asignarles grupos hijos. Al enviar correos a un grupo padre o buscar contactos entre un grupo padre, todos los contactos en los grupos hijos se incluyen automticamente. Por ejemplo, una organizacin que cuenta con una oficina nacional y 5 oficinas regionales pone un grupo para cada regin. Si crea un grupo nacional los grupos hijos pueden ser los de las regiones. Puede decidir mandarles correos a todos en el grupo nacional o slo a algunos de los grupos de las regiones. 4.3 ID de grupo CiviCRM asigna un ID numrico nico para cada grupo. Estos identificadores de grupo se pueden utilizar para varias operaciones. Por ejemplo, el ID de grupo se puede usar para definir una URL para los grupos de inscripcin abierta al pblico. Puede encontrar el ID de un grupo al comprobarlo en columna ID de la lista de grupos que se abre en Men de navegacin> Contactos> Administrar grupos. 4.4 Etiquetas Las etiquetas se utilizan para categorizar contactos, actividades y casos en CiviCRM. Puede crear tantas etiquetas como necesite para clasificar a los contactos de la base de datos; se recomienda evitar la duplicacin de etiquetas o aadir demasiadas cuando no son necesarias. Es til definir un proceso estndar para crear y usar etiquetas en su organizacin para evitar estos problemas; este proceso debe ser acordado y conocido entre los usuarios que acceden a CiviCRM. 4.5 Grupos vs. Etiquetas La recomendacin que se describe en la introduccin de esta seccin es una gua, quiz necesite adaptarlo a sus propias necesidades de segmentacin de su universo de contactos. Una ventaja interesante de manejar diferentes grupos y etiquetas es que se pueden realizar bsquedas ms refinadas usando las opciones AND y OR. Por ejemplo, si usted tiene "periodistas", "voluntarios" y "miembros" como grupos y usa etiquetas para identificar los temas de su inters como "desarrollo", "arte" o "recursos naturales", se pueden encontrar fcilmente a todos los periodistas que estn interesados en arte o desarrollo, todos los voluntarios o miembros que se interesan en recursos naturales o cualquier otra combinacin. Adems, los grupos tienen algunas caractersticas que las etiquetas no:

Los grupos se integran en varias funciones CiviCRM (notablemente CiviMail).

Los contactos se pueden agregar a grupos inteligentes automticamente en funcin de las caractersticas.

Los grupos pueden estar asociados a Drupal. En general, las etiquetas se pueden aplicar a contactos, actividades y casos, mientras que los grupos admiten contactos. En los prrafos siguientes describimos los pros y contras de los grupos frente a las etiquetas:

4.6 Ventajas de las etiquetas {#vetiqueta}

Fcil de configurar y usar

Es fcil de buscar por etiquetas (bsqueda bsica o avanzada)

Fcil de combinar con otras propiedades (como la residencia) para crear grupos inteligentes

**Limitaciones de las etiquetas **

No se pueden crear etiquetas para usarlas exclusivamente con un tipo de contacto ( no puede crear una etiqueta slo para individuos o slo para organizaciones)

Al exportar Etiquetas, todas las etiquetas que seleccione se exportan en una misma unidad como una lista (por ejemplo, "Maestro, Voluntario")

Las etiquetas permiten selecciones mltiples, por lo que pueden no ser apropiadas para determinadas caractersticas mutuamente excluyentes (por ejemplo, demcrata, republicano, catlico, ateo, vegetariano, omnvoro) No puede elegir mostrar u ocultar las etiquetas si permite a los usuarios crear y editar su Perfil mediante formularios (se muestran todas las etiquetas todo el tiempo en los formularios de edicin). 4.7 Ventajas de los Grupos {#vgrupo} Los grupos son la forma ms flexible de segmentar sus contactos para una amplia variedad de propsitos. Facilitan tareas recurrentes, como el envo de un boletn electrnico, la impresin de listas de correo, etctera. Tambin le permiten restringir el acceso a determinados conjuntos de contactos. Los grupos permiten que tanto los usuarios finales como los administradores realicen acciones de suscripcin y baja, y llevar un registro de ello en el sistema. Las opciones de visibilidad le permiten decidir si el grupo se muestra en el perfil del usuario final (es decir, algunos grupos pueden ser privados). Puede crear grupos inteligentes que combinan miembros de diversos grupos normales. 4.8 Limitaciones de los Grupos

Todos los grupos se enumeran en Administrar grupos y en los formularios de bsqueda. Esto puede causar una "sobrecarga" si maneja demasiados grupos.

Los grupos usados para proyectos a corto plazo deben borrarse cuando ya no son necesarios.

Al exportar registros de contacto, todos los grupos a los que pertenece un contacto se exportan como una lista separada por comas (por ejemplo, "Administradores, Suscriptores del boletn").

Puede agregar contactos a grupos de varias maneras:

a travs de la opcin Grupos y contactos de la pantalla Editar detalles de Contacto

a travs de la pestaa Grupos de un contacto

mediante una accin por lote despus de una bsqueda, mediante la accin Agregar contactos a un grupo / contactos etiquetados

haciendo clic en un enlace a un grupo de contactos en el men de Navegacin Contactos>Administrar grupos.

Los dos primeros mtodos tambin permiten eliminar los contactos individuales de un grupo. Los dos ltimos mtodos permiten agregar varios contactos a los grupos a la vez.

Los contactos individuales se pueden agregar a un grupo, ya sea en la pantalla Editar contacto o a travs de la pestaa Grupos. Para agregar varios contactos a un grupo a puede hacer una bsqueda y, a continuacin, seleccionar Agregar contactos a un grupo dentro del men Ms acciones. Otra manera de aadir varios contactos a un grupo, es ir a Administrar grupos y seleccionar los miembros que desee de un grupo en particular y luego utilizar la opcin Agregar miembros a este grupo que est en la parte superior de la pantalla. Los contactos tambin se pueden aadir a un grupo ellos mismos si rellenar los datos de un perfil. 4.9 Gestin de grupos Para ver y administrar todos los grupos, vaya al men de navegacin Contactos> Administrar grupos.

Ilustracin 23 Pantallazo de administracin de grupos

Utilice la opcin Encontrar grupos de la parte superior de la pantalla para buscar grupos por nombre, tipo, visibilidad y si el g