Einfach & komplett - OS|ECM Best Practice Lösungen

Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen. E-Mail- und Vertragsmanagement als Sprungbrett in die ECM-Welt

Christian Weisz ECM-ProduktmanagerMarketing & Markenstrategie

Ursachenforschung

Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen

Agree or disagree?

“Only those projects that can demonstrate positive harddollar returns THIS YEAR are being approved.”

69 % agree(AIIM; 2009)

Ursachenforschung

* “What are the top THREE reasons why your organization has NOT implementedDocument management and scanning/capture technologies to date?“, ECM International Trends, AIIM 2009

„Warum hat Ihre Organisation noch keine DMS-Technologie implementiert?“*

Roadmap

Was sind Best Practice-Lösungen? Was sind Best Practice-Lösungen?

Wobei helfen sie? Wobei helfen sie?

Lösungen im DetailLösungen im Detail

44 Wie profitiert mein Unternehmen? Wie profitiert mein Unternehmen?

55 OPTIMAL SYSTEMS GmbHOPTIMAL SYSTEMS GmbH

Roadmap

Was sind Best Practice-Lösungen?

Eine Softwarelösung – exakt auf eine Aufgabenstellung zugeschnitten

Dienstleistungen, wie Installation, Basisadministration und Systemeinweisung

Lösungsspezifischer Support und eine umfangreiche Dokumentation

Kompletter, ausbaufähiger ECM-Motor

Think big. Start small.

Roadmap

Beispiel 1Beispiel 1

Ein mittelständisches Unternehm-en stattet 30 Mitarbeiter mit PDA-Geräten/Mobiltelefonen aus und verfügt darüber hinaus über einen Pool von UMTS-Karten.

Die monatlichen Kosten aus dem Rahmenvertrag belaufen sich auf ca. 4.000 EUR und damit auf 48.000 EUR /Jahr.

Ein mittelständisches Unternehm-en stattet 30 Mitarbeiter mit PDA-Geräten/Mobiltelefonen aus und verfügt darüber hinaus über einen Pool von UMTS-Karten.

Die monatlichen Kosten aus dem Rahmenvertrag belaufen sich auf ca. 4.000 EUR und damit auf 48.000 EUR /Jahr.

Wobei hilft Vertragsmanagement?

Sollte auch „nur“ ein Wettbewerbs-angebot durch die verpasste Kündigung nicht in Anspruch genommen werden können, das 10 % günstiger ist, gehen fast 5.000 EUR verloren.

Im Falle eines mehrjährig laufenden Mietvertrages für eine Bürofläche mit Jahresmiete von 120.000 EUR , die sich um 5 Jahre verlängert, kann dieser Fehler existenzbedrohend sein.

„Mussten wir nicht kündigen?“

Bei der Anlage eines Vertrages für den Kunden „Müller“ wird dieser Vertrag kopiert und „Meyer“ mit „Müller“ überschrieben.

„wartungsvertrag_xxx.docx “

? Sie verwalten Verträge bislang im Filesystem unter wartungsvertrag_meyer_final_final_ geändert_neu.docx

Risiken: Peinlichkeiten und fehlerhafte Inhalte!!Einfach komplett. Komplett einfach: OS|ECM Best Practice-Lösungen

Vorteil 1Vorteil 1

Die Vereinfachung in Erstellung und Verwaltung und Nutzung von Verträgen leistet einen wichtigen Beitrag zur Senkung von Bearbeitungskosten.

Wobei hilft Vertragsmanagement?

Vorteil 2Vorteil 2

Ein verbessertes Risikomanage-ment ist laut Aberdeen der Top-Treiber für das Vertragsmanage-ment: Vertragsinhalte werden transparent, Termine können auto-matisiert beachtet und eingehalten werden und Vertragsmanagement wird Teil des Finanz-und Liquiditätsmanagements.

Vorteil 3Vorteil 3

Die strukturierte Abbildung von Vertragspartnern und der Aufbau von Vertragshistorien ermöglicht eine erhöhte Reaktionsschnellig-keit und Auskunftsfähigkeit sowie eine verbesserte Vorbereitung bei Vertragsverhandlungen.

Wobei hilft E-Mail-Management?

1. E-Mail-Aufkommen steigt jährlich um 35 %.

2. Nur 23 % der Unternehmen sind in der Lage, Geschäftsvorfälle lückenlos zu dokumentieren.*

• 87 % der Unternehmen senden oder erhalten Kundenanfragen per E-Mail• 82 % Angebote, Bestellungen (60 %), Rechnungen (43 %), Verträge (43 %),

Projektabwicklung (87 %)

*Quelle: „Herausforderungen und Trends im E-Mail Management 2008“, BearingPoint

Sicherheit: E-Mails revisionssicher archivieren

Produktivität: E-Mail-Server spürbar entlasten

Intelligenz: Unternehmensweite Zusammenarbeit verbessern

Roadmap

Im Detail: OS|"Contract"

Geschäftspartnerverwaltung

Steuerung & Controlling

Vertragsverwaltung

Vertragserstellung

Vertragsmanagementmit OS|"Contract"

Vertragserstellung: Vorlagen, Workflow (Z. B. Freigabeprozesse), strukturierte Akten, Scannen inkl. Volltext-OCR

Verwaltung: Finden, Zugriff, zentrale Ablage, Indexierung, Volltext, Preview, Archivierung & Revisionssicherheit, Objektverwaltung, Vertragsbezüge, Versionsmanagement

Geschäftspartner-Verwaltung:

Kontaktmanagement-Datenbank, Personen,

Unternehmen, Kontakhistorien

Steuerung & Controlling:Fristen-Management,

Auswertungen, Reports

Unterstützung in allen Phasen des Vertragslebenszyklus

Im Detail: OS|"Mail-Management"

• Automatisiert Archivieren(E-Mails werden in vordefinierte Strukturen abgelegt, Anhänge ausgelagert und der Exchange-Server entlastet – auch rückwirkend)

• Manuell oder automatisiert Zuordnen(Sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails können regelbasiert oder per Drag & Drop direkt in Outlook einem konkreten Vorgang zugeordnet werden)

• Einfach Suchen, Finden und Wiederherstellen(Zahlreiche Suchfunktionen wie z. B. Voll-text – auch in Anhängen; Wiederherstell-ung archivierter Daten per Drag & Drop )

Im Detail: OS|"Mail-Management"

• Komfortabel administrieren(Profile und Regeln administrieren, die das Archivierungsverhalten steuern - ohne Unterbrechung des Serverbetriebes;leistungsstarkes Monitoring)

• Einfach zu bedienen(Völlig in Outlook integriert und daher intui-tiv zu benutzen; keine langen Eingewöhn-ungszeiten bzw. aufwändige Schulungen)

• Rechte verwalten(Kontrollierter Zugang zu sensiblen Informationen; Zuweisung und Verwaltung von Userrechten; Verwalten von Benutzergruppen)

• eDiscovery(eDiscovery-Zugriffe nach dem Vier-Augen-Prinzip, um für juristische Auseinandersetzungen elektronische Beweismittel zu sichern)

Sicher - Produktiv - Intelligent

Roadmap

Wie profitiert mein Unternehmen?

Schematischer Verlauf herkömmliches ECM-Projekt

Schematischer Verlauf Best Practice-Projekt

ECM-Projekt, weitere Szenarien

OS|"Contract "ECM-Motor

E-Mail-Management•Revisionssichere Langzeitsicherung•Verbesserte Performance und Entlastung des Exchange Servers•Automatisierte und manuelle vorgangsbezogene Ablage

Digitale Projektakte•Gemeinschaftliches Arbeiten und Nutzung von Syn-ergien •Standortunabhängige Verwaltung aller Informationen•Abbildung von Prozessen mit Workflows

ERP-Integration•Enge Integration ERP/Fibu•Automatisierter Rechnungseingang einschließlich Erfassung und Klassifizierung •Automatisierter Datenabgleich & autom. Buchen

Digitale Personalakte•Workflows (Z. B. Bedarfsmeldungen, Bewerbermanagement, Einstellung oder Kündigung)•Vertragsmanagement•Enge Anbindung an HR-Systeme•Einbindung von MS Office und Groupware•Freigabeprozesse einschl. elektronischer Signaturen•Revisionssichere Archivierung & Skill Management

Customer-Relationship-Management•Pflege von Kundenbeziehungen•Management aller Kunden-Informationen•Zielgruppengerechte Ausrichtung der Prozesse•Individuelle Ansprache von Kunden

Einfach komplett. Komplett einfach.

1. Schnelle Einführung.

2. Exakt planbare Einführung.

3. Sofortiger Nutzen für Fachabteilungen und Endanwender.

4. Ausbaufähigkeit: „Motor ECM“ für unternehmensweites Informationsmanagement.

Roadmap

KonstanzKonstanz

HannoverHannover

MünchenMünchen

BielefeldBielefeld

BerlinBerlin

StuttgartStuttgart

Die OPTIMAL SYSTEMS GruppeFirmengründung: 1991Geschäftsform: GmbHHauptsitz: BerlinMitarbeiter: 250Umsatz (2009): 21,8 Mio.Kunden: >1.100Partner: > 40

Tochtergesellschaften: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Stuttgart

Standorte europ. Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn

Portfolio OPTIMAL SYSTEMS

• Enterprise Content Management

• Digitale Archivierung

• Dokumenten-Management

• Business Process Management

• ECM Best Practice-Lösungen

• Platz 1 bei KundenzufriedenheitPENTADOC Radar ECM-Kundenmonitor 2008 und 2009

Referenzen - Übersicht

Christian Weisz

ECM-ProduktmanagerMarketing & Markenstrategie

weisz@optimal-systems.de

OPTIMAL SYSTEMS GmbHUnternehmenszentrale

Cicerostraße 2610709 BerlinTelefon: +49 30 895708-0

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Antworten, Einblicke:IT & Business: Halle 3, D75DMS Expo: Halle 7, D42

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