CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

Wie hilft mir eine Corporate Card-Lösung...

•bei meinen internen Prozessen?•beim Cash Flow Management?

Markus UngerExecutive Client ManagerAmerican Express Österreich

Austrian Business Travel DayDienstag, 22. September 2009

2CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

52%

17%

23%

5%

Barvorschüsse 2% 1% ZentraleRechnungsstellung

Reisekosten-abrechnung

Reiseplanung(inkl. Reiseanträge)

Reisebuchung

IT-Kosten

Die größten Einsparungsmöglichkeiten bestehen

bei der Reisekostenabrechnung (bis zu 47%)!

Prozesskosten im Detail

3CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

Empfehlungen zur Minimierung der Prozesskosten

ReisebuchungReisebuchung

Zentrale Rechnungsstellung Zentrale Rechnungsstellung

BarvorschüsseEliminate/reduce cash advancesRely on corporate card based programmes e.g. ATMsLimit cash advance amountsImprove floatReduce multiple advancesDone promptly

BarvorschüsseEliminate/reduce cash advancesRely on corporate card based programmes e.g. ATMsLimit cash advance amountsImprove floatReduce multiple advancesDone promptly

Reisekostenabrechnung

Nutzung von automatisierten Spesenabrechnungen, Corporate Card-Daten bereits vorausgefüllt

Elektronischer Genehmigungsprozess und Rückerstattung

Schnittstelle zu BuchhaltungssystemenStichproben und automatisches Aufzeigen von

Policy-VerstößenMwSt-Rückerstattung

Reisekostenabrechnung

Nutzung von automatisierten Spesenabrechnungen, Corporate Card-Daten bereits vorausgefüllt

Elektronischer Genehmigungsprozess und Rückerstattung

Schnittstelle zu BuchhaltungssystemenStichproben und automatisches Aufzeigen von

Policy-VerstößenMwSt-Rückerstattung

4CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

• Solution 1: Corporate Cards für alle Reisenden mit monatlichem Expense Voucher Statement (EVS)• Solution 2: Corporate Cards für alle Reisenden mit monatlichem EVS und Schnittstelle zum Buchhaltungssystem• Solution 3: Vollautomatisierte Lösung – monatlicher Datendownload & Import in Spesenabrechnungsformulare,

elektronischer Genehmigungsprozess, Schnittstelle zum HR für Mitarbeiterprofile und Upload in das Buchhaltungssystem

• Solution 4: Vollautomatiserte Lösung – wie #3 nur mit täglichem Datendownload

Summary Graphs - Expense Claim Processing

50,946

10,485 12,889 38,128 37,148

13,79812,81838,05740,461

39

3432

11 11

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Current Costs Solution #1 (CC+EVS) Solution #2 (CC + EVS +Datafeed)

Solution #3 (EPAmonthly feed)

Solution #4 (EPA dailyfeed)

TOTAL Costs TOTAL Savings UNIT Cost

Konkrete Auswertung mit „SAM“

5CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

DIREKTE TÄGLICHE DATENÜBERTRAGUNG in Ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme ersetzt die manuelle Eingabe von Daten und vermeidet somit Fehler

MANAGEMENT INFORMATIONEN für Ihre Finanz-, Buchhaltungs-, und Einkaufsabteilung ermöglichen Analysen, Kontrollen und die Einhaltung von Richtlinien

REISEKOSTENABRECHNUNGS- SYSTEME verbessern den Reisemanagementprozess

MANUELLER ABGLEICHdurch Excelformat

Sichere Datenübertragung:

SFDFTPSIFT

Elektronische Datenverarbeitung - Übersicht

6CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

Klassifizierung der Reports

Finanz-Management

Kontrolle &

Steuerung

Lieferanten- Management

Zusammenarbeit mit

Leistungsträgern

Programm- Management

Administration &

Reiserichtlinien

Controlling/Finanz Einkauf HR

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

Reporting (MIS) – Ziele & Einsatzmöglichkeiten

7CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SMDRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

Cash Flow-Management

Alleine durch die monatliche Kreditkartenabrechnung und das verlängerte Zahlungsziel der Corporate Cards von 28 Tagen wird der Cash Flow bereits optimiert.

Verglichen mit Bargeld (Barvorschüsse), Zahlung auf Rechnung oder „privaten“ Kreditkarten werden greifbare Vorteile schlagend.

8CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

Cash Flow Optimierung durch verlängertes Zahlungsziel von bis zu 58 Tagen

Genauere Liquiditäts-planung durch monatlichen Abrechungszyklus

Vereinfachung des Zahlungsprozesses

Working Capital Optimierung

Cash Flow Verbesserung

Erhöhung der DPO(Days Payable Outstanding)

Optimierung der Abrechnungszyklen

Effekte auf Cash Flow & Working Capital

CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

Backup für Fragen

10CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

11,06

6,25

12,95

0,41

17,64

4,96

1,89

6,04

0,05

9,28

European Expense Management Study 2008 Einsparungen bei den 4 Kernprozessen

Reiseplanung Reisebuchung Bargeld-vorschüsse

ZentraleRechnungsstellung

Spesen-abrechnung

Durchschnittliche Kosten (in Euro) Optimale Verfahrensweisen (in Euro) komplett automatisiert

– 55 % – 70 % – 53 % – 87 % – 47 %

11CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

• Verbesserte Liquiditätsplanung durch monatliche Abrechnung

Frei wählbare Abrechnungszyklen