CORPORATE EXPENSE MANAGEMENT SOLUTIONS Wie hilft mir eine Corporate Card-Lösung... bei meinen...

CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

Wie hilft mir eine Corporate Card-Lösung...

•bei meinen internen Prozessen?•beim Cash Flow Management?

Markus UngerExecutive Client ManagerAmerican Express Österreich

Austrian Business Travel DayDienstag, 22. September 2009

2CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | MAXIMISE CONTROL | DRIVE SAVINGS | BENEFIT EMPLOYEES | MANAGE GLOBALLY | REAL BUSINESS. REAL SOLUTIONS.SM

52%

17%

23%

5%

Barvorschüsse 2% 1% ZentraleRechnungsstellung

Reisekosten-abrechnung

Reiseplanung(inkl. Reiseanträge)

Reisebuchung

IT-Kosten

Die größten Einsparungsmöglichkeiten bestehen

bei der Reisekostenabrechnung (bis zu 47%)!

Prozesskosten im Detail



Empfehlungen zur Minimierung der Prozesskosten

ReisebuchungReisebuchung

Zentrale Rechnungsstellung Zentrale Rechnungsstellung

BarvorschüsseEliminate/reduce cash advancesRely on corporate card based programmes e.g. ATMsLimit cash advance amountsImprove floatReduce multiple advancesDone promptly

BarvorschüsseEliminate/reduce cash advancesRely on corporate card based programmes e.g. ATMsLimit cash advance amountsImprove floatReduce multiple advancesDone promptly

Reisekostenabrechnung

Nutzung von automatisierten Spesenabrechnungen, Corporate Card-Daten bereits vorausgefüllt

Elektronischer Genehmigungsprozess und Rückerstattung

Schnittstelle zu BuchhaltungssystemenStichproben und automatisches Aufzeigen von

Policy-VerstößenMwSt-Rückerstattung

Reisekostenabrechnung

Nutzung von automatisierten Spesenabrechnungen, Corporate Card-Daten bereits vorausgefüllt

Elektronischer Genehmigungsprozess und Rückerstattung

Schnittstelle zu BuchhaltungssystemenStichproben und automatisches Aufzeigen von

Policy-VerstößenMwSt-Rückerstattung



• Solution 1: Corporate Cards für alle Reisenden mit monatlichem Expense Voucher Statement (EVS)• Solution 2: Corporate Cards für alle Reisenden mit monatlichem EVS und Schnittstelle zum Buchhaltungssystem• Solution 3: Vollautomatisierte Lösung – monatlicher Datendownload & Import in Spesenabrechnungsformulare,

elektronischer Genehmigungsprozess, Schnittstelle zum HR für Mitarbeiterprofile und Upload in das Buchhaltungssystem

• Solution 4: Vollautomatiserte Lösung – wie #3 nur mit täglichem Datendownload

Summary Graphs - Expense Claim Processing

50,946

10,485 12,889 38,128 37,148

13,79812,81838,05740,461

39

3432

11 11

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Current Costs Solution #1 (CC+EVS) Solution #2 (CC + EVS +Datafeed)

Solution #3 (EPAmonthly feed)

Solution #4 (EPA dailyfeed)

TOTAL Costs TOTAL Savings UNIT Cost

Konkrete Auswertung mit „SAM“



DIREKTE TÄGLICHE DATENÜBERTRAGUNG in Ihre Finanz- und Buchhaltungssysteme ersetzt die manuelle Eingabe von Daten und vermeidet somit Fehler

MANAGEMENT INFORMATIONEN für Ihre Finanz-, Buchhaltungs-, und Einkaufsabteilung ermöglichen Analysen, Kontrollen und die Einhaltung von Richtlinien

REISEKOSTENABRECHNUNGS- SYSTEME verbessern den Reisemanagementprozess

MANUELLER ABGLEICHdurch Excelformat

Sichere Datenübertragung:

SFDFTPSIFT

Elektronische Datenverarbeitung - Übersicht



Klassifizierung der Reports

Finanz-Management

Kontrolle &

Steuerung

Lieferanten- Management

Zusammenarbeit mit

Leistungsträgern

Programm- Management

Administration &

Reiserichtlinien

Controlling/Finanz Einkauf HR


Reporting (MIS) – Ziele & Einsatzmöglichkeiten



Cash Flow Optimierung durch verlängertes Zahlungsziel von bis zu 58 Tagen

Genauere Liquiditäts-planung durch monatlichen Abrechungszyklus

Vereinfachung des Zahlungsprozesses

Working Capital Optimierung

Cash Flow Verbesserung

Erhöhung der DPO(Days Payable Outstanding)

Optimierung der Abrechnungszyklen

Effekte auf Cash Flow & Working Capital

CORPORATE EXPENSEMANAGEMENT SOLUTIONS

Backup für Fragen



11,06

6,25

12,95

0,41

17,64

4,96

1,89

6,04

0,05

9,28

European Expense Management Study 2008 Einsparungen bei den 4 Kernprozessen

Reiseplanung Reisebuchung Bargeld-vorschüsse

ZentraleRechnungsstellung

Spesen-abrechnung

Durchschnittliche Kosten (in Euro) Optimale Verfahrensweisen (in Euro) komplett automatisiert

– 55 % – 70 % – 53 % – 87 % – 47 %



• Verbesserte Liquiditätsplanung durch monatliche Abrechnung

Frei wählbare Abrechnungszyklen

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