UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
INSTITUTO DE COMPUTAÇÃO
COORDENAÇÃO DE ENSINO DE GRADUAÇÃO EM
CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO
RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
APOIO NA MODELAGEM E GESTÃO DE PROCESSOS NA
FUNDAÇÃO UNISELVA
MATHEUS GUIMARÃES SANTIAGO
CUIABÁ – MT
2016
UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
INSTITUTO DE COMPUTAÇÃO
COORDENAÇÃO DE ENSINO DE GRADUAÇÃO EM
CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO
RELÁTORIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO
APOIO NA MODELAGEM E GESTÃO DE PROCESSOS NA
FUNDAÇÃO UNISELVA
MATHEUS GUIMARÃES SANTIAGO
Relatório apresentado ao Instituto de
Computação da Universidade Federal de
Mato Grosso, para obtenção do título de
Bacharel em Ciência da Computação.
CUIABÁ – MT
2016
UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO
INSTITUTO DE COMPUTAÇÃO
COORDENAÇÃO DE ENSINO DE GRADUAÇÃO EM
CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO
MATHEUS GUIMARÃES SANTIAGO
Relatório de Estágio Supervisionado apresentado à Coordenação do Curso de Ciência
da Computação como uma das exigências para obtenção do título de Bacharel em
Ciência da Computação da Universidade Federal de Mato Grosso
Aprovado por:
Prof. Dr. Cristiano Maciel
Instituto de Computação
(ORIENTADOR)
Prof. Dr. Eunice Pereira dos Santos Nunes
Instituto de Computação
Álvaro Santana de Campos Júnior
(SUPERVISOR)
DEDICATÓRIA
Agradeço em primeiro lugar A Deus que iluminou о meu caminho durante esta
caminhada.
A toda minha família pelo apoio e confiança que sempre depositaram em mim.
A todos os professores, pela importância que cada um tem durante o decorrer do
curso.
A todos aqueles que de alguma forma estiveram е estão próximos de mim, fazendo
esta vida valer cada vez mais а pena.
AGRADECIMENTOS
Agradeço, primeiramente A Deus por ter me dados saúde e força para superar
as dificuldades.
Agradeço também a minha família, que sempre me apoiou e orientou para que
pudesse tomar as melhores decisões.
Aos meus amigos e colegas de faculdade pelo companheirismo e apoio nos
estudos, e por toda diversão gerada nesses infindáveis anos de graduação.
Aos professores do IC, que sempre são muito solícitos e sempre se dedicam ao
máximo por seus alunos.
Aos funcionários da Fundação, que sempre foram muito simpáticos e me
acolheram tão bem nesse período, em especial aos meus amigos do NPD.
E não menos importante, a todos que diretamente ou indiretamente fizeram
parte da minha formação, o meu muito obrigado.
6
SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS .......................................................................................................................... 7
LISTA DE TABELAS .......................................................................................................................... 8
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ......................................................................................... 9
RESUMO ............................................................................................................................................ 10
INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 11
1. REVISÃO DE LITERATURA ................................................................................................ 12
1.1. FUNDAÇÃO UNISELVA .................................................................................................... 12 1.2. PROGRAMA DE GESTÃO DE QUALIDADE DA FUNDAÇÃO UNISELVA ............................... 12 1.3. PROCESSOS ........................................................................................................................ 13 1.4. BPM .................................................................................................................................. 14 1.5. BPMN ............................................................................................................................... 17
1.5.1. Tarefas .......................................................................................................................... 18 1.5.2. Sub Processos ............................................................................................................... 19 1.5.3. Artefatos ....................................................................................................................... 19 1.5.4. Gateways ...................................................................................................................... 20 1.5.5. Eventos ......................................................................................................................... 21 1.5.6. Swim Lanes ................................................................................................................... 22 1.5.7. Conectores .................................................................................................................... 23
2. MATERIAS, TÉCNICAS E MÉTODOS ............................................................................... 24
2.1. MATERIAIS UTILIZADOS .................................................................................................... 24 2.1.1. BizAgi BPMN Modeler ................................................................................................. 24
2.2. MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS .................................................................................... 25 2.2.1. Reuniões ....................................................................................................................... 25 2.2.2. Análise de documentos ................................................................................................. 25
2.2.2.1. Estatuto ............................................................................................................................. 25 2.2.2.2. Legislação ......................................................................................................................... 27 2.2.2.3. Formulários ....................................................................................................................... 27 2.2.2.4. Manuais ............................................................................................................................ 28
2.3. MODELAGEM DE PROCESSOS ............................................................................................ 28 2.4. ELABORAÇÃO DE ARTEFATOS ........................................................................................... 29
3. RESULTADOS ......................................................................................................................... 31
4. DIFICULDADES ENCONTRADAS ...................................................................................... 33
5. CONCLUSÕES ......................................................................................................................... 34
6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................... 35
APÊNDICE ......................................................................................................................................... 36
APÊNDICE 1 – MANUAL DE PROCEDIMENTOS – HABILITAR INSCRIÇÕES .......................................... 36
7
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 - LOGO DA FUNDAÇÃO UNISELVA ......................................................................................... 12 FIGURA 2 - SELO DA GESTÃO DE QUALIDADE ....................................................................................... 13 FIGURA 3 - DEFINIÇÃO DE PROCESSO .................................................................................................... 14 FIGURA 4 - CICLO DE ETAPAS BPM....................................................................................................... 16 FIGURA 5 - LOGO BPMN ...................................................................................................................... 17 FIGURA 6 - EXEMPLO DE PROCESSO BPMN ...................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. FIGURA 7 - LOGO DO BIZAGI ................................................................................................................ 24 FIGURA 8 – REPOSITÓRIO DE PROCESSOS MODELADO NO BIZAGI ......................................................... 28 FIGURA 9 - ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE MANUAL ............................................................................ 30 FIGURA 10 - EXEMPLO DE MANUAL GERADO ........................................................................................ 30 FIGURA 11 - LOGO DO SISTEMA UNISIG .............................................................................................. 31
8
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 - BENEFÍCIOS DO BPM ..................................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. TABELA 2 - TAREFAS BPMN ................................................................................................................ 18 TABELA 3 - SUB PROCESSOS BPMN ..................................................................................................... 19 TABELA 4 - ARTEFATOS BPMN ............................................................................................................ 19 TABELA 5 - GATEWAYS ........................................................................................................................ 20 TABELA 6 - EVENTOS DE INÍCIO BPMN ................................................................................................ 21 TABELA 7 - EVENTOS INTERMEDIÁRIOS BPMN .................................................................................... 21 TABELA 8 - EVENTOS DE FIM BPMN .................................................................................................... 22 TABELA 9 - SWIM LANES BPMN .......................................................................................................... 22 TABELA 10 - CONECTORES BPMN ....................................................................................................... 23
9
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
BPM Business Process Management – Gerenciamento de Processos de
Negócio
BPMN Business Process Model and Notation – Notação de Modelagem de
Processos de Negócio
GB Gigabyte
DDR Double Data Rate – Taxa de transferência dobrada
HD Hard Disk – Disco rígido
CD Conselho Diretor
10
RESUMO
Todas as organizações têm como base uma complexa combinação de recursos,
independentes e inter-relacionados, que devem tentar alcançar o mesmo objetivo, e os
quais podem afetar positiva ou negativamente toda a organização dependendo do seu
desempenho. A excelência do desempenho e todo o sucesso que o negócio pode
conseguir requer que os recursos e atividades inter-relacionadas sejam entendidas e
gerenciadas seguindo uma visão de processo; e é fundamental que os clientes desses
processos sejam bem definidos para saber onde agregar mais valor a imagem da
organização. O gerenciamento dos processos de negócio é uma abordagem que visa
identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar os
processos de negócio. Este relatório apresenta as atividades relacionadas a gestão de
processos que foram realizadas durante o período de estágio supervisionado, do
discente Matheus Guimarães Santiago, na Fundação de Apoio a Universidade Federal
de Mato Grosso. Utilizando elementos da metodologia BPM, deseja-se mostrar como
foi realizado o apoio na modelagem e gestão de processos da Fundação, além de
apresentar as etapas que foram realizadas para que fosse alcançado a gestão do
processo. No decorrer desse trabalho é apresentado primeiramente o estudo sobre
conceitos básicos de BPM e BPMN, após isso foi descrito como que se dá as reuniões
e análises de documentos para a criação e gestão dos processos além de como produzir
artefatos derivados dos processos modelados.
11
INTRODUÇÃO
Business Process Modeling (BPM) é uma metodologia que busca alcançar
tanto consistência e resultados quanto os objetivos estratégicos da organização,
envolvendo, ainda, formas de agregar mais valor, melhorias, inovações e o
gerenciamento dos processos ponta a ponta, buscando alcançar a melhoria do
desempenho organizacional e dos resultados do negócio.
Seguindo essa diretriz, foi criado o Programa de Gestão da Qualidade, que
tem como objetivo, justamente os itens que a gestão de processos ajuda a alcançar, por
esse motivo foi realizado o estágio supervisionado na Fundação de Apoio a
Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) – Fundação Uniselva, com o objetivo
de contribuir para a modelagem e gestão dos processos (Fundação Uniselva, 2016).
Em virtude do programa de Gestão da Qualidade, foram modelados os
principais processos internos da fundação, que serviram de base para o apoio na
criação do sistema computacional da instituição, na geração de manuais e diagramas.
Os processos existentes na Fundação Uniselva estão na fase de evolução e
geração de artefatos como, por exemplo, manuais e requisitos de sistemas
computacionais, por isso eles são revisados com uma certa periodicidade. A cada
iteração com os processos já modelados, é verificado se existe a necessidade de
mudanças, visto que, algumas mudanças de legislação ou de gestão da Fundação
Uniselva poderiam ocorrer. A realização desse trabalho visa o contato com o dia a dia
da gestão de processos, organização de projetos e desenvolvimento de novos sistemas,
além de encontrar a melhor maneira de realizar análise e mudanças em eventuais
processos, e de elaborar manuais para atender os clientes e colaboradores da
instituição.
O relatório foi organizado da seguinte forma: no Capítulo 1 é apresentada a
revisão de literatura dos fundamentos teóricos que servem de base para o relatório; no
Capítulo 2 são introduzidas as tecnologias utilizadas durante o estágio supervisionado
para o desenvolvimento do projeto; no Capítulo 3 são apresentados os resultados
atingidos durante o período do estágio; no Capítulo 4 são mencionadas as dificuldades
encontradas durante o período do estágio e no Capítulo 5 as conclusões obtidas ao fim
do estágio.
12
1. REVISÃO DE LITERATURA
Este capítulo apresenta informações importantes para a gestão de processos e
também conceitos das tecnologias adotadas para utilização na realização do projeto.
1.1. Fundação UNISELVA
A Fundação de Apoio e Desenvolvimento da Universidade Federal de Mato
Grosso (UFMT) – Fundação UNISELVA, é uma entidade de caráter privado, sem fins
lucrativos. Criada em 10 de junho de 2002, por professores da UFMT, ela tem como
principais objetivos, apoiar projetos de ensino, extensão, desenvolvimento
institucional, científico e tecnológico, prestando serviços como gestão administrativa,
financeira a realização dos projetos (Fundação Uniselva, 2016).
Figura 1 - Logo da Fundação Uniselva
Fonte: Página da Fundação Uniselva1
1.2. Programa de Gestão de Qualidade da Fundação UNISELVA
Desde a sua fundação, a instituição sempre buscou evoluir, para se tornar
referência entre as demais instituições de apoio, porém com o passar do tempo ela
começou a sofrer com alguns problemas pontuais, como a falta de visão estratégica,
fragmentação das atividades, retrabalho, integração sistêmica e de reclamações dos
clientes, e isso acabou maculando sua imagem.
1 Disponível em: < http://www.fundacaouniselva.org.br/novoSite/> Acesso em set 2016
13
Visto isso, houve a necessidade de mudanças, e assim começou o Programa
de Gestão de Qualidade da Fundação de Apoio e Desenvolvimento da Universidade
Federal de Mato Grosso - Fundação Uniselva, programa este que tem como essência a
busca por resultados, satisfação dos clientes e colaboradores, excelência operacional,
estabelecimento de indicadores de negócios e, consequentemente, revigorar sua
imagem como instituição de forma consciente, responsável e proativa.
Segundo o documento “Abertura do Projeto” do Programa de Gestão da
Qualidade, os principais projetos são:
I – Modelagem de Processos Internos;
II – Avaliação do desempenho das atividades;
III – Redefinição dos sistemas computacionais para apoio dos processos de
gestão;
IV – Busca da Certificação de qualidade ISO 9000.
Figura 2 - Selo da Gestão de Qualidade
Fonte: Programa de Gestão da Qualidade Uniselva
1.3. Processos
Para Oliveira (2010), um processo é realizado por meio de atividades
determinadas por uma sequência da qual se obtém um resultado, podendo ser um bem
ou um serviço. Também pode ser visto como o desempenho de uma atividade ou um
conjunto delas onde haja uma entrada, uma transformação e uma saída, e com isso,
objetiva-se alcançar metas.
14
Figura 3 - Definição de Processo
Fonte: Elaborado pelo autor
Sendo assim, os processos de uma organização são um conjunto de atividade
e recursos, que visam alcançar um fim comum. Eles são de extrema importância,
porque é por intermédio deles que as organizações exercem suas incumbências, dado
que, todos e quaisquer trabalhos realizados constituem parte de um processo, como
representado na figura 3.
1.4. BPM
“Business Process Management” (BPM), ou em português, Gestão de
Processos de Negócio é uma metodologia que representa os processos, de tal forma,
que este possa ser analisado e melhorado. Tem como objetivo facilitar a visão do gestor
de processos em encontrar pontos que possam ser melhorados nos atuais meios de
trabalho da empresa. (BPM CBOK v3, 2013)
O conceito de BPM segundo CRUZ (2008) é o nome dado a um conjunto de
múltiplos elementos, conceitos e metodologias que juntos tem a finalidade de tratar de
forma holísticas processos de negócio. Com a utilização desses elementos, o BPM
segue por objetivo, fazer com que a organização adquira visibilidade e a integração do
seu ambiente com as atividades que cada colaborador realiza em seu processo.
Ainda segundo o guia BPM CBOK, os benefícios do uso do BPM estão
demonstrados na tabela 1:
15
Tabela 1 - Benefícios do BPM
A modelagem de processos de negócio é o conjunto de atividades envolvidas
na criação de representações de processos de negócio existentes ou propostos. Pode
prover uma perspectiva ponta a ponta ou uma porção dos processos primários, de
suporte ou de gerenciamento. (BPM CBOK v3, 2013)
16
Toda organização possui processos de negócios diferentes umas das outras, e
por esse motivo possuem objetivos e necessidades diferentes, razão esta que faz com
que a instituição dê seus primeiros passos na gestão de processos, procurando entender
da forma mais clara possível quais são os processos e como eles serão afetados pelo
uso do BPM. Após fazer todo um levantamento dos processos que deverão ser
modelados, é necessário que se utilize uma notação BPMN (Business Process Model
and Notation), notação que será explicada no capítulo 1.4.
Além do levantamento e da modelagem dos processos, o gestor deve ter uma
ampla compreensão das possibilidades trazidas pelas tecnologias disponíveis,
entendendo como elas podem se associar aos seus processos, sem perder a forma como
o ambiente atual está constituído. Tudo isso para poder realizar os passos seguintes do
ciclo de vida do BPM.
Segundo BPM CMBOK v3, 2013, o BPM implica um comprometimento
permanente e contínuo da organização para o gerenciamento de seus processos. Isso
inclui um conjunto de atividades, tais como modelagem, análise, desenho, medição e
transformação de processos. Envolve uma continuidade, um ciclo de feedbacks sem
fim para assegurar que os processos de negócio estejam alinhados com a estratégia
organizacional e ao foco do cliente, como pode ser visto na figura 4.
Figura 4 - Ciclo de etapas BPM
Fonte: BPM CBOK v3, 2013
17
1.5. BPMN
Business Process Model and Notation (BPMN), figura 5, Notação de
Modelagem de Processos de Negócio em português, é uma notação gráfica da
metodologia BPM, usando diversos elementos, ícones e imagens padronizadas para o
desenho de processos, facilitando assim, a visualização e entendimento das partes
interessadas.
O BPMN foi elaborado pela Business Process Management Initiative
(BPMI), mas desde o ano de 2005 é mantida pelo grupo Object Management Group
(OMG), já que ambas as empresas se fundiram nesse mesmo ano. E, desde 2013 está
em sua versão 2.0.
O seu propósito é, servir como facilitador ao uso do BPM, representando
graficamente os processos atuais (As is) e como eles ficarão após serem analisados e
reformulados (To Be).
Figura 5 - Logo BPMN
Fonte: Página da OMG2
O propósito de utilizar o BPMN, servir como facilitador ao uso do BPM, pois
apresenta graficamente de forma clara, definida e detalhada a execução dos processos
atuais (As is) e de como eles ficarão após serem analisados e reformulados (To be).
Nas tabelas 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 e 10 são apresentados todos os elementos
contidos na atual versão do BPMN.
2 Disponível em: < http://www.omg.org/memberservices/OMG_Overview.pdf> Acesso em set 2016
18
1.5.1. Tarefas
Uma tarefa é uma atividade atômica e é utilizada quando o trabalho em
progresso não pode ser quebrado para um nível menor de detalhe. São realizadas por
pessoas e/ou aplicações.
Elemento Descrição Notação
Tarefa Usado para atividades genéricas.
Tarefa de serviço Usada para algum serviço, pode ser
web ou uma aplicação automatizada.
Tarefa de recebimento de
mensagem
Tarefa designada para recebimento de
uma mensagem de um processo
externo.
Tarefa de envio de
mensagem
Tarefa designada para recebimento de
uma mensagem de um processo
externo.
Tarefa de script Executa um trecho de código. O
modelador define qual a linguagem
deve ser executada e interpretada.
Tarefa manual Atividade exercida manualmente pelo
usuário.
Tarefa de usuário Realizado por um usuário com ajuda
de um sistema.
Tabela 1 - Tarefas BPMN
19
1.5.2. Sub Processos
Um sub processo é uma atividade composta que está incluída em um
processo. Composto significa que ela pode ser dividida em níveis menores. Ele contém
um conjunto de atividades e uma sequência lógica dentro dele.
Elemento Descrição Notação
Sub processo encorpado É uma atividade com detalhes
internos como atividades, gateways,
eventos e fluxos de sequência. A
borda é mais fina.
Sub processo com loop O processo se repetirá enquanto uma
condição preestabelecida não for
cumprida.
Sub processo múltiplo Podem ser repetidos inúmeras vezes
de forma sequencial.
Tabela 2 - Sub Processos BPMN
1.5.3. Artefatos
Um artefato é um elemento que proporciona suporte no entendimento de algumas
atividades, podendo ser por meio de anotações ou adicionando informações
complementares ao processo.
Elemento Descrição Notação
Grupo Provê um agrupamento de
atividades. Não afeta o fluxo.
Anotação Usado para adicionar informação
extra.
Objeto de dados Provê informações sobre como
documentos, dados e outros
objetos são usados durante o
processo.
Tabela 3 - Artefatos BPMN
20
1.5.4. Gateways
Gateways são usados para o controle de divergência e convergência no fluxo
de sequência. Eles determinam ramificações, bifurcações, combinações e junções no
processo. O termo "gateway" implica que exista um mecanismo de gatilho que tanto
permita ou não permita a passagem pelo gateway.
Elemento Descrição Notação
Gateway exclusivo Como divergente: usado para criar
caminhos alternativos no processo,
mas só um pode ser escolhido. Como
convergente: serve para unir diferentes
caminhos.
Gateway exclusivo
baseado em eventos
O caminho escolhido será decidido
pelo acontecimento de um evento.
Uma vez escolhido o caminho os
outros são inutilizados.
Gateway paralelo baseado
em eventos
Como divergente: usado para criar
caminhos alternativos sem checar
quaisquer informações. Como
convergente: serve para unir diferentes
caminhos, mas só continua quando
todos os caminhos estiverem
concluídos.
Gateway inclusivo Como divergente: vários caminhos
podem ser seguidos, desde que,
satisfaçam a condição. Como
convergente: une caminhos
alternativos e paralelos.
Tabela 4 – Gateways BPMN
21
1.5.5. Eventos
Um evento é algo que acontece no começo, durante ou no fim do curso de um
processo, afetando o fluxo do processo e geralmente é um gatilho ou um resultado.
Elemento Descrição Notação
Evento de começo Indica onde um processo começa. Não
tem nenhum comportamento específico.
Evento de começo com
mensagem
É usado quando uma mensagem de
outro participante inicia o processo.
Evento de começo com
temporizador
Usado quando um processo inicia em
uma data específica ou em um momento
do ciclo.
Evento de começo com
sinal
O processo é inicializado quando recebe
um sinal de outro processo (diferente da
mensagem, que tem um alvo específico,
o sinal não).
Tabela 5 - Eventos de Início BPMN
Elemento Descrição Notação
Evento intermediário Indica que algo está acontecendo entre o
começo e o fim do processo.
Evento intermediário com
mensagem
Indica que uma mensagem pode ser
enviada ou recebida. O processo só pode
continuar após a mensagem ser
recebida.
Evento intermediário com
temporizador
Indica que há um tempo de espera entre
as atividades.
Evento intermediário com
enlace
É utilizado para conectar duas seções do
processo. Podem ser usados para criar
loops.
Evento intermediário com
sinal
Estes eventos são utilizados para receber
ou enviar sinais através do processo.
Evento intermediário com
condicional
Este evento só será inicializado se uma
condição se tornar verdadeira. Tabela 6 - Eventos Intermediários BPMN
22
Elemento Descrição Notação
Evento de fim Indica que um processo terminou.
Evento de fim com
mensagem
Indica que uma mensagem será enviada
com o término do processo.
Evento de fim com erro Deve gerar um erro no final e terminar
todas as tarefas do processo.
Evento de fim com
cancelamento
Ele indica que a transação deve ser
cancelada e um caminho alternativo
deve ser seguido.
Evento de fim com sinal Um sinal deve ser enviado ao término do
processo.
Evento de fim terminativo Termina o processo e todas as atividades
são encerradas imediatamente. Tabela 7 - Eventos de Fim BPMN
1.5.6. Swim Lanes
Swim lanes são elementos utilizados na organização dos processos,
definindo o escopo de cada processo e possibilitando a identificação dos papéis dos
agentes responsáveis pelo andamento de cada atividade.
Tabela 8 - Swim Lanes BPMN
Elemento Descrição Notação
Pool (piscina) É um container para
um processo. Pode
indicar um
participante do
processo.
Lane (raia) É uma subdivisão da
piscina. Geralmente
indica participantes
dentro do processo.
Milestone É uma subdivisão da
piscina. Geralmente
indica diferentes
estágios do
processo.
23
1.5.7. Conectores
Conectores são elementos usados para dar uma sequência lógica ao fluxo do
processo, ligando as atividades, gateways e demais elementos.
Elemento Descrição Notação
Fluxo de sequência Usado para indicar a sequência
que a atividade deve ir.
Associação Usado para associar informações
e artefatos com fluxo de objetos.
Fluxo de Mensagem É usado para o envio e
recebimento de mensagens entre
piscinas
Tabela 9 - Conectores BPMN
24
2. MATERIAIS, TÉCNICAS E MÉTODOS
Este capítulo aborda materiais, técnicas e métodos utilizados para realização
do estágio realizado na Fundação UNISELVA. O capítulo está subdividido entre
materiais utilizados, métodos e técnicas, modelagem de processos e elaboração de
artefatos.
2.1. Materiais Utilizados
Para realização das atividades propostas durante o período de estágio foi
utilizado um computador com processador AMD Athlon II X2 3.00GHZ, com 2GB de
memória DDR2, e um HD de 500GB.
Sistema operacional Windows 10, com os seguintes softwares instalados:
Microsoft Office 2016 e BizAgi Modeler.
2.1.1. BizAgi BPMN Modeler
O BizAgi BPMN Modeler é uma ferramenta que permite desenhar,
documentar e compartilhar processos de trabalho usando a notação BPMN, além de
ser um software gratuito. Produzido pela BizAgi, empresa que desenvolve softwares
para BPM. Também é possível exportar para os mais diversos formatos, como, .pdf,
.docx, .wiki, .web, .png, .svg, entre outros. Que tem como logo a figura 7.
Figura 6 - Logo do BizAgi
Fonte: Página do BizAgi3
3 Disponível em: < http://www.bizagi.com/pt/> Acesso em set 2016
25
2.2. Métodos e técnicas utilizados
Para a realização das atividades de análise, gestão e elaboração de artefatos a
partir dos processos modelados, foi necessário que fosse realizado métodos e técnicas
para a realização das atividades. Os métodos e técnicas utilizados durante o período de
estágio estão descritos e divididos nas respectivas categorias nos quais estão
encaixados.
2.2.1. Reuniões
O principal método para realização das análises e discussões dos processos
foi por meio de reuniões. Existem atualmente dois tipos de reuniões para definição dos
processos da fundação, são elas, as intersetoriais, que ocorrem entre os representantes
dos setores e o NPD, e as interinstitucionais, que são feitas com membros da UFMT e
representantes da Fundação.
Nas reuniões interinstitucionais são repassadas as etapas anteriormente
discutidas, apenas para conferencia, e logo em seguida começam as discussões sobre
as novas etapas sobre como deve ocorrer a contratação dos serviços da Fundação pela
UFMT, quais caminhos devem ser percorridos, quais etapas devem ser reavaliadas, e
o porquê de cada decisão tomada, tudo é relatado em ata e documentado.
Já as reuniões intersetoriais ocorrem sempre que é preciso verificar alguma
parte do processo para que o mesmo sirva de apoio para o desenvolvimento dos
sistemas, manuais ou até mesmo da evolução e melhoria do próprio processo.
2.2.2. Análise de documentos
A análise de documentos é o método muito importante para a análise e gestão
dos processos, foi necessário verificar se os processos estão cumprindo o que a
legislação orienta, além de analisar se os mesmos estão em consonância com o objetivo
da Fundação Uniselva.
2.2.2.1. Estatuto
Para melhor entendimento do funcionamento da empresa, foi realizado a
leitura do estatuto da Fundação. Este já passou por uma primeira reformulação, em
2012, e atualmente está em fase de nova reformulação.
26
Importante ressaltar que segundo o estatuto, os objetivos específicos da
Fundação UNISELVA, são:
I - Apoiar as atividades de pesquisa, ensino, extensão e desenvolvimento
institucional da UFMT;
II - Apoiar as atividades suplementares da Universidade Federal de Mato
Grosso - UFMT, através de seus respectivos órgãos, na consecução de seus objetivos
finalísticos;
III - Prestar serviços técnicos, científicos e culturais, remunerados ou não a
Universidade e à Comunidade, inclusive na comercialização de produtos;
IV - Zelar para que os convênios, contratos, ajustes e acordos atendam aos
objetivos de proponentes e contratantes;
V - Apoiar a divulgação do conhecimento científico, tecnológico e cultural,
através de livros, periódicos e de outras formas de comunicação de textos, dados, som
e imagem, especialmente por canais televisivos educativos e editoras universitárias;
VI - Apoiar a aplicação do conhecimento científico, tecnológico e cultural
através da consolidação, registro e gerenciamento de direitos de propriedade
intelectual;
VII - Promover intercâmbio com outras instituições congêneres ou similares
em nível nacional e internacional;
VII - Apoiar a participação do corpo docente, discente e técnico
administrativo em cursos e eventos e outras atividades que possibilitem o
desenvolvimento e aprimoramento.
E ainda importante mostrar a atual estrutura hierárquica do atual estatuto que
conta com um Conselho Curador, Conselho Fiscal e a Diretoria Executiva. O conselho
curador é composto por sete membros, sendo o reitor da universidade o Presidente da
Fundação, mais três de livre escolha do reitor, um indicado pelo conselho diretor da
UFMT, um indicado pelo conselho universitário e um indicado pelo conselho de
ensino e pesquisa da UFMT. O Conselho Fiscal é composto por 24 conselheiros,
escolhidos dentre os integrantes de suas representações. E a Diretoria Executiva é
composta por um diretor executivo, um diretor administrativo-financeiro e um diretor
operacional.
27
Para acesso ao estatuto, basta acessar o link
http://www.fundacaoUniselva.org.br/documentos/EstatutoeEscrituraP%C3%BAblica
2.2.2.2. Legislação
A Fundação é apoiada pela lei 8.958/1994 datada em 20/12/1994 e ratificada
pelos decretos nº 7.423, de 31 de dezembro de 2010, nº 6.114, de 15 de maio de 2007
e nº 7.423 de 31 de dezembro de 2010. Alteradas pelas resoluções CD nº01 de 21 de
fevereiro de 2014 e CD nº16 de dezembro de 2014, é necessário realizar um
acompanhamento constante das legislações para acompanhar as mudanças e identificar
qual será o impacto nos processos da instituição.
É necessário que os processos estejam de acordo com a legislação em que a
Fundação é apoiada, e a análise das leis e resoluções foi de extrema importância para
definir como iria seguir sua gestão.
Para acesso à parte legal, basta acessar o site da Fundação, ir em
“Procedimentos”, em seguida, “Leis, Decretos e Resoluções”.
2.2.2.3. Formulários
A leitura dos formulários foi importante para ter ideia de como é a relação
Fundação x Professores, uma vez que, estes são o meio de comunicação entre ambos.
Além disso, é por meio dos formulários que todos os processos internos modelados até
o momento tem seu começo.
Os formulários recentemente passaram por um redesenho, para melhor
compreensão de seus utilizadores, porém, como todo material novo, ele ainda sofre
com uma certa rejeição por parte dos professores que já estavam acostumados com o
material antigo, mas por terem como base os processos modelados, já é possível obter
indicadores e melhoria de desempenho da execução dos processos aos quais os
manuais estão vinculados.
Para acesso dos formulários, basta acessar o site da Fundação, ir em
“procedimentos”, em seguida, “formulários”.
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2.2.2.4. Manuais
Para a realização das atividades propostas, as primeiras semanas foram de
estudos sobre modelagem de processos e gestão por processos, por meios de manuais,
guias, tutorias e vídeo-aulas, tudo disponibilizado pela fundação, inclusive
documentos internos sobre o Programa de Gestão de Qualidade e apresentações sobre
as modelagens internas, previamente feitas.
2.3. Modelagem de Processos
A modelagem de processos é uma das etapas do BPM, na Fundação Uniselva
já se encontravam modelados os seguintes processos:
Contratar da Fundação Uniselva.
Solicitar Aquisição de Materiais e Serviços.
Contratar Força Trabalho.
Solicitar diárias.
Solicitar aquisição de passagem.
Solicitar prestação de contas.
Para a visualização, como representado na figura 8, dos processos já modelados
da Fundação, deve-se acessar o link http://fundacaouniselva.org.br/processos/#list.
Figura 7 – Repositório de Processos modelado no BizAgi
Fonte: Página da Fundação Uniselva4
4 Disponível em: <http://fundacaouniselva.org.br/processos/#list> Acesso em set 2016
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Para realizar a atividade de gestão do processo e consequentemente a
elaboração de manuais, foi necessário realizar um estudo sobre como modelar
processos, para conseguir fazer uma leitura dos processos modelados, e se necessário
realizar intervenções nos fluxos.
2.4. Elaboração de Artefatos
Como analisado por Maciel apud Carvalho et al. (2015), os indivíduos das
áreas de informática são mais eficientes e eficazes no entendimento dos modelos de
processos de negócio utilizando BPMN. Para indivíduos de cursos que não são dessa
área, é melhor utilizar adaptações dos modelos para o maior entendimento, e, mesmo
assim, esses modelos podem ser de difícil compreensão. Nesse sentido, ainda há o
desafio de os colaboradores e clientes entenderem dos processos, seja para utilização
interna ou para os manuais gerados.
Para elaboração dos manuais, primeiramente o processo deve ser homologado
pelos setores envolvidos, após a homologação, este estará apto para a geração dos
artefatos.
Para a concepção do manual, deve-se seguir os seguintes passos:
Análise do processo: nessa etapa é efetuado um acompanhamento do
processo e verificado se a execução está de acordo com a modelagem; isso é feito por
meio da observação de execução das atividades e de reuniões com os donos do
processo para verificar se houve alguma alteração no fluxo do processo. Caso seja
necessário, são realizadas reuniões com as pessoas envolvidas na execução do
processo para ajudar nessa análise. Se o processo apresentar divergência em relação
ao fluxo já modelado, é verificado o que está ocasionando isso e é feito a análise para
saber se o fluxo que está sendo executado é o correto, e se for o caso, o processo é
redesenhado.
Descrição das etapas: para atender tanto aos clientes quanto aos
colaboradores internos, as etapas dos processos precisam estar descritas com uma
linguagem mais acessível e conter informações que irão complementar o processo
modelado. Para o melhor entendimento do manual, as etapas são descritas de forma
objetiva, sempre fazendo apelo visual através de imagens para chamar a atenção do
usuário para determinados aspectos que são essenciais na execução daquele processo.
30
Formatação do manual: após a descrição das etapas, o manual é
formatado mantendo o padrão já aprovado dos manuais, para então ser apresentado e
homologado. Existe um template no formato .docx para edição que já contém a
formatação no padrão dos manuais existentes, após formatado, o manual é convertido
para o formato .pdf e apresentado para os evolvidos para a homologação.
Homologação: com o manual elaborado, o mesmo é submetido à
aprovação dos setores envolvidos e só então disponibilizado para os clientes e demais
colaboradores da Fundação. É realizado uma reunião com os envolvidos no processo
para apresentação, leitura e alterações do manual, caso seja necessário, e após isso é
gerado a versão final que será disponibilizado no website da Fundação Uniselva.
Divulgação: o manual é disponibilizado no site da Fundação Uniselva,
na categoria procedimentos no item manuais.
Figura 8 - Etapas para elaboração de manual
Fonte: Elaborado pelo autor.
Um exemplo de manual gerado no período do estágio está listado no
apêndice, como Apêndice 1 - Manual de Procedimentos - Habilitar Inscrições e na
figura 10.
Figura 9 - Exemplo de manual gerado
Fonte: Acervo interno da Fundação Uniselva
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3. RESULTADOS
Após as análises dos processos, sempre que eram encontradas algumas
divergências, elas eram solucionadas o mais rápido possível com a contribuição dos
envolvidos na execução dos processos, e com isso, se tornou possível a criação de
manuais baseados em processos e de levantamento de requisitos mais eficientes para
o desenvolvimento do Sistema Integrado de Gestão da Uniselva, exposto pela figura
11.
Figura 10 - Logo do sistema UNISIG
Fonte: Página do sistema UNISIG5
Existem processos na Fundação Uniselva que necessitam de uma atenção
especial devido a sua importância para manter a integridade e eficiência nas atividades
desenvolvidas, alguns desses processos são os que envolvem o setor de compras, por
exemplo. Durante o período de estágio, uma das tarefas era de entender como o fluxo
funcionava, sendo necessário até mesmo participar da parte operacional para que fosse
possível entender ainda mais o que era feito no setor de compras. Ao final dessa
atividade, foi possível ajudar a redefinir os processos de compras, contribuindo para o
desenvolvimento de mais uma parte do sistema da Fundação Uniselva e sendo
necessário agora a criação de um manual e guia de compras voltado para a forma como
os processos foram definidos.
Até chegar à fase de redefinição de processos, existe uma interação muito
grande entre o NPD e os setores envolvidos, principalmente quando esse processo
envolve mais de um setor da Uniselva. Muitas vezes, fez-se necessário que a Direção
juntamente com o Comitê de Gestão da Qualidade notificasse alguns setores para que
5 Disponível em: <http://www.fundacaouniselva.org.br/sistema/gerencial/> Acesso em set 2016
32
disponibilizassem tempo para a discussão da parte estratégica afim de melhorar ainda
mais a parte operacional.
Uma vez que o processo é homologado, ele irá servir como requisitos para o
desenvolvimento do sistema e se fará necessário a readequação ou a criação de um
novo manual, que reflita ao máximo o processo.
O real resultado deste estágio é o contato com as atividades de gestão de
processos, planejamento estratégico e desenvolvimento de novos sistemas, além de
entender como que se dá a interação entre a equipe de negócio, de qualidade e de
tecnologia da informação de uma organização.
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4. DIFICULDADES ENCONTRADAS
Algumas pequenas dificuldades foram encontradas no decorrer do caminho,
uma delas foi agendar reuniões com todas as partes interessadas, os setores sempre
muito atarefados, pouco disponibilizam de tempo para discutir os processos e como
poderiam ser melhorados.
Parar a rotina de trabalho, como citado acima, era sempre um grande desafio,
os representantes dos setores não dispõem de tempo livre e as vezes parar de trabalhar
para discutir melhorias acabaria atrasando o serviço em um primeiro momento.
Outra dificuldade encontrada, é a implantação de novos fluxos de processos,
visto que, as tarefas, com o passar do tempo, se tornam mecânicas e a resistência pela
mudança é algo natural do ser humano, dificultando assim possíveis melhorias, sendo
necessário a intervenção da direção para que os colaboradores passassem a se tornar
mais abertos a tentar utilizar os novos processos.
Por fim, a falta de uma equipe voltada somente para a gestão dos processos
sempre foi uma barreira a ser superada dentro da Fundação Uniselva, tornando-se
necessário que o envolvimento dos colaboradores de forma mais ativa nesse projeto, e
isso só se tornou possível graças ao envolvimento da direção da Fundação Uniselva.
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5. CONCLUSÕES
No estágio supervisionado descrito nesse trabalho, o aluno vivenciou as
atividades de gestão de processos, planejamento estratégico e desenvolvimento do
novo sistema computacional, pôde aprender como analisar e modelar processos, criar
manuais refletindo um fluxo de processos já modelado e ajudar na gestão dos
processos internos de uma instituição.
Outro ponto alcançado, foi a coleta requisitos por meio dos processos
analisados, que serviram para a o desenvolvimento do sistema UNISIG e que também
darão maior transparência aos procedimentos que são realizados internamente.
Os objetivos foram alcançados em partes, visto que, a gestão de processos é
um processo cíclico e contínuo e deve sempre buscar melhorias.
Como já dito, por ser uma metodologia que pode sofrer alterações com uma
frequência relativamente alta, sempre haverá a necessidade de novos trabalhos
relacionados.
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6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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2013. BPM CBOK. 1 ED. BRASIL.
BIZAGI. BIZAGI MODELER. DISPONÍVEL EM:
<HTTP://WWW.BIZAGI.COM/>. (ACESSADO EM 20 DE SETEMBRO DE 2016).
BIZAGI. BIZAGI MODELER HELP. DISPONÍVEL EM:
<HTTP://HELP.BIZAGI.COM/BPMSUITE/EN/INDEX.HTML?BPMN_SHAPES.
HTM>. (ACESSADO EM 20 DE SETEMBRO DE 2016).
CARVALHO, L.P., SANTORO, F., CAPPELLI, C., (2015) “UM ESTUDO SOBRE
O ENTENDIMENTO DE PROCESSOS ATRAVÉS DE MODELOS COM
BASE NO PÚBLICO ALVO”, ERSI’15, 2015
CRUZ, TADEU BPM&BPMS BUSINESS PROCESS MANAGEMENT &
BUSINESS
MANAGEMENT SYSTEMS. RIO DE JANEIRO 2009 2ª EDIÇÃO.
FUNDACAO UNISELVA. SOBRE A FUNDAÇÃO UNISELVA. DISPONIVEL
EM:
<HTTP://WWW.FUNDACAOUNISELVA.ORG.BR/NOVOSITE/FUNDACAO/SO
BRE.ASPX>. (ACESSADO EM: 19 DE SETEMBRO DE 2016).
MACIEL, C., SANTANA, A., MENDES, A., ALKMIM, M. “GETTING TO KNOW
UNISELVA THROUGH PROCESS MANAGEMENT”, BPM 2016 , NO PRELO
2016.
OLIVEIRA, RODRIGO - GESTÃO DE PROCESSOS – BPM. MAR. 2010.
DISPONÍVEL EM:
<HTTP://WWW.EV.ORG.BR>. (ACESSADO EM: 19 DE SETEMBRO DE 2016)
OMG. BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION (BPMN) VERSION
2.0. JANEIRO, 2011. DISPONÍVEL EM:
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SETEMBRO DE 2016).
OMG. OBJECT MANAGEMENT GROUP. DISPONÍVEL EM:
<HTTP://WWW.OMG.ORG/>. (ACESSADO EM 20 DE SETEMBRO DE 2016).
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APÊNDICE
Apêndice 1 – Manual de Procedimentos – Habilitar Inscrições
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