Universidade Federal de Mato Grosso - IC -Instituto de ... · BizAgi BPMN Modeler ... 2.4....

UNIVERSIDADE FEDERAL DE MATO GROSSO

INSTITUTO DE COMPUTAÇÃO

COORDENAÇÃO DE ENSINO DE GRADUAÇÃO EM

CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO

RELATÓRIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO

APOIO NA MODELAGEM E GESTÃO DE PROCESSOS NA

FUNDAÇÃO UNISELVA

MATHEUS GUIMARÃES SANTIAGO

CUIABÁ – MT

2016





RELÁTORIO DE ESTÁGIO SUPERVISIONADO

APOIO NA MODELAGEM E GESTÃO DE PROCESSOS NA

FUNDAÇÃO UNISELVA


Relatório apresentado ao Instituto de

Computação da Universidade Federal de

Mato Grosso, para obtenção do título de

Bacharel em Ciência da Computação.

CUIABÁ – MT

2016






Relatório de Estágio Supervisionado apresentado à Coordenação do Curso de Ciência

da Computação como uma das exigências para obtenção do título de Bacharel em

Ciência da Computação da Universidade Federal de Mato Grosso

Aprovado por:

Prof. Dr. Cristiano Maciel

Instituto de Computação

(ORIENTADOR)

Prof. Dr. Eunice Pereira dos Santos Nunes

Instituto de Computação

Álvaro Santana de Campos Júnior

(SUPERVISOR)

DEDICATÓRIA

Agradeço em primeiro lugar A Deus que iluminou о meu caminho durante esta

caminhada.

A toda minha família pelo apoio e confiança que sempre depositaram em mim.

A todos os professores, pela importância que cada um tem durante o decorrer do

curso.

A todos aqueles que de alguma forma estiveram е estão próximos de mim, fazendo

esta vida valer cada vez mais а pena.

AGRADECIMENTOS

Agradeço, primeiramente A Deus por ter me dados saúde e força para superar

as dificuldades.

Agradeço também a minha família, que sempre me apoiou e orientou para que

pudesse tomar as melhores decisões.

Aos meus amigos e colegas de faculdade pelo companheirismo e apoio nos

estudos, e por toda diversão gerada nesses infindáveis anos de graduação.

Aos professores do IC, que sempre são muito solícitos e sempre se dedicam ao

máximo por seus alunos.

Aos funcionários da Fundação, que sempre foram muito simpáticos e me

acolheram tão bem nesse período, em especial aos meus amigos do NPD.

E não menos importante, a todos que diretamente ou indiretamente fizeram

parte da minha formação, o meu muito obrigado.

6

SUMÁRIO

LISTA DE FIGURAS .......................................................................................................................... 7

LISTA DE TABELAS .......................................................................................................................... 8

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS ......................................................................................... 9

RESUMO ............................................................................................................................................ 10

INTRODUÇÃO .................................................................................................................................. 11

1. REVISÃO DE LITERATURA ................................................................................................ 12

1.1. FUNDAÇÃO UNISELVA .................................................................................................... 12 1.2. PROGRAMA DE GESTÃO DE QUALIDADE DA FUNDAÇÃO UNISELVA ............................... 12 1.3. PROCESSOS ........................................................................................................................ 13 1.4. BPM .................................................................................................................................. 14 1.5. BPMN ............................................................................................................................... 17

1.5.1. Tarefas .......................................................................................................................... 18 1.5.2. Sub Processos ............................................................................................................... 19 1.5.3. Artefatos ....................................................................................................................... 19 1.5.4. Gateways ...................................................................................................................... 20 1.5.5. Eventos ......................................................................................................................... 21 1.5.6. Swim Lanes ................................................................................................................... 22 1.5.7. Conectores .................................................................................................................... 23

2. MATERIAS, TÉCNICAS E MÉTODOS ............................................................................... 24

2.1. MATERIAIS UTILIZADOS .................................................................................................... 24 2.1.1. BizAgi BPMN Modeler ................................................................................................. 24

2.2. MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS .................................................................................... 25 2.2.1. Reuniões ....................................................................................................................... 25 2.2.2. Análise de documentos ................................................................................................. 25

2.2.2.1. Estatuto ............................................................................................................................. 25 2.2.2.2. Legislação ......................................................................................................................... 27 2.2.2.3. Formulários ....................................................................................................................... 27 2.2.2.4. Manuais ............................................................................................................................ 28

2.3. MODELAGEM DE PROCESSOS ............................................................................................ 28 2.4. ELABORAÇÃO DE ARTEFATOS ........................................................................................... 29

3. RESULTADOS ......................................................................................................................... 31

4. DIFICULDADES ENCONTRADAS ...................................................................................... 33

5. CONCLUSÕES ......................................................................................................................... 34

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................... 35

APÊNDICE ......................................................................................................................................... 36

APÊNDICE 1 – MANUAL DE PROCEDIMENTOS – HABILITAR INSCRIÇÕES .......................................... 36

7

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1 - LOGO DA FUNDAÇÃO UNISELVA ......................................................................................... 12 FIGURA 2 - SELO DA GESTÃO DE QUALIDADE ....................................................................................... 13 FIGURA 3 - DEFINIÇÃO DE PROCESSO .................................................................................................... 14 FIGURA 4 - CICLO DE ETAPAS BPM....................................................................................................... 16 FIGURA 5 - LOGO BPMN ...................................................................................................................... 17 FIGURA 6 - EXEMPLO DE PROCESSO BPMN ...................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. FIGURA 7 - LOGO DO BIZAGI ................................................................................................................ 24 FIGURA 8 – REPOSITÓRIO DE PROCESSOS MODELADO NO BIZAGI ......................................................... 28 FIGURA 9 - ETAPAS PARA ELABORAÇÃO DE MANUAL ............................................................................ 30 FIGURA 10 - EXEMPLO DE MANUAL GERADO ........................................................................................ 30 FIGURA 11 - LOGO DO SISTEMA UNISIG .............................................................................................. 31

8

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 - BENEFÍCIOS DO BPM ..................................................... ERRO! INDICADOR NÃO DEFINIDO. TABELA 2 - TAREFAS BPMN ................................................................................................................ 18 TABELA 3 - SUB PROCESSOS BPMN ..................................................................................................... 19 TABELA 4 - ARTEFATOS BPMN ............................................................................................................ 19 TABELA 5 - GATEWAYS ........................................................................................................................ 20 TABELA 6 - EVENTOS DE INÍCIO BPMN ................................................................................................ 21 TABELA 7 - EVENTOS INTERMEDIÁRIOS BPMN .................................................................................... 21 TABELA 8 - EVENTOS DE FIM BPMN .................................................................................................... 22 TABELA 9 - SWIM LANES BPMN .......................................................................................................... 22 TABELA 10 - CONECTORES BPMN ....................................................................................................... 23

9

LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS

BPM Business Process Management – Gerenciamento de Processos de

Negócio

BPMN Business Process Model and Notation – Notação de Modelagem de

Processos de Negócio

GB Gigabyte

DDR Double Data Rate – Taxa de transferência dobrada

HD Hard Disk – Disco rígido

CD Conselho Diretor

10

RESUMO

Todas as organizações têm como base uma complexa combinação de recursos,

independentes e inter-relacionados, que devem tentar alcançar o mesmo objetivo, e os

quais podem afetar positiva ou negativamente toda a organização dependendo do seu

desempenho. A excelência do desempenho e todo o sucesso que o negócio pode

conseguir requer que os recursos e atividades inter-relacionadas sejam entendidas e

gerenciadas seguindo uma visão de processo; e é fundamental que os clientes desses

processos sejam bem definidos para saber onde agregar mais valor a imagem da

organização. O gerenciamento dos processos de negócio é uma abordagem que visa

identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar os

processos de negócio. Este relatório apresenta as atividades relacionadas a gestão de

processos que foram realizadas durante o período de estágio supervisionado, do

discente Matheus Guimarães Santiago, na Fundação de Apoio a Universidade Federal

de Mato Grosso. Utilizando elementos da metodologia BPM, deseja-se mostrar como

foi realizado o apoio na modelagem e gestão de processos da Fundação, além de

apresentar as etapas que foram realizadas para que fosse alcançado a gestão do

processo. No decorrer desse trabalho é apresentado primeiramente o estudo sobre

conceitos básicos de BPM e BPMN, após isso foi descrito como que se dá as reuniões

e análises de documentos para a criação e gestão dos processos além de como produzir

artefatos derivados dos processos modelados.

11

INTRODUÇÃO

Business Process Modeling (BPM) é uma metodologia que busca alcançar

tanto consistência e resultados quanto os objetivos estratégicos da organização,

envolvendo, ainda, formas de agregar mais valor, melhorias, inovações e o

gerenciamento dos processos ponta a ponta, buscando alcançar a melhoria do

desempenho organizacional e dos resultados do negócio.

Seguindo essa diretriz, foi criado o Programa de Gestão da Qualidade, que

tem como objetivo, justamente os itens que a gestão de processos ajuda a alcançar, por

esse motivo foi realizado o estágio supervisionado na Fundação de Apoio a

Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT) – Fundação Uniselva, com o objetivo

de contribuir para a modelagem e gestão dos processos (Fundação Uniselva, 2016).

Em virtude do programa de Gestão da Qualidade, foram modelados os

principais processos internos da fundação, que serviram de base para o apoio na

criação do sistema computacional da instituição, na geração de manuais e diagramas.

Os processos existentes na Fundação Uniselva estão na fase de evolução e

geração de artefatos como, por exemplo, manuais e requisitos de sistemas

computacionais, por isso eles são revisados com uma certa periodicidade. A cada

iteração com os processos já modelados, é verificado se existe a necessidade de

mudanças, visto que, algumas mudanças de legislação ou de gestão da Fundação

Uniselva poderiam ocorrer. A realização desse trabalho visa o contato com o dia a dia

da gestão de processos, organização de projetos e desenvolvimento de novos sistemas,

além de encontrar a melhor maneira de realizar análise e mudanças em eventuais

processos, e de elaborar manuais para atender os clientes e colaboradores da

instituição.

O relatório foi organizado da seguinte forma: no Capítulo 1 é apresentada a

revisão de literatura dos fundamentos teóricos que servem de base para o relatório; no

Capítulo 2 são introduzidas as tecnologias utilizadas durante o estágio supervisionado

para o desenvolvimento do projeto; no Capítulo 3 são apresentados os resultados

atingidos durante o período do estágio; no Capítulo 4 são mencionadas as dificuldades

encontradas durante o período do estágio e no Capítulo 5 as conclusões obtidas ao fim

do estágio.

12

1. REVISÃO DE LITERATURA

Este capítulo apresenta informações importantes para a gestão de processos e

também conceitos das tecnologias adotadas para utilização na realização do projeto.

1.1. Fundação UNISELVA

A Fundação de Apoio e Desenvolvimento da Universidade Federal de Mato

Grosso (UFMT) – Fundação UNISELVA, é uma entidade de caráter privado, sem fins

lucrativos. Criada em 10 de junho de 2002, por professores da UFMT, ela tem como

principais objetivos, apoiar projetos de ensino, extensão, desenvolvimento

institucional, científico e tecnológico, prestando serviços como gestão administrativa,

financeira a realização dos projetos (Fundação Uniselva, 2016).

Figura 1 - Logo da Fundação Uniselva

Fonte: Página da Fundação Uniselva1

1.2. Programa de Gestão de Qualidade da Fundação UNISELVA

Desde a sua fundação, a instituição sempre buscou evoluir, para se tornar

referência entre as demais instituições de apoio, porém com o passar do tempo ela

começou a sofrer com alguns problemas pontuais, como a falta de visão estratégica,

fragmentação das atividades, retrabalho, integração sistêmica e de reclamações dos

clientes, e isso acabou maculando sua imagem.

1 Disponível em: < http://www.fundacaouniselva.org.br/novoSite/> Acesso em set 2016

13

Visto isso, houve a necessidade de mudanças, e assim começou o Programa

de Gestão de Qualidade da Fundação de Apoio e Desenvolvimento da Universidade

Federal de Mato Grosso - Fundação Uniselva, programa este que tem como essência a

busca por resultados, satisfação dos clientes e colaboradores, excelência operacional,

estabelecimento de indicadores de negócios e, consequentemente, revigorar sua

imagem como instituição de forma consciente, responsável e proativa.

Segundo o documento “Abertura do Projeto” do Programa de Gestão da

Qualidade, os principais projetos são:

I – Modelagem de Processos Internos;

II – Avaliação do desempenho das atividades;

III – Redefinição dos sistemas computacionais para apoio dos processos de

gestão;

IV – Busca da Certificação de qualidade ISO 9000.

Figura 2 - Selo da Gestão de Qualidade

Fonte: Programa de Gestão da Qualidade Uniselva

1.3. Processos

Para Oliveira (2010), um processo é realizado por meio de atividades

determinadas por uma sequência da qual se obtém um resultado, podendo ser um bem

ou um serviço. Também pode ser visto como o desempenho de uma atividade ou um

conjunto delas onde haja uma entrada, uma transformação e uma saída, e com isso,

objetiva-se alcançar metas.

14

Figura 3 - Definição de Processo

Fonte: Elaborado pelo autor

Sendo assim, os processos de uma organização são um conjunto de atividade

e recursos, que visam alcançar um fim comum. Eles são de extrema importância,

porque é por intermédio deles que as organizações exercem suas incumbências, dado

que, todos e quaisquer trabalhos realizados constituem parte de um processo, como

representado na figura 3.

1.4. BPM

“Business Process Management” (BPM), ou em português, Gestão de

Processos de Negócio é uma metodologia que representa os processos, de tal forma,

que este possa ser analisado e melhorado. Tem como objetivo facilitar a visão do gestor

de processos em encontrar pontos que possam ser melhorados nos atuais meios de

trabalho da empresa. (BPM CBOK v3, 2013)

O conceito de BPM segundo CRUZ (2008) é o nome dado a um conjunto de

múltiplos elementos, conceitos e metodologias que juntos tem a finalidade de tratar de

forma holísticas processos de negócio. Com a utilização desses elementos, o BPM

segue por objetivo, fazer com que a organização adquira visibilidade e a integração do

seu ambiente com as atividades que cada colaborador realiza em seu processo.

Ainda segundo o guia BPM CBOK, os benefícios do uso do BPM estão

demonstrados na tabela 1:

15

Tabela 1 - Benefícios do BPM

A modelagem de processos de negócio é o conjunto de atividades envolvidas

na criação de representações de processos de negócio existentes ou propostos. Pode

prover uma perspectiva ponta a ponta ou uma porção dos processos primários, de

suporte ou de gerenciamento. (BPM CBOK v3, 2013)

16

Toda organização possui processos de negócios diferentes umas das outras, e

por esse motivo possuem objetivos e necessidades diferentes, razão esta que faz com

que a instituição dê seus primeiros passos na gestão de processos, procurando entender

da forma mais clara possível quais são os processos e como eles serão afetados pelo

uso do BPM. Após fazer todo um levantamento dos processos que deverão ser

modelados, é necessário que se utilize uma notação BPMN (Business Process Model

and Notation), notação que será explicada no capítulo 1.4.

Além do levantamento e da modelagem dos processos, o gestor deve ter uma

ampla compreensão das possibilidades trazidas pelas tecnologias disponíveis,

entendendo como elas podem se associar aos seus processos, sem perder a forma como

o ambiente atual está constituído. Tudo isso para poder realizar os passos seguintes do

ciclo de vida do BPM.

Segundo BPM CMBOK v3, 2013, o BPM implica um comprometimento

permanente e contínuo da organização para o gerenciamento de seus processos. Isso

inclui um conjunto de atividades, tais como modelagem, análise, desenho, medição e

transformação de processos. Envolve uma continuidade, um ciclo de feedbacks sem

fim para assegurar que os processos de negócio estejam alinhados com a estratégia

organizacional e ao foco do cliente, como pode ser visto na figura 4.

Figura 4 - Ciclo de etapas BPM

Fonte: BPM CBOK v3, 2013

17

1.5. BPMN

Business Process Model and Notation (BPMN), figura 5, Notação de

Modelagem de Processos de Negócio em português, é uma notação gráfica da

metodologia BPM, usando diversos elementos, ícones e imagens padronizadas para o

desenho de processos, facilitando assim, a visualização e entendimento das partes

interessadas.

O BPMN foi elaborado pela Business Process Management Initiative

(BPMI), mas desde o ano de 2005 é mantida pelo grupo Object Management Group

(OMG), já que ambas as empresas se fundiram nesse mesmo ano. E, desde 2013 está

em sua versão 2.0.

O seu propósito é, servir como facilitador ao uso do BPM, representando

graficamente os processos atuais (As is) e como eles ficarão após serem analisados e

reformulados (To Be).

Figura 5 - Logo BPMN

Fonte: Página da OMG2

O propósito de utilizar o BPMN, servir como facilitador ao uso do BPM, pois

apresenta graficamente de forma clara, definida e detalhada a execução dos processos

atuais (As is) e de como eles ficarão após serem analisados e reformulados (To be).

Nas tabelas 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 e 10 são apresentados todos os elementos

contidos na atual versão do BPMN.

2 Disponível em: < http://www.omg.org/memberservices/OMG_Overview.pdf> Acesso em set 2016

18

1.5.1. Tarefas

Uma tarefa é uma atividade atômica e é utilizada quando o trabalho em

progresso não pode ser quebrado para um nível menor de detalhe. São realizadas por

pessoas e/ou aplicações.

Elemento Descrição Notação

Tarefa Usado para atividades genéricas.

Tarefa de serviço Usada para algum serviço, pode ser

web ou uma aplicação automatizada.

Tarefa de recebimento de

mensagem

Tarefa designada para recebimento de

uma mensagem de um processo

externo.

Tarefa de envio de

mensagem

Tarefa designada para recebimento de

uma mensagem de um processo

externo.

Tarefa de script Executa um trecho de código. O

modelador define qual a linguagem

deve ser executada e interpretada.

Tarefa manual Atividade exercida manualmente pelo

usuário.

Tarefa de usuário Realizado por um usuário com ajuda

de um sistema.

Tabela 1 - Tarefas BPMN

19

1.5.2. Sub Processos

Um sub processo é uma atividade composta que está incluída em um

processo. Composto significa que ela pode ser dividida em níveis menores. Ele contém

um conjunto de atividades e uma sequência lógica dentro dele.


Sub processo encorpado É uma atividade com detalhes

internos como atividades, gateways,

eventos e fluxos de sequência. A

borda é mais fina.

Sub processo com loop O processo se repetirá enquanto uma

condição preestabelecida não for

cumprida.

Sub processo múltiplo Podem ser repetidos inúmeras vezes

de forma sequencial.

Tabela 2 - Sub Processos BPMN

1.5.3. Artefatos

Um artefato é um elemento que proporciona suporte no entendimento de algumas

atividades, podendo ser por meio de anotações ou adicionando informações

complementares ao processo.


Grupo Provê um agrupamento de

atividades. Não afeta o fluxo.

Anotação Usado para adicionar informação

extra.

Objeto de dados Provê informações sobre como

documentos, dados e outros

objetos são usados durante o

processo.

Tabela 3 - Artefatos BPMN

20

1.5.4. Gateways

Gateways são usados para o controle de divergência e convergência no fluxo

de sequência. Eles determinam ramificações, bifurcações, combinações e junções no

processo. O termo "gateway" implica que exista um mecanismo de gatilho que tanto

permita ou não permita a passagem pelo gateway.


Gateway exclusivo Como divergente: usado para criar

caminhos alternativos no processo,

mas só um pode ser escolhido. Como

convergente: serve para unir diferentes

caminhos.

Gateway exclusivo

baseado em eventos

O caminho escolhido será decidido

pelo acontecimento de um evento.

Uma vez escolhido o caminho os

outros são inutilizados.

Gateway paralelo baseado

em eventos

Como divergente: usado para criar

caminhos alternativos sem checar

quaisquer informações. Como

convergente: serve para unir diferentes

caminhos, mas só continua quando

todos os caminhos estiverem

concluídos.

Gateway inclusivo Como divergente: vários caminhos

podem ser seguidos, desde que,

satisfaçam a condição. Como

convergente: une caminhos

alternativos e paralelos.

Tabela 4 – Gateways BPMN

21

1.5.5. Eventos

Um evento é algo que acontece no começo, durante ou no fim do curso de um

processo, afetando o fluxo do processo e geralmente é um gatilho ou um resultado.


Evento de começo Indica onde um processo começa. Não

tem nenhum comportamento específico.

Evento de começo com

mensagem

É usado quando uma mensagem de

outro participante inicia o processo.


temporizador

Usado quando um processo inicia em

uma data específica ou em um momento

do ciclo.


sinal

O processo é inicializado quando recebe

um sinal de outro processo (diferente da

mensagem, que tem um alvo específico,

o sinal não).

Tabela 5 - Eventos de Início BPMN


Evento intermediário Indica que algo está acontecendo entre o

começo e o fim do processo.

Evento intermediário com

mensagem

Indica que uma mensagem pode ser

enviada ou recebida. O processo só pode

continuar após a mensagem ser

recebida.


temporizador

Indica que há um tempo de espera entre

as atividades.


enlace

É utilizado para conectar duas seções do

processo. Podem ser usados para criar

loops.


sinal

Estes eventos são utilizados para receber

ou enviar sinais através do processo.


condicional

Este evento só será inicializado se uma

condição se tornar verdadeira. Tabela 6 - Eventos Intermediários BPMN

22


Evento de fim Indica que um processo terminou.

Evento de fim com

mensagem

Indica que uma mensagem será enviada

com o término do processo.

Evento de fim com erro Deve gerar um erro no final e terminar

todas as tarefas do processo.

Evento de fim com

cancelamento

Ele indica que a transação deve ser

cancelada e um caminho alternativo

deve ser seguido.

Evento de fim com sinal Um sinal deve ser enviado ao término do

processo.

Evento de fim terminativo Termina o processo e todas as atividades

são encerradas imediatamente. Tabela 7 - Eventos de Fim BPMN

1.5.6. Swim Lanes

Swim lanes são elementos utilizados na organização dos processos,

definindo o escopo de cada processo e possibilitando a identificação dos papéis dos

agentes responsáveis pelo andamento de cada atividade.

Tabela 8 - Swim Lanes BPMN


Pool (piscina) É um container para

um processo. Pode

indicar um

participante do

processo.

Lane (raia) É uma subdivisão da

piscina. Geralmente

indica participantes

dentro do processo.

Milestone É uma subdivisão da

piscina. Geralmente

indica diferentes

estágios do

processo.

23

1.5.7. Conectores

Conectores são elementos usados para dar uma sequência lógica ao fluxo do

processo, ligando as atividades, gateways e demais elementos.


Fluxo de sequência Usado para indicar a sequência

que a atividade deve ir.

Associação Usado para associar informações

e artefatos com fluxo de objetos.

Fluxo de Mensagem É usado para o envio e

recebimento de mensagens entre

piscinas

Tabela 9 - Conectores BPMN

24

2. MATERIAIS, TÉCNICAS E MÉTODOS

Este capítulo aborda materiais, técnicas e métodos utilizados para realização

do estágio realizado na Fundação UNISELVA. O capítulo está subdividido entre

materiais utilizados, métodos e técnicas, modelagem de processos e elaboração de

artefatos.

2.1. Materiais Utilizados

Para realização das atividades propostas durante o período de estágio foi

utilizado um computador com processador AMD Athlon II X2 3.00GHZ, com 2GB de

memória DDR2, e um HD de 500GB.

Sistema operacional Windows 10, com os seguintes softwares instalados:

Microsoft Office 2016 e BizAgi Modeler.

2.1.1. BizAgi BPMN Modeler

O BizAgi BPMN Modeler é uma ferramenta que permite desenhar,

documentar e compartilhar processos de trabalho usando a notação BPMN, além de

ser um software gratuito. Produzido pela BizAgi, empresa que desenvolve softwares

para BPM. Também é possível exportar para os mais diversos formatos, como, .pdf,

.docx, .wiki, .web, .png, .svg, entre outros. Que tem como logo a figura 7.

Figura 6 - Logo do BizAgi

Fonte: Página do BizAgi3

3 Disponível em: < http://www.bizagi.com/pt/> Acesso em set 2016

25

2.2. Métodos e técnicas utilizados

Para a realização das atividades de análise, gestão e elaboração de artefatos a

partir dos processos modelados, foi necessário que fosse realizado métodos e técnicas

para a realização das atividades. Os métodos e técnicas utilizados durante o período de

estágio estão descritos e divididos nas respectivas categorias nos quais estão

encaixados.

2.2.1. Reuniões

O principal método para realização das análises e discussões dos processos

foi por meio de reuniões. Existem atualmente dois tipos de reuniões para definição dos

processos da fundação, são elas, as intersetoriais, que ocorrem entre os representantes

dos setores e o NPD, e as interinstitucionais, que são feitas com membros da UFMT e

representantes da Fundação.

Nas reuniões interinstitucionais são repassadas as etapas anteriormente

discutidas, apenas para conferencia, e logo em seguida começam as discussões sobre

as novas etapas sobre como deve ocorrer a contratação dos serviços da Fundação pela

UFMT, quais caminhos devem ser percorridos, quais etapas devem ser reavaliadas, e

o porquê de cada decisão tomada, tudo é relatado em ata e documentado.

Já as reuniões intersetoriais ocorrem sempre que é preciso verificar alguma

parte do processo para que o mesmo sirva de apoio para o desenvolvimento dos

sistemas, manuais ou até mesmo da evolução e melhoria do próprio processo.

2.2.2. Análise de documentos

A análise de documentos é o método muito importante para a análise e gestão

dos processos, foi necessário verificar se os processos estão cumprindo o que a

legislação orienta, além de analisar se os mesmos estão em consonância com o objetivo

da Fundação Uniselva.

2.2.2.1. Estatuto

Para melhor entendimento do funcionamento da empresa, foi realizado a

leitura do estatuto da Fundação. Este já passou por uma primeira reformulação, em

2012, e atualmente está em fase de nova reformulação.

26

Importante ressaltar que segundo o estatuto, os objetivos específicos da

Fundação UNISELVA, são:

I - Apoiar as atividades de pesquisa, ensino, extensão e desenvolvimento

institucional da UFMT;

II - Apoiar as atividades suplementares da Universidade Federal de Mato

Grosso - UFMT, através de seus respectivos órgãos, na consecução de seus objetivos

finalísticos;

III - Prestar serviços técnicos, científicos e culturais, remunerados ou não a

Universidade e à Comunidade, inclusive na comercialização de produtos;

IV - Zelar para que os convênios, contratos, ajustes e acordos atendam aos

objetivos de proponentes e contratantes;

V - Apoiar a divulgação do conhecimento científico, tecnológico e cultural,

através de livros, periódicos e de outras formas de comunicação de textos, dados, som

e imagem, especialmente por canais televisivos educativos e editoras universitárias;

VI - Apoiar a aplicação do conhecimento científico, tecnológico e cultural

através da consolidação, registro e gerenciamento de direitos de propriedade

intelectual;

VII - Promover intercâmbio com outras instituições congêneres ou similares

em nível nacional e internacional;

VII - Apoiar a participação do corpo docente, discente e técnico

administrativo em cursos e eventos e outras atividades que possibilitem o

desenvolvimento e aprimoramento.

E ainda importante mostrar a atual estrutura hierárquica do atual estatuto que

conta com um Conselho Curador, Conselho Fiscal e a Diretoria Executiva. O conselho

curador é composto por sete membros, sendo o reitor da universidade o Presidente da

Fundação, mais três de livre escolha do reitor, um indicado pelo conselho diretor da

UFMT, um indicado pelo conselho universitário e um indicado pelo conselho de

ensino e pesquisa da UFMT. O Conselho Fiscal é composto por 24 conselheiros,

escolhidos dentre os integrantes de suas representações. E a Diretoria Executiva é

composta por um diretor executivo, um diretor administrativo-financeiro e um diretor

operacional.

27

Para acesso ao estatuto, basta acessar o link

http://www.fundacaoUniselva.org.br/documentos/EstatutoeEscrituraP%C3%BAblica

.PDF

2.2.2.2. Legislação

A Fundação é apoiada pela lei 8.958/1994 datada em 20/12/1994 e ratificada

pelos decretos nº 7.423, de 31 de dezembro de 2010, nº 6.114, de 15 de maio de 2007

e nº 7.423 de 31 de dezembro de 2010. Alteradas pelas resoluções CD nº01 de 21 de

fevereiro de 2014 e CD nº16 de dezembro de 2014, é necessário realizar um

acompanhamento constante das legislações para acompanhar as mudanças e identificar

qual será o impacto nos processos da instituição.

É necessário que os processos estejam de acordo com a legislação em que a

Fundação é apoiada, e a análise das leis e resoluções foi de extrema importância para

definir como iria seguir sua gestão.

Para acesso à parte legal, basta acessar o site da Fundação, ir em

“Procedimentos”, em seguida, “Leis, Decretos e Resoluções”.

2.2.2.3. Formulários

A leitura dos formulários foi importante para ter ideia de como é a relação

Fundação x Professores, uma vez que, estes são o meio de comunicação entre ambos.

Além disso, é por meio dos formulários que todos os processos internos modelados até

o momento tem seu começo.

Os formulários recentemente passaram por um redesenho, para melhor

compreensão de seus utilizadores, porém, como todo material novo, ele ainda sofre

com uma certa rejeição por parte dos professores que já estavam acostumados com o

material antigo, mas por terem como base os processos modelados, já é possível obter

indicadores e melhoria de desempenho da execução dos processos aos quais os

manuais estão vinculados.

Para acesso dos formulários, basta acessar o site da Fundação, ir em

“procedimentos”, em seguida, “formulários”.

28

2.2.2.4. Manuais

Para a realização das atividades propostas, as primeiras semanas foram de

estudos sobre modelagem de processos e gestão por processos, por meios de manuais,

guias, tutorias e vídeo-aulas, tudo disponibilizado pela fundação, inclusive

documentos internos sobre o Programa de Gestão de Qualidade e apresentações sobre

as modelagens internas, previamente feitas.

2.3. Modelagem de Processos

A modelagem de processos é uma das etapas do BPM, na Fundação Uniselva

já se encontravam modelados os seguintes processos:

Contratar da Fundação Uniselva.

Solicitar Aquisição de Materiais e Serviços.

Contratar Força Trabalho.

Solicitar diárias.

Solicitar aquisição de passagem.

Solicitar prestação de contas.

Para a visualização, como representado na figura 8, dos processos já modelados

da Fundação, deve-se acessar o link http://fundacaouniselva.org.br/processos/#list.

Figura 7 – Repositório de Processos modelado no BizAgi

Fonte: Página da Fundação Uniselva4

4 Disponível em: <http://fundacaouniselva.org.br/processos/#list> Acesso em set 2016

29

Para realizar a atividade de gestão do processo e consequentemente a

elaboração de manuais, foi necessário realizar um estudo sobre como modelar

processos, para conseguir fazer uma leitura dos processos modelados, e se necessário

realizar intervenções nos fluxos.

2.4. Elaboração de Artefatos

Como analisado por Maciel apud Carvalho et al. (2015), os indivíduos das

áreas de informática são mais eficientes e eficazes no entendimento dos modelos de

processos de negócio utilizando BPMN. Para indivíduos de cursos que não são dessa

área, é melhor utilizar adaptações dos modelos para o maior entendimento, e, mesmo

assim, esses modelos podem ser de difícil compreensão. Nesse sentido, ainda há o

desafio de os colaboradores e clientes entenderem dos processos, seja para utilização

interna ou para os manuais gerados.

Para elaboração dos manuais, primeiramente o processo deve ser homologado

pelos setores envolvidos, após a homologação, este estará apto para a geração dos

artefatos.

Para a concepção do manual, deve-se seguir os seguintes passos:

Análise do processo: nessa etapa é efetuado um acompanhamento do

processo e verificado se a execução está de acordo com a modelagem; isso é feito por

meio da observação de execução das atividades e de reuniões com os donos do

processo para verificar se houve alguma alteração no fluxo do processo. Caso seja

necessário, são realizadas reuniões com as pessoas envolvidas na execução do

processo para ajudar nessa análise. Se o processo apresentar divergência em relação

ao fluxo já modelado, é verificado o que está ocasionando isso e é feito a análise para

saber se o fluxo que está sendo executado é o correto, e se for o caso, o processo é

redesenhado.

Descrição das etapas: para atender tanto aos clientes quanto aos

colaboradores internos, as etapas dos processos precisam estar descritas com uma

linguagem mais acessível e conter informações que irão complementar o processo

modelado. Para o melhor entendimento do manual, as etapas são descritas de forma

objetiva, sempre fazendo apelo visual através de imagens para chamar a atenção do

usuário para determinados aspectos que são essenciais na execução daquele processo.

30

Formatação do manual: após a descrição das etapas, o manual é

formatado mantendo o padrão já aprovado dos manuais, para então ser apresentado e

homologado. Existe um template no formato .docx para edição que já contém a

formatação no padrão dos manuais existentes, após formatado, o manual é convertido

para o formato .pdf e apresentado para os evolvidos para a homologação.

Homologação: com o manual elaborado, o mesmo é submetido à

aprovação dos setores envolvidos e só então disponibilizado para os clientes e demais

colaboradores da Fundação. É realizado uma reunião com os envolvidos no processo

para apresentação, leitura e alterações do manual, caso seja necessário, e após isso é

gerado a versão final que será disponibilizado no website da Fundação Uniselva.

Divulgação: o manual é disponibilizado no site da Fundação Uniselva,

na categoria procedimentos no item manuais.

Figura 8 - Etapas para elaboração de manual

Fonte: Elaborado pelo autor.

Um exemplo de manual gerado no período do estágio está listado no

apêndice, como Apêndice 1 - Manual de Procedimentos - Habilitar Inscrições e na

figura 10.

Figura 9 - Exemplo de manual gerado

Fonte: Acervo interno da Fundação Uniselva

31

3. RESULTADOS

Após as análises dos processos, sempre que eram encontradas algumas

divergências, elas eram solucionadas o mais rápido possível com a contribuição dos

envolvidos na execução dos processos, e com isso, se tornou possível a criação de

manuais baseados em processos e de levantamento de requisitos mais eficientes para

o desenvolvimento do Sistema Integrado de Gestão da Uniselva, exposto pela figura

11.

Figura 10 - Logo do sistema UNISIG

Fonte: Página do sistema UNISIG5

Existem processos na Fundação Uniselva que necessitam de uma atenção

especial devido a sua importância para manter a integridade e eficiência nas atividades

desenvolvidas, alguns desses processos são os que envolvem o setor de compras, por

exemplo. Durante o período de estágio, uma das tarefas era de entender como o fluxo

funcionava, sendo necessário até mesmo participar da parte operacional para que fosse

possível entender ainda mais o que era feito no setor de compras. Ao final dessa

atividade, foi possível ajudar a redefinir os processos de compras, contribuindo para o

desenvolvimento de mais uma parte do sistema da Fundação Uniselva e sendo

necessário agora a criação de um manual e guia de compras voltado para a forma como

os processos foram definidos.

Até chegar à fase de redefinição de processos, existe uma interação muito

grande entre o NPD e os setores envolvidos, principalmente quando esse processo

envolve mais de um setor da Uniselva. Muitas vezes, fez-se necessário que a Direção

juntamente com o Comitê de Gestão da Qualidade notificasse alguns setores para que

5 Disponível em: <http://www.fundacaouniselva.org.br/sistema/gerencial/> Acesso em set 2016

32

disponibilizassem tempo para a discussão da parte estratégica afim de melhorar ainda

mais a parte operacional.

Uma vez que o processo é homologado, ele irá servir como requisitos para o

desenvolvimento do sistema e se fará necessário a readequação ou a criação de um

novo manual, que reflita ao máximo o processo.

O real resultado deste estágio é o contato com as atividades de gestão de

processos, planejamento estratégico e desenvolvimento de novos sistemas, além de

entender como que se dá a interação entre a equipe de negócio, de qualidade e de

tecnologia da informação de uma organização.

33

4. DIFICULDADES ENCONTRADAS

Algumas pequenas dificuldades foram encontradas no decorrer do caminho,

uma delas foi agendar reuniões com todas as partes interessadas, os setores sempre

muito atarefados, pouco disponibilizam de tempo para discutir os processos e como

poderiam ser melhorados.

Parar a rotina de trabalho, como citado acima, era sempre um grande desafio,

os representantes dos setores não dispõem de tempo livre e as vezes parar de trabalhar

para discutir melhorias acabaria atrasando o serviço em um primeiro momento.

Outra dificuldade encontrada, é a implantação de novos fluxos de processos,

visto que, as tarefas, com o passar do tempo, se tornam mecânicas e a resistência pela

mudança é algo natural do ser humano, dificultando assim possíveis melhorias, sendo

necessário a intervenção da direção para que os colaboradores passassem a se tornar

mais abertos a tentar utilizar os novos processos.

Por fim, a falta de uma equipe voltada somente para a gestão dos processos

sempre foi uma barreira a ser superada dentro da Fundação Uniselva, tornando-se

necessário que o envolvimento dos colaboradores de forma mais ativa nesse projeto, e

isso só se tornou possível graças ao envolvimento da direção da Fundação Uniselva.

34

5. CONCLUSÕES

No estágio supervisionado descrito nesse trabalho, o aluno vivenciou as

atividades de gestão de processos, planejamento estratégico e desenvolvimento do

novo sistema computacional, pôde aprender como analisar e modelar processos, criar

manuais refletindo um fluxo de processos já modelado e ajudar na gestão dos

processos internos de uma instituição.

Outro ponto alcançado, foi a coleta requisitos por meio dos processos

analisados, que serviram para a o desenvolvimento do sistema UNISIG e que também

darão maior transparência aos procedimentos que são realizados internamente.

Os objetivos foram alcançados em partes, visto que, a gestão de processos é

um processo cíclico e contínuo e deve sempre buscar melhorias.

Como já dito, por ser uma metodologia que pode sofrer alterações com uma

frequência relativamente alta, sempre haverá a necessidade de novos trabalhos

relacionados.

35

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

ASSOCIATION OF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT PROFESSIONALS;

2013. BPM CBOK. 1 ED. BRASIL.

BIZAGI. BIZAGI MODELER. DISPONÍVEL EM:

<HTTP://WWW.BIZAGI.COM/>. (ACESSADO EM 20 DE SETEMBRO DE 2016).

BIZAGI. BIZAGI MODELER HELP. DISPONÍVEL EM:

<HTTP://HELP.BIZAGI.COM/BPMSUITE/EN/INDEX.HTML?BPMN_SHAPES.

HTM>. (ACESSADO EM 20 DE SETEMBRO DE 2016).

CARVALHO, L.P., SANTORO, F., CAPPELLI, C., (2015) “UM ESTUDO SOBRE

O ENTENDIMENTO DE PROCESSOS ATRAVÉS DE MODELOS COM

BASE NO PÚBLICO ALVO”, ERSI’15, 2015

CRUZ, TADEU BPM&BPMS BUSINESS PROCESS MANAGEMENT &

BUSINESS

MANAGEMENT SYSTEMS. RIO DE JANEIRO 2009 2ª EDIÇÃO.

FUNDACAO UNISELVA. SOBRE A FUNDAÇÃO UNISELVA. DISPONIVEL

EM:

<HTTP://WWW.FUNDACAOUNISELVA.ORG.BR/NOVOSITE/FUNDACAO/SO

BRE.ASPX>. (ACESSADO EM: 19 DE SETEMBRO DE 2016).

MACIEL, C., SANTANA, A., MENDES, A., ALKMIM, M. “GETTING TO KNOW

UNISELVA THROUGH PROCESS MANAGEMENT”, BPM 2016 , NO PRELO

2016.

OLIVEIRA, RODRIGO - GESTÃO DE PROCESSOS – BPM. MAR. 2010.

DISPONÍVEL EM:

<HTTP://WWW.EV.ORG.BR>. (ACESSADO EM: 19 DE SETEMBRO DE 2016)

OMG. BUSINESS PROCESS MODEL AND NOTATION (BPMN) VERSION

2.0. JANEIRO, 2011. DISPONÍVEL EM:

<HTTP://WWW.OMG.ORG/SPEC/BPMN/2.0/>. (ACESSADO EM 20 DE

SETEMBRO DE 2016).

OMG. OBJECT MANAGEMENT GROUP. DISPONÍVEL EM:

<HTTP://WWW.OMG.ORG/>. (ACESSADO EM 20 DE SETEMBRO DE 2016).

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APÊNDICE

Apêndice 1 – Manual de Procedimentos – Habilitar Inscrições

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