Diciembre, 2017
Boehringer Ingelheim
Capacitación a Proveedores
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Agenda
1. Primeros pasos:
1.1 Configuración de la Cuenta en Ariba Network
1.1.1 Pérfil de la Empresa
Configuración para Factura version 3.3
1.1.2 Enrutamiento del Pedido Electrónico
1.1.3 Enrutamiento de la Factura Electrónica
1.2 Registro en EDICOM
1.2.1 PO FLIP
1.2.2 Propio PAC – Portal Ariba – EDICOM
1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM
2. Gestión de documentos:
2.1 Ingresar al Portal Ariba Network
2.1.1 ¿Cómo ingresar a mi cuenta en Ariba Network?
2.2 Flujo Completo en Ariba Network
2.3 Creación de documentos:
2.3.1 Visualizacion de orden de compra
2.3.2 Confirmación de Pedido
3. Proceso de Facturación
3.1 Factura
3.1.1 Tipos de Facturación
3.1.2 Facturación por PO Flip
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba – EDICOM
3.1.4 Factura sin Orden de compra
3.1.5 Nota de crédito
3.1.6 Validaciones en el Portal Ariba – EDICOM
3.1.7 Errores comunes del Portal Ariba – EDICOM
4. Estado de La Factura y Pagos
4.1 Estado de la Factura
5. Soporte en Ariba Network
1. Primeros Pasos
1.1 Configuración de la cuenta en Ariba
Network
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1.1.1 Perfil de la Empresa
Configuración del perfil Básico de la empresa con la siguiente
información (Esquina superior derecha):
• Nombre de la Empresa
• Dirección de la empresa
• Municipalidad
• Código Postal
• Ciudad
• País
Para configurar la cuenta dar clic en el menú del
administrador localizado en la esquina superior
derecha y seleccionar la opción “Perfil de la Empresa”
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Configuración del perfil de Negocios de la empresa con la siguiente
información:
• ID Fiscal (RFC)
• NIF/CIF (RFC)
• Seleccionar opción Registrado IVA
1.1.1 Perfil de la Empresa
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Configuraciones requeridas en Ariba Network para
Factura/CFDI versión 3.3
Antes de iniciar con la gestión de la factura es importante considerar los siguientes puntos de configuración de la cuenta
de Ariba Network del proveedor:
✓ Configuración de Zona Horaria en el perfil del usuario:
1) En la pagina de inicio de Ariba Network dar clic en el nombre del usuario y seleccionar la opción “Mi Cuenta”
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2) En la sección de “Preferencias” seleccionar la zona horaria aplicable al timbrado de facturas (alta del SAT).
✓ Configuración de Código Postal en el Perfil de la empresa:
1) En la Página de Inicio de Ariba Network dar clic en el menú “Configuración de empresa” y seleccionar la opción
“Perfil de la empresa”
Configuraciones requeridas en Ariba Network para
Factura/CFDI versión 3.3
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2) En la pestaña de “Básico” en la sección de Dirección confirmar que el código postal de 5 dígitos se encuentre
configurado.
IMPORTANTE: Asegurarse que el Código Postal que se configuré sea el que esta registrado ante la
autoridad fiscal (SAT) para evitar incurrir en alguna infracción.
Configuraciones requeridas en Ariba Network para
Factura/CFDI versión 3.3
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3) En el menú Perfil de la Empresa, seleccionar la opción Remesas, dentro de esta sección crear la dirección de remesa
en la sección de EFT/Envío de cheques ingresando los datos con la dirección fiscal de su empresa.
4) Es requisito configurar el Método de Pago (Forma de Pago), seleccionando la opción aplicable para Boehringer
Ingelheim (PPD) y 03: Transferencia electrónica de fondos
Configuraciones requeridas en Ariba Network para
Factura/CFDI versión 3.3
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Configuración del Enrutamiento de pedido electrónico:
• En la sección de Nuevos Pedidos Pedidos de catálogo sin
adjunto Método de Enrutamiento seleccionar del menú
desplegable Correo Electrónico y en la sección de
Opciones ingresar el/los correos electrónicos para recibir
notificaciones por cada nueva orden de compra (Se
pueden ingresar hasta 3 correos electrónicos separados por
una coma sin espacio entre ellos) Las notificaciones se
configuran para personas diferentes responsables de cada
actividad. Es decir, Pedidos, Catálogos, Estatus de facturas.
• Seleccionar la opción Incluir documento en el mensaje de
correo electrónico
1.1.2 Enrutamiento de Pedido Electrónico (Orden de Compra)
Para configurar el enrutamiento de pedido electrónico
(Orden de compra) dar clic en el menú del
administrador localizado en la esquina superior
derecha y seleccionar la opción “Enrutamiento de
pedido electronico”
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Configuración del Enrutamiento de factura electrónica (PO FLIP
y Propio PAC)
1.1.3 Enrutamiento de Factura Electrónica
Para configurar el enrutamiento de factura
electrónica dar clic en el menú del administrador
localizado en la esquina superior derecha y
seleccionar la opción “Enrutamiento de factura
electronica”
Requisitos para recibir notificaciones de nuevos
pedidos, si no se configura no recibirá notificaciones
vía correo electrónico
1.2 Registro en EDICOM
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1.2.1 Registro en EDICOM – PO FLIP
PO FLIP: Es necesario que la información sea exactamente la misma que se ingresó en la cuenta de Ariba Network y cargar los archivos .cer
y .key convertidos a formato .pfx en Ariba Network.
Link de registro para PO FLIP: http://cfdi.edicomonline.com/proyectos/ariba/
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1.2.1 Registro en EDICOM – PO FLIP
La siguiente información fiscal es requerida para completar exitosamente este registro.
RFC* Se colocará el R. F. C. del proveedor.
Nombre* Nombre de la razón social a registrar.
Calle* Nombre de la calle del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Nº interno Número interno (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Nº externo Número externo (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Municipio* Municipio o delegación del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Código Postal* Código Postal del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Estado* Estado de la república donde se encuentra el domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Colonia Colonia del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Régimen Fiscal* Régimen Fiscal de la razón social a registrar.
Lugar expedición* Lugar de expedición de la razón social a registrar.
Pregunta* Se escribe una pregunta a responder cuando sea necesario recuperar la contraseña.
Respuesta* Se escribe una respuesta que, tal cual se escriba aquí, deberá responderse igual cuando sea necesario recuperar la contraseña.
E-mail* Se coloca el correo electrónico del proveedor al cual se enviarán los datos de acceso así como notificaciones respecto al portal.
Confirmación de E-mail*
Se debe reescribir el correo electrónico por seguridad.
Ingresar también los datos para recuperar su contraseña:
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1.2.1 Registro en EDICOM – PO FLIP
Es importante además que proporcione al portal el Certificado de Sello Digital
(CSD) con el que actualmente su empresa está firmando las facturas electrónicas
(CFDI)
• Solo es necesario importar el Certificado Digital (Fichero .cer)
• No es necesario insertar la Clave privada (Fichero .key) o la contraseña de
éste para el portal.
• No confundir con el certificado FIEL que se utiliza para otros fines.
Para completar el registro, es necesario leer y aceptar los Términos de Uso y la
política de privacidad del Servicio. Una vez leídos, marcar la casilla “Declaro haber
leído los términos de uso, y acepto las condiciones.
Posteriormente, se debe dar clic sobre el botón “Aceptar”, lo cual enviará los
datos de alta en la plataforma de EDICOM.
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1.2.1 Registro en EDICOM – PO FLIP
Una vez realizada el alta del proveedor, una confirmación vía correo
electrónico es enviada al correo informando los datos de acceso.
El correo también agrega breves instrucciones para ingresar al Portal de
Proveedores de EDICOM donde el proveedor puede ver todas las facturas
emitidas, así como descargar sus comprobantes fiscales y generar
reportes.
IMPORTANTE: Si no recibió el correo con las credenciales de acceso, es
necesario ponerse en contacto con el equipo de habilitación de Ariba
Network (webuy-habilitació[email protected] )
Para la Entrega de Credenciales:
IMPORTANTE- ¿Cómo convertir un archivo .cer (certificado digital) a .pfx?
(formato compatible con Ariba Network).
El SAT le otorga a la empresa el certificado .cer y el .key, luego con la
combinación de esto se genera el .pfx Éste es un requisito para la firma
electrónica avanzada.
*Manual disponible en el Portal de Información de Proveedores en Ariba Network
Es por disposición del SAT que trabajamos con .pfx
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1.2.2 Registro en EDICOM – Propio PAC
PROPIO PAC: Es necesario que la información sea exactamente la misma que se ingresó en la cuenta de Ariba Network.
Link de registro para Propio PAC:
https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/registry.htm
La siguiente información fiscal es requerida para completar exitosamente este
registro.
RFC* Se colocará el R. F. C. del proveedor.
Nombre* Nombre de la razón social a registrar.
Calle* Nombre de la calle del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Nº interno Número interno (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Nº externo Número externo (si tiene) del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Municipio* Municipio o delegación del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Código Postal* Código Postal del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Estado* Estado de la república donde se encuentra el domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Colonia Colonia del domicilio fiscal de la razón social a registrar.
Régimen Fiscal* Régimen Fiscal de la razón social a registrar.
Lugar expedición* Lugar de expedición de la razón social a registrar.
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1.2.2 Registro en EDICOM – Propio PAC
Pregunta* Se escribe una pregunta a responder cuando sea necesario recuperar la contraseña.
Respuesta* Se escribe una respuesta que, tal cual se escriba aquí, deberá responderse igual cuando sea necesario recuperar la contraseña.
E-mail* Se coloca el correo electrónico del proveedor al cual se enviarán los datos de acceso así como notificaciones respecto al portal.
Confirmación de E-mail*
Se debe reescribir el correo electrónico por seguridad.
Ingresar también los datos para recuperar su contraseña:
Es importante además que proporcione al portal el Certificado de Sello
Digital (CSD) con el que actualmente su empresa está firmando las
facturas electrónicas (CFDI)
• Solo es necesario importar el Certificado Digital (Fichero .cer)
• No es necesario insertar la Clave privada (Fichero .key) o la
contraseña de éste para el portal.
• No confundir con el certificado FIEL que se utiliza para otros fines.
Para completar el registro, es necesario leer y aceptar los Términos
de Uso y la política de privacidad del Servicio. Una vez leídos,
marcar la casilla “Declaro haber leído los términos de uso, y acepto
las condiciones.
Posteriormente, se debe dar clic sobre el botón “Enviar”, lo cual
enviará los datos de alta en la plataforma de EDICOM.
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1.2.2 Registro en EDICOM – Propio PAC
Una vez realizada el alta del proveedor, una confirmación vía correo electrónico es enviada
al correo informando los datos de acceso.
El correo también agrega breves instrucciones para ingresar al Portal de Proveedores de
Ariba Inc.
IMPORTANTE: Si no recibió el correo con las credenciales de acceso, es necesario ponerse
en contacto con el equipo de habilitación de Ariba Network ([email protected])
Si ha existido algún error, por ejemplo que falte algún dato marcado como obligatorio, el mensaje que aparece indicará que existió un error y
pedirá de nuevo el llenado de la pantalla de captura. En este punto, es necesario volver a capturar los datos introducidos.
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1.2.2 Portal Ariba-EDICOM
Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM:
https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm
Cuando se ingresa por primera vez al portal, éste solicita un
cambio de contraseña, además da la opción de cambiar la
Pregunta y Respuesta para la recuperación de contraseña
cuando se requiera.
Si se ha cambiado la contraseña correctamente, se notificará
el cambio vía correo electrónico y, entonces, se procede a la
visualización de la pantalla principal en la cual se despliega una
ventana para confirmar los datos de la empresa.
NOTA: Para ingresar al Portal Ariba-EDICOM es necesario contar
con el usuario y contraseña para importar sus facturas.
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1.2.2 Portal Ariba-EDICOM
IMPORTANTE: Los datos de la empresa deben estar registrados correctamente para la que la generación de los comprobantes sea exitosa.
Nota: Esta configuración se debe realizar sin importar propio si usted realizará facturación vía Propio PAC o PO-FLIP
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1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM Actualización de CSD en EDICOM: Antes de realizar su primer factura en versión 3.3 es importante que actualice su
CSD en el portal de EDICOM siguiendo estos pasos:
1.- Ingresar al Portal EDICOM, en el enlace que se muestra a continuación. Como usuario utilice su RFC agregando _CER al final. Ejemplo de usuario (user): SOGE830320KD5_CER
Enlace EDICOM-Link: https://clients.edicomgroup.com/ediwin-asp-access.htm
Usuario: RFC_CER
Contraseña: AribaCert2018
Dominio: 809782169B01
“Una vez que ingrese a la cuenta, se le solicitará crear una nueva contraseña y pregunta de seguridad, asegúrese de hacer el cambio”
2.- Ir al menú Administración > Certificados (si aparece una pantalla de notificaciones, haga clic en SALIR) y luego Importar > Importar keyImportante: Los archivos .key y .cer deben tener exactamente el mismo nombre manteniendo sus terminaciones .
Nota: Esta configuración se debe realizar sin importar propio si usted realizará facturación vía Propio PAC o PO-FLIP
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3.- Subir archivo .key en clave privada, luego archivo .cer en certificado digital, ingresar contraseña de la llave privada, y finalizar presionando botón Importar. Un mensaje “certificado importado correctamente” confirmará la operación.
4.- Al final se mostrará una advertencia de certificados caducados, Haga clic en Cancelar.
1.2.3 Configuraciones Requeridas en EDICOM para PO FLIP
2. Gestión de documentos
2.1 Ingreso al Portal Ariba Network
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Ingresar a su cuenta de Ariba Network, con su nombre de usuario y contraseña.
Link de acceso al portal de proveedores Ariba Network: supplier.ariba.com
2.1.1 ¿Cómo ingresar a mi cuenta en Ariba Network?
2.2 Flujo Completo en Ariba Network
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2.2 Flujo general completo en Ariba Network
BI recibe la factura
validada por Ariba
Network y realiza la
programación y
ejecución del pago
El Proveedor crea la confirmación del pedido, aviso
de expedición y la factura (PO FLIP = Ariba Network o
Propio PAC = Portal Arba-EDICOM)
El proveedor recibe las
órdenes de compra en su
cuenta de Ariba Network.
Al configurar el
enrutamiento de pedido
electrónico*, su compañia
recibe la notificación de
nuevo pedido vía correo
electrónico.
BI envía las Ordenes
de Compra a sus
proveedores a través
de Ariba Network
*Tarea de activación requerida
2.3 Creación de documentos
2.3.1 Visualización de orden de compra
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2.3.1 Visualización de orden de compra
Desde la pagína de inicio hacer clic en la pestaña Bandeja de Entrada, la cuál está organizada para visualizar en una lista todas la órdenes
de compra recibidas por parte de su socio comercial Boehringer Ingelhreim.
Para conocer los detalles la orden de compra dar clic en el vínculo que se encuentra en la columna Número de Pedido.
También podra utilizar los Filtros de Busqueda para
encontrar órdenes de compra basados en diferentes
criterios: Cliente, Número de Pedido, Rango de Fechas,
Importe del Pedido, Estado del Pedido, entre otros.
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2.3.1 Visualización de orden de compra
Tipos de estados de Pedidos de Compra: Ariba Network puede mostrar diferentes estatus asociados a las Ordenes de Compra los cuales
son:
• Nueva
• Modificada
• Confirmada (Parcial o Completa)
• Fallo
• Despachada (Parcial o Completa)
• Recibida (Parcial o Completa)
• Devuelta (Parcial o Completa)
• Facturada
• Rechazada
• Obsoleta
Nota:
Todos estos estatus pueden aparecer en sus Ordenes de Compra dependiendo de las Reglas de Negocio que su socio comercial Boehringer
Ingelhreim haya configurado en Ariba Network
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El encabezado de la orden de compra incluye la fecha e
información acerca de la organización compradora, así como los
botones de las diferentes acciones que se tendrían que seguir en
el proceso completo de facturación:
• Crear Confirmación de pedido
• Crear Factura
La sección Artículos en Línea describe los bienes dentro del
pedido.
IMPORTANTE: Es de suma importancia que toda orden de compra se gestione a través de Ariba Network para asegurar la aplicación de los
pagos correspondientes (confirmación de orden, aviso de expedición y facturación en el caso de PO-FLIP)
2.3.1 Visualización de orden de compra
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2.3.1 Visualización de orden de compra
La información de Incoterms* se visualiza en el área de cabecera.
*Incoterms: (international commercial terms, ‘términos internacionales de comercio’) son términos, de tres letras cada uno, que reflejan las normas de aceptación voluntaria por las dos
partes —comprador y vendedor—, acerca de las condiciones de entrega de las mercancías y/o productos.123 Se usan para aclarar los costes de las transacciones comerciales
internacionales, delimitando las responsabilidades entre el comprador y el vendedor, y reflejan la práctica actual en el transporte internacional de mercancías.
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2.3.1 Visualización de orden de compra
Los comentarios adicionales para el pedido se visualizan en el área de cabecera. Adicionalmente para
cada línea también pueden existir comentarios.
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2.3.1 Visualización de orden de compra
A nivel de cada línea el comprador pueden agregar comentarios. Seleccione “Detalles” para que se
visualice la información en el área “Otra información”
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Para crear la confirmación de la órden es necesario dar clic en la pestaña de Bandeja de Entrada y seleccionar la orden de compra que se va
a confirmar.
Seleccionar la orden de
compra a confirmar.
Seleccionar la opción
aplicable:
• Confirmar pedido
completo
• Actualizar artículos en
línea
• Rechazar el pedido
completo
2.3.2 Confirmación de Pedido
Nota: El Estado del pedido aparecerá
como Nuevo
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*Tipos de Confirmación de Pedido
Actualizar artículos en línea:
Confirmar: La cantidad de artículos que se entregará
Pedido Retrasado: Cantidad de artículos a entregar en fecha posterior (especificar fecha
en el botón de Detalles)
Rechazar: Cantidad de artículos que no se entregarán (incluir comentarios sobre motivo
de rechazo.
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Número de Confirmación (# interno
del proveedor)
Fecha estimada de expedición y
fecha estimada de entrega
Dentro de los detalles en la Confirmacíon de la Orden es requisito ingresar los siguientes campos:
Dar clic en el botón de Siguiente.
Revisar los datos de la
Confirmación de la orden de
compra y para finalizar hacer clic
en el botón de Enviar.
2.3.2 Confirmación de Pedido
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Existen dos formas de visualizar el Estado de confirmación o estado de la orden de compra:
• Desde la Bandeja de Entrada, en la lista de órdenes de compra.
• Desde el detalle de la orden de compra (al abrir la orden de compra)
2.3.2 Confirmación de Pedido
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En el caso de que quiera buscar un pedido en especifico: Desde la Bandeja de Entrada Filtros de búsqueda Número de pedido
Buscar
2.3.3 Cómo buscar un pedido
3. Proceso de Facturación
3.1 Factura
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3.1.1 Tipos de Facturación
El proceso de creación de las facturas para BI a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de las siguientes opciones:
✓ Generar sus facturas con un par de “clicks”
desde la orden de compra
✓ Toma aproximadamente dos minutos
prepararla y enviarla
✓ El timbrado de sus facturas se genera con
EDICOM desde Ariba Network, el costo está
incluido en las cuotas por volumen de
transacciones en Ariba Network (Programa de
Miembro proveedor)
✓ Menor riesgo de errores en la gestión de sus
facturas, ya que son vinculadas a la orden de
compra en Ariba Network.
✓ Envío seguro y automático del 100% de sus
Facturas en formato electrónico
✓ La plataforma de emisión de CFDI de
EDICOM importa los datos de las facturas
residentes en su sistema de gestión contable
y pasa por las validaciones de Ariba Network.
✓ Las facturas son entregadas al mismo tiempo
en que son emitidas.
✓ El emisor controla el estado de su factura, y si
el destinatario ha accedido al portal para su
consulta.
✓ Todo esto desde su propio PAC
* En ambas opciones el Registro en
EDICOM es indispensable
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3.1.2 Facturación PO FLIP
La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de “clicks“
El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, esto desde la bandeja de
entrada en la lista de las ordenes de compra o desde el detalle de la orden de compra.
Seleccionar orden de compra a
facturar
Dar clic en el botón de Crear
factura y seleccionar Factura
estándar
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En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:
En el Resumen de la Factura:
✓ No. de Factura
✓ Fecha de Factura
3.1.2 Facturación PO FLIP
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En la versión 3.3 del CFDI algunos campos son requeridos para la correcta validación del documento:
En la sección de Impuestos de la Factura, seleccionar “Impuesto a Nivel de Linea” esto es requisito del SAT
para la versión 3.3 del CFDI.
En la sección de Expedición de la Factura, seleccionar a nivel de cabecera.
3.1.2 Facturación PO FLIP
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En la sección de Campos Adicionales:
✓ Completar el campo “Elegir dirección cliente” con la razón social de Boehringer Ingelheim a la que se está
facturando
✓ Confirmar RFC del proveedor y del cliente, esta información aparece por default, solo es importante confirmarla.
3.1.2 Facturación PO FLIP
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En la sección de Información adicional específica de
México de la Factura:
✓ Completar el campo “Uso del CFDI”: Ingresar la información
de acuerdo al Catálogo del SAT.
c_UsoCFDI DescripciónAplica para tipo persona
Física Moral
G01 Adquisición de mercancias Sí Sí
G02 Devoluciones, descuentos o bonificaciones Sí Sí
G03 Gastos en general Sí Sí
I01 Construcciones Sí Sí
I02 Mobilario y equipo de oficina por inversiones Sí Sí
I03 Equipo de transporte Sí Sí
I04 Equipo de computo y accesorios Sí Sí
I05Dados, troqueles, moldes, matrices y
herramentalSí Sí
I06 Comunicaciones telefónicas Sí Sí
I07 Comunicaciones satelitales Sí Sí
I08 Otra maquinaria y equipo Sí Sí
D01Honorarios médicos, dentales y gastos
hospitalarios.Sí No
D02Gastos médicos por incapacidad o
discapacidadSí No
D03 Gastos funerales. Sí No
D04 Donativos. Sí No
D05Intereses reales efectivamente pagados por
créditos hipotecarios (casa habitación).Sí No
D06 Aportaciones voluntarias al SAR. Sí No
D07 Primas por seguros de gastos médicos. Sí No
D08 Gastos de transportación escolar obligatoria. Sí No
D09Depósitos en cuentas para el ahorro, primas
que tengan como base planes de pensiones.Sí No
D10Pagos por servicios educativos
(colegiaturas)Sí No
P01 Por definir Sí Sí
IMPORTANTE: Antes de factuar es importante que
cualquier duda que tenga respecto al Uso del CFDI lo consulte
con el SAT o internamente dentro de su organización para
asegurar que la información que vaya a introducir cumpla con
los requerimientos del SAT.
3.1.2 Facturación PO FLIP
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✓ Forma de Pago: Seleccionar del Catálogo del SAT lo aplicable. Para Boehringer Ingelheim aplica “Pago realizado
a plazos o diferido”
IMPORTANTE: Esta opción se debe de elegir
siempre para la facturación de Boehringer
Ingelheim y significa que el pago de dicha factura
se realizará de acuerdo al acuerdo comercial que
tiene con su cliente. Cualquier duda le sugerimos
contactar al equipo de cuentas por pagar de
Boehringer Ingelheim.
3.1.2 Facturación PO FLIP
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En la sección de Líneas de Factura
✓ Configurar y seleccionar el Régimen Fiscal aplicable de acuerdo al Catálogo del SAT, en la sección del impuesto
aplicable. Esta acción se debe realizar en todas las líneas de la factura aunque no se vayan a incluir, con la finalidad de
que la factura pueda enviarse correctamente a Boehringer Ingelheim. Esto aplica para cada una de las líneas*
Eliminar el régimen existente para evitar
confusión.
✓ Para ingresar el nuevo régimen fiscal dar clic en Crear e ingresar el código de 3 dígitos de acuerdo al catálogo del
SAT.
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/c_RegimenFiscal.xls
3.1.2 Facturación PO FLIP
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Resumen de campos requeridos
✓ Nota: si selecciona agregar IVA, este aplica a todas las líneas de la factura aun cuando estén palomeadas
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En la sección de Clasificación
✓ Ingresar el Dominio: GTIN Este código es requerido por Ariba Network para la correcta transmisión y validación de
la factura.
✓ Ingresar el código de 8 dígitos, de acuerdo al Catálogo del SAT. Para su consulta favor de revisar el catálogo del
SAT con el listado de los códigos aplicables disponible en el siguiente link:
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx
Código de 8 dígitos de
acuerdo al Catálogo del SAT.
Ejemplo:
3.1.2 Facturación PO FLIP
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Los campos a llenar en la creación de la factura
son:
Seleccionamos la línea a facturar, dando clic en
el “switch” de la sección Incluir en las líneas de
factura
Dar clic en el botón de Siguiente, para revisar
la información que se ingresó en la factura y
para finalizar dar clic en el botón Enviar
3.1.2 Facturación PO FLIP
Aparecerá la leyenda “La Factura (# de Factura)
se ha enviado“
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Recursos Adicionales
http://www.sat.gob.mx/Paginas/Inicio.aspx
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/anexo_20_version3.3.aspx
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/c_RegimenFiscal.xls
http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/paginas/criterios_catalogo_productos_servicios.aspx
Importante: Le sugerimos revisar la información en los Catálogos del SAT antes de generar su primer factura versión
3.3 y contar con la información requerida como:
✓ Uso del CFDI
✓ Régimen Fiscal
✓ Unidad de medida
✓ Código de 8 dígitos de la clave de producto o servicio
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3.1.2 Facturación PO FLIP
En el histórico de la factura se podrá visualizar el estado de la misma, ingrese a esta informacion desde su Bandeja de Salida dando clic en
el número de la Factura.
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La factura cumple con las reglas de
negocio de Ariba Network y se envió a
los sistemas de BI para su
procesamiento final.
3.1.2 Facturación PO FLIP
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El estado de la orden de compra cambiará a Facturado o Facturado parcialmente
El timbrado de la factura es generado por
EDICOM y una vez que pasa las validaciones de
Ariba (Reglas de Negocio), la factura es timbrada
por EDICOM. Si la factura no cumple con las
reglas de negocio establecidas por BI en Ariba
Network, la factura se rechaza y por lo tanto no
llega al SAT.
Reglas de Negocio en Ariba Network
3.1.2 Facturación PO FLIP
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3.1.4 Factura sin Orden de compra
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3.1.4 Factura sin Orden de compra
**Mismo proceso que PO Flip, con un paso adicional: Agregar artículos de línea
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3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
La facturación a través del Propio PAC, se realiza de manera externa desde su propio PAC, el archivo que se genera en formato XML de la
factura se carga en el Portal de Ariba-EDICOM para su validacion, incluyendo una Addenda Ariba que ha sido diseñada para facilitar la
comunicación e intercambio de información entre BI – Ariba - Proveedor.
Para cargar el archivo XML en el Portal Ariba-EDICOM se ingresa al portal utilizando las credenciales creadas en el registro.
Para acceder al Portal de Ariba-EDICOM: https://webportal.edicomgroup.com/suppliers/boehringer/index.htm
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Una vez en el portal, seleccionamos la pestaña
de Documentos, y del menú desplegable
seleccione la opcion importar.
Seleccione el archivo XML de sus documentos, clic
en el botón de Abrir. El Portal Ariba-Edicom permite
la carga de un archivo comprimido .zip conteniendo
hasta 100 facturas CFDI.
El archivo zip no debe contener carpetas en su
interior sino solo los archivos XML.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
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Una vez que ya tengamos el archivo cargado en
el portal, dar clic en el botón de Aceptar. Al importar el archivo XML, a falta de la Addenda
Ariba: se generá un error.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
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Los archivos con error los encontraremos en la sección de
Documentos enviados > Pendientes por enviar,
seleccionamos el archivo, hacer clic con el botón derecho y
seleccionamos la opción de Editar
En la pestaña de Addenda Ariba, ingresar el número de orden
de compra (requerido) e „Interno“ para las referencias de
Factura en notas de crédito *
* Esta información la podemos encontrar en los detalles de la
orden de compra y en los documentos relacionados
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
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Posteriormente, es necesario ingresar:
Número de línea: consecutivo (1, 2,3..)
Número de ref. de línea: Esta información se ingresa de
manera manual de acuerdo a la información en la sección
de Articulos en Linea de la orden de compra de Ariba
Network
IMPORTANTE: El No. De ref. de línea lo tomaremos del numero de
línea en la orden de compra en Ariba Network (10, 20, 30…o 1, 2, 3)
puede variar
Al terminar dar clic en el boton de Guardar y
Enviar.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
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Una vez enviada la factura con los datos de la Addenda Ariba, inicia el proceso de validación con la reglas de negocio establecidas por
BI en Ariba Network, la factura pasará a la sección de Marcados para enviar, después a la sección de Enviados y por último si la
factura cumple con todas la validaciones pasará a la sección de Recuperados, si existe algún error la veremos en la sección de
Rechazados
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
Nota: Este proceso se completa
automáticamente al cumplir dichas
validaciones (Reglas de Negocio).
Si tiene un error la factura, puede
reenviarse una vez corregido
seleccionar la factura y “Cambiar
situación”, sigue el mismo proceso
anterior hasta que llega a
Recuperados nuevamente.
Validar en Ariba Network si se
procesó y no tiene fallo o rechazo.
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Cuando la factura se encuentre en la sección de Recuperados, podremos visualizarla en el portal de Ariba Network, el método de envío
mostrará la leyenda Factura XML externa en el Método de envío.
3.1.3 Facturación por Propio PAC / Portal Ariba-EDICOM
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La factura cumple con las reglas de
negocio de Ariba Network y se envió a
los sistemas de BI para su
procesamiento final. El estado se
muestra en el Histórico de Ariba
Network (Bandeja de salida)
La factura se procesó exitosamente
y fue aceptada por BI.
3.1.2 Facturación por Propio PAC
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3.1.4 Las validaciones que se realizan en el Portal Ariba-EDICOM
son las siguientes:
✓ Que cumpla con el estándar de XML timbrado y con la estructura XML
✓ Que la firma del documento sea válida y de acuerdo al certificado .cer informado en el registro.
✓ Que el RFC esté debidamente registrado y configurado en el Portal EDICOM
✓ Que el CSD corresponda al RFC que viene como Emisor en el Comprobante
✓ Que el documento contenga la Addenda Ariba
✓ Que la cardinalidad de las líneas referenciadas coincida con las partidas del CFDI.
✓ Cada comprobante debe incluir siempre la moneda de acuerdo al formato ISO (MXN, USD, EUR, etc), Es decir,
pueden enviar sus CFDIs en Pesos Mexicanos u otras monedas pero siempre usando el formato ISO. El SAT dice
además que si va en otra moneda debe ir el tipo de cambio en el campo correspondiente
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IMPORTANTE:
Un proveedor que envía un CFDI con las referencias incorrectas, visualizará un rechazo en
Ariba Network y tendrá que generar un nuevo CFDI con las referencias correctas.
Nota: Enviar correctamente sus documentos para que no sea necesario generar un nuevo
CFDI.
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1.- El receptor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.
POS=No existe el Punto Operacional Destino [RFC]
2.- El emisor del comprobante no es reconocido por el sistema. Revisar y corregir.
POS=No existe el Punto Operacional Origen [AEAP890315L30]
3.- El comprobante cargado no tiene la Addenda Ariba. Editar documento y corregir la Addenda Ariba según punto 5 de esta guía.
ERROR DE MAPEADO (REGLAS DE VALIDACIÓN INCLUIDAS)
1. Sección addenda, Encabezado: No existe ninguna referencia a nivel de Encabezado. La addenda debe contener por lo menos
una referencia.
2. Sección addenda, Encabezado: Sin referencia de orden de compra. Debe existir por lo menos una referencia de Venta, Interna o
Contrato
4.- La firma del comprobante no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.
ERROR DE CRIPTOGRAFÍA/SEGURIDAD1. CRIPTO=Error al verificar la firma. No coincide el Hash calculado con el Hash del documento original
3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:
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5.- La estructura del documento no es válida. Revisar el documento y generar otro si corresponde.
No se han importado documentos
6.- El número de líneas referenciadas no coincide con la de la factura. Revisar las referencias a la orden a nivel de línea en la Addenda Aribasegún punto 5 de esta guía.
VALIDACIÓN SINTÁCTICA1. VAL=<<1>>Error(1): [cfdi:Comprobante/cfdi:Addenda/Ariba/Detalle/Referencia/NoLinea] Registro:NoLinea, no cumple Cardinalidad Mínima 1. Se encontraron:0
7.- Un documento con el mismo folio (XXX) ya fue procesado. Enviar una nueva factura si corresponde.
CONTROL DE DUPLICADOS1. Ya existe un documento con Referencia:XXX ,Origen:YYY ,Destino:ZZZ ,Interfaz:XML_COMPROBANTE_3_0_ARIBA (Id: 22913701)
8.- El documento aparece como enviado en el Portal pero no se visualiza en Ariba Network. Revisar que contiene Moneda = “MXN”. Si loanterior es correcto, contactar a soporte de Ariba.
3.1.5 Errores frecuentes en el Portal Ariba – EDICOM:
4.1 Estado de la Factura
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4.1 Estado de la Factura
Seleccionar la pestaña de Bandeja de salida para visualizar todas las facturas que
hemos ingresado, y el estado de las mismas.
Los diferentes estados de una facturas son:
• Enviado
Se envía la factura a BI, pero no la verificó con órdenes de compra y recibos.
• Fallo
Ariba Network tuvo un problema en el proceso de entrega de la factura.
• Rechazado
BI rechazó la factura o la factura no pasó la etapa de validación de Ariba
Network. Si BI acepta la factura o la aprueba para pagarla, el estado se actualiza
a "Enviada" o "Aprobada".
• Aprobado
BI ha verificado la factura y las órdenes de compra y recibos y aprobó el pago.
• Pagado
BI pagó la factura o está por hacerlo.
• Cancelado
BI aprobó la cancelación de la factura.
• Pendiente de aprobación
La Factura esta en revisión por parte de BI para su aprobación y posterior pago.
Podemos usar los filtros de búsqueda para navegar
entre nuestras facturas de acuerdo a su estado.
5. Soporte en Ariba Network
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Canales de Asistencia
Los canales de asistencia están disponibles para todos los proveedores
habilitados en Ariba Network, en la sección Centro de Ayuda e ingresando a
Servicio de Asistencia:
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Ingresar en el recuadro:
“Necesito ayuda con…” una
palabra clave relacionada con su
pregunta o duda y dar clic en el
botón Inicio.
Posteriormente se desplegaran
una serie de preguntas más
frecuentes donde podrá buscar
aquellas relacionadas a su
inquietud.
Si no encuentra la respuesta que
estaba buscando, puede utilizar la
opción “Llamame ahora” dando
clic en el botón Obtenga ayuda
por teléfono.
1
“Llámame Ahora” o “Call me Now
Nuevo canal de asistencia disponible donde
los proveedores podrán ponerse en contacto
con el equipo de Soporte a Proveedores sin
tener que esperar en la línea.
*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato
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Ahora visualizará la opción
“Llamarme Ahora” cuya
funcionalidad es que reciba la
llamada inmediatamente del
primer agente disponible y evitar
estar en la línea esperando.
También podrá visualizar la opción
“Llamarnos” que permite la
opción de seleccionar un rango de
horario para recibir la llamada del
agente.
Se deberá proporcionar
información y descripción del
problema y confirmar datos de
contacto.
2
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Ingresar en el recuadro:
“Necesito ayuda con…” una
palabra clave relacionada con su
pregunta o duda y dar clic en el
botón Inicio.
Posteriormente se desplegaran
una serie de preguntas más
frecuentes donde podrá buscar
aquellas relacionadas a su
inquietud.
Si no encuentra la respuesta que
estaba buscando, puede utilizar la
opción “Chat en Directo”, para
conectarse con un agente en ese
momento.
1
Chat en Directo
*Tiempo de Respuesta Estimado: Inmediato
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En la ventana emergente se
ingresan los datos requeridos (*),
se realiza una pregunta inicial y se
da clic en “Iniciar Chat”
2
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Ingresar en el recuadro:
“Necesito ayuda con…” una
palabra clave relacionada con su
pregunta o duda y dar clic en el
botón Inicio.
Posteriormente se desplegaran
una serie de preguntas más
frecuentes donde podrá buscar
aquellas relacionadas a su
inquietud.
Si no encuentra la respuesta que
estaba buscando, puede utilizar la
opción “Enviar correo
electrónico al servicio de
asistencia al cliente de SAP
Ariba”.
1
Correo Electrónico o WebForm
*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs
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Se deberá de ingresar información
requerida como una descripción
breve del problema, tipo de problema,
detalles e inclusive se pueden
agregar capturas de pantalla como
archivos adjuntos.
2
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Se podrán hacer preguntas en
Community, este canal le permitirá
interactuar con especialistas de
Ariba Network y toda la
comunidad de proveedores.
El proveedor puede realizar
preguntas o bien responder a
preguntas de otros proveedores
según su experiencia
Para preguntar en Community dar
clic en el botón “Preguntar en
Community”
Realizar la pregunta y enviarla.
1
Community
*Tiempo de Respuesta Estimado: 24 a 48 hrs
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En esta sección el proveedor
podrá encontrar documentos y
tutoriales sobre Ariba Network
1
Aprendizaje
*Auto-gestionable
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