© 2012 Klee Group � Documation 2012
Gel des documents & e-discovery :
comment archiver pour maîtriser vos
risques ?
Lionel Husson
Responsable Pôle Spark Archives
Klee Group
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Klee Group :
présentation
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Chiffres clés
Employés : 350
Clients actifs : +500
Pays équipés: 35
Création : 1987
CA 2010 : 37 M€
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Une présence internationale
Bureaux
Paris - Londres - Madrid
Milan – San José
Partenaires
Chili – Inde - Russie –
Pologne - Turquie
Klee Group Spain Madrid
Klee Group ItalyMilano
Klee Group USASan Francisco
Klee Group UKLondon
Klee Studio Le Mans
Klee GroupLe Plessis-Robinson
Klee PerformanceIssy-les-Moulineaux
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Klee Group et les archives
Des équipes pluridisciplinaires couvrent l’intégralité des besoins :
Editeur de SPARK Archives , depuis 20 ans
Un savoir-faire reconnu dans la gestion des archives physiques et électroniques , comme en témoignent nos références
Membre de l’A.A.F ., de l’Aproged et de la Fedisa
� Conseil (consultants avec de fortes compétences métier & systèmes d’informations), Etude d’adéquation, Paramétrage, développements spécifiques (interfaces avec le SI)� Reprise de données, Formations, accompagnement au changement� Maintenance, Possibilité d’hébergement de la solution
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Clients SPARK Archives
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Gel & E-discovery : Introduction
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De quoi parle-t-on ?
Les procédures de recherche dans les données des entreprises se multiplient, notamment du fait des recherches de preuves.
Sans organisation ni contrôle, l'archivage de vos documents physiques ou électroniques non maitrisé engendre des risques pour votre organisation.
Comment déterminer les informations en votre possession afin de limiter au strict nécessaire leur communication ?
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Définitions
Gel des documents : suspension temporaire de leur destruction
E-discovery : processus dans lequel les données électroniques sont recherchées avec l'intention de les utiliser comme preuve dans une affaire civile ou criminelle, un audit.
La prise en compte du gel des documents et de la mise en œuvre du e-discovery sont indispensables dans
votre politique d'archivage.
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E-discovery
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Pourquoi le e-discovery
Initialisée en 2000, la valeur juridique de l’écrit numérique s’est depuis renforcée (signature électronique, facture électronique, DMP, Marchés publics, recommandé électronique, bulletins de paye…)
L’information engageante au format électronique se multiplie :
�Nombre de courriels
�Echanges dématérialisés : factures, relevés…
La puissance et la vitesse des recherches électroniques croît de manière exponentielle
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E-discovery : quel risque ?
L’e-discovery peut être effectué hors connexion sur un ordinateur particulier ou par parcours d’un réseau.
Sans connaissance et identification des documents concernés, risque fort de présence de documents « dangereux » qui n’ont pas été détruits à l’issue de leur période de conservation obligatoire
Savoir détruire : processus et technique de destruction
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Exemple…
Goldman Sachs / Fabrice Tourre / 3 janvier 2007
"Tu devrais jeter un oeil à cet article [du Financial Times, NDLR]... Très perspicace... Effet de levier financier de plus en plus fort, l'édifice entier risque de s'effondrer à tout moment ... Seul survivant potentiel, le fabuleux Fab ( [...])debout au milieu de toutes ces transactions complexes, à fort effet de levier, exotiques, qu'il a créées sans forcément comprendre toutes les implications de ces monstruosités !!! …
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E-discovery : plus d’informations
Voir aussi la CNIL : Délibération n° 2009-474 du 23 juillet 2009 portant recommandation en matière de transfert de données à caractère personnel dans le cadre de procédures judiciaires américaines dite de « Discovery »
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E-discovery : résumé
Masse d’informations
Outil de recherche
Information transparente
+ =
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Le gel des documents
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Gel des documents
Les gels de destruction suspendent temporairement la destruction de certains documents. Le but est de s’assurer que les documents archivés susceptibles d’être produits comme preuve dans une procédure juridique ne sont pas détruits simplement en application d’une règle existante.
Gel des documents : la communication
Reprise du délai de conservation
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Faire face
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Comment s’organiser
Recenser & classer
�Plan de classement
Conserver
�politique d’archivage
Accéder à l’information
�droits d’accès
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Plan de classement
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Politique d’archivage :conservation & stockage
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Accès à l’information
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SPARK Archives : Présentation
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Plate-forme d’archivage d’entreprise
Référentiel extensible d’archives hybrides
Indépendance entre politique de conservation et politique de stockage
Applicatifs ERP, GED, Applications Métier
Référentiel
d’archives hybrides
Politique de conservation
Politique de stockage
Spark Archives vous offre un véritable service de plateforme métier pour l’archivage d’entreprise :
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Une couverture fonctionnelle complète
Pilotage & Traçabilité
Description
des archivesRechercheVersement Communication
Traitement
du sort final
Fonctions d’archivage
Thésaurus,Typologie
documentaire
Plan de classement,Règles de conservation
Espaces de stockagePhysiques & électroniques
Droits d’accèsaux archives
et aux modules
Administration
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Respect des normes en vigueur
SPARK Archives respecte les normes en vigueur dans le domaine documentaire, dans toutes les dimensions qui le composent :
ISO 15489 sur le cycle de vie d’une archive.le modèle fonctionnel OAIS.
En matière d’archivage électronique: �NF Z42-013
�Moreq 2
En termes de description documentaire :� ISAD(G) et DTD EAD
� ISAAR(CPF) et DTD EAD
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Spark Archives : un référentiel des archives de l’entreprise …
Fort niveau de paramétrage du référentiel:
�Métadonnées administrables et extensibles
�Ajout de nouveaux formulaires de saisie d’archives
�Evolution des règles de conservation
Portail d’accès web à l’ensemble des archives :
�Solution HYBRIDE : Physiques & électroniques
�Accès via un moteur de recherche ‘à la Google’
�Simplicité d’utilisation : zéro formation, grâce une ergonomie efficace
Fonctionnement multi-sociétés, multi-sites, multili ngue
Connecteurs applicatifs pour la capture automatique des documents & méta-données
�GED (Documentum, SharePoint ,…), ERP(SAP, PeopleSoft,..) Messageries (Exchange, Lotus), applications métier…
�Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO
Communicant
Accessible à tous
Evolutif
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Politique de conservation
Règles de conservation des archives , par périmètre d’application
� Global, par entité juridique, par service, …
� Gestion du sort final
� Gel / dégel d’archives (Litigation Hold, Discovery)
Gestion des durées de vie des supports (D.U.T.)
Services de conversion en formats pérennes
� PDF/A, PNG, MPEG, EML, Icalendar
Services de renfort de la valeur probante :
�Signature électronique (XAdES) Authenticité
�Chiffrement (XMLEnc) Intégrité (calcul d’empreintes, déduplication)
�Horodatage (RFC 3161) Traçabilité
Plan de classement , évolutif, administrable par société
Gestion automatique ou manuelle des documents selon le mode de versement
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Politique de stockage
Basée sur la notion de magasin
� Capacité de stockage : Ml, Go
� Périmètre d’utilisation : entité juridique / service propriétaire
� Mesure du taux d’occupation :espace disponible / occupé / réservé
Magasins électroniques
�Chaque magasin est configuré sur un support physique (File System, SAN, NAS, Coffre-fort électronique, …).
�Chaque support physique peut-être interne ou externe (cas d’un tiers-archiveur externe)
Magasins physiques
�Description arborescente (bâtiment, salle, épi, travée, tablette,…)
�Par entité juridique / site physique / site tiers archiveur
�Algorithme d’attribution d’emplacements optimisant l’espace occupé
Une gestion unifiée desespaces de stockage
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Sécurité & traçabilité
Gestion fine des droits d’accès et de la confidentialité des archives
Mécanisme d’Audit Trail , gardant la trace de toutes les opérations effectuées sur les données
Profil
Contexte organisationnel
Identification
Identité• Nom• PrénomConnexion sécurisée• Login• Mot de passe
Contexte d’utilisation• Service de rattachement• Fonction
Caractéristiques Profil• Nom• Description
Dispose d’un accès sécuriséAuthentification via LDAP
Description métier
Niveau d’habilitation
Profils standards• Gestionnaire métier• Demandeur• Archiviste
• Responsable Centre d’archives• Administrateur
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Réversibilité
Restitution des métadonnées et des documents archivés
Restitution de l’audit trail
Fonctions d’export via des formats standard � Exports XML EAD
� Exports au format SEDA
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Reprise des données existantes
Facilitée via l’utilisation de formats pivots et de l’outil d’aide au redressement des données :
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Donnéesexistantes
CSV
Formatspivots
Extraction &Conversion
Outil decontrôle
Corrections des rejets
Injectionen base
Base dereprise
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----------------------------------------X
Derniers Contrôles
Base derecette
Client Klee
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Architecture technique
Accessible via un navigateur Internet (zéro déploiement)
Architecture 3-tiers, reposant sur des standards du marché : Java, Oracle
Solution scalable pour un déploiement à grande échelle
Solution ouverte et interopérable : WebServices, REST
Compatibles avec les principales infrastructures de stockage :
� SAN, HSM
� Connecteur EMC Centera, Hitachi HCP
� Coffre-fort électronique (internalisé ou externalisé)
Connecteurs :
� GED : Documentum, SharePoint ,…,
� ERP : SAP, PeopleSoft,..
� Messageries : Exchange, Lotus
Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO
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