Klee Group / Spark Archives - Gel des documents & e-discovery - comment archiver pour maîtriser...

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Gel des documents & e-discovery :

comment archiver pour maîtriser vos

risques ?

Lionel Husson

Responsable Pôle Spark Archives

Klee Group


Klee Group :

présentation


Chiffres clés

Employés : 350

Clients actifs : +500

Pays équipés: 35

Création : 1987

CA 2010 : 37 M€


Une présence internationale

Bureaux

Paris - Londres - Madrid

Milan – San José

Partenaires

Chili – Inde - Russie –

Pologne - Turquie

Klee Group Spain Madrid

Klee Group ItalyMilano

Klee Group USASan Francisco

Klee Group UKLondon

Klee Studio Le Mans

Klee GroupLe Plessis-Robinson

Klee PerformanceIssy-les-Moulineaux


Klee Group et les archives

Des équipes pluridisciplinaires couvrent l’intégralité des besoins :

Editeur de SPARK Archives , depuis 20 ans

Un savoir-faire reconnu dans la gestion des archives physiques et électroniques , comme en témoignent nos références

Membre de l’A.A.F ., de l’Aproged et de la Fedisa

� Conseil (consultants avec de fortes compétences métier & systèmes d’informations), Etude d’adéquation, Paramétrage, développements spécifiques (interfaces avec le SI)� Reprise de données, Formations, accompagnement au changement� Maintenance, Possibilité d’hébergement de la solution


Clients SPARK Archives


Gel & E-discovery : Introduction


De quoi parle-t-on ?

Les procédures de recherche dans les données des entreprises se multiplient, notamment du fait des recherches de preuves.

Sans organisation ni contrôle, l'archivage de vos documents physiques ou électroniques non maitrisé engendre des risques pour votre organisation.

Comment déterminer les informations en votre possession afin de limiter au strict nécessaire leur communication ?


Définitions

Gel des documents : suspension temporaire de leur destruction

E-discovery : processus dans lequel les données électroniques sont recherchées avec l'intention de les utiliser comme preuve dans une affaire civile ou criminelle, un audit.

La prise en compte du gel des documents et de la mise en œuvre du e-discovery sont indispensables dans

votre politique d'archivage.


E-discovery


Pourquoi le e-discovery

Initialisée en 2000, la valeur juridique de l’écrit numérique s’est depuis renforcée (signature électronique, facture électronique, DMP, Marchés publics, recommandé électronique, bulletins de paye…)

L’information engageante au format électronique se multiplie :

�Nombre de courriels

�Echanges dématérialisés : factures, relevés…

La puissance et la vitesse des recherches électroniques croît de manière exponentielle


E-discovery : quel risque ?

L’e-discovery peut être effectué hors connexion sur un ordinateur particulier ou par parcours d’un réseau.

Sans connaissance et identification des documents concernés, risque fort de présence de documents « dangereux » qui n’ont pas été détruits à l’issue de leur période de conservation obligatoire

Savoir détruire : processus et technique de destruction


Exemple…

Goldman Sachs / Fabrice Tourre / 3 janvier 2007

"Tu devrais jeter un oeil à cet article [du Financial Times, NDLR]... Très perspicace... Effet de levier financier de plus en plus fort, l'édifice entier risque de s'effondrer à tout moment ... Seul survivant potentiel, le fabuleux Fab ( [...])debout au milieu de toutes ces transactions complexes, à fort effet de levier, exotiques, qu'il a créées sans forcément comprendre toutes les implications de ces monstruosités !!! …


E-discovery : plus d’informations

Voir aussi la CNIL : Délibération n° 2009-474 du 23 juillet 2009 portant recommandation en matière de transfert de données à caractère personnel dans le cadre de procédures judiciaires américaines dite de « Discovery »


E-discovery : résumé

Masse d’informations

Outil de recherche

Information transparente

+ =


Le gel des documents


Gel des documents

Les gels de destruction suspendent temporairement la destruction de certains documents. Le but est de s’assurer que les documents archivés susceptibles d’être produits comme preuve dans une procédure juridique ne sont pas détruits simplement en application d’une règle existante.

Gel des documents : la communication

Reprise du délai de conservation


Faire face


Comment s’organiser

Recenser & classer

�Plan de classement

Conserver

�politique d’archivage

Accéder à l’information

�droits d’accès


Plan de classement


Politique d’archivage :conservation & stockage


Accès à l’information


SPARK Archives : Présentation


Plate-forme d’archivage d’entreprise

Référentiel extensible d’archives hybrides

Indépendance entre politique de conservation et politique de stockage

Applicatifs ERP, GED, Applications Métier

Référentiel

d’archives hybrides

Politique de conservation

Politique de stockage

Spark Archives vous offre un véritable service de plateforme métier pour l’archivage d’entreprise :


Une couverture fonctionnelle complète

Pilotage & Traçabilité

Description

des archivesRechercheVersement Communication

Traitement

du sort final

Fonctions d’archivage

Thésaurus,Typologie

documentaire

Plan de classement,Règles de conservation

Espaces de stockagePhysiques & électroniques

Droits d’accèsaux archives

et aux modules

Administration


Respect des normes en vigueur

SPARK Archives respecte les normes en vigueur dans le domaine documentaire, dans toutes les dimensions qui le composent :

ISO 15489 sur le cycle de vie d’une archive.le modèle fonctionnel OAIS.

En matière d’archivage électronique: �NF Z42-013

�Moreq 2

En termes de description documentaire :� ISAD(G) et DTD EAD

� ISAAR(CPF) et DTD EAD


Spark Archives : un référentiel des archives de l’entreprise …

Fort niveau de paramétrage du référentiel:

�Métadonnées administrables et extensibles

�Ajout de nouveaux formulaires de saisie d’archives

�Evolution des règles de conservation

Portail d’accès web à l’ensemble des archives :

�Solution HYBRIDE : Physiques & électroniques

�Accès via un moteur de recherche ‘à la Google’

�Simplicité d’utilisation : zéro formation, grâce une ergonomie efficace

Fonctionnement multi-sociétés, multi-sites, multili ngue

Connecteurs applicatifs pour la capture automatique des documents & méta-données

�GED (Documentum, SharePoint ,…), ERP(SAP, PeopleSoft,..) Messageries (Exchange, Lotus), applications métier…

�Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO

Communicant

Accessible à tous

Evolutif


Politique de conservation

Règles de conservation des archives , par périmètre d’application

� Global, par entité juridique, par service, …

� Gestion du sort final

� Gel / dégel d’archives (Litigation Hold, Discovery)

Gestion des durées de vie des supports (D.U.T.)

Services de conversion en formats pérennes

� PDF/A, PNG, MPEG, EML, Icalendar

Services de renfort de la valeur probante :

�Signature électronique (XAdES) Authenticité

�Chiffrement (XMLEnc) Intégrité (calcul d’empreintes, déduplication)

�Horodatage (RFC 3161) Traçabilité

Plan de classement , évolutif, administrable par société

Gestion automatique ou manuelle des documents selon le mode de versement


Politique de stockage

Basée sur la notion de magasin

� Capacité de stockage : Ml, Go

� Périmètre d’utilisation : entité juridique / service propriétaire

� Mesure du taux d’occupation :espace disponible / occupé / réservé

Magasins électroniques

�Chaque magasin est configuré sur un support physique (File System, SAN, NAS, Coffre-fort électronique, …).

�Chaque support physique peut-être interne ou externe (cas d’un tiers-archiveur externe)

Magasins physiques

�Description arborescente (bâtiment, salle, épi, travée, tablette,…)

�Par entité juridique / site physique / site tiers archiveur

�Algorithme d’attribution d’emplacements optimisant l’espace occupé

Une gestion unifiée desespaces de stockage


Sécurité & traçabilité

Gestion fine des droits d’accès et de la confidentialité des archives

Mécanisme d’Audit Trail , gardant la trace de toutes les opérations effectuées sur les données

Profil

Contexte organisationnel

Identification

Identité• Nom• PrénomConnexion sécurisée• Login• Mot de passe

Contexte d’utilisation• Service de rattachement• Fonction

Caractéristiques Profil• Nom• Description

Dispose d’un accès sécuriséAuthentification via LDAP

Description métier

Niveau d’habilitation

Profils standards• Gestionnaire métier• Demandeur• Archiviste

• Responsable Centre d’archives• Administrateur


Réversibilité

Restitution des métadonnées et des documents archivés

Restitution de l’audit trail

Fonctions d’export via des formats standard � Exports XML EAD

� Exports au format SEDA


Reprise des données existantes

Facilitée via l’utilisation de formats pivots et de l’outil d’aide au redressement des données :

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Donnéesexistantes

CSV

Formatspivots

Extraction &Conversion

Outil decontrôle

Corrections des rejets

Injectionen base

Base dereprise

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Derniers Contrôles

Base derecette

Client Klee


Architecture technique

Accessible via un navigateur Internet (zéro déploiement)

Architecture 3-tiers, reposant sur des standards du marché : Java, Oracle

Solution scalable pour un déploiement à grande échelle

Solution ouverte et interopérable : WebServices, REST

Compatibles avec les principales infrastructures de stockage :

� SAN, HSM

� Connecteur EMC Centera, Hitachi HCP

� Coffre-fort électronique (internalisé ou externalisé)

Connecteurs :

� GED : Documentum, SharePoint ,…,

� ERP : SAP, PeopleSoft,..

� Messageries : Exchange, Lotus

Intégration annuaire(s) d’entreprise : LDAP, SSO


En savoir plus …

Merci de votre attention

Retrouvez-nous sur le stand B15

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