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FERRAMENTAS FINANCEIRAS PARA PLANEJAMENTO E
AVALIAÇÃO DE PROGRAMA
Planejamento Estratégico e suaimplentação:
Melhorando os Serviços de Saúde e os Resultados para a Comunidade
Sandra Dratler, DrPHUniversity of California, Berkeley
School of Public Health
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O Ciclo da Gestão Financeira
Fornece serviços
Paga as despesas
Recebe dinheiro
Responde aos
financiadores
Gestão Financeira
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Por quê preparar um orçamento?
Quantificando os planos do programa emtermos financeiros
Existe dinheiro suficiente para atender os objetivosdo programa? Como o dinheiro será usado?
Ferramentas básicas para a gestão do programa
Planejamento – vendo o futuroMonitoramento – duranteAvaliação – vendo o passadoResponsabilidade – durante
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Orçamento é uma ferramentade planejamento
Estima as receitas e despesas do programa baseado no plano
Ajuda a definir prioridades
Pode ser usado para desenvolver meiosalternativos para os programas e de entrega dos serviços
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Definindo Receita e Despesa
Receitas – recursos recebidos para entregados serviços, por exemplo:
Recursos de doadoresTaxas de usuáriosOutros pagamentos
Despesas – custos necessários para gerara receita, isso é para realizar o serviço
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Orçamento paramonitoramento e avaliação
Assegura que os recursos são gastosonde foram alocados
Pode comparar a despesa real com o orçamentoFerramenta para monitorar custos e explicar diferençasTrás responsabilidade à gestão do programa
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O que é um bom orçamento?Baseado em planos realísticos
Identifica claramente as fontes de receita
Estima realisticamente as despesasNúmero de unidades de serviço a seremrealizadasNúmero e tipo de pessoal a ser utilizadoCusto por unidade de serviço definido e confirmado
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Tempo/prazo
Geralmente baseado em um ano de atividadeOrçamentos quadrimestrais ou mensaisdevem ser preparados
Provê mais detalhesAssegura controle e retorno oportunos
O orçamento do programa proposto podeser para múltiplos anos
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Quatro tipos de orçamento
Orçamento de Receitas
Orçamento de Despesas
Orçamento Estatístico
Orçamento Operacional
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Orçamento de Receitas –Determinando Fontes de
Financiamento
Estima o total de fundos a ser recebido durante o período orçado:
Financiamento de doadoresTaxas de usuáriosOutros pagamentos
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Orçamento de Despesas –Identificando Recursos
Necessários
Estima detalhadamente todas despesasrelacionadas aos insumos do programa
Combina dados de volume com estimativas para todas as despesas do programa
Mais útil se as depesas forem subdivididas em componentes fixos e variáveis
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Despesas com RecursosHumanos
Define os diferentes papéis que o grupo de trabalho terá que desempenhar – identificahabilidades especializadasDetermina o custo de cada posição requeridaCalcula quanto trabalho cada colaboradorpode realizar por dia ou por mêsInclui custos de treinamento e orientação de pessoal
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Dspesas com Medicamentos e Materiais
Determina o montante necessário de materiaismédicos e medicamentos para cada tipo de atendimento (i.e., teste, tratamento, aconselhamento)
Determina o montante necessário de materiaisadministrativos para cada tipo de atendimento (i.e., prontuário do paciente, materiais educativos)
Estima o uso total de outros materiais (i.e., luvas, lixo de objetos cortantes)
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Outras Despesas
Aluguel
Serviço de limpeza
Manutenção e abastecimento de veículo
Eletricidade
Manutenção predial
Depreciação
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Orçamento Estatístico
Usado para calcular o orçamento das receitas e despesasContém previsões básicas para:
Volume de serviços fornecidosRecursos (trabalho e materiais) necessários para fornecer estes serviços
Muito detalhado por departamento e por programa
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ORÇAMENTO DERECEITAS
ORÇAMENTO DEDESPESAS
ORÇAMENTOESTATÍSTICO
ORÇAMENTO OPERACIONAL
Juntando….
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Orçamento Operacional –Correspondendo financiamento
disponível e recursos necessários
Subtrai as despesas das receitas
Responde a pergunta:
Temos receita suficiente para paraexecutar o nosso programa?
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Orçamento OperacionalMelhor Clínica de HIV/AIDS
Volume presumido
Receitas presumidas
Despesas presumidas
Declaração operacional
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Volume e Receita PresumidaPrograma VCT
Valor unitárioR$ 70.000,00
R$ 2,00
Un.1
2.500
TipoVerba da Healthcare FoundationTaxas de usuário
R$ 70.000,00Receitas presumidas
Verba da Healthcare FoundationMédia de 20 clientes por diaPrograma funciona 5 dias por semana Programa funciona 50 semanas por ano50% dos clientes pagas taxa de usuário (R$ 2
/atendimento)
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Despesas PresumidasDespesas presumidas
Tipo Un. Valor unitário TOTALDiretor Médico 0,5 R$ 12.000,00 R$ 6.000,00Aconselhador 2 R$ 2.000,00 R$ 4.000,00Recepcionista 2 R$ 1.800,00 R$ 3.600,00Motorista 1 R$ 1.400,00 R$ 1.400,00
R$ 15.000,00materiais presumidos
materiais administrativos 1 R$ 1.300,00 R$ 1.300,00Kits de testagem 5.000 R$ 2,00 R$ 10.000,00Material de treinamento 5.000 R$ 1,00 R$ 5.000,00Outros materiais 1 R$ 1.200,00 R$ 1.200,00
R$ 17.500,00Overhead Custo (por mês)
Aluguel 12 R$ 500,00 R$ 6.000,00Eletrecidade 12 R$ 100,00 R$ 1.200,00Custo de utilização de veículo 12 R$ 300,00 R$ 3.600,00
R$ 10.800,00
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Custos Fixos e VariáveisFixos
Não variam com o nível de atividadeNão dependem do número de clientes atendidos
VariáveisCustos específicos necessários para realizar cadaserviço individualVaria com o volume de atividadeCalculado pelo custo unitárioGestor tem mais controle sobre o uso
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Custos Fixos e VariáveisCustos fixos – não muda com o volumeCustos variáveis – varia diretamente com as mudanças no volume
Costs($)
Volume(Número de atendimentos)
Custo Total
Custo Fixo
CustoVariável Total
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Identificando Custos –Fixos ou Variáveis?
Salário de pessoalMedicamentosEletricidadeManutenção de equipamentosDespesas com viagensManutenção de veículo
Conta de telefoneAluguel do prédioLimpeza e sanitarizaçãoKit de testagemImpressão e papelaria
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Programa VCT Exemplo de Estrutura de Custos
Custo variável por atendimento Custo fixo anualKit de testagem R$ 2,00 Custo geral R$ 10.800,00Material de treinamento R$ 1,00 Salários R$ 15.000,00materiais R$ 0,50
Total Custo
CustoCusto Custo
Volume FixoVariável
Total Médio1 R$ 25.800,00 R$ 3,50 R$ 25.803,50 R$ 25.803,50
1.000 R$ 25.800,00 R$ 3.500,00 R$ 29.300,00 R$ 29,305.000 R$ 25.800,00 R$ 17.500,00 R$ 43.300,00 R$ 8,666.000 R$ 25.800,00 R$ 15.000,00 R$ 40.800,00 R$ 6,80
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Custo Médio por Atendimento
Custo total = custo fixo + custo variável R$ 25.800,00 + R$ 17.500,00 = R$ 43.300,00
Custo médio por atendimento = custo total /total de atendimentos
R$ 43.300,00 / 5.000 = R$ 8,66
Se apenas tivermos 500 atendimentos, O custo médio por atendimento será R$ 86,66
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Sistemas de Gestão Financeira
Administrando as despesasPessoalEstoque e Materiais
Administrando as receitasEscrevendo solicitações de financiamentoEstabelecendo e recolhendo taxas
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Sistemas de Pessoal
Componentes do custo com pessoalTaxa por hora ou por diaNúmero de horas trabalhadasOutras compensações
Pessoal para volumes esperadosFixos ou variáveis?Agendamento de clientes
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Controle de Estoque e Materiais
É de responsabilidade do administradorassegurar materiais adequados e confiáveispara as comodites essenciais
Orçamento auxilia o administrador naantecipação dos materiais necessários
Níveis de estoque devem estar adequadosmas não demasiados
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Estabelecendo e RecolhendoTaxas
Taxas de usuários podem ser usadas parasuplementar o financiamento a fim de asseguraruma receita adequadaTaxas de usuários devem ser acessíveis para osclientes
Taxas de usuários devem refletir o valor do serviçopara o clienteDeve ser estabelecida uma série de políticas paraassegurar a justa aplicação e cobrança das taxas
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Relatório de DesempenhoOrçamentário
Variância – diferença entre o montante orçado e o montante realAnálise da Variância – processo que explica as variâncias
Quais as categorias de despesas que foram diferentes? Por quê foram diferentes?
Provê a ferramenta para que os gestores possam localizar os problemas e fazer alterações
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Relatório de DesempenhoOrçamentário
Real Orçado VariânciaReceitas
Financiamento CDC/GAP R$ 40.000,00 R$ 40.000,00 R$ -Taxas de usuários R$ 4.000,00 R$ 2.500,00 R$ 1.500,00
R$ 44.000,00 R$ 42.500,00 R$ 1.500,00Custos de Pessoal
Diretor Médico R$ 5.500,00 R$ 6.000,00 R$ (500,00)Aconselhador R$ 4.300,00 R$ 4.000,00 R$ 300,00Recepcionista R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$ (100,00)Motorista R$ 1.300,00 R$ 1.400,00 R$ (100,00)
R$ 14.600,00 R$ 15.000,00 R$ (400,00)Custos de materiais
Materiais administrativos R$ 1.200,00 R$ 1.300,00 R$ (100,00)Kits de testagem R$ 12.000,00 R$ 10.000,00 R$ 2.000,00Material de treinamento R$ 6.000,00 R$ 5.000,00 R$ 1.000,00Outros materiais R$ 1.000,00 R$ 1.200,00 R$ (200,00)
R$ 20.200,00 R$ 17.500,00 R$ 2.700,00Overhead Custo
Aluguel R$ 6.000,00 R$ 6.000,00 R$ -Eletricidade R$ 1.200,00 R$ 1.200,00 R$ -Custos de uso de veículo R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$ (100,00)
R$ 10.700,00 R$ 10.800,00 R$ (100,00)
Excedente de receita sobre despesa R$ (1.500,00)R$ (800,00)R$ (700,00)
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Usando a Informação Financeirapara a Tomada de Decisão
Orçamento permite que você veja na fentedo tempo se seus planos sãofinanceiramente realizáveisO monitoramento mensal da receita e despesa real permite fazer ajustes nasatividades assegurando que as despesasnão excedam as receitasA comparação do desempenho financeiroreal com o desempenho orçametário é o componente chave para a avaliação do sucesso do programa
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