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FERRAMENTAS FINANCEIRAS PARA PLANEJAMENTO E

AVALIAÇÃO DE PROGRAMA

Planejamento Estratégico e suaimplentação:

Melhorando os Serviços de Saúde e os Resultados para a Comunidade

Sandra Dratler, DrPHUniversity of California, Berkeley

School of Public Health

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O Ciclo da Gestão Financeira

Fornece serviços

Paga as despesas

Recebe dinheiro

Responde aos

financiadores

Gestão Financeira

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Por quê preparar um orçamento?

Quantificando os planos do programa emtermos financeiros

Existe dinheiro suficiente para atender os objetivosdo programa? Como o dinheiro será usado?

Ferramentas básicas para a gestão do programa

Planejamento – vendo o futuroMonitoramento – duranteAvaliação – vendo o passadoResponsabilidade – durante

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Orçamento é uma ferramentade planejamento

Estima as receitas e despesas do programa baseado no plano

Ajuda a definir prioridades

Pode ser usado para desenvolver meiosalternativos para os programas e de entrega dos serviços

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Definindo Receita e Despesa

Receitas – recursos recebidos para entregados serviços, por exemplo:

Recursos de doadoresTaxas de usuáriosOutros pagamentos

Despesas – custos necessários para gerara receita, isso é para realizar o serviço

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Orçamento paramonitoramento e avaliação

Assegura que os recursos são gastosonde foram alocados

Pode comparar a despesa real com o orçamentoFerramenta para monitorar custos e explicar diferençasTrás responsabilidade à gestão do programa

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O que é um bom orçamento?Baseado em planos realísticos

Identifica claramente as fontes de receita

Estima realisticamente as despesasNúmero de unidades de serviço a seremrealizadasNúmero e tipo de pessoal a ser utilizadoCusto por unidade de serviço definido e confirmado

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Tempo/prazo

Geralmente baseado em um ano de atividadeOrçamentos quadrimestrais ou mensaisdevem ser preparados

Provê mais detalhesAssegura controle e retorno oportunos

O orçamento do programa proposto podeser para múltiplos anos

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Quatro tipos de orçamento

Orçamento de Receitas

Orçamento de Despesas

Orçamento Estatístico

Orçamento Operacional

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Orçamento de Receitas –Determinando Fontes de

Financiamento

Estima o total de fundos a ser recebido durante o período orçado:

Financiamento de doadoresTaxas de usuáriosOutros pagamentos

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Orçamento de Despesas –Identificando Recursos

Necessários

Estima detalhadamente todas despesasrelacionadas aos insumos do programa

Combina dados de volume com estimativas para todas as despesas do programa

Mais útil se as depesas forem subdivididas em componentes fixos e variáveis

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Despesas com RecursosHumanos

Define os diferentes papéis que o grupo de trabalho terá que desempenhar – identificahabilidades especializadasDetermina o custo de cada posição requeridaCalcula quanto trabalho cada colaboradorpode realizar por dia ou por mêsInclui custos de treinamento e orientação de pessoal

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Dspesas com Medicamentos e Materiais

Determina o montante necessário de materiaismédicos e medicamentos para cada tipo de atendimento (i.e., teste, tratamento, aconselhamento)

Determina o montante necessário de materiaisadministrativos para cada tipo de atendimento (i.e., prontuário do paciente, materiais educativos)

Estima o uso total de outros materiais (i.e., luvas, lixo de objetos cortantes)

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Outras Despesas

Aluguel

Serviço de limpeza

Manutenção e abastecimento de veículo

Eletricidade

Manutenção predial

Depreciação

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Orçamento Estatístico

Usado para calcular o orçamento das receitas e despesasContém previsões básicas para:

Volume de serviços fornecidosRecursos (trabalho e materiais) necessários para fornecer estes serviços

Muito detalhado por departamento e por programa

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ORÇAMENTO DERECEITAS

ORÇAMENTO DEDESPESAS

ORÇAMENTOESTATÍSTICO

ORÇAMENTO OPERACIONAL

Juntando….

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Orçamento Operacional –Correspondendo financiamento

disponível e recursos necessários

Subtrai as despesas das receitas

Responde a pergunta:

Temos receita suficiente para paraexecutar o nosso programa?

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Orçamento OperacionalMelhor Clínica de HIV/AIDS

Volume presumido

Receitas presumidas

Despesas presumidas

Declaração operacional

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Volume e Receita PresumidaPrograma VCT

Valor unitárioR$ 70.000,00

R$ 2,00

Un.1

2.500

TipoVerba da Healthcare FoundationTaxas de usuário

R$ 70.000,00Receitas presumidas

Verba da Healthcare FoundationMédia de 20 clientes por diaPrograma funciona 5 dias por semana Programa funciona 50 semanas por ano50% dos clientes pagas taxa de usuário (R$ 2

/atendimento)

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Despesas PresumidasDespesas presumidas

Tipo Un. Valor unitário TOTALDiretor Médico 0,5 R$ 12.000,00 R$ 6.000,00Aconselhador 2 R$ 2.000,00 R$ 4.000,00Recepcionista 2 R$ 1.800,00 R$ 3.600,00Motorista 1 R$ 1.400,00 R$ 1.400,00

R$ 15.000,00materiais presumidos

materiais administrativos 1 R$ 1.300,00 R$ 1.300,00Kits de testagem 5.000 R$ 2,00 R$ 10.000,00Material de treinamento 5.000 R$ 1,00 R$ 5.000,00Outros materiais 1 R$ 1.200,00 R$ 1.200,00

R$ 17.500,00Overhead Custo (por mês)

Aluguel 12 R$ 500,00 R$ 6.000,00Eletrecidade 12 R$ 100,00 R$ 1.200,00Custo de utilização de veículo 12 R$ 300,00 R$ 3.600,00

R$ 10.800,00

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Custos Fixos e VariáveisFixos

Não variam com o nível de atividadeNão dependem do número de clientes atendidos

VariáveisCustos específicos necessários para realizar cadaserviço individualVaria com o volume de atividadeCalculado pelo custo unitárioGestor tem mais controle sobre o uso

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Custos Fixos e VariáveisCustos fixos – não muda com o volumeCustos variáveis – varia diretamente com as mudanças no volume

Costs($)

Volume(Número de atendimentos)

Custo Total

Custo Fixo

CustoVariável Total

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Identificando Custos –Fixos ou Variáveis?

Salário de pessoalMedicamentosEletricidadeManutenção de equipamentosDespesas com viagensManutenção de veículo

Conta de telefoneAluguel do prédioLimpeza e sanitarizaçãoKit de testagemImpressão e papelaria

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Programa VCT Exemplo de Estrutura de Custos

Custo variável por atendimento Custo fixo anualKit de testagem R$ 2,00 Custo geral R$ 10.800,00Material de treinamento R$ 1,00 Salários R$ 15.000,00materiais R$ 0,50

Total Custo

CustoCusto Custo

Volume FixoVariável

Total Médio1 R$ 25.800,00 R$ 3,50 R$ 25.803,50 R$ 25.803,50

1.000 R$ 25.800,00 R$ 3.500,00 R$ 29.300,00 R$ 29,305.000 R$ 25.800,00 R$ 17.500,00 R$ 43.300,00 R$ 8,666.000 R$ 25.800,00 R$ 15.000,00 R$ 40.800,00 R$ 6,80

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Custo Médio por Atendimento

Custo total = custo fixo + custo variável R$ 25.800,00 + R$ 17.500,00 = R$ 43.300,00

Custo médio por atendimento = custo total /total de atendimentos

R$ 43.300,00 / 5.000 = R$ 8,66

Se apenas tivermos 500 atendimentos, O custo médio por atendimento será R$ 86,66

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Sistemas de Gestão Financeira

Administrando as despesasPessoalEstoque e Materiais

Administrando as receitasEscrevendo solicitações de financiamentoEstabelecendo e recolhendo taxas

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Sistemas de Pessoal

Componentes do custo com pessoalTaxa por hora ou por diaNúmero de horas trabalhadasOutras compensações

Pessoal para volumes esperadosFixos ou variáveis?Agendamento de clientes

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Controle de Estoque e Materiais

É de responsabilidade do administradorassegurar materiais adequados e confiáveispara as comodites essenciais

Orçamento auxilia o administrador naantecipação dos materiais necessários

Níveis de estoque devem estar adequadosmas não demasiados

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Estabelecendo e RecolhendoTaxas

Taxas de usuários podem ser usadas parasuplementar o financiamento a fim de asseguraruma receita adequadaTaxas de usuários devem ser acessíveis para osclientes

Taxas de usuários devem refletir o valor do serviçopara o clienteDeve ser estabelecida uma série de políticas paraassegurar a justa aplicação e cobrança das taxas

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Relatório de DesempenhoOrçamentário

Variância – diferença entre o montante orçado e o montante realAnálise da Variância – processo que explica as variâncias

Quais as categorias de despesas que foram diferentes? Por quê foram diferentes?

Provê a ferramenta para que os gestores possam localizar os problemas e fazer alterações

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Relatório de DesempenhoOrçamentário

Real Orçado VariânciaReceitas

Financiamento CDC/GAP R$ 40.000,00 R$ 40.000,00 R$ -Taxas de usuários R$ 4.000,00 R$ 2.500,00 R$ 1.500,00

R$ 44.000,00 R$ 42.500,00 R$ 1.500,00Custos de Pessoal

Diretor Médico R$ 5.500,00 R$ 6.000,00 R$ (500,00)Aconselhador R$ 4.300,00 R$ 4.000,00 R$ 300,00Recepcionista R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$ (100,00)Motorista R$ 1.300,00 R$ 1.400,00 R$ (100,00)

R$ 14.600,00 R$ 15.000,00 R$ (400,00)Custos de materiais

Materiais administrativos R$ 1.200,00 R$ 1.300,00 R$ (100,00)Kits de testagem R$ 12.000,00 R$ 10.000,00 R$ 2.000,00Material de treinamento R$ 6.000,00 R$ 5.000,00 R$ 1.000,00Outros materiais R$ 1.000,00 R$ 1.200,00 R$ (200,00)

R$ 20.200,00 R$ 17.500,00 R$ 2.700,00Overhead Custo

Aluguel R$ 6.000,00 R$ 6.000,00 R$ -Eletricidade R$ 1.200,00 R$ 1.200,00 R$ -Custos de uso de veículo R$ 3.500,00 R$ 3.600,00 R$ (100,00)

R$ 10.700,00 R$ 10.800,00 R$ (100,00)

Excedente de receita sobre despesa R$ (1.500,00)R$ (800,00)R$ (700,00)

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Usando a Informação Financeirapara a Tomada de Decisão

Orçamento permite que você veja na fentedo tempo se seus planos sãofinanceiramente realizáveisO monitoramento mensal da receita e despesa real permite fazer ajustes nasatividades assegurando que as despesasnão excedam as receitasA comparação do desempenho financeiroreal com o desempenho orçametário é o componente chave para a avaliação do sucesso do programa

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ceargs@ceargs.org.br

51-30290324