ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN MƯỜNG KHƯƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /KH-UBND Mường Khương, ngày tháng năm 2020

KẾ HOẠCH

Công tác văn thư, lưu trữ năm 2020

Thực hiện Kế hoạch số 14/KH-UBND, ngày 15/01/2020 của UBND tỉnh

Lào Cai, về Công tác văn thư, lưu trữ năm 2020. UBND huyện Mường Khương

xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 như

sau:

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

1. Mục đích

- Nâng cao nhận thức của các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn về vị

trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trị của tài

liệu lưu trữ.

- Tăng cường công tác quản lý nhà nước và hoạt động văn thư, lưu trữ đối

với các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ

trên địa bàn huyện vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật về công

tác văn thư, lưu trữ; đồng thời là cơ sở để các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị

trấn xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,

đơn vị năm 2020.

2. Yêu cầu

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị; Chủ tịch UBND các xã, thị trấn tăng cường

công tác chỉ đạo, điều hành để triển khai thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ của

các cơ quan, đơn vị theo đúng kế hoạch của UBND huyện.

II. NỘI DUNG

1. Quý I/2020

- Tổ chức tăng cường tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật hiện

hành, văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác

văn thư, lưu trữ đặc biệt là Nghị định mới về công tác văn thư, lưu trữ (thay thế

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ

sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP) khi được ban hành và có

hiệu lực thi hành;

- Tiếp tục chỉ đạo các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn thực hiện

chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sửtheo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017

của Thủ tướng Chính phủ, Văn bản số 5709/BNV-VTLT ngày 30/10/2017 của Bộ

2

Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg;Chỉ thị số

12/CT-UBND ngày 10/8/2013 của UBND tỉnh Lào Cai;

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư

số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo

thống kê ngành Nội vụ và Văn bản số 1623/SNV-CCVTLT, ngày 13/12/2018 của

Sở Nội vụ tỉnh Lào Cai, về việc triển khai, hướng dẫn thực hiện chế độ báo cáo

thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày

06/3/2018 của Bộ Nội vụ;

- Rà soát xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế công tác văn thư, lưu trữ huyện

(đặc biệt là nội dung quản lý và lưu trữ văn bản điện tử);

- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn ban hành

Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2020; thực hiện lập hồ sơ công việc theo Danh mục

hồ sơ cơ quan; Ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của đơn vị; Quy định về

tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;

-Ban hành Kế hoạch Công tác Văn thư, lưu trữ năm 2020;

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn thực hiện các văn

bản mới về văn thư, lưu trữ với các nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện

tử; quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ

quan và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; quản lý văn bản

đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

- Chỉ đạo việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn

thư, lưu trữ của các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn. Triển khai thực

hiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 và Thông tư số 02/2019/TT-

BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ gắn với phần mềm Hệ thống quản lý văn

bản điều hành Vnptioffice trên địa bàn huyện;

- Thẩm tra tài liệu hết giá trị của các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn;

- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn thực hiện nghiêm

túc công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; tăng cường

công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo quảnan toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Xây dựng Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng năm 2020.

2. Quý II/2020

- Tăng cường chỉ đạo, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND các

xã, thị trấn việc thực hiện lập hồ sơ công việc theo Danh mục hồ sơ cơ quan, thu

thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Xây dựng Kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu

trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND các xã, thị trấn;

- Tham mưu UBND huyện xây dựng Kế hoạch tổ chức Hội nghị tập huấn

công tác Văn thư - Lưu trữ năm 2020;

- Tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ và hướng dẫn thực hiện các văn bản

mới về văn thư, lưu trữ huyện năm 2020;

3

- Chỉ đạo tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo quản an toàn hồ

sơ, tài liệu lưu trữ trong mùa mưa, bão;

- Đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND các xã, thị trấn báo cáo

kết quả công tác văn thư, lưu trữ 06 tháng đầu năm 2020;

- Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị chỉnh lý tài liệu tồn đọng;

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo định kỳ;

3. Quý III/2020

- Tăng cường hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị

trấn thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ tại cơ quan;

- Tổ chức kiểm tra nghiệp vụ công tác Văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn

vị trực thuộc, UBND các xã, thị trấn theo Kế hoạch;

- Tham dự các Hội nghị, chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ và tổng kết, sơ

kết về văn thư, lưu trữ do tỉnh tổ chức;

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo định kỳ;

- Hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ công việc, chỉnh lý tài

liệu tồn đọng;

- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND các xã, thị trấn tiếp tục tập trung

chỉnh lý tài liệu tồn đọng; Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định.

4. Quý IV/2020

- Đôn đốc các cơ quan, đơn vị và UBND các xã, thị trấn thực hiện chế độ

báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và các chế độ thông tin,

báo cáo khác theo quy định;

- Tổng hợp báo cáo kết quả tự kiểm tra chấm điểm về công tác văn thư lưu

trữ năm 2020; Xây dựng phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm

2021;

- Tham dự các Hội nghị, chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ và tổng kết, sơ

kết về văn thư, lưu trữ do tỉnh tổ chức;

- Tiếp tục hướng dẫn, chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thu thập, chỉnh lý tài liệu

tồn đọng;

- Các cơ quan, đơn vị trực thuộc và UBND các xã, thị trấn hoàn thành việc

thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Phòng Nội vụ

- Tham mưu thực hiện tốt công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ;

Triển khai kịp thời các văn bản mới của trung ương, của tỉnh về công tác văn thư,

lưu trữ trên địa bàn huyện;

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị lập hồ sơ công việc theo quy định;

4

- Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng cho công chức, viên

chức làm công tác văn thư, lưu trữ; Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc và

UBND các xã, thị trấn kiểm tra, tự kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, lưu

trữ;

- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị chỉnh lý tài liệu tồn đọng;

- Tổng hợp báo cáo UBND huyện tình hình, kết quả thực hiện kế hoạch công

tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện gửi cấp trên theo quy định.

2. Văn phòng HĐND-UBND huyện

- Quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ huyện; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu

của UBND huyện ban hành theo quy định;

- Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị

mới các thiết bị, phương tiện để bảo quản tài liệu: phòng cháy chữa cháy, giá, hộp,

cặp tài liệu, bìa hồ sơ, hệ thống thông gió…

3. Phòng Tư pháp

Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ và các văn bản của cấp

trên hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên

chức và các đối tượng có liên quan;

4. Phòng Tài chính-Kế hoạch

Tham mưu UBND huyện bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo

quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ cho các phòng ban chuyên môn, các đơn vị sự

nghiệp trực thuộc và UBND các xã, thị trấn.

5. Các cơ quan, đơn vị thuộc huyện, UBND các xã, thị trấn

Căn cứ Kế hoạch Công tác Văn thư, lưu trữ năm 2020 của UBND huyện,

các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn tập trung cụ thể hóa các nội dung sau:

- Phân công cán bộ phụ trách, tham mưu về công tác văn thư, lưu trữ theo

quy định;

- Triển khai, tổ chức thực hiện những nội dung, nhiệm vụ thuộc trách nhiệm,

quyền hạn được giao về công tác văn thư, lưu trữ và tập trung chỉnh lý tài liệu tồn

đọng của cơ quan, đơn vị;

- Thực hiện đúng các quy định về thể thức văn bản và kỹ thuật trình bày văn

bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Quản lý văn bản đi, văn bản đến và thực hiện việc lập hồ sơ, giao nộp hồ

sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định;

- Thực hiện nghiêm việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định về

quản lý và sử dụng con dấu;

5

- Bố trí, sắp xếp phòng, kho để tài liệu lưu trữ phù hợp với khả năng và điều

kiện thực tế để thực hiện bảo quản tài liệu lưu trữ lâu dài, an toàn: tủ, giá, cặp

đựng tài liệu…; thống kê, rà soát tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thường xuyên thực hiện chế độ vệ sinh tủ, giá bảo quản tài liệu, chống mối

mọt, khắc phục tình trạng ẩm mốc…

* Chế độ báo cáo: Báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ về

UBND huyện (qua Phòng Nội vụ) theo quy định như sau:

+ Báo cáo 06 tháng đầu năm 2020 gửi trước ngày 25/6/2020.

+ Báo cáo năm 2020 gửi trước ngày 10/01/2021 để tổng hợp, báo cáo tỉnh

theo quy định.

Trên đây là Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020. Yêu cầu Thủ

trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn nghiêm túc triển khai

thực hiện./.

Nơi nhận: - Lãnh đạo UBND huyện;

- Các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện;

- UBND các xã, thị trấn;

- Lưu: VT, PNV.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

KT. CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

Phùng Khánh Toàn