XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN
Transcript of XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 1
PENGENALAN MODUL BAYARAN (ACCOUNT PAYABLE)GAMBARAN MENYELURUH PROSES PEMBAYARAN DI GFMAS
GAMBARAN MENYELURUH INTEGRASI GFMAS
Pengguna eSPKB
PEJABAT PERAKAUNAN
e-SPKB
WebMethods
eMaklumWeb
Agensi/PenerimaBayaran
GFMASDTB
BANK
Email/Fax/Surat
PTJ
BB Manual
Laporan AP
Proses Pembayaran• Cek• Electronic Fund Transfer (EFT)• Posting Slip
Data Induk Penerima Bayaran• Wujud, Ubah dan Papar• Block/Unblock• Set Deletion Indicator
Proses BB Elektronik• Semak• Lulus• Post• Kuiri• Senarai Dokumen FI Elektronik
Proses BB Manual• Daftar• Kemaskini• Semak• Lulus• Kuiri• Senarai Dokumen FI
Manual
eSPKB ke GFMASGFMAS ke eSPKBBB ManualCapaian eMaklum Web
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 2
Mula
Terima BB &dokumen sokongan
dari PTJ
Daftar BB(maklumat asas)
No.wujud?
PengesahanVendor Master
wujud?
Kuiri
Lulus BB
Posting BB
AdaPeruntukan
?
PelepasanPeruntukan
?
P
Sambung keProses
Pembayaran( Cek/ EFT)
Kemaskini BB(maklumatterperinci) Lengkap,
Tepat ?
Semak BB
Hantar ke PTJ
ChargelineSah?
Batal ?Tamat
Cipta VendorMaster
Tidak
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
TidakTidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Ya
< RM20,000
≥ RM20,000
PROSES BAUCAR BAYARAN SECARA MANUAL
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 3
Mula
Terima data BBberstatus 3 dari
eSPKB ( selepasperakuan II )
MaklumatBB sah?
Semak BB( i-sign )
MaklumatBB betul?
?
Hantar Status 6( ditolak ) ke
eSPKB
Kemaskini status 7( dibatalkan )
Kelulusan BB( i-sign )
Lulus?
PostingBB
AdaPeruntukan?
PelepasanPeruntukan?
Tamat
P
Sambung keProses
Pembayaran( Cek/ EFT)
Tidak
Ya
Ya
Ya
Ya
Ya
Tidak
Tidak
Tidak
Tidak
< RM20,000
≥ RM20,000
PROSES BAUCAR BAYARAN DARI ESPKB ( ELEKTRONIK )
Ya
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 4
Tamat
Laksana ProsesPembayaran
Jana PembayaranEFT
Kelulusan I :Maklumat
pembayaran EFT(i-Sign)
Hantar data ke DTB
Proses DTB :Semak maklumatpembayaran EFT
dan hantar ke bank
Sistem LuarGFMAS
Manual
Maklumannotifikasi bayaran
P
Cetak Cek
Tandatangan
Pos/SerahKepada PTJ
Tamat
Jenis BayaranCek?
Ya
Tidak
PROSES PEMBAYARAN SECARA EFT DAN CEK
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 5
JENIS - JENIS DOKUMEN
Bil Kod Keterangan
1 K1 BB eSPKB
2 K2 BB Manual
3 K3 BB Pukal
4 K4 BB Panjar eSPKB
5 K5 BB Panjar Manual
6 K6 BB Gaji eSPKB
7 K7 BB TT LOC eSPKB
8 K8 BB TT OVE eSPKB
9 KA Pelarasan BB
10 KB Pelarasan Pukal
11 KP Pelarasan BB ( AKB )
12 KQ Pind. Pelarasan BB ( AKB )
13 KW BB Auto HR
14 KX BB Apungan Panjar eSPKB
15 KY BB Apungan Panjar
16 KZ BB Pembayaran
17 R1 Vendor Credit Memo
18 R2 Net Vendors
CATATAN PERAKAUNANa. Untuk dokumen pada tahun semasa.
Post Baucar Bayaran
DR Vote XXXXCR Vendor XXXX
Proses Pembayaran
DR Vendor XXXXCR Bank Bayaran Outgoing XXXX
KI, K2, K4, K5, K6, etc
KZ
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 6
b. Untuk dokumen pada tempoh AKBPost Baucar Bayaran ( ZRAP009/ ZRAP017 )
DR Vote XXXXCR Vendor XXXX
Proses AKB ( ZRAP037 )
DR Vendor XXXXCR Dummy Vendor AKB XXXX
DR Dummy Vendor AKB XXXXCR Vendor XXXX
DR Vendor XXXXCR Bank Bayaran Outgoing XXXX
JENIS BAYARAN
Bil Jenis Bayaran Keterangan
1 C Cek
2 T EFT
3 D Bank Draf/ TT
4 M Cek Manual
5 P Cek Gaji
6 S Cek Saraan
KI, K2, K4, K5, K6, etc( tahun AKB : cth 31.12.2006)
KP (Previous year)( tahun AKB : cth 31.12.2006)
KQ (Current year)( tahun semasa : cth 17.04.2007)
KZ( tahun semasa : cth 17.04.2007)
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 7
PENGWUJUDAN DAN PENYELENGGARAAN DATA INDUK BAGIKOD PENERIMA BUKAN PANJAR
1. Diwujudkan sendiri oleh pejabat perakaunan.
2. Terdapat 2 jenis kod penerima bukan panjar iaitu kod penerima dari jabatan/ ptj manual
dan kod penerima dari jabatan/ ptj espkb.
3. Kod penerima bayaran bagi jab/ptj espkb adalah bermula dengan 2 dan diikuti dengan
jabatan/ ptj. Kod penerima ini diwujudkan dengan menggunakan t-code : XK01
4. Kod penerima bayaran bagi jab/ptj manual adalah bermula dengan 1 dan diikuti dengan
jabatan/ ptj Kod penerima ini diwujudkan dengan menggunakan t-code : FK01
5. Contoh :
KOD PENERIMA MANUAL : 1 231 020501A B C
KOD PENERIMA ESPKB : 2 231 020501D B C
Petunjuk :A – mewakili kod penerima manual
D – mewakili kod penerima espkb
B – jabatan
C – PTJ
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 8
A. XK01/FK01 – CREATE VENDORFungsi ini dilaksanakan untuk mewujudkan data induk iaitu maklumat berkaitan dengan
penerima bayaran bagi baucar bayaran eSPKB (XK01), bukan panjar, panjar dan agensi(FK01). Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga
dengan penerima bayaran. Contohnya adalah data alamat, tempoh pembayaran dan
sebagainya. Data-data ini juga mengawal cara posting bagi setiap urusniaga kepada akaun
penerima bayaran dan bagaimana data yang telah dipost diproses.
B. XK02/FK02 – KEMASKINIFungsi ini dilaksanakan untuk mengemaskini maklumat berkaitan dengan penerima
bayaran. Data induk adalah maklumat yang diperlukan dalam sistem untuk berurusniaga
dengan penerima bayaran bukan panjar. Contohnya adalah data alamat, tempoh
pembayaran dan sebagainya.
C. XK03/FK03 – DISPLAYFungsi ini dilaksanakan untuk memaparkan maklumat berkaitan dengan penerima bayaran.
Contohnya adalah data alamat, tempoh pembayaran dan sebagainya. Data-data ini juga
mengawal cara posting bagi setiap urusniaga kepada akaun penerima bayaran dan
bagaimana data yang telah dipost diproses.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 9
LATIHAN 1A:MEWUJUDKAN KOD PENERIMA BAYARAN BUKAN PANJAR BAGI JAB/PTJ eSPKBWujudkan kod penerima bayaran bukan panjar bagi jab/ptj eSPKB bermula dengan 2 dan
diikuti dengan jabatan/ptj.
L1A.1 XK01 – CREATE VENDOR: INITIAL SCREEN
Ruangan Reference boleh diisi dengan kod penerima dari jabatan yang sama supaya
maklumat-maklumat yang berkaitan seperti Rec. Account, Payment Terms, Payment
Method, Individual Payment, Order Currency disalin daripada kod penerima reference.
Setelah semua maklumat diisi, tekan enter atau klik butang untuk ke skrin
seterusnya.
12
34
1. Masukkan KodPenerima Bayaranyang ingin diwujudkan.
2. Masukkan nilai “FGOM”dalam ruangancompany code.
3. Masukkan nilai“FGOM”.
4. Masukkan jenis akaunPTJE bagi PenerimaBayaran tersebut.
5. Masukkan kodpenerima dari jabatanyang sama sebagairujukan.
2091010101FGOM
FGOM
PTJE
2091010001FGOMFGOM
5
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 10
Setelah semua maklumat diisi, klik butang yang berlabel 5 untuk ke skrin seterusnya
dan butang yang berlabel 6 untuk ke skrin sebelumnya.
1
2
3
4
56
1. Masukkan nama bagikod penerima yangdiwujudkan.(Field ini wajib diisi)
2. Masukkan Searchterm bagimemudahkan carian dimasa akan datang. (Field ini wajib diisi )
3. Masukkan alamat kodpenerima yang akandiwujudkan
4. Masukkan no telefon,no telefon bimbitdan no fax bagi kodpenerima yangdiwujudkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 11
NOTA:Sekiranya field 4 tidak ditanda √, ralat ‘Field RF054-REGUL does not exist in the screenSAPMF05A 0302’ akan dipaparkan semasa BB dipost.
Tindakan:1. Sila kemaskini kod vendor di XK02.2. √ pada Individual spec.
3. Klik untuk menyimpan data yang telah dikemaskini.4. Post semula BB.
1 2 3
4
56
1. Isikan kod negara : MY
2. Isikan kod bank penerima :
BANKDUMMYKL
3. Isikan no akaun bank : *
4. Field 4 telah ditanda secara
automatik berdasarkan
maklumat kod penerima
yang diisi di ruangan
REFERENCE.
5. Setelah semua maklumat
diisi, klik butang yang
berlabel 5 untuk ke skrin
seterusnya
6. Klik butang yang berlabel 6untuk ke skrin
sebelumnya.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 12
NOTA:Pastikan field 1 diisi dengan nombor akaun yang betul kerana akan menyebabkan ralat‘Vendor XXXXX is not defined in company code FGOM’ semasa ALE, seterusnyamenyebabkan perbezaan data antara HO dan AO.
1
23
1
2
3
45
1. Rec. Account ( kod
penyesuaian bank ) telah
diisi secara automatik
kerana ruangan
REFERENCE diisi pada
skrin pertama.
2. Untuk ke skrin seterusnya,
klik butang yang berlabel 2.
3. Klik butang berlabel 3 untuk
ke skrin sebelumnya.
1. Field yang berlabel 1, 2 dan
3 telah berisi secara
automatik kerana ianya
mengambil maklumat
daripada kod penerima
yang diisi pada ruangan
REFERENCE.
2. Isi kandungan pada field 2,
boleh dikurang atau
ditambah mengikut
keperluan.
3. Field 3 ditanda supaya
penerima dapat menerima
cek yang berbeza dari BB
yang berlainan yang
diproses pada masa yang
sama.
4. Untuk ke skrin seterusnya,
klik butang yang berlabel 4.
5. Klik butang berlabel 5 untuk
ke skrin sebelumnya.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 13
1
2
12
Abaikan skrin ini.
Klik butang berlabel 1untuk ke skrinseterusnya dan butang
berlabel 2 untuk ke skrinsebelumnya.
Pengguna juga boleh
tekan butang untuk
menyimpan maklumat
kod penerima yang telah
diwujudkan tadi.
Pilih butang
untuk menyimpan
maklumat kod penerima
yang diwujudkan.
1. Field Order currencydan Terms of paymenttelah diisi secara
automatik berdasarkan
maklumat daripada kod
penerima yang diisi di
ruangan REFERENCE.
2. Klik butang berlabel 2untuk ke skrinseterusnya dan butang
berlabel 3 untuk ke
skrin sebelumnya.
3
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 14
L1A.2 XK02 – CHANGE VENDOR : INITIAL SCREEN Digunakan untuk mengubah maklumat kod penerima.
12 3
Satu mesej akan
dipaparkan untuk
memaklumkan
bahawa kod penerima
telah berjaya
diwujudkan.
1. Masukkan kod vendor,
company code dan
purch. organization
yang akan dibuat
perubahan.
2. Klik butang
(select all) untuk
membuat semua pilihan
check box ( General
data, Company code
data dan Purchasing
organization data)
3. Klik butang
(deselect all) untuk
kosongkan semua
check box.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 15
Kod vendor yang telah
diwujudkan tidak boleh
diubah, yang boleh
diubah hanyalah
maklumat di dalamnya.
Pada skrin di sebelah,
pengguna boleh membuat
perubahan dari segi nama
penerima bayaran,
alamat, search terms dan
no telefon/ fax.
Pada skrin ini pengguna
boleh mengubah
maklumat mengenai
akaun dimana
pembayaran akan dibuat.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 16
Pada skrin ini, pengguna
boleh mengubah
maklumat mengenai cara
bayaran yang akan
dibuat.
Pastikan hanya kod
penyesuaian bank yang
betul dimasukkan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 17
Pada skrin ini, pengguna
boleh menyemak currency
dan Terms of payment .
Abaikan skrin ini dan
tekan butang SAVE .
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 18
Pop up skrin ini akan
dipaparkan.
Klik dan
maklumat yang diubah
tadi akan disimpan.
Mesej ’ Changes have
been made ’ akan
dipaparkan apabila
perubahan telah
disimpan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 19
L1A.3 XK03 – DISPLAY VENDOR Skrin Display Vendor hanya digunakan untuk memaparkan maklumat mengenai kod
vendor yang dipilih sahaja.
Klik butang (select all)
untuk membuat semua
pilihan check box
Pengguna tidak boleh
membuat sebarang
perubahan pada skrin ini.
Paparan maklumat asas
penerima seperti nama,
search terms, alamat dan
no telefon/ fax.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 20
Paparan maklumat bank
Paparan maklumat cara
pembayaran
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 21
LATIHAN 1B:MEWUJUDKAN KOD PENERIMA BAYARAN BUKAN PANJAR BAGI JAB/PTJMANUALSila rujuk Latihan 1A dan wujudkan kod penerima bayaran bukan panjar bagi jab/ptj
manual bermula dengan 1 dan diikuti dengan jabatan/ptj.
Abaikan skrin terakhir ini
dan klik pada butang
.
Pop-up skrin akan
dipaparkan dan tekan
untuk keluar
daripada skrin.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 22
D. XK05/FK05 – BLOK /UNBLOK VENDORProses ini dilaksanakan untuk block/ unlock data induk penerima bayaran untuk tujuan
tertentu supaya transaksi yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.
Masukkan kod penerima
yang akan diblok/ unblok
dan tekan ENTER.
Tanda pada Posting
Block dan PurchasingBlock
Klik butang untuk
menyimpan perubahan
yang dilakukan.
Skrin akan memaparkan
pemberitahuan bahawa
maklumat telah disimpan.
Kursus Pemantapan Operasi Jabatan GFMAS: Modul AP Nota Peserta
1 - Pengwujudan dan Penyelenggaraan Data Induk page 1 - 23
E. XK06/FK06 – DELETEFungsi dilaksanakan untuk set indikator mansuh (delete) pada maklumat data induk
penerima bayaran. Maklumat kod penerima tidak dihapuskan, tetapi di mark for deletion
supaya transaksi yang melibatkan kod penerima bayaran ini tidak dapat dilakukan.
Masukkan kod penerima
yang akan dihapuskan dan
tekan ENTER
Tanda pada Deletion
flags
Klik butang untuk
menyimpan perubahan yang
dilakukan
Satu mesej akan
memaklumkan bahawa
‘Vendor xxxxxxxxxx is
marked for deletion‘
apabila pengguna cuba
memaparkan maklumat
penerima bayaran yang
telah di hapuskan.