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Hot Topics In Employment Law for Senior Living & Long Term Care Employers

Krista Hardwick

HardwickK@lanepowell.com / 206.223.7270

Lane Powell PC

1©2017 Lane Powell PC 

October 3, 2017

DISCLAIMER

This presentation reflects the views of its author, which are not necessarily the views of Washington Health Care Association or Lane Powell PC. 

It is intended to provide general information only.  

It is not intended to provide any legal opinions or advice applicable to any particular situation, and does not create an attorney‐client relationship with any attendee or reader.

If you would like more information regarding whether we may assist you in any particular matter, please contact one of our attorneys, using care not to provide us any confidential information until we have notified you in writing that there are no conflicts of interest and that we have agreed to represent you on the specific matter that is the subject of your inquiry.

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AGENDA

Top 10 Things Senior Living Employers in Washington Need to Know

WA Paid Family & Medical Leave Insurance

WA Statewide Paid Sick Leave

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YEAR IN REVIEW:

TOP 10 THING SENIOR LIVING AND LONG-TERM CARE

EMPLOYERS NEED TO KNOW

Sneak Peek

Paging Dr. Mari Juana

#3 Dealing With Marijuana In The Workplace

Duty to Accommodate?

Yes, you can still have drug free policies (for now)

Yes can fire employees for using MJ

But don’t make a knee jerk decision; some legal medications (like Marinol) may cause a positive cannabis drug test

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Be Supportive

#4 How To Support Your Transgendered Employees

• Remember state and local law protections

• Allow employees to choose

• Honor employee’s preferences

• Prepare a plan

• Update handbooks

• Train co-workers and manager

Preparing for Compensation Discrimination

Check state and local law

Oregon Pay Equity Act

Monitor pending legislation

Train your managers

Consider an audit

Consult with counsel

#5 Pay Equity

#6 Pregnancy Accommodations

What Employers Should Know About WA’s Healthy Starts Act:

Employers with 15+ employees

Limits on undue hardship defense

Restrictions on written certification requests

Enforcement

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#7 What Employers Should Know About the DOL’s Overtime Rule

Indefinite hold

$23,660 minimum salary threshold remains in place

Be ready for change -- anything is possible

Holding!

Talking Politics

#8 Managing Politicsat the Office

Set boundaries

Apply rules consistently

Ban all political posts

Consider state and local laws

#9 When Was the Last Time Your Handbook had a Check

Up?

Routine review

Monitor state and local law

Apply consistently and document

Handbook Wellness Check

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Continuing Investigations

#10 Reminders About EEOC Investigations:

• Right to sue letter may not end an EEOC investigation

• Summary judgment may not end an EEOC investigation

• Your agreements should recognize this

THE CHECK UP CHECK LIST

WASHINGTON PAID FAMILY & MEDICAL LEAVE

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LEGISLATURE’S INTENT

To balance the demands of the workplace and families to promote family stability and economic security

Health benefits of paid leave

ARE YOU A COVERED EMPLOYER?

Any person or business that employs at least one employee in the State of Washington

Does not include the federal government

WHICH EMPLOYEES ARE ELIGIBLE TO TAKE PAID FAMILY AND MEDICAL LEAVE?

Any person employed by an employer in the State of Washington

Excluded:  Self‐employed individuals (may elect coverage)

Independent contractors

Employees of the federal government

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REASON #1 FOR PAID FAMILY LEAVE

To care for a family member with a serious health condition

WHAT IS A SERIOUS HEALTH CONDITION?

An illness, injury, impairment, or physical or mental condition that involves:

Inpatient care in a hospital or hospice‐or‐

Continuing treatment by a health care provider plus (1) a period of incapacity of more than 3 consecutive calendar days, (2) any period of incapacity due to pregnancy, or for prenatal care, (3) any period of incapacity or treatment due to a chronic serious health condition.  

‐or‐

A period of incapacity which is permanent or long term due to a condition for which treatment may not be effective (e.g. Alzheimer’s, severe stroke, terminal stages of a disease);

‐or‐

WHAT IS A SERIOUS HEALTH CONDITION?(CONTINUED)

Any period of absence to receive multiple treatments for restorative surgery after an accident/injury, or a condition that would likely result in a period of incapacity of more than 3 consecutive days in the absence of treatment (e.g. cancer, severe arthritis, or kidney disease);

‐or‐

Subsequent treatment related to original serious health condition that involves treatment 2 or more times within 30 days of the first day of incapacity, or treatment by a health care provider one time which results in a regimen of continuing treatment (e.g. prescription).

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WHAT IS NOT A SERIOUS HEALTH CONDITION?

Common cold, flu, ear aches, upset stomach, minor ulcers, headaches (other than migraines), routine dental or orthodontia problems, and periodontal disease

Paid family/medical leave is not permissible for these conditions

WHAT IS NOT CONSIDERED TREATMENT BY A HEALTH CARE PROVIDER?

Routine physicals, eye exams, or dental exams

WHAT ABOUT COSMETIC SURGERY?

Conditions for which cosmetic treatments are administered (e.g. acne, plastic surgery) are not serious health conditions unless inpatient care is required or complications develop.

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SUBSTANCE ABUSE

May be a serious health condition if the requirements are met

Leave may only be taken for treatment by a health care provider or a licensed substance abuse treatment provider

Absence due to use of illegal drugs does not qualify for leave

Treatment for substance abuse does not prevent employer from taking employment action against employee for violation of substance abuse policy

MENTAL ILLNESS

Mental illness due to stress or allergies may be a serious health condition if the requirements are met.

WHAT IS A CHRONIC SERIOUS HEALTH CONDITION?

A condition which: 

requires visits to a health care provider at least twice a year; and

continues over an extended period of time; and 

may cause episodic rather than continuous incapacity such as asthma, diabetes, or epilepsy.

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WHO IS A FAMILY MEMBER

• Child – Biological, adopted, foster, stepchild, or “in loco parentis”• Parent – Biological, adoptive, foster, step‐parent, legal guardian, de facto, “in loco parentis”

• Grandchild• Grandparent• Sibling• Spouse – Husband, wife, or state registered domestic partner

REASON #2 FOR PAID FAMILY LEAVE

Bonding with the employee’s child during the first year after childbirth or the first year after placement of a child under 18 years of age with the employee

REASON #3 FOR PAID FAMILY LEAVE

Includes – issues relating to short‐notice deployment, attending military events/activities, arranging for childcare, making financial/legal arrangements, attending counseling, and spending time with military member who is on short term leave during deployment

Qualifying exigency under the federal FMLA

May arise when employee’s spouse, son, daughter, or parent who is a member of the Armed Forces is on covered active duty, or has been notified of impending call to covered active duty

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REASON #4 FOR PAID FAMILY LEAVE

Military caregiver leave under the federal FMLA

Allows eligible employee who is the spouse, son, daughter, parent, or “next of kin” of a covered veteran with a serious injury or illness to take leave to provide care to the veteran

PAID MEDICAL LEAVE

Paid medical leave may be used for reasons relating to an employee’s own serious health condition

LEAVE ENTITLEMENT EXPIRATION

Bonding leave:  At end of 12‐month period beginning on date of birth/placement

Other types of family leave: end of 12‐month period beginning on date employee files application for family leave benefits

Medical leave:  end of 12‐month period beginning on the date employee files application for medical leave benefits

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WAITING PERIOD

First 7 calendar days of leave 

Exception: no waiting period for birth or placement of a child

ELIGIBILITY

820 hours of work for any Washington employer

During the qualifying period (first four of the last five completed calendar quarters)

BENEFIT AMOUNTS

Administered by state

Percentage of employee’s average weekly wage

Low income = higher percentage of wage is benefits

Minimum weekly benefit = $100 per week

Cap of $1,000/week; will be adjusted each year to equal 90% of state’s average weekly wage

Prorated based on % of hours on leave compared to typical workweek hours

Minimum claim amount = 8 hours of leave

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CALCULATING BENEFITS:

Determine employee’s average weekly wage:

If 50% or less than state average weekly wage, benefit is 90% of employee’s average weekly wage (unless employee’s average weekly wage is less than $100; benefit will be 100% of wages)

If more than 50% of state average weekly wage, benefits are the sum of:

90% the employee’s average weekly wage (up to 50% of state average weekly wage

‐plus‐

50% of the employee’s average weekly wage that is greater than 50% of the state’s average weekly wage

PAYMENT OF BENEFITS

First payment will be 14 days after application is received

Subsequent payments will be at 

least biweekly

CONTESTING BENEFIT APPLICATION

Employers may contest application by notifying department within 18 days of receiving notice from department of employee’s filing application for benefits

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PREMIUMS

Funded by employers and employees through payroll tax

Total tax = 0.4% of wages

Employers pay 37%

Employees pay 63% (but employers can elect to pay this)

Employee share must be collective through payroll deductions

Delinquent premium payments accrue interest at 1% per month

EXEMPTIONS FROM PREMIUM PAYMENTS

• Self‐employed individuals may elect coverage and pay only employee share of premiums (see next slide)

• Employers with 50 or fewer employees in Washington are exempt from paying employer share of premiums; may elect to pay premiums and will be eligible for small business assistance

SMALL BUSINESS ASSISTANCE

Employers with 150 or fewer employees and employers with 50 or fewer employees who elect to pay employer share of premiums are eligible for assistance

May apply for grant.  Can get either (but not both): $3,000 if employer hires temp to replace employee on paid family/medical leave $1,000 as reimbursement for significant additional wage‐related costs due to employee’s leave

May apply for grants 10 times per calendar year

No more than one grant for each employee on leave

Must provide written documentation of hiring temp employee or significant wage‐related costs that were incurred

If grant is approved, employers with less than 50 employees must pay employer premiums for next three years

Employers with voluntary paid family/medical leave plans not eligible for grants

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ELECTIVE COVERAGE

Self‐employed, independent contractors, sole proprietors, partners, or joint venturers

Initial period is three years

Must pay employee premiums

Must file notice of election in writing

Eligible for benefits after working 820 hours in Washington during qualifying period following date of filing notice of election

OPT OUT

Employers who offer voluntary leave plan may opt out

Mandatory $250 fee to have voluntary leave plan approved by department; must be reapproved every year for first three years and thereafter if employer makes changes to plan

Employees covered by voluntary employer leave plan are not eligible for state leave benefits

WHAT IS AN EQUIVALENT VOLUNTARY LEAVE PLAN?

Benefits offered to employees must be at least equivalent to benefits they are entitled to as part of state leave program, including duration of leave

Employer must offer at least ½ of the length of leave with pay, and provide monetary payment in an amount equal to or higher than the total amount of benefits the employee would receive as part of state leave program

Sick leave under Washington paid sick leave law is in addition to employer‐provided benefits and is in addition to any paid family/medical leave benefits

Payroll deductions for voluntary plan cannot exceed maximum payroll deduction for state leave benefits

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WHAT IS AN EQUIVALENT VOLUNTARY LEAVE PLAN?(CONTINUED)

All employee contributions must be kept in trust in separate account from employer’s assets

Employer must make payroll deductions and remit to the state for any portions not collected for the voluntary plan

Employer must give notice of withdrawal to stop voluntary plan; upon withdrawal, must remit to state all payroll deductions that exceeded plan costs

Voluntary plan must provide that employee is eligible after working 340 hours for the employer during 12 months immediately preceding date leave will commence (must also meet 820 hours requirement)

WHAT IS AN EQUIVALENT VOLUNTARY LEAVE PLAN?(CONTINUED)

Employees who were eligible under former’ employer’s voluntary plan are immediately eligible for benefits under new employer’s voluntary plan

Voluntary plan must provide job protection if employee has worked at least 9 months for employer and at least 965 hours in 12 months preceding leave

Employee must maintain existing health benefits during leave

Successor employers must continue voluntary plan unless they file request to withdraw within 90 days of acquisition

OUT OF STATE WAIVERS

Employer may file application for waiver of premium payments for any employee who is:

Physically based out of the state; and

Employed in Washington only on a limited or temporary basis; and

Not expected to be employed in the state for 820 hours or more in the qualifying period

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ACCRUED VACATION, SICK OR PTO

Employer may allow employee to choose between paid time off or paid family/medical  leave benefits 

LIMITATIONS AND DISQUALIFICATIONS

Willful intention of employee to bring about injury or sickness

Injury or sickness sustained in perpetration of illegal act

Leave that commences before employee becomes qualified for benefits

Employee who is on suspension from employment

Any day in which care recipient works at least part of that day for remuneration during the same or substantially similar working hours as those of employer from which benefits are claimed

Knowingly and willfully made a false statement or failed to report a material fact to obtain benefits (penalties also apply for overpaid benefits)

NOTICE TO EMPLOYER

Birth or placement of a child:  at least 30 days’ notice

Employee’s or family member’s serious health condition:  

If foreseeable – Must schedule treatment so as not to disrupt operations (if possible) and must provide at least 30 days’ notice (unless treatment begins in less than 30 days, then notice as soon as practicable)

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EMPLOYMENT PROTECTIONS

Job restoration to same position or equivalent position (may require certification from health care provider that employee is able to resume work)

No loss of employment benefits accrued at start of leave

Only applies to employers with 50 or more employees and employees who have been employed by current employer for 12 months or more and have worked at least 1,250 hours in the preceding 12 months for the current employer 

OTHER BENEFITS/LEAVES

Paid family/medical leave runs concurrently with FMLA

Paid family/medical leave is in addition to leave for disability because of pregnancy or childbirth

Paid family/medical leave is in addition to leave during which benefits are paid pursuant to Washington’s workers comp laws

If employee is eligible to receive benefits under federal or state law for industrial injuries, unemployment, or disability insurance, the employee is disqualified from receiving family/medical leave benefits

Employer must maintain existing health insurance benefits for duration of paid family/medical leave if required under FMLA.  Employee remains responsible for employee‐share of the cost.

NOTICE TO EMPLOYEES

Must provide written statement of employee’s right to paid family/medical leave if employee is absent to provide family leave or take medical leave for more than 7 consecutive days

Must be provided within 5 business days after 7th consecutive day of absence

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POSTING

Must post official poster in 

conspicuous places on the 

premises where employee notices 

are posted

Commissioner

to provide poster

$100 penalty

for violation

NO RETALIATION

Right to take leave

Right to oppose unlawful practices

Right to file a complaint

Right to participate 

in investigation

Right to testify

REMEDIES

Lost wages, salary, 

employment benefits

Actual monetary losses (e.g. cost of providing 

care)

Interest

Liquidated damages (double 

damages) for willful violations

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COLLECTIVE BARGAINING

CBAs in effect on effective date of law not required to comply 

Must comply when CBA is reopened or renegotiated 

EFFECTIVE DATES

Premium payments 1/1/2019

Paid leave benefits 1/1/2020

KEY TAKE‐AWAYS:

Review paid time off policies to determine whether to opt out

Reconcile this law with the other state and local paid sick leave laws, including the statewide paid sick leave law that becomes effective on January 1, 2018. 

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WASHINGTON STATEWIDE PAID SICK LEAVE

Beginning January 1, 2018, every employer in Washingtonwill be required to provide their employees with paid sick leave

NEW: WASHINGTON PAID SICK LEAVE LAW

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ALL EMPLOYEES COVERED BY WASHINGTON MINIMUM WAGE ACT

EXEMPT EMPLOYEES

Employees who are exempt from minimum wage/overtime are exempt from Washington 

paid sick leave

ACCRUAL

•One hour of paid sick leave for every 40 hours worked•No caps on accrual or usage

ACCRUAL

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FRONT LOADINGFRONTLOADING

CARRYOVER

• Up to 40 hours of accrued, unused paid sick leave

USE OF PAID SICK LEAVE

• 90th day of employment

•Normal hourly rate• Piece Rate• Commissions• Tips

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REASONS FOR LEAVE

• Employee’s or family member’s illness, injury or health condition

• Closure of employee’s place of business, child’s school, or daycare for public health emergencies

• Reasons related to domestic violence

• Child• Parent• Spouse• Registered Domestic Partner

•Grandparent•Grandchild• Sibling

WHO IS A FAMILY MEMBER? IS A FAMILY MEMBER?

EMPLOYER NOTICE

• Must notify each employee of entitlement to sick leave, rate of accrual, authorized purposes and that retaliation is not permitted

• Written or electronic format

• New hires – provide at start of employment

• Current employees – notice due by March 1, 2018

• Monthly notice detailing amount of paid sick leave accrued and used since last monthly notice (can include on paystub)

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EMPLOYEE NOTICE TO EMPLOYER

• Can require reasonable notice of need for paid sick leave

• Cannot require more than 14 days’ notice for foreseeable leave

•Notice as soon as practicable for unforeseeable leave

MEDICAL VERIFICATION

• Okay for absences exceeding 3 days

May not require employee to search for or find a replacement worker to cover the hours the employee will be 

on leave

REPLACEMENT WORKERS CEMENT WORKERS

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CASH OUT

• Not required to cash out unused, accrued paid sick leave at termination of employment

• May cash out on mutual agreement of employer and employee

REHIRE

If employee is rehired within 12 months of separation from employment, previously accrued paid sick leave must be reinstated unless it was 

cashed out

Unlawful Practices

•Attendance policy that counts use of paid sick leave as “occurrence” or absence that may lead to discipline

•Discrimination

• Retaliation

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PTO POLICIES

CITY ORDINANCES STILL IN EFFECT (SEATTLE, SPOKANE, TACOMA, SEATAC)

•Must meet requirements of all applicable paid sick leave laws/ordinances

• Example: Seattle employers must meet requirements of Washington and Seattle PSL

• Spokane sunset

THANK YOU…

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Krista HardwickHardwickK@LanePowell.com206.223.7270