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通知类公文制作·葵花宝典出品人：第四组 新生代的笔杆子2019.3.25

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目录一、 设置纸张格式.....................................................................................31. 调整纸张大小.........................................................................................................32. 进行版心设置.........................................................................................................33. 指定行和字符网络..................................................................................................4二、设置版头...........................................................................................51. 份号.....................................................................................................................52. 密级.....................................................................................................................53. 保密期限...............................................................................................................64. 紧急程度...............................................................................................................65. 发文机关标志.........................................................................................................66. 发文字号.............................................................................................................117. 版头中的分隔线...................................................................................................11三、设置主体.........................................................................................141. 标题...................................................................................................................142. 主送机关.............................................................................................................143. 正文...................................................................................................................144. 附件说明.............................................................................................................155. 发文机关署名、成文日期及印章..............................................................................15四、设置版记.........................................................................................161. 抄送机关.............................................................................................................162. 印发机关和印发日期.............................................................................................163. 版记中的分隔线...................................................................................................17五、设置页码.........................................................................................17六、模板功能、特点.................................................................................19

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一、设置纸张格式点击工具栏中的【布局】，在【页面设置】中对纸张进行设置。1. 调整纸张大小

在【纸张】中选择 A4

图 1

2. 进行版心设置

在【页边距】中进行版心设置，上边距为 3.7 厘米，下边距为 3.5 厘米，左边距为2.8 厘米，右边距为 2.6 厘米。

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图 23. 指定行和字符网络

在【文档网络】中，选择指定行和字符网络,修改每行字数为 28，每页行数为 22。点击【字体设置】，选择仿宋字体，字号为三号。

图 3 图 4

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二、设置版头

1. 份号

在【开始】中选择字体为黑体，字号为三号。用 6 位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行，如：000100。2. 密级

密级位于份号下一行定格书写，字体为黑体三号。密级分为绝密、机密、秘密三种，可以通过添加下拉菜单来方便选择。点击工具栏中的【开发工具】，在【控件】中找到【下拉列表内容控件】，点击插入，在【属性】中添加和修改具体内容。

图 5在【属性】中将【标题】和【标记】改为密级，在下方的【下拉列表属性】中将原有的“请选择一项”删除，添加密级的几种选项。因为有些公文不需要密级，因此也可以多添加一个空白选项。

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图 6

3. 保密期限

保密期限紧跟密级后面，由一个黑色五角星符号相隔开，同样是黑体三号字。在工具栏中点击【插入】，选择【符号】，找到黑色五角星并插入。因为保密期限选项多样，因此不设置下拉菜单，直接输入。4. 紧急程度

紧急程度位于密级和保密期限下一行顶格书写，字体为黑体三号。紧急程度可分为特急、加急，也可以通过添加下拉菜单来方便选择。操作同密级设置，属性如下：

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图 75. 发文机关标志

位于紧急程度下方。联合行文时，发文机关标志的设置需要通过表格来实现。在工具栏中点击【插入】，选择【表格】，以四个机构的联合行文为例，插入 2×4 的表格。

图 8

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图 9在左边的表格中添加发文机关单位的名称。选择右边的单元格，右键选择【合并单元格】，输入“文件”二字。选中“文件”，右键选择【表格属性】，在【单元格】栏目下的【垂直对齐方式】中选择【居中】。

图 10

此外，除了右键设置的方式外，也可以选中单元格，通过工具栏中的【表格工具】来进行设置。点击【设计】和【布局】可以完成对单元格各种属性的快捷设置。

图 11

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接下来对文字进行设置。选择左边的文字，在【开始】的【段落】栏目中将对齐方式改为分散对齐/两端对齐。在【字体】栏目中将所有字体改为小标宋，颜色为红色。改变表格左右大小和两边字体大小，使其美观。选择整个表格，右键选择【表格属性】，在【表格】中选择【对齐方式】为居中，点击下方的【边框和底纹】，把【边框】设置为无。

图 12

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图 13

效果图如下：

图 14

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6. 发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，六角括号需要在【插入】【符号】中寻找；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数字后加“号”字。如“晋府发〔2019〕1 号”。7. 版头中的分隔线

发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。点击工具栏中的【插入】，选择【图形】中的【直线】，鼠标变为十字，在发文字号下画一条横线。

图 15

选中横线，右键点击【设置形状格式】，右侧出现功能区，将【线条】中的【颜色】设置为红色，【宽度】选择 2磅（依据发文机关标志字号斟酌而定）。

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图 16再次选中横线，右键点击【其他布局选项】，在【大小】中将高度改为 0 厘米，宽度改为 15.6 厘米。在【位置】中，将【水平】中的【对齐方式】设置为居中，相对于页边距。将【垂直】中的【绝对位置】设置为 0.4 厘米，下侧段落。将【选项】中的【对象随文字移动】前的勾选取消，这时【垂直】中的【绝对位置】会自动跳转，不再改动，点击【确认】。

图 17

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图 18

图 19效果图如下：

图 20

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三、设置主体

1. 标题

一般用二号小标宋体字，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。以“◊◊关于发放 2019 年经费的通知”为例，选择工具栏【字体】中小标宋体字及二号，在【段落】中选择居中。

图 21

2. 主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。以“各辖区有关单位”为例，选择工具栏中【段落】中选择居左。输入法栏中显示全角时，按“Shift”+“：”得到全角冒号。

3. 正文

公文首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段 左 空 二 字 ， 回 行 顶 格 。 文 中结构层次序 数依次可 以 用 “ 一 、 ” “ （ 一 ） ”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。 输入文字后，单击右键，选择段落，缩进处“特殊”选择“首行缩进”，缩进值设为 2

个字符。选择工具栏【字体】中仿宋体字及三号。效果图如下：

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图 22

4. 附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。多附件时，使用阿拉伯数字标注顺序号；附件名称后不加标点符号。名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应当另面编排，并在版记之前，附件二字及顺序号用 3 号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，标题居中编排在版心第三行，格式同正文。 以“核定标准”为例，另起一页，左上角标明附件（有多个附件，标明顺序号），选择

工具栏【字体】中黑体字及三号。选中“核定标准”，选择【段落】中【居中】，将标题居中，内容格式见上【正文】处。

效果图如下：

图 23

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图 24

5. 发文机关署名、成文日期及印章

成文日期为阿拉伯数字，一般右空四字编排，联合行文时，将各发文机关署名按照顺序

整齐排列，最后一个发文机关署名在成文日期上一行，红色印章一一对应、端正、居中。下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。以“山西省人民政府”、“黑龙江省人民政府”、“新疆维吾尔自治区人民政府”、“广东省 人民政府”、“2019 年 3月◊◊日”为例，正文右下角空出适宜距离输入日期，选择日期，右击选择段落，右侧缩进 4 字符，发文机关按顺序适宜距离排列，最后“广东省人民政府”署名应放在成文日期上一行，将红色印章下压署名及成文日期放置。

图 25效果图如下：

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图 26（说明：印章名应与机关署名一致。）

四、设置版记

1. 抄送机关

四号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后面标句号。2. 印发机关和印发日期

以“山西省人民政府 2019 年 3月 15 日印发”为例：在页面最后一行空一格输入“山西省人民政府 2019 年 3月 15 日印发”，选中并将字体改为仿宋，字号为四号。右键选择【段落】，点击下方的【制表位】，在【制表位位置】中输入 27，【对齐方式】选择右对齐，点击【确认】。将键入符号放在印发日期之前，按 tab 键。

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图 27

3. 版记中的分隔线

在抄送机关上插入一条直线，选中直线，右键点击【设置形状格式】，右侧出现功能区，将【线条】中的【颜色】设置为 黑色，【宽度】选择 1 磅（0.35mm）。再次选中横线，右键点击【其他布局选项】，在【大小】中将高度改为 0 厘米，宽度改为15.6 厘米。在【位置】中，将【水平】中的【对齐方式】设置为居中，相对于页边距。 将【垂直】中的【绝对位置】设置为下侧页面，点击【确认】。在抄送机关和印发机关之间插入一条直线，操作同上，线条【宽度】选择 0.75 磅（0.25mm）。在印发机关下插入一条直线，操作同上，线条【宽度】选择 1 磅（0.35mm）。【垂直】中的【绝对位置】设置为 0 厘米，下侧下边距，点击【确认】。

版记效果图如下：

图 28

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五、设置页码一般用 4 号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线距版心上下边缘 7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。功能栏中选择页码—设置页码格式—选择带有一字线的页码，格式功能栏中选择页码—页面底端—页码格式，奇数页选择数字 3 的格式，偶数页选择 1 的格式，都在页面底端插入。页码显示奇数页页码居右，偶数页页码居左。

图 29

图 30效果图如下：

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图 31

图 32

六、模板功能、特点（1）可在此模板基础上制成由多个发文机构共同发文的通知；（2）设置有下拉菜单，可以自动套用；（3）灵活运用制表位、段落格式等相关操作，并对此进行了具体细致的说明；（4）提供了奇偶页页码设置方法；（5）对同一实施效果，提供了多种操作办法，以适应不同软件环境；（6）对于客观原因造成的问题（如公章寻找困难等），给出标注，以防他人效仿后造成不必要的麻烦；（7）展示了正确操作后应有的效果，便于参考和对照。系统、软件：在 windows10系统环境下，运用 Word（2016）办公软件进行制作。