Comisión Workplace

Vuelta a la“Futura normalidad”

R e c o p i l a c i ó n d e s u g e r e n c i a s b á s i c a s

El presente documento tiene como objetivo orientarde manera resumida a los Facility Managers sobre lasactividades básicas para la preparación de losespacios de trabajo y la reincorporación de losempleados a sus puestos. Contiene recomendacionesprovenientes de diferentes fuentes y expertos.

IFMA España

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

2

Volver al espacio de trabajo

Próximamente las organizaciones irán volviendo a su actividad habitual, lo que hará

que las personas se vayan incorporando por oleadas a la oficina.

Con el tiempo surgirá una “nueva normalidad”. Nosotros preferimos llamarlo

“Futura normalidad”. Para ello, más que nunca, el Facility Management va a ser

una actividad clave y estratégica en las organizaciones, pertenezcan al sector que

sea.

Se prevé que las mascarillas, dispensadores de gel hidroalcohólico y la distancia

social, serán parte de la nueva normalidad de la que todo el mundo habla. ¿Cómo

será? Habrá una parte de actividades que ya las tengamos previstas, sin embargo,

habrá otras necesidades que surgirán con el tiempo y la vivencia de la nueva

situación.

Como Facility Managers, tenemos que estar preparados para hacer frente a

nuevos desafíos.

Este documento

es una

recopilación de

información de

diferentes

fuentes,

dirigida a

aquellas personas

que tienen

responsabilidad

sobre los

espacios de

trabajo.

Estudios científicos confirman que un 40% de las personas volverán a “su”

normalidad anterior como si nada hubiera pasado. Pero lo cierto es que esta crisis

cambiará de nuevo las formas de trabajar. Gestionar estos cambios será parte

también del trabajo del Facility Manager.

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

3

Prepararnos para la “re-entrada”

La “re-entrada” se prevé que se haga de manera gradual. Seguro que las personas

que vuelvan a su espacio de trabajo tendrán un montón de preguntas.

El Facility manager debe adelantarse a estas preguntas preparando un Plan de

comunicación que explique a los empleados con anticipación qué medidas se han

tomado en su espacio de trabajo para que se reincorporen tranquilos.

Algunos puntos clave que debe tener ese plan son:

▪ Promover la Salud y el Bienestar de empleados estableciendo protocolos

claros de entrada, comportamiento interno y de visitas.

▪ Asegurarse que los edificios son seguros y las instalaciones están

preparadas. Confirmar con los propietarios y con nuestros servicios de

mantenimiento que las instalaciones están listas para funcionar de nuevo de

manera segura.

▪ Seguramente habrá que realizar algunos ajustes en la forma en que se

distribuye el espacio, en este sentido habrá que informar a los empleados sobre

cuáles van a ser las directrices cuando se incorporen de nuevo al puesto.

En definitiva, la prioridad del Facility Manager debe focalizarse en las personas

para que su reincorporación sea segura y eficiente.

La gestión del cambio

Esta nueva normalidad va a suponer una cambio importante en las organizaciones.

Es fundamental gestionarlo desde la Dirección para que sea más sencillo.

▪ Debe haber un espónsor del Cambio (Director/a General, de RRHH,

Financiero…) una persona que sea capaz de tomar decisiones y que ayude al FM

a llevar a cabo su plan.

▪ Es importante comunicar al Comité de Dirección todas estas acciones.

▪ Si se cuenta con equipo de Gestión del Cambio que hayamos usado para otros

proyectos, es el momento de volverlos a contactar para que la comunicación

fluya de manera capilarizada.

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

4

Algunos aspectos que cambiarán

Lo que las organizaciones están buscando y pensando en este momento es no tener

a los empleados paralizados cuando les llegue el turno de incorporarse de nuevo a

su puesto de trabajo. Nuestro objetivo como Facility managers es hacer que

estas oficinas garanticen la salud de todos.

Habrá cambios importantes que modificarán los escenarios diarios en los que

realizamos nuestras tareas que, poco a poco, se irán convirtiendo en “normalidad”

Más que nunca serán importantes los espacios amplios que garanticen la distancia

social, bien ventilados, y protocolos claros de comportamiento.

▪ La recepción

o Establecer un claro protocolo de visitas y asegurarse que está disponible

para todos los empleados.

o Se pueden implantar acciones como, por ejemplo, desinfección de

manos antes de entrar a la oficina, o cualquier otra que se considere

necesaria en función de los riesgos o de la situación del momento.

o Las recepciones, según la valoración del riesgo, podrán contar con

elementos de separación como mamparas transparentes de cristal o

metacrilato.

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

5

• Las operaciones

o Control de costes de energía

o Revisiones de la calidad del aire, aires acondicionados y sistemas de

ventilación:

• Mantener los espacios bien ventilados para bajar la

concentración de partículas nocivas en el ambiente. Entre ellas el

virus.

• Garantizar la limpieza y cambio de los filtros de los aires

acondicionados antes de la incorporación de las personas a sus

puestos.

• Mantener la temperatura a 23 grados y la humedad relativa del

aire por encima del 20% para garantizar que las partículas no se

resequen y floten en el ambiente.

• Siempre que sea posible abrir ventanas y favorecer las

corrientes y la ventilación natural.

• Contactar con los técnicos en aparatos de clima para ver el tiempo

que necesitan estar en funcionamiento antes y después de la

actividad, para garantizar la calidad del aire y sobre todo que

están en perfecto estado.

Favorecer las corrientes y la ventilación natural

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

6

o La limpieza: El objetivo de la limpieza es minimizar el riesgo de

contagio.

• Hay que tener en cuenta que, para desinfectar una

superficie, ésta primero debe estar limpia. Es importante

una buena comunicación con los equipos de limpieza para

garantizar que los protocolos se siguen y se cumplen

rigurosamente.

• Una vez que se han hecho desinfecciones, tenemos que

considerar que, la mayoría de las veces, hay que esperar un

tiempo antes de volver a ocupar el espacio. Los productos que

se usan pueden resultar irritantes o tóxicos. Asegurarse que

las empresas tienen los certificados adecuados para realizar

desinfecciones.

• Establecer protocolos internos para evitar que ciertas

superficies puedan tocarse por diferentes personas

(carpetas, bolígrafos, teclados,…)

• La limpieza debe extremarse en: botonaduras de ascensores,

pomos de puertas, interruptores, grifos…

Ciertos materiales mantienen al virus más horas activo. Por lo

tanto, hay que insistir en este tipo de superficies.

o Mantenimientos de ascensores y protocolos de uso teniendo en

cuenta el distanciamiento social..

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

7

▪ Bebidas y alimentos

o Optimización de las zonas de bebidas y alimentos

o Protección de los alimentos con mamparas de cristal o de

metacrilato cuando estén expuestos al público

o Protocolos de distanciamiento social en cafeterías y espacios

comunes.

o Máquinas de vending, hay que tener en cuenta que los plásticos, y

además refrigerados, mantienen el virus activo durante más tiempo.

Los proveedores de vending deben proporcionar los protocolos de

empaquetado y suministro de alimentos y bebidas en estas

máquinas.

▪ Sanitarios. Es bien sabido que los sanitarios en todos los ámbitos son

importantes fuentes de contagio y de infecciones. Ahora, más que nunca,

tenemos que tomar estas medidas:

o Incrementar la frecuencia del lavado de manos.

o Bajar la tapa del inodoro después de utilizarlo para evitar que

partículas nocivas puedan quedar en el aire.

o Todos los elementos de los aseos, incluyendo grifos, botones de

cisternas, … deben contar con limpieza extrema.

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

8

▪ Seguridad y salud de los empleados: Es fundamental garantizar la

seguridad y la salud de los empleados. Todos deben conocer las nuevas

pautas de comportamiento dentro de los espacios que se compartan.

o Importante, elaborar unos buenos protocolos de comportamiento,

comunicarlos con anticipación y asegurarnos que sean claros y

precisos. Igualmente, un documento de preguntas y respuestas

frecuentes que puedan venir de nuestros empleados.

o Incentivar el uso de mascarillas, especialmente en las zonas

comunes o cuando la proximidad a las personas así lo aconsejen.

Existen también en el mercado pantallas transparentes de protección

individual.

o Proporcionar al empleado un kit de protección compuesto por gel

hidroalcohólico, una mascarilla o pantalla individual de protección y

unos guantes de nitrilo.

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

9

▪ Guías de uso de espacios disponibles: Política de distanciamiento social. El

Facility Manager tiene que facilitarlo mediante actuaciones claras.

o Nuevas disposiciones en el espacio (por ejemplo, añadiendo

nuevos elementos a los puestos de trabajo, como mamparas de

vidrio o metacrilato…). Si no se puede hacer esto, proponer una

nueva forma de sentarse, por ejemplo en zig-zag.

o Introducción de materiales y tejidos que se puedan desinfectar

fácilmente.

o Opciones para las videoconferencias y reuniones virtuales.

o Algunas organizaciones seguirán apoyando el trabajo desde casa.

Asegurar con Recursos Humanos que las Políticas de teletrabajo

están claras y accesibles. Esto puede ser una muy buena opción

para reducir la densidad en el espacio de trabajo.

o Poner un límite de personas trabajando al mismo tiempo en la

oficina, una opción puede ser también estableciendo turnos de

trabajo.

o Replantearse la estrategia de inmuebles. Revisar todo el porfolio

de oficinas y plantear una nueva estrategia siempre que sea posible

teniendo en cuanta todos los factores anteriores.

▪ Servicios de cartería

o El cartón es una de las superficies donde el virus permanece más

tiempo.

o Solicitar a los proveedores de correo y mensajería sus protocolos de

manipulación de correo y paquetería.

o Consultar a los proveedores de correo y mensajería si disponen de

alguna tecnología específica de desinfección, como por ejemplo, la

utilización de máquinas de luz ultravioleta.

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

10

En el plazo medio

No se sabe muy bien cómo va a evolucionar la pandemia ni cuáles serán las

recomendaciones de los científicos en el plazo medio. Lo que sí es casi seguro es

que muchas de las novedades introducidas en el corto plazo, habrán llegado para

quedarse, y por lo tanto la planificación anual del Facility Manager cambiará, así

como su relación con sus proveedores de mantenimiento, limpieza y propiedades

de edificios.

Y el futuro ...

Es incierto. Habrá que esperar a la evolución y la opinión de expertos. Habrá otro

tipo de necesidades y los profesionales se encontrarán ante nuevos retos a los que

tendrán que dar respuesta.

Se abre un nuevo paradigma sobre los espacios de trabajo y el workplace. Pero sólo

hay una verdad y es que “Nada volverá a ser como antes”.

Nada volverá a ser como antes

El Canto del Loco

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

11

La información contenida en este documento tiene datos obtenidos en las

siguientes publicaciones y eventos.

Fuentes:

Rita Gasalla - Gallow Arquitectura Saludable- Webinar: “Cómo volver a la oficina en

la crisis de la COVID19: minimizar riesgos y generar confianza” (martes 28 de abril

de 2020)

Jones Lang Lasalle: ”(Re) entry - Strategically prepare your buildings, space and

people”

EXPANSIÓN martes 28 de abril de 2020: “Preparando la Oficina pos-Covid”

HCMBOK “The Human Change Management Body of Knowledge” (Vicente

Gonçalves y Carla Campos).

Steelcase: “El espacio de trabajo después del COVID” v12020

Enseñanzas y apuntes de la Webinars IFMA en la Nube:

Mesa redonda: “COMUNICACIÓN Y LIDERAZGO EN TIEMPOS DE COVID” (29 de

abril de 2020)

Webinar Eurest: “EATING AT WORK … post COVID” (5 de mayo de 2020)

Píldora formativa - Josep Ortí: “PLAN DE CONTINGENCIA EN EDIFICIOS EN

ALARMA SANITARIA” (6 de mayo de 2020)

CW - Doc. 001/2020 13-05-2020

12

IFMA EspañaCalle López de Hoyos, 42

28006 Madridwww.ifma-spain.org

Blog IFMA España@IFMA_spain