Vägen till e-arkivet - UHR.se · 2017-09-28 · Agenda Arkivering –för vem och varför Vad är...
Transcript of Vägen till e-arkivet - UHR.se · 2017-09-28 · Agenda Arkivering –för vem och varför Vad är...
Vägen till e-arkivet
NUAK 19 september 2017
Margareta ÖdmarkAvdelningen för arkiv och registratur
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditNASA / JPL-CALTECH / UNIVERSITY OF ARIZONA / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Agenda
● Arkivering – för vem och varför
● Vad är en handling?
● Rensa - Gallra
● Personuppgift och vad att tänka på
● FAIR
● Bevarande- och gallringsutredning
● Arkivkrav
● Arkivuttag
● OAIS – SIP – AIP – DIP
● FGS
● Hur vi tänker på Avdelningen för arkiv och registratur på SU
● Tips på vägen till ett e-arkiv
2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditSHEILA TERRY / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Arkivering – för vem och varför
• Verksamhetens behov på kort och lång sikt
• Allmänhetens rätt till insyn
• Rättskipningen
• Forskningens behov
Regelverk: Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagstiftningen, Arkivlagen, Riksarkivets föreskrifter, Förvaltningslagen, PuL, registerförfattningar …
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditMICHAEL DONNE/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Handling - Allmän handling
Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel.
Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap. 3 §
En handling är allmän,
om den förvaras, inkommer
eller upprättas hos en myndighet.
Måste alla allmänna handlingar diarieföras?
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
Foto: Adolfsson, Thomas , Nordiska museet
Offentlig handling - Handling med sekretess
Alla allmänna handlingar är inte offentliga
Allmänna handlingar eller uppgifter däri kan skyddas
av sekretess i enlighet med Offentlighets- och
Sekretesslagen (OSL).
Handling med sekretess enligt OSL måste alltid
diarieföras. OBS! Gäller inte handlingar med
personsekretess.
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditTEK IMAGE/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Arbetshandling
Vad som är arbetshandling definieras i
Tryckfrihetsförordningen (TF)
● Utkast eller koncept
● Minnesanteckningar
OBS! En handling blir inte automatiskt en arbetshandling bara för att
du väljer att kalla det arbetsmaterial eller liknande. Avgörande är om
villkoren i TF uppfylls eller inte.
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditScience Source / Photo Researchers / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Rensa - Gallra
Båda innebär att kasta och förstöra, men……
● Arbetshandlingar rensas – kräver inget stöd i
regelverket
● Allmänna handlingar gallras – kräver stöd i regelverket
- Gallringsbeslut finns på lärosätena och de talar om vad som får gallras och efter hur lång tid.
● Huvudprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras!
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditSean Gallup / Getty Images News / Getty Images / Universal Images Group Rights Managed / For Education Use Only
Personuppgift
● Personuppgift är all slags information som direkt eller
indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.
● Känsliga personuppgifter har starkare skydd
● PUL (Personuppgiftslagen)
● GPDR (General Data Protection Regulation)
– Förordningen ska tillämpas i alla medlemsstater fr.o.m. 25 maj 2018
– Pågående utredningar
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditM.G.M / Album / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Personuppgift – att tänka på
● Samtycke
● Privacy by design – Inbyggd integritet
● ”Missbruksregeln” – undantaget i PUL för
ostrukturerad data förvinner med GPDR
● Stärkta rättigheter för de registrerade
● Tuffare krav på personuppgiftsansvariga
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CC0 Public Domain
FAIR
● Findable – data ska vara sökbar – nu och om 50 år
● Accessible – data ska vara tillgänglig
● Interoperable – data ska vara kompatibel
● Reusable – data ska vara återanvändbar
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditTim Ridley/ Dorling Kindersley / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Bevarande- och gallringsutredning (BoG) 1
Huvudprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras!
Allmänna handlingar får gallras om det arkivmaterial som
återstår tillgodoser:
• allmänhetens rätt till insyn
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen
• forskningens behov.
En bevarande- och gallringsutredning ska göras av IT-tjänster
vid nyutveckling och vid avveckling samt uppdatering under
IT-tjänstens hela livscykel.
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditBSIP\Universal Images Group Rights Managed / For Educational Use Only
Bevarande- och gallringsutredning (BoG) 2
• Bakgrund och beskrivning
• Regelverk
• Informationsbeskrivning och informationsvärdering
• Arkivuttag för att bevara eller migrera
• Filformat
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CC0 Public Domain
Arkivkrav på IT-tjänster
● Arkivuttag och migrera
● Bevara och gallra
● Filformat och filbeteckningar
● Informationskvalité
● Metadata
● Loggar
● Utlämnande av allmän handling
RA-FS 2009:1, RA-FS 2009:2, TF (1949:105) och OSL (2009:400)
2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditVICTOR HABBICK VISIONS/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Arkivuttag – Data och metadata
Data
● Filer
● Stödfiler
Metadata
● Dokumentation om systemet
– Systemdokumentation
– Användardokumentation
● Förståelsedokumentation
2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditLAGUNA DESIGN/SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Open Archival Information System (OAIS)
2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CC0 Public Domain
SIP – AIP - DIP
Överföringspaket (SIP Submission Information Package)
● Informationspaket innehållande datafiler och metadata som
levereras till ett e-arkiv
Arkivpaket (AIP Archival Information Package)
● Informationspaket innehållande datafiler och metadata som
arkiveras i ett e-arkiv
Utlämningspaket (DIP Dissemination Information Package)
● Informationspaket innehållande datafiler och metadata som
levereras ut från ett e-arkiv
2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditRay Moller/ Dorling Kindersley / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS)
● FGS:erna beskriver krav på märkning och
paketering av information för överföring mellan
olika verksamhetssystem samt mellan
verksamhetssystem och ett e-arkiv.
● Det ska vara enkelt att återsöka, återanvända och
arkivera information hos offentliga myndigheter
oavsett var och hur informationen lagras.
2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditDorling Kindersley / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Digitalt bevarande på SU i tre steg
Inte bara forskningsdata utan alla allmänna handlingar
• SU-MADI
- Arbetssätt, Programvaror och yta på server
- Kontrollera, kurera och bevara
• Verksamhetsprojekt
- Varför, Vad, Vem och Hur
• E-arkiv
2017-09-22 / Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
CreditVICTOR DE SCHWANBERG / SCIENCE PHOTO LIBRARY / Universal Images GroupRights Managed / For Education Use Only
Exemplet NAISNationellt administrations- och informationssystem för samordnare
• Ansökningar om olika pedagogiska stödformer från studenter
med varaktiga funktionsnedsättningar
• Förvaltas av Universitets- och högskolerådet (UHR)
Projektgrupp som arbetat med att ta fram:
• Gemensam BoG för alla lärosäten
• Gemensam ansökan om RA-MS till Riksarkivet
• Gemensamt utformade arkivuttag, med viss lokal
anpassning
• FGS för paketstruktur för e-arkiv och FGS ärendehantering
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
cea + from The NetherlandsCreative Commons Attribution 2.0 Generic license
Tips på vägen till ett e-arkiv!
● Arbeta tillsammans och över organisationsgränserna.
Lär känna din arkivarie.
● Tänk efter före – vad är slutmålet och hur når ni dit?
Gör upp en plan.
● Allt behöver inte göras på en gång, men tänk helhet.
● Vilka ska arbeta i systemet och vilka andra
intressenter finns det.
● Är organisationen redo, om inte, hur blir den det?
2017-09-22 /Margareta Ödmark, Avdelningen för arkiv och registratur
Foto: www.fotoakuten.se
Frågor?
CreditAdam Jones / Photo Researchers / Universal Images GroupRights Managed / For EducationUse Only