Vf SAA GT E7 Control de Documentos y Registros

7/26/2019 Vf SAA GT E7 Control de Documentos y Registros

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Lineamientos y Guas Tcnicas 43

GUA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOSY REGISTROSClave: 800/16000/DCO/GT/037/10

Revisin: 1

Fecha: 01/01/2010

ELABORA

Ing. Miguel A. Miranda Mendoza

Gerencia de Disciplina Operativay Ejecucin del Sistema SSPA

1 de enero de 2010

PROPONE

Ing. Luis F. Betancourt Snchez

Subdireccin de DisciplinaOperativa, Seguridad, Salud yProteccin Ambiental

1 de enero de 2010

AUTORIZA

Ing. Carlos R. Murrieta Cummings

Director Corporativode Operaciones

1 de enero de 2010


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CAPTULO PGINA

1. DISPOSICIONES GENERALES

1.1. Objeto 45

1.2. mbito de aplicacin 45

1.3. Definiciones 45

1.4. Referencia normativa 45

2. DISPOSICIONES ESPECFICAS

2.1. Control de documentos 45

2.2. Control de registros 46

3. DISPOSICIONES FINALES

3.1. Interpretacin 47

3.2. Supervisin y control 47

4. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 47

CONTENIDO

GUA PARA EL CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS

Fecha:01/01/2010


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2.1. CONTROL DE DOCUMENTOS

2.1.1. Los centros de trabajo o instalaciones deben controlar los documentos escritos, impresos, sonoros, visuales,

electrnicos, informticos u hologrficos requeridos y definidos por el Subsistema de Administracin Ambienta

(SAA); estableciendo, implementando y manteniendo uno o varios procedimientos para:

a) Elaborar los documentos de manera legible, determinando una estructura y formato que considere ttulos ni-

cos, codificacin, fechas, nmero de revisiones, histrico de las actualizaciones o responsable de la revisin.

b) Identificar los documentos, definiendo una codificacin nica y de fcil interpretacin y acceso.

c) Aprobar los documentos nuevos y actualizados con relacin a su adecuacin antes de su emisin, consi-

derando qu, quin y cmo se aprueban.

d) Revisar y actualizar los documentos, con base en un programa (fechas y responsables) o derivado de cam-

bios legales, de procesos, de estructura organizacional o de mejores prcticas. A travs de personal com-

petente y con autoridad en el centro de trabajo o instalacin. Identificando adems, la revisin actual de

los mismos.e) Administrar los cambios, identificando su ubicacin, la justificacin, el proponente y la fecha.

f) Los documentos vigentes deben estar disponibles para los usuarios correspondientes donde se realizan

operaciones esenciales para el funcionamiento eficaz del subsistema, definiendo la ubicacin (en las ins-

talaciones o por medio electrnico), el resguardo, el uso y mantenimiento de los mismos.

g) Establecer la forma de identificacin y distribucin eficaz de los documentos de origen externo nece-

sarios para la planeacin y operacin del SAA. Determinando la codificacin, ubicacin, acceso y res-

ponsables correspondientes.

h) Prevenir que existan documentos obsoletos con base en el numeral d) y, en su caso, definir el tiempo de

disponibilidad y la forma de identificar aquellos que por cualquier circunstancia se deban mantener.

1. DISPOSICIONES

GENERALES

1.1. OBJETO

Establecer las directrices para el control de los documentos y registros del Subsistema de Administracin Ambiental.

1.2. MBITO DE APLICACIN

La presente gua es de aplicacin general en centros de trabajo o instalaciones de Petrleos Mexicanos y Organismos

Subsidiarios para el control de documentos y registros del Subsistema de Administracin Ambiental.

1.3. DEFINICIONES

Documento.Informacin y su medio de soporte (papel, disco magntico, ptico, electrnico, fotografa, etctera).

Registro.Documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de las actividades realizadas.

1.4. REFERENCIA NORMATIVA

Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.

NMX-SAA-14001-IMNC-2004 (ISO 14001:2004). Sistemas de gestin ambiental-Requisitos con orientacin para su

uso. Requisitos 4.4.5 y 4.5.4.

NMX-SAA-14004-IMNC-2004 (ISO 14004:2004). Sistemas de gestin ambiental-Directrices generales sobre princi-

pios, sistemas y tcnicas de apoyo. Requisitos 4.4.5 y 4.5.4.

2. DISPOSICIONES

ESPECFICAS


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2.1.2. El centro de trabajo o instalacin deben garantizar la comunicacin y correcta aplicacin de los documentos vi-

gentes a travs de ciclos de trabajo.

2.1.3. Debe definirse el acceso por las partes interesadas externas a los documentos conforme a la Ley Federal de

Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.

2.1.4. El centro de trabajo o instalacin puede alinear el control documental del SAA al control documental emplea-

do por otros sistemas de gestin implantados, siempre y cuando cumplan con los requisitos especificados

para el elemento.

2.2. CONTROL DE REGISTROS

2.2.1. El centro de trabajo o instalacin debe establecer y mantener los registros que requieren para gestionar sus

asuntos ambientales demostrando la conformidad con los requisitos del SAA y los resultados logrados, con la

intencin de que proporcionen evidencia de la operacin en curso y los resultados del mismo. Dichos registros

deberan incluir:a) Informacin sobre el cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos.

b) Detalles sobre no conformidades y acciones correctivas y preventivas.

c) Resultados de auditoras al SAA y de revisiones por la Direccin.

d) Informacin sobre caractersticas ambientales de los productos.

e) Evidencia de cumplimiento de objetivos y metas.

f) Informacin sobre participacin en formacin del personal.

g) Permisos, licencias u otras autorizaciones de carcter legal.

h) Resultados de inspecciones y calibraciones.

i) Resultados de controles operacionales.

2.2.2. El centro de trabajo o instalacin deber establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para

la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, la retencin y la disposicin de los registros

del SAA, considerando, entre otros:

a) Codificacin.

b) Indexacin.

c) Archivo.

d) Tiempos.

e) Ubicacin.

f) Perfiles de acceso.

g) Emisin, disponibilidad y baja.

2.2.3. Asimismo, deber mantener legibles, identificables y trazables los registros detectados; considerando que los

registros son permanentes y normalmente no se modifican.

Fecha:01/01/2010


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3. DISPOSICIONES

FINALES

4. DISPOSICIONESTRANSITORIAS

3.1. INTERPRETACIN

Corresponde a la Subdireccin de Disciplina Operativa, Seguridad, Salud y Proteccin Ambiental (SDOSSPA) de la

Direccin Corporativa de Operaciones (DCO) hacer la interpretacin de los contenidos y requisitos establecidos en

esta gua tcnica.

3.2. SUPERVISIN Y CONTROL

Es responsabilidad de la SDOSSPA supervisar la aplicacin adecuada de este documento, as como mantenerlo

disponible y actualizado.

4.1. Esta gua tcnica entrar en vigor 30 das despus de que la SDOSSPA disponga de las evidencias objetivas

suficientes de que ha sido difundida y comunicada a las Subdirecciones y Auditoras de Seguridad Industrial y

Proteccin Ambiental y las reas con esta funcin en los centros de trabajo o instalaciones de Petrleos

Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

4.2. La gua sustituye a cualquier otro documento corporativo que haya sido emitido sobre el particular. Los

Organismos Subsidiarios podrn desarrollar sus propios procedimientos especficos; pero debern ajustarse

como mnimo a las disposiciones establecidas en este documento.

4.3. Cualquier rea de Petrleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios usuaria de esta gua podr proponer modifi-

caciones, las cuales deben ser enviadas a la SDOSSPA para su anlisis e incorporacin, en caso de que se de-

termine su procedencia.

4.4. La gua ser revisada cada cinco aos o antes si las propuestas de modificacin lo ameritan.


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