Pedro Príncipe & José Carvalho , University of Minho

How to make your repository OpenAIRE compliant

Online workshop – January 23 and 24, 2012

AGENDA

1) OpenAIRE and compliancy with the ERC Scientific Council Guidelines for Open Access and the European Commission Open Access Pilot in FP7, Pedro Príncipe

2) How to make your repository OpenAIRE compliant, Pedro Príncipe & José Carvalho

3) Compliancy for DSpace, José Carvalho

4) Questions and Answers.

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OpenAIRE and compliancy with the EC/ERC OA policies

1/4OpenAIRE in a nutshell…

How to comply with the EC/ERC OA policies

The European Comission and the European Research Council want to provide the widest dissemination and 

access to the results of the research they fund.

OpenAIRE implements the Open Access requirements in EU Member States

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Main goals

Deliver an electronic infrastructure and supporting mechanisms for the identification, deposition, access, and monitoring of FP7 and ERC funded articles.

Additionally, offer a special repository for articles that can be stored neither in institutional nor in subject‐based/thematic repositories.

All deposited articles will be visible and freely accessible world‐wide through a new portal to the products of EU‐funded research, built as part of this project. 

Work with several subject communities to explore the requirements and practices to deposit, access and manage research datasets in combination with research publications. 

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Helpdesk & repositories

Orphan repository

OpenAIRE portal

Study & OpenAIREplus

European Research Council

December 2007

ERC Scientific Council publishes Guidelines for Open Access, as a follow up of its 2006 Statement on Open Access.

ERC, requires:

that all peer‐reviewed publications from ERC‐funded research projects be deposited on publication into an appropriate disciplinary or institutional repository, and subsequently made Open Access within 6 months of publication.

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Open Access Pilot in FP7August 2008

European Commission launched the Open Access Pilot in FP7 that will run until the end of the Framework ProgrammeThe pilot applies to 7 research areas:1. Energy2. Environment (including Climate Change)3. Health4. Information and Communication 

Technologies (Cognitive Systems, Interaction, Robotics)

5. Research Infrastructures (e‐infrastructures)

6. Science in society7. Socio‐economic sciences and the 

humanities

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Open Access Pilot in FP7

Grant agreements in those 7 areas, signed after August 2008, contain a special clause (Special Clause 39) requiring beneficiaries:1. to deposit articles resulting from FP7 

projects into an institutional or subject based repository

2. to make their best efforts to ensure open access to these articles within six months (Energy, Environment, Health, Information and Communication Technologies, Research Infrastructures) or twelve months (Science in Society, Socio‐economic Sciences and Humanities

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Complying with FP7 and ERC requirements

»»»»» What to deposit?»»»»» Where to deposit?

»»»»» When to deposit?

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What to deposit?

Published version– publisher’s final version of the paper, including all 

modifications from the peer review process, copyediting and stylistic edits, and formatting changes (usually a PDF document)

OR

Final manuscript accepted for publication– final manuscript of a peer‐reviewed paper accepted for 

journal publication, including all modifications from the peer review process, but not yet formatted by the publisher (also referred to as “post‐print” version).

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Where to deposit?

Institutional repository– of the research institution with which they are affiliated

OR (If this is not possible)

Subject based/thematic repositoryOR

Orphan Repository provided by OpenAIRE  for articles that can be stored neither in institutional nor in subject‐based/thematic repositories

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When to deposit?

Researchers should deposit their articles or manuscripts in a relevant repository immediately upon acceptance for publication, to be made open access within six or twelve month depending on the FP7 research area

6 Months Access Embargo 12 Months Access Embargo

ERC All grant recipients after 2007

FP7 in the thematic areas:"Health", "Energy", "Environment" (including Climate Change)", and "Information & communication technologies" (“Cognitive Systems”, “Interaction” and “Robotics”)

in the activity:"Research infrastructures" (e‐infrastructures)

in the thematic area:"Socio‐economic Sciences and the Humanities"

in the activity:"Science in Society"

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The pilot covers approximately 20% of FP7 projects:

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How to comply workflow

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REPOSITORY

Submit manuscript to publisher

Final author manuscript

Reference of the article available on the OpenAIRE/EC sites, fulltext

available to all (immediately or after embargo periodoin repository

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Repository Managers

How to support researchers?

»» Make your repository OpenAIRE complaint

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How to make your repository OpenAIRE compliant

2/4Steps to make your repository OpenAIRE complaint

OpenAIRE guidelines

Steps to make your repository OpenAIRE complaint

1.Register your repository in OpenDOAROpenDOAR is an authoritative worldwide directory of academic open access repositories.

2. Test compliancy with OpenAIRE

Make your repository OpenAIRE complaint – by implementing the OpenAIRE Guidelines

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3. Add your repository in OpenAIREOpenAIRE in collaboration with OpenDOAR provides you an easy web tool to help you register the repository.

1. OpenDOAR

The first step is to register your repository in OpenDOAR.

If you are already registered in OpenDOAR:

– Check if the information is update

– Attention to the URL and admin email

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2. OpenAIRE Guidelines

First of all, compliance to the OpenAIRE guidelines 

The purpose of OpenAIRE Guidelines is to make FP7/ ERC publications visible. To achieve this and allow central harvesting of FP7/ ERC publications, repositories must comply with some minimum technical requirements.

“The OpenAIRE Guidelines are simple metadata specifications for repositories that need to be OpenAIRE compliant. After complying to the OpenAIRE guidelines, the repository will become the single entry point for researchers that want to deposit FP7 publications.”

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2. OpenAIRE Guidelines

Make your repository OpenAIRE compliant by implementing the OpenAIRE Guidelines

Plugins (popular repository platforms) helps to implement the guidelines

Repository should enable the deposition of publication files and metadata (also info relative to the EC projects funding)

Get EC project data

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2. Test the OpenAIRE compliance

After you have made some progress in implementing the guidelines you should run a compliancy test.

The OpenAIRE provides a validator where you can verify if the repository is truly compatible with the guidelines.

www.openaire.eu:8380/dnet‐validator‐openaire 

Enter the OAI‐PMH base URL of your repository and choose to test your repository against the OpenAIRE rule set. 

After running the test you can browse the results. 

Please make sure you have an ec_fundedresources set and that it contains at least one record.

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3. Join OpenAIRE

After a short compliancy test, your repository will be ready to join OpenAIRE »» www.openaire.eu:8380/dnet‐validator‐openaire

Use the validator web tool to register the repository

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Compliant repositories – list in the portal

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Find the repository in the portal

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The portal inform about the repository compliance

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OpenAIRE guidelines

OpenAIRE Guidelines

Released in July 2010 (V. 1.1 Nov. 2010) 

– The OpenAIRE guidelines are supplementary and built on top of the DRIVER Guidelines Plus fields: projectID, accessRights, 

embargoEndDate

– All aspects of the DRIVER Guidelines are valid, with a very few exceptions.

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OpenAIRE Guidelines

OpenAIRE Set

Content definitions:

– The content to be inserted in the OpenAIRE set must  be EC funded content

Set naming

setName setSpec*

The OpenAIRE set EC_funded_resources set ec_funded_resources

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OpenAIRE Guidelines

New elements

access_rights

embargo_end_date

projectID

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OpenAIRE guidelines

projectID

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Element name projectID

DCMI definition dc:relation

Usage Mandatory

Usage instruction A vocabulary of projects will be exposed by OpenAIRE through OAI-MPH, and available for all repository managers. Values will include .The projectID equals the Grant Agreement number, and is defined by the namespace info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7

Example <dc:relation> info:eu-repo/grantAgreement/EC/FP7/12345</dc:relation>

OpenAIRE guidelines

accessRights

31

Element name accessRights

DCMI definition dc:rights

Usage MandatoryUsage instruction Use values from vocabulary Access Rights at

http://wiki.surffoundation.nl/display/standards/info-eu-repo/#info-eu-repo-AccessRights; values are: info:eu-repo/semantics/closedAccess info:eu-repo/semantics/embargoedAccessinfo:eu-repo/semantics/restrictedAccessinfo:eu-repo/semantics/openAccess

Examples <dc:rights> info:eu-repo/semantics/openAccess</dc:rights>

OpenAIRE guidelines

embargoEndDate

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Element name embargoEndDate

DCMI definition dc:date

Usage Recommended

Usage instruction Recommended when accessRights = info:eu-repo/semantics/embargoedAccessThe date type is controlled by the name space info:eu-repo/date/embargoEnd/, see http://wiki.surffoundation.nl/display/standards/info-eu-repo/#info-eu-repo-DateTypesandvalue. Encoding of this date should be in the form YYYY-MM-DD (conform ISO 8601).

Examples <dc:date> info:eu-repo/date/embargoEnd/2011-05-12 <dc:date>

Compliancy for DSpace

3/4Addons: 

OAI Extended & OpenAIRE Authority Control 

OAI extended Addon

OAI extended Addon

OAI Extended Addon (or a patch to be more precise):– Extends the base functionality of the OAI‐PMH interface and 

delivers repository administrators more flexibility and functionalities to select and filter the information.

– The purpose of the OAI Extended Addon was to modify the OAI Interface's output, showing only items that were compliant with the DRIVER Guidelines.

– The Addon provides also the tools to create a set according to the requirements of the OpenAIRE Guidelines, helping European repositories to become OpenAIRE compliant.

– Other features are: hability to show didl schema and ETDMS itens. May be completely adjusted to other environments and can easily be configured, changed or extended…

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OAIextended

Initially created for the DRIVER Guidelines– Now enables OpenAIRE compliance.How?– Filter all the records that have adc.relation with:

info:eu‐repo/grantAgreement/EC/FP7/????

This set is used for OpenAIRE Portal

Addon OAI Extended

OAI Extended Addon is a DSpace patch (1.6.2 & 1.7.2):

Dspace 1.6.2

• OAIextended v.2 (08 Nov 2010) http://projecto.rcaap.pt/index.php/lang‐en/consultar‐recursos‐de‐apoio/remository?func=fileinfo&id=328

• OAIextended v.2.3 (26 Jul 2011)http://projecto.rcaap.pt/index.php/lang‐en/consultar‐recursos‐de‐apoio/remository?func=fileinfo&id=341

Dspace 1.7.2

– OAIextended v.2.4 (25 Oct 2011)http://projecto.rcaap.pt/index.php/lang‐en/consultar‐recursos‐de‐apoio/remository?func=fileinfo&id=344

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Set EC Funded Resources

OpenAIRE Authority Control

OpenAIRE Authority Control

Dspace 1.6.2http://projecto.rcaap.pt/index.php/lang‐pt/consultar‐recursos‐de‐apoio/remository?func=fileinfo&id=342

Dspace 1.7.2http://projecto.rcaap.pt/index.php/lang‐pt/consultar‐recursos‐de‐apoio/remository?func=fileinfo&id=345

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Addon OpenAIRE Authority Control

This Addon use Dspace “Authority Control” functionality:

– provides a way to list and verify OpenAIRE projects (FP7);

– the list of projects is maintained as a web‐service

– a local cache is created in order to be queried by users

– only adds the correct value in dc.relation field

Main goals:

– Simplify and standardize the projects (ID) identification in the deposit process;

– Facilitates compliance with the OpenAIRE guidelines 

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OpenAIREAuthority Control Addon

Allows users to search and include FP7 projects ID in the metadata of the records disposed in accordance with the guidelines

* Needs the OAIextended Addon to create the set (ec_fundedresources)

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OpenAIREAuthority Control Addon

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OpenAIREAuthority Control Addon

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Edit record

Metadata

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openAccess

Questions and Answers

4/4Support information

www.openaireaire.eu

Helpdesk

Further Information

Open access pilot in FP7: http://ec.europa.eu/research/science‐society/open_access

Twitter: @OpenAIRE_eu

Book an individual consultation with the OpenAIRE team members 

(January 25, 26 or 27)

Contact: pedroprincipe@sdum.uminho.pt

www.openaire.eu49

Questions and Answers

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Pedro Príncipe pedroprincipe@sdum.uminho.pt– skype id ratodebiblioteca

José Carvalho jcarvalho@sdum.uminho.pt– skype id josekarvalho

www.openaire.eu