TEMA No. 4

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

VICTOR ALFONSO HENAO RENGIFO

CARLOS ANDRES TORO HERRERA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

ARMENIA

2013

TEMA No. 4

SISTEMAS DE GESTION DOCUMENTAL

VICTOR ALFONSO HENAO RENGIFO

CARLOS ANDRES TORO HERRERA

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

Profesional CIDBA

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

QUINDIO

2013

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN

1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo General

1.2. Objetivo Específico

2. DESARROLLO

2.1. Datos Entidad: estructura orgánica (organigrama), funciones yjustificación del Manual

deCorrespondencia.

2.2. Manual de correspondencia

2.3. Proceso (paso a paso) que se lleva a cabo para realizar el recibo ydespacho de

correspondencia) y como clasifican, ordenan y archivan susdocumentos

2.4. Recuerden que en el momento de efectuar el envío de documentos esmuy importante

precisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a laforma, naturaleza del contenido y

condiciones de transporte. Por tanto,teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente:

2.4.A. Precisen los requisitos que debe reunir un adecuadoacondicionamiento de los envíos.

2.4.B. Averigüen y describan la forma correcta de embalar lo siguiente:

2.4.B.1. Objetos de gran tamaño como mapas, planos,fotografías

2.4.B.2. Impresos

2.4.B.3. Objetos pequeños

2.4.B.4. Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse.

2.4.B.5. Objetos frágiles.

2.4.C. Observen y describan los procedimientos de recibo y despachode documentos que se

efectúan en la entidad elegida para laactividad.

2.5. Visite una unidad de correspondencia y mediante un ejemplo prácticoexplique las funciones

de la unidad de correspondencia: Recepción,Clasificación, Distribución, Proceso, Salida

3. CONCLUSIONES

4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

INTRODUCCIÓN

La oficina de correspondencia, como Unidad de una institución, tiene como funciónprimordial;

gestionar de manera centrada y normalizada, el servicio de recepción,radicación, distribución de

documentos y comunicaciones, de tal forma, que susprocedimientos ayuden al desempeño del

programa de gestión documental,incorporándose a los procedimientos que se conducirán en los

archivos de gestión,centrales e históricos.

En su artículo tercero del acuerdo del AGN 060 de 2001, se determina que los

entesadministrativos, públicos y privados deben instituir la Unidad de Correspondencia,

deacuerdo a su estructura organizacional. Cumpliendo con los estándares y objetivos

decomunicación, cuyos procedimientos contribuyen al desarrollo del PGD.

Cada una de las unidades de correspondencia, deben de contar con el suficienterecurso humano

debidamente capacitado y con los mecanismos necesarios, para quepermitan recibir, enviar y

controlar eficientemente el trámite de la comunicaciónoficial, por medio de mensajería interna y

externa, fax, correo electrónico entre otros,para facilitar el atento manejo de las solicitudes que

presentan a ciudadanía y quepuedan contribuir a la veeduría completa de los principios que

direccionan y normalizan la administración pública.

En el presente trabajo se da desarrollo a la actividad de la unidad uno de la unidad dos:la

correspondencia y el flujo documental. Se debe investigar sobre todo lo referente ala gestión

documental en alguna empresa, en este caso la institución escogida es laoficina de gestión

documental de la Universidad del Valle, a partir de su manual decorrespondencia y una previa

visita se desarrolla el cuestionario y se adapta el manualde correspondencia de dicha entidad.

1. OBJETIVOS

1.1. Objetivo General

Como objetivo general se establece, que la Unidad de Correspondencia, haceparte íntegra, de un

programa de Gestión Documental (PGD), permitiendo queel manejo y flujo de documentos,

trabaje de una manera más organizada ycoordinada para el buen desempeño de su función,

dentro de los regímenesestablecidos por el AGN, facilitando encontrar y archivar los documentos

einformación que se producen y se reciben en una institución.

1.2. Objetivos Específicos

Buscar en su definición propiamente dicha, lo que es lacorrespondencia y conocer en

profundidad las funciones másimportantes.

Recibir conocimientos del acuerdo No. 060 (30 de Octubre de 2001)promulgado por el

AGN.

Con la norma se permite conocer y aplicar los métodoscorrespondientes para la

organización de una Unidad deCorrespondencia de una institución.

Identificar el uso y manejo de los formatos de correspondencia, deuna manera adecuada

para todas las entidades con sus respectivosinstructivos para un mejor diligenciamiento.

Saber reconocer la importancia de los manuales de correspondenciay las bases claras para

su elaboración, permitiendo un manejo ágil ybien direccionado.

2. DESARROLLO.

La entidad escogida es la sección documental de la oficina de radicación ydistribución de

correspondencia de la Universidad del Valle (UNIVALLE), éstaentidad ya cuenta con un manual de

radicación de correspondencia, así como unmanual de modulo correspondencia de acuerdo al

sistema de radicación decorrespondencia que se utiliza.

1.2. Datos Entidad:

Nombre entidad: Universidad del Valle

Sección: Gestión Documental

Oficina Radicación y Distribución de Correspondencia

Correo electrónico: gestiondocumental@univalle.edu.co

Teléfonos +57 2 3212247-3212100.Ext 2810 2447

Localización: Edificio 301, espacio 1015 Ciudad Universitaria- Meléndez

Ciudad: Cali, Colombia

1.3. Estructura orgánica La Sección Documental de la Universidad del Vallese encuentra

adscrita la Vicerrectoría Administrativa, División deAdministración de Bienes y Servicios.

MANUAL DE PROCEDIMINETOS

RADICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

TABLA DE CONTENIDO

I. SECCIÓN DE GENERALIDADES

1. FUNCIONES

2. JUSTIFICACIÓN

3. OBJETIVO

4. DEFINICIONES

4.1 Documentos de Carácter Oficial

4.2 SABS

4.3 Sección de Gestión Documental

4.4 Sistema de Registro de Correo

5. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

5.1 Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución deCorrespondencia.

II. SECCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

6. PROCEDIMIENTOS

6.1 RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

6.2 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

6.3 DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA A ENTES EXTERNOS

7. PROCESOS RELACIONADOS

8. FORMATOS

9. DOCUMENTOS EXTERNOS

10. ANEXOS

10.1 Modelos de la correspondencia

10.1.1 CARTAS

10.1.2 ACTA

10.1.3 CIRCULAR

10.1.4 MEMORANDO

10.1.5 NOTA INTERNA

MANUAL DE PROCEDIMINETOS

RADICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

I.GENERALIDADES

Adaptación de Manual de Procedimientos de la Universidad del Valle

1. Funciones Comprende desde la radicación hasta la distribución de correspondenciapasando cuando se requiere por la etapa de contratación de serviciosespeciales de mensajería. Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo dedocumentos y correspondencia de la Universidad del Valle. 2. Justificación Los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia. Son una herramienta que permite a la Organización, integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la calidad delservicio. El manual de procedimientos de la oficina de radicación y distribución decorrespondencia de la Universidad del Valle se presenta con la finalidad deservir de apoyo y guía para la aplicación de procedimientos decorrespondencia, gestionar o administrar los documentos según las leyes yacuerdos del AGN (ley 594 del 2000) y la institución (consejo superiorresolución 030 y 031 del 2005). 3. Objetivo Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución decorrespondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Universidaddel Valle. 4. DEFINICIONES 4.1. Documentos de Carácter Oficial: Información registrada, cualquiera sea su formao medio utilizado generado para la Universidad por parte de sus clientes deprocesos y/o por la misma, a través de sus diferentes Dependencias en susactividades misionales. 4.2. SABS: Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que sereciben para distribuir interna y externamente. 4.3. Sección de Gestión Documental: Dependencia adscrita a la División deAdministración de Bienes y Servicios de la Vicerrectoría Administrativa, la cualcuenta con un equipo de trabajo para las labores de correo.

4.4. Sistema de Registro de Correo: Base de datos donde se registran los documentosde carácter oficial que se reciben para distribuir interna y externamente.

5. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

5.1. Con Respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución deCorrespondencia.

En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona,designada por el responsable de la misma, encargada de entregar losdocumentos a distribuir en el horario estipulado para la recolección de losmismos por parte de un Auxiliar de oficina.

El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde serelaciona los documentos a entregar y recibir los documentos en cadaDependencia como corroboración del recibido.

En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, lapersona encargada de la entrega y recepción de documentos en cadadependencia debe comunicarse con la Sección de Gestión Documental.

Todo instrumento a distribuir debe llevar claramente el número que loidentifique, el nombre de la dependencia remitente; así como su centro decosto y el nombre del destinatario y su dependencia, con el fin de evitartrastornos en los envíos pues se consideran que no cumplen con la informaciónbásica para tramitarlos y se podrán devolver el en siguiente recorrido a ladependencia.

Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definidapara la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación seatenderán los envíos de documentos.

Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva elauxiliar de oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, seránentregados por estos inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en elsistema en la oficina central de correo. Los que tengan destinatarios hacia atrásde la ruta, será, llevados a la oficina y entregados en el siguiente recorrido.

Las revistas de promoción o de ventas no se registran en el sistema. Las desuscripción se seleccionarán para su registro.

Los documentos como folletos, periódicos, afiches, tarjetas de invitación,muestras de libros, boletines, catálogos, formatos, etc. son considerados correoordinario, así sean recibidos por la ventanilla.

La correspondencia que se considere personal, tales como extractos bancarios,de cesantías, de tarjetas de crédito, facturas de servicios, celular o de otrospagos etc.; no corporativos, se procederá a devolverla a la empresa demensajería especializada que transporta el documento.

MANUAL DE PROCEDIMINETOS

RADICACIÓN DE DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

II.PROCEDIMIENTOS

6. PROCEDIMIENTOS 6.1. RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA Este proceso comprende las etapas, las actividades de cada etapa y el responsable Responsable: Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Etapas: 1. Radicación de Correspondencia interna 1.1 Recoger correspondencia en la Dependencia 1.2 Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poderingresarla al sistema. 1.3 Ingresar el documento al sistema SABS. 1.4 Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia. 1.5 Sellar la correspondencia. 1.6 Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario opersonal. 1.7 Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva rutasegún criterio de la radicación. 2. Radicación de Correspondencia Recomendada externa 2.1 Recibir la correspondencia en la ventanilla que traen las diferentes mensajeríasespecializadas externas 2.2 Verificar que la correspondencia contenga las direcciones de la Universidad delValle; y/o nombre de la dependencia, y/o nombre del funcionario. 2.3 Revisar la información del remitente que debe traer la correspondencia parapoder ser recibida. 2.4 Confirmar que el documento tenga especificado el destinatario; si no llamar a laempresa o persona que la envía para saber a quién va dirigida lacorrespondencia. 2.5 Sellar documento y guía y entregar desprendible de la guía a mensajero. 2.6 Confirmar que el documento tenga el numero consecutivo o número de guíapara poder ingresarla al sistema. 2.7 Ingresar la correspondencia al sistema (SABS) especificando si es un correorecomendado, ordinario o personal. 2.8 Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia 2.9 Sellar la correspondencia 2.10 Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo;recomendado, ordinario o personal. 2.11 Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectivaruta según criterio de la radicación

3. Oficios de Entes de Control o de la Rama Judicial 3.1 Leer el contenido del texto (teniendo en cuenta el Art. 15 de la Constitución) 3.2 Entregar a la dependencia encargada o a la Oficina Jurídica 3.3 Radicar en SABS con el número de guía (Adpostal), en asunto digitar Número deradicación del expediente, demandante y tipo de demanda (tutela, ejecutivo,administrativo, etc.) 4. Correspondencia Aparatados Aéreos 4.1 Visitar los Apartados Aéreos ubicados en Unicentro y paseo Bolívar. 4.2 Demostrar ante el funcionario de ADPOSTAL que se es funcionario de la Secciónde Gestión Documental. 4.3 Recibir la correspondencia y verificar planilla cuando es recomendado. 4.4 Sellar la correspondencia y digitar en el sistema como correo recomendado. 4.5 Distribuir en el casillero. 5. Recibos telefónicos y de servicios 5.1 Recibir facturas telefónicas y de servicios. 5.2 Sellar en la parte posterior superior derecha del recibo con la fecha del día. 5.3 Organizar y separar los recibos telefónicos y de servicios por las rutas de cadaauxiliar. 5.4 Organizar los recibos telefónicos dentro de los documentos que debe entregaren la ruta. 5.5 Entregar la correspondencia a cada Dependencia y hacer firmar la planillacorrespondiente al Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02

6.2. DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA Este proceso comprende las etapas, las actividades de cada etapa y el responsable: Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión Etapas: 1. Distribución de Correspondencia 1.1. Imprimir listado de ruta interna designada. Registro: Listado de Ruta Interna 1.2. Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas 1.3. Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada 1.4. Confrontar el documento físico con el listado impreso. 1.5. Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar elrecorrido 1.6. Visitar las dependencias y entregar la correspondencia 1.7. Firmar la planilla de entrega: Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08 07-02(Secretarias de la Dependencias) 1.8. Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia 1.9. Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregaren la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla.

1.10. Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de GestiónDocumental 1.11. Clasificar la correspondencia recibida para registrarla. 1.12. Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del díarecibido 1.13. Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada. 1.14. Revisar planilla de entrega de recorrido 1.15. Archivar las planillas

6.3. DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA A ENTES EXTERNOS Este proceso comprende las etapas, las actividades de cada etapa y el responsable Responsable:

Auxiliar de Oficina de la Sección de Gestión (1)

Persona encargada de la Dependencia Remitente (2)

Mensajería Especializada (3)

Destinatario del Envío (4)

Operario de la Dependencia Remitente (5)

Etapas: 1. Distribución de correspondencia externa que no hace parte del edificio deadministración central. 1.1. Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia (verprocedimiento de contratación por prestación de servicios) (2) 1.2. Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificiode administración central. (1) 1.3. Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo deldocumento para poder ingresarla al sistema. (2) 1.4. Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el módulo de GestiónDocumental – correspondencia especificando el tipo de origen de envío comoDIRECTO. (2) 1.5. Entregar correspondencia a la coordinación administrativa de la Facultad.(1) 1.6. Recoger correspondencia en la coordinación administrativa de la Facultad. (3) 1.7. Distribuir correspondencia de las dependencias. (3) 1.8. Hacer firmar la colilla (desprendible) de entrega de la empresa de mensajeríacontratada por la dependencia. (4). 2. Distribución de correspondencia de las oficinas que hacen parte del edificio deadministración central 2.1. Registrar la correspondencia en el sistema (SABS) en el módulo decorrespondencia de Gestión Documental. (5)

2.2. Recoger los documentos o correspondencia disponible de las oficinas delEdificio Central. (1). 2.3. Sellar correspondencia. (1). Nota: Si la correspondencia va dirigida a entes externos por fuera de la ciudad ver lasactividades 1.5 a la 1.7 de la etapa 1 de este mismo procedimiento. De lo contrariocontinuar con la siguiente actividad. 2.4. Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.(1) 2.5. Hacer firmar la planilla de entrega: Formato de Hoja de Ruta F-01-MP-08-07-02 (4) 7. PROCESOS RELACIONADOS Todos los procesos de la Universidad. 8. FORMATOS F-01-MP-08-07-02 Formato Hoja de Ruta para Entrega de Correspondencia. 9. DOCUMENTOS EXTERNOS Debe ir el número del documento, la clase de documento y por quien es expedido. 10. ANEXOS 10.1. Modelos de la correspondencia Para efectos de normalizar y unificar criterios en la producción documental, y en labúsqueda de optimizar los recursos y agilizar la gestión administrativa, la DirecciónCircular Interna No. 15, se permite dar algunas directrices para la administraciónde las comunicaciones oficiales en la Universidad del Valle. Se han estructurado las siguientes plantillas modelo de algunos de los documentosde producción frecuente.

10.1.1. CARTAS Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar unmensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información ypresentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personasnaturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y lascopias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) enpapel con membrete y logotipo.

(Cód. Dependencia)-(Cód. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX

------------------ (1interlínea)

Ciudad

------------------ (3interlíneas)

Señor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Según el caso)

NOMBRES Y APELLIDOS

Cargo

Denominación o Razón Social de la Entidad

Dirección

Domicilio

------------------ (2interlíneas)

------------------

Asunto: (opcional)

------------------

------------------ (2 interlíneas)

Saludo (expresión opcional) Ej. Cordial saludo señor Forero:

------------------ (1 interlínea)

Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ .........

------------------

------------------ (2interlíneas)

Despedida,

------------------

------------------

------------------ (4interlíneas)

------------------

NOMBRE DEL REMITENTE

Cargo

------------------

------------------ (2interlíneas)

Anexos: (opcional)

------------------ (1interlínea)

Datos del transcriptor

GESTIÓN DOCUMENTAL Original: Persona natural y/o jurídica (destinatario) 1ª Copia: Dependencia Productora 2ª Copia: GCA (Serie: Consecutivo de Correspondencia)

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CARTA - CARTA: Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar unmensaje, se emplearán para responder oficios, suministrar información ypresentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrán ser dirigidas a personasnaturales y/o jurídicas, según sea el caso. Únicamente el original (y las copiasque se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel conmembrete y logotipo. - Tamaño del formato: Carta. - MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. - PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros delborde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatrointerlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s)página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CARTA -CÓDIGO: Consignar al margen izquierdo los números que identifican ladependencia productora seguida de guión (-), colocar los números queidentifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos númeroscon un punto. A continuación del código consignar el número de radicado de lacomunicación u oficio al cual se está dando respuesta, y separado con guión losdos últimos dígitos del año de dicho radicado. - CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad. - DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no useabreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir elnombre de la ciudad aun tratándose de correspondencia local. Escriba elnombre del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar. - ASUNTO: (Opcional) Constituye la síntesis del tema de la carta, expresadomáximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margenizquierdo de la hoja. - SALUDO: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramírez. - TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactarel texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temaspersonales y tratando sólo un asunto por carta. - DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos sugentil colaboración.).

- DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Noutilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente conmayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División,Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según loautorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectivadependencia. - ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. - DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letradel apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra.

10.1.2. ACTA Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones o actosadministrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o seacuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamaño carta. UNIVERSIDAD DEL VALLE ------------------ (1 interlínea) TÍTULO Y CARÁCTER DE LA REUNIÓN ------------------ (1 interlínea) ACTA No. XX ------------------ (3 interlíneas) FECHA: (Ciudad, día mes año) ------------------ (1 interlínea) HORA: ------------------ (1 interlínea) LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión) ------------------ ( 2 interlíneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. ______________________, _____________ - ____________ ------------------ (2 interlíneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo _______________________ , ____________ ------------------ (2 interlíneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comité. _______________________, ____________ - ____________ ------------------ (2 interlíneas) ORDEN DEL DÍA: ------------------ (1 interlínea) 1o. Verificación de Quórum 2o. Lectura, discusión y aprobación del Acta anterior. 3o. Discusión y aprobación Tabla de Retención Documental de __________ _________ ________ ------------------ (2 interlíneas) DESARROLLO: ------------------ (1 interlínea) 1o. Se efectuó la verificación de quórum dando inicio a la reunión. ------------------ (1 interlínea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlínea) 3o. Fue presentada la Tabla de Retención Documental y al respecto.................. ............................... ------------------ (2 interlíneas) CONVOCATORIA: ------------------ (4 interlíneas) FIRMAS Autógrafo NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario ------------------ (2 interlíneas)

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido. GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia que ejerce Secretaría de Comité (Serie o Subserie a que haya lugar). Tamaño del formato: Carta.

INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA - ACTA: Es una comunicación interna que constituye la memoria de reuniones oactos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/ose acuerda en una reunión. El acta se debe elaborar en papel bond tamañocarta. - MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. - PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros delborde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del símbolo(#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlíneas debajo del número depágina se escribe el primer párrafo de la(s) página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL ACTA - ENCABEZADO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida y sin negrillaUNIVERSIDAD DEL VALLE. - TÍTULO: Escribir centrado, en mayúsculas sostenida el nombre del organismoy el carácter de la reunión. - ACTA No.__: Escribir centrado, en mayúsculas sostenidas y sin negrilla ACTANo.__. Escribir el número consecutivo que corresponda a la respectiva sesión;iniciando con 01 cada año. - FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma (,)donde se realizó la reunión. - HORA: Escribir la hora de inicio y de finalización de la reunió n de cualquierade las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM o 9:30 a 14:30 Horas. - LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunión. - ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantesdel organismo que asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribe elcargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra conmayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad de integrante enel comité. - INVITADOS: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los invitadosque participaron en la reunión. Frente a cada nombre se escribe el cargo otítulo profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayúscula.

- AUSENTES: Nombres y apellidos en mayúscula sostenida, de los integrantesdel organismo que no asistieron a la reunión. Frente a cada nombre se escribeel cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma ( , ) y la primera letracon mayúscula). Seguidamente y con guión (-) se citará su calidad deintegrante en el comité. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. - ORDEN DEL DÍA: Con números arábigos relacionar los puntos reglamentarios(Verificación de quórum y Lectura y aprobación del acta anterior) los mismoque los temas a tratar en dicha reunión. - DESARROLLO: Con números arábigos identificar cada punto del desarrollo deltexto, escrito a interlineación sencilla entre renglones y a dos entre párrafos(Escribir en tiempo pasado). - CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunión, se escribe la fecha, la hora yel lugar de la próxima reunión. - FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantesresponsables y en la línea siguiente se escribe el cargo que ocupa en elorganismo. NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar suautógrafo o rúbrica (con esfero o bolígrafo cuya tinta sea negra). - DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letradel apellido del transcriptor. ASPECTOS GENERALES: Toda Acta expresa lo tratado en la reunión sin describir detallesintrascendentales. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasisen las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotanlas discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una moción oproposición, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren aella. Cuando hay lugar a votación, se anota el número de votos a favor y el númerode votos en contra o en blanco. Ver ejemplo de acta:

10.1.3. CIRCULAR Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa,con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividadesinternas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas yasuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran en papel tamañocarta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por elSecretario General o el Director General y las externas se deben elaborar enpapel con membrete y logotipo.

Espacio para logotipo (sólo para circular externa) NOMBRE DE OFICINA, ÁREA O DEPENDENCIA

(Encabezado sólo para circular interna) ------------------ (3interlíneas) CIRCULAR Nº_____ ------------------ (3interlíneas) CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el GCA, mediante radicado) ------------------ (2interlíneas) DESTINATARIOS ------------------ (2interlíneas) Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) ------------------ (3 interlíneas) Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... Despedida ------------------ (3interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ (2interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1interlinea) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: CircularesInternas) ó SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. Tamaño del formato: Carta.

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DE CIRCULAR CIRCULAR: Comunicación interna o externa de carácter general informativa onormativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conoceractividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios,políticas y asuntos de interés común. Las circulares internas se elaboran enpapel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales seránfirmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se debenelaborar en papel con membrete y logotipo. MÁRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos y tres centímetros delborde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatrointerlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s)página(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrillanombre de la oficina y el área, sólo para circulares internas. No se hacenecesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá enpapel membretado. TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨CIRCULAR¨, centrado, en mayúscula sostenida sinnegrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la SecretaríaGeneral. (Número consecutivo es independiente para internas y externas einicia con 001 cada año). CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margenizquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde lacircular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números conun punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) seescribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá elGrupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en estadependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales ojurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras,con mayúscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactarel texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo unasunto por Circular. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos sugentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Noutilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente conmayúscula inicial.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letradel apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra Ejemplo circular dar clic:

10.1.4. MEMORANDO Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papelbond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitirinformación, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaracionesentre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. UNIVERSIDAD DEL VALLE ------------------ (3interlíneas) MEMORANDO ------------------ (3interlíneas) CÓDIGO: xxx-xx.xx ------------------ (1interlínea) Ciudad, fecha ------------------ (3interlíneas) PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ (1interlínea) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ (1interlínea) ASUNTO: ............ ......................... ............................ ------------------ (3interlíneas) Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ------------------ (2interlíneas) Despedida ------------------ (4interlíneas) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ------------------ (2interlíneas) Anexos: (opcional) ------------------ (1interlínea) Datos del transcriptor GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar).Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Tamaño del formato: Carta.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO MEMORANDO: Es una comunicación escrita de carácter interno. Debeelaborarse en papel bond tamaño carta a espacio sencillo, el cual se emplearápara transmitir información, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes yaclaraciones entre otras, relacionados con la gestión de la Entidad. MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm. PAGINACIÓN: Se escribe el número de página entre dos a tres centímetros delborde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatrointerlíneas debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s)página(s) subsiguiente(s). PARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla UNIVERSIDAD DEL VALLE. MEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO. CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números que identificanla dependencia productora, seguida de guión (-), se coloca el código de la seriey/o subserie, separando estos dos números con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad yla fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Después de dos tabulaciones, se debe escribir enmayúsculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido elmemorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de ladependencia productora. ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación dedos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicialy sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se deberedactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendotemas personales y tratando sólo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma (,)(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemos sugentil colaboración.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. Noutilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente conmayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, División,Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité) según loautorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de la respectivadependencia.

ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letradel apellido. NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tinta negra Ejemplo memorando:

10.1.5. NOTA INTERNA

Es un formato pre-impreso de carácter interno, que se diligencia a mano,cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediatotrámite, entre las dependencias de la Universidad y sus funcionarios.

NOTA INTERNA No. 001 FECHA: ________________________________________________________________ PARA: ________________________________________________________________ DE: ________________________________________________________________

URGENTE : ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA:

PARA SU INFORMACIÓN : DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA:

FAVOR DAR CONCEPTO: FAVOR TRAMITAR:

INFORMAR POR ESCRITO: ARCHIVAR:

ENCARGARSE DEL ASUNTO: ENTERARSE Y DEVOLVER:

OTRO: DILIGENCIAR Y DEVOLVER:

OBSERVACIONES: _______________________________________________ _______________________________________________________________ FIRMA: _______________________ RECIBIDO: ______________ FECHA: ______________ HORA: ______________ GESTIÓN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: CircularesInternas) ó SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carácter interno, que sediligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y deinmediato trámite, entre las dependencias de la Universidad y sus funcionarios. PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envío así: día, mes y año. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota.

DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considerepertinente. FIRMA: Sólo podrá ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, segúnlo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma 2.3. Al momento de efectuar el envío de documentos es muy importanteprecisar el embalaje, debido a que debe adaptarse a la forma,naturaleza del contenido y condiciones de transporte. Por tanto,teniendo en cuenta esto, realicen lo siguiente: 2.3. A. Precisen los requisitos que debe reunir un adecuadoacondicionamiento de los envíos.

Definición embalaje El embalaje es la actividad por la cual se hace uso del material que envuelve alos productos o mercancías, tiene como función, la de proteger con resistencialas operaciones de transporte, manejo y distribución, para evitar daños en lamanipulación y transporte desde el origen, hasta su recepción destinataria delusuario final. El embalaje debe ser diseñado para facilitar la manipulación de unidades oproductos sueltos u organizados en pequeños lotes, y cumplir requisitos como: a)Ser lo más ligero posible y a su vez, poder soportar la carga requerida.

b) El material del embalaje debe ser fácil de marcar o rotular para facilitar suIdentificación, localización y direccionamiento. c) El embalaje debe cumplir los requisitos que establecen la legislaciónMedioambiental y fitosanitaria del país de origen y país destino. d) De acuerdo a la tendencia de las normas de la protección del medioambiente de los países de destino, el embalaje deben ser reutilizable yreciclable. 2.3. B. Forma correcta de embalar: 2.3. B.1. Objetos de gran tamaño como mapas, planos,fotografías.

Se debe empacar en sobre de Manila si son tamaño carta u oficio, si sontamaños más grandes como mapas o planos embalar en papel kraff. Es fundamental que el empaque de fotografías se haga utilizando materialesinertes, “CALIDAD ARCHVO” que no reaccionen químicamente con loselementos sensibles de la imagen y de alta resistencia para garantizar unaprotección suficiente a la obra que va a viajar. Las fotografías de

exhibiciónestán sujetas a múltiples deterioros, antes, durante y después de su exposiciónen la sala del museo o galería, por lo que resulta muy importante atender aciertos principios básicos 2.3. B.2. Impresos. Los documentos normales como documentos confidenciales y cartas, deben iren sobre de manila sellado. 2.3. B.3. Objetos pequeños.

Los objetos pequeños se deben embalar en cajas, que brinden una resistenciaque garantice el traslado, desde el origen, hasta su destinatario, en excelenteestado y condiciones como libros, fonolibros, revistas etc.

2.3. B.4. Documentos que no pueden doblarse ni enrollarse.

Se debe colocar el documento al centro o en medio de 2 pastas, losuficientemente duras como cartón, para posteriormente forrarlo en papelkraff. 2.3. B.5. Objetos frágiles. Los objetos frágiles son aquellos que con leves golpes pueden deteriorarse oquebrarse como vajillas, porcelanas, computadores, impresoras, por lo quedeben tener un tratamiento adecuado al momento de hacer un embalaje parasu posterior envío y se deben ejecutar en cajas con suficiente relleno, comoicopor, también puede ser de plástico para que no se dañe; muy importanteescribir en el paquete que es un objeto frágil. 2.4 Después de visitar la unidad de correspondencia de la Universidad del valle presentamos mediante un ejemplo práctico el desarrollo de sus funciones 2.4. A. Recepción En la oficina de Gestión Documental se reciben y se registra dos tipos decorrespondencia: La correspondencia enviada y la correspondencia recibidadirectamente en la dependencia.

Correspondencia Enviada: Son los documentos nuevos que se generan en ladependencia, como cartas, memos, informes entre otros.

Correspondencia Recibida: Son los documentos que se reciben directamenteen la Dependencia.

Recepción de correspondencia interna:

Recibir y entregar la correspondencia en la Dependencia.

Confirmar que el documento tenga el número consecutivo para poder ingresarlaal sistema.

Ingresar el documento al sistema SABS.

Colocar el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia.

Sellar la correspondencia.

Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: interno, ordinario opersonal.

Colocar los documentos en el casillero separándolos por su respectiva rutasegún criterio de la radicación.

Por ejemplo: los auxiliares de la oficina deben recibir correspondencia en la ventanillade la oficina o en con una lista previa de la correspondencia que deben recibir en lasdependencias que visitan.

Como la universidad es tan grande, se tienen variosauxiliares que hacen una ruta específica para dejar y recibir correspondencia. 2.4. B. Clasificación La clasificación de los documentos de la universidad del Valle se realiza por unsoftware llamado SABS, este otorga así: Código alfabético: el cual se origina de acuerdo a la oficina o dependencia de launiversidad Por ejemplo: EISC-corresponde a la escuela de ingeniería de sistemas y computación Código numérico: el cual es un número consecutivo seguido de un guion y el númerodel año de la fecha Por ejemplo: 05-2013 Por lo cual el número de correspondencia es: EISC-05-2013 Los funcionarios auxiliares del correo deben:

Clasificar la correspondencia recibida para registrarla.

Digitar en el sistema y sellar la correspondencia con la fecha del día recibido

Distribuir en los casilleros la correspondencia recibida y registrada.

Revisar planilla de entrega de recorrido

Archivar las planillas

2.4. C. Distribución de Correspondencia: La distribución de correspondencia se hace a partir del tipo de correspondencia comoson la distribución de correspondencia interna o a entes externosPara la distribución de correspondencia se debe:

Imprimir listado de ruta interna designada.

Colocar un número a la hoja de ruta para establecer el orden de visitas

Recoger correspondencia del casillero correspondiente a su ruta designada

Confrontar el documento físico con el listado impreso.

Organizar la correspondencia según el orden de visita en su ruta e iniciar elrecorrido

Visitar las dependencias y entregar la correspondencia

Firmar la planilla de entrega: Formato Hoja de Ruta F-01-MP-08 07-02(Secretarias de la Dependencias)

Recoger la correspondencia que tenga la Dependencia

Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta, entregaren la Dependencia respectiva sin necesidad de registrarla.

Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Gestión DocumentalDistribución de correspondencia a entes externos de debe:

Contratar empresa de mensajería para entrega de correspondencia

Recibir correspondencia de las dependencias que no hacen parte del edificio deadministración central

Confirmar que la correspondencia tenga el número consecutivo del documentopara poder ingresarla al sistema.

Radicar la correspondencia en el sistema (SABS) en el módulo de GestiónDocumental – correspondencia especificando el tipo de origen de envío comoDIRECTO.

Distribuir correspondencia en la ruta establecida por fuera de la Universidad.

hacer firmar la planilla de entrega: Formato de Hoja de Ruta F-01-MP-08-07

Durante la visita se logró observar que la universidad utiliza un sistema de radiación de correspondencia, llamado SABS

¿Qué es el Sistema Radicador de Correspondencia? El Radicador de Correspondencia es un Sistema que permite a las Dependencias dela Universidad ingresar la información necesaria de los documentos que se recibeno se envían, permitiendo un mejor control y trámite de los mismos; comodependencia de la Universidad, la oficina de Correo realiza los trámites necesarioscon la documentación que recibe externa e internamente (la generación de sushojas de ruta de repartición y recibo de correspondencia, entre otras). Las opciones que se pueden efectuar desde el panel del módulo deCorrespondencia están sujetas al perfil del usuario que entra a la aplicación. Paraeste caso al ingresar un Operario de una dependencia, le aparece el siguientepanel donde podrá ingresar la información sobre la correspondencia enviada,recibir correspondencia, asignar correspondencia, radicar información recibidaentre otros.

Registrar Correspondencia:

En esta sección se registran dos tipos de correspondencia: La CorrespondenciaEnviada y la Correspondencia Recibida directamente en la Dependencia. Acontinuación se explica cómo se realiza el ingreso de cada una: Registrar Correspondencia Enviada: Son los documentos nuevos que se generanen la dependencia, como cartas, memos, informes entre otros. Al entrar a estaopción, aparecerá el siguiente formulario:

Para registrar la correspondencia enviada, debe diligenciar el formulario así:

Información Básica: Fecha del Documento: Es la fecha que tiene el documento. El formato para la fecha debe ser: AAAA-MMDDEjemplo: 2003-08-13. Puede dar clic en el botón que está al lado derecho yaparecerá una ventana con un calendario del mes actual para que seleccione lafecha deseada. Ubicación Digital: En la primera caja de texto debe ir el número topográfico dondese archiva el documento y en la segunda debe ir la ruta del directorio de sucomputador donde se encuentra el documento. Ejemplo: En la primera caja detexto escribe Af-2004 y en la segunda C:\Mis Documentos\Cartas\2005\carta.doc Tipo Correspondencia: Permite seleccionar el tipo de los diferentes documentosque se envían. (Cartas, memos entre otros) Información del Remitente: Si es un documento por enviar opción INTERNO aparece automáticamente elnombre de la dependencia propia, no es necesario seleccionarla, y selecciona laPersona Remitente las cuales han sido ingresadas por la opción información básicade este mismo módulo (se explica más adelante). Información del Destinatario:Tipo Destino: Este campo define si la correspondencia que se envía es a unadependencia interna o entidad externa a la universidad.Al seleccionar INTERNO: si selecciona Dependencia como tipo de Destinatario elcampo Dependencia Destino se habilita para que seleccione la dependencia y debeingresar el funcionario destino; si selecciona Lista de Distribución como tipo deDestinatario el campo Lista Destino se habilita para que seleccione un grupo dedependencias (estas listas ya han sido definidas desde la Oficina de Correo, dondea una lista le agregan varias dependencias) Al seleccionar EXTERNO: Si selecciona elcampo Entidad como tipo de Destinatario el campo Entidad Destino se habilitapara que seleccione el nombre de la entidad (si no encuentra la entidad en ellistado, deberá llamar a la oficina de Gestión Documental para que sea creada),Dirección, Incluirla en: Ruta Externa (cuando es entregada por auxiliares degestión documental, aparecerá una nueva caja de texto donde debe escribir si lacorrespondencia va en sentido OESTE, ESTE, NORTE o SUR, ya que los auxiliaresmanejan este tipo de rutas) o Ninguno (cuando es llevada por personal directo dela oficina o empresas de mensajería), también debe ingresar el nombre de lapersona destino, si selecciona Persona Natural como Entidad Destino, entonces sehabilitará todos los campos anteriores exceptuando EntidadDestino..

Información de la Correspondencia Asunto: Referencia o tema del documento enviado. Observaciones y anexos: Si es necesario hacer alguna observación y hacerreferencia a los anexos que se llevan. Forma de Envío: información que se refiere a la Forma de Envío de laCorrespondencia, la cual puede ser a través de la Oficina de Correo cuando esllevada por uno de los auxiliares de la Oficina de Correo, o de forma directa cuandoes llevaba por algún funcionario directamente a la Oficina de destino. NOTA: La forma de envío de la correspondencia también será DIRECTA cuando esrecogida por auxiliares de gestión documental PERO es para dependencias dentrodel mismo edificio donde está ubicada la dependencia desde donde se estáoriginando la correspondencia. Categoría Correspondencia: Permite clasificar la correspondencia que se envíacomo documentos que requieren una respuesta o solo cumplen una funcióninformativa Confidencial: Selecciona esta opción cuando considere que la correspondencia esconfidencial. Adicionar Copia: Si es necesario enviar una copia del documento a otra dependencia o entidad, debe dar clic en la opción Adicionar Copia y sólo debe ingresar informaciónreferente al nuevo Destinatario. Y determinar si es entregada a través de laoficina de correo o directo.

Enviar: Se utiliza cuando la correspondencia se va a enviar inmediatamente, esdecir que ya va a ser dejada en la bandeja de salida para que el auxiliar decorrespondencia la recoja, de lo contrario se deberá utilizar el botón PendienteEnviar cuando la carta aún no está lista para dejar en la bandeja por diferentesmotivos (no ha sido revisada por el jefe aún, faltan datos) y se necesita conocer elconsecutivo para registrarlo en la carta. Utilizar esta opción evitará que cuando elauxiliar llegue a su oficina por correspondencia que sale en el listado se tenga quedevolver sin los documentos porque aún no están listos en la bandeja, cuando yaesté lista la carta para enviar debe entrar por la opción del panel decorrespondencia Pendientes por Enviar para que salga en la ruta del auxiliar ypueda ser recogida por él. Registrar Correspondencia Recibida: Correspondencia Recibida directamente en laDependencia. Esta opción se utiliza para registrar correspondencia recibida que no vieneoficialmente desde una dependencia de la Universidad por ejemplo de unfuncionario especifico ó dependencias que aún no tienen acceso al sistema deCorrespondencia, también una solicitud personal o documentos de una entidadexterna que llegan a la oficina y no a través de la sección de Correo , al sucederesto, se debe ingresar por la opción de Registro de Correspondencia para poderestablecer este tipo de

correspondencia dentro del flujo normal para ser recibida yaceptada, el formulario que aparece es similar al de la correspondencia enviadacon algunas diferencias como se explica a continuación:

Información Básica:

Fecha del Documento: Es la fecha que tiene el documento. El formato para la fechadebe ser: AAAA-MM-DD Ejemplo: 2003-08-13. Puede dar clic en el botón que estáal lado derecho y aparecerá una ventana con un calendario del mes actual para queseleccione la fecha deseada. Ubicación Digital: Puede ingresar información acerca de dónde va a ser archivadoel documento. Tipo Correspondencia: Permite seleccionar el tipo de los diferentes documentosque se reciben. (Cartas, memos entre otros) Información del Remitente:Se debe seleccionar Origen EXTERNO ya que es información que se va a recibir yaparecerá nuevas opciones para diligenciar como se muestra a continuación:

Donde Forma de Llegada corresponde a si el correo es ordinario, recomendado,personal, etc. Ciudad de Origen Ciudad desde donde remiten la carta, Número deRadicación es el número del documento que se recibe, Empresa de Mensajeríaselecciona la empresa a través llegó, si fue directamente selecciona “El Mismo” yPersona Remitente es el nombre del remitente de la correspondencia. Aquígenerará un consecutivo Externo con las siglas propias de la dependencia pero esdiferente al consecutivo que se genera para enviar correspondencia. NOTA: Cuando es correspondencia de dependencias que aún no tienen acceso alsistema y se debe registrar como recibida, entonces debe seleccionar la opción delremitente como INTERNO , y donde aparece el nombre de la dependencia propiade quien utiliza el sistema, se debe borrar esta e ingresar el nombre de ladependencia que está remitiendo ó parte de éste paraseleccionarlo en elwincombo (este wincombo se refiere a la caja de texto que tiene tres puntos paraseleccionar información), inmediatamente seleccione otra dependencia el campodonde debe ingresar el nombre del remitente cambia para que pueda ingresar unnombre diferente a los ya configurados en la dependencia propia.

Información del Destinatario: Tipo Destino: Como es correspondencia que se recibe queda establecido tipointerno. Debe seleccionar como tipo de Destinatario dependencia, en el campoDependencia Destino se debe seleccionar la dependencia donde se está recibiendola correspondencia y debe ingresar el funcionario a quien le llegó el documento. Información de la Correspondencia Asunto: Referencia o tema del documento recibido. Observaciones y anexos: Si es necesario hacer alguna observación y hacerreferencia a los anexos que se reciben. Forma de Envío: Debe establecerse forma DIRECTO, ya que no se utilizó la Oficinade Correo. Categoría Correspondencia: Permite clasificar la correspondencia que se recibecomo documentos que requieren una respuesta o solo cumplen una funcióninformativaAl finalizar y guardar la información debe pasar al siguiente nodo por la opciónRecibir Correspondencia de éste mismo módulo y aceptarla como recibida. Recibir Correspondencia (con opción de asignar): Cuando el Auxiliar de la Oficinade Correo genera la planilla donde relaciona la correspondencia que han enviadodesde otras oficinas para la nuestra, inmediatamente nos aparecerá en la opciónRecibir Correspondencia y se le debe dar el recibido en el sistema a través de estaopción y también se le debe firmar esta planilla. También apareceráinmediatamente cuando es enviada a través de la forma directa desde otradependencia de la Universidad. Al ingresar por esta opción aparece un listado donde muestra la correspondenciaque está pendiente por recibir, debe tener especial cuidado al entrar al detalle dela correcta, e identificar cuando es correspondencia interna o externa, para lo cualaparecen dos columnas donde se identifica cada una.

Puede dar recibido a toda la correspondencia sin necesidad de entrar una a una,para esto se muestra también el asunto para que compare con los documentos queestá recibiendo, para recibir varias entonces selecciona las que va a recibir y da clicen el botón “Recibir en Bloque”. Si desea asignar de una vez los funcionarios sí deberá ingresar por “VerDocumento”, si utiliza esta opción se mostrará un formulario como el siguiente:

Donde el operario de la dependencia podrá recibir y hacer alguna observación.Asignación de la correspondencia:

La asignación de la correspondencia a los funcionarios puede realizarse en estepaso o en la opción Correspondencia Recibida como se explica más adelante, si yase conoce en el momento de recibirla a quien se le asigna puede realizarlo de unavez. NOTA: Cuando ha llegado correspondencia externa directamente a la Oficina decorreo y ellos ingresan la información para que la dependencia destino la reciba, alOperario de Dependencia le aparece por recibir esta correspondencia comooriginada en la Oficina de Correo, al mirar el detalle en la Información delRemitente además del Tipo de Origen y la Persona Remitente aparece tambiénForma de Llegada y Número de Radicación (propio de la Oficina de Correo) ypodrá Recibir y asignar esta correspondencia. Igualmente sucede cuando lacorrespondencia ha sido recibida directamente en la Dependencia destino cuyoremitente no es oficialmente una dependencia de la Universidad sino que es de unfuncionario especifico como una solicitud personal o también documentos de unaentidad externa cuando llega a la oficina y no a través de la sección de Correo,debe ingresar por esta opción para recibirla. Si considera la correspondencia que vaa recibir como Confidencial, puede seleccionar esta opción.

Correspondencia Recibida y Asignación a Funcionarios: Al ingresar por esta opciónaparece un formulario con la opción Generar Listado al dar clic sobre este botónaparece el listado de los documentos que han sido recibidos en la dependencia queno han sido respondidos, reenviados o asignados a un funcionario. Al seleccionaralgún documento, aparece un formulario como el siguiente para que seleccioneResponder, Reenviar o Asignar.

Se despliega información básica del documento (Número de documento, Fecha,tipo correspondencia, clase de documento, tipo de ruta) información delremitente (tipo origen, persona remitente), Información del destinatario(personadestino), Información mas detallada de la correspondencia(asunto, forma deenvío, observaciones, categoría de la correspondencia), en el cajón de texto deObservaciones puedo escribir algo sobre la asignación que se le está realizando alfuncionario, por ejemplo cuando él y otro funcionario se deben encargar delasunto. Asignación de la Correspondencia (a quien se le asigna el documento,debe dar clic sobre el botón “Asignar Funcionario” para que se realice esta acción)Y también dos botones donde puede seleccionar Responder o ReenviarSi selecciona Responder aparecerá un formulario similar al de la Correspondenciapor Enviar y se podrán ingresar los datos normales de un envío decorrespondencia, pero el destinatario sale predeterminado con la información dequien nos envió el documento ya que esto es una Respuesta sobre un documentoque han enviado. Si selecciona Reenviar aparecerá un formulario similar al de la Correspondenciapor Enviar y se podrán ingresar todos los datos normales de un envío decorrespondencia. Es muy IMPORTANTE aclarar que se debe entrar por esta opcióncuando se va a responder un documento, y no ingresar como un envío nuevo dedocumento, esto con el fin de que la correspondencia pueda ser identificadadentro del flujo de un documento en la Universidad, es decir si se envía undocumento, luego debe aparecer como recibido, luego como respondido oreenviada y así sucesivamente para saber en qué estado se encuentra. Si selecciona Asignar Funcionario debe asignarle a uno de los funcionarios de laoficina (establecidos por la opción información básica, funcionario, de éste mismomódulo) la correspondencia que ha llegado.Entregar o Cancelar Correspondencia Registrada: Cuando se ha ingresado algúndocumento en la correspondencia por enviar y se ha establecido la forma de envíoque sea a través de la oficina de correo, pero por alguna circunstancia ya no serállevada por un auxiliar de correo sino de forma directa se utiliza esta opción deEntregar o Cancelar Correspondencia Registrada para reversar lo establecidoanteriormente, esto se debe realizar antes de que el auxiliar salga a realizar la rutaya que en esemomento ya ha generado la planilla de la hoja de ruta, sin embargosi ya ha sido generada estaruta por el auxiliar, cuando él al finalizar su hoja de ruta,realiza la observación que no fue recogida, entonces le aparecerá inmediatamenteal operario que la había enviado en la opción Entregar/Cancelar Correspondenciapara que realice su cancelación o anulación ó cambie a la forma “EntregarPersonalmente” . Y así no le volverá a aparecer en la hoja de ruta al auxiliar, en surespectiva planilla. Es de aclarar que así se cambie a la opción EntregarPersonalmente, al auxiliar de correo le seguirá apareciendo como aviso que no hasido recibida hasta que el operario a quien se dirigía la correspondencia no ingreseal sistema y la reciba. Ver opción Entregar Personalmente. A través de esta opción Entregar o Cancelar Correspondencia Registrada tambiénse puedeCancelar Envío de Correspondencia: Si definitivamente no se va a enviarla correspondencia ni de forma directa ni a través de la oficina de correo y sequiere cancelar su envío, se debe realizar también a través de esta misma opción,consultando la correspondencia a cancelar y utilizando el botón Cancelar delmismo formulario, para que no siga saliendo en la planilla de la hoja de ruta; porejemplo si el auxiliar de correo genera en su planilla que debe recoger una carta dela OITEL y cuando llega a la Dependencia le informan que definitivamente no se vaa enviar esa correspondencia, entonces el auxiliar al finalizar su hoja de ruta,realiza la observación que no fue recogida, y le aparecerá inmediatamente aloperario que la había enviado en la opción Entregar/Cancelar Correspondenciapara que realice su cancelación o anulación o cambie a la

forma “EntregarPersonalmente” . Y así no le volverá a aparecer en la hoja de ruta al auxiliar, en surespectiva planilla. Ver opción Cancelar. A través de esta misma opción Entregar o Cancelar Correspondencia Registradatambién se puede Adicionar Copias a Cartas ya enviadas: Donde podrá adicionarlos documentos que quedaron pendientes por ingresarle a un consecutivo yagenerado Ver opción Adicionar Copia. Al ingresar por esta opción aparece un listado de los documentos que se haningresado y aún no han sido generados en una hoja de ruta por los auxiliares decorreo ó no ha sido recibida por la dependencia destino sólo en estos casos sepodrá cambiar a Entregar personalmente, Cancelar o adicionar una copia. Se aclaraque si el documento ha sido ingresado para ser recogido por un auxiliar SI se puedecambiar su forma de envío a Directa, pero si ha sido ingresada como Directa no sepuede cambiar su forma de envío a través de Oficina de Correo. Ver figurasiguiente.

Al seleccionar alguno de los documentos por la opción Ver documento aparece unformulario como el siguiente y puede dar clic en el botón Entregar Personalmentepara hacer el cambio o si desea anular o terminar una correspondencia, entoncesen el botón Cancelar.

Si utiliza la opción Adicionar Copia aparece un pequeño formulario igual al queutiliza para adicionar las copias en el formulario de ingreso de la correspondencia,donde podrá adicionar los documentos que quedaron pendientes por ingresarle,ingresa los datos correspondientes y finalmente Clic en Guardar copia, sino deseaingresar más copias cierra la nueva ventana o de clic en Cancelar.

Información Básica Correspondencia: Al ingresar por esta opción aparece elformulario para ingresar los datos de los funcionarios que interactúan con lacorrespondencia dentro de una dependencia como se explica a continuación.Funcionario: Información de una persona que recibe o envía correo en unadependencia. Esta información también puede ser ingresada por un operario dedependencia a quien también le aparece esta opción. Se debe ingresar el nombredel funcionario, el apellido, el cargo y el número de la oficina en la cual labora.

Opción Pendientes por Enviar: Cuando la carta aún no está lista para dejar en labandeja por diferentes motivos (no ha sido revisada por el jefe aún, faltan datos) yse necesita conocer el consecutivo para registrarlo en la carta, el documento haquedado en el estado Pendiente por Enviar, cuando ya esté lista la carta paraenviar debe entrar por la opción del panel de correspondencia Pendientes porEnviar para que salga en la ruta del auxiliar y pueda ser recogida por él. Al ingresarpor esta opción aparece el listado de las que usted catalogó como pendientes, parasacar de ese estado el documento dá clic sobre el botón Ver Documento y apareceuna figura como la siguiente, donde al dar clic sobre la opción Enviar para recoger,indica al auxiliar de correspondencia que tiene un documento porrecoger en sudependencia.

Reportes: Estado de la Correspondencia: Este es un Reporte muy importante, ya que sepuede hacer un seguimiento a un documento que se ha enviado desde la propiaoficina o un documento enviado desde otra dependencia, saber si ya fue recibido,si ya ha sido contestado o reenviado a otra Oficina. Al ingresar por esta opciónaparece el siguiente formulario donde podrá ingresar el número del documentosobre el cual se desea conocer el estado, consultar por el número de consecutivoexterno cuando es correspondencia que se ingresó como externa a la Universidad,o consultar por un rango de fechas, por ciudad remitente, nombre del remitenteentre otras opciones. Otra forma de realizar el seguimiento a un documento es ingresando ladependencia remitente, la dependencia destino a la cual se envió el documentoseleccionándolos en los campos Dependencia Remitente y/o Dependencia Destinorespectivamente, además si conoce el asunto o parte de éste puede ingresarlo ydar clic en Generar Listado. Importante! Para realizar el seguimiento no necesita llenar todos los datos delformulario, puede ingresar un sólo dato, varios o si lo desea todos ó hacercombinación de varios de ellos. Al generar el reporte se lista la información sobre el documento como aparece acontinuación.

Donde se lista la información básica como el número del documento, ladependencia origen, remitente, dependencia destino, Destinatario, fecha de envío,fecha en que se recibe la correspondencia, clase de correspondencia, asunto, quieningresó o generó el documento y muy importante el estado actual es decir si ya fue recibida o está pendiente. Si este documento ha sido respuesta a uno anterior, también aparece lainformación sobre la carta o documento que lo antecede.

En el botón Consultar puede nuevamente conocer información sobre otrodocumento. Correspondencia anulada: A través de este listado se puede consultar lacorrespondencia que ha sido cancelada, es decir correspondencia que no va a serenviada. Se puede consultar en un rango de fechas. Tiempo - Correspondencia : A través de este listado Usted puede conocer eltiempo que lleva una correspondencia en su recorrido cuanto ha transcurridodesde que se entregó, si ya se respondió o cuanto lleva sin recibirse. Este reportees importante en los tipos de documentos que carácter legal que tienen un tiempolímite de respuesta, estos tiempos son establecidos a través del Sistema desde laOficina de Correspondencia. El formulario para ingresar los parámetros de consulta es similar al de “Estado de laCorrespondencia”, ver figura siguiente:

Si consulta algún documento se genera el siguiente listado:

Asignación - Correspondencia: Con este reporte puede generar un listado de losdocumentos que han llegado a una determinada persona en la dependencia, pararealizarlo debe ingresar en el campo “Persona Destino” el nombre de la personasobre quien se desea hacer la consulta. También puede generar un reporte de quédocumentos se le han asignado a un funcionario para consulta o para imprimir paraque los empleados firmen el recibido del documento como un control dentro de ladependencia, para esto debe seleccionarlo en la lista donde aparece “PersonaDestino Asignada”. Estas consultas se pueden realizar por el número deldocumento (llegan de dependencias de la universidad), Documento Externo(Correspondencia que ingresa externa a la Universidad), por un rango de fecha opor un tipo de documento.

Al ingresar los parámetros de consulta y generar el reporte aparece un listado paraimprimir en acrobat, ver figura siguiente:

Consecutivos Generados: Este reporte se utiliza para conocer todos losconsecutivos que ha generado mi dependencia y en qué estado se encuentran esosdocumentos, puedo realizarlo por un rango de fechas, consultar el estado de undocumento con un número específico, hacer una combinación en la consulta de losdiferentes campos que desee. Y aparecerá un listado como el siguiente.

FUNCIONARIOS DEL AERA DE CORRESPONDENCIA DE LA UNIVIERSIDAD DEL VALLE

APOLINAR BALANTA

CLAUDIA VILLACIS

KATHERINE NARANJO

MARTIN MARTINEZ

3. CONCLUSIONES

El trabajo realizado nos permitió conocer de manera más profunda las diferentes actividades de un sistema de Gestión Documental y su gran importancia que tiene en este proceso archivístico el cual se convierte en un elemento esencial en la toma de decisiones.

Un factor importante para la gestión documental; es el buen manejo de la correspondencia su importancia va ligado directamente de la administración y la cultura, porque los documentos que los constituyen son de suma importancia para la toma de decisiones basadas en antecedentes, dichos documentos van adquiriendo valor referente y estadístico a medida que pasa el tiempo; día a día crece el volumen de datos, documentos o archivos en físico e en la base (SABS), es por esta razón que la sistematización del área de correspondencia cada vez es de mayor importancia, ya que los pueden almacenar, coordinar y gestionar de una manera adecuada y eficiente para las organizaciones o entes educativos como fue en este caso. Gracias al desarrollo de este trabajo pudimos aclarar muchos conceptos archivísticos ya que tuvimos la oportunidad de observar de cerca la organización de una unidad de correspondencia, aprendiendo las diferentes maneras de su manejo y sus funciones diarias de planteamiento y desarrollo

4. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Archivo General de la Nación. (2012). Gestión documental. Glosario. Colombia.http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264. [Consultadomayo 2012]

Archivo General de la Nación. (1996). Gestión documental: Base para laelaboración de un programa. Santa Fe de Bogotá. El archivo. 32 p.

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional-Área de Calidad yMejoramiento-. (2012). Manual de Procedimientos.http://gestiondocumental.univalle.edu.co/. [Consultado Mayo 2012]

Gestión Documental Universidad del Valle. (2012). Manual operariodependencia.http://gestiondocumental.univalle.edu.co/OperarioDependencia/ManualOperarioDependencia.html [Consultado Mayo 2012]

Foto 01

Foto 01:Sección de correspondencia entregada,Víctor Henao observando el modelo de actas de entrega por decanatura.