UNIVERSIDAD DEL QUINDIO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTESCIENCIAS DE LA INFORMACIÓN BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA

Materia : Gestión Documental II Tema: Programa de Gestión Documental Docente: Luz Marina Arias González Presentado por: Edith Sánchez y Oscar Javier

Mora Calderón. Fecha: 05 /09/2013

INTRODUCCIÓN

La ley 594 del 2000 denominada Ley General de los Archivos busca la normalización de los procesos de gestión documental en las entidades publicas y aquellas privadas que por la capacidad de sus funciones presten algún servicio que deba ser evaluado de manera legal par ello esta ley tiene una serie de herramientas básicas en cada proceso que nace desde la creación del documento hasta su disposición final.

OBJETIVOS Determinar el ciclo vital de los

documentos. Identificar las faces que se desarrollan

en los procesos del programa de gestión documental

1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?

LA LEY 594 DEL 2000. ARTICULO 23

EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS SE CLASIFICA

ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRALARCHIVO HISTÓRICO

EN

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos.

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente

2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una organización?

IMPORTANCIA

Realiza servicios de recepción, radicación de comunicaciones tanto internas como externas

Direcciona las comunicaciones hacia los diferentes oficinas o dependencias para su tramite.

Contribuye con el desarrollo del Programa de Gestión Documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , central e histórico.

UNA UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

ES LA QUE GESTIONA DE MANERA

CENTRALIZADA Y NORMALIZADA TODA

LA INFORMACIÓN QUE ENTRA Y SALE DE

UNA ENTIDAD

3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y actividades.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTALPRODUCCIÓN: Cuando la dependencia elige y elabora el documento, conoce las directrices para la elaboración

MARCO NORMATIVO

Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

Ley 527 de 1999

Acuerdo AGN 060 de 2001.

Decreto 2150 de 1995

ACTIVIDADES• Se deben conocer las

directicas para la elaboración de los documentos .

• La dependencia elige los medios de elaboración , registro, impresión y tipo de soporte.

• Se aplica el proceso para la distribución y envió de documentos tanto internos como externos.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

RECEPCION DE DOCUMENTOS EXTERNOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

MARCO NORMATIVO Constitución Política

Artículo 15.Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Acuerdo AGN 060 de

2001.Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12.

Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

ACTIVIDADES

La unidad de correspondencia recibe los documentos por diferentes medios.

El documento es competencia de la entidad.

La unidad de correspondencia hace la revisión y lo direcciona mediante la radicación a la dependencia que pertenece.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

RECEPCION DE DOCUMENTOS INTERNOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

MARCO NORMATIVO Constitución Política

Artículo 15.Párrafo 3: La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Acuerdo AGN 060 de

2001.Artículos 3, 5, 8, 10, 11 y 12.

Decreto 2150 de 1995.Artículos 1, 11 y 32. Supresión de autenticación de documentos originales y uso de sellos, ventanilla única.

ACTIVIDADES

La unidad de correspondencia recibe de otras unidades administrativas solicitudes o documentos para su tramite consulta o información; estos documentos pueden corresponder a las series y subseries identificadas en la TRD.

La dependencia receptora registra y radica en la planilla de control de comunicaciones internas el documento señalado para su tramite.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

MARCO NORMATIVO Decreto 229 de 1995,sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995Artículo 25.

Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001

ACTIVIDADES

• Identificación de la dependencia de acuerdo o al asunto.

• Clasificación de las comunicaciones.

• Registro de control mediante planilla de distribución de las comunicaciones de cada oficina.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS INTERNOS: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

MARCO NORMATIVO Decreto 229 de 1995,sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995Artículo 25.

Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001

ACTIVIDADES

• Identificación de dependencias..

• Enrutamiento de documentos a la dependencia competente.

• Registro de control de entrega de documentos internos

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ENVIADIOS: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad, sin interesar el medio de distribución de los documentos se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos.

MARCO NORMATIVO Decreto 229 de 1995,sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.

Decreto 2150 de 1995Artículo 25.

Utilización del correo para el envío de información.

Acuerdo 060 de 2001

ACTIVIDADES

• Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, página web, otros.

• Control del cumplimiento de requisitos , métodos de empaque .

• Control y firma de guías y planillas de entrega.

• Control de devoluciones..

• Registro de control de envío de documento

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

TRAMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

MARCO NORMATIVO Constitución Política.

Artículo 2395.

Ley 58 de 1982.Reglamentación trámite peticiones.

Decreto 01 de 1984Código Contencioso Administrativo.

Decreto 2150 de 1995.Artículo 25.

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8.

ACTIVIDADES Confrontación y

diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.

Identificación del trámite.

Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.

Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

MARCO NORMATIVO Ley 80 de

1993.Artículo 55.

Código de Comercio. Artículo 60.

Decreto 1382 de 1995.

Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.

Decreto 254 de 2000. Acuerdo AGN 037 de

2002. Acuerdo AGN 039

de 2002. Acuerdo AGN 041 de

2002.

ACTIVIDADES1. CLASIFICACION DOCUMENTAL.Proceso mediante el cualse identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico- funcional de la entidad”2.ORDENACIÓN documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos.

MARCO NORMATIVO Acuerdo AGN 042 de

2002. Acuerdo AGN 015 de

2003. Acuerdo AGN 02 de

2004. Circular AGN 07 de

2002. Circular AGN 01 de

2003. Circular AGN-DAFP

No. 004 de 2003. Circular AGN 012

AGN-DAFP de 2004. Circular AGN 01 de

2004. Resolución AGN 147

de 1997.

ACTIVIDADES3.DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. Elaboración de

inventarios documentales.

Organización y entrega de transferencias documentales.

Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS : Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen..

MARCO NORMATIVO. Constitución Política.Artículo 20.

Ley 57 de 1985.Artículos 1, y 12 al 27.

Decreto 01 de 1984.

Acuerdo AGN 47 de 2000.

Acuerdo AGN 56 de 2000

Requisitos consulta.

ACTIVIDADES Determinación de

la necesidad y precisión de la consulta.

Determinación de competencia de la consulta.

Condiciones de acceso.

Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.

.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOSConjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.

MARCO NORMATIVO.

• Constitución Política. Artículo 8.

• Código de Comercio. Artículos 48 y 60.

• Acuerdo AGN 007 de 1994.

ACTIVIDADES Diagnóstico integral. Sensibilización y toma

de conciencia. Prevención y atención

de desastres. Inspección y

mantenimiento de instalaciones.

Monitoreo y control de condiciones ambientales.

Limpieza de áreas y documentos..

Control de plagas

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOSSelección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

MARCO NORMATIVO. Constitución Política

de 1991Artículo 70.

Ley 39 de 1981.Artículos 1, 2, 3 y 4.

Acuerdo AGN 007 de 1994.

ACTIVIDADES ELIMINACIÓN

DE DOCUMENTOS: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOSSelección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

MARCO NORMATIVO. Acuerdo AGN 08 de

1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004.

Inventario de documentos a elimina

ACTIVIDADES CONSERVACION

TOTAL: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOSSelección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.

MARCO NORMATIVO. Acuerdo AGN 08 de

1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004.

Inventario de documentos a elimina

ACTIVIDADES SELECCIÓN DOCUMEN

TAL: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente.

Microfilmación Digitalización

4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que se dice el mencionado decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las respectivas observaciones al respecto

La gestión documental es el resultado de la actividad realizada por las entidades del Estado, por lo cual los empleados y funcionarios deben aplicar la norma que establezca el Archivo General de la Nación. La coordinación de la Gestión Documental debe ser realizada por los respectivo Secretarios Generales a través de las oficinas de Archivo de cada entidad.

PRINCIPIOS RECTORES

Planeación: Se debe aplicar el análisis legal funcional y archivístico que determinen el valor probatorio que permita su gestión.

Eficiencia: Las entidades para cumplir con sus metas deben solo producir los documentos que acrediten las actividades que los encaminan al desarrollo de sus objetivos.

Economía: La función archivística debe basarse en la economía en el desarrollo de la gestión documental

Control y Seguimiento: Las entidades deben tener el control sobre los documentos que produce y recibe.

Oportunidad: Las entidades deben permitir el acceso a la información de manera oportuna a los usuarios.

Transparencia: Los documentos no deben ser alterados en su contenido pues son la evidencia de la gestión realizada por los funcionarios.

Protección de la información y los datos: Se debe mantener la privacidad de los consignados en los documentos.

5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012

El Decreto 2609 de 2012, tiene su ámbito de aplicación a nivel Nacional, Departamental, Municipal, Distrital y demás entidades territoriales creadas por Ley; además va dirigida a todas las entidades del Estado que cumplan funciones públicas y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000 (Ley de archivística), será destinada a cualquier tipo de información producida y/o recibida por las entidades públicas y quienes ejercen funciones dentro de ellas todo esto partiendo de los principios de planeación, eficiencia, control y seguimiento, transparencia, protección del medio ambiente, cultura archivística, protección a la información de datos entre otros, en el desarrollo de las diferentes etapas de la Gestión Documental con la ayuda de los instrumentos archivísticos para la gestión documental

6.Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.

Resumen sobre la circular 002 de marzo 6 de 2012

Adquisición de herramientas tecnológicas de gestión documental El Archivo General de la Nación paralelo a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios en cuanto a la reingeniería del Sistema ORFEO, teniendo en cuenta la importancia de la modernización de la gestión documental a partir de la aplicación de las nuevas tecnologías hace las siguientes recomendaciones: utilizar el Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo; el uso de los cuadros de clasificación Documental; las tablas de Retención Documental armonizando los documentos físicos con los electrónicos estableciendo un solo modelo para la entidad .

7. Identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)

ARCHIVO DE GESTIÓN

Los Documentos de Archivo son registros de información producida o recibida por una persona o entidad en razón de sus actividades o funciones

Son Tienen

Valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico o cultural y

debe ser objeto de conservación; estos documentos son los que están listados en la Tabla de Retención Documental.

Ordenarse los Documentos de Archivo en Series y Subseries documentales con base en la T.R.D. de cada área o Unidad.

BebenSu

Identificación y orden debe ir en carpetas (celuguías o cuatreo aletas) todos los tipos

documentales pertenecientes a cada una de las series y subseries

El primer documento que debe aparecer al abrir la carpeta, será el de fechamás antigua, y el último el de fecha más reciente teniendo como referente el Principio de Orden Original.

ARCHIVO CENTRAL

A. Creación: Los documentos se deben crear mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales de determine su identificación, . formato y características.

b. Mantenimiento: Se refiere al establecimiento de los requisitos que permitan mantener la integridad técnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema de gestión documental así como sus metadatos.

c. Difusión: Abarca el establecimiento de los requisitos para el acceso, consulta, recuperación, clasificación de acceso y visualización de los documentos.

d. Administración: Hace referencia a los procedimientos que permitan administrar todas las operaciones relativas a los documentos, tanto funcionalmente como dentro del sistema de gestión documental, ó cualquier sistema de información.

De contenido: a. Tipo de recurso de información. b. Tipo documental. c. Título del documento. d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

De contexto: a. jurídico-administrativo. b. Documental. c. de procedencia. d. Procedimental. e. Tecnológico.

De estructura: a. Descripción. b. Formato. c. Estado. d. Proceso administrativo. e. Unidad Administrativa responsable. f. Perfil autorizado. g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). h. Serie/sub-serie documental.

ARCHIVO HISTORICO

8. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas fases o etapas.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTORICO

Administrativo, contable, legal y

técnico

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

Histórico , Científico y

cultural

9. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos 03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

ACUERDO 03- La selección de documentos requiere de técnicas acordes con la naturaleza de los documentos para preservar la calidad de los archivos.

Conformar la instancia que facilite la evaluación de las Talas de Retención y Valoración Documental aprobadas por el comité interno de cada dependencia.

ACUERDO 04- Las Tablas de Retención Documental se deben elaborar y aplicar tanto para los documentos físicos como electrónicos de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad teniendo en cuenta el instructivo aprobado por el Archivo General de la Nación.

ACUERDO 05- obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos de organización, custodia o administración documental.

Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas.

Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas sobre la gestión de documentos.

CONCLUSIONES

Los procesos integrados para el desarrollo adecuado de un programa de gestión documental parten desde la recepción del documento, su direccionamiento , tramite y disposición final en cualquier ENTIDAD

La organización y utilización de la normatividad archivística junto con la aplicación de los procesos y herramientas como la Tabla de Retención Documental son el eje fundamental para la organización adecuada de los documentos.