Toma de Decisiones

Trujillo Toma de Decisiones 1

Desarrollo de alternativas y selección de un

curso de acción para atender problemas u oportunidades.


Toma de decisiones

Proceso que provee una forma de ver las

decisiones de forma analítica y racional. Proceso para encontrar y elegir un curso de

acción para resolver un problema concreto.


Proceso de Toma de Decisiones

Situación que se presenta cuando el estado

real de las cosas no es igual al estado deseado de las cosas o el personal necesita respuesta a una pregunta.

Síntomas - problemas


Problema

¿Qué causa un problema?

El cambio. El problema existe cuando hay una

diferencia entre lo que se esperaba que sucediera y lo que sucede en realidad.

¿Cómo se resuelven los problemas? Eliminando la causa que los provocó, o la

diferencia entre la condición deseada y la condición real.


Problema

Se relacionan estrechamente. Siempre hay que tomar decisiones para

solucionar un problema.


Problema vs. Toma de Decisiones

Tipos de decisiones en la

Gerencia


De rutina De emergencia Estratégicas Operativas


Tipos de decisiones en la Gerencia

De rutina

las mismas circunstancias recurrentes llevan a seleccionar un curso de acción ya conocido.

De emergencia ante situaciones sin precedentes, se toman

decisiones en el momento, a medida que transcurren los eventos. Pueden tomar la mayor parte del tiempo de un gerente.



Estratégicas

decidir sobre metas y objetivos, y convertirlos en planes específicos. Es el tipo de decisión mas exigente, y son las tareas más importantes de un gerente.



Operativas

son necesarias para la operación de la organización, e incluye resolver situaciones de “gente” (como contratar y despedir), por lo que requiere de un manejo muy sensible.


INDIVIDUALES

Este tipo de decisiones se dan cuando existe un problema que es fácil de resolver.

Quien realiza el esfuerzo es una sola persona. GERENCIALES

Son aquellas decisiones que toma el alto nivel gerencial.

Son importantes y se buscará orientación, asesoría y evaluación en cada paso del proceso.


TIPOS DE DECISIONES

EN CONDICIONES DE CERTIDUMBRE

Son aquellas que se toman con certeza acerca de lo que sucederá, ya que se cuenta con información exacta, medible, confiable y se conocen las relaciones de causa-efecto.

EN CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE Cuando existe falta de información, escasez

de datos, falta confiabilidad de los datos y se ignoran las probabilidades de los datos.


TIPOS DE DECISIONES (cont.)

PROGRAMABLES

Son tomadas como un hábito, regla o procedimiento.

Este tipo de decisiones se aplican a problemas estructurados, rutinarios y repetitivos.

NO PROGRAMABLES Se usan en situaciones no estructuradas,

novedosas y mal definidas de una naturaleza no recurrente.


TIPOS DE DECISIONES (cont.)


Tipos de Decisiones Programadas

Soluciones para problemas rutinarios (situaciones familiares) de acuerdo con diversas reglas, procedimientos o costumbres.

El supervisor no toma la decisión, sino evalúa la situación y aplica el programa.

No programadas Soluciones específicas

producidas por medio de un proceso no estructurado para enfrentar problemas no rutinarios (situaciones nuevas o ambiguas) para las cuales no existen reglas o procedimientos claros.

Necesitan más tiempo y análisis.

Formas para tomar decisiones programadas

Reglas Establece con precisión lo que un supervisor debe o no

debe hacer en una situación particular. Procedimientos

Establece un enfoque o secuencia de pasos definidos para resolver un problema.

Política Proporciona guías para influir en el pensamiento y a

diferencia de una regla, requiere el uso de cierto juicio. Más calificadas (hay que interpretar que significa el

concepto).


Decisiones Programadas

El supervisor o la gerencia no han presentado

una regla, procedimiento o política estándar para tomar una decisión.

Se trata la situación como única. El supervisor participa activamente en tomar

las decisiones.


Decisiones NO Programadas

Elementos en la Toma de

Decisiones


AGENTE DECISORIO

Es aquella persona que selecciona la opción entre varias alternativas o ideas de acción.

OBJETIVOS Son las metas que el agente decisorio

pretende alcanzar con sus acciones.

GUSTOS Y/O PREFERENCIAS Son los criterios que el agente decisorio

utiliza para poder escoger. Trujillo Toma de Decisiones 19

Elementos en la Toma de Decisiones

ESTRATEGIAS

Es el curso de acción que el agente decisorio escoge para alcanzar mejor sus metas y/o objetivos.

Toda estrategia depende de los recursos que se disponga.

SITUACION Son los aspectos del entorno que rodean al agente

decisorio, muchos de los cuales, están fuera de su control.

LOGROS Y RESULTADOS Es la secuencia o resultante de una estrategia.


Elementos en la Toma de Decisiones

Requisitos para la Toma de Decisiones


Hay que definir bien cuales son las

restricciones y las limitaciones. Establecer una relación costo-beneficio,

especificando los rendimientos que se esperan hasta los mas mínimos implícitas, hábitos, experiencia, etc.)


Se deben conocer los factores internos

formales de la organización (cultura, organizaciones, manuales, políticas, estructura, recursos disponibles, etc.) y los informales (políticas)


Se deben conocer los factores externos de la

organización (clientes, proveedores, economía, competencia, etc.)


Componentes del

Proceso


El tomar decisiones considera aspectos

externos y propios a la persona que debe decidir.


Componentes del Proceso

Estas se recogen tanto para los aspectos que

están a favor como en contra del problema, con el fin de definir sus limitaciones. Si la información no puede obtenerse, la decisión

entonces debe basarse en los datos disponibles, los cuales caen en la categoría de información general.

La información es externa a la persona y por lo tanto debe ser recolectada de algún lugar.

Es el componente que puede tener elementos objetivos como subjetivo.

Para que sea relevante dependerá de las cualidades cognitivas del decidor.


Información

Si quien toma la decisión tiene conocimientos,

ya sea de las circunstancias que rodean el problema o de una situación similar, entonces estos pueden utilizarse para seleccionar un curso de acción favorable. En caso de carecer de conocimientos, es

necesario buscar consejo en quienes están informados.


Conocimientos

Cuando un individuo soluciona un problema en

forma particular, ya sea con resultados buenos o malos, esta experiencia le proporciona información para la solución de un próximo problema similar. Si ha encontrado una solución aceptable, con mayor

razón tenderá a repetirla cuando surja un problema parecido.

Si carecemos de experiencia entonces tendremos que experimentar; pero sólo en el caso en que las consecuencias de un mal experimento no sean desastrosas.

Los problemas de la administración no pueden solucionarse con experimentos.


Experiencia

El juicio o criterio es necesario para combinar

la información, los conocimientos, la experiencia y el análisis, con el fin de seleccionar el curso de acción apropiado.

No existen substitutos para el buen juicio, es propio del individuo y lo hace distintivo.


Juicio

Es la forma de unir los componentes

anteriores. No puede hablarse de un método en particular

para analizar un problema, debe existir un complemento, pero no un reemplazo de los otros ingredientes.

En ausencia de un método para analizar matemáticamente un problema es posible estudiarlo con otros métodos diferentes. Si estos otros métodos también fallan, entonces debe

confiarse en la intuición.Trujillo Toma de Decisiones 31

Análisis

Pasos del Proceso de Toma de Decisiones



Modelo del proceso de toma de decisiones de Simón.


Modelo del proceso de toma de decisiones de Slade.

Estar alerta a Indicaciones y Síntomas Identificar el problema u oportunidad Recolectar información relevante Desarrollar alternativas Evaluar cada alternativa Seleccionar la mejor alternativa Implantar la decisión Evaluar y darle seguimiento


Pasos en la Toma de Decisiones

Discrepancia entre el estado existente y el

estado que se desea. No confundir problema con síntomas. Identificar y solucionar el problema

equivocado puede ser peligroso. Los problemas no siempre se anuncian.


Identificar el Problema

Información se necesita

todos los hechos relevantes de la situación información de calidad por qué el problema ocurrió cómo afecta la productividad qué políticas son relevantes restricciones en tiempo y costo


Identificar el Problema

Contestar preguntas que impacten al

problema. ¿Por qué sucedió ahora ¿Cómo afecta la productividad del

departamento? ¿Qué políticas de la compañía son relevantes

para manejar el problema? ¿Cuáles son las limitaciones.


Recolectar Información

Ahora es cuando se tiene que demostrar la

creatividad. Solamente es desarrollar alternativas.

No hay que evaluar las alternativas.


Desarrollar Alternativas

Creatividad

¿Qué suelen tener en común las personas creativas? Confianza en sí mismo Fineza de percepción Capacidad intuitiva Capacidad crítica Curiosidad intelectual Características afectivas de sentirse querido y

protegido Soltura y libertad Entusiasmo Profundidad Tenacidad


Desarrollar Alternativas

Fortalezas y debilidades ¿Cuál es el costo? ¿Cuánto tiempo lleva el implantarla? ¿Cuál es el resultado más favorable que se

espera de cada una? ¿Cuál es la menos favorable?


Evaluar las alternativas

Evaluación de Alternativas

Alternativa Costo Estimado

Ventajas Desventajas



Selección de la Alternativa


Implantación de la Alternativa

¿La alternativa consiguió los resultados

esperados? ¿Corrigió el problema existente?


Seguimiento y Evaluación

Condiciones que los supervisores

encuentran cuando se toma una decisión. Certeza

Cuando se conoce el resultado de cada alternativa.

Riesgo Cuando deben estimar la probabilidad de ciertos

resultados. Los supervisores recurren a su experiencia.

Incertidumbre Cuando no se tiene la certeza de los resultados y ni

siquiera pueden hacer un estimado de su probabilidad.Trujillo Toma de Decisiones 46

Herramientas de Decisión

Estilos de Toma de Decisiones


Directivo Analítico Conceptual Conductual


Estilos de Toma de Decisiones

Bajo nivel de tolerancia por ambigüedades,

pero muy eficientes y racionales. Algunas veces toman decisiones basados en

poca información sin evaluar las alternativas. Toman decisiones rápidas. Tendencia a enfocarse a carreras cortas. Eficiente y lógico.


Estilo Directivo

Lógicos y alto nivel de tolerancia para las

ambigüedades. No toman decisiones de forma instantánea,

necesitan mucha información. Consideran las alternativas. Toman decisiones cuidadosamente con la

habilidad de adaptación o enfrentarse a nuevas situaciones.


Estilo Analítico

Alto nivel de tolerancia para situaciones

ambiguas y más intuitivos que racionales. Consideran muchas alternativas. Su enfoque es a largo plazo y son muy buenos

encontrando soluciones creativas a los problemas.


Estilo Conceptual

Nivel bajo de tolerancia a las ambigüedades,

pero muy intuitivos. Buenas destrezas interpersonales, trabajan

muy bien con otros. Interesados en las hazañas de sus

subordinados. Evitan los conflictos.


Estilo Conductual

MIS

Sistemas de Información Gerencial


Data

nombres, números o cantidades sin analizar. Información

Datos que se han organizado o analizado de acuerdo con alguna lógica. Datos analizados y procesados.

Usuarios finales son los responsables de controlar y tomar

decisiones de los sistemas.


MIS

Decision Support

Systems (DSS)


Las características que deben de tener este

tipo de sistemas son: Interactividad Variabilidad en el tipo de decisiones Frecuencia de uso Variedad de usuarios Flexibilidad Posibilidad de desarrollo Interacción ambiental Comunicación inter-organizacional. Acceso a base de datos. Simplicidad.


Decision Support Systems (DSS)

Interactividad.

sistemas computacionales que puedan interactuar en forma amigable y con respuestas en tiempo real.

Variabilidad en el tipo de decisiones. apoyo al proceso de decisiones estructuradas y

no estructuradas.



Frecuencia de uso

Utilización frecuente. Variedad de usuarios

puede ser usado por diferentes usuarios de diversas áreas.



Flexibilidad

permite adaptarse a una variedad determinada de estilos administrativos.

Posibilidad de desarrollo Permite que el usuario desarrolle de manera

directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.



Interacción ambiental

Permite interactuar con información externa. Comunicación inter-organizacional.

Facilita la comunicación de información relevante d e los niveles altos hacia los operativos y viceversa.



Acceso a base de datos.

Tiene capacidad de almacenar información de las bases de datos corporativas.

Simplicidad. Debe ser simple de manejar y fácil de aprender

por el usuario final.



Executive Information

Systems (EIS)


Se define como un sistema de computadora

que provee al ejecutivo acceso fácil a la información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del negocio.

Con esta definición se puede decir que los EIS se basan en la información presente dejando a un lado los escenarios futuros.


Executive Information Systems (EIS)

Diseñados para cubrir las necesidades

específicas de la alta administración. Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento

a la información crítica del negocio. Los ejecutivos interactúan de forma directa

con el sistema sin intermediarios. Sistema caracterizado por manejo de gráficos

de alta calidad, información tabular y en forma de texto.


Principales Características

Group Decision Support

Systems (GDSS)


Es un sistema interactivo basado en

computadora, que facilita la solución de problemas no estructurados por un conjunto de tomadores de decisiones que trabajan en equipo. Estos sistemas deben de estar integrados por

un líder o facilitador, un solicitante y los participantes.


Group Decision Support Systems (GDSS)

Sistemas diseñados para apoyar decisiones en

grupos. Accesibles para usuarios con diferente nivel de

conocimiento computacional y de soporte a la decisión.

Los GDSS pueden ser específicos o generales. Deben contener mecanismos para evitar el

desarrollo de conductas negativas en el grupo. Deben motivar a los miembros del grupo a

participar de manera activa.


Sus características

Expert Decision Support

Systems (EDSS)


Un sistema experto se puede definir como

un sistema de computadora interactivo que permite la creación de bases de conocimiento, los cuales una vez cargadas responden a preguntas, y sugieren cursos de acción emulando el proceso de razonamiento de un experto para resolver problemas en un área específica del conocimiento humano.


Expert Decision Support Systems (EDSS)

Este tipo de sistemas se ha logrado desarrollar

gracias al uso de la inteligencia artificial, la cual podemos definir como

la ciencia que estudia de manera sistemática el comportamiento inteligente, con el fin de imitar o simular las habilidades humanas mediante la creación y utilización de computadoras.


Expert Decision Support Systems (EDSS)

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