The story behind your success - CLC-VECTA · 2018-10-11 · Wervende tekst met veel enthousiasme...

“The story behind your success”

Dinsdag 16 februari 2016 “The story behind your success”

2 / 16

Inhoudsopgave

1 Brainstormen ...................................................................................................................................................... 3

1.1 (Tover)middel voor voldoende aantrekkingskracht en onderscheidenheid ............................................... 3

1.2 Nieuwe en effectieve mogelijkheden voor meer interactie met het publiek ............................................. 5

1.3 Het aantrekkelijker maken van een bijeenkomst voor een brede doelgroep ............................................ 6

1.4 No-show bij bijeenkomsten ........................................................................................................................ 7

1.5 Alternatieve manieren waarop de vakgroep zich qua inhoud en vormgeving kan presenteren ................ 9

1.6 Nieuwe schwung aan de jaarlijkse vergadering voor leden ...................................................................... 10

1.7 Onderscheiden ten opzichte van andere aanwezige partijen op een beurs ............................................ 11

1.8 De meest effectieve manier om te laten zien waar je voor staat zonder de waarden te benoemen ...... 12

1.9 Optimaal opzetten en benutten van content creatie ............................................................................... 13

1.10 De opdrachtgever laten inzien dat ontwerpen van een goed concept een vak is .................................... 14

1.11 De generatie XYZ en bijeenkomsten/congressen ..................................................................................... 14

2 Prioriteren ......................................................................................................................................................... 15

2.1 In hoeverre zijn deze ideeën effectief bij het overbrengen van waarden ................................................ 15

2.2 Zijn de ideeën van een nieuwe schwung alleen geschikt voor ouderen, jongeren of beide leden .......... 16


3 / 16

1 Brainstormen Tijdens de CLC Vecta bijeenkomst van 16 februari zijn de deelnemers in meerdere groepen aan de slag gegaan.

De Spiltersessie is gestart met het brainstormen over 11 verschillende uitdagingen, die door de deelnemers

voorafgaand aan de bijeenkomst zijn aangedragen. De deelnemers is gevraagd welke ideeën, tips en/of

suggesties zij hebben voor de diverse uitdagingen. Alle uitdagingen waren in één keer beschikbaar waardoor

de deelnemers zelf een keuze konden maken en brainstormden over de uitdagingen die hen aanspraken.

1.1 (Tover)middel voor voldoende aantrekkingskracht en

onderscheidenheid

“Welke (tover)middelen kan je inzetten om voldoende aantrekkingskracht uit te oefenen en

onderscheidend te blijven (als het budget ontoereikend is om een topspreker in te huren..)?”

ANTWOORDEN

Deal er maar mee? (generatiekwestie??), zeker bij jongere generatie is tussentijds teasen/herinneren van belang.

Samenwerken met andere verenigingen waardoor je wel een spreker kunt betalen; na de spreekbeurt weer eventueel apart gaan.

Aangrenzende sectoren benaderen.

Jonge ondernemers inzetten.

Maak gebruik van een bijzondere/onverwachte locatie die toegevoegde waarde heeft m.b.t. het onderwerp of het thema.

Mensen op een ander been zetten, in een andere setting ontvangen dan verwacht.

Hulp van het lokale bedrijfsleven, iedere regio heeft zijn/haar topondernemer.

Spannende framing wat je gaat doen.

Social media, verrassingselementen, presentaties uit eigen kring, tekenaar, waarom vandaag gekomen? Interessant programma, inhoud, netwerk, thema, commercieel doel. Congressen, nieuwe mensen leren kennen. Van tevoren communiceren wie er gaat komen?

Stel je eigen congres samen: onderzoek doen onder potentiele deelnemers

Wervende tekst met veel enthousiasme een hot actueel topic behandelen over twee of meer assen (inhoud, impact, toepassing, visie, etc.).

Engagement creëren door bijv. app.

Sponsors koppelen aan inhoud, die niet direct met het vakgebied te maken hebben, eerder specialisten uitnodigen dan de geijkte spreker.

Deelnemers betrekken in het programma zelf. geef ze een rol. Kijk naar de kennis en ervaring in de zaal.

Emotie raken van bezoekers (inspirerend verhaal van iemand buiten de branche).

Het verhaal van de onbekendere sprekers beter promoten, met gebruik van filmpjes etc.

Trots zijn dat we een ander aanbod hebben dat gaat om inhoud en dat uitstralen.

Sprekers verleiden om te komen om hen in contact te brengen met topcollega's in NL. Peers inzetten als waarde. Als budget niet (toereikend) is zoeken naar een andere trigger om te komen, verleiden.

Promovendi inzetten om hun nieuwste inzichten te delen met mensen buiten de wetenschappelijke wereld.

Pakkende inhoud bieden.


4 / 16

Verrassende/actieve start (acrobaat, muziek), een goede spreker die vanuit het netwerk, toegevoegde waarde biedt (zonder de hoge kosten), iemand vanuit totaal andere branche met goed verhaal uitnodigen, of juist bevlogen persoon van binnen de vereniging uitnodigen met goed verhaal, interactief onderdeel met beeld/geluid (zomergasten idee).

Mogelijkheid / kans bieden aan enkele deelnemers om 10 minuten met prominente spreker te praten.

Prominente gasten en sprekers op deelnemerslijsten als trekker.

Frisse blik vanuit onverwachte hoek als spreker betrekken; #omdenken / #frisse wind er door heen.

Holografie.

Sprekers die zich oprecht kwetsbaar durft op te stellen zodat je er echt van kan leren.

Live on demand: deelnemers bepalen welke spreker er komt.

Whats in it for me vraag vooraf centraal stellen; wat is de toegevoegde waarde? Wat zijn motieven voor deelnemers om te komen?

Behandel een bijeenkomst echt als een heel traject; nadenken over gewenste output.

Deelnemers eigen content laten bepalen.

Weten waaraan behoefte is / wat leeft en vervolgens deelnemers mee content laten bepalen.

Audience engagement, durf te vragen vooraf aan de deelnemers wat ze willen weten, zien en horen.

De kennis zit al in het publiek.


5 / 16

1.2 Nieuwe en effectieve mogelijkheden voor meer interactie met

het publiek

“Wat zijn nieuwe en effectieve mogelijkheden om meer interactie met het publiek te kunnen bereiken (die ook

nog betaalbaar zijn)?”

ANTWOORDEN

Zien uit te vinden wie onder de gasten een bepaald, vooraf genoemd verrassend beroep hebben. Bevordert onderlinge gesprekken en netwerken!

Verrassende gasten onder het publiek

Catch box

Spanningsboog, er moet een winnaar zijn. Petje op, petje af

Back to basic: goede moderator, goede stellingen, rode en groene stemkaarten

Sendsteps of iets soortgelijks

Speeddate: niet nieuw wel effectief

Network tables

De interactie begint voorafgaand aan het evenement (bij de uitnodiging al)

Creëer bepaalde sfeer bij spreker/evenement door middel van geluid/geur/licht

Spilter

Twoppie

Buzzmaster

Bal in de zaal gooien met een microfoon erin

Faciliteren van het netwerken (aanwezigheid en profiel openlijk delen)

Buzzmaster

Platform op site vooraf, tijdens en na evenement

App in beperkte max grootte

Via chat sessies

Organisator selecteert op kwaliteit van de motivatie (criteria vaststellen)

Goeie voorzitter die de zaal ingaat

Lagerhuis opstelling (twee kampen maken en elkaar uitdagen)

Hybride events, webcasting

Savey

Fishbowl opstelling

Live streaming


6 / 16

1.3 Het aantrekkelijker maken van een bijeenkomst voor een brede

doelgroep

“De helft van onze leden is actief in de zakelijke dienstverlening. Bij bijeenkomsten waar alle leden welkom zijn

is de aanwezigheid van zakelijke dienstverleners dominant en dit weerhoudt soms ondernemers uit andere

branches om te komen (omdat ze ‘belaagd worden’). Is er een oplossing of spelregel te bedenken? (wat breder

achter deze vraag zit: hoe kun je bijeenkomsten aantrekkelijk maken voor een brede doelgroep?)”

ANTWOORDEN

Bewaak de verhouding tussen groepen.

Is dit heel erg als de content erg goed en leerzaam is?

Verplichten dat een zakelijke dienstverlener een klant meeneemt.

Carpoolen buyers en suppliers.

Deel van het programma splitsen en toespitsen op doelgroep.

Dominante partij verplichten om alleen in combinatie met deelnemer van andere partij in te schrijven.

Verschillen benadrukken en in Lagerhuis opstelling tegenover elkaar zetten met een goede debatleider.

Onverwachte ontmoetingen regisseren (creatief aan top industrieel)

Meeting in the meeting (exclusiviteit en gereguleerd)

Leden die geen zakelijke dienstverlener zijn laten kiezen welke zakelijke dienstverleners mogen komen.

Het aantal dienstverleners beperken; per meeting sturen.


7 / 16

1.4 No-show bij bijeenkomsten

“Hoe te dealen met no-show bij bijeenkomsten?”

ANTWOORDEN

Nooit iets gratis.

Invoeren zwarte lijst.

Gastenlijst publiceren.

Makkelijk maken om af te kunnen melden (ICS agenda verzoek met cancel mogelijkheid).

Hoge fee om 'serieuze' mensen te selecteren.

Reminder.

Uitleggen wat consequenties zijn.

Achteraf aanspreken (van toepassing voor herhalende publiek).

Uitleggen waarom het belangrijk is om af te melden.

Expliciet vragen om netjes te melden als je onverhoopt niet kan komen.

Zoveel mogelijk contact met de doelgroep houden, duidelijke communicatie, consequentie bij no-show (financieel of nabellen), bewustwording bij no-show wat de gevolgen voor organisatie zijn etc.

Inspiratiegroep om hierover te brainstormen. Daarbij combi tussen youngsters en de veteranen. First timers vooraf informeren (bv over dresscode).

Kleine korting als je komt.

Persoonlijke benadering bij relatie evenement. Blijven nabellen en gevoel van urgentie te geven.

Relatie opbouwen met je doelgroep.

Betalen! Afvaardigen mag wel.

Deelnemers in stapjes naar de bijeenkomst toe leiden (zoals bij dit congres; beetje spelvorm).

Bij no-show rekening sturen (en geld besteden aan een goed doel gaan).

Teaserfilmpje waarin je met een knipoog zichtbaar maakt wat er gebeurt als je niet komt (bord met lekker eten in de prullenbak... :-/ en andere verspilling).

Waardebon geven die maar heel kort geldig is.

Vooraf betalen.

Vooraf bijvoorbeeld via chat sessie gemeenschappelijke interesse ophalen.

Vervanger regelen.

Streng zijn, je mag niet meer komen. Dat kan overigens niet altijd.

Event tijden aanpassen.

Duidelijk maken wat je mist.

Consequenties vermelden van niet verschijnen, wel op een leuke manier

Conversatie vooraf om af te spreken/netwerken vooraf aan het event.

Bewust wording van je afwezigheid.


8 / 16

Sociale component benadrukken zodat je persoonlijke waarde krijgt en toevoegt.

Hoe duurder, hoe meer no-show.

Wie wil je uitnodigen, ken je bezoeker.

Rekening houden met 20% no-show bij gratis bijeenkomsten, bij betaling iets minder, helpt wel om de no-show te beperken (wel goed vermelden).

Creëren van relevantie waarom iemand zich aanmeld (betrokkenheid zorgt voor minder snel afmelden).

Betere content dan komen ze wel.

Afmelden voor een bepaalde datum, daarna kosten in rekening brengen.

Betalen bij no-show.

Schaarste vol=vol en de no-shows weergeven op de website de volgende dag bij de inhoudelijke samenvatting.

Persoonlijk contact ter bevestiging.


9 / 16

1.5 Alternatieve manieren waarop de vakgroep zich qua inhoud en

vormgeving kan presenteren

“Binnen onze vereniging is een vakgroep opgericht met als doel die te verzelfstandigen. De vakgroep wil niet op

de klassieke vakbondsmanier acteren (met ALV, afdelingsbesturen en veel vergaderen, etc.). We zoeken dus

naar alternatieve manieren waarop de vakgroep zich qua inhoud en vormgeving kan presenteren. Welke

ideeën hebben jullie over alternatieven?”

ANTWOORDEN

Zorgen dat er waarde vanuit de vereniging geboden wordt zodat de vakgroep wel bij het grote geheel blijft

Creatieve manieren van presenteren op i.p.v. schermen

Online

Voorzitter zijn nieuwjaar speech opnemen van te voren, leuk(er) om naar te kijken en regisseur van de tijd

Vereniging heeft ledenraad i.p.v. ALV, online stemmen

Virtueel platform, rekening houdend met statuten en reglementen

Zie DNA opzet !

Zelf sturend netwerk, zoals: NHB


10 / 16

1.6 Nieuwe schwung aan de jaarlijkse vergadering voor leden

“Hoe kunnen we een nieuwe schwung geven aan onze jaarlijkse vergadering voor leden. De inhoud staat

voorop, vrij formele vergadering. Hoe maak je zo'n vergadering aantrekkelijk voor zowel oudere als jongere

leden?”

ANTWOORDEN

Voorzitter zijn nieuwjaars speech opnemen van te voren, leuk(er) om naar te kijken en regisseur van de tijd

Vereniging heeft ledenraad i.p.v. ALV, online stemmen

Eten en drinken

Leuke spreker, afwisselen met iets anders

Activiteiten koppelen

Fris en fruitig ontbijt ALV

Influencials

Acteurs inzetten

Deel plenair, deel deelsessie

Voetbalstadion (out of the box locatie) die mensen bindt

ALV weg ermee

Vraag je kinderen waar zij heen zouden willen/ wat ze zouden doen

Jongeren anders informeren over de inhoud

Zoek een goede, inspirerende locatie

Voor en ja stemmers fysiek laten verplaatsen

Bedenk iets anders, jonge generaties doen het niet

Meer ontmoeting en leren van elkaar

Specifieke programma’s voor jongeren en intervisie realiseren

Generaties bij elkaar brengen

Jongeren in het organiserend committee inzetten

Je moet ook geluk hebben met degene die het platform jeugd aanstuurt

Digitaal stemmen vooraf aan event, zo tijd besparen voor betere zaken/inhoud

Haal je leden op met een bus; behandel in de bus de ALV en bezoek onderweg bedrijven

Jongeren betrekken bij het organiseren, dan heb je ambassadeurs die zorgen dat er meer deelnemers komen

Laat termen als ALV vervallen, maak er bijv. een festival van. Spreekt jongeren niet aan

ALV roept als naam alleen al saaiheid op. Verander de naam. Bijvoorbeeld noem het congres.

Interactief bezig zijn

Spilter, werkdiner of een variant maken, je moet gedwongen worden om met elkaar in gesprek te gaan.

De theateropstelling en de beamer verbieden


11 / 16

Stukken van te voren sturen, half uur voor de vergadering in gesprek gaan.

Interesse gebied van te voren aan laten geven en diverse interesse gebieden.

Het los durven laten van de standaard vorm, interactieve en creatieve content inzetten (sandsteps/ momize/ filmpjes) om het levendiger inzetten.

De aanwezigen echt mee laten doen.

Inspirerende dagvoorzitter die zich inleest en 'echt' voorbereid in onderwerp/inhoud en organisatie.

1.7 Onderscheiden ten opzichte van andere aanwezige partijen op een

beurs

“Welke ideeën hebben jullie om ons te onderscheiden ten opzichte van andere aanwezige partijen op een

beurs?”

ANTWOORDEN

Interesse in de ander tonen; maak contact


12 / 16

1.8 De meest effectieve manier om te laten zien waar je voor staat zonder

de waarden te benoemen

“We investeren momenteel in de doorvertaling van onze nieuw benoemde waarden, het neerzetten van een

sterk corporate verhaal. Een van de vraagstukken hierbij is wat de meest effectieve manier is om te laten zien

waar je voor staat als organisatie en wat je doet zonder de waarden nadrukkelijk te benoemen.”

ANTWOORDEN

Authentiek zijn

Storytelling

Niet te zwaar aan tillen

Probeer de waarde van je organisatie in een herkenbare zin te vatten, dat is je corporate verhaal

Practice what you preach.

Vertel je verhaal maar dan moet je verhaal beeldend, oprecht en echt zijn en consistent

Frameworking

Duidelijk je merkverhaal vaststellen en consequent communiceren

Niet top down 'droppen' maar bottom up laten ontstaan

Aan de hand van mood bord sessie de meest voorkomende beelden vasthouden en delen

Keep it simpel

Voorbeelden noemen die tot de verbeelding spreken en herinnerd worden / verrassende hoek kiezen

Laat leden of klanten over je vertellen. testimonials en die regelmatig verversen.

Visualiseer de waarden

Laat je klanten, leden het verhaal vertellen

Het demonstreren van de waarde in de praktijk anders dan het direct te verwoorden

Werk met ambassadeurs

Geen containerbegrippen

Koppelen aan organisaties die hetzelfde uitdragen

Formuleer stelling korter

Framing, vraag Fons

Denk aan afval scheiden; iedereen wil het, maar zijn de randvoorwaarden er ook? Of wel practice what you preach

Testimonials gebruiken

Laat je medewerkers je ambassadeurs zijn

Zeg wat je doet en doe wat je zegt


13 / 16

1.9 Optimaal opzetten en benutten van content creatie

“Content creatie: voor/tijdens/na een bijeenkomst kan er een stroom van content worden gemaakt, hoe kun je

dit zo optimaal mogen opzetten en daarna benutten?”

ANTWOORDEN

Filmpje maken van alle registraties

Inzetten van een Tweetredacteur

Crowdsourcing

Social media inzetten, iedereen dingen laten toevoegen

Korte hippe communicatie / beelden / feel / gevoel

Taal en inhoud van de boodschap aanpassen aan de leeftijd/doelgroep zenden

A very smart content manager

Digitale programmaboekjes (app/website), als je doelgroep daar klaar voor is

Mogelijkheid geven om online mee te kijken (periscope)

Interviews vooraf, online delen van de sprekers

Er moet in een boodschap iets zijn dat appelleert. Kwartierlessen van de Universiteit van Nederland zijn erg

stimulerend om verder te zoeken.

Social media, sprekers opnemen en laten triggeren, programma boekje 3 maanden van te voren versturen,

binden en boeien naar

Rode lijn/verhaal bepalen van congres en daar al zeer tijdig over communiceren en daardoor inhoudelijk

mensen betrekken.

Mensen leren beter door te participeren. Inbreng uit de zaal combineren met inbreng vanaf het podium.

Presentaties mogelijk downloaden

Infographic met de highlights

Een relatie moet je langzaam opbouwen.

Foto's achteraf / filmpje van de dag

Live stream i.c.m. fysieke bezoekers

Delen en gebruiken in plaats van hebben.; hou rekening met leeftijdsgroep 30-

Kennis delen, en dat doet de RAI ook.

Webinars vooraf, gratis trigger om mensen te trekken naar je event

PowerPoint is een bullit. Het verhaal is belangrijker. Moeilijk om dat goed te vangen.

De wijze waarop de inhoud tot je komt wordt steeds belangrijker.

Interactie met de deelnemers, met elkaar content creëren en achteraf verspreiden

Maak een goede content kalender; wanneer komt kennis beschikbaar en dat goed plannen en vasthouden.

Werk naar het congres toe als hoogtepunt. En dan doorgaan met verspreiden.


14 / 16

1.10 De opdrachtgever laten inzien dat ontwerpen van een goed concept

een vak is

“Meeting Design: het ontwerpen van een echt goed concept is een vak, hoe krijg je voor elkaar dat de

opdrachtgever dit ziet en hierin ook tijd en budget stopt om dit te ontwikkelen?”

ANTWOORDEN

Onderwerp is leidend voor het product/eindresultaat/event, het is van uitermate belang dat alle aspecten

daarbij aansluiten

Visualiseren voor de opdrachtgever

Laten ervaren door het bijwonen van een andere meeting

Vertrouwen winnen van de opdrachtgever

Duidelijk in beeld brengen hoe je het voor ogen ziet en wat het mogelijke resultaat.

Duidelijk consequenties voorleggen van het wel of niet meenemen

1.11 De generatie XYZ en bijeenkomsten/congressen

“Hoe betrekken we de generatie XYZ bij onze bijeenkomsten/congressen?”

ANTWOORDEN

Laat xyz zelf een congres organiseren

Gevoelig voor het creëren van een community, ook op social media. Belangrijk dat dat een goede start krijgt,

tot een hoogtepunt komt bij het event en dan vervolgens ook contact blijft houden om contact te blijven

houden

Ambassadeurs (interessant voor deze doelgroep) om te promoten

Bij het promoten van het congres bewust zijn van Nice To Know aspecten en Need To Know aspecten om

potentiele bezoekers over de streep te trekken

Door een congresganger uit te nodigen voor een luttel bedrag via de organisatie een student uit te nodigen

(financiële drempel wegnemen)

Via betrokken netwerken, jongeren actief uitnodigen


15 / 16

2 Prioriteren Na het brainstormen zijn de beste ideeën geselecteerd om hier verder op in te kunnen gaan. Eerst is gevraagd

enkele antwoorden te scoren, op basis van hoe effectief het gegeven antwoord zal zijn voor de gestelde

uitdaging. Met deze scorevraag komt helder naar voren welke ideeën door de groep als het meest effectief

worden gezien. Daarnaast is te zien hoever de scores per onderdeel uit elkaar liggen.

Vervolgens zijn voor een andere stelling een aantal ideeën geselecteerd om hier een keuze uit te kunnen

maken. In dit geval is per idee geselecteerd of deze voor ouderen, voor jongeren of voor beide ledengroepen

geschikt zijn.

2.1 In hoeverre zijn deze ideeën effectief bij het overbrengen van waarden

“Geef aan in hoeverre jullie denken dat deze ideeën effectief zijn bij het overbrengen van de waarden.”

Onderdeel Gemiddelde van de score

St.dev.

Storytelling

8,5 1,1

Laat je medewerkers je ambassadeurs

zijn 8,3 2,1

Verhaal door anderen te laten vertellen

8,2 2,2

Zeg wat je doet en doe wat je zegt

7,8 2,1

Testimonials gebruiken

7,6 2,2

Denk aan afval scheiden; iedereen wil

het, maar zijn de randvoorwaarden er

ook? Of wel practice what you preach

7,3 2,3

7,2 2,9


16 / 16

2.2 Zijn de ideeën van een nieuwe schwung alleen geschikt voor ouderen,

jongeren of beide leden

“Geef aan of de ideeën van een nieuwe schwung alleen geschikt zijn voor ouderen, jongeren of beide leden.”

Onderdeel

Het los durven laten van de standaard vorm,

interactieve en creatieve content inzetten

(sandsteps/ momize/filmpjes) om het levendiger

inzetten. de aanwezigen echt mee laten doen.

inspirerende dagvoorzitter die zich inleest en 'echt'

voorbereid in onderwerp/ inhoud en organisatie.

Spilter, werkdiner of een variant maken, je moet

gedwongen worden om met elkaar in gesprek te

gaan. De theateropstelling en de beamer verbieden.

Stukken van te voren sturen, half uur voor de

vergadering in gesprek gaan. Interessegebied van te

voren aan laten geven en diverse interesse

gebieden.

Interactief bezig zijn

ALV roept als naam alleen al saaiheid op. Verander

de naam. Bijvoorbeeld noem het congres.

Laat termen als ALV vervallen, maak er bijv. een

festival van. Spreekt jongeren niet aan

Jongeren betrekken bij het organiseren, dan heb je

ambassadeurs die zorgen dat er meer deelnemers

komen

Haal je leden op met een bus; behandel in de bus de

ALV en bezoek onderweg bedrijven

The story behind your success - CLC-VECTA · 2018-10-11 · Wervende tekst met veel enthousiasme...

Documents

Transcript of The story behind your success - CLC-VECTA · 2018-10-11 · Wervende tekst met veel enthousiasme...