TeamDrive Outlook-Addin 2.0 für Windows · TeamDrive Systems GmbH 2019 4 TeamDrive 4.5 Outlook-...

TeamDriveOutlook-Addin2.0fürWindowsStandApril2019

TeamDriveSystemsGmbH

Max-Brauer-Allee50

D-22765Hamburg

Phone+4938904433

E-Mail:[email protected]

Web:www.teamdrive.com

Inhaltsverzeichnis

1 Einführung...............................................................................................................................................11.1 ÜberdieseDokumentation...........................................................................................................................11.2 Zielgruppe......................................................................................................................................................11.3 TypografischeKonventionen.........................................................................................................................1

2 Outlook-Addin.........................................................................................................................................22.1 Installationsvoraussetzungen........................................................................................................................22.2 InstallationdesOutlook-Addins....................................................................................................................22.3 KonfigurationdesOutlook-AddinsinMicrosoftOutlook,Server..................................................................32.4 KonfigurationdesOutlook-AddinsinMicrosoftOutlook,Registrierung.......................................................42.5 KonfigurationdesOutlook-AddinsinMicrosoftOutlook,Standardeinstellungen........................................52.6 E-MailAnhanghinzufügen.............................................................................................................................62.7 E-MailAnhangöffnen....................................................................................................................................7

TeamDriveSystemsGmbH 2019 1

TeamDrive4.5 Einführung

1 Einführung

1.1 ÜberdieseDokumentation

DieseDokumentationbeschreibtdieInstallation,KonfigurationundVerwendungdesTeamDriveOutlook-Addins.

1.2 Zielgruppe

DieseDokumentationrichtetsichanBenutzervonTeamDrive.DieInstallationundKonfigurationdesTeamDriveOutlook-AddinswirddurchdenBenutzervorgenommen.InTeamDrivemüssenEinstellungenvorgenommenwerden,umdiebeschriebenendasTeamDriveOutlook-Addinsverwendenzukönnen.

DieTätigkeitenbewegensichimRahmendesverfügbarenSpeicherplatzesundderdefiniertenBerechtigun-genfürDateien,OrdnerundSpaces.

UmdasTeamDriveOutlook-Addinszuinstallieren,benötigenSieWindowsAdministratorrechte.

1.3 TypografischeKonventionen

Tabelle1:TypografischeKonventionen

Auszeichnung Beschreibung

Einstellungen Texte,dieSieaufderOberflächesehenkönnen,z.B.BeschriftungenaufSchaltflächenoderEin-stellungen.

MenüpunktàStart MenüabfolgeineinerSoftware

<Datei-Name>, <Space-Name> BenennungeinerDateiodereinesSpace

Kursiv ErgebniseinesHandlungsschritts.

Hinweis

ZusätzlicheInformationen,dieeinerFehlbedie-nungentgegenwirken.


TeamDrive4.5 Outlook-Addin

2 Outlook-AddinMitdemTeamDriveOutlook-AddinnfürWindowskönnenSieE-Mail-AnhängeübereinenTeamDrive-Client

oderTeamDriveAgentversenden.BeimVersandvonDatei-AnhängenbestehtseitensderTeamDrive-

SoftwarekeineGrößenbeschränkung.

SiekönnendasTeamDriveOutlook-AddinaufderWebsitederTeamDriveSystemsGmbHherunterladen.

2.1 Installationsvoraussetzungen

UmdasTeamDriveOutlook-Addinzuinstallieren,benötigenSie

• MicrosoftWindows7oderhöher

• MicrosoftOutlook2013oderhöher

• EinenTeamDriveClientoderTeamDriveAgentinderVersion4.6.4oderhöhermiteinerTeamDriveProfessionalLizenz

• einenTeamDriveSpaceinderTeamDriveCloudoderaufeinemeigenenEnterprise-Server.

2.2 InstallationdesOutlook-Addins

UmdasTeamDriveOutlook-Addinszuinstallieren,führenSiediefolgendenSchritteaus.

1. DownloadenSiedenInstallervonunsererWebseitehttps://teamdrive.com/download/.

2. DoppelklickenSiedenInstaller.DasInstallationsprogrammwirdgestartet.

3. KlickenSieaufdieSchaltflächeInstallieren.DasTeamDriveOutlookAddinwirdinstalliert.

4. SchließenSiedasFenstermitderSchaltflächeSchließen.

5. StartenSieOutlook,umdasTeamDriveOutlookAddinzukonfigurieren.



2.3 KonfigurationdesOutlook-AddinsinMicrosoftOutlook,Server

BevorSieE-MailAnhängemitTeamDriveverwendenkönnen,müssenSieimMenübandStartvonMicrosoft

OutlookEinstellungenvornehmen.

ÖffnenSiedasProgrammMicrosoftOutlook.

1. WählenSieimMenübandStartTeamDriveSettings>Server.DasHinweisfensterUploadZielfestlegenwirdgeöffnet.

2. WählenSiehierzunächstaus,obSieeinenTeamDriveClientodereinenTeamDriveAgenteinsetzen.

3. EinstellungenfürdenTeamDriveAgent:Server:GebenSiehierdieIP-AdresseunddenPortdesTeamDriveAgentan.Benutzer/Passwort:TragenSiehierdieAnmeldedatendesTeamDriveAgentBenutzersein.Space:TragenSieeinengültigenSpacenamenein.InUnterpfadkönnenSienocheinetiefereEbeneimSpaceangeben.Tipp:WennSiemehrereOutlookAddinskonfigurierenwollen,könnenSiedieaktuellen

4. EinstellungenfürdenTeamDriveClient:Space:TragenSieeinengültigenSpacenamenein.InUnterpfadkönnenSienocheinetiefereEbeneimSpaceangeben.

Abbildungen1-5:MicrosoftOutlookMenübandStartmitTeamDriveSettings



2.4 KonfigurationdesOutlook-AddinsinMicrosoftOutlook,Registrierung

1. DamitdasOutlookAddinfunktionierenkann,mussdasAddinmiteinemgültigenBenutzerna-men/Passwortregistriertwerden..

2. Benutzer/Passwort:TagenSiedieAnmeldedateneinesTeamDriveBenutzersmiteinergültigenTeam-DriveProfessionalLizenzein.

3. KlickenSieaufRegistrieren,umdenVorgangabzuschließenundanschließendaufAbbrechen,umdenDialogzuschließen.



2.5 KonfigurationdesOutlook-AddinsinMicrosoftOutlook,Standardeinstellungen

1. FürdenVersandvonDateianhängenkönnenSieeingenerellesStandardpasswortundeinAblaufdatumfürdenAnhangfestlegen.

2. Inline-Attachments:LegenSiefest,obderLinkindenFließtextderE-Maileingebundenwird,oderinFormeinerHTML-DateialsDateianhangerscheint.

3. Drag&DropAnhänge:AktivierenSiedieseOption,wennSieDateien,dieperDrag&DropindieE-Mailgezogenwerden,überTeamDriveundalsLinkverarbeitetwerdensollen.WenndieOptiondeaktiviertist,werdenAnhängealsDateiindieE-Mailgezogen.



2.6 E-MailAnhanghinzufügen

WennSieeineE-MailmiteinemAnhangversendenmöchten,gehenSiefolgendermaßenvor.

E-MailmitAnhangversenden

1. WählenSieinMicrosoftOutlookimReiterStart→NeueE-Mail.EinneuesNachrichtenfensterwirdgeöffnet.

2. KlickenSieimMenübandimMenüpunktTeamDriveaufDateianhängen.DerWindowsExplorerwirdgeöffnet.

3. WählenSieeineDatei,dieSieversendenmöchten.

4. BestätigenSieIhreWahlmitderSchaltflächeÖffnen.

5. WennSieindenEinstellungeneinPasswortundeinAblaufdatumfestgelegthaben,wirddasFens-terDateimitTeamDriveanhängengeöffnet.

6. ÄndernSieggfsdasPasswortundAblaufdatumfürdenAnhang.

7. UnterVeröffentlichtistderDateinamederangehängtenDateieingetragen.DerDateinameer-scheintinderE-Mail.BeisensiblenDatenkannderangezeigteNameinderE-MaildurcheinenEin-traginLinkTitleverändertwerden.

8. KlickenSieaufdieSchaltflächeWeiter.DiegewählteDateiwirdderE-MailalsLinkhinzugefügt.

9. GebenSieeinenEmpfängerundeinBetreffeinundklickenSieaufdieSchaltflächeSenden.



2.7 E-MailAnhangöffnen

Abbildung2:ÖffnenderDateiimBrowser

E-MailAnhangunterVerwendungdesOutlook-Addinsöffnen

1. DerEmpfängerderE-MailöffnetdieerhalteneE-Mail.DieE-MailenthälteinenLinkmitdemNamendesDokuments.

2. KlickenSieaufdenLinkinderE-Mail.IhrStandard-Browserwirdgeöffnet.

3. GebenSieimEingabefeldPasswortdasPasswortein,dasSievomSenderderE-Mailerhaltenha-ben.

4. KlickenSieaufdieSchaltflächeDownload.DieDateiwirdimvonIhnendefiniertenDownload-OrdnergesichertodervomBrowserdirektange-zeigt..



2.8 AussehenderDownload-Seiteändern

HTML-Templateändern,umeineindividuellgestalteteDownloadSeitezuerstellen

1. SiekönneneineangepassteHTML-DateiimOutlook-Addinhinterlegen.UmdasbestehendeHTML-Templatebearbeitenzukönnen,ladenSiedieDateiherunter,indemSieimMenübandStartTeamDriveSettings>HTMLTemplate>HTMLTemplateexportierenwählen.

2. NachÄnderungderHTML-DateikönnenSiediesewiederimportierenmitTeamDriveSet-tings>HTMLTemplate>HTMLTemplateimportieren.NeuerstelleAnhängewerdenimBrowsermitderneuenSeiteangezeigt.

3. WennSiekeineErfahrungbeimErstellenvonHTML-Templateshaben,sprechenSieunsgernean.

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