TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD...Actas actividades (Izada bandera, salidas pedagógicas) 2 0 P...

Dependencia Serie Subserie SERIE DOCUMENTAL (SD)

Subserie Documental (SD) Tipo Documental Archivo de

GestiónArchivo Central P EL E S CT D

ACTAS Actas Grupo Primario Pte 0 EL CTDirector, Lìder de Servicios Subsidiados, Apoyo logìstico Servicios Subsidiados.

Cambiar Control de acceso: Gerente de Servicios Sociales, Auxiliar Admininstrativo Gerencia de Servicios Sociales

ADMINISTRACIÓN OPERATIVA DE ACTIVOS FIJOS

Activos Fijos Pte 0 P CTDirector, Lìder de Servicios Subsidiados, Apoyo logìstico Servicios Subsidiados.

Este documento no se tiene en la Gerencia, se consulta en el sistema JDE, eliminar de esta tabla

DOCUMENTOS LEGALES

Documentos Legales Normatividad Pte 0 P CT Lìderes de I y II Nivel y toda la

organizaciònEstos son documentos de apoyo eliminar de esta tabla

GESTIÓN DE CORREO Comunicaciones Oficiales 1 9 P ELDirector, Lìder de Servicios Subsidiados, Apoyo logìstico Servicios Subsidiados.

Eliminado con Acta

Cambiar: eliminar de Soporte "EL" pues no se tiene electrónico, sólo en papel Cambiar Control de acceso: Gerente de Servicios Sociales, Auxiliar Admininstrativo Gerencia de Servicios Sociales

Concesiòn Parque Natural Nacional los Nevados

Pte 0 P CT Lìderes de I y II Nivel y toda la organizaciòn

Eliminar de la tabla, no se encuentran en la Gerencia

Informes Pte 0 P CT Lìderes de I y II Nivel y toda la organizaciòn

Cambiar Soporte a Electrónico, Cambiar Control de Acceso Gerencia de Servicios Sociales - Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales

Repreciaciòn Estratègica Pte 0 P CTDirector, Lìder de Servicios Subsidiados, Apoyo logìstico Servicios Subsidiados.

Son documento de apoyo eliminar de esta tabla, debe estar en planeación

PLANES Plan Operativo Pte 0 P CT Lìderes de I y II Nivel y toda la organizaciòn

Cambir a PAE y se guarda electrónicoCambiar Control de Acceso Gerencia de Servicios Sociales - Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales

PROGRAMAS Pte 0 P CTDirector, Lìder de Servicios Subsidiados, Apoyo logìstico Servicios Subsidiados.

A que se refiere Programas? No se tiene información

PROPUESTAS Pte 0 P CTDirector, Lìder de Servicios Subsidiados, Apoyo logìstico Servicios Subsidiados.

A que se refiere Programas? No se tiene información

PROYECTOS Pte 0 P CTDirector, Lìder de Servicios Subsidiados, Apoyo logìstico Servicios Subsidiados.

Son documento de apoyo eliminar de esta tabla debe estar en planeación

Contratos y ConveniosDurante la

vigencia del contrato

P CT

Gerente de Servicios Sociales, Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales, Aux Admtivo Gerencia de Servicios Sociales

Pendiente Preguntar A Jurídica

Indicadores Gerenciales de Coberturas GSS Pte EL CT

Gerente de Servicios Sociales, Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales, Líderes Primer nivel

Indicadores Gerenciales Financieros GSS Pte EL CT

Gerente de Servicios Sociales, Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales, Líderes Primer nivel

Seguimiento a los contratos Pte EL CT

Gerente de Servicios Sociales, Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales, Aux Admtivo Gerencia de Servicios Sociales

ACTAS

Actas de Comié de Gerencias de Servicios Sociales y Subsidio Familiar

Pte EL CT

Gerente de Servicios, Profesional Administrativo Gerencia, Gerente Financiero, Gerente Subsidio Familiar

Presupuestos Presupuestos de Servicios Pte EL CT

Gerente de Servicios Sociales, Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales

Agrupaciones Financieras

Agrupaciones Financieras de Servicios Pte EL CT

Profesional Administrativo Gerencia de Servicios Sociales, Líderes de Primer y Segundo nivel, Coordinadores de Programas

GESTIÓN DE CORREO Control de Correspondencia Pte EL CT Aux Admtivo Gerencia de Servicios

Sociales

Actualización TRD - Marzo de 2017

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

ENTIDAD PRODUCTORA: CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE CALDAS - CONFA

SOPORTE DISPOSICIÓN

GERENCIA DE SERVICIOS SOCIALES

OBSERVACIONESCÓDIGOS

PROCEDIMIENTOCONTROL DE ACCESORETENCIÓNDESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

INFORMES

Indicadores de Gestión Gerencia de Servicios Sociales

ACTAS Actas Grupo Primario Pte. 0 EL CT Líder, Coordinadora, Asistente, Auxiliar Servicios Sociales. OK


Activos Fijos (listado, novedades, custodias) * Listado * Novedades * Custodias

1 Pte. P CT Líder, Coordinadora, Asistente, Auxiliar Servicios Sociales. OK

Comunicaciones Oficiales Líder, Coordinadora, Asistente, Auxiliar Servicios Sociales. OK

Control De Correo Y Mercancía

Líder, Coordinadora, Asistente, Auxiliar Servicios Sociales. OK

INFORMESPlanes de acción y seguimiento Auditoría Organizacional

3 0 P EL Líder, Coordinadora, Asistente, Auxiliar Servicios Sociales.

Queda copia en la agencia del informe de auditoria con su respectivo plan de accion no se hace transferencia y conservar 36 meses y elimiar con acta

Se carga en el drive

ACTAS Actas por servicio o actividad 2 0 P E Eliminado sin Acta OK

Agenda Cultural 2 0 EL E Eliminado sin acta Archivo en DriveCronograma de Actividades de Cultura 1 0 P E Líder, Coordinador Eliminado sin acta hace 2 años no se utiliza,

eliminarADMINISTRACIÓN OPERATIVA DE ACTIVOS FIJOS

Activos Fijos Pte 0 P EL CT Coordinaciòn Bibliotecas, Secretarias. Conservación Total ok

Acuerdos Durante la Vigencia 0 P E Eliminado sin Acta ok Verificar categoría, por qué

Expedientes Laborales?

Contratos Durante la Vigencia 0 Eliminado sin Acta ok

Convenios Durante la Vigencia 0 Eliminado sin Acta ok

Convenios Bibliotecas Durante la Vigencia 0 P E Coordinaciòn Bibliotecas,

Secretarias. Eliminado sin Acta ok Educación Versalles

Ofertas Mercantiles Durante la Vigencia 0 Eliminado sin Acta ok

Ordenes Contractuales Durante la Vigencia 0 Eliminado sin Acta ok

Comunicaciones Oficiales 1 9 P E Coordinaciòn Bibliotecas, Secretarias. Eliminado con Acta ok

Control de correo y mercancías 1 5 P E Eliminado con Acta ok

INFORMES Estadisticas 3 0 P E Coordinaciòn Bibliotecas, Secretarias. Eliminado sin Acta ok

Cronograma de Actividades Gestiòn de Bibliotecas

1 0 P E Lìder, Coordinador. Eliminado sin Acta Hace 2 años no se utiliza, eliminar

Registro de Actividades Pte 0 EL CT Lìder, Coordinador, Promotor de Biblioteca. Conservaciòn Total Eliminar

Registro de Préstamos Pte 0 EL CT Lìder, Coordinador, Promotor de Biblioteca. Conservaciòn Total Eliminar

Registro de Usuarios Pte 0 EL CT Lìder, Coordinador, Promotor de Biblioteca. Conservaciòn Total Eliminar

Reporte de Material Faltante o Deteriorado

Electronico: Pte, Fisico: 2 Pte P EL CT Promotor de Biblioteca,

Coordinador. Conservaciòn Total Eliminar

Ya no manejan estos doocumentospor que no hacen parte del sistema de gestión de calidad

AREA OBSERVACIONES ENERIETH

Pedidos (culinaria, panadería)

* Copia de solicitud de elementos curso de alimentos * Copia de la facturas de mercaldas

1 0 P E Líder educación, líder capacitación, secretaria Eliminado con acta ok Capacitación Retirar de la tabla, se

conserva en el servicio

Solicitudes de pedido almacén Año vigente 0 P E Líder educación, líder capacitación,

secretaria Eliminado con acta okEscuela para Mayores - Inserción Laboral - IEC - Preescolares

El cambio sería: Unidad de almacenamiento : Quitar el fisico y dejar el electronico.

Retirar de la tabla, se conserva en el servicio

Acta Educación 2 0 P E

Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Analista de Proyectos, Apoyo Pedagógico, Coordinador de Capacitación, Coordinador de Jardín Social, Coordinador de Preescolar, Director de Preescolar, Líder de Cultura,Rector del Instituto de Educación Continuada, Secretaria,Coordinador Unidad de Servicios, Coordinador Programas.

Eliminado sin Acta Cambiar Control de acceso: Lider Educación, Auxiliar Admininstrativo

Educación VersallesEliminar coord de jardin social, analista de proyectos, lider de cultura....

Retirar de la tabla, se conserva en el servicio

Actas actividades (Izada bandera, salidas pedagógicas)

2 0 P EL EDirectora, Directivos Administrativos, Docentes, Coordinadora, Secretaria.

Eliminado con Acta PreescolaresEl cambio solo sería :Conservación en archivo central 12 meses

Actas Comités 2 0 P ELíder Educación, Secretaria, Coordinador Pedagógico, Líder Capacitación, Docentes

Eliminado con Acta No se utiliza, Eliminar Capacitación - Escuela para mayores Verificar servicio

Actas Consejo de Padres * Acta* Listado de asistencia* Decreto 1286

2 3 P E Directora, Coordinadora, Secretaria. Eliminado con Acta Preescolares

El cambio sería: Conservación en archivo gestión 12 y en central 12 meses.

Conservación en archivo de gestión 24 meses y no en archivo central

Actas Consejo Directivo * Acta* Listado de asistencia 2 3 P E Directora, Coordinadora,

Secretaria. Eliminado con Acta PreescolaresEl cambio sería: Conservación en archivo gestión 12 y en central 12 meses.


ACTIVIDADES DE CULTURA

EXPEDIENTECONTRACTUAL

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE BIBLIOTECA

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS

AGENCIAS

FORMACIÓN

CULTURA Y BIBLIOTECAS

GESTIÓN DE CORREO

GESTIÓN DE CORREO

ACTAS

Actas Coordinadoras 1 2 P E Directora, Coordinadora, Secretaria. Eliminado con Acta Preescolares

El cambio solo sería :Conservación en archivo central 12 meses


Actas de Baja de Materiales 1 Pte P CT Líder , secretaria , coordinadores Conservación total -

Digitalizar Jornada Escolar Retirar de la tabla

Actas de Certificación Técnico en Informática 2 Pte P CT

Líder Educación, Secretaria, Coordinador Pedagógico, Líder Capacitación

Conservación Total Ya no se maneja Capacitación

Se sugiere cambiar tiempo en archivo de gestión a 60 meses y ajustar conservación en archivo central según criterio de edad

Actas de Compromiso de Padres * Copia Matricula 1 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servicio ya no existe,

sacar de la tabla Jardines Sociales Se eliminan estas celdas Retirar de la tabla

Actas de Compromiso Instituciones Educativas 1 P E Jornada Escolar Retirar de la tabla

Actas de Descargos 2 5 P E Eliminado con acta Ya no se maneja Inserción Laboral okActas de Entrega 2 2 P E Eliminado con acta Ya no se maneja Inserción Laboral Verificar servicioActas de entrega material (Municipios e Int. Educativas)

Pte 0 P CT Líder , secretaria , coordinadores Conservación total - Digitalizar Jornada Escolar ok

Actas de Grupos de Estudio 2 0 P E Eliminado sin Acta Este servicio ya no existe,

sacar de la tabla Jardines Sociales Verificar servicio

Actas de Reunión 2 0 P E Eliminado sin acta Ok comentarioRetirar de la tabla Coordinación Pedagógica

Predictores - Coordinación Pedagógica

Como ya no existe coord pedagogico habría que hacer aquí la aclaración de quien las hace ?? Coordinador del Servicio

EXCLUIR DE LA TABLA

Actas de reuniones coordinadores

* Acta* Listado de asistencia 2 0 P E Eliminado sin acta Eliminar de la tabla IEC

Cambiar tiempo de conservación de 24 a 12 meses

Para IEC y Preescolar la conservación en archivo de gestión se debe dejar en 24 meses

Actas de reuniones docentes

* Acta* Listado de asistencia 2 0 P E Eliminado sin acta Eliminar de la tabla IEC


Para IEC y Preescolar la conservación en archivo de gestión se debe dejar en 24 meses

Actas educación (grupo primario y actas con las instituciones educativas)

1 Pte P CT Coordinador, líder, secretaria(o) Conservación total - Digitalizar Jornada Escolar Las actas con I.educativas las

Para archivo de gestión 24 meses. Verificar tiempo de permanencia en el archivo central con el servicio, cuál es la necesidad?

Actas Entrega Raciones Bienestarina 1 9 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servicio ya no existe,

sacar de la tabla Jardines Sociales ok

Actas Escuela de Padres * Acta* Listado de asistencia 1 0 P E Directora, Coordinadora, Docentes,

Secretaria. Eliminado con Acta Ok comentario Jardines Sociales - Preescolares Queda igual ok

Actas Grupo Primario * Acta * Listado de asistentes 1 0 P E Líder Educación, Líder

Capacitación, Secretaria. Eliminado sin Acta Ok comentario para Capacitación

Capacitación - Escuela para Mayores - Preescolares


Actas Perdida de Materiales 1 Pte P CT Conservación total -

Digitalizar Jornada Escolar EXCLUIR DE LA TABLA

Actas Reunión de Padres * Acta* Listado de asistencia 1 0 P E Directora, Docentes, Coordinadora,

Secretaria. Eliminado con Acta Ok comentario Jardines Sociales - Preescolares Queda igual Unificar y ok

Comité de Servicios Subsidiados 2 0 P E Líder Educación, Líderes Segundo

Nivel, Secretaria Educación. Eliminado con Acta Eliminar de la tabla de Educación Educación Versalles Servicios sociales....

Comité Gerontológico 2 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con acta

En la tabla con vigencia 2014 no existe esta carpeta, Elimiar de la Tabla

Escuela para Mayores Verificar antiguedad de archivo y retirar de la tabla

Comité Pedagógico Pte 0 P CT Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria Educación. Conservación Total Ok comentario, sacar

Coordinación Pedagògica

Coordinación Pedagógica - Educación Versalles Igual nota que la fila 11

CONSERVACIÓN POR 24 MESES EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN

Comité Técnico Jornada Escolar Complementaria 2 0 P E Líder Educación, Líderes Segundo

Nivel, Secretaria Educación. Eliminado con Acta Eliminar de la tabla Educación Versalles Creo que este comite no existe....

ESTE COMITÉ NO EXISTE, retirar de la tabla

Socialización del proyecto al padres de familias docentes y directivos

1 2 P E Eliminado con Acta Predictores ok

Reporte horas docentes 1 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado sin acta Eliminar de la tabla Capacitación ok y retirar de la tabla

Reporte Horas Docentes

* Copia Reporte de novedades* Planilla para el reporte de horas personal docente

1 3 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con acta Eliminar de la tabla Escuela para Mayores


Activos Fijos Pte 0 P CT Líder educación, Líder capacitación, secretaria Conservaciòn Total Ok comentario

Cambiar tiempo de conservación de PERMANENTE a 12 meses

ok

ARQUITECTURA ORGANIZACIONAL Diseño de Cargos Pte 0 P CT

Líder de Educación, Analistas de Educación, Secretaria de educación.

Conservación Total Ok comentario Educación VersallesEstos documentos son de apoyo, el original está en RHUMA

Personal Manipulador de Alimentos Pte 0 P CT Coordinadoras Jardines Conservación Total Este servicio ya no existe,


Planes de Saneamiento Año Vigente 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servicio ya no existe, sacar de la tabla Jardines Sociales Verificar servicio

Registro y Control toma de muestra Año Vigente 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servicio ya no existe,


Saneamiento Ambiental Pte 0 P CT Coordinadoras Jardines Conservación Total Este servicio ya no existe, sacar de la tabla Jardines Sociales Verificar servicio

COTIZACIONES Cotizaciones 1 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con Acta Se maneja digital Capacitación - Escuela para

MayoresEste documento está en otra categoría: abastec de bs y ss

este documento hace parte del expediente contractual?

Diseño de un Plan de Estudio Pte 0 P CT Coordinador Pedagogico, Docente,

Líder del servicio Conservación Total Ok Comentario Coordinación Pedagógica

PASA A LA TABLA DE LA COORDINACIÓN GRAL DE

CADA SERVICIO, CAPACITACIÓN, INSTITUTO Y PREESCOLAR VERSALLES.

ok

BUENAS PRÁCTICAS DE MANIPULACIÓN

DISEÑO PEDAGOGICO

ADMINISTRACIÓN DE SALARIOS Y PRESTACIONES

ACTAS

Plan de Estudio / PEI

Electrónico: Pte

Físico: Durante la vigencia

0 P EL CT Coordinador, coordinador pedagogico. Ok Comentario

Jardines Sociales - Coordinación Pedagógica - IEC - Preescolares - Jornada Escolar

ok


CADA SERVICIO, CAPACITACIÓN,

INSTITUTO Y PREESCOLAR VERSALLES.

DOCUMENTOS LEGALES Pte 0 P CT Coordinadoras Jardines Conservación Total Este servicio ya no existe,

sacar de la tabla Jardines Sociales ok

DOCUMENTOS CONTROLADOS

Copias Documentos Controlados

Durante la Vigencia 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servicio ya no existe,

sacar de la tabla Jardines Sociales ES COPIA

Juegos de Adultos Mayores 1 0 P E Líder educación, líder capacitación,

secretaria Eliminado con acta No se ha manejado en el área de capacitación Escuela para Mayores

Estos documentos los maneja directamente Eventos (Recreacion)?

Juegos Deportivos para Adultos Mayores 1 0 P E Líder educación, líder capacitación,

secretaria Eliminado con acta No se ha manejado en el área de capacitación Escuela para Mayores

Listados y Evaluaciones Seminarios de Preparación para el Retiro laboral

2 0 P E Líder educación, líder capacitación, secretaria Eliminado con acta No se ha manejado en el área

de capacitación Escuela para Mayores

Contrato asesores Año vigente 0 P E Líder , secretaria , coordinadores Eliminado sin acta

Contrato Ceder 5 5 P E Líderes Segundo Nivel, Secretaria educación Eliminado sin Acta Eliminar Educación Versalles

Contratos 5 0 P ELíder de Educación, Analista de Educación, Secretaria de Educación.

Eliminado sin Acta ok Educación Versalles

Contratos (Copia) Durante la vigencia 1 P E Líder Educación, Líder

Capacitación, Secretaria. Eliminado sin Acta ok Capacitación - Escuela para Mayores - Inserción Laboral

Contratos Bibliotecas Pte 0 P CTLíder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria Educación, Apoyo Logístico Educación.

Conservación Total Eliminar

Convenio Práctica Laboral 2 0 P E Líder Educación, Líder

Capacitación, Secretaria. Eliminado con Acta Eliminar Capacitación

Convenios Pte 0 P CTLíderes Segundo Nive, Analista de Auditoría, Revisoría Fiscal, Secretaria, Analista de Proyectos.

Conservación Total ok comentarioJornada Escolar - Educación Versalles - Escuela para Mayores

Convenios con proveedores

Durante la Vigencia 0 P E

Lider de Educación, Líder de Cultura, Gestión Humana, Secretaria

Eliminado sin Acta

Seguimiento Servicios Subcontratados 12 0 P E Líder Educación, Líder

Capacitación, Secretaria. Eliminado con Acta Ya no se maneja, Eliminar de la tabla Capacitación

Expedientes laborales Pte. 0 P CT Líder educación, líder capacitación, secretaria Conservación total Ya no se maneja, Eliminar de

la tabla Capacitación

Expedientes Laborales Madres Comunitarias Pte 0 P CT Coordinadoras Jardines Conservación Total

FORMACIÓN Y DESARROLLO DE HABILIDADES

Evaluación de Competencias Pte 0 P CT

Líder de Educación, Analistas de Educación, Secretaria de educación.

Conservación Total ok comentario Educación VersallesEstos documentos son de apoyo, el original está en RHUMA

Contrato de Matricula Estudiantes

* Contrato* Carta de instrucciones para diligenciar pagare con espacios en blanco* Pagare* Autorizaciones para el tratamiento y uso dedatos personales

Año Vigente 1 P E Directora, Coordinadora, Secretaria. Eliminado sin Acta Preescolares Queda igual

Datos de Usuarios 2 0 P EL E Eliminado sin Acta Verificar qué es?, la información de los usuarios está en SAE

Documentos de niños no matriculados

* Reserva de cupo* Solicitud de ingreso* Fotos de niños* Copias registro civil* Fotocopias de carnet de vacunacion * Fotocopia carnet de crecimiento y desarrollo,* Contratos de matriculas* Pagares firmados

2 0 P E Directora, Coordinadora, Secretaria. Eliminado con Acta Preescolares El cambio sería en archivo de

gestión 12 meses.

Documentos de Usuarios Retirados

* Solicitud de ingreso* Autorizaciones para el tratamiento y uso dedatos personales* Observador del estudiante* Registro de matricula* Copia de carnet de vacunación * Copia de carnet de crecimiento* Comunicaciones oficiales solicitud de retiro* Historia Familiar

1 4 P E Directora, Coordinadora, Secretaria. Eliminado con Acta Preescolares

El cambio sería: Clase de documento seria C/ O Archivo de gestión 12 meses, en archivo central permanente y disposición final : Digitalizado.

Verificar con Secretaría General

Ficha Médica Usuarios 1 1 P E Líder Educación, Líder Capacitación, Secretaria. Eliminado con acta Escuela para Mayores Verificar servicio

Lista de EsperaElectrónico:

PteFísico: 2

0 P EL CT Líder, coordinador y analista Eliminado sin Acta

Jardines Sociales - Capacitación - Escuela para Mayores - Inserción Laboral - Preescolares

El cambio sería: En archivo de gestión quitar fisico 24 meses, solo queda electronico permanente. Lo demás queda iguial.

GESTIÓN DE ADMISIONES

EXPEDIENTE LABORAL

EVENTOS

DISEÑO PEDAGOGICO

EXPEDIENTE CONTRATUAL

Listado de AsistenciaElectrónico:

PteFísico: 2

Digitalizado P EL CT

Analista, Administrador Sistema de Información, Docente, Secretaria (o), Coordinador Académico, Administrador Base de Datos, Coordinador Pedagógico, Líder.

Eliminado sin Acta

Jornada Escolar - Jardines Sociales - Capacitación - Escuela para Mayores - Inserción Laboral - IEC - Preescolares

NO – 24MESES DEBEN CAMBIARLO PRIMERO EN E-

QUAL

El cambio sería: Archivo de gestión Fisico 24 meses lo demás queda igual y retirar del archivo central ya que queda consulta en SAE

Listado de Asistencia Jardines Sociales

Electrónico: Pte Físico: 2


Administrador base de datos, Administrador Sistema de Información, Analista, Coordinador, Coordinador Académico, Coordinador Pedagógico, Líder, Docente, Secretaria (o)

Eliminado con Acta Este servico ya no existe, eliminar de la tabla

Retirar de la tabla y se controla lo que hay en archivo central

Listado de asistencia practicas 2 0 P E Líder educación, líder capacitación,

secretaria Eliminado con acta Ya no se maneja, Eliminar de la tabla Capacitación Verificar

Registro de Inscripción Electrónico: Pte. Físico: 2 0 P EL CT Analista, Administrador Sistema de

Información, Secretaria (o), Eliminado sin Acta Jardines Sociales - Preescolares

Quitar la subserie : Registro de inscripción,dado que hace parte de la propiedade del cliente.

Formulario de inscripción que actualmente se cobra, dónde queda el registro electrónico?Por lo demás lña conservación en archivo de gestión debe ser de 24 meses

Registro de Matricula Electrónico: Pte. Físico: 2

Físico Permanent

eP EL CT

Coordinador, Líder, Analista, Administrador Sistema de Información, Secretaria (o).

Conservación Total Jornada Escolar - Jardines Sociales - Inserción Laboral - IEC - Preescolares

El cambio sería: En archivo de gestión dejarlo Fisico 12 meses. Lo demás queda igual.

Dejar en 24 meses por SGC

Certificados de Estudio Año Vigente 0 EL E Directora, Coordinadora, Secretaria. Eliminado sin Acta Preescolares Queda igual

Certificados no entregados 1 Pte P CT Líder educación, Líder

capacitación, secretaria Conservación Total ok comentario Escuela para Mayores - Inserción Laboral

En el servicio 3 meses y retirar del archivo central

Constancias Año Vigente 0 P E Líder Educación, Líder Capacitación, Secretaria. Eliminado sin Acta ok comentario Capacitación - Escuela para

Mayores

Constancias de Estudio Año Vigente 0 P E Coordinadoras Jardines Este servico ya no existe, eliminar de la tabla Jardines Sociales

Circulares Despachadas a Padres de Familia 1 0 EL E Directora, Coordinadora, Docentes,

Secretaria. Eliminado sin Acta Jardines Sociales - Preescolares

El cambio :Conservación en archivo central 0 meses

Comunicaciones Oficiales

* Actas de acuerdo* Cuentas de cobro* Constancias* Actas de entrega* Inventario de capacitacione

1 9 P ELíder Educación, Líder Capacitación, Secretaria, Directora, Coordinadora, Secretaria.

Eliminado con Acta ok comentarioEn el archivo central cambiar tiempo de conservación de 108 a 60

Comunicaciones Oficiales Técnicos 2 8 P E Líder Educación, Líder

Capacitación, Secretaria. Eliminado con Acta En el servicio de capacitación ya no se manejan tecnicos, eliminar de la tabla

Control de Correo y Mercancías 1 5 P E Eliminado sin Acta ok comentario

Consolidado de matriculas 1 0 P E Líder educación, Líder

capacitación, secretaria Eliminado sin acta Ya no se maneja, Eliminar de la tabla Capacitación

Consolidado Mensual de Asistencia (Estadisticas ICBF)

2 Pte P CT Coordinadoras Jardines Conservación Total Jardines Sociales

Diagnostico de la población atendida 1 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servico ya no existe,

eliminar de la tabla Jardines Sociales

Diagnósticos de capacitación 2 3 P E Líder educación, Líder

capacitación, secretaria Eliminado con acta Este servico ya no existe, eliminar de la tabla Capacitación

Diagnósticos de Grupo 1 0 EL E Eliminado sin Acta Preescolares Dejarlo igual.

Estadísticas 3 2 P E

Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Apoyo Logístico, Revisoría Fiscal, Analista de Auditoría, Secretaria.

Eliminado con acta ok

Jornada Escolar - Capacitación - Educación Versalles - Escuela para Mayores - IEC - Preescolares

Cambiar el tiempo de arcivo de gestión de 36 a 12 meses y en el archivo central cambiar de 24 a 12 meses.

Cambiar tiempo de conservación de 36 a 12

Estadisticas Externas Pte 0 P CTLíder Educación, Líderes Segundo Nivel, Analista de Proyectos, Secretaria Educación.

Conservación Total ok Educación Versalles

Estudio Condiciones de Escolaridad de los Beneficiarios del Subsidio Familiar entre 12 Y 17 años de edad en el Departamento de Caldas

Pte 0 P CTLíder de Educación, Analistas de Educación, Secretaria de educación.


Indicadores Servicio Capacitación Pte. 0 P CT Coordinador Pedagógico Conservación Total ok comentario Coordinación Pedagógica PASAA LA TABLA DE

CAPACITACIÓNIndicadores Servicio Escuela Integral de Arte Pte. 0 P CT Coordinador Pedagógico Conservación Total ok comentario Coordinación Pedagógica EXCLUIR DE LA TABLA

Indicadores Servicio Escuela Para Mayores Pte. 0 P CT Coordinador Pedagógico Conservación Total ok comentario Coordinación Pedagógica EXCLUIR DE LA TABLA

Indicadores Servicio Inserción Laboral Pte. 0 P CT Coordinador Pedagógico Conservación Total ok comentario Coordinación Pedagógica EXCLUIR DE LA TABLA

Indicadores Servicio Jardines Sociales Pte. 0 P CT Coordinador Pedagógico Conservación Total ok comentario Coordinación Pedagógica

EXCLUIR DE LA TABLA Y CONSERVAR EL EXISTENTE EN EL ARCHIVO CENTRAL

Indicadores Servicio Jornada Escolar Complementaria

Pte. 0 P CT Coordinador Pedagógico Conservación Total ok comentario Coordinación Pedagógica PASA A LA TABLA DE JORNADA ESCOLAR

Indicadores Servicio Preescolar Pte. 0 P CT Coordinador Pedagógico Conservación Total ok comentario Coordinación Pedagógica pASA A LA TRD DEL

PREESCOLAR VERSALLES

Informe Final Docentes 1 Pte. P CT Líder educación, Líder capacitación, secretaria Conservación Total En capacitaicón no se

maneja, eliminar de la tabla Escuela para Mayores

GESTIÓN DE ADMISIONES

GESTION DE CORREO

GESTIÓN DE CERTIFICACIÓN Y TITULACIÓN

INFORMES

Informe superintendencia del subsidio familiar 3 2 P E Líder , secretaria , coordinadores Eliminado con acta Jornada Escolar Este informe esta digital

Informes 1 5 P E Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria Educación. Eliminado con acta ok comentario Jornada Escolar - Educación

VersallesExcluir de la tabla (Jornada Escolar)

Informes de egresos e ingresos 2 0 P EL E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servico ya no existe,


Informes de Evaluaciones y Remisiones Pte 0 P CT Coordinadora, Líder, Auxiliar

Administrativo Conservación total

Informes Docentes 1 0 EL E Directora, Docentes, Coordinadora, Secretaria. Eliminado sin Acta Preescolares Eliminar la subserie, dado que

ya no aplica.Informes evaluativos practica laboral 2 Pte P CT Líder educación, Líder

capacitación, secretaria Conservación Total En capacitaicón no se maneja, eliminar de la tabla Capacitación

Informes Técnicos de Gestión 1 1 P EL E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servico ya no existe,


Matriz de resultados

Físico: año vigente

Electrónico: Pte

0 P EL CT Coordinadora, Líder, Auxiliar Administrativo Eliminado con acta

Matriz y Entrega de Resultados a docentes (Primera y Segunda Medición)

1 2 P E Coordinadora, Líder, Auxiliar Administrativo Digitalizar Predictores Esta información se hace de

manera digital

Medición de Satisfacción Usuarios de los Servicios de Educación

Pte 0 P EL CT

Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria, Analista de Proyectos, Revisoría Fiscal, Analistas de Auditoría.


Movimiento de Alumnos (Estadisticas) 3 2 P EL E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servico ya no existe,

eliminar de la tabla Jardines SocialesEXCLUIR DE LA TABLA Y PASAR A EDUCACIÓN VERSALLES

Registro Estadístico para Secretaria de Educación Pte 0 P CT

Directora, Líderes de I y II Nivel, Líder de Educación, Coordinadora, Secretaria.

Conservación Total Preescolares Dejarlo igual.

Remisiones y Dislalias 1 2 P E Coordinadora, Líder, Auxiliar Administrativo Digitalizar Predictores

Reporte de Cartera Pte 0 EL CT Directora, Coordinadora, Secretaria. Conservación Total Preescolares Queda igual. Revisar si es el acuerdo de

pago Reporte de Novedades Seguro de Accidentes Pte 0 EL CT Coordinadoras Jardines Conservación Total Este servico ya no existe,


Reporte Nutricional 1 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servico ya no existe, eliminar de la tabla Jardines Sociales EXLUIR DE LA TABLA

Repreciación estratégica de confamiiliares Pte 0 P CT Líder , secretaria , coordinadores Conservación total

Seguimiento a casos especificos 1 2 P E Coordinadora, Líder, Auxiliar

Administrativo Digitalizar Predictores ok

Inventarios Pte 0 P CT Directora, Docentes, Coordinadora, Secretaria. Conservación Total Jardines Sociales -

Preescolares Dejarlo igual.

Revisar los tiempos para ajustar tiempo de conservación sugerencia 3 a 5 años

Seguimiento a materiales (municipios) Pte 0 P CT Líder, secretaria Conservación total Jornada Escolar

Se sugiere unificar con el primero como pedidos que incluyen: papelería, alimentos, dotación. Retirar de la tabla, se conserva en el servicio.

Este documento es de apoyo?

Bibliotecas (Municipios) 5 0 P E Líder , Secretaria , Coordinadoras

* PROPUESTA* MATRIZ DE NEGOCIACIÓN* ÁRBOL DE PROBLEMAS* SEGUIMIENTO A LA MATRIZELIMINADO CON ACTA

EXCLUIR DE LA TABLA

Fortalecimiento Académico, Desarrollo Artístico, Actividades Física y Deportivas (Municipios)

5 0 P E Líder , Secretaria , Coordinadoras

* PROPUESTA* MATRIZ DE NEGOCIACIÓN* ÁRBOL DE PROBLEMAS* SEGUIMIENTO A LA MATRIZ ELIMINADO CON ACTA

EXCLUIR DE LA TABLA

TIC´S (Municipios) 5 0 P E Líder , Secretaria , Coordinadoras

* PROPUESTA* MATRIZ DE NEGOCIACIÓN* ÁRBOL DE PROBLEMAS* SEGUIMIENTO A LA MATRIZELIMINADO CON ACTA

EXCLUIR DE LA TABLA

Auditorias de Calidad y Planes de Acción Pte 0 P CT

Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria Educación, Apoyo Logístico Educación.

Conservación Total ok Educación Versalles Conservación electrónica 36 meses

Cronograma de trabajo

Físico: año vigente

Electrónico: Pte

0 P EL CT Coordinadora, Líder, Auxiliar Administrativo Eliminado con acta

Cronograma general de actividades 1 0 P E Coordinador, Líder, secretaria,

rector Eliminado sin acta ok (Sacar Jardines Sociales e IEC)

Jardines Sociales - Capacitación - Educación Versalles - IEC - Preescolares

Dejarlo igual. ok

Jardines Sociales Pte 0 P E CT Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria, Apoyo Logístico Conservación Total ok Educación Versalles

INFORMES

INVENTARIOS

LÍNEAS DE ACCIÓN

PLANEACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN

Planeación Sistema de Educación 2 8 P E

Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Apoyo Logístico, Revisoría Fiscal, Analista de Proyectos, Secretaria.

Eliminado con Acta ok Educación Versalles

Pogramación de los servicios

Electronico: Pte

Físico: 10 P EL CT

Coordinador, lider, analista, administrador sistema de informacion

Eliminado con acta Jornada Escolar

Programa de Atención Integral a la Primera Infancia

2 8 P E Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria, Apoyo Logístico Eliminado con Acta Educación Versalles

Programación de Cursos 2 0 P ELíder de Educación, Líder de capacitación, Coordinadora Inserción Laboral, Secretaria.

Eliminado con acta Inserción Laboral

Programación de Grupos 1 0 P EL E Eliminado con Acta Este servico ya no existe, eliminar de la tabla Jardínes Sociales EXLUIR DE LA TABLA

Regimen Tarifario 2 3 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con acta

En capacitación no se maneja, las tarifas se consultan en SAE

Capacitación - Escuela para Mayores - IEC

Cambiar tiempo de conservación de 24 a solo 12

Donde se produce este documento?

Seguimiento, Evaluación y Mejora del sistema de Educación

2 8 P E


Eliminado con Acta ok Educación Versalles

Tarifas 2 0 P ELíder Educación, Líderes Segundo Nivel, Revisoría Fiscal, Analista de Proyectos.

Eliminado con Acta Estan en SAE, sacar de la tabla Educación Versalles

Borrador Plan Operativo 1 0 P ELíder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria, Analista de Proyectos.

Eliminado sin Acta Educación Versalles

Plan Comercial de Educación 1 0 P E Líder educación, Líder

capacitación, secretaria Eliminado con Acta Eliminar de la tabla Educación Versalles

Plan de Trabajo 1 2 P EL E Coordinadora, Líder, Auxiliar Administrativo Eliminado con acta Predictores EXLUIR DE LA TABLA

Plan de Trabajo 1 0 P EL E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con Acta ok comentario Jardines Sociales -

Capacitación EXLUIR DE LA TABLA

Plan Operativo 1 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado sin acta En capacitación, el

coordinador lo maneja digitalCapacitación - Escuela para Mayores - IEC - Preescolares Dejarlo igual. OK

Planes de acción 2 3 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con acta En capacitación, el

coordinador lo maneja digital Capacitación

Planes de Acción Evaluación de Satisfacción de usuarios

2 0 P ELíder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria, Asesora de Mercadeo Corporativo.

Eliminado con Acta Educación Versalles

Planes de Desarrollo 5 0 P E Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria. Eliminado con Acta Eliminar de la tabla Educación Versalles

Planes de Mejoramiento 2 0 P E Líder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria. Eliminado con Acta Eliminar de la tabla Educación Versalles

Asistencias Talleres 1 0 P E Eliminado con Acta Jornada Escolar - Predictores 12 - 24 en PRTEP En archivo de gestión 24

meses

Excusas de inasistencia

* Comunicaciones oficiales* Incapacidades medicas* Historias clinicas

1 0 P E Líder Educación, Líder Capacitación, Secretaria. Eliminado con Acta Ok comentario Capacitación - IEC

Cambiar tiempo de conservación de 12 a solo AÑO VIGENTE

ok

Incapacidades de Usuarios 1 2 P E

Líder Educación, Líder Capacitación, Secretaria.Coordinador Academico

Eliminado con acta Ya no se maneja, eliminar de la tabla Escuela para Mayores 12 meses y eliminar

Listado de Entrega Certificados

* Listado de asistencia * Listados de certificacion 2 0 P E Líder educación, líder capacitación,

secretaria Eliminado con Acta Ok Capacitación - Escuela para Mayores - Inserción Laboral ok

Llamadas a estudiantes 2 0 P E Líder educación, líder capacitación, secretaria, coordinador inserción Eliminado con Acta Ok Inserción Laboral ok

Planeador de Clases 3 0 P EL ECoordinador, Líder, Coordinador Pedagógico, Auxiliar Administrativo, Coordinador Académico.

Eliminado sin Acta Para capacitación se manejará digital



Registro de Logros Electrónico: Pte. Físico: 2


Aprendiz sena, coordinador, Líder, secretaria, coordinador pedagógico, auxiliar administrativo coordinador académico

Eliminado sin acta ok comentario


El cambio sería: En archivo de gestión dejarlo fisico 12 meses, electronico permanente. Lo demás queda igual.

Dejar en archivo de gestión los soportes físicos 24 meses y luego se accedería a la información disponible en SAE. El físico eliminado con acta.

Registro de Retiro de Usuarios 1 0 P E Directora, Coordinadora,

Secretaria. Eliminado sin Acta ok Preescolares El cambio sería en archivo de gestión. Durante la vigencia. ok

Reposición de Clases 1 Pte P CT Líder Educación, Líder Capacitación, Secretaria. Conservación Total ok Capacitación - Inserción

Laboral

Archivo de gestión 24 meses y 0 en archivo central

Retiros SAE 1 0 P E Líder educación, líder capacitación, secretaria Eliminado sin Acta En capacitación se maneja

con SAE Capacitación - Escuela para Mayores - Inserción Laboral Unificar con el anterior

Ejecución Presupuestal 1 0 P E


Eliminado sin Acta Eliminar de la tabla Educación Versalles

Ingresos y Gastos 1 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado sin Acta En capacitación, lo menaja el

cordinador digitalCapacitación - Escuela para Mayores - IEC ok

Presupuesto Seminarios 1 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con Acta Ya no se maneja Escuela para Mayores

Presupuesto y Ejecución de Ingresos y Gastos 1 0 EL E

Directora, Líderes de I y II Nivel, Líder de Educación, Coordinadora, Secretaria.

Eliminado sin Acta Preescolares Dejarlo igual.

Acuerdos de pago 3 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con acta Ya no se maneja Capacitación

Cuentas de cobro 1 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado sin acta En capacitación se archivan

las copias Capacitación

Cuentas de cobro docentes 1 0 P E

Líder de Educación, Líder de capacitación, Coordinadora Inserción Laboral, Secretaria.

Eliminado sin acta En capacitación se archivan las copias

Escuela para Mayores - Inserción Laboral es copia

PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA

PRESUPUESTO

PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE EDUCACION FORMAL E INFORMAL

PLANEACIÓN PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EDUCACIÓN

PLANES

Devoluciones Inactivas Pte 0 P CTLíder de Educación, Analistas de Educación, Secretaria de educación.


Factura de Ventas 1 0 P ELíder de Educación, Líder de capacitación, Coordinadora Inserción Laboral, Secretaria.

Eliminado con actaEn capacitación no existe, las facturas salen de SAE y se entregan al usuario.

Escuela para Mayores - Inserción Laboral

Facturas 1 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servicio ya no existe, eliminar de la tabla Jardines Sociales ES COPIA

EXCLUIR DE LA TABLA Y PASAR A EDUCACIÓN VERSALLES

Facturas Manuales 1 0 P E Eliminado sin Acta

Facturas y Kardex de Alimentos Año Vigente 0 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servicio ya no existe,

eliminar de la tabla Jardines Sociales ES COPIA

Planillas de Ingreso 1 0 P E ok comentario Capacitación - IEC - Preescolares ES COPIA Queda igual.

Planillas de Ingreso (COPIA) 1 0 P E

Líder de Educación, Líder de capacitación, Coordinadora Inserción Laboral, Secretaria.

Eliminado con acta Inserción Laboral - Escuela para Mayores

Planillas de Pago 1 0 P ELíder de Educación, Líder de capacitación, Coordinadora Inserción Laboral, Secretaria.

Eliminado con acta Inserción Laboral

PROPUESTAS Propuestas 1 5 P ELíder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria, Analista de Proyectos.

Eliminado con actaCapacitación - Educación Versalles - Escuela para Mayores

Estas hacen parte del expediente contractual?

Formulación y seguimiento de proyectos escolares

3 5 EL ECoordinador, lider secretaria(o),coordinadores de proyectos

Eliminado con acta

Proyectos Pte 0 P CTLíder Educación, Líderes Segundo Nivel, Secretaria, Analista de Proyectos.

Conservación Total Ok comentario Educación Versalles - IEC Cambiar tiempo de conservación de 24 a solo 12

Acuerdos de Desempeños EL Jornada Escolar Electronico ok

Autorizaciones Padres de Familia

* Registro de matricula* Fotocopia de cedulas padres

1 2 P E Líder , secretaria , cordinadores Eliminado con acta Jornada Escolar - Predictores 12 - 60 en PRTEP

Digitalizar luego de 24 meses en archivo central, para predictores y JEC

Control de salidas del Personal 1 0 P E Directora, Docentes, Coordinadora,

Secretaria. Eliminado con Acta Preescolares Queda igual ok

Control Evaluaciones Instituciones Educativas (Primera y Segunda Medición)

1 2 P E Digitalizar Predictores ok

Control y Seguimiento Intervención de Padres 1 2 P E Digitalizar Predictores ok

Desempeño académico de Estudiantes 2 0 P E

Aprendiz sena, coordinador, coordinador pedagógico, , coordinador académico, líder, rector,secretaria(o), auxiliar administrativo,

Eliminado sin Acta PreescolaresEl cambio sería en archivo de gestión 12 meses. Medio de almacenamiento -Electronico.

Conservar 24 meses en archivo de gestión por SGC

Evaluación de docentes 1 0 P EL E

Líder de educación,Líder de Servicios,Coordinadores, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo/Ventas

Eliminado sin acta Ok comentario SGC PASA A LA TABLA DE EDUCACIÓN VERSALLES

Evaluación de satisfacción 1 0 P EL E

Líder de educación,Líder de Servicios,Coordinadores, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo/Ventas

Eliminado sin acta Ok comentario SGC PASA A LA TABLA DE EDUCACIÓN VERSALLES

Evaluaciones Docentes (Visita al Aula)

Electronico: Pte

Físico: 11 P EL CT

Coordinador Pedagógico, Líder del servicio Digitalizar Jornada Escolar ok

Evaluaciones programa (municipio) 1 0 P E Líder , secretaria , coordinadores Conservación total

Fotocopia RUT Docentes 1 0 P E Líder educación, Líder capacitación, secretaria Eliminado con acta Escuela para Mayores ok

Observador del Alumno 1 5 P E Coordinadoras Jardines Eliminado con Acta Este servico ya no existe, eliminar de la tabla Jardines Sociales ok

Plan de Acción Desempeño Académico Estudiantes

24 0 P ELíder educación, Líder capacitación, secretaria, coordinación académica

Eliminado sin Acta Jardines Sociales - Capacitación - IEC - Preescolares

El cambio sería en archivo de gestión 12 meses.

Unificar y dejar en 24 meses por SGC

Plan de Formación Docentes Pte. 0 P CT Coordinador pedagógico, líder de

servicio Conservación Total Coordinación Pedagógica

EXCLUIR DE LA TABLA, VALIDAR CON GESTIÓN HUMANA LA DISPOSICIÓN YA QUE ELLOS SE HACEN CARGO ACTUALMENTE DE LA CAPACITACIÓN

Planes de mejoramiento 1 Pte P CT Líder , secretaria , coordinadores Conservación total Verificar

Seguimiento al Desempeño académico de estudiantes

2 0 P E

Aprendiz sena, Auxiliar Administrativo, Coordinador, Coordinador Académico, Coordinador Pedagógico, Líder, Rector, Secretaria (o).

Eliminado sin Acta Estos servicios ya no existen, eliminar de la tabla Jardines Sociales - IEC Cambiar tiempo de

conservación de 24 a 12Unificar y dejar en 24 meses por SGC

Seguimiento Desempeño Académico Estudiantil General

Pte. 0 P CT Coordinador pedagógico, líder de servicio Conservación Total Ok comentario Coordinación Pedagógica




PROYECTOS

SEGUIMIENTO A LA GESTION PEDAGOGICA

Visitas Aula de Clase

* Registro de acompañamiento al proceso pedagogico en el aula de clase

Pte. 0 P CT Coordinador pedagógico, líder de servicio Conservación Total Ok comentario Coordinación Pedagógica



Ordenes de prestación de servicios 1 0 P EL E Líder educación, líder capacitación,

secretaria, analista de proyectos Eliminado con acta

Ok comentario, mercadeo coorporatvo maneja las ordenenes de prestación de servicios

Capacitación - Escuela para Mayores - IEC

Desaparece de la TRD ya que esto se maneja directamente desde el área de relaciones corporativas

Separatas Pte. 0 P CTCoordinador pedagógico, líder de servicio, docente, auxiliar administrativo

Conservación Total Ok comentario Coordinación Pedagógica EXCLUIR DE LA TABLAEstos documentos son de relaciones corporativas o debe quedar en la TRD?

ACTAS Actas grupo primario 1 0 EL Auxiliar Administrativo, Líder Promoción Social y Secretaria. Eliminado con Acta


Activos Fijos Pte 0 EL Auxiliar Administrativo, Líder Promoción Social y Secretaria. Conservación Total

EXPEDIENTES CONTRACTUALES Contratos Entidades 2 0 Auxiliar Administrativo, Líder

Promoción Social y Secretaria. Eliminado con Acta

EVENTOS Registro de Asistencia 1 0 Auxiliar Administrativo, Líder Promoción Social y Secretaria.

cada contrato es responsale de las

listas de asistencia. Eliminado con Acta

GESTIÓN DE CORREO Comunicaciones Oficiales 2 8 Auxiliar Administrativo, Líder Promoción Social y Secretaria. Eliminado con Acta

Cuentas de cobro profesionales 1 0 Auxiliar Administrativo, Líder

Promoción Social y Secretaria.

cada contrto es responsable del

documento. Eliminado sin Acta

Es copia

Facturas Proveedores 1 0 Auxiliar Administrativo, Líder Promoción Social y Secretaria.

cada contrto es responsable del

documento. Eliminado sin Acta

Es copia

Actas Grupo Primario 1 2 P EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.

Eliminación con acta Eliminar de la tabla de retención documental.

Actas de Reuniones 1 2 P E Eliminación con acta Eliminar de la tabla de retención documental.

Actas de Entrega 1 2 P E Eliminación con acta Conservacion total por el área Incluir actas de inducción Conservación total

ADMINISTRACION DE SALARIOS YPRESTACIONES SOCIALES

Reporte de Novedades Líder recreación deportiva, Coordinadores técnico, Secretaria.

Por contar con información digital se eliminará de la tabla de retención;actualmente el control se lleva en la conciliación de Confamilias

Revisar con SST

Control Entrega de Bonos de Nutrición 1 2 P E

Auxiliar Administrativo, Auxiliar Técnico, Líder, Nutricionista, Asistente Administrativo.

Eliminado con Acta


Control Entrega de Bonos en Servicios 1 2 P E

Auxiliar Administrativo, Auxiliar Técnico, Líder, Nutricionista, Asistente Administrativo.

Eliminado con Acta


Bonos de Alimentos 1 1 P EAuxiliar Administrativo, Auxiliar Técnico, Líder, Nutricionista, Asistente Administrativo.

Eliminado con Acta

Estos documentos se almacenarán en el archivo central durante un año, debido a que contienen la firma del trabajador, como evidencia de la entrega del bono de alimentos.

Asistencia Encuentros Familiares 1 2 P E

Facilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.

Eliminación con acta

Estos documentos se almacenarán en el archivo central durante un año, debido a que contienen la firma del trabajador, como evidencia de los encuentros mensuales.

Asistencia Paseo Día 1 2 P EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.


Estos documentos se almacenarán en el archivo central durante un año, debido a que contienen la firma del trabajador, como evidencia del paseo dia.

Reporte de Acompañamientos Familiares

1 2 P EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.


Estos documentos se almacenarán en el archivo central durante un año, debido a que contienen la firma del trabajador, como evidencia de las visitas domiciliarias.ATENCIÓN FAMILIAR

ADMINISTRACIÓN DE ENTREGA DE SUBSIDIOS EN SERVICIOS Y EN ESPECIE

VENTA DE SERVICIOS


CONFAMILIAS SOLIDARIAS

Estos documentos se conservarían solo 24 meses en el archivo central lo cual tiene un trámite administrativo como transferencia, digitalización y eliminación (lo cual genera

El tiempo de conservación total (archivo de gestión y central) de la mayorìa de documentos es de 36 meses, por favor revisar si vale la pena transferir al archivo central para conservar 24 meses o se pueden tener en el archivo de gestión los 36 meses

Si son copias no van en la tABLA

PROGRAMAS SOCIALES

ACTAS

SEGUIMIENTO A LA GESTION PEDAGOGICA

Carpeta Historias Familiares 2 2 P E Facilitadoras (es), Coordinador del

programas. Eliminación con acta

Se elaborará una carpeta que contenga las firmas de los acompañamientos familiares y la información restante será almacenada en Confamilias durante un año para su posterior eliminación por medio de un acta.

Base de datos de las Familias en sistema POVUL

2 PTE EL CTFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.

Conservación total Conservación total

Asistencia Técnico en Sistemas – SENA 1 2 P E Eliminación con acta

Eliminar de la tabla de retención documental debido a que no se contiene información.

Asistencia Mineros Nacionales 1 2 P E Eliminación con acta

Eliminar de la tabla de retención documental debido a que no se contiene información.

Contratos Confamilias 1 2 P E Eliminación con acta Conservación totalContratos 1 2 P E Eliminado con Acta Conservación totalConvenios 1 1 P E Eliminación con acta Conservación total

Convenio Ternium 1 2 P E Eliminación con acta Conservación total Qué documento es? Revisar categoría Convenio Salud Financiera

Cartas de Intención 1 2 P E Eliminado con Acta Eliminar de la tabla de retención documental.

Hola Claudia, este documento según la tabla es copia, debe pasar al archivo central? Dónde reposa el original?

Comunicaciones Oficiales 1 9 P EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.

Eliminación con acta Eliminación con acta

Estadísticos (SIE) 1 2 P EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.


Por contar con información digital se eliminará de la tabla de retención;actualmente el control se lleva en archivos de drive.

Informes y Evaluaciones 2 1 P EL EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.

Eliminación con acta Eliminar de la tabla de retención documental

Información Focalización 2 2 P EL EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.



Conciliaciones 1 2 EL EFacilitadoras (es), Coordinador del programas, Líder del área y Asistente Administrativo.

Eliminado con Acta


Es original o copia

Facturas 1 2 P E Eliminación con acta Eliminar de la tabla de retención documental.

Directorio Interno Son documentos de apoyo? 1 2 P Conservación total

Entrega Souvenir Son documentos de apoyo? 1 2 P E Eliminación con acta Eliminación con acta

OBSERVACIONES SERVICIO MODIFICACION SUBSERIE

Control de Medicamentos e Insumos 2 0 P E Médico, Administrador, Auxiliares,

Líder de Area Eliminado con Acta Remisiones Medicamentos e Insumos

Remisiones Medicamentos e Insumos

Segun seguimiento realizado informan que este documento ya no lo utilizan

Orden de Pedido para Servicios de Alimentación Pte 0 EL CT

Administradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas, Auxiliar de bodega de alimentos y bebidas.

Conservación Total Orden de Pedido para Servicios de Alimentación

Orden de Pedido para Servicios de Alimentación

Solicitud de Materiales a Bodega 1 0 P E

Administrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Solicitud de Materiales a Bodega

Solicitud de Materiales a Bodega

Solicitud de Pedido y Soportes 1 0 P E Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Actas

*Actas de grupo primario*Actas reuniones de analisis de casos especificos* Actas de reuniones de tramite de contratos* Listados de asistencia* Actas de entrega equipos* Tabla de descuento comercial* Acta de entrega de puesto auxiliar* Copia de acta del consejo* Correos electronicos* Solicitud de cierre de contratos

2 2 P E Lìder Recreaciòn , Coordinadores de Programas. Eliminado con Acta Actas Reuniones Actas Reuniones

ATENCIÓN FAMILIAR

RECREACIÓN

El tiempo de conservación total (archivo de gestión y central) de la mayorìa de documentos es de 36 meses, por favor revisar si vale la pena transferir al archivo central para conservar 24 meses o se pueden tener en el archivo de gestión los 36 meses

ACTAS

EXPEDIENTES CONTRACTUALES

GESTION DE CORREO

INFORMES

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS


Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional

* Actas incapacidades * Lista de asistencias *Formato de investigacion origen de la incapacidad* Historias clínicas* Certificados de incapacidad* Licencias de incapacidad

Pte 0 P CTAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Conservación Total Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional

Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional

Actas Copaso 1 3 P EDirector, Administrador Unión Temporal, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo.

Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Actas de grupo primario* Actas * Listados de asistencias* Actas de entrega

1 2 P E Líder Educación, Líder Capacitación, Secretaria. Eliminado con Acta Actas Reuniones Actas Reuniones

Actas de reuniones

* Actas de entrega* Actas de seguimiento* Acta de reuniones* Listados de asistencia

P E Líder recreación deportiva, Coordinadores técnico, Secretaria. Eliminado con acta Actas Reuniones Actas Reuniones Digitalizar

Actas de Servicios Subsidiados 1 2 P E

Líder Recreación, Secretaria, Coordinadores Recreación, Apoyos Logísticos.

Eliminado con Acta Actas Reuniones Actas Reuniones

Actas Junta de Socios Pte 0 P CTDirector, Administrador Unión Temporal, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo.

Conservación Total Eliminar Categoria Eliminar Categoria Revisar con Olga

Actas Parques Nacionales Naturales 2 3 P E

Director, Administrador Unión Temporal, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo.


Reporte pago docentes Líder recreación deportiva, Coordinadores técnico, Secretaria. Revisar con SST

Reportes de Horas Novedades

Líder recreación deportiva, Coordinadores técnico, Secretaria,Administradora Alimentos y Bebidas.

Reportes NòminaAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Activos Fijos Pte 0 P CT Conservación Total Activos Fijos Activos Fijos

Activos Fijos y Elementos de Dotaciòn Pte 0 P CT


Conservación Total Activos Fijos Activos Fijos

Cotizaciones

* Correos electrónicos* Facturas de venta del sistema * Comunicaciones oficiales externas despachadas y recibidas* Fotocopias y originales de formularios de alojamiento* Nota credito del sistema SAR* Pantallazos del sistemas SAR* Fotocopias de cedulas.

2 0 P E Lìder Recreaciòn, Coordinadores de Programas, Secretaria Eliminado con Acta Cotizaciones Clientes y

Proveedores

Estos documentos hacen parte del expediente

contractual?

Estos documentos hacen parte de la TRD gerencia de la productividad y desarrollo

Cotizaciones Proveedores 2 0 P E Lìder Recreaciòn, Coordinadores

de Programas, Secretaria Eliminado con Acta Cotizaciones Clientes y Proveedores

Cotizaciones Clientes y Proveedores

Documentación Legal y Politicas

* Decretos* Resoluciones, * Politicas internas* Manual de contratación* Codigo del buen gobierno

Pte 0 P CTLíder Recreación, Analistas contabilidad, Analista Auditoría, Auxiliares Tesorería.

Conservación Total Documentos Legales (Resoluciones, Permisos) son copias, control en el área

Documentos Legales Pte 0 P CTLíder Recreación, Analistas contabilidad, Analista Auditoría, Auxiliares Tesorería.

Conservación Total Eliminar Categoria Eliminar Categoria Este documento es de mantenimiento?

Ley de atractivos PteAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Estos documentos son de apoyo pendiente por verificar

Ley de piscinas PteAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Estos documentos son de apoyo

Registro Nacional de Turismo Pte 0 P CT


Eliminado con Acta Registro Nacional de Turismo Registro Nacional de Turismo

Este documento es servicios generales seguridad?

ADMINISTRACION DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES

ACTAS

ADMINISTRACION OPERATIVA DE ACTIVOS FIJOS

COTIZACIONES

DOCUMENTOS LEGALES

Registro Nacional de Turismo

* Distribuciones parafiscal con destino al turismo* Comunicaciones oficiales* Correos electronicos* Copias de autorizaciones de pago* Tirillas de pago impuesto * Copias de registro unico empresarial* Actualizacion anual de establecimientos* Lliquidaciones de impuesto y registro, folletos* Tarifas* Formulario de informacion de la solicitud de la actualizacion

Pte 0 P CTAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Conservación Total Documentos Legales (Resoluciones, Permisos)

EVENTOS

* Comunicaciones oficiales externas * Solicitudes de acompañamiento a los eventos de Bailaton

2 0 P E Líder recreación deportiva, Coordinadores técnico, Secretaria. Eliminado con acta Seguimiento a Eventos Seguimiento a Eventos

reportes de Vigilancia se conservan en los centros Vacacionales y posterior al tiempo no se hace necesario consultar, al igual que sucede con los reportes de nomina que estan en Deportes, Eventos y centros tampoco los requieren despues de un año

Este documento hace parte de mantenimiento?

Contrato de Concesión los Nevados Pte 0 P CT


Conservación Total Eliminar Categoria Eliminar Categoria Segun seguimiento ya no manejan este documentos

Contratos

* Copias de contratos* Certificados* Comunicaciones * Correos electrónicos* Copias de polizas* Certificados de estudio* Copias de adcione* Resoluciones* Cotizacione* Acta de entrega boleteria* Plan de contigencia* Inventario de medicamentos* Protocolos cd con propuestas* Copia de balance* Llistado de parque automotor* Copias facturas de eventa del proveedor* Copias autorizaciones de pago* Rut* Registro camara de comercio

Durante la vigencia 0 P E


Eliminado sin acta Contratos y Convenios Segun seguimiento ya no manejan este documentos

Contratos administración delegada

Durante la vigencia 0 P E Eliminado sin acta Contratos y Convenios

Contratos servicio de deportes

* Oferta mercantil * Propuesta* Comunicaciones oficiales* Resoluciones* Rut* Listado de jugadores* Orden contratual * Cotizacion* Fotocopia cedula* Copia de certificado bancario* Contrato prestacion de servicios * Inspeccion de seguridad de la alcaldia* Acta de visita* Concepto de idoneidad* Acta toma de muestras* Minutas* Polizas* Correos electronicos* Etapas precontractual en formularios de google drive

Durante la vigencia 0 P E Lìder Recreaciòn, Coordinadores

de Programas, Secretaria Eliminado sin acta Contratos y Convenios

Contratos ventas institucionales

Durante la vigencia 0 P E

Líder Recreación, Analistas contabilidad, Analista Auditoría, Auxiliares Tesorería, Revisoría Fiscal.

Eliminado sin acta Contratos y Convenios

Convenios Localidades P E

Animadores, asistente administrativo, auxiliar administrativo, coordinadores, lìder recreaciòn

Eliminado con acta Contratos y Convenios Contratos y Convenios

estos documentos ya no se llevan en controles dado que ya no contamos con la habilitacion de Consultorio Médico. Por ello sale de archivo.

DOCUMENTOS LEGALES

EXPEDIENTE CONTRACTUAL

Comunicaciones Oficiales 1 1 P E Líder Recreación, Secretaria, Coordinadores Recreación. Eliminado con Acta Gestión de Correo Gestión de Correo

Comunicaciones Oficiales Asdeguias 1 9 P E



Comunicaciones Oficiales Confamiliares 1 9 P E



Comunicaciones Oficiales Parques Nacionales Naturales

1 9 P EDirector, Administrador Unión Temporal, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo.


Control de correo y mercancías 1 5 P E Eliminado sin Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Gestión de Comunicaciones Oficiales Recibidas y Despacahadas (Internas y Externa)

1 0 P E Eliminado con Acta Gestión de Correo Gestión de Correo Revisar con Secretar{ia General

Control de Esterilización 1 0 P E Médico, Administrador, Auxiliares, Líder de Area Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Control de Fechas de Vencimiento Medicamentos de Insumos

Durante la vigencia 0 P E Médico, Administrador, Auxiliares,

Líder de Area Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Lista de Verificación Equipo Reanimación y Temperatura de Nevera

1 0 P E Médico, Administrador, Auxiliares, Líder de Area Eliminado con Acta

Lista de Verificación Equipo Reanimación y Temperatura

de Nevera

Lista de Verificación Equipo Reanimación y Temperatura

de NeveraRecetario Oficial para medicamentos de control especial

2 0 P E Médico, Administrador, Auxiliares, Líder de Area Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Actas de Descargos 1 0 P E Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria Control Asistencia Laboral 1 2 P E Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Control y Mantenimiento Piscinas 2 0 P E


Eliminado con Acta Control y Mantenimiento Piscinas

Control y Mantenimiento Piscinas

Mantenimiento de plantas electricas y equipos 1 0 P E


Eliminado con Acta Mantenimiento Centros Vacacionales

Mantenimiento Centros Vacacionales

Plan Mantenimiento Centros Vacacionales Año Vigente 0 P E

Administrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista, Auxiliar de mantenimiento

Eliminado con Acta Mantenimiento Centros Vacacionales

Mantenimiento Centros Vacacionales es copia, solo de consulta

HISTORIA CLINICA Historias Clinicas 5 15 P E

Coordinador, Enfermera, Médico, Odontólogo, Fonaudiologo, Auditor Médico, Nutricionista, Administradora Base de Datos


Norma técnica sectorial 1 0 P E Eliminado con Acta Gestión Ambiental Centros Vacacionales

Recibo de Recolección de Residuos Biomédicos y Peligrosos para incineración

1 0 P E Médico, Administrador, Auxiliares, Líder de Area Eliminado con Acta

Recibo de Recolección de Residuos Biomédicos y

Peligrosos para incineración

Recibo de Recolección de Residuos Biomédicos y

Peligrosos para incineración

Resolucion concesion y vertimiento de aguas Pte 0 P CT Eliminado con Acta Documentos Legales

(Resoluciones, Permisos)

Estadisticas 1 0 EL EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista


Estadisticas por Servicio de Recreación 1 0 P E

Líder Recreación, Líder Servicios Subsidiados, Analista Planeación, Secretaria.


Estados financieros Nevados 1 3 P E



Informe de Registro Check In Nevados 1 3 P E



Informes finacieros Nevados 1 3 P E



Informes financieros Pte 0 EL CTDirector, Administrador Unión Temporal, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo,

Conservación Total Eliminar Categoria Eliminar Categoria

Ingenieros Quimicos 1 0 P E

Administrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista, Auxiliar de mantenimiento

Eliminado con Acta Contratista Insumos Piscina Contratista Insumos Piscina

Novedades servicios deportes 2 0 P E Líder recreación deportiva,

Coordinadores técnico, Secretaria. Eliminado con acta Gestion Correo Gestion Correo

esta Subserie si aplica por que se trata de Accidentes de Usuarios en los Centros Vacacionales.

Reportes Vigilancia 1 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Reportes Vigilancia Reportes Vigilancia

Vigilancia 1 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Reportes Vigilancia Reportes Vigilancia

GESTION DE LA SEGURIDAD DEL PACIENTE

IDENTIFICACION Y EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES

GESTION DEL DESEMPEÑO

GESTION DE MANTENIMIENTO

INFORMES

GESTIÓN DE CORREO

Inventario materiales Deportivos

* Solicitudes de dotacion* Memorandos,* Pedidos de materiales* Actas de entrega* Listados de inventarios* Actas de baja* Protocolos de entrega de materiales

Pte. 0 P CT Líder recreación deportiva, Coordinadores técnico, Secretaria. Conservación total Inventario materiales

DeportivosInventario materiales

Deportivos

Inventario minimercado 1 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Inventarios Centros

Vacacionales (Insumos - Minimercado

Inventarios Centros Vacacionales (Insumos -

Minimercado

Inventarios Almacèn 1 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Inventarios Centros

Vacacionales (Insumos y Minimercado)

Inventarios Centros Vacacionales (Insumos y

Minimercado)

Son documentos que se reciben en el Centro

Vacacional como original reposan alli 12 meses y

posterior a este tiempo no se hace necesario consultar la

documentacion

Constancia de Accidentes Personales 1 0 P E


Eliminado con Acta Constancia de Accidentes y Atenciones Personales

Constancia de Accidentes y Atenciones Personales

Segun seguimiento realizado ya no manejan este documento ya que no hay equipo

Registro de Accidentes de Trabajo Menores 3 P E


Eliminado con Acta Constancia de Accidentes Laborales

Constancia de Accidentes Laborales

Este documento de hace parte de mantenimiento?

Registro Individual de Atención Médica 3 P E


Eliminado con Acta Constancia de Accidentes y Atenciones Personales

Constancia de Accidentes y Atenciones Personales

Bitacora Diseño de Servicios de recreaciòn

* Presentaciones de portafolios* Comunicaciones oficiales externas* Propuestas tecnicas* Diseños tecnicos* Fichas tecnicas

Pte 0 P CTAnimadpr, Asistente Administrativo, Auxiliar Adminstrativo, Coordinador, Lìder.

Conservación Total Bitàcora diseño de servicios Bitàcora diseño de servicios

Se recibe por parte de Emas el documento el cual reposa en centro Vacacional y posterior a este tiempo no se hace consulta.

Segun seguimiento realizado ya no manejan este documento lo realiza directamente gestion ambiental

Bitàcora diseño de servicios de recreaciòn Pte. 0 P CT

Animadores, asistente administrativo, auxiliar administrativo, coordinadores, lìder recreaciòn

Conservación total Bitàcora diseño de servicios Bitàcora diseño de servicios es copia, solo de consulta

Programación de Rutinas en Centros Vacacionales 1 0 P E

Administrador, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo, Recepcionista, Oficios varios centro vacacional.

Eliminado con Acta Programación de Rutinas en Centros Vacacionales

Programación de Rutinas en Centros Vacacionales

Seguimiento a la Gestión 1 0 P E


Eliminado con Acta Seguimiento a la Gestión Seguimiento a la Gestión

en centros si es un documento Legal, en Recreacion Admon se archiva todos los tramites para conseguir el certificado RNT y se mantiene permanente en Recreacion no se envia a Archivo central.

PLANES Plan Operativo y Presupuesto

Esto es documento de apoyo Año Vigente 0 EL E

Líder Recreación, Secretaria, Coordinadores Recreación, Apoyos Logísticos.

Eliminado con Acta Plan Operativo y Presupuesto Plan Operativo y Presupuesto

nosotros ya no tenemos Habilitación en el Consultorio Médico solo tenemos el servicio de paramédico.

Comandas Año Vigente 0 P E

Administradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas, auxiliar administrativa alimentos y bebidas.


Control de Calidad y Trazabilidad de Alimentos 2 P E

Administradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas, Auxiliar de bodega de alimentos y bebidas.

Eliminado sin Acta Control de Calidad y Trazabilidad de Alimentos

Control de Calidad y Trazabilidad de Alimentos

Evaluación inicial y final de conocimiento 2 P E

Administradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas.

Eliminado sin Acta Evaluacion y Seguimiento BPM

Evaluacion y Seguimiento BPM

Evaluación y seguimiento a proveedores de alimentos

2 P EAdministradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas.



Evaluación y Seguimiento a Servicios de Alimentación

2 P EAdministradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas.



Formato De Seguimiento a Bodega 2 P E

Administradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas.



Plan de Saneamiento 2 P EAdministradora Alimentos y Bebidas, Coordinador técnico alimentos y bebidas.

Eliminado sin Acta Plan de Saneamiento Plan de Saneamiento

Vales Alimentación Empleados 2 0 P E

Administradora Alimentos y Bebidas, auxiliar administrativa alimentos y bebidas.

Eliminado con Acta Vales Alimentación Empleados

Vales Alimentación Empleados

Autorización pasadía 2 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Cotizaciones Clientes y Proveedores

Cotizaciones Clientes y Proveedores es copia, solo de consulta

Entrega Unidades Habitacionales Mes Vigente 0 P E

Adminstrador, Asistente Administrativo, Oficios Varios, Auxiliar Administrativo.

Eliminado con acta Entrega Unidades Habitacionales

Entrega Unidades Habitacionales es copia, solo de consulta

Pertenencias del Usuario 1 0 P E

Administrador, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo,Oficios Varios, Coordinador y Lider.

Eliminado con Acta Pertenencias del Usuario Pertenencias del Usuario Este documento de hace parte de servicios generales seguridad

PRESTACION DE SERVICIOS DE ALIMENTACION

PRESTACION DE SERVICIOS DE RECREACION

PLANEACION PARA LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE RECREACION

MANEJO DE ACCIDENTES EN CENTROS VACACIONALES

INVENTARIOS

Revisión Condiciones del Servicio 1 0 P E

Administrador, Asistente Administrativo, Oficios Varios, Auxiliar Administrativo, Recepcionista.

Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria el original reposa en planeaci{on y la gerencia

Servicio de Lavanderìa 1 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Servicio de Lavanderìa Servicio de Lavanderìa

Solicitud Reserva Año Vigente 0 P E


Eliminado con Acta Solicitud Reserva Solicitud Reserva

Acondicionamiento en circuito 5 0 EL CT Docente, Auxiliar Administrativo,

Líder Conservación Total Acondicionamiento en circuito Acondicionamiento en circuito

Anamnesis y Prescripción 5 0 EL CT Docente, Auxiliar Administrativo, Líder Conservación Total Anamnesis y Prescripción Anamnesis y Prescripción

Manual de Convivencia 1 0 P E Docente, Auxiliar Administrativo, Líder Eliminado con acta Manual de Convivencia Manual de Convivencia

Plan Clase 1 0 P E Líder recreación deportiva, Coordinadores técnico, Secretaria. Eliminado con acta Plan Clases Plan Clases

Rutina personalizada 5 0 EL CT Líder, Coordinador, Docente, Auxiliar Administrativo Conservación Total Rutina personalizada Rutina personalizada

Valoración Física y Elaboración de Rutinas

Electrónico: Pte

Físico: 10 EL Docente, Auxiliar Administrativo,

Líder Eliminado con acta Valoraciones Físicas Valoraciones Físicas

Autorizaciones de Pago y facturas 1 0 P E



Cobro Buseta 1 0 P EDirector, Administrador Unión Temporal, Asistente Administrativo, Auxiliar Administrativo.


Cuentas de Cobro

* Copias de factura* Fotocopias de planillas de pago seguridad* Listados de juzgamientos de partidos de futboll

1 0 P E Líder recreación deportiva, secretaría. Eliminado con Acta Cuentas de Cobro y Traslados Cuentas de Cobro y

Traslados

Cuentas por pagar 2 0 P E Eliminado sin Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria Facturas 2 0 P E Eliminado con Acta Facturas y Pagos Facturas y PagosFacturas e ingreso minimercado 2 0 P E Eliminado con Acta Facturas y Pagos Facturas y Pagos

Facturas y Pagos Año Vigente 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Fondo Rotatorio Fondo Rotatorio solo control en el {area

Fondo Rotatorio 1 0 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Fondo Rotatorio Fondo Rotatorio

Ingresos de facturas al sistema Año Vigente 0 P E


Eliminado con Acta Planillas SAR Planillas SAR son copias, control en el área

Planillas de cierres Año Vigente 0 P EAdministradora Alimentos y Bebidas, auxiliar administrativa alimentos y bebidas.

Eliminado con Acta Planillas SAR Planillas SAR son copias, control en el área

Planillas SAR 0,25 0 P EL EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado sin Acta Planillas SAR Planillas SAR son copias, control en el área

Reembolso Caja Menor 1 0 P E Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria son copias, control en el área

PROYECTOS Proyectos Pte 0 P CTLíder Recreación, Líder Servicios Subsidiados, Analista Planeación, Secretaria.

Conservación Total Proyectos Proyectos son copias, control en el área

Control Parqueadero 1 2 P EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria Segun el seguimiento ahora se llama comandas

Registro Ops 1 0 EL EAdministrador, Asistente Administrativa, Auxiliar Administrativo, Recepcionista

Eliminado con Acta Ventas Institucionales Ventas Institucionales son copias, control en el área

Tarifas Año Vigente 0 P E Eliminado con Acta Eliminar Categoria Eliminar Categoria

ACTAS Actas grupo primario Vivienda 2 0 P E Area de Vivienda Eliminado con acta

Formularios por bolsas FONVIVIENDA

* Formulario* Fotocopias de cedulas* Registro civil* Registros civiles de * Certificados bancarias* Certificados de las cesantias* Certificados laborales * Carta para retiro de cesantias* Promesa de compraventa.* Resoluciones (para municipios)

5

Hasta la disposición

de FONVIVIE

NDA

P E Area de Vivienda, Auditoría, Usuarios

Transferido a FONVIVIENDA


VENTA DE SERVICIOS

PRESTACION DE SERVICIOS DE RECREACION

PRESTACION DE SERVICIOS DEL EJERCICIO FISICO

ASIGNACIÓN DE SFV

VIVIENDA

Gestión de asignaciones FONVIVIENDA

* Cartas asignacion con el recibido* Notificaciones* Resolucion de asignacion* Cartas remisorias a las constructoras* Recurso de reposicion* Formato de subsanacion vips* Fotocopas de cedulas* Registros civiles* Anexo 15 envios postulacion vipa.

3 5 P E

Area de Vivienda, Auditoría, Coordinación Jurídica, Sub-Directora, Director Eliminado con acta

Ingresos por administración SFV FONVIVIENDA

* Infome Carta Cavis-ut,* Remision documentos giro a la caja,notas debito y credito* Copia de factura de venta* Estado de pagos a terceros,

3 0 P EArea de Vivienda, Contabilidad, Tesorería, Auditoría, Sub-Directora, Director

Eliminado con acta

Actas Eventos de participación Vivienda

* CD* Revista Enterese* Comunicaciones oficiales* Folletos* Publicidad.

5 0 P EArea de Vivienda, Comunicaciones Corporativas, Mercadeo Corporativo, Sub-directora, Director

Eliminado con acta

Eventos, campañas promocionales y divulgación

* Folleto* Iinvitacion feria* Recibo de caja* Lista asistencia * Acta y definiciones

5 0 P EArea de Vivienda, Comunicaciones Corporativas, Mercadeo Corporativo, Sub-directora, Director

Eliminado con acta

Normativa Vivienda Pte. 0 EL CTArea de Vivienda, Auditoría, Coordinación Jurídica, Sub-Directora, Director

Conservación total

Reglamento interno fnv - CAVIS - UT Pte. 0 EL CT

Area de Vivienda, Auditoría, Coordinación Jurídica, Sub-Directora, Director

Conservación total

Respuesta a requerimientos legales - FONVIVIENDA

* Respuesta a derechos de peticion * Respuesta a tutelas* Notificaciones

5 5 P E Eliminado con acta CREAR

EVALUACIÓN Y REGISTRO DE OFERENTES Y OFERTA DE VIVIENDA

Proyectos no visDurante la

vigencia del proyecto

2 P EL E Area de Vivienda, Auditoría, Peritos. Sub-directora, Director Eliminado con acta

Contratos Durante la Vigencia + 2 3 P E

Area de Vivienda, Auditoría, Coordinación Jurídica, Contabilidad, Sub-directora, Director

Eliminado con acta

Contratos de encargo de Gestión CAVIS - UT - FONVIVIENDA

5 0 P E


Eliminado con acta

Convenios

* Cartas remisorias* Renuncias* Documentos de legalizacion,* Cartas de asignacion

Durante la Vigencia + 2 3 P E


Eliminado con acta

Capacitaciones CAVIS - UT 5 0 P EL E Área de Vivienda, Gestión

Humana, Sub-Directora, Director Eliminado con acta Revisar qué documentos son, capacitaciones a quién, para redefinir categoría

Capacitaciones internas y externas 5 0 P EL E Área de Vivienda, Gestión

Humana, Sub-Directora, Director Eliminado con acta

Comunicaciones Oficiales externa e interna despachada y recibida

2 3 P E


Eliminado con acta

Comunicaciones Oficiales Camacol despachada y recibida

2 3 P E


Eliminado con acta

Comunicaciones Oficiales CAVIS - UTdespachada y recibida

* Carta remisoria* Conformacion nuevo hogar* Copias de cedulas* Solicitudes autorización de legalizacion de subsidio* Certificados de auditoria* Registro civil* Certificado de tradicion* Escrituras * Novedades.

2 3 P E


Eliminado con acta

Comunicaciones Oficiales Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio despachada y recibida

2 3 P E


Eliminado con acta

Comunicaciones Oficiales población desplazada despachada y recibida

3 0 P E


Eliminado con acta

Control de correo 1 3 P E Eliminado con acta

ASIGNACIÓN DE SFV

EVENTOS

DOCUMENTOS LEGALES

GESTIÓN DE CORREO

FORMACION Y DESARROLLO DE HABILIDADES

EXPEDIENTES CONTRACTUALES

Confamilias solidarias 2 3 P E Area de Vivienda, promocion social, sub-directora, director Eliminado con acta

Política de ViviendaMunicipal, Departamental y Nacional

Pte. 0 P CTArea de Vivienda, Auditoría, Coordinación Jurídica, Sub-Directora, Director

Conservación total

Vivienda con Bienestar 2 3 P E Eliminado con acta

GESTIÓN DE SOLUCIONES DE VIVIENDA

Proyectos - Elegibilidades

* Copias de certificados de elegibilidades 1 2 P E Area de Vivienda, sub-directora,

director Eliminado con acta

SE REEMPLAZA "ACOMPAÑAMIENTO A PROYECTOS" POR "PROYECTOS - ELEGIBILIDADES"

Informes auditoría * Acta de apertura de la auditoria 3 5 P E Area de Vivienda, Auditoría, Sub-

Directora, Director Eliminado con acta ACTUALIZAR

Informes CAVIS - UT

* Carta remisoria cavis UT* Orden del día* Notas de estado de resultado* Ejecución contrato de encargo de gestión* Giros a las cajas"

4 4 P E Area de Vivienda, Auditoría, Sub-Directora, Director Eliminado con acta ACTUALIZAR

Informes de Gestión Confa 3 0 P EL E Area de Vivienda Eliminado con acta ACTUALIZAR

Informes de Gestión Vivienda 3 0 P EL E Area de Vivienda, Auditoría, Sub-

Directora, Director Eliminado con acta ACTUALIZAR

Informes otras entidades 3 2 P EL E Area de Vivienda, Sub-directora, Director Eliminado con acta

Informes y Seguimiento SFV FONVIVIENDA 3 2 P EL E Eliminado con acta

Beneficiarios asignaciones FONVIVIENDA

Después de legalizado

cada SFV + 0,5

Hasta la disposición

de FONVIVIE

NDA

P E Area de Vivienda, Auditoría, Usuarios

Transferido a FONVIVIENDA

Gestión de legalizaciones FONVIVIENDA 3 5 P E

Area de Vivienda, Auditoría, Coordinación Jurídica, Sub-Directora, Director

Eliminado con acta

Direccionamiento estratégico Confa 6 0 P E Area de Vivienda Eliminado con acta ACTUALIZAR

Direccionamiento estratégico Vivienda 6 0 P E Area de Vivienda Eliminado con acta ACTUALIZAR

Extracto de Actas consejo directivo

* Acta de reunion* Comite financiero 5 0 P E Area de Vivienda Eliminado con acta ACTUALIZAR

PLAN OPERATIVO Plan Operativo y Presupuesto 4 0 P EL E

Area de Vivienda, Auditoría, Contabilidad, Sub-directora, Director

Eliminado con acta

ConvencionesP = PapelE = Electrónico

Auditora

Analista de Seguridad

Aprobación Gerentes y Líderes

Secretaria General

ISABEL CRISTINA CALVO OROZCOVÍCTER ALEJANDRO CAICEDO QUICENOAnalista de Planeación

LUZ ADRIANA ALARCON GONZALEZ INES ADRIANA VALENCIA GALEANO

ROCIO OROZCO SALAZARCoordinadora Confamilias Solidarias y

RecreaciónURIEL HERNANDO BERNAL MARIN

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

LEGALIZACIÓN DE SFV

OLGA PIEDAD PELAEZ CASTAÑO

ALEJANDRO QUIÑONES MARIÑO

GESTIÓN DE PROGRAMAS Y DESARROLLO LOCAL

CLAUDIA MARCELA SEPULVEDA TABARES

Formación

INFORMES

Aprobación Comité Interno de Archivo

Coordinadora de Agencias

ALIRIO LEON RUA

Gerente de Servicios Sociales

ENERIET RAMIREZ ALVIS

MARTHA LUCÍA JARAMILLO MORALESCoordinadora Gestión Documental

D = DigitalizaciónS = Selección

E = EliminaciónCT = Conservación Total

Coordinador de Cultura y Bibliotecas

Gerente Productividad y Desarrollo

JULIAN EDUARDO GALLEGO SANCHEZCoordinador Vivienda

ENERIETH JARSO

EXCLUIR DE LA TABLA

Se debe dejar en el acta

EXLUIR DE LA TABLA

EXLUIR DE LA TABLAEXLUIR DE LA TABLA

EXLUIR DE LA TABLA

PASAR A LA TABLA DE EDUCACIÓN VERSALLES

EXLUIR DE LA TABLAEXLUIR DE LA TABLAEXLUIR DE LA TABLAEXLUIR DE LA TABLA

EXCLUIR DE LA TABLA Y PASAR A LA TABLA DE EDUCACION VERSALLES

EXCLUIR DE LA TABLA Y PASAR A EDUCACIÓN VERSALLESEXLUIR DE LA TABLA


EXLUIR DE LA TABLA jarso

Cambiar tiempo de conservación de 24 a 12

EXCLUIR DE LA TABLA Y PASAR A LA TABLA DE EDUCACIÓN VERSALLES



PASAR A LA TABLA DE EDUCACIÓN VERSALLES

EXLUIR DE LA TABLA

EXLUIR DE LA TABLA



EXLUIR DE LA TABLA

EXLUIR DE LA TABLA


EXCLUIR DE LA TABLA

EXLUIR DE LA TABLA

OK

EXLUIR DE LA TABLA jarso



Cambiar tiempo de conservación de 12 a solo AÑO VIGENTE

EXCLUIR DE LA TABLA Y PASAR A EDUCACIÓN VERSALLESEXCLUIR DE LA TABLA Y PASAR A EDUCACIÓN VERSALLES

EXCLUIR DE LA TABLA PARA JORNADA ESCOLAR


TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD...Actas actividades (Izada bandera, salidas pedagógicas) 2 0 P...

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