Strategische Ziele · 2015. 6. 21. · Kommune als Dienstleistungsunternehmen/ Bürgerorientierung...
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NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 1
Strategische Ziele: Von der Strategie zur Maßnahme -
Ein Erfahrungsberichte X
Ziele und Kennzahlen
im neuen Haushalt
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 2
1. zu meiner Person
2. die Stadt Offenburg
3. produktorientierter Haushalt in Offenburg
(1995ff) wirkungsorientierte Steuerung
4. das NKHR in Offenburg ab 2009 –
Strategische Ziele im neuen Haushalt
5. Relaunch: Strategische Ziele für 2016/17
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1. zu meiner Person
50 Jahre – verheiratet, 2 Kinder
seit 1. Juli 2014 beigeordneter Bürgermeister der Stadt Offenburg für Finanzen, Kultur und Soziales
davor 17 Jahre Leiter des Fachbereichs Finanzen der Stadt Offenburg
davor 5 Jahre Geschäftsführer der Musikschule Offenburg/ Ortenau GmbH
davor Verwaltungsausbildung und Studium der Betriebswirtschaft
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58.000 Einwohner
Kernstadt 35.000 EW
Walters- weier
Weier
Wind- schläg
Gries- heim Bohls-
bach
Rammers- weier
Zell- Weierb.
Fessen- bach
Zuns- weier Elgers-
weier
Bühl
11 Ortsteile – 23.000 EW
2. die Stadt Offenburg
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2. die Stadt Offenburg
über 36.000 SV-pflichtige Arbeitsplätze
über 25.000 Einpendler
seit 20.5.2014 schuldenfrei (Kämmereihaushalt) 2000 bis 2014 wurden 60 Mio. EUR
Schulden abgebaut zur Entlastung künftiger Generationen
ca. 860 EUR Gewerbesteuer / Einwohner (ca. 50 Mio. EUR p.a.)
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Die Stadt 2. die Stadt Offenburg
Offenburg
58.000 EW
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3. Produktorientierter Haushalt in OG
KGST - NSM Prozess in den 90er Jahren in
Offenburg
für 2 Jahre freigestellter Projektleiter NSM
umfassender Prozess unter Einbeziehung
aller Führungsebenen und der Mitarbeitenden
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3. Produktorientierter Haushalt in OG
Kommune als Dienstleistungsunternehmen/ Bürgerorientierung
Straffung/ Verschlankung der Verwaltung – Zusammenführung Sach- und Ressourcenverantwortung in Fachbereichen
neues Führungsverständnis / neue Führungsanforderungen
neue Form der (Finanz-)Steuerung mit Budgetierung, Produkten, Zielen und Kennzahlen output-orientierte Steuerung
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3. Produktorientierter Haushalt in OG
Budgetierung ab 1995 in Offenburg
Sachkosten „gegenseitig“ deckungsfähig
Kosten und Erlöse „gegenseitig deckungsfähig
ab 1999 Einbeziehung Personalkosten
Gemeinderat Globalsteuerung
mehr Spielraum an die Verwaltung
Vertrauensvorschuss an Verwaltung
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3. Produktorientierter Haushalt in OG
Budgetierung braucht klare Vereinbarungen
Was soll geleistet werden, in welchem Umfang?
Was sind die zu erreichenden Ziele?
Produkt(orientierter) Haushalt mit Zielen und Kennzahlen
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3. Produktorientierter Haushalt in OG
Produktorientierter Haushalt ab 1995 Abbildung des Verwaltungshandelns in 130
Produkten ergänzt um Produktziele (zwischen 1 und 5) und
Kennzahlen (zwischen 1 und 10) Ziel: Gemeinderat über Produkte, Ziele und Kennzahlen globale Steuerungs- möglichkeiten an die Hand geben
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3. Produktorientierter Haushalt in OG
Vorteile: Verwaltungshandeln wurde transparent intensive Prozess innerhalb der Verwaltung
(insbesondere Produktdefinition) haben eigenes Handeln auf den Prüfstand gestellt Reflektion
wichtige Grundlagen für spätere Umstellung zum NKHR geschaffen.
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3. Produktorientierter Haushalt in OG
Probleme: Quantität der Produkte, Ziele und Kennzahlen Beteiligung Gemeinderat bei Zielebildung
(anfänglich) schwierig Ziele oft zu wenig operationalisiert Evaluation der Zielerreichung insbesondere
auch Erhebung der (vielen) Kennzahlen Verknüpfung Finanzen / Ziele für GR noch verwertbare Berichterstattung
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Fazit: Menge an Zielen und Kennzahlen müssen
noch zu bewältigen sein – für Verwaltung & Gemeinderat
nicht jedes Produkt braucht eigene Ziele, etc. Produktgruppenebene
Ziele müssen operationalisierbar sein
erster Ansatz – gute Erfahrung – wichtig für nächsten Schritt zum NKHR!
3. Produktorientierter Haushalt in OG
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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Umsetzung NKHR in Offenburg zum 1.1.2009 als 7. Stadt in BaWü
bislang immer ausgeglichene Haushalte
anfänglicher Mehraufwand hat sich weitestgehend wieder eingependelt
tatsächlicher Zusatzaufwand bei Anlagenbuchhaltung aber auch Zusatzinfos
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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Vorgaben durch Gemeindewirtschaftsrecht
§ 6 Vorbericht „… Er soll eine durch Kennzahlen gestützte, wertende Analyse der finanziellen Lage und ihrer voraussichtlichen Entwicklung enthalten. Insbesondere soll dargestellt werden, welche wesentlichen Ziele und Strategien die Gemeinde verfolgt und welche Änderungen gegenüber dem Vorjahr eintreten, …“
wichtige „Steilvorlage“ für neuen Prozess mit Gemeinderat und Verwaltung um wirkungsorientierte Steuerung zu verbessern
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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Neuer Ansatz/ Ziele
Konzentration auf Strategische Ziele
Leistungsziele und Kennzahlen für die politische Steuerung nur für wichtige Schlüsselprodukte
weitere Leistungsziele und Kennzahlen nach Steuerungsbedarf der jeweiligen Führungsebene (i.d.R. nur punktuell interessant für Politik)
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Warum strategische Ziele?
die Vorgabe strategischer Ziele ist eine der wichtigsten Aufgaben der politischen Führung
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Wenn ein Seemann nicht weiß, welches Ufer er ansteuern muss, dann ist kein Wind der richtige. Seneca, römischer Philosoph und Dichter
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Warum strategische Ziele?
Strategische Ziele bilden den Rahmen für alle weiteren
(operativen) Aktivitäten fördern Eigenverantwortung und Flexibilität ermöglichen die Kontrolle der Effektivität ermöglichen die Einbeziehung von
angestrebten Wirkungen (Outcome)
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
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Was sind strategische Ziele?
1. Sie sollen fokussieren
auf die politisch strategische Steuerungsebene
inhaltlich auf die Schwerpunkte der mittelfristigen Entwicklung „was ist uns besonders wichtig!“
primär auf die Wirkung („Was wollen wir erreichen?“) und dies hauptsächlich für die Bürgerschaft
der Politik ein „los lassen“ ermöglichen
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
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Was sind strategische Ziele?
2. Strategische Ziele beschreiben
Handlungsbedarf für GR/ Verwaltung, i.d.R.
auch größere Veränderungen in einem mittel-
bis längerfristigen Zeitraum
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
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Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen! mögliche Hemmnisse
Strategische Ziele „legen Politik fest“ und machen Handeln / Erfolg messbar
Diskussionen auf eher höherem Abstraktionsniveau sind oft schwierig, der konkrete Nutzen zuerst nicht immer erkennbar
GR i.d.R. kein professionelles „Parlament“
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Wie kommt man zu Strategischen Zielen?
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 23
Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen.
Nutzen darstellen
Thema „nicht zu hoch“ hängen – oder haben wir
bislang „strategielos“ rum gewerkelt?
Aufwand reduzieren - weniger ist mehr:
Konzentration auf 15 bis 20 strategische Ziele
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Wie kommt man zu Strategischen Zielen?
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 24
Gemeinderat/ Politik (und Verwaltung) dafür gewinnen.
klaren und überschaubaren Prozess generieren –
bestehende Systeme (Ausschüsse, etc.) nutzen
Strategische Ziele auf Maßnahmenebene herunter brechen (Abstraktionsniveau senken)
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Wie kommt man zu Strategischen Zielen?
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 25
Ansatz 2007/08 zum ersten NKHR Haushalt 2009 Vereinbarung mit GR Sammlung der bereits (unsystematisch)
vorhandenen Ziele und Strategien – insbesondere GR-Beschlüsse – statt „Neuentwicklung“ Verwaltung/ Fachbereiche
Systematisierung/ einheitliche Darstellung mit Mindestinhalten Verwaltung/ Fachbereiche
weniger ist mehr – Konzentration auf max. 15 bis 20 strategische Ziele
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 26
Operationalisierung durch Vorschlag konkreter Maßnahmen für den nächsten Doppelhaushalt zur Erreichung der Ziele dadurch besser greifbar Verwaltung/ Fachbereiche
eher wenige Kennzahlen zur Messung der Zielerreichung (möglichst vorhandene verwenden)
(Vor-)Beratung der Ziele in jeweils zuständigen Ausschüssen unterjährig (zur Vorbereitung Haushaltsplan) und Bestätigung oder Modifikation Gemeinderat
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
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Klärung mit GR im Rahmen Haushaltsberatung, wer Entscheidungsverantwortung für Umsetzung der Maßnahmen trägt
als Verwaltungsmaßnahme = V bzw. Maßnahme, deren weitere Umsetzung noch
konkrete Ratsbeschlüsse erfordern = GR
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
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Aufnahme in Haushaltsentwurf und Beratung und Beschlussfassung im Rahmen der Haushaltsplanberatungen durch GR
Zuordnung der Strategischen Ziele zu „passendem“ produktorientiertem Teilhaushalt
Was fehlt insbesondere:
Systematische Verknüpfung mit Ressourceneinsatz
Benennung von Zielkonflikten
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
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Ziel 9 (Teil-HH 15 Förderung von Kindern und Jugendlichen) Zielbeschreibung Kennzahlen Maßnahmen GR V Realisierung des An-spruchs auf öffentlich geförderte Kleinkin-derbetreuung, -bildung und -erziehung ab dem 1. Lebensjahr
K1: 150 Plätze für Kinder von 1 bis unter 2 Jahren in Einrich-tungen oder bei quali-fizierten Tagesmüttern K2: 300 Plätze für Kinder von 2 bis unter 3 Jahren K3: 50 Kinder unter 1 Jahr werden von quali-fizierten Tagesmüttern betreut K4: = 33% der Kinder bis 3 Jahre sind ver-sorgt. K5: Teilnehmer an der Spracherziehung/-förderung bzw Teil-nehmer-Tage
M1: Stufenweise jährliche Anhe-bung der Plätze für Kinder von 1 bis 2 Jahren, Zieljahr 2010/11 M2: Qualifizierung der Mitarbei-ter/innen und Begleitung bei der Umsetzung des Orientierungs- und Bildungsplanes; Orientierungsplan wird in allen Kitas angewandt, Ziel-jahr 2010/11 M3: Erstellung und Umsetzen ei-nes Konzeptes „Tagespflege in Offenburg“, Zieljahr 2010/11 M4: Das Offenburger Konzept der Spracherziehung und Sprachförde-rung verbunden mit systemati-schen Sprachstandserhebungen wird in allen Kitas umgesetzt M5: Das Sprachprogramm „Ruck-sack“ wird in Kitas mit hohem Migrantenanteil durchgeführt M6: Ein der Nachfrage entspre-chendes dezentrales und mit den Kitas und Grundschulen verknüpf-tes Angebot an Hortplätzen für Grundschulkinder
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 30
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Haushalt verabschiedet – was nun?
Wie hält man die Strategischen Ziele „am Leben“?
4 Maßnahmen in OG
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regelmäßiger „Relaunch“ der Ziele (alle 2 Jahre – aber in unterschiedlicher Intensität)
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
regelmäßige Berichterstattung über Zielerreichung Berichtswesen
jede GR-Vorlage muss einem oder mehreren strategischen Zielen zugeordnet werden
(regelmäßige) Kommunikation der Ziele mit den Mitarbeitenden Identifikation mit den Zielen
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GR-Vorlagen mit strateg. Zielen
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Kommunikation der Ziele mit Mitarbeitenden = wichtige Führungsaufgabe
möglichst schon bei Zielerarbeitung beteiligen Kenntnis der (besser noch Identifikation mit) Ziele(n)
der Stadt stärken in 2012 konkrete Aufgabenstellung an
Fachbereiche: Was wollen wir als Abteilung X dazu beitragen, das jeweilige Ziel zu erreichen?
Konzentration auf maximal 5 Ziele Austausch hierüber in Fachbereichskonferenz
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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
jährliche Geschäftsberichte Beratung in fachlich zugeordneten Ausschüssen
Inhalt: produktorientierte Berichte über
Strategische Zielerreichung mit Kennzahlen
Bericht über Maßnahmen aber auch „Tätigkeitsbericht“
Zusammenfassung und Beschlussfassung im Rahmen des Jahresabschlusses
Regelmäßige Berichterstattung
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4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
Regelmäßige Berichterstattung
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 36
Regelmäßiger „Relaunch“ der Ziele
4. NKHR ab 2009 und Strategische Ziele
DHH 2010/11, 2012/13 und 2014/15 – eher kleinere Überarbeitungen, Ergänzungen
i.d.R. Aktualisierung Maßnahmenebene
zum DHH 2016/17 – grundsätzliche Überarbeitung
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Führungskräfteklausur im Herbst 2014 hat „Schwächen“ identifiziert:
stärkere Konzentrationen der Ziele auf gewünschte Wirkungen gerade gegenüber Bürgerinnen und Bürger
bessere Verzahnung der Ziele über Fachbereichs bzw. organisatorische Grenzen hinweg -ganzheitlichere Sicht bei der Zieldefinition
noch bessere Verknüpfung mit konkreten Maßnahmen und insbesondere Ressourcen
5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16
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KGSt-Zielbildungsprozess
Ergebnisse & Wirkungen Was wollen wir erreichen?
Programme & Produkte Was müssen wir tun?
Prozesse & Strukturen Wie müssen wir es tun?
Ressourcen Was müssen wir einsetzen?
5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16
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Konzept (so mit GR abgestimmt)
Phase 0 – Evaluation durch Fachbereiche im Rahmen der vorhandenen Kommunikationsstrukturen • Abteilungsbesprechungen • Fachbereichsbesprechungen • Dezernentenkonferenz
5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 40
Phase 0: Evaluation Systematische Betrachtung (Soll/ Ist-Vergleich) der Zielerreichung und Maßnahmenumsetzung • „funktioniert“ das Ziel noch – haben sich
Rahmenbedingungen verändert - besteht auf Anpassungsbedarf
• Kommunikation der Ergebnisse: im Rahmen der regelmäßigen Dezernentenkonferenz (OB, BM, FB Leiter)
• Identifikation: organisationsübergreifender Ziele – Auftrag für gemeinsame Zielformulierung
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Konzept (so mit GR abgestimmt)
Phase 1 – Verwaltung
Überarbeitung Ziele / neue Ziele / Wegfall Ziele – Vorbereitung durch FB / mehrere FB – übergreifende Abstimmung im Rahmen der 2-tägigen Führungskräfteklausur
Phase 2 – Gemeinderat
Übermittlung Vorschläge der Verwaltung 2-tägige Gemeinderatsklausur im Herbst Einbringung mit Doppelhaushalt 2016/17 im Dez. 15 Diskussion im Rahmen Haushaltsberatungen
5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16
NKHR Tagung HS Kehl – 18.6.2015 – Hans-Peter Kopp 42
Zusammenfassung: Strategische Ziele sind ein wichtiges Instrument zur politischen Steuerung und „Leitplanken“ für das tägliche Verwaltungshandeln Schon die Diskussion und ständige Befassung damit kann helfen, die Politik auf das Wesentliche zu fokussieren. Die Verknüpfung mit der Maßnahmenebene macht wichtige Vorgaben für die Verwaltung und den Weg zur Zielerreichung „greifbarer“ Offenburg geht dabei einen eher pragmatischen Weg, der sicher nicht perfekt ist und auch keinen Anspruch auf Richtigkeit für alle Städte / Gemeinden oder politischen Konstellationen erhebt.
5. Relaunch – Strat. Ziele für DHH 2015/16
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Ohne Ziel ist jeder Weg falsch. Konfuzius, chinesischer Philosoph