Sesion III - Project Scope Management

Lic. Miguel Miranda, PMP

Facultad de Sistemas, Computo y Telecomunicaciones

Gestin de Proyectos de Tecnologa

de Informacin

SESION III

PROJECT SCOPE MANAGEMENT

SESION III - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Agenda

SESION III


Introduccin

Planificar la gestin del alcance del proyecto

Recopilar requisitos

Definir el alcance del proyecto

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo

(EDT WBS)

Verificar el alcance del proyecto

Controlar el alcance del proyecto

2 de 50


Agenda

SESION III


Introduccin





(EDT WBS)



3 de 50


Constituye el proceso de asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo requerido, y solo el trabajo requerido para

completar satisfactoriamente el proyecto

Propsitos: - Define qu trabajo es necesario para completar los objetivos del

proyecto

- Determina qu est incluido en el proyecto

- Sirve como una gua para determinar qu trabajo no es necesario

para completar el objetivo del proyecto

- Sirve como punto de referencia de qu no est incluido en el

proyecto

Introduccin Definicin

4 de 50


Alcance del proyecto: - Trabajo requerido para crear los entregables y cumplir con

los objetivos del proyecto

Alcance del producto: - Atributos y caractersticas de los entregables

Introduccin Alcance del proyecto vs. Alcance del producto

Project Scope

work

Product Scope

features

5 de 50


Agenda

SESION III


Introduccin





(EDT WBS)



6 de 50

SESION VI - PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Objetivos:

Despus de completar esta leccin, Ud. estar capacitado

para:

Planificar todo lo concerniente a la gestin del alcance del

proyecto, de tal manera que se haga una adecuada definicin

y control, lo cual permita hacer el trabajo requerido, para

terminar el proyecto exitosamente.


7 de 50


Provee el cmo se va a gestionar el alcance del proyecto.

Planificar la gestin del alcance del proyecto El proceso

8 de 50


Entradas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto (preliminar) Plan de gestin del proyecto (preliminar)

Herramientas y Tcnicas Juicio de expertos Plantillas, formularios, normas Reuniones


9 de 50


Salidas Plan de gestin del alcance del proyecto El cual debe contener un:

1. Proceso para preparar un enunciado del alcance del

proyecto

2. Proceso para la creacin de la EDT (WBS)

3. Proceso para obtener la verificacin y aceptacin formal

de los productos entregables (aprobar y mantener la EDT)

4. Proceso para gestionar las solicitudes de cambio al

alcance

Planificar la gestin del alcance del proyecto (cont.)

10 de 50


Salidas Plan de gestin de requisitos Registra como los requisitos sern gestionados:

1. Mtodo para identificar y priorizar requisitos

2. Definicin de atributos que sern incluidos en la matriz de

trazabilidad de requisitos

Planificar la gestin del alcance del proyecto (cont.)

11 de 50


Agenda

SESION III


Introduccin





(EDT WBS)



12 de 50


Objetivos:


para:

Identificar requisitos (tambin conocido como requerimiento)

a partir de los cuales se podr definir el alcance del proyecto.

El xito del proyecto depende de entender los requisitos.


13 de 50


Consiste en definir y documentar las necesidades de los

interesados a fin de cumplir con los objetivos del proyecto.

Los requisitos se recopilan de todos los involucrados para

poder gestionar sus necesidades, deseos y expectativas.

Recopilar requisitos El proceso

14 de 50


Recopilar requisitos (cont.)

Entradas

Project charter 1. Requisitos de alto nivel del proyecto

2. Descripcin de alto nivel del producto del proyecto

Registro de stakeholders 1. Identificar a los stakeholders que pueden

proporcionar informacin acerca de los requisitos

detallados del proyecto y del producto

15 de 50



Herramientas y Tcnicas

Entrevistas Grupos de opinin (focus group) Talleres facilitados Tcnicas de creatividad en grupo Tcnicas de toma de decisiones en grupo Cuestionarios y encuestas Observaciones Prototipos Benchmarking Diagramas contextuales Anlisis de documentos

16 de 50



Salidas Documentacin de requisitos Los requisitos deben ser:

1. Especficos

2. Trazables

3. Consistentes

4. Aceptados por los stakeholders

Matriz de trazabilidad de requisitos 1. Relaciona los requisitos con sus orgenes y ayuda a

monitorearlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

2. Asegura que lo registrado en los requisitos sean

entregados al final del proyecto

17 de 50


Agenda

SESION III


Introduccin





(EDT WBS)



18 de 50


Objetivos:


para:

Desarrollar una definicin del alcance detallado, la cual ser

la base para futuras decisiones del proyecto.


19 de 50


Provee una descripcin mas detallada del alcance del

proyecto.

Definir el alcance del proyecto El proceso

20 de 50


Entradas Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto (preliminar) Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas


21 de 50


Definir el alcance del proyecto (cont.)

Herramientas y Tcnicas Anlisis de producto Product breakdown: descompone el producto en componentes,

examinado individualmente como trabajan con otros componentes

del producto

Systems engineering: satisface las necesidades del cliente,

requerimientos de costo y demandas de calidad en el diseo y

creacin del producto

Value engineering: reduccin de costos e incremento de

utilidades, mejorando la calidad

Value analysis: ratio de costo/calidad del producto

Function analysis: darle al equipo un problema, buscar una

solucin lgica y probar las funciones del producto

Quality function: entendimiento total de las necesidades del

cliente

22 de 50



Identificacin de alternativas 1. Brainstorming (tormenta de ideas)

2. Lateral thinking (pensamiento lateral)

Juicio de expertos

Anlisis de los interesados Identificar la influencia e intereses de los stakeholders y documentar sus necesidades, deseos y expectativas.

23 de 50



Salidas Enunciado del alcance del proyecto

1. Objetivos del proyecto

2. Descripcin del alcance del producto

3. Requisitos del proyecto

4. Limites del proyecto

5. Productos entregables del proyecto

6. Criterios de aceptacin del producto

7. Restricciones del proyecto

8. Asunciones del proyecto

9. Organizacin inicial del proyecto

10. Riesgos iniciales definidos

11. Hitos del cronograma

12. Limitaciones de fondos

13. Estimacin del costo

14. Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto

15. Especificaciones del proyecto

16. Requisitos de aprobacin 24 de 50



Salidas Cambios solicitados Plan de gestin del alcance del proyecto (actualizacin) Actualizacin de los documentos del proyecto

1. Registro de stakeholders

2. Documentacin de requisitos

3. Matriz de trazabilidad de requisitos

25 de 50


Agenda

SESION III


Introduccin





(EDT WBS)



26 de 50


Objetivos:


para:

Subdividir los principales productos entregables del proyecto

y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos, de

tal manera que sean ms fcil su gestin.

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS)

27 de 50


Descomponer jerrquicamente el trabajo que ser ejecutado,

orientado a entregables, para crear los productos

entregables.

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) El proceso

28 de 50


Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS)

Entradas Activos de los procesos de la organizacin Enunciado del alcance del proyecto - Restricciones: factores como requerimientos de costo,

tiempo y alcance

- Asunciones: creencias, suposiciones en los que el proyecto

va a operar

Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas

29 de 50


Herramientas y tcnicas Plantillas

Crear la Estructura de Descomposicin del Trabajo (WBS) (cont.)

30 de 50

CASA DE CAMPO

2.Diseo 3.Construccin 4.Acabados 5.Gestin

3.2

Afirmado

3.3

reas de

descanso

3.4

reas de

recreacin

3.5

Habilitacin

Otras reas

2.2

Planos

5.1

Planeamiento

5.2

Control

3.1

Cercado

3.3.1 Dormitorio

PADRES

3.3.2 Dormitorio

HIJOS

3.3.3 Dormitorio

HIJAS

3.4.1

Cancha Frontn

3.4.2

Cancha Tenis

3.4.3

Piscina

1.Estudio

2.1

Maqueta


Descomposicin Un componente es una unidad que puede ser medible,

ejecutada, controlada y tener recursos asignados

Procedimiento: Los entregables principales del proyecto son identificados Determinar si se pueden aplicar adecuados costos y tiempos

estimados al nivel mas bajo de descomposicin

Identificar los componentes que constituyen el entregable Verificar la descomposicin


31 de 50


- Conceptos - El elemento mas pequeo en el EDT es llamado el work package

- Un work package se puede dividir en actividades

- Los componentes en el EDT son trazados contra un code of

accounts

- El code of accounts es una herramienta para numerar e identificar

los elementos dentro del EDT

- Los componentes en el EDT deben ser incluidos en un

diccionario EDT

- Un diccionario EDT es una herramienta de referencia para explicar

los componentes del EDT, la naturaleza del work package, los

recursos asignados, tiempo y costo estimado de cada elemento


32 de 50


- Elementos esenciales - Sirve como lnea de base del proyecto

- Una de las mas importantes herramientas de gestin de proyectos

- Sirve como base para el planeamiento, estimado y control del

proyecto

- Visualiza el total del proyecto

- El trabajo que no esta incluido en el EDT no es parte del proyecto

- Construye consenso en el equipo del proyecto

- Sirve como un mecanismo de control para mantener el proyecto

en el camino correcto

- Permite tener estimados de costo y tiempo mas precisos

- Sirve como freno al cambio de alcance


33 de 50


Salidas Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura de desglose del trabajo (EDT) Diccionario del EDT Lnea base del alcance Plan de gestin del alcance del proyecto (actualizaciones) Cambios solicitados


34 de 50


Agenda

SESION III


Introduccin





(EDT WBS)



35 de 50


Objetivos:


para:

Obtener la aceptacin formal por parte de los interesados

del alcance del proyecto completado y los productos

entregables completados.

A partir de la 5ta. Versin del PMBOK a este proceso se le

conoce como VALIDAR EL ALCANCE.


36 de 50


Formalizar la aceptacin de los productos entregables

terminados y del alcance del proyecto terminado. Revisar los

productos entregables para asegurarse de que cada uno se

complete satisfactoriamente.

Verificar el alcance del proyecto El proceso

37 de 50


Verificar el alcance del proyecto - Entradas

Enunciado del alcance del proyecto Contiene la descripcin del alcance del producto y los criterios

de aceptacin

Diccionario del EDT Para verificar que los productos entregables que se est

produciendo y aceptando estn comprendidos dentro del alcance

del proyecto aprobado.

Plan de gestin del alcance del proyecto

Productos entregables Son los que se han completado parcial o totalmente durante los

procesos de ejecucin.

38 de 50


Verificar el alcance del proyecto Herramientas y Tcnicas

Inspeccin Incluye actividades tales como medir, examinar y verificar, a fin de

determinar si el trabajo y los productos entregables cumplen con los

requisitos y los criterios de aceptacin del producto. Las

inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones de

productos, auditorias y revisiones generales.

39 de 50


Verificar el alcance del proyecto - Salidas

Productos entregables aceptados Documenta los productos entregables aceptados. Los que no se han

aceptado se documentan junto con los motivos por los que no fueron

aceptados. Incluye la documentacin de respaldo recibida del cliente

y el reconocimiento de la aceptacin.

Cambios solicitados Pueden generarse a partir de este proceso y se procesan para su

revisin y disposicin a travs del proceso Control de Cambio

integrado.

Acciones correctivas recomendadas Las acciones correctivas son recomendaciones documentadas

necesarias para hacer que el rendimiento futuro esperado del

proyecto cumpla con el plan de gestin del proyecto.

40 de 50


Agenda

SESION III


Introduccin





(EDT WBS)



41 de 50


Objetivos:


para:

Controlar los cambios en el alcance.


42 de 50


Influir sobre los factores que crean cambios en el alcance del

proyecto y de controlar el impacto de dichos cambios. El

control del alcance asegura que todos los cambios solicitados

y las acciones correctivas recomendadas se procesen a

travs del proceso Control Integrado de cambios del proyecto.

Tambin se usa para gestionar los cambios reales cuando se

producen, y est integrado con los dems procesos de

control.

Controlar el alcance del proyecto El proceso

43 de 50


Controlar el alcance del proyecto - Entradas Enunciado del alcance del proyecto

Estructura de desglose de trabajo (EDT)

Diccionario del EDT

Plan de gestin del alcance

Informe de rendimiento Informacin sobre el rendimiento del proyecto.

Productos entregables intermedios que se han completado.

Solicitudes de cambio aprobadas Causan impacto sobre el alcance del proyecto y producen

modificaciones a la lnea base del alcance del proyecto.

Informacin sobre el rendimiento del trabajo 44 de 50


Controlar el alcance del proyecto Herramientas y Tcnicas Sistema de control de cambio Documentado en el Plan de Gestin del Alcance, define los

procedimientos por los cuales puede modificarse el alcance del

proyecto y el alcance del producto. Esto incluye la documentacin,

los sistemas de seguimiento y niveles de aprobacin necesarios

para autorizar los cambios.

Anlisis de variacin Es un examen posterior a la ejecucin de algn proceso. Se realiza

mediante la comparacin del desempeo real del proyecto contra el

desempeo planificado.

Replanificacin Las solicitudes de cambio aprobadas que afecten el alcance del

proyecto pueden exigir que se hagan modificaciones en la EDT y en

el diccionario de la EDT, en el enunciado del alcance y

actualizaciones en el Plan de Proyecto. 45 de 50


Controlar el alcance del proyecto Herramientas y Tcnicas (cont.)

Sistema de Gestin de la configuracin Proporciona procedimientos para el estado de situacin de los

productos entregables, y asegura que se tenga en cuenta y se

documente los cambios solicitados en el alcance del proyecto y en el

alcance del producto antes de procesarse a travs del proceso de

Control Integrado de Cambios.

46 de 50


Controlar el alcance del proyecto Salidas

Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan el alcance del

proyecto, entonces debe revisarse y actualizarse el enunciado del

alcance, el cual es la lnea base del alcance (junto con la EDT y el

diccionario de la EDT).

Estructura de desglose del trabajo (actualizaciones) Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan el alcance del

proyecto, entonces debe revisarse y actualizarse el EDT.

Diccionario de la EDT (actualizaciones) Si las solicitudes de cambio aprobadas afectan el alcance del

proyecto, entonces debe revisarse y actualizarse el diccionario de la

EDT.

Lnea base del Alcance (actualizaciones)

47 de 50


Controlar el alcance del proyecto Salidas (cont.)

Cambios solicitados Los resultados del control del alcance pueden generar cambios

solicitados que se procesan para su revisin y disposicin a travs

del proceso de Control de Cambios Integrados.

Acciones correctivas recomendadas Es todo paso recomendado para alinear el rendimiento del proyecto

futuro esperado con el plan de gestin del proyecto y el enunciado

del alcance.

Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Las causas de las variaciones, el razonamiento subyacente a la

accin correctiva elegida y otros tipos de lecciones aprendidas del

control de cambios en el alcance del proyecto se documentan y se

actualizan en la base de datos histrica.

48 de 50


Controlar el alcance del proyecto Salidas (cont.)

Plan de Gestin del Proyecto (actualizaciones) Todo efecto sobre el alcance del proyecto debe reflejarse en los

dems componentes (costos, cronograma) mantenindolos

actualizados.

49 de 50


Invitacin

50 de 50

Divide las dificultades que examinas en tantas

partes como sea posible para su mejor solucin.

--Ren Descartes

Matemtico, Siglo XVI

Sesion III - Project Scope Management

Documents

Transcript of Sesion III - Project Scope Management