SAP Factura Electronica

Atienda sus requerimientos deFacturación ElectrónicaSAP Factura Electrónica

SAP México y CentroaméricaNoviembre 2010

© SAP 2010 / SAP CFD /

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Agenda

Antecedentes

Descripción de SAP Factura Electrónica

Emisión de SAP Factura Electrónica

Recepción de SAP Factura Electrónica

Paquetes de software y servicios para SAP Factura Electrónica


Antecedentes – Contribuyentes en México

A partir del 1 de enero del 2011, todas las facturas con unimporte mayor a $2,000.00 MXP deberán de emitirseelectrónicamente de acuerdo a lo establecido en materia deComprobantes Fiscales Digitales (CFD).

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/reforma_fiscal/157_17085.html

http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/informacion_fiscal/reforma_fiscal/157_17085.html


Antecedentes – Tipos de emisión decomprobantes fiscales previstos por el SAT

Contribuyentes que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por medio deun tercero autorizado

Contribuyentes que emiten Comprobantes Fiscales Digitales por sus propiosmedios

SAP Factura Electrónica

Proveedores autorizados por el SAT


Antecedentes – Obligaciones de los emisoresy receptores de CFD

Emisores

Reportar al SAT mensualmente información de los comprobantes fiscales digitalesemitidos.

Conservar en medios electrónicos actualizados los CFD y tenerlos a disposición de lasautoridades fiscales.

Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.

Expedir comprobantes fiscales digitales globales que amparen las operacionesefectuadas con el público en general (a través del RFC genérico XAXX010101000)

Expedir comprobantes fiscales para extranjeros (a través del RFC genéricoXEXX010101000).

Receptores

Conservar los CFD recibidos en medios electrónicos actualizados.

Proveer a la autoridad de una herramienta de consulta de la información de los CFD.

Verificar el RFC y Nombre o Razón Social de los CFD recibidos.


Antecedentes – Requisitos de los CFD

Llevar contabilidad en un sistema electrónico

Contar con Firma Electrónica Avanzada "Fiel"

Haber tramitado al menos un Certificado de Sello Digital

Solicitar por lo menos una serie de folios al SAT

Cumplir con el estándar tecnológico reconocido por el SAT

Utilizar el XSD para la generación de Comprobantes Fiscales Digitales, según lopublicado en el inciso C del Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal para2009.

Generación y envio del Informe Mensual.

ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_servicio_ftp/publicaciones/cfd/Anex20_v20.pdf

ftp://ftp2.sat.gob.mx/asistencia_servicio_ftp/publicaciones/cfd/Anex20_v20.pdf


Agenda

Antecedentes






SAP Factura Electrónica

Solución para atender los requerimientos establecidos por el SAT para personas físicasy morales que requieren emitir y / o recibir comprobantes fiscales digitales con uncertificado de firma electrónica avanzada, conforme al Anexo 20:

Especialmente conceptualizada para nuestros clientes de SAP R/3 y SAP ERP a partir de laversión 4.6cEstándar y totalmente integrada a SAPEmisión de CFDs a partir de FI y SD, cubriendo facturas, notas de crédito y débito,cancelaciones, addenda, imagen de la factura, XML, reporte mensual, almacenamiento, etc.,conforme a los lineamientos del Anexo 20Recepción de CFDs con validación de sellado de documentosCobertura de necesidades específicas de CFDs como addendas especiales y por industria,mensajes EDI, AS1, AS2, sftp, webservices, entre otrosSin rentas mensuales por emisión de documentos y sin necesidad de compartir a terceraspersonas la llave privada para el sellado y encriptación de documentosPaquetes estándar para distintas necesidades y volúmenes de documentos y que puedenincluir la configuración acelerada a duración y precio fijoGarantía de actualización para cubrir nuevos lineamientos que emita el SAT para el sellado yencriptación de documentos


Diseño conceptual de la solución

SAP ERP /SAP R/3

LOC

ALI-

ZAC

ION

CLIENTE

PROVEEDOR

ALMACENA-MIENTO

TRANSFORMACIÓN /TRANSPORTE

Ima-gen

Ima-gen

Ima-gen

EMISIÓN

RECEPCIÓN

POR

TAL

AU

TOSE

RVI

CIO

XML

XML

XML

Extensiónestándar deSAP ERP /

R/3

SAP NWProcess

Integration(PI)

SAP PortalSAP

DocumentAccess

SAPInteractive

Forms

SAP InvoiceManagement

POSTEO


Agenda

Antecedentes







SAP ERP /SAP R/3

LOC

ALI-

ZAC

ION

CLIENTE

PROVEEDOR

ALMACENA-MIENTO


Ima-gen

Ima-gen

Ima-gen

EMISIÓN

POR

TAL

AU

TOSE

RVI

CIO

XML

XML

XML

Extensiónestándar deSAP ERP /

R/3

SAP NWProcess

Integration(PI)

SAP PortalSAP

DocumentAccess

SAPInteractive

Forms

POSTEO


SAP DOCUMENT ACCESS

SAP PORTAL

SAP NW PISAP ERP

Emisión – Comprobantes fiscales digitalespara clientes

SAP Document Access

IMG

SAP Interactive Forms

CERTIFI-CADO DE

SELLODIGITAL

SERIE DEFOLIOS

FI, SD

Configuración(prefijos, rangos denúmeros, sello digital,IDOS para XML)

GeneraciónFactura

con prefijo, folio SATy sellado digital

Emisiónreporte

mensual alSAT

GeneraciónXML y

transportedigital

Publicaciónfactura

Archivado imagen Archivado XMLLocalización

Emisiónimagen factura

y almacena-miento

Adaptador AS2

AS2


Emisión – 1.- Alcance de la Funcionalidad(Localización)

Control del número de Folio y Serie Oficial provisto por la autoridad a nivel de cabecera deldocumento de factura a nivel SD y FI.Generación de la Cadena de Caracteres, de acuerdo a requerimientos legales.Addenda fiscalEncriptación de la Cadena de Caracteres por medio del Sello DigitalFacturas electrónicas disponibles en el sistema para auditoria interna o externa.Información de la Factura Electrónica disponible para impresión o re-impresión en el sistemaGeneración del reporte mensual y el archivo requerido por el SAT

Incluido sin costo adicional de software,para clientes con contrato de mantenimiento

vigente, a partir de la versión 4.6C

http://www.sap.com/mexico/services/factura_electronica_en.epx

http://www.sap.com/mexico/services/factura_electronica_en.epx


Emisión – 1.- Alcance de la Funcionalidad

Generación del archivo XML de acuerdo al formato oficial emitido por la autoridadAlmacenamiento en repositorio seguro y controladoCreación de imagen de CFDAddenda comercial / complementosTransmisión / acuse de recibo de documento XML


Emisión – 1.- Alcance de la Funcionalidad (2)

Azul – LocalizaciónVerde – Proceso de EMISIÓN extendido


Emisión - 2.- Numeración

Los Prefijos y Números requeridos

para la factura digital tienen que

ser definidos en el IMG


Emisión - 2.- Numeración (2)

• Rango de números aprobados por la autoridad (SAT)

• Asignación de datos (Año Aprobado, Número Aprobado, Prefijo, Rango denúmeros) nueva Tabla OFNUM


Emisión - 3.- Asignación del Prefijo y Número adocumentos de SD y FI

Asignación del Prefijo y Número en el campo Referencia (VBRK-XBLNR)


Emisión - 3.- Asignación del Prefijo y Número adocumentos de SD y FI (2)

Cuando la factura es creada directamente en FI la asignación al igual que en SD serealiza en el campo Referencia


Emisión - 4.- Sello Digital


Emisión - 5.- IDocs para la generación del XML

Toda la información requerida para generar el XML esta almacenada en Idocs:

Para SD INVOIC02, para FI FIDCCP02; en ambos casos deben extenderse paraincorporar los nuevos campos requeridos.


Emisión - 6.- Ejemplo del XML

El archivo XML es generado en PI. La información es importada desde el IDocs ymapeada en SAP NW PI en el formato requerido por la autoridad.


Emisión - 7.- Impresión de la Factura

Los formularios actuales de facturas deben ser ajustados para incluir la informaciónrequerida


Emisión - 8.- Reporte Mensual

El reporte mensual requerido es el programa IDMX_MONTHREPORT, el cualpermite generar el archivo en el formato requerido por la autoridad.


Emisión – SAP Interactive Forms

Creación deformularios con“drag and drop”

Importación deFormas

Diseño extendido

Permite crear nuevos formatos en forma gráfica e integrada a SAP


Agenda

Antecedentes







SAP ERP /SAP R/3

LOC

ALI-

ZAC

ION

CLIENTE

PROVEEDOR

ALMACENA-MIENTO


Ima-gen

Ima-gen

Ima-gen

RECEPCIÓN

XML

XML

XML

SAP NWProcess

Integration(PI)

SAPDocument

Access


POSTEO


SAP DOCUMENT ACCESS

SAP NW PI

Recepción - Gestión de facturas deproveedores

SAP Invoice Management

SAP Document AccessOCR option for Invoice Management

SAP ERP

Validarmeta-datos

Posteopara

pagos

Chequeo de

duplica-dos

Aplicarreglas

denegocio

Captura deImagen

Captura de índiceso Metadatos

Creardocumento SAP

Posteo dedocumentos SAP

Archivado imageny XML Manejo de

excepcionesManejo de



excepciones

FACTURA

FACTURA

0101010101 MIRO, FB65, F-47

Escaneo de facturao importación de

imágeneselectrónicas

Capturade

meta-datos


Recepción - SAP Invoice Management

??

?

ManualWork

Waitfor e-mail

Followup

ResearchStatus

Factura enSAP ERP

PosteoExitoso

Posteara SAP

Error =Factura conproblemas

SAP DocSAP Doc

ScanScan

FAXFAX

VSSVSS

IDocIDoc

BAPIBAPI

SAP DocSAP Doc

IDocIDoc

SAP DocSAP Doc

IndexingIndexing

Ele

ctro

nico

Ele

ctro

nico

OCROCR

UploadUpload(Non(Non--PO)PO)

EDIEDI(PO)(PO)

ee--InvoiceInvoiceVendorVendorNetworkNetwork

Workflow de FacturasWorkflow de FacturasWorkflow de FacturasPrice orDate

Variance

QuantityVariance

Price-QuantityVariance

POMismatch

SpecialA/P

Handling


Información delDocumento muestra todala información disponiblepara ayudar a resolver laexcepción:

• P.O., Factura, &Recepción

Opciones disponibles muestra lasacciones que un usuario puede tomarpara resolver una excepción:

• Action – el usuario toma unaacción de resoluciónn

• Referral - el usuario envía el item aotra persona

• Autorización – el usuario autoriza aotro a tomar una acción deresolución.

El log de comentarios muestracomentarios y la historia de accionesprevias sobre la factura bloqueada.


Recepción - Reportes

Estadisticas anivel de

cabecera

Estadísticasgrupales

Status defacturas

individuales


Recepción - Dashboard Unificado

Acceso rápido al statusen IM y al responsablede la actividadpendiente o realizada


Recepción - Detección de excepciones de laFactura. Ejemplo

InnovateCorporation

has deployedLivelink ECM

and hascreated anEnterprise

Library, withaccompanying

El gerente de cuentasa pagar examina una

factura basada en unaOrden de Compra. Hayvarias discrepancias.Estas discrepanciasson capturadas por

Invoice Managementcomo excepciones y se

disparan workflowscorrectivos.

Detección deExcepciones

© SAP 2010 / SAP CFD / Slide

Validate Metadata and Apply Business Rules

Three Types of ChecksValidate data against SAPmaster dataCheck for Duplicated InvoicesMatch data against PO andGoods Receipts

Fail to pass the checkgenerates an exception,which triggers acollaborative exceptionhandling process

InnovateCorporation




InnovateCorporation

has deployedLivelink ECM –Vendor InvoiceManagement.Paper invoicesand metadataare captured

for thesubsequent

workflow

Capture inLivelink

InnovateCorporation




The metadatais then

compared withexisting

invoices forpossible

duplicates.Invoices are

also examinedby business.

Process in SAP


Innovate receives an invoice from C.E.B.New York. However, the Purchase Order was

issued to C.E.B. Berlin…

El proveedor en la PO no coincidecon la el proveedor en la factura,

automáticamente de define larazón de parqueo a “Discrepancia

de Proveedor” y se parquea lafactura


Recepción - Discrepancia de Proveedor

InnovateCorporation




Records

InnovateCorporation




Records

La primer discrepanciaes la diferencia de

proveedor. El analistade compras recibe unatarea para tratar estaexcepción. Luego deexaminar la Orden deCompra y la factura ,

decide que elproveedor correctodebe ser el de lafactura entonces

decide modificar laOrden de Compra.





Diferencia deProveedor

Diferencia deProveedorInnovate

Corporationhas deployedLivelink ECM



Records






InnovateCorporation



Library, withaccompanyin

InnovateCorporation












Detección deExcepcionesDetección deExcepciones

InnovateCorporation










Una vez que semodifica la PO lafactura se puede

postear.

El comprador decidemodificar la PO


Recepción - Discrepancia de Precio

InnovateCorporation



InnovateCorporation



Una vez que ladiscrepancia de proveedorse resuelve, la factura se

envía al analista decompras nuevamente parala discrepancia de precio.Esta vez, decide que la

orden de compra escorrecta y el monto de la

factura debe ser reducido.Autoriza al grupo de

cuentas a pagar a realizarun pago reducido de la

factura.






factura.

Discrepancia dePrecio


InnovateCorporation








factura.


InnovateCorporation



Library, with

InnovateCorporation



Library, with


proveedor. El analistade compras recive unatarea para tratar estaexcepción. Luego deexaminar la Orden deCompra y la factura ,











Library, with






InnovateCorporation



Library, with

InnovateCorporation



Library, with










InnovateCorporation



Library, with







Recepción - Pago reducido de la Factura

InnovateCorporation




InnovateCorporation




La encargada de cuentas apagar recibe la tarea que laautoriza a realizar un pago

reducido de la factura .Invoice Management

automáticamente la guiapor las transacciones

necesaria para crear unanota de crédito. Una vezque la factura se liberapara el pago, se puede

visualizar todo el procesodesde un dashboard

centralizado.






centralizado.

Pago reducido dela Factura

Pago reducido dela FacturaInnovate









centralizado.

Pago reducido dela Factura

InnovateCorporation




InnovateCorporation









factura.






factura.



InnovateCorporation









factura.


InnovateCorporation




InnovateCorporation






















InnovateCorporation



Library, with

InnovateCorporation



Library, with










InnovateCorporation



Library, with







Slide 44

Once the credit memo is created and theinvoice is unblocked, the invoice is ready to be

paid.The entire process is recorded on VIM Unified

Dashboard…


Agenda

Antecedentes






Paquetes de software

Componente Función Custom + ++ +++

SAP NW PI GeneraciónXML. Transporte.Recepción.

Incluido Incluido Incluido Incluido

SAP Portal Portal deinteracción paraclientes /proveedores

Opcional Opcional Recomendado Incluido

SAP DocumentAccess

Almacenamientodocumentos

Opcional Recomendado Recomendado Incluido

SAP InteractiveForms

Generación deformatos PDFspara facturas

Opcional Incluido Incluido Incluido


Gestión y posteode facturas deproveedores

Opcional No incluído Opcional Recomendado

Menos documentos Mas documentos


Paquetes de servicios - Estándar

Realizados a través de SAP Consulting o de partners SAP CertificadosTiempo de implementación a partir de 3 semanasEl alcance de la solución Emisión CFD on SAP para los modulos de ventas y finanzasincluye:

• Emisión de Factura, Nota de Crédito y Nota de Débito, conforme anexo 20, usando SAPInteractive Forms

• Cancelación conforme anexo 20• Creación de XML• Addenda básica tipo AMECE• Un formulario de impresión único para los documentos de emisión (Factura, nota de crédito y

nota de debito).• Reporte mensual del SAT• Envío vía correo electrónico• Manual Técnico• Manual de operación/usuario.

El alcance de la solución Recepción CFD de proveedores:• Validación de sellado de documentos XML.• Validación de estructura definido en Anexo 20.• Posteo básico en SAP ERP / R/3


Paquetes de servicios - Extendido

Realizados a través de SAP Consulting o de partners SAP CertificadosConfiguración de:

Formatos de impresión adicionales con Interactive Forms para Factura y nota de créditoy debitoConguración de addendas específicasConfiguración de transmisión y recepción de documentos XML hacia formatos vía EDI,AS1, AS2, sftp, webservices, etc.Portal de autoservicio clientes / proveedoresConfiguración base del resguardo (sin hardware)Configuración de flujos de excepciones para recepción de facturas (físicas yelectrónicas)


¿Preguntas?

¡Gracias por su tiempo!


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