1

Thank you, Michael!

Today’s webcast is an opportunity to discuss the 2015 RSR. We’ll begin by discussing some of the new or updated items for 2015 reporting and what’s coming in 2016 [CLICK].We’ll then go over the 2015 RSR Submission Timeline [CLICK]. I will then quickly give an overview of the Ryan White HIV/AIDS Program [CLICK] as well as discuss the frequently used RSR Terminology [CLICK] that are essential for understanding and completing the RSR. Next, I will go over the components that make‐up the RSR [CLICK]. Finally we’ll wrap everything up with a more comprehensive revisit of the 2015 Timeline [CLICK]. Lets get started!

2

I’d like to begin today’s presentation by highlighting some RSR features that are new or updated in 2015. I understand a lot of this presentation may be a review for many of you, however I would encourage you to stay tuned throughout the entire presentation so as to not miss these updates. 

First on our list is the new Eligible Scope reporting requirement for client‐level data. Hopefully you have already incorporated this new requirement into your data collection mechanisms, however if you still have questions, please contact one of the Ryan White TA providers or view the webinars posted on the TARGET Center. Contact information will be displayed later in the presentation. 

Also new in 2015 is the updated data collection tools in the RSR Web System. The first change is the Grantee Contract Management System or GCMS. The GCMS is a pre‐populated list of your grantee‐provider contracts. Grantees should review and update this list as necessary before beginning the RSR Grantee Report. There has also been the addition of Service Delivery Site contact information in the RSR Provider Report. I will discuss these features in greater detail later in this presentation. 

Finally, please stay tuned for some changes related to RSR terminology. Beginning with the 2016 RSR Instruction Manual, some familiar terms in the RSR will change to keep our vocabulary in line with OMB standards. The term ‘recipient’ will replace the term ‘grantee’ (or grantee of record) and the term ‘subrecipient’ will replace ‘subgrantee’ (or subcontractor). Because service providers may receive grant funds directly, indirectly, or both through a Ryan White HIV/AIDs Program grant, for the purposes of the RSR, the terms provider‐recipient and provider‐subrecipient will be used to describe a service provider’s reporting responsibilities. 

3

Now I’d like to quickly draw your attention to some added dates in the submission timeline for the 2015 RSR. Don’t worry about writing these down, you can download and print a detailed copy of the timeline from the TARGET Center website link on the bottom of this slide. As you may have noticed, there is now a Grantee Contract Management System (or GCMS) start date. Additionally, the Grantee Report due date and Provider Report start date fall on the same day. We’ll talk more about the timeline and what each of these dates mean at the end of this presentation. 

4

Before we fully dive in to today’s presentation, I’d like to take the opportunity to remind everyone that the Ryan White CARE Act just celebrated its 25th anniversary! Since 1990, the Ryan White CARE Act has been re‐authorized 4 times. In 2013 alone, Ryan White served over 524,000 clients. If you’re interested in learning more about the impact the Ryan White CARE Act has had over the past 25 years, you can find more information on HRSA’s website. Additionally, HRSA has put together a wonderful video that I would encourage everyone to take a few minutes to watch. 

5

Now lets take a look at some background information of the program. The Ryan White Program works with cities, states, community‐based organizations, and college and university academic health science centers to provide services to individuals who do not have sufficient health care coverage or financial resources to cope with HIV disease. The Program is a payor of last resort which provides: 

• HIV‐related primary medical care and essential support services to HIV‐infected individuals; 

• Support services to families affected by HIV and AIDS; and • Technical assistance, clinical training, and research on innovative models of care. 

The Ryan White HIV/AIDS Treatment Extension Act of 2009 authorizes HRSA to allocate funding to grantees under five “Parts,” which I will refer to as Program Parts. 

6

The program parts can be defined as follows:

Part A provides emergency assistance to Eligible Metropolitan Areas (EMAs) and Transitional Grant Areas (TGAs) that are most severely affected by the HIV/AIDS epidemic. 

Part B provides grants to all 50 States, the District of Columbia, Puerto Rico, Guam, the U.S. Virgin Islands, and 5 U.S. Pacific Territories or Associated Jurisdictions to improve the quality, availability, and organization of HIV/AIDS health care and support services. 

Part C funds are awarded directly to grantees who also directly provide services, such as ambulatory medical clinics. Part C includes Early Intervention Services (or EIS) grants, and the Capacity Development Grant Program. 

Part D provides family‐centered care involving outpatient or ambulatory care (directly or through contracts or memoranda of understanding) for women, infants, children, and youth with HIV/AIDS. Part D funds family‐centered primary and specialty medical care, as well as support services. 

Part F funds a variety of programs, including: The Special Projects of National Significance Program (SPNS); The AIDS Education Training Centers Program; Community‐Based Dental Partnership Program (CBDPP) and the Dental Reimbursement Program (DRP). As a reminder, Part F grantees are not required to submit an RSR Report for their Part F funding. 

I encourage you to learn more about the program parts by following the link at the bottom of the slide. Additional information can also be found in the RSR Instruction Manual. 

7

Before you learn about the RSR in detail, lets take a moment to establish a common vocabulary. In this presentation, you will hear several terms frequently. 

The first term is “Grantee”, also known as the Grantee of Record, which is the organization that receives its program funding directly from the HIV/AIDS Bureau. The grantee of record may be the organization providing Ryan White Program funded services, or the grantee may contract with another agency to provide Ryan White funded services. 

8

“Provider” (or service provider) are organizations that use Ryan White Program funding to provide services to clients for the grantee of record. 

Providers may deliver: • Core Medical Services or Support Services to clients and their affected family; • Administrative and Technical Support Services to the grantee of record; and/or • HIV Counseling and Testing Services to individuals in the community. 

The service provider may be funded through a subcontract with another HRSA grantee, or the service provider may be directly funded by HAB. In other words, the service provider may also be the grantee. When an agency is both a grantee AND a service provider, we refer to it as a grantee‐provider. 

9

An agency may receive Ryan White Program funding from more than one source. When this occurs, the agency is called a multiply‐funded agency. Agency and organization are terms that refer to both grantees and providers. 

Multiply‐funded grantees are funded by HAB under more than one Program Part. For example, an agency may receive both a Part C and a Part D grant. 

Multiply‐funded providers may be funded in several ways such as: • Under more than one Program Part by more than one grantee. An example of this is a 

provider that receives Part B funds from the state and Part C funds from a Community Health Center. 

• It can also be funded under more than one Program Part by a single grantee. An example of this is a provider that receives both Part C and D funding from a university;. 

• Or it can be funded under one Program Part by more than one grantee. An example is a provider that receives Part C funds from two separate Community Health Centers. 

10

A funding relationship is established with a formal contract, memorandum of understanding, or other agreement to provide services to the grantee or to Ryan White Program clients. To help define these relationships, HAB recognizes three different “classifications” or “categories” of service provider: There are first‐level providers, second‐level Providers, and multilevel Providers. 

11

Service providers that have a direct funding relationship with an HAB grantee are referred to as first‐level providers. 

12

Service providers that are indirectly funded by an HAB grantee are referred to as second‐level providers. These agencies receive their RW program funding through a first‐level provider. 

HAB recognizes that grantees may use an administrative or fiscal agent to manage their award, which we call Fiscal Intermediary Providers [CLICK]. These agencies determine the eligibility of sub providers; decide how funds are allocated to sub providers; award Ryan White funds to sub providers; monitor the sub providers’ performance for compliance with Ryan White requirements; and assist in the completion of required reports. For RSR reporting purposes, fiscal intermediary providers may only be classified as first‐level providers. Grantees will receive an error and be unable to submit their RSR if they mark their own organization or a second‐level provider as a fiscal intermediary. 

13

Service providers that are both first‐level providers and second‐level providers are referred to as multilevel providers. [CLICK] An example of a multilevel provider is a provider that receives funds to provide core medical services and fiscal intermediary services. 

14

As you may know, all Program Parts specify HRSA’s responsibilities in the administration of the Ryan White HIV/AIDs Program. As administrators of the Ryan White HIV/AIDs Program, HAB is responsible for reporting to Congress on the allocation and use of program funding. 

HAB currently uses data collected in the RSR to help fulfill its reporting obligations to Congress. The RSR is a client‐level data report that provides data on the characteristics of the funded grantees, their providers, the services delivered, and the clients served. It consists of 4 sections: the Grantee Contract Management System, the Grantee Report, the Provider Report, and the client‐level data. 

ALL agencies that receive Ryan White HIV/AIDS Program funds through Parts A, B, C, and D are required to complete one or more of these report components. 

15

New in 2015 is the Grantee Contract Management System, or GCMS, which collects the agency’s provider contract information. The GCMS will be pre‐populated, however please review the data to confirm accuracy and make any necessary revisions. The information collected includes contract dates, provider relationship information, service categories funded, as well as funded contract amounts. This upgraded contract management system replaced the former “Providers Funded by Your Grant” and “Providers Funded Through Your Fiscal Intermediaries” funding tables in the RSR Grantee Report. 

I would suggest all grantees attend the December 2 webinar, “How to Complete the RSR Grantee and Provider Reports”, to learn more about the updated RSR Web System. 

16

After completing the contracts in the GCMS, your next step is to complete your Grantee Report. This report collects basic information about the grantee organization and displays service provider contract information. Grantees complete one Grantee Report for every grant they received during the reporting period. An agency that receives one grant from HAB will complete one RSR Grantee Report. An agency that receives two grants, also known as a multiply‐funded grantee, will complete two RSR Grantee Reports (one for each grant it receives from HAB). An agency that receives three grants will complete three RSR Grantee Reports, and so on. 

There are two sections in the Grantee Report: • Section 1 contains basic Grantee Information such as the official mailing address, Tax ID, 

DUNS number, contact information of person responsible for report submission, and the agency’s clinical quality management program status.

• Section 2 consists of your agency’s Program Information.  The Program Information lists all of the agencies that had a contract with your organization during the reporting period. This list is populated from the contracts entered in the GCMS.

To learn more about the data collected in the Grantee Report please see pages 17‐23 of the 2015 RSR Instruction Manual, which you can access using the link at the bottom of this slide. 

17

The Provider Report is the next component of the RSR. The RSR Provider Report is composed of 4 sections: General Information, Program Information, Service Information, and HIV Counseling & Testing (HC&T) Information. The RSR Provider Report collects basic information about the provider and the Ryan White funded services it delivered. As I mentioned earlier, the Provider Report now requires providers to enter contact information for its Service Delivery Sites. This includes the name of the site, the physical address, phone number, hours of operation, and a list of what services are provided at the site. To learn more about the data that are collected in the Provider Report, see pages 24‐30 of the RSR Instruction Manual. 

All agencies that receive Ryan White funding to provide services are required to submit RSR data to HAB. Every agency listed in the Grantee Contract Management System is expected to submit a Provider Report. This includes: • Agencies that provide direct client services, • Agencies that provide administrative and technical services to the grantee, and • Agencies that provide HIV Counseling & Testing services with RW funds. 

All agencies complete a single Provider Report, even if the provider is multiply funded. Multiply‐funded providers will submit one RSR Provider Report including information from all Program Parts under which it is funded. For example, if a provider receives funding under Parts A, C, and D, the provider will submit one Provider Report that contains all of its Part A, C, and D data. 

Please be aware that HAB expects providers to complete their own report because providers are the ones with the closest access to their own data. The only exception to this rule is if the provider qualifies for an exemption, the criteria of which can be found on page 7 of the RSR Instruction Manual. Providers that do not meet these criteria MUST submit their own reports. 

18

The third component of the RSR is the client‐level data, which collects information about each eligible client who received a core medical or support service. All providers that indicate in their Provider Report that they deliver direct client services are required to upload client‐level data. The Client Report is a collection of Ryan White HIV/AIDS Program eligible client records that must be submitted in a properly formatted client‐level data XML (eXtensible Markup Language) file. 

The client‐level data XML file should include one record for all Ryan White eligible clients who received at least one core medical or support service Ryan White funded your agency to provide. Each client’s record can have up to 64 data elements, including: • The client’s eUCI, or encrypted unique client identifier; • The client’s demographic information; • Any core medical and support services the client received; and • The client’s clinical information, if applicable.

As a reminder, the TARGET Center has a wealth of information regarding Eligible Scope Reporting. I would encourage everyone to familiarize themselves with the reporting requirements by watching “The Transition to Eligible Scope: Reporting and Data Expectations” webinar. 

19

Now that we’ve gone over the components of the RSR, let’s take a deeper look at the submission timeline for the 2015 RSR. 

• Providers will be able to access the RSR Test Your Client‐level XML feature November 2. • On December 7, grantees can access the Grantee Contract Management System. • Grantees should begin their Grantee Reports as soon as possible after the system opens on December 7. 

The Grantee Report should be in ‘Certified’ status by February 1. After February 1, grantees must contact Data Support for Grantee Report revisions. 

• February 1 also marks the date providers may start the RSR Provider Report. However, providers should already be working on their client‐level data files in the RSR Check Your XML feature. Do not wait until February to begin working on your Provider Report deliverable.

• March 7 is the suggested submission date for all RSR Provider Reports and client‐level data. HAB strongly recommends that all providers submit no later than March 7 to allow grantees ample time to review and return reports for changes as necessary. 

• March 21 is the last day that a grantee can return a Provider Report for corrections. After March 21, they must contact Data Support to request an unsubmit. It’s much better for grantees to return the reports for corrections before the deadline than to plan to unsubmit the reports during that last working week. 

• Please keep in mind that the closer we get to the submission deadline the less likely we are to approve any unsubmit requests, especially for multiply funded providers. Unsubmitting a report should only be done as a very last resort.

• March 28, 2015 is THE final deadline. All reports must be in submitted status by 6:00 PM ET on March 28. After 6:00 PM, the report is automatically marked late by the system. We cannot grant extensions to individual providers or grantees, so you should plan your work accordingly. 

As a reminder, grantees are always able to create earlier deadlines for their provider’s reporting timeline. If you have many providers, we strongly encourage you create your own deadlines! For example, you might tell your providers that they must submit their reports a week in advance of HAB’s recommended March 7 target submission date so that you have plenty of time to return a Provider Report for changes if needed. 

Thanks for sticking with us through the basics of the RSR! Before we conclude this webcast, I’d like to provide you with some information about resources available to you. 

20

This slide shows upcoming webinars through the end of the calendar year – we encourage you to attend as many sessions as possible. For more information about each of these webinars, please visit the link at the bottom of this slide to browse upcoming events and register for any that are applicable to you. Once again, we strongly encourage you to register for the Target Center website to receive email updates regarding these opportunities. 

21

Lastly, we have our Technical Assistance Resources listed.

Data Support addresses RSR‐related content and submission questions. Topics include: Interpretation of the RSR Instruction Manual and HAB’s reporting requirements; Allowable responses to data elements of the RSR Grantee Report, RSR Provider Report, and client‐level data file; we answer Policy questions related to the data reporting requirements; and data‐related validation questions. 

The DART Team addresses questions for those needing significant assistance to meet data reporting requirements, such as helping grantees who do not know what to do or where to start; Determining if grantee systems currently collect required data; Assisting grantees in extracting data from their systems and reporting it using the required XML schema; and Connecting grantees to other grantees that use the same data system. DART also deals with data quality issues, as well as providing TA on the encrypted Unique Client Identifier (eUCI) Application. 

The HRSA Contact Center addresses RSR software‐related questions. Topics include: Electronic Handbook (EHB) navigation, EHB registration, EHB access and permissions, RSR Web System navigation, and Performance Report submission statuses. 

For our CAREWare users, the CAREWare Helpdesk will be your best resource for all CAREWare related questions. I would encourage all CAREWare users to sign up for the listserv. 

Finally, the TARGET Center has a wealth of materials and links related to all things Ryan White. 

22