Role Advert

ROLE TITLE Administrative Assistant

POST ID SAS235

HOURS 1 x 22.5hr post

GRADE Band D £20,344 – £22,021 (Pro Rata)

LOCATION Severn View, Chepstow

WELSH LANGUAGE ASSESSMENT:

(b) Welsh language skills are Desirable

Should you require any further information regarding this post, please contact: duty officer Severn View 01291 638921 Closing Date: 12 noon on Friday 24th May 2019 Please Note that we are not able to accept CVs

Application forms can be completed online or down loaded via:

www.monmouthshire.gov.uk/how-to-apply-for-council-jobs

Applications may be submitted in Welsh, and that an application submitted in Welsh

will not be treated less favourably than an application submitted in English.

Completed paper application forms should be returned to the following address:-

People Services, Monmouthshire County Council, PO BOX

106, CALDICOT, NP26 9AN

Appointment to this post is exempt from Rehabilitation of Offenders Act and is subject to an Enhanced Disclosure Check Monmouthshire County Council is an equal opportunities employer and welcomes

applications from all sections of the community.

.

MONMOUTHSHIRE COUNTY COUNCIL SOCIAL CARE & HEALTH

DIRECTORATE ROLE PROFILE

ROLE: Administrative Assistant

POST NO: SAS235

SECTION : Social Care and Health GRADE: Band D £20344 - £22,021 (Pro Rata)

LOCATION: Severn View

HOURS: 22.5hrs per week

RESPONSIBLE TO: Lead Manager residential and Day Services

WELSH LANGUAGE ASSESSMENT:

Welsh language skills are desirable

Who are we?

Within Social Care and Health we are undertaking a programme of transformation in

order to ensure:

We support individuals and families to live their own lives within their local community

We focus on assets and strengths, not just needs and deficits

Our conversations are based on “what matters” and how we can support people to achieve this

We are easy to access with the right people being available at the right time in the right place

We are proportionate in our response

Our support is based on relationships not transactions

Our Purpose:

Our purpose is to help people live their own lives …

We consider what people can contribute towards achieving their personal well-being outcomes as well as how the appropriate level of care and support may help them to do so This involves working alongside people to build on their individual strengths and abilities together with those of their family, friends and the communities in which they live

Purpose of this Role:

We know that the most efficient and effective services are based on positive

relationships developed through shared activity, identity and ownership.

We recognise that integration in its broadest sense is helping us to achieve our

purpose and we are committed to include all colleagues in a joint approach to

development

Key to this is a flexible and resilient business support service, capable of responding

quickly and positively in line with circumstances and demand and one which actively

seeks out and uses new methods, ideas and technology.

We are moving at scale and pace and need you to be part of creating the conditions

that allow this to happen.

Manager’s Expectation of this Role

I am looking for someone who brings reliability, commitment, and enthusiasm to the role alongside technical skills and knowledge. Someone who understands the importance of business support and the difference it makes to the effective running of the integrated team

I need you to:

Work closely with all those involved in helping people live their own lives

Manage current business support demands and retain flexibility for future

development(s)

Develop and administer systems and processes which reflect and are proportionate

to a service which is integrated in its broadest sense

Actively promote the purpose and operating principles of adult social care and health

Specifically this role requires:

Operationally:

Systems

Support colleagues to work effectively using corporate or service specific digital systems

FLO:

Support colleagues to create and record a care and support plan

Responsible for ending a care and support plan

Support colleagues to create and record an integrated assessment/CTP assessment

Responsible for systems administration e.g. adding a new user, removing duplicates, troubleshooting, adding police notification etc.

Responsible for creating a new person and closing a case down This will include use of the application Tell us Once, CHC and FNC correspondence – closing a case

down does not include Adult Disability Services as the Senior Practitioner is responsible for this task)

Responsible for the administration of FLO allocations (MHCT)

Represent the team at the Flo Systems Group

CEQIP: (Integrated Services Teams)

Support colleagues with satellite store equipment ordering and stock control

Support colleagues with the processing of equipment returns

EPEX: (MHCT)

Responsible for inputting onto EPEX to ensure CTP compliance/cross referencing

Finance

Support the team manager with the monitoring and validating all financial information (including maintaining and updating the finance spreadsheet)

Responsible for recording changes to care packages e.g. hospital admissions and discharges, closures etc. on FLO

Monitor and review dates of FAF provision and receipt

In liaison with others support the resolution of finance queries with care providers.

Responsible for maintaining supplies and stock control

Responsible for raising purchase requisitions (Agresso/Oracle)

Responsible for raising goods receipt notes once invoices have been received against purchase orders (Agresso/Oracle)

Responsible for maintaining outstanding commitments by closing down purchase orders no longer required

Responsible for sales invoicing – across both MCC and ABUHB

Responsible for handling cash e.g. daily kitchen takings, meals, SW emergency fund, travelling expenses, fund raising, individuals weekly allowances and food bank vouchers

Responsible for managing and reconciling petty cash

Responsible for the banking of monies

Responsible for end of month transactions liaising with finance - including monthly spreadsheet of daily takings

Administration

Support colleagues with general incoming and outgoing correspondence e.g. letters, emails and communications requiring mail merges

Responsible for general administrative tasks e.g. photocopying, scanning, printing

Support catering colleagues with catering administration e.g. menus, food labels, kitchen monitoring forms

Responsible for minute taking e.g. team and Best Interest meetings, MDT’s and Safeguarding across both MCC and ABUHB

Responsible for file management of paper and electronic notes and records across both MCC and ABHB

Support colleagues to store information correctly across both MCC and ABUHB

Gather information to respond to Data Protection Subject Access requests (SARs)

Responsible for room and transport bookings

Responsible for creating new IT users across both MCC and ABUHB

Responsible for database of IT equipment allocation, management and troubleshooting IT systems and equipment issues across both MCC and ABUHB

Communication:

First Point of Contact and Response

Responsible for creating a friendly and welcoming atmosphere on arrival

Responsible for front of house (reception), providing information and advice and resolving emerging issues

Responsible for handling incoming calls, taking and passing on messages and managing the outcomes of conversations

Responsible for responding to issues e.g. phoning family, carers, hospital, liaising with health colleagues, courts and other team members

Responsible for supporting visitors to access on site resources and facilities

Customer Relations

Responsible for building relationships of trust through open and interactive communication

Responsible for the provision of accurate, valid and complete information using the right methods/tools (e.g. face to face, email, leaflets, noticeboards, One Note, team site, Google)

Responsible for troubleshooting and working with colleagues to investigate solutions to presenting issues across both MCC and ABUHB

Responsible for informal resolution of complaints (as appropriate to job role) providing appropriate solutions and follow up to ensure positive outcome

Support colleagues to gather customer feedback and develop services which incorporate these

Developing and Maintaining Relationships:

Human Resources

Support managers with personal job specific administrative tasks and organisation

Support staff to log annual leave, sickness, on-line training, expenses etc.

Support staff to access relevant policies and procedures, advice etc.

Responsible for administrative processes re: accident and incident recording and reporting across both MCC and ABUHB

Staff Development and Support

Support managers to train and support new starters and existing colleagues – particularly with regard to the use of all systems across both MCC and ABUHB

Support managers to prepare starter/induction packs for new team members

Responsible for maintaining staff training records across both MCC and ABUHB

Support the organisation of team development days and partnership events

Doing it better: Performance and Evaluation:

Maintain awareness of internal and external measures and support colleagues with the process and format(s) for data capture

Support colleagues to ensure data related to people, care and support is inputted in a timely manner

Support colleagues to ensure scheduled reports are checked and anomalies are addressed

Support data quality improvements using routine validation reports

Support colleagues with monthly validation of performance reports

Support colleagues with year-end validation of national measures

Support colleagues with the development of new ways of working and ‘check’ processes

Responsible for the recording of attendance and occupancy

Responsible for maintaining spreadsheets around substance misuse placements, mental health Act/DOLS activity. Recording activity onto FLO and ensuring contacts are completed (MHCT)

Here’s what we can provide:

A culture and environment committed to the integration of business support in its broadest sense

Regular supervision and contact with supportive colleagues

What else is important to know……Monmouthshire’s Values are: Openness: We aspire to be open and honest to develop trusting relationships.

Fairness: We aspire to provide fair choice, opportunities and experiences and

become an organisation built on mutual respect.

Flexibility: We aspire to be flexible in our thinking and action to become an effective

and efficient organisation.

Teamwork: We aspire to work together to share our successes and failures by

building on our strengths and supporting one another to achieve our

goals.

In addition:

All employees are responsible for ensuring that they act at all times in a way that is

consistent with Monmouthshire’s Equal Opportunities Policy in their own area of

responsibility and in their general conduct.

Person Specification – Business Support Assistant

How will we know if you are the right person for the role? As the successful candidate you will have demonstrated:-

Essential/

Desirable

Qualifications/Knowledge

High level of IT literacy and capability E

Ability to use a wide range of Microsoft Office applications E

Working knowledge of MCC core digital systems e.g. Skype, The Hub etc. D

Possession of the European Computer Driving License (ECDL) or equivalent E

Possession of GCSE English or equivalent level/ability of literacy E

Possession of GCSE Maths or equivalent level/ability of numeracy E

Experience

Relevant experience of working in an business support environment E

Experience of maintaining MCC and ABUHB systems – e.g. FLO, EPEX, CEQUIP D

Experience of goods supply and stock control e.g. ordering, receipting and invoicing E

Experience of maintaining effective systems for the handling of cash E

Experience of a range of administrative tasks e.g. photocopying, scanning, printing E

Experience of supporting colleagues with incoming and outgoing correspondence E

Experience of maintaining file management and storage systems (paper and electronic) E

Experience of creating new IT user accounts, equipment allocation and management across MCC and ABUHB D

Experience of resolving IT systems and equipment issues across MCC and ABUHB D

Experience of organising and facilitating meetings including minute taking, room and diary bookings E

Experience of working in an environment where there is a strong customer focus and the provision of excellent customer service E

Experience of the provision of accurate and complete information through a variety of means e.g. face to face, email, leaflets, noticeboards, team sites E

Experience of supporting colleagues to access and use MCC and ABUHB systems e.g. FLO, EPEX and CEQUIP D

Experience of supporting colleagues to access and use people management systems and information D

Experience of supporting managers with staff induction and ongoing training and development D

Experience of maintaining systems for the capture of internal and external measures E

Experience of supporting colleagues to monitor and validate business information E

Experience of working within deadlines and managing time to achieve organisational priorities E

Personal Qualities

Must possess

A strong public service ethos E

A positive can do attitude E

The ability to build good working relationships E

The ability to communicate clearly, professionally and sensitively with a range of individuals, colleagues and organisations E

An adaptable style toward troubleshooting and problem solving E

A high level of tact, diplomacy and a sound understanding of the requirement of confidentiality E

A high level of verbal and written communication skills, and demonstrated ability to maintain systems and produce documents to a professional standard E

Must be

Person centred and able to actively demonstrate that you enjoy working as part of a team E

Committed to the improvement of business performance and to developing new systems, processes and ways of working E

Committed to upskilling and mentoring colleagues in the digital solutions they can use E

Committed to the improvement of own performance and to developing new skills and knowledge E

Able to work effectively as part of a team or autonomously and to use own initiative and organise own work E

Willing to work with the Digital Programme Office to help raise knowledge of digital tools and take part in the Digital Champion network E

Willing to abide by the Council’s Equal Opportunities Policy, including undertaking appropriate equality awareness training E

Able to understand own role in safeguarding practices E

Hysbyseb Rôl

TEITL Y RÔL Cynorthwy-ydd Gweinyddol

RHIF ADNABOD Y SWYDD SAS235

ORIAU 1 x 22.5 awr yr wythnos

GRADD Band D £20,344 – £22,021 (Pro Rata)

LLEOLIAD Severn View, Cas-gwent

ASESIAD IAITH GYMRAEG:

(b) Mae sgiliau iaith Gymraeg yn ddymunol

Os ydych angen unrhyw wybodaeth bellach am y rôl hon, cysylltwch os gwelwch yn dda gyda: duty officer Severn View 01291 638921 Dyddiad Cau: 12pm ar 24/05/2019 Gofynnir i chi nodi na allwn dderbyn CV

Gellir llenwi ffurflenni cais ar-lein neu eu lawrlwytho drwy:

www.monmouthshire.gov.uk/how-to-apply-for-council-jobs

Gellir cyflwyno ceisiadau yn y Gymraeg ac ni chaiff cais a gyflwynir yn y Gymraeg ei

drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.

Ar ôl eu llenwi, dylid dychwelyd ffurflenni cais papur i’r cyfeiriad canlynol:

Gwasanaethau Pobl, Cyngor Sir Fynwy, Blwch SP 106,

CIL-Y-COED, NP26 9AN

Caiff apwyntiad i'r swydd hon ei eithrio o Ddeddf Adsefydlu Troseddwyr ac mae'n

amodol ar Wiriad Datgeliad Estynedig.

Mae Cyngor Sir Fynwy yn gyflogwr cyfle cyfartal ac yn croesawu ceisiadau gan bob rhan o'r gymuned.

Mae modd rhannu swyddi os na nodir fel arall. Mae Cyngor Sir Fynwy yn gweithredu polisi Dim Ysmygu yn y Gweithle.

CYFARWYDDIAETH GOFAL CYMDEITHASOL AC IECHYD CYNGOR SIR FYNWY

PROFFIL Y RÔL

RÔL: Cynorthwy-ydd Gweinyddol

RHIF ADNABOD Y SWYDD: SAS235

GRADD: Band D £20344 - £22,021 (Pro Rata)

LLEOLIAD: Severn View

ORIAU: 22.5 awr yr wythnos

YN ATEBOL I: Rheolwr Arweiniol Gwasanaeth Preswyl a Dydd

ASESIAD IAITH GYMRAEG:

Mae sgiliau yn y Gymraeg yn ddymunol

Pwy ydym ni?

O fewn Gofal Cymdeithasol ac Iechyd, rydym yn gweithredu rhaglen o drawsnewid

er mwyn sicrhau:

Rydym yn cefnogi unigolion a theuluoedd i fyw eu bywydau eu hunain o fewn eu cymunedau lleol

Rydym yn ffocysu ar asedau a rhinweddau, nid anghenion a diffygion yn unig

Mae ein sgyrsiau yn seiliedig ar yr hyn “sydd yn bwysig” a sut y mae modd i ni gefnogi pobl i gyflawni hyn

Dylai fod yn hawdd i bobl i gael mynediad atom, gan sicrhau bod y bobl gywir ar gael ar yr adeg gywir ac yn y lle cywir

Mae ein hymatebion yn gymesur

Mae ein cymorth yn seiliedig ar berthynas ac nid trafodiadau

Ein Pwrpas:

Ein pwrpas yw helpu pobl i fyw eu bywydau eu hunain ...

Rydym yn ystyried beth y mae pobl yn medru cyfrannu tuag at gyflawni a sicrhau eu

canlyniadau llesiant personol ynghyd â’r lefel briodol o ofal a chymorth sydd angen

er mwyn eu helpu iddynt wneud hyn.

Mae hyn yn cynnwys gweithio ar y cyd gyda phobl er mwyn adeiladu ar eu

rhinweddau a’u doniau unigol ynghyd â rhai eu teuluoedd, ffrindiau a’r cymunedau y

maent yn byw ynddynt.

Pwrpas y Rôl hon:-

Rydym yn gwybod fod y gwasanaethau mwyaf effeithiol ac effeithlon yn seiliedig ar

berthynas bositif sy’n cael ei datblygu drwy rannu gweithgareddau, hunaniaeth a

pherchnogaeth.

Rydym yn cydnabod fod integreiddio ar ei ffurf ehangaf yn ein helpu ni gyflawni eu

pwrpas ac rydym wedi ymrwymo i gynnwys ein holl gydweithwyr mewn dull cyfun

tuag at ddatblygu.

Fel rhan hanfodol o hyn, mae angen gwasanaeth cymorth busnes hyblyg a chadarn,

sydd yn medru ymateb yn gyflym ac yn bositif a’n unol â’r amgylchiadau a’r gofynion

ac sydd yn ceisio gwyntyllu dulliau, syniadau a thechnoleg newydd.

Rydym yn symud ar dipyn o raddfa a chyflymder ac mae angen i chi fod yn rhan o

amodau sydd yn caniatáu hyn i ddigwydd.

Disgwyliadau’r Rheolwr o’r Rôl hon:-

Rwyf yn chwilio am rywun sydd yn ddibynnol ac yn dwyn ymroddiad a brwdfrydedd

i’r rôl hon ynghyd â sgiliau technegol a gwybodaeth. Rhywun sydd yn deall

pwysigrwydd cymorth busnes a’r gwahaniaeth y mae’n ei wneud i’r modd effeithiol y

mae tîm integredig yn cael ei reoli.

Rwyf angen i chi:

Gweithio yn agos gyda phawb sydd yn chwarae rhan yn helpu pobl i fyw eu bywydau.

Yn rheoli gofynion cymorth busnes cyfredol a bod yn hyblyg o ran datblygiadau’r dyfodol.

Datblygu a gweinyddu systemau a phrosesau sydd yn adlewyrchu ac yn gymesur i wasanaethau sydd yn integredig yn y ffurf ehangaf.

Yn hyrwyddo pwrpas ac egwyddorion gweithredol gofal cymdeithasol ac iechyd i oedolion.

Yn benodol, mae’r rôl hon angen:

Yn weithredol:

Systemau

Cefnogi cydweithwyr i weithio yn effeithiol drwy ddefnyddio systemau digidol corfforaethol neu sydd yn benodol i’r gwasanaeth

FLO:

Cefnogi cydweithwyr i greu a chofnodi cynllun gofal a chymorth

Yn gyfrifol am ddod â chynllun gofal a chymorth i ben

Cefnogi cydweithwyr i greu a chofnodi asesiad integredig / asesiad CTP

Yn gyfrifol am weinyddu systemau e.e. ychwanegu defnyddiwr newydd, dileu dyblygiadau, datrys problemau, ychwanegu hysbysiadau’r heddlu ayyb.

Yn gyfrifol am greu person newydd a chau achosion.

Yn gyfrifol am weinyddu dyraniadau FLO (MHCT)

Cynrychioli’r tîm yng Ngrŵp Systemau Flo

CEQIP: (Timau Gwasanaethau Integredig)

Cefnogi cydweithwyr i archebu cyfarpar o’r storfa loeren a rheoli’r stoc

Cefnogi cydweithwyr gyda phrosesu datganiadau ynglŷn â’r cyfarpar sydd yn cael ei ddychwelyd

EPEX: (MHCT)

Yn gyfrifol am fewnbynnu ar EPEX to er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth/croesgyfeirio CTP

Cyllid

Cefnogi’r rheolwr tîm gyda’r broses o fonitro a dilysu’r holl wybodaeth ariannol (gan gynnwys cynnal a diweddaru’r daenlen gyllidol)

Yn gyfrifol am gofnodi newidiadau i becynnau gofal e.e. mynd i’r ysbyty a’n gadael yr ysbyty, cau ayyb ar FLO

Monitro ac adolygu dyddiadau ar gyfer darparu a derbyn FAF

Yn gweithio ag eraill er mwyn cefnogi’r broses o ateb unrhyw ymholiadau ariannol gan ddarparwyr gofal.

Yn gyfrifol am gynnal cyflenwadau a rheoli stoc

Yn gyfrifol am drefnu archebion prynu (Agresso/Oracle)

Yn gyfrifol am drefnu nodiadau ar gyfer derbynebu nodiadau unwaith y mae anfonebau wedi eu derbyn yn erbyn archebion prynu (Agresso/Oracle)

Yn gyfrifol am gynnal ymrwymiadau drwy gau unrhyw archebion prynu na sydd eu hangen mwyach

Yn gyfrifol am anfonebu unrhyw werthiant – ar draws Cyngor Sir Fynwy a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan

Yn gyfrifol am drafod arian parod e.e. yr arian sydd yn cael ei dderbyn drwy’r gegin, prydau bwyd, cronfa argyfwng SW, treuliau teithio, lwfans wythnosol unigolion a thalebau banciau bwyd

Yn gyfrifol am reoli a chysoni arian parod

Yn gyfrifol am fancio arian

Yn gyfrifol am y trafodion diwedd mis drwy weithio gyda’r adran gyllid – gan gynnwys taenlen fisol o’r arian sydd yn cael ei dderbyn.

Gweinyddiaeth

Yn cefnogi cydweithwyr gyda gohebiaeth sydd yn cael ei dderbyn a’i ddanfon allan e.e. llythyron, e-byst ac unrhyw gyfathrebu sydd angen cyfuno gohebiaeth bost

Yn gyfrifol am dasgau gweinyddol cyffredinol – llungopïo, sganio, argraffu a theipio

Yn cefnogi cydweithwyr arlwyo gyda gweinyddiaeth arlwyo e.e. bwydlenni, labeli bwyd, ffurflenni monitro cegin

Yn gyfrifol am gofnodi e.e. cyfarfodydd tîm a Budd Pennaf, MDT a Diogelu ar draws Cyngor Sir Fynwy a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan

Yn gyfrifol am reoli ffeiliau sydd yn cynnwys nodiadau a chofnodion papur ac electronig ar draws Cyngor Sir Fynwy a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan

Yn cefnogi gweithwyr i gofnodi gwybodaeth yn gywir ar draws Cyngor Sir Fynwy a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan

Casglu gwybodaeth er mwyn ymateb i geisiadau gwrthrych am wybodaeth o dan y Ddeddf Diogelu Data

Yn gyfrifol am drefnu ystafelloedd a threfnu trafnidiaeth.

Yn gyfrifol am greu defnyddwyr TG newydd ar draws Cyngor Sir Fynwy a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan

Yn gyfrifol am y gronfa ddata ar gyfer rhannu cyfarpar TG, rheoli a datrys problemau systemau TG a materion eraill sydd yn ymwneud gyda chyfarpar ar draws Cyngor Sir Fynwy a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan

Cyfathrebu:

Pwynt Cyswllt ac Ymateb Cyntaf

Yn gyfrifol am greu awyrgylch cyfeillgar a chroesawgar wrth i bobl gyrraedd.

Yn gyfrifol am y dderbynfa, yn darparu gwybodaeth a chyngor ac yn datrys unrhyw broblemau sydd yn dod i’r amlwg.

Yn gyfrifol am ddelio gyda galwadau ffôn sydd yn cael eu derbyn, yn cymryd ac yn trosglwyddo negeseuon a rheoli canlyniadau’r sgyrsiau.

Yn gyfrifol am ymateb i faterion e.e. ffonio’r teulu, gofalwyr, ysbyty, gweithio gyda chydweithwyr iechyd, llysoedd ac aelodau eraill o’r tîm

Yn gyfrifol am gefnogi ymwelwyr i gael mynediad at adnoddau a chyfleusterau ar y safle

Cysylltiadau Cwsmeriaid

Yn gyfrifol am adeiladu perthynas yn seiliedig ar ymddiriedaeth drwy gyfrwng cyfathrebu agored a rhyngweithiol

Yn gyfrifol am ddarparu gwybodaeth gywrain, ddilys a chyflawn gan ddefnyddio’r dulliau/offer cywir (e.e. wyneb i wyneb, taflenni, hysbysfyrddau, One Note, tîm, Google)

Yn gyfrifol am ddatrys problemau a’n gweithio gyda chydweithwyr er mwyn ymchwilio datrysiadau i broblemau sydd yn dod i’r amlwg ar draws Cyngor Sir Fynwy a Bwrdd Iechyd Prifysgol Aneurin Bevan

Yn gyfrifol am ddatrys cwynion yn anffurfiol (fel sydd yn briodol i’r rôl), yn darparu datrysiadau priodol ac yn sicrhau canlyniadau positif

Cefnogi cydweithwyr i gasglu adborth gan gwsmeriaid a datblygu gwasanaethau sydd yn adlewyrchu hyn

Datblygu a Chynnal Perthnasau:

Adnoddau Dynol

Cefnogi rheolwyr gyda thasgau gweinyddol sydd yn benodol i’r swydd a threfnu.

Yn cefnogi staff i gofnodi gwyliau blynyddol, salwch, hyfforddiant ar-lein, treuliau ayyb

Yn cefnogi staff i gael mynediad at bolisïau a gweithdrefnau perthnasol, cyngor ayyb

Yn gyfrifol am yr holl brosesau gweinyddol sydd yn ymwneud gyda: cofnodi ac adrodd damweiniau a digwyddiadau

Datblygu a Chefnogi Staff

Yn cefnogi rheolwyr i hyfforddi a chefnogi unigolion sydd newydd ddechrau a chydweithwyr presennol – yn enwedig fel eu bod yn medru defnyddio’r holl systemau.

Cefnogi rheolwyr i baratoi pecynnau anwytho ar gyfer aelodau newydd o’r tîm

Yn gyfrifol am gynnal cofnodion hyfforddi staff

Cefnogi’r broses o drefnu diwrnodau datblygu’r tîm a digwyddiadau partner

Gwneud pethau yn well: Perfformio a Gwerthuso:

Cynnal ymwybyddiaeth o fesurau mewnol ac allanol a chynorthwyo cydweithwyr gyda’r broses a’r ffurfiau o gofnodi data

Yn cefnogi cydweithwyr er mwyn sicrhau bod data yn ymwneud gyda phobl, gofal a chymorth yn cael ei fewngofnodi mewn modd amserol

Yn sicrhau bod adroddiadau penodol yn cael eu gwirio a bod unrhyw anghysonderau yn cael eu cywiro

Yn cefnogi gwelliannau ansawdd data gan ddefnyddio adroddiadau dilysu safonol

Yn cefnogi cydweithwyr gyda gwerthuso mesurau cenedlaethol ar ddiwedd y flwyddyn

Yn cefnogi gweithwyr gyda dilysu mesurau cenedlaethol ar ddiwedd y flwyddyn

Yn cefnogi cydweithwyr gyda datblygu ffyrdd newydd o weithio a ‘gwirio’ prosesau

Yn gyfrifol am gofnodi presenoldeb a deiliadaeth

Yn gyfrifol am gynnal taenlenni ynglŷn â chanolfannau camddefnyddio sylweddau, gweithgarwch Deddf Iechyd Meddwl / DOLS. Yn cofnodi unrhyw weithgarwch ar FLO ac yn sicrhau bod cysylltiadau yn cael eu cwblhau (Tîm Iechyd Meddwl Cymunedol).

Dyma’r hyn y byddwn yn medru darparu i chi:-

Diwylliant ac amgylchedd sydd wedi ymrwymo tuag at integreiddio cymorth busnes yn ei ffurf ehangach

Goruchwyliaeth reolaidd a chyswllt gyda chydweithwyr cefnogol

Beth arall sydd angen i chi wybod…..Dyma Werthoedd Cyngor Fynwy:

Tryloywder: Rydym am geisio bod yn agored ac onest er mwyn datblygu perthynas

lle y mae pobl yn medru ymddiried yn ei gilydd.

Tegwch: Rydym am geisio cynnig dewis teg, cyfleoedd a phrofiad ac i ddod yn fudiad lle y mae’r naill yn parchu’r llall.

Hyblygrwydd: Rydym am geisio bod yn hyblyg wrth feddwl a gweithredu er mwyn dod yn fudiad effeithiol ac effeithlon.

Gwaith tîm: Rydym am geisio gweithio gyda’n gilydd er mwyn rhannu ein llwyddiannau a’n methiannau drwy adeiladu ar ein cryfderau a chefnogi ein gilydd er mwyn cyflawni ein hamcanion.

Yn ychwanegol at hyn:

Mae’r holl weithwyr yn gyfrifol am sicrhau eu bod yn ymddwyn bob tro mewn ffordd sydd yn

gyson â Pholisi Cyfle Cyfartal Sir Fynwy yn eu meysydd perthnasol ac yn eu hymddygiad

cyffredinol.

Manyleb Person– Arweinydd Cymorth Busnes

Sut y byddwn yn gwybod os mai chi yw’r person cywir ar gyfer y rôl? Fel yr ymgeisydd llwyddiannus, byddwch wedi arddangos:-

Hanfodol/

Desirable

Cymwysterau/Gwybodaeth

Lefel uchel o lythrennedd a gallu TG H

Y gallu i ddefnyddio ystod eang o raglenni Microsoft Office (e.e. Skype, The Hub ayyb) H

Gwybodaeth o sut y mae systemau digidol craidd Cyngor Sir Fynwy yn gweithio e.e. Skype, The Hub ayyb. D

Yn meddu ar European Computer Driving License (ECDL) neu gyfatebol H

Yn meddu ar TGAU Saesneg neu lefel/gallu cyfatebol o lythrennedd H

Yn meddu ar TGAU Mathemateg neu lefel/gallu cyfatebol o rifedd H

Profiad

Profiad perthnasol o weithio mewn awyrgylch cymorth busnes H

Profiad o ddatblygu a gweithredu systemau a phrosesau cymorth busnes cadarn H

Profiad o gynnal systemau – e.e. FLO, EPEX, CEQUIP D

Profiad o gyflenwi nwyddau a rheoli stoc e.e. archebu, derbynebu ac anfonebu H

Profiad o gynnal systemau effeithio ar gyfer delio ag arian parod H

Profiad o ystod eang o dasgau gweinyddol e.e. llungopïo, sganio, argraffu H

Profiad o gefnogi cydweithwyr gyda gohebiaeth sydd yn cael ei dderbyn a’i ddanfon H

Profiad o gynnal systemau rheoli a storio ffeiliau (ar bapur ac yn electronig) H

Profiad o greu cyfrifon defnyddwyr TG, dyrannu a rheoli cyfarpar ar draws CSF a BIPAB D

Profiad o ddatrys problemau sydd yn ymwneud gyda systemau a chyfarpar TG ar draws CSF a BIPAB D

Profiad o drefnu a hwyluso cyfarfodydd gan gynnwys cofnodi a threfnu ystafelloedd a dyddiaduron H

Profiad o weithio mewn awyrgylch lle y mae yna ffocws cryf ar gwsmeriaid a darparu gwasanaeth cwsmer ardderchog H

Profiad o ddarparu gwybodaeth gywrain a chyflawn drwy gyfrwng o ffyrdd e.e. wyneb i wyneb, e-byst, taflenni, hysbysfyrddau, safleoedd tîm

H

Profiad o gefnogi cydweithwyr er mwyn cael mynediad at systemau CSF a’u defnyddio e.e. FLO, EPEX a CEQUIP D

Profiad o gefnogi cydweithwyr i gael mynediad at, ynghyd â’r defnydd o systemau a gwybodaeth i reoli pobl D

Profiad o gefnogi rheolwyr gydag anwytho’r stad a hyfforddiant a datblygu’r staff D

Profiad o gynnal systemau ar gyfer dal mesurau mewnol ac allanol H

Profiad o gefnogi cydweithwyr i fonitro a dilysu gwybodaeth busnes H

Profiad o weithio o fewn terfynau amser a rheoli amser er mwyn cyflawni blaenoriaethau’r mudiad H

Rhinweddau Personol

Rhaid meddu ar

Ethos gwasanaeth cyhoeddus cryf H

Agwedd sydd yn dangos eich bod yn fodlon rhoi cynnig arni H

Y gallu i adeiladu perthnasau gwaith effeithiol H

Y gallu i gyfathrebu yn glir, yn broffesiynol ac yn sensitif ag ystod o unigolion, cydweithwyr a mudiadau H

Agwedd hyblyg wrth ddatrys problemau H

Lefel uchel o sgiliau diplomyddol a dealltwriaeth gadarn o gyfrinachedd H

Lefel uchel o sgiliau cyfathrebu ar lafar ac ysgrifenedig ac yn medru arddangos y gallu i gynnal systemau a llunio dogfennau i safon broffesiynol H

Rhaid:

Canoli ar y person ac yn medru dangos eich bod yn gweithio fel rhan o dîm H

Ymrwymo i wella perfformiad busnes ac i ddatblygu systemau, prosesau a ffyrdd newydd o weithio H

Ymrwymo i wella sgiliau a mentora cydweithwyr mewn datrysiadau digidol y mae modd iddynt ddefnyddio H

Ymrwymo i wella eich perfformiad ac i ddatblygu sgiliau a gwybodaeth newydd H

Medru gweithio yn effeithiol fel rhan o dim neu’n annibynnol ac yn medru trefnu eich gwaith H

Bod yn fodlon gweithio gyda’r Swyddfa Rhaglen Ddigidol er mwyn helpu codi ymwybyddiaeth o declynnau digidol a chymryd rhan yn y rhwydwaith Hyrwyddwyr Digidol

H

Cydymffurfio gyda Pholisi Cyfle Cyfartal y Cyngor, gan gynnwys cwblhau’r hyfforddiant priodol ymwybyddiaeth o gydraddoldeb H

Medru deall eich rôl mewn arferion diogelu H