Risk Management

&

Patient Safety

AIRS Guía Del Usuario

Para

Assisted Living Facilities

Tabla de Contenido (Indice)

1

Informes, reportes en línea............................................................................................... 3

Acceso al Single Sing On

¿Cómo obtener/ganar acceso al sistema (AIRS) para presentar/submitir un

incidente adverso? ...................................................................................................... 4

¿Qué hacer cuando un usuario/empleado con acceso a AIRS, ya no trabaja en

sus instalaciones .......................................................................................................... 4

¿Has olvidado tu ID de usuario? ............................................................................... 4

¿Has olvidado tu contraseña? ................................................................................... 4

Requisitos en un informe de incidente adverso/Adverse Incident Report

Modos del informe ...................................................................................................... 6

Florida Statute information/Información del Estatuto la Florida ......................... 6

Este es tu Dashboard

Descripción general: Reporte: "Necesita atención-Needs Attention”, "En

curso-In Progress”, “Enviado-Submitted” .............................................................. 7

Reporte Nuevo ............................................................................................................ 8

Enlaces Útiles ..................................................................................................................... 9

Detalles del informe:

Información del proveedor / Provider Information .............................................. 10

Información de la persona que está reportando/ Person Reporting ................... 10

Información del residente/ Resident Information ................................................. 11

Información del representante del residente/ Resident Representative .............. 11

Información sobre el incidente/ Incident Information.......................................... 11

Resultados ................................................................................................................. 12

Notificaciones ............................................................................................................ 12

Tabla de contenidos (continuación)

2

Personas involucradas

Role/Papel/cargo que desempeñan ......................................................................... 13

Participación (Ejemplos) ......................................................................................... 13

Número de licencia/License # .................................................................................. 13

Número de Seguro Social/SS # ................................................................................ 13

Cómo “Editar/Modificar” o “Borrar” información? ........................................... 13

Investigación:

Informe preliminar - Qué incluir

Circunstancias del incidente (narrativa de hechos) .............................................. 14

Informe completo - Qué incluir

Análisis del incidente (Causa(s) aparente) ............................................................. 15

Resumen de acciones correctivas (Acciones correctivas o proactivas

tomadas) .................................................................................................................... 15

Qué hacer si determina que el informe no es adverso? ........................................ 15

Sección de comentarios:

Cómo responder a los comentarios del personal de AHCA? ............................... 16

Historial del informe/Historial del Reporte ........................................................... 17

Revisar y enviar:

Cómo enviar/submitir su informe? ......................................................................... 17

Revisar y enviar:

Opciones de qué hacer cuando el estado del informe es en "NECESITA

INFORMACIÓN" (Cómo cambiar manualmente al modo de informe

completo) ................................................................................................................... 17

Cómo cancelar o retirar un informe? ........................................................................... 18

Qué hacer si retira/retrae accidentalmente un informe? ............................................ 19

Qué hacer si el informe ha sido “Administrativamente cerrado”-

“Administratively Closed”? ........................................................................................... 19

Información sobre The Office of Risk Management and Patient Safety ................... 20

Online Reporting/Informes en Línea-Internet

3

State Regulations 58A-5.0241 Adverse Incident Report.

(1) INITIAL ADVERSE INCIDENT REPORT. The preliminary adverse incident

report required by Section 429.23(3), F.S., must be submitted within 1 business

day after the incident pursuant to Rule 59A-35.110, F.A.C., which requires online

reporting.

(2) FULL ADVERSE INCIDENT REPORT. For each adverse incident reported in

subsection (1) above, the facility must submit a full report within 15 days of the

incident. The full report must be submitted pursuant to Rule 59A-35.110, F.A.C., which requires online reporting.

AHCA proporciona un sistema en línea-Internet para la presentación oportuna de todos los informes/reportes de incidentes adversos/Adverse incident reports.

No se aceptan informes enviados por fax o correo.

El informe debe ser escrito en inglés.

Para tener acceso a AIRS, usted necesita una cuenta activa atraves del Single Sing On, conocido también como

AHCA Portal. Usted tendrá que registrarse como nuevo usuario, creando su propio nombre de usuario/user name y

contraseña/password.

Instrucciones en como obtener acceso a AIRS las encontrará en: AIRS SSO User Registration Guide, encuentrelo en

nuestra sitio web: http://ahca.myflorida.com/SCHS/RiskMgtPubSafety/RiskManagement.shtml.

Cuando un usuario ya no está empleado en sus instalaciones, deberá solicitar que se cancele ese acceso, usted lo

puede solicitar enviando un correo electrónico a ahcaregistration@ahca.myflorida.com. Si ese acceso no es

cancelado, esa persona continuará teniendo acceso al Sistema y a la información que se ha reportado, ejemplo:

información personal de los residents, trabajadores, etc.

4

Single Sign On Access/Acceso al Single Sing On

No comparta su nombre de usuarios/username y/o contraseña/password con otros empleados

Se recomienda tener más de una persona en su instalación que tenga acceso a AIRS

5

*¿Ha olvidado su ID de usuario/User ID? 1. Busque la copia de su User Agreement

Registration. El ID del Usuario/User

ID aparece en el lado superior derecho

del formulario.

2. Si no puede encontraar The User

Agreement Registration, usted puede

llamar a la oficina de Central Services

Department al (850-412-3951) e

intentaremos verificar su información

antes de proporcionarle su ID User.

3. Si no podemos verificar su información,

usted tendrá que crear una nueva

cuenta, registrarse nuevamente y enviar

el Nuevo User Agreement Registratión

para ser procersado.

*¿Ha olvidado su Contraseña/Password?Nuestra oficina no tiene acceso a su

contaseña/password .

Si olvidó su contraseña, usted tendrá que

hacer click en “forgot your Password”, y

seguir las instrucciones. Si no recuerda

las respuestas a sus preguntas de

seguridad/security questions., “NO” le

será posible recuperar su

contraseña/password para ingresar a su

cuenta. USTED tendrá que registrarse

nuevamente y enviar su Nuevo User

Agreement para ser procesado y tener

acceso a nuestra Sistema.

AHCA Incident Reporting System

(AIRS)Requirements of an Adverse Incident Report

Requisitos de un Reporte/Informe de

Incidente Adverso

6

Este es un informe de tipo estatal/State Report. Por favor ingrese información válida para todos los campos

requeridos.

El informe de Incidente Adverso/Adverse Incident report, consta de dos partes (two Report Modes) ambas partes

están bajo el mismo número de reporte (same Report Number): La primera parte, conocida como: Preliminary (1

Day) y la segunda parte conocida como: Full (15 Day). Ambas partes son requeridas/obligatorias para completar el

reporte.

Por favor revise: Florida Statutes 429.23.

Section 429.23, Florida Statutes requiere que la ALF envíe un informe preliminar a la agencia dentro de 1 día hábil

después de la ocurrencia de un incidente adverso, con un informe completo a la agencia dentro de los 15 días

calendario posteriores a la ocurrencia del incidente adverso. La información contenida en este informe es

confidencial.

NOTA: Si no cumple con los Estatutos de la Florida 429.23, puede recibir una multa.

This is your Dashboard/Este es tu Tablero

Una vez que el informe preliminar haya sido revisado por el personal de AHCA Risk Management, el estado

actual de su reporte/Current Status aparecerá en su Dashboard de bajo de la sección “Needs Attention”

como “Reviewed/Revisado” o “Need Info/Necesita Información”. Después de que ha submitido el reporte,

usted puede revisar el estado actual del reporte revisando su Dashboard diariamente

Si el estado actual es “New/Nuevo”, este apararecerá bajo la sección “In Progress/ En Progreso” lo que

significa que usted aún no ha submitido/enviado su reporte. La sección “Submitted” muestra los reportes

que usted ha submitido pero que aún no están completes.

La página 19 de este manual tiene instrucciones de como cancelar un reporte si este ha sido creado por

error.

Una vez que el reporte completo/Full Report ha sido revisado, el reporte solo aparecerá en su

Dashboard/tablero si el estado actual es “Need Info/Necesita Información”. Si el informe ha sido

cerrado/Closed, ya no aparecerá en ningún lugar en su Tablero/Dashboard. Usted necesitar hacer una

búsqueda usando “Search” para poder verlo (Pa instrucciones en como buscar sus reportes/search reports,

vea la página 9 de este manual)7

Seleccione tipo de Proveedor, Nombre de Proveedor, y Tipo de Reporte – La Información

de su facilidad/instalaciones aparecerá automáticamente.

Para empezar un nuevo

reporte, haga click en

“Report” y seleccione

“New” para comenzar a

llenar su reporte.

Haga Click en para comenzar.

8

“Search” puede usarse para

buscar todos los informes de

su establecimiento/facility o

un informe específico si tiene

el número de informe u otra

información pertinente con

respecto a ese informe.

9

El “Helpful Links” tab se ha

agregado para su

conveniencia. El enlace

contiene información útil en

como presentar su informe.

Haga clic en las letras azules

para abrir el enlace.

NOTA IMPORTANTE:

Recuerde guardar su trabajo periódicamente (especialmente en la Sección de

Investigación del informe). El sistema expira/times out después de una

hora. Si eso ocurre y el trabajo no se ha guardado, deberá volver a escribirlo.

Nota: Verás este simbolo “ ” a lo largo del informe/reporte. Haga clic en él para ver qué se requiere para ese campo.

Información del ProveedorLa información de su establecimiento se completará automáticamente en los

campos obligatorios.

Persona Reportando

Su nombre, dirección de correo electrónico y número de teléfono se completarn

automáticamente en función de la información proporcionada cuando solicitó

acceso al sistema(AIRS).

Tendrá que elegir su título/cargo de el cuadro desplegable y proporcionar su

número de licencia individual, si es aplicable, (NO el número de licencia de la

instalación- establecimiento o número de licencia de manejo). Usted puede buscar

un número de licencia utilizando el enlace bajo “Helpful Links”

*NOTE: Si continúa un informe que inició otro usuario, asegúrese de cambiar la

información de la licencia para reflejar su número de licencia.

En la parte inferior de cada “Report Details” página usted verá

Save and Next lo llevará a la siguiente página. Usted puede desplazarse a las

diferentes páginas, diferentes partes del reporte, simplemente haciendo click en las

diferentes partes del “Report Details” "Detalles del informe". 10

Report Details/Detalles del Reporte

Informción del Residente/Resident Information

Complete la información del residente al que le ocurrió el incidente. Debe ingresar el número de SSN válido y un

número de Medicaid o Medicare, si corresponde, si es que cuentan con ello .

NOTE: Si hay más de un residente involucrado en el mismo incidente y como resultado, para cada uno usted puede

hacer check en "Outcome“, usted debe presentar un informe por separado para cada residente.

Reptresentante del Residente/Resident Representative

Complete toda la información con respecto al representante del residente. Se requiere una dirección válida. Si el

residente se representa a sí mismo, marque la casilla en la parte superior de esta parte del informe.

Informción del Incidente/Incidient Information

1. Complete la fecha y lugar del incidente.

2. Verifique, si hubo o no maquinaria involucrada en el incidente. Si equipo o maquinaria fue parte del incidente agregue esa

información .

2. Hay 3 opciones para agregar la Ubicación del incidente/Incident Location en el cuadro desplegable. Si la "Ubicación del

incidente" se encuentra fuera en las instalación o en cualquier lugar dentro de su establecimiento (que no sea la Habitación

del paciente), se considera "Recinto de la instalación“ “Facility Campus”.

11Al eligir “Other”, usted deber enumera, nombrar la ubicación espec fica.

Simplemente escribir “off campus” or “other location” No es acceptable.

* El tiempo militar divide el día en 24 horas. El día comienza a la medianoche y está

escrito como 0000. El último minuto del día está escrito como 2359, en otras palabras, un

minuto antes de la próxima medianoche. Deslice la barra deslizadora del tiempo del

incidente hacia la izquierda o hacia la derecha para seleccionar la hora del incidente. Use

las teclas de flecha izquierda o derecha en el teclado para ajustar la barra deslizadora a

una hora exacta.

El Día del Incidente /“Date of the Incident” Es el día que el evento ocurrio Use la barra

deslizante para seleccionar la hora del incidente (tenga en cuenta que esto es en tiempo militar).

Outcomes/Resultados /Sucesos

Debe poder por lo menos marcar una casilla del Outcomes/Resultados /Sucesos para submitir un informe/reporte.

Si NO puede marcar ninguna de las casillas, usted no podrá submitir un reporte.

Puede haber más de un resultado/Outcome.

O Si lo sucedido en el incidente no aparece en la lista siguiente, si no hay casillero para marcar, usted no puede/no necesita

presentar un informe/reporte.

Notifications/Notificaciones

1. Si el incidente involucra una muerte/DEATH, marque la casilla para el Médico Forense/ Medical Examiner y

proporcione la información requerida. Verifique si o no se realizó una autopsia.

NOTA: La información del Médico Forense/ Medical Examiner solo debe aparecer en caso de fallecimiento.

1. Si se notifica a agencias externas/ External Agencies, marque las casillas correspondientes. Si elige "Otros/Others",

deberá "Enumerar otras agencias notificadas/ List Other Agencies Notified ". No use abreviaturas para las Agencias

notificadas.

2. Si se le notificó a un miembro de la familia, escriba el nombre completo de esa persona.

3. Si el médico physician/ARNP fue notificado en el momento del incidente, provea el nombre del médico y las órdenes

/ recomendaciones. Si le avisaron al médico physician/ARNP y no recibió ningún pedido o recomendación, indíquelo

en el espacio provisto.

Si dejó un mensaje, indique si le devolvieron la llamada y si se ordenó o se dieron recomendaciones. 12

13

Individuals Involved/Individuos Implicados

El nombre del residente NO debe volverse a dar en esta sección.

Enumere TODO el personal/ testigos/compañeros residentes que se pusieron en contacto con el residente o que

estuvieron involucrados de alguna manera durante y / o después del incidente.

Los nombres de “personas involucradas” deben coincidir con los que están en la narrativas*

ROLE: (Personal con licencia, personal sin licencia, testigo (no personal), parte involucrada (no personal). La palabra "personal"

se refiere a los empleados de la instalación. Si ellos no trabajan en sus instalaciones, la función debe ser Testigo (no personal) o Parte

involucrada (no personal/Non-personal).

INVOLVEMENT: Involvement debe ser solo un título de trabajo/Job Tittle o una relación con el residente/Relationship to the

Resident. Cualquiera otra información pertenece a tu narrativa. La palabra “personal/staff” NO se considera un título de trabajo.

Ejemplos de Personal LICENCIADO/ LICENSED Personnel incluyen "TÍTULOS DE TRABAJO“ “JOB TITLES” como RN,

LPN, CNA, ME, ARNP, etc. Ingrese el número de licencia completo correctamente. Ingrese el prefijo de licencia y el número de

licencia sin espacios. Ejemplos: NH1234, RN123456, PN123456, ARNP1234567, CNA123456, etc. *Si se trata de una licencia de

varios estados, proporcione esa información en “Involvement”

Ejemplos para el personal SIN LICENCIA/ UNLICENSED Personnel incluyen "TÍTULOS DE TRABAJO““JOB TITLES” como

HHA, RA, Med Tech, mantenimiento de la casa, mantenimiento, etc.

Ejemplos de partes INVOLUCRADA y TESTIGOS INVOLVED PARTY and WITNESS (no personal) incluyen la relación con el

paciente o residente, como un familiar, visitante, otro residente, agencia o enfermera de hospicio, etc.

LICENSE# Número de LICENCIA Puede verificar la información de la licencia en el sitio web del Departamento de Salud de la Florida, haciendo click en Florida Department of Heath o en The University of South Florida College of

Education, haciendo click en University of South Florida College of Education

SSN# NO es aceptable incluir un número de seguro social no válido, como 000-00-0000 o 123-45-6789.

Para editar o eliminar "Personas involucradas/ Individuals Involved”, use las pestañas de Acción. Haga click en “ ” Para

editar su información. Haga click en “ ”para eliminar la información del individuo.

Investigation/Investigación

Preliminary Report /Reporte Preliminar (1 Day): Describe las Circumstances of the Incident/Circunstancias

del Incidente de INICIO al FINAL.

Circumstances of the Incident (Narrative of Facts/Narración de lo sucedido): The narrative tiene que coincidir

con la casilla (box) que marcó en el Outcome. La narración de lo sucedido debe responder las siguientes preguntas

básicas: : WHO (QUIÉN) (Proporcionar nombres) de las personas involucradas durante y/o después del incidente,

WHAT (QUÉ) Qué eventos ocurrieron?, WHERE (DONDE) ocurrió el incidente, and WHEN (CUÁNDO) ocurrió el

incidente, (DATES AND TIMES/DIAS Y HORA). Proporcionar un CRONOGRAMA/TIMELINE (fechas / horas),

explicará la duración del evento de principio a fin. Si se procede, incluya a dónde fue transferido el residente. En esta

sección, si usa abreviaturas, por favor asegúrese de por lo menos escribir el nombre completo una vez (o nombre

completo del hospital) por lo menos una vez en cada reporte.

*NOTA: NO tendrá acceso al Analysis of the Incident or Corrective Action Summary hasta que su Informe

Preliminar haya sido revisado. (Vea página 18: Instrucciones de cómo usted puede cambiar manualmente a Full

Report Mode). Una vez que se haya realizado la investigación de lo sucedido, usted puede completar su

Informe/Full Report (15 días).

*No es necesario documentar en esta sección al completar el Full Report a menos que tenga un

apéndice/modificación que agregar.

Haga click en el botón “Save" una vez y espere a que el sistema lo guarde.

Si hace clic en él varias veces, lo guardará varias veces.14

Esta sección NO debe incluir ninguna parte del ANÁLISIS: entrevistas a residentes y empleados,

respuestas a CÓMO y POR QUÉ ocurrió un incidente.

Esta sección NO debe incluir ninguna parte del RESUMEN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA.

NO envíe el Full Report hasta 15 días calendario a partir de la fecha del incidente

a menos que haya completado la investigación de su instalación /ALF.

Cuando use la palabra “personal/staff” en su narrativa, indique si es un solo miembro del personal o varios miembros del personal.

Invesigation/Investigación

Full Report (15 Day): Incluye el análisis del incidente Analysis of the incident y el resumen de la acción correctiva Corrective

Action Summary. Debe completarse bajo el MISMO NÚMERO DE INFORME SAME REPORT NUMBER. NO cree un nuevo

informe para un "Informe completo/Full Report (informe de 15 días).

El informe/Incident Report debe incluir los resultados de la investigación dada en las instalaciones/Facility en donde se

produjo a el incidente adverso/Adverse Incident. (no de DCF’s or Law Enforcement’s).

Analysis of the Incident (Apparent Cause(s)) El análisis del incidente (Causas aparentes) es dónde usted va a explicará

CÓMO y POR QUÉ/ HOW and WHY ocurrió el incidente en función de los hechos y hallazgos recopilados durante la

investigación interna en las instalación/facility (incluidas las entrevistas a residentes y empleados y la investigación de la escena

del incidente).

Corrective Action Summary (Corrective or Proactive Actions Taken) En base de la (s) causa (s) aparente (s) del incidente

presentado en el análisis, describa las acciones correctivas o proactivas que se implementarán para evitar que este tipo o un tipo

similar de incidente vuelva a ocurrir en este u otros residentes. Haga una lista y explique en detalle qué capacitación, si alguna, se

proporcionó o programó la capacitación del personal para el personal de atención directa. *Este es un campo obligatorio.

"No se requieren medidas correctivas", "N/A" y "esto no es adverso" NO son respuestas aceptables. Si envía un informe como un

incidente adverso, SIEMPRE debe haber acciones correctivas o proactivas. Este es un campo obligatorio/ This is a

required field. "No se requiere acción correctiva", "N/A" y "esto no es adverso“. NO son respuestas aceptables.

Si presenta un informe como un incidente adverso, SIEMPRE debe haber acciones correctivas o proactivas.

Si está presentando un informe que ha determinado que no es adverso, puede retirarlo/withdraw o completar el

informe con TODA la información requerida. The Office of Risk Management and Patient Safety No puedo decirle si un

incidente es reportable. Todos los informes submitidos/enviados son revisados como Incidentes Adversos.

Si un inspector/surveyor considera que el incidente es un evento que debe de ser reportado y usted retiro/withdraw

ese informe. Usted, puede ser citado.

** Consulte la página 19 para obtener instrucciones sobre cómo solicitar que se vuelva a abrir un informe. 15

No repetir o (copiar y pegar) información que se proporcionó en Circunstances of the Incident (Narrativa).

Comments/Comenmtarios

Esta sección es solo para leer/ver (es para uso de AHCA, para el propósito de notificarle si se necesita más

información). Si recibe un correo electrónico automatizado que indica que se requerirán o pueden requerirse acciones

adicionales, abra su informe. Se abrirá en la sección de Comentarios. Revise los comentarios / preguntas.

Si vuelve a enviar el informe sin responder a los comentarios, el comentario se volverá a publicar para que pueda

responderlo. Solo necesita responder a esas preguntas con la fecha más reciente. Las preguntas anteriores

permanecerán en la lista aunque hayan sido respondidas. Si no proporciona la información solicitada, su informe puede

ser Cerrado Administrativamente /Administratively Closed.

Tenga en cuenta el "Nombre de la sección"/“Section Name”(por ejemplo: Notifications, Individuals involved,

Investigation, etc.) Cuando pasa el cursor sobre la palabra, podrá hacer click en ella ( ). Le llevará a la sección donde

se necesita agregar la información. El comentario también aparecerá en la parte inferior de la página de la sección.

16

Nota: Hay una opción para ver todos los comentarios en una nueva ventana para su conveniencia.

*TENGA EN CUENTA: También puede hacer clic en la sección bajo Detalles del informe a la izquierda de su pantalla.

Review and Submit

El estado del informe se mantendrá “New” hasta que usted haga click

en . Si usted no ve el botón de “Submit Report”, busque el Error

Description y haga click en el Section Name para agregar, proporcionar la

información requerida.

Example of Error Description

Una marca de verificación/ check mark al lado de cada nombre de sección indica que

la sección está completa.

Si su informe está en estado "NECESITA INFORMACIÓN“ “NEED INFO” Status y

ha respondido a los comentarios, NO OLVIDE ir a la sección Revisar y

enviar/Review and Submit para enviar su informe nuevamente. Si usted no hace click

en su informe más actualizado no aparecerá en el Tablero/Dashboard de

Risk Management and Patient Safety.

Report Status History

Esto le muestra la historia de su informe. Incluye el código de estado, la descripción

del estado, el modo de informe, quién creó el informe y la fecha / hora del

estado.(status code, status description, report mode, who created the report, and the

status date/time).

17

NOTA: Este sistema enviará correos electrónicos automáticos cuando usted haya

enviado un informe. Si un informe se revisa y requiere información adicional o si el

informe se retrasa, recibirá correos electrónicos automáticos diarios hasta que se

hayan solucionado los problemas/haya respondido a lo que se le ha pedido.

Inormación Útil/Helpful Information

Si el estado del reporte es “NEED INFO” usted puede hacer una de las dos cosas;

1. Corrija la información y vuelva a enviar el informe preliminar.2. Cambie el estado a “Full Report Mode”. Cambie el modo de informe yendo a la parte de

Investigación. Usted verá un cuadro en la esquina superior derecha donde puede cambiar el Modo de informe a Completo: Change Report Mode (to Full report) Usted luego debe proporcionar la información solicitada y completar el Análisis y la Acción correctiva (Analysis and Corrective Action)

antes de volver a enviar el informe.

Una vez que cambie el informe a modo completo (Full Mode), no podrá volver a cambiar al modo Preliminar (Preliminary Mode)

18

19

Usted puede hacer click en si creó el reporte por error.

O usted también puede hacer click en . Si elige reti si decide retirar el informe/reporte,

aparecerá una ventana emergente preguntándole:

Definición de "Cerrado Administrativamente“ “Administratively Closed” - La Agencia cerró administrativamente

el informe/reporte porque la información solicitada no fue recibida.

How to Cancel or Withdraw a Report/Cómo cancelar o retirar un informe

NOTA: Una vez que un informe ha sido “retirado/withdrawn” o “cerrado

administrativamente” o “Administratively Closed”, no puede volver a abrirlo. Usted debe

enviar un correo electrónico solicitando que se vuelva a abrir el informe con el motivo y número

de reporte. Los correos electrónicos deben enviarse a la Oficina de The Office of Risk

Management and Patient Safety, a: riskmgmtps@ahca.myflorida.com.

Office of Risk Management and

Patient Safety

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Riskmgmtps@ahca.myflorida.com

20

http://ahca.myflorida.com/SCHS/RiskMgtPub

Safety/RiskManagement.shtml