Rapport de l'Audit 2010

BUTEMBO, RD Congo, Avril 2011 © Cme Nyankunde et Figep

Audit financier CME NYANKUNDE Exercice 2010

Rapport d’Audit externe

EGLISE DU CHRIST AU CONGO CENTRE MEDICAL EVANGELIQUE

DE NYANKUNDE B.P. 55 BUNIA, République Démocratique du Congo Téléphones : +243998686922 ou +243997744561

Rédacteur : FIGEP, Fiduciaire de Gestion des Entreprises Privées

[email protected] Tél. : + 243 (0) 81 305 4550

Modérateur principal de la Figep : Christophe NZALAMINGI KAMBALE, Consultant Indépendant en Gestion et Développement et Expert Comptable Agréé Ordonnance d’Agrément n° 013/D.20/90 du 14 mai 1990 [email protected]

F I G E P Fiduciaire de Gestion des

Entreprises Privées Maison de Consultance et d’Appui-conseil,

Gestion, Audits et Formations Cabinet de l’Expert-comptable Agréé Nzalamingi Kambale

Ordonnance d’Agrément n° 013/D.20/90 du 14 mai 1990 du Tribunal de Grande Instance de Goma/RD Congo.

Consultant Indépendant en Gestion et Développement Conseiller des Entreprises Privées et des Organisations Paysannes

B.P. 466 BUTEMBO/NORD-KIVU République Démocratique du Congo

Email : [email protected] et [email protected] Tél.: +243 81 305 4550 ou +243 99 145 2239

SOMMAIRE

SOMMAIRE .......................................................................................................................... I LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS ................................................................................... II Lettre de transmission ........................................................................................................ III Lettre d’opinion ................................................................................................................. IV 0. INTRODUCTION .............................................................................................................. 8 0.1. Contexte d’organisation de l’audit ................................................................................. 8 0.2. Objectifs ................................................................................................................... 8 0.3. Résultats attendus ...................................................................................................... 9 0.4. Méthodologie de l'audit ............................................................................................... 9 0.5. Présentation de la FIGEP et des auditeurs ..................................................................... 10 CHAPITRE 1 : PRESENTATION ET STRUCTURE DU CME NYANKUNDE ......................................... 11 1.1. PRESENTATION SOMMAIRE DE CME NYANKUNDE DRC ................................................... 11 1.2. STRUCTURE .............................................................................................................. 11 1.3. ORGANIGRAMME DE CME NYANKUNDE ....................................................................... 12 CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DE L’AUDIT ............................................................................. 14 2.1. SITUATION DE TRESORERIE ....................................................................................... 14 2.1.1. Rapport de la situation de trésorerie ............................................................................ 14 2.1.2. Etat de la situation de recettes et de dépenses .............................................................. 15 2.1.2.1. Les Caisses des entités du CME NYANKUNDE ....................................................... 15 2.1.1.2 Les banques des entités du CME NYANKUNDE ......................................................... 16 2.2 Notes sur l’état de la situation de trésorerie .................................................................. 17 2.3 ETAT DES DEPENSES DE L’ORGANISATION ................................................................... 20 2.3.1 Rapport sur l’état des recettes et dépenses ................................................................... 20 2.3.2 Etat récapitulatif des dépenses et d’exécution budgétaire ............................................... 21 2.3.3 Notes explicatives sur l’état des dépenses et d’exécution budgétaire ................................ 22 2.4 PATRIMOINE DE L’ORGANISATION : ETATS FINANCIERS ................................................ 24 2.4.1 Rapport sur les états financiers du CME Nyankunde au 31 décembre 2010 ........................ 24 2.4.2 Synthèse des inventaires des stocks ............................................................................ 26 2.4.3 Notes explicatives des états financiers et des stocks ...................................................... 26 CHAPITRE 3: ANALYSE DU CONTROLE INTERNE ..................................................................... 28 3.1. RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE GESTION .............................................................. 28 3.2. MECANISMES DU CONTROLE INTERNE ......................................................................... 29 3.2.1. Procédures de gestion ................................................................................................ 29 3.2.2. Examen du paramétrage du logiciel ............................................................................. 29 3.3. EXAMEN DES DOCUMENTS COMPTABLES ET PIECES JUSTIFICATIVES .............................. 29 3.3.1. Examen du niveau d’application des recommandations antérieures .................................. 29 3.3.1.1. Recommandations de l’audit interne .................................................................. 29 3.3.1.2. Recommandations de l’audit externe 2009 ......................................................... 30 3.2 EXAMENS DES PIECES ET CONTROLE INTERNE ............................................................. 30 ANNEXE 1: LISTE DES PARTICIPANTS A LA RESTITUTION DES RESULTATS DES TRAVAUX D’AUDIT

DU CME NYANKUNDE ................................................................................................... i

Figep, Cme 2011 Rapport final d'audit.doc.

II LISTE DES SIGLES ET ABREVIATIONS

CME : Centre Médical Evangélique COOPEC : Coopérative d’Epargne et de Crédit CTA : Centre de Traitement Ambulatoire FIGEP : Fiduciaire de Gestion des Entreprises Privées HGR : Hôpital Général de Référence IEM : Institut d’Enseignement Médical ISTM : Institut Supérieur des Techniques Médicales MUSACA : Mutuelle de Santé Canaan Numcpte : Numéro de compte


III

V/Réf. : N/Réf. : N° FIGEP/DIR/NZK/Bbo/020/11

Lettre de transmission AU CME NYANKUNDE

à NYANKUNDE

Messieurs, Concerne : Audit financier de vos comptes 2010 Nous avons l’honneur de vous transmettre notre rapport d’audit de vos comptes du pour l’exercice comptable 2010. Ce rapport contient deux aspects importants :

1. Notre opinion sur les états financiers ; 2. Nos recommandations sur le système de contrôle interne mis application en 2010.

Nous restons à votre entière disposition pour tout complément d’informations que vous jugeriez utile d’obtenir au sujet de ce rapport. Nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’assurance de notre considération distinguée.

Christophe Nzalamingi Kambale

Expert-Comptable Agréé

F I G E P Fiduciaire de Gestion des Entreprises Privées

Maison de Consultance et d’Appui-conseil, Gestion, Audits et Formations

Cabinet de l’Expert-comptable Agréé Nzalamingi Kambale Ordonnance d’Agrément n° 013/D.20/90 du 14 mai 1990 du Tribunal

de Grande Instance de Goma/RD Congo. Consultant Indépendant en Gestion et Développement

Conseiller des Entreprises Privées et des Organisations Paysannes B.P. 466 BUTEMBO/NORD-KIVU

République Démocratique du Congo Email : [email protected] et [email protected]

Tél.: +243 81 305 4550 ou +243 99 145 2239


IV Butembo, le 03 mars 2011

V/Réf. : N/Réf. : N° FIGEP/DIR/NZK/Bbo/021/11

Lettre d’opinion

AU CME NYANKUNDE à NYANKUNDE

Messieurs, Concerne : Lettre d’opinion sur vos rapports et états financiers au 31/12/2010 En exécution de la mission que vous avez bien voulu nous confier, nous avons le plaisir de vous présenter notre rapport d’audit financier de vos activités pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2010. L’établissement des états financiers ainsi que des rapports audités relève de la responsabilité de vos services financiers et comptables. Cette responsabilité comprend la conception, la mise en place et le suivi d'un contrôle interne relatif à l'établissement et la présentation des situations financières sincères ne comportant pas d'anomalies significatives. Notre responsabilité se limite à exprimer notre opinion sur ces états financiers et ces rapports sur la base de notre audit. 1. Opinion sur les états et rapports financiers Nous avons effectué notre audit selon les normes internationales d’audit. Ces normes requièrent la mise en œuvre des diligences permettant d’obtenir l’assurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas d’anomalies significatives. Un audit consiste à examiner par sondage, les éléments probants justifiant les données contenues dans les comptes. Il consiste également à apprécier les principes comptables et les estimations significatives retenues pour l’arrêté des comptes et à apprécier leur présentation d’ensemble. Nous estimons que nos contrôles fournissent une base raisonnable à la formulation de notre opinion. Ainsi, en conclusion de nos travaux, nous certifions que les états financiers annexés à ce rapport d’audit, donnent une image fidèle des opérations menées au cours l’exercice clos au 31 décembre 2010, ainsi que du patrimoine constitué par le CME NYANKUNDE à cette date. Ceci, conformément à l’objet des activités réalisées et aux principes comptables internationaux et ceux admis en République Démocratique du Congo.

F I G E P Fiduciaire de Gestion des Entreprises Privées

Maison de Consultance et d’Appui-conseil, Gestion, Audits et Formations

Cabinet de l’Expert-comptable Agréé Nzalamingi Kambale Ordonnance d’Agrément n° 013/D.20/90 du 14 mai 1990 du Tribunal

de Grande Instance de Goma/RD Congo. Consultant Indépendant en Gestion et Développement

Conseiller des Entreprises Privées et des Organisations Paysannes B.P. 466 BUTEMBO/NORD-KIVU

République Démocratique du Congo Email : [email protected] et [email protected]

Tél.: +243 81 305 4550 ou +243 99 145 2239


V 2. Analyse du contrôle interne Nous avons également procédé aux vérifications spécifiques conformément aux conditions d’accords, aux lois et aux règlements pour nous rassurer qu’un contrôle interne est effectué au sein de l’organisation. D’une manière générale, nous avons retrouvé en place un système solide de contrôle interne qui tient bon grâce aux aspects suivants :

• L’utilisation d’un logiciel comptable « SAGE » garantissant un bon système comptable ;

• La bonne qualité du staff ayant permis la réalisation des activités ; Cependant, au cours de nos travaux d’audit, nous avons formulé une série de recommandations qui peuvent se résumer en celles qui suivent et qui sont, à notre avis, les plus pertinentes:

1 Concevoir un modèle unique de présentation du rapport journalier à présenter à la caisse et prévoir un classement de ces derniers ;

2 Disponibiliser des outils de gestion, revoir le classement des documents puis grouper les étiquettes longues et ordonnances selon le mois

3 Augmenter les outils de gestion au sein de la pharmacie et valoriser toutes entrées en médicaments.

4 Informatiser la gestion de stock au sein de la pharmacie 5 Gérer les imprimés de valeur en vous servant des outils. 6 Clôturer mensuellement les registres, les fiches de stock et parapher après chaque

contrôle 7 Contrôler périodiquement les livres de caisse en laissant de traces de contrôle et

transmettre les originaux du livre de caisse au service de comptabilité pour conservation et traitement.

8 Codifier tous les matériels et mobiliers appartenant au CME 9 Maintenir l’unité de production comme point de vente. 10 Faire approuver les bons de sortie de caisse 11 Classer les pièces justificatives en constituant un dossier de pièces 12 Garder les fonds à la banque surtout que la clinique ne dispose pas d’un coffre-fort 13 Acheter un coffre fort pour la sécurité de l’argent 14 Prévoir un livre de caisse pour chaque monnaie manipulée et revoir les calculs

avant tout enregistrement au livre de caisse. 15 exiger un bordereau de versement et de retrait après chaque opération effectuée

avec la banque. 16 Séparer les deux fonctions : la comptabilité et la caisse puis recruter une caissière

pour STOP SIDA et MUSACA 17 respecter la procédure d’achat tel que reconnue dans le MAPAF 18 Déclarer les rémunérations des agents et verser les différentes retenues

obligatoires aux services compétents. 19 Apposer les imputations comptables et budgétaires sur tous les jeux qui

constituent les pièces justificatives et établir des états de besoin et/ou de demande des fonds chaque fois que l’on veut faire une demande.

20 Clôturer mensuellement les livres de caisse, établir de P.V de contrôle de caisse et les contresigner avec le responsable

21 Enregistrer toutes les opérations de la mutuelle dans un seul livre de caisse. 22 Que le bénéficiaire signe pour acquit et prévoir sur le bon de sortie de caisse la

place de la signature de l’ordonnateur. 23 La pièce justificative doit être un original. Si on est en déplacement scanner et

envoyer la pièce par mail. 24 Mettre à la disposition de chaque agent son contrat de travail approuvé par


VI l’inspection du travail.

25 Eviter de reprendre la signature du comptable sur la demande de paiement étant donné qu’il ne devrait pas être ordonnateur de dépenses.

26 Eviter les manquants et les excédents de caisse en enregistrant correctement toutes les recettes et toutes les dépenses (le cas de l’IEM, de l’ISTM, de l’HGR Nyankunde, etc.)

27 Appliquer et suivre les recommandations des auditeurs 28 Actualiser et appliquer les procédures opérationnelles de gestion 29 Revoir le paramétrage du logiciel Sage et recycler le personnel utilisateur 30 Tenir régulièrement les réunions des organes et produire les comptes rendus à

archiver correctement

A notre avis, la mise en œuvre des opérations de recettes et de dépenses de vos activités, bien qu’incomplète, a été réalisée en accord avec les lois et règlements en vigueur en République Démocratique du Congo et au monde. Nous estimons que les quelques anomalies relevées dans la gestion interne de l’organisation ne sont pas très significatives. Les avis de l’audité complétés par lui-même en certains endroits de notre rapport et les discussions menées avec lui montrent la bonne foi non seulement de la correction, mais aussi de l’amélioration de la situation vers un travail de bonne qualité. C’est ainsi que, suite à cette bonne foi de correction, le fond de la gestion générale n’ayant pas été significativement altéré, nous confirmons et certifions que :

- les rapports présentés par les différentes unités du CME NYANKUNDE reprennent l’ensemble des activités réalisées pendant l’exercice 2010 mais le rapport d’ensemble reste à produire comme il se doit ;

- les états financiers présentent fidèlement, dans leurs aspects significatifs, le solde de trésorerie issu des situations financières aboutissant au cash position présentés par le CME NYANKUNDE, aux extraits bancaires au 31 décembre 2010 sous les réserves suivantes :

1. les pièces justificatives de l’utilisation de la somme reçue de

Monsieur Dix, soit 5 000$us, et qui aurait été remboursée de manière directe par un chèque en provenance de l’ISTM Nyankunde n’ont pas été présentées ;

2. la sortie de 23 293,20$us au niveau du compte NatWest et de la recette de 21 364,26$us sur le compte AIM/Natwest ne sont pas appuyées par les pièces justificatives convaincantes ;

3. un manquant de caisse de 100,61$us est retrouvé au niveau de la Clinique de Bunia et de 1 660$us au niveau du compte COOPEC LA SEMENCE 410de l’ISTM ;

4. un excédent de caisse de 362,66$us à l’HGR Nyankunde, de 1 209,26$us au niveau de l’IEM et de 70$us au compte Coopec La Semence 572 de l’ISTM ;

5. l’existence des feuilles de livre de caisse parallèle à l’HGR Nyankunde entraînant un excédent de 2 521,85$us ;

6. Pour ne citer que quelques exemples, le compte 70 des ventes des médicaments à la Clinique de Beni présente un chiffre de 129 542,79$us au niveau de la partie du rapport financier présenté par le Directeur Financier tandis que la balance des comptes tirée du logiciel SAGE renseigne un montant de 165 346,53$us ; les prestations de services au site de Beni s’élèvent à 326 454,66$us selon le rapport financier partiel tandis que la balance des comptes indique la somme de 375 581,49$us ; etc.


VII 7. les tableaux de contrôle budgétaires de différentes unités

présentent certaines opérations qui ne sont pas saisies en comptabilité. En effet, pour ne citer que quelques cas, le projet CTA n’apparaît nulle part dans la comptabilité Sage ; il en est de même des comptabilités MUSACA, STOP SIDA, PROJET SEDO (il a fait l’objet d’un enregistrement séparé en Sage et non intégré dans la consolidation des données), etc.

8. la balance des comptes du Site de Beni y compris la DIREX contient un compte 59 des virements des fonds non justifiés pour une somme de 3 216,18$us.

9. le compte 12 de report à nouveau ne provient pas des résultats antérieurement obtenus de l’exploitation de l’organisation mais il s’agirait des soldes des comptes des valeurs disponibles faussement reportés en capitaux propres. Il faudra rectifier les opérations y relatives.

10. Le compte 221540 enregistre la valeur des immeubles « Salle d’opérations et salle des soins intensifs » à Beni-Sose. Selon les états financiers présentés, ces immeubles n’auraient pas connu des travaux pendant l’exercice 2010. Cela reste contradictoire avec le rapport narratif qui, à sa page 17, précise ce qui suit : « A Beni, nous avons continué avec la construction du bâtiment des soins intensifs et nous avons entamé la construction de la maternité. »1 Au demeurant, les états financiers n’indiquent rien en ce qui concerne la construction de la maternité de Beni. Il est fait seulement mention des travaux encours de la maternité de Bunia. Les services comptables et financiers devraient alors fournir d’amples explications.

11. les inventaires ainsi que le rapport financiers consolidés n’ont pas été présentés pour justifier le bilan final de l’organisation.

Nous encourageons les dirigeants du CME NYANKUNDE à maintenir l’application rigoureuse des règles de bonne gestion en vue d’une croissance de leur organisation. Veuillez agréer, Messieurs, l’assurance de notre considération distinguée.

Christophe Nzalamingi Kambale Expert-comptable Agréé et

Consultant Indépendant en Gestion et Développement

1 Cme Nyankunde, Rapport annuel 2010, page 17.


0. INTRODUCTION 0.1. Contexte d’organisation de l’audit

Le Centre Médical Evangélique de Nyankunde (CME Nyankunde) est une association sans but lucratif créée en 1966 et dotée de la personnalité civile par arrêté ministériel de 1970 sous le numéro 70-086 en RD Congo. Il est l’initiative de 5 communautés (CECA-20, CE-39, CECCA-16, CEBCE-55 et CNCA-21) de l’Eglise du Christ au Congo. Avec l’adhésion de 2 autres communautés (AOG-12 et CBCN-14), le CME Nyankunde comprend 7 communautés membres de l’Eglise du Christ au Congo ayant le droit de propriété de l’organisation. Les décisions prises par l’Assemblée Générale sont mises en application par le Comité Exécutif dirigé par le Directeur Exécutif qui réunit chaque trimestre les 7 secteurs d’activités du CME Nyankunde. Chaque année, il est de coutume que non seulement les activités de ces secteurs soient évaluées, mais aussi audités. C’est ainsi qu’il s’est avéré utile d’effectuer un audit financier des comptes des opérations et des projets du CME Nyankunde pour une période de 12 mois (janvier à décembre 2010). Le présent rapport donne la synthèse des travaux d’audit de cette organisation pour cette période.

0.2. Objectifs

Objectif général Effectuer un audit financier des comptes des opérations et des projets du CME

Nyankunde pour une période de 12 mois (janvier à décembre 2010). Objectifs spécifiques - Se fixer un principe d’accord avec la Direction du CME Nyankunde sur le format de

rapport final à publier ; - Conduire un audit des comptes des secteurs du CME Nyankunde opérant dans 3

sites (Beni, Nyankunde et Bunia) ; - Examiner le budget des recettes, des dépenses et la situation de la trésorerie tels

qu’ils sont présentés dans les rapports financiers et conformément aux données des livres comptables et des inventaires physiques de la période (janvier à décembre 2010) ;

- Vérifier les relevés des banques, les livres de caisse, les bons d’entrées et de sorties de tous les centres des coûts et s’assurer que les opérations financières sont autorisées, sanctionnées par des pièces justificatives ainsi que leur authenticité ;

- Vérifier que les revenus des bailleurs pour les activités et projets spécifiques sont utilisés à cette fin, et que des rapports sont en conformité des accords et budgets approuvés ;

- Vérifier que les revenus de toutes les prestations médicales, de l’enseignement, des médicaments vendus sont encaissés et logés aux comptes du CME Nyankunde ;

- S’assurer également que l’organisation fait le recouvrement de ses créances et les encaisse ;

- Faire le spot check (vérifier) les stocks de l’organisation pour chaque secteur, l’enregistrement des arrivages, le stockage et les sorties des médicaments avec la régularité des fiches et bordereaux ;

- S’assurer que le patrimoine de l’organisation est inventorié et existe ;


- Vérifier les rapports financiers produits et émettre l’opinion de l’expertise, en produisant le rapport d’audit à soumettre à l’Assemblée Générale de l’organisation ;

- Examiner le niveau d’exécution des recommandations formulées à l’audit

0.3. Résultats attendus - Le rapport d’audit est produit à temps ; - Le personnel gestionnaire (responsable) du CME Nyankunde et des sites est

sensibilisé sur ses performances et ce qu’il faut améliorer.

0.4. Méthodologie de l'audit Deux méthodes ont été utilisées : la méthode participative et la méthode rétrograde. Les techniques suivantes ont été associées à ces méthodes : l’analyse documentaire, la visite de terrain, l’entretien, le sondage, le recoupement, la restitution.

a. la méthode participative : nos audités ont participé à toutes les étapes de nos investigations tendant à déterminer la bonne ou mauvaise utilisation ou justification des fonds utilisés pour l’exécution des activités de l’exercice 2010 ;

b. la méthode rétrograde : nous nous sommes servis des rapports financiers et narratifs pour identifier et reconstituer les faits ; nous sommes remontés des rapports jusqu’à la pièce en passant par l’enregistrement des opérations dans le système comptable mis en place;

c. l’analyse documentaire : la lecture et compréhension des rapports, des situations de caisse et de banque, des pièces justificatives et la revue documentaire ont beaucoup dominé nos techniques d’audit ;

d. La visite de terrain : nous avons choisi des visiter les services chargés d’exécuter les activités du CME NYANKUNDE sur terrain ;

e. L’entretien : nous nous sommes entretenus avec les différents gestionnaires au niveau de chaque unité formant le CME NYANKUNDE, les comptables, le Coordonnateur des projets, le Directeur Financier, le Directeur Exécutif Adjoint, etc pour comprendre le fonctionnement de l’organisation ;

f. Le sondage : nos investigations dans les pièces justificatives ont été effectuées par sondages selon les critères suivants :

i. Vérification des pièces des montants supérieurs ou égaux à 100$ ; ii. Sélection des pièces selon le procédé 1/10 en prenant les dates 7/17/27 de

chaque mois ; g. Le recoupement : certains chiffres relevés des pièces justificatives ont été

confrontés à la réalité et à l’existence des faits en vue de leur certification ; h. La restitution : en vue de valider les recommandations formulées au sujet de la

gestion du projet et de l’utilisation des fonds, nous avons associé tous les responsables concernés par la gestion des unités de l’organisation à une séance d’échange au cours de laquelle nous avons lu notre premier draft de rapport et obtenu les avis des participants quant à son contenu.

i. Les échanges par e-mail : malgré la restitution, nous avons continué à poser des questions par e-mail et nous avons obtenu des réponses de la part du CME NYANKUNDE pour certaines situations qui nécessitaient d’être clarifiées.


0.5. Présentation de la FIGEP et des auditeurs Créée depuis mai 1990, à Beni, la Fiduciaire de Gestion des Entreprises

Privées, FIGEP en sigle, a été jusqu’aujourd’hui un cabinet privé de l’Expert-comptable Agréé Monsieur Christophe NZALAMINGI KAMBALE.

Monsieur Christophe Nzalamingi Kambale est un Consultant Indépendant et

Expert Comptable Agréé près le Tribunal de Grande Instance de la République Démocratique du Congo. Il est un Expert en Gestion financière et comptable des entreprises et organisations privées. Depuis 2004, il collabore avec Agriterra comme Conseiller des Organisations Paysannes et est actuellement enregistré dans Agripool pour toutes fins utiles.

Technicien et formateur en Gestion et Développement, il collabore aussi comme

Auditeur et Formateur Consultant avec MDF AC (Management for Development Foundation Afrique Centrale), une organisation internationale appuyée par MDF NL des Pays-Bas dans le cadre du renforcement des capacités des ressources humaines des autres organisations dans des domaines divers. Il est aussi Consultant chargé de l’appui-conseil des organisations paysannes congolaises pour le compte d’Agriterra, une organisation internationale des Pays-Bas en même qu’il le Président du Conseil d’Administration de la REFCAD (Recherche, Formation et Conseils pour l’Appui au Développement), une ONG locale chargée des formations et appui-conseil aux organisations et entreprises dans le cadre du développement.

Dans le cadre de cet audit, le Consultant principal est secondé par Monsieur Paulin Mumbere Kyalwahi et Monsieur Bwenge Kasereka Muviri.

Monsieur Paulin Mumbere Kyalwahi est Consultant Assistant à la Figep depuis le

début de l’année 2009. Licencié en Economie en option gestion financière, il se spécialise progressivement en audit des comptes des organisations et en techniques de formation et facilitation.

Quant à Monsieur Bwenge Kasereka Muviri, il est Consultant Assistant à la Figep depuis le début de l’année 2010. Licencié en Sciences commerciales et financières en option Comptabilité, il se spécialise aussi en audit des comptes organisations.


CHAPITRE 1 : PRESENTATION ET STRUCTURE DU CME NYANKUNDE

1.1. PRESENTATION SOMMAIRE DE CME NYANKUNDE DRC2

Statut légal Le Centre Médical Evangélique de Nyankunde (CME Nyankunde) est une association sans but lucratif créée en 1966 et dotée de la personnalité civile par arrêté ministériel de 1970 sous le numéro 70-086 en RD Congo. Il est l’initiative de 5 communautés (CECA-20, CE-39, CECCA-16, CEBCE-55 et CNCA-21) de l’Eglise du Christ au Congo. Avec l’adhésion de 2 autres communautés (AOG-12 et CBCN-14), le CME Nyankunde comprend 7 communautés membres de l’Eglise du Christ au Congo ayant le droit de propriété de l’organisation. Localisation

Le CME Nyankunde a son siège social à Nyankunde, Collectivité des Andisoma, Territoire d’Irumu, District de l’Ituri, Province Orientale en RDC. Depuis la guerre de septembre 2002, il s’est déployé dans trois sites, notamment à Nyankunde, à Bunia et à Beni. Objectifs

Vision La Vision du CME Nyankunde est ‘’Un monde où Christ fait régner l’amour, la

paix et le soutien mutuel pour le bien être intégral de l’homme.’’

Mission Le CME Nyankunde a pour mission de propager l'Évangile de Jésus Christ au

moyen des services de santé.

Objectifs Le CME Nyankunde poursuit les objectifs suivants:

- Evangéliser et édifier spirituellement son personnel, ses élèves, ses étudiants et ses clients en offrant un modèle de l’éthique chrétienne;

- Etablir et exploiter des centres hospitaliers pour les soins médicaux spécialisés et de qualité;

- Former et recycler le personnel médical et paramédical; - Soutenir les institutions sanitaires des Communautés Membres par des visites

médicales, l’approvisionnement en médicaments et équipement médical ; - Initier des projets de développement communautaire.

1.2. STRUCTURE

Une Assemblée Générale, organe suprême se réunit en séance ordinaire chaque

année pour tracer la politique générale de travail au CME Nyankunde et constitué par des représentants venus des 7 communautés membres et le staff dirigeant du CME Nyankunde. Les décisions prises par l’Assemblée Générale sont mises en application par le Comité Exécutif dirigé par le Directeur Exécutif qui réunit chaque trimestre les 7 secteurs d’activités du CME Nyankunde. Ces secteurs sont :

(1) L’Hôpital Général de Référence de Nyankunde, 50 lits et 54 travailleurs dont deux médecins, tous généralistes ;

2 Extrait du rapport narratif annuel RAP 2010


(2) La Clinique de Beni, 73 lits, 61 travailleurs dont deux médecins (un chirurgien et un généraliste) ;

(3) La Clinique de Bunia, 50 lits, 46 travailleurs dont 4 médecins (2 chirurgiens et 2 généralistes) ;

(4) L’ISTM Nyankunde, école de formation des gradués en santé (infirmiers, techniciens de santé communautaire, techniciens de laboratoire médical, anesthésistes et réanimateurs, Administrateurs & Enseignants) ;

(5) L’IEM Nyankunde : école de formation des professionnels de santé de niveau secondaire (infirmiers, assistants en pharmacie, techniciens de laboratoire médical et techniciens en soins bucco-dentaires) ;

(6) La pharmacie qui produit et distribue les médicaments essentiels et de qualité ainsi que le matériel de soin aux structures du CME ainsi que d’autres structures sanitaires de la région ;

1.3. ORGANIGRAMME DE CME NYANKUNDE 3

Au vu de cet organigramme, le CME Nyankunde est régi par les organes suivants :

- L’Assemblée Générale (AG): c’est l'organe suprême de l’Association. Elle est chargée de la conception, de décisions et d'orientation de la politique générale de l'Association. L’AG se réunit tous les deux ans en session ordinaire au mois de février sur convocation du Président du Conseil d’Administration. Elle peut se réunir en séance extraordinaire en cas de besoin. Elle est composée des 21 membres venant des communautés membres du CME Nyankunde (3 membres par communauté) et des membres du Comité exécutif (COMEX).

- Le Conseil d’Administration (CA): c’est le deuxième organe qui est chargé de la gouvernance du CME Nyankunde. Il veille à l’application des résolutions prises par l’Assemblée Générale, au respect de la mission et des objectifs de l’organisation ; et renouvèle la vision et les objectifs et les soumettre à l’Assemblée Générale pour l’approbation. Le Conseil d’Administration se réunit une fois l’an, en novembre, sur convocation de son Président. Le Conseil d’Administration est

3 Source : Archives du CME NYANKUNDE

MUSACA PROJETS


composé de trois représentants légaux des communautés membres, du président de la commission financière, de quatre membres venant des Communautés membres chargés de l’administration, santé, enseignement et développement ; d’un directeur exécutif honoraire du CME Nyankunde ; du directeur exécutif et de son adjoint.

- Le Comité Exécutif (COMEX): c’est le troisième organe du CME Nyankunde. Il

est chargé de l’exécution des décisions prises par l’Assemblée Générale et le Conseil d’Administration. Il coordonne les activités du CME Nyankunde. Le Comité Exécutif se réunit en séance ordinaire tous les 4 mois sur convocation du Directeur Exécutif du CME Nyankunde ou en cas d’empêchement par son adjoint. Le COMEX est composé du directeur exécutif, du directeur exécutif adjoint, du directeur des ressources humaines, du directeur financier, de l’aumônier en chef, du coordinateur des projets et des directeurs des branches (hôpitaux, pharmacie, ISTM et IEM).

- La Direction Exécutive (DIREX) : c’est le quatrième organe du CME Nyankunde.

Il est chargé de la gestion quotidienne de l’Association. La direction exécutive est composée du Directeur Exécutif et son adjoint, assistés par l’aumônier en chef, du directeur des ressources humaines, du directeur financier et du coordonateur des projets. Elle se réunit deux fois par mois. Elle peut se réunir en séance extraordinaire en cas de besoin.

- Le comité gestion (COGE) : C’est l’organe de gestion de chaque branche du CME Nyankunde. Il se réunit chaque mois pour évaluer l’évolution de la branche. C’est l’organe de gestion quotidienne des branches. Il soumet les propositions au COMEX.


CHAPITRE 2 : DEROULEMENT DE L’AUDIT

2.1. SITUATION DE TRESORERIE

2.1.1. Rapport de la situation de trésorerie

a. Faisant suite à votre demande, nous avons procédé à l’audit de votre organisation, notamment de l’état de la situation de trésorerie globale issue de vos activités réalisées pendant l’exercice comptable 2010. L’établissement de la situation de trésorerie relève de la responsabilité de vos services financiers et comptables. Notre responsabilité ne s’est limitée qu’à exprimer sur cette situation une opinion qui prend son fondement dans l’audit que nous avons effectué.

b. Nous avons conduit notre audit conformément aux normes internationales selon

lesquelles nous sommes obligés à planifier et conduire l’audit de manière à être raisonnablement certains que l’état ne comporte pas de données inexactes. Un audit comporte l’examen, au moyen des sondages, des pièces justifiant les montants et divulgations qui figurent dans l’état. Un audit comprend aussi l’appréciation des principes comptables utilisés et des estimations importantes faites par les gestionnaires, aussi bien qu’une évaluation de la présentation d’ensemble de l’état. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable à l’expression de notre opinion.

c. A notre avis, au 31 décembre 2010, l’état de la situation de trésorerie présente

fidèlement, dans tous les aspects significatifs, le solde de trésorerie de 81 339,53$us en conformité avec les règles de comptabilité de CME NYANKUNDE. Ce montant correspond au total des soldes des comptes de trésorerie suivants :

N° Entité Montant en

$us 1 Clinique de Beni et Direction exécutive 40 345,44 2 Clinique de Bunia 7 945,68 3 Hopital Général de Nyankunde 3 298,85 4 Projet CTA 0,92 5 Projet SEDO 868,81 6 ISTM NYANKUNE 7 336,26 7 IEM NYANKUNDE 6 189,09 8 Projet Stop Sida 9 884,66 9 MUSACA 5 469,82

Total trésorerie en $us 81 339,53


2.1.2. Etat de la situation de recettes et de dépenses La trésorerie telle qu’elle est justifiée dans la comptabilité du CME NYANKUNDE a évolué de la manière suivante depuis le 1er janvier jusqu’au 31 décembre 2010 :

2.1.2.1. Les Caisses des entités du CME NYANKUNDE Entité Reports Recettes Dépenses soldes

reconstitués Soldes

livres de caisse

Ecarts

CAISSE CENTRALE 5 683,74 661 205,36 649 099,56 17 789,55 17 789,55 0,00

CLINIQUE DE BUNIA 10 106,48 439 238,54 444 052,44 5 292,58 5 191,97 -100,61

HGR 1 297,35 156 984,42 154 620,24 3 661,53 3 298,87 362,66

IEM 0,00 27 930,65 22 950,82 4979,83 6189,09 1 209,26

ISTM 101,74 1 448682,07 1447950,55 833,26 833,26 0,00

STOP SIDA 852,61 78 671,39 69 639,34 9 884,66 9 884,66 0,00 MUSACA FONCTONNEMENT 3 432,16 18 712,00 20 527,39 1 616,77 1 616,77 0,00 MUSACA ADHESION 2 251,94 4 366,47 2 965,35 3 653,06 3 653,06 0,00

Source : Nos calculs basés sur notre audit Cet état de recettes et de dépenses est un cumul de la situation financière présentée dans les livres de caisse tenus par les entités du CME. L’observation faite de ce tableau nous renseigne que les soldes déclarés par la caisse centrale tenue par le site de Beni, la clinique de Bunia, l’ISTM, le STOP SIDA et MUSACA correspondent exactement à ceux reconstitués par l’audit. Par contre la clinique de Bunia a déclaré un solde de 5 191,97$us alors que l’audit reconstitue un solde de 5292,58$us. Ce qui dégage un écart de – 100,61$us. L’HGR et L’IEM NYANKUNDE ont déclaré respectivement de soldes de l’ordre 3 298,87$us et 6 189,09$us. La reconstitution de la trésorerie faite par l’audit révèle des soldes respectifs de 3 661,53$u et 4 979,83$us. Les deux entités accusent des excédents de caisse de l’ordre de 362,66$us et 1 209,26$us. A notre avis, le manquant de 100,61$us ainsi que ces surplus de 362,66$us et 1209,26$us restent à justifier respectivement par la clinique de Bunia, l’HGR et l’IEM NYANKUNDE. D’après la Chargée des finances de l’IEM, le surplus correspondrait à des fonds qu’elle avance de fois à l’Institution mais qu’elle ne prend pas soin d’enregistrer. A l’HGR de NYANKUNDE, nous avons retrouvé des feuilles originales du livre de caisse parallèle aux quatre premiers mois qui présentent un solde 3 077,23$us au 24 avril 2010. De la confrontation de ce solde au solde du livre de caisse présenté aux auditeurs, nous constatons que celui-ci présente un excédent de 2 521,85$us suite au solde de 5599,08$us déclaré dans le nouveau livre de caisse au 25 avril 2010.


2.1.1.2 Les banques des entités du CME NYANKUNDE

Notons que la Clinique de Bunia dispose d’un compte bancaire ouvert à la BIC depuis octobre 2010. L’ISTM a ouvert deux compte à la COOPEC La SEMENCE.

ENTITES REPORT VERSEMENTS RETRAITS SOLDES SOLDE 31/12/10

ECART

CLINIQUE BUNIA 10 987,00 8 733,29 2 753,71 2 753,71 0,00

ISTM 8 093,00 0,00 0,00 8 093,00 6503,00 -1 590,00

Source : Nos calculs basés sur notre audit Nous avons reconstitué ces mouvements à partir des extraits bancaires mis à notre disposition. Cela se justifie par le fait que les mouvements ne font pas l’objet d’enregistrement dans un livre de banque.

Les versements effectués au compte par la clinique de Bunia sont de 10 987$us, les retraits de 8 733,29$us et le solde est de 2753,71$us. Ce solde est confirmé par l’extrait bancaire au 31/12/2010. Les opérations financières effectuées par l’ISTM à la COOPEC La SEMENCE ne font pas l’objet d’enregistrement dans un livre de banque. Seuls les relevés bancaires tirés au 31 décembre 2010 pour chaque compte nous ont permis d’avoir le solde qui est différent de celui reconstitué par l’audit. C’est pourquoi, le compte LA SEMENCE 410 présente un manquant de 1 660$us et le compte la semence 572 accuse un surplus 70$us. A notre avis le manquant et ce surplus de banque restent à justifiés par l’ISTM NYANKUNDE

Par ailleurs, le chèque n° 94 503 tiré le 22/02/2010 sur « La Semence » d’un import de 5 000$us avec éventuel motif de remise à l’Hôpital Général de Nyankunde n’y a pas été enregistré et sa destination restait inconnue jusqu’au moment de l’audit. Le demandeur officiel de ce montant était Monsieur Rona, Directeur Financier du CME NYANKUNDE qui s’est expliqué de la manière suivante, nous citons : « Nous avons adressé une lettre de demande d’emprunt à l’ISTM en faveur de l’HGR Nyankunde. Selon les explications du Comptable de l’HGR Nyankunde, cette somme n’était pas passée par la caisse mais remise directement à Mr Richard DIX comme remboursement de son prêt. Mr Richard DIX a confirmé avoir reçu ce montant. » Au moment de la remise de ce rapport final, l’audit n’a pas reçu les éléments de preuves matérielles. Dès lors, en vertu de l’objectivité qui est l’un des principes qui nous guident quant à l’expression de notre opinion, nous restons jusque là réservés quant à la régularité de cette opération.


2.2 Notes sur l’état de la situation de trésorerie

2.2.1 Description des activités réalisées4

A la Clinique de Beni, les activités principales ont été les suivantes en 2010 : 1. Aumônerie

Personnes évangélisées : 48 639 personnes, ont reçu Jésus-Christ: 384, se sont repentis: 30, ont donné actions de grâce : 34 760, ont donné une requête de prière : 9 387, Visite des malades à domicile: 8,Visite du personnel à domicile: 96 Malades aidés matériellement et/ou financièrement: 52, Journées de réflexion pour les travailleurs: 2

2. Consultations prénatales 7 159 cas, Planning familial 83 cas, Consultations 7 040 nouveaux cas, Hospitalisation 2 823 malades, Accouchements 1 076 accouchées, Interventions chirurgicales 1 204

Les activités des services comme la kinésithérapie, la dermatologie, la dentisterie, l’échographie, la radiologie, etc. n’ont pas remis les statistiques de leurs réalisations. Au niveau de Bunia, nous enregistrons les activités principales suivantes : 1. Les activités de l’aumonerie

• Visite du personnel à domicile : 26 agents, Visite des malades à domicile : 20 malades, Pauvres aidés : 2, Corps enterrés : 5, Ont écouté la parole de Dieu : 4660 ; ont reçu Jésus comme Sauveur : 16, Ont rendu des actions de grâce : 507

• Se sont repentis : 69, Ont demandé la prière : 533 2. Activités préventives et promotionnelles

• CPN : 3631 cas, CPON : 1068 cas, Planning familial : 55 cas 3. Activités curatives

• Consultations : 14199 cas • Hospitalisations dont entrées 2474 cas et sorties 2154 cas • Maternité : 1272 naissances dont 803 cas en eutocique, 105 cas endystocique et

364 cas par césarienne. Notons que la construction de la nouvelle maternité a fait que la fréquentation de la maternité augmente.

• Interventions chirurgicales majeures 766 cas et mineures de 839 cas. • Kinésithérapie : 537 cas examinés • Examens para-clinique dont laboratoire 17813 cas, échographie 1567 cas, ECG 7

cas, Radiologie 547 cas et endoscopie / gastroscopie 16 cas. • Les activités de lutte contre le VIH/SIDA ont été conjointement exécutées avec le

projet STOP SIDA où la clinique est impliquée dans le dépistage volontaire, la prévention et la transmission mères-enfants et le Centre de Traitement Ambulatoire des personnes vivant avec le VIH.

4. Encadrement des stagiaires: la clinique a encadré des étudiants et élèves venant des institutions comme ISTM NYANKUNDE, ISTM CUEB, CUEB et ITM Adventiste, etc. En plus, la clinique encadre Samuel BANGOBE pour un stage de perfectionnement en chirurgie qui est de l’hôpital de Nebobongo.

5. la clinique a réussi à construire la maternité qui a été inauguré en juin 2010. Cette réalisation a été effective grâce au soutien de Tear Hollande en soins, le couple Dr Philip et Nancy Wood et des fonds propres.

Les activités du projet CTA ont été les suivantes :

4 Archives des différentes entités du CME Nyankunde, Rapports annuels d’activités 2010, Beni, Bunia et Nyankunde, 2011.


1. Distribution des médicaments a. 32 boîtes de Cotrimoxazole, 49 boîtes de multivitamines, 36 sachets de

Détermine, 14 boîtes d’Unigold, 16 rouleaux de coton et 32 flacons d’alcool. 2. Distribution des fournitures de formation

a. 100 notes book, 68 livres, 103 stylos, 28 registres et 16 lattes 3. Formation des professionnels de santé

a. 102 personnes ont été formées dont 52 hommes et 50 femmes b. 32 infirmiers de la Clinique de Beni ont aussi été formés dont 14 hommes

et 18 femmes. 4. Consultation et traitement des PVV

a. 115 nouveaux cas sous cotrimoxazol 5. Supervision dans les 3 zones de santé (Zone de santé de Beni, Oïcha et Bunia) 6. Réunions

a. 7 réunions sur 12 prévues pour le staff. b. 53 séances sur 53 prévues avec les PVV

A l’ISTM, nous avons noté la synthèse des activités comme suit : 359 étudiants ont été confirmés au début du premier semestre 2010. 261 étudiants, soit 72,7% étaient de la section SI et les autres sont répartis dans les autres sections (Labo, Saco, Sade et Epidémiologie). Cependant, 18 étudiants étaient déjà partis avant la fin du premier semestre qui s’est dès lors clôturé avec un effectif de 341 étudiants. Ces étudiants ont été encadrés par 18 agents permanents dont un Professeur, un Chef de travaux, neuf assistants et trois CPP. Quatre autres sont les agents de bureau sans qualification académique (une caissière, un ouvrier et deux sentinelles). Le personnel enseignant est composé d’un PO visiteur, trois PA dont 2 visiteurs, treize CT dont 12 Visiteurs, quarante deux assistants dont trente trois visiteurs et treize CPP dont dix visiteurs Pendant l’année académique 2009-2010, des 12 885 heures de cours prévues, 12 645 heures ont été prestées, soit une réalisation de 98,1%. Les séances de prières prévues ont été toutes réalisées, soit 145 prières dont une prière chaque matin de Janvier à Juin 2010. En même temps, une journée de réflexion a été organisée le 26 juin 2010. Les stages et les examens prévus ont été organisés. Nous avons aussi noté la réalisation de quelques missions des autorités académiques notamment dans le cadre du renforcement des capacités (conférences et ateliers de formation). Pendant ce temps, Monsieur Gulani Digbele est revenu de Kinshasa avec sa licence en EASI tandis que deux autres étudiantes soutenues financièrement par l’ISTM continuent leurs études. Elles sont actuellement en L1. Enfin, en ce qui concerne le projet de construction, des vitres ont été placées sur le second bâtiment grâce au don financier du couple Robert & Susan Baker de International Eucumenic Church. En ce qui concerne les démarches d’acquisition du terrain Jonathan Lusi, le couple Wood a annoncé l’ajout de 12 500$us en dehors du premier montant de 22 500$us qui avait déjà été mis en place. Le 13 août 2010, le montant de 18 500$us a été viré sur le compte de Lusi.


Les activités de l’IEM consistent en celles qui suivent : a. Les activités pédagogiques : Division de l’année scolaire en semestre ;Enseignements théoriques ; Stage ; Programmes de cours disposés au provisorat ;Octroi des bourses d’étude ; Sélection des candidats après concours d’admission ; b. Activités parascolaires : Activités spirituelles ; Sports et loisir ; Champs scolaire ; Assainissement, Entretien et Réhabilitation ; Coopération et recherche ; et autres… c. l’école a réalisé 50 réussites sur 60, soit 83,33% et 14 diplômes aux professionnels de

santé infirmiers tandis que l’année passée il y avait 18 lauréats. Cette baisse s’explique par le fait qu’une seule section a été organisée.

Au cours de l’exercice 2010, le projet STOP SIDA a réalisé les activités ci-après :

• l’éducation de masse et la mobilisation de la population en matière de VIH/SIDA, de genre et de violence sexuelle ;

• la sensibilisation par émissions radiodiffusées réalisées par quatre radios communautaires dont Muungano de Beni, Moto à Oicha et Radio Tangazeni Kristu de la CECA-20 ;

• la projection des films éducatifs qui s’est réalisée une seule fois faute de budget alloué à cette activité.

• Les formations ont été organisées et assurées, dont 9 pour les leaders religieux, communautaires, scolaires et des jeunes et une pour les prestataires des soins ;

• La distribution des matériels de sensibilisation pour soutenir les activités de prévention dan dans les écoles et les églises locales, le projet a équipé deux écoles et six églises locales avec de téléviseurs et lecteurs vidéo ;

• Prise en charge et prévention, dont 10 activités ont été conduites au cours le l’année 2010,

• Encadrement spirituel organisé chaque mercredi à Beni, chaque lundi et jeudi à oicha, chaque mercredi à Eringeti et chaque jeudi à Bunia ;

• Préventions de transmission de mère enfant (parent enfant) en assurant le dépistage des femmes enceintes dans 9 structures sanitaires au premier semestre et quatre au cours du deuxième semestre dans trois zone de santé dont une en Ituri et deux au Nord Kivu ;

• Distribution des vivres pour le PVVs et appui scolaire aux enfants orphelins • Traitement aux antis rétroviraux et prévention de la transmission sexuelle de

VIH/SIDA. En 2010, la Mutuelle de Santé Canaan (MUSACA) a réalisé les activités ayant trait aux contacts avec les autorités administratives tant politiques que communautaires, à l’identification des groupes communautaires organisés, les sensibilisations, les formations, la mise en place des personnes contact, organisation des comités de suivi, identification et appui aux personnes le plus vulnérables, suivi des structures de santé et des NESAP, distribution et suivi des filtres communautaires, installation des chlorinateurs et coloration de l’eau ,hygiène et assainissement, échange d’expérience interne, production des dépliants, tenues des réunions des assemblées générales, des comités de pilotage, de surveillance, comité technique, de l’équipe exécutive, études des prix à fixer pour les interventions d’urgence, mise en place de l’infirmerie de l’ISTM, etc.


2.2.1.2 Organisation financière et comptable

Les informations comptables du CME Nyankunde sont régulièrement saisies au sein d’un système appuyé par le logiciel SAGE. Ce logiciel permet la saisie des opérations et est paramétré de manière que les états financiers généraux, analytiques et budgétaires soient obtenus de manière automatique et en tout moment. A la réception des rapports et des pièces justificatives, le Directeur Financier enregistre les opérations au sein du logiciel avant d’actualiser la situation financière. Une fois le mois, des situations financières non commentées sont produits et permettent un suivi non seulement des activités mais aussi de la situation financière de l’organisation. En ce qui concerne les dépenses, les besoins exprimés par le demandeur et au moyen d’un bon de sortie de caisse, les fonds sont libérés. Les pièces justificatives sont alors réunies par la suite pour permettre l’enregistrement de l’opération dans le système comptable. Au sein de chaque entité, le livre de caisse manuel existe et permet le suivi de la trésorerie.

2.2.2 Règles d’élaboration de la situation de trésorerie

A la fin de chaque mois, les comptables des entités vérifient les espèces avec les caissiers. Ils établissent et signent un procès-verbal de caisse comprenant le nombre de billets des espèces existant en caisse et la situation du livre de caisse avant de dégager des écarts, s’il y en a.

2.3 ETAT DES DEPENSES DE L’ORGANISATION

2.3.1 Rapport sur l’état des recettes et dépenses

a. Au niveau de différentes entités du CME NYANKUNDE, les services financiers ont rédigé un rapport financier reprenant la situation des recettes et dépenses. Notre responsabilité consiste à exprimer sur ce rapport une opinion qui se fonde sur notre audit.

b. En effet, nous avons conduit notre audit conformément aux normes internationales. Ces normes nous obligent à planifier et conduire l’audit de manière à être raisonnablement certains que le rapport audité ne comporte pas de données inexactes. Un audit comporte l’examen, au moyen des sondages, des pièces justifiant les montants et divulgations qui figurent dans le rapport. Un audit comprend aussi l’appréciation des principes comptables utilisés et des estimations importantes faites par les gestionnaires, aussi bien qu’une évaluation de la présentation d’ensemble du rapport. Nous croyons que notre audit fournit une base raisonnable à l’expression de notre opinion.

c. Dans l’ensemble, sur base de la documentation mise à notre disposition, au

cours de notre audit, nous avons relevé que le CME NYANKUNDE a bénéficié d’une recette totale de 1 371 575,95$us qui a été utilisée pour financer les activités courante de toutes ses entités pour une valeur totale de 1 283 247,12$us laissant une marge positive de 88 328,83$us qui, ajoutée au report de trésorerie initiale de 68 652,52$us dégage un solde final de trésorerie de 157 021,35$us.


Le solde disponible étant l’équivalent de 81 339,53$us, il se dégage un écart à justifier de 75 681,82$us. Cet écart devrait en principe correspondre à la valeur des actifs hors trésorerie et acquis en 2010.

2.3.2 Etat récapitulatif des dépenses et d’exécution budgétaire

Le rapport financier de l’organisation contient le tableau de contrôle budgétaire dont la synthèse en dollars américain est la suivante :

DESIGNATION PREVISIONS REALI-SATIONS

ECARTS % REALISE

REPORT SOLDE Notes

PRODUITS

BENI ET DIREX 422 000,00 474 614,22 52 614,22 112,47 (1)

BUNIA 416 000,00 407 355,33 -8 644,67 97,92 (2)

NYANKUNDE 210 000,00 195 542,28 -14 457,72 93,12 (3)

PHARMACIE 101 500,00 46 591,51 -54 908,49 45,90 (4)

CTA 10 000,00 10 000,00 0,00 100,00 (5)

SEDO 17 341,00 5 504,00 -11 837,00 31,74 (6)

ISTM 141 630,00 132 880,00 -8 750,00 93,82 (7)

IEM 22 999,98 15 077,35 -7 922,63 65,55 (8)

STOP SIDA 65 081,75 74 471,39 9 389,64 114,43 (9)

MUSACA 8 540,00 9 539,87 999,87 111,71 (10)

TOTAL 1 415 092,73 1 371 575,95 -43 516,78 96,92

CHARGES

BENI ET DIREX 422 000,00 379 011,14 -42 988,86 89,81

BUNIA 416 000,00 436 979,23 20 979,23 105,04

NYANKUNDE 210 000,00 179 747,01 -30 252,99 85,59

PHARMACIE 101 500,00 45 285,94 -56 214,06 44,62

CTA 10 000,00 10 149,32 149,32 101,49

SEDO 17 341,00 4 655,40 -12 685,60 26,85

ISTM 141 630,00 125 284,00 -16 346,00 88,46

IEM 22 999,98 18 609,35 -4 390,63 80,91

STOP SIDA 65 081,75 66 939,34 1 857,59 102,85

MUSACA 8 540,00 16 586,39 8 046,39 194,22

TOTAL 1 415 092,73 1 283 247,12 -131 845,61 90,68

SOLDE BUDGET

BENI ET DIREX 0,00 95 603,08 95 603,08 42 366,79 137 969,87

BUNIA 0,00 -29 623,90 -29 623,90 10 106,48 -19 517,42

NYANKUNDE 0,00 15 795,27 15 795,27 1 297,35 17 092,62

PHARMACIE 0,00 1 305,57 1 305,57 0,00 1 305,57

CTA 0,00 -149,32 -149,32 150,24 0,92

SEDO 0,00 848,60 848,60 40,21 888,81

ISTM 0,00 7 596,00 7 596,00 8 194,74 15 790,74

IEM 0,00 -3 532,00 -3 532,00 0,00 -3 532,00

STOP SIDA 0,00 7 532,05 7 532,05 852,61 8 384,66

MUSACA 0,00 -7 046,52 -7 046,52 5 684,10 -1 362,42

TOTAL 0,00 88 328,83 88 328,83 0,00 68 692,52 157 021,35

a. Dans l’ensemble, le financement prévu était estimé à 1 415 092,73$US; le total

de ce montant a été mis en place grâce à la réalisation de différentes activités du CME NYANKUNDE ainsi que le recours aux subventions de quelques bailleurs de fonds. Ainsi, la réalisation des recettes totales prévues a été de 1 371 575,95$us soit 96,92% des prévisions initiales.

b. Dans l’ensemble, les charges d’exploitation dont la prévision s’élevait à

1 415 09,773$us ont eu une exécution de 1 283 247,12$us, soit une exécution budgétaire de 90,68% permettant de dégager un montant de 88 328,83$us


comme solde budgétaire du programme. En considérant que le solde disponible de trésorerie est de 81 339,53$us, il se dégage dans l’ensemble un manque à gagner à justifier de l’ordre de 6 989,30$us.

c. L’engagement des charges à 90,68% témoigne un effort d’assainissement

financier dans le cadre de l’exécution budgétaire bien que certains écarts défavorables aient été enregistrés à l’intérieur des rubriques. Ces écarts méritent tout de même une attention particulière de la part de la direction de l’organisation et de différents gestionnaires des unités concernées. Nous avons mis en surbrillance dans les différents tableaux de contrôle budgétaire les postes concernés par des dépassements significatifs.

d. Ce tableau indique que la gestion budgétaire du CME Nyankunde est, dans son

ensemble, bien menée. En effet, seul quelques écarts significatifs sont à expliquer, notamment :

- Au niveau de la Pharmacie, la réalisation de la production n’a atteint que

45,90% des prévisions ; - Le projet SEDO n’a connu que 31,74% des réalisations de ses prévisions en

recettes ; - A l’IEM, les recettes réalisées représentent 65,55% des prévisions ; - La Mutuelle de Santé de Canaan a connu un dépassement de charges de

94,22% de ses prévisions.

e. Deux hypothèses restent valables quant aux explications attendues de ces unités du CME Nyankunde :

- les prévisions seraient moins réalistes ; - les efforts de bonnes réalisations auraient été moindres

f. Dans tous les cas, la figure globale du CME Nyankune est bien propre en

confrontant les réalisations de l’ordre de 97% des prévisions de la production aux charges qui se sont élevées à environs 91% de leurs estimations ; soit un effort financier considérable. Cependant, le CME Nyankunde ne devrait pas s’en orgueillir car sa face bien propre cache pas mal d’anomalies. Les commentaires que nous formulons sous la section des notes explicatives ci-dessous nous édifient davantage sur ces anomalies.

2.3.3 Notes explicatives sur l’état des dépenses et d’exécution budgétaire

La synthèse des tableaux de contrôle budgétaire ci-dessus nous conduit aux commentaires de la gestion budgétaire de chaque unité de la manière suivante : (1) Clinique de Beni et Direx

i. Le budget de la Clinique de Beni incorporant la gestion de la Direx prévoyait des ventes des médicaments financés par Farmamundi pour une valeur de 30 000$us. La réalisation de ce poste est nulle. Selon la Clinique de Beni les démarches auprès de Farmamundi par la Direx n’ont pas abouti. A notre humble avis, les prévisions auraient dû faire l’objet d’aboutissement en vertu de cet échec de démarches d’obtention du financement auprès de Farmamundi.

ii. Par ailleurs, les recettes suivantes ont été insuffisantes par rapport aux prévisions : Gastroscopie (54,85%), CPN et Maternité (68,96%), Ventes moustiquaires (une diminution erronée de ce compte existe pour un montant de 284$us), Subventions Friends trust (36,65% des réalisations), Subventions Tear Hollande (59,51% des réalisations), Subventions Farmamundi (Réalisation nulle pour non aboutissement des démarches d’obtention du financement).


iii. Au niveau des charges d’exploitation des dépassements estimés par nous significatifs (au delà de 115% de réalisation) ont été enregistrés. Il s’agit des charges suivantes : Stocks vendus médicaments (119,04%), Matériels divers consommés (780,65%), Produits d’entretien consommés (143,63%), Fournitures de bureau consommées (178,17%), Combustibles consommés (137,93%), Déplacements et voyages (436,20%), Transport pour compte des tiers (137,50%), Entretien machines (259,81%), Entretien et engins roulants (176,88%), Main d’œuvre externe (564,75%), Imprimés divers (131,04%), Formation continue (352,60%), Différence de change (379,77%), Collation au service (182,95%), Autres charges diverses (167,03%), Primes (138,68%), Indemnités de logement (140,48%), Frais médicaux (288,70%), Autres droits et taxes à l’Etat (423,65%).

(2) Clinique de Bunia

i. Les charges suivantes paraissent exagérées : Déplacements et voyages (147,10%) et Droits et taxes (164,60%).

(3) HGR Nyankunde

i. Les ventes sont insuffisantes par rapport aux prévisions ; les réalisations n’ont été que de 27,68% des prévisions ;

ii. Les autres services consommés nous paraissent exagérés. Ils représentent 119,02% de leurs prévisions.

(4) Pharmacie

i. Les ventes d’eau filtrée sont insuffisantes (12,36% des prévisions) ; ii. Les charges suivantes paraissent exagérées : Frais de communication

(180,33%), Primes (137,36%), Frais pharmaceutiques (243,95%).

(5) Projet CTA i. Notons que le projet CTA est appuyé par un seul bailleur de fonds, à savoir

Oversears Médical Funds (OMF). Le montant mis en place en 2010 est de 10000$us. L’audit n’a pas retrouvé le contrat de financement ou l’accusé de réception des fonds dans le classement. Néanmoins, le Directeur du projet a exhibé à l’audit un email faisant allusion à ce transfert. Cet email du Dr Brown, adressé à Monsieur Mandoboy, date du 15 décembre 2010 pour annoncer la mise en place d’un montant de 10 000$us à la disposition du projet CTA (AIDS work).

ii. Cependant, le compte courant du CTA à la Direction exécutive comprenant la

Clinique de Beni sur le plan de la comptabilité renseigne des transferts dont le total est de 20 000$us. Nous comprenons que des activités de 2011 viennent d’être financées par un transfert de 10000$us en Décembre 2010 mais le rapport n’en fait mention. C’est seulement la comptabilité centrale qui reprend ce montant dans le compte courant du projet CTA. Le rapport est donc à corriger.

(6) ISTM

i. Les produits suivants sont insuffisants par rapport à leurs prévisions : Frais d’inscription et examen (65%), Photocopies (61%), Tfc et stage (81%), Contribution à la Clinique de Beni (0%), Contribution à la clinique de Bunia (55%), Subvention Tear Hollande (53%).

ii. Les charges suivantes semblent avoir été exagérées : Matériel divers consommé (1066%), Fournitures de bureau consommées (128%), Transport des personnes (236%), Collation au service (299%), Indemnité de logement (116%) et Mariage et frais funéraires (233%).


(7) IEM

i. Les postes suivants des recettes seraient sous estimés : Production vendue (61,88%), Subvention reçue (48,61%) ;

ii. Les charges suivantes seraient exagérées : Matières et fournitures consommées (132,61%), Transport consommé (164,04%), Charges et pertes diverses (241,54%), Impôts et taxes (200,45%).

(8) STOP SIDA

i. Des charges semblent exagérées, notamment : Administration (230,29%), Mobilisation des groupes (131,14%) et Suivi et évaluation (159,12%).

(9) MUSACA

i. Il manque ici des précisions quant à ce qui concerne le budget réel de l’exercice 2010 : 8 540 ou 17 203$us ? Cependant, l’examen du rapport présenté prouve qu’une confusion a été faite entre le budget et le tableau de trésorerie. Le budget annuel est bel et bien de 8 540$us pour lequel des charges prévisionnelles ont été fixées à 17 203$us, soit une impasse prévisionnelle de 8 663$us qui, fort heureusement, a été couverte par une grande trésorerie initiale de même montant.

2.4 PATRIMOINE DE L’ORGANISATION : ETATS FINANCIERS

2.4.1 Rapport sur les états financiers du CME Nyankunde au 31 décembre 2010

a. Dans le cadre de notre mission, s’agissant de l’audit de l’institution tout entière, nous avons procédé à l’audit des états financiers du CME NYANKUNDE arrêtés au 31 décembre 2010. L’établissement de ces états financiers et des inventaires des stocks relève de la responsabilité des services comptables et financiers ainsi que de la logistique du CME NYANKUNDE. Notre responsabilité consiste à exprimer sur ces états financiers ainsi que ces inventaires une opinion qui se fonde sur notre audit.

b. Les états financiers sont établis par les services financiers comptables du CME NYANKUNDE avec l’appui du logiciel comptable de l’organisation «SAGE ». La synthèse de ces états financiers est la suivante :

FIGEP


25 Compte de résultat

Numcpte DESCRIPTION ANNEE 2009 SITES 2010

ANNEE 2010 NOTES

Nyankunde Bunia Beni et Direx

PRODUITS

70 Ventes médicaments et divers 258 815,78 9 106,30 144 911,19 129 542,79 283 560,28 (1)

71 Prestations de services 669 958,21 77 835,37 391 374,10 326 454,66 795 664,13 (2)

72 Production stockée 4 874,78 0,00 0,00 1 047,67 1 047,67 (3)

74 Produits et profits divers 78 423,82 9 236,68 11 714,37 44 099,45 65 050,50 (4)

76 Subventions d'exploitation 266 867,98 125 710,43 41 212,23 72 310,21 239 232,87 (5)

77 Produits financiers 5,21 0,00 0,00 1,45 1,45 (6)

TOTAL PRODUITS 1 278 945,78 221 888,78 589 211,89 573 456,23 1 384 556,90 CHARGES

60 Stocks vendus 221 704,04 50 718,95 98 753,87 88 483,83 237 956,65 (7)

61 Matières et fournitures cons. 142 006,37 16 596,05 53 006,97 84 057,24 153 660,26 (8)

62 Transports consommés 19 337,52 944,94 8 056,20 15 514,56 24 515,70 (9)

63 Autres services consommes 103 203,95 13 783,24 43 978,95 46 848,41 104 610,60 (10)

64 Charges et pertes diverses 171 130,72 12 524,43 53 057,79 64 166,48 129 748,70 (11)

65 Charges du personnel 563 977,04 109 198,65 321 440,81 243 821,55 674 461,01 (12)

66 Autres droits et taxes 42 498,88 3 801,82 7 278,70 16 137,21 27 217,73 (13)

67 Charges financières 1 088,50 0,00 0,00 622,73 622,73 (14)

TOTAL CHARGES 1 264 947,02 207 568,08 585 573,29 559 652,01 1 352 793,38

EXCEDENT DE L'EXERCICE 13 998,76 14 320,70 3 638,60 13 804,22 31 763,52 (15)

Comptes du Bilan

COMPTES DESCRIPTION ANNEE 2009 SITES 2010

ANNEE 2010 NOTES

Nyankunde Bunia Beni et Direx ACTIF

21 Terrains 13 175,50 0,00 0,00 13 265,50 13 265,50 (16)

22 Immobilisations corporelles 304 650,73 0,00 78 900,70 229 082,03 307 982,73 (17)

23 Immobilisations en cours 14 121,52 0,00 36 847,52 0,00 36 847,52 (18)

Total immobilisations 331 947,75 0,00 115 748,22 242 347,53 358 095,75

30 Marchandises 27 429,47 16 366,63 6 684,49 6 259,15 29 310,27 (19)

31 Matières et fournitures 13 184,49 0,00 0,00 21 716,19 21 716,19 (20)

32 Emballages 5 308,49 0,00 0,00 6 540,07 6 540,07 (21)

34 Produits finis 4 874,78 0,00 0,00 6 107,16 6 107,16 (22)

Total stocks 50 797,23 16 366,63 6 684,49 40 622,57 63 673,69

41 Total creances - clients 6 042,83 9 000,85 2 483,02 17 309,38 28 793,25 (23)

42 Personnel 11 977,50 25 721,72 1 554,69 5 863,83 33 140,24 (24)

46 Débiteurs divers 544,57 0,00 581,94 0,00 581,94 (26)

47 Régularisations actives 0,00 0,00 4 207,00 0,00 4 207,00 (27)

50 Emprunts à moins d'un an 0,00 638,59 0,00 0,00 638,59 (28)

51 Prêts à moins d'un an 26 827,18 0,00 4 529,21 47 820,32 52 349,53 (29)

FIGEP


26 COMPTES DESCRIPTION ANNEE

2009 SITES 2010 ANNEE 2010 NOTES

Nyankunde Bunia Beni et Direx

Total créances - tiers 45 392,08 35 361,16 13 355,86 70 993,53 119 710,55

56 Banques 44 641,05 0,00 2 753,71 73 513,97 76 267,68 (30)

57 Caisses 17 233,90 3 298,87 6 025,23 875,78 10 199,88 (31)

TOTAL ACTIF 490 012,01 55 026,66 144 567,51 428 353,38 627 947,55

PASSIF

12-13 Fonds propres 114 544,68 35 328,50 16 205,30 116 592,99 168 126,79 (32)

15 Subventions d'équipement 263 735,41 0,00 91 726,00 194 735,41 286 461,41 33)

40 Dettes - fournisseurs 10 110,30 1 121,13 10 443,21 15 958,29 27 522,63 (34)

41 Dettes - clients 3 257,98 0,00 2 562,75 11 839,62 14 402,37 (35)

42 Dettes - personnel 24 183,49 7 801,51 13 262,96 22 086,80 43 151,27 (36)

43 Dettes - Etat 2 109,68 0,00 8 795,37 2 455,87 11 251,24 (37)

465 Dettes - projets 45 653,84 0,00 0,00 34 044,26 34 044,26 (38)

4609 Dettes - tiers 10 063,62 0,00 0,00 12 622,11 12 622,11 (39)

464 Dettes - organismes sociaux 3 540,71 0,00 1 071,92 1 051,19 2 123,11 (40)

466 Journaliers 0,00 0,00 0,00 -318,94 -318,94 (41)

500 Emprunts à moins d'un an 12 812,30 10 769,90 500,00 17 285,78 28 555,68 (42)

51 Prêts à moins d'un an 0,00 5,62 0,00 0,00 5,62 (43)

TOTAL PASSIF 490 012,01 55 026,66 144 567,51 428 353,38 627 947,55

2.4.2 Synthèse des inventaires des stocks

Nous n’avons pas accédé à liste détaillée des inventaires du CME NYANKUNDE. Nous avions pensé que les services concernés pourraient les disponibiliser avant la production de ce rapport final. Tel n’a pas été le cas. De ce fait, nous restons ainsi réservés quant à la sincérité des valeurs présentées en stocks au niveau du bilan. (Comptes 30 à 34)

2.4.3 Notes explicatives des états financiers et des stocks

Nous voulons bien compléter cette partie mais nous restons limités par l’absence d’un rapport financier consolidé et commenté pouvant nous fournir des explications sur les différents postes figurant au compte de résultat et au bilan cumulé. D’emblée nous devons noter que les états financiers présentés, s’ils ne sont pas seulement incomplets car n’ayant pas tenu compte de toutes les unités et projets du CME NYANKUNDE, ils restent incohérents quant aux chiffres présentés pour les raisons suivantes :

1. Pour ne citer que quelques exemples, le compte 70 des ventes des médicaments à la Clinique de Beni présente un chiffre de 129 542,79$us au niveau de la partie du rapport financier présenté par le Directeur Financier tandis que la balance des comptes tirée du logiciel SAGE renseigne un montant de 165 346,53$us ; les prestations de services au site de Beni s’élèvent à 326 454,66$us selon le rapport financier partiel tandis que la balance des comptes indique la somme de 375 581,49$us ; etc.

2. les tableaux de contrôle budgétaires de différentes unités présentent certaines opérations qui ne sont pas saisies en comptabilité. En effet, pour ne citer que quelques cas, le projet CTA n’apparaît nulle part dans la comptabilité Sage ; il en est de même des comptabilités MUSACA, STOP SIDA, PROJET SEDO (il a fait

FIGEP


27 l’objet d’un enregistrement séparé en Sage et non intégré dans la consolidation des données), etc.

3. la balance des comptes du Site de Beni y compris la DIREX contient un compte 59 des virements des fonds non justifiés pour une somme de 3 216,18$us.

4. le compte 12 de report à nouveau ne provient pas des résultats antérieurement obtenus de l’exploitation de l’organisation mais il s’agirait des soldes des comptes des valeurs disponibles faussement reportés en capitaux propres. Il faudra rectifier les opérations y relatives.

5. Le compte 221540 enregistre la valeur des immeubles « Salle d’opérations et salle des soins intensifs » à Beni-Sose. Selon les états financiers présentés, ces immeubles n’auraient pas connu des travaux pendant l’exercice 2010. Cela reste contradictoire avec le rapport narratif qui, à sa page 17, précise ce qui suit : « A Beni, nous avons continué avec la construction du bâtiment des soins intensifs et nous avons entamé la construction de la maternité. »5 Au demeurant, les états financiers n’indiquent rien en ce qui concerne la construction de la maternité de Beni. Il est fait seulement mention des travaux encours de la maternité de Bunia. Les services comptables et financiers devraient alors fournir d’amples explications.

6. etc.

A notre avis, au vu des raisons ci-dessus, les états financiers ne présentent pas de manière fidèle, dans tous leurs aspects significatifs, l’ensemble des activités menées par l’organisation au cours de l’exercice 2010. A cet effet, les travaux de rapportage financier sont à finaliser avant la production du rapport final d’audit externe. Avant la production de cette version finale de notre rapport, nous avions souhaité que les services financiers et comptables fournissent des explications à chaque poste en suivant la numérotation que nous avons initiée dans la synthèse des états financiers. Cela n’étant pas été réalisé, nous sommes obligés de clôturer notre rapport sans ces explications.

5 Cme Nyankunde, Rapport annuel 2010, page 17.

FIGEP


28

CHAPITRE 3: ANALYSE DU CONTROLE INTERNE

3.1. RAPPORT SUR LES PROCEDURES DE GESTION

a. Dans le cadre de notre mission, nous avons procédé à la revue de l’organisation administrative, comptable et financière de CME NYANKUNDE telle que pratiquée pendant la période de réalisation des activités auditées. Nous avons également évalué le système de contrôle interne de CME NYANKUNDE par rapport aux pratiques historiques de bonne gestion et au manuel des procédures de CME NYANKUNDE.

b. Une revue de l’organisation administrative et financière a pour objectif la

formulation des recommandations favorisant l’amélioration des performances dans la gestion de l’organisation, du manuel des procédures. Elle permet en même temps de garantir la fiabilité de l’information comptable et financière produite par le système comptable de l’organisation, le respect des dispositions légales ou règlementaires tant du pays que de l’organisation ainsi que la protection du patrimoine de cette dernière.

c. Notre revue du système de contrôle interne a consisté d’une part à évaluer les

procédures pratiques d’encaissement et de décaissement des fonds en relevant les insuffisances et en identifiant les contrôles existants et, d’autre part, à vérifier le fonctionnement effectif de ces contrôles existants durant la période sous examen.

d. Pour vérifier le fonctionnement effectif des contrôles internes identifiés, nous

avons procédé par sondage, aux entretiens directs et non structurés avec le Directeur Financier, les comptables de la Clinique de Bunia, le Comptable de l’ISTM sans oublier le Directeur Exécutif Adjoint, le Secrétaire Général Académique de l’ISTM, Mademoiselle Katsuko, etc. Ces personnes nous ont été d’une grande utilité par leurs explications claires sur la redevabilité qui caractérisé l’exécution des activités du CME NYANKUNDE tant sur le plan technique, administratif que financier.

e. Au terme de nos travaux d’audit, nous avons décelé des insuffisances pour

lesquelles la mise en œuvre des recommandations formulées permettrait une amélioration sensible de la situation. Les plus importantes sont celles relatives au suivi des activités, à la violation des procédures de gestion, l’absence ou l’insuffisance du contrôle interne, etc. Ces faiblesses conduisent l’organisation à des risques que nous classifions de la manière suivante :

e.1. Elevé : la mesure à prendre s’impose absolument pour garantir la

performance de l’organisation ; e.2. Moyen : la mesure à prendre est jugée nécessaire pour éviter des risques

importants ; e.3. Faible : la mesure à prendre est jugée souhaitable et devrait assurer un

contrôle plus strict en utilisation des fonds engagés

Les causes possibles de ces faiblesses sont :

- Conformité : Non-conformité aux règles et procédures de bonne gestion ; - Directives : Absence des procédures formelles adoptées pour guider le personnel

dans l’accomplissement de ses fonctions ; - Encadrement : Insuffisance ou absence de supervision par les supérieurs

hiérarchiques ;

FIGEP


29 - Erreur humaine : Fautes commises par des membres du personnel dans

l’accomplissement des tâches qui leur sont assignées ; - Ressources : Manque ou insuffisance des ressources (fonds, compétences,

personnel, etc.) pour l’accomplissement d’une tache ou d’une fonction. A notre avis, ces faiblesses ne constituent pas un handicap pour l’atteinte des objectifs de l’organisation, la production des états financiers fiables et la présentation des rapports ad hoc. Cependant, nous estimons qu’il y lieu d’y remédier en vue de faciliter la bonne réalisation des activités futures. Avant de les relever, parlons non seulement des mécanismes mis en place pour le contrôle interne au sein du CME NYANKUNDE, mais aussi des recommandations formulées par les audits antérieurs.

3.2. MECANISMES DU CONTROLE INTERNE

3.2.1. Procédures de gestion

a. Procédures administratives L’audit a relevé que les réunions statutaires connaissent une certaine irrégularité dans leur tenue. Pour celles qui sont tenues, les comptes rendus ne sont pas régulièrement archivés. Le recrutement du personnel se conforme des fois au manuel des procédures. b. Procédures financières

Les procédures financières ne nous ont pas été expliquées.

c. Procédures comptables : Processus ou cheminement comptable au CME NYANKUNDE.

Les procédures comptables sont à écrire correctement. Toutes les unités n’ont pas encore fait l’objet d’automatisation de la comptabilité

3.2.2. Examen du paramétrage du logiciel

Plusieurs aspects du logiciel sont à revoir quant à ce qui concerne le paramétrage correct du logiciel et le personnel utilisateur devrait subir un renforcement des capacités.

3.3. EXAMEN DES DOCUMENTS COMPTABLES ET PIECES JUSTIFICATIVES

3.3.1. Examen du niveau d’application des recommandations antérieures

3.3.1.1. Recommandations de l’audit interne 6

Quinze (15) recommandations pertinentes ont été formulées lors de l’audit interne de mi-parcours de l’exercice 2010. Après vérification, elles n’ont pas fait l’objet de suivi et d’application par l’audité, au niveau du suivi budgétaire, selon le Directeur Financier, une personne aurait été désigné.

6 Rapport d’audit interne effectué par Mr Obedi pour le premier semestre 2010

FIGEP


30 3.3.1.2. Recommandations de l’audit externe 2009 7

Dix huit (18) recommandations pertinentes ont été formulées lors de l’audit externe de l’exercice 2009. Ces recommandations n’ont pas fait l’objet de suivi, ni d’application, sauf que des décomptes finaux sont progressivement payés.

3.2 EXAMENS DES PIECES ET CONTROLE INTERNE

Au niveau de cette section, nous reprenons les résultats du contrôle des pièces justificatives des opérations vécues par le CME NYANKUNDE. Ces résultats concernent les aspects rangés de la manière suivante au niveau de chaque unité du CME NYANKUNDE :

1. Gestion des activités 2. Achats 3. Administration du personnel 4. Administration financière 5. Administration comptable 6. Gestion de la trésorerie 7. Gestion de stocks.

Le résultat de l’examen de pièces et du contrôle est celui synthétisé dans les recommandations que nous avons jugées plus pertinentes. Il s’agit entre autre de :

1. AU NIVEAU DU SERVICE DE RECEPTION POUR LA CONSULTATION DES MALADES AMBULATOIRES A LA CLINIQUE DE BENI

1.1 De la documentation 1.1.1 Constat : Au niveau de la clinique de Beni, le service de la réception des malades

est subdivisé en deux : la première classe et la deuxième classe. la première classée est réservée aux patients qui ne veulent attendre un long fil d’entente et ici le prix de services rendus est revu à la hausse (5 $us pour fiche et consultation). La deuxième classe reste pour les autres patients qui ne se contentent pas de certaines particularités et ici le prix est réduit à la baisse (soit 2,5$us). A l’arrivée des patients, les agents affectés remettent des reçus pour vente des fiches et consultation. A la fin de la journée, le rapport journalier des agents sont remis à la caisse unique. Nous avons constaté que ces rapports journaliers sont présentés sur des papiers volant non signés ni par le déposant ni par le caissier central et qu’ils ne sont pas classés par ces dernières personnes.

1.1.2 faiblesse : insuffisance dans les outils de gestion 1.1.3 Cause : non encadrement 1.1.4 Risque : Détournement de fonds 1.1.5 Niveau de risque : élevé 1.1.6 Recommandation : Concevoir un modèle unique de présentation du rapport

journalier à présenter à la caisse unique et songer au classement de ces derniers. 1.1.7 Avis de l’audité : Le modèle est déjà opérationnel à Nyankunde. Nous allons

nous en approprier conformément à la recommandation formulée.

1.2 Classement de la documentation 1.2.1 Constat : A la pharmacie de la clinique de Beni, le classement des étiquettes

individuelles de malades et des ordonnances accuse des failles. Lors de notre passage à la pharmacie, nous avons demandé à la pharmacienne de nous retrouver les étiquettes et les ordonnances du 24/12/2010, ces dernières n’ont

7 Rapport d’audit externe effectué par Mr Emery Mbal pour l’exercice 2009

FIGEP


31 pas été retrouvées dans le carton qui sert de classeur. En outre, en date du 28/12/2010, nous avons tiré au hasard dans le registre de dépouillement la consommation journalière en metronidazole qui s’élève à 390 comprimés. Nous demandons à la pharmacienne de nous chercher les étiquettes et les ordonnances pour vérification, après un long temps de recherche par la pharmacienne, l’AGIS et un autre collaborateur de la pharmacie, le résultat auquel nous avons abouti ne donne qu’un total des étiquettes correspondant à 15 comprimés consommées à cette date, les ordonnances restant non retrouvées dans le carton. L’AGIS de la clinique ayant participé à la recherche des étiquettes et ordonnances peut en témoigner.

1.2.2 faiblesse : insuffisance dans le classement des documents 1.2.3 Cause : non encadrement 1.2.4 Risque : perte de données importantes pouvant permettre la production du

rapport 1.2.5 Niveau de risque : élevé 1.2.6 Recommandation : revoir le classement en groupant les étiquettes et

ordonnances selon le mois 1.2.7 Avis de l’audité : Nous allons tenir compte de cette recommandation.

1.3 Tenue des outils de gestion 1.3.1 Constat : Lors de notre visite à la pharmacie de la clinique de Beni, nous avons

examiné les outils de gestion tenus. En vérifiant les fiches de stock, nous avons constaté qu’elles ne sont pas clôturées mensuellement, ni contrôlées. Cela se justifie par le fait que le total des entrées et des sorties mensuelles ne sont pas sommées et enregistrées sur les fiches et qu’aucun paraphe des personnes impliquées dans la gestion de la clinique ne se fait voir sur ces fiches de stock.

1.3.2 faiblesse : violation de la procédure de gestion de stock 1.3.3 Cause : non encadrement 1.3.4 Risque : perte de stock 1.3.5 Niveau de risque : élevé 1.3.6 Recommandation : Clôturer mensuellement les fiches de stock et parapher

après chaque contrôle 1.3.7 Avis de l’audité : Recommandation à prendre en considération. 1.4 Tenue des outils de gestion 1.4.1 Constat : certains outils de gestion de stock ne sont pas tenus à la pharmacie

de la clinique de Beni. Nous avons trouvé que les entrées de stock ne sont pas matérialisées par un bordereau de réception et qu’elles sont seulement enregistrées dans un registre des entrées. En outre les médicaments achetés ne sont pas valorisés lors de leur enregistrement dans le registre des entrées. Interrogé à ce sujet, le responsable de la pharmacie croit que le registre des entrées suffirait pour constater les entrées de médicaments en stock.

4.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion 4.3 Cause : non encadrement 4.4 Risque : mauvais enregistrement de mouvement de stock 4.5 Niveau de risque : élevé 4.6 Recommandation : Augmenter les outils de gestion et valoriser toutes entrées

en médicaments. 4.7 Avis de l’audité : Nous prenons cette recommandation en considération.

N° Description

FIGEP


32 1.5 Tenue des outils de gestion 1.5.1 Constat : Lors de notre visite à la pharmacie de la clinique de Beni, nous

avons constaté que certains outils de gestion de stock ne sont pas à jour. Le cas illustratif est celui du registre de rumeur qui était complété jusqu’à la fin du mois d’aout 2010. Interrogée à ce sujet, la responsable s’explique que cela est du par le fait qu’à la pharmacie on trouve toute une gamme variée de produits pharmaceutiques et que ce registre reprend plusieurs rubriques qui doivent être compléter à la main. Nous avons trouvé que les explications de la responsable de ce service restent fondées considérant le volume des opérations qu’elle doit enregistrer et le nombre de documents à tenir.

1.5.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion 1.5.3 Cause : fatigue 1.5.4 Risque : mauvaise gestion de stock de médicaments 1.5.5 Niveau de risque : élevé 1.5.6 Recommandation : informatiser la gestion de stock au sein de la pharmacie 1.5.7 Avis de l’audité : Le matériel informatique est déjà disponible. Il ne reste que

la formation de l’équipe de la Pharmacie pour la saisie des opérations. 2. ECONOMAT BENI

N° Description 2.1 Tenue des outils de gestion 2.1.1 Constat : Lors de notre visite à l’économat de la clinique de Beni , nous

avons constaté que les outils de gestion de stock des imprimés ne sont tenus. Le responsable de sous service nous a déclaré que les entrées et les sorties des imprimés ne font pas l’objet d’enregistrement. Cela étant, nous avons trouvé qu’il y absence d’inventaire

2.1.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion 2.1.3 Cause : manque de directives 2.1.4 Risque : mauvaise gestion de stock des imprimés de valeur 2.1.5 Niveau de risque : élevé 2.1.6 Recommandation : gérer les imprimés de valeur en vous servant des

outils. 2.1.7 Avis de l’audité : Recommandation à prendre en considération.

3. ECHOGRAPHIE ET RADIOLOGIE

N° Description 3.1 Tenue des outils de gestion 3.1.1 Constat : Dans ces deux services, nous avons trouvé que les responsables

présentent un rapport journalier dans lequel ils enregistrent les malades, leurs examens, le montant payé et les références de reçus délivrés par le service de facturation. Notre constat est que les registres dans lesquels sont présentés ces rapports ne sont pas clôturés.

3.1.2 faiblesse : insuffisance dans le tenu des documents 3.1.3 Cause : manque de directives 3.1.4 Risque : présentation d’un rapport incomplet 3.1.5 Niveau de risque : moyen 3.1.6 Recommandation : clôturer mensuellement les registres 3.1.7 Avis de l’audité : Pas de commentaire sur la recommandation.

4. STOP SIDA/ BRANCHE CLINIQUE BENI

FIGEP


33 4.1 Tenue des outils de gestion 4.1.1 Constat : Dans ce projet, nous avons demandé au responsable de nous

parler de ce qu’il fait comme activité. Après une explication soutenue du responsable, il a été question pour nous de lui demander les documents tenus qui matérialisent l’exécution de ces activités. En examinant ces derniers, nous avons constaté qu’il absence de bordereaux de réception pour les intrants reçu par subvention. Ces intrants ne sont pas enregistrés sur des fiches de stock et que le classement de certains documents n’est systématiquement ordonnancé.

4.1.2 faiblesse : insuffisance des outils de gestion 4.1.3 Cause : manque de directives 4.1.4 Risque : perte d’intrants et de la documentation 4.1.5 Niveau de risque : élevé 4.1.6 Recommandation : disponibiliser des outils de gestion et revoir le

classement 4.1.7 Avis de l’audité : La Direction Exécutive du CME va disponibiliser tous les

outils nécessaires pour la gestion des activités du Stop Sida. 5. PHARMACIE CENTRALE BENI

Cette pharmacie s’occupe de la production des médicaments pour desservir les cliniques de Beni, Bunia, HGR de Nyakunde et d’autres institutions sanitaires de la place. Les produits finis de cette unité de production sont stockés dans un dépôt ou la production est enregistrée dans un registre de production journalière. En suite chaque article produit a sa fiche de stock. Les entrées sont enregistrées dans un registre d’arrivage, puis sur la fiche de stock et puis saisie à l’ordinateur. Le classement des fiches de stock est fait dans un casier où l’on retrouve facilement chaque fiche. Les sorties sont matérialisées par un bon de commande adressé par les institutions sanitaires, enregistrement dans le registre de sorties, sur la fiche de stock puis saisié dans le logiciel de gestion de stock.

5.1 Codification et visualisation de la production stockée 5.1.1 Constat : Lors de notre visite dans l’unité de production des médicaments

du CME, nous avons constaté que certains mobiliers et matériels de bureau ne sont pas codifiés et qu’il y a absence des étiquettes de visualisation sur les différents rayons.

5.1.2 faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 5.1.3 Cause : erreur humaine 5.1.4 Risque : identification difficile de mobiliers et matériels de bureau et de

rayons 5.1.5 Niveau de risque : moyen 5.1.6 Recommandations : Codifier tous les matériels et mobiliers et afficher des

étiquettes sur les différents rayons. 5.1.7 Avis de l’audité : On va procéder à l’exécution des recommandations.

5.2 Gestion de fonds 5.2.1 Constat : L’unité de production de médicaments du CME détient un livre

FIGEP


34 transitoire selon les responsables. Ce livre de caisse n’est accompagné que d’un bon d’entrée de caisse sans un bon de sortie. Nous avons constaté que lorsqu’un client arrive pour s’approvisionner en médicament, ce dernier est reçu et verse l’argent au responsable du dépôt. A son tour, le responsable du dépôt remet les fonds à la caissière qui produit un bon d’entrée de caisse et remet l’original au déposant. A la fin de la journée la caissière verse la recette du jour à la caisse centrale. Nous avons trouvé qu’un même montant sans être modifié est touché par 3 personnes.

5.2.2 faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 5.2.3 Cause : manque des directives 5.2.4 Risque : perte de l’argent lors de cette manipulation. 5.2.5 Niveau de risque : élevé 5.2.6 Recommandation : disponibiliser des factures et/ou reçus au lieu des bons

d’entrée de caisse et maintenir l’unité de production comme point de vente. 5.2.7 Avis de l’audité : On va réduire le circuit de la manipulation de l’argent à

deux niveaux : au niveau de la facturière qui tiendra un carnet de reçus, pas un bon d’entrée en caisse, et le versera à la caisse unique.

6. CAISSE CENTRALE

6.1. Gestion de fonds 6.1.1 Constat : En nous entretenant avec le caissier central, nous avons constaté

que ce dernier tient deux livres de caisse en dollars et en franc congolais qui sont accompagnés de bons d’entrée et sortie de caisse. En analysant ces documents, nous avons constaté que les originaux de bons d’entrée sont remis aux différents déposants du rapport journaliers qui les annexe sur les souches de carnet de reçu. En plus, les originaux des livres de caisse restent encore gardés dans le carnet de base. Les feuilles de billetage sont établis par le caissier qui signe seul et ne sont pas contre signés par les personnes impliquées dans la gestion de fonds.

6.1.2 faiblesse : Contrôle interne insuffisant 6.1.3 Cause : manque des directives 6.1.4 Risque : Détournement des fonds 6.1.5 Niveau de risque : élevé 6.1.6 Recommandation : Destiner les originaux de bon d’entrée à la comptabilité

pour enregistrement et contre signé avec le caissier les différents P.V de contrôle de caisse.

6.1.7 Avis de l’audité : Pour cette recommandation, nous allons en tenir compte.

6.2 Gestion de fonds 6.2.1 Constat : la sortie de fonds à la caisse unique de Beni est matérialisée par la

demande de fonds initiée par le service demandeur. Cette demande est contre signée par les autorités compétentes dont le M.D et l’AGIS. Cette dernière est remise à la caisse pour le paiement. Notre constat est que le bon de sortie de caisse est signé par le caissier et le bénéficiaire

6.2.2 faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 6.2.3 Cause : manque des directives 6.2.4 Risque : Détournement. 6.2.5 Niveau de risque : élevé 6.2.6 Recommandation : Faire approuver les bons de sortie de caisse

FIGEP


35 6.2.7 Avis de l’audité : On va procéder à l’exécution de cette recommandation.

6.3 Analyse de livres de caisses 6.3.1 Constat : En analysant les livres de caisse, nous avons constaté que les

originaux restent encore gardés dans le livre de base et les différents soldes ne sont certifiés par de P.V de contrôle de caisse. Cela nous pousse à conclure que ces livres de caisse ne sont pas contrôlés car ne portant pas aucune trace de contrôle.

6.3.2 faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 6.3.3 Cause : non encadrement 6.3.4 Risque : non certification de soldes du livre de caisse 6.3.5 Niveau de risque : élevé 6.3.6 Recommandation : découper les originaux du livre de caisse pour qu’ils

soient transmis à la comptabilité pour classement et contrôler régulièrement les livres de caisse.

6.3.7 Avis de l’audité : Merci pour la recommandation. Nous allons en tenir compte.

BUNIA 1. CLINIQUE DE BUNIA

1.1. Administration financière

1.1.1 Tenue des outils de gestion.

1.1.1.1 Constat : lors du paiement de salaires des agents de la clinique de Bunia, nous avons constate que les fiches individuelles produites pour cette fin ne font partis de classement dans un même dossier avec les autres pièces justificatives. Elles sont classées séparément dans une enveloppe qui sert d’emballage des papiers duplicateurs

1.1.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de la documentation

1.1.1.3 Cause : erreur humaine

1.1.1.4 Risque : classement éparpillé

1.1.1.5 Niveau de risque :

1.1.1.6 Recommandation classer les pièces justificatives en constituant un dossier de pièces.

1.1.1.7 Avis de l’audité :

1.1.2 Tenue des outils de gestion.

1.1.2.1 Constat : lors de notre visite au bureau de la caisse de la clinique de Bunia, nous avons constate qu’une grande masse monétaire est gardée en caisse alors qu’il y a un compte bancaire ouvert au non de la clinique en octobre 2010. Ce compte reste non mouvementé. Interrogé à ce propos, le

FIGEP


36 comptable déclare que cela est par le fait que les mandataires ne sont pas stables au site de Bunia. Cependant deux signataires sont à Bunia

1.1.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne

1.1.2.3 Cause : non encadrement

1.1.2.4 Risque : exposer le fonds a des détournements

1.1.2.5 Niveau de risque : Elevé

1.1.2.6 Recommandation : garder les fonds à la banque surtout que la clinique ne dispose pas d’un coffre-fort


1.2. Administration comptable

1.2.1 Classement de pièces justificatives

1.2.1.1 Constat : en analysant les livres de caisse et les bons d’entrée et de sortie de caisse, nous avons trouvé que les originaux de livres de caisse, de bons d’entrée et de sortie de caisse restent gardés encore dans les différents carnets de base alors qu’ils sont destinés à la comptabilité pour classement.

1.2.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de pièces justificatives


1.2.1.4 Risque : classement éparpillé de pièces justificatives


1.2.1.6 Recommandation : revoir le classement des pièces justificatives


1.2.2 Classement de pièces justificatives

1.2.2.1 Constat : Lors de l’analyse des pièces justificatives de la clique de Bunia, nous avons constaté que certaines dépenses ne sont pas justifiées. Les cas illustratifs sont :

• En date du 28/12/2010, BSC N°26048, en faveur de MONGA pour

FIGEP


37 achat carburant pour un montant de 112,00$us, cette dépense n’est pas justifiée ni par la demande de fonds ni par la facture. Seule la copie de bon de sortie de caisse est classée comme pièce justificative alors que le BSC n’est pas en soi une pièce justificative.

• En date du 28.12.2010, BSC N°26039, en faveur de PEUPLEPHAR, Paiement dettes médicaments, pour un montant de 3000,00$us, pas de demande de fonds, de la facture ni du reçu dans la justification.

• En date du 08/11/2010, réquisition Laboratoire pour un montant de 543,00$us, pas de demande de fonds et de la facture du fournisseur.

• En date, BSC N° 21700, Rétrocession ophtalmologie pour 143,00$us, pas de demande de fonds ni de reçu pour cette fin.



1.2.2.4 Risque : classement éparpillé de pièces justificatives


1.2.2.6 Recommandation : revoir le classement des pièces justificatives


1.3. Gestion de la trésorerie

1.3.1 Sauvegarde de fonds.

1.3.1.1 Constat : lors de notre visite au bureau de la caissière, nous avons constaté que La clinique de Bunia ne dispose pas d’un coffre-fort pour la sécurité de fonds. Ce qu’elle considère comme coffre c’est un tiroir qui se trouve sur la table bureau de la caissière.

1.3.1.2 Faiblesse : violation des procédures de gestion

1.3.1.3 Cause : manque de directives

1.3.1.4 Risque : exposer le fonds au vol et détournement de fonds


1.3.1.6 Recommandation : acheter un coffre fort pour la sécurité de l’argent.


FIGEP


38 1.3.2 Tenue de documents.

1.3.2.1 Constat : En reconstituant la trésorerie de la clinique d Bunia, nous avons constaté qu’elle encaisse de recettes en dollars et en franc congolais. Toutes ces recettes sont enregistrées dans un seul livre de caisse, les francs congolais étant convertis en dollars. En plus, des erreurs se sont glissées dans la sommation de certaines sommes lors de la clôture journalière de la caisse. Autre constat est que les dépenses du 10/10/2010 ont été enregistrées le 19/10/2010. Le cas illustratif se retrouve dans les opérations d’octobre 2010. Autre constant est

1.3.2.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des outils de gestion


1.3.2.4 Risque : détournement de fonds


1.3.2.6 Recommandation : prévoir un livre de caisse pour chaque monnaie manipulée et revoir les calculs avant tout enregistrement au livre de caisse.


1.3.3 Tenue de documents.

1.3.3.1 Constat : lors de notre visite au service de la facturation, nous avons remarqué que la fiche utilisée comme compte de malade et qui enregistre les prestations rendues ou les ventes de médicaments à crédit est mal complétée étant donné qu’elle reprend dans la colonne des entrées les acomptes versés par le malade et celle de sorties on y enregistre les services et ou les médicaments administrés à crédit. A cet effet, l’outil utilisé comme compte du client est une fiche de stock.

1.3.3.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des outils de gestion


1.3.3.4 Risque : mauvais enregistrement et tenue du compte de créance.


1.3.3.6 Recommandation : Disponibiliser un modèle qui répond aux principes comptables


1.4. Gestion de stock

FIGEP


39 1.4.1 Tenue de documents.

1.4.1.1 Constat : lors de notre visite à la pharmacie de la clinique de Bunia, nous avons constaté que les fiches de stocks sont contrôlées par les auditeurs internes et qu’elles ne sont pas clôturées mensuellement.



1.4.1.4 Risque : de mauvais rapportage mensuel au sein de la pharmacie


1.4.1.6 Recommandation : clôturer mensuellement les fiches de stock.


2. BUNIA ISTM

2.1 Gestion comptable

2.1.1 Contrôle des pièces

2.1.1.1 Constat : en contrôlant les pièces justificatives de l’ISTM, nous avons constaté que certains versements au compte ouvert à la semence au nom de l’institution ne sont pas justifiés par des bordereaux de versement. Il s’agit du versement du 08/02/201 pour 352$us dans un compte et de 75$us versés en date du 08/02/2010 dans un compte qu’il appelle compte bloqué. En plus en date du 27/02/2010, le retrait de 5 380$us n’a pas été justifié à son tour par un bordereau de retrait ni autorisé par une demande de fonds.



2.1.1.4 Risque : détournement

2.1.1.5 Niveau de risque : élevé

2.1.1.6 Recommandation : exiger un bordereau de versement et de retrait après chaque opération effectuée avec la banque et produire une demande de fonds.

2.1.1.7 Avis de l’audité : Concernant ce constat, nous allons nous référer à notre banque pour la photocopie de souche qu’elle classe. Nous vous enverrons ces éléments par Internet le plus tôt possible comme nous avons eu ce rapport avec un petit retard.

FIGEP


40 2.1.2 Contrôle de pièces

2.1.2.1 Constat : en date du 18/02/2010, la dépense pour achat fournitures de bureau s’élève à 170$us montant enregistré sur le bon de demande de fonds et de sortie de caisse. En recalculant les factures y afférentes nous avons trouve un total de 144,00$us. L’écart de 26,50$us reste à justifier

2.1.2.2

Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne


2.1.2.4 Risque : détournement et enregistrement dans la comptabilité un dépense non justifiée


2.1.2.6 Recommandation : recalculer plus d’une fois les factures d’achat avant leur classement

2.1.2.7 Avis de l’audité : Aucun commentaire de l’ISTM

2.1.3 Classement des pièces

2.1.3.1 Constat : lors de notre audit, nous avons remarque que le classement des pièces justificatives accuse de failles. Ce la se justifie par le fait qu’a chaque fois nous demandions a Christian, actuel comptable et madame Achen Moro, ils devraient chercher la pièce par ici par jusqu'à manquer cette dernière dans le classement mis a notre disposition.


2.1.3.3 Cause : manque d’encadrement

2.1.3.4 Risque : perte de pièces justificatives


2.1.3.6 Recommandation : revoir le classement de pièces justificatives


2.1.4 Analyse des pièces

2.1.4.1 Constat : en date du 12/03/2010, payement frais séminaire. Le bon de sortie de caisse porte un montant de 550$us et la facture justificative enregistre un montant de 700$us. Sur l’écart de 200,$us, on a retrouve deux bon de sortie de caisse justifiant 100,00$us. Le reste soit 50$us

FIGEP


41 n’ont pas eu de traces.



2.1.4.4 Risque : détournement des fonds


2.1.4.6 Recommandation : Etablir une demande de fonds pour chaque dépense engagée pour éviter de complication dans le classement de pièces justificatives

2.1.4.7 Avis de l’audité : Pour le paiement de facture du séminaire du 12 mars 2010, nous avons trouvé un bon de sortie avec libellé « accueil des inspecteurs » payé en date du 18 mars 2010 pour un montant de 50 $. Cette somme était une contribution de l’ISTM à ce séminaire.

2.1.5 Analyse des pièces

2.1.5.1 Constat : en date du 29/04/2010, la demande de fonds totalise un montant de 1050$us. En totalisant les bons de sortie composant cette demande avec leurs pièces justificatives, nous avons trouvé un total de 1100$us. Nous n’avons pas pu retrouver le surplus de 50$us dans la documentation mis en notre disposition.



2.1.5.4 Risque : détournement des fonds


2.1.5.6 Recommandation : Etablir une demande de fonds pour chaque dépense engagée pour éviter de complication dans le classement de pièces justificatives

2.1.5.7 Avis de l’audité : Pour ce constat, le bon de sortie No 25158 du 06 mai 2010 avec un montant de 100 $ avec libellé paiement loyer DG ne concernait pas la demande du 29 avril 2010. Cette demande se referait au montant global de 1050 $ dont le paiement dette loyer DR et Lamber 900 $, avances sur la différence de taux paye à Kasereka et Katavovo 100 $ et dette frais mémoire de Mr Agenong’a 50 $.

2.1.6 Contrôle des pièces

FIGEP


42 2.1.6.1 Constat : en contrôlant les pièces justificatives de l ISTM, nous avons

constate que la dépense peut être autorise par une demande de fonds. Notre constat est que le montant total enregistré sur cette demande de fonds fait l’objet de plusieurs payements qui peuvent être échelonné et que chacun de ces paiements s’effectuant des différentes ne respecte plus la procédure normale d’engagement de la dépense étant donné que l’argent reste encore garde dans le circuit. Le cas illustratif est celui de paiement des honoraires du CT MUYAYALO pour un montant de 180$us et 500$ pour le loyer.

2.1.6.2 Faiblesse : imprudence


2.1.6.4 Risque : détournement de fonds


2.1.6.6 Recommandation : établir la de mande de fonds pour chaque dépense engagée


2.1.7 CONTROLE DE pièces

2.1.7.1 Constat : lors du contrôle des pièces justificatives, nous avons constate que les imputations comptables et budgétaire ne sont pas marque sur l’ensemble des éléments qui constituent la justificative valable d’une dépense

2.1.7.2 Faiblesse : imprudence


2.1.7.4 Risque : mauvais imputation


2.1.7.6 Recommandation : marquer les imputations comptables et budgétaires sur chaque élément faisant parti de la pièce justificative.


3. BUNIA MUSACA

3.1.1. Gestion des activités

3.1.1 Incompatibilité des fonctions. Comptable-caissier 3.1.1.1 Constat : lors de notre visite au sein de la MUSACA, dans les

explications de la directrice’ nous avons trouve que certaines fonctions sont encore combinée étant donne que la MUSACA venait de naitre

FIGEP


43 dernièrement. nous avons constaté qu’au comptable, on attribue aussi les taches de la caisse. Nous avons trouvé que ces deux fonctions restent incompatibles.

3.1.1.2 Faiblesse : violation des procédures de gestion 3.1.1.3 Cause : erreur humaine 3.1.1.4 Risque : détournement de fonds 3.1.1.5 Niveau de ris.que : Elevé 3.1.1.6 Recommandation : séparer les deux fonctions et recruter une caissière. 3.1.1.7 Avis de l’audité : C’est souhaitable, mais les limitations financières ne

permettent pas de multiplier les postes. On va prendre des dispositions pour séparer ses deux postes avec la clinique de Bunia ou l’ISTM.

3.1.2. les achats

3.1.2.1 Incompatibilité des fonctions : Absence de procédures pour achats importants

3.1.2.1.1 Constat : lors de notre visite au sein de la MUSACA, nous avons trouve qu’il n’y ait pas encore instituée une procédure à suivre pour tout achat de grande importance.

3.1.2.1.2 Faiblesse : violation des procédures de gestion 3.1.2.1.3 Cause : erreur humaine 3.1.2.1.4 Risque : détournement de fonds 3.1.2.1.5 Niveau de risque : Elevé 3.1.2.1.6 Recommandation : séparer les deux fonctions et recruter une caissière. 3.1.2.1.7 Avis de l’audité : En attendant le manuel des procédures du CME qui doit

être présenté pour adoption par la hiérarchie, le brouillon sera mis à la disposition de la Mutuelle.

FIGEP


44

3.1.3. Administration du personnel 3.1.3.1 Tenue des documents : Paie de salaire 3.1.3.1.1 Constat : Les rémunérations des agents sont budgétisées et que les

calculs sont faits sur des feuilles de paie collectives. En analysant ces feuilles de paie, nous avons constaté que certaines rubriques importantes telles que celles relatives aux retenues fiscales et sociales ne sont pas prises en compte ainsi que celles relatives aux avantages liés au salaire. Cela s’explique par le fait qu’aucune déclaration et payement de ces impôts n’a pas été retrouvé dans la documentation mis à notre disposition.

3.1.3.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue de fiche de paie 3.1.3.1.3 Cause : erreur humaine 3.1.3.1.4 Risque : Exposer l’organisation à des pénalités 3.3.3.1.5 Niveau de risque : Elevé 3.1.3.1.6 Recommandation : Déclarer les rémunérations des agents et verser les

différentes retenues obligatoires aux services compétents. 3.1.3.1.7 Avis de l’audité : Il y a deux types de travailleurs à Musaca: le personnel

engagé par le CME pour qui ces exigences légales sont payées par l’ISTM et que Musaca ne paie qu’une prime pour le temps dans le projet et le personnel engagé par Musaca, comme projet pour assurer le fonctionnement effectif et a temps plein du projet. Pour ce dernier groupe, on va instaurer le paiement de ces exigences en 2011.

3.1.4. Administration financière

3.1.4.1 Tenue des documents : Compte en banque et livres de caisse 3.1.4.1.1 Constat : En reconstituant la trésorerie de la MUACA, nous avons

constaté qu’un compte bancaire a été ouvert à la semence au nom de la mutuelle. Les opérations effectuées entre la MUSACA et cette coopérative financière ne sont pas enregistrées dans un livre de banque ni dans une de caisse de la MUSACA. Interroger à ce propos, le comptable explique que ce compte reste utilisé comme caisse de la MUSACA.

3.1.4.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue de documents. 3.1.4.1.3 Cause : erreur humaine 3.1.4.1.4 Risque : détournement de fonds. 3.1.4.1.5 Niveau de risque : Elevé 3.1.4.1.6 Recommandation : officialiser ce compte en l’ouvrant dans une banque

crédible et enregistrer y toutes les opérations dans le livre de banque et dans le livre de caisse..

3.1.4.1.7 Avis de l’audité : Seule la Direction Exécutive du CME est tenue de détenir un compte en banque. Le compte de Musaca à la Semence sera fermé pour canaliser le tout à la BIC Bunia où un compte a été ouvert depuis octobre 2010.

FIGEP


45

3.1.4. Administration comptable N° Description 3..5.1 Classement de pièces justificatives : Absence des états de besoin et des

demandes de fonds. 3.1.5.1.1 Constat : Les pièces justificatives sont classées rationnellement. Elles

sont constitués des bons de sorties de caisse accompagnés des pièces justificatives authentiques qui portent des imputations budgétaires et comptables. Toutes fois ces pièces justificatives ne sont pas accompagnées des états de besoin ni de demande de fonds. Les imputations comptables ne sont pas marquées sur tous les jeux qui forment les pièces justificatives.

3.1.5.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement 3.1.5.1.3 Cause : erreur humaine 3.1.5.1.4 Risque : mauvaise imputation, justification partielle et dépenses non

autorisées 3.1.5.1.5 Niveau de risque : moyen 3.1.5.1.6 Recommandation : apposer les imputations comptables sur tous les jeux

qui constituent les pièces justificatives et établir des états de besoin et/ou de demande des fonds chaque fois que l’on veut faire une demande.

3.1.5.1.7 Avis de l’audité : Le Directeur Financier va concevoir un modèle d’état de besoin et remettre les carnets de demandes de fonds à la Mutuelle.

3.1.5.2 Classement des documents : Originaux du livre de caisse 3.1.5.2.1 Constat : Pendant que nous étions entrain d’analyser les livres de caisse,

notre constant est que les originaux de ces livres restent encore gardés dans le carnet de base. Ces livres de caisse ne sont pas contrôlés par les personnes impliquées dans la gestion quotidienne de la mutuelle. Cela s’explique par le fait que nous n’avons pas vu des P.V de contrôle de caisse dans la documentation mise a notre disposition et qu’aucune trace de contrôle ne se fait pas remarquer dans ces documents.

3.1.5.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 3.1.5.2.3 Cause : manque des directives 3.1.5.2.4 Risque : enregistrement dans la comptabilité des soldes non certifies 3.1.5.2.5 Niveau de risque : élevé 3.1.5.2.6 Recommandation : contrôler périodiquement les livres de caisse en

établissant de P.V de contrôle de caisse et laisser de traces de contrôle et transmettre les originaux du livre de caisse au service de comptabilité pour conservation et traitement.

3.1.5.2.7 Avis de l’audité : Les contrôles s’effectuent, sauf les personnes commises à cette tache ne signaient pas leurs passage par erreur humaine. Désormais, les différents documents seront signés et traits comme recommander.

FIGEP


46

3.1.6. La gestion de la trésorerie 3.1.6.1 Sauvegarde des fonds : Absence de coffre-fort 3.1.6.1.1 Constat : en vérifiant comment les fonds de la MUSACA sont sécurisés,

nous avons constaté que la mutuelle ne possède pas de coffre-fort dans lequel il garde l’argent. Les fonds sont gardés dans un compte ouvert à la semence et le reste au bureau dans une armoire en bois. En plus, bien qu’il existe un compte ouvert au nom de la MUSACA, les mouvements ayant trait à ce compte ne font pas l’objet d’enregistrements ni dans un livre de banque ni dans le livre de caisse.

3.1.6.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la gestion de la trésorerie. 3.1.6.1.3 Cause : manque d’encadrement et non planification 3.1.6.1.4 Risque : exposer les fonds au vol et a des détournements 3.1.6.1.5 Niveau de risque : élevé 3.1.6.1.6 Recommandation : acheter un coffre 3.1.6.1.7 Avis de l’audité : On va planifier l’achat prochainement.

3.1.6.2 Sauvegarde des fonds ? Separation de livres de caisse et livre de cotisation

3.1.6.2.1 Constat : les fonds reçus par MUSACA pour cotisations et adhésions de membres sont enregistrés dans un autre de livre de caisse qui porte le logo de la MUSACA. Interrogé du pourquoi de cette séparation de deux caisses une pour le fonctionnement l’autre pour l’adhésion et cotisations de membres, le comptable nous renvoie à l’hiérarchie pour justification. Les fonds de l’extérieur = fxt et les autres sont des fonds propres. En fusionnant les deux, il y a bcp de confusion

3.1.6.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 3.1.6.2.3 Cause : manque d’encadrement 3.1.6.2.4 Risque : détournement de fonds 3.1.6.2.5 Niveau de risque : élevé 3.1.6.2.6 Recommandation : enregistrer toutes les opérations de la mutuelle dans

un seul livre de caisse. 3.1.6.2.7 Avis de l’audité : La séparation de ces deux livres de caisse était motivée

par le fait qu’au début des activités de la Musaca, la culture de la Mutuelle n’était pas encore dans le vécu quotidien de la population sur place. Ainsi, afin d’encourager cette dernière à une adhésion au système et a l’effort de leur contribution sans être figure par le montant de la subvention qui est uniquement affecte au fonctionnement, lorsqu’elle effectue le suivi de la gestion de leurs fonds. A noter qu’avec cette habitude du fonctionnement de la mutuelle, le processus de fusion est en cours. On fera un extrait de ce livre chaque fois en faveur des membres de la mutuelle.

N° Description 3.1.6.3 Tenue de documents : Clôture de livre de caisse avant la fin du mois 3.1.6.3.1 Constat : Pendant que nous étions entrain d’analyser les livres de caisse,

nous avons constaté que certains livres de caisse sont clôturés le 25 et d’autre la fin du mois. Les explications fournies le comptable est que cela a été fait par son prédécesseur venu de PPSSP ou on avait l’habitude de procéder a la clôture chaque 24 du mois.

FIGEP


47 En outre, les soldes arrêtés à la fin de chaque mois ne sont pas certifiés par des P.V de contrôle de caisse.

3.1.6.3.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 3.1.6.3.3 Cause : erreur humaine 3.1.6.3.4 Risque : enregistrer dans la comptabilité des soldes non certifiés par les

gestionnaires 3.1.6.3.5 Niveau de risque : moyen 3.1.6.3.6 Recommandation : Clôturer tous les livres à la fin de chaque mois et

établir des P.V de contrôle. 3.1.6.3.7 Avis de l’audité : On va abandonner cette pratique pour clôturer à la fin de

chaque mois, comme partout au CME.

3.1.6.4 Tenue de documents : Signatures dans le bon de sortie 3.1.6.4.1 Constat : Lors du contrôle des bons de sortie de caisse, nous avons

constaté que ces bons de sorties de caisse sont autorisés ou approuvés par le superviseur. Bien qu’on n’ait pas réservé une place pour sa signature sur le document. La plupart de ces bons de sortie de caisse ne sont pas signés par le bénéficiaire et que ce dernier ne remet que seulement la pièce justificative. A la place réservée pour acquit le superviseur signe. interrogé du pourquoi, le comptable nous déclare que le superviseur signe pour autorisation du fait qu’on n’a pas réservée sur l’imprimée la place de l’ordonnateur de la dépense.

3.1.6.4.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne 3.1.6.4.3 Cause : manque de directives 3.1.6.4.4 Risque : le bénéficiaire pourrait décliner sa responsabilité en cas de non

remise de la pièce justificative. 3.1.6.4.5 Niveau de risque : élevé 3.1.6.4.6 Recommandation : que le bénéficiaire signe pour acquit et prévoir sur le

bon de sortie de caisse la place de la signature de l’ordonnateur. 3.1.6.4.7 Avis de l’audité : Dès que le stock actuel de bon de sortie est épuisé, on

va imprimer celui qui réserve de la place pour tous ceux qui doivent signer, surtout la place de l’ordonnateur.

3.1.7. La gestion de stocks.

Au niveau de MUSACA, il semble que le stock reste inexistant. 4. BUNIA STOP SIDA

4.1.1. Gestion des activités -‐ Structure organisationnelle

4.1.1.1 Incompatibilité des fonctions

4.1.1.1.1 Constat : Lors de notre audit, nous avons remarqué qu’au projet Stop Sida, le secrétaire- comptable est à la fois caissière.

4.1.1.1.2 Faiblesse : Incompatibilité de fonctions caisse et comptabilité

4.1.1.1.3 Cause : Attribution des taches conçue de cette façon pour cause de limitation financière.

4.1.1.1.4 Risque : Non efficacité et exposer au détournement

FIGEP


48 4.1.1.1.5 Niveau de risque : Elevé

4.1.1.1.6 Recommandation : Séparer la fonction comptabilité de celle de la caisse

4.1.1.1.7 Avis de l’audité : Nous envisageons que le travail de comptabilité soit remis à la comptabilité de la clinique.

4.1.2. Les achats N° Description 4.1.2 Procédure d’achat. 4.1.2.1 Constat : lors de notre visite au sein du projet Stop sida, nous avons

trouve qu’il n’y ait pas encore instituée une procédure à suivre pour tout achat de grande importance. Cela se justifie par le fait que certains gros achats ont été faits sans aucune procédure. Les cas illustratifs sont les suivants :

-‐ En date du 19/01/2010 4.1.2.1.2 Faiblesse : violation des procédures de gestion 4.1.2.1.3 Cause : erreur humaine 4.1.2.1.4 Risque : détournement de fonds 4.1.2.1.5 Niveau de risque : Elevé 4.1.2.1.6 Recommandation : Séparer les deux fonctions et recruter une caissière. 4.1.2.1.7 Avis de l’audité : L’opération d’achat à la date n’est pas visible. Toutefois,

on va mettre la remarque en application. 4.1.3. Administration du personnel

4.1.3 Analyse de feuille de paie

4.1.3.1 Constat : Les rémunérations des agents du Projet Stop sida sont payées sur base de fiche de paie individuelle. En analysant ces feuilles de paie, nous avons constaté qu’elles sont produites sans tenir compte de rubriques importantes telles que les avantages liés au salaire et les retenues fiscales et sociales. Cela explique que le projet ne déclare pas les rémunérations des agents à la DGI, à l’INSS et autres organismes de ces différentes retenues obligatoires sur le salaire.

4.1.3.2 Faiblesse : Imprudence de dirigeants.

4.1.3.3 Cause : Erreur humaine

4.1.3.4 Risque : Exposer l’organisation à des pénalités


4.1.3.6 Recommandation : En payant les salaires aux agents, songer aux retenues obligatoires, déclarer et verser les aux services compétents.

4.1.3.7 Avis de l’audité : Nous allons instaurer le système dès à présent.

FIGEP


49 4.1.4. Administration financière

4.1.4.1 Analyse de la documentation financière

4.1.4.1.1 Constat : En analysant les documents financiers du CME, nous avons constaté que certains libellés sont imprécis. Les cas illustratifs sont ceux qui concerne une rubrique qui se trouve à un poste budgétaire du projet stop sida « administration » et dans les livres de caisse « retrait de la banque pour la caisse ». Ici on se demande si l’organisation effectuait des opérations avec plusieurs banques, on ne saurait pas identifier la banque dans laquelle on aurait retiré de fonds puisque le nom de la banque ni le N° de chèque sont soustrait du libellé. Nous nous demandons si c’est pour quelle intention on enregistre dans des documents financiers de libellés imprécis.

4.1.4.1.2 Faiblesse : Imprudence.

4.1.4.1.3 Cause : Manque de directives

4.1.4.1.4 Risque : Détournement

4.1.4.1.5 Niveau de risque : Elevé

4.1.4.1.6 Recommandation : Enregistrer dans chaque document un libellé qui permettra de faire un contrôle interne.

4.1.4.1.7 Avis de l’audité : Nous allons mettre la recommandation en application à partir de maintenant.

FIGEP


50

4.1.2 Analyse de pièces justificatives

4.1.2.1 Constat : le 27/02/2010 BSC 14754 en faveur de RONA et WACHAN pour achat camera digital 4GB de 350,00$us, la facture est une photocopie. En plus, l’enregistrement au livre de caisse est fait par un stylo de couleur bleue alors que l enregistrement des autres opérations se faisait avec un stylo de couleur noire.

4.1.2.2 Faiblesse : Insuffisance dans le contrôle interne.


4.1.2.4 Risque : Détournement


4.1.2.6 Recommandation : la pièce justificative doit être un original. Si on est en déplacement scanner et envoyer la pièce par mail.

4.1.2.7 Avis de l’audité : L’ignorance de l’utilisation des stylos de différentes couleurs comme problème. L’original du justificatif de la caméra se trouve dans le classement des biens du projet. Le bon de sortie était établi au nom de Rona, mais c’est Wachan qui avait pris l’argent pour l’achat.

FIGEP


51

4.1.5. Administration comptable

4.1.5.1 Classement de documents.

4.1.5.1.1 Constat : Certains originaux de bons d’entée de caisse restent gardé dans le carnet de base alors qu’ils sont destinés à la comptabilité pour classement. Seuls les originaux de bons de sortie font l’objet de classement avec les pièces justificatives. En plus, les originaux de livres de caisse restent aussi garde dans le livre de base.

.1.5.1.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de documents.

4.1.5.1.1.3 Cause : manque d’encadrement

4.1.5.1.1.4 Risque : classement éparpillé de documents

4.1.5.1.1.5 Niveau de risque : Elevé

4.1.5.1.1.6 Recommandation : revoir le classement de la documentation

4.1.5.1.1.6 Avis de l’audité : Les originaux bons d’entrée et des livres de caisse seront désormais transmis au service de la comptabilité.

FIGEP


52

4.1.5.2 Classement de documents.

4.1.5.2.1 Constat : Lors de notre audit au sein du projet stop sida, nous avons constaté que les ordres de paiement ne sont pas classés ensemble avec d’autres éléments faisant parts de pièces justificatives. Là nous citons les différentes copies des ordres de paiement et les comptes respectifs dans lequel la dépense est affectée.

4.1.5.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de documents.

4.1.5.2.3 Cause : manque d’encadrement

4.1.5.2.4 Risque : classement éparpillé de pièces justificatives


4.1.5.2.6 Recommandation : revoir le classement des pièces justificatives en formant un dossier

4.1.5.2.7 Avis de l’audité : Les ordres de paiement seront classés avec d’autres documents concernant la même demande.

FIGEP


53 4.1.5.2 Analyse de pièces justificatives

4.1.5.2.1 Constat : Pour certaines dépenses engages par stop sida, le montants enregistre sur le bon de sotie de caisse diffère souvent de celui des factures y relatives. Les cas illustratifs sont les suivants :

• Le 30 mars 2010, BSC 20012 en faveur de KATANABO pour achat fournitures de bureau pour un montant de 69$us. En recalculant les factures, le total de pièces justificatives donne un total de 48,604us. L’écart de 20,40 reste donc à justifier par le bénéficiaire.

• Le 30 mars 2010, BSC 20022 de 490,17$us en faveur de Bebwa pour soutient aux activités scolaires. En recalculant les factures y relatives, nous trouvons un total de 485,33$us. Selon les explications marquées sur la feuille qui sert de support au classement des pièces, l’écart de 4,84$us serait justifie au niveau du BSC 20011. En recalculant les factures de ce BSC, nous avons constate que le total de ces pièces donnent le montant inscrit au BSC 20011

• A la même date, BSC 20014 en faveur de Bebwa pour achat fournitures de bureau pour un montant de 30,00$us. En calculant les factures y relatives, on trouve un total de 31,00$us. Nous nous sommes pose la question de savoir si bebwa aurait prête au projet ou si c était passe comment.

4.1.5.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne.

4.1.5.2.3 Cause : manque de directives

4.1.5.2.4 Risque : enregistrement inexact dans la comptabilité


4.1.5.2.6 Recommandation : recalculer les pièces justificatives avant leur enregistrement.

4.1.5.2.7 Avis de l’audité : On avait bénéficié d’une réduction que le vendeur n’a pas notifié sur la facture reçue par le projet.

4.1.6. Gestion de la trésorerie

4.1.6.1 Contrôle de la trésorerie.

4.1.6.1.1 Constat : lors de notre visite au projet STOP SIDA, nous avons constaté que les livres de caisse sont tenus par une caissière et que les originaux

FIGEP


54 de ces livres de caisse restent encore gardés dans le carnet de base alors qu’ils sont destinés à la comptabilité pour classement. En outre, ces livres de caisse ne sont pas contrôlés par le directeur du projet. Cela se justifie par le fait que nous n’avons pas trouvé des P.V de contrôle de caisse dans la documentation mis en notre disposition et qu’aucune trace de contrôle ne se fait pas remarquée dans ce livre de caisse.

4.1.6.1.2

Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne

4.1.6.1.3 Cause : manque de directives

4.1.6.1.4 Risque : détournement des fonds.


4.1.6.1.6 Recommandation : contrôler régulièrement les livres de caisses en produisant des P.V pouvant certifié le solde enregistré au livre de caisse

4.1.6.1.7 Avis de l’audité : La recommandation sera mise en application dès maintenant.

4.1.7. Gestion de stock

4.1.7.1 Analyse de pièces justificatives

4.1.7.1.1 Constat : le 27/02/2010 BSC 14754 en faveur de RONA et WACHAN pour achat camera digital 4GB de 350,00$us, la facture est une photocopie. En plus, l enregistrement au livre de caisse est fait par un stylo de couleur bleue alors que l enregistrement des autres opérations se faisait avec un stylo de couleur noire.

4.1.7.1.1

Faiblesse : insuffisance dans le contrôle interne.

4.1.7.1.1 Cause : erreur humaine

4.1.7.1.1 Risque : détournement


4.1.7.1.1 Recommandation : la pièce justificative doit être un original. Si on est en déplacement scanner et envoyer la pièce par mail.

4.1.7.1.1 Avis de l’audité :

FIGEP


55 NYANKUNDE

1. HOPITAL GENERAL DE REFERENCE DE NYANKUNDE 1.1. Administration du personnel

1.1.1 Analyse des contrats de travail des agents 1.1.1.1 Constat: lors de notre entretien avec pasteur BAMANA KEBO le Directeur

chargé des ressources humaines nous certifier que certains dossiers du personnel sont sans contrat à cause de la guerre qui s’est passée à Nyankunde en 2002. les activités de l’hôpital ont repris en 2004 jusqu’à nos jours. Dans 7 ans de fonctionnement, l’hôpital ne sait pas mettre sur pieds de nouveau contrat pour ce travailleur. A Nyankunde, tout serait en ordre mais il y a des problèmes à Beni et Bunia.

1.1.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le suivi de dossier du personnel 1.1.1.3 Cause : oubli 1.1.1.4 Risque : - personnel non motivé 1.1.1.5. Niveau du risque: élevé 1.1.1.6 Recommandation : mettre à la disposition de chaque agent son contrat de

travail approuvé par l’inspection du travail. 1.1.1.7 Avis de l’audité :

1.1.2 De l’état de paye 1.1.2.1 Constat: les états de paye sont saisis avec retards suite au payement tardif

ou par tranche à cause des difficultés financières. Le barème salarial existe mais son application est difficile suite à la diminution des recettes de l’hôpital. Ce qui fait que le Smig est appliqué pour la catégorie 1,2,3,4a,4b. Le barème est appliqué selon la santé financière

1.1.2.2 Faiblesse : faible mobilisation des recettes 1.1.2.3 Cause : 1.1.2.4 Risque : - personnel non motivé 1.1.2.5. Niveau du risque: élevé 1.1.2.6 Recommandation : instaurer les systèmes de mobilisation des recettes afin

que le salaire soit payé au temps opportun et pour le respect du SMIG. 1.1.2.7 Avis de l’audité :

FIGEP


56 1.2. Administration Financière

1.2.1 Analyse des pièces justificatives 1.2.1.1 Constat: le 29 juin 2010, la souche du bon de sortie de caisse n° 7677 de

3251,56$us en faveur de Kalisa avec comme motif A/C 42155 fonds à rembourser par Germain. Cette dépense n’a pas été retrouvée dans le carnet de la demande de paiement ou nous devrions retrouver les noms et signatures des donneurs d’ordre. Vu que cette dépense est justifiée par la souche du bon de sortie de caisse et que le bénéficiaire n’est pas celui qui doit rembourser le montant, nous disons que cette dépense est non éligible étant donné qu’elle n’est pas justifiée. Un dossier de détournement existerait.

1.2.1.2 Faiblesse : - violation de la procédure d’engagement de la dépense ; - l’insuffisance dans la justification de la dépense.

1.3.1.3 Cause : imprudence 1.4.1.4 Risque : détournement de fonds 1.5.1.5 Niveau du risque: élevé 1.6.1.6 Recommandation : Respecter la procédure d’engagement de la dépense et

justifier les dépenses par les pièces probantes et non pas par les copies de bon de sortie de caisse.

1.7.1.7 Avis de l’audité : 1.2.2 Analyse des pièces justificatives 1.2.2.1 Constat: le 22/12/2010 retrait à la BIC 4064,50$us et 3519$us Banque

congolaise. L’encaissement de ce montant au niveau de la caisse centrale reprend en 1er lieu 3500$ et 4000$ et en 2ème lieu 19$ et 64,50$us. à cette même date le 2ème encaissement est sorti de la caisse après une grande confusion lors de l’enregistrement de la dépense qui a fait l’objet d’annulation de l’écriture et la reprendre avec comme motif 19$us frais de change alors que le chèque est bel et bien en dollars Américains et le 64,5$us achat carburant. La facture pour achat carburant et le bordereau de retrait restent à retrouver. A notre avis nous avons compris que certaines dépenses non autorisées ont été engagées avant encaissement. L’opération serait bel et bien connue de Tychique, AGIS.

1.2.2.2 Faiblesse : - violation de la procédure d’engagement de la dépense ; - l’insuffisance dans la justification de la dépense.

1.2.2.3 Cause : imprudence 1.2.2.4 Risque : détournement de fonds 1.2.2.5. Niveau du risque: élevé 1.2.2.6 Recommandation : Respecter la procédure d’engagement de la dépense et

justifier les dépenses par les pièces probantes et non pas par les copies de bon de sortie de caisse.


FIGEP


57 1.2.3 Analyse du carnet de la demande de paiement 1.2.3.1 Constat: le carnet de la demande de paiement n°5715 est complété par

l’administrateur comptable autorisé par lui-même au 24/06/2010 et lui le bénéficiaire de ce montant. cette date est écrit avec de stylo différents : celui qui est écris 24 diffère de celui du qui avait complété la totalité du document et sur tout que dans l’ordre du carnet l’opération du 24 juin devrait précéder la demande de paiement du 25/06/2010 n°5702, mais cette opération vient après la date du 29/06/2010 pour un montant de 152$us avec comme motif paiement achat matériel alors que la facture retrouvée en annexe date du7/06/2010.

1.2.3.2 Faiblesse : ajustement des opérations dans les documents. 1.2.3.3 Cause : justification de la dépense 1.2.3.4 Risque : détournement de fonds 1.2.3.5. Niveau du risque: élevé 1.2.3.6 Recommandation : le comptable ne peut pas être l’ordonnateur de dépenses

et signature ne peut pas se retrouvé sur la demande de paiement. Conservé le carnet de demande de paiement au trésor pour éviter des ajustements dans ce document

1.2.3.7 Avis de l’audité : 1.2.4 Analyse du carnet de la demande de paiement 1.2.4.1 Constat: la grande partie des dépenses enregistrées dans le carnet n°3051-

4000 de la demande de paiement ne sont pas autorisées. Nous pouvons citer en titre d’exemple : le 10/6/2010 105$us suivant demande de paiement n°3967, et N°3961, n°3960, n°3959, n°3951 sont engagées sans qu’elles soient approuvées par les ordonnateurs des dépenses par le fait qu’ils n’ont pas signé cette dépense mais le montant de 105$us est décaissé suivant bon de sortie de caisse n°7632 alors que la caissière avait déclaré qu’elle ne peut jamais servir une dépense non autorisée. A part celle là il existe d’autres dépenses servies sans que le service demandeurs exprime le besoin il s’agit : de la demande de paiement n°3983 et autres.

1.2.4.2 Faiblesse : violation de la procédure d’engagement d’une dépense 1.2.4.3 Cause : oubli 1.2.4.4 Risque : détournement de fonds 1.2.4.5. Niveau du risque: élevé 1.2.4.6 Recommandation : faire respecter la procédure d’engagement d’une

dépense et à l’absence des ordonnateurs des dépenses un simple mail suffit comme autorisation s’il est annexé à la demande de paiement.


FIGEP


58 N° description 1.2.5 Analyse du rapport journalier 1.2.5.1 Constat: le circuit financier de l’HGR prévoit une caisse unique qui est

approvisionné par le service de facturation, ce dernier présente un rapport à la caisse centrale à la fin de la journée. La conception de ce rapport ne prévoit pas la place des signatures à l’expédition qu’à la réception. En suite ce document n’est pas conçu à double exemplaire pour facilité le classement au déclarant aussi et non à la caissière seulement.

1.2.5.2 Faiblesse : insuffisance dans la conception de document 1.2.5.3 Cause : oubli 1.2.5.4 Risque : détournement de fonds 1.2.5.5. Niveau du risque: élevé 1.2.5.6 Recommandation : Concevoir un formulaire unique dans tous le CME qui

pourra reprendre l’entête de la maison ou il sera utilisé plus logo du CME, la date, le numéro de reçu, l’origine du montant, le Montant et la place pour deux signatures : l’un de l’agent de la facturation et l’autre de la caissière à la réception.

1.2.5.7 Avis de l’audité : 1.2.6 Analyse du rapport journalier 1.2.6.1 Constat: le financier de l’hôpital tient la comptabilité de la direction, émet les

chèques et les signe ; il garde le chéquier, il est chargé de la compilation des rapports financiers. Ainsi nous avons compris qu’il est au four et au moulin.

1.2.6.2 Faiblesse : insuffisance du personnel qualifié dans ce domaine 1.2.6.3 Cause : imprudence 1.2.6.4 Risque : détournement de fonds 1.2.6.5. Niveau du risque: élevé 1.2.6.6 Recommandation : Engager un comptable qualifié afin de facilité la tache au

financier et garder le chéquier au trésor et non dans le terroir du financier. 1.2.6.7 Avis de l’audité :

1.2.7 Analyse du rapport journalier 1.2.7.1 Constat: pendant notre période d’audit nous avons demandé le rapport

financier qui reprend les états de synthèse avec des notes explicatives ; nous étions désolés de voir que c’est la balance des comptes qui est considéré comme rapport financier de l’HGR.

1.2.7.2 Faiblesse : confusion entre le rapport financier et la balance des comptes 1.2.7.3 Cause : erreur humaine 1.2.7.4 Risque : non interprétation des états financiers et d’autres voir même la

compréhension du rapport financier. 1.2.7.5. Niveau du risque: élevé 1.2.7.6 Recommandation : A partir des états financier obtenus dans sage, faite un

rapport synthétique des états financiers avec des notes explicatives à chaque niveau.

1.2.7.7 Avis de l’audité : Au niveau de l’HGR Nyankunde, le comptable a démissionné au mois de novembre qui a rendu difficile la reproduction de rapport. Nous prenons en compte la recommandation formulée.

1.3. Administration comptable

1.3.1 Tenue du livre de caisse 1.3.1.1 Constat: certaines entrées et sorties enregistrées dans livre de caisse ne

reprennent pas de numéro de pièces justificatives surtout dans le livre de

FIGEP


59 caisse tenu au mois de mars.

1.3.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des documents comptable 1.3.1.3 Cause : urgence dans laquelle le document est tenu 1.3.1.4 Risque : difficulté de se rassurer que le montant inscrit au livre de caisse

correspond à celui du bon d’entrée de caisse. 1.3.1.5. Niveau du risque: moyen 1.3.1.6 Recommandation : compléter toutes les colonnes prévues au livre de caisse

soigneusement 1.3.1.7 Avis de l’audité : Nous allons tenir compte de la recommandation pour les

annees qui suivent. 1.3.2 Tenu du livre de caisse 1.3.2.1 Constat: le livre de caisse n’est pas bien complété par le fait qu’il ne porte

pas le totale mensuel, le report de la page précédente et le total par page, mais il est propre malgré les quelques ratures et surcharges retrouvées. Qu’en cela ne tienne nous avons constaté que certains livre de caisse ont été recopié à la hâte pour que les situations déséquilibrées soient ajustées dans un nouveau livre avant l’arrivé des auditeurs. C’est ce qui explique l’absence de numéro de certaines pièces dans le livre ainsi que d’autres éléments comme la présence du livre de caisse de la clinique de Beni utilisé à Nyankunde.

1.3.2.2 Faiblesse : insuffisance dans le tenu du document 1.3.2.3 Cause : urgence dans laquelle ce document était tenu 1.3.2.4 Risque : ajustement facile des chiffres du livre caisse. 1.3.2.5. Niveau du risque: élevé 1.3.2.6 Recommandation : compléter toutes les colonnes prévues au livre de caisse

soigneusement 1.3.2.7 Avis de l’audité : Nous allons tenir compte de la recommandation pour les

années qui suivent.

FIGEP


60 1.3.3 Classement des pièces 1.3.3.1 Constat: les copies de bon de sortie de caisse et de bon d’entrée de caisse

sont classées au sein de l’HGR comme document matérialisant la justification d’une dépense. Ce classement est effectué par la caissière La destination des originaux reste à déterminer.

1.3.3.2 Faiblesse : insuffisance dans la justification des dépenses 1.3.3.3 Cause : mauvaise procédure 1.3.3.4 Risque : la grande partie des dépenses restent non justifiées et cette

situation pourra contribuée au détourne de fonds de l’hôpital 1.3.3.5. Niveau du risque: élevé 1.3.3.6 Recommandation : classer les originaux de bon de sortie de caisse

accompagné par les originaux de la demande de paiement puis des pièces externes en annexe pour qu’une dépenses soit jugé justifier.

1.3.3.7 Avis de l’audité : Effectivement, il s’est posé le problème de classement et d’archivage de document à l’HGR Nyankunde. Nous allons déployer des efforts pour corriger ces erreurs.

1.3.4 Etat de l’inventaire 1.3.4.1 Constat: les matérielles et mobiliers du bureau ont été inventoriés au

31/12/2010 dans un rapport sans être valorisé et signé par l’équipe d’inventaire.

1.3.4.2 Faiblesse : insuffisance dans les notions des valorisations des biens 1.3.4.3 Cause : Erreur humaine 1.3.4.4 Risque : - l’absence de la valeur réelle des biens au bilan.

- Omission de ces valeurs lors de la présentation du bilan 1.3.4.5. Niveau du risque: moyen 1.3.4.6 Recommandation : chercher une personne interne ou externe capacité dans

le domaine afin de pouvoir effectuer ce travail. 1.3.4.7 Avis de l’audité : Recommandation prise en considération.

FIGEP


61 1.4. Gestion de la trésorerie

1.4.1 Tenu du livre de caisse 1.4.1.1 Constat: le livre de caisse n°4 utilisé à l’hôpital général référence de

Nyankunde porte l’entête de la clinique de Beni alors qu’il n’est pas utilisé à Beni pour de raison que nous ignorons.

1.4.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la conception de document 1.4.1.3 Cause : erreur humaine 1.4.1.4 Risque : difficulté de localiser le document. 1.4.1.5. Niveau du risque: moyen 1.4.1.6 Recommandation : ayez les soins de mettre le nom de l’endroit dans lequel

ce document est utilité pour facilité la localisation tout en supprimant le nom de la clinique de Beni sur le document.

1.4.1.7 Avis de l’audité : Un mécanisme est en place pour uniformiser les documents de gestion dans tous les sites.

1.4.2 Tenu du livre de caisse 1.4.2.1 Constat: lors de notre analyse des pièces justificatives, nous avons retrouvé

les originaux d’un livre de caisse tenu depuis janvier 2010 au 24 avril de la même année. La confrontation des originaux retrouvés dans les pièces par rapport au livre de caisse mise à notre disposition nous avons constaté que ce dernier avait encore des originaux et les numéros d’ordre n’étaient pas les mêmes. Nous avons pris au hasard la date du 23 avril et nous avons fait le recoupement qui nous amène à constater que le livre de caisse présenté aux auditeurs porte de montant avec majoration de plus 10$ sur quelques chiffres retrouvés à cette date. Cette situation nous a amené à comprendre qu’il existe un livre de caisse parallèle au sein de l’hôpital générale de référence de Nyankunde. Les livres dans lesquels les originaux ont été détachés restent à retrouver.

1.4.2.2 Faiblesse : manque de sincérité dans les déclarations faites dans les livres de caisse

1.4.2.3 Cause : l’immoralité 1.4.2.4 Risque : détournement de fonds de l’hôpital par le fait qu’il avait adaptation

du livre de caisse aux situations comptables 1.4.2.5. Niveau du risque: élevé 1.4.2.6 Recommandation : Retrouver les livres décaisse dans lesquels ces originaux

sont retirés et faire une déclaration officielle des écarts constatés. 1.4.2.7 Avis de l’audité : De janvier à avril, nous avons connu le cas d’immoralité

avec notre ancien caissier qui a été licencié. Toutes ces anomalies trouvent la raison à cette immoralité du caissier.

FIGEP


62 1.5. Gestion de stock

1.5.1 Analyse des pièces justificatives 1.5.1.1 Constat: un mauvais classement des longues étiquettes et ordonnances est

observé au sein de la pharmacie de l’hôpital général de Nyankunde. 1.5.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement des documents à la pharmacie 1.5.1.3 Cause : manque d’endrament 1.5.1.4 Risque : difficulté de retrouvé la pièce au temps opportun 1.5.1.5. Niveau du risque: moyen 1.5.1.6 Recommandation : Grouper les longues étiquettes et les ordonnances qui

ont été servies pendant la journée et effectuer un classement mensuel. 1.5.1.7 Avis de l’audité : Recommandation prise en consideration.

1.5.2 Analyse des fiches de stock 1.5.2.1 Constat : les fiches de stock ne sont pas clôturées mensuellement elles sont

complétées sans qu’il y est moyen de voir immédiatement la quantité des entrées et des sorties mensuelles.

1.5.2.2 Faiblesse Constatée : insuffisance dans les notions de gestion de stock 1.5.2.3 Cause : manque d’encadrement. 1.5.2.4 Risques : - les erreurs peuvent être observés dans les solde étant donné qu’il

y a pas moyen de faire la preuve ; - l’observation de la fiche ne vous permet pas de voir la quantité des entrées ainsi que les sorties de la période

1.5.2.5. Niveau du risque : élevé 1.5.2.6 Recommandation : clôturer mensuellement le fiches de stock afin d’éviter des

erreurs dans le solde 1.5.2.7 Avis de l’audité : Merci pour la recommandation 1.5.3 Analyse de la fiche de stock 1.5.3.1 Constat : les réquisitions en médicaments au dépôt central ne sont pas signé ni

par le responsable de l’officine mais quelque fois signé par le chef du dépôt pharmacie.

1.5.3.2 Faiblesse Constatée : insuffisance dans le suivi 1.5.3.3 Cause : erreur humaine 1.5.3.4 Risques : sur estimation de la réquisition 1.5.3.5 Niveau du risque : élevé 1.5.3.6 Recommandation : Signer la réquisition avec le responsable 1.5.3.7 Avis de l’audité : Recommandation à prendre en considération.

FIGEP


63 2. IEM/NYANKUNDE

2.1. Administration du personnel

2.1.2 Analyse des contrats de travail des agents 2.1.2.1 Constat: le recrutement des enseignants de l’IEM ne se fait pas à fonction

d’une demande d’emploi, d’un test, mais c’est les anciens enseignants qui sont engagés au CME qui s’en charge. Ainsi nous avons compris qu’il n’y a pas une politique de recrutement définie au sein de l’IEM mais selon le Directeur. Il s’agirait plutôt d’une politique interne : recourir d’abord aux ressources internes avant d’en chercher ailleurs

2.1.2.2 Faiblesse : absence d’une politique de recrutement bien définie 2.1.2.3 Cause : pas de manuel de procédure 2.1.2.4 Risque : - recrutement sentimental 2.1.2.5. Niveau du risque: moyen 2.1.2.6 Recommandation : Disposer d’un manuel de procédure Administratif et

Financier qui pourra définir au clair la politique de recrutement. 2.1.2.7 Avis de l’audité : Le brouillon du manuel des procedures est déjà là pour

approbation de l’AG 2.2. Administration Financière

2.2.1 Analyse du carnet de la demande de paiement 2.2.1.1 Constat: les originaux des bons d’entrée et de sortie de caisse sont retrouvés

dans le carnet sans qu’il y est des imputations comptable alors qu’ils devraient être transmis à la comptabilité. C’est ainsi que nous ne savons pas si la comptabilité enregistre des informations sur base de quels documents ?

2.2.1.2 Faiblesse : insuffisance dans la communication. 2.2.1.3 Cause : absence d’un bon classement des pièces justificatives 2.2.1.4 Risque : - enregistrement des opérations à la comptabilité sur base de

rapport ; - enregistrement des opérations fictives à la comptabilité

2.2.1.5. Niveau du risque: élevé 2.2.1.6 Recommandation : Mettre des imputations comptables sur des pièces

justificatives et détacher les originaux et les transmettre à la comptabilité pour l’enregistrement et le classement.

2.2.1.7 Avis de l’audité : Recommandation prise en considération.

FIGEP


64 2.2.2 Analyse du carnet de la demande de paiement 2.2.2.1 Constat: une mauvaise conception du carnet de Bon de sortie de caisse

numéroté de 4651- 4700 par les fait qu’il prévoit la place d’une seule personne pour la signature lors de la sortie de fonds.

2.2.2.2 Faiblesse : insuffisance dans la conception des documents 2.2.2.3 Cause : erreurs humaines 2.2.2.4 Risque : détournement de fonds 2.2.2.5. Niveau du risque: élevé 2.2.2.6 Recommandation : Tenir compte de la procédure d’engagement d’une

dépense lors de la conception de documents. 2.2.2.7 Avis de l’audité : Merci pour la recommandation.

2.2.3 Analyse du rapport journalier 2.2.3.1 Constat: Pendant l’année 2010, le décaissement de fonds n’est pas

nécessairement fonction d’un état de besoin ni d’une demande de payement contré signé par l’ordonnateur de dépense.

2.2.3.2 Faiblesse : violation de la procédure de gestion financière 2.2.3.3 Cause : manque d’encadrement 2.2.3.4 Risque : détournement de fonds 2.2.3.5. Niveau du risque: élevé 2.2.3.6 Recommandation : Présenter les états de besoin pour l’analyse avant

l’engagement d’une dépense 2.2.3.7 Avis de l’audité : On va exécuter la recommandation.

2.2.4 Analyse du rapport journalier 2.2.4.1 Constat: le rapport financier de l’IEM est élaboré mensuellement sans qu’il y

est des notes explicatives des écarts ni signé par la chargé de finance. 2.2.4.2 Faiblesse : confusion entre le rapport financier et le relevé de dépenses et

recettes 2.2.4.3 Cause : erreur humaine 2.2.4.4 Risque : non interprétation des états financiers et d’autres voir même la

compréhension des finances 2.2.4.5. Niveau du risque: élevé 2.2.4.6 Recommandation : A partir des états financier financiers obtenus dans sage,

faite un rapport synthétique des états financiers avec des notes explicatives à chaque niveau.

2.2.4.7 Avis de l’audité : Merci pour la recommandation.

FIGEP


65 2.3. Administration comptable

2.3.1 Analyse des pièces justificatives 2.3.1.1 Constat: le classement des pièces justificatives au niveau de l’IEM se fait dans

le carnet de Bon de sortie de caisse. L’institut n’a pas un classeur approprié pour les pièces justificatives pour des causes qui reste à expliquer.

2.3.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le classement de document. 2.3.1.3 Cause : manque d’encadrement 2.3.14 Risque : pertes des pièces 2.3.1.5. Niveau du risque: élevé 2.3.1.6 Recommandation : disposer des classeurs dans lesquels les bons d’entrées

et de sorties de caisse seront classés accompagné des pièces justificatives et des états des besoins

2.3.1.7 Avis de l’audité : La recommandation sera mise en application. 2.3.2 Tenu du livre de caisse 2.3.2.1 Constat: certaines sorties de fonds retrouvés dans le livre de caisse ne sont

pas signé par la caissière lors du décaissement dans bon de sortie de caisse. Il s’agit : des opérations suivantes : -le 26 mai 2010 suivant bon de sortie n°10589 ; -le 31 mai 2010 suivant bon de sortie n°10592 ; - le 18 janvier 2010 suivant bon de sortie n°10437 et 225

2.3.2.2 Faiblesse : insuffisance dans la tenue des documents comptable 2.3.2.3 Cause : urgence dans laquelle le document est tenu 2.3.2.4 Risque : difficulté de se rassurer que le montant inscrit au livre de caisse

correspond à celui du bon d’entrée de caisse. 2.3.2.5. Niveau du risque: moyen 2.3.2.6 Recommandation : compléter toutes les colonnes prévues au livre de caisse

soigneusement 2.3.2.7 Avis de l’audité : Le caissier sera instruit sur la tenue du livre de caisse.

2.3.3 Etat de l’inventaire 2.3.3.1 Constat: l’inventaire de matériels, mobiliers du bureau et le Stock vivre

interne de l’IEM n’était pas effectué au 31/12/2010. Voir dans la documentation

2.3.3.2 Faiblesse : insuffisance dans les notions des valorisations des biens 2.3.3.3 Cause : Erreur humaine 2.3.3.4 Risque : - l’absence de la valeur réelle des biens au bilan.

- Omission de ces valeurs lors de la présentation du bilan 2.3.3.5. Niveau du risque: moyen 2.3.3.6 Recommandation : chercher une personne interne ou externe capacité dans

le domaine afin de pouvoir effectuer ce travail. 2.3.3.7 Avis de l’audité : On va suivre et exécuter la recommandation.

FIGEP


66 2.4. Administration de la trésorerie

2.4.1 Analyse des pièces justificatives 2.4.1.1 Constat: l’IEM n’a pas un livre de caisse capable de reprendre d’une

manière progressive le solde de caisse. La conséquence est quelques fois les solde du mois sont négatifs et nous ne savons pas trouver l’origine du financement supplémentaire qui n’est pas enregistré à la comptabilité comme recette et qui est sans documents malgré la déclaration du Directeur de l’IEM qui dit que c’est le financement à rembourser venu de KATSUKO la Financière. A notre niveau nous pensons qu’il doit y existé un report initial que la financière oublie lors de l’élaboration du rapport financier mensuel.

2.4.1.2 Faiblesse : insuffisances dans la tenue de la comptabilité 2.4.1.3 Cause : manque d’encadrement 2.4.1.4 Risque : détournement de fonds 2.4.1.5. Niveau du risque: élevé 2.4.1.6 Recommandation : la tenue d’un livre de caisse manuel s’avère

indispensable au niveau de l’IEM malgré la tenue de la comptabilité en Excel par la financière étant donné qu’elle ne tient pas compte du report du mois passé dans ses rapports mensuels

2.4.1.7 Avis de l’audité : Merci pour la recommandation. 2.5. Gestion de stock

2.5.1 Analyse des pièces justificatives 2.5.1.1 Constat: lors de notre travail nous avons voulu comprendre comment se

fait la gestion de stock de vivre des internes et avoir une idée sur les achats effectués. cependant nous n’avons pas trouvé la documentation à ce sujet.

2.5.1.2 Faiblesse : insuffisance dans le suivi de stock 2.5.1.3 Cause : manque d’endrament 2.5.1.4 Risque : détournement des vivres 2.5.1.5. Niveau du risque: moyen 2.5.1.6 Recommandation : Disposer les outils nécessaires pour la gestion de

stock et faire l’inventaire de Stock à chaque fin du mois. 2.5.1.7 Avis de l’audité : Nous allons concevoir et disponibiliser les outils

nécessaires pour la gestion de stock à l’IEM.

FIGEP


i

ANNEXE 1: LISTE DES PARTICIPANTS A LA RESTITUTION DES RESULTATS DES TRAVAUX D’AUDIT DU CME NYANKUNDE

N° NOMS ET POSTNOMS FONCTION TELEPHONE MAIL

01 BITANIHIRWA TINKAMANYIRE COMPTABLE CLINIQUE BUNIA 0997555612 [email protected]

02 Chantal KAHINDO TSONGO COMPTABLE STOP SIDA 0995701304 [email protected]

03 Elisée UNDEHOSO OKAMELI DEA ET RLS 0997744561 [email protected]

04 Rachel ACHEN MORO FINANCES ISTM 0997086066 [email protected]

05 ISHIDA KATSUKO FINANCES IEM

06 Dr AIME KUZA MANDRO MD CLINIQUE BUNIA 0810194244 [email protected]

07 WACHAN DJAYEROMBE COORD PROJETS 0994493333 [email protected]

08 DR JUSTIN MBO KASOMBA MC STAFF HGR NYANKUNDE 0814118292 [email protected]

09 SAMANAKEBO SENEKOMBO DRH 0819296112

10 KAMBERE KIKULE AGIS CLINIQUE BENI 0994037587 [email protected]

11 Christian KAMBALE MACHOZI COMPTABLE MUSACA 0812409496

12 KASEREKA MWATSI SGAD a.i ISTM 0998104362 [email protected]

13 Simon BEBWA KAMANYA SUPERVISEUR STOP SIDA 0993298595 [email protected]

14 Prof. KIRERE MATHE DG ISTM 0815329941 [email protected]

15 MUGISA LADO Jean Paul AGIS a.i BUNIA 0810933743 [email protected]

16 Emmanuel DUABO KISUKULU DIRECTEUR IEM 0816952966 [email protected]

17 TYCHIQUE KAKULE AGIS HGR NYANKUNDE 0810463632 [email protected]

18 MUNDUA PARIO DN HGR NYANKUNDE 0998492710

19 Rose MUMBERE NZANZU DIRECTRICE MUSACA 0815329942 [email protected]

20 BWENGE KASEREKA MUVIRI AUDITEUR 0998686192 [email protected]

21 PAULIN MUMBERE AUDITEUR 0994025579 [email protected]

22 CHRISTOPHE NZALAMINGI AUDITEUR 0813054550 et

0991452239

[email protected]

et [email protected]

Rapport de l'Audit 2010

Documents

Transcript of Rapport de l'Audit 2010