Qu ảnLýDựÁnXD - hcmut.edu.vnndlong/QLDA-DH/tailieu/Chapter4.pdf · • Kinh phí: Kinh phí...

9/9/2009

1

Quản Lý Dự Án XD

Chương 4: Hoạch Định Dự Án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ 1

Nội dung

• Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án

• Định hướng của chủ đầu tư• Cơ cấu tổ chức

• Cơ cấu phân chia công việc

• Hình thành đội ngũ thực hiện dự án

• Cuộc họp mở đầu dự án

• Các hạng mục/công việc cụ thể• Kế hoạch làm việc của dự án


9/9/2009

2

XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆMDỰ ÁN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CỦA CHỦĐẦU TƯ

Hoạch Định Dự Án


Quá trình xem xét ban đầu của chủnhiệm dự án

• Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáođầu tư, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật , hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ đượcquy mô công việc, đảm bảo kinh phí được phêchuẩn và tiến độ được thể hiện đầy đủ

• Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạtđộng của dự án: trả lời các câu hỏi liên quan đếnquy mô, chi phí và thời gian thực hiện dự án


9/9/2009

3

Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian

• Quy mô: Thiếu cái gì? Có hợp lý không? Cách làm tốt nhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cần chuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu chuẩn và quy định nào?

• Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự toán được lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi nào dự toán được lập? Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại? Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương?


Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi phí và thời gian

• Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ đã được lập như thế nào? Tiến độ được lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày hoàn thành dự án đã xác định chưa? Có những khoản thưởng và phạt nào không?


9/9/2009

4

Cuộc họp ban đầu với đại diện chủđầu tư

• Đại diện chủ đầu tư: là người cung cấp thông tin và làm rõ những yêu cầu của dự án, là người xét duyệt và phê chuẩn các quyết định trong giai đoạn thực hiện dự án

• Trong cuộc họp chủ đầu tư phải xác định các thành phần ưu tiên của dự án và mức độ liên quan của đại diện chủ đầu tư với dự án

• Cuộc họp tạo cơ hội cho chủ nhiệm dự án và đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau


CƠ CẤU TỔ CHỨCHoạch Định Dự Án


9/9/2009

5

Cơ cấu tổ chức

• Môi trường làm việc ảnh hưởng đến khảnăng làm việc của chủ nhiệm dự án, tổ chứccủa công ty ảnh hưởng đến quá trình quản lýdự án


Cơ cấu tổ chức

• Các dạng cơ cấu tổ chức quản lý

– Cơ cấu tổ chức quản lý theo truyền thống

• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng bộ phận

• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng công việc, sảnphẩm

• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng chuyên môn

– Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận


9/9/2009

6

Quản lý theo chức năng bộ phận

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

Phó giám đốckĩ thuật

Bộphận

kĩthuật

Bộphậnsảnxuất

Bộphậntiếpthị

Bộphậnhànhchánh

• Hỗ trợ lẫnnhau

Ưu điểm

• Có thể chậmtrễ, sai lệchthông tin

• Cảnh giácvới sự giatăng qui mô

Nhượcđiểm

Công ty Sản Xuất Kinh Doanh

Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008

11

Quản lý theo chức năng sản phẩm


Phó giámđốc kĩthuật

Trạmbiếnđiện

Truyềntải diện

Phânphối

Trạmphátđiện

Vậnhànhvà

bảotrì

• Hiệu quả khithiết kế / thicông một DA có chức năngriêng biệt

Ưu điểm

• Khó khăn nếuDA nhiềuchức năng

• Thông tin thấtlạc, tiến độchậm trễ

Nhượcđiểm

Công ty Điện LựcNguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008

12

9/9/2009

7

Quản lý theo chức năng chuyên môn


Phó giámđốc kĩthuật

Thiếtkế

kiếntrúc

Thiếtkế kếtcấu

Thiếtkế

điện

Thiếtkế cơkhí

Tưvấn

giámsát

• Hiệu quả DA nhỏ, thời gian thực hiệnngắn

Ưu điểm

• DA dễ mấttính đồngnhất

• Không đủ chi phí thưc hiệnkhi đến bộphận cuối

• Gặp nhiềukhó khăn khiDA thay đổi

Nhượcđiểm

Công ty Tư Vấn Thiết Kế XDNguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008

13

Quản lý theo chức năng loại côngtrình


Phógiám đốckĩ thuật

Xâydựng DD

và CN

Xâydựngcôngtrìnhgiao

thông

Xâydựngcôngtrìnhthủy

• Kỹ sư làmviệc trongphòng chứcnăng củamình đónggóp kinhnghiệm choDA

Ưu điểm

• Số lượngdự án khácbiệt, luânchuyển�ảnh hưởng

Nhượcđiểm

Công ty Tư Vấn Thiết Kế XDNguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008

14

9/9/2009

8

Quản lý theo ma trận


Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008

15

Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận

• Chủ nhiệm dự án có thể kiểm soát dự án, về mặt chi phí, thời gian và nhân sự

• Cơ cấu tổ chức theo chuyên môn/chức năng chủyếu hỗ trợ cho dự án về mặt chất lượng

• Mỗi thành viên của dự án có được “một ngôi nhà” để trở về sau khi dự án hoàn thành, có được lộ trình phát triển nghề nghiệp

• Những thành viên chủ chốt nhiều kinh nghiệm có thể được sử dụng cho nhiều dự án (giảm được chi phí dự án)


9/9/2009

9


• Có thể hình thành nền tảng chuyên môn

• Có được sự cân đối giữa thời gian, chi phí, chất lượng

• Áp lực công việc phân phối đều cho các trưởng phòng và các thành viên



• Thông tin đa chiều, phức tạp• Khó khăn cho việc theo dõi và kiểm soát• Tốn kém công sức, thời gian để xác lập chính

sách và quy trình so với sơ đồ tổ chức truyềnthống

• Phải theo dõi sự cân đối giữa thời gian, chi phí, chất lượng

• Các thành viên dự án không biết được kết quảcông viẹc của mình được đánh giá như thế nàokhi cứ phải liên tục báo cáo cho nhiều cấp quảnlý


9/9/2009

10

CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆCHoạch Định Dự Án


Làm sao bạn có thể ăn con bò này?


… dĩ nhiên là ăn từng miếng!20

9/9/2009

11

Cơ cấu phân chia công việc (WBS) (1/4)

• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là mộtđồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện các công việc cần thực hiện

• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự ánthì phải quản lý được từng phần của dự án



• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là mộtđồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập, thể hiện các công việc cần thực hiện

• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự ánthì phải quản lý được từng phần của dự án


9/9/2009

12


• Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu quả kỹ thuậtcủa việc tổ chức cho dự án

• Cung cấp quản lý với thông tin phù hợp với từng cấpthuộc tổ chức

• Giúp phát triển cơ cấu phân chia tổ chức (OBS) – phâncông trách nhiệm dự án đến các đơn vị bộ phận và cánhân

• Mặc dù WBS chưa đưa vào thông tin về thời gian vàtrình tự, WBS giúp xác định và quản lý kế hoạch, tiếnđộ, và ngân sách

• Xác định các kênh thông tin và giúp phối hợp các thànhtố khác nhau của dự án



• Mục đích sử dung:

– Xác định các công việc cần thực hiện

– Là phương tiện liên kết các công việc lại với nhaumột cách hiệu quả

– Mỗi công việc trong sơ đồ mạng được hình thànhtừ một công việc cụ thể trên WBS


9/9/2009

13

Phân cấp trong WBS (tiếng Anh)


Nguồn: Gray và Larson, 200825

Phân cấp trong WBS (tiếng Việt)


Dự án

Kết quả tạo ra

Kết quả tạo ra phụ

Kết quả tạo ra thấpnhất

Điểm kiểm soát chi phí

Đơn vị công việc

Toàn bộ dự án

Kết quả tạo ra chính

Kết quả tạo ra hỗ trợ

Mức trách nhiệm quản lýthấp nhất

Nhóm đơn vị công việc để theodõi tiến trình và trách nhiệm

Công tác có thể xác định

Mức Phân chia theo phân cấp Mô tả

1

2

3

4

5

Nguồn: Gray và Larson, 2008 26

9/9/2009

14

WBS: dạng nhánh cây từ trên xuống


Nhà

Kết cấu

Móng

Khung

Điện

Đường dây

Thiết bị

Nước

Cấp nước

Thoát nước

27

WBS: dạng nhánh cây từ trái qua phải


Nhà

Kết cấu

Móng

Khung

Điện

Đườngdây

Thiết bị

Nước

Cấp nước

Thoátnước

28

9/9/2009

15

WBS: dạng biểu đề mục

• 1.0.0 Nhà A• 1.1.0 Kết cấu• 1.1.1 Khung• 1.1.2 Móng• ` 1.2.0 Hệ thống điện• 1.2.1 Đường dây• 1.2.2 Thiết bị• 1.3.0 Hệ thống nước• 1.3.1 Hệ thống cấp nước• 1.3.2 Hệ thống thoát nước


THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆNDỰ ÁN

Hoạch Định Dự Án


9/9/2009

16

Thành lập đội ngũ những người thựchiện dự án (1/2)

• Điều quan trọng trong công tác quản lý dự ánlà tổ chức nhân sự thực hiện

• Phải thành lập WBS sơ bộ xác định các côngviệc chính cần làm, danh mục liệt kê chi tiếtcác công việc và phân nhóm công việc theotừng giai đoạn � thể hiện được tính chấtcủa dự án, hỗ trợ cho việc lựa chọn tàinguyên và chuyên môn của những ngườithực hiện dự án


Thành lập đội ngũ những người thựchiện dự án (2/2)

• Chủ nhiệm dự án và người quản lý chuyên môn có trách nhiệm lựa chọn thành viên của dự án. Số lượng người tham gia dự án thay đổi phụthuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án

• Mỗi thành viên phải hiểu rõ mục tiêu dự án và nhận thấy vai trò quan trọng của mình với sựthành công của dự án

• Chủ nhiệm dự án giữ vai trò lãnh đạo, phải biết tổ chức, phối hợp và theo dõi quá trình thực hiện công việc của đội ngũ những người thực hiện dự án.


9/9/2009

17

Ma trận trách nhiệm cho nhóm dự án


C = Trách nhiệm chính Nhóm dự ánH = Trách nhiệm hỗ trợ

Công việc Mạnh Triết Dũng Trọng Việt

Thi công H H C

An toàn lao động C H

Kiểm soát tiếnđộ-chi phí

H C

Quản lý hợpđồng

C H

Mua sắm H H H C

Kiểm soát chấtlượng

C H

33

Đặc điểm của nhóm hiệu quả

• Hiểu rõ mục tiêu của dự án

• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thànhviên

• Hướng đến kết quả

• Hợp tác và cộng tác ở mức độ cao

• Có bầu không khí giao tiếp cởi mở

• Có sự tin tưởng cao


9/9/2009

18

Các rào cản của nhóm hiệu quả

• Mục tiêu không rõ ràng

• Vai trò và trách nhiệm không rõ ràng

• Thiếu cấu trúc tổ chức dự án

• Thiếu sự quyết tâm của các thành viên

• Sự giao tiếp kém

• Sự lãnh đạo kém

• Sự thay đổi thành viên

• Hành vi/cư xử kém, sai lệch


Các giai đoạn phát triển nhóm


Sự hìnhthành(forming)

Sóng gió(storming)

Vàokhuônkhổ(norming)

Thực thi(performing)

Nguồn: Phỏng theo mô hình Tuckman, 1965

36

9/9/2009

19

CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNGHoạch Định Dự Án


Cuộc họp khởi động (1/2)

• Hình thành xong đội ngũ những người thựchiện dự án => tổ chức cuộc họp khởi động

• Mục đích: cung cấp các thông tin về mục tiêu, yêu cầu, chi phí và thời gian của dự án, phổbiến kế hoạch thực hiện dự án, phân côngthành viên trách nhiệm thực hiện công việc


9/9/2009

20

Cuộc họp khởi động (2/2)

• Cách thức tiến hành:

– Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, chi phí và thời gian thực hiện dự án

– Chủ nhiệm dự án nên gặp các thành viên chủchốt trước khi tiến hành cuộc họp khởi động

– Chủ nhiệm dự án điều hành cuộc họp nhưng không nên đi quá sâu vào các chi tiết

– Lập biên bản cuộc họp


Bảng kiệt kê các công việc cần làm củachủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp

khởi động (1/2)• Xem lại thời gian và mục đích của cuộc họp• Phổ biến tên công trình và những thông tin

liên quan đến dự án cho các thành viên• Giới thiệu các thành viên, chuyên môn và

trách nhiệm của họ• Xem lại mục tiêu, yêu cầu và quy mô của dự

án • Xem lại tổng mức vốn đầu tư dự án của chủ

đầu tư


9/9/2009

21

Bảng kiệt kê các công việc cần làm củachủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp

khởi động (2/2)• Xem lại tiến độ sơ bộ và các mốc thời gian

quan trọng• Xem lại kế hoạch thực hiện dự án sơ bộ• Bàn bạc phân công cho các thành viên • Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương

án chi tiết thực hiện công việc được giao • Tổ chức cuộc họp lần tới, lập biên bản

cuộc họp khởi động và phân phát biên bản cho mọi thành viên


Các hạng mục/công việc cụ thể

• Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án: thông tin thu thập từ các thành viên dự án

• Thành viên dự án: xem xét quy mô công việc, nhận định các vấn đề, dự trù chi phí và thời gian cần thiết thực hiện công việc � lập bảng phương án thực hiện công việc

• Khi lập bảng phương án thực hiện công việc: lưu ý công việc đang làm và sẽ làm cho các dự án khác.


9/9/2009

22

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁNHoạch Định Dự Án


Lập kế hoạch thực hiện dự án (1/2)

• Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dựán bằng cách thu thập các thông tin từ cácthành viên thực hiện dự án thông qua bảnthiết kế phương án thực hiện công việc cụthể (Work Package) gồm có ba phần: quy mô, chi phí và thời gian thực hiện công việc

• Chi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộngdồn từ tất cả các bản phương án thực hiệncông việc cụ thể


9/9/2009

23

Lập kế hoạch thực hiện dự án (2/2)

• Tiến độ tổng quát của dự án là tiến độ hợp nhất từ tất cả các bản phương án thực hiện công việc cụ thể

• Trình tự thực hiện: thành lập cơ cấu phân chia công việc (WBS)=> thành lập cơ cấu phân công tổ chức (OBS) => Liên kết OBS và WBS (thiết lập cấu trúc cơ bản cho dự án) => lập tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa, liên hệcác thành phần của WBS với chi phí.


Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (1/2)

• Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu và quy mô của dự án, sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của dự án

• Công việc: danh mục chi tiết liệt kê các công việc, nhóm các công việc, các công việc cụ thể (Work package)

• Tiến độ– Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc– Thời gian dự kiến thực hiện công việc– Ngày khởi công và hoàn thành các công việc


9/9/2009

24

Các phần của một kế hoạch thực hiện dự án (2/2)

• Chi phí– Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng

công việc

– Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc

– Các phương thức thanh toán và các khoản tiền thanh toán hàng tháng


Qu ảnLýDựÁnXD - hcmut.edu.vnndlong/QLDA-DH/tailieu/Chapter4.pdf · • Kinh phí: Kinh phí...

Documents

Transcript of Qu ảnLýDựÁnXD - hcmut.edu.vnndlong/QLDA-DH/tailieu/Chapter4.pdf · • Kinh phí: Kinh phí...