Project management elementi base

PROJECT MANAGEMENT

&

TECNICHE DI PROGAMMAZIONE E

CONTROLLO DEL PROGETTO

Ing. Clarissa RETROSI - [email protected]

Project e Project Management Cos’è un Progetto, che significa gestire un progetto

e cosa è il Project Management

mailto:[email protected]

Ing. Clarissa RETROSI

STRUTTURA CORSI

APPROCCIO STRATEGICO

• Definizioni ed Elementi base

APPROCCIO TATTICO

• Il Project Management in Azienda

APPROCCIO TECNICO

• Strumenti Operativi di PM

PROJECT MANAGEMENT AZIENDALE

FINANZIMENTI INTERANZIONALI

• Opportunità di Finanziamento (UE)

FINANZIAMENTI EUROPEI

• Le opportunità per le aziende

BANDO UE: CASO PRATICO

• Esempio di bando e proposal

PROJECT MANAGEMENT INTERNAZIONALE

1400 1800 1900 1940 1950 1960 1990

PROJECT MANAGEMENT NELLA STORIA

Gradi Opere Civili

Logistica Milinare

Gradi Impiantistica

Ricerca e Sviluppo

Nuove Teconologie

Uso diffuso dei Progetti

Costruzioni Rinascimentali

Recupero Pogettazione

Rivoluzione Industriale

- Documentazione Progettazione

- Evoluzione Organizzazione e Gestione

- Ricerca Operativa

- Concetto di Team e Gestione Risorse Umane

- Primi Strumenti di Gestione (PERT,WBS)

- Supporto Informatico agli Strumenti

- Nuovi Concetti Leadership (Organizz. a Matrice)

- Approccio Sistemico alla Gestione

- Approccio per Processi ( PF, RM )

- Qualità Totale ( ISO 9000 )


6 ELEMENTI FONDAMENTALI

1. Cosa è un Progetto

2. Ciclo di Vita e Fasi di Progetto

3. I Vincoli di Progetto

4. Cosa è il Project Management

5. Il Project Manager

6. Framework e Approccio Integrato


- Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per

raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget

predeterminato ed entro un periodo stabilito (Graham, 1990)

- Uno sforzo complesso e temporaneo comportante compiti interrelati

eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben

definiti (Archibald, 1994)

- Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio o

un risultato unico (Project Management Institute, 1996)

- Un’attività non ripetitiva, finalizzata al raggiungimento di un obiettivo in un

certo periodo di tempo, svolto utilizzando uno sforzo congiunto di un pool

di risorse

1. COSA È UN PROGETTO


…… QUINDI:

– Unicità: ogni progetto è un caso a sé

– Finalità: è essenziale la definizione dell’obiettivo e dei risultati

– Temporalità: un momento di inizio e un termine temporale

– Pool di risorse: le persone, gli strumenti, le risorse economiche,

il tempo

– Professionalità Diversificate: necessità di skill trasversali



CARATTERISTICHE CHE DISTINGUONO I PROGETTI:

- Le attività non di “routine”

- E’ comunque richiesta una pianificazione

- Devono essere raggiunti degli obiettivi

- Un obiettivo implicito è l’innovazione

- Il raggiungimento degli obiettivi ha un vincolo temporale

- Il lavoro esige delle professionalità (specializzazioni)

- Il lavoro deve essere svolto in più fasi

- Le risorse da impegnare hanno comunque dei vincoli

- Il lavoro da svolgere è ampio e/o complesso



Esplorazione Andare avanti

all’infinito

Una

persona/team

in lavoro

solitario

Creare la

stessa cosa

più volte

Nessun

vincolo di

tempo, costo e

prestazioni

Cosa non è!!!!!



ALLORA CHE COSA È UN PROGETTO ?

….. « Un insieme di attività tra loro correlate e

interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo

preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di

risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un

aumento di valore per l’organizzazione o per il

soddisfacimento delle esigenze del cliente ”



(SDA Bocconi - Div. Ricerche 1999)

AVVIO

Realizzazione Monitoraggio

Controllo

Pianificazione

CHIUSURA


2. CICLO DI VITA E FASI DI PROGETTO

Figure 1.1 Project Life Cycle (Gray & Larson, 2006, p6)



TEMPO

• Esame critico

dei risultati

• Adeguamento

degli standard

• Storicizzazione

- Obiettivi

- Fattibilità

- Analisi C/B

- Lancio

RILEVAZIONE

• dei tempi effettivi

• dei costi effettivi

CONSOLIDAMENTO

• Approvazione dati

• Inserimento dati

VERIFICA

• Analisi degli scostamenti

• Analisi delle cause

RIPIANIFICAZIONE

• Attuazione dei correttivi

• Nuove stime a finire

IDEAZIONE PROGETTAZIONE REALIZZAZIONE CONSEGNA

CONCEZIONE

PIANIFICAZIONE

ESECUZIONE

MONITORAGGIO-CONTROLLO

CHIUSURA



- Di Massima

- Di dettaglio


3. VINCOLI DI PROGETTO

UN PROGETTO È…..

….. « Un insieme di attività tra loro correlate e

interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo

preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di

risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un

aumento di valore per l’organizzazione o per il

soddisfacimento delle esigenze del cliente ”

OBIETTIVO TEMPI COSTI



OBIETTIVO

TEMPO COSTO

- Budget Disponibile

- Materiali

- Risorse Umane

- Outsourcing

- Rischi

- Dipendenze tra le attività

- Produttività Reale/Prevista

- Disponibilità Risorse

- PRODOTTO: specifiche da realizzare ( funzioni,

qualità,… ) ovvero COSA OTTENERE

- PROGETTO: lavoro necessario per realizzare il

prodotto… ovvero COME OTTENERE



OBIETTIVO

TEMPO COSTO

Equilibrare vincoli di tempo, costo e obiettivo

– Se il Tempo diminuisce e si vuole mantenere intatto l’obiettivo, dovranno

aumentare i costi, o per mantenere fermi i costi, si dovranno ridurre gli obiettivi

– Le variazioni rilevanti si avranno soprattutto quando il progetto è già stato avviato.

(più lungo è il progetto e più probabilmente si avranno variazioni)

– Non è detto che debba restare fermo un lato del triangolo (aumento dell’obiettivo,

e aumento sia del tempo che del costo)

Tempi, Costi e Obiettivo regolano il quarto vincolo…. La Qualità. Si hanno dunque tre variabili indipendenti, la quarta è derivata



OBIETTIVO

TEMPI

QUALITÀ

COSTI

COSA È IL “MANAGEMENT” ?

- Pianificazione: scadenzare le cose da fare

- Organizzazione: predisporre le attività da compiere

- Team Building: selezionare il personale da impegnare

- Direzione: fornire le istruzioni da eseguire (strade da percorrere)

- Controllo: prendere le decisioni per “risolvere” i problemi

- Monitoraggio: verificare (osservare) l’avanzamento

- Innovazione: suggerire le soluzioni innovative

- Rappresentazione: interfacciare con il “committente”

- …e gestione del Rischio: valutare e governare possibili rischi


4. COSA È IL PROJECT MANAGEMENT

LE FASI TECNICHE DI UN PROGETTO

Definizione

Realizzazione

Esercizio

Conclusione

Idea & concezione

Le Attività Gestionali di un Progetto

PIANIFICAZIONE ORGANIZZAZIONE STAFFING CONTROLLO MONITORAGGIO



Calendario

Attività

Controllare

Tempi e Costi

Gestire

Progettazione

Assegnazione

Task/RU

Gestire SW di

Progetto

Cosa non è!!!!!


Queste sono solo parti del

Project Management


Il Project Management è una metodologia che si basa sull’applicazione di

conoscenze, skill, tecniche di gestione e strumenti di lavoro con l’obiettivo

di soddisfare nei tempi, nei costi e con la qualità attesa le esigenze del

committente.

Quindi il Project Management è una metodologia di conduzione dei

progetti che richiede un mix di competenze interfunzionali

prevalentemente di tipo gestionale ed organizzativo. Più grande e

complesso è il progetto e più c’è bisogno di un processo standard,

formale, strutturato per poterlo gestire. La gestione strutturata e

formalizzata di un progetto costa, ma i benefici superano di gran lunga i

costi.

La metodologia del Project Management deve essere applicata in modo

scalabile ai progetti: massimo rigore e strutture solide nei grandi progetti,

strutture semplici e processi snelli nei progetti più piccoli



IL PROJECT MANAGEMENT È UN SISTEMA GESTIONALE ORIENTATO

PRINCIPALMENTE AI RISULTATI (MISCIA 1994) IN CUI È NECESSARIO:

- Definire obiettivi, contenuti, vincoli e confini del progetto

- Individuare la strategia più adatta per condurre il progetto

- Verificare la fattibilità funzionale

- Definire le priorità e pianificare le attività nel tempo

- Stimare i costi

- Pianificare i contenuti qualitativi del progetto

- Controllare il progetto in tutte le sue fasi: Tempi, Costi e Qualità

- Gestire le Risorse Umane assegnate

- Gestire i rapporti con tutti gli enti interessati (Stakeholders)

- Identificare e gestire i rischi

- Gestire gli approvvigionamenti necessari al progetto

- Gestire il processo di comunicazione

- Condurre il progetto fino alla sua chiusura ed al rilascio operativo del

prodotto/servizio realizzato



PIA

NIF

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DIREZIONE

- Gestione delle Risorse Umane

- Gestione altre risorse

- Gestione Riunioni

CONTROLLO E MONITORAGGIO

- Def. Sistema di monitoraggio

- Controllo avanzamento (SAL)

- Audintig del progetto

- Controllo di Configurazione

DEFINIZIONE, ANALISI E GESTIONE DEL RISCHIO

Tempo

Risorse

Ideazione e Definizione del

Progetto

Realizzazione, in esercizio e

Conclusione del Progetto



QUALI SONO I FATTORI DI BASE PER LA VALUTAZIONE DEL

RISULTATO DEL PROGETTO?

- la qualità intrinseca del risultato raggiunto

- il rispetto dei tempi previsti

- l’adeguato utilizzo delle risorse economiche e finanziarie

disponibili

- un elevato grado di soddisfazione da parte delle persone che

hanno partecipato

- …. oltre il rispetto dei criteri di valutazione specifici definiti a

priori



ORGANIZZARE LE ATTIVITÀ DEL LAVORO PER PROGETTI

HA QUINDI I SEGUENTI VANTAGGI:

- Ottenere una forte motivazione delle persone a

raggiungere obiettivi

- Avere la possibilità di anticipare e controllare gli eventi

per avviare azioni correttive

- Promuovere l’apprendimento continuo e la diffusione

dell’innovazione



a. Definire l'architettura generale in termini di

• Obiettivi del lavoro

• Piano e schedulazione di progetto

• Struttura organizzativa

b. Mantenere sotto costante controllo tutte le variabili generate dal progetto

durante la sua evoluzione, cercando di contenere le spinte deviazionistiche che

fatalmente tendono a presentarsi in corso d’opera

c. Assicurarsi che la fase realizzativa proceda regolarmente (e si discosti, dunque,

il meno possibile dal modello operativo disegnato in sede di pianificazione

iniziale),

d. Assicurarsi che le risorse disponibili vengano sempre impiegate al meglio

(uomini, macchinari, attrezzature, materiali, mezzi finanziari ecc.)

e. Focus stabile sia sui processi, che sui risultati, con l'obiettivo dichiarato di

pervenire, sempre e comunque, alla realizzazione dell'oggetto della fornitura.

5. PROJECT MANAGER


1. IN FASE DI PIANIFICAZIONE

- Pianificare il raggiungimento dell’obiettivo del progetto definendo specifiche tecniche,

il budget ed i tempi.

2. IN FASE DI ATTUAZIONE

- Guidare, motivare e assistere il gruppo di lavoro

- Risolvere problemi e conflitti: tecnici, decisionali, risorse

- Formare i project leader responsabili di parti di progetto

- Attivare e gestire i rapporti interfunzionali

3. IN FASE DI CONTROLLO

- Valutare lo stato di avanzamento fisico del progetto.

- Valutare la stima a finire, gli eventuali ritardi e ripianificare il progetto.

- Gestire i rischi di progetto rispetto ai quali sia necessario proporre delle varianti

- Verificare la qualità dei risultati ottenuti

- Produrre il reporting finale verso lo Steering Committee

5. PROJECT MANAGER


a. ORGANIZZATIVI - Assegnare le responsabilità e le deleghe - Progettare e gestire il sistema informativo a supporto - Scegliere gli strumenti informatici a supporto

b. GESTIONALI - Problem solving / decision making - Communication management - Knowledge management - Risk management

c. DI INTERFACCIA - Con il top management - Con il committente - Con il sistema qualità e sicurezza

d. DI COMUNICAZIONE - Centro di smistamento delle informazioni - Indire il kick off meeting - Predisporre e gestire il cruscotto e il tableau de bord aziendali - Indire le riunioni di avanzamento (progress meeting)

5. PROJECT MANAGER


SKILL PROFESSIONALI

a. Sicurezza in se stessi (che non deve, tuttavia, mai sconfinare nell'arroganza)

b. Flessibilità (che non deve intendersi come arrendevolezza bensì come duttilità,

malleabilità, e, più in generale, disponibilità ad adattarsi facilmente alle

situazioni contingenti che non è detto risultino sempre gradite)

c. Grinta (che non va confusa con la prepotenza né con l'aggressività, ma che

deve invece essere intesa come fermezza nel sostenere le proprie posizioni)

d. Tenacia (che non deve mai diventare ostinazione o accanimento, ma che deve

tradursi nella perseveranza nel perseguire determinati obiettivi)

e. Capacità di analisi e di sintesi

f. Disponibilità al dialogo (che significa sensibilità e apertura nei confronti dei

propri interlocutori e, di conseguenza, cordialità, affabilità, gentilezza e

cortesia nell’intrattenere i rapporti interpersonali).

5. PROJECT MANAGER


COMPETENZE «SOFT»

PROJECT

MANAGER

Tempo

Costo

Obiettivi

Qualità

MINIMIZZARE MASSIMIZZARE


Anticipare e governare i conflitti originati dal gioco degli interessi, sia personali che

professionali, dei singoli stakeholders.

5. PROJECT MANAGER

……..Semplicemente:

PLAN THE WORK AND WORK THE PLAN

Pianificare il lavoro e lavorare (governare)

il piano


COSA DEVE FARE UN PROJECT MANAGER?

5. PROJECT MANAGER

Nel Project Management convivono diverse scuole di pensiero che

seguono approcci metodologici diversi tra loro tra cui ad esempio:

- approcci “classici” basati sulla successioni di fasi predefinite

- approcci incrementali

- approcci agili

Ciascuno di questi approcci presenta vantaggi e svantaggi che possono

consigliarne l'adozione in certi contesti di progetto piuttosto che

sconsigliarlo in altri.

In progetti reali può essere conveniente adottare approcci misti in

funzione del contesto o della fase del progetto.

Molti di essi fanno riferimento al PMBOK sviluppato dal Project

Management Institute.


6. FRAMEWORK E APPROCCIO INTEGRATO



Al di la dei diversi approcci utilizzabili esistono delle fasi che accomunano

buona parte dei progetti a prescindere dagli approcci utilizzati

Per i progetti di una dimensione non banale tipicamente la fase di

pianificazione e quella di esecuzione si trovano all’interno di un ciclo

iterativo che prevede un monitoraggio e controllo dei risultati prodotti



A prescindere dalle metodologie utilizzate esiste una forte correlazione tra le fasi

centrali di un progetto ed i modelli studiati per il miglioramento continuo della

qualità.

- Plan: pianificazione

- Do: esecuzione del progetto

- Check: misurazioni e controllo, raccolta ed

analisi dei risultati e dei feedback.

- Act: azione correttive per migliore i deliverable

e/o i processo.

PLAN

DO

CHECK

ACT

Tra questi ultimi è molto noto il ciclo di

Deming (PDCA) ideato in Giappone

degli anni „50 conosciuto anche in

molte sue varianti



La metodologia riconosciuta in tutto il mondo come lo “standard de-facto”

per il Project Management è quella pubblicata dal:

Project Management Institute (PMI)

Il PMI, fondato nel 1969 in Pennsylvania, ha pubblicato un manuale di

riferimento, che viene periodicamente aggiornato (1^ ed. 1987):

PMBOK®

Project Management Body Of Knowledge

www.pmi.org

Attualmente il PMBOK® rappresenta a livello mondiale l’insieme di

standard di P.M. comunemente accettati ed utilizzati e il PMI certifica la

professione di PMP® (Project Manager Professional). In alcuni paesi, la

certificazione PMI è già un titolo richiesto per poter ricoprire posizioni di

responsabilità nei progetti. Del PMBOK® 3rd edition esiste anche una

versione in italiano.

http://www.pmi.org/



STRUTTURA DELLA METODOLOGIA PMBO

9 AREE CONOSCENZA

• Ambito/Scopo

• Tempi

• Costi

• Qualità

• Risorse Umane

• Comunicazione

• Rischi

• Forniture

• Integrazione Processi

5 MACRO PROCESSI

• Ideazione/Avviamento

• Pianificazione/Progettazione

• Realizzazione

• Controllo

• Rilascio/Chiusura

Integration

Management

Time

Management

Cost

Management

Scope

Management

Quality

Management

HR

Management

Risk

Management

Communication

Management

Procurement

Management



AREE DI CONOSCENZA PMBO



INTEGRAZIONE PER PROCESSI

Integration

Management

Time

Management

Cost

Management

Scope

Management

Quality

Management

HR

Management

Risk

Management

Communication

Management

Procurement

Management



SCOPE MGMT COST MGMT TIME MGMT

- Definizione delle attività

- Definizione delle

precedenze tra le

attività

- Stima della durata delle

attività

- Pianificazione

temporale (Schedule)

- Controllo del piano

temporale

- Pianificazione delle

risorse (persone e

mezzi)

- Stima dei costi

- Budget dei costi

(attribuzione di budget

per ogni attività)

- Controllo dei costi

- Avvio (Impulso)

- Pianificazione dello

Scopo (descrive

l’oggetto del progetto)

- Definizione dello Scopo

(suddivide i risultati

parziali del progetto in

componenti più

facilmente gestibili)

- Verifica dello Scopo

- Controllo delle

variazioni dello Scopo



QUALITY MGMT RISK MGMT COMMUNICATION MGMT


comunicazioni

(determinare cosa

occorre comunicare a

ciascun stakeholder e

come)

- Distribuzione delle

informazioni

- Reporting sui risultati e

sulle prestazioni (stato,

avanzamento,

previsioni)

- Rapporto Finale e

procedure di chiusura

del Progetto

- Pianificazione delle azioni

di Risk Management

- Identificazione dei rischi

- Valutazione dei rischi

- Analisi qualitativa (effetti)

- Analisi quantitativa

(probabilistica)

- Sviluppo delle azioni di

contrasto

- Controllo dei rischi

(valutazione del rischio

iniziale e residuale, nuovi

rischi, esecuzione delle

azioni di mitigazione e

valutazione dei loro effetti)

- Pianificazione della qualità

(determinazione degli

standard di qualità rilevanti

per il progetto e di come

soddisfarli)

- Assicurazione della qualità

(stima metodica delle

prestazioni per assicurarsi

che gli standard saranno

rispettati)

- Controllo della qualità

(misura di specifici risultati

o parametri atti a verificare

che gli standard siano

rispettati ed eliminazione

delle eventuali cause di

andamenti non

soddisfacenti)



PROCURAMENT MGMT HR MGMT INTEGRATION MGMT

- Sviluppo del piano di

progetto (raccoglie in

un documento coerente

e coeso i risultati di tutti

i processi di

pianificazione)

- Esecuzione del piano di

progetto

- Controllo

dell’integrazione delle

varianti di Piano (varia

in modo coerente tutta

la pianificazione del

progetto)

- Pianificazione

dell’organizzazione di

Progetto (identificazione,

documentazione e

assegnazione di

responsabilità, ruoli, e

reciproche figure di

riferimento cui si riporta)

- Acquisizione delle risorse

umane

- Sviluppo del team

(sviluppo delle capacità

individuali e dei gruppi

di lavoro)


acquisizioni: piano degli

acquisti (cosa, come,

quando), identificazione

dei potenziali fornitori

- Raccolta di offerte e

proposte, indizione di

gare (Solicitation)

- Scelta dei fornitori (chi,

come)

- Gestione dei contratti

- Chiusura dei contratti



- Utilizzo di una metodologia di gestione

- Investimento nel ruolo del Project manager

- Continuo coinvolgimento del cliente

- Sviluppo formativo del gruppo di lavoro

- Facilitazione nella comunicazione interna ed esterna

- Imparare dagli errori, l’autoapprendimento


CHIAVI DEL SUCCESSO DI UN PROGETTO

- Errori di pianificazione progettuale

- Errori di valutazione requisiti

- Non adeguato controllo di forniture esterne

- Carenza di feedback dal/al cliente

- Mancata gestione dell’impatto del progetto sul cliente

- Eccessiva variabilità interfaccia cliente/fornitore

- Mancanza di comunicazione inter/intra progetto

- Incapacità di motivare le risorse

- Incapacità di stima tempi/risorse/costi

- Impossibilità di negoziazione tempi di consegna


CAUSE DI INSUCCESSI

- Più del 20% di tutti i progetti sono cancellati prima

del completamento

- Più del 70% dei rimanenti progetti non

raggiungono le caratteristiche attese

- Il progetto medio assorbe circa il doppio del

budget e prende più del doppio della durata

prevista.

Fonte: The Standish Group 1994


ALCUNI DATI INQUIETANTI

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Clarissa Retrosi

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