Pro Office for iPad

25
Pro Office for iPad How to Be Productive with Office for iPad Guy Hart-Davis

Transcript of Pro Office for iPad

Page 1: Pro Office for iPad

Pro Office for iPad

How to Be Productive with Office for iPad

Guy Hart-Davis

Page 2: Pro Office for iPad

Pro Office for iPad: How to Be Productive with Office for iPad

Copyright © 2014 by Guy Hart-Davis

This work is subject to copyright. All rights are reserved by the Publisher, whether the whole or part of the material is concerned, specifically the rights of translation, reprinting, reuse of illustrations, recitation, broadcasting, reproduction on microfilms or in any other physical way, and transmission or information storage and retrieval, electronic adaptation, computer software, or by similar or dissimilar methodology now known or hereafter developed. Exempted from this legal reservation are brief excerpts in connection with reviews or scholarly analysis or material supplied specifically for the purpose of being entered and executed on a computer system, for exclusive use by the purchaser of the work. Duplication of this publication or parts thereof is permitted only under the provisions of the Copyright Law of the Publisher’s location, in its current version, and permission for use must always be obtained from Springer. Permissions for use may be obtained through RightsLink at the Copyright Clearance Center. Violations are liable to prosecution under the respective Copyright Law.

ISBN-13 (pbk): 978-1-4302-4587-2

ISBN-13 (electronic): 978-1-4302-4588-9

Trademarked names, logos, and images may appear in this book. Rather than use a trademark symbol with every occurrence of a trademarked name, logo, or image we use the names, logos, and images only in an editorial fashion and to the benefit of the trademark owner, with no intention of infringement of the trademark.

The use in this publication of trade names, trademarks, service marks, and similar terms, even if they are not identified as such, is not to be taken as an expression of opinion as to whether or not they are subject to proprietary rights.

While the advice and information in this book are believed to be true and accurate at the date of publication, neither the authors nor the editors nor the publisher can accept any legal responsibility for any errors or omissions that may be made. The publisher makes no warranty, express or implied, with respect to the material contained herein.

Managing Director: Welmoed SpahrLead Editor: Michelle LowmanDevelopment Editor: Douglas PundickTechnical Reviewer: Jennifer KettellEditorial Board: Steve Anglin, Mark Beckner, Ewan Buckingham, Gary Cornell, Louise Corrigan, Jim DeWolf,

Jonathan Gennick, Robert Hutchinson, Michelle Lowman, James Markham, Matthew Moodie, Jeff Olson, Jeffrey Pepper, Douglas Pundick, Ben Renow-Clarke, Dominic Shakeshaft, Gwenan Spearing, Matt Wade, Steve Weiss

Coordinating Editor: Kevin WalterCopy Editor: Mary BehrCompositor: SPi GlobalIndexer: SPi GlobalArtist: SPi GlobalCover Designer: Anna Ishchenko

Distributed to the book trade worldwide by Springer Science+Business Media New York, 233 Spring Street, 6th Floor, New York, NY 10013. Phone 1-800-SPRINGER, fax (201) 348-4505, e-mail [email protected], or visit www.springeronline.com. Apress Media, LLC is a California LLC and the sole member (owner) is Springer Science + Business Media Finance Inc (SSBM Finance Inc). SSBM Finance Inc is a Delaware corporation.

For information on translations, please e-mail [email protected], or visit www.apress.com.

Apress and friends of ED books may be purchased in bulk for academic, corporate, or promotional use. eBook versions and licenses are also available for most titles. For more information, reference our Special Bulk Sales–eBook Licensing web page at www.apress.com/bulk-sales.

Any source code or other supplementary material referenced by the author in this text is available to readers at www.apress.com. For detailed information about how to locate your book’s source code, go to www.apress.com/source-code/.

Page 3: Pro Office for iPad

This book is dedicated to Rhonda and Edward.

Page 4: Pro Office for iPad
Page 5: Pro Office for iPad

v

Contents at a Glance

About the Author �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xvii

About the Technical Reviewer ������������������������������������������������������������������������������������������� xix

Acknowledgments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxi

Introduction ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxiii

Chapter 1: Up and Running with Office for iPad ■ ����������������������������������������������������������������1

Chapter 2: Using Common Tools in the Of f ice Apps ■ ��������������������������������������������������������23

Chapter 3: Managing Your Office Documents ■ ������������������������������������������������������������������55

Chapter 4: Getting Up to Speed with Word for iPad ■ ���������������������������������������������������������79

Chapter 5: Formatting and Laying Out Your Documents ■ ��������������������������������������������������97

Chapter 6: Revising and Completing Your Documents ■ ��������������������������������������������������125

Chapter 7: Getting Started with Excel for iPad ■ ��������������������������������������������������������������151

Chapter 8: Building and Formatting Worksheets ■ �����������������������������������������������������������171

Chapter 9: Using Formulas and Functions in Your Worksheets ■ �������������������������������������203

Chapter 10: Creating Effective Charts ■ ���������������������������������������������������������������������������231

Chapter 11: Becoming Expert with PowerPoint for iPad ■ �����������������������������������������������247

Chapter 12: Taking Notes in OneNote ■ ����������������������������������������������������������������������������275

Index ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������299

Page 6: Pro Office for iPad
Page 7: Pro Office for iPad

vii

Contents

About the Author �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xvii

About the Technical Reviewer ������������������������������������������������������������������������������������������� xix

Acknowledgments ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxi

Introduction ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� xxiii

Chapter 1: Up and Running with Office for iPad ■ ����������������������������������������������������������������1

Understanding What Office for iPad Is and What You Can Do with It ���������������������������������������������1

Getting Office for iPad �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������3

Downloading and Installing the Office Apps ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 3

Buying an Office 365 Subscription ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 6

Activating the Office Apps on Your iPad ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 8

Opening and Closing the Apps�����������������������������������������������������������������������������������������������������10

Opening an App from the Home Screen �������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 10

Launching an App by Opening a Document ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11

Switching Among Apps ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 11

Making the Office Apps’ Icons Easy to Access ���������������������������������������������������������������������������������������������������� 12

Closing an App ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 13

Choosing Settings and Resetting the Apps ���������������������������������������������������������������������������������14

Choosing Settings ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 14

Resetting an Office App ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 15

Page 8: Pro Office for iPad

viii Contents

Using Gestures to Navigate Your iPad �����������������������������������������������������������������������������������������18

Turning on Gestures for Multitasking ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 18

Using Gestures for Multitasking �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19

Locking the Screen Orientation ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 19

Summary �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������21

Chapter 2: Using Common Tools in the Of f ice Apps ■ ��������������������������������������������������������23

Launching Word and Creating a New Document �������������������������������������������������������������������������23

Using the Ribbon �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������24

Naming and Saving a Document �������������������������������������������������������������������������������������������������26

Working with Text ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������30

Placing and Moving the Insertion Point ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 30

Entering Text Quickly with the Onscreen Keyboard’s Hidden Features ��������������������������������������������������������������� 31

Entering Text via Dictation ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 38

Entering Text Quickly by Using Shortcuts ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 38

Entering Text via Optical Character Recognition �������������������������������������������������������������������������������������������������� 40

Selecting Text ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 40

Using Cut, Copy, and Paste ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 41

Deleting Text �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 42

Connecting a Hardware Keyboard ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 42

Positioning Graphics, Shapes, and Other Objects �����������������������������������������������������������������������45

Understanding How You Position Graphical Objects �������������������������������������������������������������������������������������������� 45

Arranging Graphical Objects to Control Which Is Visible �������������������������������������������������������������������������������������� 46

Working with Graphics ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������47

Resizing and Formatting a Picture ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 48

Working with Shapes ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������49

Working with Text Boxes �������������������������������������������������������������������������������������������������������������51

Printing from Your iPad����������������������������������������������������������������������������������������������������������������52

Summary �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������53

Page 9: Pro Office for iPad

ixContents

Chapter 3: Managing Your Office Documents ■ ������������������������������������������������������������������55

Setting Up Your Services �������������������������������������������������������������������������������������������������������������55

Adding a Service �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 55

Removing a Service ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 58

Signing Out from Your Account ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 60

Signing In to an Account �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 61

Navigating the File Management Screens ����������������������������������������������������������������������������������63

Displaying the File Management Screens ����������������������������������������������������������������������������������������������������������� 63

Creating New Documents from the New Screen ������������������������������������������������������������������������������������������������� 63

Working on the Recent Screen ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 65

Managing the Active Document from the File Menu �������������������������������������������������������������������70

Sharing Documents ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������72

Understanding the Ways of Sharing a Document ������������������������������������������������������������������������������������������������ 72

Sharing a Document �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 72

Troubleshooting Problems with Documents ��������������������������������������������������������������������������������74

Dealing with Multiple Instances of Documents ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 74

Dealing with Errors ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 75

Summary �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������78

Chapter 4: Getting Up to Speed with Word for iPad ■ ���������������������������������������������������������79

Understanding Word for iPad’s Features and Limitations �����������������������������������������������������������79

Which Features Does Word for iPad Have and Lack? ������������������������������������������������������������������������������������������ 80

What Happens to Content That Word for iPad Does Not Support? ����������������������������������������������������������������������� 81

Creating a New Document on Your iPad ��������������������������������������������������������������������������������������81

Navigating the Word Interface �����������������������������������������������������������������������������������������������������83

Entering and Editing Text in a Document ������������������������������������������������������������������������������������84

Entering Text with the Onscreen Keyboard ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 85

Inserting Tabs and Line Breaks ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 86

Setting Tabs ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 87

Page 10: Pro Office for iPad

x Contents

Entering Text with a Hardware Keyboard������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 88

Copying and Pasting Text ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 89

Editing Text ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 90

Summary �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������95

Chapter 5: Formatting and Laying Out Your Documents ■ ��������������������������������������������������97

Setting the Page Size, Orientation, and Margins �������������������������������������������������������������������������97

Understanding the Different Types of Formatting ���������������������������������������������������������������������100

Understanding Direct Formatting and When to Use It ��������������������������������������������������������������������������������������� 100

Understanding Styles and When to Use Them ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 101

Formatting Your Documents the Best Way ��������������������������������������������������������������������������������102

Applying Styles ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������104

Applying Direct Formatting �������������������������������������������������������������������������������������������������������104

Applying Font Formatting ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 104

Applying Paragraph Formatting ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 110

Pasting Formatting �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 114

Using Word’s Extra Table Features ��������������������������������������������������������������������������������������������115

Converting Existing Text to a Table �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 115

Using AutoFit ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 116

Repeating Table Headers on Each Page ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 117

Using Sections to Create Complex Documents �������������������������������������������������������������������������117

Creating Columns of Text �����������������������������������������������������������������������������������������������������������119

Wrapping Text Around Objects ��������������������������������������������������������������������������������������������������122

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������124

Chapter 6: Revising and Completing Your Documents ■ ��������������������������������������������������125

Adding Headers, Footers, and Page Numbers ���������������������������������������������������������������������������125

Adding Headers and Footers to a Document ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 125

Removing a Header or Footer ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 128

Adding Page Numbers to a Document ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 128

Page 11: Pro Office for iPad

xiContents

Working with Footnotes and Endnotes ��������������������������������������������������������������������������������������133

Deciding Between Footnotes and Endnotes ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 133

Inserting a Footnote ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 133

Editing and Deleting Footnotes and Endnotes ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 134

Working with Comments �����������������������������������������������������������������������������������������������������������134

Adding a Comment �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 135

Viewing and Deleting Comments ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 135

Tracking Changes in Your Documents ���������������������������������������������������������������������������������������136

Turning on Track Changes and Working with It�������������������������������������������������������������������������������������������������� 137

Integrating Tracked Changes into a Document �������������������������������������������������������������������������������������������������� 138

Editing Your Documents Simultaneously with Colleagues ��������������������������������������������������������143

Editing a Document Simultaneously ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 144

Working with Blocking ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 146

Resolving Conflicts �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 147

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������149

Chapter 7: Getting Started with Excel for iPad ■ ��������������������������������������������������������������151

Understanding Excel for iPad’s Features and Limitations ���������������������������������������������������������151

Which Features Does Excel for iPad Have and Lack? ���������������������������������������������������������������������������������������� 152

What Happens to Content That Excel for iPad Does Not Support? �������������������������������������������������������������������� 153

Creating a New Workbook on Your iPad ������������������������������������������������������������������������������������153

Navigating the Excel Interface ��������������������������������������������������������������������������������������������������154

Navigating Workbooks and Worksheets ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 156

Moving the Active Cell ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 156

Selecting Cells and Ranges ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 157

Entering Data in a Worksheet ����������������������������������������������������������������������������������������������������158

Opening a Cell for Editing ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 158

Meeting Excel’s Numbers Keyboard ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 159

Typing Data in a Cell ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 160

Editing a Cell’s Contents ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 160

Page 12: Pro Office for iPad

xii Contents

Entering Data Quickly Using the Fill Feature ����������������������������������������������������������������������������������������������������� 161

Pasting Data into a Worksheet ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 164

Moving Data with Cut and Paste and Drag and Drop����������������������������������������������������������������������������������������� 165

Creating Tables �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 166

Setting Up Your Preferred View �������������������������������������������������������������������������������������������������168

Choosing Which Onscreen Items to Display ������������������������������������������������������������������������������������������������������ 168

Freezing Panes �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 169

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������170

Chapter 8: Building and Formatting Worksheets ■ �����������������������������������������������������������171

Creating the Structure of Your Workbook ����������������������������������������������������������������������������������171

Inserting, Deleting, and Duplicating Worksheets ����������������������������������������������������������������������������������������������� 171

Renaming, Reordering, and Hiding Your Worksheets ����������������������������������������������������������������������������������������� 174

Inserting and Deleting Rows, Columns, and Cells ��������������������������������������������������������������������������������������������� 176

Setting Column Width and Row Height ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 180

Hiding Rows and Columns ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 180

Formatting Cells and Ranges ����������������������������������������������������������������������������������������������������182

Understanding How Formatting Works in Excel ������������������������������������������������������������������������������������������������ 183

Controlling How Data Appears by Applying Number Formatting ����������������������������������������������������������������������� 183

Applying Direct Formatting �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 188

Formatting with Cell Styles ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 189

Applying Table Formatting ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 191

Using Find and Replace �������������������������������������������������������������������������������������������������������������194

Sorting and Filtering Your Data �������������������������������������������������������������������������������������������������195

Sorting Data ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 195

Filtering Data ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 196

Working with Comments �����������������������������������������������������������������������������������������������������������198

Printing a Workbook ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������199

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������201

Page 13: Pro Office for iPad

xiiiContents

Chapter 9: Using Formulas and Functions in Your Worksheets ■ �������������������������������������203

Understanding the Difference Between Formulas and Functions ���������������������������������������������203

Referring to Cells and Ranges in Formulas and Functions �������������������������������������������������������204

Referring to a Cell ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 204

Referring to a Range ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 207

Making One Row or Column Refer to Another Row or Column �������������������������������������������������������������������������� 207

Creating Formulas to Perform Custom Calculations ����������������������������������������������������������������209

Understanding Excel’s Calculation Operators ���������������������������������������������������������������������������������������������������� 209

Using the Calculation Operators ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 211

Overriding the Order in Which Excel Evaluates Operators �������������������������������������������������������������������������������� 215

Nesting Parts of a Formula to Control Operator Precedence ���������������������������������������������������������������������������� 216

Inserting Functions to Perform Standard Calculations ��������������������������������������������������������������221

Understanding Function Syntax ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 221

Inserting a Function ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 223

Nesting One Function Inside Another Function �������������������������������������������������������������������������������������������������� 227

Meeting Excel’s Most Useful Functions ������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 228

SUM ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 228

AVERAGE, MEDIAN, and MODE ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 228

MAX and MIN ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 228

DAY, MONTH, and YEAR �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 228

IF ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 229

ISBLANK, NA, and ISNA �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 229

LEFT, RIGHT, and MID ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 229

TRIM ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 229

PI������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 229

ROUND, ROUNDDOWN, and ROUNDUP ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 229

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������230

Page 14: Pro Office for iPad

xiv Contents

Chapter 10: Creating Effective Charts ■ ���������������������������������������������������������������������������231

Learning the Essentials of Charts in Excel ��������������������������������������������������������������������������������231

Understanding Embedded Charts and Chart Sheets ����������������������������������������������������������������������������������������� 231

Understanding the Components of a Chart ������������������������������������������������������������������������������������������������������� 232

Choosing the Best Chart Type for Your Data ������������������������������������������������������������������������������235

Creating, Laying Out, and Formatting a Chart ���������������������������������������������������������������������������236

Creating a Chart ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 236

Changing the Chart Type ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 240

Switching the Rows and Columns in a Chart ���������������������������������������������������������������������������������������������������� 240

Changing the Source Data for a Chart ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 241

Choosing the Layout and Adding Any Titles Needed ������������������������������������������������������������������������������������������ 241

Applying a Style and Changing the Colors ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 242

Copying and Pasting a Chart �����������������������������������������������������������������������������������������������������243

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������245

Chapter 11: Becoming Expert with PowerPoint for iPad ■ �����������������������������������������������247

Understanding PowerPoint for iPad’s Features and Limitations �����������������������������������������������247

Which Features Does PowerPoint for iPad Have and Lack? ������������������������������������������������������������������������������ 247

What Happens to Content That PowerPoint for iPad Does Not Support? ����������������������������������������������������������� 249

Creating a New Presentation on Your iPad �������������������������������������������������������������������������������249

Opening a Presentation �������������������������������������������������������������������������������������������������������������251

Navigating the PowerPoint Interface �����������������������������������������������������������������������������������������252

Adding, Deleting, and Rearranging Slides ���������������������������������������������������������������������������������253

Adding a Slide ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 253

Deleting a Slide ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 255

Rearranging Slides �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 256

Duplicating a Slide ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 256

Cutting and Copying Slides �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 256

Hiding a Slide ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 256

Page 15: Pro Office for iPad

xvContents

Adding Content to a Slide ����������������������������������������������������������������������������������������������������������257

Adding Text �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 257

Adding Text Boxes to Slides ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 258

Adding Pictures to Slides ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 259

Adding Videos to Slides ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 260

Adding Tables, Shapes, and Text Boxes to Slides ���������������������������������������������������������������������������������������������� 261

Adding a Chart from Excel to a Slide ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 261

Adding Notes to Slides �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 262

Adding Transition Effects Between Slides ���������������������������������������������������������������������������������262

Reviewing Comments����������������������������������������������������������������������������������������������������������������266

Giving a Presentation from Your iPad ����������������������������������������������������������������������������������������267

Ways of Giving a Presentation from Your iPad �������������������������������������������������������������������������������������������������� 267

Setting Up the Presentation ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 267

Delivering the Presentation ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 272

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������274

Chapter 12: Taking Notes in OneNote ■ ����������������������������������������������������������������������������275

Understanding How OneNote for iPad Works and What It Can and Cannot Do ��������������������������275

Setting Up Your Notebooks ��������������������������������������������������������������������������������������������������������276

Launching OneNote and Opening a Notebook ��������������������������������������������������������������������������������������������������� 276

Exploring the OneNote Interface ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 277

Working with Notebooks, Sections, and Pages �������������������������������������������������������������������������279

Looking Around in the Personal Notebook ��������������������������������������������������������������������������������������������������������� 279

Adding a Section to a Notebook ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 280

Deleting a Section ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 280

Renaming and Reorganizing Sections ��������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 281

Working with Section Groups ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 282

Adding Pages ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 283

Page 16: Pro Office for iPad

xvi Contents

Entering Notes on a Page ����������������������������������������������������������������������������������������������������������286

Understanding Which Types of Information You Can Save in OneNote �������������������������������������������������������������� 286

Adding Text to a Page ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 286

Adding Graphics to a Page ������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 288

Creating Tables �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 291

Applying Tags ����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 292

Using the Find Feature �������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������� 293

Sharing Your Notes with Others ������������������������������������������������������������������������������������������������295

Summary �����������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������297

Index ���������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������������299

Page 17: Pro Office for iPad

xvii

About the Author

Guy Hart-Davis is the author of more than 100 computer books on subjects including Microsoft Office, iOS devices, Android devices, Macs, and Windows. His other books for Apress include Learn Office 2011 for Mac and Beginning Office 2010.

Page 18: Pro Office for iPad
Page 19: Pro Office for iPad

xix

About the Technical Reviewer

Jennifer Ackerman Kettell has written and contributed to dozens of books about software applications, web design, and digital photography. She has worked at Microsoft and other top companies as well as doing freelance web design and online community management. Jenn has lived all over the United States but currently calls upstate New York home.

Page 20: Pro Office for iPad
Page 21: Pro Office for iPad

xxi

Acknowledgments

My thanks go to the many people who helped create this book:

Michelle Lowman for signing me to write the book.nn

Douglas Pundick for developing the manuscript.nn

Jenn Kettell for reviewing the manuscript for technical accuracy and contributing nnhelpful suggestions.

Mary Behr for copyediting the manuscript with care and a light touch.nn

Kevin Walter for coordinating the book project and keeping things running.nn

SPi Global for laying out the chapters of the book.nn

SPi Global for creating the index.nn

Page 22: Pro Office for iPad
Page 23: Pro Office for iPad

xxiii

Introduction

Your iPad is a fantastic device for both work and play. By adding Microsoft’s Office for iPad apps to it, you can turn it into a productivity powerhouse for creating and editing documents and spreadsheets, developing and delivering presentations, and noting down any information you want to keep.

This book shows you how to get the most out of the Office for iPad apps.

Who Is This Book For?This book is for you—anyone who has an iPad and wants to be productive with it.

All you need to get started is your iPad and the ability to perform basic actions with it, such as navigating the Home screens and launching apps.

Some knowledge of the desktop versions of the Office apps is helpful but not essential. If you’ve used the desktop versions of the apps, you’ll be able to apply your knowledge easily to the iPad versions. But even if you’ve never used the desktop versions, you’ll be able to quickly become an expert with the iPad versions of the apps.

What Does This Book Cover?This book contains 12 chapters that cover the four Office for iPad apps: Word, Excel, PowerPoint, and OneNote.

Chapter 1 will make sure you know the essentials for getting going with the Office apps on your iPad. You will download, install, and activate the apps if you haven’t already done so. You will then learn essential moves such as launching apps, switching among apps, and closing apps when necessary. This chapter will also explain how to choose settings for the apps and how to reset them if problems occur.

Page 24: Pro Office for iPad

xxiv Introduction

Chapter 2 will bring you up to speed with the common tools that the apps share. You will learn to enter and format text, add graphics and shapes, use the Find and Replace tools, and print all or part of your work.

Chapter 3 will show you how to set up your OneDrive and SharePoint services on your iPad so that the Office apps can access them. You will then learn to navigate the file management screens and manage an active document from its File menu. This chapter will also explain how to share your documents with others and how to troubleshoot problems with documents.

Chapter 4 will start by giving you a short tour of the features that Word for iPad has and those it lacks compared to the desktop versions. After that, you will learn how to create new documents, how to navigate the Word interface, and how to enter and edit text in documents. Coverage will include working with tabs and line breaks, using the Paste Options feature, and displaying invisible characters, such as spaces and paragraph marks.

Chapter 5 will tell you what you need to know to format your documents effectively. You will learn how to set the page size, orientation, and margins for a document and how to apply the different types of formatting that Word provides, such as styles and direct formatting. You’ll also explore Word’s extra features for tables, its sections and newspaper-style columns, and its options for wrapping text around objects.

Chapter 6 will show you how to add headers, footers, and page numbers to your documents. You will also learn how to work with footnotes, endnotes, and comments; how to use the Track Changes feature to mark revisions in your documents and integrate input from multiple authors; and how to edit your documents simultaneously with your colleagues.

Chapter 7 will first make sure you understand the app’s features and limitations as compared with the desktop versions. You will then learn how to create a new workbook, navigate the Excel interface, enter data in a worksheet, and customize the view to suit your preferences.

Chapter 8 will explain how to build and format worksheets quickly and efficiently on your iPad. You will start by creating the structure of your workbook by inserting, deleting, and rearranging worksheets; move on to inserting and deleting rows, columns, and cells; and then set column height and row width and hide any rows or columns you don’t want people to see. After that, you will dig into formatting cells and ranges, using the Find and Replace features, and sorting and filtering your data to show the records you need. You will finish by looking at how to work with comments and how to print all or part of a workbook.

Chapter 9 will begin by making clear the difference between formulas and functions, and explaining when you use each. You will learn how to refer to cells and ranges, meet the calculation operators that Excel supports, and discover how to use them. You will also learn about common problems that occur with formulas and ways to troubleshoot them.

Chapter 10 will introduce you to Excel for iPad’s wide range of chart types and subtypes, and suggest ways of finding a suitable chart to present your data clearly and persuasively. You will learn how to create a chart, change its type and subtype as needed, switch its source data or transpose its rows and columns, and give it the layout and style that will work most effectively. You will also learn how to use your Excel charts in Word documents and PowerPoint presentations.

Page 25: Pro Office for iPad

xxvIntroduction

Chapter 11 will start by covering PowerPoint’s features and limitations, putting you in a good position to judge how to use the app most effectively. You will learn to navigate the PowerPoint interface, create a presentation, and add slides to it; how to add, delete, and rearrange the slides; and how to add transition effects to them. You will also find out how to give a presentation from your iPad, either on the iPad’s screen or on a projector or monitor connected either via a cable or via AirPlay.

Chapter 12 will get you up to speed on using OneNote for recording, storing, and manipulating information on your iPad. You will learn to navigate OneNote’s notebooks, sections, section groups, and pages; add pages and enter notes on them; and share your note pages and notebooks with others.