Premiers pasTravel manager sur le portail bahn.business

� La fonction de travel manager� Création d’un bureau de réservation avec un chargé de

réservation

DB Vertrieb GmbH, Travel manager bahn.business – Premiers pas, septembre 2016

1. La fonction de travel manager

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Le travel manager est le responsable administratif de son entreprise sur le portail bahn.business.

� C’est vous qui procédez à la configuration initiale du portail bahn.business et adaptez le portail au fonctionnement de votre entreprise pour les réservations de billets.

� Vous pouvez ainsi reproduire dans le portail la structure de votre entreprise, avec ses différents sites, services ou projets. Cela vous permettra ensuite d’analyser les réservations effectuées dans l’ensemble de l’entreprise.

� Le présent document a pour but de vous accompagner lors des premières étapes, à savoir la création de bureaux de réservation avec des chargés de réservation.

DB Vertrieb GmbH, Travel manager bahn.business – Premiers pas, septembre 2016

2. Création de chargés de réservation

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Pour accéder aux multiples possibilités offertes par le portail, allez sur « Gestion » dans la barre de navigation principale (1).

� Sélectionnez « Inscrire un utilisateur » (2).

� Sur la page qui suit, vous pouvez alors indiquer si vous souhaitez créer un profil de travel manager, de chargé de réservation ou de voyageur réservant lui-même ses billets (3).

� Dans l’exemple représenté, nous avons choisi l’option « Chargé de réservation » (4) – celui-ci s’occupera à l’avenir de réserver des billets pour les membres du personnel et gérera également la carte bancaire de l’entreprise dans son domaine de compétence.

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4Le rôle du travel manager réside principalement dans les tâches d’administration au niveau de l’entreprise – la gestion centralisée des réservations se fait de préférence à partir du rôle de « chargé de réservation ».

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3. Création d’un bureau de réservation et inscription d’un chargé de réservation

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Avant de pouvoir inscrire le chargé de réservation à proprement parler et d’entrer ses données, vous devez créer un bureau de réservation (1). Cela vous aidera ensuite à imputer correctement les différentes transactions effectuées.

� Choisissez de préférence un nom explicite pour le bureau de réservation, par exemple « Service externe Sud ».

� Vous pouvez alors entrer les données personnelles du chargé de réservation. Pour cela, définissez un nom d’utilisateur et un mot de passe (2) et notez-les.

� Communiquez ces données à votre nouveau chargé de réservation afin qu’il puisse accéder au portail de manière autonome.

� Cliquez sur « S’inscrire » (3).

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4. Transmission des données d’inscription au nouveau chargé de réservation

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Le récapitulatif qui s’affiche alors à l’écran vous permet de vérifier toutes les données saisies et de les corriger au besoin en cliquant sur « Modifier ».

� Lorsque vous cliquez sur « Poursuivre », le nouveau chargé de réservation reçoit automatiquement un e-mail avec un lien vers la page de login (1). Il peut ainsi se connecter au portail en entrant le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous lui avez communiqués.

� Les réservations effectuées pour le « Service externe Sud » se feront désormais dans le bureau de réservation en question et seront gérées directement par le chargé de réservation.

� Vous pouvez bien sûr créer plusieurs chargés de réservation. Ces chargés de réservation peuvent être ajoutés au bureau de réservation « Service externe Sud ». Vous pouvez aussi créer un autre bureau de réservation (2), par exemple « Service externe Nord ».

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