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Gestión de las Gestión de las ComunicacionesComunicaciones

Gestión de las Gestión de las ComunicacionesComunicaciones

Gestión de Proyectos

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) –

Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008.

Dharma Consulting como un Registered Education Provider (R.E.P.) ha sido revisada y aprobada por el PMI para otorgar unidades de desarrollo profesional (PDUs) por sus cursos. Dharma Consulting ha aceptado regirse por los criterios establecidos de aseguramiento de calidad del PMI.

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La Gestión de las comunicaciones del proyecto

incluye todos los procesos requeridos para asegurar la

apropiada y oportuna generación, recolección,

distribución, almacenamiento, recuperación, y destino final

de la información del proyecto.

Gerencia de las ComunicacionesGerencia de las Comunicaciones

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Planificación de las Comunicaciones:

Determinar las necesidades de información y comunicación de los interesados del proyecto.

PlanificaciónPlanificación

Distribución de Información :

Poner la información necesaria, disponible a los interesados del proyecto de una manera oportuna.

EjecuciónEjecución

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Informar el rendimiento :

Recopilar y distribuir información sobre el rendimiento.

ControlControl

Gestionar a los interesados :

Gestionar las comunicaciones para satisfacer los requerimientos y resolver temas polémicos con los interesados del proyecto.

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Modelos emisor-receptor.

Selección del medio.

Estilos de redacción.

Técnicas de presentación.

Técnicas de gestión de reuniones.

El arte de las comunicaciones

involucra...

Gestión de las ComunicacionesGestión de las Comunicaciones

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El modelo básico de comunicaciones describe como lasideas o la información es enviada y recibida entre dospartes.

ruido


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Acuse de recibo



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Respuesta al mensaje



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1. Pregunta de Certificación Project 1. Pregunta de Certificación Project Management Professional (PMP)®Management Professional (PMP)®

Cual de las siguientes calificaciones es la más importante para un gestor de proyecto:

A. Experiencia de supervisión.B. Habilidades de negociación.C. Educación en un campo técnico.D. Capacidad para trabajar bien con otros.

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Proceso 10.1:Planificación de las Planificación de las

ComunicacionesComunicaciones

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¿Quién necesita cual información?

¿Cuando la necesita?

¿Cómo se le dará la información?

¿Quién le dará la información?

Planificación de las Comunicaciones

Determina las necesidades de información y comunicaciones de los interesados del proyecto.

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Entradas: Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organización. Enunciado del alcance del proyecto. Plan de gestión del proyecto: Restricciones y Asunciones.


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Cultura y estructura de la organización o empresa.

Normas gubernamentales e industriales Infraestructura. Recursos humanos existentes. Administración de personal. Sistema de autorización de trabajo de la

compañía. Condiciones del mercado. Tolerancia al riesgo de los interesados. Bases de datos comerciales. Sistemas de información de la gestión de

proyectos.

Entradas: Factores Ambientales de la Empresa

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Son de particular importancia para la planificación de las comunicaciones:o Lecciones aprendidas.o Información histórica.

Entradas: Activos de los Procesos Entradas: Activos de los Procesos OrganizacionalesOrganizacionales

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Provee una base documentada para las futuras decisiones del proyecto y para confirmar el entendimiento común del alcance del proyecto entre los interesados.

El análisis de los interesados se completa como parte del proceso de Definición de Alcance.

Entradas: Enunciado del Alcance del Entradas: Enunciado del Alcance del ProyectoProyecto

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Provee información base sobre el proyecto, incluyendo fechas y restricciones que pueden ser relevantes para el planeamiento de las comunicaciones.

Entradas: Plan de Gestión del ProyectoEntradas: Plan de Gestión del Proyecto

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Herramientas y técnicas: Análisis de requisitos de comunicaciones. Tecnología de las comunicaciones.

Planificación de las ComunicacionesPlanificación de las Comunicaciones

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Da como resultado la suma de las necesidades de información de los interesados.

Los requisitos se definen combinando el tipo y el formato de la información requerida, con un análisis del valor de dicha información.

Los recursos del proyecto sólo deben emplearse en comunicar información que contribuya al éxito, o cuando la falta de comunicación puede llevar al fracaso.

Herramientas y Técnicas: Análisis de Herramientas y Técnicas: Análisis de requisitos de Comunicacionesrequisitos de Comunicaciones

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Las metodologías usadas para transferir información pueden variar significativamente.

Los factores de la tecnología de comunicaciones que pueden afectar el proyecto son:

o Urgencia de la necesidad.o Disponibilidad de la tecnología.o Personal previsto para el proyecto.o Duración del proyecto.o Ambiente del proyecto.

Herramientas y Técnicas: Tecnología Herramientas y Técnicas: Tecnología de las Comunicacionesde las Comunicaciones

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Salidas : Plan de gestión de las comunicaciones.


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Proporciona:o Requisitos de comunicación.o Información a ser comunicada, incluyendo

formato, contenido, y nivel de detalle.o Responsable de comunicar.o Persona o grupo receptor.o Métodos o tecnología usada.o Frecuencia de la comunicación.o Método de escalamiento para temas polémicos

no resueltos.o Método de actualización y refinamiento del plan.o Glosario de terminología común.

Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

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También puede incluir guías para las reuniones de estado del proyecto, reuniones del equipo de proyecto, reuniones virtuales, y correo electrónico.

El plan puede ser formal o informal, altamente detallado o esbozado ampliamente, dependiendo de las necesidades del proyecto.

El planeamiento de las comunicaciones generalmente involucra la creación de entregables adicionales que a su vez requieren tiempo y esfuerzo adicional.

Salidas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

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Cuadro de Evaluación de Stakeholder

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Matriz de Reporte a Stakeholders

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Información requerida por tipo de Stakeholders

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Tipos de necesidades de Información

Newsletter con sesgo Newsletter con sesgo positivopositivo

Intercambios uno-a-Intercambios uno-a-uno con los uno con los stakeholders clave en stakeholders clave en forma permanenteforma permanente

Road shows para Road shows para explicar el proyecto y explicar el proyecto y sus beneficiossus beneficios

Testimoniales de Testimoniales de terceros respecto al terceros respecto al valor recibidovalor recibido

Sesiones para poner en Sesiones para poner en conocimientoconocimiento

Entregables impresos Entregables impresos colocados en un colocados en un repositorio comúnrepositorio común

Información disponible Información disponible en un websiteen un website

Status: Informes y Status: Informes y actualizacionesactualizaciones

Reuniones con el Comité Reuniones con el Comité Directivo Directivo

Conferencias telefónicas y Conferencias telefónicas y video conferencias con video conferencias con stakeholders remotosstakeholders remotos

Informes requeridos por la Informes requeridos por la autoridadautoridad

Informes requeridos por la Informes requeridos por la gerenciagerencia

De ventaInformativasObligatorias

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BOLETIN DEL PROYECTO CIP Nro: 17

(CONTROL INDIVIDUAL DE PRENDAS) Mes: AbrilAño : 2004

Boletín Nro. 017 Equipo CIP - Comité Editorial Dirección: SP

Piloto CIP - 2da Etapa tengan adherido el TI P, y, en caso

El lunes 22 de marzo se dió inicio a la de detectar incumplimientos, exijen

implementación de la 2da etapa del que se les coloque los TI P's antes de

proyecto CI P. realizar el despacho.

En esta etapa se está trabajando con En Acabados los TI P's son retirados

las áreas de Costura y Acabados, de la prenda y colocados en las

las cuales se unen a las áreas de cartillas de retención de TI P's. Esta

Almacén de Avíos y Corte con las labor la realizan los encargados de

cuales se trabajó en la primera etapa cada plancha y es verificado por el

del piloto. supervisor de turno.

El Almacén de Avíos viene emitiendo los TI P's para el 100% de los pedidos Piloto CIP - 3ra Etapadel cliente PRL. El 28 de abril se da inicio a la 3ra Formato de etiqueta # 1

Los TI P's (Ticket I ndividual de etapa del piloto, el cual se

Prendas) son adheridos a la prenda por desarrollará principalmente en el

los inspectores finales de línea, estos área de Acabados.

son despachados a Acabados donde son Para ello, desde ya contamos con el

retirados en el momento del planchado. apoyo de todo el personal de dicha

área, incluyendo a la jefatura y

operarios.

El desarrollo será de manera

incremental, iniciando el trabajo

con un pedido (ciclo completo) hasta

cubrir el 100% de la producción del

cliente PRL. Formato de etiqueta # 2

¡Frase!Pegado del TIP en la prenda

x el área de Costura Módulo ASN El sabio no

Por solicitud del cliente PRL, desde dice todo loTrabajo de esta semana el 1ro de mayo se estará generando que piensa,

En esta semana las líneas 19, 25, 26, el ASN en formato EDI Versión pero piensa

31, 32 y 33 del Sector I I I y las 4050 y emitiendo nuevos formatos todo lo que

líneas 12 y 36 del Sector I V han de etiqueta de caja UCC128. dice.

tenido en producción pedidos del Sistemas ya se encuentra trabajando Aristóteles

cliente PRL, estas líneas han en el desarrollo de esta nuevacumplido con el procedimiento del plantilla de ASN y nuevos formatos Buzónpegado de TI P's en la prenda. de etiqueta. Todas las sugerencias, inquietudes,

Así mismo, cabe resaltar la labor de Hasta el 30 de abril se realizarán dudas y aportes que tengan, pueden

los Receptores de Prenda del área pruebas de transmisión y de emisión, hacerlas llegar a través del mail.

de Acabados, quienes verifican mientras tanto se continúa trabajando Si tienes alguna sugerencia

que las prendas que se despachan con EDI versión 4010. ¡ escríbenos !

[email protected]

cip - ASN

Newsletter con sesgo positivo

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2. Pregunta de Certificación PMP2. Pregunta de Certificación PMP®®

Ud. es responsable de un proyecto de reingeniería deprocesos que tiene muchos clientes internos. Debido a quemuchos están interesados en este proyecto y en su progreso,decide preparar un plan de gestión de comunicaciones. Suprimer paso será:

A. Conducir un análisis de requisitos de información de los interesados.

B. Determinar un cronograma de producción para mostrar cuando se producirá cada tipo de comunicación.

C. Describir la información que planea distribuir.D. Conformar un repositorio para todos los documentos del

proyecto de manera que estarán fácilmente accesibles.

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Proceso 10.2:Distribución de la Distribución de la

InformaciónInformación

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Distribución de la InformaciónDistribución de la Información

Involucra poner la información necesaria a disposición de los interesados, de una manera oportuna.

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Entradas:

Plan de gestión de las comunicaciones.


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Proporciona:o Requisitos de comunicación.o Información a ser comunicada, incluyendo

formato, contenido, y nivel de detalle.o Responsable de comunicar.o Persona o grupo receptor.o Métodos o tecnología usada.o Frecuencia de la comunicación.o Método de escalamiento para temas polémicos no

resueltos.o Método de actualización y refinamiento del plan.o Glosario de terminología común.

Entradas: Plan de Gestión de las ComunicacionesEntradas: Plan de Gestión de las Comunicaciones

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Herramientas y técnicas:

Habilidades de comunicación. Sistemas de recopilación y recuperación de información. Métodos de distribución de información. Proceso de lecciones aprendidas.


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Son parte de las habilidades generales de gestión y se usan para intercambiar información.

Estas habilidades incluyen el asegurar que las personas correctas reciben la información correcta en el momento adecuado, tal como ha sido definido en el plan de gestión de las comunicaciones.

También incluyen el arte de gestionar los requerimientos de los interesados.

Herramientas y Técnicas: Habilidades de Herramientas y Técnicas: Habilidades de ComunicaciónComunicación

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Debemos conocer y dominar :

1. ¿Cómo funciona la comunicación interpersonal?

2. ¿Cómo funciona la comunicación en el ambiente de un proyecto?

3. ¿Cómo usar la comunicación para lograr una alta performance?

4. ¿Cómo aprender a escuchar?5. ¿Cuáles son los diferentes estilos de

comunicación y como se usan en el ciclo de vida de un proyecto?

Habilidades de Comunicación: Habilidades de Comunicación: ¡Clave para el éxito del Proyecto!¡Clave para el éxito del Proyecto!

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La comunicación interpersonal adquiere tres formas: Verbal. No verbal. Escrita (o gráfica).

Formas de ComunicaciónFormas de Comunicación

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La información se puede recolectar y recuperar a través de una gran variedad de medios, incluyendo: Sistemas de archivo manual. Bases de datos electrónicas. Software de gestión de proyectos. Sistemas que permiten acceso a

documentación técnica tal como diagramas de ingeniería, especificaciones de diseño, y planes de prueba.

Herramientas y Técnicas: Sistemas de Herramientas y Técnicas: Sistemas de recopilación y recuperación de informaciónrecopilación y recuperación de información

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La información se puede distribuir a través de distintos métodos: Reuniones de proyecto,

distribución de documentos impresos, sistema de archivo manual, y bases de datos electrónicas de acceso compartido.

Herramientas y Técnicas: Métodos de Herramientas y Técnicas: Métodos de distribución de informacióndistribución de información

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Hay muchas alternativas disponibles en el mercado, algunasestán maduras y otras son conceptos novedosos, podemos mencionar :

1. Lotus Notes u otro groupware equivalente.2. Revisar la plataforma Share Point de Microsoft.3. Groupware tools : eproject, egroups, ezboard, zaplets.4. Collaboration/project-support websites : eroom.net,

one.com, hotoffice.com (ver revista Fast Company, July 2000 o e-Business Application Delivery, April 2000).

5. Verificar el nuevo producto groove.com de R. Ozzie.

Herramientas de colaboración Herramientas de colaboración y distribución de informacióny distribución de información

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Una sesión de lecciones aprendidas se enfoca en identificar éxitos y fracasos del proyecto e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos.

Durante todo el ciclo de vida del proyecto el equipo de proyecto identifica lecciones aprendidas relativas a los aspectos técnicos, de gestión, y de procesos.

Las lecciones aprendidas se compilan, formalizan, y almacenan a través de toda la duración del proyecto.

Herramientas y Técnicas: Proceso de Herramientas y Técnicas: Proceso de lecciones aprendidaslecciones aprendidas

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Salidas:

Activos de los procesos de la organización (actualizaciones)

Cambios solicitados


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Documentación de lecciones aprendidas: Causas. Razonamiento detrás de la

acción correctiva. Otros tipos de información

relacionada a la distribución de información.

Salidas: Activos de los procesos de la Salidas: Activos de los procesos de la organizaciónorganización

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Ud. ha sido contratado como Gestor de Proyecto para un proyecto muy importante de una gran compañía. Para Ud. es muy importante compartir información con el equipo. Una de sus primeras actividades como Gestor de Proyecto ha sido conformar un sistema de recuperación de información, el cual incluye todos los puntos siguientes a excepción de:

A. Sistemas de archivo manual.B. Software de gestión de proyectos.C. Dispositivos de recolección de datos.D. Bases de datos electrónicas.

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Proceso 10.3:Informar el RendimientoInformar el Rendimiento

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Informar el RendimientoInformar el Rendimiento

Involucra la recolección de los datos de línea base y la distribución de la información de rendimiento para los interesados del proyecto.

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Entradas: Información sobre el rendimiento del trabajo. Mediciones del rendimiento. Conclusión proyectada. Mediciones de control de calidad.


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Entradas: Plan de gestión del proyecto. Solicitudes de cambio aprobadas. Productos entregables

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Estado de terminación de los productos entregables.

Entradas: Información de Entradas: Información de Rendimiento de TrabajoRendimiento de Trabajo

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SV, SPI, CV, y CPI para los paquetes de trabajo y cuentas de control.

Entradas: Mediciones de RendimientoEntradas: Mediciones de Rendimiento

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EAC y ETC calculado por la empresa o por la organización ejecutante.

Entradas: Conclusión ProyectadaEntradas: Conclusión Proyectada

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Resultados de las actividades de QC que se retroalimentan a las actividades de QA para revaluar y analizar normas y procesos de calidad de la organización.

Entradas: Mediciones de Control Entradas: Mediciones de Control de Calidadde Calidad

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Proporciona información de línea base para medición de rendimiento: Plan aprobado para el trabajo del

proyecto contra el cual se compara la ejecución del proyecto y se miden las desviaciones para el control de la ejecución.

Típicamente integra los parámetros de alcance, cronograma, y costo, pero también podría incluir parámetros técnicos y de calidad.

Entradas: Plan de Gestión de ProyectoEntradas: Plan de Gestión de Proyecto

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Son cambios aprobados para expandir o contraer el alcance del proyecto, modificar los costos estimados, o revisar los estimados de duración de actividades, y que están listos para ser implantados por el equipo de proyecto.

Entradas: Solicitudes de Entradas: Solicitudes de Cambios AprobadasCambios Aprobadas

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Son cualquier producto, resultado, o capacidad de prestar un servicio, únicos y verificables, que se deben producir para completar un proceso, fase, o proyecto.

El término también se usa en forma mas específica para referirse a un entregable externo que está sujeto a aprobación por el patrocinador o el cliente.

Entradas: EntregablesEntradas: Entregables

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Herramientas y técnicas:

Herramientas de presentación de información. Recopilación y compilación de información sobre el rendimiento. Reuniones de revisión de estado. Sistemas de informe de tiempos. Sistemas de informe de costos.


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Paquetes de software que incluyen reportes tabulares, análisis de hojas de cálculo, capacidades de gráficos o presentaciones, que se pueden usar para crear imágenes con calidad de presentación para los datos de rendimiento.

Herramientas y Técnicas: Herramientas Herramientas y Técnicas: Herramientas de presentación de informaciónde presentación de información

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La información se puede recopilar y compilar de una variedad de medios incluyendo: Sistemas de archivo manual. Bases de datos electrónicas. Software de gestión de proyectos. Sistemas que permiten acceso a

documentación técnica.

Herramientas y Técnicas: Recopilación y Herramientas y Técnicas: Recopilación y compilación de información sobre el rendimientocompilación de información sobre el rendimiento

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Son eventos programados regularmente para intercambiar información sobre el proyecto

Se pueden tener en diferentes frecuencias y a varios niveles.

Herramientas y Técnicas: Reuniones Herramientas y Técnicas: Reuniones de revisión de estadode revisión de estado

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Registran y proporcionan el tiempo empleado en el proyecto.

Herramientas y Técnicas: Sistema de Herramientas y Técnicas: Sistema de informes de tiemposinformes de tiempos

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Registran y proporcionan el costo empleado en el proyecto.

Herramientas y Técnicas: Sistemas de Herramientas y Técnicas: Sistemas de informes de costosinformes de costos

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Salidas:

Informes de rendimiento. Proyecciones. Cambios solicitados. Acciones correctivas recomendadas. Activos de los procesos de la organización (actualizaciones).


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Organizan y sumarizan la información recolectada y presentan los resultados de cualquier análisis comparativo con la línea base de medición de rendimiento.

Deben proveer información de estado y de progreso, así como el nivel de detalle requerido por los interesados, tal como se ha documentado en el plan de gestión de las comunicaciones.

Salidas: Informes de RendimientoSalidas: Informes de Rendimiento

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Frecuentemente se incluye el análisis EVM.

Salidas: Informes de RendimientoSalidas: Informes de Rendimiento

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Se actualizan y se vuelven a emitir basados en la información de rendimiento que se obtiene conforme se ejecuta el proyecto.

Esta información trata del rendimiento pasado y podría impactar al proyecto en el futuro.

Básicamente son el EAC y ETC.

Salidas: ProyeccionesSalidas: Proyecciones

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INFORME DE PERFORMANCE

REPORTE DE ESTADO PROGRAMADO REAL DIFERENCIAS VALOR GANADO

Entregable según WBS fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion costo costo a % fecha fecha duracion % valor costo valor inicio fin total total la fechaavance inicio fin total total la fechaavance inicio fin avanceplaneado real ganado

1.01.11.2...1.n

2.02.12.2...2.n

REPORTE DE AVANCE PRONOSTICO

Entregable según WBS Avance en el periodo CV = Cost varianceSV = Schedule Variance

1.21.3 CPI = Cost Performance Index2.1 SPI = Schedule Performance Index2.22.3 Costo :3.1 EAC = Estimate at Completion

ETC = Estimate to CompleteVAC = Variance at Completion

Schedule :EAC = Estimate at CompletionETC = Estimate to CompleteVAC = Variance at Completion

PROYECTO CASA DE CAMPO

1300

2000

1500

0

500

1000

1500

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2500

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El análisis del rendimiento del proyecto frecuentemente genera cambios solicitados para algún aspecto del proyecto.

Estos cambios solicitados son procesados y dispuestos a través del proceso de control integrado de cambios.

Salidas: Cambios SolicitadosSalidas: Cambios Solicitados

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Incluyen cambios para alinear el rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestión del proyecto.

Salidas: Acciones correctivas recomendadasSalidas: Acciones correctivas recomendadas

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Incluyen las lecciones aprendidas. +

Salidas: Activos de los procesos organizacionales Salidas: Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones)(actualizaciones)

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De las variadas técnicas para informar el rendimiento, cuál integra la información de alcance, costo, y cronograma, como un elemento clave de su enfoque:

A. Análisis de opciones reales.B. Análisis de variaciones.C. Análisis cronograma/costo.D. Análisis de valor ganado.

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Proceso 10.4:Gestionar a los InteresadosGestionar a los Interesados

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Gestionar a los InteresadosGestionar a los Interesados

Se refiere a gestionar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de, y resolver las controversias con los interesados del proyecto.

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Entradas: Plan de gestión de comunicaciones. Activos de los procesos organizacionales.


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Los requerimientos y expectativas de los stakeholders proveen una comprensión de las metas, objetivos, y nivel de comunicación de los interesados, durante el proyecto.

Las necesidades y expectativas se identifican, analizan, y documentan en el plan de gestión de comunicaciones.

Entradas: Plan de Gestión de ComunicacionesEntradas: Plan de Gestión de Comunicaciones

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A medida que surjan temas polémicos en el proyecto, el gestor de proyecto debe abordarlos y resolverlos con los interesados apropiados.

Entradas: Activos de los Procesos Entradas: Activos de los Procesos OrganizacionalesOrganizacionales

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Herramientas y técnicas: Métodos de comunicación. Registro de polémicas.


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Se utilizan los métodos de comunicación identificados para cada interesado en el plan de gestión de comunicaciones.

Las reuniones personales son los medios mas efectivos para comunicar y resolver temas polémicos con los interesados.

Herramientas y Técnicas: Métodos de Herramientas y Técnicas: Métodos de ComunicaciónComunicación

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Es una herramienta que se puede utilizar para documentar y monitorear la solución de temas polémicos.

Una polémica generalmente no crece hasta el punto de convertirse en un proyecto o actividad, pero usualmente se abordan para mantener una relación de trabajo buena y constructiva entre los interesados.

Herramientas y Técnicas: Registro de Herramientas y Técnicas: Registro de polémicaspolémicas

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Salidas:

Polémicas resueltas. Solicitudes de cambio aprobadas. Acciones correctivas aprobadas. Activos de los procesos organizacionales (actualizaciones). Plan de gestión del proyecto (actualizaciones).


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A medida que se identifican y resuelven los requisitos de los interesados, el registro de polémicas documentará las inquietudes que han sido abordadas y cerradas.

Salidas: Polémicas resueltasSalidas: Polémicas resueltas

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Incluyen cambios en el estado de las polémicas de los interesados, en el plan de gestión de personal, los cuales son necesarios para reflejar los cambios que ocurrirán en las comunicaciones con los interesados.

Salidas: Solicitudes de cambio aprobadasSalidas: Solicitudes de cambio aprobadas

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Incluyen cambios para alinear el rendimiento esperado futuro del proyecto al plan de gestión del proyecto.

Salidas: Acciones correctivas recomendadasSalidas: Acciones correctivas recomendadas

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Documentación de lecciones aprendidas: Causas de las polémicas. Razonamiento detrás de la acción

correctiva. Otros tipos de lecciones aprendidas

acerca de la gestión de interesados. Las lecciones aprendidas se documentan

de manera que se convierten en parte de la base de datos histórica para el proyecto y la organización.

+

Salidas: Activos de los procesos de la Salidas: Activos de los procesos de la organizaciónorganización

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Preparado: Equipo Fecha: 26/08/05 Número de lección aprendida: 008

Nombre de la lección aprendida propuesta: Problemas de comunicación en las reuniones de equipo

Rol de la persona que emite: Equipo de proyecto

Grupo de X Inicio X Planeamiento X Ejecución X Control X CierreCódigo de entregable relacionado

1.4.3 y 1.4.4 Reuniones de avance y monitoreo del proyecto.

Práctica Especifica, herramienta o técnica usada:

Ejecución de las reuniones.

¿Cuál fue la acción tomada?

Reuniones de equipo sin estructura, moderador, y/o métodos

¿Cuál fue el resultado?

1. Retrabajo del equipo de proyecto.2. Aumento del costo por incremento del tiempo de elaboración y revisión de entregables.3. Colisiones interpersonales.

¿Cuál hubiera sido el resultado esperado?

Una reunión efectiva, utilización eficiente de recursos y evitar conflictos interpersonales.

¿Qué hubiera creado el resultado esperado?

Utilizar un método estructurado para llevar a cabo reuniones:

1. Definir agenda2. Definir moderador de la reunión3. Definir un anotador de las conclusiones y acuerdos de la reunión4. Validar la recepción del mensaje5. Se deben hacer cierres de cada tema verificando naturaleza del comentario, pendientes,

responsables y fechas6. Se redactará el acta en tiempo real, de preferencia en laptop7. Se cerrará la reunión con la lectura formal del acta. Cuando esté aprobada se imprimirá un

ejemplar para cada participante de la reunión.8. Evitar la personalización de los comentarios9. Evitar la personalización de las respuestas10. Utilizar cartilla de reglas prácticas para interacciones personales

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¿Específicamente cuál es la lección aprendida?

Para aumentar la eficiencia de la comunicación en las reuniones del equipo de proyecto se debenorganizar y estructurar las reuniones

¿Cómo podría uno identificar una situación similar en el futuro?

En todo proyecto y en toda fase de un proyecto para la planificación de las comunicaciones.

¿Cuál es el comportamiento recomendado en el futuro?

Seguir las indicaciones antes mencionadas

¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en el presente proyecto ?

Se debe usar para todas las reuniones de equipo siguientes.

¿Dónde y como puede ser utilizado este conocimiento en un proyecto futuro?En la elaboración del Plan de Comunicaciones

¿Quién debería ser informado acerca de esta lección aprendida? (Marca una)

Ejecutivo(s) Gerente(s) de proyecto Equipo de proyecto(s) XTodo elStaff

Otro:

¿Cómo debería esta lección aprendida ser difundida? (Marca todas las que apliquen)

e-mail X Intranet/Web site Hoja escrita

Otro:

Se ha adicionado referencias, ejemplos, o material adicional? X Si NoNombre del adicionado:

1. Diagrama de Ishikawa

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Se actualiza el plan de gestión del proyecto para reflejar los cambios hechos al plan de comunicaciones.

Salidas: Plan de Gestión de Proyecto Salidas: Plan de Gestión de Proyecto (actualizaciones)(actualizaciones)

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Al final de cada proyecto el equipo de proyecto debe preparar un sumario de lecciones aprendidas que se enfoca en todo lo siguiente excepto:

A. Compartir las mejores prácticas con otros equipos de proyecto de la organización.

B. Alertar a otros de problemas potenciales.C. Sugerir métodos para mitigar riesgos en forma efectiva.D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para

su futura replicación en la organización.

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Gestión de las Gestión de las ComunicacionesComunicacionesGestión de las Gestión de las

ComunicacionesComunicaciones

Gestión de ProyectosGuía del PMBOK®

(Respuesta a las preguntas)

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Respuesta : D. Capacidad para trabajar bien con otros.

Explicación : La gestión de proyectos requiere que las cosas se hagan a través de otros, quienes generalmente no reportan directamente al gestor de proyecto. La capacidad de influenciar a los miembros del equipo de proyecto, así como a otros interesados claves, es crucial para el éxito.

Fuente : Adams y Campbell 1982, pag 14.

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Respuesta : A. Conducir un análisis de requisitos de información de los interesados.

Explicación : El análisis de interesados se utiliza para determinar las necesidades de información de éstos y definir las fuentes para satisfacer estas necesidades. El análisis debe incluir consideraciones de los métodos y tecnologías apropiadas para proveer la información necesaria.

Fuente : PMI, PMBOK® Guide, pag 226.

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Respuesta : C. Dispositivos de recolección de datos

Explicación : La información se puede recolectar y recuperar a través de una gran variedad de medios, incluyendo sistemas de archivo manual, bases de datos electrónicas, software de gestión de proyectos, y sistemas que permiten acceso a documentación técnica tal como diagramas de ingeniería, especificaciones de diseño, y planes de prueba.

Fuente : PMI, PMBOK® Guide 2004, pag 229.

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Respuesta : D. Análisis de valor ganado.

Explicación : El análisis de valor ganado (EVM) integra el alcance, el costo, y el schedule usando EV, PV, y AC para medir y evaluar la performance del proyecto.

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Respuesta : D. Compartir solo los aspectos positivos del proyecto para su futura replicación en la organización

Explicación : El resumen de lecciones aprendidas debe documentar los principales aspectos positivos y negativos del proyecto, de manera que los proyectos futuros se puedan beneficiar de los éxitos y fallas del equipo de proyecto, mediante la replicación de las cosas buenas y evitando los errores cometidos.

Fuente : Garrett 1997, pag 171.

© 2007 Dharma Consulting SAC. Todos los derechos reservados. Prohibida su reproducción total o parcial, o su uso comercial sin permiso del autor.

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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOSPORTAFOLIOS•Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).•Estándares para la Gestión de Proyectos.•Taller Práctico de Gestión de Proyectos.•Taller de Preparación para la Certificación PMP®

•Gestión de Programas (PPgM).•Gestión de Portafolios (PPfM).

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GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOSGESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS•Gestión Organizacional de Proyectos (EPM).•Oficina de Proyectos (PMO).•Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos (OPM3)®.

SOFT SKILLSSOFT SKILLS•Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.•Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.•Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.•Gestión del Cambio Organizacional e Individual.

HERRAMIENTASHERRAMIENTAS• Curso Taller de MS Project 2003.• Curso Taller de MS Project 2007.• Curso Taller de MS Project 2010.•MS Project Server 2007.•Herramientas avanzadas para la Gestión de Proyectos.

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