P6 Manual Basico Naranja Media

PRIMAVERA PROJECT

MANAGEMENT

P6®

MANUAL BÁSICO

Manual Básico P6

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ÍNDICE

CAPÍTULO l. PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT P6 ................................................................................... 1

¿Qué es Primavera Enterprise? ........................................................................................................................ 1

P6 proporciona Estructura de la Empresa (EPS) ....................................................................................... 2

Lo nuevo en P6 .......................................................................................................................................... 2

Barras de Herramientas de P6 .......................................................................................................................... 3

Barra de Navegación (Navigation Bar) ..................................................................................................... 3

Barra Guía (Directory Bar) ......................................................................................................................... 3

Barra de Actividades (Activity Toolbar)..................................................................................................... 4

Barra de Opciones (Command Bar) .......................................................................................................... 5

Los datos globales contra los datos del proyecto actual .......................................................................... 5

Barra de Estado ......................................................................................................................................... 5

Manejo de la información disponible para las actividades (Vistas en la parte inferior) .................................. 6

Uso de Asistentes (Wizards) ............................................................................................................................. 6

CAPÍTULO 2. ESTRUCTURANDO UN PROYECTO ............................................................................................... 9

Definir su Enterprise Project Structure (EPS) .................................................................................................... 9

Establezca su estructura de EPS .............................................................................................................. 10

Mostrar u ocultar detalles en EPS ........................................................................................................... 10

Copiar un proyecto en otro EPS .............................................................................................................. 10

Eliminar un proyecto en EPS ................................................................................................................... 10

Organizational Breakdown Structure (OBS), Vista General ............................................................................ 11

Establecer el OBS .................................................................................................................................... 11

Niveles de Seguridad en OBS .................................................................................................................. 12

Establezca la Estructura de OBS .............................................................................................................. 12

Propiedades del Proyecto ............................................................................................................................... 12

Definir las preferencias de usuario ......................................................................................................... 13

Definir el formato como se mostrará el tiempo ..................................................................................... 14

Especificar un formato para fechas ........................................................................................................ 14

CAPÍTULO 3. TRABAJAR CON PROYECTOS ..................................................................................................... 15

Crear un proyecto nuevo con el asistente ...................................................................................................... 15

Abrir un Proyecto ............................................................................................................................................ 16

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Abrir un proyecto cuando inicia P6 ........................................................................................................ 16

Abrir un proyecto desde P6 ya iniciado ................................................................................................. 16

Especificar un proyecto por default ....................................................................................................... 17

Definir un Proyecto What-If ........................................................................................................................... 17

Confirmar datos en P6 ................................................................................................................................... 18

Refrescar datos en P6 .................................................................................................................................... 18

Copiar y pegar en el proyecto ........................................................................................................................ 18

Eliminar un proyecto ...................................................................................................................................... 18

CAPÍTULO 4. WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS) ................................................................................... 19

Usar WBS para planear en top-down ............................................................................................................. 19

Usar milestones en WBS ................................................................................................................................ 19

Tipos de Status WBS ...................................................................................................................................... 20

1. Los elementos planeados de WBS ..................................................................................................... 20

2. Los Elementos Activos de WBS .......................................................................................................... 20

3. Status Inactivo de WBS ....................................................................................................................... 20

4. Elementos WBS What-lf ..................................................................................................................... 20

Ver WBS ......................................................................................................................................................... 21

Agregar un elemento de WBS ................................................................................................................ 21

Editar un elemento WBS ........................................................................................................................ 21

Asignar milestones a WBS ...................................................................................................................... 22

Determinar el status de un elemento WBS ............................................................................................ 22

Moverse en WBS chart ........................................................................................................................... 22

Cambiar la vista WBS chart .................................................................................................................... 23

Cambiar la tabla desplegada en WBS ..................................................................................................... 23

Copiar y pegar elementos WBS .............................................................................................................. 23

Borrar un elemento de WBS .................................................................................................................. 24

CAPÍTULO 5. CÓDIGOS DE PROYECTO ............................................................................................................ 25

Crear códigos de proyecto ............................................................................................................................. 25

Crear códigos de proyecto ............................................................................................................................. 26

Asignar códigos de proyecto y valores .......................................................................................................... 26

Borrar códigos de proyecto ........................................................................................................................... 27

Borrar los valores de código de proyecto ...................................................................................................... 27

CAPÍTULO 6. CÓDIGO DE RECURSOS .............................................................................................................. 29

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Crear códigos de recurso ................................................................................................................................ 29

Crear los valores de código de recurso ........................................................................................................... 30

CAPÍTULO 7. CÓDIGO DE ACTIVIDADES ......................................................................................................... 31

Códigos de actividad y valores ........................................................................................................................ 31

Crear códigos globales de actividad ............................................................................................................... 31

Crear los valores globales de código de actividad .......................................................................................... 32

Asignar códigos de actividad y valores a actividades ..................................................................................... 32

Cambiar códigos de actividad y asignación de valores ................................................................................... 33

Quitar a la actividad códigos y valores de actividades ................................................................................... 33

CAPÍTULO 8. CALENDARIOS .......................................................................................................................... 35

Crear un Calendario de Proyecto .................................................................................................................... 35

Editar un calendario de proyecto ................................................................................................................... 36

Definir el horario de trabajo para varios días ......................................................................................... 36

Borrar un calendario de proyecto .................................................................................................................. 37

Ver las asignaciones de un calendario ............................................................................................................ 37

Crear un calendario global .............................................................................................................................. 37

Editar un calendario global ............................................................................................................................. 38

Borrar un calendario global ............................................................................................................................ 38

Especificar un calendario global por default .................................................................................................. 38

Crear un calendario del recurso ..................................................................................................................... 38

Ver la asignación de calendario de recurso .................................................................................................... 39

CAPÍTULO 9. ACTIVIDADES ........................................................................................................................... 41

Herramientas útiles a las actividades ............................................................................................................. 41

Duración de la actividad ................................................................................................................................. 42

Tipo de actividad............................................................................................................................................. 42

Actividad dependiente de la tarea ......................................................................................................... 42

Actividad dependiente del recurso ......................................................................................................... 43

Actividad tipo Milestone ......................................................................................................................... 43

Actividad nivelada por el esfuerzo .......................................................................................................... 43

Fechas de la actividad ..................................................................................................................................... 43

Agregar actividades en la Tabla de Actividades ............................................................................................. 44

Definir el tipo de actividad ...................................................................................................................... 44

Definir el tipo de duración de la actividad .............................................................................................. 45

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Definir el tipo de porcentaje completado .............................................................................................. 46

Cambiar una actividad de WBS ...................................................................................................................... 46

Asignar un calendario a una actividad ........................................................................................................... 46

Duración de la actividad ................................................................................................................................ 47

Insertar el comienzo y fin de la actividad ...................................................................................................... 47

Ligar las actividades ....................................................................................................................................... 48

Las relaciones ......................................................................................................................................... 48

Finish to start (FS) ................................................................................................................................... 48

Finish to finish (FF) ................................................................................................................................. 48

Start to start (SS) .................................................................................................................................... 49

Start to finish (SF) ................................................................................................................................... 49

Crear relaciones en el Diagrama de Gantt ..................................................................................................... 49

Ver las relaciones de la actividad en Detalles de Actividad ........................................................................... 50

Cambiar la relación con un antecesor ........................................................................................................... 50

Editar las relaciones en el Diagrama de Gantt ............................................................................................... 50

Quitar el antecesor de una relación .............................................................................................................. 50

Ver las relaciones en el Diagrama de Gantt ................................................................................................... 51

Definir milestones .......................................................................................................................................... 51

Ver valores de holgura en actividades ........................................................................................................... 51

Ver Resumen de Actividades ......................................................................................................................... 52

Copiar y pegar actividades en la Tabla de Actividades .................................................................................. 52

Modificar el porcentaje de avance físico de las actividades .......................................................................... 52

CAPÍTULO 10. RECURSOS .............................................................................................................................. 53

Recursos Primarios......................................................................................................................................... 53

Ver los recursos ...................................................................................................................................... 53

Agregar un recurso ................................................................................................................................. 53

Asignar calendarios a recursos ...................................................................................................................... 54

Copiar y pegar un recurso .............................................................................................................................. 54

Borrar un recurso ........................................................................................................................................... 55

Desplegar detalles del recurso ....................................................................................................................... 55

Tipo de clasificación del trabajo para recursos .............................................................................................. 55

Dar de alta los precios del recurso ................................................................................................................. 55

Notas para recursos en actividades ............................................................................................................... 56

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CAPÍTULO 11. ROLES .................................................................................................................................... 57

Ver los roles .................................................................................................................................................... 57

Agregar un rol ................................................................................................................................................. 57

Asignar roles a actividades ............................................................................................................................. 58

Ver los roles para una actividad específica ..................................................................................................... 58

Asignar roles a recursos en la ventana de Recursos ....................................................................................... 58

Asignar roles a recursos en el cuadro de diálogo de roles ............................................................................. 58

Borrar un rol ................................................................................................................................................... 59

Quitar roles de actividades ............................................................................................................................. 59

Revisar las unidades de Mano de obra para actividades ............................................................................... 59

Modificar unidades de Maquinaria para actividades ..................................................................................... 60

Modificar el costo de Mano de obra para actividades ................................................................................... 60

Modificar los costos de Maquinaria para actividades .................................................................................... 61

CAPÍTULO 12. MANIPULAR PROYECTOS. ...................................................................................................... 63

Presupuestos en P6 ........................................................................................................................................ 63

Seguimiento y análisis de presupuestos ................................................................................................. 63

Establecer Presupuestos ......................................................................................................................... 64

Introducir cambios en presupuestos ...................................................................................................... 64

Comparar presupuestos y variaciones .................................................................................................... 64

Líneas de Base ................................................................................................................................................ 64

Crear una Línea de Base .......................................................................................................................... 65

Asignar el Tipo de Línea de Base ............................................................................................................. 66

Escoger una Línea de Base Actual ........................................................................................................... 66

Modificar una Línea de Base ................................................................................................................... 67

Restaurar una Línea de Base para el proyecto abierto ........................................................................... 67

Crear un Tipo de Línea de Base ............................................................................................................... 67

CAPÍTULO 13. PROGRESO DEL PROYECTO ..................................................................................................... 69

Actualizar el progreso para todas las actividades .......................................................................................... 69

Actualizar el progreso para actividades individuales ..................................................................................... 69

Actualizar el progreso del proyecto ................................................................................................................ 70

CAPÍTULO 14. ACTIVITY NETWORK (PERT) .................................................................................................... 71

Principales usos de PERT ................................................................................................................................ 71

Para hacer a PERT más efectivo ...................................................................................................................... 71

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Mostrar PERT ................................................................................................................................................. 71

Ver detalles de actividad en PERT .................................................................................................................. 72

Personalizar la vista de PERT ......................................................................................................................... 72

Reorganizar la disposición de PERT ............................................................................................................... 72

Cambiar la apariencia de PERT ...................................................................................................................... 73

CAPÍTULO 15. HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION ................................................................... 75

Agrupar y clasificar actividades ...................................................................................................................... 75

Agrupar actividades por campo ............................................................................................................. 75

Ordenar las actividades .......................................................................................................................... 76

Formato de las bandas de agrupamiento .............................................................................................. 76

Mostrar o esconder los datos de actividades sin categorizar ................................................................ 76

Mostrar títulos en las bandas ................................................................................................................. 76

Filtrar datos .................................................................................................................................................... 76

Filtros de P6 por defecto ........................................................................................................................ 77

Crear un filtro ......................................................................................................................................... 78

Combinar filtros ...................................................................................................................................... 78

Cambiar un filtro del Diagrama de Gantt ............................................................................................... 78

Borrar filtros ........................................................................................................................................... 79

Resumen de actividades ................................................................................................................................ 79

Cómo P6 resume los datos ..................................................................................................................... 79

Mostrar gran total .................................................................................................................................. 80

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CAPÍTULO l.

PRIMAVERA PROJECT MANAGEMENT

P6

¿Qué es Primavera Enterprise?

Un software de administración de proyectos que da la posibilidad de presupuestar, elaborar un plan,

administrar ese plan y manejar múltiples proyectos; optimizar los límites del recursos y compartirlos; controlar

los cambios; mover proyectos en el tiempo y modificar el presupuesto. Proporciona interfaces personalizables,

escalables y herramientas flexibles, y la integración fácil con software de administración de proyecto; inclusive,

Primavera le permite la exportación e importación de software de versiones anteriores de Primavera y

Microsoft Project®.

Primavera Project Planner versión 6 incluye la planificación de multi-proyectos y software de control,

construido en Visual Net y bases de datos relacional de Server de Microsoft SQL 2005. Primavera es una

excelente herramienta en administración de proyectos y recursos, o se puede usar en unión con otros

productos de Primavera, incluyendo el Progress Reporter, Portfolio Analyst y Methodology Management.

P6 da a su organización facilidades para almacenar y manejar sus proyectos desde una ubicación central. P6

soporta y maneja las estructuras (WBS) de corte de trabajo, las estructuras (OBS) de la organización, campos y

códigos definidos por el usuario, planificación de rutas de método crítico (CPM), y nivelación de recurso.

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P6 proporciona Estructura de la Empresa (EPS)

La estructura de proyectos de la empresa, llamada EPS, da la posibilidad a directores de proyecto de manejar

múltiples proyectos, desde los niveles más altos de la organización hasta los individuos que realizan las tareas

específicas del proyecto. Múltiples usuarios pueden tener acceso a los mismos proyectos concurrentemente.

La administración centralizada del recurso, permite inclusive la aprobación de horarios de recurso y la

posibilidad de comunicarse con los recursos de proyecto que manejan la administración de riesgos (Risks).

Lo nuevo en P6

La estructura (EPS) del proyecto de la empresa organiza y resume todo el proyecto dentro de la jerarquía de

Empresa para subir o bajar presupuestos, obtener el análisis del recurso y el costo, y el control de la

organización global de la estructura (OBS) para el control de datos.

Los nuevos tipos de recursos adicionados a los tradicionales mano de obra y materiales, como son la

maquinaria y los gastos indirectos (expenses) permiten establecer un diccionario para presupuestar de forma

fácil recursos para la tarea cuando usted desarrolla proyectos en P6. Usted tiene también el control completo

sobre la distribución del presupuesto por planes y marcas gastadas mensualmente, y por roles.

Los datos totales y el resumen de tiempo distribuido se calculan y son presentados en intervalos de tiempo

pre-definido a demanda de participantes del proyecto; se pueden ver los valores de resúmenes más recientes

para todo proyecto en Enterprise.

Los roles se pueden definir con un nivel específico para ser asignados y para ser manejados como recursos; los

roles permiten también la planificación a nivel de empresa del recurso basada en roles y requerimientos.

Primavera versión 6 proporciona calendarios por hora y con posibilidad de manejar cambios de estado cada 30

minutos, los calendarios son de gran importancia durante el nivelado y distribución del recurso.

Automáticamente schedule reprograma y nivela cuando se asignan así los parámetros.

Los costos se calculan y almacenan en mayor cantidad, pues los costos del proyecto se basan en unidades de

precios de recurso y diferenciados por tipo de recurso, lo que automáticamente calcula los costos del proyecto.

Programación de avances con peso en distintas fases de la actividad, los avances por pasos (steps) calculan el

porcentaje completado de una actividad basado en valores asignados a cada etapa de la actividad.

El diseñador de reportes da la posibilidad de personalizar los reportes con los campos usados en el proyecto o

usar unos pre-definidos.

Cambio global permite a usuarios a realizar cambios globales a los datos de todas las actividades y recursos, tal

como códigos, duraciones, recursos, calendarios, etc.

En resumen y a diferencia de Project de Microsoft, P6 permite a los usuarios manejar los datos de Proyecto sin

tener que usar otras aplicaciones.

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Barras de Herramientas de P6

Barra de Navegación (Navigation Bar)

Por defecto la barra se encuentra desactivada; sin embargo, resulta ser de mucha utilidad al inicio, para

familiarizarnos con el sistema.

Para activarla, seleccione del menú View la opción Toolbars →

Navigation Bar

Use la Barra de Navegación para moverse entre ventanas

abiertas, para mostrar y ocultar la Barra de Guía (Directory Bar),

y para abrir la Ayuda para la ventana actual o cuadro de diálogo.

Los iconos que muestra la barra son los siguientes: Back: Despliega la última ventana abierta. Forward: Despliega la siguiente ventana abierta. Home: Regresa a la ventana de inicio. Dir.: Muestra/oculta la barra Guía. Help: Ayuda

Barra Guía (Directory Bar)

Use la Barra Guía para mostrar ventanas P6 rápidamente. Escoja el menú View → Toolbars → Directory, para

mostrar u ocultar la barra de Guía. Funciona de igual manera click en botón “Dir” de la Barra de la Navegación.

Muestra la ventana de Proyectos.

Muestra la ventana de Recursos.

Muestra la ventana de Informes.

Muestra la ventana que Seguimiento. Para demostrar, agregar, redactar, o para borrar los seguimientos de avance para el proyecto

Muestra el Work Breakdown Structure, para crear o modificar la estructura (WBS).

Muestra la ventana de Actividades. Se usa para crear, modificar o borrar las actividades en el proyecto.

Muestra la ventana de asignación de recursos a las actividades del proyecto.

Muestra la ventana de Documentos de Referencia. Para crear, redactar, asignar, o para borrar documentos de referencia para los proyectos.

Muestra la ventana de Gastos de Proyecto. Para agregar, redactar, o para borrar artículos de gasto para los proyectos.

Muestra la ventana de Umbrales o límites de Proyecto. Se usa para agregar, modificar o borrar umbrales para los proyectos (para fijar límites en volúmenes o en fechas).

Muestra la ventana de Asuntos o cuestiones del Proyecto. Se usan para agregar, modificar o borrar los asuntos que, junto a los umbrales, pueden generar alarmas de atención.

Muestra la ventana de Riesgos de Proyecto. Para agregar, modificar o borrar los riesgos para el proyecto abierto.

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Barra de Actividades (Activity Toolbar)

Use la Barra de Actividades para tener acceso rápidamente a las órdenes frecuentemente usadas. La Barra de

Actividades se muestra/oculta con el menú View → Toolbars → Activity Toolbar.

Como se observa, la Barra de Actividades viene agrupada por bloques. En el primer bloque tenemos los menús

Imprimir (Print) y Presentación Preliminar (Print Preview).

Más adelante nos muestra las opciones de visualización de la parte superior de la pantalla de Primavera: Tabla

de Actividades (Activity Table), Diagrama de Gantt (Gantt Chart), Líneas de Relaciones (Relationships Lines) y

Red de Actividades (Activity Network).

El siguiente bloque controla las opciones de visualización de la parte inferior de la pantalla, con las siguientes

opciones: Detalles de la Actividad (Activity Details), Tabla de Uso de las Actividades (Activity Usage

Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Activity Usage Profile), Tabla de Uso de los Recursos (Resource

Usage Spreadsheet), Perfil de Uso de los Recursos (Resource Usage Profile), Secuencia de Actividades (Trace

Logic) y Mostrar/Ocultar Panel Inferior (Show/Hide Bottom Layout).

En otro bloque se muestran las opciones de visualización de las Barras (Bars), Columnas (Columns) y Escala de

Tiempo (Timescale).

Las opciones de Filtros (Filters) y Agrupación (Group and Sort) se encuentran a continuación, seguidas del

Planificador (Schedule), Nivelación de Recursos (Level Resources) y el Indicador de Progresos (Progress

Spotlight).

Finalmente, se encuentran 3 opciones de Zoom: Acercar (Zoom In), Alejar (Zoom Out) y Obtener el Mejor

Ajuste (Zoom To Best Fit).

Tip

Mueva el ratón sobre cada icono para visualizar su descripción. Esta opción se activa desde el Menú View en la

opción de Hint Help.

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Barra de Opciones (Command Bar)

Se encuentra a la derecha de la pantalla y se va ir ajustando dependiendo la información que se quiera agregar

como: Actividades, Recursos, Cortes de trabajo (WBS), etc., la más completa es la de actividad y siempre nos

llevará a asistentes para su ejecución.

Agregar nuevo, se usa para crear una nueva actividad, o recurso, WBS, Nota, etc.

Eliminar registro, se usa igual que tecla Suprimir

Cortar registro, es la opción equivalente a Menú Edit, Cut

Copiar registro, es la opción del menú Edit, Copy

Pegar, es la opción del menú Edit, Paste

Agregar recurso, se usa para dar de alta una asignación de recurso a la tarea actual

Asignación de recurso por Rol, si existen roles con recursos se usa esta opción

Asignar roles, que previamente debemos tener definidos

Asignación de código de actividad

Asignar sucesor

Asignar Predecesor

Asignar a la actividad pasos o etapas

Los datos globales contra los datos del proyecto actual

P6 permite almacenar los datos de proyecto en un nivel de empresa o en un nivel de proyecto. Si los datos que

usted almacena son para todos los proyectos de su empresa son datos globales, si los datos solo los usa el

proyecto actual son datos de proyecto.

Los ejemplos de datos globales incluyen el EPS y OBS, e información de recursos y roles. Los datos Proyecto-

especifico se definen en el nivel de proyecto y están disponibles sólo para ese proyecto. Los ejemplos de datos

de proyecto incluyen las actividades, WBS, y documentos de referencia.

Algunos datos se pueden definir global o nivel de proyecto. Por ejemplo, usted puede crear calendarios

globales para definir horarios de trabajo que aplica a todos los proyectos, y calendarios de proyecto para

definir horarios de trabajo extraordinario a un proyecto específico.

Barra de Estado

La barra de Estado es una barra del mensaje en el fondo de la ventana P6 que muestra una descripción de la

orden escogida de menú, el nombre de la vista, el filtro actual y algunos otros mensajes.

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Manejo de la información disponible para las actividades (Vistas en la parte inferior)

Las posibilidades de mostrar la información de las

actividades son diversas y todas son útiles.

Como ya se adelantó en el apartado de Barra de

Actividades (Activity Toolbar), estos iconos se usan para

mostrar información en el panel inferior de nuestra

pantalla de P6.

Activity Details (Detalles de la Actividad) muestra

diversas pestañas de información, personalizables,

entre los que se encuentran General, Estatus, Recursos,

Relaciones, Gastos, etc., que resultan muy importantes a la hora de trabajar con actividades.

Se usa la Tabla de Actividades para mostrar información de las actividades del proyecto en columnas y filas. Se

pueden personalizar las columnas que mostrará esta vista, así como la agrupación que veremos en las filas,

como WBS, actividades y totales.

El Diagrama de Gantt nos muestra un despliegue gráfico de la información de los tiempos del proyecto y cómo

las actividades ocurren en el curso del proyecto.

La Hoja de Uso de la Actividad muestra los datos de la actividad, unidades y costos de recurso que implican la

realización de esa actividad con respecto a su duración.

La Hoja de Uso del Recurso se usa para mostrar el costo de recurso, y sus unidades/tiempo por el periodo

especificado en la escala de tiempo.

El Perfil de Uso de la Actividad se usa para considerar los valores del costo y las unidades de recurso para

actividades en un proyecto gráficamente con el tiempo según la escala especificada.

El Perfil del Uso del Recurso muestra el costo o información de cantidad por periodo.

PERT o diagrama de Nodos para considerar un proyecto como un esquema de actividades y sus relaciones.

Secuencia de Actividades (Trace Logic) nos permite dar un paso adelante o hacia atrás por una sucesión de

actividades para enfocar en cada actividad sus antecesores y sucesores.

Este menú se encuentra disponible solamente cuando nos encontramos en la ventana de Actividades.

Todas las ventanas y cajas de diálogo contienen varias características personalizables en esta versión de

Primavera.

Uso de Asistentes (Wizards)

Los asistentes de P6 son una manera magnífica de acelerar su trabajo y le ayudan a familiarizarse con las

opciones de cada etapa de su proyecto. Llevan paso a paso, haciendo la mayor parte del trabajo para usted.

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P6 incluye asistentes para ayudarlo a:

• Crear proyectos

• Establecer preferencias administrativas fijas

• Agregar actividades

• Agregar recursos

• Crear informes

• Importar proyectos

• Exportar proyectos

• Verificar proyectos

• Realizar búsquedas en proyectos

Los asistentes se activan de forma automática al crear una tarea o un recurso usando las opciones de la barra

de opciones (a la derecha de la pantalla). Otros asistentes están disponibles cuando usted escoge la opción

aplicable de menú, por ejemplo, las preferencias administrativas fijas están en Menú Admin → Admin

Preferences.

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CAPÍTULO 2.

ESTRUCTURANDO UN PROYECTO

La creación del nuevo proyecto requiere de información de la estructura de empresa EPS y de la estructura de

responsables OBS, por lo que primeramente veremos estas opciones antes de crear el nuevo proyecto.

Definir su Enterprise Project Structure (EPS)

En P6, el Enterprise Project Structure (EPS) es una base de

datos de proyectos con estructura jerárquica. Cada nodo (o

folder) del EPS puede ser subdividido en múltiples niveles

para representar todas las ramas que necesita en su

organización.

El número de niveles y su estructura depende del alcance

de sus proyectos y cómo usted quiere resumir los datos. Se

usa para realizar presupuestos jerárquicos y análisis de

costos del recurso dentro de cada una de estos nodos

dentro de una estructura común. Implementa codificación

estándar para flexibilizar los reportes. Proporciona mayor seguridad a la empresa, por la independencia de

cada nodo.

Todos los proyectos en Primavera se encuentran dentro de la jerarquía de EPS, una representación gráfica de

su estructura y al inicio es un nodo de raíz. Los niveles y la estructura de su estructura EPS dependen del

alcance de sus proyectos y cómo usted quiere resumir los datos.

Usted puede definir uno o múltiples

nodos raíz, hasta 25 niveles por nodo,

y muchos proyectos como sea

necesario para completar el trabajo

requerido por los ejecutivos de

operaciones y directores de proyecto

en su organización.

Antes de comenzar a definir en su

compañía los EPS, debe llegar a

familiarizarse con las estructuras y

procedimientos establecidos para su

empresa, por ejemplo, seguridad,

códigos, calendarios y otros

estándares de su compañía. Una vez

que la jerarquía de EPS se define, usted puede comenzar a desarrollar proyectos agregando información de un

nuevo proyecto.

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Establezca su estructura de EPS

Cuando crea la estructura de proyecto de empresa, usted debe identificar un elemento de OBS, o la persona

responsable de cada nodo y el proyecto dentro del EPS. Más adelante veremos a detalle los pasos para definir

el OBS.

1. Seleccione Enterprise, Enterprise Project Structure.

2. Dé click en la columna de Nombre de EPS donde usted quiera agregar un

elemento nuevo.

3. Click en Agregar (Add).

4. Escriba un ID y el nombre para el nodo de EPS. En el campo Responsible Manager, escoja un elemento

de OBS para el elemento nuevo (si no existe se puede crear después).

5. Si es necesario, usted puede cambiar la posición de jerárquica del elemento nuevo

dando click en las flechas

6. Click Close.

Nota

P6 proporciona un nodo de raíz en la posición izquierda superior del EPS. Todos los proyectos listados debajo

forman parte de la misma estructura. Usted puede definir múltiples nodos raíz para separar varios

componentes de su Empresa. Para definir un nodo de raíz. Clic a la flecha izquierda para mover un elemento de

EPS a la posición superior izquierda en la jerarquía, se agrega la estructura nueva de proyectos debajo de este

nodo.

Mostrar u ocultar detalles en EPS

Para mostrar u ocultar los elementos individuales de la jerarquía de EPS, click en el signo más (+) o el signo

menos (-).

Para mostrar u ocultar todos los elementos de la jerarquía EPS, Seleccione View, Expand AII o Collapse AII.

Copiar un proyecto en otro EPS

1. Menú Enterprise, Projects, luego seleccione el nodo o proyecto EPS que desea copiar.

2. Seleccione Edit, Copy.

3. Click en la ubicación del EPS donde usted quiere pegar el nuevo nodo/proyecto de EPS. (Si no están

visibles los EPS es necesario Agrupar por EPS y quitar la opción de Hide if Empty) Click en Paste.

4. Marcar las casillas de información opcionales que desee incluir en el nodo copiado de EPS o el proyecto

en las Opciones Copy Project Options, en las Opciones de Copy WBS, y en las cajas de diálogo de Copy

Activity Options.

Eliminar un proyecto en EPS

1. Enterprise, Projects o , seleccione el proyecto que usted quiere para borrar.

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2. Click en Delete .

3. Click Yes para confirmar.

Tip

Cuándo usted borra un nodo de EPS, P6 quita también todos los proyectos en esa rama de la estructura. Para

guardar proyectos en una rama antes borrarlo, copiar y pegar primero esos proyectos a otra área de la

estructura.

Organizational Breakdown Structure (OBS), Vista General

La estructura OBS (Organizational Breakdown Structure) es una estructura global que representa a los

directores responsables de los proyectos en su empresa. El OBS refleja generalmente la estructura de

administración de su organización, del personal de la cima hacia abajo por los varios niveles que constituyen su

negocio. Se asocian a los directores responsables con sus áreas del EPS o proyectos individuales.

Cuando se asocia a un director responsable a un nodo de EPS, cualquiera proyecto que se añada a esa rama del

EPS es asignado a ese elemento de director por omisión. La estructura de OBS se usa también para otorgar a

cada usuario los privilegios específicos de acceso a proyectos y los niveles de WBS dentro de proyectos.

Establecer el OBS

El OBS se mantiene como una jerarquía separada y global, por lo que usted tiene la flexibilidad de asignar sus

tareas de OBS y sus cambios de responsabilidades a través del ciclo de vida del proyecto.

Usted puede querer crear su OBS para emparejar cada nodo de EPS y el proyecto se estableció en el EPS. Usted

podría emparejar inicialmente los nombres de OBS a los nombres del EPS y sus proyectos, como es mostrado

en el ejemplo siguiente:

Y asignar a usuarios, por sus nombres de login, a los elementos de OBS para otorgar el acceso a las áreas

correspondientes de EPS o proyectos. El tipo del acceso otorgado a un usuario es determinado por el perfil de

seguridad de proyecto asignado al usuario. Los perfiles de la seguridad son establecidos en la caja del diálogo

Security Profiles Admin → Security Profiles, y se asignan a los usuarios en la caja de diálogo Users (Menú Admin

→ Users).

HR System

ACME Contractors, Inc.

Capital Projects

New Construction

Mayor Plant Retrofits

Information Technologies Projects

Estructura EPS Estructura OBS

<HR System Manager>

<ACME Contractors Manager>

<Capital Projects Manager>

<New Const. Manager>

<Mayor Plant Manager>

<Information Tech. Manager>●●●

●●●

Manual Básico P6


Niveles de Seguridad en OBS

P6 usa los perfiles de proyecto para definir el acceso de cada usuario a cada proyecto, según un elemento

especificado de OBS. El elemento especificado de OBS determina a cual Work Breakdown Structure (WBS) tiene

acceso, las actividades, los riesgos, los cuestionamientos y los umbrales que el usuario puede redactar en un

proyecto.

El OBS es una jerarquía global que representa a los responsables de la administración de proyectos en su

empresa. La jerarquía de OBS se usa para otorgar principalmente a usuarios los privilegios específicos del

acceso a proyectos y a los niveles de WBS dentro de proyectos.

Para tener acceso a un proyecto, un usuario P6 debe tener los permisos necesarios para ese elemento de OBS

dentro del proyecto. Esto le proporciona al usuario el acceso a la información de WBS para el cual el elemento

especificado de OBS es responsable, así como también acceso a los rangos de información dentro de cada WBS

que puede modificar el usuario.

Los perfiles y los privilegios correspondientes se fijan usar la caja del diálogo de Perfiles de Seguridad y se

asocian con el nombre de login P6 del usuario. Cuando usted asigna a usuarios a elementos de OBS que usan

sus nombres de login, el perfil de seguridad se asocia automáticamente.

Nota

Usted puede asignar a un usuario un perfil de seguridad para cualquier número de nodos OBS.

Establezca la Estructura de OBS

La Organizational Breakdown Structure (OBS), es una estructura jerárquica que representa a los directores

responsables de los proyectos y asociados a los nodos de la estructura de la empresa EPS, en esta estructura se

almacenan datos como su login name y sus privilegios sobre el proyecto.

Para crear un OBS:

Menú Enterprise → OBS

Renombrar el OBS por defecto, (actualmente como

Enterprise) Escribiendo el nuevo nombre en la caja de

texto de OBS Name.

Seleccionando este OBS como el agrupador de

Responsables, Click en Botón Add.

Escribir el nombre y sus propiedades como login name y

perfil de seguridad etc.

Propiedades del Proyecto

Para tener un buen control de las actividades y los recursos, antes de darlos de alta es conveniente dar las

características que por default tomarán al inicio; en primer momento definiremos un calendario de proyecto y

la codificación de las actividades:

Manual Básico P6


Para configurar las propiedades de proyecto, ir al Menú Enterprise → Projects, en la pestaña de Defaults.

El calendario que encontramos al inicio es un Estándar de 5 días y 8 horas diarias "Standard 5 Days Workweek”.

La codificación para las actividades inicia con A1000 y continúan con incrementos de 10.

Mostrar ventana detalles

Usted puede desplegar detalles de información para muchos elementos dentro de P6, por ejemplo, los

proyectos, los recursos, las actividades, el riesgo.

Para desplegar detalles, haga click en la barra de Display Options, entonces escoge la opción Details. Para

ventanas que incluyen botones y layouts, por ejemplo, la ventana de Proyectos, haga click en Display Options

Bar, seleccione la opción Button Layout, escoja la opción Details.

Nota

En la ventana de Actividades, haga click en la barra Layout Options para desplegar los detalles.

Definir las preferencias de usuario

1. Seleccione Edit → User Preferences.

2. Click en Time Units y defina las unidades de tiempo a desplegar.

3. Click en Dates y especifique el formato para fechas en P6.

4. Click en Currency y especifique el formatos de moneda de P6.

5. Click en E-Mail e introduzca su dirección de correo electrónico.

6. Click en Assistance. Especifique si se usan asistentes y cuáles.

7. Click en Application y establezca sus opciones de inicio.

8. Click en Password y modifique su contraseña.

9. Click en Resource Analysis para definir los parámetros a considerar en el Perfil de Uso de los Recursos

cuando se tienen abiertos varios proyectos, así como la forma en que P6 desplegará los datos de

distribución de tiempos y recursos.

10. Click en Calculations para definir el comportamiento de P6 cuando se asignan o se quitan múltiples

recursos a las actividades, así como cuando roles y recursos son asignados a la vez a una actividad.

Manual Básico P6


11. Click en Startup Filters para establecer la información que se presentará filtrada al inicio de P6,

considerando que si la información se presenta completa (sin filtros) tardará más tiempo en iniciar el

programa.

Definir el formato como se mostrará el tiempo

P6 permite especificar cómo desplegar la información en el tiempo, tal como unidades de tiempo, las

duraciones de la actividad, las tasas del recurso, y la disponibilidad del recurso.


2. Click en Time Units.

3. Escoja el formato de unidad de tiempo y de duración,

el cual se mostrará en la ventana de Ejemplo

(Example). Las opciones disponibles son: Hora, Día,

Semana, Mes y Año.

4. Marque la opción Sub Unidad para desplegar las

subunidades de la unidad de tiempo escogida o

duración.

5. Seleccione el número de decimales para las unidades

de tiempo o duraciones.

6. Seleccione cómo desplegar las unidades de tiempo

para el recurso, como porcentaje o como unidades

por duración.

7. En el apartado de horas por periodo de tiempo,

podrá especificar el monto de horas laborales por día, semana, mes y año.

Especificar un formato para fechas


2. Click en Dates.

3. En la sección Date Format, seleccione el orden en

que usted quiere que aparezcan el día, el mes y el

año al formar la fecha

4. En las opciones del lado derecho, podemos decidir si

el año mostrará 4 dígitos o sólo 2, si el mes se

representa con números o nombres, si permitimos

ceros y el separador que usaremos.

5. En la sección de Tiempo, especifique cómo quiere

que se despliegue el tiempo o, en su defecto, que no

se muestre.

6. En la parte inferior aparecen ejemplificadas todas las

opciones que definimos en este recuadro.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 3.

TRABAJAR CON PROYECTOS

Un proyecto es un conjunto de actividades e información asociada que constituye un plan para crear un

producto o servicio. Un proyecto tiene una fecha del comienzo y una de terminación, Work Breakdown

Structure (WBS) o cortes de trabajo, y cualquier número de actividades, relaciones, líneas base, gastos, riesgos,

y documentos de referencia.

En P6, un proyecto puede tener también su propio sitio de Web. Mientras los recursos normalmente se

extienden a través de todos los proyectos, cada proyecto tiene sus propias asignaciones de recursos a las

tareas. Así mismo, calendarios, reportes y códigos de actividad pueden atravesar varios proyectos, aunque

también pueden ser específicos de un proyecto.

Crear un proyecto nuevo con el asistente

1. Menú Archivo, opción Nuevo.

2. Seleccionar con el EPS al que se va a agregar el proyecto nuevo.

3. Una vez seleccionado se agrega a la pantalla anterior con este botón o doble click sobre el EPS.

4. Escribir una identificador de proyecto (un código o un nombre representativo, sin espacios, de hasta 20

caracteres) y un nombre (sin limitantes de espacio ni caracteres), para el proyecto nuevo.

Manual Básico P6


5. Se especifica una fecha planeada del comienzo para el proyecto y si el proyecto es de planeación con

fecha de terminación se selecciona la segunda caja.

6. Escoger un director responsable de la estructura de OBS.

7. Seleccionar una tasa de pago para los recursos nuevos.

Esta versión incluye la posibilidad de incluir varias tarifas para recursos nuevos, que pueden variar su

asignación por horarios distintos, por unidades distintas o por el trabajo mismo a un precio cambiado.

8. En el siguiente paso se puede definir si se creará un proyecto basado en una metodología previamente

definida en la aplicación de Primavera Methodology Management, en nuestro caso seleccionamos No.

Notas

Para moverse entre diferentes ventanas de asistente, click en Prev o Next.

Abrir un Proyecto

Abrir un proyecto cuando inicia P6

1. Comience P6 y escriba su nombre de login y password.

2. Por default, P6 abre la última vista con la cual usted estuvo trabajando. Si dejó abierto un proyecto, P6

lo cargará al inicio.

3. Si no hay ningún proyecto abierto, desde la caja de diálogo Open Project, click al proyecto o nodo EPS

que desea abrir, click Open. Usted también puede abrir múltiples proyectos al mismo tiempo (se

seleccionan usando Control + Click en cada proyecto que desee abrir).

Abrir un proyecto desde P6 ya iniciado

1. Escoja el menú File, Open.

2. Seleccionar el proyecto que desea abrir.

3. En la sección Access Mode, escoja cómo quiere abrir el proyecto.

Exclusive (solo el usuario actual lo puede abrir)

Shared (lo pueden abrir más de un usuario al mismo tiempo)

Read Only (se abre solo para lectura sin poderlo modificar)

Manual Básico P6


Dependiendo de la seguridad o la manera en que otros usuarios han abierto el proyecto, algunas de las

opciones no estarán disponibles.

4. Para ver la lista de usuarios que están trabajando actualmente en el proyecto escogido, Click Users.

5. Click Open.

Nota

Cuándo usted abre un proyecto desde la caja de diálogo Open Project, cualquier proyecto actualmente abierto

en P6 es cerrado. Para abrir múltiples proyectos al mismo tiempo, Control + Click en cada proyecto que se

quiere abrir en la caja de diálogo Open Project.

Sólo un usuario puede tener a la vez el acceso Exclusivo a un proyecto. Cuándo usted abre un proyecto en el

modo Exclusivo, otros usuarios sólo lo pueden abrir en modo Read-Only.

Especificar un proyecto por default

Cuándo usted trabaja con múltiples proyectos, usted puede

designar un proyecto como el proyecto que P6 abre por

omisión.

1. Seleccione Project, Set Default Project.

2. Marque la opción en la columna Default que

corresponde al proyecto que usted quiere que P6 abra

por omisión.

Definir un Proyecto What-If

P6 permite que usted cree proyectos para examinar “What-If” ("lo que Si") o escenarios. Usted puede querer

copiar un proyecto antes cambiar su posición a “What-If” para que este cambio no impacte otros proyectos en

el EPS.

1. Abra el proyecto cuya posición usted quiere para cambiar a “What-If”.

2. Seleccione Enterprise → Projects, dé Click a la etiqueta General, entonces seleccione What-If in en el

campo de Status.

Notas

Cambiar el estatus del proyecto requiere los derechos apropiados de acceso.

Si un estatus de un elemento de WBS es What-If, usuarios de Progress Reporter no pueden ver algunas

actividades incluidas en los elemento de WBS.

Si un elemento de WBS pertenece a un elemento del WBS padre, el elemento tiene la misma posición que su

elemento padre.

Usted puede cambiar también la posición de un proyecto en la ventana de WBS.

Manual Básico P6


Confirmar datos en P6

P6 trabaja en conjunto con una base de datos, donde se guardan directamente los cambios que vamos

haciendo a los proyectos. En virtud de que las modificaciones se hacen directamente a la base de datos, no

existe aquí el famoso Control + Z o deshacer.

Sin embargo, en ocasiones el programa no realiza los cambios de inmediato. Si queremos asegurarnos de que

todas las instrucciones y cambios que hemos introducido recientemente se hayan guardado en P6, ir al menú

File → Commit Changes o presione la tecla F10.

Los cambios que se confirman se escriben en la base de datos inmediatamente. Cerrando P6 también se

confirman automáticamente los cambios.

Refrescar datos en P6

Use el comando Refresh Data para desplegar la versión más actual de datos del proyecto, inclusive los cambios

hechos al proyecto por otros usuarios.

Seleccione el menú File → Refresh Data o presione F5.

Copiar y pegar en el proyecto

1. Abrir el proyecto que desea copiar.

2. Seleccione Enterprise → Projects, entonces seleccione Edit → Copy, o haga click en el icono Copy de la

barra de comandos.

3. Seleccione la posición en el EPS donde usted quiera copiar el proyecto.

4. Seleccione Edit → Paste, o click Paste en la barra de comandos.

5. En la caja de diálogo de Opciones de Copy Project, marcar las casillas de verificación que correspondan

a cada tipo de información que usted quiere copiar.

6. Click OK.

Eliminar un proyecto

Seleccione Enterprise → Projects, seleccione el proyecto que desea eliminar, luego seleccione Edit → Delete.

Nota

Cuándo usted borra un nodo de EPS, todos los proyectos debajo de éste se borran también.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 4.

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Un WBS es una organización del trabajo que

se debe alcanzar para completar un

proyecto, definir un producto o el servicio

para ser producido. El WBS se estructura en

niveles de detalle de trabajo, comenzando

deliberadamente con él mismo, y entonces

es separado en elementos identificables de

trabajo. Cada proyecto tiene su propia

jerarquía de WBS, en la cual cada elemento

de WBS puede contener los niveles más

detallados de WBS, actividades, o grupos

separados de actividades. Cuando se crea

un proyecto, el proyecto principal

normalmente desarrolla los primeros WBS,

asigna documentos a cada elemento de WBS y define las actividades para realizar los elementos de trabajo.

Adicionalmente a los documentos y actividades, cada elemento de WBS tiene también un calendario asignado,

especifica valores establecidos de cálculo y asigna un elemento responsable de OBS para el trabajo incluido en

actividades de WBS.

Usar WBS para planear en top-down

Usar un WBS en las etapas de planeación de un proyecto es benéfico para el análisis top-down de

estimaciones, ya que los datos no son asociados con los proyectos completos.

La estructura de WBS puede contener las fechas anticipadas, los presupuestos planeados y un resumen de

valores. Algunas veces las actividades se añaden al WBS, las fechas reales reemplazan las fechas anticipadas de

comienzo y el fin de cada elemento de WBS. El presupuesto y el plan de gasto pueden pararse para representar

sólo los datos financieros para el nivel de WBS, o puede reflejar los datos de la distribución del presupuesto

establecidos para el proyecto. La información del resumen puede ser a cualquier nivel de WBS que usted

especifique.

Usar milestones en WBS

P6 proporciona varias maneras de calcular el desempeño del porcentaje de completado. Un método es asignar

milestones en el nivel de WBS, para ello seleccione los milestones de WBS en la etiqueta Earned Value → WBS

Milestones percent complete; luego, en la pestaña WBS Milestones defina las actividades a considerar como

milestones y el peso específico de cada una de ellas.

Cuando el progreso ocurre y usted marca cada milestone completado, P6 calcula el porcentaje de avance del

WBS basado en el milestone.

Manual Básico P6


En el siguiente ejemplo, varios milestones se han

definido para calcular el avance del WBS de

Infraestructura Provisional. Cuando el primer

milestone, con un peso de 2/10 es completado, el

porcentaje de avance es igual a 20 %. Cuándo usted

marca el segundo milestone completado, el

porcentaje de avance se incrementa a 40% (4/10).

Completando el tercer milestone, el porcentaje de

avance se incrementa a 50 %. Cuando el cuarto milestone, con un peso de 5/10 es completado, se obtiene un

avance del 100%, con lo que se completa el WBS.

Tipos de Status WBS

P6 reconoce cuatro tipos de estatus para elementos WBS: Planeado, Activo, Inactivo y What-If.

1. Los elementos planeados de WBS

Si el status WBS es Planeado, el usuario no puede ver el progreso de actividades incluidas en el WBS. Esto

previene asignar los recursos el trabajo que realiza en actividades asignadas de otro WBS activo y para que no

se autorice para el uso actual.

2. Los Elementos Activos de WBS

Si el Status de WBS es Activo, entonces se incluye el avance de todas las actividades incluidas en el elemento

de WBS.

Los usuarios pueden ser también capaces de asignar a sí mismos trabajo en las actividades que se incluyen en

un elemento Activo de WBS.

Si un elemento WBS pertenece a un elemento padre WBS, el status del hijo será igual al status del padre.

3. Status Inactivo de WBS

Si un status del elemento de WBS es Inactivo, el progreso no se considerara para ninguna actividad incluida en

el elemento de WBS. Esto previene asignarlos al trabajo que realiza en actividades asignadas a un elemento de

WBS que no es válido.

También, cuando planifica (schedule), P6 interpreta una actividad asignada a un elemento Inactivo de WBS

como una actividad de duración cero. Mientras que la duración verdadera que usted define para la actividad no

cambia, P6 planifica el comienzo de la actividad y fechas de fin como la misma fecha.

4. Elementos WBS What-lf

Si un status del elemento de WBS es What-If, entonces su progreso no se considera en ninguna actividad

incluida en el elemento de WBS. Esto previene asignarlos al trabajo que realiza en actividades asignadas a un

elemento de WBS que no se autoriza para el uso actual.

Manual Básico P6


Ver WBS

Seleccione Project → WBS.

Para ver el WBS como un gráfico, seleccione View → Show on Top → Chart View.

Para ver el WBS como tabla en formato de columnas, seleccione View → Show on Top → WBS Table.

Para ver el WBS como tabla en formato de columna y barras en escala de tiempo, seleccione View → Show on

Top → Gantt Chart.

Para ver los detalles de cada WBS, seleccione Project → WBS, luego seleccione View → Show on Bottom →

WBS Details.

Tip

Usted puede escoger también las mismas órdenes de View dando click en los iconos correspondientes de la

sección WBS de P6.

Agregar un elemento de WBS

1. Seleccione Project, WBS.

2. Escoja el elemento de WBS inmediatamente encima y en el mismo nivel de jerarquía que el elemento

que usted quiere agregar, dar click en Add.

3. Click en la etiqueta General, luego escriba el código del elemento y el nombre. Use los campos

restantes en esta etiqueta:

Status – seleccione un tipo para determinar accesibilidad para progresos de actividades dentro de WBS.

Anticipated Dates – introducir las fechas esperadas de comienzo y fin para el elemento de WBS.

Estas fechas se reemplazan con las fechas verdaderas del comienzo y el fin una vez el proyecto está en

camino.

4. Para que P6 calcule el porcentaje de completado basado en milestones de WBS, click en la etiqueta

WBS Milestones.

Editar un elemento WBS

1. Seleccione Project → WBS.

2. Seleccione el elemento WBS que desea editar.

Manual Básico P6


Para cambiar la posición del elemento en el WBS, Click a los botones de Flechas apropiados. Nota que

el número máximo de niveles de WBS se pone en la etiqueta Data Limits de la caja del diálogo de

Admin Preferences.

3. Click en el menú View → Show on Bottom → WBS Details para ver o modificar la información de las

etiquetas General y WBS Milestones.

Tip

Usted también puede editar directamente alguna información de WBS en la tabla de WBS con doble click a la

información que usted quiere cambiar.

Asignar milestones a WBS


2. Escoja el elemento de WBS al que usted quiere asignar milestones, luego click a la etiqueta Earned

Value.

3. Para computar el avance por porcentaje de milestones completados, elija la opción WBS Milestones

Percent Complete.

4. Click en la etiqueta WBS Milestones.

5. Click Add, luego escriba un nombre de la tarea o porción de trabajo que quiera considerar como

milestone por su importancia significativa para el elemento WBS seleccionado.

6. Click en el correspondiente campo en la columna Weight, luego escribir un numero indicando la

importancia de este milestone con relación a otros de la lista.

7. Marcar la casilla de verificación en la columna completado cuando cada milestone es completado.

P6 calcula el porcentaje de avance del WBS basado en el peso del milestone completado con relación a los

milestones restantes.

Determinar el status de un elemento WBS


2. Elija el elemento WBS cuyo status quiere ver o cambiar.

3. Click en la etiqueta General, luego ver el campo Status en la sección inferior izquierda de la etiqueta.

Nota

Si un elemento de WBS pertenece a un elemento del padre WBS, el elemento tiene la misma posición que su

elemento padre.

Moverse en WBS chart

Usted puede cambiar el nivel de detalle que aparece en la pantalla dando click en los iconos siguientes de la

barra de herramientas.

Manual Básico P6


Zoom In amplifica la vista.

Zoom Out reduce el tamaño de los elementos en la vista.

Zoom to Best Fit ajusta la información para ajustar a la ventana.

Cambiar la vista WBS chart

1. Seleccione Project → WBS, luego elija View → Show on Top → Chart View.

2. Seleccione View → Chart Font and Colors.

3. Para cambiar la apariencia del texto, click en Font, entonces seleccione una fuente nueva.

4. Para cambiar el color del fondo, click Back Color, luego elija un color nuevo.

5. Para cambiar el color de relleno de los recuadros de WBS, click Box Color, luego elija un color nuevo.

Tip

Para cambiar la información desplegada, elija View → Chart Box Template, luego elija la información que a

usted le interese mostrar.

Cambiar la tabla desplegada en WBS

1. Seleccione Project → WBS → View → Show on Top → WBS Table.

2. Seleccione View → Table Font and Colors.

3. Para cambiar la apariencia de texto, click Font, luego elija una fuente nueva.

4. Para cambiar el color del fondo, click Color, luego elija un color nuevo.

5. Para cambiar la cantidad de espacio entre filas, aumentar o disminuir el número en el campo Row

Height.

6. Click Apply para ver los cambios realizados.

Copiar y pegar elementos WBS


2. Seleccione el elemento WBS que quiere copiar, luego click en Copy.

3. Seleccione el elemento WBS al que quiere copiar el elemento, luego click en Paste.

En la opción Copy WBS, marque los elementos que usted quiere incluir en el WBS copiado. Si usted

marcó la opción de Actividades, P6 muestra un cuadro de diálogo con Opciones de la Actividad, donde

usted puede especificar la información de la actividad para copiar.

Nota

Si usted escoge “No mostrar este cuadro de diálogo otra vez” (Do not show this dialog again) al hacer una copia

de WBS, P6 deja de mostrar ese cuadro de diálogo hasta que usted vuelva a abrir la aplicación.

Manual Básico P6


Borrar un elemento de WBS

1. Escoja Project → WBS.

2. Escoja el elemento de WBS que usted quiere borrar, entonces click en Delete.

Si el elemento(s) de WBS que usted quiere borrar tiene actividades asignadas, el programa le

preguntará si desea borrar el elemento de WBS y todas las actividades asignados o reasignar todas las

actividades al elemento WBS padre.

3. Click OK, click Yes.

Nota

Si usted borra un elemento WBS padre, P6 borra también todos elementos contenidos en él.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 5.

CÓDIGOS DE PROYECTO

P6 lo permite organizar los proyectos de su EPS en grupos según categorías específicas, como por ejemplo

ubicación y director, usando códigos de proyecto. P6 maneja códigos ilimitados de proyecto; se pueden

establecer tantos códigos de proyecto como sea necesario para filtrar, clasificar y obtener reportes, y los

arregla jerárquicamente para la administración y seguimiento a las tareas más fácilmente.

El Diccionario de Códigos de Proyecto es global, por lo que aplica a la empresa entera. Asigne un valor de

código de proyecto a proyectos para cada código predefinido de proyecto.

Los códigos del proyecto se usan para agrupar proyectos, consolidar las cantidades grandes de información y

para distinguir un proyecto de otro. A todo proyecto se le asigna un código, cuando usted agrupa y clasifica por

código de proyecto para totalizar en sus resúmenes. Cualquier proyecto que no tiene asignado un valor de

código de proyecto, se coloca al final como la última barra de resumen.

Tip

Para agrupar por código de proyecto seleccione la opción Group and Sort By, elija agrupar por código de

proyecto.

Crear códigos de proyecto

1. Menú Enterprise → Project Codes.

2. Click en Modify.

3. Click Add, entonces escriba el código del proyecto y su descripción.

4. En el campo Max Length, especifique el número máximo de caracteres para los valores de código de

proyecto.

5. Click Close.

Manual Básico P6


Crear códigos de proyecto

1. Escoja Enterprise → Project Codes.

2. Escoja el código de proyecto para el cual usted quiere crear un valor.

3. Click Add.

4. Escriba el nombre del valor.

5. Escriba la descripción del valor.

6. Click Close.

Tip

Para cambiar el orden en que los códigos se listan, usar las flechas de la parte inferior derecha.

Asignar códigos de proyecto y valores

1. Escoja Enterprise → Projects, entonces escoja el proyecto al que usted quiere asignar un código y el

valor.

2. Click en la etiqueta de Códigos.

3. Click Assign.

4. Escoja el código de proyecto.

Manual Básico P6


5. Usted sólo puede asignar un valor por código.

6. Click el botón Assign, entonces click en el botón Close.

Tips

Para cambiar el código de valor, double-click al código en la caja de asignar nuevo código. Para quitar un código

de proyecto, escoja el código y click Remove.

Borrar códigos de proyecto


2. Click Modify.

3. Escoja el código que usted quiere borrar, entonces click Delete.

4. Click Yes.

Borrar los valores de código de proyecto


2. Escoja el código cuyo valor usted quiere borrar.

3. Click Delete.

4. Click Yes.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 6.

CÓDIGO DE RECURSOS

P6 permite clasificar los códigos de recursos que se usan. Con potencialmente centenares de recursos para usar

a través de una empresa de proyectos, los códigos proporcionan otro método para filtrar los recursos que

usted necesita para tener acceso rápidamente, o para agrupar los recursos para el análisis y el resumen de

proyectos.

Usted puede usar también códigos de recurso para agrupar, clasificar y filtrar los recursos en el seguimiento de

uso de recursos.

Crear códigos de recurso

1. Escoja Enterprise → Resource Codes.

2. Click Modify.

3. Click Add, entonces escriba el nombre del código del recurso.

4. En el campo de Max Length, especifique el número máximo de caracteres para los valores de código de

proyecto.

5. Click Close.

Tip

Para cambiar el orden en el cual se listan los códigos de recurso, haga click en las flechas de dirección en la

parte inferior derecha de esa ventana.

Manual Básico P6


Crear los valores de código de recurso

1. Escoja Enterprise → Resource Codes.

2. Escoja el código del recurso para lo cual usted quiere crear un valor.

3. Click Add.

4. Escriba el nombre del valor y la descripción.

5. Click Close.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 7.

CÓDIGO DE ACTIVIDADES

P6 permite crear ambos códigos: globales y específicos de cada proyecto. Cada código de actividad puede tener

un número ilimitado de valores. Usted puede usar estos códigos y los valores para clasificar y agrupar las

actividades según su organización y las necesidades de cada proyecto.

Por ejemplo, si su organización tiene más de una ubicación, usted puede crear un código llamado “Ubicación”

con valores tales como Nueva York, Los Ángeles y Chicago. Entonces, usted puede asociar las actividades con

una ubicación específica, tal como Nueva York.

En P6, usted puede clasificar, filtrar y agrupar las actividades según los códigos de actividad y los valores

asignados.

Códigos de actividad y valores

Los códigos de actividad y valores de esos códigos permiten filtrar, agrupar, clasificar y reportar datos de esa

actividad según las necesidades de la organización. P6 maneja dos tipos de códigos de actividad, códigos

globales de actividad y códigos de actividad por proyecto.

Usted puede asignar códigos globales de actividad y valores a las actividades de todos sus proyectos. De igual

forma, usted puede asignar códigos de actividad de proyecto y valores a actividades sólo en el proyecto para el

cual los códigos se crearon.

Crear códigos globales de actividad

1. Seleccione Enterprise → Activity Codes.

2. Seleccione Global.

3. En la sección Código de Actividad, click Modify.

4. Click Add, entonces escriba el nombre del código global de la actividad.

5. En el campo Max Length, especifique el número máximo de caracteres para los valores de código de

actividad.

6. Click Close.

Manual Básico P6


Tip

Para cambiar la orden en el cual se listan los códigos globales de actividad, click en flechas Arriba o Abajo.

Crear los valores globales de código de actividad

1. Seleccione Enterprise → Activity Codes.

2. Seleccione Global.

3. Escoja el código de actividad para el cual usted quiere crear un valor, entonces click Add.

4. Escriba el nombre del valor.

5. Escriba la descripción del valor.

6. Click Close.

Tips

Usted puede definir el número máximo de niveles en la estructura de código de actividad en la pestaña de

Límites de Datos de la caja del diálogo de Admin Preferences.

Asignar códigos de actividad y valores a actividades

1. Menú Project → Activities, entonces escoja la actividad a que usted quiere asignar un código y el valor.

2. Click en la etiqueta de Códigos.

3. Click Assign.

Manual Básico P6


4. Escoja el código de la actividad que quiere asignar. Usted sólo puede asignar un valor por actividad.

5. Click Assign y click Close.

Nota

Se pueden asignar códigos globales de actividad a cualquier actividad. Usted sólo puede asignar códigos de

actividad de proyecto a actividades en el proyecto donde los códigos se crearon.

Cambiar códigos de actividad y asignación de valores

1. Seleccione la actividad cuyo código quiere cambiar.

2. Click a pestaña Codes.

3. Doble-click al valor de código que quiere cambiar

4. Escoja un valor nuevo de código.

5. Click Select.

Quitar a la actividad códigos y valores de actividades

1. Escoja Project → Activities, seleccione la actividad a la que quiere quitar un código.

2. Click a la pestaña Codes.

3. Escoja el código de la actividad que quiere quitar, click en Remove.

4. Click Yes.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 8.

CALENDARIOS

En P6, usted puede crear y asignar calendarios a cada recurso y cada actividad. Estos calendarios definen los

días laborales y el horario disponible en cada día laboral. Usted puede especificar también los días de descanso

obligatorio por ley, las vacaciones de la organización, el horario de trabajo específico de proyecto y los días de

vacaciones del recurso. P6 usa calendarios para planificar las actividades, para seguimiento y para nivelar

recursos. Si una actividad o un recurso asignado a ella tienen un calendario asignado, la duración de la

actividad dependerá de estos calendarios.

P6 maneja 3 tipos de calendario: global, del

recurso y del proyecto. Calendario Global es el

que pueden usar todos los proyectos como base.

Calendarios del proyecto es un grupo separado

de calendarios para cada proyecto. Los

calendarios del recurso se usan para cada

recurso con horarios distintos de trabajo.

Se pueden asignar calendarios de recurso o

calendarios globales a los recursos, y se pueden

asignar calendarios globales o calendarios de

proyecto a actividades. P6 permite que usted

asocie el recurso y actividades a calendarios

globales. Si se hacen los cambios a un calendario

global, P6 aplica sus cambios a todos los calendarios del recurso y el calendario de proyecto asociados al

calendario global modificado.

Crear un Calendario de Proyecto

1. Seleccione Enterprise → Calendars, entonces escoja Project.

2. Elija el proyecto al que usted quiere agregar un calendario, entonces click Add.

3. Seleccione el calendario que servirá de base para copiar al calendario nuevo de proyecto y click en el

botón Select.

Manual Básico P6


4. Escriba el nombre del nuevo calendario.

5. Click Modify para editar el calendario nuevo.

Editar un calendario de proyecto

1. Menú Enterprise → Calendars.

2. Seleccione el calendario que usted quiere editar y click en Modify.

3. La opción de Total work hours/day nos permite determinar la cantidad de horas que se trabajan por día

laboral sin llegar al detalle de cómo se ejecutan esas horas.

La opción de Detailed work hours/day permite indicar el horario de trabajo en el día que se seleccione,

en el ejemplo el 30 de abril.

Definir el horario de trabajo para varios días

1. Click en el botón Workweek .

2. Con click arrastrando seleccione los días a los que se aplicará el horario, si son días separados se puede

oprimir la tecla <ctrl> + click a cada día.

3. En el gráfico de Horas de trabajo seleccionar de igual forma arrastrando las horas que se requieren

como laborales y click en Work.

Manual Básico P6


4. De igual manera, si se requiere dejar horarios sin trabajar, se seleccionan y se oprime Non-work.

Tips

Para aplicar el mismo cambio a un día laborable específico en el mes mostrado, haga click en la etiqueta de la

columna del día laborable y se seleccionan todos los días a la vez (por ejemplo, la columna Mon selecciona

todos los días lunes del mes mostrado).

Borrar un calendario de proyecto

1. Seleccione Enterprise → Calendars.

2. Escoja Project, Global o Resource, dependiendo del calendario que desee borrar.

3. Seleccione el calendario que usted quiere borrar y click en Delete.

4. Si el calendario tiene asignadas tareas, se mostrará la ventana para solicitar como se tratarán las

actividades de ese calendario.

5. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario que usted escoja, haga click en la opción

Select Replacement Calendar, click OK y seleccione un calendario de reemplazo.

6. Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global, escoja Link to Default Global Calendar

y click OK.

Ver las asignaciones de un calendario


2. Elija Project, Global o Resource, según sea el calendario.

3. Seleccione el calendario cuyas tareas usted quiere revisar y click en el botón Used By.

Crear un calendario global

1. Seleccione Enterprise → Calendars.

2. En Global, click Add.

3. Escoja el calendario que se quiere para copiar como base para el calendario global nuevo, entonces

click al botón Select o doble click en el calendario.

4. Escriba el nombre del nuevo calendario.

5. Marque la opción Default para que el calendario nuevo sea el calendario global por defecto para

actividades y recursos.

Manual Básico P6


6. Click en Modify si desea editar el calendario nuevo.

Editar un calendario global

1. Seleccione Enterprise → Calendars, entonces escoja Global.

2. Escoja el calendario y click Modify.

3. Escoja el mes que se quiere modificar, dé click al botón de título de mes y después con las flechas

cambie al anterior o al siguiente.

4. Para cambiar el número de horas en un día de trabajo específico, click en la sección de Horas, indique

con las flechas o escriba las horas que se quieren cambiar. El color que se muestra en la fecha cambia a

blanco, porque el número de horas que se asignaron es distinto al estándar.

5. Para agregar un día no laboral, click en la fecha y click en Nonwork.

6. Para volver a aplicar el horario Estándar a ese día, seleccione la fecha y click en Standard.

Tip

Para aplicar el mismo cambio a todos los días lunes por ejemplo, haga click en la etiqueta de la columna del día.

Borrar un calendario global


2. Escoja Global.

3. Escoja el calendario que usted quiere para borrar, entonces click Delete.

4. Si el calendario tiene tareas, se muestran un cuadro de diálogo solicitando que el usuario seleccione

una opción.

Para borrar el calendario y mover sus tareas a un calendario que usted elija, escoja Select Replacement

Calendar, click OK, entonces escoge un calendario del reemplazo.

Para borrar el calendario y mover sus tareas al calendario global por defecto, escoja Link to Default

Global Calendar, entonces click OK.

Especificar un calendario global por default


2. Escoja Global.

3. Marque la opción Default del calendario que usted quiere designar como calendario global por defecto.

Crear un calendario del recurso


2. Seleccione Resource, entonces click Add.

3. Escoja el calendario que usted quiere como base para copiar sus propiedades al calendario nuevo del

recurso, entonces click al botón Select.

Manual Básico P6


4. Escriba el nombre nuevo de calendario.

5. Click en Modify si desea editar el calendario nuevo.

Ver la asignación de calendario de recurso


2. Escoja Resource.

3. Escoja el calendario cuya asignación quiera revisar, entonces click en Used By.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 9.

ACTIVIDADES

Las actividades son los elementos fundamentales del trabajo de un proyecto. Ellos son el nivel más bajo de una

estructura (WBS) de corte de trabajo y son la subdivisión más pequeña de un proyecto que concierne

directamente al director de proyecto. Aunque usted pueda dividir las actividades en pasos, un recurso primario

de la actividad es típicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de los pasos de la actividad,

mientras el director de proyecto es típicamente responsable de manejar y rastrear el progreso de la actividad

completa.

P6 permite que usted defina la información siguiente para una actividad:

• Activity ID and name, que sirven para identificar y describir la actividad

• Fechas de comienzo y fin de la actividad

• El calendario de la actividad

También se puede definir el tipo de actividad, el tipo de duración y porcentaje completado, el calendario que

se aplicará a una actividad y si una actividad es un milestone.

Herramientas útiles a las actividades

Algunas de las herramientas que analizaremos más adelante y que son de utilidad en el manejo de las

actividades, son las siguientes:

• Las delimitaciones en la actividad como parte del planificado del comienzo y terminación.

• Los gastos.

• Las relaciones del antecesor y el sucesor, que se usan para definir las relaciones con otras actividades.

• La referencia documental y actualizaciones.

• Los recursos.

• Las notas y la realimentación, que se usan para comunicar con el trabajo del recurso (s) en una

actividad.

• Los roles, que le sirven a la actividad para agrupar recursos por especialidad.

Manual Básico P6


• Los steps, que dividen la actividad en unidades más pequeñas.

• La estructura de Work Breakdown (WBS).

Duración de la actividad

P6 sincroniza automáticamente la duración, el trabajo, así como las unidades de recurso no laborales y las

unidades del recurso/tiempo para actividades usando la siguiente ecuación:

Duration = Units / (Resource Units / Time)

O lo que es lo mismo:

Trabajo = Unidades * Duración

Sin embargo, debido a que son tres las variables se implican (duración, unidades y unidades del

recurso/tiempo), cuando usted cambia el valor de una variable, P6 altera el valor de una segunda variable para

equilibrar la ecuación. El Tipo de Duración de una actividad permite que usted controle cómo P6 sincroniza

estas variables cuando una de las variables de ecuación se cambia.

La tabla siguiente lista el valor que es cambiado automáticamente por P6 para sincronizar las variables cuando

el valor de una de las variables se cambia.

TTiippoo ddee llaa

DDuurraacciióónn ddee llaa

aaccttiivviiddaadd

CCuuaannddoo uusstteedd ccaammbbiiaa

llaass uunniiddaaddeess,, PP66

ccaammbbiiaa……

CCuuaannddoo uusstteedd

ccaammbbiiaa llaa dduurraacciióónn,,

PP66 ccaammbbiiaa……


ccaammbbiiaa llaass

uunniiddaaddeess//ttiieemmppoo,,

PP66 ccaammbbiiaa……


aaggrreeggaa eell 22ºº

rreeccuurrssoo,, PP66

ccaammbbiiaa……

Fixed units Duration Units/Time Duration Duration

Fixed duration Units/Time Units Units Units

Fixed units/time Duration Units Duration Duration

Tipo de actividad

El tipo de actividad controla la forma como P6 calcula la duración de una actividad y sus fechas de inicio y

terminación. P6 maneja cuatro tipos de actividad:

Task dependent (Dependiente de la tarea)

Resource dependent (Dependiente del recurso)

Milestone (Sin duración, una sola fecha fija)

Level of effort (Nivelado por el esfuerzo)

Se asigna el tipo de actividad en el formulario de tareas en la pestaña de general; por default, al inicio las

actividades son de tipo Task Dependent.

Actividad dependiente de la tarea

Para una actividad Task Dependent, P6 planifica los recursos asignados según el calendario de la actividad.

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Use este tipo de actividad cuando múltiples recursos se asignan a una misma actividad para trabajar juntos.

Actividad dependiente del recurso

P6 planifica la asignación de recursos según el calendario de recursos junto con el calendario de la actividad. La

duración de la actividad está determinada por la disposición del recurso.

Use Resource Dependent cuando múltiples recursos asignados a la misma actividad pueden trabajar de forma

independiente.

Actividad tipo Milestone

Marca el principio o el fin de una etapa importante en el proyecto. Debido a que una actividad milestone no

tiene duración, sus fechas de inicio y terminación tienen el mismo valor.

Un milestone puede tener documentos de referencia asignados. Un milestone puede tener los gastos asociados

consigo, pero no puede tener tareas del recurso, tareas del rol, ni costos presupuestados. Un milestone no

tiene un recurso primario.

Actividad nivelada por el esfuerzo

La duración de estas actividades depende de la duración del antecesor y/o el sucesor. Estas actividades no

pueden tener limitaciones (constrains) asignadas a ellas. P6 no incluye el nivelado por el esfuerzo al nivelar los

recursos.

Use actividades de tipo Level of effort para tareas que depende de otras actividades. Por ejemplo, usted podría

asignar el nivelado por el esfuerzo para el trabajo de oficina o algunos aspectos de la administración de

proyecto.

Fechas de la actividad

La tabla siguiente define los tipos de fechas de la actividad que están disponibles en P6 y cómo se pueden usar

para planear y planificar su proyecto.

FFeecchhaa DDeeffiinniicciióónn FFeecchhaa DDeeffiinniicciióónn

Start Para un proyecto sin comenzar, es la fecha actual del comienzo de la actividad. Cuando se inicia el proyecto pero no la actividad, es la fecha planeada de inicio y si la actividad ya está en progreso, se convierte en la fecha real de inicio.

Finish Para un proyecto sin comenzar, es la fecha actual del fin de la actividad. Cuando un proyecto ya está iniciado, es la fecha planeada del fin cuando la actividad no ha comenzado, la fecha restante del fin cuando la actividad está en el progreso, y en la fecha verdadera del fin una vez la actividad se completa.

Actual Start

La fecha en que la actividad se comienza realmente.

Actual Finish

La fecha en que la actividad se termina realmente.

Early Start

La fecha posible más temprana de trabajo restante para que la actividad pueda comenzar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.

Early Finish

La fecha posible más temprana en que la actividad puede terminar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.

Manual Básico P6


FFeecchhaa DDeeffiinniicciióónn FFeecchhaa DDeeffiinniicciióónn

Late Start

La última fecha posible de trabajo restante para que inicie la actividad sin retrasar la fecha de fin de proyecto. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.

Late Finish

La última fecha posible en que la actividad debe terminar sin retrasar la fecha de fin de proyecto. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto basado en relaciones de actividad, en limitaciones de horario y en la disponibilidad del recurso.

Planned Start

Para una actividad sin comenzar, es la fecha en que la actividad se planifica para comenzar. Esta fecha se pone igual a la fecha temprana del comienzo por el scheduler de proyecto, pero puede ser actualizado manualmente por el director de proyecto. Esta fecha no es cambiada por el scheduler de proyecto después de que la actividad se ha comenzado.

Planned Finish

Para una actividad sin comenzar, es la fecha en que la actividad se planifica para terminar. Esta fecha se pone igual a la fecha temprana del fin por el scheduler de proyecto pero puede ser actualizado manualmente por el usuario. Esta fecha no es cambiada por el scheduler de proyecto después de que la actividad se ha comenzado.

Remaining Start

La fecha de trabajo restante en el que la actividad se planifica para comenzar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto pero puede ser actualizada manualmente por el usuario. Antes de que la actividad comience, el Comienzo Restante es el mismo que el Comienzo Planeado.

Remaining Finish

La fecha el trabajo restante en el que la actividad se planifica para terminar. Esta fecha es calculada por el scheduler de proyecto pero puede ser actualizada manualmente por el usuario. Antes de que la actividad comience, el Fin Restante es el mismo que el Fin Planeado.

Expected Finish

La fecha en que se espera que la actividad termine según el recurso primario. Típicamente, esta fecha la da el recurso primario. Cuando planifica su proyecto, usted puede elegir Fechas Esperadas de terminación.

Constraint Date

La fecha límite para un evento dentro de una actividad, siempre y cuando le sea aplicable. Dependiendo del tipo de limitación, esta fecha podría ser una fecha de comienzo o una fecha de fin. Por ejemplo, si la limitación es un Fin, la fecha de limitación es la fecha en que la actividad debe terminar. Si la actividad no tiene una limitación, este campo debe estar vacío.

Nota

Una “A” aparece después de que el valor del Comienzo o el Fin indican que el valor es el Comienzo Verdadero

(Actual Start) o el Fin Verdadero (Actual Finish). Un * aparece después que el valor del Comienzo o el Fin

indican que hay una limitación (Constrain) de Comienzo o de Fin en esta actividad.

Agregar actividades en la Tabla de Actividades

Seleccione la actividad inmediatamente encima de donde usted quiere agregar la actividad nueva, entonces

click Add. Para agregar una actividad a un grupo específico en la tabla de actividades, dé click en el resumen del

grupo y click Add.

Dependiendo de sus preferencias de usuario, el Asistente para creación de nuevas Actividades puede comenzar

y lo puede ayudar a agregar una actividad.

Definir el tipo de actividad

1. Elija Project → Activities.

2. Escoja la actividad cuyo tipo quiere definir, haga click en la etiqueta General.

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3. Escoja un tipo de la actividad:

o Para indicar que los recursos de la actividad se planifican según el calendario de la actividad,

escojan el Dependiente de la Tarea.

o Para indicar que cada uno de los recursos de la actividad se planifica según su propio calendario,

escojan el Dependiente del Recurso.

o Para indicar que la duración de la actividad es dependiente en sus actividades del antecesor y/o el

sucesor, escoge el Nivelado por el Esfuerzo.

o Para indicar que la actividad marca el principio o el fin de una etapa mayor en el proyecto, escoja

Start Milestone o Finish Milestone.

Notas

Las actividades tipo milestone no tienen tareas basadas en tiempo, costos, ni recursos. P6 no reconoce las

duraciones para actividades de tipo milestone.

Definir el tipo de duración de la actividad

1. Menú Project → Activities.

2. Escoja la actividad cuyo tipo de duración se quiere definir, haga click en la etiqueta General.

3. Escoja el tipo de la duración:

o Para indicar que la duración de la actividad no es susceptible a cambio, a pesar del número de

recursos asignados a la actividad, elija Fixed Duration & Units.

o Para indicar que en la actividad se mantendrán fijas la duración y las unidades en el tiempo, escoja

Fixed Duration and Units/Time.

o Para indicar que el número de unidades de la actividad no es susceptible a cambio, elija Fixed

Units.

o Para indicar que la actividad ha fijado la disponibilidad del recurso (su trabajo), escoja Fixed

Units/Time.

Manual Básico P6


Definir el tipo de porcentaje completado


2. Escoja la actividad, click a la etiqueta General.

3. Escoja el tipo de porcentaje completado:

o Para especificar que el porcentaje completado sea calculado entre la duración original y el tiempo

restante, escoja Duración. En este caso la fórmula sería la siguiente:

% completado = % de Duración completado = (Duración Original - Duración Restante)

o Para indicar que el porcentaje completado será asignado por el usuario para esta actividad, escoge

Físico. En este caso, aplicaría la siguiente fórmula:

% completado = % Físico completado.

o Para especificar que el porcentaje completado sea calculado de las unidades actuales y restantes,

seleccione Unidades. En este caso, la fórmula sería la siguiente:

% completado = % Unidades completado = Unidades Actuales de Trabajo.

Cambiar una actividad de WBS


2. Escoja la actividad cuyo WBS quiere cambiar, entonces dé click en la etiqueta General.

3. En el campo de WBS, click , Entonces escoja el elemento de WBS a que usted quiere asignar la

actividad escogida.

4. Click el botón Select.

Asignar un calendario a una actividad


2. Escoja la actividad cuyo calendario quiere definir, entonces click en la etiqueta General.

3. En el campo de Calendario de Actividad, click .

4. Elija el calendario que usted quiere asignar a la actividad escogida, entonces click el botón Select.

Manual Básico P6


Duración de la actividad


2. Escoja la actividad cuya duración quiere insertar o modificar, entonces click a la etiqueta Status.

Para ingresar la duración original de la actividad, en el campo Original escriba la cantidad de tiempo

seguido por la unidad de tiempo, ejemplo 5d (cinco días).

Para ingresar la duración real para la actividad, en el campo Actual escriba la cantidad de tiempo

seguido por la unidad de tiempo. Sólo se puede capturar la duración real para las actividades que se

completan.

Para ingresar la duración restante para la actividad, en el campo Remaining escriba la cantidad de

tiempo seguido por su unidad de tiempo. Sólo se puede capturar la duración restante para las

actividades que están en progreso.

Para ingresar el tiempo de terminación para la actividad, en el campo At Complete escriba la cantidad

de tiempo seguido por la unidad de tiempo. Sólo se puede insertar el tiempo de terminación para las


Tips

P6 calcula de nuevo automáticamente el valor de tiempo y período que usted escriba según el calendario de

proyecto y las unidades de tiempo definidos por su administrador de sistema.

Para considerar las abreviaciones disponibles de unidades de tiempo, vaya al Menú Admin → Admin

Preferences, click a la etiqueta de Períodos de tiempo.

Insertar el comienzo y fin de la actividad


2. Seleccione la actividad cuyo comienzo y fin quiere insertar, click a la etiqueta Status.

Para escribir la fecha proyectada de inicio de la actividad, en el campo Started, click y seleccione

una fecha.

Para escribir la fecha real de comienzo de la actividad, marque la opción Started (iniciamos primero la

actividad) y escriba la fecha verdadera del comienzo en el campo Started o click para escoger una

fecha.

Para escribir la fecha proyectada de fin de la actividad, en el campo Finished click y escoja una

fecha.

Para escribir la fecha real de terminación de la actividad, marque la opción Finished (al marcar finished,

automáticamente de marcará la opción started) y escriba la fecha verdadera de la terminación en el

campo Finished o click para escoger una fecha.

Manual Básico P6


Nota

Cuándo usted escribe una fecha de inicio o de fin para una actividad, dependiendo de su ubicación en el

proyecto, un cuadro de diálogo puede mostrar una delimitación (constraint). Para aceptar esta delimitación,

click Yes en el cuadro de diálogo. Si usted especifica las fechas de inicio y/o terminación sin aplicar

delimitaciones (las delimitaciones posibles son: Debe Comenzar En o Debe Terminar En), las fechas que usted

escribe se pueden cambiar cuando el proyecto se planifica.

Ligar las actividades

Las relaciones

Una relación define la forma en que una actividad se relaciona al comienzo o al fin con otra actividad o tarea.

Agregue las relaciones entre actividades para crear una liga en su escala de tiempo entre dos o más

actividades. P6 usa estas relaciones, que forman la lógica de la red de proyecto, junto con duraciones de

actividad, para determinar las fechas del proyecto.

Una actividad puede tener una o muchas relaciones para organizar como sea necesario el trabajo que se debe

hacer. P6 también permite relacionar mediante ligas actividades que están en proyectos diferentes; este tipo

de relación se conoce como relación externa.

P6 permite elegir entre 4 tipos de relaciones:

• Finish to start

• Finish to finish

• Start to start

• Start to finish

Finish to start (FS)

Una relación en la que el comienzo de una actividad depende de la terminación de su antecesor. Esta es la

relación de actividad por default.

Finish to finish (FF)

Una relación en que el fin de una actividad depende del fin de su antecesor.

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 1

Actividad 2

Manual Básico P6


Start to start (SS)

Una relación entre actividades en que el comienzo de una actividad del comienzo de su antecesor.

Start to finish (SF)

Una relación entre actividades en que una actividad no se puede completar hasta que su antecesor comience.

Crear relaciones en el Diagrama de Gantt

1. Mueva la flecha de ratón a la orilla de la barra de la actividad del antecesor hasta que se vuelva una

flecha de relación (una flecha quebrada –ver imagen–).

2. Click sostenido al botón de ratón al arrastrar a la actividad del sucesor. Libere el botón de ratón. P6

crea la relación en el mapa de Gantt: en el ejemplo sería de Revisión Ing. Preliminar a Ajustes al Diseño.

Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relación

finish to start.

Si usted dibuja de la orilla derecha del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relación finish to

finish.

Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la derecha del sucesor, P6 crea una relación start to

finish.

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 1

Actividad 2

Manual Básico P6


Si usted dibuja de la orilla izquierda del antecesor a la orilla izquierda del sucesor, P6 crea una relación

start to start.

Tips

Si ninguna línea de relación se muestran en el Diagrama de Gantt, dé click en el botón de la barra de

actividades (parte superior del tabla de la vista de Gantt). Esta opción también se encuentra en el botón de

opciones del diálogo de Barras de Gantt activando la opción de Show Relationships.

Una ventana se muestra mientras usted arrastra la línea de relación entre dos actividades, para decirle qué

clase de relación se creará cuando usted libere el botón del ratón.

Ver las relaciones de la actividad en Detalles de Actividad

En cada actividad se muestra la lista de relaciones de la actividad y otros detalles, como el tipo de actividad, en

etiquetas diferentes.

1. Escoja la actividad cuyas relaciones quiere mostrar.

2. Click en el Menú View → Show on Bottom → Activity Details.

3. Para ver los antecesores y sucesores de la actividad, click en la etiqueta Relationships.

Cambiar la relación con un antecesor


2. Escoja la actividad cuya relación de antecesor quiere cambiar, haga click en la pestaña Relationships.

Para agregar un antecesor, dé click a Assign del lado izquierdo, en el panel de Predecessors, elija la

actividad del antecesor que usted quiere agregar.

Para cambiar un tipo de relación, doble click (o un solo click si ya está seleccionado) a la lista del campo

Relations y elija un tipo nuevo de relación.

Para cambiar un valor de tiempo de demora, double-click al campo Lag, escriba un valor nuevo de

tiempo (puede ser positivo de retraso o negativo de anticipación).

Para quitar un antecesor, escoja el antecesor que quiere quitar, click Remove.

Editar las relaciones en el Diagrama de Gantt

1. Doble click a la línea que representa la relación que usted quiere editar.

2. Escoja un tipo diferente de relación.

3. Especifique un número nuevo de días de demora.

4. Click OK.

Quitar el antecesor de una relación


Manual Básico P6


2. Escoja la actividad a la que quiere quitar una relación de antecesor, dé click a la etiqueta de

Relationships.

3. Escoja el antecesor que quiere quitar.

Para ver información del antecesor de la actividad antes quitar la relación, dé click a Go To.

4. Click Remove y confirme.

Tips

Si las etiquetas de Antecesores y Sucesores no se muestran, haga click derecho en cualquiera de las etiquetas

de Detalles de la Actividad y seleccione Customize Activity Details… o seleccione el menú View → Bottom

Layout Options y agregue las etiquetas faltantes.

Ver las relaciones en el Diagrama de Gantt

El Mapa de Gantt demuestra un panorama gráfico de todas relaciones de actividades para un filtro específico.

Click en el menú View → Show on Top → Gantt Chart. Si ninguna línea de relación se muestra para las

dependencias de la actividad que usted ha definido, vaya al menú View → Bar Chart Options para activar la

opción correspondiente (Show Relationships).

Una línea que conecta dos barras de actividades indica una relación entre ellas. El punto en que la línea

comienza en la barra del antecesor y el punto en que finaliza en la barra de sucesor, indican el tipo de relación

que la línea representa.

Definir milestones


2. Escoja la actividad que quiere definir como un milestone y click en la etiqueta General.

3. En el campo de Tipo de Actividad, seleccione Milestone.

Nota

Los milestones no pueden tener duración, costos basados en tiempo ni recursos asignados.

Ver valores de holgura en actividades


2. Escoja la actividad cuya holgura quiere revisar, click a Status.

El campo Free Float muestra la cantidad de tiempo que la actividad se puede demorar sin retrasar las

actividades que siguen inmediatamente (las actividades de sucesor).

El campo Total Float muestra la cantidad de tiempo que la actividad escogida se puede demorar sin

retardar la fecha de fin de proyecto.

Manual Básico P6


Nota

P6 calcula automáticamente la holgura libre y total cada vez que usted planifica el proyecto. Usted no puede

redactar un valor de holgura de la actividad directamente.

Ver Resumen de Actividades


2. Escoja la actividad cuya información de resumen quiere mostrar, click en la parte inferior de la pantalla,

en la etiqueta Summary.

Para ver información de resumen acerca de las unidades de la actividad, elija Display units. Para ver

información de resumen acerca de los costos de la actividad, elija Display cost. Para ver las fechas de

inicio y fin de la actividad, elija Display dates.

Copiar y pegar actividades en la Tabla de Actividades

1. Escoja la actividad o las actividades que usted quiere copiar.

2. Click Copy.

3. Escoja la banda de WBS donde usted quiere pegar la actividad copiada, click Paste.

4. Marque las opciones de la información que quiera copiar, click OK.

Modificar el porcentaje de avance físico de las actividades


2. Escoja la actividad que quiera modificar, entonces haga click en la etiqueta General.

3. Seleccione Physical como el tipo de porcentaje de avance.

4. Click en la etiqueta Status.

5. En el campo Physical % escriba el porcentaje de avance físico de la actividad.

Nota

Usted sólo puede modificar un valor de porcentaje si las actividades están en progreso. Si la actividad no ha

comenzado o ya terminó, no podrá especificar un porcentaje de avance distinto de cero.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 10.

RECURSOS

Los recursos incluyen el personal, el equipo y los materiales que realizan el trabajo en las actividades a través

de todo el proyecto. Los recursos son siempre basados en tiempo y se emplean generalmente entre varias

actividades y/o proyectos. En P6, se crean los recursos que se usan para la ejecución de las tareas o

actividades. P6 permite crear y poder asignar calendarios de recurso y definir un rol del recurso, información

de contacto y los precios que varían de acuerdo al tiempo empleado.

Defina una lista de recursos que contemple los recursos necesarios para completar los proyectos en su

empresa. Organizar los recursos en grupos para hacer más fácil la asignación de los recursos a un proyecto es

una buena estrategia. Para cada recurso se deben dar la siguiente información: nombre, clave, tipo, límites de

disponibilidad, precios de la unidad y su calendario para definir sus horarios de trabajo. Con esta información

se asignan los recursos a las actividades que los requieren. Para agrupar y reportear sus recursos, debe

establecer códigos de recurso y asignar los valores de código.

Los recursos (Resources) son diferentes que los gastos (Expenses). Mientras los recursos son basados en tiempo

y se extienden generalmente a través de múltiples actividades y/o proyectos, los gastos se aplican en artículos

no reusables requeridos por las actividades y que no dependen del tiempo, como por ejemplo los gastos

indirectos de oficina. P6 no incluye los gastos cuando se nivelan los recursos.

Recursos Primarios

P6 permite que usted asigne recursos primarios a actividades. Un recurso primario es típicamente el recurso

responsable de coordinar el trabajo en una actividad. El recurso primario actualiza también la fecha del

comienzo de la actividad, la fecha del fin y la fecha final esperada.

Además, si una actividad tiene recursos no laborales (materiales o equipos), el recurso primario puede ser

también responsable de informar las horas de los recursos materiales y equipos. Con la excepción de recursos

no laborales, todos los otros recursos son responsables de informar sus propias horas para actividades

asignadas.

Ver los recursos

Menú Enterprise → Resources.

Agregar un recurso

1. Menú Enterprise → Resources.

2. Click Add.

Se abre el asistente de Creación de Recursos. Siga los pasos en cada cuadro de diálogo para crear el

recurso.

3. En el formulario de Detalles de Recursos se puede modificar o agregar información del recurso.

Manual Básico P6


Nota

Para usuarios expertos en el manejo de los recursos se recomienda darlos de alta con la tecla <Insert> y llenar

la información en el formulario de Recurso.

Asignar calendarios a recursos

Al crearse el recurso usar el calendario Global se le asigna por default, si el recurso maneja horarios de trabajo

distintos entonces se asigna alguno previamente creado


2. Escoja el recurso al que quiera asignar un calendario.

3. Click en la etiqueta Details, después haga click en el campo de Calendario.

Busque el calendario para cambiar, si es un calendario de recurso ya creado dar click a la barra de

Display y elegir la opción Resource Calendars.

4. Escoja el calendario que quiera asignar y dé click al botón Select.

Copiar y pegar un recurso


2. Vaya al menú View → Group and Sort By → Default, para mostrar todos los recursos.

3. Escoja el recurso que quiera copiar, haga click en Copy o use <ctrl>+C.

4. Elija el recurso al que se agregará la copia, click Paste o <ctrl>+V.

En el cuadro de diálogo elija:

o Sub-Resources para copiar todos recursos contenidos en el recurso que usted quiere copiar.

o Prices para copiar la información de precios del recurso.

o Role Assignments para copiar la asignación de rol.

Manual Básico P6


Precaución

Si usted marca la opción Do Not Show This Window Again en el cuadro de diálogo de Copy Resource Options,

P6 retiene en memoria lo que se haya definido en este cuadro de diálogo hasta que usted vuelva a abrir la

aplicación.

Borrar un recurso


2. Escoja el recurso que usted quiere borrar, entonces dé click en Del/Merge.

3. Si el recurso que usted quiere borrar tiene actividades u otros datos asociados, se mostrará un cuadro

de diálogo.

Para borrar el recurso y reasignar otro recurso, escoja el Recurso para Reemplazar.

Para borrar el recurso sin reasignar sus datos asociados, escoger Delete Selected Resource.

Desplegar detalles del recurso

Escoja Enterprise → Resources, entonces escoja View → Details.

Tipo de clasificación del trabajo para recursos


2. Seleccione el recurso, Click en la etiqueta Detalles.

Para indicar que el recurso es Mano de obra, escoja Labor.

Para indicar que el recurso escogido es Maquinaria, escoja Non-labor.

Para indicar que el recurso es Material seleccione esta opción.

Nota

Cuando la selección es de tipo Material, a partir de esta versión se permite incluir la unidad de medida del

material, como puede ser Ton (tonelada) y Kg (kilogramo), para crear este código de materiales es necesario

entrar en el Menú Admin → Admin categories, a la pestaña Units of measure (unidades de medida) y Add.

Dar de alta los precios del recurso


2. Escoja el recurso cuyo valor quiere asignar.

3. Click a la etiqueta Units & Prices.

4. Click Add.

5. Para cambiar la fecha de vigencia del precio, double-click al campo de Fecha de vigencia, click y se

elije una fecha nueva.

Manual Básico P6


6. Escriba las unidades máximas de recurso y su costo seguido por un slash (/) y la duración apropiada de

tiempo.

7. El número máximo de Unidades/Tiempo depende del tipo de recurso; en el caso de mano de obra y

maquinaria, se expresa en porcentaje, y en el caso de materiales, se expresa en unidades/medida de

tiempo.

Es posible configurar el programa para que también la mano de obra y la maquinaria puedan

expresarse en unidades/medida de tiempo, para ello hay que ir al menú Edit → User Preferences, en la

etiqueta Time Units seleccionar la opción Show as units/duration (4h/d).

Por ejemplo, si un recurso se asigna un límite de 8 horas/día, pero para una actividad en particular

usted sólo le asigna dos horas/día, esta información puede representarse de dos maneras: como 2h/d

o como 25 por ciento (ya que sólo es asignado a esta tarea para dos de sus ocho horas por día).

Para permitir que el recurso tenga horas de tiempo extraordinario, click a la etiqueta de Detalles y

marcar la opción de Tiempo Extra, en el campo del Factor de Tiempo Extraordinario, escriba el número

por el cual el precio del recurso se debe multiplicar para determinar el precio del tiempo extraordinario

del recurso (el precio estándar * el factor de tiempo extraordinario = el precio de tiempo

extraordinario).

Nota

Las unidades disponibles de tiempo son minutos, horas, días, semanas, meses, y años. Su administrador del

sistema debe poner la abreviación para cada unidad en el cuadro de diálogo de Preferencias del menú Admin.

Notas para recursos en actividades

1. Menú Project → Activities, entonces escoja la actividad que usted quiere comentar.

2. Click en la pestaña Feedback.

3. En el campo Notas para Recursos, escriba sus notas acerca de la actividad escogida.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 11.

ROLES

Un rol es un título del trabajo del personal del proyecto y permite conocer su habilidad. Los ejemplos de roles

son para el rol de trabajadores, el albañil, el carpintero o el arquitecto. Usted puede definir un número

ilimitado de roles. Establezca una jerarquía de roles y use los roles como usted lo hace con los recursos durante

la ejecución del proyecto y planificación de costos. Cuando sus planes son más definidos, usted puede

reemplazar los roles con recursos basados en requisitos de perfil de puesto y habilidad. De igual manera, este

método de asignación de recursos permite analizar el recurso y el rol que maneja, su habilidad y la pericia en el

perfil.

El conjunto de roles que se asigna a una actividad define los requisitos de habilidades para esa actividad. El

conjunto de los roles que usted asigna a un recurso describe sus capacidades. La función del rol facilita proveer

de recurso a las actividades, porque usted puede asignar los recursos según el rol.

Ver los roles

Para ver todos los roles:

1. Elija Enterprise → Roles.

2. Click en la barra Display.

Para considerar sólo los roles que existen en el proyecto abierto, elija Filter By → Current Project’s

Roles.

Para ver todos los roles, elija Filter By → AII Roles.

Agregar un rol

1. Elija Enterprise → Roles.

2. Click Add.

Manual Básico P6


3. Click en la etiqueta General, y escribir el ID del rol.

4. Escriba el nombre del rol.

5. Escriba una descripción de las responsabilidades del rol.

Asignar roles a actividades

1. Menú Project → Activities, seleccione la actividad a la que quiere asignar un rol.

2. Click en la etiqueta Recursos.

3. Click en Add Role.

4. Seleccione el rol que usted quiere asignar.

Para asignar múltiples roles, mantenga presionada la tecla <Ctrl> y haga click en cada rol que usted

quiera asignar.

5. Click al botón de Assign y Close.

Ver los roles para una actividad específica


2. Escoja la actividad de la cual quiere ver los roles asignados.


Asignar roles a recursos en la ventana de Recursos

1. Menú Enterprise → Resources, escoja el recurso al que quiere asignar un rol.

2. Click en la etiqueta Roles, click Assign.

3. Escoja el rol que quiere asignar.

4. Click al botón Assign, luego click al botón Close.

5. En la etiqueta de rol, doble click a la columna Proficiency (pericia) seleccione el nivel.

6. Si este es el rol primario del recurso, marque la opción de Rol Primario.

Asignar roles a recursos en el cuadro de diálogo de roles

1. Menú Enterprise → Roles, escoja el rol que usted quiere asignar.

2. Click en la etiqueta Recursos, después haga click en Assign.

3. Escoja el recurso al que usted quiere asignar el rol.

4. Click en el botón Assign, click en el botón Close.

5. En la etiqueta de rol, doble click en la columna de Proficiency (pericia) y seleccione el nivel.

6. Si este es el rol primario del recurso, marque la opción de Rol Primario.

Manual Básico P6


Borrar un rol

1. Menú Enterprise → Roles.

2. Escoja el rol que quiere borrar, click Del/Merge.

3. Si el rol está asignado actualmente, debe elegir entre reemplazar el rol o borrarlo.

Tip

Si el rol que usted quiere borrar no se muestra en la ventana, dé click en la barra Display, seleccione Filter By →

All Roles.

Quitar roles de actividades

1. Menú Project → Activities, escoja la actividad a la que quiere quitar un rol.


3. Escoja el rol a quitar, click en Remove.

Revisar las unidades de Mano de obra para actividades


2. Escoja la actividad cuyo trabajo quiere revisar, entonces dé click a la etiqueta Status.

3. Click a la barra Labor Units y elija Labor Units.

En el campo Presupuestado (Budgeted) aparece el número de unidades (recursos – mano de obra) que

previamente asignamos a la actividad; si se desea se pueden cambiar en este campo las unidades de

trabajo asignadas.

En el campo Real (Actual) aparecen las unidades que realmente se están ejecutando en la actividad.

Este campo sólo puede tener valor si las actividades están completadas o en progreso.

En el campo Restante (Remaining) se encuentran las unidades restantes de mano de obra para

completar la actividad. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las Restantes

siempre serán las mismas.

Manual Básico P6


Tips

P6 calcula de nuevo automáticamente el valor de tiempo y período que usted captura según el periodo de

tiempo definido por su administrador de sistema.

Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin → Admin Preferences, y click a Time Periods.

Modificar unidades de Maquinaria para actividades


2. Escoja la actividad cuya Maquinaria quiere definir, entonces click a la etiqueta Status.

3. Click a la barra Labor Units y Elija Nonlabor Units.

Para modificar las unidades planeadas de Maquinaria para la actividad, en el campo Presupuestado

escriba la cantidad de unidades.

Para modificar las unidades reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba la

cantidad de unidades de Maquinaria. Sólo se pueden modificar las unidades reales de Maquinaria para

las actividades que están en el progreso o completados.

Para cambiar las unidades restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba la

cantidad de unidades de Maquinaria. Si la actividad no ha iniciado, las unidades Presupuestadas y las

Restantes siempre serán las mismas.

Tip

P6 calcula automáticamente el valor de tiempo y período que usted modifica según el Time Period definido por

su administrador de sistema.

Para ver las abreviaciones disponibles de Time Period, elija Admin → Admin Preferences, y click a Time Periods.

Modificar el costo de Mano de obra para actividades


2. Escoja la actividad cuyos costos de Mano de obra usted quiere modificar, entonces click a Status.

3. Click en la barra Labor Units y elija Labor Cost.

Para modificar los costos planeados de Mano de obra para la actividad, en el campo Presupuestado,

escriba el costo de Mano de obra.

Para modificar los costos reales de Mano de obra para la actividad, en el campo Actual, escriba los

costos de Mano de obra. Sólo se pueden modificar costos reales de Mano de obra para las actividades

que están en progreso o completadas.

Para modificar los costos restantes de Mano de obra para la actividad, en el campo Restante, escriba

los costos de Mano de obra. Sólo se puede modificar el costo restante de Mano de obra para las


Manual Básico P6


Modificar los costos de Maquinaria para actividades


2. Escoja la actividad cuyos costos de Maquinaria usted quiere modificar, entonces click a Status.

3. Click en la barra Labor Units y elija Labor Cost.

Para modificar los costos planeados de Maquinaria para la actividad, en el campo Presupuestado,

escriba el costo de Maquinaria.

Para modificar los costos reales de Maquinaria para la actividad, en el campo Actual, escriba el costo de

Maquinaria. Sólo se pueden modificar costos reales de Maquinaria para las actividades que están en

progreso o completadas.

Para modificar los costos restantes de Maquinaria para la actividad, en el campo Restante, escriba los

costos de Maquinaria. Sólo se puede modificar el costo restante de Maquinaria para las actividades que

están en progreso.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 12.

MANIPULAR PROYECTOS.

Presupuestos en P6

En P6 usted puede crear las estimaciones del presupuesto para cada nodo de EPS, para el proyecto o para cada

nivel de WBS.

Use la etiqueta Budget Log para escribir el presupuesto original. P6 suma la cantidad presupuestada que usted

requiere para cada nodo de EPS o para todo el proyecto.

El Budget Log lo ayuda a seguir los cambios del presupuesto como van ocurriendo. El Presupuesto Actual

(presupuesto original más cambios aprobados de presupuesto) y el Presupuesto Propuesto (presupuesto

original más aprobación y presupuesto pendiente de aprobación) incorporan estos cambios para que usted

tenga información reciente y exacta del presupuesto para cada proyecto o nodo de EPS.

Usted puede registrar el gasto mensual de fondos presupuestado, dar seguimiento a las cantidades no

aplicadas y apegarse al presupuesto mensual que se planeó en cada proyecto a cualquier nivel del EPS.

Seguimiento y análisis de presupuestos

La hoja de recursos permite ver un retrato completo de la cantidad de recursos y distribuciones de presupuesto

en cuestión de costos, y de las cantidades de variación que resultan del uso actual contra estimaciones

originales en la actividad.

El seguimiento global del presupuesto se puede ver en la Ventana de Proyectos (en caso de ser necesario

habilitar las columnas Original Budget y Current Variance.

Manual Básico P6


Establecer Presupuestos

1. Menú Enterprise → Projects.

2. Escoja el nodo de EPS/proyecto para el cual usted quiere establecer presupuestos, click en la pestaña

Budget Log.

3. Escriba una estimación de la cantidad presupuestada que se requiere para este proyecto en el campo

Presupuesto Original (Original Budget), incluyendo financiamientos.

Introducir cambios en presupuestos

1. Menú Enterprise → Projects. Escoja el nodo de EPS/proyecto para lo cual usted quiere insertar los

cambios del presupuesto.

2. Click en la pestaña Budget Log.

3. En la sección Budget Change Log dar click en el botón Add y especifique la fecha, la cantidad, la

persona responsable del cambio, la situación (pendiente, aprobado o no aprobado) y la razón para el

cambio.

El campo Presupuesto Actual es la suma del presupuesto original más cambios aprobados de presupuesto; el

Presupuesto Propuesto contiene el presupuesto original más el aprobado y el presupuesto pendiente de

aprobación.

Comparar presupuestos y variaciones

1. Elija Enterprise → Projects, click derecho sobre la tabla de proyectos, seleccione Columns → Customize.

2. Seleccione la columna del presupuesto que usted quiere mostrar en la ventana de Proyectos.

Por ejemplo, escoja las columnas Identificación de Proyecto, Nombre de Proyecto, Presupuesto

Original y Variación Actual, para comparar las cantidades originales del presupuesto asignadas a los

proyectos y la variación actual que resulta del gasto del presupuesto en esos proyectos a la fecha.

Nota

Cuándo el gasto corriente difiere de las estimaciones originales de presupuesto, resulta una variación. Las

cantidades de variación que se muestran en paréntesis indican una cantidad negativa de variación para el

proyecto.

Líneas de Base

Antes de empezar con el seguimiento de la ejecución de los trabajos en la realidad, se debe crear un plan de

Línea de Base. Una Línea de Base es una copia completa de un plan de proyecto que se puede comparar con el

plan actual para evaluar el progreso. Dentro de P6, se puede mostrar la Línea de Base en el gráfico y columnas

asociadas a fechas y costos de la Línea de Base. El plan más sencillo es una copia completa o fotografía del

proyecto original “ideal”. Éste proporciona un blanco contra el que usted puede rastrear un costo de proyecto,

el avance y el desempeño. Cuándo usted crea una Línea de Base, puede guardar una copia del proyecto actual

para usarlo como Línea de Base o puede Elegir otro proyecto para usarlo contra el proyecto actual.

Manual Básico P6


P6 proporciona la capacidad de guardar un máximo de 3 Líneas de Base por proyecto. A pesar del número de

Líneas de Base que puede guardar para un proyecto, sólo se puede escoger una como Línea de Base actual con

propósitos de comparación. P6 incluye una opción para que usted especifique cuál Línea de Base quiere usar

para la comparación.

Para ayudarlo a clasificar y utilizar múltiples Líneas de Base para un solo proyecto, usted puede asignar a cada

Línea de Base un nombre que refleje su propósito; por ejemplo, Línea de Base de planificación inicial, de

proyecto completo, o de mitad del proyecto. El administrador P6 o el coordinador de controles de proyecto

definen los tipos disponibles de Línea de Base. Las Líneas de Base no existen como proyectos separados que

usted pueda abrir. Para copiar o modificar una Línea de Base primero debe desligarse de su proyecto actual,

separándolo como un proyecto independiente, sólo entonces se puede trabajar con este proyecto restaurado

de Línea de Base como se hace con cualquier otro proyecto en el EPS.

Crear una Línea de Base

1. Abra el proyecto para el cual usted quiere crear una Línea de Base.

2. Menú Project → Maintain Baselines.

3. Click Add.

4. Elija guardar una copia del proyecto actual como una nueva Línea de Base, click OK.

Si usted elije convertir otro proyecto, escoja el proyecto en el cuadro de diálogo de selección de

Proyecto, entonces click al botón Select.

5. Seleccione el tipo de representación de información de esta Línea de Base, como por ejemplo Plan

inicial.

Notas

Cuándo usted guarda una copia del proyecto actual como una nueva Línea de Base, P6 le asigna por defecto el

nombre del proyecto y un sufijo de -Bx, donde x iguala 1 para la primer Línea de Base que usted guarda para un

proyecto, 2 para el segundo, etcétera. Usted puede cambiar este nombre, eligiendo el que le sirva para saber

qué información contiene, como puede verse en el ejemplo de arriba.

Manual Básico P6


Cuando usted elige convertir en Línea de Base un proyecto distinto al actual, este proyecto no puede estar

abierto ni tener asignadas Líneas de Base. El nombre del proyecto convertido se usa como nombre de la Línea

de Base.

Tip

Antes de convertir un proyecto en Línea de Base, si usted quiere seguir teniendo acceso a él debe hacer

primero una copia. Una vez que usted convierte un proyecto en Línea de Base, ya no está disponible. Usted

puede restaurar una Línea de Base para hacerla disponible nuevamente como un proyecto separado en la

jerarquía de proyectos (ver la sección Restaurar una Línea de Base).

Asignar el Tipo de Línea de Base

1. Elija Project → Baselines.

2. Escoja la Línea de Base.

3. En el campo Baseline Type escoja un tipo.

Los tipos de Línea de Base son definidos típicamente por el administrador P6 o coordinador de

controles de proyecto.

Escoger una Línea de Base Actual

Sólo una Línea de Base se puede escoger como Línea de Base actual para propósitos de comparación. Cuando

usted muestra una Línea de Base para un proyecto abierto, P6 recupera los datos para la Línea de Base que

usted especifica como actual.

1. Elija Project → Assign Baselines.

2. Para poner el estado actual del proyecto como Línea de Base, seleccione <Current Project> en el campo

Project Baseline.

3. Para poner una Línea de Base como el primario, secundario o terciario y poderlos graficar

conjuntamente en Gantt, seleccione los campos correspondientes.

Manual Básico P6


Modificar una Línea de Base

Cuando progresa el proyecto y ocurren cambios, usted puede actualizar una o más Líneas de Base asociadas a

los cambios. Usted no puede ingresar y modificar una Línea de Base como lo hace con un proyecto. Para

actualizar una Línea de Base, necesita primero restaurarlo como proyecto, para hacerlo disponible otra vez

como un proyecto separado.

Restaurar una Línea de Base para el proyecto abierto

1. Elija Project → Maintain Baselines.

2. Escoja la Línea de Base que quiere restaurar, click Restore y click Yes.

3. El proyecto restaurado se coloca en el mismo nodo que el proyecto que se marcó como Línea de Base.

Tip

Después que usted modifica el proyecto restaurado de Línea de Base, lo puede volver a guardar como una

Línea de Base para compararlo contra el proyecto actual.

Crear un Tipo de Línea de Base

P6 permite que usted cree los Tipos de Línea de Base que puede asignar en cualquier proyecto. Usted puede

usar los Tipos para estandarizar Líneas de Base para todo proyecto.

1. Elija Admin → Admin Categories.

2. Click en la categoría Baseline Types y click Add.

3. Escriba el nombre del nuevo Tipo de Línea de Base.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 13.

PROGRESO DEL PROYECTO

P6 ofrece varias maneras de actualizar su proyecto. Usted puede actualizar el progreso para todas las

actividades y recursos en total; actualizar las actividades y los recursos individualmente; o usar una

combinación de los dos métodos.

Si su progreso de proyecto es como lo planeó o si usted sólo necesita estimar el progreso a una fecha específica

y determinar cuál es el progreso de las actividades y cuánto queda por ejecutar de las actividades que han

iniciado y poner las duraciones restantes a cero en las actividades que se han completado; si su proyecto no

progresó como lo planeó, muchas actividades empiezan fuera de la fecha planeada, las actividades toman más

o menos tiempo de completar que lo que planeó originalmente, el uso del recurso excede el uso planeado,

actualizar las actividades y los recursos individualmente lo ayudará a pronosticar los efectos de circunstancias

de sobre-asignación de recursos, para que usted pueda tomar una acción correctiva a tiempo.

La mayoría de los proyectos contienen algunas actividades que progresan según lo planeado y otras que no. En

este caso, combine los dos métodos de actualización (Schedule). Permita que P6 calcule su proyecto como si el

progreso se da exactamente como lo planeó, después actualice individualmente las actividades y los recursos

que se han desviado del plan.

Una vez que usted actualiza un proyecto, los cambios se hacen en la base de datos inmediatamente.

Actualizar el progreso para todas las actividades

1. Menú Tools → Apply Actuals.

2. Cerciórese de que el proyecto que usted quiere actualizar aparece en la lista de Project(s) to be

updated.

Un proyecto debe estar abierto para actualizar el progreso en sus actividades.

3. Especifique la fecha de actualización para cada proyecto o asigne una fecha a todos los proyectos que

se actualizan.

4. En el campo New Data Date, click y escoja la fecha o click o para seleccionar la

nueva fecha.

5. Click Apply, click Yes.

Actualizar el progreso para actividades individuales


2. En la ventana de Actividades, escoja la actividad que usted quiere actualizar, click en la etiqueta Status.

Para actualizar las fechas reales, marque la opción Started, entonces especifique la fecha real de inicio

en el campo Started. Si la actividad ya se completó, marque la opción Finished, entonces especifique la

fecha real de fin en el campo Finished.

Manual Básico P6


Para actualizar las actividades con tipo de Duración %completado, click en el campo Remaining y

escriba el número restante de tiempo que se necesita para completar la actividad escogida. Cuando

usted planifica o aplica real, la duración real se calcula como la suma de tiempo que ha trabajado desde

la fecha real de inicio hasta la fecha actual (para las actividades en progreso) o hasta la fecha real de fin

(para actividades completadas), usando calendarios de actividades.

Para actualizar las actividades de tipo Physical percent complete, escriba el porcentaje físico completo y

la duración restante para la actividad. Si los recursos se asignan, usted debe actualizar también en cada

recurso las unidades reales.

3. Repita los pasos anteriores para cada actividad que usted quiera actualizar.

Actualizar el progreso del proyecto

1. Elija Tools → Apply Actuals.

2. Cerciórese de que el proyecto que usted quiere actualizar aparece en la lista de Projects to be updated.

3. Especifique la fecha para cada proyecto o asigne una fecha nueva a todos los proyectos que usted

quiere actualizar.

4. En el campo New Data Date especifique una fecha nueva para los proyectos, entonces click Apply.

5. Elija Project → Activities y seleccione las actividades que desea actualizar.

6. Click en la etiqueta Status, marque la opción Started para indicar que la actividad inició a tiempo o la

opción de Terminado para indicar que la actividad se completó a tiempo.

Si la actividad debía comenzar durante el periodo de actualización pero no lo hizo, limpiar la opción

Started.

Si la actividad debía terminar durante el periodo de actualización pero no lo hizo, limpiar la opción

Finished.

7. En Detalles de la Actividad, ajuste cualquier información de la actividad, el Final Esperado o la Duración

Restante, según el plan.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 14.

ACTIVITY NETWORK (PERT)

PERT visualiza su proyecto como una red de actividades y relaciones para trabajar en la estructura WBS. Una

frontera roja alrededor de una caja de actividad indica una actividad crítica. Una línea entre actividades indica

una relación de actividades.

Usted puede controlar casi todos los aspectos de PERT, inclusive la apariencia de las actividades, el contenido

de las cajas de actividad y del espaciamiento entre actividades.

La disposición de PERT siempre muestra la jerarquía de WBS, a pesar de la selección de actividades. El layout

correcto muestra el elemento seleccionado de WBS. Si usted especifica una opción que agrupa de otra manera

al WBS, el layout muestra las actividades seleccionadas del elemento de WBS según la información de datos de

actividad que usted especifique, por ejemplo, agrupado por la posición del proyecto o por su terminación

dentro del presupuesto.

Principales usos de PERT

Usted puede usar PERT principalmente para lo siguiente:

• Ver fácilmente las relaciones entre actividades y el flujo del trabajo de un proyecto

• Examinar y editar una actividad, sus antecesores y sucesores.

• Visualizar la ruta crítica

Para hacer a PERT más efectivo

Cambie la plantilla de PERT para considerar información diferente de las actividades y niveles de detalle.

Con click derecho en cualquier lugar de la vista de PERT para tener acceso a los menús de cambio de

información mostrada o el formato de visualización.

Combine PERT con una vista de Trace Logic para enfocar una secuencia de actividades.

Mostrar PERT

Elija View → Show on Top → Activity Network.

También puede dar click en el icono en la ventana de actividades.

Tip

Para esconder la barra izquierda y mostrar solo PERT, arrastre la barra de división que separa los paneles

derechos del izquierdo completamente a la izquierda.

Manual Básico P6


Ver detalles de actividad en PERT

Para mostrar la identificación de la actividad (Id) y su nombre, coloque la flecha de ratón en la actividad cuyo

detalle quiere visualizar.

Personalizar la vista de PERT

1. Elija View → Show on Top → Activity Network.

2. Nuevamente vaya al menú View → Activity Network → Activity Network Options.

3. Click en la etiqueta Activity Network Layout.

4. En la sección Organization Options, especifique cómo estará organizada la información que se muestra

en la caja de actividad:

Para alinear las cajas de actividad hacia la cima de la ventana de PERT con relación a sus

antecesores/sucesores, elija Organize along the top.

Para centrar las cajas de actividad con relación a sus antecesores/sucesores, elija Organize Centered.

Cuando el antecesor o sucesor de una actividad no está inmediatamente adyacente a la actividad en

PERT, la línea de la relación, en algunos casos, no se puede ver a causa de otras cajas de actividad. Para

que sean visibles, marque Adjust to show all relationships.

Para cambiar el espacio vertical entre cajas de actividad en PERT, especifique un factor de espaciado

vertical.

Lo anterior también aplica para cambiar el espacio horizontal entre cajas de actividad.

5. En la sección Network Order Options, especifique el orden en el cual las redes de la actividad se

muestran:

Para mostrar las redes de actividades con la ruta más larga en la cima, elija Longest on Top.

Para mostrar las redes de actividades con la ruta más corta de actividades en la cima, elija Shortest on

Top.

6. Para obtener una vista previa de los cambios realizados, click Apply.

Reorganizar la disposición de PERT

Para reorganizar todas las cajas de actividades menos las que usted ha cambiado de posición, haga click

derecho en la ventana de PERT y elija Reorganizar.

Para reorganizar todas las cajas de actividades, incluyendo las que usted ha cambiado de posición, haga click

derecho en la ventana de PERT y elija Reorganizar Todo.

Cambiar la disposición de las cajas de actividad

1. Elija View → Show on Top → Activity Network.

2. Nuevamente vaya al menú View → Activity Network → Activity Network Options.

Manual Básico P6


3. Click en la etiqueta Activity Box Template.

4. Escoja una disposición de la caja de actividad entre la lista de opciones predefinidas. P6 muestra el

ejemplo de configuración de la caja de la actividad de acuerdo a las opciones elegidas.

5. Para una vista previa de los cambios realizados, click OK y en el siguiente diálogo Apply.

Cambiar la apariencia de PERT

1. Elija el menú View → Activity Network → Activity Network Options.

2. Click en Activity Box Template, click Font & Colors.

3. Para cambiar la apariencia de texto, click Font, entonces escoja un tipo de letra nueva.

4. Para cambiar el color del fondo de la ventana PERT, click Back Color y escoja un color nuevo.

5. Para cambiar el color de la caja de actividad, click Box Color y escoja un color nuevo.

Manual Básico P6


CAPÍTULO 15.

HERRAMIENTAS PARA MOSTRAR INFORMACION

Agrupar y clasificar actividades

En P6 puede organizar las actividades agrupando por uno o por más tipos de datos, inclusive la fase, el

departamento, persona responsable, las fechas, la holgura total, campo de usuario responsable y otros. Los

datos agrupados permiten visualizar las actividades que tienen algo en común. Usted puede organizar además

su disposición usando clasificación para arreglar el orden de las actividades. Si usted usa ambos, agrupar y

clasificar, para organizar su disposición, los artículos se agrupan primero y después se clasifican.

Agrupar actividades por campo

1. Elija Project → Activities, elija View → Group and Sort.

2. En la sección Group By, dé click a la celda y escoja el elemento por el cual quiere agrupar.

3. Click Sort y escoja el tipo de ordenamiento para el grupo. Click OK.

4. Para cambiar un atributo de la banda que agrupa, como el color y la fuente, doble click a la fuente

apropiada o el campo de color.

5. Para agrupar por elementos adicionales (hasta 20 niveles), repita el paso 2.

Tip

Para quitar un campo, escoja el campo que usted quiere quitar, entonces click Delete.

Nota

En PERT, cuando usted escoge un campo que agrupa, la jerarquía en el lado izquierdo de la ventana contiene la

jerarquía de WBS; usted puede filtrar las actividades según la jerarquía.

Manual Básico P6


Ordenar las actividades

Usted puede especificar uno o más criterios de clasificación para controlar el orden en el que se muestran las

actividades.

1. Elija Project → Activities, después vaya a View → Group and Sort.

2. Click Sort.

3. Click en la columna Field Name para escoger el campo por el que usted quiere ordenar.

4. Doble click en la columna Sort Order, entonces escoja uno: Ascending (del más bajo al más alto) o

Descending (del más alto al más bajo).

Para clasificar por campos adicionales, repita los pasos 3 y 4.

5. Click OK.

6. Para ver sus cambios, click en Apply.

Nota

Si usted usa ambos, agrupar y clasificar para organizar su información, primero se ejecuta la agrupación y

después se ordenan los elementos.

Formato de las bandas de agrupamiento

1. Elija Project → Activities, después elija View → Group and Sort.

2. Doble click a la celda Font & Color que desea cambiar.

3. Click en el recuadro Font para cambiar las propiedades de texto.

4. Click en el recuadro Color para cambiar el color de la banda que agrupa.

Mostrar o esconder los datos de actividades sin categorizar

Cuando usted agrupa las actividades por campo, los elementos de P6 que no entran dentro de las categorías

establecidas se muestran abajo en una banda <No field>. Usted puede especificar si se muestran o se esconden

estos datos en la vista.


2. Marque la opción Hide if empty si está en blanco.

Mostrar títulos en las bandas


2. Marque la opción Show Title.

Filtrar datos

Un filtro limita temporalmente los proyectos o las actividades que aparecen en pantalla, según los criterios que

usted establece. Por ejemplo, usted puede mostrar solamente proyectos o actividades que se planificaron para

Manual Básico P6


comenzar durante las próximas tres semanas. Use los filtros suministrados con P6 o cree sus propios filtros.

Aplique uno o más filtros a la vez para cambiar la forma como se despliega la información.

Filtros de P6 por defecto

La tabla siguiente lista los criterios predefinidos usados por P6 para filtrar las actividades.

FFiilltteerr NNaammee DDiissppllaayy aallll rroowwss PPaarraammeetteerr IIss VVaalluuee

Completed Where Activity Status Equals Completed

Critical Where Critical Equals Yes

Has Finish Constraint Where Or Or Or Or Or Or Or

Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint

Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals

Finish On Finish On or Before Finish On or After Mandatory Finish Finish On Finish On or Before Finish On or After Mandatory Finish

Has Start Constraint Where Or Or Or Or Or Or Or

Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Primary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint Secondary Constraint

Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals Equals

Start On Start On or Before Start On or After Mandatory Start Start On Start On or Before Start On or After Mandatory Start

In Progress Where Activity Status Equals In Progress

Level of Effort Where Activity Type Equals Level of Effort

Longest Path Where Longest Path Equals Yes

Milestone Where Or

Activity Type Activity Type

Equals Equals

Start Milestone Finish Milestone

Negative Float Where Total Float Is less than 0.0d

New Feedback to Review

Where New Feedback Equals Yes

Non What-If Where Project Status Is not equal to What If

Manual Básico P6


FFiilltteerr NNaammee DDiissppllaayy aallll rroowwss PPaarraammeetteerr IIss VVaalluuee

Non Critical Where Critical Is not equal to Yes

Normal Where Or

Activity Type Activity Type

Equals Equals

Task Dependent Resource Dependent

Not Started Where Activity Status Equals Not Started

Status to Review Where Review Status Equals For Review

Crear un filtro

1. Elija Project → Activities, después elija View → Filters.

2. Click New, entonces escriba el nombre del nuevo filtro.

3. Haga Click en el campo del parámetro y escoja una opción de datos.

4. Doble click en el campo de criterio. Especifique un valor.

5. Para agregar múltiples criterios al filtro, click Add. En la fila nueva, click en el campo Parameter y

seleccione un nuevo valor. Doble click al campo Is y seleccione otro criterio de filtro. Especifique un

valor y haga click en OK.

Tip

Para hacer este filtro disponible a todos los usuarios P6, debe seleccionarlo y hacer click en Make Global, en el

cuadro de diálogo de Filtros.

Combinar filtros

Combine los filtros existentes para ajustar las actividades que desee mostrar. Use cualquier combinación de

filtros por defecto, globales o definidos por el usuario. Por ejemplo, combine los filtros Crítico y Milestone para

ver las actividades críticas de tipo milestone.


2. Marque la opción de cada filtro que usted quiera aplicar.

3. Elija All o Any selected filter para determinar cómo aplicar los criterios.

4. Click Apply.

Cambiar un filtro del Diagrama de Gantt

1. Elija Project → Activities, después muestre el Diagrama de Gantt.

2. Elija View → Bars.

3. Escoja la barra del Diagrama de Gantt para la cual usted quiere cambiar el filtro. Doble click en la

columna del filtro.

4. Marque la opción a cada filtro que usted quiera usar.

5. Click Apply.

Manual Básico P6


Borrar filtros


2. Escoja el filtro que quiera borrar y haga click en Delete.

Nota

Usted sólo puede borrar los filtros definidos por el usuario, a menos que se le hayan otorgado los derechos de

borrar filtros globales.

Resumen de actividades

Cuándo usted agrupa por algún campo de proyecto o cualquier código asignado, usted puede resumir

fácilmente o "contraer" los datos de las actividades para simplificar su presentación. Click en los símbolos más

(+) y menos () a la izquierda de cualquier banda que agrupa para expandir o desplegar la información.

Usted también puede dar doble click a las bandas para mostrar o esconder los detalles.

Para mostrar ambas, tanto la información resumida como la detallada, usted puede desplegar o contraer los

grupos individuales y entonces mostrar un suma general a la cabeza de la vista.

Nota

P6 también le permite resumir los valores de cada nivel del proyecto y los almacena en la base de datos P6

para su análisis y para la creación de reportes. Más adelante vemos los detalles.

Cómo P6 resume los datos

Este tema describe cómo P6 calcula y muestra el resumen información para costos y cantidades, para campos

definidos por el usuario, para fechas, para las duraciones, para la holgura, para el progreso, para Líneas de

Base, para datos de comparación y para las variaciones.

Costos y las cantidades: P6 totaliza el costo y elementos de datos de cantidad, el costo presupuestado y las

cantidades presupuestadas, agregando los valores para cada actividad en el resumen.

Fechas: Si usted muestra las fechas tempranas, P6 muestra la más temprana (o real) el inicio y el último

temprano (o real) de terminación. Las mismas reglas aplican para fechas tardías e inicios y finales proyectados.

Duraciones: P6 resume los valores de duración original y restante. Para actividades no iniciadas, la duración

original y restantes son el número de periodos de trabajo entre el comienzo más temprano y fin más tardío. Si

la actividad resumida tiene una fecha real de inicio, P6 calcula la duración original desde la fecha real de inicio

hasta el fin tardío. Si la actividad resumida tiene una fecha real de fin, P6 calcula la duración restante desde el

inicio más temprano hasta la fecha del último fin temprano.

Si la actividad resumida está completada al 100 %, P6 calcula la duración original como la diferencia entre el

inicio y la terminación real; la duración restante es cero.

P6 considera tiempos no laborables cuando resume los datos de una actividad basada en el calendario global

por defecto.

Manual Básico P6


Si usted muestra la duración real, P6 calcula la información como sigue:

• Earliest Actual Start - Data Date (para actividades sin fecha real de terminación)

• Earliest Actual Start - Latest Actual Finish (todas las actividades en el resumen deben tener una fecha

real de terminación)

Holgura: Usted puede basar la holgura total de la información resumida en las fechas de inicio, de terminación

o en la mayoría de las fechas críticas. Esta opción se puede configurar en el menú Tools → Schedule → Options,

en la etiqueta General, en el campo Compute Total Float as. Si usted basa la holgura en fechas de inicio y todas

las actividades tienen asignado el mismo calendario, la holgura total es la diferencia en periodos de trabajo

entre las fechas del más temprano inicio tardío y el más temprano inicio temprano. Por fechas de terminación,

P6 usa las fechas del último fin tardío y del último fin temprano para calcular la holgura total. La holgura más

crítica es la holgura total más baja encontrada en las actividades detalladas de cada grupo de resumen.

Si todas actividades no tienen asignado al mismo calendario, P6 se basa en el calendario global por defecto

para definir la holgura total.

Avance: La medida más sencilla para determinar el porcentaje de avance usa la duración para comparar la

cantidad de tiempo restante para completar las actividades a su duración original. En este caso, P6 usa el

siguiente criterio para cada grupo resumido:

[(Resumen de la duración original – Resumen de la duración restante) / Resumen de la duración original] * 100.

Mostrar gran total


2. Seleccione los datos por los que usted quiere agrupar.

Marque la opción Show Grand Totals en la parte superior del cuadro de diálogo.

P6 Manual Basico Naranja Media

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