NewHotel Manual de Utilizador PT 2010

NewHotel PMS - Front Office MANUAL DO UTILIZADOR

Copyright ' 1984- 2010 NewHotel Software Pagina 467

2 - OFERTAS DE PROMOO

Aplica uma percentagem de desconto entre um intervalo de datas por tipo de Penso sobre os seguintes

itens:

x Alojamento,

x Alojamento e Pequeno-almoo,

x Alojamento e Refeies,

x Alojamento, Pequeno-almoo e Refeies,

x Pequeno-almoo e Refeies,

x Todos os servios.

Seleccionar a Entidade utilizando o boto e o programa leva-o ao menu de consulta de Entidades.

No campo de Tipo de Oferta seleccionar Oferta de Promoo, no campo Descrio colocar um

nome para a Promoo, e no campo Abvr deve colocar um cdigo que pode ser alfanumrico; para

finalizar Pressionar o boto e o registo ser posicionado na segunda parte da janela:

No campo de seleccione um intervalo de datas para a data de Criao e a Data de

Entrada. Depois coloque a percentagem de Desconto no campo de Desconto, e seleccione o conceito

de Incidncia.


Copyright 1984- 2010 NewHotel Software Pagina 468

Para confirmar as mudanas pressione o boto

Para finalizar pressione o boto

APLICAR AS OFERTAS A UMA ENTIDADE Para que as ofertas criadas fiquem activas para uma entidade deve visualizar a entidade.

Ir a Vendas Entidades Entidades Ou utilizar o cone , seleccionar a entidade pretendida e

usar o boto .

Na parte inferior direita pressione o boto . Aparecero as ofertas criadas na seco inferior direita:

Se transferir uma oferta com a seta Verde ser declarada como obrigatria.



Se transferir uma oferta com a seta Vermelha ser declarada como Opcional

YIELD TARIFA VARIVEL

Tarifa Varivel prev alteraes, ajustadas periodicamente de acordo com a s condies prevalecentes no mercado. Esta opo requer que activemos o Parmetros Geral Front Office - Reservas. Activando-o, aparece o boto na ficha de criao de reserva.

Serve para visualizar dia a dia os preos que vo ser debitados e alter-los conforme desejamos um Package, tarifa ou preo manual.



O sistema permite alterar este valor que est em dia intermdio por outro valor. Ateno: se, por exemplo, alterarmos um preo de um perodo existente, o sistema vai SEMPRE alterar a reserva, estando o preo fixo marcado ou no, e este serve para quando so perodos alternados.



ALLOTMENTS

ALLOTMENTS

O acesso a esta opo feito atravs do menu Vendas Allotments Allotments. Considera-se como Allotment a quantidade de alojamentos de cada tipo contratados com uma agncia de viagem para um perodo de tempo determinado. Esta opo permite registar o Allotment para todos os perodos contratados. Para cada perodo so definidos Incio, Fim e o Prazo de Release, assim como o Allotment para os tipos de alojamento contratados.



PROCEDIMENTOS PARA CRIAR UM ALLOTMENT

1. Pressionar o boto 2. Especificar o Cdigo (4 caracteres alfanumricos) e a Descrio do Allotment. 3. Para definir os perodos que compem o Allotment pressione novamente o boto

4. Definir o Incio, Fim e o Prazo de Release do perodo escolhido. 5. No bloco Alojamentos deve escolher o Tipo e a quantidade de alojamentos contratados, e a

Garantia que indica o nmero de alojamentos garantidos agncia para o perodo especificado e

premir o boto . Repetir este ponto para cada tipo de alojamento contratado nesse perodo.

Se um Allotment com Garantia marcar a opo que diz para que posteriormente se considere no Planning. Se ao introduzir uma reserva que est associada a um Allotment requere-se um alarme para alertar o utilizador quando tem j ocupados a % de allotments definidos, marcar a opo Alarme e em % definir a percentagem de ocupao a partir da qual deve ser dado o alarme. 6. Quando terminar de inserir o Allotment de todos os tipos de alojamentos contratados deve Pressionar

o boto



O boto permite alterar, adicionar, ou apagar a quantidade de tipos de alojamento atribudos para cada dia.

ALTERAO MLTIPLA DE ALLOTMENTS

Este menu permite fazer uma alterao mltipla de allotments, utilizando para isso os campos do lado direito. Um destina-se aos alarmes dos allotments, outro a perodos e os ltimos a tipos de alojamento. Basta para isso escolher os allotments a alterar no campo do lado esquerdo e utilizando a check-box de seleco correspondente aos allotments que se pretende mudar e logo de seguida definir do lado direito os critrios existentes.

BEROS E CAMAS EXTRA

Este menu permite verificar a quantidade de beros e camas extra real de acordo com as reservas contratada para as datas designadas, e poder fazer a alterao para essas mesmas datas.



Permite igual a introduo de dados para ver como se vo ocupando (como se vai comportando).

SERVIOS

Este menu permite verificar o valor real de um determinado servio de acordo com as reservas contratada para as datas designadas, e poder fazer a alterao do seu nmero para essas mesmas datas.

Permite igual a introduo de dados para ver como se vo ocupando (como se vai comportando).



CAPTULO 12: ARQUIVOS

PERFIL DE UTILIZADOR

O sistema tem a possibilidade de criar perfis de utilizadores, que consistem em grupos de permisses agrupados debaixo de um mesmo nome e aplicados a vrios utilizadores.

CRIAO DE UM PERFIL DE UTILIZADOR

Pressionar o boto Ser visualizada a seguinte janela que est composta por trs seces:

Menu Pai e Permisses Independentes - Controla o acesso aos menus principais e submenus

Permisses - Controla as operaes de inserir, alterar e apagar de cada funo que tenha activo algum destes comandos.

Permisses de Impresso - Controla a criao de relatrios.



Indica que o item seleccionado est activo

Indica que o item seleccionado NO est activo Deve activar ou desactivar cada item de acordo com o perfil que se queira configurar.

Guardar as alteraes com o boto de



UTILIZADORES

Neste menu podem-se criar os vrios utilizadores ou simplesmente apagar ou alterar algum j existente bastando para isso clicar em visualizar para alterar.

1. Pressionar o boto

2. Inserir o Cdigo e o Nome. 3. Designe um hotel em caso de MultiHotel. 4. Clique em aceitar depois de terminar. 5. Posteriormente ser visualizada a janela com os direitos do perfil do novo utilizador.



Aqui j com o cdigo de utilizador e utilizador j definido, seleccionamos um perfil e indicamos as datas de expirao de senha e de utilizador. Cada perfil tem a suas permisses conforme parametrizadas no menu de configurao de perfis, anteriormente descrito.

Igualmente desde aqui se pode dar ou retirar algum tipo de permisso utilizando o mtodo de seleco de check-box como descrito em cima.



Aqui neste separador para alm das vrias permisses que se pode dar, como: permitir a consulta de Lost & Found ou avarias; pode-se tambm inserir o desconto mximo permitido para este utilizador, o correio electrnico do usurio, utilizador E-n e respectiva palavra-chave.



ESQUEMAS DE IMPOSTOS

O acesso a esta opo por Arquivos Esquemas de Impostos. Permite definir os diferentes esquemas de impostos que podem existir num pas.

Neste caso temos o esquema tipo Standard que aplicado no sistema por defeito, mas podemos tambm inserir Impostos de Valores Fixos. Comeamos por atribuir uma descrio a este imposto, depois definimos os vrios campos que se nos apresentam, como:

Sequencia

Conta

Estancia

Seco



Servio

Se aplicvel a reserva, conta - no alojados ou ambos

Se por pessoas ou reserva

As idades

E os valores por perodos separador na mesma janela. Exemplo na figura em baixo.

SERVIOS

GRUPOS DE SERVIOS

O acesso a esta opo por Arquivos Servios - Grupos de Servios uma funo imprescindvel para o funcionamento do sistema, pois agrupa os servios definidos em grupos, ou seja cada Servio deve ter associado um Grupo de Servio. Para inserir um grupo de servios basta atribuir um cdigo e uma descrio no campos superiores da janela e de seguida clicar no boto INSERIR.



SERVIOS

Os servios so utilidades, recursos organizacionais e pessoais destinados a satisfazer uma necessidade.

Utilizando o boto oramento o menu oramento de servios ir aparecer, onde se pode fazer uma previso das receitas (um oramento) para o servio seleccionado. Pode ser um valor mensal no qual o sistema ir fazer o calculo dirio; ou dirio podendo ser introduzido um valor por cada dia ou um que se aplique a todo (copiar a todos), dando o total mensal.



Este oramento pode igualmente servir para se fazer uma comparao e pode-se visualizar em Estatsticas Oramentos - Servios. Exemplo:

PROCEDIMENTOS PARA INSERIR UM SERVIO

1. Pressionar o boto Preencher os seguintes dados:



Campo

Significado

Cdigo

At 3 caracteres alfanumricos. Recomenda-se que seja empregue uma codificao que d uma ideia de a que se refere. Exemplo: ALO Alojamento, PEQ Pequeno-almoo, TEL Telefone, etc.

Descrio At 20 caracteres alfanumricos.

Grupo de Servio Escolher o Grupo ao qual pertence este servio. Existem relatrios que totalizam a produo do hotel por este critrio.

Grupo U.S.A.H Escolher a categoria de servio qual pertence este servio.

Conta por Default Tipo de conta a ser associada ao servio, ou seja, a conta onde o servio ser lanado por defeito: Master, Extra 1, , Extra 5.

Contabilidade

Conta AG/Contrato Conta para registar os lanamentos quando so de reservas consideradas pelo sistema como sendo de Agncias ou de Contrato (Entidades).

Conta Directo Conta para registar os lanamentos quando so de reservas consideradas como directos.



Campo

Significado

Moeda Supl. Conta Contvel do servio quando uma receita que se facturou na moeda suplementar.

Tipo de Conta Tipo de conta a ser associada ao servio, ou seja, a conta onde o servio ser lanado por defeito: Master, Extra 1, , Extra 5.

Valor por defeito Valor a lanar por defeito quando se activa este servio.

Insero Manual

Esta opo activada quando o servio pode ser inserido manualmente. Exemplo: Na maioria dos hotis que tm instalado NewPOS (sistema de Ponto de Venda) os servios associados actividade de restaurao esto configurados para que NO se insiram manualmente porque so lanados de forma automtica.

Compensao de Penses

Activar para - Compensao de Penses

Tratamento como MiniBar

Activar para - Tratamento como MiniBar

Tratamento como Gorjetas

Activar para - Tratamento como Gorjetas

Servios para Pontos CRM

Activar para - Servios para Pontos CRM

Valor por defeito Valor por defeito em euros

Percentagem Percentagem

Filtro Series de Documentos

Filtro Series de Documentos

Segmento Segmento de mercado associado

Valor Permitido Indicar se

Imposto Fixo Imposto Fixo

Detraco Detraco

Valor em para 1 ponto CRM

Valor em para 1 ponto CRM

Esquema de Impostos



Campo

Significado

A partir desta opo sero definidos os diferentes tipos de impostos que possam ser aplicados. As taxas de impostos que se podem aplicar aqui so definidas em

Parmetros IVA (Sequncias e Taxas)

Indicar a que seco pertence e imposto associado

SECES

O acesso a esta opo por Arquivos Seces uma funo imprescindvel para o funcionamento do sistema. Uma Seco pode ser definida como um departamento onde se presta um servio.

Campo Significado

Cdigo

Admite at 3 caracteres alfanumricos. Recomenda-se que seja empregue uma codificao que d uma ideia de que seco se refere. Exemplo: REC Recepo, CLU Clube, GIN Ginsio, etc.

Contabilidade Conta contvel associada seco.




PROCEDIMENTOS PARA INSERIR UMA SECO

1. Pressionar o boto 2. Inserir o Cdigo e a Descrio da Seco. 3. Definir os Servios que estaro disponveis na mesma.

Na janela do bloco Servios Prestados escolhe-se um servio e prime-se o boto O processo repete-se para cada um dos Servios disponveis nesta Seco.



Campo Significado

Cdigo

Admite at 3 caracteres alfanumricos. Recomenda-se que seja empregue uma codificao que d uma ideia de que seco se refere. Exemplo: REC Recepo, CLU Clube, GIN Ginsio, etc.


Contabilidade Conta contvel associada seco.

Insero manual Permite insero manual

Activo Para definir se seco est activa

Agrupar em conta corrente

Permitir agrupar em conta corrente

Por Cod .Documento

Por cdigo de documento

Servios Prestados

Aqui inserem-se os servios prestados nesta seco.

EXEMPLO DE UMA INSERO DE SECO:



ALOJAMENTOS

BLOCOS

O acesso a esta opo por Arquivos Alojamentos Blocos, e permite codificar as reas ou blocos em que est dividido o hotel. A cada Alojamento associado o Bloco ao qual est fisicamente localizado.

Colocar cdigo e descrio e clicar Inserir.

CARACTERSTICAS

Acede-se a esta opo atravs do menu Arquivos Alojamentos Caractersticas Permite definir as caractersticas dos alojamentos. A cada alojamento atribudo tantas caractersticas quantas sejam necessrias. Exemplo: Vista para o Mar, Com Varanda, Vista Terra, Vista Cidade, etc.




ALOJAMENTOS

A esta opo acede-se por Arquivos Alojamentos Alojamentos, e permite inserir, alterar ou apagar os Alojamentos do hotel.

Conhecer e/ ou actualizar as caractersticas de um alojamento

1. Seleccionar o alojamento desejado.




PROCEDIMENTOS PARA INSERIR OS ALOJAMENTOS DO HOTEL

1. Pressionar o boto 2. Inserir os seguintes dados:

Campo Significado

Nmero Nmero do Alojamento. Admite at 5 caracteres alfanumricos.

Tipo Escolhe-se um Tipo de Alojamento.

Bloco Escolhe-se um Bloco onde est localizado o alojamento.

Classe Classe do alojamento.

Zona Zona do hotel onde est localizado o alojamento.

Distncias Distncias at s escadas, elevador e Governanta.

3. Inserir as Caractersticas da mesma. 4. Inserir os alojamentos que esto prximas ao que estamos definindo. Se existe comunicao entre

eles activa-se o campo Ligao.



O primeiro passo numa nova insero definir o numero inicial e final da serie de quartos seguido pelo numero correspondente a este quarto.

ALOJAMENTOS ORDENADOS

Esta opo no de uso comum, pois a maioria dos hotis trabalham com uma organizao numrica lgica dos alojamentos que implcita no sistema. No obstante, existem casos em que a numerao dos alojamentos no consecutiva e esta opo permite ordenar de acordo com o critrio do utilizador. Os alojamentos devem ser seleccionados um a um, na ordem desejada, e depois transferidos para o bloco Alojamentos Ordenados.

Os botes enviam todos os alojamentos de um bloco ao outro.

Os botes transferem apenas os alojamentos seleccionados.



CONTAS NO-ALOJADOS

Esta opo acede-se por Arquivos Contas No Alojados Permite activar contas que sejam teis para casos tais como:

Clientes que habitualmente consumem no hotel e no esto hospedados.

Estes clientes devem ter uma ficha criada no Cardex.

A ficha de Cardex pode ser accionada na opo Recepo Cardex ou premindo o boto no campo Titular ao inserir.

Consumo de representantes e/ou colaboradores de Agncias e Empresas, Guias de Turismo, Motoristas, etc. (Entidade).

Para registar o aluguer de salas de conferncias, escritrios, etc. (Outra Conta)

Para registar a produo de algum Ponto de Venda que no esteja conectado ao NewHotel, por exemplo, Parque de Estacionamento, ou as receitas de telefone que so cobradas em dinheiro na recepo, etc. (Outra Conta).

As contas que tm o campo Reabrir C. Corrente activo so as que j foram encerradas. Pode fechar a conta no alojada, utilizamos o boto Fecho C.C.

Critrios de pesquisa

Ver conta corrente



PROCEDIMENTOS PARA CRIAR UMA CONTA EXTRA


2. Inserir o Cdigo da conta (6 caracteres alfanumricos).

3. Escolher se a conta de Entidade, Cliente ou Outra Conta.

3.1. Se a conta de Entidade ou Cliente ter que escolher um dos definidos no sistema utilizando

o boto

3.2. Em Outra Conta activam-se os campos Titular e Morada para que sejam inseridos estes dados.


Movimentos Adicionais

Definir limite de crdito



REGIES DO MUNDO

Aqui pode-se inserir a vrias regies do mundo para trabalhar no sistema. Basta inserir o correspectivo cdigo, a descrio (regio) e ordem, clicando em Inserir no final.

Campo Significado

Cdigo Cdigo da regio

Descrio Descrio da regio

Ordem Ordem da regio ordem pela qual ir aparecer.

Depois de se inserir este trs campos, basta clicar em inserir.



PASES

Acede-se a esta opo usando o menu Arquivos - Pases. Permite registar as nacionalidades dos clientes do hotel. uma funo imprescindvel para o funcionamento do sistema.

Campo Significado

Cdigo 3 Caracteres alfanumricos

Descrio 20 Caracteres

Idioma Idioma do pas lngua oficial

Cdigo oficial Cdigo oficial

Regies do mundo Regio em que se encontra

Prefixo telefnico Prefixo telefnico

Cd. ISO Cd. ISO

Descrio ISO Descrio ISO

Para alm dos botes normais das janelas NewHotel (fechar, inserir, alterar, etc.), encontramos aqui estes botes adicionais:



Permite inserir zonas do pas, provncias e intervalos de cdigos postais.

Permite inserir provncias.

Preencher campo cdigo + Nome da provncia e associar a uma zona do pas.

Permite configurar e validar o nmero de contribuinte do pas, tanto de pessoa como de entidade.

Inserir Zona do Pas Cdigo + Nome da Zona

Inserir Provncia associada Zona do Pas Cdigo + Nome da Zona

Inserir Intervalos de Cdigo Postal associado Provncia Inicio de cdigo e fim do mesmo.



LNGUAS

Esta opo acede-se por Arquivos Lnguas, e permite registar os idiomas de trabalho do hotel.

Inserir o nome do idioma e escolher o idioma de trabalho do sistema.



DISTRITOS

Esta opo acede-se por Arquivos Distritos, definir os distritos, que podem ser associados s entidades

Colocar e clicar Inserir.

SEGMENTOS

Por a hotelaria ser uma actividade de prestao de servios, o produto que se oferece pode estar destinado a um ou mais segmentos de mercado, sendo que em qualquer dos casos deve satisfazer os requerimentos e expectativas de cada um destes segmentos. A possibilidade que o sistema possui de associar o cliente a um segmento permite fazer anlises de mercado.

GRUPOS DE MERCADO

Esta opo acede-se por Arquivos Segmentos Grupos de Mercados, e permite definir grupos de segmentos de mercado.



Campo Extenso

Cdigo 3 Caracteres alfanumricos Descrio 20 Caracteres

Basta preencher os campos: cdigos e descrio e clicar em inserir.

SEGMENTOS

Esta opo acede-se por Arquivo Segmentos Segmentos, e permite definir os Segmentos de Mercado.

Campo

Extenso

Cdigo 3 Caracteres alfanumricos Segmento 20 Caracteres alfanumricos

Grupo de Mercado Escolhe-se um dos previamente definidos na opo Arquivos Segmentos Grupos de Mercados (agrupamentos).



Pode-se definir se um valor por default ou no e o seu estado activo ou no, basta para isso activar a check-box correspondente. Exemplos de Grupos e Segmentos de Mercado

Grupo Segmentos DES Desportivo Pesca, Mergulho

NEG Negcios Congressos, Incentivos, Diversos, Promoes

SAU Sade Termas, Tratamentos

ORIGENS

Esta opo acede-se por Arquivos Origens, e permite definir as vias pelas quais os clientes chegam ao hotel.



GRUPOS DE MERCADO

Basta preencher os campos: cdigos e descrio e clicar em inserir.

ORIGENS

Pode-se definir se um valor por default ou no e o seu estado activo ou no, basta para isso activar a check-box correspondente.



MOEDAS

Para aceder a esta opo v a Arquivos Moedas. Esta opo permite definir as Moedas de trabalho do hotel, e uma funo imprescindvel para o funcionamento do sistema.

Com o boto de Cmbios Facturao adicionam-se os valores de cmbio da moeda para uma data especfica:

E com o boto de Cmbios caixa adicionam-se os valores de cmbio da moeda para uma data especfica. Cmbios de facturao Para efeitos de facturao - facturas



Cmbios de caixa Para operaes de caixa.

FORMAS DE RECEBIMENTOS

A esta opo acede-se por Arquivos Formas de Recebimento, e permite registar todas as formas de pagamento permitidas no hotel. um arquivo imprescindvel para o funcionamento do sistema.

Campo Significado

Cdigo Cdigo do Tipo de Recebimentos Extenso: 3 caracteres alfanumricos

Descrio 15 Caracteres alfanumricos.

C.Cred. Activa-se este parmetro e a forma de pagamento do tipo Carto de Crdito.

Contabilidade Conta contvel para a Forma de Pagamento

Moeda Os possveis valores so: Moeda Base e Moeda Suplementar, que se definem na opo Utilitrios Parmetros Subsistema de Facturao.

Se activo seleccionar a check-box. Para relatrios - seleccionar a check-box. Ordem ordem de como aparece no sistema. Pontos Valor (neste caso em euros) equivalente a 1 ponto.



CARTES DE CRDITO

Esta opo acede-se por Arquivos Cartes de Crdito, e permite registar os tipos de Carto de Crdito que podem ser utilizados no hotel.

Campo Descrio

Cdigo Abreviatura

Descrio Nome de carto

% Comisso % De comisso sobre esse tipo de carto

Validao Validao

Moeda Moeda

Conta contabilidade Conta contabilidade

Preencher valores e clicar em inserir.

MACRO-OPERAES

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Macro - Operaes. Esta possibilita definir um conjunto de operaes associadas que, habitualmente, se fazem uma a uma de forma manual na recepo. Para que passem a ser executadas de uma forma geral marcada numa Operao Macro.



Esta Macro - Operao funciona da seguinte forma: quando se acciona, os movimentos definidos nesta parte so lanados de uma certa forma em cada uma das reservas que seleccionamos. Os tipos que se podem definir so os seguintes:

Movimentos adicionais

Movimentos a Crdito

Movimentos a Dbito

Aps inserirmos a descrio e o respectivo cdigo de uma macro-operao que desejamos criar, clicamos no boto Inserir na parte de baixo da janela.

Aqui iremos detalhar a macro-operao, definindo o tipo, a seco, o valor, o servio, o detalhe de recebimento e a moeda.



ENTIDADES

CATEGORIA DE ENTIDADES

Esta opo acede-se pelo menu Arquivos Entidades Categoria de Entidades. Permite classificar as Entidades (Empresas ou Agncias) que operam com o hotel. um critrio que a direco do hotel pode gerir da forma que lhe for mais conveniente.

Inserir descrio e clicar Inserir.

TIPOS DE ENTIDADES

Esta opo acede-se pelo menu Arquivos Entidades Categoria de Entidades. Permite classificar as Entidades (Empresas ou Agncias) que operam com o hotel. um critrio que a direco do hotel pode gerir da forma que lhe for mais conveniente.




ESTADO DE ENTIDADES

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Entidades Estados de Entidade. Esta informao utiliza-se quando necessrio efectuar um Stop de Reservas e/ou Check-In para uma Entidade. Geralmente associa-se situao financeira das entidades.


CONTACTOS

Aqui pode-se inserir ou alterar um contacto de entidades, definir se vendedor interno, externo e se o seu estado activo ou no.

Clica-se no boto Inserir e a seguinte janela aparece onde deveremos inserir os seguintes dados.



CLASSIFICAO

Aqui pode-se inserir uma classificao.


CRITRIOS DE SELECO

Aqui definem-se os critrios de seleco para procuras mais rpidas de acordo com o funcionamento do hotel.



CLIENTES

TTULOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Clientes Ttulos. Trata-se de uma classificao concebida a uma pessoa e utilizada no Cardex de hspedes.

TIPOS DE CLIENTES

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Clientes Tipos de Clientes. Permite definir as diversas caractersticas dos possveis clientes do hotel.



PREFERNCIAS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Clientes Preferncias. Permite definir os Elementos ou Servios que um cliente pode sempre solicitar.

PREFIXOS TIPO DE INDICATIVO

Aqui pode-se definir os tipos de indicativos e seus prefixos.

CARTO DE FIDELIZAO TIPO

Aqui insere-se os tipos de cartes de fidelizao associados ao hotel.



CRITRIOS DE SELECO

Aqui definem-se os critrios de seleco para procuras mais rpidas de acordo com o funcionamento do hotel.

PARMETROS

RESERVAS TIPO

Acede-se a esta opo atravs do menu Arquivos Parmetros Reserva Tipo. D a possibilidade de definir os prottipos das reservas mais utilizadas no hotel, como por exemplo: Lua-de-mel, Directos, etc. que tm dados que se repetem tais como: nmero de hspedes, noites, modalidade de penso, etc. As reservas tipo permitem agilizar a captura da informao, pois ao ser seleccionada visualizam-se os dados previamente definidos e assim o utilizador tem somente que alterar algumas diferenas, caso existam.



No campo Descrio insere-se o nome que identificar a reserva tipo. Para conhecer o significado dos restantes campos aceda ao tema Reservas Inserir uma Reserva Individual do presente manual.

Este menu serve para configurar, visualizar ou apagar reservas tipo. Aqui pode-se configurar uma reserva Tipo, que no momento efectuar uma reserva poder ser seleccionada para que se possa agilizar este processo, tornando-o bastante mais rpido.

Ao clicar no boto Inserir o seguinte menu ir aparecer:



Aqui pode-se configurar uma Reserva Tipo conforme os critrios desejados para esse tipo de reservas.

Exemplo de uma reserva tipo:

As opes aqui apresentadas so as mesmas que se podem encontrar quando se efectua uma reserva, o objectivo desta ferramenta : ser possvel criar tipos de reservas para poder em momento de criar uma reserva tornar todo o processo bastante mais rpido, bastante para isso seleccionar a reserva tipo desejada atravs do menu Criar uma Reserva.



TIPOS DE GRUPO

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Grupos Classificao da classe de grupos de hspedes que podem chegar ao hotel. Esta informao utiliza-se no momento de criar uma Reserva de Grupo.

MOTIVO PARTIDAS NO PREVISTAS

Esta opo acede-se no menu Arquivos Parmetros Motivo partidas no previstas Permite definir o motivo de partidas no previstas.



TIPOS DE ATENO

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Atenes um atributo das reservas que est relacionado com o nvel das atenes que os clientes requerem, tomando em considerao as suas caractersticas ou categoria, como por exemplo: VIP 1, VIP 2, Normal, Lua-de-mel.

TIPOS DE CANCELAMENTO

Esta opo acede-se no menu Arquivos Parmetros Tipos de Cancelamentos. Permite definir os motivos pelos quais uma reserva pode ser cancelada.

Colocar descrio e clicar Inserir.



TIPOS DE EVENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Eventos Permite criar uma espcie de Agenda de Tipos de Eventos. Esta informao utilizada na opo Recepo Agenda Concierge onde se associa cada um dos eventos a recomendar aos clientes a um tipo de evento.


TIPOS DE GARANTIA

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Garantia. Permite definir os diferentes conceitos pelos quais se confirmam as reservas como garantidas.



Estes tipos de garantia podem ser definidos para serem tipos default (quando se efectua uma reserva o sistema atribui automaticamente este tipo) e/ou em check-in. Colocar descrio definir se default e/ou Check-in e clicar Inserir.

TIPOS DE DESCONTOS FINANCEIROS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Descontos Financeiros. definida aqui a percentagem de desconto que se poder seleccionar, por exemplo, ao realizar a operao de facturao a um cliente. Pode-se definir se dentro de uma factura ou diferena de menos e se o valor Bruto ou Neto.

TIPOS DE DESCONTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Tipos de Descontos. definida aqui a percentagem de desconto que se poder seleccionar, por exemplo, ao realizar a operao de facturao a um cliente.



MOTIVOS DE CORRECO DE MOVIMENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Parmetros Motivos de correco de movimentos Permite definir o motivo da correco de movimento.


MOTIVOS DE ANULAO DE FACTURAS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Parmetros Motivos de anulao de facturas. Permite definir o motivo da anulao de facturas.




TIPOS DE PACKAGES

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Parmetros Tipos de Packages Permite definir os tipos de Packages.




TIPOS DE GORJETAS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Parmetros Tipos de gorjetas Permite definir os tipos de gorjetas.


POSTOS DE FRONTEIRA

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Parmetros Postos de fronteira Dependendo da necessidade, esta opo pode ser utilizada para definir desde que ponto sai o hspede quando deixa o hotel ou por onde entrou no pas. Estes dados so utilizados para as listagens que so exigidas por entidades oficiais como o SNE, etc.

Colocar nome e clicar Inserir.



TIPOS DE REGIME

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Parmetros Tipos de Regime Permite definir os tipos de regimes, dando uma prioridade e podendo atribuir uma cor.

REGIMES DE EXPLORAO

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Parmetros Regimes de explorao Este menu permite inserir, alterar ou apagar regimes de explorao. Pode-se ainda consultar a reservas

de um determinado alojamento (escolhido neste menu) atravs da opo , fazer o calculo de valores fixos assim como o calculo de servios com comisso associado ao alojamento pretendido.



Campo Significado

N. Alojamento Nmero do alojamento

Tipo de Regime

Tipo de regime

Data inicial Data inicial do regime

Data Final Data Final do regime

Forma Se standard, valor fixo, % comisso, % comisso sobre tarifa ou %servio tarifa.

Valor Valor a atribuir

Conta Referencia a Conta

Max. Paxs Limite mximo de pessoas

Cliente Cliente

Contrato Contrato

Imposto Se includo ou no

Tabela Tabela

DOCUMENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Documentos Permite definir os documentos que so utilizados com maior frequncia no hotel. Os tipos de documentos devem ser criados atravs de um processador de texto, como por exemplo a Microsoft Word, com extenso .dot. Os exemplos mais utilizados so confirmao de reservas, mailing, etc. onde a estrutura do documento mantm-se e apenas variam alguns dados como por exemplo: destinatrio, nmero de reserva, morada, etc.



Campo Significado

Descrio Admite um mximo 14 caracteres

Tipo Escolhe-se o tipo de documento (carta de confirmao, mailing, etc.)

Documento Premindo o boto escolhe-se o documento com extenso .dot (path).

TEXTO PARA DOCUMENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Texto para documentos Aqui pode-se definir o texto para documentos.



IVA

SEQUENCIAS Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros IVA Sequncias Permite definir as sequncias de impostos que sero utilizadas no programa, mediante o esquema de imposto a definir.

TAXAS Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros IVA Taxas Permite definir as % dos impostos a aplicar, assim como as contas contveis associadas conta da contabilidade e conta de vendas lquidas.



SERIES DE FACTURAS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Sries de Facturas A estrutura do Nmero das Facturas : Consecutivo / Srie Quando se insere uma Srie est-se a estabelecer o mtodo a utilizar na gerao do Nmero da Factura j que com sua criao se estabelece: 1. O nmero inicial do consecutivo da Srie (Prx. Factura) que comea por defeito em 1, embora

possa ser qualquer nmero. 2. O campo do nmero final do consecutivo da Srie (Nr. Final) pode ficar vazio se assumir que no

existem restries deste tipo. O sistema permite definir tantas sries quantas sejam necessrias, com a nica restrio de que no pode existir sobreposio de datas.

Campo

Significado

Srie Admite at 5 caracteres alfanumricos.

Nr. Final Nmero final da Srie Este campo pode ficar vazio.



Data Final Data de Vencimento da Srie.

Prx Factura

Quando se define uma Srie pode especificar o nmero inicial da mesma. Se deixar em branco o sistema assumir que a srie comea em 1. Quando a srie est activa o nmero corresponde mostra o nmero da prxima factura que ser emitida.

St. Estado da Srie: Inactiva, Activa e Futura

SERIES DE DOCUMENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Sries de Documentos Os documentos do sistema so Factura, Ticket e Notas de Crdito. As facturas que so emitidas pelo sistema tm um nmero de factura e srie. Para alm disto podem ter tambm um nmero de documento e srie de documento se por acaso deseja-se ter este controlo, muito embora no seja obrigatrio. Para o Ticket e Notas de Crdito necessrio definir o nmero de documento e a sua srie. A estrutura do Nmero de documento : Consecutivo / Srie Quando regista uma Srie est-se a estabelecer o mtodo a utilizar na gerao do Nmero do documento j que com a sua criao estabelece-se: 1. O nmero inicial do consecutivo da Srie (Prx. Doc) que tem por defeito o valor 1, no en tanto, pode

ter qualquer outro nmero.

2. O campo do nmero final do consecutivo da Srie (Nr. Final) pode ficar vazio se assumir que no existem restries deste tipo.

O sistema permite definir tantas sries quantas sejam necessrias, com a nica restrio de que no pode existir sobreposio de datas.



FILTROS SERIES DE DOCUMENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Filtros series de documentos Aqui definem-se os filtros das series de documentos.

SERIES DE RECIBOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Series de recibos Aqui pode-se inserir os nmeros de serie dos recibos para os vrios anos.



EXTENSES TELEFNICAS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Extenses Telefnicas Permite definir para os hotis que tm centrais telefnicas, os parmetros das extenses e alojamentos, assim como as extenses internas, cujos movimentos sero lanados no NewHotel mediante uma conexo NewHotel Central telefnica.



ARTIGOS MINIBAR

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Artigos Mini -bar So criados os produtos que compem o mini bar de um alojamento. Cada produto deve pertencer a um Servio e a uma Seco, e o cdigo do produto deve ser numrico.

OPES DE CHAVES

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Opes de Chaves Configuram-se as permisses para a emisso de chaves. Campos:

Descrio: insere-se o nome da permisso.

Cadeia: um valor que identifica um comando de operao da permisso que se est a criar.

Seco e Servio: aos quais aplica-se a permisso.

Valor por Defeito: pode ser Dar Permisso, Negar Permisso e Verif. Adicionais.



MENSAGEM PARA NEWPOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Mensagens para NewPos So mensagens predefinidas para quando o NewHotel trabalha com ligao ao NewPos. As mensagens so seleccionadas desde o menu de insero de uma Reserva Individual ou de Grupo, e ao pressionar o boto de Mensagens NewPos, estas podem ser visualizadas desde a aplicao do ponto de venda quando a reserva est no estado de Check-In.

EXTENSES DE CHAVES

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Extenses de chaves Permite definir as extenses com o sistema de chaves.



EXTENSES DE PAY TV

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Extenses de pay tv Permite definir as extenses com o sistema de Pay TV.

EXTENSES DE PORTES

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Extenses de portes Permite definir as extenses com o sistema de portes.



EXTENSES DE INTERNET

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Extenses de internet Permite definir as extenses com o servio de internet

EXTENSES DE POS EXTERNO

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Parmetros Extenses de pos externo Permite definir as extenses com o sistema de POS externo

VOOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Voos. So definidos os nomes dos voos que chegam e partem durante a semana. Esta informao poder ento ser seleccionada nos menus de reservas individuais e de grupo.



VECULOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Veculos Permite registar os veculos dos hspedes no hotel. Para isso dever definir os modelos e as marcas.

MARCAS

Inserem-se as marcas dos veculos:

MODELOS

Inserem-se os modelos dos veculos:



ESTACIONAMENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Estacionamentos. So definidos os lugares onde permanecero os veculos dos hspedes durante a sua estadia.

ZONAS DE ESTACIONAMENTO

Esta opo acede-se no menu Arquivos Estacionamentos Zonas So inseridas as zonas de veculos e as zonas subdividem-se em Estacionamentos.

ESTACIONAMENTOS

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos Estacionamentos Estacionamentos So inseridos os estacionamentos que compem uma Zona:



MANUTENO

TIPOS DE INACTIVIDADE

Esta opo acede-se atravs do menu Arquivos - Manuteno - Tipos de Inactividade. Permite registar os motivos pelos quais um alojamento pode estar Inactivo (No comercializvel). Para passar um alojamento a Inactivo utilize-se a opo Housekeeping Bloquear Alojamentos. Os alojamentos inactivos e o motivo podem ser consultados no Planning de Alojamentos.



TCNICOS

Arquivos - Manuteno Tcnicos Permite inserir os tcnicos da rea de manuteno.

PROCEDNCIAS

Arquivos - Manuteno - Procedncia. Esta informao utilizada na opo Housekeeping Ateno ao Cliente Avarias. Refere-se a quem reportou a avaria.



TIPOS DE AVARIAS

Esta opo acede-se pelo menu Arquivos - Manuteno - Tipos de Avarias. So agrupamentos em que se classificam os danos.

SUB-NVEL DE AVARIAS

Esta opo acede-se pelo menu Arquivos - Manuteno - Sub-nvel de Avarias Em cada um dos danos ou problemas tcnicos que se apresentam na instalao feita uma descrio mais pormenorizada do tipo de avaria. Cada dano ou problema deve pertencer a um Tipo de Avaria.



ZONAS DO HOTEL

Esta opo acede-se pelo menu Arquivos - Manuteno - Zonas do hotel Permite registar as reas que compem o hotel.



TIPOS DE OBJECTOS

Esta opo acede-se pelo menu Arquivos - Manuteno Tipos de Objectos Permite inserir os vrios tipos de objectos. Esta opo usada por exemplo em Housekeeping Ateno a Clientes Lost/Found.



CAPTULO 13: UTILITRIOS Neste captulo vamos descrever os vrios utilitrios e ferramentas que o software oferece para as seguintes funes:

Ferramentas de gesto;

Utilitrios para resoluo de problemas;

Acessrios.

Aqui contamos com opes que vo desde a Abertura do Ano, Mudana de Idioma, Parmetros, entre outros; que passamos a explicar em pormenor no seguimento de este capitulo.



ABERTURA DO ANO

A esta opo acede-se atravs de Utilitrios Abertura de Ano Esta opo permite abrir um novo perodo na base de dados para introduzir novos dados mesma.

Ateno: Esta uma funo necessria que se deve fazer em cada novo ano de trabalho

MUDAR DE IDIOMA

Esta opo acede-se atravs do menu Utilitrios Mudar de Idioma Permite aos utilizadores seleccionar o idioma de trabalho com que desejam trabalhar no NewHotel.



PARMETROS

GERAL

DEFINIES E ESTRUTURA DOS PARMETROS DE NEWHOTEL Aconselha-se a que esta opo seja executada apenas quando estiver completamente seguro de que nenhum outro utilizador do sistema esteja conectado, caso contrrio poder ocorrer algum erro. Nas tabelas seguintes descrito cada um dos parmetros desta janela. Os valores por defeito marcados pelo sistema apresentam-se da seguinte forma:

SIM = e NO = . Os parmetros esto divididos em grupos e dentro deles em detalhes, por exemplo os grupos so os que se representam de esta forma:

O campo que aparece sobressado noutra cor o que se encontra activo no momento. Quando de selecciona um grupo, este abre-se dando origem ao detalhe do mesmo com cada uma das subopes possveis, como se pode visualizar no exemplo seguinte:



PARMETROS GERAIS - INSTALAO Este conjunto de menus permite definir, atravs de uma seleco de parmetros e insero de informao, regras de funcionamento gerais do hotel. Os parmetros gerais do sistema definem-se na opo Utilitrios Parmetros Gerais. Gerais - Instalao Nesta janela so definidos dados de carcter geral tais como: Nome, Morada, Telefone, Fax, Nmero de Contribuinte.

Campo

Significado

Ano de Incio da Aplicao Primeiro perodo de trabalho com que se inicia a aplicao pela primeira vez.

Abreviatura Nome abreviado da instalao a que se destina para aparecer em determinados relatrios (por exemplo em extracto de conta que se entrega a um cliente). Recomenda-se que se coloque sempre a abreviatura.

Pas Nome do pais onde se encontra a instalao.

Nome/Morada Telefone/Fax Nmero Contribuinte

Dados gerais da instalao, os quais sairo nos documentos emitidos pelo programa.



Registo Comercial Localidade/C.Postal/Zpostal Contacto/E-mail/Empresa

Saldos Reais

1- Na busca de estes dados, o sistema, por defeito assume o critrio de anlise para os saldos reais e no possvel definir o critrio de busca para saldos Main Courante.

Saldos Reais, Saldos Mano Corriente

2- Na busca destes dados, o sistema assume por defeito o critrio de anlise para saldos reais, no entanto, tambm possvel analisar os mesmos dados pelo critrio Main Courante

Saldos Reais, Saldos Mano Corriente

3- Na busca destes dados, o sistema assume por defeito, o critrio de anlise para os saldos Main Courante e tambm possvel os mesmos dados pelo critrio Saldos Reais.

Saldos Conta Corrente

4- Na busca destes dados, o sistema assume por defeito o critrio de anlise para os saldos de Main Courante e no possvel definir o critrio de busca para Saldos Reais. Se utilizamos os saldos reais estes reflectem as receitas reais, ou seja, o que no facturado.

Estado de Venda por Entidade

Se seleccionada esta opo permite verificar e inserir o estado de venda por entidade sem considerar as modalidades de penses. Em caso de no estarem seleccionados os estados de vendas, faz-se por entidade e modalidade de penso. Importante se j existe uma forma e se forem mudados os dados anteriores, estes no passam nova modalidade tende que voltar a criar os estados de venda.

Usar Regimes de Explorao

Se seleccionada esta opo permite utilizar os regimes de Explorao. Os regimes de explorao so uma opo de NewHotel que controla o trabalho dos condomnios, ou seja regimes de reservas e bloqueio de habitaes dos proprietrios que entregaram-nas para sua explorao. Importante quando uma habitao est marcada para seu uso em regime de explorao, no admite reservas se no tiver definido pelo menos um



perodo em regime de explorao e se pelo contrrio queremos marcar uma habitao como em estado de regime de explorao, a mesma no permite ser marcada se tiver reservas atribudas.

Verificar Disponibilidade em Fecho do Dia

Se seleccionada esta opo permite quando se faz o fecho de dia verificar a disponibilidade no momento. uma maneira de confirmar que no existam habitaes mal atribudas ou pendentes para libertar. verificao automtica que recomendada estar sempre marcada.

Verificar Disponibilidade em Alterao de Reserva

Se seleccionada esta opo permite quando se faz a alterao de reserva verificar a disponibilidade desta habitao. Se no estiver marcada s ir verificar a mesma ao ser associada a uma reserva pela primeira vez.

Minimizar em Clculos

Esta opo permite que quando os clculos de Booking ou Planning sejam complicados e levem algum tempo, que os mesmos se minimizem para se poder continuar a trabalhar noutras opes do sistema at que se finalizem os clculos.

Oracle Indexes Se est activo, utiliza os ndices de Oracle por defeito, para a realizao dos clculos dos saldos aquando do Fecho do Dia. Por recomendao esta opo deveria estar marcada para agilizar o trabalho do sistema.

% Desconto Mximo Permitido (Default)

Permite definir o desconto mximo permitido. Funciona como um limite validador quando se atribuem descontos nos movimentos.

Dias para Expirar as senhas Data limite para as senhas ou palavras-chave dos utilizadores do sistema.

Distancias em:

Definio da unidade de distncia (por defeito, em metros) para identificar a distncia desde o alojamento a um servio do hotel. Exemplo: elevador. Parmetro para ser empregue em hotis que trabalham com clientes com alguma incapacidade e permite considerar estas caractersticas para a atribuio de alojamentos.

Separador Decimal Permite indicar se, ou se o . o separador a utilizar nos movimentos. Se os separadores estiverem em branco, sero utilizados os standards da configurao regional do Windows. Importante para o correcto funcionamento de trabalho no NewHotel o separador dos milhares deve estar com vrgula (,) e o decimal com ponto (.).

Milhares

Hora Limite para Pequeno-Almoo, Almoo e Jantar

Hora limite que se pode definir em horas e minutos. Define os limites para saber quando termina o horrio de cada um. muito importante se trabalhar com o controlo de NewPos para isto.

Dias para Bloquear as estatsticas Este permite definir at que data se pode reconstruir as estatsticas para trs.



Dias para Apagar Log das Operaes

Registo de todas operaes realizadas pelo operador. Este parmetro existe para definir em quanto tempo se vai apagar este registo

Dias para Apagar Log de Discrepncias

Discrepncia Considera-se diferena contratada entre recepo e governanta ao rever o estado de quartos. Este parmetro existe para definir em quanto tempo se vai apagar este registo

Dias para Gravar Fotos De Previso

Permite definir a quantidade de dias anteriores em que o sistema grava as previses. A foto de previso consiste em gravar uma fotografia de um determinado momento para poder ser no futuro comparada com um perodo igual e determinar os desvios. Estes dados so empregues em alguns plannings que contm o sistema.

Dias para Estatsticas de Previso Quantidade de dias para calcular as previses de estatsticas.

Nome Fiscal Nome Fiscal a incluir nas Facturas

Banco Nome do Banco a incluir nas Facturas

Conta Nmero de conta a incluir nas Facturas

Locais



Parmetros Geral Locais. Em caso de existncia do NewGes, a verificao do estado desta aplicao activa-se aqui.

Campo Significado

Consulta de Reserva em Full-Screen

Se seleccionado, a janela de Reserva ser maximizada para Full screen

Bloqueio de Movimento Horizontal no Planning

Ao seleccionar este parmetro, bloquear-se- o movimento horizontal da barra de Reservas do planning de alojamentos. A janela evita que o utilizador troque inconscientemente as datas de uma reserva quando utiliza o interface grfico do planning.

Diviso de Reservas no Planning Ao seleccionar este parmetro, permite o utilizador dividir directamente no planning de alojamentos em duas ou mais partes, a estada do cliente por mais de um alojamento.

Advertncia de Avisos Serve para avisar quando h alertas para dar.

Mostrar Caractersticas de Alojamento no Planning

Ao seleccionar esta opo, podemos visualizar as caractersticas de cada alojamento no planning. Por exemplo: quarto duplo, vista mar, etc.

Verificar Estado NewGes Verificar se NewGes est on-line.

Dados Gerais (Todas as Estaes de Trabalho) Informao ultima Hora, Informao Avisos

De quantos em quantos minutos o sistema vai verificar esta informao.

Espera e Verificao de Trama de Impresso

Fila de espera de impresso



Cor Objectos Inactivos Se o alojamento est disponvel, mostra uma cor especfica para esta informao.

Recordatrio de Avisos Definio do tempo para avisar os clientes definidos em x segundos e em quantos perodos de tempo.

Menu Pai Quantos minutos demora o menu principal a ficar off a partir do momento em que no est a se utilizado.

Dado 1,2,3 e 4 Dados que se podem colocar para algum relatrio personalizado, o que se insere aqui aparece nos relatrios.

Impresso O acesso a esta opo feito atravs de Parmetros de Aplicao Geral Impresso. Cada terminal de trabalho de NewHotel pode ter definido uma impressora para os Relatrios uma para as Facturas e outra para Key-Pass. Adicionalmente, deve definir o caminho onde se encontram os relatrios do sistema.

Esta informao armazenada nos ficheiros de sistema.



Campo Significado

Caminho Relatrios Caminho onde o programa vai buscar e guardar o relatrio.

Caminho Relatrios Personalizados

Caminho onde o programa vai buscar e guardar o relatrio. ATENO este caminho ou local onde se encontram este tipo de relatrios deve ser diferente, pois quando sai uma actualizao esta pasta no se encontra contemplada (por ser personalizado a cada caso) e danifica o existente.

Caminho Relatrios Contabilidade Caminho onde o programa vai buscar o relatrio de contabilidade

Caminho Relatrios Exportao de Facturas

Caminho onde o programa vai buscar o relatrio de Facturao e sua exportao em caso de existncia.

Impressora

Definem-se os vrios tipos de impressoras a utilizar segundo a funcionalidade que assinala o sistema. Como caractersticas. Alem de isso define-se o tipo de papel e letras.

Impressora Relatrios Seleco da impressora para esta funcionalidade.

Impressora Facturas Seleco da impressora para esta funcionalidade.

Impressora Key-Pass Seleco da impressora para esta funcionalidade.

Impressora Key-Pass 2 Seleco da impressora para esta funcionalidade.

Impressora Ticket Seleco da impressora para esta funcionalidade.

Impressora Recibos de Pagamento Seleco da impressora para esta funcionalidade.

Impressora Estampar Seleco da impressora para esta funcionalidade. Este tipo de impressora serve para imprimir cartes magnticos dos clientes.

Impressora de Relatrios Night Auditor Seleco da impressora para esta funcionalidade.

Clculos Off-Line



Parmetros de Aplicao Geral Clculos Off-Line

Campo Significado

Calculo Off-line

Esta funcionalidade pertencente ao NewHotel tem como base a criao de um processo independente e em background que poupa tempo no processo normal de fecho de noite. O que cada parmetro faz (mencionado na continuao) definir os tempos para este clculos e quais se incluem neste processo. Cada um que se active aqui no ser necessrio faze-lo durante o Night Auditor de NewHotel.

Estatsticas Activado O sistema ir calcular as estatsticas de X em X tempo (minutos) conforme o indicado.

Exportar a Central de Reservas Externa

Activado O sistema ir exportar central de Reservas Externa de X em X tempo (minutos) conforme o indicado.

Bsicos Activado o sistema ir a calcular os Plannings bsicos que tem NewHotel de x em x tempo (por Planning bsicos pode-se considerar por exemplo a disponibilidade de habitaes).

Planning de Ocupao Activado O sistema ir calcular o Planning de Ocupao de X em X tempo (minutos) conforme o indicado.

Meses Antes/Meses Depois Aqui indica-se os meses anteriores e posteriores data de trabalho para os clculos acima descritos.



MODOS DE OPERAO Aqui configura-se os procedimentos do sistema em relao aos modos de operao existentes. Complexo & MultiHotel Parmetros de Aplicao Modos de Operao Complexo & MultiHotel Ao seleccionarmos a check-box do Complexo ou MultiHotel (Ateno s permite trabalhar numa das duas opes, quando se habilita uma delas a outra fica desactivada), para alm dos parmetros existentes nesta janela, o sistema habilita um boto em Utilitrios Parmetros Complexo ou em Utilitrios Parmetros MultiHotel, onde tm de ser definidas vrias informaes que so requeridas para o funcionamento. Ver mais adiante neste mesmo captulo.

Campo Significado

Complexo

Activa este modo - Se estivermos a trabalhar conectados a outros hotis que tenham NewHotel. Esta variante de trabalho de NewHotel significa a conexo entre vrias bases de dados de NewHotel mediante o emprego de conexes DBlink. O que significa que devem estar sempre cada base que conforma o Complexo conectadas.

MultiHotel

Activa este modo - Gere-se vrios hotis numa s aplicao. Esta variante de trabalho supe contar com apenas uma base de dados, mas configurando determinados nomencladores de uso comum entre eles. O seu funcionamento exclusivo com a opo anterior.



Seleco do hotel obrigatria

Implica que ao entrar na aplicao NewHotel Front-Office tem que obrigatoriamente ter um hotel seleccionado, caso contrrio ir entrar no primeiro hotel que encontre funcionamento MultiHotel.

Contas No-Alojados nicas

Se estiverem marcados os cdigos, sero para todos os hotis do grupo, caso contrrio por hotel, independentemente se MultiHotel estiver em funcionamento ou no.

Cruzeiro Parmetros de Aplicao Modos de Operao Cruzeiro O trabalho em modo de cruzeiro um determinado tipo de configurao atravs do qual se pretende ter uma base de dados sincronizada que conforma uma s mas que uma se utilize de forma transitrio quando o cruzeiro est em funcionamento, para que depois se sincronize com a base real situada em terra. Ao seleccionarmos a check-box do Modo Cruzeiro, para alm dos parmetros existentes nesta janela, o sistema habilita um boto em Utilitrios Parmetros Cruzeiro, onde tm de ser definidas vrias informaes que so requeridas para o funcionamento. Ver mais adiante neste mesmo captulo.

Campo Significado

Modo Cruzeiro Particularidade de NewHotel que permite um funcionamento



Offshore Seleccionando o campo Offshore neste menu vai a aparecer do lado direito uma check-box com o mesmo nome conforme a imagem abaixo.

nos cruzeiros.

Base em Terra Baseando-se nos dados de NewHotel num escritrio.

Cruzeiro Baseando-se nos dados de NewHotel num escritrio, mas funcionando como uma imagem da Base de Dados real existente.

Apagar ao exportar Ao efectuar-se a exportao da base de dados para o modo cruzeiro, esta elimina-se, se est seleccionado Base em Terra, para permitir ser reposta no regresso do cruzeiro.

Cruzeiro Base em terra: Usar Ficheiros Temporrios

Permite criar um ficheiro (. txt) para servir de base de dados para depois fazer a transferncia para o modo de cruzeiro.

Interface Cruzeiro Define a conexo da ODBC para o interface com o cruzeiro.

Utilizador Oracle Define o Utilizador de Oracle para a conexo com a base de dados do cruzeiro.

Campo Significado

Offshore

Marcando a check-box Offshore o sistema ir habilitar um conjunto de funcionalidades relacionadas com a operao de empresas contratadoras. Com esta check-box marcada vai tambm aparecer no menu de utilitrios Parmetros Offshore, um boto com o nome de Offshore onde tm de ser definidas vrias informaes que so requeridas para o funcionamento com empresas contratadoras (Offshore). Ver mais adiante



Central Parmetros de Aplicao Modos de Operao - Central Este menu permite definir a interface de NewHotel com NewCentral e permite seleccionar as opes de utilizao em sintonia, um com outro.

Campo Significado

Interface NewCentral Define a ligao ODBC para o interface com NewCentral, caso tenha a NewCentral no hotel. Na realidade o nome do transmissor pelo qual feito o trnsito da central.

Utilizador Oracle Utilizador Oracle para a conexo com a base de dados de NewCentral. o usurio do utilizador de transmissores.

Origem Identificao do Hotel em NewCentral

Confirmao na Insero de Reserva Para pedir a confirmao na insero de uma reserva

Exportar em Fecho de Dia Exportar as estatsticas de NewHotel para NewCentral, guardando as informao estatstica de todos os hotis.

Exportar Reservas Permite a exportao das reservas quando se faz o Fecho do Dia.

Exportar Entidades Permite a exportao das entidades no Fecho do Dia

Exportar Informao Comercial Permite efectuar a exportao da informao do processo comercial de cada hotel.

Exportar Reservas Online Permite a exportao das reservas no momento actual

Exportar Entidades Online Permite a exportao das entidades no momento actual

Inicial Cdigo de grupo um nmero inicial para a insero de grupos dado que os



cdigos de reservas de grupos no sistema so nicos. O que faz criar um nmero inicial para cada hotel que se conecte central para evitar enganos nos cdigos de reservas de grupos.

Gerar Cdigo de Entidade Gera automaticamente um cdigo de entidade quando esta criada

Prefixo

Ao gerar um nmero de Entidade desde o Hotel, como estes por norma ao estarem conectados a uma central devem serem criados desde esta e no desde o Hotel, NewHotel permite criar uma entidade definindo um prefixo nico para que este hotel possa cria-lo e no choque com algum j existente. Se for permitido criar Entidades desde NewHotel que se encontra conectado central importante que este prefixo exista para cada hotel que possa cria-lo.



FRONT-OFFICE Neste menu configura-se os parmetros que gerem o modo de funcionamento geral do Front-Office propriamente dito. Determina-se aqui por exemplo o modo como aparece a informao (Ficha de Reserva se ampliada se clssica), a impresso de alguns campos (Imprimir relatrio de check-in), a obrigatoriedade de insero de informao (Campos Obrigatrios de Cardex), entre outros conforme vamos descrevendo os seus campos e respectivos significados. Reservas Parmetros de Aplicao Front-Office Reservas



Campo Significado

Ficha de Reserva Clssica/Ampliado

So dois tipos diferentes de formatos de janelas para insero de reservas, o clssico o standard de NewHotel e o ampliado um formato mais compacto em relao apresentao dos campos.

Tipos de Reservas (Adicionais) Em caso de ser um Time-Share ou proprietrio.

Multi-Ocupao

NewHotel permite dividir um alojamento por mais de uma reserva (de outra forma, esta operao no possvel). Isto utilizado quando se tem hspedes de reservas diferentes que partilham um alojamento. E no caso de duas reservas alojadas em uma mesma habitao.

Limitar base tipo habitao

Ao seleccionar este sub-parmetro limita-se o nmero de hspedes entre todas as reservas includas na habitao nos dados definidos nos parmetros de habitao que ser explicao mais frente. Se for deixado em branco no tem limites.

Paxs Free na Reserva Possibilidade que o cliente tem de definir - hspedes grtis na reserva

Check-In sem Pr-pagamento Activando permite o Check-In sem Pr-pagamento. no caso de que algumas entidades esto marcadas como pr-pagas, nesse caso faz-se o Check-In com base neste parmetro.

Penso dupla na Reserva (Real, facturao)

Permite escolher um tipo de modalidade de penso diferente daquela que est na reserva (quando uma reserva tem um alojamento associado com um tipo diferente de alojamento reservado) ao seleccionar-se na ficha de insero de reserva aparecem duas Boxes, uma segundo a reserva (que o que se factura) e outra o real (que se outorgo)

Real - Facturao Forma de calcular a factura segundo estes dois sub-parmetros. O primeiro define que se considere para facturao o alojamento real outorgado, e o segundo caso inverso. Como por norma NewHotel considera sempre os dados das reservas (facturao) para efeitos de apresentar a factura entidade, a gesto dos parmetros muda de comportamento. No caso de se encontrarem em branco ou seja no marcados estes campos, o sistema comporta-se de forma

Facturao - Real



estandardizada explicada.

Verificar repetio de voucher Se existe um voucher repetido, permite verificar se j existe

Excluir Canceladas Permite excluir as reservas canceladas, na verificao de duplicados.

Entidade Verificar a duplicidade s dentro da mesma entidade.

Ano Verificar a duplicidade s dentro do mesmo ano

Chegada Verificar a repetio da data de chegada, ou seja os mesmos repetidos na mesma data de chegada.

Verificar Hora na atribuio do alojamento

Normalmente no NewHotel um alojamento ocupado no se pode atribuir a uma nova reserva antes da hora standard de partida do hspede anterior. Se este parmetro estiver seleccionado ser permitido efectuar uma nova reserva antes da hora de chegada ser anterior hora de partida do hspede anterior.

No sobrepor perodos em penso Complexa

Se seleccionado, vai ocultar os perodos de penso complexa existente nos hotis associados.

Alojamento Obrigatrio Seleccionado este parmetro, obriga a definir um alojamento na reserva obrigatoriamente ao fazer a reserva.

Permita Reservas sem Hspedes

Para permitir efectuar uma reserva sem hspedes. Em caso de no ter informaes como Nome e para que se possa garantir uma reserva. Preenche-se a ficha de reservas normalmente, mas o nome de cliente deixa de ser uma campo obrigatrio.

Permitir Tipos Diferentes em Reservas Sem Alojamento

Permitir atribuir tipos diferentes de alojamentos a reservas sem alojamentos.

Alojamentos Sujos em Check-In Mltiplo Fazer Check-in/Perguntar/No fazer Check-in

Permite definir em caso de Check-In Mltiplo e o alojamento se encontrar em estado SUJO, se sistema permite fazer Check-In ou no ou pergunta se deseja faze-lo.

Anulao de reservas por dead line fecho de dia

Permite a anulao de reservas por motivo de dead-line no fecho do dia. Quando expira o prazo de confirmao de reserva.

Dead-Line Automtico Individual, Grupos/Directos, Entidades

Definio de prazo mximo de espera para a chegada de um cliente/ grupo, depois de vencido o prazo, perde-se o direito da reserva. Este Dead-Line pode ser definido para: Individual,



Grupos/Directos, Entidades.

Subtrair a Data de Entrada

Subtrai data de entrada.

Adicionar a Data de Criao

Adiciona data de Criao.

Tarifa Varivel Se seleccionada, permite a introduo de uma tarifa varivel, ou seja permite ter uma tarifa diferente para cada dia, caso contrrio a tarifa ser fixa.

Incluir Mod. Penso Incluir qual o modelo de penso a atribuir na modalidade seleccionada.

Datas Perodos a Servios do Package

Permite nos diferentes dias de estadia aplicar diferentes tipos de tarifas, Packages e modalidades de penso. Exemplo uma pessoa que esteja alojada por vrios dias podes em cada dia ter uma modalidade de penso diferente ou pagar uma diferente tarifa em cada dia.

Estender o Day-Use Passa a uma Reserva normal diria.

Validar Mximo pax x Alojamento

Se seleccionado, permite que se valide o nr. Mximo de hspedes por alojamento, onde encontramos o nr. til de camas assim como o tipo de modalidade de penso.

Operadores por prioridade em insero de reservas

Permite a insero de reservas para operadores tursticos por prioridade.

Excluir sem preo Permite excluir, se no foi definido preo, caso contrrio aceitam-se as reservas sem preo para o Operador.

Repetir perodos em tarifas e fixar preos em reservas.

Se seleccionado, permite a duplicao de perodos das tarifas sem os preos definidos e a introduo de valores manuais da reserva.

Fixar preos em insero

Pode-se estabelecer valores sem a introduo de reservas, caso contrrio, s se introduzem reservas que tenham preos definidos.

Verificar Repetio de Reservas (Data de Entrada Nome)

Verifica se existem repeties de Reservas por: Data de entrada Nome.

Adicionais em Datas de Sada Permite adicionar extras na data de sada.

Calcular Adicionais Detalhado Possibilidade de clculo dos adicionais de forma detalhada

Incluir Adicionais em Preo Permite definir se no preo mdio se inclui valores adicionais



Mdio ou no e de que forma. Aqui permite selecionar: Master ou Master + Extras, com ou sem S Diria, ou s Diria. No caso de uma Diria estar associada a uma Master ou Master + Extras.

Master

Master + Extras

S Diria

Mostrar Previso Se seleccionado, o sistema, por defeito, mostra o valor da diria referente data de trabalho. Numa reserva e Check-in ou nas duas, conforme a seleco.

Visualizar Reserva

Check-in

Use Cmbio para cada Dia Activar a funcionalidade de utilizar cmbio actualizado para cada dia

Clculo de % de desconto para Valor Fixo

Permitir o clculo de uma % de desconto para um valor fixo

Interface entre Origens Mercado e Segmentos

Activar a interface entre origens e segmentos provenincia e razo.

Seleco de Vendedor Livre Activa a opo de vendedor livre no pertence a uma entidade.

Atribuio de alojamento livre no dia de chegada

Permite atribuir alojamentos livres no dia de chegada.

No validar data-valor nos depsitos antecipados das reservas

No permite validar data-valor nos depsitos antecipados das reservas Importante se no estiver seleccionada a opo no permite anular reservas com depsitos antecipados.

Preos de Crianas de acordo com Tipo Tabela

Definir a forma de clculo do valor da criana que pode ser por: pessoas, alojamento, preos de matriz ou intervalo de tempo.

Por Pessoas

Por Alojamento

Preos de Matriz

Intervalo de Tempo

No Show Permite definir o nmero de dias que se aguarda por um processo de No-Show.

Horrios (Chegada/Partida) Limites de Tempo standard para o check-out e check-in.



Limites Impresso Parmetros de Aplicao Front Office Limites - Impresso

Campo Significado

Confirmao na Insero de reserva Permite definir, ou no, qual o modo como a reserva confirmada. Por exemplo: mail, fax, etc.

Imprimir Boletim da reserva Permisso para imprimir Boletim da Reserva

Previso de Receitas Possibilidade de visualizar a previso de receitas

Reimprimir a Alterao Sempre que se altere uma reserva, acciona a impresso de um novo boletim da reserva.

Confirmao de Alteraes Se pretende alterar uma reserva, necessria a sua confirmao, caso esteja seleccionada esta opo.

Imprimir Relatrio de Check-In Permite imprimir relatrio de Check-In.

Cartas de Confirmao Automtica Activando este parmetro permite gerar uma carta de confirmao automtica. Na qual pode Imprimir os dados gerais da reserva e definir impressora/Preview/E-mail, consoante as opes aqui escolhidas.

Imprimir Dados Gerais

Impressora/Preview/E-mail

Idioma Automtico em Cartas Tendo em a nacionalidade do cliente na ficha de reserva, esta opo ir permitir que o sistema possa emitir a carta de confirmao no idioma do cliente.

Imprimir key-pass Permite a impresso de uma carta de boas vindas, com a definio do alojamento e os respectivos dados do cliente.



Imprimir key-pass 2 Possibilidade de emisso de uma ficha de registo com os dados da entidade hoteleira assim como do cliente, que dever assinar.

Alterar Limites quando Facturar Extras Permite definir quanto e de que forma se estipula o tipo de crdito, que pode ser desde de 0 at ilimitado, de acordo com os tipos de contas Master ou extras.

Definio dos limites de contas por parmetros

Limita o crdito para todas as contas de forma standard

Overbooking Parmetros de Aplicao Front Office Overbooking Este menu permite gerir a forma como so tratados os Overbookings.

Campo Significado

Check-In Automtico em Complexo Se existe a opo de fazer um check-in em sistema de complexo, este pode ser no hotel que est disponvel.

Check-Out Automtico em Complexo Se existe a opo de fazer check-out em sistema complexo, este feito no hotel em que foi dado o check-in.

Entidade Complexo Aceitar Reservas de Neste caso, a entidade dever aceitar, ou no, a



Transferncia possibilidade de transferir a reserva para outro hotel.

Valores por Default Aceitar Reservas de Transferncia

Definio de outros valores, por defeito, para aceitao de quem faz a reserva que transferida.

Converso de Tarifa em Preo Fixo (Overbooking Interna)

Passar o valor da tarifa em preo fixo

Restrio Overbooking

Restringir No fazer Overbooking se:

Depsitos Antecipados

Movimentos Facturados

Movimentos Adicionais

Transferncia de Reservas Quando se faz a transferncia da reserva se esta cancelada ou fica como Overbooking

Cancel

Overbooking

Day-Use Parmetros de Aplicao Front Office Day-Use

Campo Significado

Inserir Dirias - Manual Se seleccionado, o utilizador ter de introduzir manualmente a diria em relao estada Day Use. Desta forma, pode-se definir se factura ou se passa para conta corrente.



Inserir Dirias - Check-In Se seleccionado, o sistema automaticamente insere o valor da diria na conta corrente do cliente no momento em que feito o check-in da reserva, mas s para as reservas de Day Use.

Inserir Dirias Fecho do Dia Se seleccionado, o sistema insere automaticamente o valor da diria na conta corrente do cliente no momento em que feito o Fecho do Dia.

Inserir Dirias - Check-Out

Se seleccionado, o sistema insere automaticamente o valor da diria na conta corrente do cliente no momento que se efectua o check-out da reserva. Ou factura automaticamente ou insere na conta corrente ou nada.

.

Governanta Parmetros de Aplicao Front Office Governanta.

Campo Significado

Registar empregada em Mudana de Room Status

Permite efectuar o registo de quem est a efectua

NewHotel Manual de Utilizador PT 2010

Documents

Transcript of NewHotel Manual de Utilizador PT 2010