National PREA Resource Center Certified Auditor NewsletterApril 2016 This auditor newsletter contains important information regarding requirements for maintaining PREAauditor certification from the US Department of Justice (DOJ). Please read it in its entirety. 

Understanding the New FAQ Regarding Placement of Transgender Inmates and ResidentsThe DOJ PREA Working Group recently released an FAQ regarding appropriate housing andprogramming placement decisions for transgender inmates and residents. The FAQ, which was added tothe PREA Resource Center (PRC) website, includes clarification on the requirements in standard 115.42and information that is critical for auditors to understand as they assess an agency and facility’scompliance with this standard. The information in the FAQ was a central piece of auditor training andshould not be new to auditors. However, it provides information that is likely to have a large impact onpractice in the field, and auditors should be prepared to cite the standard requirements and the relevantFAQ when conducting audits. 

The FAQ clarifies that “Any written policy   that assigns transgender or intersex inmatesor actual practiceto gender-specific facilities, housing units, or programs based solely on their external genital anatomyviolates the standard.” (Emphasis added). Policies and practices must require an individualizedassessment and must give “serious consideration” to transgender or intersex inmates’ own views withrespect to safety in order to be PREA compliant. As the FAQ states, “The assessment, therefore, mustconsider the transgender or intersex inmate’s gender identity—that is, if the inmate self-identifies as eithermale or female.” It is the auditor’s responsibility to examine both an agency or facility’s policy and theactual assessments to determine whether the agency is,  , conducting individualized,in practicecase-by-case assessments for each transgender and intersex inmate. This will require a thorough reviewof the entire process, including reviews of specific inmate records. 

The auditor’s role in this issue is   to the safety of inmates at the highest risk of victimization incriticalconfinement facilities. 

The PRC will be releasing a   pre-recorded webinar to all certified auditors to clarify themandatoryparameters of this requirement and the expectations for auditing compliance. When released, auditorswill be notified and enrolled via the Auditor Continuing Education and Resource Portal. 

Click   to access this FAQ.here

Audit Quality ResourcesThe PRC has been increasing its efforts to develop a set of resources for auditors to use whenconducting audits and writing reports. We hope these resources will provide helpful guidance for auditquality improvement and consistency in practice among auditors. Many of the resources now available

were developed in conjunction with the Field Training Program and draw on tested audit practice that

were developed in conjunction with the Field Training Program and draw on tested audit practice thatleads to a thorough audit and reliable results. These resources are available on the Auditor ContinuingEducation and Resource Portal in the   category folder of the Quality Improvement Resources Resourcessection of the site. Please log on to review the resources. 

Resources include the following.

Notice from the PREA Management Office to All Department of Justice-Certified Prison RapeElimination Act Auditors Regarding Corrective Action.

Two audit reports from fellow auditors that, while not perfect, provide good examples of qualityreporting and adequate detail.

Resources developed in conjunction with the Audit Quality Oversight process and the FieldTraining Program, which include:

              »    Site Review Notes template;              »    PREA Standard Determination Procedure; and              »    PREA Audit Report Content Expectations.

A sample Letter of Guidance from the PRC, which demonstrates the kind of feedback auditors mayreceive as a part of the PRC’s Quality Improvement (QI) efforts.

Information for auditors describing the PRC’s QI report review process and review metrics.

The PRC intends to add content to this resource section of the auditor portal as it is finalized andavailable. Auditors should check back often to ensure they are up to date.

Reminders:

Check Your Spam FolderThe PRC has received reports from auditors about messages sent via the auditor contact page on thePRC website being filtered as spam. Some protections are set up on the website to prevent junk mailfrom reaching your inbox. These are important preventative features, but they sometimes filter messagesthat are not spam. We advise auditors to regularly check spam folders for any messages that may havebeen unnecessarily blocked. Of course,   open any messages or click any links sent fromdo notsuspicious users.

Duty to ReportThe PMO has received a number of reports regarding auditor conduct that may be negligent, fraudulent,or reflective of conflicts of interest. Because many of these reports are not specific and do not includeactionable information, the PMO has instituted an affirmative duty for all auditors to report any knowledgeof or information regarding another auditor’s criminal conduct, malfeasance, negligence, fraud, orconflicts of interest. The PRC has added a dedicated form to the website for the field to access andprovide input on auditors to the PMO. This form is designed to encourage the submission of specificinformation that the PMO and the PRC can use to guide ongoing audit quality improvement efforts and toimprove the credibility of the audit function. Auditors should use this form to fulfill their duty to report.None of the fields in the form are required; however, auditors are encouraged to include as much detailas possible to allow the PMO and PRC to follow up on the information provided.

Click   to access this form.here

Auditor Portal and Course ContentOnly courses and continuing education content that are mandatory for all auditors will be considered partof the continuing education requirements. There will be no more than 10 hours of mandatory continuingeducation content each year, though there may be less. However, several resources on the AuditorContinuing Education and Resource Portal are helpful reminders of good audit practice and the PREAstandard requirements. We encourage you to browse the courses and resources available on the portalto ensure you are taking advantage of the existing knowledge base.

 Auditor HelplinePRC audit staff members are available Monday through Friday to monitor and respond to inquiries via theauditor helpline. Auditors who are preparing for an audit or working on an audit report can email questionsto  . The PRC will attempt to answer these as quickly as possible,AuditorHelp@prearesourcecenter.orggenerally within a week. Auditors who have questions during the   portion of an audit can email onsite

 for a more immediate response. The PRC will try to respond to all suchUrgent@prearesourcecenter.orgrequests for urgent assistance within 24 hours during the workweek. Auditors also may call and leave amessage at (800) 279 7732 for assistance. Thank you. Notice of Federal Funding and Federal Disclaimer – This project was supported by Grant No.2010-RP-BX-K001 awarded by the Bureau of Justice Assistance. The Bureau of Justice Assistance is acomponent of the Office of Justice Programs, which also includes the Bureau of Justice Statistics, theNational Institute of Justice, the Office of Juvenile Justice and Delinquency Prevention, the Office forVictims of Crime, and the Office of Sex Offender Sentencing, Monitoring, Apprehending, Registering,and Tracking. Points of view or opinions in this document are those of the author and do notnecessarily represent the official position or policies of the U.S. Department of Justice nor those of theNational Council on Crime and Delinquency (NCCD), which administers the National PREA ResourceCenter through a cooperative agreement with the Bureau of Justice Assistance.