Modulo 1 - Introduccion a Microsoft Excel

8/17/2019 Modulo 1 - Introduccion a Microsoft Excel

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I N S T I T U T O A R A G O N

É S D E

E M P L E O

Plan de formación para el empleo de Aragón

Microsoft EXCEL 2013

Módulo 1

Introducción a Microsoft ExcelOrganizado por:


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Microsoft Excel 2013

Introducción a Excel


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El porqué

Porque Excel es una herramienta ofimática indispensable hoy en día.

Excel nos permite crear documentos en los que se precisa la utilización de operestadísticas, financieras, etc. Además, también permite representar mediante gralmacenados en las hojas de cálculo.

En definitiva, se trata de un programa que nos ofrece un gran abanico de posibnuestro trabajo diario, y del que rara vez aprovechamos todo su potencial. Apreporqué de estos contenidos.


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Objetivos

Los contenidos que se van a explicar a continuación nos van a permitir conocer el eExcel 2013 y aprender a realizar nuestros primeros cálculos.

Además, aprenderemos a desenvolvernos con la metodología de trabajo de Microsoutilizando correctamente las hojas y los libros de trabajo.


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Elementos del entorno de trabajo


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Objetivos

En este apartado vamos a comenzar a familiarizarnos con el entorno de tExcel 2013.

Descubriremos los elementos que lo conforman y averiguaremos sus funprestando especial atención a laCinta de opcionesy la Barra de herramie

rápido.

Además, aprenderemos a desplazarnos por elLibro de Trabajoutilizando como el teclado.


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Barra de herramientas de acceso rápido

Barra de título

Cinta de opciones

Barra de fórmulasIndicador de hoja

Vistas

Zoom

El entorno de trabajo deExcel consta de los siguientes elementos:



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Barra de herramientas de acceso rápido Barra de títuloCinta deopciones

Barra de fórmulas

Insertar hojaVistas

Z


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Barra de herramientas de acceso rápido

La Barra de herramientas de acceso rápido incluye una serie de comandos quepodemos ejecutar de forma rápida, sin tener que ir recorriendo las fichas de laCintaopciones.

Se puede personalizar y cambiar de ubicación.


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Barra de título

En la Barra de título , como es tradicional, se muestra elnombre de la aplicación y documento utilizado, así como los botonesMinimizar , Restaurar o Maximizar y Cer


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Cinta de opciones

La Cinta de opciones está compuesta por una serie de fichas que incluyen todas lfuncionalidades de la herramienta.

En la versión 2013 se puede personalizar.


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Recuerda

Por el momento hemos visto tres de los eleme

básicos del entorno de trabajo de Microsoft E2013:

Barra de herramientas de acceso rápido.

Barra de título

Cinta de opciones

Ahora vamos a seguir explicando con mdetenimiento los elementos restantes.


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Barra de fórmulas

La Barra de fórmulas es el lugar desde el que introduciremos datos y fórmulas ennuestra hoja de cálculo.


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Indicador de hoja

El indicador de hoja etiqueta con elnombre de la hoja de cálculo .

Si queremos añadir nuevas hojas pulsaremos sobre la última de las etiquetas. A laizquierda de los indicadores disponemos de una serie de botones que nos permitirdesplazarnos por las diferentes hojas del libro de trabajo.


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Vistas

Las Vistas nos dan la posibilidad de mostrar la vista tradicional de la hoja (normal), como quedaría impresa (diseño de página ) o únicamente la zona de impresión con

saltos de página (vista previa de salto de página ).


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Zoom

Zoom permite variar eltamaño de presentación de la hoja de cálculo en pantalla

Al pulsar sobre la cifra de aumento se muestra el tradicional cuadro de diálogo deque podemos establecer el nivel dezoom.


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La Cinta de opciones constituye la novedad de esta versión de Exc

Las opciones que antes encontrábamdiferentes menús, se encuentran ahora

mediante Fichas .

La cinta de opciones

¿Qué es?

Personalización


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Estas fichas se dividen en grupos quecomandos de la misma categoría.

En muchos de estos bloques se nos da lposibilidad de acceder a los tradicionale

de diálogo, utilizados en versiones antepulsando sobre el icono que se muestraesquina inferior derecha de cada uno dedenominadoIniciador de cuadros de diá


¿Qué es?

Personalización

l d l d b


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Al situarnos sobre cada una de las herra

nos muestra una breve información sobrealizada por la misma.

Esto nos servirá de bastante ayuda, ademindicarnos, lacombinación de teclas qu

ejecutar dicha acción.Por cuestiones de espacio, podemos ocucontenido de las fichas de la cinta de oppulsando el botónMinimizar la cinta de


¿Qué es?

Personalización


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Las versiones anteriores no lo permitían, pero en la versiónde 2013 es posible personalizar la cinta de opciones creandonuestras propias fichas.

Para hacer esto debemos seguir los siguientes pasos…

¿Existe alguna opción de personalizar la cinta de opciones?

El d l d b j


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Pulsa sobre el icono para ver el v

Recuerda que puedes parar la reproducción so ver el vídeo tantas veces como desees ut

controles de la parte inferior de la pa


¿Qué es?

Personalización


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Estos son los pasos que debemos seguir si querpersonalizar nuestra propia Cinta de Opciones en

Excel 2013.


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Pulsa el botón derecho del ratón sobre la cintopciones y selecciona la opción Personalizar opciones…

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En la ventana que se muestra, Opciones de el botón Nueva ficha y, para ponerle nombre,Cambiar nombre.

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Crea un nuevo grupo y elige que nombre p

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A continuación incorporaremos al grupo crcomandos que nos interesen, seleccionándocuadro Comandos disponibles y pulsando

Agregar .4


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Una vez hemos incluido los comandos, pulsabotón Aceptar y ya tenemos disponible nuestla cinta de opciones .

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Supongo que algo puedo imaginarme, pero no estará demás una explicación más detallada.

A continuación, vamos a hablar de laBarra deherramientas de acceso rápido . ¿Sabes de qué se trata?

Esta barra de herramientas incluye una serie decomandosque podemos ejecutar de forma rápida , sin tener que irrecorriendo las fichas de cinta de opciones.

Inicialmente se muestran los iconos que permitenguardar ,deshacer y rehacer .

Personalización de la barra


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Si pulsas elbotón situado a la derecha de la barra de herramientas podráspersonalizarla añadiendo o eliminando comandos.

Puedes hacer que se muestren los que aparecen en la lista (pulsando sobre ellos) oincluir otros que no aparecen en ella (pulsando sobre la opciónMás comandos ).



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Tal y como hicimos a la hora de personalizar la cinta de opciones, localizaremos eComandos disponibles el comando que queramos incluir y pulsaremos el botón Agregar .



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Una vez personalizada la barra de herramientas podría quedar así

También puedes cambiar su ubicación seleccionando la opciónMostdebajo de la cinta de opciones del menú Personalizar barra de

herramientas de acceso rápido .


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La verdad es que no. Si te soy sincero ni me lo habíaplanteado… ¿Me lo explicas?

Por último vamos a hacer una pequeña referencia al modoen el que podemos desplazarnos dentro de los libros detrabajo.

Además de poder utilizar las barras de desplazamientohorizontal y vertical que nos ofrece Excel, ¿has utilizadoalguna vez la teclaScroll Lock o Bloq Despl del teclado?

Desplazamiento por el libro de trabajo


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Por supuesto, se trata de algo muy sencillo y que una vez logres contrtrabajar mucho más rápido conExcel .

Intenta hacer lo siguiente:


Sin que esté activado el libro de trabajo, muévete con las flechas dedesplazamiento del teclado por una hoja deExcel .

Se desplaza la celda ¿verdad?

Ahora, activa el desplazamiento pulsando la tecla que hemos comentado yprueba a hacer lo mismo, curioso ¿eh?

Se desplaza la hoja en lugar de la celda.



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Para desplazarnos por la hoja de cálculo, además de lasbarras de desphorizontal y vertical , podemos utilizar las siguientescombinaciones de



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Además, para desplazarte directamente a cualquier posiciónde la hoja o del libro de trabajo, puedes seleccionar la opciónIr a… pulsando sobre el comandoBuscar y seleccionar

situado en el grupo de opcionesModificar de la fichaInicioo pulsar la teclaF5 .

En la casillaReferencia escribirás la celda a la que quieresdesplazarte.

¡Genial! Esto es algo muy útil, así seguro que funcionomucho más rápido con el programa …

Resumen de la lección


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La apariencia de la ventanade trabajo de cualquier

aplicación debe ser atractivae intuitiva a la hora delocalizar las diferentes

herramientas que incluye.

En esta lección hemosdescrito las partes

fundamentales de laventana de Excel :

Barra de herramientasde acceso rápido Barra de título

Cint

Barra de fórmulas

Insertar hojaVistas



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La Cinta de opciones es la principal novedad que ofrec2013.

Las opciones que antes se encontrábamos en los menúagrupadas en fichas .

Estas fichas se dividen engrupos que incluyen comandos de la misma y desde los cuales podemos acceder a los tradicionales cuadros de diál

Existe laposibilidad de personalizar a gusto del usuario la cinta de opmediante unos sencillos pasos.



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La Barra de herramientas de acceso rápido muestra ucomandos que podemos ejecutar de forma rápida, sin tcinta de opciones.

Inicialmente se muestran los iconos relativos aguardar , deshacer y rehapero la barra es personalizable.

Para personalizarla se sigue un proceso similar al que hemos visto parpersonalizar lacinta de opciones .



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Además de usar las barras de desplazamiento vertical yofrece Excel, podemos desplazarnos de diversas manerdocumento mediante distintas combinaciones de teclas

También, para desplazarte directamente a cualquier poslibro de trabajo, puedes seleccionar la opciónIr a y escriReferencia la celda a la que quieres desplazarte

Para desplazarte por las diferentes hojas del libro no tienes más que pusus etiquetas.

En caso de no mostrarse todas las que incluye el libro de trabajo, utilizbotones de desplazamiento.


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Empezando a trabajar

Objetivos


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A lo largo de los contenidos que vamos a ver a continuación, iremos descubriendo la trabajar conMicrosoft Excel 2013.

En primer lugar aprenderemos a trabajar con las hojas de cálculo, sus característicaslibro de trabajo deExcel . Aprenderemos cómo añadir una nueva hoja, cambiar el nomeliminarla,…

Además, también aprenderemos a introducirdatos en una hoja de cálculo y cómo podnuestros primeros cálculos en ella.

Mover, copiar y renombrar hojas


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Ya hemos comentado que, por defecto, Excel incluye una hoja de cálculo en cadalibro de trabajo y que, si queremos añadir, podemos pulsar sobre el botónInsertar hde cálculo que se encuentra a la derecha de las etiquetas de hoja.

El número de hojas que se incluyen por defecto en un libro de trabajo se puedepredeterminar desde el apartado General de las Opciones de Excel (Ficha Archiv



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Pues bien, también podemos modificar el orden de las hojas, duplicar cualquiera deliminarlas y cambiarles el nombre.

Para ello pulsa elbotón derecho del ratónsobre la etiqueta de la hoja y seleccionopción que te interese (Insertar , Eliminar , Cambiar nombre , Mover o copiar ,…)



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En caso de elegirMover o copiar , se mostrará el siguiente cuadro de diálogo…

En él deberás especificar el libro (ha de estar abierto) y la ubicación a la que dese

trasladar la hoja activa o hacer un duplicado de ella (para ello habrás de activar la Crear una copia ).


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No, hasta ahora todo está claro. Empezamos cuandoquieras con la siguiente explicación.

Imagino que hasta aquí no habrás tenido ningún problema,trabajar con las hojas de cálculo no presenta muchadificultad en principio.

A continuación vamos a ver cómo introducir datos y fórmulasen las celdas de Excel 2013.

Introducción de fórmulas


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Sitúate en la celdaA1 y escribe la palabra“Hola”.

Observarás que en el momento en el que escribimos algo, aparecen dos símbolos

barra de fórmulas. Lacruz permite anular la introducción del dato en la hoja (seríamismo que si pulsáramos la teclaEsc ).

La marca verde permite aceptar la introducción del mismo (sería lo mismo que sipulsáramos la teclaEnter ).



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Al pulsar la teclaEnter para aceptar la introducción del dato,la celda acser la inferior .

Si has pulsado lamarca verde te mantendrás en la misma celda en la que has intr

Si hubieras pulsado elTabulador , la celda activa

pasaría a ser la de la derecha .



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Podemos decidir cuál será la celda activa desde pulsar la teclaEnter si acudimos a las opcde edición, dentro de la categoría Avanzadas Archivo, Opciones ).



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Sitúate en la celda A2 y escribe 1500. Pulsa la tecla Enter .

Date cuenta de que, por defecto, los datos de tipotexto quedan alineados por la iz

que los datos de tipo numérico quedan alineados por la derecha.


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Desde luego, así es como mejor aprenderemos cómofunciona.

Vamos a hacer un cálculo. Una hoja tiene 16.384 columnas y1.048.576 filas.

¿Cuántas celdas tiene?

Más o menos lo voy entendiendo, ¿podríamos ver otroejemplo práctico?



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Sitúate en la celdaA3 y escribe la operación 16384 *1048576.

Pulsa la tecla Enter y… se muestra la fórmula en lugar del resultado. Obviamente,esto lo que pretendíamos.

Sitúate en la celdaA3 y, en la barra defórmulas, añade el signo= a la izquierdade la operación. Pulsa la teclaEnter y…

¡Mucho mejor!Ahora ya se muestra elresultado del cálculo introducido.


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Así es. Esto ilustra lo que quería explicarte,a la hora de realizaroperaciones con datos almacenados en celdas, nunca trabajaremoscon las cantidades, haremos referencia a las celdas que las cont

En nuestro caso, la operación sería “=B1+B2”.

Esto permite que, al variar el contenido de las celdas a las que hacreferencia, varíe el resultado de la operación.

Qué extraño…el resultado no cambia.

Recuerda


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Lo primero que tenemos que tener en cuenthora de introducir una fórmula es quedebe

precedida del signo = .

Una vez hecho, puedes escribir las celdas concontenidos vas a operar o bien pulsar el bo

izquierdo del ratón sobre ellas.


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No te preocupes, para eso esta Excel . Te voy a explicarcómo hacerlo.

Para las operaciones sencillas está claro, ¿pero si quisieracalcular una raíz cuadrada por ejemplo?.

En el teclado no hay ninguna tecla para ello…



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En la barra de fórmulas disponemos de un botón que nos permitirá utifunciones que incorporaExcel para realizar todo tipo de cálculos.

Es el botónInsertar función .

Púlsalo . Aparecerá elsiguiente cuadro de diálogo…

En él encontramos todas las funciones que nos proporciona Excelorganizadas en categorías.



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Para localizar la función que nos permita calcular la raíz cuadrada de un número,selecciona la categoría,Matemáticas y trigonométricas .

Elige la funciónRAIZ y pulsa el botón Aceptar .



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Introduce el número del que queremos calcular la raíz cuadrada y, si ttenemos el resultado.

Para plasmarlo en la hoja de cálculo, pulsa el botón Aceptar .

Si te das cuenta en la celda se muestra eresultado y, en la barra de fórmulas, la funci

fórmula utilizada.


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Y así es, Excel es muy útil para este tipo de operaciones, y

muy sencillo de manejar.Te recomiendo que pruebes a introducir otras fórmulas en lasceldas para familiarizarte con ello.

Muy bien, ya lo tengo. La verdad es que parece sencillo.



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Por defecto Excel incluye una hoja de cálculo en cada liPueden añadirse más mediante el botónInsertar Hoja de

El número de hojas que incluye el libro por defecto tampredeterminarse desde la ficha Archivo.

Otras acciones que pueden llevarse a cabo respecto a las hojas de cálcumoverlas, cambiar su orden, renombrarlas, duplicarlas, eliminarlas, …

La mayoría de estas acciones se realizan mediante las opciones que noel botón derecho del ratón.



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A la hora de introducir fórmulas enExcel para realizar opmatemáticas podemos escribir la operación a realizar tacorrespondiente como en la barra de fórmulas.

Si queremos obtener el resultado de nuestra operación,símbolo = a la izquierda de la fórmula y pulsarEnter .

El botónInsertar Función , dentro de la barra de fórmulas nos permite lcabo operaciones más complejas que no podemos escribir con el tecladraíces cuadradas, funciones trigonométricas,…


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Almacenamiento y apertura de un libr

Objetivos


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En los contenidos que vamos a ver a continuación conoceremos y compmanera de gestionar los libros de trabajo dentro de Microsoft Excel.

Aprenderemoscómo crear un libro nuevo, cómo almacenarlo, o abrir un


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Así es.

Vamos a ver cómo guardamos un libro de trabajo y cómo lopodemos abrir en el momento en que queramos volver autilizarlo.

Una vez creado el libro de trabajo, ¿podemos guardarlo encualquiera de las unidades de almacenamiento de nuestroequipo?

Almacenamiento del libro


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Para guardar un libro de trabajo podemos pulsar el botónGuardar de laherramientas de acceso rápido .

O seleccionar la opción con el mismo nombre de la ficha Archivo, seleccpulsa Examinar .

Almacenamiento del libro


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De una forma u otra, se muestra el siguiente cuadro de diálogo.

En él pondremos nombre al libro creado y elegiremos su ubicación

Observa que en la casillaNombre dearchivo , por defecto,Excel le asigna

como nombre Libro1 y, comoextensión . xlsx

Es recomendable que le des al libro unnombre algo más significativo que el que

aparece por defecto.

Esto te facilitará su posterior localización.

En cuanto a la ubicación,por defecto tiende a almacenarloen la carpeta Mis Documentos pero puedes acceder a


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¿Y si tengo que realizar operaciones para modificar un libroya existente?

en la carpeta Mis Documentos , pero puedes acceder aotra carpeta o unidad de almacenamiento utilizando lasopciones que se muestran en la parte izquierda del cuadro.

Guarda el libro de trabajo que hemos creado para el ejemploy ciérralo pulsando sobre la opciónCerrar de la ficha Archivo.

En ese caso tendrás que hacer lo siguiente, vamos a verlo…

Apertura de un libro de trabajo


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Si pulsas sobre la ficha Archivo y,

seguidamente, sobre

la opción Abrir ,observarás que en el

apartado LibrosRecientes se muestran

los últimos librosutilizados y las últimas

ubicaciones visitadas.

Si el que necesitas seencuentra entre ellos,

no tienes más queseleccionarlo.

Apertura de un libro de trabajo


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Si el archivo que quereabrir, no se encuentralista de Libros recienhacemos clic enEqui

pulsamos el botónExaminar y lo localizaen la unidad en la que

almacenado.

Skydrive


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También existe la posibilidad de almacarchivos en la nube, utilizando el servialmacenamiento online gratuito deMicr

SkyDrive

Almacenamiento y apertura con Skydrive


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Para poder utilizar este servicionecesitas obtener una cuenta Microsopuedes hacer un clic en el enlaceSuscribirse .

Si ya dispones de una cuenta Microsoft , pulsa el botónIniciar sesión , in

cuenta y pulsa el botónSiguiente .

Almacenamiento y apertura con Skydrive


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Una vez conectado, pulsa el botónExaminar y guarda el libro de trabajque desees .

El proceso de apertura de archivos almacenados enSkyDrivees el mism

seleccionando la opción Abrir , de la ficha Archivo.



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Para guardar un libro de trabajo podemos pulsar el botóde herramientas de acceso rápido.

O seleccionar la opción con el mismo nombre de la fich Equipo , y pulsa Examinar .

Para abrir un libro ya existente debemos ir a la ficha archivo y a la opc

También existe la posibilidad dealmacenar archivos en la nube , utilizaservicio de almacenamiento online gratuito de Microsoft:OneDrive.

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